UNIDAD 5 PRINCIPIOS BSICOS DE OPERACIN DEL SISTEMA

OBJETIVO: Se conocer cmo introducir informacin de manera gil, la cual permite la captura de las diferentes plizas contables que conforman la contabilidad de una empresa, del mismo modo, se continuar con la generacin de informacin en la realizacin de una prctica para obtener la balanza de comprobacin de una entidad, al finalizar el curso. TEMARIO 5.1 Navegacin dentro del sistema 5.2 Descripcin de las teclas especiales 5.3 Restricciones de acceso al sistema y subsistemas 5.4 Definicin de los parmetros generales y datos de la empresa 5.5 Tipos de datos (fecha, numricos, alfanumricos, cifras) 5.6 Errores al introducir informacin 5.7 Modos de impresin y preparacin de la impresora 5.8 Funciones herramientas especiales 5.9. Respaldo de informacin dentro del COI

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MAPA CONCEPTUAL

5. Principios bsicos de operacin del sistema.

5. 1. Navegacin dentro del sistema.

5. 2. Descripcin de las teclas especiales

5. 3. Restricciones de acceso al sistema y subsistemas.

5. 4. Definicin de los parmetros generales y datos de la empresa. 5. 5. Tipos de datos (fecha, numricos, alfanumricos, cifras). 5.6. Errores al introducir informacin.

5.7. Modos de impresin y preparacin de la impresora. 5. 8. Funciones herramientas especiales.

5. 9. Respaldo de informacin dentro del COI.

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INTRODUCCIN

Durante los ltimos captulos se ha empezado a utilizar el programa COI para la captura de informacin, con el fin de que te vayas familiarizando con el mismo. Podrs observar que cada vez debe ser menos complicado para ti poder capturar la informacin plasmada en las plizas contables. Sin embargo, en este Unidad podrs estudiar ms sobre este programa contable, viendo algunas funciones que te permiten corregir la informacin y desplazarte para generar los estados financieros. A pesar que se est utilizando una versin bsica, en la prxima Unidad podrs descargar de la pgina de COI, la versin actualizada del sistema, para que de esta manera puedas comparar las diferencias existentes entre ambas versiones. Cada ao, e inclusive cada vez que hay una modificacin fiscal que afecte considerablemente la contabilidad de una empresa, los fabricantes de programas contables emiten actualizaciones de sus programas, permitiendo con esto, facilitar las operaciones contables dentro del rea administrativa de una empresa; no obstante, las versiones slo cambian en algunos aspectos, la captura de informacin, la estructura de catlogos de cuentas, los respaldos de informacin y la generacin de estados financieros bsicos, se conservan de la misma forma como podrs observar posteriormente.

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5.1 NAVEGACIN DENTRO DEL SISTEMA

En Unidades anteriores conociste la parte del catlogo de cuentas y la captura de las plizas contables. Pero, COI tiene otras opciones que ahora veras.

COI tiene un men principal donde encontrars las siguientes opciones:

Archivos. Permite trabajar sobre los archivos principales que contienen la informacin con la que se est trabajando en la empresa, como son: catlogo de cuentas, plizas, activos, etctera.

Edicin. Permite modificar los archivos de trabajo como son catlogo de cuentas, plizas, activos, etctera. Ver. Permite visualizar la informacin filtrada o seleccionada de las plizas, catlogo de cuentas, activos, etctera. Reportes. Emite la informacin financiera de la empresa como son los estados financieros del balance general, estado de resultados, auxiliares, balanza de comprobacin, etctera.

Grficas. Permite la emisin de algunas razones financieras sobre la situacin que tiene la empresa en la informacin financiera que se tiene en la base de datos correspondiente.

Procesos. Ayuda en la elaboracin de la contabilidad a travs de los diferentes meses, con la creacin de periodos, contabilizacin, revaluacin de activos, traspasos de saldos, etctera.

Utileras. Permite generar algunos accesorios al sistema como son respaldos, reinstalacin del respaldo generado previamente, etctera.

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Configuracin. Accede a la configuracin de la empresa dentro del programa contable en cuanto a los datos de cmo se esta trabajando en las plizas, estructura del catlogo de cuentas, monedas utilizadas, datos de la empresa, perfiles de usuario, etctera.

Adems, cuenta con una serie de iconos que permiten trabajar de forma directa en las aplicaciones correspondientes, como se vio en la Unidad dos.

5.2 DESCRIPCIN DE LAS TECLAS ESPECIALES Las teclas especiales son aquellas que permiten realizar operaciones dentro de COI por medio del teclado. Existen dos tipos de funciones rpidas, aquellas que se encuentran oprimiendo dos o tres teclas, como son: Dentro del men de archivo se encuentra: Alt + F4 Salir del sistema

En el men de edicin se encuentran: Alt + Ins Agregar una pliza contable o una cuenta contable Alt + BackSpace Modifica una pliza o cuenta Alt+Del. Elimina una pliza o una cuenta Ctrl+Ins. Copia una pliza o una cuenta Shift+Ins Pega una pliza o cuenta

En el men ver se tienen los siguientes accesos:

F5 Permite filtrar las cuentas o plizas F6 Restaura las plizas o cuentas eliminadas o modificadas F3 Busca alguna pliza o cuenta en especfico F4 Proporciona la pliza siguiente Otras se encuentran dentro del men de iconos, stas podrn variar dependiendo de la versin de COI que se est utilizando.
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Existen otros tipos de teclas rpidas en algunas versiones del COI, dentro del men principal, donde se encuentra subrayada la tecla de la opcin a seleccionar, por ejemplo, en el men de edicin se tiene subrayado la letra C para indicar que se puede tener acceso rpido a cortar, oprimiendo slo esta tecla.

Esta combinacin de teclas o seleccin de letras, permite trabajar en forma ms gil dentro del COI que se est utilizando.

5.3.

RESTRICCIONES DE ACCESO AL SISTEMA Y SUBSISTEMAS

El programa COI, al igual que todo el software, tiene restricciones en el acceso del mismo, por lo que puede utilizar una clave de acceso por usuario previamente definido en el programa contable.

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Los usuarios podrn ser definidos en el men de configuracin, perfiles de usuario.

Con base en las caractersticas del usuario previamente definido por el administrador del programa, ste podr modificar o no la base de datos, e inclusive realizar interfaces de informacin de otros subsistemas, con lo cual permite designar responsabilidades a ciertos usuarios, para modificar o ingresar informacin a la base de datos como se vio en la Unidad anterior.

En esta opcin se les dan atributos a los usuarios en base, a saber:

Catlogo de cuentas: - Agregar - Modificar - Eliminar - Copiado especial Plizas: - Agregar - Modificar - Eliminar - Imprimir Plizas modelo - Contabilizar - Imprimir

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Exportacin archivos Imprimir

de

Copiar plizas de otro periodo Auditora Copiado especial Exportacin de archivos Tabla de INPC Imprimir

Rango de cuentas: - Agregar - Modificar - Imprimir Catlogo de moneda - Agregar - Modificar - Imprimir - Captura de tipos de cambio

Auxiliares - Imprimir

Departamentos - Agregar - Modificar - Imprimir Catlogo de activos - Agregar - Modificar - Eliminar - Copiado especial - Exportacin de archivos - Imprimir - Baja contable Tipos de activo - Agregar - Modificar - Imprimir

Balanzas de comprobacin - Copiado especial - Exportacin de archivos - Imprimir

Ver Modificar filtros personalizados Configuracin de consultas Copiado especial

Verificacin de activos - Depreciacin de activos fijos - Revaluacin de activos fijos - Conciliacin de activos

Reportes - Diario general - Balance General - Estado de Resultados - Libro mayor - Reexpresin de saldos - Presupuestos - Reportes del usuario - Cuentas - Emisin de plizas - Saldo promedio diario Grficas - Liquidez - Apalancamiento - Prueba del cido - Das de cartera - Rotacin de inventarios - Ventas - Utilidad - Gastos de operacin. - Activo, Pasivo, Capital - Grficas del usuario - Modificacin de datos - Grabar grfica -

Editor de formatos: - Editor - Lista de campos de editor - Lista de comandos del editor Hojas de clculo - Hojas financieras - Hojas fiscales

Procesos - Creacin del sig. periodo - Diagnsticos para el traspaso - Traspaso de saldos - Borrado de mov. - Contabilizacin - Balanza anual - Pliza de cierre - Pliza de depreciacin - Pliza de ajuste cambiario. - Revaluacin de activos fijos - Integracin de

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Utileras - Traduccin de archivos - De cuentas a activos - Exportacin de archivos - Importacin de archivos - Control de archivos

Respaldo de archivos - Generacin de respaldo - Recuperacin de respaldo

plizas Ajuste anual por inflacin. Configuracin - Parmetros del sistema - Datos de la empresa - Cambio de contrasea -

Un usuario puede tener diferentes caractersticas con base en la tabla anterior, y con ello desarrollar sus actividades en el rea, utilizando la base de datos del programa contable.

5.4.

DEFINICIN DE LOS PARMETROS GENERALES Y DATOS DE LA EMPRESA

El men parmetros del sistema se ubica dentro de la opcin configuracin:

Inmediatamente aparece la primera opcin sobre las cuentas que se manejan en el programa contable. Ah encontramos la configuracin principal del catlogo de cuentas que se maneja como se vio en captulos anteriores. Observa cmo est definido por grupo de cuenta es decir XXXX-XXX-XXX, donde el primer grupo tiene cuatro dgitos, el segundo y tercer nivel, tres dgitos.

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En la parte de captura de cuentas se encuentra las opciones de:

Los grupos de cuentas dentro del catlogo estn separados por guiones. Captura de saldos iniciales, permitiendo trabajar en el catlogo de cuentas ingresando las cantidades correspondientes. Alta de cuentas en traspasos de saldos de un periodo a otro. COI maneja por cada mes un periodo diferente, y cuando se empieza a trabajar en el mes siguiente, se tiene que crear un nuevo periodo. Es decir, cuando se termina de trabajar la informacin de, digamos, enero y se empieza la captura del mes de febrero, hay que crear un periodo, el programa traspasa automticamente los saldos de un periodo a otro. Esta opcin permite dar de alta cuentas cuando se inicia un nuevo periodo, cuando se est trabajando en febrero, agregndola en el catlogo de cuentas de este mes.

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En plizas,

la

opcin

de

permite

definir

qu tipo de pliza se va a trabajar, es este caso son diario (Dr), ingresos (Ig) y egresos (Eg). El COI

permite trabajar hasta 12 tipos de plizas Adems tiene la opcin de definir la captura de plizas: Opcin Nmero secuencial Activo Cuando se crean No activado las Permite asignar de el

pliza asigna un numero nmero

pliza,

consecutivo en base al siempre y cuando no sea tipo de pliza repetitivo en el periodo de trabajo. Folio nico (esta opcin Al dar de alta una pliza, El estar est opcin secuencial. Sin decimales disponible habilitada sistema asigna de un

si el sistema asignar un nmero la nmero secuencial

pliza

de secuencial en base al tipo

nmero pliza sin importar el tipo de pliza de que se trate. de pliza de que se trate. El sistema no considera El los decimales en programa permite

las capturar los decimales en las plizas contables.

plizas. Mes de ajuste (13)

Permite trabajar un mes Slo permite trabajar los adicional para introducir 12 meses del ejercicio las plizas de ajustes de auditoras del ejercicio

Auxiliares por fecha

En la consulta e impresin de los

En

los

auxiliares,

las

plizas se ordenarn por

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auxiliares, stos se ordenarn por fecha Contabilizar en lnea Al grabar las plizas el sistema afectar automticamente los

tipo y nmero de pliza.

Al grabar una pliza, no se afectarn los saldos de las cuentas Para

saldos de las cuentas que correspondientes. estn utilizando

actualizarlos, debers de ejecutar el proceso de contabilizacin.

Alta

de

cuentas

en Te permite dar de alta las Para

ingresar

cuentas

plizas

cuentas al catlogo de slo se podr realizar cuentas en el momento mediante la opcin del de capturar las plizas catlogo de cuentas. (las cuentas tienen que ser de detalle)

Cuadrar plizas autom.

Se cuadrarn las plizas No

permite si no

ingresar estn

Trabaja en conjunto con automticamente las cuenta en la cuadre utilizando parte cuadre la

plizas

cuenta debidamente cuadradas. en la

definida inferior.

definida

parte de abajo.

La cuenta cuadre se utiliza principalmente cuando se ocupan interfaces de otros subsistemas (nmina, inventarios, cuentas por cobrar o cuentas por pagar) y por consiguiente se encuentran diferencias de centavos en las plizas generadas por estos subsistemas. Esta diferencia se analiza en contabilidad y se ajusta contra la cuenta que corresponda segn la variacin encontrada. En la opcin de activos, el sistema tiene dos:

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 Cuenta de bancos, en este campo se deber indicar la cuenta contable que el sistema sugerir en la partida correspondiente a Banco, en la pliza de alta de activos Cuenta IVA, en este campo se deber indicar la cuenta contable que el sistema sugerir en la partida correspondiente a IVA, en la pliza de alta de activos. Por ltimo, en la opcin de multimoneda si se activa sta, y el sistema permitir lo siguiente: Solicitar el tipo de cambio al ingresar el programa, cada vez que se entre al COI, te pedir el tipo de cambio del da para llevar un historial. Proponer el tipo de cambio en la captura de las plizas, en el momento que se captura la pliza se pedir el tipo de cambio del da para almacenarlo en su historial. Esta opcin se est utilizando frecuentemente en las empresas, ya que debido a la globalizacin econmica, ms empresas de todo tipo realizan transacciones con el exterior. Dentro del men datos de la empresa, ubicado en la opcin de configuracin:

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Se ubicarn los datos de identificacin de la empresa.

No. de Empresa. Muestra el nmero de empresa con la que se est trabajando. No. de serie. Es el nmero de serie que tiene el programa COI registrado desde la fbrica. Razn social. El nombre de la empresa con la que se est trabajando, sta tiene que coincidir con los datos que se proporcionaron para dar de alta la empresa en el centro telefnico del COI, junto con el nmero de serie del programa y de ah se generar la clave de alta.

Clave de alta. Esta es proporcionada en el centro de atencin telefnica del COI, y es con la que se van a registrar los datos de la empresa, sta tiene que coincidir con el nmero de serie, el nombre de la empresa. Con tal clave se podr quitar el nombre de empresa invlida y se podrn ingresar los datos de la empresa con la que se est trabajando.

Direccin. Permite escribir la direccin de la empresa. Poblacin. Informa sobre la situacin geogrfica de la empresa. RFC. Registro Federal de Contribuyentes. Registro estatal. En caso de que la empresa cuente con este cdigo adicional.

Este mdulo es importante cuando se tiene que actualizar la informacin de la empresa, para que de este modo, cuando se generen los estados financieros, contengan la informacin completa de la empresa con la que se est trabajando y
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se elimine el nombre de empresa invlida, que es nombre que se tiene cuando se est trabajando un demo en el programa COI.

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Retomando la prctica que se est desarrollando desde Unidades anteriores. Ingresa en el men archivos, plizas, donde aparecer una pantalla con todas las plizas que se hayan registrado. Selecciona cada una de las plizas que capturaste Verifica la captura de las plizas de ventas y compras de mercancas, en caso que haya algn error, ahora podrs corregir las plizas

correspondientes. Ingresa 15 operaciones ms del mes que ests trabajando, pueden ser compras o ventas, siguiendo el registro que realizaste en la Unidad anterior.

En prximas actividades podrs seguir enriqueciendo tu prctica para que de esta manera puedas emitir los estados financieros de la empresa que ests trabajando.

5.5.

TIPOS DE DATOS (FECHA, NUMRICOS, ALFANUMRICOS, CIFRAS)

En COI existen diferentes tipos de campos donde se puede introducir informacin en base a sus caractersticas:

Texto. Numrico.
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Alfanumrico. Seleccin. Fecha DD/MM/AA.

Por ejemplo, cuando se tiene el men para ingresar una cuenta en el catlogo de cuentas, se trabaja sobre la siguiente pantalla:

Campo No de cuenta

Tipo Texto o numrico Texto Seleccin Seleccin Numrico Numrico Numrico

Descripcin Tipo de cuenta Departamental Saldo inicial Saldo final Presupuesto mensual Presupuesto anual Presupuesto acumulado

Numrico Numrico

Para una pliza contable, en la parte del encabezado, se tendran los siguientes campos:
Campo Tipo Nmero Tipo Seleccin Alfanumrico o numrico DD/MM/AA Alfanumrico

Fecha Concepto de la pliza

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Es muy importante saber el tipo de campo que se tiene que llenar para ingresar los datos de modo correcto, en caso contrario el programa contable marcar error para que se corrija los datos correspondientes.

5.6. ERRORES AL INTRODUCIR LA INFORMACIN Algunos problemas que se encuentran dentro del programa contable seran los siguientes:
PROBLEMAS El sistema dice: la cuenta debe ser de detalle. SOLUCIONES Debes escoger y/o anotar un nmero de cuenta que sea nicamente de detalle.

El sistema dice: la cuenta no existe. Desea darla de alta?

Escribiste un nmero diferente de cuenta a los existentes en el catlogo, en caso de contestar afirmativamente, se presentar la ventana de captura de Catlogo de cuentas. Ver: Alta de cuentas

El sistema dice: Es necesario indicar un nmero de departamento.

La cuenta que se afecta est configurada como cuenta departamental, y no se le asigno un nmero de departamento al momento de capturar la pliza. Ver: Alta de cuentas El nmero que tecleaste es errneo, y/o la cuenta no es de detalle, y/o el nmero de cuenta no ha sido dado de alta. Los sumas de los importes de las cuentas en el Debe y Haber no son iguales, debes anotar los importes correctos. Slo anotaste importes en una sola columna ya sea en el Debe o en el Haber. Si no cuadra y necesita revisar los documentos de los que proviene, puedes grabarla temporalmente como pliza modelo. Despus cuando hayas corregido la informacin, puedes incluirla dentro del Archivo de plizas y contabilizarla sin problemas.

El sistema no acepta el nmero de alguna cuenta.

El sistema dice: La sumas no cuadran.

Cuando se corrija alguna pliza contable de periodos anteriores, se debern traspasar los saldos hasta el periodo que se est trabajando, para actualizar de esta manera los saldos de las cuentas contables. Por ejemplo, si ests trabajando

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en el mes de mayo y se corrige una pliza de enero, debers traspasar los saldos de enero a mayo, para actualizar los saldos de las cuentas de enero a mayo.

5.7.

MODOS DE IMPRESIN Y PREPARACIN DE LA IMPRESORA

Se ubica en el men archivo, especificar impresora. Donde aparecer la siguiente pantalla:

En esta pantalla se podr definir:

Los tipos de letra en el reporte. Mrgenes en milmetros tanto superior como inferior. Especificar la impresora en caso que se tengan definidas ms de una impresora. El botn configurar permite cambiar los parmetros de impresin como son: Tipo de papel. Orientacin del papel. Fuente de alimentacin del papel. Calidad de impresin. Puerto de conexin.

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5.8.

FUNCIONES HERRAMIENTAS ESPECIALES

Las funciones especiales que provee COI van a cambiar con base en la versin que se est manejando, debido a las modificaciones fiscales o legales que van surgiendo en nuestro pas. Por ejemplo: La versin de COI 5.7 considera:

Declaracin informativa de operaciones con terceros, lista para enviarse al SAT (Declaracin DIOT). Diversos reportes con el IVA trasladado y acreditable, de acuerdo a las nuevas tasas establecidas de 15 a 16% en operaciones dentro de territorio nacional y de 10 a 11% en zona fronteriza.

Reportes del IVA e ISR retenido, tanto en pago a proveedores como en ingresos. Calculo del IETU (ingresos efectivamente cobrados egresos

efectivamente pagados) y elaboracin de la declaracin estadstica que se tiene que enviar mensualmente al SAT. Son las ventajas que van ofreciendo las nuevas versiones que los proveedores de programas contables incluyen en sus softwares para apoyar la actividad administrativa dentro de una organizacin de una forma ms eficiente y eficaz.

5.9.

RESPALDO DE INFORMACIN DENTRO DE COI

Como se vio en la Unidad anterior, respaldar la informacin en COI es muy sencillo, pero sumamente importante, ya que si se llega a perder la informacin se puede restaurar por medio de los respaldos que se han generado. COI trabaja por periodos, por lo que hay que respaldar por mes trabajado, es decir, debe generarse un respaldo por enero, febrero, marzo, abril, etc., un respaldo por mes, por si llegara a daarse un archivo pueda restaurarse sin ningn problema.

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Para restaurar la informacin debe trabajarse en el men utileras,

generacin de respaldo Donde aparece la siguiente pantalla, hay que seleccionar todos los archivos por medio del botn agregar todo. Despus hay que seleccionar el botn respaldo, para que se genere el archivo de respaldo, en la ruta marcada directorio

destino, en este ejemplo es en c:\ se generar el archivo

resp0110.02 Dentro de la pantalla principal, adems, se encuentra la opcin de reinstalacin de respaldo. sta se utiliza cuando la informacin que se ha capturado en COI se ha daado o perdido, por lo que se recupera por medio del uso del archivo del respaldo del mes correspondiente.

La reinstalacin del respaldo de archivos es una manera muy sencilla de restaurar la informacin, slo se tiene que seleccionar la ruta donde se encuentra el archivo de respaldo en el directorio fuente. En el recuadro aparecer el archivo donde se encuentra el respaldo, slo hay que seleccionar el botn reinstalar y de este modo se restaura la

informacin del respaldo.

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Estas acciones son importantes para cualquier programa, ya que crear respaldos peridicos de la informacin es una medida de control interno para no perder la informacin que se genera en estos programas.

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Contina con la prctica, y ahora es tiempo para que se contabilicen y capturen la informacin correspondiente a los gastos de la empresa.

Da Concepto
2 3 6 10 15 25 29 30 Luz Telfono Papelera Despensa Sueldos y sala Taxis Papelera Sueldos y sala

Importes
1,230 689 845 564 16,593 454 654 16,593 -

Impuestos retenidos

IVA
196.8 110.24 135.2 90.24 2654.88 72.64 104.64 2654.88

Total
1,427 799 980 654 19,248 527 759 19,248 43,642

Forma de pago
Efectivo Efectivo Crdito Crdito Efectivo Efectivo Crdito Efectivo

3,988

3,988

Genera las plizas correspondientes segn el da que corresponda, posteriormente captralas en el COI. No olvides respaldar tu informacin al terminar de trabajar.

En la prxima Unidad se vern las ltimas plizas correspondientes a este mes y empezars a trabajar en el mes siguiente.

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AUTOEVALUACIN

1. Menciona las dos formas de mens que se tienen para navegar en el COI . . . 2. Menciona dos tipos de teclas especiales . . . 3. Menciona los parmetros que se pueden definir en el sistema . . . 4. Qu es la cuenta cuadre? . . . 5. Cul es el objetivo de la opcin de multimoneda? . . .

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6. Menciona los diferentes tipos de campos que se pueden encontrar en el COI . . . 7. Qu se tiene que hacer cuando se tiene que corregir una pliza de meses anteriores? . . . 8. Por qu se tiene que generar los respaldos por mes en el COI? . . . 9. Qu opciones pueden corregirse en el mdulo de especificar impresora? . . . 10. Por qu es importante ingresar los datos de la empresa? . . .

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RESPUESTAS

1. El men principal situado en la parte superior de la pantalla y el men por medio de iconos. 2. Aquellas que se encuentran oprimiendo dos o tres teclas y aquellas que se encuentran tecleando una tecla del men principal del COI. 3. Los parmetros que se pueden modificar es la estructura de las cuentas que intervienen en el catlogo de cuentas, las plizas con las que se trabajar en el programa, el control de activos y el control de multimonedas. 4. La cuenta cuadre se utiliza cuando se selecciona cuadrar plizas automticamente en la opcin de plizas de los parmetros del sistema. Permite controlar el monto por el cual las plizas se encuentran descuadradas contabilidad. 5. La opcin multimonedas tiene por objetivo el crear una base de datos sobre los diferentes tipos de cambio que se utilizan en la contabilidad. 6. Texto, numrico, alfanumrico, de seleccin y de fecha. 7. Se tiene que traspasar los saldos para que se actualicen, desde el mes que se corrigi la pliza hasta el mes que se est trabajando. 8. Por el COI trabaja por meses o por periodos y por consiguiente cada mes debe tener un respaldo de informacin para que en caso que suceda algo, se pueda restaurar la informacin del periodo correspondiente. 9. Los tipos de letra en el reporte, mrgenes en milmetros tanto superior como inferior y especificar la impresora en caso que se tengan definidas ms de una impresora. 10. Es importante ingresar los datos de la empresa para cuando se generen los reportes financieros, stos contengan la informacin de la empresa y no tengan el nombre de empresa invlida. para posteriormente ajustar esta diferencia en la

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UNIDAD 6 PUESTA EN MARCHA Y OPERACIN DEL SISTEMA

OBJETIVO: En estos ltimos captulos se dar el cierre de algunos temas se vieron durante la prctica realizada en el curso, con lo cul ser mucho ms sencillo para el grupo intercambiar sus puntos de vista, sugerencias e incluso, se podrn confrontar los cambios que se han dado en algunas ltimas versiones en el mercado del COI. TEMARIO 6.1 Catlogo de cuentas 6.2 Altas de cuentas 6.3 Movimientos al catlogo (cancelacin y modificacin a las cuentas 6.4 Consultas al catlogo de cuentas 6.5 Impresin del catlogo de cuentas 6.6 Plizas 6.6.1 Captura de plizas 6.6.2 Mantenimiento a las plizas (modificaciones y cancelaciones) 6.6.3 Consulta de plizas 6.6.4 Emisin de plizas 6.6.5 Contabilizacin de las plizas 6.7 Balanza de comprobacin 6.8 Consultas y reportes 6.9 Diario general
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6.9.1 Admisin del diario general 6.10 Auxiliares 6.10.1 Consultas y emisin de auxiliares mensuales 6.10.2 Consultas y emisin de auxiliares anuales 6.11 Reportes financieros 6.11.1 Emisin de reportes financieros 6.11.2 Diseo de reportes definidos por el usuario 6.12 Procesos especiales 6.12.1 Terminacin e inicio de un periodo mensual 6.12.2 Proceso de verificacin de programas y archivos de datos 6.13 Utileras del sistema 6.13.1 Proceso de verificacin de programas y archivos de datos 6.13.2 Proceso de regeneracin de archivos ndice 6.13.3 Proceso de recuperacin de archivos 6.14 Respaldos de informacin 6.14.1 Definicin de los periodos de respaldo 6.14.2 Diseo de la hoja de control de respaldos 6.14.3 Proceso de respaldo y recuperacin de archivos 6.14.4 Proceso de restablecimiento de la informacin

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MAPA CONCEPTUAL
6. Puesta en marcha y operacin del sistema. 6. 1. Catlogo de cuentas. 6.2. Altas de cuentas. 6.3. Movimientos al catlogo. 6. 4. Consultas al catlogo de cuentas. 6. 5. Impresin del catlogo de cuentas. 6.6. Plizas. 6.7. Balanza de comprobacin. 6. 8. Consulta y reportes. 6.9. Diario general. 6.10. Auxiliares. 6. 11. Reportes financieros. 6. 12. Procesos especiales. 6. 13. Utileras del sistema. 6. 14. Respaldos de informacin.

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INTRODUCCIN
En todo el libro se ha visto la utilidad de manejar un programa contable dentro de la empresa, apoyando en la emisin de la informacin financiera. Se ha practicado en la introduccin de las transacciones de una empresa, para en este captulo poder emitir los Estados Financieros correspondientes. En este captulo podrs practicar sobre el COI que actualmente est comercializando Aspel. Visita la pgina de internet www.aspel.com.mx y en la parte derecha localiza la opcin para bajar o descargar el COI en su ltima versin, en forma demo por 30 das.

Con esto podrs ver a lo largo de la siguiente unidad que las operaciones en diferentes versiones del programa contable son muy similares, slo tienen algunas variaciones por las disposiciones fiscales que se encuentran vigentes. Descarga o baja el archivo ejecutable, gurdalo en tu computadora y posteriormente ejectalo para instalar el programa. En la seleccin del tipo de instalacin elije la opcin local o servidor, para que manejes la versin monousuario en tu computadora. Sigue los pasos para instalar el programa demo, selecciona el catlogo que ya viene precargado en el sistema

Por ltimo, selecciona el periodo de trabajo para que de esta manera puedas empezar a trabajar en la empresa.

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Observa cmo el men principal de COI es muy similar al que se ha venido trabajando.

(a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) Se tiene en la parte superior los mens: archivos, edicin, ver, reporte, grficas, procesos, utileras y configuracin y en el men de iconos los dibujos representan: (a) Catlogo de cuentas (c) Balanza de comprobacin (b) Plizas (d) Catlogo de cuentas

departamentales (e) Libro mayor (f) Balanzas de comprobacin departamentales (g) Grficas (i) Administrador de periodos (h) Calculadora (j) Salir

Con esto podrs tener la ltima versin de COI en tu computadora por 30 das y as comparars las diferencias que tiene con versiones anteriores.

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6.1 CATLOGO DE CUENTAS

Grupo cuentas

de

Cuentas que pertenecen al grupo de cuentas seleccionado

Movimientos que tiene la cuenta seleccionada

Iniciando COI, lo primero que aparece es la pantalla del catlogo de cuentas con el cual se trabaja en la contabilidad. Observa cmo se divide la pantalla en diferentes partes, en la parte izquierda se visualizan los grupos de las cuentas, al seleccionar cada grupo se despliegan en la parte derecha superior las cuentas que lo conforman en la ventana adjunta y en la parte inferior los movimientos que integran la cuenta seleccionada. En la parte inferior derecha se visualiza la descripcin de movimientos, es una funcin rpida que ofrece las nuevas versiones de COI, donde se tiene la siguiente informacin:

Tipo de pliza (ingresos, egresos, diario). Nmero de la pliza. Fecha de las plizas. Concepto registrado. El movimiento de la cuenta seleccionada, si es cargo (debe) o si es abono (haber).

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En la parte inferior, se despliegan los diferentes meses que conforman el ejercicio de la empresa, recuerda que COI trabaja por periodos mensuales, por lo que el catlogo de cuentas en cada mes puede ser diferente. La pantalla del catlogo de cuentas permite no slo consultar las cuentas, tambin se puede acceder a los auxiliares de la cuenta seleccionada y la pliza que se haya seleccionado para poderla ver o en su caso editar. Para acceder al catlogo de cuentas por medio del men principal, se encuentra dentro de la opcin archivos, catlogo de cuentas, igual como se vena trabajando. La estructura del catlogo es igual a como se haba estudiado en las Unidades previas XXXX-XXX-XXX. Cada grupo de dgitos est separado por medio de guiones y representan los tipos de cuentas que intervienen en la contabilidad:

Cuentas de activo. Cuentas de capital. Cuentas de costos.

Cuentas de pasivo. Cuentas de ingresos. Cuentas de gastos.

(a) (b) (c) (d)

(e) (f) (g) (h) (i)

(j) (k) (l)

En la parte superior se encuentra el men de iconos relativos al catlogo de cuentas. Entre algunas funciones se pueden mencionar las siguientes: a) Agregar cuenta. c) Eliminar una cuenta. e) Buscar cuentas. g) Visualizacin previa. i) Exportar cuentas. b) Modificar una cuenta. d) Filtrar cuentas. f) Imprimir el catlogo. h) Copiar cuentas. j) Preparar informacin para enviarla por internet. k) Publicar informacin por internet l) Exportar informacin a Palm.

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Como se puede observar, algunas funciones son novedosas, pero las bsicas de agregar, modificar y eliminar cuentas son las mismas que se han venido trabajando.

6.2 ALTA DE CUENTAS Para dar de alta las cuentas en el catlogo, se selecciona el icono de agregar registro o presiona las teclas Alt + Ins, para que aparezca la siguiente pantalla. Donde debe teclearse el No. de cuenta, el cual debe seguir la estructura del catlogo que se est trabajando, la descripcin de la cuentas (nombre), tipo de cuenta (acumulativa o detalle), saldos (iniciales y finales) y los presupuestos (mensuales, anual y acumulado). Como puedes observar, los datos requeridos son los mismos que se vieron en la Unidades previas. Lo nuevo es en la parte de atributos de la cuenta, donde se pide la siguiente informacin: Naturaleza de la cuenta (deudora o acreedora) y los rubros o grupos a los que pertenece, los cuales botones pueden asociar modificarse cuenta o mediante en su los caso

desasociar cuenta. En la parte inferior se puede marcar una contrapartida de la cuenta en caso de tenerla, por ejemplo: costo de ventas su contrapartida sera almacn.

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6.3. MOVIMIENTOS AL CATLOGO (CANCELACIN Y MODIFICACIN A LAS CUENTAS) Para modificar un registro en el catlogo de cuentas, primero debe seleccionarse la cuenta a modificar, despus hay que elegir el icono de modificar una cuenta, o bien presionar las teclas Alt+Bksp, para que en la pantalla del catlogo en la parte izquierda, se vea cmo permite la edicin de la cuenta. Por ejemplo, si se modifica la cuenta de capital social, observa cmo se ilumina de azul y aparece un recuadro en la cuenta en la parte izquierda de la ventana.

Para eliminar un registro debe seleccionarse la cuenta a suprimir, posteriormente oprimir el icono de borrar una cuenta, o bien las teclas Alt+Del para se despliegue la siguiente pantalla:

Observa cmo todos los campos del detalle de la cuenta son grises,

selecciona el botn aceptar, para que te aparezca el mensaje: Est seguro de eliminar la cuenta?

Al oprimir S, la cuenta en la parte izquierda del catlogo desaparecer, sin embargo, la codificacin de ese registro no se podr ocupar con otra cuenta.

6.4. CONSULTAS AL CATLOGO DE CUENTAS Las consultas de cuentas se realiza mediante la pantalla principal del catlogo de cuenta, seleccionando el grupo correspondiente y de esta forma se desplegarn las cuentas que lo conforman, para que se desglosen las partidas (Auxiliares) que integran esa cuenta como se vio en el primer tema de esta unidad. Tambin se puede utilizar el icono consultar registro , o la funcin F3, con

lo que aparecer en la pantalla un recuadro para escribir el nombre de la cuenta,

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posteriormente hay que seleccionar la flecha para que aparezca la cuenta a buscar en la pantalla, por ejemplo si se teclea el nombre capital y se oprime la flecha, aparecer la cuenta de la siguiente forma:

Esto permite una bsqueda rpida cuando se estn manejando catlogos de cuentas muy grandes.

6.5 IMPRESIN DEL CATLOGO DE CUENTAS Para poder imprimir el catlogo de cuentas deben visualizarse las cuentas en la pantalla principal, ya sea mediante la bsqueda de cuentas por medio de los grupos de cuenta (parte izquierda del men principal del catlogo), o por conducto del icono de bsqueda de registros, o bien con el icono de filtrar registros para que aparezca la siguiente pantalla: Filtrando las cuentas por grupo de cuentas desde una cuenta en especfico hasta la ltima cuenta del grupo correspondiente. Tambin se puede filtran por el tipo de cuenta (todas, slo acumulativas, slo detalle). Con lo anterior, visualizando el grupo de cuentas en la pantalla principal se podr seleccionar el icono de imprimir donde aparecer la pantalla de impresin.

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Donde puede seleccionarse la impresora en caso de trabajar con varias impresoras, el nmero de copias, el rango de pginas, la vista preliminar en caso de necesitarla. .

Si se requiere visualizar antes lo que se va a imprimir puede seleccionar el icono visualizacin previa.

Con esto se podr visualizar la impresin antes de ejecutar la funcin y as mediante su men de iconos se podrn:
(a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) (k) (l) (m) (n) (o)

(a) Disear el reporte. (c) Ajustar la impression.

(b) Imprimir (d) Configurar pgina

(e) mostrar el reporte completo en (f) contraer el reporte a una pgina forma miniatura.
(g) cambiar el color del fondo del (h) agrandar el reporte

reporte.
(i) agrandar el ancho de pgina. (k) visualizar dos pginas. (m) visualizar mltiples pginas. (j) visualizar la pgina entera. (l) visualizar cuatro pginas. (n) ajustar el ancho de la pgina acorde

a la fuente.
(o) % para visualizar el reporte. 150 | P g i n a

Esto permitir hacer modificaciones en las impresiones del catlogo antes de imprimirlo. Otra forma de imprimir el catlogo de cuentas es mediante el men reportes, catlogo de cuentas Esta opcin permite generar adems del catlogo de cuentas, el saldo promedio diario mensual de las cuentas. ste ltimo reporte ayuda en el clculo del impuesto sobre la renta en la declaracin anual de la empresa.

6.6 PLIZAS Cuando se empieza a trabajar en las plizas, te aparecer una pantalla donde te permite especificar el nmero de folio con el que empieza a trabajar las polizas, especifica que todas las polizas (ingresos, diario y egresos empiecen con el folio nmero 1). Mediante el men de iconos podrs trabajar las plizas, entre las funciones principales se pueden mencionar las siguientes:

(a) (b) (c) (d) (e) (f)

(g) (h) (i)

(j) (k) (l)

(m) (n) (o) (p) (q)

(a) Agregar una pliza (Alt + Ins) (c) Borrar una pliza (Alt+Del) (e) Pegar una pliza (Shift + Ins) (g) Buscar plizas (F3) (i) Presentacin preliminar (k) Exportacin de plizas (m) Publicar informacin por internet (o) Visor de documentos asociados (q) Ingresos IETU (F12)

(b) Modificar una pliza (Alt+BkSp) (d) Copiar una pliza (Ctrl + Ins) (f) Filtrar plizas (F5) (h) Imprimir (j) Copiar al portapapeles (l) Preparar informacin para internet (n) Exportar a Palm (p) Operaciones con terceros (F11)

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6.6.1 Captura de plizas

Para trabajar en las plizas hay que presionar el icono correspondiente, Agregar una pliza, o bien las teclas (Alt + Ins), con lo cual aparecer la siguiente pantalla:

Observa cmo es muy similar a la pantalla que se trabaj en la versin anterior, se tiene un menu de iconos, una opcin para especificar el tipo de pliza (Ingresos, egresos o diario), un nmero consecutivo de poliza, la fecha de la pliza, concepto de registro. Existe un espacio para capturar la codificacin de la cuenta, concepto de registro, y el debe para cargos y el haber para abonos. En el men de iconos se pueden encontrar las siguientes funciones: (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j)

(a) Grabar (F3) (c) Cuentas contables (e) Borrar partida (F8) (g) Enviar por correo (i) Copiar plizas de otro periodo (Alt+D+I)

(b) Salir de la pliza, Esc. (F4) (d) Insertar partida (F7) (f) Grabar pliza modelo (h) Cargar pliza modelo (F10) (j) Imprimir

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6.6.2 Mantenimiento a las plizas (modificaciones y cancelaciones)

Para modificar o cancelar una pliza, se debe seleccionar la pliza y oprimir en el men de iconos la opcin modificar una pliza u oprimir las teclas Alt+Bk+Sp. Tal como se vena haciendo en la versin anterior de COI, con esto se podr modificar el contenido de la pliza. Otra forma sera seleccionando la pliza y darle doble click, para que aparezca en el men de edicin, tal como aparece en la pantalla de abajo:

Observa cmo los datos que no pueden modificarse en la pliza son el tipo y nmero de la pliza, ya que permanecen en color gris. Todo lo restante se puede editar mientras no se cierre el periodo del ejercicio que se est trabajando, es decir el ao 2010. El trabajo con las plizas contables es muy similar a como se ha venido trabajando en la versin anterior del COI, slo cambia el ambiente del programa.

6.6.3 Consulta de plizas

Para consultar las plizas contables, cuando se trata de empresas que tienen muchas operaciones, puede utilizarse dentro del men de iconos el

correspondiente a bsqueda, marcado con una lupa. Con esto aparecer el recuadro de Texto a buscar, tecleando el concepto de la pliza correspondiente y oprimiendo las flechas. Con esto se desplegarn todas las plizas que contengan un concepto similar.

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Observa cmo la pantalla es muy similar a la que se ha venido trabajando. La pantalla est dividida en tres, en la parte izquierda estn los tipos de plizas que se tienen, en la parte derecha en la parte superior estn todas las plizas con el concepto similar y en la parte inferior estn las partidas que intervienen en cada pliza que se haya seleccionado en la parte superior. Esto facilita la consulta de las plizas, ya que no tiene que irse abriendo cada una de las plizas para encontrar la que se necesita, esta una herramienta que no se tena en las versiones anteriores del COI.

6.6.4. Emisin de plizas

Para poder imprimir las plizas, primero debe seleccionarse la pliza en la pantalla principal de las plizas o mediante el men de bsqueda de plizas, como se vio en el tema anterior. Posteriormente, se debe oprimir en el men de iconos el correspondiente a imprimir pliza, con esto se desplegar la pantalla de impresin para seleccionar la impresora a trabajar, el nmero de copias y el rango de pginas.

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Cuando

se

selecciona a la

el

icono

correspondiente

visualizacin

previa de la impresin, se desplegar la pliza como se va imprimir, esto permite mediante modificar la impresin, edicin de

el men de

impresin, previamente estudiado. Otra forma de imprimir las plizas es mediante el men principal en la parte de reportes, emisin de plizas. Donde se podrn imprimir las plizas por bloque En esta parte se desplegar la pantalla de emisin de plizas, donde se podr especificar si se desea imprimir las plizas por: Tipo de pliza. Folio de plizas. Nmero de copias.

Adems permite editar el formato que se tiene en las plizas, opcin que se estudiar en temas posteriores.

6.6.5 Contabilizacin de las plizas

El uso de COI permite la contabilizacin de las plizas en lnea, es decir, cada vez que se captura una pliza, los saldos de las cuentas que se afectan en ella cambian automticamente. Sin embargo, en el men de parmetros del sistema, plizas, en la parte de captura de plizas existe la posibilidad de anular esta herramienta.

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Si este fuera el caso, despus que se terminan de capturar las plizas, deber de realizarse el proceso de contabilizacin en forma manual, situado en el men de procesos, contabilizacin. Con esto aparecer la siguiente pantalla, permitiendo

actualizar los saldos de las plizas: Faltan por contabilizar. Todas. Tipo de pliza.

Lo anterior permite seleccionar que plizas son las que se consideran para integrar los saldos contables. Sin embargo, esta opcin no es muy utilizada en la contabilidad, la mayora prefiere tener habilitada la herramienta de contabilizacin en lnea en los parmetros del sistema, ya que si por algn motivo no se corre este proceso, podran faltan algunas plizas en la integracin de los saldos de las cuentas contables, presentando la informacin financiera de la empresa en forma incompleta.

6.7

BALANZA DE COMPROBACIN

Para poder generar la balanza de comprobacin correspondiente, debe seleccionarse en el men principal en archivos, balanza de comprobacin, igual cmo se vena haciendo en la versin anterior. Dicha opcin permitir visualizar la Balanza de comprobacin en la pantalla principal del programa. Este reporte podr ser manipulado antes de imprimirlo mediante el men de iconos que aparece en la parte superior, donde se podr filtrar o visualizar previamente para modificar el reporte antes de imprimirlo.

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En la parte inferior de la pantalla, se permite seleccionar la balanza de comprobacin de diferentes meses de la contabilidad, es decir, se puede visualizar la balanza de comprobacin mensual de enero, febrero, marzo, etc. Inclusive de ejercicios diferentes: 2009, 2010, etctera. Otra forma de poderla generar es mediante el men de iconos en la pantalla a la principal, Balanza seleccionando de el

correspondiente

comprobacin,

apareciendo de esta forma la opcin de generar la balanza acumulando diferentes periodos es decir de enero a marzo 2010 o de enero a diciembre del 2010, etc. Si se utiliza en el icono correspondiente al filtrado de balanza de comprobacin, esto permite seleccionar desde que cuenta hasta que cuenta se desea imprimir, esta herramienta es muy til cuando no desea imprimirse toda la balanza, slo un rango de cuentas. Adems, estas ltimas versiones de COI permiten buscar cuentas con concepto similares mediante el icono de buscar, o visualizar la balanza antes de imprimirla. Con esto ltimo podr modificarse el reporte mediante el icono de

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edicin de impresin, con esto se podrn cambiar los tipos de letras, utilizar diferentes colores, cambiar mrgenes, etc.

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Como has podido observar existen algunas diferencias entre las versiones del COI 4.0 y 5.7. Realiza un ensayo donde marques estas diferencias y las ventajas y desventajas que puede tener cada una de las versiones que se han estado estudiando. Dentro de tus conclusiones realiza las siguientes reflexiones: Es importante para una empresa micro trabajar con la ltima versin de un programa contable? Qu tanto puede influir en el desarrollo de su contabilidad?

Comenta tus conclusiones con tus compaeros de clase.

6.8. CONSULTAS Y REPORTES En las ltimas versiones de COI se da la ventaja de generar una gran versatilidad de reportes financieros y adems poderlos modificar e incluir el logo de la empresa. Esto es una gran ventaja para los contadores de la empresa, ya que pueden aprovechar al mximo los beneficios que le ofrece estas versiones.

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Puedes observar cmo en el men principal en la parte de reportes se pueden generar, adems del Balance General, Estado de resultados, Balanza de comprobacin la emisin de reportes fiscales que ya se haba mencionado en captulos previos.

Estos tipos de reportes fiscales pueden ser:

Operaciones con terceros, til para la generacin de la declaracin informativa mensual del IVA. Operaciones con IETU, para generar la declaracin mensual de las operaciones que intervienen en el clculo de dicho impuesto. El desglose del IVA, til para determinar el clculo de ese impuesto Retenciones efectuadas en la contabilidad.

Todos estos reportes son muy tiles cuando se trata de empresas que tiene muchas operaciones y por consiguiente tener un control del clculo de tales impuestos resulta algo complicado y difcil de considerar. Adems se presenta la opcin de administrador de reportes, la cual permitir generar reportes en base a las necesidades que tenga los diferentes usuarios que estn en la empresa, por lo que se pueden modificar los reportes ya existentes o crear nuevos reportes, esta herramienta se estudiar en captulos posteriores.

6.9 DIARIO GENERAL Mediante la opcin de reportes, diario general, se puede tener este reporte. Hay que recordar que este reporte es el listado de todas las plizas que intervienen en la contabilidad dentro de un periodo determinado.

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Cuando se selecciona la emisin del diario general, aparece la pantalla donde se permite seleccionar el tipo o el rango de plizas que intervendrn en ese reporte.

6.9.1 Admisin del diario general

El tener una impresin del diario general dentro de la empresa, permite tener un listado de todas las plizas que intervienen en el periodo contable de que se trate, esto da un control de todos los registros que se realizaron. En caso de alguna modificacin o prdida de informacin, se puede tener este soporte para poder visualizar las transacciones que fueron consideradas en ese periodo. Es importante que este reporte se mantenga de forma actualizada dentro de los reportes de la empresa.

Este sera una visualizacin de cmo se genera un diario general de la empresa, observa cmo se tiene en la parte superior de la pantalla un men de iconos, donde se permite imprimir el reporte, seleccionar el % de visualizacin, la pgina inicial o final del reporte o ir avanzando o retrocediendo la pgina. Una opcin que se tiene en esta versin es insertar el logotipo de la empresa para que aparezca en el reporte.

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6.10 AUXILIARES En el men de reportes tambin aparece la opcin de auxiliares, los cuales son una integracin de las partidas que integran cada cuenta que fue afectada en la contabilidad. Es una opcin que se tiene en todas las versiones de COI, ya que es una herramienta bsica en la contabilidad de toda entidad, poder analizar todas las partidas que intervienen en cada cuenta en especfico.

6.10.1. Consultas y emisin de auxiliares mensuales

Cuando se selecciona la opcin de auxiliares en el men de reportes, aparece la pantalla de reportes de auxiliares, donde se puede especificar: Nmero de cuenta. Periodo del reporte. Tipo de cuentas. Folio inicial. Corte de pgina. Ttulo del reporte. Exportar a Excel.

Esta ltima opcin permite manipular los auxiliares en Excel, esto representa una gran utilidad para el contador de la empresa, el tener todas las operaciones que integran la contabilidad de la empresa en forma electrnica y en una hoja de clculo. Esto es una posibilidad que ofrece las nuevas versiones del COI.

6.10.2 Consultas y emisin de auxiliares anuales

Cuando se despliega la pantalla de reportes de auxiliares en la parte del periodo se puede cambiar los periodos de ese reportes, con la opcin desde hasta que periodo. Con esto se puede cambiar el periodo de generacin, dando la opcin de poder generarlos desde enero hasta diciembre del ao a trabajar. De esta forma
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se pueden tener los auxiliares en forma anual de la contabilidad de la entidad. Adems con la opcin de exportarlos a Excel, se podrn manipular, analizar, depurar, etc.

6.11 REPORTES FINANCIEROS Dentro de la emisin de reportes se encuentran las opciones del: Balance General. Estado de resultados.

Los cuales son dos estados financieros bsicos que toda empresa debe tener, es por ello que las versiones anteriores de COI generan estos reportes financieros, compara el siguiente cuadro para que puedas visualizar las diferencias de los reportes emitidos COI versin 4.0 Catlogo de cuentas Emisin de plizas Balanza de comprobacin Diario general Auxiliares Activos fijos Depreciacin contable Depreciacin fiscal Balance General Estado de Resultados Libro mayor Reexpresin de saldos Presupuestos Reportes del usuario Hojas de clculo COI versin 5.7 Catlogo de cuentas Fiscales Emisin de plizas Balanza de comprobacin Diario general Auxiliares Activos fijos Depreciacin contable Depreciacin fiscal Balance General Estado de Resultados Libro mayor Reexpresin de saldos Presupuestos Administracin de reportes Hojas fiscales y financieras

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Como podrs observar slo hay diferencia en los reportes fiscales, ya que todas las opciones anteriores se tienen en versiones anteriores de COI, aunque menos sofisticadas que la versin actual del COI. Esto es lo que cambi en esencia de los nuevos programas contables, hacen las herramientas ms verstiles, cambiando colores, utilizando logos, exportando informacin al Excel, a Palm, a internet, pero las partes operativas de captura de informacin, anlisis de informacin, generacin de informacin sigue siendo la misma.

6.11.1 Emisin de reportes financieros

Para generar los reportes financieros en COI, se debe seleccionar el reporte que se necesita, ya sea el Balance General o el Estado de Resultados, posteriormente debe elegirse moneda contable o moneda extranjera. A continuacin aparecer una pantalla con el formato a utilizar para la generacin del reporte financiero. Esta pantalla permite tambin editar el formato a utilizar, tema que se analizar posteriormente.

Por ltimo, se pedir la fecha que utilizar el reporte financiero. Un ejemplo de cmo se visualiza el estado financiero es la pantalla siguiente:

Observa cmo en la parte superior aparece un men de iconos, el cual permite imprimir el reporte, visualizar una pgina en especfico, el % de visualizacin, moverse de una pgina a otra e insertar el logo de la empresa dentro de dicho reporte.
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6.11.2. Diseo de reportes definidos por el usuario

Los reportes definidos por el usuario aparecen en el men de reportes, administrador de reportes, donde aparecer una pantalla similar a la siguiente: Observa cmo aparece en la parte superior un men de iconos, los cuales permiten abrir un nuevo reporte o modificar los existentes. En la parte izquierda de la pantalla aparecen los grupos de los reportes existentes. Seleccionando cada grupo en la parte derecha aparecen los reportes existentes. Cuando se selecciona un reporte aparece la siguiente pantalla:
Men de iconos Opciones a utilizar en el rea de trabajo.

rea de trabajo

Observa cmo aparece en la parte superior un men de iconos, el cual permite modificar el reporte a trabajar, en la parte derecha un men con conceptos que se pueden insertar en el reporte a trabajar. Es opcin permite crear nuevos reportes o modificar los ya existentes con base en las necesidades que tienen los usuarios. Las nuevas versiones de COI permite cambiar los colores, insertar imgenes, utilizar logos, etc., hacer ms atractiva la presentacin de los reportes financieros.

6.12 PROCESOS ESPECIALES Existen en COI procesos especiales para poder controlar o manejar la informacin de la empresa. Algunos ya se han estudiado en Unidades anteriores como son la
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generacin de respaldos o la restauracin de respaldos de informacin, sin embargo, existen otros como son el iniciar un nuevo mes de trabajo, conocido como generar un nuevo periodo contable y el de regenerar los ndices de los archivos existentes. Estos temas son los que a continuacin se analizarn.

6.12.1. Terminacin e inicio de un periodo mensual

Para un mes de trabajo, se debe de ir al men de archivos, administrador de periodos. Donde aparecer la siguiente pantalla:

En las diferentes versiones de COI cambia el ambiente de esta pantalla, pero las opciones siguen siendo las mismas. En el COI 4.0 encontrars esta opcin en el men de procesos, creacin del siguiente periodo. En el COI 5.7 selecciona en el men de iconos la opcin de crear un nuevo periodo, donde aparecer la siguiente pantalla:

Cuando se selecciona la primera opcin se crea un nuevo ejercicio fiscal, por ejemplo 2010, 2011. Este proceso genero los archivos correspondientes a enero del 2011, saldando las cuentas del 2010, es decir, realizando el cierre del ejercicio contable del 2010 para iniciar con el traspaso automtico de los saldos de las cuentas contables en el 2011. Si se selecciona la ltima opcin de agregar periodos, al mismo ejercicio fiscal es dar origen a un nuevo mes de trabajo. Por ejemplo si se est trabajando en

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enero 2010, se crear febrero del 2010, traspasando los saldos de cada una de las cuentas. Selecciona la opcin de agregar un periodo, con esto se traspasarn automticamente los saldos de las diferentes cuentas que integran la contabilidad del mes correspondiente para crear el siguiente, por ejemplo los saldos de enero se traspasarn a febrero. Cuando se tiene que modificar un mes previo y hay que actualizar los saldos a los meses posteriores se utilizar la opcin de traspasar saldos de una periodo a otro. En COI 5.7 se encuentra dentro del men de administracin de periodos,

en el COI 4.0 se encuentra en el men de procesos, traspasos de saldos.

6.12.2. Proceso de verificacin de programas y archivos de datos

En COI 4.0 dentro del men de procesos, se encuentra la opcin de diagnstico para el traspaso, seleccionndola el COI muestra el estatus de los diferentes meses que componen la contabilidad de la empresa, para verificar el estado de cada periodo. Recuerda que en COI, cada mes es un periodo de trabajo, los cuales se encuentran conectados entre ellos, para formar el ejercicio fiscal. En esta opcin puedes observar un listado con diferentes meses y el estado que guarda cada uno, por ejemplo: Perodo Dic 09 Ene 10 Feb 10 Estado No existe el archivo No requiere traspaso Requiere traspaso

Viendo esta lista se puede ver que se tiene que hacer en cada periodo de la contabilidad y en dado caso si se hace una modificacin en alguno de ellos, traspasar los saldos de las cuentas que lo integran, para no tener problemas con la actualizacin de la contabilidad. En COI 5.7 se encuentra dentro del men archivos, administrador de periodos, con el botn o con F8. Botn diagnstico, esta opcin permite

verificar los archivos de datos para conocer el estado que guardan.

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6.13. UTILERAS DEL SISTEMA El men de utileras permite realizar algunas tareas que son tiles para el control y resguardo de los archivos que componen la contabilidad de la empresa. Por ejemplo: chequeo, verificacin respaldo de archivos, regeneracin de ndices, etc. Algunas de estas opciones se estudiarn en los temas siguientes.

6.13.1. Proceso de verificacin de programas y archivos de datos

Esta opcin, como se estudi en el tema anterior, permite conocer el estado que guarda cada uno de los archivos que componen la contabilidad de la entidad. Es importante ejecutarla cuando COI presenta algunos problemas de operacin y si se encuentra daado algn estado ser necesario realizar una recuperacin de archivos mediante el uso del respaldo de archivos, generado previamente.

6.13.2. Proceso de regeneracin de archivos ndices

Esta opcin permite regenerar los ndices de los archivos del catlogo de cuentas, plizas, tipos de cambio, etc., en caso de que se daen por alguna falla en las bases de datos del COI. En COI 5.7 se encuentra dentro del men de administracin de periodos, en COI 4.0 se localiza en utileras, control de archivos. En ambas versiones deber aparecer una pantalla similar a la siguiente:

6.13.3. Proceso de recuperacin de archivos

Esta opcin, como ya se haba mencionado, permite recuperar los archivos que componen la contabilidad de la entidad a partir del respaldo generado previamente. Es por ello la importancia que se realicen respaldos peridicos de la
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informacin que est en el COI, ya que si se presentan algunos problemas en la operacin del programa se puedan recuperar la informacin contable y no sea necesario volver a ingresar las plizas contables al programa contable. Esta opcin se encuentra en COI 4.0 dentro del men de utileras, respaldo de archivos, reinstalacin de respaldo. En COI 5.7 se encuentra dentro de la opcin de administracin de periodos, en el icono de reinstalacin de respaldo. Ambas versiones pedirn el archivo donde se encuentra el respaldo de la informacin financiera, recuerda que COI maneja periodos por meses, por lo que el respaldo debe generarse por mes de trabajo.

6.14 RESPALDOS DE INFORMACIN El uso de los programas de cmputo es una herramienta que ha venido a ayudar al hombre a realizar sus actividades de forma sencilla y ms rpida, sin embargo, todo programa requiere el uso de respaldo de su informacin, ya que puede sufrir algn dao por fallas en la energa elctrica, por la introduccin de algn virus dentro del equipo, por interrupcin en algn proceso interno del programa utilizado, etc., y con esto se puede daar algn archivo que compone la base de datos que integran el programa. Es por ello, que todo programa y ms todava uno contable, requiere la generacin peridica de respaldos de informacin, los cuales permitirn la regeneracin de la informacin en caso de encontrarse alguna falla en su base de datos.

6.14.1 Definicin de los periodos de respaldo

Los respaldos de informacin, es un punto de control interno dentro de la organizacin, deben realizarse en manera peridica, de preferencia de modo diario, donde se incluyan las operaciones generadas en el da de trabajo. Algunos programas como el contpaq manejan un respaldo de informacin en un solo archivo, otros programas como COI utilizan respaldos de informacin por mes de trabajo. Ambos programas deben generar sus respaldos mediante los
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mens internos de trabajo, no sirve un respaldo generado a travs de Windows, en el administrador de archivos. Ya que los archivos producidos de esta manera no sern tiles para recuperar la informacin correspondiente. Es importante mencionar que de los respaldos generados, debe existir uno en dispositivo externo a la computadora o servidor de la empresa, ya sea en una memoria, en un disco, en cintas, etc., de forma que si los equipos de cmputo son daados no se pierda el respaldo correspondiente.

6.14.2. Diseo de la hoja de control de respaldos

La hoja de control de respaldos es un documento que realiza cada empresa segn sus necesidades que tenga y a sus polticas que haya establecido. Para todo tipo de empresas, sin importar su tamao, generar respaldos peridicos es de suma importancia y es por ello que hay que describir cmo, cundo y dnde se van a producir esos procesos. Por lo antes mencionado, debe disearse una hoja donde se especifique lo siguiente:

Procesos a seguir para la generacin de los respaldos, es decir, dar a conocer los pasos que deben dar dentro los programas contables para la realizacin de esos procesos. Esto puede ser conocido y dominado por una persona en especfico, sin embargo, no hay que perder el detalle que los procesos deben dejarse documentados en caso de que la persona llegue a faltar o suceda algo por lo cual no pueda realizar el proceso. No debe de no realizarse tal proceso por la falta de esa persona.

Frecuencia con la cual deber realizarse estos procesos en forma habitual o en especificar algunos momentos especiales en los cuales deben efectuarse estos procesos, por ejemplo, percepcin en cambios de voltaje de la energa elctrica que pueda provocar daos en los equipos de cmputo de la empresa o despus de realizar alguna interface de informacin de algn subsistema de la empresa hacia el programa contable de la misma.
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Copias del respaldo generado, es decir, no slo producir un solo archivo del respaldo, ya que si se llega a daar ste, la empresa se queda sin respaldo de la informacin contable.

Medios en los cuales se van a generar los respaldos de informacin, en el disco duro del servidor o computadora, en dispositivos externos como memorias, discos externos, cintas, etc. No slo debe producirse el respaldo en el disco duro de la computadora o del servidor, ya que si se llega a daar, la empresa se queda sin respaldo alguno y sin contabilidad.

Especificar si los archivos de respaldo, especialmente los generados en dispositivos externos, se protegern mediante el uso de contraseas. Describir la informacin a respaldar, es decir, adems de generar respaldos de informacin de los programas contables, debe existir ms informacin que se requiera tener en un respaldo, como datos de la empresa, perfiles de usuario, comprobantes fiscales, uso de claves de acceso, contraseas, etctera.

Todo esto dar a la empresa un control interno en la informacin que genera la entidad, la cual es un activo invaluable para los usuarios que la utilizan.

6.14.3. Proceso de respaldo y recuperacin de archivos

En Unidades anteriores ya se ha respaldado la informacin que se genera en COI, debido a que ya se ha trabajado en el mismo y por cualquier causa por la que ste puede afectarse, se han tenido que producir tales archivos e incluso, quizs has tenido que restablecer la informacin que se ha generado en ese programa. Como recordars, este proceso se efecta en COI 4.0 mediante el uso del men utileras, respaldo de archivos, generacin de respaldo. En donde debe especificarse una ruta donde se generar tal archivo. Este proceso debe realizarse por mes de trabajo. En COI 5.7 se debe realizar en el men de archivos, administrador de periodos, seleccionando el icono de respaldo de archivos, donde podr efectuarse el proceso antes descrito.
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Ambos programas realizan el respaldo de informacin en forma sencilla, mediante el uso de un archivo electrnico, el cual permite el resguardo de la informacin contable de una entidad.

6.14.4. Proceso de restablecimiento de la informacin

Este proceso se realiza utilizando el archivo generado en el respaldo de archivos. En COI 4.0 se ejecuta mediante el men de utileras, respaldo de archivos, reinstalacin de respaldo. Donde se solicitar selecciones la ruta donde se encuentra el archivo de respaldo generado previamente. En COI 5.7 se ejecuta mediante el men de archivos, administrador de periodos, reinstalacin de respaldo, donde se solicitar especifiques la ruta donde se encuentra el archivo de respaldo generado previamente. Ambos procesos son muy sencillos de efectuar y son de suma importancia para regenerar la informacin cuando algn archivo de la base de datos es daado por alguna circunstancia, garantizando con ello que la entidad no perder su informacin contable que ha generado previamente.

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Contina trabajando con la prctica contable que has realizado durante las ltimas sesiones de trabajo. Ahora es tiempo de incluir las ltimas operaciones que pueden afectar a la entidad. La cobranza efectuada durante el mes se realiz de la siguiente manera. Los pagos a proveedores realizados fueron los siguientes:

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Da
8 9 16 22 30

Importes
50,000 60,000 26,500 30,000 15,000 131,500

IVA
8,000 9,600 4,240 4,800 2,400 21,040

Total
58,000 69,600 30,740 34,800 17,400 152,540

Adems hay que realizar el clculo del IVA del mes en curso (IVA cobrado menos IVA pagado), para saber si la entidad tiene IVA a favor (si el IVA pagado es superior al IVA cobrado) o IVA a pagar (si el IVA cobrado es superior al IVA pagado).

Con lo anterior ahora es tiempo de generar la primer Balanza de comprobacin del mes correspondiente. Posteriormente crea el siguiente mes de trabajo y genera la Balanza de comprobacin, donde slo tendrs los saldos iniciales que fueron los finales del mes anterior.

No olvides genera las plizas correspondientes segn el da que corresponda, posteriormente captralas en COI y genera los respaldos correspondientes de la informacin contable.

Comenta con tu maestro cualquier problema que tengas con el uso de COI.

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AUTOEVALUACIN

1. Describe cmo es la pantalla donde se visualiza el catlogo de cuentas de la empresa. . . . 2. En 5.7, en la pantalla de detalle de cuentas, qu se muestra en la parte de atributos? . . . 3. En la visualizacin previa a la impresin de catlogo de cuentas, menciona tres iconos que integran el men de edicin de impresin. . . . 4. Cuando se trabaja con plizas, cules son las novedades que muestra el COI 5.7 en su men de iconos? . . . 5. Cundo debe ejecutarse el proceso de contabilizacin? . . .

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6. Menciona dos reportes que permite realizar el COI 5.7 a diferencia del COI 4.0 . . . 7. Qu es el diario general? . . . 8. Qu te permite realizar el administrador de reportes? . . . 9. Cundo es necesario traspasar los saldos de forma manual? . . . 10. Qu es una hoja de control de respaldos? . . .

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RESPUESTAS

1. La pantalla se divide en tres partes, la primera muestra los grupos de las cuentas, la segunda muestra segn el grupo que se selecciona las cuentas que los integran y finalmente se desglosan los movimientos que integran dichas cuentas. 2. En los atributos del detalle de cuentas se muestra la naturaleza de la cuenta, a los grupos de cuentas que pertenece y en algunos casos se especifica su contrapartida. 3. Diseo de reporte, ajustar la impresin, configurar pgina, contraer el reporte a una pgina, mostrar el reporte completo en forma miniatura. 4. Tiene varias innovaciones como son preparar informacin para internet, publicar informacin por internet, baja informacin a Palm, generar operaciones con terceros, desglose de ingresos para el IETU. 5. Cuando se tiene inhabilitada la opcin de contabilizacin en lnea dentro del men de parmetros del sistema. 6. El COI 5.7 permite generar reportes fiscales como son: operaciones con terceros, operaciones con IETU y el desglose del IVA 7. El diario general es un listado de las plizas que se ha realizado en la contabilidad. 8. El administrador de reportes es una herramienta que te permite visualizar los reportes existentes, modificarlos o bien crear nuevos reportes. 9. Se requiere traspasar los saldos de las cuentas en forma manual cuando se realicen modificaciones de meses previos. 10. Es un documento mediante el cual se especifica dnde, cmo y cuntos y qu tipo de informacin deber contener los respaldos a generar dentro de la entidad.

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BIBLIOGRAFA
ASPEL, Manual de COI. Sistema de Contabilidad Integral, ASPEL, 2008.

ASPEL, Manual de COI. Sistema de Contabilidad Integral, ASPEL, 2010.

Beekman George, Introduccin a la informtica, Mxico, Prentice Hall 2006.

Cmara de Diputados del H. Congreso de la Unin, Ley del Impuesto al Valor Agregado, Mxico, Diario Oficial de la Federacin, 2010.

Comisin de Normas y Procedimientos de Auditora, Normas y procedimientos de auditora y Normas para atestiguar, Mxico, IMCP, 2009.

Moreno, Joaqun, Contabilidad bsica, Mxico, Grupo Editorial Patria, 2007.

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GLOSARIO

Activo

Es un recursos controlado por una entidad, identificando, cuantificado en trminos monetarios, del que se esperan fundadamente beneficios econmicos futuros derivado de operaciones ocurridas en el pasado, que han afectado econmicamente a dicha entidad

Activo circulante

Son aquellos activos de los cuales se espera obtener beneficios econmicos en un periodo normal de operaciones, o bien, cuya convertibilidad al efectivo o sus equivalentes sea menor a un ao

Activo diferido

Son activos intangibles, es decir que no pueden ser tocados, sin embargo son requeridos para la produccin o para las operaciones de la empresa.

Activo fijo

Son aquellos activos de los cuales se espera obtener beneficios econmicos en un periodo mayor al de la operacin normal, o bien, cuya convertibilidad al efectivo o sus equivalentes sea mayor al ao

Adquisicin ingreso informacin

o Es un proceso de captura de datos sobre diferentes eventos de

Almacenamiento Actividad que acumula sistemticamente la informacin para un uso posterior y, despus, localizar la informacin almacenada cuando se necesita Auditora Es el rea de la contadura donde se verifica la informacin financiera de una entidad. Y se vigila el correcto cumplimiento del control interno dentro de las operaciones de organizacin Balance General muestra informacin relativa a una fecha determinada sobre los recursos y obligaciones financieros de la entidad; por la

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consiguiente, los activos en orden de su disponibilidad, revelando sus restricciones; los pasivos atendiendo a su exigibilidad, revelando sus riesgos financieros; as como, el capital contable o patrimonio contable a dicha fecha Bitcora operaciones Capital contable de Es un listado de operaciones, un informe de las transacciones que se van realizando en un programa. Es el valor residual de los activos de la entidad, una vez deducidos todos sus pasivos Catlogo cuentas Contabilidad de Es una lista de todas las cuentas que integran el activo, pasivo, capital, ingresos y egresos de la empresa Tcnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan econmicamente a una entidad y que producen sistemticas y estructuradamente informacin financiera.

Control interno

La estructura de control interno de una entidad consiste en las polticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos especficos de la entidad

Cuenta

El conjunto de registro donde se va a describir en forma detalla y ordenada la historia de cada uno de los conceptos que integran el estado de situacin financiera y el estado de resultados. Tambin se puede definir como el registro de los incrementos o disminuciones en saldos de los conceptos individuales que integran los estados de situacin financiera y el estado de resultados

Egresos

Las cuentas de egresos representan salidas de recursos de la entidad.

Entidad econmica

Es la unidad identificable que realiza actividades econmicas, constituida por combinaciones de recursos humanos,

materiales y financieros (conjunto integrado de actividades

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econmicas y recursos), conducidos y administrados por un nico centro de control que toma decisiones encaminadas al cumplimiento de los fines especficos para los que fue creada; la personalidad de la entidad econmica es independiente al de sus accionistas, propietarios o patrocinadores Estados financieros Fiscal Son documentos por medio de los cuales se transmiten la informacin financiera de la empresa rea que estudia las obligaciones fiscales que tiene que cubrir una persona ante las autoridades hacendarias. Gastos operacin Gua contabilizadora de Son los egresos derivados de las operaciones de los diferentes departamentos que intervienen en la empresa. Documento donde se incluye una breve descripcin de las cuentas (descripcin de la cuenta, cuando se carga o cuando se abono) denominadas concentradoras, es decir, cuentas principales del catlogo de cuentas Hardware Informacin financiera Partes fsicas de una computadora Est integrada por informacin cuantitativa expresada en unidades monetarias y por informacin cualitativa, muestra la posicin y desempeo financiero de una entidad, siendo su objetivo esencial ser de utilidad al usuario general en la toma de sus decisiones econmicas. Su manifestacin fundamental son los estados financieros. Se enfoca esencialmente a proveer informacin que permita evaluar el cambio neto en el patrimonio o el desenvolvimiento de la utilidad integral y sus componentes de una entidad; as como, en proporcionar elementos de juicio para valorar el comportamiento futuro de los flujos de efectivo Ingresos Son las cuentas que representan las ganancias que tiene la empresa a travs de la generacin de recursos financieros ISR Es el impuesto correspondiente sobre las ganancias de la empresa, por lo general se genera al final del ejercicio en base
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a la tasa del ISR de ese ao vigente. Monousuario Multiusuario Programa donde slo puede trabajar un usuario. Forma de trabajo donde ms de un usuario puede acceder al mismo Normas informacin financiera Operaciones Son aquellas que afectan econmicamente a una entidad de Es el conjunto de normas conceptuales y normas particulares

dentro de una incluyen la transacciones, transformaciones internas y otros empresa Otros gastos eventos Se incluyen en esta parte todos los gastos extraordinarios que tiene que generar la empresa y que no corresponden a algn departamento para poderlo asimilar a gastos de operacin, sin embargo se tiene que pagar para que se realicen las actividades Otros productos Son ingresos extraordinarios que genera la empresa por eventos ocasiones, se realiza la facturacin correspondiente sin embargo no son ingresos identificados con el giro principal de la empresa Pasivo es una obligacin presente de la entidad, virtualmente ineludible, identificada, cuantificada en trminos monetarios y que representa una disminucin futura de beneficios

econmicos, derivada de operaciones ocurridas en el pasado que han afectado econmicamente a dicha entidad Pasivo a corto Son aquellas obligaciones o compromisos cuyo vencimiento plazo es menor al periodo normal de operaciones, generalmente un ao Pasivo a largo Son aquellas obligaciones o compromisos cuyo vencimiento plazo es mayor al periodo normal de operaciones, generalmente mayor a un ao Plizas Documentos donde se registran las operaciones que se
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contables Postulados bsicos

realizan en una empresa. Son fundamentos que configuran el sistema de informacin contable y rigen el ambiente bajo el cual debe operar. Por lo tanto, tienen influencia en todas las fases que comprenden dicho sistema contable; esto es, inciden en la identificacin, anlisis, finalmente, interpretacin, en el captacin, procesamiento contable de y, las

reconocimiento

transacciones, transformaciones internas y de otros eventos, que lleva a cabo o que afectan econmicamente a una entidad Presentacin Proceso de visualizacin de la informacin en un formato y medio tiles para el usuario Procesamiento Actividad que manipula y organiza la informacin de formas que aaden valor a la informacin para que sea til a los usuarios Productos financieros Ingresos generados por las cuentas bancarias, o por el sistema financiero, entre los cuales se pueden mencionar, intereses generados a favor de la empresa, diferencia cambiaria a favor de la empresa por la utilizacin de divisas extranjeras Programa Instrucciones que le dicen al hardware cmo transforma la entrada en salida. Conjunto de instrucciones informticas diseadas para

resolver problemas Sistema Es un conjunto de partes interrelacionadas que trabajan conjuntamente para lograr un propsito. Para conseguirlo, un sistema realiza tres funciones bsicas: entrada, procesamiento y salida. Durante la entrada, se obtiene y organiza los materiales necesarios. Durante el procesamiento, los

materiales de la entrada son manipulados para producir la salida deseada, como puede ser un producto o un servicio. Durante la salida, el resultado es transferido o distribuido a los
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compradores, clientes y otros sistemas Sistema informacin de Es un subsistema que soporta las necesidades de informacin de otros procesos comerciales dentro de una empresa. Su propsito es ayudar a los empleados de la empresa a obtener y utilizar la informacin, a comunicarse con otras personas dentro y fuera de la empresa y a tomar decisiones eficaces Sistema Conjunto integrado de subsistemas unidos por un sistema

contable integral contable, enlazando la informacin entre ellos a travs de interfaces, formando una base de datos contable. Sistema operativo Es un sistema de programas que lleva a cabo una serie de operaciones tcnicas, desde la comunicacin bsica con los perifricos a complejas tareas de comunicacin y seguridad dentro de una red Software Instrucciones que indican al hardware lo que tiene que hacer para transformar la entrada en salida Software aplicacin Software sistemas de Herramientas de software que permite utilizar una

computadora para propsitos especficos de Es el programa que incluye el sistema operativo y los programas de utilidad, es el encargado de gestionar estos detalles y otros muchos sin que el usuario se entere de ello

Transmisin

Proceso de enviar y distribuir datos e informacin a varias localizaciones

Ventas

Es la facturacin que tiene la empresa por las ventas generadas segn el giro principal de la empresa

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