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CARTAS

Caractersticas de los sistemas de informacin que permiten la gestin oportuna de la informacin y el conocimiento institucional

Features of information systems that make possible the opportune organizational information and knowledge management

Maide lyn Daz P rezI; Y imia n de Liz ContrerasII; Soleidys Rivero AmadorIII Mster en Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin. Asistente. Grupo de Gestin de Informacin y Conocimiento (PROGINTEC). Universidad de Pinar del Ro "Hermanos Saz Montes de Oca."Pinar del Ro, Cuba. II Licenciada en Economa. Departamento Economa Global. Instructora. Facultad de Economa. Universidad de Pinar del Ro "Hermanos Saz Montes de Oca."Pinar del Ro, Cuba. III Mster en Ciencias de la Informacin. Instructora. Departamento Economa Global. Facultad de Economa. Universidad de Pinar del Ro "Hermanos Saz Montes de Oca."Pinar del Ro, Cuba.
I

La informacin es un recurso fcilmente comparable con el conjunto de bienes que desempean un papel creciente en la vida econmica, social, cultural y poltica de toda sociedad. Las organizaciones se desarrollan en escenarios complejos en los que la informacin se utiliza como un recurso econmico, y se aprecia un mayor uso de ella por el gran pblico. En este contexto, la economa ve desarrollarse un sector que tiene por funcin responder a la demanda general de medios y servicios de informacin. Es en este escenario donde los sistemas de informacin (SI) ha n obtenido un gran protagonismo en la praxis de la gerencia organizacional. Su contribucin se enmarca en la toma de decisiones institucionales; as como en su papel de dinamizadores de la gestin del conocimiento organizacional. Los SI ofertan, regulan y gestionan todo tipo de recursos de informacin. Con este objetivo se producen los procesos de almacenamiento, identif icacin, transformacin, organizacin, tratamiento y recuperacin de la informacin. En estos pasos o fases interviene la tecnologa, que facilita el cumplimiento de los usos y funciones de la informacin. Como resultado se generan cambios en el estado del conocimiento que poseen las personas, la solucin de problemas informativos, o la toma de decisiones operacionales.

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La concepcin de los SI ha evolucionado desde inicios de la dcada de los aos noventa desde un enfoque meramente informacional; hasta enfrentar este nuevo siglo con un reto fundamental: resolver la interoperabilidad semntica, en la cual un hecho puede ser ms que una simple descripcin, si se desea lograr una verdadera interpretacin de la realidad.1 ,2 El enfoque tradicional del concepto de SI se auxilia de la teora de sistema, tan aplicada a la praxis de los procesos de la organizacin como sistema abierto, complejo y dinmico.3 Determinados autores expresan esta definicin en relacin directa con las organizaciones, sus procesos y estructuras, las tecnologas y las personas. Desde esta perspectiva, la verdadera naturaleza del SI radica en su objetivo dentro de la organizacin, ms que en su esencia (est centrado en conocer el para qu, ms que en el cmo o el qu).4 ,5 Es conclusivo caracterizar el SI como un conjunto formal de procesos que, operando sobre una coleccin de datos e informacin estructurados segn las necesidades de la organizacin, recopilan, elaboran y distribuyen la informacin (o parte de ella) necesaria para las operaciones, las actividades de direccin y la toma de decisiones. Los SI, vistos desde otro ngulo, son esencialmente artefactos del conocimiento que capturan y representan este recurso en ciertos dominios. Un SI, segn determinados autores "es el conjunto de los elementos y procesos que intervienen dinmicamente en la explotacin de informacin cognitiva, concebida en el marco de un grupo social concreto y para reas determinadas, cuyo propsito es facilitarles el acceso al conocimiento y apoyarlos en la toma correcta de decisiones".6 Los profesionales e investigadores que estudian este tema han tratado tradicionalmente con los problemas de ide ntificar, capturar, y representar el conocimiento del dominio dentro de estos sistemas y el mbito en el cual se aplican.2 Actualmente, los SI se enfrentan a dos retos fundamentales. En primer lugar, su diseo, desarrollo e implementacin son procesos que confluyen en diferentes contextos, con distintos puntos de vista y suposiciones acerca de determinado dominio. Esto provoca problemas de comunicacin por falta de entendimiento compartido y por la complejidad de la realidad. En segundo lugar, las representaciones en los SI deben corresponderse, lo ms estrechamente posible, con la realidad y los procesos que ellos representan para que finalmente cumplan con los objetivos diseados. Las cuatro principales funciones del SI son:7 Recogida de la informacin: es la actividad de registrar o captar informacin para que pueda utilizarse con posterioridad. El problema principal radica en la creacin de un soporte fsico adecuado y la eleccin de un cdigo eficiente para su representacin. Acopio o acumulacin: consiste en la agrupacin de la informacin recogida en lugares y momentos diferentes. Tratamiento de la informacin: en l se pueden distinguir tres operaciones fundamentales: de ordenamiento, de clculo arit mtico-lgico y de transferencia de informacin. Una vez transformada la informacin, ella debe cumplir con una serie de requisitos de los cuales los ms relevantes son: claridad, precisin, ser oportuna, directamente utilizable, coordinada, completa, jerarquizada, sinttica y

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necesaria. Aunque, en la mayora de los casos, la informacin adolece de defectos, de los cuales los ms comunes son: proliferacin excesiva, anarqua, lentitud de avance y tendencia a la aproximacin. Difusin de la informacin: el problema de la difusin consiste en dar respuesta a tres preguntas fundamentales: cmo, cundo y a quin.

TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

Durante los prximos aos, los SI cumplirn tres objetivos bsicos en las organizaciones: 1. Automatizacin de procesos operativos. 2. Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones. 3. Lograr ventajas competitivas por medio de su implantacin y uso. A continuacin relacionamos las caractersticas de los SI: Sistemas transaccionales. Su principal caracterstica es: A travs de estos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organizacin. Sistemas de apoyo a las decisiones. La principal caracterstica de estos es: Apoyan la toma de decisiones, por su misma naturaleza, son repetitivos y soportan decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Este tipo de sistemas puede incluir la programacin de la produccin, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulacin de negocios, modelos de inventarios, etctera. Sistemas de apoyo de las decisiones. La principal caracterstica de estos es que: Suelen introducirse despus de la implantacin de los sistemas transaccionales ms relevantes de la empresa, porque estos ltimos constituyen su plataforma de informacin. Sistemas estratgicos. Su principal caracterstica es: Su funcin primordial no es apoyar la automatizacin de procesos operativos ni proporcionar informacin para apoyar la toma de decisiones. Ahora bien,los sistemas de gestin de informacin (SGI) permiten:8 Comprender la marcha de las organizaciones desde un enfoque analtico (donde queremos estar), evaluador (donde estamos) y creativo (donde podramos estar). Develar oportunidades que merezcan ser explotadas y contrarrestar amenazas.

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Establecer los factores que resulten crticos y las necesidades asociadas con el SGI. Estudiar el impacto de los SGI en la posicin del negocio y buscar nuevas oportunidades. En el caso del diseo de un SGI precisa de: Un anlisis previo de las necesidades de informacin de la organizacin. Un diagnstico de la situacin. Una auditora de informacin que permita conocer los recursos de informacin disponibles y los que faltan, para qu y quines lo utilizan, qu valor se le aade en su uso, entre otros.

CONSIDERACIONES FINALES
Los SI constituyen hoy, no slo soportes de los negocios, sino un instrumento de ventajas competitivas y sostenibles al permit ir gestionar los activos tangibles e intangibles y convertirse en una herramienta integral de gerencia. Considerar a la informacin como la base del conocimiento, la inteligencia y el talento organizacional, y como una de las principales fuentes de ventaja competitiva sostenible, permite colocar a la organizacin en condiciones emprendedoras ante el aprendizaje y la innovacin. Los SI de informacin constituyen un elemento ms de la infraestructura de gestin y debe ser consistente con los dems sistemas que la integran (planificacin, control, auditoria, etc.), para constituirse en incentivos a la propia estructura organizativa. Sin embargo, la tecnologa de la informacin desempea un papel importante no solamente como herramienta de implementacin de partes del SI, sino por las oportunidades que por s misma abre a la organizacin. Una situacin activa de cooperacin entre las tecnologas de la informacin, el SI y la estrategia corporativa posibilita a la organizacin identificar las acciones estratgicas dentro de la planif icacin estratgica del SI que la organizacin debe incorporar a su funcionamiento para mejorar su posicin competitiva. Trabajar los SI desde esta perspectiva, permite tener el poder de los datos de la organizacin y as poder incidir sobre ellos, en la gestin oportuna de la informacin y el conocimiento organizacional para la toma oportuna de decisiones institucionales.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
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Recibido: 19 de octubre de 2009. Aprobado: 25 de octubre de 2009.

MsC. Maidelyn Daz Prez. Departamento de Gestin de Informacin y Conocimiento. Universidad de Pinar del Ro "Hermanos Saz Montes de Oca". Avenida Jos Mart No. 270, esquina a 27 de Noviembre. Pinar del Ro. CP 20100. Cuba. Correo electrnico: maidelyn@ict.upr.edu.cu Ficha de procesamiento Trminos sugeridos para la indizacin Segn DeCS1 SISTEMAS DE INFORMACIN. INFORMATION SYSTEMS. Segn DeCI2 SISTEMAS DE INFORMACIN.

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INFORMATION SYSTEMS. BIREME. Descriptores en Ciencias de la Salud (DeCS). Sao Paulo: BIREME, 2004. Disponible en: http://decs.bvs.br/E/homepagee.ht m 2 Daz del Campo S. Propuesta de trminos para la indizacin en Ciencias de la Informacin. Descriptores en Ciencias de la Informacin (DeCI). Disponible en: http://cis.sld.cu/E/tesauro.pdf Copyright: ECIMED. Contribucin de acceso abierto, distribuida bajo los trminos de la Licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comercial-Compartir Igual 2.0, que permite consultar, reproducir, distribuir, comunicar pblicamente y utilizar los resultados del trabajo en la prctica, as como todos sus derivados, sin propsitos comerciales y con licencia idntica, siempre que se cite adecuadamente el autor o los autores y su fuente original. Cita (Vancouver): Daz Prez M, de Liz Contreras Y, Rivero Amador S. Caractersticas de los sistemas de informacin que permiten la gestin oportuna de la informacin y el conocimiento institucional. Acimed 2009;20(5). Disponible en: Direccin electrnica de la contribucin. [Consultado: da/mes/ao].
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