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D.

Bounie, Polytech'Lille IAAL, Lusine agro-alimentaire


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Du cahier des charges

lappel doffres
D. Bounie, Polytech'Lille IAAL, Lusine agro-alimentaire
Unappel d'offresest undocument quelonenvoiedesfournisseursdanslebut
de leur demander la cotation dun besoin de lentreprise (matires premires,
composants, sous-traitance, services) (http://c.mainardi.free.fr/ao.htm)
Remarque : dans les pays anglo-saxons, lappel d'offres est parfois dnomm
appel proposition
Dfinition et terminologie
Appel propositions : request for infomation (RFI) : prslection des candidats
; request for proposal (RFP) : appel doffres
Appel doffres : tender, invitation to tender, request for quotation (RFQ)
Offre, soumission : bid
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Page 3 Page 3
Les tapes du cycle de vie du projet industriel
(adapt de UNIDO, 1991)
External
client
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Rappels sur le phasage dun projet
(daprs Roux, 2007)
Appel
doffres
(Re)formulation du problme pos
Inventaire des solutions disponibles
Slection et prsentation des diverses solutions possibles
Prconisation de la meilleure solution
Dfinition stratgique de ce que lentreprise doit faire pour tenir
ses objectifs moyen et long termes ; dfinition des besoins
Ralisation dtudes dtailles sur la solution retenue pour
constituer les dossiers techniques de consultation des entreprises
Description technique des besoins
Dcoupage en lots et description des fournitures attendues
(si plusieurs lots, recours :sous-traitance ou un ensemblier
ou une assistance matrise douvrage pour coordination)
Rponses aux questions des entreprises consultes
Rception et classement des offres des soumissionnaires
Ngociations et passation des commandes
Rception des fournitures chez le fournisseur et constat contradictoire
quelles rpondent bien aux besoins exprims
Rception et installation chez le client; dcompte dfinitif des travaux
Dossier des Ouvrages Excuts (DOE)
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Mthodes didentification et dexpression du besoin
(daprs M. Roux, 2005)
Mthode intuitive
Mthodes des interacteurs (APTE)
Mthode SAFE
Mthode FAST
Interviews (des diffrents acteurs concerns)
Check-lists
REX (retour dexpriences), capitalisation des savoirs
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Phase de conception
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Mthodes didentification et dexpression du besoin
Mthode APTE exemple de fourniture de bacs de manutention de produits surgels
(daprs M. Roux, 2005)
Phase dexploitation
Phase de maintenance
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SAFE = Sequential Analysis of Functional Elements
Tches > Squences > Oprations > Phases (units daction)
Mthodes didentification et dexpression du besoin
Mthode SAFE exemple de fourniture de bacs de manutention de produits surgels
(daprs M. Roux, 2005)
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Mthodes didentification et dexpression du besoin
Mthode FAST exemple de fourniture de bacs de manutention de produits surgels
(daprs M. Roux, 2005)
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Soumissionnaire
A
(contractor)
Contractant
donneur dordre
(client, adjudicateur)
(customer, employer)
Soumissionnaire
B
Soumissionnaire
n
1. Analyse
des besoins
2. Rdaction CdC
(specifications)
4. Etude
appel doffres
4. Etude
appel doffres
4. Etude
appel doffres
6. Rception
offres
7. Slection meilleure offre
Adjudication (contract award)
8. Signature
Contrat (order for work)
9. Ralisation
10. Pilotage
11. Rception /
valuation (commissioning)
Diagramme de dploiement du processus dappel doffres
5. Proposition
offre
(bid, tender)
5. Proposition
Offre
(bid, tender)
5. Proposition
offre
(bid, tender)
Un appel d'offres est une procdure qui permet un concepteur, matre
d'uvre, ou une organisation de faire le choix de l'entreprise la plus mme
de raliser un projet
3. Lancement
appel doffres
(invitation to tender)
3. Prqualification
(prequalifyings)
(choix des soumissionnaires)
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1. Analyse de la
situation actuelle
2. Identification du
problme
3. Dfinition du besoin
et des objectifs viss
4. Formation dun
comit de gestion
5. Nomination dun
responsable de projet
6. Prparation du
cahier des charges
Analyser les rsultats obtenus en fonction des objectifs viss
Faire ressortir les forces et les faiblesses dans toutes les fonctions de lentreprise
Prioriser les problmes identifis
Utiliser des modles de diagnostic global et spcialis
Demander lassistance dun conseiller externe
7. Rdaction du cahier
des charges
Impliquer les employs, clients et collaborateurs dans lidentification du problme corriger ou de la situation amliorer
Prciser les lments du problme en posant les questions : quoi, qui, depuis quand, combien, pourquoi, comment, o, etc.
Identifier les causes relles du problme.
Ne pas faire de fausses hypothses.
Identifier dune faon claire et nette le bien-fond de son besoin ou de la cause relle de son problme.
tablir des objectifs quantifiables et des rsultats mesurables quant au besoin identifi.
Former un comit compos de ses principaux collaborateurs afin de valider la pertinence du projet prsent et de dcider de
son avenir.
Demander lassistance, si ncessaire, dune personne externe dexprience dans le domaine du projet afin de se faire
conseiller adquatement.
Confier cette responsabilit au Directeur de l'entreprise, assist du collaborateur ayant le plus de connaissance sur lobjetdu
projet afin de piloter efficacement sa ralisation.
Rendre compte au comit de gestion de lvolution du projet. Cette personne devient le reprsentant mandat par
lentreprise auprs des ventuels soumissionnaires..
Recueillir les informations et les donnes pertinentes sur lentreprise, la nature du problme et les objectifs viss.
Identifier les rgles et les exigences particulires concernant les soumissionnaires et la prsentation de leur offre de service
en fonction du contenu du cahier de charges.
Rdiger le contenu du cahier des charges.
Prciser les lments de chaque section en tenant compte des commentaires proposs.
Finalise le cahier des charges sous forme d'un dossier soign.
Prparer avec soin votre invitation aux appels doffres..
Les 14 tapes dun processus dappel doffres (1/2)
(adapt de M. Coutou, Ministre du Dveloppement conomique et rgional et de la Recherche, Qubec,2003)
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8. Acceptation du
cahier des charges
9. Identification des
fournisseurs
10. Invitation des
fournisseurs
11. Analyse des offres
de prestation
12. Evaluation des
offres de prestation
13. Choix final du
fournisseur
Prsenter la proposition du cahier des charges aux membres du comit de gestion pour valider et
accepter son contenu.
Faire appel la crativit des collaborateurs
Apporter les corrections ncessaires et imprimer le nombre de copies requises.
14. Signature de
lentente
Contacter les proches collaborateurs (professionnels, industriels et amis) pour obtenir des rfrences.
Consulter les corporations et associations professionnelles.
Faire parvenir le cahier des charges un nombre minimal de fournisseurs (3 ou 5) pralablement slectionns.
Rechercher la qualit des intervenants plutt que la quantit. Etre disponible pour une rencontre avec chaque fournisseur
intress prciser le mandat ou raliser un diagnostic prliminaire.
Analyser le contenu des offres prsentes.
Vrifier la conformit des offres en fonction du cahier des charges.
liminer celles qui ne correspondent pas du tout aux exigences et spcifications demandes.
Identifier une liste de critres dvaluation.
Sassurer de la comprhension du problme, de la validit de lapproche, de lexprience et des comptences des fournisseurs
Pondrer limportance des critres retenus.
Faire lvaluation des offres retenues avec les membres du comit de gestion en utilisant une grille dvaluation...
Rencontrer avec un collaborateur les fournisseurs qui ont prsent les deux ou trois meilleures offres de service.
Clarifier les interrogatoires et faire complter leurs offres de service selon ses exigences.
Vrifier leurs engagements et ngocier, si possible, le prix et le paiement des factures.
Vrifier les rfrences fournies et faire son choix final..
Insister pour obtenir une entente crite entre les deux parties afin dviter les conflits possibles.
Utiliser les lments importants d'un modle dentente en faisant rfrence loffre de service soumise.
Inscrire ses engagements respecter et ceux du fournisseur.
Les 14 tapes dun processus dappel doffres (2/2)
(adapt de M. Coutou, Ministre du Dveloppement conomique et rgional et de la Recherche, Qubec,2003)
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Rdaction du dossier dAppel dOffres
DCE
(Dossier de Consultation des Entreprises)
Dpouillement offre commerciale
AMT
(Aide March de Travaux)
Ralisation des travaux
CGT
(Contrle Gnral des Travaux)
S
o
c
i

I
n
g

n
i
e
r
i
e
Niveaux possibles dintervention de lIngnierie
lors dun projet industriel
AMT
Proposition au MOA sur les entreprises consulter
Rponses aux demandes dinformation complmentaire en provenance des entreprises
consultes
Etude et classement des offres transmises par les entreprises consultes
Mises au point de loffre retenue et assistance au MOA pour attribution du march, y compris
documents contractuels
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Un exemple dappel doffres : la consultation des fournisseurs
CLIENT FOURNISSEUR
Cahier des charges
Ngociation
Solution technique cl en main
Offre du fournisseur
Validation du cahier
des charges
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Marchs
publics
restreints
ouverts
lots diviss
lot unique
avec variantes
sans variante
avec variantes
sans variante
lots diviss
lot unique
avec variantes
sans variante
avec variantes
sans variante
Marchs
de gr
gr
restreints
ouverts
lots diviss
lot unique
avec variantes
sans variante
avec variantes
sans variante
lots diviss
lot unique
avec variantes
sans variante
avec variantes
sans variante
Appels
doffres
Typologie des appels doffres
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March :
Contrat conclu titre onreux avec des oprateurs conomiques publics ou privs par les
pouvoirsadjudicateursoulesentitsadjudicatricessuivantes:
organismesdedroit public
organismesdedroit privcrspour satisfairespcifiquement desbesoinsd'intrt gnral
organismesdedroit privconstitusenvuederaliser certainesactivitsencommun
BanquedeFrance, Caissedesdptset consignations
pour rpondreleursbesoinsenmatiredetravaux, defournituresoudeservices
- Code des Marchs Publics (CMP)
http://www.legifrance.gouv.fr/WAspad/UnCode?code=CMARPBN0.rcv
- Ordonnance n2005-649 du 6 juin 2005 relative aux marchs passs par certaines personnes publiques ou
prives non soumises au code des marchs publics
http://www.admi.net/jo/20050607/ECOX0500022R.html
Achats publics /privs
Besoins
Publics Privs
Marchs
publiques*
Appels doffres
Marchs
privs **
Entreprises
et administrations
publiques
Entreprises
prives
* ou lamiable
(OTC : over the counter)
* Le march, cest le lieu de rencontre de loffre et de la demande
**Les marchs de gr gr sont passs avec un seul fournisseur
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Publication dun Avis dAppel
Public la Concurrence (A.A.P.C)
Envoi du dossier* aux candidats
qui veulent prsenter une offre
Slection des candidatures
Information des candidats
dont la candidature est rejete
Examen des offres,
Choix de loffre conomiquement
la plus avantageuse
Attribution du march
aprs demande des certificats
Signature du march avec le
candidat dont loffre est retenue
Publicit posteriori
Information des candidats
dont loffre est rejete
Marchs publics : appel doffres ouvert
(daprs Ministre de lconomie, des Finances et de lIndustrie)
Rception des plis
(candidatures +offres, spars)
* Cahier des charges +
documents complmentaires
Renseignements additionnels
sur les cahiers des charges
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Publication dun Avis dAppel
Public la Concurrence (A.A.P.C)
Rception des candidatures
Slection des candidatures
Envoi de la lettre de consultation*
aux candidats retenus
Information des candidats
dont la candidature est rejete
Rception et examen des offres,
Choix de loffre conomiquement
la plus avantageuse
Attribution du march
aprs demande des certificats
Signature du march avec le
candidat dont loffre est retenue
Publicit posteriori
Information des candidats
dont loffre est rejete
Marchs publics : appel doffres restreint
(daprs Ministre de lconomie, des Finances et de lIndustrie)
* renseignements
administratifs, cahier des
charges +documents
complmentaires
Renseignements additionnels
sur les cahiers des charges
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Publication dun Avis dAppel
Public la Concurrence (A.A.P.C)
Rception des candidatures
Slection des candidatures
Envoi de la lettre de consultation*
aux candidats ayant particip discussion
Information des candidats
dont la candidature est rejete
Rception et examen des offres,
Choix de loffre conomiquement
la plus avantageuse
Attribution du march
aprs demande des certificats
Signature du march avec le
candidat dont loffre est retenue
Publicit posteriori
Information des candidats
dont loffre est rejete
Marchs publics complexes : dialogue comptitif
(daprs Ministre de lconomie, des Finances et de lIndustrie)
* renseignements
administratifs, cahier des
charges (CdC) +documents
complmentaires
Dialogue avec candidats retenus
(sur la base dun programme fonctionnel et, le cas
chant, dun projet partiellement dfini)
Fin de la discussion
tablissement du CdC
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I - Identification de lacheteur
II - Nom ou raison sociale et adresse
III - Objet du march
Objet
Type de march :
- si march de travaux : Excution / Conception-ralisation
- si march de fournitures : Achat / Location / Crdit bail / Location-vente
- si march de services
Forme du march (dtails particuliers : ex. nombre de titulaires retenus)
Nomenclature (cf. annexe)
IV Lieu dexcution ou de livraison
V Caractristiques principales
1. Quantits (fournitures et services), nature et tendue (travaux)
2. Options : descriptions concernant les achats complmentaires
3. Calendrier des marchs ultrieurs en cas de marchs reconductibles
VI Division en lots
si oui, possibilit ou non de prsenter une offre globale ou partielle
VII Dure du march ou dlai dexcution
Rubriques types dun appel d'offres sur march public (1/3)
(originaux disponibles http://www.minefi.gouv.fr/themes/marches_publics/formulaires/index.htm
ou http://www.finances.gouv.fr/formulaires/daj.htmou http://www.marchesonline.com/ )
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VIII Conditions relatives au march
1. Cautionnement et garanties exigs (le cas chant)
2. Modalits essentielles de financement et de paiement et/ou rfrences aux textes qui les rglementent
3. Forme juridique que devra revtir le groupement d'entrepreneurs, de fournisseurs ou de prestataires de
services (le cas chant)
IX Conditions de participation
Renseignements concernant la situation propre de l'entrepreneur, du fournisseur ou du prestataire de services et
renseignements et formalits ncessaires pour l'valuation de la capacit conomique, financire et technique
minimale requise en vue de la slection des candidatures (Application des articles 43, 44, 45, 46 et 52 du code des
marchs publics) :
1. Critres de slection des candidatures
2. Rfrences ventuellement requises : situation juridique, capacit conomique et financire, rfrence
professionnelle et capacit technique
X Nombre de candidats (minimal et/ou maximal)
XI Critres dattribution
Offre conomiquement la plus avantageuse apprcie en fonction :
1. des critres noncs dans le cahier des charges (avis dappel public la concurrence, lettre d'invitation)
2. de critres noncs avec leur pondration (%) ou leur ordre de classement
XII Procdures
(1. Appel d'offres ouvert ; 2. Appel d'offres restreint ; 3. Concours ouvert ; 4. Concours restreint ; 5. March ngoci ;
6. Dialogue comptitif ; 7. Procdure adapte ; 8. Autres)
Rubriques types dun appel d'offres sur march public (2/3)
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XIII Dlai durgence Justification
XIV Conditions de dlai
1. Date limite de rception des candidatures
2. Date limite de rception des offres
3. Date prvue pour l'envoi de l'invitation prsenter une offre aux candidats slectionns
4. Dlai minimum de validit des offres
XV Autres renseignements
- Dfinition des tudes effectuer par les candidats lors d'un concours, d'un march de conception-ralisation
ou d'un dialogue comptitif ; rcompenses et jury ventuels
- Conditions dobtention des documents contractuels et des documents additionnels
- Remise ventuelle dchantillons ou de matriels de dmonstration
- Remise ventuelle dun devis descriptif et estimatif dtaill
- Contenu du dossier de la consultation ( liste des pices fournir au candidat par lacheteur public ; ex. :
rglement de la consultation, acte dengagement, cahiers des charges, annexes, cahier des clauses
particulires, programme, autres picesetc)
Rubriques types dun appel d'offres sur march public (3/3)
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Un exemple dappel d'offres sur march
public
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DC1 - Lettre de candidature - Habilitation du mandataire par ses cotraitants
NOTI 1 - Lettre relative aux offres ou candidature non retenue
DC5 - Dclaration du candidat
DC7 - tat annuel des certificats reus
DC8 - L'acte d'engagement
DC11 - Annexes l'acte d'engagement- Demandes de prcision ou de
complment aux candidats sur la teneur de leur offre
DC12 - Annexe l'acte d'engagement - Mise au point des composantes du
march
DC13 - Annexe l'acte d'engagement relative la prsentation d'un sous-
traitant ou Acte spcial
DC6 - Dclaration relative la lutte contre le travail dissimul
DC3 - Acte d'engagement ( ancien DC8)
DC4 - Dclaration de sous traitance (ancien DC13)
DC2 - Dclaration du candidat individuel ou du membre du groupement
(ancien DC5)
Liste des documents administratifs fournir pour un dossier
de candidature pour un march public
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Les tapes et le contenu dun appel d'offres
(http://c.mainardi.free.fr/ao.htm)
Les tapes
Sourcing
Dfinition des rgles du choix du fournisseur
Prparation et envoi du document dappel d'offres
Sessions dinformation
Analyse des offres
Sessions de ngociation
Rvisions des offres
Choix du fournisseur et contractualisation
Le contenu
Une description de la socit que lon reprsente
Une description du contexte gnral du droulement de lappel d'offres
Linvitation aux ventuelles runions dinformations et un plan daccs
Le cahier des charges des prestations attendues
Les volumes/quantits en jeu
Les dates de livraisons
Les rgles du droulement du processus de choix fournisseur et la deadline pour rpondre
Une grille de cotation afin que tout le monde cote dune faon comparable.
Un formulaire daccus de rception
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1. Identification du demandeur et objet de la demande
2. Contexte et objectifs
3. Besoins, contraintes et exigences
4. Prestations attendues
5. Cadre de la rponse
Principes gnraux pour le contenu dun appel d'offres
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1.Lettre denvoi avec demande daccus de rception
2.Rquisition (sommaire)
3.Spcifications gnrales (si plusieurs appels doffres)
4.Spcifications particulires (CCTP - Cahier des Clauses Techniques Particulires) :
rappel de lobjet du CdC ; organisation du projet ; glossaire ventuel ; donnes de base
ncessaires pour le dimensionnement ; dfinition dtaille du besoin satisfaire ; contraintes ;
formations ventuelles fournir ; documentation attendue ; descriptif du contrat et
rcapitulatif des attentes ; exclusions ventuelles ; garanties ; pices de rechange ;
maintenance
5.Questionnaire (facultatif mais recommand) :
sur les points impratifs du projet, mais aussi sur les point secondaires ex; outils et
mthodes utiliss ; sur le soumissionnaire bilans des dernires annes, chiffre daffaire)
6.Cadre de rponse (structure impose pour homogniser les rponses et faciliter leur
comparaison : ex. proposition de dcomposition des prix)
7.Calendrier prvisionnel : dure globale du projet, dates des tapes intermdiaires, congs
8.Conditions commerciales (brevet, conditions de paiement et chancier, primes et pnalits,
conditions de sous-traitance ventuelle)
9.Clauses juridiques (conditions de tests et de recette)
Rubriques principales dun appel doffres
(daprs Roux, 2007)
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1. Bref historique de l'entreprise.
2. Description du contexte actuel.
3. Dfinition du problme.
4. Objectifs viss par l'intervention (les rsultats attendus).
5. Rgles d'acquisition du cahier des charges.
6. Instructions aux soumissionnaires.
7. Schma propos de l'offre de service :
7.1 introduction du soumissionnaire;
7.2 prsentation de la mise en situation (le contexte, la problmatique, les objectifs viss);
7.3 dtermination des services proposs (les rsultats attendus, les biens livrables);
7.4 dmarche d'intervention (la mthodologie, les rles, les limites, le plan de travail, les
chanciers, les rapports d'tape et le rapport final);
7.5 prsentation de l'quipe (l'organisation et les conseillers, la socit-conseil et son
expertise, les principales ralisations);
7.6 budget (les cots d'honoraires et les dpenses);
7.7 identification des clauses complmentaires (les modalits de facturation, les modes de
paiement, les garanties, la dure de la validit de l'offre, la confidentialit, les dpenses
particulires, la rsiliation, les pnalits);
7.8 documents annexer (le dpliant de la socit-conseil, les curriculum vitae des
conseillers, la liste des projets raliss).
Exemple de rubriques principales dun appel doffres
(daprs M. Coutou, Ministre du Dveloppement conomique et rgional et de la Recherche, Qubec,2003)
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Dossier de Consultation des Entreprises DCE (en gnral pour btiments)
(CRITT IdF, 1994)
CdC des clauses administratives gnrales et particulires
- Objet du March. Dispositions gnrales
- Conditions dattribution du March
- Prix et modes dintervention. Variation dans les prix. Rglement des comptes
- Dlais dexcution. Pnalits de retard
- Clauses de financement et de suret
- Provenance, qualit, contrle et prise en charge des matriaux et produits
- Prparation, coordination et excution des livrables attendus
- Contrles et rception des livrables
- Rgles de consultation
- Garanties, assurances
CdC des clauses techniques gnrales et particulires
- Gnralits
- Prescriptions techniques (gnrales et particulires) par lots
- Prescriptions diverses
- Dlais dintervention
- Cadre de dcomposition des prix
- Cadre de rponse
Documents graphiques
- Plans gnraux et particuliers
- Coupes
- Schmas de principe
Cahier des prescriptions de chantier ou travaux
- Donnes gnrales
- Coordination de chantier ou des travaux
- Rgles de transport des matriels et produits Stockage Manutention
- Notice dhygine et de scurit
- Assurances
- Divers
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Exemple dinformations inclure dans un appel d'offres
pour une prestation de fourniture dinstallation de production
(daprs Helmus, 2008)
Elments obligatoires:
more or less detailed description of the designed project
material data and available quantities of raw materials
material data and available quantities of utilities
description of interfaces (transitions from the plant to be erected to already existing facilities within a
location
description of battery limits
description of scope of supply
description of scope of performance
description of the properties or qualities and the desired quantity of the product to be manufactured
Elments facultatifs :
additional regulations regarding the submittal of quotations. This includes for example the precise
determination of the filing period, the place of filing, the demand for filing the quotations in envelopes under
seal etc.
enumeration of the laws, rules and regulation, provisions etc. to comply with
enumeration of the regulations determined by the operator himself or herself (operator specifications)
detailed data regarding kind and scope of documentation
specification of a framework time scheduling
site map
specification of the vendor list
specification of the type of building
detailed interface layouts
commercial data, e.g. liability issues, insurances, terms of payment
enumeration of own supply and services
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Notion de cahier des charges
Terme gnrique dsignant un document rassemblant les obligations et les lments ncessaires
pour dfinir un besoin (traitement d'information, mthodes et outils de travail, etc.) et les principales
contraintes respecter pour le satisfaire (NF X 50-106-2)
Document tabli par le demandeur dfinissant les clauses techniques, les clauses de qualit et les
clauses administratives applicables la fourniture recherche; il sert de base la proposition du
fournisseur et pourra faire lobjet dun contrat (AFNOR)
Document qui dcrit en terme de fonctions, d'aptitudes de qualit ce que l'on attend d'un
produit et dun fournisseur ; il contient galement les quantits, dlais
Le CdC permet de dfinir clairement le problme, d'identifier les besoins, de dterminer
les rsultats attendus et d'tablir les rgles de conduite entre le client et le fournisseur
Fournisseur
Cahier des charges
Produit (bien ou service)
Besoins
Client
Document contractuel
de spcifications
Dans la mesure du possible, essayer de proposer un cahier des charges fonctionnel
(spcification des besoins) plutt quun cahier des charges de spcifications
techniques (description dune solution priori)
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Le cahier des charges dans un appel doffres
Le Cahier des Charges (CdC) regroupe lensemble des spcificits
techniques du projet auxquelles devront rpondre les entreprises
soumissionnaires. En consquence, ce doit tre un document exhaustif,
prcis et rigoureux, sur lefondet sur laforme: riennedoit treomis, rien
nedoit tresuperflu. Saprsentationdoit par ailleurspermettreuneanalyse
rapideentrelesdiffrentespropositionsdesentrepreneurs
(CRITT IdF, 1994)
Cahier des charges de consultation : exprime les besoins satisfaire (appel doffres)
Cahier des charges de commande : exprime les moyens mettre en uvre pour
fournir la prestation attendue (passation de commande)
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Le CdC permet plus particulirement :
dfinir prcisment le problme ou la situation amliorer;
identifier clairement les besoins de l'entreprise;
prciser les objectifs de l'intervention et les rsultats attendus;
tablir les rgles et les exigences de base pour la ralisation de l'intervention;
obliger le fournisseur/prestataire prciser les services fournir et les biens
livrables;
prsenter les lments d'une entente pouvant lier les deux parties;
servir de document de rfrence pour viter les problmes d'interprtation et les
outils;
dfinir les responsabilits et les rles respectifs des parties engages dans
l'intervention;
dterminer les modalits de rglement en cas de litiges.
A quoi sert un Cahier des Charges
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Quoi ?
nature du service rendu ?
quels objectifs fonctionnels et conomiques ?
O ?
quel march ? potentiel dvolution ?
quelle segmentation ?
quelle pntration actuelle ? prvue ?
quels march et cible viss ?
Qui ?
Qui est concern :
utilisateurs finaux ?
transformateurs ?
distributeurs ? circuits, rseaux ?
organismes dagrment ? de contrle ?
prescripteurs ?
fournisseurs ?
Quand ?
quelle priode ou la date de lancement ?
quelle variation saisonnire ?
quelle dure de vie prsume du futur produit ?
Combien ?
quelles quantits prvues ? 1re anne ? annes suivantes ?
quelles cadences mensuelles prvoir ?
quel prix march admissible ?
quelles marges contributives obtenir ?
quel prix de revient atteindre ?
Comment ?
(analyse de la situation et concept dvelopper)
comment le service est-il actuellement satisfait ? par
lentreprise ? par la concurrence ?
quelles insatisfactions ? aprs-vente ?
quels produits de gamme ?
quel cot, quel prix ?
quelles aptitudes et performances des produits de gamme ?
comment distribution est-elle assure ?
quelles modalits pratiques de financement ? de rglement ?
quelles rglementations respecter ?
quelles normes ?
quelles exigences des clients ?
quel concept dvelopper ?
quelles fonctions raliser ?
Donner le maximum dindications chiffres (prix, quantits, dlais, dimensions, ) et, si possible,
leur attribuer une tolrance
Cahier des charges : les questions auxquelles rpondre
D. Bounie, Polytech'Lille IAAL, Lusine agro-alimentaire
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Comment rpondre une appel doffres
(daprs M. Roux, 2005)
1. Accuser rception, pour faire acte de candidature et montrer sa ractivit
2. Sassurer de bien comprendre le besoin, et ventuellement, demander des complments
dinformations si on y est autoris
3. Rassurer le client sur sa capacit grer les risques, en respectant :
- les dlais
- les cots
- les spcifications (qualit)
4. Respecter le cadre de rponse impos, en particulier :
- compltude du dossier (fournir lensembles des pices demandes)
- dcomposition des prix
- conformit aux rgles fiscales imposes (pour les marchs publiques)
5. Bien sen tenir au CdC fourni lors de la consultation, prciser les exclusions / ajouts / variantes
6. Traiter le fond avec professionnalisme et comptence
- bien dfinir les livrables et les exclusions
- lever les ambiguts
- citer des exemples et des rfrences
- fournir une aide aux calculs
7. Soigner la forme
- mode de prsentation adquat (pas de Powerpoint), respect de la langue de travail impose
- bonne lisibilit (style, orthographe, structure, charte graphique, etc.)
8. Faire preuve dthique et de dontologie dans le traitement et la fourniture des informations et
propositions
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1. Prambule
2. Remarque sur le cahier des charges transmis
3. Rserves
4. Offre Technique et Commerciale
5. Validit de loffre
5.1. Rvision des prix quipements, gnie civil, et
tuyauteries
5.2. Rvision des prix lectricit, cblage et
automatisme
5.3. Rvision des prix ingnierie, montage et mise
en service, hygine et scurit
6. Conditions de paiement souhaites par le vendeur
7. Dlai dexcution
8. Planning Dtaill
9. Limites de fournitures
10. Conditions de rception
10.1. Constat de fin de travaux de construction
10.2. Priode de mise au point et de mise en rgime
10.3. Priode de mise en service industrielle
10.4. Rception
11. Formation
12. Estimation des cots dexploitation et de maintenance
12.1. Main duvre (annuelle)
12.2 Energie lectrique
12.3. Appoints deau
12.4. Matires et divers
12.5. Pices de rechange
13. Garanties
13.1. Garanties de parfait achvement
13.2. Garanties de prennit quipement de toute
nature
14. Maintenance et dpannage
14.1. Durant la priode de garantie de parfait
achvement
14.2. Aprs la priode de garantie de parfait
achvement
15. Scurit, bruits et environnement
16. Suggestion
Un exemple de dossier de rponse un appel doffres
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Elments minimaux
General part : introduction to the project, indication of benchmark data such as project name,
location etc.
Basic flow diagram
Process flow diagram : often with so - called mass fl ux bars,containing data on volume flow,
parameters etc. for the main mass flux of the plant.
Layout
Documented procedure : verbal description of function and operating method of the plant
Indication of products and residuals
Consumption of operating resources : energy, live steam, chemicals etc.
Scope of supply
Scope of services
Options : additional supply and services
Supply schedule : technical data as e.g. main dimensions, weights, operating data, insulation,
power input etc. of the main components
Commercial part : commercial data
Framework time scheduling
Prices
Price maintenance
Exemple dlments inclure dans une offre
pour une prestation de fourniture dinstallation de production
(daprs Helmus, 2008)
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Procurement costs
- main components
- civil works
- maintainance
fittings
pipes
measurement instrumentation
control and communication systems
Costs connected with the work to be performed
- engineering
- transport costs
- assembly
- commissioning
- expert services
Miscellaneous costs
- travel expenses (particularly in case of projects abroad)
- insurance costs (e.g. transport, site, planning and liability insurancesetc.)
- hedging costs (for the coverage of currency risks)
- guarantees (costs for bank guarantees)
- overheads (internal costs of the company)
Profit margin
Elments prendre en compte dans le calcul de loffre commerciale
(daprs Helmus, 2008)
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Choix du mode de chiffrage de la cotation
(daprs M. Roux, 2005)
Le mode de chiffrage est, en gnral, impos par le donneur dordre, dans le CdC. Il peut faire
lobjet dune contre proposition par le soumissionnaire.
Les diffrents modes de chiffrage possibles sont :
Le forfait :
chiffrage, non modifiable, dune prestation globale convenue
Le bordereau :
facturation en fonction du dtail des prestations lmentaires dfinies par le client
La srie des architectes :
facturation en fonction du dtail des prestations lmentaires effectues, chiffres par la
profession
La rgie :
rmunration au temps rel pass (i.e. la vacation)
Le Cost plus fee :
marge et frais forfaitaires, reste de la prestation au prix cotant
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Adjudication (Reward of contract) :
critres de choix des offres
(daprs Banque Mondiale)
Exemple de critres recommands par la Banque Mondiale pour
ladjudication doffres de biens et services
Evaluation Criteria, supplementary to the lowest evaluated cost:
(a) Delivery schedule
(b) Deviation in payment schedule
(c) Cost of major replacement components, mandatory spare parts, and service
(d) Availability in the Purchasers Country of spare parts and after sales services for
equipment offered in the bid
(e) Projected operating and maintenance costs
(f) Performance and productivity of the equipment, efficiency and compatibility of the
equipment
(g) Specific additional criteria(related training, safety, and environmental benefits)
Pre- or Postqualification requirements
(a) Financial Capability
(b) Experience and Technical Capacity
(c) The Bidder shall furnish documentary evidence to demonstrate that the Goods it offers
meet the following usage requirement
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Critres Pondration
(%)
Validit et pragmatisme de la mthodologie et du plan de travail 25
Comptence et exprience du fournisseur
Exprience et qualifications de l'entreprise soumissionnaire
Exprience et comptence du ou des personnes engages dans la prestation propose
25
Cot d'intervention raliste
Budget et cot de ralisation de la prestation en fonction de la capacit de payer de
l'entreprise
20
Comprhension de lappel doffres
Adquation de l'offre de service en fonction du cahier des charges
Identification de l'entreprise-cliente et de son environnement
Comprhension du problme et du besoin de l'entreprise
15
Qualit et prcision de l'offre
Qualit de la prsentation de l'offre de service
Apprciation globale de l'offre de service en fonction des besoins de l'entreprise
Prcision des services fournir et des biens livrables
Validit et pragmatisme de l'approche, de la mthodologie et des moyens proposs
10
Calendrier raliste de ralisation 5
Exemple de critres recommands pourlvaluation
(daprs M. Coutu, Direction des Dveloppement des Entreprises et des Affaires, Qubec, 2003)
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Qui rdige le contrat
si possible : service achats du client aid du service juridique
viter simple ngociation/correction du contrat fourni par le fournisseur
De quoi est gnralement compos un contrat
Conditions Gnrales dAchats (CGA) : applicables tous les fournisseurs
Conditions Particulires dAchats (CPA) : spcifiques dun fournisseur particulier (prix, termes,
plan de paiementet exceptions aux CGA )
Ce que doit contenir le contrat
dure de validit du contrat
procdures et les modalits de commande et de livraison
clauses transfert de proprit et des risques
modalits et le plan de paiement
cadrage qualit
pnalits (de retard et/ou techniques)
garanties
gestion des obsolescences
proprit intellectuelle et industrielle
responsabilit (liability)
intuitu personae (conditions de limitation de la cession du contrat un tiers)
modalits de modification du contrat
force majeure
cas de rsiliation et rsolution du contrat
juridiction en cas de litige
.
Le contrat
(http://c.mainardi.free.fr/ao.htm)
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Ralisation
/fabrication
Constat de fin de
travaux
En prsence du vendeur et, si possible, du client.
Listing de tous les quipements prsents
relev des diffrents ouvrages (notamment lectriques et de scurit) et de leur conformit aux
exigences spcifies (dimensionnement, fonctionnement)
essais de bon fonctionnement, vrification qualit et usure
listing des omissions, imperfections ou malfaons constates
Notification des travaux complmentaires excuter et de leur dlai de ralisation
Signature du procs verbal de fin de travaux
Mise en rgime
Chez le client et en prsence du vendeur
capacit nominale, pleine capacit et dans les diffrentes conditions de fonctionnement prvues
Tests de rglage, calibrage et validation
Produits (matires premires, consommables), main duvre et fluides dexploitation fournis par le client
Chez le client, sous la responsabilit et la conduite du vendeur ; mises au point, modifications et rparations
effectues par le vendeur et ses frais
Priode dobservation permettant de vrifier le bon fonctionnement, sans difficults dexploitation ni
dysfonctionnement (lectriques, mcaniques, hydrauliques) :
Remise des documents de conduite et maintenance
Instruction des personnels dexploitation
Fonctionnement en rgime permanent
Respect des prescriptions dhygine et scurit
Produits (matires premires, consommables), main duvre et fluides dexploitation fournis par le client
Mise en service
industrielle
Rception
Constatation du bon fonctionnement, sans dysfonctionnement, dfectuosit ni nuisance
Signature dun procs verbal de bonne rception entre client et vendeur (garantie de parfait achvement )
Ouvre droit, pour le client et pendant toute la priode de garantie , rparation de tous dsordres (hors usure
normale) ou dfauts de conformit
Pices, main duvre et dplacement la charge du vendeur
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Garantie de
prennit de
fonctionnement
Par le vendeur, selon le cahier des charges du client
Responsabilits contractuelles
diffrents stades du cycle de vie
dun projet industriel
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M. Roux. Appels doffres Rdiger, Rpondre, Analyser . Eyrolles2005
T. Craye. Appels d'offres : la stratgie gagnante pour les grer et les remporter . Chiron, 2012
M. Coutu. Guide pour l'laboration d'un cahier des charges. Direction des communication / Direction du
dveloppement des entreprises et des affaires, Qubec, 1995
http://www.mdeie.gouv.qc.ca/fileadmin/contenu/publications/outils_aide/gestion_entreprise/guide_cahier_charge.
pdf
Le site mondial de rfrence pour la publication des appels doffres, notamment par les diverses Organisations de
Dveloppement
http://www.dgmarket.com/
La centrale dachat unique pour lensembles des agences des Nations Unies (UNGM: United Nations Global Market)
https://www.ungm.org/Default.aspx
Les appels doffres en relation avec les projets de dveloppement financs et suivis par les Nations Unies (UNDB:
United Nations Development Business)
http://www.devbusiness.com/
(Guide mthodologique de passation des marchs avec la Banque Mondiale : version 2006 en franais, version
2010 en anglais)
(Guide des documents pour la soumission de biens et services, Banque Mondiale, version an anglais 2004- revised
2010)
Le site Europen de publication/consultation des appels doffres pour les marchs publics Europens
http://ted.europa.eu/TED/main/HomePage.do
Sites de publication/consultation des appels doffres pour les marchs publics des agences gouvernementales des USA
http://www.ga.wa.gov/Business/3start.htm
http://www.proposalwriter.com/doingbiz.html
Le site gouvernemental (Franais) de consultation des appels doffres des marchs publics:
http://www.marches-publics.gouv.fr
Les diffrents formulaires administratifs du dossier de candidature
http://www.marchespublicspme.com/formulaires-administratifs-marches-publics.html
Le site (Franais) de consultation des appels doffres publics et privs
http://www.marchesonline.com/
Klekoon, portail des marchs publics et privs
http://www.klekoon.com/
Bibliographie / Webographie succincte

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