WORK BREAKDOWN STRUCTURE 1. OBJETIVOS Conocer los fundamentos tericos de la WBS. Analizar los principios de utilizacin de la WBS.

Aprender a construir un WBS. Aplicar WBS en un proyecto relacionado a la Ingeniera. Identificar los pasos para transferir la WBS a Microsoft Project.

2. INTRODUCCIN El Work Breakdown Structure, WBS es una herramienta para el tratamiento de problemas complejos en el contexto de la planificacin o gestin por proyectos basada en la estrategia de "descomposicin jerrquica" de la complejidad inicial. Sus elementos bsicos fueron desarrollados en el Departamento de Defensa (DoD) estadounidense en los aos 60 del s. XX para facilitar un enfoque y trabajo lgico en la planificacin de proyectos de la defensa nacional. Otros ejemplos de tcnicas de descomposicin son: el "anlisis de tareas" (Kosiol), el "rbol de decisin", el "rbol jerrquico de articulacin de funciones en el AV". El WBS se apoya en una forma de "modelado" que utiliza la forma de representacin grfica en "diagramas de rbol jerrquico". Debe tenerse en cuenta que un WBS slo es una descripcin parcial de las actividades a desarrollar, no esas mismas acciones del proyecto. Pero el WBS suministra un til marco lgico para planificar y controlar las actividades de un proyecto o plan. La construccin y uso de un WBS sigue ciertos principios, adquiridos a lo largo de experiencias con esta herramienta de planificacin, y que ayudan a estructurar el trabajo de forma que mejore su efectividad y eficiencia. Sin embargo, no pocos planificadores o gestores de proyectos utilizan errneamente el WBS cuando, por los motivos que sea (a veces, con intencin de adelantarse a otros, o incluso para provocar sus fallos) identifican falsos nexos o secuencias de tareas, o indican tiempos equivocados en el calendario de trabajos etc. (Aznar, 2010) 3. ESTUDIO TERICO 3.1. CONCEPTOS BSICOS 3.1.1. DEFINICIN La Estructura de Desglose de Trabajo (WBS) es una descripcin jerrquica del trabajo que se debe realizar para completar el proyecto. Es una de las principales aportaciones a la administracin de proyectos por parte del Project

Management Institute (PMI) que es considerado la principal asociacin profesional para la gestin de proyectos. (Universidad de Buenos Aires, 2005) 3.1.2. OBJETIVO DE UN WBS Los objetivos de un WBS son (Aznar, 2010): Realizar el desglose en las tareas en que se descomponen las actividades y procesos de forma clara y planificada. Asegurar que se incluyen en el plan todas las tareas necesarias sin duplicar trabajo. Organizar el flujo de trabajo. Controlar el avance del trabajo en referencia a un plan maestro. 3.1.3. TRMINOS BSICOS EN UN WBS Un WBS es un desglose jerrquico orientado al servicio, producto y tareas del proyecto, que organiza, define y modela grficamente el servicio o producto a producir, as como el trabajo a ejecutar sobre dicho objeto. Existen dos formas bsicas de descripcin del WBS: rbol jerrquico o cuadro sinptico. Un elemento del WBS es una parte discreta de la estructura global. Este elemento puede ser un servicio o producto identificable o una parte o componente, un servicio o actividad, un conjunto de datos. Un diccionario de WBS es un documento que describe brevemente, en trminos orientados a la generacin de valor en el servicio o producto, las tareas de los elementos de la WBS. Un bloque de tareas es una tarea detallada con horizonte bien delimitado, o un tem material o de informacin que es necesario como medio parcial para la obtencin de los objetivos de un proyecto. Un presupuesto de bloque de tareas es un grupo de recursos asignados al cumplimiento de un bloque de tareas. Se formula en trminos econmico financieros, en tiempo o en otros estndares o unidades de definicin que deben precisarse previamente. (Aznar, 2010) 3.1.4. VENTAJAS DEL WBS Una estructura WBS constituye una herramienta, un paso intermedio para lograr un fin. Su valor consiste en ayudar a la necesaria reduccin de complejidad en todo proceso complejo ayudando a comprender y definir mejor las tareas a realizar y facilitar as su mejor planificacin, coordinacin y control. Esa reduccin de complejidad se efecta en el WBS mediante la divisinparcelacin de problemas ms complejos en problemas ms sencillos, y permite al mismo tiempo la adicin de los elementos subdivididos para lograr un clculo de conjunto.

En la gestin de proyecto ayuda a definir: El sendero crtico en la estructura temporal de la red de actividades y acceso a recursos El calendario del proyecto Evaluar mejor los riesgos (amenazas ligadas a decisin) y oportunidades (ventajas ligadas a decisin) Organizacin del "staff' en cuanto conjunto de conocimientos (prcticos o de know-how, en mtodos, herramientas de organizacin etc.) Lneas y campos de competencias y responsabilidades Recursos a emplear Presupuestos o planes de asignacin de recursos.

Cada "bloque de tareas" define las actividades y recursos precisos. La estructuracin del WBS sirve como marco de referencia y casillero para ordenar y calcular recursos y costes consumidos. Despus de haber identificado los bloques de tareas, debe determinarse el orden de precedencia para su ejecucin (la estructura WBS no muestra tales precedencias). Una vez definido el orden de ejecucin de bloques debe aplicarse una herramienta de configuracinde red (PERT) y calcularse el sendero crtico (lnea de actividades con suma mayor de tiempos acumulados). En esa representacin de la red de actividades deben determinarse asimismo los "riesgos". La suma de todos los bloques de tareas indica la suma de los medios personales, en recursos y medios financieros necesitados. El plan de tiempos y cantidades de recursos a emplear sirve de paso previo a la determinacin del "equilibrado" de aplicacin de recursos (similar al equilibrado de mquinas): este plan evitar errores en la asignacin, como sera dedicar una persona a realizar tres meses de actividad en dos meses de tiempo real. El proceso de planificacin de tiempos se realiza de forma recursiva, en intercambio de informaciones con la administracin de fondos (planificacin de inversiones y financiacin, clculo del cash-flow etc.). (Aznar, 2010) 3.1.5. ORGANIZACIN DE TRABAJO DOCUMENTAL La WBS ayuda a ahorrar tiempo en el desarrollo del proyecto. La documentacin deber (Aznar, 2010): Explicar la terminologa empleada Mostrar la estructura de tareas como un rbol, o como un esquema con 'sangras' en la configuracin del texto Explicar los cdigos empleados 3

Contener diccionarios en orden numrico. 3.1.6. DEFINICIN FASES DE TRABAJO

Puede que no sea posible o prctico realizar un plan detallado al comienzo del proyecto. En su lugar deberan identificarse los puntos en que se incrementa perceptiblemente el trabajo a realizar y deberan planificarse presupuestos inspirados en experiencias anteriores o estimaciones globales. Una vez definido un concepto global de trabajo debera emplearse una como "ola rodante" de planificacin. Las tareas a corto plazo deben separarse en bloques bien planificados. Estos bloques de actividades planificadas se asemejan a los bloques de tareas de la WBS, pero incluyen actividades ms amplias, calendarios parciales, presupuestos detallados. Las exigencias de actividades deben desglosarse en subdivisiones menores segn vaya avanzando el proyecto. La definicin de bloques de tareas debe suceder en el tiempo adecuado como para permitir detallar planes y presupuestos parciales. No se debe insistir en mantener "la" estructura de una WBS: no es igual la fase del diseo inicial a la de la fabricacin o montaje final. Por eso debern identificarse fases naturales en el ciclo de vida del proyecto y crearse una estructura WBS para cada fase. (Aznar, 2010) 3.1.7. NIVELES DEL WBS El nmero de niveles de la WBS depender de la dimensin del proyecto, la dimensin de los bloques de tareas, el calendario y la relacin entre costes de implementacin versus beneficios. El WBS es un desglose o descomposicin de todos los entregables del proyecto en entregables ms pequeos, representndolos en forma de rbol. En cuyo nivel superior nivel 0- aparece el nombre del proyecto, mientras que el nivel 1 contiene los entregables ms importantes, el nivel 2 los subentregables de dichos entregables, y as sucesivamente. A medida que descendemos a travs de los niveles, los componentes estn ms relacionados con las actividades del proyecto. Los niveles inferiores del WBS -las hojas del rbol- se llaman paquetes de trabajo. Lo que se consigue con el WBS es que cualquier tarea o paquete de trabajo estn relacionados a un entregable del proyecto. Esto tiene que ver con la productividad en el proyecto, de tal manera que al ejecutar una tarea, construimos un entregable y para ello es que la realizamos. An ms: los proyectos se miden por el avance de los entregables. Las tareas en el cronograma son una forma de representar este avance. Este concepto es 4

importantsimo porque existen proyectos en los cuales se manifiesta una obsesin con el cronograma y se descuidan los entregables, que son el verdadero proyecto. (Viklund, 2010) 3.2. PRINCIPIOS PARA LA UTILIZACIN DE UN WBS 3.2.1. REGLA DEL 100% La Regla del 100% es el criterio ms importante para el desarrollo y para la evaluacin crtica del desglose efectuado mediante la WBS. La regla prescribe lo siguiente: Cuando se efecta el desglose de las actividades o tareas en sucesivos niveles (subordinados a los anteriores), el prximo nivel en la descomposicin de un elemento de la WBS, esto es, el nivel-hijo (child level) deber contener y representar el 100% del trabajo aplicable al nivel inmediato superior -elemento padre (parent element) Esto significa que si el conjunto de actividades del proyecto total se describe en el nivel 1, la suma de los elementos del nivel 2 deber abarcar y describir el 100 % del trabajo o actividades del proyecto total. Por eso no puede haber en el esquema ninguna actividad del proyecto que no encaje en una de esas dos categoras. En una subdivisin descendente (top-down), la mayora de los planificadores no tendrn dificultad en seguir la regla, al menos hasta el nivel 2. Sin embargo, al descender ms en la jerarqua del rbol estructural debe tambin seguirse la regla: la suma de tareas de cada nivel-hijo debe ser igual al 100% de las tareas del elemento padre. La razn es que el uso de una WBS se orienta precisamente a garantizar la identificacin, articulacin y programacin de tiempos (scheduling) de todas las tareas precisas para lograr un proyecto con xito. La importancia de la regla se basa en su utilidad: ayuda a los planificadores cuestionar constantemente su propia observacin del proceso ("realiza" pues la dimensin reflexiva tan necesaria en todo trabajo con sistemas en el que no basta observar el sistema-objeto sino incluso dar ms peso a la metaobservacin del sistema-observador). Esto afecta no slo al individuo sino, ante todo, al "equipo" que trabaja en el plan o proyecto. Ese equipo debe trabajar colegialmente para reflexionar crticamente sobre su propio modo de proceder, pues slo as podrn prevenirse errores que, aunque parezcan mnimos inicialmente, pueden ser incluso funestos en sus ltimas consecuencias. (Aznar, 2010) 3.2.2. CONSTRUCION DEL WBS Aunque la estructura del WBS sea "jerrquica", debe evitarse la tentacin de creer que los elementos del rbol estructural pueden deducirse desde los elementos superiores. La identificacin de elementos en creciente nivel de 5

desglose y detalle exige un conocimiento slo posible a quienes estn ms cerca de las operaciones de detalle de la ejecucin de un plan o proyecto. Por eso ser normalmente necesario (para conseguir informaciones de detalle) proceder de modo similar a lo que se hace en los "Crculos de Calidad", desde la base a la cumbre. El enfoque ascendente ayuda sobre todo cuando se trabaja en la planificacin y desarrollo de servicios (tambin en los de la Administracin Pblica). Para ello puede comenzarse utilizando alguna variante de la "tormenta de ideas" en que los participantes elaboran un listado de todas las actividades precisas. Pero luego hay que estructurar y agrupar esas tareas como elementos del nivel inferior de la WBS. Esta informacin permite pasar luego a establecer grupos o paquetes de tareas de un nivel superior y as sucesivamente -observando naturalmente la regla del 100%, en cada nivel. Ah hay que preguntar si la suma de tareas del nivel-hijo es igual al trabajo del nivel-padre o s se ha perdido algn elemento. Como muestra la experiencia esta exactitud slo se logra tras algunas iteraciones en que se van identificando tareas antes no consideradas. La construccin de la WBS no se efecta slo para identificar y articular tareas parciales, es necesario atender tambin a la dimensin econmica y por tanto habr que considerar simultneamente los "costes" ocasionados en cada tarea. Recientemente, este anlisis econmico, algo lgico pues la planificacin es slo una dimensin del proceso total en que es esencial el "controlling recurre aqu al empleo del mtodo denominado "Costes por Actividad" (ActivityBasedCost). (Aznar, 2010) 3.3. CONSTRUCCIN DE UNA WBS 3.3.1. CMO CONSTRUIR UN WBS Una EDT es una presentacin simple y organizada del trabajo requerido para completar el proyecto, existiendo muchas maneras de organizar la presentacin de este trabajo. Sin embargo, para que esta herramienta sea verdaderamente til se debe atender a que su caracterstica fundamental es ser orientada a los entregables o "productos del trabajo" que son el resultado del esfuerzo y no el esfuerzo en s. De esta manera, para construir una EDT se debe tener claridad respecto del alcance del trabajo a ejecutar en el momento de elaborar el quiebre, el que debe estar documentado en la "Declaracin de Alcance del Proyecto". El proceso de desglose o descomposicin debe ser progresivo y representar siempre el alcance completo, esto significa que para generar la EDT se debe proceder desde lo general a lo particular, y cada nivel debe ser el resultado de la integracin del nivel siguiente. Algo importante de recordar es que la EDT documenta el alcance del proyecto, no su plan de ejecucin. (Wikipedia.org, 2012) 3.3.2. NIVEL DE DETALLE No existen especificaciones tericas acerca del alto o ancho de una EDT. El contexto prctico determina si la EDT es muy general o demasiado detallada. 6

En la gestin de proyectos no se trata tanto de enfocarse en realizar el trabajo, como de monitorizarlo, de tal forma que se aseguren los resultados planificados. Es por eso que un buen consejo para crear una EDT es que sea lo suficientemente detallada como para poder asignar una parte del trabajo a un tercero, y que su estado se monitorice adecuadamente. Por eso una buena medida prctica de la profundidad que debe alcanzar la EDT es preguntarse si el nivel al que se ha llegado permite definir con claridad las variables tiempo y costo. Si an no se pueden determinar en el nivel en que se est, deber subdividirse an ms. Este trabajo asignado podra convertirse en una nueva EDT subalterna de la anterior. Generalmente una EDT no debe tener ms de 100 o 200 elementos terminales (si parece que se requieren ms, se deberan utilizar subproyectos). Una EDT debera tener 3 o 4 niveles de profundidad, y cada nivel debera tener entre 5 y 9 elementos de ancho. stas sugerencias se derivan de los siguientes hechos: La capacidad de memoria a corto plazo est restringida a entre 5 y 9 elementos. Teniendo un tiempo fijo para planear el proyecto, a mayor cantidad de elementos terminales, habr menor tiempo para prestar atencin a cada uno de ellos. En consecuencia, los estimados son menos pensados.

Es conveniente y bastante comn la prctica de usar, en proyectos medianos y grandes, un sistema de cdigo jerrquico, asignando un cdigo a cada entrada de la EDT. Por ejemplo, una entrada del nivel ms alto puede tener un cdigo como 1, 2 3, y las entradas bajo la entrada 1 pueden tener cdigos como 1.1, 1.2, 1.3, etc. (Wikipedia.org, 2012) 3.3.3. HERRAMIENTAS PARA DESARROLLAR UN WBS El software para la gestin de proyectos puede ser muy til para desarrollar una EDT, aunque en etapas tempranas de la creacin de una EDT pegar pequeas notas es muy til por su flexibilidad. Es mucho ms fcil para un equipo trabajar juntos utilizando stas notas en una gran pared vaca que amontonarse en frente a una pantalla de computador y un solo teclado. Otra opcin es la utilizacin de un software de trabajo colaborativo por medio de la cual los distintos actores o (miembros del equipo o invitados) hacen sus aportes en un espacio comn designado para ello. La gran utilidad de esta metodologa radica en que tales aportes pueden tener un origen asincrnico y de dispersin geogrfica, no obstante lo cual se integrarn en una nica plataforma que los contendr para que sean visualizados en contexto y guardando un registro detallado de su evolucin. (Wikipedia.org, 2012) 4. EJEMPLO SIMPLIFICADO DE UNA WBS 4.1. ALCANCE DEL PROYECTO

El Alcance de un proyecto es todo el trabajo requerido, y solamente el trabajo requerido, para completar el proyecto con xito. El enunciado de alcance, contiene: (Maestro, 2010) Objetivos del proyecto Descripcin del producto o servicio Entregables Lmites del alcance del proyecto Criterio de aceptacin del producto Restricciones e Hiptesis Identificacin inicial de riesgos Equipo de proyecto inicial (y resto de participantes) Cronograma de hitos Estimacin de costes y limitaciones en el presupuesto Gestin de la configuracin y control de cambios 4.2. DICCIONARIO NOMBRE DEL PROYECTO Nombre ESPECIFICACIN DE PAQUETES DE TRABAJO DEL WBS Descripcin de cada paquete de trabajo. Etapa 1: Se comienza hablando acerca sobre de que tratara el Introduccin proyecto Se describe cual es el problema que se 2.1 quiere resolver y que se propone para Problemtica revolver el mismo Se refiere a qu se va a Etapa 2: 2.2.1 ser?, En dnde?, para Planteamiento del 2.2 Objetivos Objetivo qu?, est debe comenzar problema General con verbo 2.2.2 Son los pasos que se han de Objetivos realizar para alcanzar el Especficos objetivo general 2.3 Porque se realiza el proyecto, que ventajas Justificacin tiene y que se logra hacer con el mismo. Que es lo que el proyecto va a realizar y 2.4 Alcances que es lo que no va a realizar Etapa 3: Se refiere al estado de arte, es decir, si ya existen Marco Terico productos similares o iguales al que se pretende realizar 4.1 Definicin Son todos aquellos que de 4.1.1 intervienen con el requerimiento Requerimi funcionamiento del sistema, es s de entos decir, que todos ellos forman informacin funcionale parte de su funcionamiento y s que en caso de que uno de ellos no funcione correctamente 8

Etapa 4: Diseo terico del prototipo

4.1.2 Requerimi entos no funcionale s 4.2.1 Contrato de servicio 4.2.2 Estudio de factibilidad

4.2 Planeacin del proyecto

4.2.3 Cronogra ma de tareas

puede afectar al sistema. Son aquellos que no intervienen en el funcionamiento del sistema y aunque el cliente los pide, su funcin no es importante para que el sistema funcione correctamente. Es un acuerdo escrito firmado por el cliente y el contratante, en donde se aceptan acuerdos y se da inicio al proyecto a realizar. Este estudio se realiza para saber qu tan viable es realizar el proyecto solicitado y si es posible realizarlo Es una agenda en donde se plasman todas las actividades ya realizadas, as como las que se van a realizar y si se produjo algn cambio en algunas de ellas.

4.2.4 Estructura Es una estructura jerrquica de de divisin la divisin del trabajo del trabajo WBS Una vez que se ha validado la realizacin del proyecto y que 4.2.5 Acta han obtenido los de inicio del requerimientos del proyecto, se proyecto. levanta un documento el cual da inicio al proyecto. 4.2.6 Plan de Es una metodologa para administraci planificar el desarrollo del n del proyecto proyecto Es definir y escribir todos 4.2.7 Plan aquellos requisitos que la de empresa calidad a de cumplir para, desarrollar con eficacia el proyecto. Es la combinacin de la 4.3.1 descripcin detallada de los 4.3 Anlisis y Modelo de casos de diseo del Casos de Sistema uso con sus correspondientes uso empleando diagramas 9

UML. 4.3.2 Modelado de Clases 4.3.3 Modelo de Estado 4.3.4 Modelo de Secuencia 4.4.1 Modelo EntidadRelacin 4.4.2 Esquema de la base de datos (Modelo relacional)

Son los diagramas que describen la estructura del sistema. mostrando sus clases, atributos y relaciones entre ellos Son los diagramas que representan los estados por el cual el sistema pasa, para realizar una accin. Son los diagramas que describen detalladamente todos los pasos que acurren al activar una funcin del sistema Consta de una coleccin de objetos bsicos llamados entidades y de relaciones llamados objetos Es un grupo de tablas para representar datos y las relaciones entre ellas

Conjunto de datos que contiene las caractersticas lgicas de los datos que se van a utilizar en el sistema, que incluya 4.4 Diseo de nombre y descripcin de la la 4.4.3 base de datos, nombre y base de datos Diccionario descripcin de cada una de las de datos tablas, por cada campo su nombre, el tipo de dato, tamao, descripcin, valores nulos, valores por default, determinar llave primaria y/o fornea. 4.4.4 Son ejecutados directamente Procedimie en la base de datos en ntos respuesta a la peticin de un almacenad usuario, estos estn os y almacenados fsicamente en la disparadore base de datos. s 4.5 Diseo de En sta seccin se detalla los elementos del la interfaz de estndar aplicado para el diseo de las usuario interfaces (Maqueta) Etapa 5: Diseo 5.1 5.1.1 Son las caractersticas 10

fsico, pruebas y Implementacin Requerimientos validacin del servidor de de software. la base de datos

que tendr el sistema el cual se realizara el proyecto Son las caractersticas que debe tener la computadora en la 5.1.2 cual se realizara el Requerimientos proyecto y estas deben de hardware. estar basadas en los requerimientos de software Son los pasos que se 5.1.3 Proceso de deben realizar para instalacin del instalar el servidor de servidor de base de datos para el datos. sistema a realizar. Son los roles que desempea cada uno de los administradores de la base de datos y los privilegios que tienen en el servidor Se refiere a las reglas que se llevan a cabo para realizar respaldo en servidor de base de datos, as como la restauracin, si es que llegase a necesitarse Son los documentos generados por el sistema que nos presenta en un formato, los datos relevantes generados por la aplicacin Es como se desarrolla la aplicacin bajo el patrn de diseo modelo-vista-controlador

5.2.1 Perfiles de Usuario

5.2 Administracin de la Base de Datos.

5.2.2 Polticas y procedimientos de respaldo y restauracin

5.2.3 Listado de reportes generados por el sistema.

5.3.1 Descripcin 5.3 de aplicacin Implementacin bajo el patrn de de la aplicacin diseo MVC 5.4.1 Descripcin Se menciona como sera 5.4 de aplicacin el funcionamiento del Implementacin para una sistema en de la aplicacin implementacin un dispositivo mvil para en mviles dispositivos 5.4.2 Descripcin Se habla acerca del mviles del portal WAP funcionamiento del (consulta por sistema en un portal mvil). wap y su consulta atreves 11

5.5.1 Resultados de las mtricas aplicadas 5.5 Pruebas finales

5.5.2 Resultados de los Casos de Prueba

5.5. 3 Conclusiones de las prueba

5.6 Liberacin del sistema

5.6.1 Carta de aceptacin del sistema

de un dispositivo mvil Se refiere a que resultado se obtuvo con el implementar las mtricas planeadas en el sistema Los casos de prueba y los resultados obtenidos que avalan la ejecucin de cada uno ellos, aplicados a los distintos mdulos del sistema. Son los puntos de vista de los desarrolladores con base a las pruebas realizadas al sistema Es un documento el cual el cliente acepta que el sistema funciona correctamente a las necesidades planteadas por el mismo

6 Conclusiones y recomendaciones 7 Referencia s 8 Anexos

El punto de vista de los diseadores del sistema y que sugieren para el uso del mismo Son elementos bibliogrficos de donde se apoy para realizar todas la fases del proyecto Son documentos o referencias que amplan la informacin del mismo

(Conexsoft Systems, 2011) 5. RELACIN ENTRE WBS Y MICROSOFT PROJECT 5.1. MICROSOFT PROJECT Project 2000 brinda al usuario las herramientas necesarias para la administracin de proyectos, las cuales le permitirn manejar eficientemente todas las actividades y tareas a realizar, como la duracin de cada fase, fechas topes, recursos (mano de obra, materiales, alquiler de equipos y maquinarias, contratos externos, etc.) con sus respectivas tasas, calendarios, etc. y dar el debido seguimiento de los costos, horas hombres y duraciones, comparando entre lo programado y lo real. En la mayor parte de los proyectos significativos la creacin de un plan pormenorizado del proyecto y su actualizacin puede llevarse mucho tiempo si se hace a mano. La complejidad de tomar en cuenta vacaciones, das feriados, fines de semana, comienzos anticipados y otros factores, puede resultar abrumadora para una persona que no tenga experiencia en las tcnicas de 12

administracin de proyectos. La elaboracin de los informes, la actualizacin de las grficas y la incorporacin de cambios en un plan de proyecto en el transcurso del tiempo agrega complejidad. Microsoft Project 2007 es el software indicado para la administracin de proyectos; por lo que en la actualidad la persona que est involucrada en la administracin de proyectos, es imposible que no se auxilie de esta poderosa herramienta que tantos beneficios le presenta. (Plascencia, 2012) 5.2. TRANSFERENCIA DEL WBS A MICROSOFT PROJECT Se usa la herramienta WBS Chart Pro (Figura 1) que es un software de gerencia de proyectos utilizado para crear un WBS de un proyecto, para luego transferirlo a Microsoft Project Professional 2007.

Figura 1. Pantalla del WBS Chart Pro Para tal demostracin se pone como ejemplo el desarrollo de un portal web en el cual se mostrarn las tareas bsicas para acometer dicho objetivo. Comenzar creando la estructura principal de un WBS en el cual se tendr en el nivel 1 el nombre o ttulo del proyecto. En el nivel siguiente se pondrn dos cajas ms para los componentes Gerencia del Proyecto y de Desarrollo del Proyecto (Figura 2).

Figura 2. Nivel 1 y 2 del WBS Se recomienda tener dos estos dos componentes en todo WBS y posteriormente reflejarlo en el cronograma, ya que luego la ejecucin y el control de las tareas de cada componente se tornan ms viables en los aspectos de alcance, tiempo y costos. 13

A continuacin se procede a insertar los subcomponentes del componente Gerencia del Proyectos: Inicio, Planificacin, Ejecucin y Control y Cierre (Figura 3).

Figura 3. Nivel 3 del componente Gerencia del Proyecto Luego, insertar los subcomponentes del componente Desarrollo del Proyecto: Fase de Diseo, Fase de Programacin y Fase de Testing (Figura 4), teniendo en cuenta que el desarrollo del proyecto cumple con el ciclo de vida del software.

Figura 4. Nivel 3 del componente Desarrollo del Proyecto Se debe recordar que al construir un WBS se debe realizar la descomposicin hacia abajo hasta que el componente est claro para el gerente o responsable del proyecto. En el ejemplo se descompone hacia abajo los componentes del nivel 3 de Desarrollo del Proyecto (Figura 5).

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Figura 5. Descomposicin de Nivel 3 de Desarrollo del Proyecto Concluida la tarea de descomposicin de los componentes del WBS que requieran un mayor detalle se utiliza la funcin Goto Project para exportar el WBS a MS Project Professional (previamente se debe haber activado el macro en MS Project al momento de instalar el WBS Chart Pro). Antes de realizar la exportacin se configuran algunos parmetros del proyecto a travs de la opcin Tools > Options. La Figura 6 muestra el cronograma generado a partir del WBS que hemos construido. (Reyes, 2010)

Figura 6. Cronograma generado a partir del WBS Chart Pro. 6. EJEMPLO RELACIONADO CON EL REA PROFESIONAL 6.1. TEMA DEL PROYECTO Parada de planta: Esto se puede ver como el mantenimiento mayor de una turbina compresor o la entrada de un nuevo activo para la planta. El uso de la EDP nos ayuda a reducir el riesgo, integra los elementos del proyecto en un mismo plan. Es relativamente prctica de implantar y pueder ser entendida con facilidad por los distintos integrantes del proyecto de parada de planta. La implementacin de la EDP nos permitir llevar a cabo una gestin de los horarios, costes, calidad y riesgos. 6.2. WBS DEL PROYECTO La figura 7 muestra una mezcla de procesos, productos y organizacin.

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Figura 7. WBS de parada de planta El primer nivel de la EDP generalmente, representa el total del presupuesto de la parada de planta, incluyendo los costes adicionales. Pero despus de este nivel la EDP debe reflejar el trabajo a realizar, como gestionar el proyecto de parada de planta. Los recursos utilizados para mejorar el alcance del trabajo se describen a travs de la OBS (Organization Breakdown Structure). Los elementos de la OBS son los departamentos funcionales y la subcontratacin (ejemplo: plan de mantenimiento, el mantenimiento elctrico, la ingeniera). El segundo nivel de la OBS incluye las fases de una parada de planta en que se hace uso de la ingeniera teniendo en cuenta los objetivos a alcanzar. El tercer nivel es l correspondiente a la clasificacin de los equipos el cual se debe entrelazar con los costes; para lograr entrar a un cuarto nivel donde tendremos toda la descripcin del alcance de trabajo. El quinto nivel corresponde a la secuencia lgica de actividades. La metodologa de Project Management adoptando la EDP en las paradas de planta es la tendencia que debemos seguir para la estandarizacin de los proyectos de paradas de planta. Si ejecutamos todas las paradas de planta siguiendo un mtodo comn, los distintos departamentos pueden coordinarse mejor y son capaces de estimar mejor los costes reducindolos lo ms posible, sobre todos los costes del stock de materiales. La utilizacin del Project Management EDP con la ayuda de otras herramientas de direccin y tecnologa de la informacin podr reducir los costes en un 2025 %. (Estvez, 2000) 16

6.3. TRANSFERENCIA A MICROSOFT PROJECT En la Figura 8 se muestra el WBS en MS Project.

Facilidades Servicios industriales Caldera Equipos rotativos K-101 P-101

FCCU

Reactor

Venteo

Abrir

Limpiar
Figura 8. WBS

Reparar

Inspeccin

7. CONCLUSIN La WBS suministra un marco lgico para planificar y controlar las actividades de un proyecto o plan. Se basa en la estrategia de descomposicin jerrquica. Es solamente una descripcin parcial de las actividades a desarrollar, no las mismas acciones del proyecto. La construccin y uso de un WBS sigue ciertos principios que ayudan a estructurar el trabajo de forma que mejore su efectividad y eficiencia.

8. GLOSARIO WBS: desglose jerrquico orientado al servicio, producto y tareas del proyecto, que organiza, define y modela grficamente el servicio o producto a producir. Elemento: es una parte discreta de la estructura global. Este elemento puede ser un servicio o producto identificable o una parte o componente, un servicio o actividad, un conjunto de datos. Diccionario: es un documento que describe brevemente, en trminos orientados a la generacin de valor en el servicio o producto, las tareas de los elementos de la WBS.

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Bloque de tareas: es una tarea detallada con horizonte bien delimitado, o un tem material o de informacin que es necesario como medio parcial para la obtencin de los objetivos de un proyecto. 9. BIBLIOGRAFA Aznar, M. (2010). Estructura de desglose de tareas. Recuperado el Septiembre de 2012, de http://noqualityinside.com/nqi/nqifiles/Estructura%20de%20desglose%20 de%20tareas.pdf Conexsoft Systems. (2011). Diccionario WBS simplificado. Recuperado el Septiembre de 2012, de http://rojhi.files.wordpress.com/2011/02/diccionario-wbs-copia.pdf Estvez, B. (2000). La estructura para la divisin del trabajo. Recuperado el Septiembre de 2012, de http://sabanet.unisabana.edu.co/postgrados/gerencia_servicio/ciclo_ii/ge rencia_proyectos/WBS.pdf Maestro, J. (2010). La etapa de planificacin. Recuperado el Septiembre de 2012, de http://www.nebrija.es/~jmaestro/LS5168/Slides_Planificacion.pdf Plascencia, D. (2012). MS-Project. Recuperado el Septiembre de 2012, de http://www.utpl.edu.ec/sites/default/files/carreras/cursos2012/msproject.pdf Reyes, L. (2010). WBS a MS Project. Recuperado el Septiembre de 2012, de http://blog.luis-reyes-plasencia.info/como-hacer-un-wbs-y-pasarlo-a-msproject-professional/ Universidad de Buenos Aires. (2005). Preparacin de plan de proyecto. Recuperado el Septiembre de 2012, de http://www2.dc.uba.ar/materias/isoft2/2005_02/clases/PlanProyecto%28incWBS%2 920050905_CONNOTAS.pdf Viklund, A. (2010). WBS. Recuperado el Septiembre de 2012, de http://iaap.wordpress.com/2007/06/13/%C2%BFque-cosas-no-tiene-unwbs/ Wikipedia.org. (2012). Estructura de descomposicin del trabajo. Recuperado el Septiembre de 2012, de http://es.wikipedia.org/wiki/Estructura_de_descomposicin_del_trabajo

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