REGLAMENTO PARA LA FORMACION DEL EXPEDIENTE DEL EXPEDIENTE ELECTRONICO NUEVA LEY PROCESAL DEL TRABAJO NDICE GENERAL

PRESENTACIN.....03 DISPOSICIONES GENERALES....................................06 Artculo I.- Finalidad...06 Artculo II.- Principio de inmaterialidad.- ....06 Artculo III.- Principio de conexin reticular.....06 Artculo IV.- Principio de interaccin.....06 LIBRO NICO: DE LA RUTA PARA LA FORMACIN DEL EXPEDIENTE ELECTRNICO....07 Captulo nico.Artculo 1. De la secuencia procedimental para la formacin del expediente electrnico..........07 Artculo 2. Del sistema de alertas.............07 Artculo 3. Del sistema de alertas para la designacin de demandas......07 Artculo 4. Del sistema electrnico de alertas para el control de plazos....07 Artculo 5. De las funciones del Juez en el sistema de control de plazos....07 Artculo 6. Del sistema electrnico de notificaciones.....07 Artculo 7. Del inicio del procedimiento para la formacin del expediente electrnico en la Central de Distribucin General- CDG..08 Artculo 8. De la digitalizacin de la demanda y sus anexos....08 Artculo 9. Del Fedatario Juramentado...........08 Artculo 10.De la demanda fsica y sus anexos......08 Artculo 11. De la funcin jurisdiccional en la ruta de formacin del expediente electrnico...........08 Artculo 12. Validez de las piezas procesales.....08 Artculo 13. Del sistema informtico de programacin de audiencia.................08 Artculo 14. De las funciones del Asistente Jurisdiccional...09 Artculo 15. De la Central de Notificaciones........09 Artculo 16.-De las funciones del Asistente de Audiencias..........10 Bibliografa..................11

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RESUMEN EJECUTIVO
Este documento desarrolla las normas mnimas e indispensables para que a travs de la tecnologa de la informacin, se implemente en el Sistema Integrado Judicial, el soporte para la formacin del expediente electrnico, entendido como la plataforma virtual que le permite al Juez el acceso a la demanda y sus anexos en su Despacho y en la Sala de Audiencias, hasta el dictado del fallo final, as como, la incorporacin de los medios de prueba que se producen en la misma y de los soportes magnticos que se originen tras las actuaciones procesales que se producen en el proceso, y desarrolla los presupuestos legales mnimos indispensables para que las partes procesales tengan acceso al expediente electrnico. As como tambin, plantea un procedimiento que permite la reduccin del uso del papel en forma sustantiva, al incorporar los sistemas de alerta y de control de plazos, que reducen ostensiblemente ese recurso, privilegindose el procedimiento virtual.

Presentacin.Este Informe Consultorial trata de una propuesta de Reglamento para la Formacin del Expediente Electrnico, que tiene como referencias inmediatas los Informes Consultoriales que se han emitido, relacionados con la gestin del nuevo despacho laboral, dentro de los que se destaca a la propuesta de Reglamento para la Gestin del Nuevo Despacho Judicial Laboral, en el que desarrollamos algunas normas relacionadas con la formacin del expediente electrnico. En este Informe, ampliamos las normas de ese Reglamento, que desarrollan el procedimiento para la existencia de una plataforma virtual, que permite el acceso al Juez a la demanda virtual y sus anexos, en su Despacho y en la Sala de Audiencias, as como la incorporacin a esa plataforma de los medios de prueba que se ofrecen en la audiencia de juicio oral y los audios y videos que se producen en el proceso, para lo que es indispensable que se instalen los sistemas electrnicos de alerta y control de plazos. He incorpora la normativa indispensable para que se procure el acceso a las partes procesales al expediente electrnico, con la incorporacin de la firma digital y del fedatario particular juramentado. En esta perspectiva, para que se produzca ese suceso, es imprescindible que se involucren todos los operadores del Nuevo Despacho Judicial Laboral, en el uso de las Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones. Este gran paso, implica la utilizacin de las TICS, que actualmente ha desarrollado mecanismos de seguridad documental, tales como la firma digital, los puertos seguros (SSL), los sistemas de auditora permanente, procedimientos de archivo digital, entre otros. En este proyecto, participan un conjunto de instituciones, entre las que se destacan el INDECOPI, la RENIEC y los Colegios de Abogados, entre otros, y estos ltimos deben detentar la autoridad del registro de la firma digital de los abogados, como elemento esencial de contralor y resguardo de la actuacin profesional en el proceso. Este reglamento est estructurado, describiendo en primer los principios procesales que lo orientan y el procedimiento para la secuencia de actuaciones procesales que deben seguirse para obtener una plataforma virtual, mencionada en el segundo prrafo.

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En esta actividad intervienen activamente distintas reas administrativas, que son responsables de los distintos sistemas informticos y electrnicos que operan en el Sistema Judicial Integrado, siguiendo con rigurosidad una serie procedimental o de procedimientos, que permiten la existencia de un proceso electrnico, llmense, sistema electrnico de alertas y de control de plazos, sistema informtico de programacin de audiencias y sistema de notificaciones electrnicas. En esa perspectiva, el primer paso se inicia en la Central de Distribucin GeneralCDG- con el escaneo de la demanda que debe acompaarse de las formalidades que la ley exige para considerar a la demanda y sus anexos virtuales como una microforma, como lo establece el Decreto Legislativo N 681, que establece que es la Imagen reducida y condensada, o compactada, o digitalizada de un documento, que se encuentra grabado en un medio fsico tcnicamente idneo, que le sirve de soporte material portador, mediante un proceso fotoqumico, informtico, electrnico, electromagntico, o que emplee alguna tecnologa de efectos equivalentes, de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y leda con la ayuda de equipos visores o mtodos anlogos; y puede ser reproducida en copias impresas, esencialmente iguales al documento original". Para el anterior procedimiento es indispensable la incorporacin de Fedatarios Particulares Juramentados en Informtica, como lo seala la Ley. De acuerdo al Decreto Legislativo N 681, su modificatoria la Ley N 26612 y su reglamento el Decreto Supremo N 009-92-JUS, una microforma creada con presencia del Fedatario Particular Juramentado en Informtica tiene validez jurdica para ser utilizada en los procedimientos administrativos y judiciales. Y desarrolla un procedimiento pre establecido para el ejercicio de las funciones del Fedatario Particular. Para realizar el proceso de pasar el documento en soporte papel hacia un soporte magntico existen una serie de presupuestos, como por ejemplo que los equipos informticos a utilizarse en el procedimiento de digitalizacin (es decir, el software y el hardware) deben contar con un certificado de idoneidad tcnica otorgado por el INDECOPI. Esto avala que los equipos utilizados cuenten con un determinado nivel de calidad que garantiza la inalterabilidad, integridad y nitidez del documento. Que, el Fedatario Juramentado en Informtica debe encontrarse presente al inicio del proceso, otorgando un acta de apertura del procedimiento de digitalizacin de imagen. Este procedimiento es denominado por el Decreto Legislativo N 681 como proceso de "micrograbacin". Entre otras exigencias que la norma plantea. Por otro lado, es indispensable sealar, que debe modernizarse la Tecnologa Informtica utilizada por el Poder Judicial en el Sistema Integrado Judicial, incorporando la firma digital, ya que en la actualidad el sistema cuenta con la firma electrnica, que si bien es cierto, sirve para la notificacin de resoluciones judiciales de mero trmite, en perspectiva, la modernizacin del sistema de justicia implica la incorporacin de este ltimo instrumento, que es definido por la Ley 27269 como aquella firma electrnica que utiliza una criptografa asimtrica, basada en el uso de una par de claves nico; asociadas una clave privada y una clave pblica relacionadas matemticamente entre si, de tal forma que las personas que conocen la clave pblica, no pueden derivar de ella la clave privada.

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La legislacin y la doctrina describen en forma detallada en qu consiste la firma digital, muy utilizada en el comercio electrnico, que guarda relacin con la tecnologa de la criptografa asimtrica, que funciona con base a la asignacin de dos claves, una pblica y otra privada, producidas por medio de un computador. Esta criptografa permite en primer lugar la confidencialidad de un mensaje, es decir, que el mensaje solo se configura como legible para aquella persona a quien va dirigido. El otro fin es la autenticidad del documento electrnico, que es la posibilidad de darle al documento electrnico la misma categora como evidencia del documento escrito a mano. Es generada mediante un algoritmo, conocido como funcin huella; esta tcnica permite al remitente escribir el texto y al someterlo a la funcin, producir una versin comprimida del documento. Esta versin tiene la peculiar caracterstica de que, si se cambia uno solo de sus caracteres, se pierde la correspondencia con el mensaje original. A continuacin, el software avisa la clave probada el autor del mensaje al resultado de la funcin huella, generando la firma digital. El remitente enva su mensaje original, junto con la firma digital, al destinatario. Este usa el software recalcula la funcin huella del mensaje, descodifica la firma digital, empleando la clave pblica del remitente. El resultado debe ser idntico en ambos casos. Generndose un certificado de autenticidad del documento. Todo el proceso parte de la existencia de una oficina certificadora, que asigne las claves y garantice la autenticidad, en el Per, esta institucin en el Per es la RENIEC. En lo que corresponde a los abogados, el rgano llamado a serlo es el Colegio de Abogados. En este sentido, si bien es cierto que el procedimiento anteriormente sealado, se relaciona directamente con la notificacin virtual de documentacin a las partes procesales, es indispensable considerar que es el mismo procedimiento que tiene que seguirse para la incorporacin de documentos a la plataforma del expediente electrnico, a la que pueden tener acceso las partes procesales. Actualmente, a nivel mundial, se habla de conceptos como justicia en red, principio de conectividad, inmaterialidad de los autos, y los distintos lenguajes que permiten la interconectividad, como el HTML, entre otros, plantean la necesidad de que se contine con el proceso de modernizacin del sistema de justicia laboral, conforme lo establece la Nueva Ley Procesal del Trabajo.

DISPOSICIONES GENERALES
Artculo I.- Finalidad.- Este reglamento (en adelante El Reglamento) contiene las normas que permiten la formacin del expediente electrnico del nuevo despacho judicial laboral, que establece la Nueva Ley Procesal del Trabajo (en adelante La Ley), conforme a sus principios y normas.

Artculo II.- Principio de inmaterialidad.- El proceso electrnico, es un proceso lingstico, que liga a los sujetos del proceso, esencialmente a travs del lenguaje (oralidad) de los hombres y de las mquinas (virtualidad). Lo que significa, que la estabilizacin de la demanda judicial es hecha a travs del lenguaje, de la pura forma lgica, y no por la forma material (de papel). La inmaterialidad del proceso es doble, porque es tanto la carga de los contenidos (informacin) de los derechos materiales en

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litigio, cuanto la propia discusin, el debate, la comunicacin, la transmisin y el trfico de actos y datos, que se producen en el proceso.

Artculo III.- Principio de conexin reticular.- El proceso es la transmisin incesante, en tiempo real, de actos y prcticas procesales, en red. El proceso est conectado a las partes y a la sociedad las 24 horas por das, 365 das al ao. La publicidad es una realidad- virtual efectiva. Significa la instantaneidad en tiempo real.

Artculo IV.- Principio de interaccin.- Los sujetos procesales interactan en el proceso, participando en tiempo real en la red.

LIBRO NICO DE LA RUTA PARA LA FORMACIN DEL EXPEDIENTE ELECTRNICO

Captulo I.Artculo 1.- De la secuencia procedimental para la formacin del expediente electrnico.Entindase como tal, al procedimiento o pasos indispensables que se desarrollan en el sistema de gestin procesal del nuevo despacho laboral, para desarrollar una plataforma virtual que permite el acceso digital del Juez, a todos los expedientes, desde que se interpone una demanda hasta que se falla, preservando el respeto al debido proceso, en la serie procedimental. Forman parte del expediente electrnico, los soportes magnticos que se incorporan o enlazan, en su calidad de videos o audios. Artculo 2.- Del sistema de alertas.- Forman parte del expediente electrnico, los sistemas electrnicos que permiten que los rganos administrativo y jurisdiccional, estn alertas al ingreso y ruta de las demandas o del estado del proceso, hasta el fallo final, generndose un proceso electrnico, bajo la responsabilidad del Coordinador de la Unidad de Gestin de Causas, con la finalidad de procurar el acceso oportuno del Juez al expediente electrnico. Artculo 3.- Del sistema de alertas para la designacin de demandas.- A travs del sistema de alertas el Juez es alertado del ingreso de demandas para calificar a su Despacho. Es responsable de este sistema el Coordinador de Gestin de Causas, a quien le corresponde, el acceso de la demanda escrita y sus anexos, una vez que ha sido procesada por la CDG y remitida a su Despacho para esos efectos. Artculo 4.- Del sistema electrnico de alertas para el control de plazos.- A travs de este sistema electrnico que est desarrollado en el Sistema Integrado Judicial-SIJ, el Coordinador de la Unidad de Gestin de Causas, genera el control de plazos, que se inicia y activa desde el momento en que el Coordinador tiene acceso a la demanda virtual, en el sistema del SIJ y continua a partir del momento en que genera la alerta para el Juez, que le anoticia de la existencia de demandas en el SIJ para calificar. Artculo 5.- De las funciones del Juez en el sistema de control de plazos.- Este sistema debe ser accionado por el Juez, quien alerta al Coordinador de Gestin de

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Causas, una vez que ha resuelto lo conveniente, respecto de la calificacin de la demanda, una vez ingresada la resolucin al SIJ. Artculo 6.- Del sistema electrnico de notificaciones.-. Calificada la demanda e ingresada en el sistema por el Juez, y alertado de tal procedimiento el Coordinador de la Unidad de Gestin de Causas, procede designando al Asistente Jurisdiccional del Mdulo, que se responsabiliza de la notificacin de la resolucin. Siendo el responsable de la notificacin electrnica de la resolucin judicial, a las partes procesales. As como de generar la notificacin por cdula, enlazando el expediente al Sistema de la Central de Notificaciones, a quien anoticia de ese hecho a travs del sistema de alertas, para que proceda con la notificacin por cdula.

Artculo 7.- Del inicio del procedimiento, para la formacin del expediente electrnico en la Central de Distribucin General- CDG- Presentada la demanda en la CDG, corresponde su registro en el SIJ sistema de la informacin que la contiene, relacionada con el nmero del expediente, designa en forma aleatoria al Juzgado competente y se asigna el expediente al Coordinador de Unidad de Gestin de Causas. La CDG, Imprime, firma y sella cargo de recepcin de la demanda. Entrega el cargo de recepcin al demandante. Artculo 8.- De la digitalizacin de la demanda y sus anexos.- Personal especializado de la CDG, escanea o digitaliza la demanda y sus anexos (en formato PDF), que asocia el archivo digital del SIJ, y le asigna un nmero de registro al archivo, previa constatacin del Fedatario Juramentado, quien procede dando ve de que el archivo virtual, tiene correspondencia con la documentacin fsica, siguiendo para los efectos el procedimiento que la ley de la materia seala. Artculo 9.- Del Fedatario Juramentado.- Le corresponde realizar la funciones de contraste entre el contenido del archivo virtual generado tras la digitalizacin de la demanda y sus anexos por la CDG y la documentacin fsica que ha recibido de la parte procesal. Se rige por la ley de la materia. Provisionalmente, para los efectos de la formacin del expediente electrnico, le corresponde esta funcin al Coordinador de Gestin de Causas, quien procede realizando el contraste para la correspondencia entre la demanda escrita y sus anexos, con el archivo virtual, procediendo a dar el visto bueno a la actividad que ha realizado la CDG. Artculo 10.- De la demanda fsica y sus anexos- Una vez digitalizada la demanda por la Central General de Notificaciones- CDG- le remite al Coordinador de la Unidad de Gestin de Causas y a travs del sistema de alertas, le alerta de la existencia de demandas virtuales, para que proceda conforme a sus atribuciones. Artculo 11.- De la funcin jurisdiccional en la ruta de formacin del expediente electrnico.- El Juez recibe la alerta del sistema electrnico de alertas, sobre las demandas que tiene su Despacho registradas en el SIJ, para calificar. Ingresa al SIJ y califica la demanda virtual y dicta el auto correspondiente registrndolo en el SIJ. Visa la resolucin electrnicamente y activa el sistema de alertas dirigido al Coordinador de Causas, para que se anoticie de su actividad. Accede al expediente electrnico en la Sala de Audiencias. Artculo 12.- Validez de las piezas procesales.- Para que una pieza procesal sea vlida, para los efectos procesales, requiere de una firma electrnica o digital regulada

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conforme a la ley de la materia. Corresponde a la parte procesal, el registro de su firma como usuario ante el Poder Judicial, con las formalidades que la ley establece. Artculo 13.- Del sistema informtico de programacin de audiencias.- Una vez admitida la demanda y visada por el Juez, el Sistema de Alertas advierte al Coordinador de Causas del hecho. Revisa la resolucin resuelta por el Juez y acciona el sistema de alertas, dirigido al Coordinador de la Unidad de Gestin de Audiencias, para que acceda al expediente y proceda elaborando la programacin de la agenda de audiencias. Ingresando en la cdula de notificacin virtual, la informacin relacionada con el da y fecha de la audiencia. Artculo 14.- De las funciones del Asistente Jurisdiccional.- Una vez alertado por el sistema sobre la asignacin de carga procesal, recibe por sistema el expediente, realiza las siguientes actividades: a. Elabora la documentacin necesaria (cdulas de notificacin virtual o fsica), debiendo visarla electrnicamente (el sistema debe permitir al Asistente Jurisdiccional esta tarea). Anexa digitalmente, las cdulas de notificacin a los documentos (resolucin, demanda y anexos) y anoticia por el sistema de alertas al Coordinador de Audiencias, para que establezca el da y hora de la audiencia. El sistema debe permitirlo por medio de los cdigos de digitalizacin. Realiza la notificacin electrnica al domicilio electrnico del demandante. Prepara la cdula para la notificacin fsica al demandante anexando por el SIJ la resolucin visada electrnicamente, la demanda y sus anexos, remitiendo por el SIJ esos documentos a la Central de Notificaciones. Cada archivo generado tiene su cdigo de registro generado por el sistema.

b.

c.

Es responsabilidad del Asistente Jurisdiccional la remisin al Archivo Modular, de las resoluciones judiciales, en copia impresa del sistema, con firma electrnica, para que sea incorporada al expediente fsico. Artculo 15.- De la Central de Notificaciones.- El Sistema de Alertas, alerta a la Central de Notificaciones de la existencia de cdulas de notificacin y anexos, remitidas por el Asistente Jurisdiccional, para su notificacin, a continuacin realiza las siguientes actividades: a. b. c. Recibe por el sistema las cdulas e imprime la documentacin respectiva. Realiza la diligencia de notificacin fsica. Escanea la cdula diligenciada y las anexa por sistema al expediente electrnico (el sistema debe permitir esta tarea). Remite la Cdula de Notificacin diligenciada (fsico) a la Unidad de Custodia y Lectura de Expedientes para su incorporacin al expediente fsico.

d.

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e.

Si no se realiza la notificacin por errores en el domicilio real, registrar ese hecho en el sistema y por el sistema de alertas se lo comunica al Coordinador de Audiencias, para que lo tome en cuenta en la programacin de la Agenda Judicial de Audiencias. El sistema de alertas advierte de las cdulas que no han sido diligenciadas y permite la actualizacin de la Agenda Judicial.

Artculo 16.- De las funciones del Asistente de Audiencias.- El Coordinador de Audiencias verifica en el sistema la Agenda de Audiencias y asigna al Asistente de Audiencias quien se encargar de registrar la misma en el Sistema Integrado JudicialSIJ-, en la fecha y hora programada. Para lo que realiza las siguientes actividades: a. Verifica el buen estado de los equipos de grabacin de audio/video y la asistencia de las partes procesales citadas a la Audiencia. Informa al Juez de la presencia de las partes procesales. Registra las incidencias de la audiencia en formato de audio/video. Elabora el ndice de audiencia. Registra las incidencias en el sistema. Recibe los medios de prueba documentales que se presentan en la audiencia y lo remite para su digitalizacin e incorporacin al expediente electrnico, y para la formacin del expediente fsico al Archivo Modular o Sala de Lectura.

b. c. d. e. f.

FSVR. JUNIO 2012

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