Introduccin

Hola a todos! El Comit Permanente de Intercambios Clnicos (SCOPE) de IFMSA Per les da la bienvenida al presente manual de instruccin para el manejo del Panel del Estudiante (Student Panel) en www.ifmsa.org. La pgina web te permite completar el proceso de intercambio a la NMO de destino, por lo tanto, es importante aprender a utilizarla.

El objetivo del presente documento es brindar asesora acerca del uso del Panel del Estudiante y la explicacin de todos sus contenidos, as como absolver las preguntas frecuentes de los estudiantes de intercambio.

Atentamente,

Marlyn Campos
NEO de IFMSA-PERU

Estefana Pea
NEO Assistant de IFMSA-PERU

1. Regstrate (Sign up)

Este es el primer paso en el proceso de intercambio. El LEO se encarga de registrar al estudiante de intercambio en la pgina web. Se enva al correo electrnico del estudiante un mensaje cuyo asunto es Login information for IFMSA Exchange, en el cual se brinda el usuario (username) y contrasea (password).

2. Ingresa (Log in)

Una vez que te hayas registrado, dirgete a la pgina web www.ifmsa.org, haz click en Login en el extremo superior derecho, ingresa el usuario y contrasea y, click en el botn que dice Login.

3. Panel del Estudiante (Student Panel)

Una vez que hayas ingresado, debes hacer click en perfil (profile). En la ventana con el ttulo Perfil del Usuario (User profile) debes dar click en editar tu perfil (Edit profile).

Debes llenar todos los datos personales y acadmicos requeridos y, de modo opcional, puedes subir una foto personal as como completar los campos de inters. La pgina web se actualizar y debes hacer click en la Base de datos (Databases) para ingresar al Panel del estudiante.

Contenidos del Panel del Estudiante (Student Panel)

Ver Estadsticas de la Ficha de Evaluacin (EF)

Editar la Ficha de Aplicacin (AF) Cartilla de Documentos (CoD) Ver la Ficha de Aplicacin (AF) completada Ver la Carta de Aceptacin (CA) Ficha de Evaluacin (EF) Certificados

4. Ficha de Aplicacin (Application Form)

En el Panel del Estudiante (Students Panel), haz click en Editar la Ficha de Aplicacin (Edit your Application Forms). Luego, hacer click en la Ficha de Aplicacin (Application Form #XXXX).

Antes de llenar la AF, debes revisar las Condiciones de intercambio (Exchange Conditions) de la NMO para evitar equivocaciones.

Las fechas deben ser seleccionadas en el calendario y no escritas, mientras que las ciudades y especialidades elegidas deben ser distintas entre s. Una vez que la ficha haya sido completada en su totalidad, hacer click en Guardar cambios (Save changes).

5. Cartilla de Documentos (Card of documents)

Los documentos requeridos por las condiciones de intercambio de la NMO pueden ser subidos a la base de datos en la Cartilla de Documentos (Card of documents).

El formato de los documentos debe ser PDF, TXT, MS-WORD, ZIP, RAR, JPG, BMP, PNG, GIF y no deben exceder los 20 MB. Hacer click en Guardar cambios (Save changes).

6. Carta de Aceptacin (Card of Acceptance)

La Carta de Aceptacin (Card of Acceptance) es el documento que enva la NMO al estudiante con 2 meses de anticipacin a la fecha del intercambio como mximo (puede variar de acuerdo al pas). Si es que en este periodo no has recibido la CA debes contactar al LEO lo antes posible.

Este documento brinda informacin acerca de la ciudad, departamento clnico y hospital del intercambio, lugar de alojamiento (residencia para estudiantes o familias que hospedan -Host), programa social, entre otros. Adems, indica quines son las personas de contacto (Contact Person) con las que debes comunicarte.

7. Carta de Confirmacin (Card of Confirmation)

La Carta de Confirmacin (Card of Confirmation) es el documento que debes enviar a la NMO, por lo menos con 1 mes de anticipacin a la fecha del intercambio (puede variar de acuerdo al pas). En el extremo derecho de la CA, hacer click en editar Carta de Confirmacin (Edit Card of Confirmation and Confirm).

Debes llenar los datos sobre tu llegada al pas (arrival details), contacto de emergencia (emergency contact) y seguro de viajes (insurance information). Las fechas del intercambio deben ser seleccionadas en el calendario. Una vez completada, hacer click en Guardar cambios (Save changes).

8. Ficha de Evaluacin (Evaluation Form)

La Ficha de Evaluacin (Evaluation Form) es el documento que debes llenar para brindar una calificacin a tu experiencia en el intercambio clnico de IFMSA. Una vez que est completa, dar click en Enviar (Submit).

9. Certificado (Certificate)
Una vez que el intercambio haya finalizado satisfactoriamente, ingresa al Panel del Estudiante y dar click en Certificado (Certificate). De esta manera, puedes descargar el documento en formato PDF.

10. Preguntas Frecuentes (FAQs)

1. Por qu no he recibido el correo electrnico de activacin de mi cuenta en IFMSA? Si no te ha llegado el correo de activacin, debes revisar en spam porque muchas veces es guardado en esta categora. De lo contrario, puedes dar click en Olvid su contrasea (Forgot your password?) y automticamente te llegar una nueva contrasea al correo registrado por el LEO en la pgina web. 2. No puedo ingresar con mi usuario y contrasea. Qu debo hacer? Si los problemas persisten luego de intentar cambiar la contrasea, debes ponerte en contacto con el LEO para que l/ella pueda comunicarse con el Coordinador de la Base de Datos de SCOPE. 3. Luego de ingresar a mi cuenta, la base de datos me indica que edite mi perfil, qu debo hacer? Debes completar los datos requeridos, la foto personal y los intereses son opcionales. 4. Cuando intento guardar los cambios en la AF, qu sucede si aparece un mensaje que indica El campo de pasaporte no es vlido (The passport field does not validate)? Este problema ocurre cuando llenas la fecha de caducidad de tu pasaporte tipeando y no seleccionas las fechas directamente del calendario. 5. Por qu la base de datos me indica que las fechas que he llenado son incorrectas? La base de datos considera las fechas incorrectas cuando han sido tipeadas y no seleccionadas directamente del calendario. 6. Qu sucede si mi pasaporte est en trmite? Debes informar al LEO para que se comunique con la NMO de destino y puedan enviar una nueva Carta de Invitacin con tu pasaporte vlido si es necesario. 7. En qu parte del Panel de Estudiante puedo pedir requerimientos especiales (special requirements) como comida, religin, costumbres? En la seccin final de la AF, puedes escribir 300 palabras dirigidas a la NMO de destino con cualquier requerimiento especial que necesites. 8. Puedo editar mi AF luego de enviarla al LEO? No, si guardas los cambios en la AF esta se enva automticamente al LEO, por lo tanto, l/ella es el nico que puede realizar las modificaciones correspondientes. 9. Qu sucede si no puedo subir documentos a la Cartilla de Documentos? Intenta subir un documento por vez y dar click en Guardar cambios por cada uno de ellos. Si el problema es el tamao, puedes utilizar programas que los compriman.

10. Por qu no puedo subir los documentos utilizando Internet Explorer? Si este navegador no funciona, intenta subir los documentos con Google Chrome o Mozzila Firefox. 11. Cmo puedo recibir una Carta de Invitacin original en fsico? Debes contactar al LEO para que l/ella se comunique con el NEO del pas de destino. Es importante resaltar que no te debes comunicar directamente con el NEO. 12. Cundo debo enviar la Ficha de Evaluacin? Luego de la tercera semana de tu intercambio, la Ficha de Evaluacin ser activada en la base de datos. 13. Cmo puedo ver las estadsticas de un LC? Lamentablemente no lo puedes hacer ya que es responsabilidad del NEO de tu pas.

ABREVIATURAS
AF: Ficha de aplicacin ECs: Condiciones de intercambio EF: Ficha de evaluacin CA: Carta de aceptacin CC: Carta de confirmacin CoD: Cartilla de documentos LC: Comit local LEO: Oficial Local de Intercambios Clnicos NEO: Oficial Nacional de Intercambios Clnicos NMO: Organizacin nacional miembro Contact: persona responsable de orientar al estudiante de intercambio Host: persona responsable de brindar alojamiento al estudiante de intercambio http://issuu.com/ifmsa/docs/the_medical_student_international_2