CREACION DE BASE DE DATOS ACCESS

Resumen
En la interfaz de usuario de Microsoft Access, puede crear una tabla en una base de datos utilizando cualquiera de los siguientes tres mtodos: Puede crear una tabla utilizando el Asistente para tablas. Puede crear una tabla introduciendo datos en una hoja de datos. Puede crear una tabla en la vista Diseo. En este artculo se muestra cmo usar cada uno de estos mtodos.

Creacin de una tabla mediante el Asistente para tablas

Microsoft Access tiene un asistente llamado a Asistente de tabla que se crear una tabla de. Este asistente le ofrece sugerencias sobre qu tipo de tabla se pueden crear (por ejemplo, una tabla de la lista de correo, una tabla de alumnos, una tabla de tareas etc.) y ofrece muchas posibles nombres diferentes para los campos de estas tablas. Para utilizar al Asistente para tablas para crear una tabla, siga estos pasos: 1. Crear una nueva base de datos en blanco. 2. En la ventana base de datos, haga clic en tablas bajo objetos y, a continuacin, haga clic en nuevo . 3. En el cuadro de dilogo Nueva tabla , haga doble clic en Asistente para tablas . 4. Siga las instrucciones en las pginas del Asistente para tablas. Si desea modificar la tabla que crea el Asistente para tablas, abra la tabla en la vista Diseo cuando haya terminado mediante el Asistente para tablas.

Crear una tabla utilizando el Asistente para tablas

En Microsoft Access, tambin puede crear una tabla especificando slo los datos en columnas (campos) en una hoja de datos. Si escribe datos que son coherentes en cada columna (por ejemplo, slo nombres en una columna) o slo los nmeros de otra columna, Access asignar automticamente un tipo de datos a los campos. Para crear una tabla escribiendo simplemente datos en una hoja de datos, siga estos pasos: 1. Crear una nueva base de datos en blanco. 2. En la ventana base de datos, haga clic en tablas bajo objetos y, a continuacin, haga clic en nuevo . 3. En el cuadro de dilogo Nueva tabla , haga doble clic en Vista Hoja de datos . Se muestra una hoja de datos en blanco con nombres de columna predeterminados Field1, Field2 y as sucesivamente. 4. Cambiar el nombre de cada columna que desea utilizar. Para ello, haga doble clic en el nombre de columna, escriba un nombre para la columna y, a continuacin, presione ENTRAR. Puede insertar columnas adicionales en cualquier momento. Para ello, haga clic en la columna a la derecha de donde desee insertar una nueva columna y, a continuacin, en el men Insertar , haga clic en columna . Cambiar el nombre la columna tal como se describi anteriormente. Escribir los datos en la hoja de datos. Introduzca cada tipo de datos en su propia columna. Por ejemplo, si est introduciendo nombres, escriba el nombre en su propia columna y el ltimo nombre de una columna independiente. Si est introduciendo fechas, horas o nmeros, introdzcalos en un formato coherente. Si escribe datos de una manera coherente, Microsoft Access puede crear un tipo de datos apropiado y mostrar formato para la columna. Por ejemplo, para una columna donde se escriben slo los nombres, Access asignar al tipo de datos de texto; para una columna donde se escriben slo nmeros, Access asignar a un tipo de datos numrico. Las columnas que se deja en blanco se eliminarn cuando se guarda la hoja de datos. Cuando ha agregado datos a todas las columnas que desea utilizar, haga clic en Guardar en el men archivo . Microsoft Access le preguntar si desea crear una clave principal. Si no ha introducido datos que pueden utilizarse para identificar de forma exclusiva cada fila de la tabla, como nmeros de pieza o nmeros de identificacin, se recomienda hacer clic en S . Si ha introducido datos que identifican de forma exclusiva cada fila, haga clic en no y, a continuacin, especificar el campo que contiene los datos como clave principal en la vista Diseo despus de que se ha guardado la tabla. Para definir un campo como clave principal una vez guardada la tabla, siga estos pasos: a. Abra la tabla que Access crea partir de los datos que escribi en la hoja de datos en la vista Diseo. b. Seleccione el campo o campos que desee definir como clave principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de fila del campo que desee.

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Para seleccionar varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuacin, haga clic en el selector de fila de cada campo. En el men Edicin , haga clic en Clave principal . Si desea que el orden de los campos de una clave principal de varios campos sea diferente del orden de esos campos en la tabla, haga clic en ndices en la barra de herramientas para mostrar la ventana ndices y, a continuacin, volver a ordenar los nombres de campo para el ndice denominado PrimaryKey.

Como se mencion anteriormente, Microsoft Access asignar a tipos de datos a cada campo (columna) segn el tipo de datos que escribi. Si desea personalizar an ms-la definicin de un campo por ejemplo, para cambiar un tipo de datos que Access asigna automticamente, o para definir una regla de validacin: Abra la tabla en la vista Diseo.

Crear una tabla en la vista Diseo

Si desea crear la estructura de tabla bsica usted mismo y definir todos los nombres de campo y tipos de datos, puede crear la tabla en Disear vista. Para ello, siga estos pasos: 1. Crear una nueva base de datos en blanco. 2. En la ventana base de datos, haga clic en tablas bajo objetos y, a continuacin, haga clic en nuevo . 3. En el cuadro de dilogo Nueva tabla , haga doble clic en Vista Diseo . 4. En el < Nombre de Tabla > : tabla dilogo cuadro, defina cada uno de los campos que desea incluir en la tabla. Para ello, siga estos pasos: a. Haga clic en la columna Nombre de campo y, a continuacin, escriba un nombre nico para el campo. b. En la columna Tipo de datos , acepte el tipo de datos predeterminado del texto que asigna Access o haga clic en la columna Tipo de datos , haga clic en la flecha y, a continuacin, seleccione el tipo de datos que desee. c. En la columna Descripcin , escriba una descripcin de la informacin que contendr este campo. Esta descripcin se muestra en la barra de estado cuando se agregan datos al campo y se incluye en la definicin del objeto de la tabla. La descripcin es opcional. d. Una vez haya agregado algunos campos, deber insertar un campo entre dos otros campos. Para ello, haga clic en la fila debajo de donde desea agregar el nuevo campo y, a continuacin, en el men Insertar , haga clic enfilas . Esto crea una fila en blanco en la que puede agregar un nuevo campo. Para agregar un campo al final de la tabla, haga clic en la primera fila en blanco. Una vez haya agregado todos los campos, defina un campo de clave principal antes de guardar la tabla. Una clave principal es uno o ms campos cuyo valor o valores identifican de forma exclusiva cada registro de una tabla. Para definir una clave principal, siga estos pasos: Seleccione el campo o campos que desee definir como clave principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de fila del campo que desee. Para seleccionar varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuacin, haga clic en el selector de fila de cada campo. a. En el men Edicin , haga clic en Clave principal . Si desea que el orden de los campos de una clave principal de varios campos sea diferente del orden de esos campos en la tabla, haga clic en ndices en la barra de herramientas para mostrar el cuadro de dilogo ndices y, a continuacin, volver a ordenar los nombres de campo para el ndice denominado PrimaryKey. No es necesario definir una clave principal, pero normalmente es una buena idea. Si no define una clave principal, Microsoft Access pregunta si desea que Access cree por usted cuando guarda la tabla. Cuando est listo para guardar la tabla, en el men archivo , haga clic en Guardar y, a continuacin, escriba un nombre nico para la tabla

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