Appuis mthodolo giques

Organiser un Appel doffres

LAppel dOffres : Fiche signaltique Dfinition : Une procdure rglemente, permettant de trouver la meilleure prestation au meilleur prix, en rponse un besoin clairement identifi Responsable de lAO : Cest la Matrise dOuvrage dun Projet qui organise lAO, afin de recruter un ou des Prestataire(s) LAFD vrifie le respect de la procdure dAppels dOffres par la dlivrance dAvis de Non Objection (ANO) diffrentes tapes de lAO

A quoi sert un Appel dOffres ? LAppel dOffres est une procdure organise par la Matrise dOuvrage (MOA) dun projet, afin de slectionner le prestataire proposant les services ou expertises les plus adaptes son besoin et au meilleur prix. Lappel doffres est une mise en comptition, les Soumissionnaires devront donc sattacher proposer des offres prsentant le meilleur rapport qualit/prix, au regard du besoin du Commanditaire. Pour que cette mise en concurrence soit efficace, il faut : Des besoins bien exprims au travers de Termes de Rfrence (TDR) clairs et complets. Les TDR sont loccasion pour le Commanditaire de prendre le temps de rpondre la question : quest-ce que je veux ? Les TDR fournissent aux Soumissionnaires des informations essentielles pour tablir un devis ou une offre pertinents et ralistes, et prendre des engagements quils pourront tenir. Des rgles du jeu retranscrites en critres de slection, qui illustrent ce que lon attend Une consultation dun panel de candidats pertinents

La mise en concurrence est obligatoire pour la passation de marchs Le principe de passation de marchs sur les projets financs par lAFD est la mise en concurrence. Les procdures dites de gr--gr ne peuvent tre envisages qu titre exceptionnel, dans des cas durgence ou dunicit de prestataire par exemple. LAppel doffres est donc la procdure la plus rpandue pour raliser une passation de marchs Diffrents types de march et diffrents types dappels doffres1 Il existe 3 principaux types de march, pour lesquels les types dAppels doffres recommands sont diffrents : Marchs de travaux Marchs de fournitures Marchs de prestations intellectuelles Un Appel dOffres peut tre : - ouvert : lAO est publi et diffus largement, sans limitation a priori du nombre de candidats. Tout prestataire rpondant aux pr-requis donns dans le Dossier dAppel dOffres peut proposer une offre - restreint : laccs lAO est limit une liste restreinte de candidats (short-list), retenus grce une phase de prslection via un Avis Manifestation dIntrt Remarque : il est possible pour des marchs de taille restreinte de procder des consultations directes dune liste de candidats dores et dj identifis comme des oprateurs de qualit. Dans tous les cas, la procdure dAppel dOffres doit respecter la lgislation locale en vigueur. Vous trouverez des informations complmentaires sur les procdures dAppel dOffres, des modles de documents et des guides utilisateurs sur http://www.afd.fr/jahia/Jahia/lang/en/home/Entreprises/pid/1868

Pour chacun de ces types de march, et pour tous types dappels doffres, il est recommand aux Agence de se rfrer au MPO, en particulier aux documents R009- Processus dattribution des marchs pour la ralisation des projets financs par lAFD et U008 - Liste de contrles du processus dattribution des marchs

Appuis mthodolo giques

Organiser un Appel doffres

Les Appels doffres pour les marchs de prestations intellectuelles Sur les projets PRCC, les appels doffres les plus courants concernent des marchs de services / prestations intellectuelles. Une synthse des principales phases dun appel doffres dans ce cadre vous est donne ci-aprs. Remarque : il est recommand dadapter les modes de rmunration envisags au type de prestation
Les tapes d'un appel d'offres pour les marchs de prestations intellectuelles, sous la responsabilit de la MOA 1. L'tablissement d'une liste restreinte, systmatique sur les marchs de services / prestations intellectuelle Cas 1 : Appel Manifestation dIntrt Cas 2 : Consultation directe 2. La Prparation du Dossier dappel doffres (DAO) contenant : - les instructions aux soumissionnaires - les critres d'valuation des offres - les Termes de Rfrence (TDR) - le modle de march 3. La diffusion du DAO - Avis de prslection, publi notamment sur le site de lAFD - DAO comprenant les lments prciss ci-contre - sur le DAO complet Des modles de documents sont proposs sur le site Internet de l'AFD Le DAO est envoy aux candidats figurant sur la liste restreinte Chaque soumissionnaire remet son offre sous pli ferm, avant la date de remise stipule dans l'avis d'Appel d'Offres. Toute offre remise en retard est refuse avant dtre ouverte - Procs-verbal d'ouverture des offres - Rapport dvaluation des offres reue - Choix de l'attributaire provisoire - Information de la slection de son offre l'attributaire - Projet de contrat de march Les documents correspondants Avis de Non Objection (ANO) de l'AFD portant : - sur la mthode de prslection (Cas 1 ou 2) - sur les rsultats de la prslection (tablissement de la liste restreinte) - sur la liste restreinte retenue

4. La Prparation et le dpt des offres par les soumissionnaires, qui sont les candidats figurant sur la liste restreinte 5. L'Ouverture des plis

- sur le Rapport d'valuation des offres reues, et le choix de l'attributaire provisoire - sur le projet de contrat avant sa signature

6. L'valuation des offres

7. L'attribution du march

Au forfait (obligation de rsultat) pour les tudes Au temps pass (obligation de moyens) pour lAssistance Technique et le contrle de travaux

Comment tre sur de rater votre rponse un appel doffres

Un article de Jean-Luc Boulin 6 Commentaires

Il y a environ un mois, Pierre Croizet nous rgalait dun billet lattention des organismes de tourisme institutionnel qui lancent des consultations pour refaire leur site Internet. Sous le titre comment tre sur de rater son appel doffres, il distillait quelques anti-conseils qui ont ravi les web agency a priori habitues rencontrer ce type de situation plus souvent quil ne le faudrait. Mais comme ya pas de raison que tout le monde nen prenne pas pour son grade, quelques blogueurs travaillant dans le public, cest dire de lautre cot de la barrire, ont jou la rponse, partir dexemples vcus. Et cest ainsi que Mathieu Bruc, Paul Fabing et moi-mme vous proposons aujourdhui : comment tre sur de rater votre rponse un appel doffres

Appuis mthodolo giques

Organiser un Appel doffres

Ne lisez pas le cahier des charges :

Finalement, ils se ressemblent tous, les cahier des charges... En clair, un site web de destination touristique, cest un peu toujours pareil : de la sduction en home page, des fonctionnalits de rseaux sociaux (ils adorent a, animer des page FB dans les offices de tourisme), des webcam et de la vido. Simplement, le matre douvrage a peut-tre une situation particulire, un projet partag avec dautres acteurs, une stratgie sur certaines clientles. Et le topo de 20 pages de prsentation du territoire est toujours intressant parcourir pour simprgner de lambiance locale.

Nappelez pas le Matre dOuvrage

Ben oui, on n'aime rien moins que de parler de son projet stratgique quon bichonne depuis 6 mois ! Et quelle ide de penser que le MO puisse avoir une approche originale... et intressante ! Cest dj un bon signe pour la collaboration fructueuse envisage avec lagence...

Envoyez votre plaquette de prsentation de 153 pages pour accompagner votre rponse de 2 pages...

Oui vous tes beaux, on le sait... sinon on ne vous aurait pas consults pardi ! Mais ce qui nous intresse, cest avant tout votre rponse notre projet...

Prsentez de trs beaux visuels mais oubliez dapporter des prcisions quant aux faisabilits techniques

Oui, cest sur, les commissions dappel doffres aiment voir quoi pourrait ressembler le site. Mais il faut derrire avoir des assurances sur la faisabilit technique de la proposition.

Faire des rponses en paragraphes complets qui sont des copier / coller du cahier des charges

a a un avantage, a structure loffre et a permet de remplir quelques pages pour votre rponse. Mais franchement, en gnral, le cahier des charges, cest nous qui lavons crit! alors on le connait...

Appuis mthodolo giques

o

Organiser un Appel doffres

crivez dans la rponse toutes les 3 lignes Office du tourisme ou encore Syndicat d'initiative, a le fait bien aussi !

a nous motive beaucoup pour envisager de travailler avec quelquun qui nous connat si bien !

Faites un beau copier/coller de la rponse que vous avez fait en Alsace le mois dernier, comme l cest en PACA, c'est assez loin...

La choucroute cest un peu une bouillabaisse au fond... Bien entendu, vous avez compris que nous naimions pas nous distinguer pour attirer des touristes ! Et puis personne ne le remarquera bien sr, puisque nous ne nous parlons jamais entre institutionnels, oh non, cest pas bien...

Expliquez que la demande ne correspond pas un vrai site Internet de destination et que par contre vous, vous connaissez parfaitement les attentes des clients

Bien sr, on attend du conseil et des ides de la part de lagence... mais dans son registre technique... Et vous, aimeriez-vous quon vous dise que vous ne matrisez pas votre mtier de base ?

Dites que "ce n'est techniquement pas possible"

Vous pensez bien quon a fait exprs de demander limpossible... Mais cest bizarre, on sest inspir de sites performants et on aimerait bien quand mme ces fonctionnalits que dautres botes ont russi mettre en oeuvre...

Dgommez vos concurrents l'oral

L ce nest pas spcifique au tourisme institutionnel... Cest juste une question de correction... Et pourtant ce nest pas rare !

Expliquez quon ne pourra pas sappuyer sur le SIT du CRT (ou du RsOT) en disant que ce n'est pas compatible

Super, a fait juste 10 ans de boulot et quelques centaines de milliers dEuros pour rien ! Et puis a tombe bien, on avait bien envie de tout ressaisir dans votre outil tellement plus cool !

Ne respectez pas le dcoupage budgtaire demand pour pouvoir comparer les offres

Non, les Matres dOuvrage ne sont pas forcment des bourreaux de ladministratif. Mais si nous demandons une rponse par lot, cest simplement pour mieux pouvoir comparer les offres.

Appuis mthodolo giques

Organiser un Appel doffres

Faites une offre 4 fois plus leve que le budget annonc !

Bon daccord, le budget nest pas souvent indiqu, mais quand il est prcis, vous tes ainsi sr que lon va se pencher avec attention sur votre offre... quon est sr de ne pas pouvoir se payer !

Dites que le calendrier a ne va pas le faire

Figurez-vous quon le sait dj ;-) Oui les prises de dcisions sont souvent longues, mais on est press quand mme, la saison touristique nattend pas ! On le sait que a va tre trs short, mais on vous demande juste de faire limpossible...

Et en conclusion, nous vous invitons partager vos expriences, qu'on continue rire
Retour dexprience sur la dlivrance des Avis de Non-Objection (ANO) La dlivrance des ANO par lAFD est indispensable pour permettre le dcaissement des fonds. Elle est ralise en rponse une demande formelle, par courrier de la Matrise dOuvrage qui joint son courrier des documents sur lesquels porte lANO. Lexprience montre que pour gagner du temps, il est prfrable de raliser dabord des changes par mail sur la base de documents de travail, mme incomplets. Ainsi, lAFD pourra fournir ses commentaires et demandes dinformations si ncessaire et la Matrise dOuvrage pourra les intgrer avant de lancer la procdure formelle, qui prend plusieurs jours.