Crsus Facturation

Version 11

Ce manuel traite de l'utilisation de base de Crsus Facturation. Il correspond l'tat de Crsus Facturation 11 au 15 septembre 2013. Copyright 20112013, Epsitec SA, tous droits rservs. Epsitec SA, Ch. du Fontenay 6, 1400 Yverdon-les-Bains, www.epsitec.ch Administration et vente 0848 27 37 87 Assistance technique 0848 27 37 89

Version 11 pour Windows et Mac OS X

Crsus Facturation

Table des matires

1 2
2.1 2.2

Introduction Installation
Version Windows Version Mac

7 8
8 9

3
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 3.15 3.16

Environnement de travail
La fentre La barre de menus Les barres dicnes Le clavier Les raccourcis clavier La saisie de dates Le zoom cran Les bases Les donnes Liste de gauche et cran de saisie Les accs Le volet latral Lcran douverture Lcran daccueil Mode simplifi / mode complet Enregistrer vos donnes

11
11 11 11 12 12 12 13 13 14 15 16 16 18 19 19 20

4
4.1 4.1.1 4.1.2 4.2 4.3 4.4 4.4.1 4.4.2 4.4.3

Prise en main avec le fichier exemple

Crer une application exemple Supprimer des fiches Valider les rglages Utiliser le fichier Crer des fiches, saisir des donnes Les articles, produits et services La liste de gauche Crer une fiche article Crer une nouvelle fiche article plus dtaille

21
21 22 23 23 24 24 25 25 26

2 4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.5 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.5.4 4.5.5 4.5.6 4.6 4.6.1 4.6.2 4.6.3 4.6.4 4.6.5 4.6.6 4.6.7 4.6.8 4.6.9 4.6.10 4.6.11 4.6.12 4.6.13 4.7 4.7.1 4.7.2 4.7.3 4.7.4 4.8 4.8.1 4.8.2 4.8.3 4.8.4 4.8.5 4.8.6 4.8.7 4.8.8 4.8.9 4.8.10 4.8.11 4.8.12 4.9 4.9.1 4.9.2 Modifier une fiche article Supprimer une fiche article Enregistrer vos donnes Les clients La liste de gauche Crer une fiche client Crer une nouvelle fiche client plus dtaille Modifier une fiche client Supprimer une fiche client Archiver une fiche client Les factures mises Enregistrer une offre Visualiser ou imprimer le document Transformer loffre en facture Imprimer la facture A propos de limpression Enregistrer une facture de plusieurs lignes Utiliser les numros de rfrence Enregistrer encore une facture Saisir un total arrt Imprimer un rappel Les encaissements, acquittements et escomptes Lencaissement par BVR Les tapes comptables Les cranciers / fournisseurs Crer une fiche crancier Crer une fiche crancier plus dtaille Corriger une fiche crancier Supprimer une fiche crancier Les factures reues Enregistrer un paiement manuel Enregistrer un paiement lectronique direct Enregistrer une facture crancier simple Enregistrer le paiement manuel dune facture Enregistrer le paiement lectronique dune facture Enregistrer une facture crancier dtaille Enregistrer un acompte manuel Enregistrer un acompte par paiement lectronique Enregistrer un escompte Modifier le compte descompte Les tapes comptables Prparer la comptabilisation La comptabilisation Comptabiliser des factures Dcomptabiliser des critures 26 27 28 28 28 28 29 29 30 30 30 31 34 35 35 36 38 43 43 46 46 49 52 53 54 54 55 55 57 57 58 60 61 63 64 64 66 67 68 69 70 71 72 73 74

3 4.9.3 4.10 Refaire la comptabilisation Outils de contrle comptable 75 76 76 78

4.11 Les rapports et tats 4.11.1 Pour les utilisateurs avertis

5
5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.2 5.2.1 5.2.2 5.3

Crer une facturation relle

Rglages de base Les rglages essentiels Les rglages modifiables Conserver le mode complet Supprimer des fiches Supprimer toutes les fiches Supprimer les anciennes fiches Les autres rglages

79
81 81 83 87 88 88 88 89

6
6.1 6.2 6.3 6.3.1 6.3.2 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10

Trouver de laide
Les infobulles Aide en ligne Menu Aide Laide Aide contextuelle La Foire Aux Questions Poser une question Hotline Cours Spcialistes Manuels Version et numro didentification

90
90 90 90 90 91 91 91 92 92 92 92 92

7
7.1 7.2 7.3 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.4 7.5 7.6

Fonctionnement dtaill
Lorganisation gnrale Vocabulaire Les bases Une base Les fiches Les rubriques Les variables Les prsentations Les outils Mettre jour le logiciel

94
94 94 95 95 95 95 95 96 96 96

8
8.1 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.2.4 8.2.5 8.3 8.3.1 8.3.2 8.3.3 8.3.4 8.3.5 8.4 8.4.1 8.4.2 8.4.3 8.4.4 8.4.5 8.4.6 8.4.7 8.4.8 8.4.9 8.5 8.5.1 8.5.2 8.5.3 8.5.4 8.5.5 8.5.6 8.5.7 8.5.8 8.5.9 8.5.10 8.5.11 8.5.12 8.5.13 8.5.14 8.5.15 8.6 8.6.1 8.6.2 8.6.3 8.6.4

Le fonctionnement dtaill
Les rubriques Le volet latral Accder aux rglages Chercher une fiche Cocher / dcocher Les rapports et tats (statistiques) Les dossiers lis La base des articles, produits et services Onglet Article Onglet divers - Gestion du stock Les statistiques de la base des articles Le volet latral de la base des articles Les rglages de la base des articles La base des clients Onglet Client Onglet Contacts Onglet Livraison Onglet Annexes Onglet Soldes et Totaux Onglet Administration Les statistiques de la base des clients Le volet latral de la base des clients Les rglages de la base des clients La base des factures Onglet Facture Onglet dtails Onglet Finances Les escomptes Onglet Contact, Livraison, Etat Onglet Paramtres Modifier une facture Les rappels Les frais de rappels Les encaissements par BVR Imprimer une facture Pro Forma Les notes de crdit Les statistiques de la base des factures mises Le volet latral de la base des factures mises Les rglages de la base des factures mises La base des cranciers (fournisseurs) Onglet Paiement Onglet Administration Les statistiques de la base des cranciers Le volet latral de la base des cranciers

98
98 98 98 98 99 99 100 100 100 101 102 103 104 106 106 107 108 109 110 111 112 114 115 117 118 119 122 124 125 125 126 127 128 128 130 131 134 135 137 145 145 153 153 155

5 8.6.5 8.7 8.7.1 8.7.2 8.7.3 8.7.4 8.7.5 8.7.6 8.7.7 8.7.8 8.7.9 8.7.10 8.7.11 8.7.12 8.7.13 8.7.14 8.7.15 8.7.16 8.7.17 8.7.18 Les rglages de la base des cranciers La base des factures reues Enregistrer une commande Etablir la commande Recevoir la marchandise commande Traiter la facture Traiter le paiement Prparer la comptabilisation Enregistrer une livraison directe Saisir un paiement avec un lecteur optique Modifier une facture Les statistiques de la base des crances Onglet Rsum Onglet Dtails Onglet Paiement Onglet Comptabilit Onglet Contact Onglet Paramtres Le volet latral de la base des crances Les rglages de la base des factures reues 156 157 157 157 158 159 160 160 163 165 166 166 167 168 168 168 168 168 169 170

9.1.1 9.1.2 9.1.3

Limpression de factures avec BVR

Le choix du type de bulletins Le rglage des comptes BVR Les rglages pour limpression des BV

172

172 172 175

10
10.1 10.2 10.3

Les paiements lectroniques

Les rglages pour OPAE/DTA Paramtrer les donnes du crancier Crer un fichier DTA/OPAE

176
176 177 178

11
11.1 11.2 11.3

Gestion de stock
Activer la gestion de stock Marquer les fiches Commencer la gestion de stock

181
181 181 181 181 183 184 184 185 185 185 187

11.4 Saisir le stock initial 11.4.1 Linventaire existe, mais nest pas enregistr dans la facturation 11.4.2 Linventaire est enregistr dans le stock initial de chaque fiche article 11.4.3 Linventaire est enregistr dans des fiches dentres/sorties 11.4.4 Saisir le stock dun nouvel article 11.4.5 Corriger le stock dun article 11.4.6 Les tats du stock 11.4.7 Archiver le stock

12

Les outils de recherche

189
189 189 189 190

12.1 La recherche 12.1.1 Chercher partout 12.1.2 Chercher dans une rubrique 12.2 Lextraction

13 14
14.1

Impression quelques astuces La scurit

Enregistrer

192 194
194 195 195 195 196 197 197 198 199

14.2 La sauvegarde des donnes 14.2.1 Sauvegarder avec la ligne Crsus 14.3 Sauvegarder 14.3.1 Envoyer sa facturation par e-mail 14.3.2 Envoyer sa facturation Crsus Safe (encrypt) 14.4 14.5 14.6 Restitution Ouvrir S.O.S Mots de passe

15

Annexes

200
200 200 200 201 201 201 201 202 203

15.1 Les touches Tab et Entre 15.1.1 Tab 15.1.2 Entre 15.2 15.2.1 15.2.2 15.2.3 15.2.4 15.2.5 Raccourcis Raccourcis Alt Raccourcis spciaux, Alt + Raccourcis, mode de dessin Raccourcis, mode normal Raccourcis, touches fonctions

1 Introduction
Ce manuel est distribu avec le logiciel Crsus Facturation. Sur notre site Internet www.cresus.ch, vous trouverez sous Service et support beaucoup dinformations complmentaires, des rponses des questions frquentes (FAQ), la possibilit de tlcharger les dernires versions du logiciel, ainsi que diverses brochures. La documentation qui suit dans ce manuel se base sur le fichier standard qui est livr avec le programme Crsus Facturation, ds la version 11.0 et correspond au modle de juin 2013.

2 Installation
Si Crsus Facturation est dj install sur votre ordinateur, vous pouvez passer directement au paragraphe suivant. L'installation peut tre faite partir du CD que vous avez reu ou partir d'un installeur tlcharg sur notre site www.cresus.ch sous Service et support, rubrique Tlcharger. Nous vous recommandons d'enregistrer votre logiciel et de vous inscrire au Bulletin d'information Crsus, qui vous tient au courant des dernires nouveauts de la Ligne Crsus. Consultez galement nos propositions de contrats de service.
Note Ce processus ncessite d'avoir un compte sur le site Crsus. Si ce n'est pas encore le cas, vous pourrez le crer la vole. Ce compte vous permet de retrouver les commandes et tlchargements effectus sur le site, ainsi que les numros d'identification de vos logiciels Crsus enregistrs. Il est galement ncessaire lors de toute demande d'assistance technique. Nous garantissons que vos donnes ne sont pas communiques des tiers.

Avant dinstaller le logiciel, il faut dfinir soigneusement quel emplacement vous allez enregistrer votre fichier de facturation. Si vous utilisez un seul ordinateur et ne prvoyez aucune mise en rseau ultrieure de plusieurs machines, vous pouvez laisser les rpertoires par dfaut. Si vous prvoyez daccder votre fichier depuis deux machines ou plus (vous pouvez acqurir des licences supplmentaires prix rduit), dterminez quel endroit de votre rseau se trouvera votre fichier de facturation et pensez aux droits daccs. Lemplacement de stockage par dfaut vous sera demand lors de linstallation. Contrairement un exercice comptable qui a un dbut et une fin, la facturation est un processus continu dans le temps. Nous vous recommandons de ne pas inclure lanne dans le nom de votre fichier de facturation ou celui du dossier ; utilisez plutt un nom gnrique comme Entreprise-Facturation . Le numro didentification demand lors de linstallation est unique et personnel. Il est intransmissible. Veuillez consulter les termes de la licence dutilisation. En cas dacquisition dextensions, les numros sont dpendants du numro principal. Il est ncessaire de conserver les licences fournies.

2.1 Version Windows

Le logiciel a t crit pour Windows, et fonctionne sous Windows 8, Windows 7, Windows Server 2008 ainsi que Windows Vista, Windows XP Service Pack 3 ou suprieur et Windows Server 2003. Nous

9 ne garantissons pas la compatibilit avec des versions antrieures ou plus rcentes de Windows. Installation depuis le CD. Introduisez le CD dans votre lecteur: le programme dinstallation dmarre automatiquement. Dans le cas contraire, ouvrez le CD depuis l'explorateur Windows et double-cliquez le programme Setup. Choisissez la langue de linstallation, slectionnez Crsus Facturation, puis cliquez le bouton Installer et suivez les instructions. A la fin de l'installation, nous vous recommandons de vrifier l'existence d'une mise jour pour votre Crsus Facturation. Installation depuis un fichier tlcharg. Double-cliquez le fichier tlcharg. Choisissez la langue de linstallation, cliquez OK et suivez les instructions. Linstallation cre les habituels raccourcis sur le bureau et dans le menu Dmarrer Programmes, sous Crsus. Une fois install avec votre n didentification, le logiciel est pleinement fonctionnel, et vous avez droit aux mises jour pendant 3 mois partir de la date de linstallation. Au-del de cette priode, les mises jour sont payantes et peuvent tre acquises par lots de 2 ans, ou sous forme dun contrat de service annuel. Consultez notre site www.cresus.ch, menu Service et support, rubrique Crsus service pour plus de dtails.

2.2 Version Mac

Ds sa version 10.5, Crsus Facturation peut galement tre install sous Mac OS X 10.6 Snow Leopard, 10.7 Lion ou 10.8 Moutain Lion. Nous ne garantissons pas la compatibilit avec des versions plus rcentes de Mac OS X. Installation depuis le CD. Insrez le CD. S'il ne s'ouvre pas automatiquement, double-cliquez licne du CD sur votre bureau et attendez qu'il s'ouvre. Installation depuis un fichier tlcharg. Double-cliquez le fichier tlcharg. Lorsque l'image suivante s'affiche, glissez licne Crsus Facturation sur le dossier de vos Applications :

10

Le raccourci se trouve dans le dossier Applications. Vous pouvez ajouter un alias sur le bureau ou dans le dock. Activation de la licence la premire excution, Crsus vous demande daccepter la licence dutilisation, puis vous propose soit de dmarrer en mode valuation , soit dactiver la licence complte en saisissant votre numro didentification personnel (cf. document correspondant). Pour cela, suivez pas pas les instructions qui saffichent. Une fois activ, le logiciel est pleinement fonctionnel. Lactivation vous donne droit aux mises jour pendant 3 mois, partir de la date de linstallation. Au-del de cette priode, les mises jour sont payantes et peuvent tre acquises par lots de 2 ans, ou sous forme dun contrat de service annuel. Consultez notre site www.cresus.ch, menu Service et support, rubrique Crsus service pour plus de dtails.

11

3 Environnement de travail
Avant de vous guider dans la cration dun fichier (4) pour y dcouvrir les fonctionnalits de votre outil Crsus Facturation, nous vous prsentons cidessous quelques informations gnrales et concepts de base.

3.1 La fentre
Lenvironnement de travail correspond au standard Windows. Vous retrouvez donc les barres de titre, de menus, les raccourcis clavier, La fentre peut se composer des lments suivants, selon le mode de travail et la personnalisation de lapplication : Barre de menus Barre dicnes standards Onglet Prsentation courante (dtail dune fiche) Liste de gauche (toutes les fiches)

Barre daccs AZ Barre dtat

3.2 La barre de menus

La barre de menus contient lensemble des commandes du programme. Dans le mode simplifi, un nombre rduit de fonctionnalits sont proposes. Dans le mode complet (3.12), des commandes avances sont aussi accessibles. Les fonctions disponibles dpendent de la personnalisation de lapplication.

3.3 Les barres dicnes

12 Les barres dicnes standards regroupent des commandes pour les donnes, pour les accs et pour les fiches, ainsi que les fonctions les plus courantes des menus. Elles dpendent du paramtrage de lapplication.

3.4 Le clavier
Dans les pages qui suivent, les combinaisons de touches apparaissent sous le format suivant : Le signe + signifie quil faut appuyer sur la premire touche et la maintenir enfonce tout en appuyant sur la deuxime touche. Alt+Tab signifie quil faut appuyer sur la touche Alt et la maintenir enfonce tout en appuyant sur la touche Tab, puis relcher les deux touches. Certaines touches du clavier nont pas dinscription en toutes lettres mais seulement sous forme de symboles : Dnomination
Tab

TOUCHE1+TOUCHE2

Aspect

Touche Touche de tabulation. Se situe gauche de la touche Q sur les claviers suisses. Touche Majuscules. Cette touche comporte parfois l'inscription Shift . Touche d'entre, galement disponible sur le pav numrique. Elle est parfois note Return.

Maj

Entre

3.5 Les raccourcis clavier

Lorsquune commande peut tre donne en cliquant sur une icne ou en appuyant sur une touche ou une combinaison de touches du clavier, le raccourci sera indiqu entre parenthses. Par exemple (F12) signifie que lopration valider une modification de fiche peut se faire en cliquant licne ou en appuyant sur la touche F12. Vous trouverez la liste des raccourcis clavier la fin de ce document.

3.6 La saisie de dates

Une date peut gnralement tre saisie au clavier ou en utilisant le calendrier :

13

Cliquez la flche dans la date pour ouvrir le calendrier. Un clic sur le mois passe au mode Choix du mois. Dans ce mode, un clic sur lanne passe au mode Choix de lanne. Double-cliquez la date voulue.

3.7 Le zoom cran

Lenvironnement Crsus Facturation a t optimis pour des crans standards dont la rsolution est de 1280 x 800 points, en plein cran. Si votre cran le permet, vous pouvez utiliser le redimensionnement habituel de la fentre pour agrandir la zone de travail. Afin damliorer la lisibilit, vous pouvez effectuer un zoom en avant ou en arrire. Utilisez la combinaison de touches Ctrl++ pour zoomer en avant, Ctrl+- pour zoomer en arrire et Ctrl+0 pour rtablir le zoom par dfaut. En Mode complet, ce zoom est disponible dans le menu Options.
Note Il faut utiliser les touches + et du pav numrique de votre clavier.

3.8 Les bases

Le programme gre 3 bases de donnes en version PRO et 5 bases en version LARGO. Comme point de repre, pour savoir dans quelle base vous vous trouvez, chaque cran comporte dans sa partie suprieure un bandeau dune couleur diffrente. Pour passer dune base lautre, il est possible dutiliser au moins 3 mthodes : La commande Donnes de la barre de menus :

14

Les icnes :

Un clic dans licne correspondante passe directement dune base lautre. Un raccourci clavier. Pour acclrer encore le passage dune base lautre, il est possible dutiliser un raccourci clavier. Pour mmoire, celui-ci est indiqu dans le menu. Par exemple le menu Donnes Articles indique (F7), cest cette touche quil faut utiliser. F5 passe dans la base des Factures reues (commandes et crances) * F6 passe dans la base des Cranciers (fournisseurs) * F7 passe dans la base des Articles (produits et services) F8 passe dans la base des Clients F9 passe dans la base des Factures mises * Versions LARGO
Note Un rsum des raccourcis clavier se trouve en fin de notice.

3.9 Les donnes

Les donnes sont enregistres dans chaque base sous la forme de fiches, chaque fiche se composant elle-mme de rubriques ou champs. Dans les explications qui suivent, les noms des rubriques sont prsents en italique. Par exemple Date de facture. Les fiches peuvent tre lies les unes aux autres. Pour permettre de telles relations, chaque fiche possde un numro didentification qui lui est propre. Ce numro, obligatoire et unique, est compris entre 1 et 2000000'000. En reprenant ce numro unique depuis une autre base de donnes, il est possible de relire ou recopier toutes les informations de la fiche ainsi rfrence.

15

3.10 Liste de gauche et cran de saisie

Dans toutes les bases, lcran se divise en 2 parties distinctes, pour permettre une vision de lensemble des fiches de la base de donnes gauche, et en mme temps laperu du dtail de la fiche slectionne dans la partie droite. On peut aussi dcider den extraire une partie. Par exemple, il semble judicieux de nafficher que les factures ouvertes lorsquon passe les versements que lon vient de recevoir.
La liste de gauche et une partie de lcran de saisie de la base des clients :

La sparation entre lcran de saisie et la liste de gauche peut se dplacer, pour afficher plus de lune ou de lautre partie. Placez votre souris sur la sparation : elle se transforme en double-flche :

Pressez le bouton de gauche et dplacez la souris vers la gauche ou la droite. Relchez le bouton de la souris. Tous les lments constituant une fiche ne pouvant tre affichs sur un seul cran pour des raisons de place, ils ont t regroups par types dans diffrents onglets. Pour naviguer entre ces onglets, cliquez les boutons correspondants : En changeant donglet, vous restez toujours sur la mme fiche, mais vous avez accs dautres informations. Vous pouvez aussi utiliser les raccourcis clavier Alt+1, Alt+2, pour passer dun onglet lautre.

16 Le bouton gris clair indique longlet actif.

3.11 Les accs

Les fiches prsentes dans la liste de gauche sont classes selon lordre dtermin dans laccs courant. Par exemple, dans la base des clients, laccs Par numro classe les fiches selon lordre croissant des numros de rfrence, Par nom rfrence les classe par ordre alphabtique, etc.

Les accs peuvent galement filtrer les donnes selon un critre dextraction. Par exemple, dans la base des factures, laccs Factures ouvertes ne prsente que les factures non acquittes, classes dans lordre inverse des dates de facture. Le compteur au bas de la fentre affiche le rang de la fiche slectionne dans laccs courant, le nombre de fiches de laccs courant et le nombre total de fiches de la base. Dans cet exemple, la fiche slectionne est la 5e des 9 fiches de laccs dans la base qui en compte 45. Chaque accs est associ une liste de gauche (3.10)
Certains accs peuvent ntre disponibles quen Mode complet (3.15). Par exemple, laccs Archives qui permet dafficher les fiches archives :

3.12 Le volet latral

Lorsque vous dplacez la souris contre la marge de droite de la fentre, Crsus affiche un volet latral qui propose laccs diverses fonctions. Lorsque vous ramenez la souris dans la fentre de travail, le volet latral se rduit

17 nouveau. Si la place disponible dans la fentre est suffisante, le volet saffiche en permanence.

Le volet est prsent avec 3 zones spares. La zone du haut, dont lintitul est Global, propose des fonctionnalits lies lapplication entire : rglages de base, recherche dune fiche. La zone mdiane, rfrence Base, prsente des commandes lies la base courante (base des clients, des articles, des factures mises, ) : lancement des statistiques, impression de listes et documents de plusieurs fiches. La zone du bas, intitule Fiche courante, donne laccs des fonctions touchant uniquement la fiche slectionne dans la liste de gauche : cration dun nouveau document, impression de la fiche. Le volet permet en outre de revenir en tout temps lcran daccueil, et de disposer dune calculatrice. Cest par ce volet quon accde aux Rglages gnraux et aux Rglages des 5 bases.

Les fonctionnalits du volet latral propres chaque base sont dcrites plus loin dans ce manuel.

18

3.13 Lcran douverture

Lcran douverture affiche plusieurs messages importants concernant ltat des rglages obligatoires.

Cet cran ne saffiche plus ds que vous passez en mode de travail dfinitif.

19

3.14 Lcran daccueil

Cet cran sert de tableau de bord. Il permet de naviguer dune base lautre, et propose plusieurs outils de gestion gnrale : accs aux rglages, informations concernant ltat des bases, statistiques globales, outil de comptabilisation, accs aux bases.

Vous pouvez retourner en tout temps lcran daccueil en cliquant les chevrons dans le volet dcrit ci-dessus.
Note Cet cran ne saffiche comme illustr que si vous avez modifi le nom de lentreprise dans les Rglages gnraux. Tant que vous ne laurez pas fait, plusieurs boutons, comme laccs aux bases, sont cachs.

3.15 Mode simplifi / mode complet

Crsus propose 2 modes de travail. Dans le mode dutilisation normal, mode simplifi, beaucoup dlments sont cachs ou protgs, afin dviter des modifications intempestives. Lautre mode, le mode complet donne laccs aux rglages, au paramtrage, aux retouches et la cration des crans de saisie, des documents imprimer, etc. Il est tentant de travailler dans ce mode complet, mais il enlve certaines protections. Il est donc prfrable de travailler en mode simplifi. Pour passer en mode complet, utilisez le menu Options Mode complet. Le mot de passe ( epsitec si vous ne lavez pas chang ou enlev) nest demand quune fois par session de travail.

20
Note Si le menu Options indique mode simplifi cest que vous tes dj en mode complet.

Le mode de travail par dfaut peut tre rgl dans longlet Divers des Rglages gnraux (5.1.3)

3.16 Enregistrer vos donnes

Les donnes de votre fichier sont traites dans la mmoire vive de votre machine, ce qui signifie quen cas de problme (coupure de courant, crash), tout le travail effectu aprs le dernier enregistrement est perdu. Enregistrez donc rgulirement votre fichier en cliquant licne ou en appuyant sur Ctrl+S.
Note Voyez la scurit, au 16.

21

4 Prise en main avec le fichier exemple

Pour travailler efficacement avec Crsus Facturation, il faut dabord vous familiariser avec quelques notions du fonctionnement du programme. Ceci va se faire au travers de quelques manipulations qui vous permettront dacqurir les bases de lutilisation.

4.1 Crer une application exemple

Pour toute la documentation qui suit, nous partons du fichier Standard. Dmarrez Crsus Facturation. Si cest le premier lancement de votre programme, le logiciel affiche une fentre vide et propose un assistant de cration. Pour dmarrer lassistant ultrieurement, utilisez la commande Fichier Nouveau, le raccourci clavier Ctrl+N, ou licne Nouveau dans la barre de menus. Cliquez Suivant : Si une liste de modles saffiche, choisissez le modle Standard et cliquez Suivant :

Slectionnez Ouvrir avec les fiches dexemple et cliquez Suivant :

Donnez un nom votre facturation, par exemple MonTest ou DUPONT SA et cliquez Suivant. Note La facturation nest pas limite aux annes comptables. Nous vous recommandons de ne pas inclure lanne dans le nom du fichier.

Cliquez Terminer.

22 Aprs la mise jour des exemples, Crsus affiche lcran douverture :

Note

Avant de pouvoir utiliser rellement votre application, vous devrez effectuer un certain nombre de rglages essentiels, dont le mode dassujettissement la TVA et le mode de comptabilisation, ainsi que supprimer les fiches dexemples. Ces rglages sont dcrits plus loin. Tant que vous naurez pas effectu ces actions obligatoires, cet cran saffichera chaque ouverture du fichier, ou lorsque vous cliquez licne Accueil.

Pour tester le modle sans effectuer tous les rglages de base, cliquez Poursuivre...

4.1.1 Supprimer des fiches

Si vous ne vous tes pas encore familiaris avec le programme, nous vous recommandons de travailler avec les exemples fournis et de crer vos propres fiches. Lorsque vous aurez fini de vous exercer avec ce fichier, vous pourrez supprimer les exemples, les fiches que vous avez cres pour vos essais, ou lensemble des fiches. Vous devrez alors revenir ce chapitre, car tant que vous naurez pas supprim au moins les fiches dexemple, vous ne pourrez pas rellement utiliser votre application. En effet, tous les chiffres figurant sur les fiches dessai fausseraient toutes vos statistiques et votre comptabilit. Pour supprimer les fiches dexemple, dans lcran douverture, cliquez le bouton Supprimer des fiches Slectionnez loption dsire dans le dialogue :

23

Toutes sans exception ou Seulement les exemples vous permettront dutiliser rellement cette base de donnes.

Pour terminer la suppression des fiches, vous devez confirmer votre choix, qui est irrversible.
Note Cette opration supprime galement toutes les comptabilisations effectues en mode de test.

4.1.2 Valider les rglages

Plusieurs rglages fondamentaux doivent tre dfinis pour pouvoir utiliser lapplication en mode rel. Les choix sont affichs gauche du bouton. Prenez garde au message signalant que vous ne pourrez plus modifier ces choix : il ne faut valider ces choix quaprs vous tre assur quils sont corrects dans les Rglages gnraux. Si vous ntes pas sr, consultez les paragraphes concerns. Lorsque vous tes sr de vos choix, cliquez le bouton Valider les rglages de base

4.2 Utiliser le fichier

Une fois les rglages effectus, vous pouvez poursuivre en cliquant le bouton Revenir lutilisation dans le volet latral.
Rappel Si le volet napparat pas sur la droite de la fentre, dplacez la souris droite de lcran pour lafficher (3.12).

Vous arrivez alors dans la base des Clients :

24

La partie gauche de lcran affiche la liste rsume de tous les clients. Cliquez un client dans la liste de gauche : le dtail de ses donnes saffiche dans la partie droite de lcran. Les raccourcis Ctrl+flche haut et Ctrl+flche bas passent la fiche prcdente ou suivante. Les onglets au sommet de la fiche permettent daccder dautres donnes de la mme fiche client. Parcourez les divers onglets pour reprer les types dinformations. Les combinaisons de touches Alt+1, Alt+2, etc, passent aussi dun onglet lautre.

4.3 Crer des fiches, saisir des donnes

Avant de crer une fiche, il faut slectionner la base de donnes dans laquelle on veut travailler. La base active est celle dont le bouton est enfonc. Dans lexemple ci-dessous, on voit que cest la base des clients qui est slectionne.

Les bases utilisables sont : Les factures reues (ou crances)* Les cranciers (ou cranciers)* Les articles (ou produits et services) Les clients (ou dbiteurs) Les factures mises * En version LARGO uniquement

On accde aux bases depuis lcran daccueil ou en cliquant licne correspondante dans la barre dicnes. On peut galement passer dune base lautre par le menu Donnes, ou en utilisant les raccourcis clavier F5 F9.

4.4 Les articles, produits et services

Crsus Facturation permet de traiter tant des articles que des prestations. Pour simplifier, dans les pages qui suivent, nous appellerons article tout objet physique ou toute prestation de service. Passez dans la Base des articles : cliquez licne ou pressez la touche F7.

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4.4.1 La liste de gauche

La liste de gauche affiche tous les articles selon laccs choisi, ici Par code personnel. Pour changer daccs, droulez la liste et slectionnez-en un autre.

Passez dans laccs Par code personnel, La composition des informations dans la colonne de gauche est lie laccs. Revenez laccs Par dsignation.

4.4.2 Crer une fiche article

Crez une nouvelle fiche : cliquez licne Nouvelle fiche ou pressez la touche F11 : le fond devient bleu pour mettre en vidence que vous crez une nouvelle fiche. Le logiciel attribue automatiquement un numro cette fiche. Remplissez le champ Dsignation : Bouquet de fleurs des champs. Remplissez le champ Prix de vente : 15 Remplissez le champ Code personnel : F (comme Fleurs).

26 Validez la fiche : cliquez licne ou pressez la touche F12. La fiche vient se placer dans la liste de gauche.
Notes

Tab passe dun champ de saisie lautre. F11 correspond Nouvelle fiche.
Si une case ditable peut contenir plusieurs lignes, cest la squence Ctrl+Entre qui passe la ligne en restant dans la case

F12 correspond Valide les modifications.

Quand la souris passe sur les icnes ou les champs, des bulles daide sont affiches.

4.4.3 Crer une nouvelle fiche article plus dtaille

Cliquez licne Nouvelle fiche (F11). Le fond devient bleu. Crsus affecte un nouveau numro la fiche. Remplissez le champ Dsignation : Stylos rouges Remplissez le champ Prix de vente : 3.50 Les champs TVA permettent de spcifier le type de TVA par dfaut pour larticle. Si votre socit nest pas soumise la TVA, ces champs seront cachs. Les champs Comptabilisation sont complts par les comptes gnriques dfinis dans les Rglages gnraux. Vous pouvez forcer dautres comptes du plan comptable de la comptabilit lie. Dans longlet Divers, vous pouvez cliquer la case Gestion du stock pour complter les donnes de stock. Les rubriques concernant la gestion de stock ne saffichent que si cest ncessaire. Validez la fiche : cliquez licne ou pressez F12.
Note La fiche cre vient se placer dans la liste de gauche des articles, selon laccs choisi (3.11).

4.4.4 Modifier une fiche article

Slectionnez la fiche 102 en cliquant la ligne correspondante dans la liste de gauche. Pour faciliter la slection, choisissez laccs Par numro, et non Par dsignation.
Note Quel que soit ltat de la fiche (cration, modification) vous pourrez toujours passer dun onglet de saisie lautre. Laffichage concerne la fiche slectionne dans la liste de gauche ou celle en cration.

Placez le curseur dans le champ Dsignation et corrigez le libell : Conseil en entreprise.

27 Terminez en validant la fiche avec F12 ou en cliquant licne. Slectionnez la fiche 100 pour corriger le prix de vente de la fiche : 40.70 Ne validez pas la saisie, mais slectionnez directement la fiche 110 :

Comme vous navez pas valid la fiche 100, le logiciel demande sil faut mettre jour la fiche modifie. Oui mmorise les modifications apportes, Non annule les modifications et revient ltat prcdent de la fiche. Aprs avoir rpondu Oui, corrigez le code TVA en TVARED (soit le taux rduit de TVA). Terminez en validant la fiche avec F12 ou en cliquant licne.

4.4.5 Supprimer une fiche article

Choisissez la fiche 105 et cliquez licne Supprimer fiche :

Le logiciel demande confirmation, la rponse est dfinitive et sans appel ! Faites de mme avec la fiche 107 :

Crsus nautorise pas la suppression dune fiche utilise dans une facture, vos rapports et statistiques seraient faux.

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4.4.6 Enregistrer vos donnes

Enregistrez rgulirement votre fichier en cliquant licne ou Ctrl+S. En cas de coupure de courant par exemple, les donnes non enregistres seront perdues.

Le premier enregistrement redemande un nom de fichier. Inscrivez par exemple TEST. Sinon, en cas de coupure de courant par exemple, les donnes non enregistres seront perdues. Voyez le chapitre consacr la scurit.

4.5 Les clients

Passez la base des clients en cliquant licne (F8) Vrifiez que laccs slectionn soit bien Par nom Rfrence.

4.5.1 La liste de gauche

Les fiches clients sont actuellement tries Par Nom rfrence, mais on peut, dans cet exemple, demander de les classer par ordre alphabtique des noms ou des firmes, par numro, etc. Dans la barre des icnes, droulez la liste des accs et slectionnez Par numro :

Lapparence de la liste de gauche change immdiatement. Ce ne sont plus les noms qui apparaissent dans la premire colonne, mais les numros de fiche. Dautre part, les fiches sont classes par ordre dcroissant des numros.

4.5.2 Crer une fiche client

Crez un nouveau client en cliquant licne Nouvelle fiche (F11), le fond devient bleu et le logiciel attribue un numro cette fiche. Remplissez le champ Firme : Pasta SA

29 Remplissez le champ Titre : choisissez le texte Madame, en droulant le menu avec la souris ou en utilisant les touches flche haut ou flche bas du clavier. Remplissez le champ Prnom : Julie Remplissez le champ Nom : Tartempion Remplissez le champ Adresse : Ch. du Four 16 Remplissez le numro postal du champ Localit : 1350, et appuyez sur la touche Tab. Crsus propose la localit correspondant ce numro postal. Validez la fiche en cliquant licne (F12).
Note Le nom de la ville suisse vient de suite si on tape un numro postal existant. Sil y a un choix, les touches flche haut et flche bas du clavier permettent de slectionner la ville sans utiliser la souris, et la touche Entre valide le choix. Essayez avec 1400 Yverdon-les-Bains.

4.5.3 Crer une nouvelle fiche client plus dtaille

Cliquez licne Nouvelle fiche (F11) : le fond devient bleu et le logiciel attribue un numro cette fiche. Remplissez le champ Firme : Epsitec SA Remplissez le champ Titre : choisissez dans la liste avec la souris ou avec les touches flche haut ou flche bas du clavier ou encore tapez une des initiales des textes contenus dans cette liste. Remplissez les champs Prnom et Nom. Compltez Adresse : Chemin du Fontenay 6 Dans le numro postal, tapez 1400, puis la touche Tab. Le logiciel propose la liste des localits correspondantes. Slectionnez Yverdon-lesBains. Dans la rubrique Rabais pers, indiquez 10% de rabais personnel soit avec la liste droulante, soit en tapant la valeur . Dans longlet Contacts, cliquez le crayon en regard de la premire ligne et compltez les champs qui saffichent. Pour enregistrer ce contact, cliquez le bouton Valider le contact...
Note Pour modifier le contact, cliquez nouveau le crayon. Pour le supprimer, cliquez la corbeille.

Validez la fiche en cliquant licne (F12).

4.5.4 Modifier une fiche client

Choisissez une fiche client et ajoutez une 2e ligne dans ladresse : Case postale 56.

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Note Pour passer la ligne lintrieur de la rubrique Adresse, pressez Ctrl+Entre.

Dplacez-vous dans la liste trie par nom, avec lascenseur, ou avec les touches Ctrl+flche haut ou Ctrl+flche bas. Choisissez une autre fiche pour corriger le tlphone. Si vous navez pas valid les corrections de la fiche prcdente, le logiciel demande sil faut mettre jour la fiche modifie. Aprs avoir rpondu, vous pouvez corriger la fiche choisie. Validez les modifications apportes la fiche en cliquant licne (F12).

4.5.5 Supprimer une fiche client

Choisissez la fiche Pasta cre ci-dessus et cliquez licne Supprimer fiche : le logiciel demande confirmation, la rponse est dfinitive et sans appel ! Dtruisez de mme la fiche 110 : Crsus nautorise pas la suppression dune fiche rfrence dans une facture.
Note Les fiches rfrences dans les factures (ou les commandes) ne peuvent tre supprimes. Il faut dabord supprimer les factures (et/ou les commandes) qui y font rfrence.

4.5.6 Archiver une fiche client

Il peut arriver que la fiche dun client devienne inutile, car il ne sest plus manifest depuis longtemps et on ne souhaite pas voir sa liste de clients encombre de clients fantmes . Dans ce cas ne supprimez pas sa fiche, mettez-la simplement en archive en cochant la case correspondante. Une bande rouge sur le bord gauche et sous le terme Archive saffichent pour attirer votre attention sur le fait que la fiche a t archive. Elle napparatra plus dans les listes, mais elle existera toujours dans votre fichier, au cas o elle devait tre utilise pour des statistiques, ou si le client revenait. Laccs Archives accessible en mode complet (3.15) permet daccder aux fiches qui ont cet attribut.

4.6 Les factures mises

Le processus complet dune vente de marchandise ou de services passe par diffrentes tapes : devis, confirmation de commande, bulletin de livraison, facture.

31 Il est possible de traiter toute la chane de documents, ou de passer directement nimporte quel niveau, par exemple crer un bulletin de livraison sans devis, ou directement une facture. Le concept propos par Crsus Facturation consiste transformer le document existant pour passer dune tape la suivante. La cration dun nouveau document peut se faire soit depuis la fiche dun client la fiche est alors rattache directement au client soit depuis la base des factures mises la fiche pourra tre rattache au dbiteur de son choix. Le suivi financier de la facture mise ncessite denregistrer les encaissements, de grer les rappels qui peuvent tre soumis ou non des frais et de traiter les ventuels escomptes accords. Les encaissements peuvent tre enregistrs manuellement dans le suivi de la facture, ou tre traits automatiquement par le biais dun fichier informatique transmis par votre institut financier, si vous mettez des factures avec BVR. Le montant dune vente peut tre imput un ou plusieurs comptes. Crsus ventile le produit sur les comptes lis aux articles ou services dtaills dans la facture mise. En cas de paiement partiel, les montants de chaque ligne de facture sont comptabiliss au prorata du montant total.
Note Pour les encaissements BVR, il faut avoir rgl correctement les paramtres selon le contrat conclu avec votre institut financier. Consultez le 11 pour des informations compltes.

4.6.1 Enregistrer une offre

Il y a plusieurs mthodes pour crer un document vierge pour un client, la plus simple tant de slectionner sa fiche dans la base des clients, puis de cliquer licne Crer un nouveau document pour ce client dans la zone Fiche courante du volet latral : Passez dans la Base des clients. Slectionnez Grand client Cliquez licne Slectionnez le type de document crer Offre, Devis et cliquez OK.

32

Note

Le type de document crer par dfaut est dfini dans les Rglages des factures mises.

Le programme prpare une fiche dans la base des factures et passe directement la saisie des articles :

Saisir un article Cliquez dans la premire ligne du tableau. Cliquez licne de relation ou appuyez sur F2 ou Ctrl+R. Crsus propose la liste de tous les articles :

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Cliquez larticle Pice stocke dans la liste, puis cliquez le bouton OK : Crsus complte les donnes connues de larticle slectionn.
Note Pour slectionner un article de la liste, vous pouvez le double-cliquer. Vous pouvez galement utiliser les touches flche haut ou flche bas, et presser la touche Entre.

Appuyez sur Tab pour passer dans la colonne Quantit et indiquez le nombre de pices : le cot total de la ligne est calcul automatiquement. Terminer le document Accordez un rabais de ligne sur lun des articles : le rabais sintroduit en % dans la colonne Rabais. Accordez un rabais global de 10%

Vous pouvez taper le taux ou utiliser le menu droulant de la rubrique Rabais% dans le pied de facture. Ajoutez des frais de port en cliquant lun des boutons Normaux ou Spciaux. Le montant des frais est paramtr dans les Rglages des factures mises. Passez dans longlet Facture pour voir le rsum :

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Validez la fiche, en cliquant licne (F12). La fiche est ajoute, classe selon les critres de laccs courant. Dans la colonne Etat de la liste de gauche, une offre est code par la lettre O .
Note Vous pouvez valider votre fiche tout moment et ainsi conserver les saisies dj faites, puis revenir dans le document pour le complter.

4.6.2 Visualiser ou imprimer le document

Tous les documents peuvent tre imprims avec diverses prsentations. Les prsentations par dfaut pour chaque tape sont dtermines dans les Rglages des factures mises. Chaque tape peut tre visualise lcran avant limpression ou imprime directement. Cliquez le bouton dans la zone Fiche courante du volet latral, Crsus affiche le rsultat lcran.
Note Les zones hachures reprsentent les logos quil est possible dinclure dans les documents imprims. Ces logos sont dfinis dans les Rglages des factures mises.

Si une imprimante est connecte, imprimez votre devis, en cliquant le bouton dans la zone Fiche courante du volet latral. Aprs avoir envoy le document limprimante, Crsus pose la question Estce que toutes les fiches sont correctement imprimes ?

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Si vous rpondez Oui, le logiciel marque la fiche comme tant imprime. A moins den avoir spcifi une autre, la date du jour sera mmorise dans le champ Date de devis (onglet Etat). Dans la liste de gauche, limpression est code par le caractre _ . Loffre imprime est donc reprsente par O_ .

4.6.3 Transformer loffre en facture

Pour passer de ltat Offre Confirmation de commande : Passez dans longlet Facture de votre document. Cliquez le bouton Confirmation cde. A ce stade, vous pouvez modifier le contenu du document pour ladapter la commande relle du client.
Note Il nest pas ncessaire davoir imprim le document pour passer ltape suivante.

Pour passer de ltape Confirmation de commande celle de Bulletin de livraison : Passez dans longlet Facture du document. Cliquez le bouton Bulletin de livraison. Pour passer de ltape Bulletin de livraison celle de Facture : Passez dans longlet Facture du document. Cliquez le bouton Facture. Il est encore possible de modifier le contenu de la facture pour ladapter la situation relle.

4.6.4 Imprimer la facture

Visualisez ou imprimez la facture en cliquant lun des boutons de la zone Fiche courante du volet latral.

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Note Par dfaut, lapplication exemple est rgle pour imprimer des factures avec BVR. Pour dfinir le type de facture par dfaut, il faut modifier les rglages des factures mises. Si vous imprimez des factures avec BVR, le positionnement de la ligne de codage doit correspondre au gabarit fourni par Postfinance ou votre banque. Utilisez la fonction Dplacer des objets dans le volet latral des Rglages gnraux.

Aprs avoir envoy le document limprimante, Crsus pose la question Estce que toutes les fiches sont correctement imprimes ? Si vous rpondez Oui, le logiciel marque la facture comme tant imprime (4.6.8). A moins den avoir spcifi une autre, la date du jour sera mmorise comme date de facture. Pour visualiser ou imprimer un tat du document autre que ltat actuel, cliquez lune des icnes de la zone Fiche courante du volet latral. Le dialogue affiche le choix des tapes ainsi que la date dimpression enregistre pour chaque tape :

Note

Les dates des diverses tapes du document sont prsentes dans longlet Contact, Livraison, Etat de la fiche.

4.6.5 A propos de limpression

Limpression peut tre lance par le bouton adquat dans le volet latral de la facture comme dcrit plus haut. Vous pouvez aussi imprimer un document en cliquant l'icne dans la barre dicnes de la fentre (F10). Pour visualiser avant limpression, cliquez cette icne. Les commandes Fichier Imprimer ou Fichier Aperu avant impression sont quivalentes.
Note Dans cet exemple, nous imprimons une facture, mais le processus sapplique nimporte quel document.

Utilisez la commande Fichier Imprimer.

37 Dans le dialogue qui suit, choisissez lune des prsentations Factures et allumez le bouton Seulement la fiche courante :

Limpression ou la visualisation avant impression sont possibles avec ou sans double, il suffit de cocher ou dcocher la case correspondante.
Note Si on utilise les boutons dans la fiche, limpression de doubles dpend des Rglages des factures mises.

Cliquez OK et validez le choix de limprimante. Aprs avoir envoy le document limprimante, Crsus pose la question Estce que toutes les fiches sont correctement imprimes ?

Si vous rpondez Non, Crsus considre quil ne sest rien pass. Si vous rpondez Oui, moins den avoir spcifi une autre, la date du jour est mmorise comme date du document imprim, et lopration est enregistre. Les dates des diverses tapes du document sont prsentes dans longlet Contact, Livraison, Etat de la fiche.

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Note Le fait dimprimer une facture, puis de confirmer que limpression sest bien faite verrouille la facture. Par exemple, il ne sera plus possible de modifier les prestations factures ou le total arrt. Il sagit dune scurit pour viter une modification accidentelle et que la facture enregistre ne corresponde plus celle que le client a reue. Il est nanmoins possible de la dverrouiller en cliquant licne Dbloque la facture qui se trouve en bas droite du volet latral.

Il est possible dimprimer en une seule fois toutes les factures imprimer, ou tous les rappels, ou toute autre slection de fiches. Il suffit de slectionner loption Selon laccs dans le dialogue dimpression. La rponse donne au dialogue de confirmation de limpression sapplique toutes les fiches imprimes. Les boutons de visualisation ou dimpression du volet latral sont associs un document par dfaut qui peut tre modifi dans les Rglages des factures mises.

4.6.6 Enregistrer une facture de plusieurs lignes

Il nest pas ncessaire de traiter toutes les tapes du processus de vente, vous pouvez entrer directement nimporte quelle tape de la chane, par exemple une facture sans offre, ni bulletin de livraison. Lorsque vous tes dans la base des factures, le bouton Crer un nouveau document dans la zone Fiche courante du volet latral vous propose de gnrer un nouveau document pour le mme client que la fiche actuelle, ou pour un autre client.

Si vous choisissez le client, la procdure est identique ce qui prcde.

39 Si vous slectionnez un autre client, la procdure affiche la liste des clients. Il suffit den slectionner un et de cliquer OK. Il faut alors passer dans longlet Dtails pour complter le document. Une autre mthode consiste utiliser la fonction Nouvelle fiche au lieu des boutons dcrits ci-dessus : Crez une fiche vide en cliquant licne (F11), le fond devient bleu. Tapez une partie du nom du client dans le champ Nom: assi

Cliquez licne de relation (F2 ou Ctrl+R). Comme Crsus ne trouve quun client rpondant au critre entr, il est automatiquement slectionn :

Note

Vous auriez pu taper nimporte quel autre renseignement concernant le client tel que le numro postal ou la localit. Le logiciel trouve tout de suite le bon client sil nen existe quun seul rpondant ce critre. Sil y en a plusieurs, le programme vous prsente une liste de choix. Sil ny en a aucun, Crsus le signale.

Dfinissez le type de document en cliquant lun des boutons Devis / Offre, Confirmation de cde, Bulletin de livraison ou Facture.
Note Par dfaut, Crsus cre une nouvelle facture. Il est possible de choisir de crer dautres types de documents en modifiant les Rglages des factures mises

Passez dans longlet Dtails pour procder la saisie des articles. Premier article Cliquez dans la premire ligne du tableau. Cliquez licne de relation ou appuyez sur F2 ou Ctrl+R. Crsus propose la liste de tous les articles :

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Cliquez larticle Pice stocke dans la liste, puis cliquez le bouton OK : Crsus complte les donnes connues de larticle slectionn.
Note Pour slectionner un article de la liste, vous pouvez le double-cliquer. Vous pouvez galement utiliser les touches flche haut ou flche bas, et presser la touche Entre.

Appuyez sur Tab pour passer dans la colonne Quantit et indiquez le nombre de pices : le cot total de la ligne est calcul automatiquement. Deuxime article Dans la ligne suivante, placez le curseur dans le champ Dsignation et tapez le mot stock. Cliquez licne de relation (F2 ou Ctrl+R). Crsus ne propose que les articles dont le libell contient le mot stock :

41 Slectionnez un des articles et cliquez OK. Compltez la quantit de pices voulue. Troisime article Dans la ligne suivante, placez le curseur dans le champ Dsignation et tapez le mot uvre. Cliquez licne de relation (F2 ou Ctrl+R). Crsus complte les donnes de larticle Main duvre, qui est le seul article correspondant au critre. Compltez le nombre dheures et le prix horaire. Quatrime article Cliquez dans le champ Numro et tapez 105 Passez au champ suivant avec la touche Tab : la dsignation se complte automatiquement, puisque vous avez donn le numro de rfrence de larticle et que ce numro ne correspond qu un seul article. Dans la colonne Quantit, indiquez le nombre de litres. Dans la colonne Prix, entrez le prix unitaire : le cot total de la ligne est calcul automatiquement.
Note La touche Tab passe dune rubrique lautre. La combinaison Shift+Tab revient dans la rubrique prcdente. Dans les tableaux comme celui de longlet Dtails dcrit ci-dessus, la touche Enter passe la ligne suivante, la combinaison Shift+Enter revient la ligne prcdente.

Cinquime article Dans la ligne suivante, appuyez sur F2 ou Ctrl+R. Dans le dialogue, vous pouvez restreindre les articles prsents en choisissant un des accs, par exemple Les services :

42 Les raccourcis flche haut ou flche bas passent larticle prcdent ou suivant dans la liste. Choisissez un des articles de la liste, puis appuyez sur la touche Entre ou cliquez le bouton OK. Corrigez la quantit et modifiez le prix si ncessaire : les donnes reprises de la fiche article peuvent tre remplaces par des donnes que vous forcez lors de la saisie de la facture :

Sixime article Crsus permet de facturer des prestations non rfrencs dans votre base de darticles. Cliquez dans la colonne Dsignation de la ligne suivante, et tapez le texte Article spcial selon votre demande. Appuyez sur la touche Tab pour passer dans la colonne Prix et entrez le montant 125.00
Note Cet article sera comptabilis dans le compte de produit par dfaut dfini dans longlet Comptes et TVA des Rglages gnraux (4.9).

Ajoutez un ou plusieurs autres articles votre convenance. Lorsque vous appelez la liste des articles par F2 ou Ctrl+R, si vous tapez une partie du libell de larticle, Crsus le slectionne :

43

Les boutons passent loccurrence prcdente ou suivante du critre.

4.6.7 Utiliser les numros de rfrence

Lorsquon connat les numros des clients ou des articles, il nest pas ncessaire dutiliser les listes pour la recherche, il suffit de travailler avec les numros de rfrence : Cliquez licne Nouvelle fiche (F11). Cliquez dans le champ numro du client (prtez attention aux bulles daide). Entrez le numro 108, puis pressez la touche Tab : Crsus complte les donnes du client. Passez dans longlet Dtails (Alt+2), entrez le numro de rfrence du premier article : 100 Passez directement au deuxime article en appuyant sur la touche Entre : Crsus complte larticle et positionne le curseur dans la deuxime ligne. Tapez 108, puis Entre Tapez 106, puis Entre Imprimez ou visualisez votre facture comme dcrit plus haut, en cliquant lun des boutons de la zone Fiche courante du volet latral.

4.6.8 Enregistrer encore une facture

Si on ne connat pas les numros de rfrence, il est possible dutiliser une partie des libells pour saisir les donnes.

44 Cliquez licne Nouvelle fiche (F11). Entrez le mot grand dans le nom du client. Demandez de trouver ce nom dans la base des clients en cliquant licne de relation (F2 ou Ctrl+R). Crsus propose immdiatement Grand client , car il ny a quun client dont le nom contient le critre grand que vous avez entr. Dans Concerne, indiquez : Rparation de votre voiture. Pour saisir les articles, passez dans longlet Dtails (Alt+2). Cliquez dans la colonne Dsignation de la premire ligne du tableau, tapez main, puis cliquez licne de relation (F2 ou Ctrl+R) : Crsus prend automatiquement larticle Main duvre, puisque cest le seul qui rpond au critre que vous avez entr. Cliquez dans la colonne Dsignation de la ligne suivante, tapez Pice stocke et faites la relation (F2 ou Ctrl+R) :

Crsus montre tous les articles qui contiennent le mot stock dans leur libell. Maintenez la touche Ctrl presse, slectionnez Pices stockes et sans lcher la touche Ctrl, slectionnez aussi Pices stockes C :

45

Cliquez OK : les deux articles slectionns sont repris en mme temps. Compltez la quantit et le prix unitaire facturer pour chaque ligne. Dans la rubrique Code perso de la ligne suivante, tapez four, puis cliquez licne de relation (F2 ou Ctrl+R) : la liste ne propose que les articles dont le code est Fourn . Utilisez les touches flche haut ou flche bas pour slectionner larticle dsir, puis appuyez sur la touche Entre pour valider votre choix.
Note Pour modifier lordre des lignes, cliquez dans la ligne dplacer, et utilisez ces icnes pour monter ou descendre la ligne. Pour supprimer une ligne, cliquez dans la ligne concerne, puis licne. Pour insrer une ligne, cliquez dans la ligne o le nouvel lment doit sinsrer et cliquez licne. En cas derreur il est possible deffacer la ligne en cliquant l'icne (Shift+F2).

Validez la fiche en cliquant licne (F12).

Rappel F2 ou Ctrl+R correspond Mettre jour relation. La frappe dune partie de renseignement permet de prciser la recherche. Changez laccs pour limiter les propositions affiches. Les touches flche haut ou flche bas du clavier permettent de slectionner ce que lon dsire sans utiliser la souris. Vous pouvez faire une slection/dslection avec Ctrl+Clic.

46
Le bouton Tout vous permet de prendre tous les articles de la liste en mme temps.

4.6.9 Saisir un total arrt

Crsus affiche le total de la facture au fur-et-- mesure de la saisie des lignes. Il est possible de forcer un montant diffrent de ce total automatique. Cliquez le bouton Arrter le total :

Pour revenir du total arrt au total calcul, cliquez le bouton Recalculer le total :

Note

Ces 2 boutons sont galement disponibles dans longlet Rsum de la facture.

4.6.10 Imprimer un rappel

Crsus se base sur la date dimpression de la facture et sur les Dlais dfinis dans les onglets Rappel 1, 2 ou 3 des Rglages des factures mises pour dterminer sil y a du retard dans les paiements des factures. Il y a 3 niveaux de retards, dont lmission peut donner naissance des frais de rappel dfinissables dans les Rglages des factures mises, onglet Rappel 1. Vous pouvez afficher les factures en retard depuis lcran daccueil ou depuis le volet latral des factures mises en utilisant les boutons Rappels 1, Rappels 2 ou Rappels 3. Sous Contentieux, vous trouverez toutes les factures pour lesquelles 3 rappels ont t envoys et qui sont toujours impayes.

47 Pour visualiser ou imprimer le rappel dune facture isole, slectionnez la facture et cliquez lun des boutons dans la zone Fiche courante du volet latral.

Si la facture est chue, Crsus propose den imprimer le rappel. Il est galement possible de rimprimer la facture ou un rappel dj existant. Aprs avoir envoy le document limprimante, Crsus pose la question Estce que toutes les fiches sont correctement imprimes ? Si vous rpondez Oui, le logiciel marque la facture comme tant imprime (4.6.8). A moins que vous nayez forc une date particulire dans la date de rappel dans longlet Contact, Livraison, Etat de la fiche, Crsus imprime le rappel la date du jour. Lorsque vous validez limpression, la date du jour sera mmorise dans la date de rappel. Pour visualiser ou imprimer tous les rappels, cliquez licne dans la zone Base des factures mises du volet latral.

Les rappels sont imprims selon le type de document dfini dans longlet Impressions des Rglages des factures mises.

Une autre mthode pour imprimer des rappels individuels

48 Slectionnez la fiche du rappel imprimer. Utilisez la commande Fichier Imprimer, ou cliquez licne dans la zone Base des factures du volet latral. Slectionnez la prsentation Rappels 1, Rappels 1 BVR ou Rappels 1 BV rouge :

Activez le bouton Seulement la fiche courante. Cliquez OK. Une autre mthode pour imprimer tous les rappels Utilisez la commande Fichier Imprimer, ou cliquez licne dans la zone Base des factures du volet latral :

49 Slectionnez la prsentation Rappels 1, Rappels 1 BVR ou Rappels 1 BV rouge selon votre situation. Vrifiez que le bouton actif est Selon laccs et que laccs choisi est Rappel 1 imprimer. Cliquez OK. Ces procdures sappliquent bien entendu aux rappels 2 et 3.

4.6.11 Les encaissements, acquittements et escomptes

Le traitement financier de la facture se fait dans longlet Finances de la fiche. Slectionnez une facture ouverte : dans la liste de gauche, les factures sont notes F. Si le F est accompagn dun X, la facture est acquitte. Passez dans longlet Finances. Cliquez le bouton Enregistrer une opration :

Note

Le logiciel contrle si la facture est dj paye pour permettre laction de ce bouton. Si la facture est paye, le bouton napparat pas.

Vous pouvez choisir de traiter un acompte ou lencaissement du solde de la facture. Le cas chant, le solde propos inclut les frais de rappel. Slectionnez loption Encaisser un acompte. Entrez la date du paiement dans le champ Date du traitement. Entrez le montant de lencaissement. Vrifiez le compte de liquidit sous Compte utiliser.

50 Cliquez OK. Lencaissement est ajout dans le tableau des paiements :

Acquitter une facture Si le paiement que vous recevez constitue le paiement final de votre facture, le mme bouton Enregistrer une opration vous permet de considrer la facture comme paye. Vous avez deux possibilits : Si votre client vous paie exactement le solde de la facture, slectionnez loption Encaisser le solde de la facture, en modifiant si ncessaire la Date de traitement et le Compte utiliser. La facture sera considre comme paye :

Si votre client paie un montant diffrent, cliquez Encaisser un acompte, et cochez galement Escompter le solde :

51

Par dfaut, Crsus passe lescompte dans le compte dfini dans longlet Comptabilisation des Rglages gnraux. Si ncessaire, vous pouvez prciser un autre compte descompte utiliser lors de la saisie de lopration. Ce compte peut tre chang, en cliquant le bouton Modifier le compte :

Dans longlet Comptabilisation des Rglages de base, lescompte peut galement tre ventil dans les comptes de produit. Dans ce cas, Crsus affiche le message dans la zone dacquittement de la facture :

Si vous devez escompter la totalit de la facture, ou la totalit du solde d, slectionnez loption Solder par escompte :

Cliquez OK pour enregistrer lopration dans la fiche.

52
Note Si vous avez mis une note de crdit pour le client actuel, le dialogue Enregistrer une opration vous propose den utiliser le montant. Consultez le 8.5.13

Il est galement possible denregistrer les paiements manuellement dans le tableau. Indiquez une date de paiement dans la colonne date. Choisissez un compte dans la liste. Introduisez le montant et validez la fiche (F12). Rptez lopration pour chaque versement.

Pour acquitter manuellement la facture, cochez la case Acquitt le :

Selon le rglage effectu dans longlet Comptabilisation des Rglages gnraux, Crsus propose soit la date du dernier versement, soit la date du jour comme date dacquittement, et passe le solde ventuel dans le champ concern. Selon le rglage effectu dans longlet Comptabilisation des Rglages gnraux, Crsus signale que lescompte est ventil dans les comptes de produit des articles, ou affiche le compte slectionn. Pour changer le compte descompte, cliquez le bouton Modifier le compte. Pour annuler lacquittement, utilisez le bouton Annuler lacquittement.
Note Ces 2 boutons ne sont pas accessibles si lescompte ou lacquittement de la facture ont t comptabiliss. Si ncessaire, il faut dabord dcomptabiliser les sessions concernes (4.9)

Crsus Facturation met jour automatiquement les soldes dus par les clients : voir le Total factur et le Total pay dans longlet Soldes et totaux de la fiche du client.
Note Les dates affiches sont dterminantes pour la comptabilisation. Si la facture nest pas date, vous pouvez tout de mme enregistrer des paiements, qui seront comptabiliss la date voulue. Les montants enregistrs dans le tableau des paiements passent en comptabilit, mme si la facture na pas t imprime.

4.6.12 Lencaissement par BVR

Note Pour bnficier de ce mcanisme, il faut demander un n dadhrent votre institut financier.

Crsus permet dimprimer des factures avec un bulletin de versement rfrenc (BVR). Si vous adhrez ce systme, lorsque votre client paie une

53 facture, le n de rfrence du bulletin est enregistr par la banque ou Postfinance. Le traitement des encaissements peut alors tre automatis : il suffit de tlcharger le fichier fourni par votre institut financier pour que Crsus puisse importer les versements reus dans les factures concernes, pour autant que les BVR aient t imprims depuis votre fichier Crsus Facturation. Lexemple est livr avec un fichier qui permet de tester la procdure : Utilisez la commande Fichier Lecture fichier BVR ou cliquez licne.
Note Sil y a plusieurs fichiers traiter, Crsus en propose la liste.

Crsus affiche les encaissements enregistrs dans le fichier :

Une ligne noire reprsente un encaissement qui ne prsente pas de problme. Une ligne rouge reprsente un encaissement avec un problme quil faudra rsoudre. Une coche dans la colonne Action signifie que lcriture sera passe dans la facture. Une coche dans la colonne Rgl signifie que la facture sera acquitte lors du processus. Cette coche est active automatiquement si les conditions le permettent.
Note Lextension Crsus e-transfert simplifie la procdure de tlchargement et traitement des fichiers en attente sur le site de votre institut financier. Lextension peut tre commande sur le site www.cresus.ch

Les dfinitions pour la ligne de codage BVR sont saisies dans les Rglages gnraux, dans longlet BVR ( 9).

4.6.13 Les tapes comptables

Vous avez le choix entre 2 mthodes : la comptabilisation selon les contre-prestations convenues.

54 la comptabilisation selon les contre-prestations reues. La mthode doit tre dfinie dans longlet Comptabilisation des Rglages gnraux avant de travailler rellement dans votre fichier (4.1.2). Si vous travaillez en mode contre-prestations convenues, le montant total est comptabilis la date dmission de la facture, dans le compte dbiteur du client, et le dtail des lignes de la facture est comptabilis dans le compte de produit de chaque article ou prestation. Chaque encaissement est pass en diminution du compte dbiteur. Un escompte ventuel sera imput un compte gnral ou ventil dans les comptes de produit, selon le rglage dfini dans longlet Comptabilisation des Rglages gnraux. Si vous traitez les contre-prestations reues, il ny a ni notion de dbiteur, ni descompte ; seuls les encaissements effectifs seront imputs au compte de produit de chaque ligne de facture. Les montants reus sont ventils dans les comptes de produit au prorata du montant de chaque position de la facture et du total factur.

4.7 Les cranciers / fournisseurs

Note Cette section ne sadresse quaux utilisateurs dune version LARGO de Crsus Facturation. Par simplification, nous utilisons ici le terme cranciers qui englobe galement les fournisseurs.

Passez la base des Cranciers en cliquant licne (F6).

4.7.1 Crer une fiche crancier

Crez un nouveau crancier en cliquant sur licne Nouvelle fiche (F11) : le fond devient bleu et Crsus affecte un numro la nouvelle fiche. Compltez le champ Firme : Epsitec SA Droulez le menu du champ Titre avec la souris pour slectionner la civilit voulue ou en actionnant les touches flche haut ou flche bas du clavier : Monsieur Entrez un Prnom et un Nom : Jules Tartempion Remplissez le champ Adresse : Ch. des Hirondelles 5 Pour mettre une 2e ligne dadresse, laissez le curseur la fin de ladresse introduite, appuyez sur Ctrl+Enter et tapez le complment : Case postale 12 Remplissez le champ du Numro postal : 1092 et appuyez sur Tab. La ville (Belmont-Lausanne) vient automatiquement. Validez la fiche en cliquant sur licne (F12).

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4.7.2 Crer une fiche crancier plus dtaille

Cliquez licne Nouvelle fiche ou F11, le fond devient bleu et le logiciel attribue un numro cette fiche. Remplissez le champ Firme : Les Maisons Compltez le champ Titre. Remplissez les champs Prnom, Nom, puis Adresse. Entrez une Ville suisse et appuyez sur Tab. Crsus complte le numro postal ou propose un choix dans une liste. Indiquez une adresse e-mail. Aprs avoir valid la fiche, un clic sur cette icne cre automatiquement un e-mail pour ce destinataire. Entrez ladresse dun site internet. Aprs avoir valid la fiche, un clic sur cette icne accde ce site dans votre navigateur Internet. Passez dans longlet Administration (Alt+4) :

Slectionnez le compte 6000 Loyer dans la liste lie au Compte par dfaut. Enlevez le code TVA pour ce compte. Sil y a lieu, vous pouvez encore modifier le Dlai de paiement et choisir un Rabais personnel. Validez la fiche en cliquant sur licne (F12).

4.7.3 Corriger une fiche crancier

Dplacez-vous dans la liste trie par nom, avec lascenseur, ou avec les touches Ctrl+flche haut et Ctrl+flche bas. Slectionnez la fiche Epsitec SA . Passez dans longlet Paiement :

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Cest ici quon introduit les donnes financires du crancier et le moyen de paiement usuel pour ce crancier.
Note Ne confondez pas les donnes financires de base - que nous allons saisir ci-aprs - avec la prparation dun paiement. Vous le constaterez, il ny a par exemple pas de champ pour remplir un montant ou la rfrence BVR. Ces informations sont propres chaque facture que vous recevrez de ce crancier et seront fournir au moment de ltablissement du paiement. Diffrents messages safficheront dans la zone en haut gauche du pseudo-bulletin, pour vous aider remplir les donnes en fonction du type de versement choisi.

Cliquez le bouton Vers habituellement par :

57 Slectionnez BV Rouge.
Note La couleur du fond change en fonction du type de paiement slectionn

Entrez le compte (imaginaire) 10-000000-3. Cliquez le bouton Paiement ailleurs pour corriger ladresse du titulaire du compte (il ne faut pas inclure la case postale). Ce bouton vous permet dindiquer un titulaire ou une adresse pour les paiements compltement diffrents des donnes physiques du crancier. Passez dans longlet Administration (Alt+5). Modifiez le Compte par dfaut pour y mettre le compte 6570, et remplacez le Code TVA par IPI (Impt Pralable sur les Investissements) :

Validez la fiche en cliquant licne (F12).

Note En fonction du type de paiement effectuer, le choix du type de bulletin et le remplissage des diffrentes rubriques peut tre assez droutant au dbut. Pour vous aider, le fichier exemple propose des fiches de cranciers de tous les types de paiement. Consultez le 9.1.1 pour des explications compltes concernant longlet Paiement.

4.7.4 Supprimer une fiche crancier

Slectionnez la fiche Les Maisons et cliquez licne Supprimer fiche. Le logiciel demande confirmation, la rponse est dfinitive et sans appel !
Note Les fiches rfrences dans les commandes ne peuvent tre supprimes. Il faut dabord supprimer les commandes qui y font rfrence.

4.8 Les factures reues

Note Cette section ne sadresse quaux utilisateurs dune version LARGO de Crsus Facturation.

Le processus complet dun achat de marchandise ou dune acquisition de services passe par diffrentes tapes : commande, rception, facture et paiement.

58 Il est possible de traiter toute la chane de documents, ou de passer directement nimporte quel niveau, par exemple crer une rception sans commande, ou un paiement direct. Le concept propos par Crsus Facturation consiste transformer le document existant pour passer dune tape la suivante. La cration dun nouveau document peut se faire soit depuis la fiche dun crancier la fiche est alors rattache directement au crancier soit depuis la base des factures reues la fiche pourra tre rattache au crancier de son choix. Le suivi financier de la facture reue ncessite denregistrer les paiements et de traiter les ventuels escomptes accords. Le cas chant, la gestion des paiements permet de gnrer des ordres de paiement lectroniques (ordres DTA ou OPAE) qui sont transmis linstitut financier par Internet. Les paiements peuvent galement tre faits par dautres moyens et enregistrs manuellement dans les factures. La charge dune facture reue peut tre impute un ou plusieurs comptes. Crsus offre le la possibilit daffecter la totalit de la charge un seul compte ou de ventiler manuellement la charge sur plusieurs comptes ou encore de ventiler la charge sur les comptes lis aux articles ou services dtaills dans la facture reue. En cas de paiement partiel, les montants de chaque ligne de facture sont comptabiliss au prorata du montant total.
Note Pour les paiements DTA/OPAE, il faut avoir rgl correctement les paramtres DTA selon votre contrat conclu avec votre institut financier. Consultez le 12 pour des informations compltes.

4.8.1 Enregistrer un paiement manuel

Voici lexemple dun paiement qui ne fait pas lobjet dune commande ou livraison, ni mme de lenregistrement pralable de la facture. Le montant a t acquitt par la caisse. Depuis les cranciers (F6), slectionnez la fiche Epsitec SA Dans le volet latral, cliquez licne Crer un nouveau document pour ce crancier :

Slectionnez Nouvelle facture et cliquez OK.

59 Crsus passe dans la base des Crances et cre une nouvelle fiche au nom du crancier. Compltez la Date de la facture. Cliquez le bouton Saisir le total factur et tapez 250 Passez dans longlet Comptabilit :

La facture reue est passe dans le compte cranciers 2000, et la charge est affecte au compte 6570, tel que cest dfini dans la fiche du crancier Epsitec SA. Il est possible de modifier limputation des montants dans ce tableau. Cliquez le bouton Enregistrer une opration

Compltez la Date du paiement et cliquez OK. Le paiement est enregistr dans le tableau des paiements, et la facture est considre comme acquitte :

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Si ncessaire, cliquez le bouton Annuler lacquittement, puis Annuler le dernier versement pour vider les champs et refaire une saisie de paiement.

4.8.2 Enregistrer un paiement lectronique direct

Voici lexemple dun paiement qui ne fait pas lobjet dune commande ou livraison, ni mme de lenregistrement pralable de la facture. Lordre de paiement de la facture sera envoy par fichier DTA la banque. Depuis les cranciers (F6), slectionnez la fiche 113 Crancier sans commande Dans le volet latral, cliquez le bouton Prparer un paiement
Note Ce bouton ne saffiche que si vous avez dfini un mode de paiement possible par DTA ou OPAE pour ce crancier (9.1.1). Sinon, vous devez crer un nouveau document Facture, dont le paiement est gr manuellement.

Crsus affiche ce dialogue :

Compltez le Montant payer, la Date de la facture et la Date prvue pour le paiement, et cliquez OK. Crsus passe dans la base des Commandes, cre une nouvelle fiche et affiche automatiquement longlet Paiement. Il vous prsente un bulletin de versement pr-rempli :

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Compltez le Motif du versement. Si ncessaire, corrigez la Date prvue pour le paiement. Pressez le bouton Prparer pour DTA, qui ne saffiche que si toutes les donnes sont plausibles. Cette facture sera acquitte lors de la cration du fichier DTA.
Note Il nest pas possible dutiliser la fonction automatique de prparation de paiement si toutes les informations ne sont pas remplies. Un message lcran vous rappelle ce qui manque. Par exemple ici le logiciel signale que la date de paiement prvue est dpasse.

Le montant du versement prvu est enregistr dans le tableau des paiements, avec la mention Prpar pour DTA/OPAE :

Lordre de paiement doit encore tre transmis la banque sur la page ebanking du site internet linstitut, ou au moyen de tout autre outil. Il est possible dannuler un paiement prpar pour DTA, en cliquant le bouton Annuler le dernier versement. Vous pouvez alors saisir une nouvelle prparation de paiement, ou traiter le paiement manuellement de la mme manire que la mthode dcrite ci-dessous.
Note Lextension Crsus e-transfert simplifie la procdure denvoi des fichiers DTA ou OPAE votre institut financier. Lextension peut tre commande sur le site www.cresus.ch

4.8.3

Enregistrer une facture crancier simple

Voici un exemple de cration dune facture sans dtail, pour lequel un premier paiement a t fait au comptant, puis le solde a t rgl, avec un escompte accord. Dans la base des crances, slectionnez une facture quelconque.

62 Crez une fiche en cliquant licne Cre un nouveau document dans le volet latral :

Indiquez quel type de document vous voulez crer. Vous avez le choix de crer un nouveau document pour le mme crancier, ou un autre. Choisissez loption Slectionner un autre crancier :

Cliquez OK. Crsus cre une nouvelle fiche, le fond devient bleu et il attribue un numro la facture. Vous pouvez maintenant choisir le crancier dans la liste des cranciers existants. Slectionnez le crancier Epsitec SA .
Note Vous pouvez aussi nen slectionner aucun et cliquer OK afin de le dfinir plus tard.

Cliquez le bouton Saisir le total factur :

63

Entrez le Montant et la Date de la facture. Cliquez OK. Validez la fiche (F12).

4.8.4 Enregistrer le paiement manuel dune facture

Il nest pas ncessaire de traiter le paiement dune facture au moment de la saisie. Vous pouvez enregistrer une facture et y revenir le moment venu. Pour enregistrer un paiement manuel : Slectionnez la facture crancier n 109. Passez dans longlet Comptabilit (Alt+4). Cliquez le bouton Enregistrer une opration :

Entrez la Date du paiement et le compte de liquidit toucher dans le champ Compte utiliser.

64 Cliquez OK. Validez la fiche (F12).

4.8.5 Enregistrer le paiement lectronique dune facture

Il nest pas ncessaire de traiter le paiement dune facture au moment de la saisie. Vous pouvez enregistrer une facture et y revenir le moment venu. Pour prparer un ordre de paiement lectronique : Slectionnez la facture crancier cre ci-dessus pour Epsitec SA. Passez dans longlet Paiement (Alt+3). Crsus affiche un bulletin de versement correspondant au mode de paiement habituel du crancier (9.1.1), ici un BV Rouge. Cliquez le bouton Proposition :

Crsus complte le paiement selon les donnes du crancier et de la facture. Une fois les donnes entres, cliquez le bouton Prparer pour DTA/OPAE.
Note Le bouton ne saffiche que si les donnes entres sont cohrentes. Prenez garde aux messages affichs qui peuvent empcher la prparation du paiement. Ici, la date de paiement est dpasse.

4.8.6 Enregistrer une facture crancier dtaille

Voici un exemple de cration dune facture dtaille, pour lequel un premier paiement a t fait au comptant, puis le solde a t rgl, avec un escompte obtenu. Dans la base des crances, slectionnez une facture quelconque. Crez une fiche en cliquant licne Cre un nouveau document dans le volet latral. Indiquez quel type de document vous voulez crer. Vous avez le choix de crer un nouveau document pour le mme crancier, ou un autre. Choisissez loption Slectionner un autre crancier.

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Cliquez OK. Crsus cre une nouvelle fiche, le fond devient bleu et il attribue un numro la facture. Vous pouvez maintenant choisir le crancier dans la liste des cranciers existants. Slectionnez le crancier Epsitec SA .
Note Vous pouvez aussi nen slectionner aucun et cliquer OK afin de le dfinir plus tard.

Compltez la Date de facture. Passez dans longlet Dtails (Alt+2) :

Ajoutez 2 ou 3 lignes de facture, exactement comme nous lavons vu pour les factures mises (4.6). Le montant total de la facture est calcul au fur et mesure.
Note Il faut indiquer la quantit reue de chaque position pour que Crsus calcule le montant de chaque ligne et le total de la facture.

Validez la fiche (F12).

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4.8.7 Enregistrer un acompte manuel

Le paiement dune facture peut se faire en plusieurs fois. Dans la fiche cre ci-dessus, passez dans longlet Comptabilit (Alt+4) pour enregistrer lacompte vers. Cliquez le bouton Enregistrer une opration

Slectionnez loption Payer un acompte. Compltez la Date du paiement et le Montant. Pour lexemple, prenez soin de ne pas payer la totalit du montant d. Spcifiez le compte de liquidit concern dans Compte utiliser. Cliquez OK. Le montant est enregistr dans le tableau des paiements :

Passez dans longlet Comptabilit (Alt+4) :

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On y trouve le versement, le total vers et le solde d ce jour. Validez la fiche (F12).

4.8.8 Enregistrer un acompte par paiement lectronique

Le paiement dune facture peut se faire en plusieurs fois, mme si on utilise les paiements par OPAE ou par DTA. Dans la fiche ci-dessus, passez dans longlet Paiement (Alt+3) Cliquez le bouton Proposition :

Crsus remplit les champs en fonction des donnes du crancier et de la facture. Dans la rubrique Montant, il tient compte des acomptes verss. Modifiez le Montant. Dans la liste droulante, si vous laissez loption Rglement, la facture sera considre comme acquitte aprs ce versement. Si vous passez loption sur Acompte, la facture restera ouverte.

Note

Cette option est reprise dans la colonne Rgl lors de la prparation de lordre de paiement. La coche dans cette colonne est dterminante pour lacquittement de la facture.

Cliquez le bouton Prparer pour DTA/OPAE.

68 Validez la fiche (F12).

4.8.9 Enregistrer un escompte

La facture 110 prsente un solde ouvert. Vous avez le choix entre escompter le solde, payer un nouvel acompte ou acquitter la totalit de la facture. Pour escompter le solde de la facture : Slectionnez la facture. Passez dans longlet Comptabilit et cliquez le bouton Enregistrer une opration :

Slectionnez loption Escompter le solde. Indiquez la date de lopration. Cliquez OK. Validez la fiche (F12).
Selon les rglages effectus, la date de lopration propose la date du jour ou la date du dernier versement enregistr. Dautre part, lescompte obtenu peut tre comptabilis dans un compte spcifique ou ventil en diminution de charge dans les comptes des produits acquis.

Note

Il est galement possible de traiter lescompte directement au moment de la saisie de lacompte. La facture 114 prsente un solde ouvert : Slectionnez la facture 114. Passez dans longlet Comptabilit (Alt+4). Cliquez le bouton Enregistrer une opration :

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Compltez le montant en prenant soin de ne pas payer la totalit du solde d. Indiquez dans quel compte doit passer le paiement. Cochez loption Escompter le solde. Cliquez OK, cette facture sera considre comme acquitte. Validez la fiche (F12).
Note Si vous souhaitez annuler un acquittement pass par erreur, vous pouvez cliquer Annuler lacquittement.

4.8.10 Modifier le compte descompte

Selon le rglage effectu dans longlet Comptabilisation des Rglages de base, les escomptes obtenus peuvent tre ventils dans les comptes de charge, ou passs dans un compte ddi. Dans ce cas, il est possible de modifier le compte au moment de la saisie de lopration :

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Le compte pour escompte peut tre modifi aprs coup dans longlet Finances en cliquant le bouton Modifier le compte :

4.8.11 Les tapes comptables

Vous avez le choix entre 2 mthodes : la comptabilisation selon les contre-prestations convenues. la comptabilisation selon les contre-prestations reues. La mthode doit tre dfinie dans longlet Comptabilisation des Rglages gnraux avant de travailler rellement dans votre fichier (4.1.2). La charge dune facture reue peut tre impute selon le dtail des lignes de la facture et comptabilise dans le compte de charge de chaque article ou prestation, ou ventile dans des comptes de charge dfinis pour le crancier ou saisis avec la facture. Si vous travaillez en mode contre-prestations convenues, le montant total est comptabilis la date dmission de la facture, dans le compte crancier du fournisseur, et la charge est impute comme dcrit ci-dessus. Chaque versement est pass en diminution du compte crancier. Un escompte ventuel sera imput un compte gnral ou ventil dans les comptes de charge, selon le rglage dfini dans longlet Comptabilisation des Rglages gnraux.

71 Si vous traitez les contre-prestations reues, il ny a ni notion de crancier, ni descompte ; seuls les versements effectifs seront imputs aux comptes de charge selon la description ci-dessus. Les montants sont ventils dans les comptes de charge au prorata du montant de chaque position de la facture et du total factur.

4.8.12 Prparer la comptabilisation

Factures mises : Les comptes impacts par une facture mise sont ceux dfinis dans la fiche du client, et ceux dfinis dans la fiche de chaque position facture. Les comptes de liquidit et descompte figurent dans les champs de longlet Finances de chaque facture. Factures reues : Longlet Comptabilit de chaque facture reue prsente les comptes de charge, de crdit et les comptes de liquidit qui seront impacts lors de la comptabilisation de la facture :

Les comptes de charge et la contre-partie sont pris dans les donnes du crancier (9.1.2). Si vous avez saisi une facture simple (4.8.3), la charge peut tre ventile dans le tableau Comptes dbit. Si vous avez saisi une facture dtaille (4.8.6), les comptes de charge sont ceux dfinis pour chaque article (4.4.3) dans le tableau dtaill, et le tableau Comptes dbit ne saffiche pas, mais la place vous verrez ce message :

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Si vous traitez les contre-prestations reues, le compte de crdit nest pas affich. Les comptes de paiement sont saisis lors de lenregistrement de chaque opration (4.8). Vous trouverez des explications dtailles concernant longlet Comptabilit au 10.1.5.

4.9 La comptabilisation
Un des objectifs essentiels de la Ligne Crsus est de vous permettre de gagner du temps tout en scurisant au mieux les oprations. La comptabilisation automatique prpare toutes les critures pour Crsus Comptabilit. Elle remplace la double saisie des montants, ce qui acclre le processus tout en cartant les risques derreur. Afin dinterdire dventuelles diffrences entre la comptabilit financire et votre facturation, les lments concerns par les critures gnres sont bloqus dans les factures. Par exemple, il ne sera pas possible de modifier les encaissements dj passs en comptabilit. Ainsi, mme si vous ne traitez pas la comptabilisation avec Crsus comptabilit, il est certainement avantageux de gnrer les critures quand mme. Vous avez le choix entre la comptabilisation des montants convenus ou reus. Les frais de rappel peuvent tre comptabiliss lors de lmission du rappel, ou uniquement lors de lacquittement de la facture. La comptabilisation gnre galement les critures ncessaires la gestion de la TVA. Crsus supporte la TVA normale ou au forfait. Tous ces points sont dfinis dans les Rglages gnraux.
Note Il est essentiel davoir fait votre choix avant de travailler dans votre fichier dfinitif, puisquil nest pas possible de changer de mthode en cours de travail.

Les comptes sont pris dans chaque article pour le dtail du mouvement, dans les donnes du client pour le dbit, dans le tableau de longlet Finances pour les encaissements et lacquittement. Il nest pas ncessaire de comptabiliser chaque facture individuellement. Nous vous proposons au contraire de procder des sessions de comptabilisation priodiques.

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4.9.1 Comptabiliser des factures

Cliquez licne de comptabilisation ou utilisez la commande Fichier Comptabiliser :

Si vous traitez des factures dbiteurs et cranciers, vous pouvez choisir de ne prparer quune partie des critures. Si vous avez un Crsus PRO, les factures reues ne sont pas gres. Entrez la date limite des critures prparer. Cliquez Excuter.
Note Si vous travaillez dans lexemple, Crsus connat dj la comptabilit cible. Si ce nest pas le cas, vous serez amen parcourir votre environnement pour dfinir quelle comptabilit doit recevoir les critures gnres.

Crsus propose le dialogue suivant qui permet entre autres de visualiser les critures gnres avant de les passer la comptabilit :

La commande Comptabiliser met les critures disposition de Crsus Comptabilit. Pour les y intgrer, il faut ouvrir la comptabilit et utiliser la commande Fichier Comptabiliser. Le processus de comptabilisation se fait donc par sessions, chaque session pouvant comporter de nombreuses critures. Crsus enregistre la date et le n

74 de session dans longlet Finances des factures, ce qui facilite entre autres la dcomptabilisation (voir ci-dessous)

4.9.2 Dcomptabiliser des critures

Comme les lments comptabiliss sont verrouills dans la facturation, sil y a des erreurs (date dcriture, compte, ventilation), il faut annuler les critures comptables. De mme, pour viter des diffrences entre la facturation et la comptabilit gnrale, il nest pas possible de modifier des critures provenant de la facturation dans Crsus Comptabilit. Il faut corriger les critures lorigine, dans la facturation. Cliquez licne de comptabilisation Choisissez Annuler la dernire comptabilisation

Cliquez Excuter.

75 Dans le dialogue suivant, dterminez la session, ou les sessions dcritures dcomptabiliser :

Cliquez OK. Les champs concerns sont dbloqus dans les factures.
Note On ne peut pas dcomptabiliser une session choix parmi les sessions existantes, il faut toujours annuler la session concerne et toutes celles qui suivent.

4.9.3 Refaire la comptabilisation

Dans certaines situations, il peut tre ncessaire de forcer Crsus refaire toute la comptabilisation. Par exemple dans le cas o lemplacement des fichiers, ou leur nom, a t modifi. Cliquez licne de comptabilisation :

76 Slectionnez loption Refaire la comptabilisation. Dterminez la date de dbut et de fin de la priode refaire. Si vous ne spcifiez pas de date de fin, Crsus traite toutes les factures. Cliquez le bouton Excuter. La suite du processus est comme dcrit au 4.9.2.

4.10 Outils de contrle comptable

Pour faciliter le contrle entre la facturation et la comptabilit, nous vous recommandons de travailler avec laide au pointage dans Crsus Comptabilit. Dans les extraits de comptes, loutil permet de regrouper les critures selon les 2 colonnes Groupe et Rf. mettant ainsi en vidence les regroupements quilibrs ou non. La correspondance se fait alors avec les statistiques Dbiteurs ou Cranciers quon lance depuis laccueil de la facturation. Dans lextrait de compte, en regroupant sur Groupe, on obtient ltat des factures et en regroupant par Rf, on obtient ltat du dbiteur ou du crancier. Par dfaut, Crsus Facturation utilise le n de pice pour le Groupe et le nom du dbiteur ou du crancier pour la Rfrence. Vous avez la possibilit de dterminer quel champ utiliser dans chacune des colonnes dans longlet Comptabilisation des Rglages gnraux.

Si vous optez pour le mode Prfixe + Numro de facture, le prfixe est dtermin lorsque vous lancez la comptabilisation.

4.11 Les rapports et tats

Les principaux rapports sont lancs depuis lcran daccueil, quil sagisse de ltat des dbiteurs ou des cranciers, ou du suivi des ventes et achats.

Les rapports des dbiteurs et des cranciers incluent ltat des postes ouverts, la date de son choix. La statistique peut tre fournie sous forme de liste pour obtenir ltat par dbiteurs ou par cranciers, ou sous forme dtat avec un

77 solde nouveau, pour correspondre au compte dbiteurs ou cranciers de la comptabilit financire. Les dialogues sont prvus pour lancer les statistiques standards, en mode Montrer, exporter ou en mode Visualiser avant impression :

En mode Montrer, exporter, Crsus passe laperu rapide de la statistique. Dans le dialogue propos, le bouton Exporter sert gnrer un fichier sur le disque avec le contenu affich lcran. En mode Visualiser avant impression, Crsus affiche le rsultat imprimable de la statistique. Ces modes sont proposs avec des rglages standards, tels quils sont paramtrs avec le modle livr, ou avec des rglages personnels, que Crsus mmorise. Consultez le paragraphe suivant pour obtenir des informations sur les modes avec rglages personnels. La commande Imprimer lance limpression du rapport sans le prsenter lcran, avec les rglages prcdents. Dans la base des clients et des cranciers (en version LARGO), le volet latral propose 2 boutons Rapports et tats : celui dans la zone Fiche courante lance la statistique pour le client ou le crancier slectionn. celui dans la zone Base clients ou Base cranciers lance les statistiques dbiteurs ou cranciers comme depuis le tableau de bord.

78 Dans la base des factures ou des crances, le bouton Statistiques propose de traiter soit les totaux et soldes, qui donnent accs aux statistiques dbiteurs et cranciers, soit lvolution des factures. Les statistiques peuvent galement tre lances via les boutons Rapports et tats du volet latral dans les diffrentes bases.

4.11.1 Pour les utilisateurs avertis

En mode Montrer, exporter, il est possible de slectionner les colonnes traiter. Il suffit de cocher ou dcocher les colonnes concernes, puis cliquer Rafrachir. La statistique est recalcule pour tenir compte des colonnes actives uniquement. Le classement est toujours fait selon les lments de la 1re colonne, puis ceux de la 2e, etc. Lorsque lentte dune colonne est prcd dun astrisque, cela signifie quun sous-total est calcul selon le groupement dans cette colonne.

Dans ce mode, vous pouvez exporter le rsultat de la statistique dans un fichier de type texte tabul, qui peut tre repris dans un tableur. Lorsque vous quittez laperu rapide, Crsus conserve ltat des coches. Pour rafficher la statistique selon les coches slectionnes, utilisez loption Montrer, exporter - ou Visualiser avant impression - (rglages personnels). Pour tablir la statistique avec les colonnes standards, utilisez loption Montrer, exporter - ou Visualiser avant impression - (rglages standards). Le lanceur de rapports propose galement un choix Propres statistiques pour accder aux statistiques personnelles que vous pouvez dfinir vous-mme. La dfinition dune statistique personnelle nest pas dcrite dans ce manuel. En cas de besoin, veuillez contacter le service technique dEpsitec.

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5 Crer une facturation relle

Pour crer votre facturation relle, vous avez 2 options : Crer un nouveau fichier vide. Travailler dans un fichier de test comme dcrit dans les chapitres prcdents, puis supprimer les exemples. Pour crer un fichier vide, dmarrez Crsus Facturation, utilisez la commande Fichier Nouveau pour dmarrer lassistant et suivez les indications des divers dialogues. Lorsque Crsus vous le propose, choisissez loption Crer un nouveau fichier vide :

Note

Contrairement une comptabilit ou une gestion de salaires, une facturation nest pas dcoupe en annes comptables. Nous vous recommandons de ne pas inclure lanne dans le nom de votre fichier.

Si vous avez dj introduit des donnes utiles dans un fichier de test, vous pouvez supprimer les donnes factices depuis les Rglages gnraux : dans la zone Actions du volet latral, cliquez Supprimer des fiches ( 4.1.1). Dans les 2 cas, il est essentiel de procder aux rglages de base avant dmettre des factures relles et de comptabiliser des critures. Dans les Rglages gnraux, compltez les informations dans les diffrents onglets, en particulier les rglages fondamentaux suivants : Lentreprise est-elle soumise la TVA ou non ? La comptabilisation se fait-elle selon les contre-prestions convenues ou reues ? En comptabilisation selon les contre-prestations convenues, les factures mises ou reues sont passes en comptabilit la date de la facture, puis les encaissements ou paiements sont passs en diminution du compte dbiteur ou crancier la date de chaque mouvement. Il est possible de gnrer un escompte lors de lacquittement partiel dune facture (voir la note ci-dessous concernant la TVA).

80 En comptabilisation selon les contre-prestations reues, les factures mises ou reues ne sont pas passes en comptabilit, seuls les mouvements rels le sont, au moment de lencaissement ou du paiement effectifs. Il ny a pas de notion de dbiteurs ou de cranciers en cours danne, et il ny a pas descomptes non plus. Si lentreprise est soumise la TVA, il faut encore dfinir si la dclaration TVA se fait selon le dcompte effectif ou selon la mthode des taux de dette fiscale nette (TDFN), galement appele TVA au forfait. Ce choix doit concorder avec les dfinitions TVA dans Crsus Comptabilit.
Note Habituellement, une entreprise soumise la TVA doit traiter les contreprestations convenues. La TVA est due ou est rcuprer ds le passage de la facture dans la comptabilit, et les escomptes ventuels donnent lieu une correction de la TVA. Cest le mode de TVA normal. Il faut obtenir une drogation de lAFC pour tre autoris traiter la TVA selon les contre-prestations reues. Dans ce cas, la TVA est traite avec chaque mouvement, et il ny a aucune correction lie des escomptes. De mme, il y a des conditions particulires qui dterminent si lentreprise peut tre soumise selon un taux de dette fiscale nette.

Si vous traitez les factures selon les contre-prestations convenues, il faut dterminer si les frais de rappel doivent tre comptabiliss lors de lmission du rappel, ou uniquement lorsque la facture est acquitte. Tant que ces 4 rglages nont pas t valids, chaque ouverture de votre fichier, Crsus affichera lcran douverture, vous rappelant que vous ne travaillez pas encore dans un fichier dfinitif.
Note Ces 4 choix ont des incidences essentielles sur la comptabilit, cest pourquoi il nest pas possible de les changer aprs validation sans avoir recours Epsitec. Il est donc impratif de les valider en toute connaissance de cause.

Pour valider ces choix, utilisez la commande dans le volet latral des rglages gnraux, ou le bouton de lcran douverture. Si les choix obligatoires sont faits et si le fichier ne contient plus dexemples, les avertissements de lcran douverture napparatront plus. Dautres rglages gnraux peuvent tre modifis en cours de travail. Il y a galement des rglages particuliers pour chaque base. Pour y accder, cliquez licne dans la zone Base du volet latral, ou passez dans les rglages gnraux par Alt+8 et cliquez le bouton correspondant dans le volet latral.

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5.1 Rglages de base

Pour adapter lenvironnement votre faon de travailler, il est ncessaire de procder aux rglages essentiels dcrits ci-dessus. Cliquez licne, ou utilisez le raccourci Alt+8.

Le programme vous demande un mot de passe pour accder au mode complet (3.12). Par dfaut, le mot de passe est epsitec en minuscules. Tapez-le et cliquez Entrer. Ce mot de passe peut tre redfini par la suite (15.6). Vous passez dans lcran principal des Rglages gnraux :

La plupart des informations entres ici pourront tre adaptes tout moment, il y en toutefois 4 qui devront tre valids dfinitivement. Mme sil nest pas ncessaire de procder dans cet ordre, nous documentons ici dabord les rglages essentiels qui ne pourront tre plus modifis aprs avoir t valids, puis les rglages les plus fondamentaux. Dautres rglages seront dcrits dans les chapitres spcifiques chaque base plus loin dans ce manuel.

5.1.1 Les rglages essentiels

Onglet Comptes et TVA Lentreprise est-elle soumise la TVA ou non ?

Onglet Comptabilisation

82 Votre entreprise est-elle soumise au rgime des contre-prestations convenues ( la facturation, qui est le mode normal) ou aux contre-prestations reues (aux encaissements, mode soumis une drogation accorde par lAFC) ?

Si vous tes soumis la TVA, dfinissez si vous utilisez la dclaration standard ou si vous tes soumis un (ou des) taux forfaitaire(s).

Si vous traitez les contre-prestations convenues, il faut dcider si les frais de rappel ventuels doivent tre comptabiliss lorsque vous mettez la facture avec ces frais, ou uniquement lorsque la facture est acquitte.

Si vous traitez les contre-prestations reues, vous avez le choix entre comptabiliser les frais de rappel avec le chiffre daffaire ils seront rpartis dans les comptes de produit de la facture ou dans un compte spcifique dtermin dans Autres comptes de longlet Comptes et TVA de ces rglages.

Lorsque vous aurez dtermin ces choix, vous devrez les valider au moyen du bouton Valider les rglages de base dans cet cran ou dans lcran douverture :

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Le dialogue vous demande de confirmer vos choix, qui ne seront plus modifiables. Si vous ntes pas sr, il est prfrable de continuer momentanment en mode de test.
Note Tant que vous navez pas valid ces rglages, Crsus imprime un filigrane dans tous les documents.

5.1.2 Les rglages modifiables

Onglet Principal

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Indiquez les coordonnes de votre entreprise. Les divers lments peuvent tre imprims ou non sur les documents produits. Si vous disposez de papier avec un entte primprim, compltez les informations, mais slectionnez loption pas imprim. La raison sociale peut tre imprime au sommet des documents :

Ou dans ladresse de lentreprise, gauche :

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Les documents standards sont prvus pour tre imprims avec un logo au sommet de la page. Vous avez le choix entre 2 formats dont vous avez un aperu ici. Cliquez le bouton Mettre un logo ou Mettre un second logo pour dfinir si vous voulez un logo ou non. Si vous rpondez Oui, Crsus affiche un dialogue permettant de slectionner un logo existant. Les logos livrs avec le modle servent mettre en vidence la zone occupe et donnent les dimensions respecter. Les dimensions du 1er logo doivent tre un multiple de 160 x 1440 pixels. Les dimensions du 2e logo doivent tre un multiple de 600 x 1440 pixels. Pour diter ces 2 logos, cliquez licne. Si vous ne voulez pas de logo, cliquez nouveau le bouton Mettre un logo ou Mettre un second logo et rpondez Non. Onglet Comptes et TVA La TVA

Si lentreprise est soumise la TVA, il faut introduire votre n de contribuable TVA. Crsus vrifie si le format du n saisi est correct. En cas de ncessit, le bouton N TVA accde au site de lAdministration Fdrale o vous pourrez chercher votre n.

86 Les codes TVA qui saffichent correspondent aux codes standards de Crsus Comptabilit, et ne devraient en principe pas tre modifis. Rgler les comptes par dfaut

Les comptes dfinis ici sont utiliss Lors de la cration des fiches. Par exemple, le compte de vente dans les articles est hrit au moment de la cration de la fiche, et vient du rglage effectu dans Articles, prestations / Vente. Lors de la comptabilisation, si aucun autre compte na t forc lors de la saisie des factures. Par exemple, sil reste vide dans longlet Finances dune facture mise, le compte descompte accord est celui saisi sous Autres comptes / Vente. Onglet Comptabilisation Afin dviter les erreurs de saisie, Crsus propose dempcher un cart trop grand entre la date du jour et certaines dates (date de facture, date dencaissement, etc).

Indiquez ici le nombre maximum de jours dcart autoris. Aide au pointage Pour faciliter le contrle, laide au pointage de Crsus Comptabilit permet de regrouper les critures selon leur Groupe ou leur Rfrence.

Dfinissez ici le contenu de ces 2 colonnes pour les critures gnres lors de la comptabilisation de Crsus Facturation. Par dfaut, Crsus Facturation propose le n de pice pour le groupe et le nom du dbiteur ou du crancier pour la rfrence. Escomptes

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Lacquittement dune facture peut gnrer un escompte obtenu ou accord. Ces escomptes peuvent regroups dans un compte unique dfini dans longlet Comptabilisation dcrit ci-dessus, ou ventils dans les comptes dachat ou de vente de la facture, au prorata des montants facturs. La date de lescompte peut tre la date du jour de lacquittement ou la date de la dernire criture dencaissement. Cliquez sur le bouton Rgler la date automatique pour les escomptes.

5.1.3 Conserver le mode complet

Comme dcrit plus haut, Crsus propose 2 modes de travail : le mode simplifi est le mode de travail conseill ; il donne accs toutes les fonctionnalits ncessaires lutilisation normale de lapplication. le mode complet donne accs de nombreuses fonctionnalits de paramtrage, adaptation et utilisation avance ; dans ce mode, certaines protections prvues pour empcher des modifications intempestives sont dsactives. Par dfaut, Crsus revient toujours au mode de travail simplifi. Si malgr les risques vous souhaitez travailler en permanence en mode complet, vous pouvez choisir de conserver ce mode de travail : Dans les Rglages gnraux, onglet Extensions, divers, cliquez le bouton Mode de travail :

Slectionnez le mode de travail Complet.

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5.2 Supprimer des fiches

Pour supprimer une fiche individuelle, slectionnez la fiche et cliquez cette icne. Crsus vous demande de confirmer la suppression, qui est dfinitive. Il nest pas possible de supprimer une fiche rfrence par une autre fiche. Par exemple, vous ne pourrez pas supprimer la fiche dun client si celui-ci a des factures Crsus donne galement la possibilit de supprimer des fiches en masse.

5.2.1 Supprimer toutes les fiches

Dans le volet latral des Rglages de base, le bouton Supprimer des fiches propose de dtruire toutes les fiches, ou seulement les exemples (sil y en a) :

Comme cette opration est irrversible, cochez la confirmation pour lancer la destruction demande.
Note Tant quil reste des exemples dans votre fichier, vous ne pourrez pas travailler de manire dfinitive.

5.2.2 Supprimer les anciennes fiches

Si votre base de donnes contient de nombreuses fiches, il se peut que les performances du logiciel soient pjores. La suppression de fiches devenues inutiles permet dacclrer les oprations, en particulier les calculs et oprations lances sur toute la base, comme les statistiques, par exemple. Le bouton Supprimer les anciennes fiches dans le volet latral des Rglages de base propose de supprimer les fiches qui ont t archives.

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5.3 Les autres rglages

Les autres rglages gnraux et rglages propres aux bases sont dcrits dans la section dtaille de ce manuel.

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6 Trouver de laide
Nous avons fait notre possible pour rendre l'utilisation de Crsus Facturation le plus intuitif et accessible possible. Lutilisation du logiciel peut soulever des questions A quoi sert cette icne ? Que fait cette fonction du menu ? O trouver linformation sur ce sujet ?

6.1 Les infobulles

Un grand nombre de rubriques laissent apparatre un petit message daide lorsque vous immobilisez la souris quelques secondes sur la rubrique.

6.2 Aide en ligne

Dans tous les dialogues, il y a un bouton Aide qui permet dobtenir les dtails sur le dialogue dans lequel on se trouve ce moment prcis.

6.3 Menu Aide

Vous pouvez trouver des informations par le menu Aide :

6.3.1 Laide
Dans le menu Aide, la commande Sommaire de laide dmarre une aide en ligne. Utilisez les fonctions habituelles des onglets Sommaire, Index, Rechercher et Favoris pour parcourir les thmes proposs. La commande Utiliser laide explique le fonctionnement de laide. La commande Nouveauts dmarre laide sur une page rsumant les nouvelles fonctionnalits de Crsus Facturation.

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6.3.2 Aide contextuelle

Vous pouvez demander laide contextuelle en cliquant licne Aide contextuelle, puis en cliquant licne qui vous intresse. Slectionnez Aide contextuelle dans le menu Aide :

La souris prend la forme

: Cliquez licne Enregistrer laide souvre sur lexplication de la commande Enregistrer. Aprs consultation, fermez laide. Slectionnez Aide contextuelle. Droulez le menu Options et cliquez Mode complet : Laide souvre sur lexplication de la fonction. Fermez laide, aprs consultation.
Note Remarquez que laction du menu ne sest pas effectue, mais que vous avez obtenu les renseignements sur licne ou sur le menu slectionn.

6.4 La Foire Aux Questions

Dans le menu Aide, vous trouverez galement un lien vers la Foire aux Questions, toujours disponible sur notre site www.cresus.ch, o vous pourrez trouver toutes sortes dinformations, trucs et astuces utiles. Slectionnez Crsus Facturation.

6.5 Poser une question

Dans le menu Aide, vous trouverez aussi un lien vers le formulaire qui vous permet de poser une question notre assistance technique.

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6.6 Hotline
En cas de ncessit, vous pouvez appeler notre service d'assistance technique au 0848 27 37 89 (voir aussi sous www.cresus.ch/support/contact).

6.7 Cours
Epsitec SA organise des cours dintroduction lutilisation des logiciels Crsus. Pour toute information, rendez-vous sur notre site www.cresus.ch, menu Service et support, rubrique Cours.

6.8 Spcialistes
Il peut tre utile de faire appel temporairement une aide extrieure pour faire le paramtrage initial dune application personnalise et vous aider dans vos premiers pas. Vous trouverez un certain nombre de rfrences sur notre site www.cresus.ch, menu Service et support, rubrique Rfrences.

6.9 Manuels
Un soin particulier a t apport la rdaction de ce manuel, ainsi que la documentation complmentaire livre avec les extensions / applications complmentaires. Nhsitez pas regarder dans les diffrents chapitres de la table des matires pour trouver une information.

6.10 Version et numro didentification

Cest dans le menu Aide sous A propos de CRESUS que vous trouverez les informations concernant la version du logiciel, votre numro de cl unique, la dure de validit de mise jour gratuite, etc.

La commande Mise jour par Internet ouvre directement votre navigateur Internet sur le site www.cresus.ch, la page de mise jour du logiciel et vous

93 indique de suite si une mise jour existe pour votre version et si vous y avez droit gratuitement.
Note Les informations concernant le fichier lui-mme se situent dans le menu Fichier, sous Proprits.

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7 Fonctionnement dtaill
7.1 Lorganisation gnrale
Crsus Facturation permet de facilement crer de nouvelles fiches, modifier ou supprimer des lments, changer leur mise en page, les imprimer sous toutes les formes, classer, trier, extraire l'information, effectuer des calculs dans une fiche, entre les fiches, passer des donnes d'une fiche dans l'autre... La richesse du programme Crsus Facturation est telle qu'il est difficile de trouver un ordre logique pour dcrire toutes les fonctions. Nous prendrons donc les fonctions dans un ordre thmatique.

7.2 Vocabulaire
Crsus Facturation est un logiciel qui utilise et gre des bases de donnes. Il tient une cartothque, et mme plusieurs cartothques lies. Un fichier est constitu de plusieurs bases. Une base de donnes est constitue de fiches. Une fiche est constitue de rubriques.

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7.3 Les bases

Le fichier trait par Crsus Facturation est un ensemble de plusieurs bases de donnes. Base des produits et services Base des clients Base des factures Base des cranciers (version LARGO) Base des commandes (version LARGO)

7.3.1 Une base

Cest un ensemble de fiches qui concerne un secteur particulier, comme lensemble des produits et services, ou lensemble des clients. Ces fiches peuvent tre tries dans n'importe quel ordre, il est possible dextraire celles qui correspondent un critre donn, etc.

7.3.2 Les fiches

Une base est constitue de fiches. Chaque fiche contient tous les renseignements concernant un lment, c'est--dire les donnes concernant un seul client ou un seul article. Le programme permet d'avoir 30'000 fiches par base, ou jusqu 100'000 sur demande.

7.3.3 Les rubriques

Chaque fiche contient une srie dinformations, comme le nom de la personne, son prnom, sa date de naissance. Pour organiser les donnes, chaque lment est enregistr dans une rubrique. Afin de permettre un contrle sur la saisie des donnes, on spcifie le type de contenu de chaque rubrique. Certaines rubriques ne pourront contenir que des dates, dautres que des nombres, etc

7.3.4 Les variables

Dans une gestion de base de donnes, on a souvent besoin de donnes gnrales, comme le nom de l'entreprise, ou l'anne traiter dans les statistiques. Des rubriques sont cres pour stocker ces donnes, mais elles ne sont pas lies une fiche particulire. Elles sont utilisables partout. Nous nommons ces rubriques les variables.

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7.4 Les prsentations

Pour utiliser ces donnes, il faut pouvoir les saisir, les voir, les imprimer. Pour cela nous utilisons des prsentations qui peuvent tre de deux types principaux : Les prsentations pour l'cran servent saisir les informations au clavier, visualiser, chercher, extraire. Les prsentations pour l'imprimante sont utilises pour tout document imprim, comme une facture, une liste de clients, des tiquettes. Les prsentations peuvent faire appel des prsentations partielles. Ce sont des prsentations dfinies une fois, rutilisables plusieurs endroits, comme par exemple lentte des documents papier. Une partie de la puissance de Crsus Facturation tient au fait que toutes les prsentations, aussi bien pour l'cran que pour l'imprimante, sont dfinissables par l'utilisateur. Un module de dessin permet dadapter les prsentations existantes et d'en dessiner de nouvelles.

7.5 Les outils

Il est possible de traiter ces fiches avec des outils tels que : recherches et extractions statistiques cration de fiches en srie oprations travers toute une base exportation et importation des fiches partielles ou compltes prparation des critures comptables dans Crsus Comptabilit cration des fichiers d'ordre de versement DTA/OPAE utilisation des BVR simplification du travail par boutons action qui peuvent reprendre une grande partie des lments des menus.

Crsus Facturation peut trs bien tre employ tel que livr, en utilisant le fichier standard, mais il peut aussi tre adapt voire compltement remani.

7.6 Mettre jour le logiciel

A chaque lancement du logiciel, celui-ci vrifie par Internet s'il existe une version plus rcente. Le cas chant, un dialogue s'affiche signalant si la mise jour est gratuite ou payante. Il suffit de cliquer sur le bouton et de suivre les indications.
Note Aprs le tlchargement, il faut fermer le logiciel Crsus, puis lancer le fichier tlcharg pour installer la nouvelle version.

97 Une mise jour du programme installe une nouvelle version du programme de base (Facture.exe). Toutes les prsentations et fonctionnalits livres avec le modle standard sont adaptes lors de la mise jour. Par contre, les adaptations particulires, les prsentations personnalises, toutes les modifications apportes au modle de base ne sont pas touches. Il faut viter de crer des doubles des crans ou des documents, si vous nen avez pas rellement besoin, car vous ne pourrez pas profiter des amliorations. Une mise jour ne modifie pas les donnes introduites.

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8 Le fonctionnement dtaill
La fonction de la plupart des rubriques et boutons est vidente. Nous nous bornons ici documenter les champs et actions spciaux.

8.1 Les rubriques

Le numro des fiches est un champ unique : chaque fiche a son numro et 2 fiches de la mme base ne peuvent pas avoir le mme numro. Il sagit dun identificateur unique interne quon ne doit pas modifier, puisque cest lui qui permet de rfrencer les fiches dune base lautre. Par exemple le client dune facture ou les articles dune commande. La coche Archive vous permet de cacher les fiches archives sans les supprimer. En effet, il nest pas possible de supprimer une fiche rfrence par une autre base. Par exemple supprimer un article utilis dans des factures fausserait tous les calculs de statistiques.

8.2 Le volet latral

Si le volet latral nest pas affich, il apparat lorsque vous approchez la souris du bord droit de la fentre, et se rduit lorsque vous ramenez la souris vers la gauche. Le volet est spar en 3 zones : la zone Global donne accs des fonctionnalits qui touchent toute lapplication. La zone Base offre des fonctionnalits lies la base courante. La zone Fiche courante lance des commandes qui sappliquent la fiche slectionne.

8.2.1 Accder aux rglages

Dans toutes les bases, le volet latral offre laccs aux Rglages gnraux et aux Rglages de la base courante. Cliquez licne dans la zone Global ou Base.

8.2.2 Chercher une fiche

Depuis chaque base, vous pouvez chercher une fiche crancier ou client par son nom ou nimporte quel lment de son adresse (Alt+X) ou son numro de tlphone ou nimporte quelle partie de lun de ses numros de tlphone (Alt+T). Vous pouvez galement chercher une facture reue ou mise par son numro (Alt+R).

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8.2.3 Cocher / dcocher

Comme expliqu plus haut, les accs servent afficher tout ou partie des fiches de la base, en fonction de critres de slection pr-dfinis. Il existe une mthode pour crer un accs temporaire rassemblant diverses fiches qui nont pas de critre commun facilement dfinissable. Il sagit de cocher les fiches voulues, puis dextraire uniquement les fiches coches. Cliquez licne dans la zone Fiche courante du volet latral pour cocher / dcocher la fiche courante. Si la fiche est slectionne, une petite croix saffiche dans le coin infrieur droit de la fentre. Si la fiche nest pas slectionne, cest un tiret qui est affich. Voici une copie du coin infrieur droit dune fiche. A gauche, la fiche est slectionne, droite elle ne lest pas :

Cliquez licne dans la zone Base du volet latral pour slectionner laction faire sur les fiches coches.

Choisir loption Montrer les fiches coches dans ce dialogue est quivalent slectionner laccs Cochs dans la liste des accs (3.11).

8.2.4 Les rapports et tats (statistiques)

Les statistiques principales peuvent tre lances depuis lcran daccueil ou depuis chaque base. Elles varient en fonction de la base courante et sont dcrites ci-aprs dans les pages consacres chaque base.

100 Dans lcran daccueil, on accde aux statistiques lies aux Dbiteurs et aux Cranciers, et aux statistiques de vente et dachat de produits et services. La statistique des Liquidits, ne peut tre obtenue que depuis lcran daccueil. Elle prsente un tableau avec les paiements faire en ngatif et les encaissements prvus en positif, rpartis par quinzaine. Dans le volet latral de chaque base, le bouton Rapports et tats de la zone Base lance des statistiques sur toutes les fiches de la base, le bouton Rapports et tats de la zone Fiche courante lance les statistiques individuelles lies la fiche slectionne.

8.2.5 Les dossiers lis

Dans les Rglages de chaque base sauf la base Articles, le bouton Crer un dossier permet de dfinir un dossier racine dans lequel Crsus ajoutera un dossier par fiche (bas sur le n de la fiche courante). Le cas chant, cette icne saffiche dans la zone Fiche courante du volet latral. Un clic ouvre le dossier concern, o vous pourrez enregistrer ou consulter nimporte quel document. Il ny a aucun lien entre les documents eux-mmes et Crsus, seul lemplacement de stockage est gr.

8.3 La base des articles, produits et services

Note : En raison de la place disponible, les produits et services sont appels Articles.

8.3.1 Onglet Article

La rubrique Code Perso permet dassigner un code un produit ou service. Il sert dfinir des catgories darticles. Vous pouvez introduire un code particulier directement dans le champ, ou utiliser la liste droulante. Vous pouvez dfinir jusqu 20 codes que vous utilisez couramment, dans les Rglages des articles que vous pouvez atteindre en cliquant licne dans la zone Base articles du volet latral, ou en utilisant le bouton Rglages articles dans le volet latral des rglages gnraux. Si vous avez dfini une liste de codes personnels, vous pourrez directement slectionner les articles correspondants dans la liste des accs (3.11).

101

La rubrique Quantit par dfaut est le nombre darticles qui apparat doffice dans la facture lorsque vous slectionnez cet article. La rubrique Rabais vous permet de dfinir un rabais automatique pour cet article. En saisissant cet article dans une facture de vente, le taux de rabais est repris sur la ligne correspondante. Si vous utilisez une version LARGO de Crsus Facturation, larticle peut tre rattach un fournisseur :

Introduisez dans le champ N le numro de la fiche de votre fournisseur. Le nom du fournisseur vient automatiquement remplir le champ associ. Vous pouvez galement le choisir dans la liste des fournisseurs avec le bouton F2. Le Code correspond la rfrence de larticle chez le fournisseur.

Dans la zone Comptabilisation, vous pouvez indiquer dans quel compte devront tre comptabiliss lachat et la vente de cet article, pour autant que votre facturation soit lie avec Crsus Comptabilit. Un compte dfini pour cet article aura priorit sur les comptes dachat et de vente par dfaut dfinis dans les rglages gnraux, onglet Comptabilisation (Alt+8)

8.3.2 Onglet divers - Gestion du stock

Crsus propose un mcanisme de gestion de stock qui peut tre activ ou non (13). Si le mode est actif, on choisit pour chaque article sil y a lieu den tenir le stock ou non.

102 Ltat du stock se fait par addition / soustraction des entres et sorties de stock, sur la base dun stock initial ou inventaire de base une date dfinie. En cas de correction de stock, le nombre darticles en stock ne doit pas tre corrig directement dans la fiche, mais faire lobjet dune fiche de correction de stock. Dans longlet Divers des articles, si la case Gestion du stock est active, vous pouvez connatre la quantit darticles en stock, qui est mise jour chaque livraison effectue ou livraison reue.

La Quantit minimum reprsente le seuil de rassortiment au-dessous duquel il est ncessaire de passer une commande. Le nombre darticles disponibles avant de repasser une commande est galement affich dans le champ Marge. Laccs Stock : en rupture affiche les articles dont la quantit en stock est infrieure au seuil (3.11). Si vous avez saisi un prix dachat, la valeur de votre stock est directement calcule en fonction du prix dachat actuel (ici 14 articles CHF 50.00).
Note La valeur de votre stock est calcule strictement sur le nombre darticles en stock. Aucune correction nest faite en fonction du prix dachat rel des articles achets. Il vous appartient donc de fixer le prix dachat de vos articles selon vos propres rgles.

8.3.3 Les statistiques de la base des articles

Les statistiques des prestations et services sont lances en cliquant les boutons Rapports et tats du volet latral. Les statistiques du bouton dans la zone Base articles concernent lensemble des fiches de la base. Les statistiques proposes montrent les ventes ou les achats des articles :

103

Vous pourrez suivre les ventes ou les achats par trimestre dune anne, ou les ventes ou les achats entre 2 dates prciser. Droulez la liste Slectionner une liste pour dterminer si la statistique doit tre tablie pour lensemble des fiches de la base, les articles soumis la gestion de stock ou ceux de laccs courant. Les statistiques du bouton Rapports et tats de la zone Fiche courante proposent les mmes rapports, mais uniquement pour larticle slectionn. Les rapports lis la gestion de stock ne peuvent tre tablis que si vous avez initialis une gestion de stock. Dans ce cas, les boutons Stock saffichent dans les 2 zones du volet latral. Les rapports de la zone Base articles ne concernent que les articles soumis la gestion de stock. Les rapports de la zone Fiche courante peuvent tre lancs pour nimporte quel article. Les statistiques proposent choix : ltat du stock dtaill ou rsum une date donne. Ltat se base sur le stock initial et tient compte des achats et ventes de larticle entre la date du stock initial et la date d traitement. la variation du stock dtaille ou rsume entre 2 dates. Ltat ne totalise que les mouvements effectifs, sans tenir compte dun stock initial.

8.3.4 Le volet latral de la base des articles

Dans la zone Base articles :

104 Le bouton Rapports et tats accde aux statistiques dachats et ventes des articles. Si vous avez initialis une gestion de stock, le bouton Stock lance les statistiques de variations ou tats du stock. Le bouton Archiver le stock sert mmoriser le cumul des achats et ventes une date donne dans des fiches spciales. Les statistiques se basent alors sur ces rcapitulatifs, et les calculs se trouvent acclrs. Il devient possible de supprimer les factures mises ou reues avant cette date, tout en conservant le mouvement.
Note La gestion de stock est dcrite au 11 de ce manuel.

Limpression propose choix des tiquettes ou une liste darticles. Dans les 2 cas, soyez sr dimprimer la bonne slection de fiches en rglant correctement loption Selon laccs. Cette icne permet de traiter les fiches de laccs Cochs (8.2.3). Dans la zone Fiche courante : Affiche tous les documents touchant larticle courant, dans la base des factures mises ou celle des factures reues. Le bouton Rapports et tats accde aux statistiques dachats et ventes de larticle slectionn. Cette icne sert slectionner / dselectionner la fiche courante pour lajouter ou lenlever de laccs Cochs (8.2.3).

8.3.5 Les rglages de la base des articles

Cest ici quon dcide si on dsire activer la gestion de stock :

Toutes les oprations lies la gestion de stock sont dcrites au 13 de ce manuel.

Changer le prochain numro de fiche cre donne la possibilit de modifier le numro propos automatiquement par Crsus pour la prochaine nouvelle fiche article. Rgler les codes personnels permet de dfinir quels sont les 20 codes personnels proposs par le menu li au champ Code perso de la fiche article :

105

Chaque code est associ un accs.

Note La modification de la liste des codes proposs ne modifie pas le contenu du champ Code dans les fiches des articles.

Pour modifier la liste des units disposition, il faut choisir le mode complet (3.15), puis passer dans la dfinition des rubriques (menu Donnes Rubriques)

Slectionnez la rubrique Unit Ajoutez la nouvelle unit dans la liste et cliquez OK.

106
Note Il ne faut pas que la nouvelle unit change lordre dans lequel sont enregistres les units existantes, ajoutez toujours la nouvelle unit la place dune unit inutilise ou aprs les units existantes.

8.4 La base des clients

8.4.1 Onglet Client
La rubrique Code sutilise et se paramtre - dans longlet Dtails des Rglages clients - comme la rubrique Code perso dcrite pour les articles. Le champ Rf. - qui peut tre affich ou non selon le rglage - est un texte libre que vous pourrez chercher ou extraire avec les outils de recherche, et qui peut tre utilis comme critre pour saisir le client dans une facture. Les cases cocher Groupe 1 10 servent assigner votre client diffrents groupes, dont vous aurez au pralable dfini la signification.

Un mme client peut appartenir plusieurs groupes. Vous pourrez utiliser lextraction (F4) pour chercher les fiches correspondant un groupe ou une combinaison de groupes (14.2). Le nom des groupes est dfini dans longlet Dtails des Rglages clients :

Note

Si vous modifiez la dfinition des groupes dans les rglages, les clients seront affects au nouveau nom de groupe.

Ouvre lexplorateur Internet sur le site Google maps et affiche directement ladresse du client.

107 Ouvre un e-mail adress au client dans votre programme de messagerie par dfaut. Lance votre navigateur Internet directement sur le site de votre client.
Note Ces 2 icones ne saffichent que si les champs sont renseigns.

Si vous avez dfini que Laffichage du portrait des clients est utilis, cliquez le bouton Portrait, slectionnez un fichier comportant une photo et cliquez Ouvrir.
Note Le bouton est cach si vous avez laiss le mode Laffichage du portrait des clients nest pas utilis.

Lutilisation du portrait est dfini dans les Rglages clients :

Si le mode Ladresse de facturation est utilise a t activ dans les rglages, le champ Adresse de facturation permet de saisir une adresse autre que ladresse de base du client. Ladresse sera passe automatiquement dans le champ Adresse prioritaire des factures cres, mais peut tre modifie individuellement dans la facture.
Note Ce champ ne saffiche pas si vous avez conserv le mode Ladresse de facturation nest pas utilise.

8.4.2 Onglet Contacts

Vous pouvez enregistrer pour chacun de vos clients jusqu 6 personnes de contact. Cliquez licne pour ouvrir le dialogue pour saisir un contact ou modifier un contact existant.

La rubrique Code est totalement libre, vous pouvez y mettre ce que vous voulez. Si vous saisissez une adresse e-mail, une icne apparat, sur laquelle vous pouvez cliquer et crer ainsi un e-mail cette adresse. Cliquez sur le bouton Valide le contact, ou Annule si vous ne souhaitez pas le garder. Vide vous permet de vider ce contact sans sortir du masque de saisie. Une fois votre contact enregistr, il apparat dans la liste.

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Si vous avez saisi un commentaire associ au contact, cliquez le point dinterrogation qui apparat pour de lafficher. Pour supprimer un contact, cliquez la poubelle. Si vous supprimez un contact (ici la seconde ligne), les autres lignes ne seront pas resserres et lespace restera disponible pour un nouveau contact :

Le champ Commentaire pour les contacts permet dinscrire un commentaire global pour les contacts de cette fiche. Ce texte napparatra nulle part ailleurs.

8.4.3 Onglet Livraison

Vous pouvez dfinir jusqu 6 adresses de livraison autres que ladresse principale du client. Ces adresses seront utilisables lors de limpression de bulletins de livraison pour ce client. Le mode de saisie est le mme que pour les contacts. Le commentaire saisi avec ladresse de livraison est galement imprim sur les bulletins, permettant par exemple de donner des indications au livreur. Sil y a plusieurs adresses de livraison, le bouton rond qui saffiche ct sert dterminer quelle est ladresse prioritaire de livraison :

Au moment o vous crerez un nouveau bulletin de livraison, cest cette adresse qui sera automatiquement reprise par dfaut. Vous pourrez bien sr en choisir une autre si vous le souhaitez, pour lune ou lautre livraison. Vous disposez galement au bas de lcran dun champ Commentaire pour bulletin de livraison pour saisir quelques informations globales sur vos adresses de livraison. Ce texte ne simprime pas sur les bulletins de livraison.

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8.4.4 Onglet Annexes

Longlet Annexes vous permet de saisir davance des articles qui sont rgulirement facturs votre client. Ces articles peuvent tre intgrs automatiquement dans les nouveaux documents pour le client. Si vous indiquez un prix prfrentiel pour les articles, il aura priorit sur le prix dfini dans votre base des articles. Vous pouvez galement entrer une quantit habituelle.

Le bouton Mettre les prix reprend les prix standards dans les fiches des articles lists (par exemple en cas de changement de prix). Le bouton Vider les prix a leffet indiqu, pour vous permettre de saisir de nouveaux prix. Lorsque vous cliquez sur licne Crer un nouveau document dans le volet latral, Crsus Facturation vous propose de reprendre les articles de cette liste, afin de pr-remplir votre facture.

La facture peut tre cre avec les prix et quantits prioritaires ou non, selon les cases coches dans le dialogue. Vous pouvez bien videmment modifier les prix et quantits dans le nouveau document.

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8.4.5 Onglet Soldes et Totaux

Crsus enregistre les montants dus et pays trimestriellement.

Si votre base de donnes devient trop importante, vous serez peut-tre amen supprimer des factures. Comme le systme conserve les lments essentiels de chaque trimestre, il est toujours possible de connatre lhistorique de chaque client. Le bouton Solde d et total pay initiaux vous permet de saisir les valeurs propres chaque client, par exemple si vous commencez une nouvelle facturation, en partant dun autre systme.

Le bouton Va ce jour affiche directement la ligne correspondant la priode actuelle.

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8.4.6

Onglet Administration

Vous pouvez choisir si les factures prpares pour ce client mentionnent des prix HT (hors taxes) ou TTC (toutes taxes comprises), indpendamment des paramtres fixs dans les rglages gnraux. Dans tous les cas, la part de TVA sera indique dans le pied de la facture. Vous pouvez galement grer les clients domicilis ltranger (Export) ou exonrs de TVA. Vous pouvez lui accorder systmatiquement un rabais global (en %), que vous pouvez saisir soit avec la liste droulante, soit en tapant directement le taux souhait (encore modifiable dans chaque facture). Le degr de solvabilit que vous lui accorderez et le dlai de paiement sont deux lments importants pour la gestion des clients. Si vous assignez un autre critre de solvabilit que Normal, les factures de ce client (seulement sur lcran) afficheront un rappel. La liste des textes de solvabilit utiliss se dfinit dans les Rglages clients.

Vous pouvez accorder un dlai de paiement un client qui est systmatiquement diffrent du dlai par dfaut de vos rglages. Ce dlai peut tre modifi dans chaque facture que vous tablissez pour ce client. La liste des dlais de paiement et le dlai ordinaire se dfinissent dans les Rglages clients

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Lorsque vous crez une fiche client, le compte dbiteur est renseign par dfaut selon le rglage effectu dans Rglages gnraux, onglet Comptabilisation.

Vous pouvez forcer ici un autre compte.

8.4.7 Les statistiques de la base des clients

Les statistiques sont lances en cliquant les boutons Rapports et tats dans le volet latral. Les statistiques du bouton dans la zone Base clients concernent lensemble des fiches de la base. Droulez la liste Etablit la statistique pour slectionner lun des rapports. En fonction du rapport choisi, diffrentes options peuvent se prsenter :

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Le rapport Postes ouverts traite uniquement les factures non acquittes la date de fin de la priode demande. Il est tabli choix pour tous les clients ou ceux de laccs courant. Loption Liste des dbiteurs affiche ltat de toutes les factures ouvertes la date de fin de la priode traiter. Loption Prsenter un solde nouveau prsente ltat des factures ouvertes entre 2 dates, le montant ouvert la date de dbut de la priode demande est affich sous forme de solde nouveau. Les rsultats peuvent tre groups par dbiteur ou par compte. Loption Dtailler les critures montre chacune des factures. Le rapport Toutes les factures ressemble aux postes ouverts, mais montre galement les factures acquittes la date de fin de la priode demande.

114 LEchancier affiche les montants recevoir en tenant compte de la date dchance. Les montants dus incluent les frais de rappel. Le Comparatif annuel totalise mois par mois les factures mises cette anne et compare les montants avec ceux de la mme priode les annes prcdentes. Loption Propres statistiques accde la liste des statistiques dveloppes par vos soins. Le bouton Rapports et tats de la zone Fiche courante lance les mmes statistiques que ci-dessus, mais le rsultat est limit au client slectionn.
Note Ce manuel ne traite pas le paramtrage des statistiques personnalises.

Le bouton Soldes dus, totaux pays accde 2 statistiques qui affichent le total des montants verss par les clients, respectivement les soldes dus par les clients, pour chacun des trimestres de lanne traite, ainsi que le cumul la fin de chacun des trimestres de lanne traite :

8.4.8 Le volet latral de la base des clients

Dans la zone Base clients : Les boutons Rapports et tats et Soldes dus, totaux pays accdent aux statistiques des clients. Limpression propose choix des tiquettes ou des listes de clients. Dans les 2 cas, soyez sr dimprimer la bonne slection de fiches en rglant correctement loption Selon laccs. Cette icne permet de traiter les fiches de laccs Cochs (8.2.3). Dans la zone Fiche courante :

115 La cration dun nouveau document propose le choix entre une nouvelle facture, une offre ou un bulletin de livraison pour le client slectionn. Le cas chant, Crsus propose de crer une facture avec les articles prdfinis comme dcrit ci-dessus (8.4.4). Lors de la cration dun nouveau document, si une note de crdit est ouverte pour ce client, le programme vous le signale. Voir la gestion des notes de crdit au 8.5.13. Un clic sur cette icne montre tous les documents de ce client dans la base des factures. Cliquez cette icne pour copier les donnes du client dans le presse-papiers de Windows. Vous pouvez les coller dans lapplication de votre choix par Ctrl+V Cette icne sert slectionner / dselectionner la fiche courante pour lajouter ou lenlever de laccs Cochs (8.2.3).

8.4.9 Les rglages de la base des clients

Onglet Client

Il est possible de lier une image un client. Si vous activez loption Laffichage du portrait des clients est utilis, le bouton Portrait dans la fiche des clients vous permet de slectionner limage afficher dans la fiche du client.

Le mode choisi ici dtermine si les nouvelles fiches de clients sont cres avec le mode Hors Taxes ou TTC.

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Si le code de travail pour le client nest pas utilis, le champ Rf. dans la fiche client est cach.

Si ladresse de facturation nest pas utilise, le champ est cach dans les donnes des clients. Le bouton Personnaliser les dlais de paiement permet de modifier les textes proposs lors de la saisie des factures. Le Dlai de paiement normal est celui qui sera mis par dfaut dans le champ correspondant de longlet Administration lorsque vous crez de nouvelles fiches de clients. Les textes rgls sous Personnaliser les textes de solvabilit sutilisent dans longlet Administration des clients. Linformation saffiche dans longlet Rsum des factures cres. Le bouton Changer le prochain numro de fiche cre... sert dfinir le numro que portera la prochaine nouvelle fiche client. La fonction Crer un dossier par client permet de dfinir un dossier racine dans lequel Crsus cre un dossier par client. Une fois le dossier dfini, Crsus affiche ceci :

Dans la base des clients, cliquez sur cette icne dans le volet latral pour ouvrir le dossier du client slectionn. Onglet Dtails La liste des 10 titres disponibles lors de la saisie des fiches clients est paramtrable. Cliquez le bouton Rgler les titres pour modifier la liste. Le processus vous demande de donner le titre entier, puis de donner labrviation (le titre court) de chaque titre.

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Utilisez les boutons Personnaliser pour modifier les listes des codes et autres catgories proposes lors de la saisie des fiches clients. Les codes clients sont automatiquement proposs dans les accs disposition (3.11).
Note Si vous modifiez lun des codes de la liste, le code nest pas modifi dans les fiches des clients concerns.

Les noms des groupes sont affichs en bas droite des fiches des clients. Une personne peut tre rattache plusieurs groupes. Utilisez les extractions pour montrer les membres dun groupe (14.2)
Note Une modification apporte la liste des groupes modifie la dnomination du groupe, mais ne change pas ltat des cases coches dans les fiches des clients.

La mise en page des premires lignes de ladresse des clients sur les documents est toujours sujette discussion. Faut-il mettre le nom avant le prnom ? Sur la mme ligne que le titre ? Et que faire si cest un priv et pas une entreprise ? Plusieurs combinaisons sont possibles dans le dialogue propos par le bouton Composer ladresse Titre normal (par exemple Monsieur et Madame) ou court (M. & Mme). Inversez le nom et le prnom ou pas. Choisissez de passer la ligne aprs le titre ou non.

8.5 La base des factures

La base des factures runit tous les documents lis aux livraisons et ventes aux clients : offres, confirmations de commandes, bulletins de livraison ou factures.

118 Dans son concept de base, Crsus ne conserve quun document qui passe dun tat lautre : une offre devient confirmation de commande, qui devient bulletin de livraison et enfin facture. Il nest pas ncessaire de passer par les 4 tapes, on peut directement crer un bulletin de livraison ou une facture. Vous pouvez modifier le document chaque tape, sauf aprs limpression de la facture.
Note : Crsus Facturation ne conserve pas lhistorique des modifications. Si vous souhaitez conserver lhistorique des diffrentes versions dun document, il faut limprimer, ou lenregistrer en format pdf dans le dossier du client.

8.5.1 Onglet Facture

Les 4 boutons permettent de passer dun tat lautre. Le bouton fonc signale ltat actuel du document. Ltat Facture affiche des champs qui sont cachs dans les 3 tats prcdents. Les dates de prestation simpriment sur les factures et permettent de dterminer la priode laquelle sapplique une facture.

Le bouton Date prestation insre automatiquement la date du jour ou la date prdfinie dans le premier champ. Pour modifier la date prdfinie, cliquez le bouton. La Date de facture se complte automatiquement avec la date du jour lorsque vous imprimez le document. Si la facture doit porter une autre date, vous pouvez forcer la date avant de limprimer. Le bouton Document li sert tablir un lien vers un document justificatif enregistr sur le disque. Sil y a un document li, le bouton Ouvrir lance lapplication ncessaire et ouvre le document. Le dossier ouvert par dfaut lors dun clic sur le bouton est dfini dans les Rglages des factures mises. Cliquez ce bouton pour ouvrir le document dans son application.

119 Cliquez cette icne pour effacer le lien vers le document. Le document nest pas supprim. Si vous utilisez simultanment diffrents types de bulletins de versement, en bas dcran figure le choix du compte de liquidit auquel le bulletin de versement de la facture courante se rapporte.

On peut spcifier si le bulletin de versement imprim doit comporter le montant de la facture ou non. Le rglage des bulletins de versement doit tre fait dans longlet BVR des Rglages gnraux (9). Crsus propose plusieurs mises en page pour les documents imprims, en particulier des documents avec ou sans sous-totaux par section, ou encore la possibilit de personnaliser le corps des documents. Chaque fiche peut tre imprime selon lune ou lautre des mthodes (voir ci-dessous).

8.5.2 Onglet dtails

Les rabais Crsus gre 2 notions de rabais : le rabais par ligne. le rabais global de la facture. Le rabais par ligne peut tre saisi lors de la cration de la facture, dans la colonne Rabais du tableau dtaill de la facture.

Le rabais par ligne peut tre saisi directement dans la fiche article. Ds que vous slectionnez cet article, le rabais est automatiquement appliqu ( 2.3.1). Le rabais global sapplique sur le total de la facture, et sintroduit dans la rubrique au bas du rsum sur toutes les lignes de votre facture.

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Le rabais global sapplique sur le total calcul aprs les rabais de ligne. Les frais Dans les Rglages factures, le bouton Rgler les frais sert associer des frais de port et demballage standards associs aux boutons Normaux et Spciaux des factures.

Vous pouvez galement facturer manuellement des frais en les mentionnant soit hors taxes, soit TTC. Le montant se reportera automatiquement dans lautre case.
Note Les frais de port et demballage ne sont pas inclus dans un ventuel rabais accord. Si vous souhaitez leur appliquer galement le rabais, vous devrez les porter dans le dtail de votre facture.

Le total arrt Pour dfinir un montant payer autre que le montant calcul par Crsus, cliquez le bouton Total arrt et saisissez le montant voulu.

Tous les lments de la facture seront recalculs pour arriver ce montant :

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Si vous devez revenir dun total arrt au total calcul cliquez le bouton Recalculer le total, Crsus supprime le total arrt et reprend le montant calcul. Prix HT/TTC Le bouton HT/TTC vous permet dindiquer si les prix unitaires mentionns dans cette facture sont des prix HT ou TTC, indpendamment des autres rglages de votre fichier.
Note Le prix unitaire ne change pas, seul le prix de la colonne Total TTC est adapt, et par consquent le total de la facture.

Ligne des articles Normal / avec sous-totaux / personnaliss Crsus propose diffrentes prsentations pour le corps du document.

En mode Normal, votre facture se prsentera de manire tout fait ordinaire, les montants le uns sous les autres :

En mode Avec sous-totaux, vous pouvez subdiviser les diffrentes parties de votre facture :

Pour obtenir cette prsentation, Crsus imprime automatiquement le total des lignes prcdentes chaque fois quil rencontre le mot Total> dans le libell de la ligne. En mode Personnalis, le code darticle vient se mettre en dbut de ligne :

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Note

Le concept des prsentations modles dans Crsus vous permet de crer votre propre mise en page pour le corps de vos factures, en dupliquant la prsentation partielle existante pour crer une prsentation personnalise avec le mme nom, qui se substituera la prsentation modle.

8.5.3 Onglet Finances

La saisie des oprations financires dans cet onglet a t dcrite dans les chapitres consacrs la prise en main. Dans la partie droite de longlet, la section Comptabilisation donne des informations sur les sessions de comptabilisation :

Vous pouvez ainsi retrouver la date et le numro de la srie de comptabilisation de toutes les tapes de votre facture. La premire ligne (ici session 1) est la comptabilisation de la facture.

123 La seconde ligne (et les suivantes) enregistre la comptabilisation des paiements reus. La ligne Acquit. enregistre le moment o la facture a t acquitte (en gnral la date du dernier versement, mais peut tre rgl dans les paramtres gnraux). Le commentaire pour la comptabilit vous permet de mmoriser une note en relation avec la comptabilisation. Il est possible dempcher la comptabilisation dune facture en activant le statut Ne comptabilise pas cette facture.

Laccs _Problme de compta accessible en mode complet (3.15) affiche les factures dont le statut a t tourn sur Ne comptabilise pas cette facture.

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8.5.4 Les escomptes

Lorsque le paiement dune facture ne correspond pas exactement au montant factur (que le client ait pay trop ou pas assez) et que vous souhaitez considrer la facture comme paye en ltat, la diffrence sera passe en escompte. Dans cet exemple, le montant de la facture est de 1'620.- et le client ne nous a pay que 1'600.-. Nous acceptons de considrer la facture comme paye et le montant manquant et pass en escompte.
Note : Le mcanisme est le mme si le client nous a pay un montant trop lev.

Ventilation des escomptes (Ne sapplique que lors dune comptabilisation avec Crsus Comptabilit) Lorsque vous escomptez une facture, en fonction des rglages de base effectus, le montant escompt ira soit dans un compte global Escomptes, soit sera ventil entre les diffrents comptes de produits pour les corriger de lescompte accord. Ici, nous avons effectu une vente de deux articles (dans une proportion un tiers / deux tiers), que nous comptabilisons dans deux comptes spars :

Le client ne nous a pay que 1'600.- et nous escomptons le solde de 20.-. Nous avons dfini dans les rglages gnraux que les escomptes doivent tre ventils :

Nous voyons ici que lescompte de 20.- a t dbit dans les deux comptes de produit initiaux (3200 et 3600), au prorata du montant des ventes (1/3 2/3), corrigeant ainsi le montant des ventes Si nous avons dfini que les escomptes devaient tre regroups dans un compte descomptes accords, nous obtenons les critures suivantes :

Lescompte accord est ainsi imput globalement au compte de charge (3900) correspondant.

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8.5.5 Onglet Contact, Livraison, Etat

Ladresse prioritaire de facturation ou de livraison saisie ici simprime la place de ladresse enregistre dans la fiche du client.
Choisir ladresse de livraison permet de slectionner lune des adresses enregistres dans longlet Livraison de la fiche client.

Sous Impressions figure ltat de limpression des diffrentes tapes du document.

Les dates se compltent automatiquement la date du jour de limpression, le statut dimpression se met sur Dj imprim si lon rpond OUI la question de savoir si cest bien imprim. Il est possible de saisir une date dimpression avant dimprimer le document pour forcer la date du document.
Note Bien que cela soit possible, il est dconseill de tourner les statuts dimpression manuellement, il est prfrable dimprimer rellement le document.

Les statuts dimpression changent dtat aprs la rponse OUI dans les cas suivants : Le statut de Devis Conf_Comm Bulletin de livraison Facture Rappel 1 Rappel 2 Rappel 3 est chang par limpression du document : Devis-Offre Confirmation de commande Bulletin de livraison tous les documents factures, BV rouge, BVR tous les documents Rappels 1 tous les documents Rappels 2 tous les documents Rappels 3

8.5.6 Onglet Paramtres

Cet onglet affiche un rsum des donnes lies la TVA.

126 Le bouton Changer taux permet de forcer les anciens ou futurs taux TVA si la facture concerne une telle priode de taxation TVA. Sil est ncessaire de forcer la facture en mode Export ou Exonr, cochez la case concerne. Le changement sapplique toutes les lignes de la facture. Si ncessaire, vous pouvez forcer des frais de rappel autres que les frais par dfaut dfinis dans les Rglages factures. Les frais saisis directement dans la facture seront appliqus et comptabiliss.
Note Les frais de rappel ne doivent pas tre modifis aprs que le rappel a t imprim.

8.5.7 Modifier une facture

Une facture peut tre modifie tant quelle na pas t imprime. Ds que son impression a t valide, elle ne peut plus tre modifie, afin quelle corresponde la facture en possession de votre client. Cest pourquoi il est important de vrifier la facture avant de valider limpression.

Dans certains cas, il peut tre ncessaire de modifier tout de mme la facture, puis de la renvoyer au client. Dans ce cas, vous devez cliquer licne Dbloquer dans le volet latral. Si vous voulez la bloquer nouveau, il faut en principe la rimprimer, mais vous pouvez aller dans longlet Contact, Livraison, Etat et modifier le statut de facture mise sur Dj imprim.

Note

Si la facture est comptabilise, elle ne pourra pas tre dbloque. Il faudra dabord annuler la comptabilisation. Si la facture fait lobjet de rappels, elle ne pourra pas tre dbloque.

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8.5.8 Les rappels

Laccs Rappel 1 imprimer vous permet dextraire les factures pour lesquelles vous devez envoyer un premier rappel. Ce sont les fiches rpondant aux conditions suivantes : il sagit dune facture. elle est imprime. elle nest pas acquitte. le dlai de paiement de la facture + le nombre de jours avant lenvoi du premier rappel (fix dans les rglages gnraux) est dpass.
Le bouton Rappels 1 du volet latral affiche le mme accs.

Note

Vous pouvez alors imprimer les rappels, soit tous ensemble, soit lun aprs lautre pour examiner la situation de chaque dbiteur. Les dates dimpression des documents se trouvent dans longlet Contact, Livraison, Etat. Si vous mettez une date dans le champ plac la hauteur du premier rappel (Relev compte), cette date sera celle figurant sur votre document, mme sil est imprim une autre date.

La dfinition des textes de rappels se fait dans les Rglages factures. La procdure est la mme pour le second et troisime rappel, qui obissent aux mmes conditions que le premier rappel, sauf que : le rappel prcdent doit avoir t imprim. le dlai de paiement depuis le rappel prcdent doit tre coul. Ces dlais se rglent au mme endroit que les textes des rappels.

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8.5.9 Les frais de rappels

Le rglage des frais de rappels est saisi dans les rglages des factures mises, onglet Rappel 1, en utilisant le bouton Rgler le montant des frais de rappel :

Vous pouvez alors spcifier les frais de premier, second et troisime rappel :

Les frais de rappel tant soumis la TVA, ils doivent tre comptabiliss de la bonne manire, suivant votre mode dassujettissement. Ceci se dfinit dans longlet Comptabilisation des Rglages gnraux.
Note Ce rglage fait partie des rglages essentiels faire dans un nouveau fichier avant de pouvoir lutiliser rellement.

8.5.10 Les encaissements par BVR

Si vous mettez des factures avec BVR, les versements de vos clients sont rfrencs, et votre tablissement financier vous les fournit sous forme de fichier informatique. Certains prestataires livrent un logiciel de communication, dautres demandent de passer par Internet. Le fichier reu est enregistr sur votre disque, lemplacement prvu dans les rglages. Il suffit alors de lancer la procdure dcrite ici pour que les encaissements soient automatiquement affects aux factures. Aprs avoir enregistr le fichier sur le disque, cliquez licne, ou utilisez la commande Fichier-Lecture du fichier BVR. Si le logiciel trouve le fichier, il en affiche le contenu sous cette forme :

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Il suffit souvent de valider le dialogue pour que tous les versements soient enregistrs dans les diffrentes fiches factures. Une coche dans Rgl indique que la facture sera considre comme rgle par ce versement, en fonction des conditions que vous avez dfinies dans les rglages. Une coche dans Action indique que le versement sera inscrit dans la facture correspondante, aprs le clic dans OK. Une ligne rouge attire votre attention sur un cas spcial, comme ici dans la seconde ligne, un montant plus lev que le montant d. Les cas les plus frquemment rencontrs sont : une facture paye deux fois avec le mme bulletin de versement. un montant trop lev. un versement sur une facture inexistante (le client a bricol le numro de rfrence qui na ds lors plus de sens, ou utilis un BVR mis par une autre application). Si toutes les lignes sont rouges, cest srement que vous tes en train de traiter un fichier pour la 2e fois. Dans ce cas, le logiciel enlve automatiquement toutes les coches. Dans certains cas exceptionnels, il peut s'avrer ncessaire d'ignorer un versement (par exemple lorsque le montant est nul). Il suffit alors de cocher ou de dcocher la main les lignes concernes avant de valider le dialogue. La coche Extrait les fiches selon lidentificateur cre automatiquement un accs Extraction qui prsente lensemble des factures touches par ces versements, ds que les indications ont t portes par le logiciel sur les fiches concernes.

La partie infrieure du dialogue prsente diverses informations telles que le nombre de paiements, le nombre derreurs, le montant total encaiss et le montant des taxes postales qui seront dbites pour les montants reus (notamment lorsque le client va payer au guichet).

130 LIdentificateur, que vous pouvez modifier selon vos besoins, est enregistr sur chaque ligne de paiement dans les factures concernes et permettra de retrouver tous les versements dun fichier BVR. Il est possible dExporter ce fichier pour le reprendre avec un autre logiciel, limprimer Le bouton Copier reprend les mmes informations dans le presse-papiers, pour pouvoir les coller dans un autre logiciel. Si vous cliquez sur lune des lignes puis sur le bouton Info, vous obtenez des informations dtailles sur ce versement, utiles notamment si vous devez effectuer des recherches auprs de Postfinance.

8.5.11 Imprimer une facture Pro Forma

Une facture Pro Forma nest pas une facture vritable, mais un justificatif de la valeur de la marchandise transporte. Cest pourquoi la facture Pro Forma ne fait pas partie du processus complet allant de loffre la facture, et que limpression nest pas propose dans licne de visualisation ou dimpression rapide. Pour visualiser ou imprimer une facture pro forma, cliquez licne avec les points de suite dans le volet latral du document :

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Slectionnez loption Facture pro forma. A moins que vous nayez forc une date dans longlet Contact, Livraison, Etat de la facture, la date du jour sera mmorise comme date dimpression.

8.5.12 Les notes de crdit

En cas de retour de marchandise, de modification dun montant factur aprs lenvoi dune facture, ou encore si vous devez rendre un montant votre client, il peut savrer ncessaire dmettre une note de crdit. Crsus considre quune facture dont le montant total est ngatif est une note de crdit ; il suffit donc de crer une facture ngative. Une note de crdit peut : annuler compltement une facture non paye. rduire le montant d par votre client sur une facture ouverte. traiter le remboursement dun montant quelconque un client. Pour annuler compltement une facture : Slectionnez la facture annuler. Dans le volet latral, cliquez le bouton Crer un nouveau document et slectionnez loption Note de crdit base sur cette facture. Un dialogue vous demande le motif et la date dtablissement de la note de crdit :

132 Validez le dialogue. Crsus cre un nouveau document pour ce client, reprenant les mmes articles que la facture originale, mais toutes les quantits sont ngatives. Ainsi, pour la gestion du stock des articles, les quantits en stock seront galement corriges. Dans longlet Facture, le Concerne de la note de crdit signale quelle est lie une facture :

Dans longlet Facture de la facture lie, le Concerne mentionne le lien avec la note de crdit :

Vous pouvez passer dun document lautre en cliquant le bouton Aller . Pour le moment, les deux documents conservent le statut impay. Pour considrer la facture et sa note de crdit comme rgles : Passez dans longlet Finances de la facture. Cliquez le bouton Enregistrer une opration :

Slectionnez loption Utiliser une note de crdit, prcisez la date de lopration et cliquez OK :

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Le dialogue vous donne diverses indications et affiche la liste des notes de crdit encore ouvertes pour ce client. Dans notre exemple, il ny en a quune, dont le montant correspond au montant de la facture. Indiquez par quel compte dbiteur passer ce rglement, puis cliquez Ok :

Le paiement de la facture est confirm. Le compte dbiteur par dfaut pour le passage des notes de crdit est dfini dans les Rglages factures. Si la note de crdit a t cre par erreur, vous ne pouvez pas la supprimer sans autre, car elle est lie une facture.

Pour la supprimer, vous devrez dabord rompre cette liaison, en cliquant cette icne. Ensuite seulement vous pourrez la supprimer.
Note Dans la facture qui a donn lieu la cration de la note de crdit, le texte de la rubrique Concerne restera Annul par la note de crdit N x , alors que cette note de crdit nexiste plus ! Il faudra donc dbloquer la facture pour supprimer ce texte ( 8.5.8)

Pour rduire le montant d par un client sur une facture ouverte Si vous voulez crer une note de crdit pour une partie seulement dune facture, crez une facture de la manire habituelle. Il faut saisir les prestations ou les articles concerns avec des quantits ngatives. De cette manire, les

134 articles sont entrs dans le stock. Ds le moment o le total de votre document est ngatif, il est considr comme une note de crdit. Lutilisation de cette note de crdit en compensation dune autre facture se fait selon la mme procdure que ci-dessus. Si le montant de la facture acquitter est suprieur au montant de la note de crdit, la facture reste ouverte pour le solde d, et la note de crdit est acquitte. Si le montant de la facture est infrieur au montant de la note de crdit, la facture est acquitte, et la note de crdit reste ouverte avec le solde disponible. Pour traiter un remboursement un client Si vous devez retourner un montant dj encaiss, procdez comme expliqu aux paragraphes prcdents pour crer une facture dont le total d est ngatif. Vous pouvez conserver cette note de crdit dans les factures ouvertes et lutiliser plus tard comme paiement dune nouvelle facture, selon la mthode dcrite ci-dessous. Si le montant de la note de crdit est effectivement vers au client, traitez le versement en utilisant le bouton Enregistrer une opration dcrit au 4.6.6
Note Si vous utilisez licne Crer un nouveau document pour le client du volet latral dans la base des clients, Crsus signale si le client a une note de crdit ouverte son nom :

8.5.13 Les statistiques de la base des factures mises

Dans le volet latral, le bouton Rapports et tats donne accs aux statistiques. Loption Totaux, soldes lance les statistiques clients dcrites au 8.4.7 Loption Evolution des fiches affiche un tableau montrant ltat, les dates des diverses tapes et ltat du suivi financier de tous les documents de laccs courant.

135

Le bouton Encaissements vous permet dobtenir une statistique des montants reus :

Les versements BVR reus affiche uniquement les montants enregistrs avec un identificateur. Le classement est fait sur la base de lidentificateur. Tous les versements reus affiche tous les montants, quils aient un identificateur ou non, classs par date. Tous les versements reus (par code BVR) affiche les mmes montants, mais classs selon lidentificateur enregistr.

8.5.14 Le volet latral de la base des factures mises

Dans la zone Base factures : Si vous avez dfini un dossier pour les documents lis aux factures mises, cette icne ouvre le dossier (8.5.15)

136 Les boutons Rapports et tats et Encaissements accdent aux statistiques lies aux factures.
Rappel Les accs montrent un sous-ensemble de fiches correspondant un classement et un critre dextraction.

Ces boutons de la zone de la Base factures activent rapidement les accs montrant les factures ouvertes, les rappels 1, 2 ou 3 imprimer. Le chiffre indique le nombre de fiches dans chaque accs. Cette icne propose un choix des accs les plus utiles de la base, comme si on droulait la liste au sommet de la fentre. Les icnes de visualisation et dimpression permettent dimprimer tous les rappels 1, 2 ou 3 et la liste des factures ouvertes. Ces icnes accdent au choix complet des documents visualiser ou imprimer. Veillez spcifier si laction concerne la fiche courante ou toutes les fiches dun accs (4.6.5). Dans la zone Fiche courante : Cliquez cette icne pour crer un nouveau document pour le client slectionn, ou un autre client. Cliquez cette icne pour accder directement la fiche du client de la facture courante. Utilisez cette icne pour afficher tous les documents du client de la fiche courante. Cette icne affiche quelques informations relatives au client du document courant. Cette icne copie ladresse du client dans le presse-papiers du systme. Vous pouvez coller ladresse dans toute application par Ctrl+V. Ces icnes lancent la visualisation ou limpression du document dans son tat actuel. Dans le cas dune facture chue, elles proposent le rappel ou la facture originale. Utilisez ces icnes pour visualiser ou imprimer nimporte quelle tape du document slectionn. Cest galement ces icnes quil faut utiliser pour imprimer une facture pro forma (8.5.12).
Note Si vous avez acquis lextension qui permet dimprimer des mensualits, ces boutons impriment directement le nombre de bulletins de versement demands. Si vous avez acquis lextension qui permet de crer automatiquement des factures rsumant des bulletins de livraison imprims, ces boutons

137
imprimeront la facture spciale avec date et numro de chaque bulletin sur la facture, avec ou sans BVR selon votre rglage.

8.5.15 Les rglages de la base des factures mises

Lcran des Rglages des factures mises propose plusieurs onglets pour dfinir divers comportements par dfaut. Onglet Rglage factures

Vous pouvez remplacer le terme de Devis par celui dOffre ou un autre terme de votre choix. Dfinissez quel type de document Crsus doit crer lorsque vous cliquez licne Nouvelle fiche du volet latral de la base des clients ou des factures mises :

Si le document cr est une facture, il est encore possible de prciser le genre de facture dont il sagit :

138

Cette information viendra simprimer dans le titre des documents produits. Il est mme possible de taper un autre texte qui napparat pas dans cette liste. Ce statut peut tre chang, soit lors de la cration de la fiche, soit nimporte quel moment, en utilisant la liste droulante, dans longlet Facture du document.

A la cration dune nouvelle facture, Crsus met un dlai de paiement bas sur le Dlai de paiement par dfaut : Vous avez le choix de mode darrondi appliqu par le calcul des montants de chaque ligne de facture, respectivement du total de la facture :

Si vous traitez des heures, il faut dfinir si vous les saisissez en 1/100e dheure ou en minutes :

Lorsque vous saisissez un encaissement directement dans le tableau des paiements de longlet Finances, Crsus propose le compte dfini ici sous Encaissement manuel par dfaut. Le bouton Rgler les frais sert dfinir les montants des frais associs aux boutons Normaux et Spciaux dans la saisie des factures. Crsus offre la possibilit de saisir des notes de crdit lies aux factures. Utilisez le bouton Rgler le compte pour dfinir le n de compte dattente (dbiteur) o doit passer la note de crdit. Le bouton Changer le prochain numro de fiche cre... sert dfinir le numro que portera la prochaine nouvelle facture client.

139 La fonction Crer un dossier pour documents lis permet de dfinir un dossier auquel vous pouvez accder depuis le volet latral de la base des factures. Une fois le dossier dfini, Crsus affiche ceci :

Dans la base des factures, cliquez sur cette icne dans le volet latral pour ouvrir le dossier. Onglet Impressions Les mcanismes dimpression depuis le volet latral des factures se basent sur le nom des prsentations dfinies ici pour produire automatiquement des documents sans poser la question du modle utiliser.

Les prsentations du modle sont prsentes dans les listes droulantes. Si vous avez cr des prsentations personnelles, vous pouvez galement les lier limpression, mais il faut entrer manuellement le nom de la prsentation dans le champ adquat.
Note Les prsentations avec bulletins de versement, que ce soit avec BVR ou avec BV rouges, sont prvues pour des papiers de grandeur A4 standard comprenant le BVR ou BV rouge imprim sur le bas de la facture. Cest le document le plus pratique qui est adapt tous les genres dimprimantes. Ces papiers vierges sont fournis par les instituts financiers, ou peuvent se trouver dans les imprimeries. Il y a 2 formulaires BVR. Nous vous recommandons le type 609, avec des petits carrs pour indiquer chaque chiffre du montant. Il est adapt aux BVR avec ou sans montant pr-imprim, tandis que lautre, qui ne contient que 2 rectangles pour y indiquer les montants, nest adapt quau BVR avec montants pr-imprim.

Lapplication propose 3 formes diffrentes pour limpression du corps des documents :

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En mode Normal, votre facture se prsentera de manire tout fait ordinaire, les montants le uns sous les autres :

En mode Avec sous-totaux, vous pouvez subdiviser les diffrentes parties de votre facture :

Pour obtenir cette prsentation, Crsus imprime automatiquement le total des lignes prcdentes chaque fois quil rencontre le mot Total dans le libell de la ligne. En mode Personnalis, le code darticle vient se mettre en dbut de ligne :

Note

Le concept des prsentations modles dans Crsus vous permet de crer votre propre mise en page pour le corps de vos factures, en dupliquant la prsentation partielle Impression Tableau Perso existante pour crer une prsentation personnalise avec le mme nom, qui se substituera la prsentation modle. Les outils pour la cration / modification des prsentations ne sont pas dcrits dans ce manuel. Pour tout renseignement, veuillez contacter le service technique dEpsitec.

141 Chacun des boutons de personnalisation des textes donne linformation concernant le texte qui sera modifi :

Le code TVA peut figurer sur chaque ligne des factures, et le pied de facture peut mentionner les sous-totaux par taux de TVA. Cliquez le bouton pour afficher ce dialogue et faites votre choix :

Slectionnez la prsentation et le nombre de doubles pour chacun des types de documents :

Vous avez la possibilit de crer vos propres prsentations, mais elles napparatront pas dans les listes droulantes. Il faut donc taper leur nom dans les champs concerns. Il reste spcifier sur quel papier il faut imprimer les rappels :

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ainsi que le comportement des dates automatiques pour respecter les weekends :

Onglets Rappel 1, 2 et 3 Le montant des frais de rappel standards affichs pour information est dtermin en cliquant le bouton Rgler le montant des frais de rappel :

Rappel Avant de pouvoir travailler en mode dfinitif, vous devez dfinir le mode de comptabilisation des frais de rappel dans les rglages gnraux essentiels.

Le dlai dattente avant chaque rappel est dfini sparment pour les 3 rappels.

Il sagit du nombre de jours entre ltape courante et la suivante, soit le nombre de jours entre lchance de la facture et lenvoi du 1er rappel, le nombre de jours entre lenvoi du 1er rappel et lenvoi du 2e rappel, etc. Laspect des rappels imprims est dfini par les prsentations fournies avec le modle. Vous pouvez toutefois modifier les textes de ces rappels : le bouton Rgler les titres et les noms des rappels ouvre un dialogue pour dfinir le libell du document et la formulation de ladresse au client pour chaque rappel :

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Chaque formulaire de rappel comporte 3 zones de texte, dont vous pouvez dfinir le contenu, grce au mcanisme de substitution qui intgre dans le texte imprim des lments lus dans la facture, la manire dun publipostage :

Par exemple, pour imprimer la phrase Notre facture 1017 du 15.02.2013 est impaye. il faut paramtrer le texte de la faon suivante : Notre facture %NUMERO% du %DATEFACTURE% est impaye.

144 A limpression, Crsus remplace %NUMERO% par le numro de la facture, et %DATEFACTURE% par la date de la facture. Lensemble des codes de substitution disposition est affich dans longlet Rappel1, 2 ou 3. Onglet Textes Dfinissez ici les lments de texte propres chaque type de document. La signature figure au bas des rappels et relevs de comptes : Pour les devis, vous pouvez rgler la mention de la dure de validit de loffre, ainsi que le contenu des salutations en bas de page :

Dans ce texte, la substitution peut se faire sur %DUREE%. Pour les confirmations de commande et les bulletins de livraison, cest le texte de pied de page qui est paramtrable :

En ce qui concerne les factures, le paramtrage des salutations et des conditions de paiement est vident :

Le pied de facture inclut la mention du total avant frais de port et TVA. En modifiant le champ Complment de Total, vous pouvez agir sur le libell qui figure dans la facture. Le contenu insr ici vient sajouter au mot Total. Ici on aura Total net HT . Le Texte du bas figure tout au bas du document. Il peut tre spar du reste par une ligne.

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8.6 La base des cranciers (fournisseurs)

8.6.1 Onglet Paiement

Cet onglet vous permet de dfinir le mode habituel de rglement pour chaque crancier. Le rglage dfinit le type de versement et le compte metteur proposs par dfaut lorsque vous prparez un paiement ou une facture (4.8). Type de versement En cliquant sur le bouton Vers habituellement par, vous pouvez slectionner le type de paiement utiliser.

En fonction du type de paiement, la couleur du fond et les rubriques remplir changent. Voici les diffrents types de paiements que vous pouvez rencontrer : Banque banque avec N de clearing ou SWIFT

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Si vous effectuez vos paiement depuis votre compte bancaire, vous pouvez saisir le numro de clearing de la banque destinataire et le numro de compte du bnficiaire. La banque sera toujours indique dans le champ Versement pour, sur deux lignes : le nom de la banque sur la premire ligne, le numro postal et la localit sur la seconde ligne.
Note Pour passer la 2e ligne, appuyez sur Ctrl+Enter.

Vous pouvez galement utiliser le code SWIFT de la banque dans la rubrique Clearing

ou utiliser le numro IBAN, en le prcisant dans la liste droulante

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Bancaire ltranger

Avec ce mode de paiement, vous pouvez effectuer un virement en CHF, en EUR ou en USD auprs dune banque ltranger, dans le cadre de lespace SEPA (Single Euro Payments Area, ou Espace unique de paiement en euros). Tous les pays de l'Union europenne, mme ceux n'ayant pas l'euro comme monnaie, plus Monaco, la Suisse, le Lichtenstein, la Norvge et l'Islande sont membres du SEPA.

Vous devrez indiquer le code SWIFT et le numro de compte

ou lIBAN

148 ainsi que : la rpartition des frais. la monnaie du paiement. le pays de destination.

BV rouge (anciennement BV Rose)

Cest le cas le plus simple, par exemple le bulletin de versement que lon remplit la main.

Il ne faut pas confondre un BV rouge avec un BVR. Pour les diffrencier : le numro de compte dun BVR commence toujours par 01alors quun numro de compte BV rouge ne commence jamais par 01 le BV rouge permet dinscrire un texte dans la partie suprieure droite, alors que le BVR porte la mention Pas de communications . On distingue le BV rouge postal (versement directement sur le compte Postfinance du titulaire) du BV rouge bancaire (versement sur le compte du crancier en passant par le compte postal de la banque). BV rouge bancaire

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Destin un crancier ayant un compte auprs dune banque, qui elle-mme dispose dun compte postal

La banque doit tre indique dans le champ Versement pour, sur deux lignes, la premire indiquant le nom de la banque et la seconde comportant obligatoirement le numro postal et la localit.
Note Pour passer la 2e ligne, appuyez sur Ctrl+Enter

Si vous saisissez un compte au format IBAN, le N de clearing sera automatiquement rempli. Il peut arriver que la dnomination du compte ne soit pas exactement la mme que lintitul de votre crancier. Ce peut tre le cas pour une raison individuelle que vous connaissez sous son nom dentreprise alors que le compte est au nom personnel du propritaire. Or, si le nom du bnficiaire ne correspond pas exactement au numro de compte, il y a un grand risque que votre versement soit rejet et vous soit revers. En cliquant le bouton Paiement ailleurs, vous pouvez indiquer la dnomination exacte du bnficiaire utiliser.

150 Si vous avez saisi une adresse diffrente, en cliquant le bouton Mme adresse vous reviendrez la situation antrieure. Le BVR (bulletin de versement avec rfrence) est un des moyens de paiement les plus couramment utiliss. Il permet dautomatiser toutes les oprations denregistrement dun encaissement chez le crancier. On distingue les paiements par BVR sur un compte postal et les paiements par BVR sur un compte bancaire. BVR postal

Notez bien que le champ Versement pour ne doit pas tre rempli dans ce cas, sinon, il sagit dun BVR bancaire, dcrit ci-dessous. Seul le numro dadhrent BVR (qui commence toujours par 01-) doit tre saisi dans le champ Compte. Le numro de rfrence, qui change chaque paiement, sera enregistr au moment de la saisie dun paiement, raison pour laquelle ce champ est absent ici. BVR bancaire

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Le nom de la banque doit figurer la premire ligne de la rubrique Versement pour. Le numro postal et la localit de la banque doivent se trouver sur la seconde ligne.
Note Pour passer la 2e ligne, appuyez sur Ctrl+Enter

Le numro dadhrent saisi dans le champ Compte est celui de la banque. Tous les clients dune mme banque auront donc le mme numro dadhrent. Comme indiqu dans le texte daide, vous devrez saisir les six premiers chiffres du numro de rfrence du BVR, qui indiquent la banque qui est le bnficiaire du versement.

152 LIBAN jaune est destin un paiement depuis un compte bancaire, en faveur dun compte postal dont on a le numro IBAN.

Seul le numro IBAN doit tre indiqu, puisquil sagit forcment dun compte postal.
Note Attention de ne pas confondre lIBAN Jaune avec le Bancaire sans BV, qui lui ressemble fortement, mais est en faveur dune banque.

Compte metteur du paiement La prparation dun paiement lectronique ncessite de choisir le compte sur lequel le paiement sera prlev. Les rglages pour les paiements lectroniques se font dans longlet Paiements lectroniques des Rglages gnraux. Si vous avez plusieurs comptes, slectionnez le compte utiliser de prfrence pour ce crancier :

153 En laissant loption Standard, cest le compte dfini dans les rglages gnraux qui sera propos par dfaut.

8.6.2 Onglet Administration

On spcifie ici le mode de facturation usuel de ce crancier : les positions de ses factures sont HT ou TTC. Dans la zone Comptabilit, il sagit dentrer le compte crdit. Ce compte est complt par dfaut par le compte dfini dans longlet Comptabilit des Rglages de base, mais peut tre spcifi individuellement pour chaque crancier. Les comptes de dbit servent prparer la ventilation des factures reues lorsquon passe une facture simple (4.8.3). Ces comptes sont repris dans chaque facture, mais peuvent tre modifis de cas en cas (10.1.5). Le compte par dfaut est le compte de dbit qui servira de balance lors de la prparation de la comptabilisation de la facture (10.1.5). Il est important de vrifier les codes de TVA affects chaque compte de ventilation, puisquil sera galement repris pour la comptabilisation. Vous pouvez dfinir ici un Dlai de paiement usuel pour les factures de ce crancier, et encore un Rabais personnel global quil vous accorde sur ses factures.

8.6.3 Les statistiques de la base des cranciers

Les statistiques sont lances en cliquant les boutons Rapports et tats dans le volet latral.

154 Les statistiques du bouton dans la zone Base cranciers concernent lensemble des fiches de la base. Droulez la liste Etablit la statistique pour slectionner lun des rapports. En fonction du rapport choisi, diffrentes options peuvent se prsenter :

Le rapport Postes ouverts traite uniquement les factures non acquittes la date de fin de la priode demande. Il est tabli choix pour tous les clients ou ceux de laccs courant. Loption Liste des cranciers affiche ltat de toutes les factures ouvertes la date de fin de la priode traiter. Loption Prsenter un solde nouveau prsente ltat des factures ouvertes entre 2 dates, le montant ouvert la date de dbut de la priode demande est affich sous forme de solde nouveau. Les rsultats peuvent tre groups par crancier ou par compte. Loption Dtailler les critures montre chacune des factures.

155 Le rapport Toutes les factures ressemble aux postes ouverts, mais montre galement les factures acquittes la date de fin de la priode demande. LEchancier affiche les montants recevoir en tenant compte de la date dchance. Les montants dus incluent les frais de rappel. Le Comparatif annuel totalise mois par mois les factures mises cette anne et compare les montants avec ceux de la mme priode les annes prcdentes. Loption Propres statistiques accde la liste des statistiques dveloppes par vos soins.
Note Ce manuel ne traite pas le paramtrage des statistiques personnalises.

Le bouton Rapports et tats de la zone Fiche courante lance les mmes statistiques que ci-dessus, mais le rsultat est limit au crancier slectionn. Le bouton Soldes dus, totaux pays accde 2 statistiques qui affichent le total des montants verss aux cranciers, respectivement les soldes dus aux cranciers, pour chacun des trimestres de lanne traite, ainsi que le cumul la fin de chacun des trimestres de lanne traite :

8.6.4 Le volet latral de la base des cranciers

Dans la zone Base des cranciers : Les boutons Rapports et tats et Soldes dus, totaux pays lancent les statistiques lies lensemble des cranciers et fournisseurs. Cliquez ces icnes pour visualiser ou imprimer les listes et tiquettes des fournisseurs. Prenez garde spcifier si limpression concerne la fiche courante ou lensemble des fiches dun accs particulier (4.6.5). Cette icne permet de traiter les fiches de laccs Cochs (8.2.3).

156 Dans la zone Fiche courante : Cliquez cette icne pour crer un nouveau document pour le crancier slectionn. Cette icne slectionne tous les documents lis au crancier slectionn. Si vous avez choisi dutiliser un dossier li chaque crancier, cliquez cette icne pour ouvrir le dossier du crancier slectionn (8.6.4). Un clic sur cette icne copie ladresse du cracier dans le presse-papiers. Vous pouvez la coller dans lapplication de votre choix par Ctr+V. Cette icne sert slectionner / dselectionner la fiche courante pour lajouter ou lenlever de laccs Cochs (8.2.3).

8.6.5 Les rglages de la base des cranciers

Le dlai de paiement est celui qui vient par dfaut lorsque vous crez une nouvelle fiche de crancier. Le dlai peut tre modifi individuellement dans la fiche de chaque crancier, ou encore lors de la saisie des factures reues. Utilisez le bouton Rgler les codes personnels pour modifier la liste des codes proposs lors de la saisie des fiches cranciers. Les codes personnels sont automatiquement proposs dans les accs disposition (3.11).
Note Si vous modifiez lun des codes de la liste, le code nest pas modifi dans les fiches des cranciers concerns.

Cliquez le bouton Rgler les titres pour modifier la liste. Le processus vous demande de donner le titre entier, puis de donner labrviation (le titre court) de chaque titre.

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Le bouton Changer le prochain numro de fiche cre... sert dfinir le numro que portera la prochaine nouvelle fiche crancier. La fonction Crer un dossier par crancier permet de dfinir un dossier racine dans lequel Crsus cre un dossier par client. Une fois le dossier dfini, Crsus affiche ceci :

Dans la base des cranciers, cliquez sur cette icne dans le volet latral pour ouvrir le dossier du crancier slectionn.

8.7 La base des factures reues

8.7.1 Enregistrer une commande
Le processus complet permet dmettre une commande, de traiter la rception de la marchandise, puis denregistrer la facture pour en suivre le paiement. Il nest pas ncessaire de traiter tout le processus, on peut par exemple crer une facture reue sans traiter la commande ou la livraison.

8.7.2 Etablir la commande

Dans la base des crances, crez une nouvelle fiche en cliquant le bouton Nouveau document :

158

Cliquez Nouvelle commande : vous pouvez choisir sil sagit dune commande pour ce crancier ou un autre. Cliquez OK. Si vous avez spcifi un autre crancier , la liste des cranciers existants souvre, vous permettant de slectionner celui que vous voulez.
Note Si vous ne voulez plus crer ce document, cliquez Annuler puis utilisez la touche ESC pour annuler compltement la procdure.

Passez dans longlet Dtails. Saisissez les articles commander selon les procdures vues prcdemment. Spcifiez les quantits voulues. Validez la fiche en cliquant licne (F12). Si une imprimante est connecte, visualisez ou imprimez votre commande, en cliquant licne au bas du volet latral.
Note Ces fonctions ne sont disponibles que si vous avez prcis la quantit des articles commander.

La date dimpression saffiche au bas de longlet :

8.7.3 Recevoir la marchandise commande

Pour enregistrer la rception de la commande : Reprenez la fiche cre ci-dessus. Passez dans longlet Dtails. Indiquez la date de livraison. Cliquez le bouton Traiter la livraison :

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Le programme reprend les quantits depuis les quantits commandes et complte la date si vous ne lavez pas fait. Corrigez les quantits reues dans la colonne Reu. Validez la fiche (F12)

8.7.4 Traiter la facture

Pour traiter la facture dune livraison : Slectionnez la fiche de la livraison. Passez dans longlet Dtails. Vrifiez les quantits reues et les prix facturs. Sil y a lieu, ajoutez les frais de port et demballage. Crsus affiche le montant total de la facture au bas du tableau dtaill, sous Total enregistr, avec la mention (calcul) :

Cliquez le bouton Enregistrer comme facture. Si le montant de la facture reue ne correspond pas au total du dtail, cliquez le bouton Saisir le total factur :

160

Le dialogue vous demande de confirmer (ou introduire) le montant factur, ainsi que dindiquer la date de la facture. Aprs validation, le total enregistr porte la mention (arrt) :

Vous pouvez corriger le total arrt en cliquant le bouton Saisir le total factur
Note Quelle que soit la modification apporte aux quantits ou prix, le total arrt ne change pas. Pour revenir au total calcul, ou pour modifier le total arrt, cliquez nouveau Saisir le total factur

Ce bouton est galement disponible dans longlet Rsum de la facture. Validez la facture (F12).

8.7.5 Traiter le paiement

Poursuivez la procdure de facturation puis de paiement selon ce qui est dcrit aux 4.8.3 et suivants.

8.7.6 Prparer la comptabilisation

Longlet Comptabilit de chaque facture prsente les comptes qui seront impacts lors de la comptabilisation :

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Comptes de charge : Si vous avez saisi des lignes de facture dans longlet Dtails de la facture, les comptes de charge affects seront ceux dfinis dans les articles eux-mmes.

Si vous avez saisi une facture sans dtails, les comptes de charge sont repris de longlet Administration des donnes du crancier (9.1.2). Vous pouvez ventiler la charge selon la facture reue :

Slectionnez le Compte dbit. Choisissez le code TVA correct. Entrez le montant TVA incluse dans Dtails TTC ou le montant hors TVA dans Dtails HT. Crsus affiche le montant TTC ou HT correspondant. Ce champ sera complt automatiquement lors de la validation de la fiche.

162 Au cas o les 2 colonnes ont t compltes et que les montants ne correspondent pas, Crsus le signale lors de la validation de la fiche :

Le compte pour balance est lui aussi pris dans les donnes du crancier, mais peut tre modifi. Le montant pour balance est calcul sur le total de la facture duquel Crsus dduit les montants ventils. Compte crdit :

En mode contre-prestations reues, ce compte est cach, puisque la facture reue ne passe pas en comptabilit sous forme de crance. Comptes de liquidit :

Ils ont t saisis lors de lenregistrement de chaque mouvement. Compte descompte : Selon les rglages effectus dans longlet Comptabilisation des Rglages de base, les escomptes obtenus peuvent tre ventils dans les comptes de charge ou affects en totalit un compte unique :

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Si les escomptes sont regroups dans un seul compte, lors de la saisie dun acompte avec escompte ou la saisie dun escompte total (4.8.9), le dialogue permet de choisir le compte descompte. Il est encore possible de modifier ce compte pour chaque facture.

Cliquez le bouton Modifier le compte :

Slectionnez loption Remplacer le compte par et choisissez le compte dans la liste droulante. Divers :

Le champ Commentaire permet de saisir un texte qui sera intgr au libell de lcriture lors du passage dans la comptabilit Crsus : Loption Comptabilise / Ne comptabilise pas cette facture dtermine si Crsus doit gnrer les critures comptables pour le passage dans la comptabilit Crsus.
Note Laccs _Problme de compta affiche totues les factures dont le statut est Ne comptabilise pas cette facture. (3.11)

8.7.7 Enregistrer une livraison directe

Il nest pas ncessaire dmettre une commande pour enregistrer une livraison. Crez une fiche en cliquant le bouton Nouveau document :

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Cliquez Nouvelle livraison. Vous pouvez choisir sil sagit de ce crancier ou dun autre. Cliquez OK. Si vous avez spcifi un autre crancier , la liste des cranciers saffiche, vous permettant de slectionner celui que vous voulez.
Si vous voulez abandonner la cration du document ce stade, cliquez le bouton Annuler, puis utilisez la touche ESC pour annuler compltement la procdure.

Note

Passez dans longlet Dtails. Utilisez les mthodes dcrites plus haut pour saisir des articles. Indiquez les quantits livres et le prix factur. Avant de pouvoir payer, cette livraison, vous devez spcifier quelle vous a t facture. Cliquez le bouton Enregistrer comme facture. Si le montant de la facture reue ne correspond pas au total du dtail, cliquez le bouton Saisir le total factur :

Le dialogue vous demande de confirmer (ou introduire) le montant factur, ainsi que dindiquer la date de la facture. Validez la fiche (F12). Le suivi de cette facture paiement, comptabilisation se fait ensuite comme dcrit partir du 10.1.4.

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8.7.8 Saisir un paiement avec un lecteur optique

La ligne de codage des bulletins de versement accompagnant les factures que vous recevez contient des informations qui identifient le compte de votre crancier auprs de son institut financier. Pour autant que les donnes introduites dans la fiche du crancier sont prcises, Crsus peut faire le lien entre cette ligne de codage et le crancier. Sil sagit dun bulletin de versement avec le montant, la ligne de codage inclut le total verser. Il existe sur le march plusieurs fournisseurs de lecteurs optiques, que ce soient des lecteurs mobiles, comme les PayPen, ou des lecteurs de table comme les Dativ de Swissreader. Ces lecteurs se connectent gnralement lordinateur via un port USB. Il suffit alors de lire la ligne de codage, et Crsus prpare un paiement pour le crancier concern en fonction des informations trouves. Si vous lisez le code depuis la base des cranciers, et si Crsus reconnat le crancier, vous vous retrouvez directement ltape de prparation du paiement DTA o il suffit de valider la date du paiement, puis de cliquer le bouton Prparer pour DTA (8.7.5) Si vous lisez le code depuis la base des factures reues, Crsus vous demande si la saisie du code doit servir gnrer une nouvelle facture ou sil sagit dun paiement faire sur la facture actuellement slectionne :

dans la fiche slectionne impose les donnes lues dans le code dans la facture courante. dans une nouvelle fiche cre un nouveau document pour le crancier trouv. Si le crancier nexiste pas, Crsus vous le signale :

166 Si vous navez pas de lecteur OCR-B, dans longlet Paiement des factures reues, le bouton Lecteur optique affiche un dialogue dans lequel vous pouvez introduire la ligne de codage au clavier :

Le comportement est identique la saisie par lecteur. Vous pouvez galement utiliser le raccourci clavier Alt+L depuis la base des cranciers ou celle des factures reues.

8.7.9 Modifier une facture

Une facture reue peut tre modifie tant quelle na ni t acquitte, ni comptabilise. Si ncessaire, utilisez les fonctions Annuler lacquittement ou Annuler la comptabilisation dcrites plus haut.

8.7.10 Les statistiques de la base des crances

Dans le volet latral, le bouton Rapports et tats donne accs aux statistiques. Loption Totaux, soldes lance les statistiques cranciers dcrites au 8.6.3 Loption Evolution des fiches affiche un tableau montrant ltat, les dates des diverses tapes et ltat du suivi financier de tous les documents de laccs courant.

167

Le bouton Versements vous permet dobtenir une statistique des montants pays entre 2 dates :

8.7.11 Onglet Rsum

168 Cet onglet prsente un rcapitulatif de la facture. Le bouton Document li sert tablir un lien vers un document justificatif enregistr sur le disque. Sil y a un document li, le bouton Ouvrir lance lapplication ncessaire et ouvre le document. Le dossier ouvert par dfaut lors dun clic sur le bouton est dfini dans les Rglages des factures reues. Le bouton Saisir le total factur permet dintroduire ou de modifier le montant total de la facture.

8.7.12 Onglet Dtails

Si vous traitez des commandes et livraisons de marchandise, ou si vous passez des factures dtailles, cest ici quil faut saisir les diverses positions de la facture, ainsi que les montants de frais de port et emballage.

8.7.13 Onglet Paiement

Cet onglet est dcrit au 8.7.5 de ce manuel.

8.7.14 Onglet Comptabilit

Cet onglet est dcrit au 8.7.6 de ce manuel.

8.7.15 Onglet Contact

Le bouton Choix du contact sert rattacher un des contacts dfinis dans la fiche du crancier cette facture, titre informatif.

8.7.16 Onglet Paramtres

Cet onglet ne saffiche quen mode complet :

169

Il apporte diverses informations concernant la rpartition de la TVA et de lescompte. Le bouton Changer les taux sutilise si la facture reue concerne des prestations reues un priode o les taux TVA taient diffrents des taux TVA actuels.

8.7.17 Le volet latral de la base des crances

Dans la zone Base des crances : Les boutons Rapports et tats et Versements lancent les statistiques lies lensemble des factures.
Rappel Les accs montrent un sous-ensemble de fiches correspondant un classement et un critre dextraction.

Ces boutons activent rapidement les accs montrant les factures ouvertes ou toutes les factures, classes par crancier, par n de pice ou par date dchance. Cette icne propose un choix des accs les plus utiles de la base, comme si on droulait la liste au sommet de la fentre.

170 Ces icnes accdent au choix complet des documents visualiser ou imprimer. Veillez spcifier si laction concerne la fiche courante ou toutes les fiches dun accs (4.6.5). Dans la zone Fiche courante : Cliquez cette icne pour crer un nouveau document pour le client slectionn, ou un autre client. Cette icne passe dans la fiche du crancier de la fiche courante. Utilisez cette icne pour afficher tous les documents lis au crancier du document slectionn. Cette icne affiche quelques informations relatives au crancier du document courant. Cette icne copie ladresse du crancier dans le presse-papiers du systme. Vous pouvez coller ladresse dans toute application par Ctrl+V.

8.7.18 Les rglages de la base des factures reues

Dfinissez quel type de document Crsus doit crer lorsque vous cliquez licne Nouvelle fiche du volet latral de la base des cranciers ou des factures reues :

A la cration dune nouvelle facture, Crsus met un dlai de paiement bas sur le Dlai de paiement par dfaut :

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Vous avez le choix de mode darrondi appliqu par le calcul des montants de TVA, de chaque ligne de facture, respectivement du total de la facture :

Cette option dtermine si Crsus considre que les factures introduites sans avoir spcifi qui est le crancier sont HT ou TTC par dfaut :

Note

Cette option dpend des donnes du crancier lorsquon cre une nouvelle facture pour un crancier donn. Elle est modifiable individuellement dans chaque facture.

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9 Limpression de factures avec BVR

Pour pouvoir imprimer des bulletins de versement rfrencs (BVR), vous devez tablir un contrat avec votre institut financier, qui vous fournira un numro dadhrent.
Note Lorsque vous tablissez le contrat BVR avec votre tablissement financier, il faut spcifier que le fichier transmis doit tre avec CRLF.

La ligne de codage sur le BVR comprend le montant, la partie fixe ventuelle, le numro de facture et le numro du client pour contrle, ainsi que le numro dadhrent. Il est aussi possible de ne pas imprimer le montant. Les factures mises avec les BVR seront automatiquement associes au compte financier saisi dans les dfinitions BVR.

9.1.1 Le choix du type de bulletins

Les rglages des BVR se font dans longlet BVR des Rglages gnraux.

Dterminez si vous utilisez lun ou lautre ou les 2 types de bulletins de versement. Si vous avez plusieurs contrats BVR ou si vous utilisez simultanment des BV rouges et des BVR, lorsque vous mettez une facture, vous pouvez choisir le bulletin de versement imprimer.

9.1.2 Le rglage des comptes BVR

Cliquez ce bouton. Lisez le message et cliquez OK pour ouvrir le dialogue de dfinitions :

Slectionnez le rglage adapter et cliquez Modifier. Entrez les donnes selon les indications fournies par votre tablissement financier :

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Le Nom du rglage doit commencer par le numro du compte correspondant dans votre plan comptable.

Le Numro dadhrent vous est fourni par votre prestataire. Il est compos de 3 parties spares par un tiret. Crsus vrifie la plausibilit du numro et signale les erreurs de format. Ce numro est le mme pour tous les clients dune mme banque. Cest la partie fixe (gnralement 6 chiffres) qui est diffrente pour chaque client. Si votre prestataire est une banque, entrez la partie fixe, et cochez loption 27 positions. Si votre prestataire vous a fourni un numro dadhrent qui vous est propre, il ny a pas de partie fixe, et vous devez cocher loption 16 positions.

Vous pouvez galement formater le numro BVR que Crsus va gnrer en cochant la case Formatage spcial. Dans ce cas, utilisez les listes pour dfinir la position du N de facture, N de client et degr de rappel dans la chane de codage.
Note Si vous modifiez ce format, les BVR envoys avec lancien codage ne pourront pas tre relus !

Dans le nom du fichier, indiquez le chemin complet o Crsus ira vrifier sil y a des fichiers traiterDans le nom du fichier, indiquez le chemin complet o Crsus ira vrifier sil y a des fichiers traiter.

Cest dans ce dossier que vous devrez enregistrer le fichier tlcharg sur Internet ou fourni par le prestataire.

174 Le fichier peut avoir diffrentes extensions suivant votre tablissement financier (*.v11, *.esr, *.bvr). Nous vous recommandons de ne pas mettre un nom de fichier complet, mais bien un astrisque suivi de lextension. Ainsi, vous pourrez nommer les fichiers votre guise, par exemple 2013-07-12.v11 pour le fichier des encaissements du 12 juillet 2013. Il faut toutefois que lextension des fichiers enregistrs corresponde lextension prvue ici.
Note Pour rcuprer les fichiers BVR en provenance de la banque ou de la poste, vous devez suivre la procdure que votre institut financier vous indique.

Si loption Renomme en fichier .old aprs lecture est active, chaque fichier trait est conserv avec lextension .old Ainsi, sil savre ncessaire de relire un ancien fichier, il suffit de le renommer en remettant l'extension (*.v11, *.esr ou *.bvr) d'origine la place du *.old. (Il faut aussi qu'il soit l'emplacement indiqu dans le paramtrage).
Note La relecture d'un ancien fichier met toutes les lignes en rouge et enlve toutes les coches pour viter un marquage double des versements.

Les conditions pour rgler la facture sont des rglages par dfaut quil sera possible de corriger pour chaque versement reu. Indiquez-les selon vos prfrences. Si le montant vers se trouve lintrieur de ces limites, la facture sera considre comme rgle, mme sil y a une diffrence quelques francs par rapport au montant attendu.

Les lments accessibles en cliquant Avanc sont dj rgls correctement et ne doivent tre modifis que par un spcialiste. Aprs avoir termin la configuration du compte BVR, cliquez OK.

Slectionnez le compte rgler et cliquez OK. Compltez les informations qui doivent figurer sur le bulletin de versement.

175 Si les bulletins que vous utilisez sont primprims, il suffit de laisser le champ correspondant vide dans ce dialogue.

9.1.3 Les rglages pour limpression des BV

Le positionnement des lments du BVR, et en particulier de la ligne de codage doit correspondre au gabarit que vous aurez reu. Pour caler correctement le BVR, passez dans les Rglages gnraux et utilisez la commande Dplacer des objets du volet latral.

Cliquez sur les branches de la rose des vents pour dplacer les lments. Lampleur du dplacement est de 0.25mm si vous cliquez la flche simple et de 2mm si vous cliquez la double flche. Le dplacement total est affich en regard de la direction. BVR : tout dplace tout le contenu du BVR. BVR : ligne de codage dplace uniquement le code au bas du BVR. BV Rouge : tout dplace tout le contenu du BV Rouge.
Note Limpression des BVR ncessite dutiliser une fonte OCR-B quEpsitec SA fournit avec le logiciel. Elle doit tre imprime en bold (gras) et en taille 15. Les BVR fournis avec le modle sont paramtrs correctement.

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10 Les paiements lectroniques

La plupart des instituts financiers traitent des paiements saisis manuellement sur leur site Internet (net banking ou yellowpay). Il est possible de remplacer la saisie manuelle par lenvoi dun fichier lectronique contenant les ordres de paiement. Les diffrents types de paiement lectroniques sont : Banque banque en Suisse Banque banque l'tranger BVR bancaire ou postal BV rouge bancaire ou postal IBAN Jaune (compte postal)

Crsus Facturation LARGO permet de gnrer ces fichiers DTA (pour les banques) ou OPAE (pour Postfinance). Cela ncessite de dfinir les rglages pour les Paiements lectroniques dans les Rglages gnraux, et de saisir les donnes financires dans longlet Paiement de chacun des cranciers.

10.1 Les rglages pour OPAE/DTA

Longlet Paiements lectroniques des Rglages gnraux donne accs aux dfinitions pour les paiements par OPAE (pour Postfinance) ou DTA (pour les banques).

Cliquez ce bouton. Lisez le message et cliquez OK pour ouvrir le dialogue de dfinition. Slectionnez le rglage adapter et cliquez Modifier. Dans le dialogue suivant, compltez les donnes selon les indications fournies par votre prestataire de services :

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Le Nom du rglage doit commencer par le numro de compte correspondant dans votre plan comptable. Veillez ce que loption OPAE ou DTA soit correctement configure, cela influe directement sur le codage du fichier mis. Si vous dfinissez un OPAE, il suffit de complter le Numro de compte (cest votre numro dadhrent). Si vous dfinissez un DTA, il faut galement complter le Numro de clearing de la banque. LIdentification DTA nest ncessaire que si vous tes un client Telekurs, sinon elle doit rester vide. Le champ Dossier utiliser doit contenir le chemin vers le dossier o Crsus dposera les fichiers gnrs. Cest l que vous les trouverez lorsque vous vous connectez au site de votre prestataire pour envoyer les ordres de paiement. Utilisez si ncessaire le bouton Parcourir pour naviguer jusqu lemplacement voulu. Le champ Fichier gnrer doit spcifier lextension des fichiers crs. Pour faciliter votre travail, nous vous recommandons de crer des fichiers .opae respectivement .dta Il nest pas ncessaire de donner un nom complet, vous aurez loccasion de nommer chaque fichier prpar Si votre institut financier le permet, cochez la case Format pain.001 pour envoyer vos ordres de paiement lectroniques au nouveau format ISO XML (souvent appel simplement pain.001). Chez PostFinance, vous bnficiez ainsi de la gratuit pour l'envoi de paiements vers la zone Euro. Les rglages avancs sont dj paramtrs correctement et ne doivent tre modifis que par un spcialiste.

10.2 Paramtrer les donnes du crancier

Dans la mesure du possible, compltez les donnes habituelles des cranciers directement dans leur fiche, la saisie des factures reues sera grandement facilite, notamment grce la lecture de la ligne de codage sur les bulletins de versement des factures reues.

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Vous trouverez une description complte du paramtrage des cranciers au 9.1.1

10.3 Crer un fichier DTA/OPAE

Lorsque vous enregistrez une facture de crancier, les oprations de paiement peuvent tre enregistres manuellement dans le tableau des paiements.

Si les donnes du crancier le permettent, il est galement possible de prparer automatiquement un paiement lectronique dans longlet Paiement

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Ces champs peuvent tre complts manuellement dans chaque facture reue. Si des paiements lectroniques ont t prpars, la commande FichierPaiements OPAE/DTA permet de gnrer un fichier contenant les ordres de paiement vos cranciers. Slectionnez le compte dbiter :

Indiquez la date laquelle devront tre effectus les paiements.

Note Tous les paiements dont la date est postrieure sont ignors par dfaut, mais peuvent tre slectionns individuellement. Une coche dans tous les paiements cette date force la mme date de paiement pour tous les

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versements, sinon cest la date indique individuellement sur chaque facture qui sera prise en compte.

Le dialogue prsente la liste des paiements proposs par le logiciel. Vous pouvez modifier cette liste ou l'exporter en vue d'une impression.

Note

Une ligne noire indique un paiement qui sera effectu. Une ligne bleue indique un paiement ignorer. Une ligne rouge indique une erreur. Dans ce cas, un clic sur la ligne en question vous donne une explication sur l'erreur.

Les paiements dont la colonne Action est coche seront enregistrs dans le fichier. La coche dans la colonne Rgl indique Crsus quil devra considrer cette facture comme acquitte aprs avoir trait le paiement, ce qui pourra gnrer un escompte le cas chant. Un clic sur une ligne la slectionne ou la dslectionne. dslectionne tous les paiements. Toutes les lignes deviennent bleues. Il ne reste plus qu' cliquer les quelques paiements effectuer. Prenez soin de vrifier ltat de la colonne Rgl. slectionne tous les paiements. Toutes les lignes deviennent noires, sauf les paiements errons qui restent rouges. permet denregistrer la liste des paiements telle qu'elle apparat dans ce dialogue dans un fichier sur le disque. Les diffrentes colonnes sont spares par des tabulateurs. enregistre la liste des paiements dans le presse-papiers. Vous pouvez ensuite coller (Ctrl+V) le contenu dans nimporte quelle application, par exemple pour limprimer. Vous avez le choix entre Exporter ou Copier la Liste ou le Formulaire. Il sagit des mmes informations, mais la mise en page diffre. Utilisez de prfrence la liste si le contenu doit tre repris dans un tableur.
Note On ne peut pas prparer plusieurs lignes dordre DTA/OPAE pour une mme facture, il faut lancer lordre de cration de fichier DTA entre chaque prparation de paiement.

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11 Gestion de stock
11.1 Activer la gestion de stock
La gestion de stock est active dans les Rglages des articles.

Le rglage Crer larticle avec ou sans gestion de stock dtermine si tout nouvel article doit tre li par dfaut la gestion de stock ou non. Lorsque vous activez la gestion de stock, Crsus affiche le bouton Initialise la gestion de stock, quil faut cliquer pour prparer le systme de suivi des variations de stock. Cette action affiche des instructions pour la prparation du stock initial.

11.2 Marquer les fiches

La premire tape consiste marquer toutes les fiches soumises la gestion de stock. Passez dans longlet Divers de chaque article concern, et cochez la case Gestion de stock (8.3.2).

11.3 Commencer la gestion de stock

Lorsque cest fait, revenez dans les rglages des articles, et cliquez le bouton Commencer une gestion de stock :

Si cest le cas, cochez la case Tous les articles sont marqus, sinon, retournez ltape ci-dessus. Le dialogue passe alors aux tapes pour la saisie du stock initial.

11.4 Saisir le stock initial

Sil existe un inventaire de base, cochez la case.

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Indiquez la date de linventaire : le programme se base sur cette date de dpart pour toutes les statistiques, et ne tiendra pas compte des fiches dentres et sorties avant cette date. Les mcanismes de saisie de linventaire initial proposeront cette date. Il faut confirmer cette date qui ne sera plus modifiable. Validez votre saisie en cliquant le bouton OK. Ltape suivante consiste dterminer comment traiter linventaire de base :

Selon votre situation, choisissez lune des 3 options. Linventaire existe mais nest pas enregistr dans la facturation. Linventaire est enregistr dans le stock initial de chaque fiche article. Linventaire est enregistr dans quelques fiches dentres/sorties.

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11.4.1 Linventaire existe, mais nest pas enregistr dans la facturation

Vous avez un tat du stock tenu en dehors de votre facturation. Il faut introduire ce stock initial des articles dans la base. Le stock initial de chaque article concern est saisi au moyen du bouton STOCK:Cre le stock initial dans longlet Divers :

La saisie du stock initial complte une fiche spciale dans la base des commandes. Cette fiche est traite comme une rception de marchandise ordinaire dans les statistiques de stock.
Note Sil y a dj eu des mouvements de stock pour larticle avant que vous nen traitiez le stock initial, la quantit entre ici sera ajoute au stock actuel enregistr dans la fiche.

Une fois le stock initial entr dans chaque fiche, il faut revenir dans les rglages des articles et cliquer nouveau le bouton Commencer une gestion de

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stock, valider le contrle des fiches, confirmer lexistence dun inventaire, et slectionner loption, dcrite ci-dessous.

11.4.2 Linventaire est enregistr dans le stock initial de chaque fiche article

Si le stock initial a t saisi dans chaque fiche article, slectionnez cette option pour forcer Crsus recalculer ltat du stock actuel. Il se base sur le stock initial, y ajoute les entres en stock ou en retire les sorties de stock dont la date est postrieure la date du stock initial saisie plus haut. Les fiches plus anciennes seront ignores.

11.4.3 Linventaire est enregistr dans des fiches dentres/sorties

Si la situation de dpart peut tre retrouve en sommant des livraisons reues (base des crances) et des livraisons effectues (base des factures mises), il ny a pas besoin dindiquer les quantits initiales dans les fiches des articles. Par contre il est indispensable que la date ces fiches dentre / sortie soit plus rcente ou gale la date de linventaire indiqu ci-dessus, sinon elles ne seront pas prises en compte.

185 Si vous validez cette option, Crsus supprime toutes les fiches spciales dinventaire (mais conserve bien entendu vos entres / sorties), puis additionne toutes les entres et soustrait les sorties de stock dont la date est ultrieure la date dinventaire spcifie pour tablir le stock actuel.

11.4.4 Saisir le stock dun nouvel article

Lorsque vous introduisez un nouvel article dans la base de donnes, il faut passer dans longlet Divers de larticle pour prciser sil y a lieu den tenir le stock. Si vous avez choisi le mode dcrit au 13.4.2, utilisez le bouton Stock : Crer le stock initial pour saisir le stock la date indique. Si larticle est plus rcent que la date initiale, la quantit doit rester 0, mais il faut tout de mme lenregistrer, sinon il ne sera pas possible de traiter les corrections de stock.
Note Il nest pas indispensable de saisir le stock initial avant de gnrer des mouvements de stock.

11.4.5 Corriger le stock dun article

Ltat et les statistiques de stock se font par addition / soustraction des entres / sorties de stock. Les corrections de stock et ajustements dinventaire ne se font donc pas en modifiant manuellement la quantit en stock, mais doivent tre saisis au moyen du bouton STOCK:Correction dans longlet Divers des fiches des articles concerns :

11.4.6 Les tats du stock

Les boutons Rapports et tats du volet latral proposent le suivi des achats et/ou des ventes des articles. Le bouton de la zone Base articles traite toutes les fiches, le bouton de la zone Fiche courante traite uniquement larticle slectionn.

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Si vous accdez ce dialogue depuis la zone Base articles, vous avez encore le choix de traiter tous les articles ou seulement ceux qui sont soumis la gestion de stock (8.3.2) ou encore les articles affichs dans laccs courant (3.11). Le bouton Stock de la zone Base articles accde aux statistiques du stock gnral. Les rapports traitent uniquement les fiches articles dont loption Gestion du stock est active.

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Ltat du stock une date donne est calcul sur la base du stock initial auquel le systme ajoute toutes les entres et dduit toutes les sorties de stock. Selon le choix que vous avez effectu au dpart, il est possible que le stock initial soit nul et que ltat du stock se calcule entirement sur les mouvements. La variation de stock ne tient compte que des mouvements entre 2 dates. La date de dbut de lanalyse ne peut pas tre antrieure la date du stock intial. Pour chacune des statistiques, vous avez le choix entre un tat rsum, qui ne propose que les totaux, et un tat dtaill, qui montre chaque mouvement. Le bouton Stock de la zone Fiche courante propose les mmes rapports, mais uniquement pour la fiche slectionne, mme si celle-ci nest pas lie la gestion de stock. Il est relever quun article non soumis la gestion de stock na pas de stock initial.

11.4.7 Archiver le stock

La gestion de stock ncessite de conserver toutes les entres et sorties. En fonction de limportance de vos activits, il est possible que le nombre de factures enregistres pjore les performances du logiciel. Il est possible darchiver les anciennes factures mises et reues, ou mme de les supprimer en conservant la trace des mouvements de stock de chaque article. Crsus gnre dans une fiche cache une entre regroupe par trimestre pour tous les achats et une sortie regroupe par trimestre de toutes les ventes de chaque article. On perd naturellement le dtail du mouvement,

188 mais cela permet tout de mme dafficher une variation ou un tat de stock depuis le dbut de lactivit de lentreprise. Cliquez le bouton Archiver le stock dans le volet latral :

La date du dernier archivage est indique. Il nest pas possible de gnrer un archivage antrieur cette date. Slectionnez lanne, puis le trimestre de la nouvelle priode archive. Pour effectuer lopration, cliquez le bouton OK.
Note Les statistiques tablies ignorent les fiches archives, mais traitent les fiches rcapitulatives gnres lors de larchivage, et toutes les fiches qui nont pas encore t archives. Vous ne pourrez par consquent plus recalculer un stock une date prcise avant la date darchivage, mais uniquement des fins de trimestres. Si vous utilisez la fonction de suppression de fiches, Crsus ne supprime que les fiches qui ont t archives.

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12 Les outils de recherche

Le programme permet, dans chaque base, de chercher une information travers toute la base, et dextraire les fiches selon certains critres.

12.1 La recherche
La recherche parcourt les fiches de laccs courant et montre la fiche dans laquelle le critre a t identifi. Cliquez licne (F3 ou Ctrl+T) pour ouvrir le dialogue :

Compltez le critre. Dterminez si la recherche doit se faire en avant (vers le bas) ou en arrire et cliquez OK. Le programme vous montre la premire fiche quil trouve avec cette occurrence. Cliquez ces icnes pour trouver loccurrence suivante ou prcdente. Ctrl+F ou Shift+F11 passent loccurrence suivante, Ctrl+D ou Shift+F10 passent loccurrence prcdente.

Si vous cochez loption Slectionne, Crsus met en vidence le champ o loccurrence a t trouve

12.1.1 Chercher partout

Dans le dialogue de dfinition du critre, loption (partout) signifie que le critre peut tre trouv dans nimporte quelle rubrique.

12.1.2 Chercher dans une rubrique

Pour chercher le critre dans une rubrique spcifique, il suffit de slectionner la rubrique dans la liste avant de cliquer OK.

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12.2 Lextraction
Lextraction cre un accs temporaire et ne montre que les fiches rpondant au critre demand. Cliquez licne Dbut dextraction (F4) pour dfinir une extraction. Le fond de la fentre passe au jaune pour montrer clairement que vous tes dans un mode spcial. Entrez le critre cherch dans la rubrique concerne, puis validez la saisie. Il y a 3 comportements possibles : 1. Si vous validez par la touche F12, Crsus cherche les fiches qui rpondent exactement au critre. Par exemple, le critre Yverdon dans la localit des clients affichera les personnes habitant Yverdon, mais pas Yverdon-les-Bains, ni Montagny-prs-Yverdon. Et le critre Yverdo naffichera personne. 2. Si vous validez en cliquant licne, le dialogue suivant permet de dterminer si le critre entr est absolu ou non :

Si le critre est un mot ou plusieurs mots, par dfaut Crsus propose de trouver toutes les occurrences qui contiennent le critre, quil soit au dbut ou la fin. Par exemple, *Yverd* trouvera tant Yverdon-lesBains que Montagny-prs-Yverdon. Si le critre doit tre trouv au dbut de loccurrence, cochez la case commence par. Par exemple, Crsus cherchera Yverd* et trouvera Yverdon, Yverdon-les-Bains, mais pas Montagny-prs-Yverdon. Si le critre doit tre trouv la fin de loccurrence, cochez la case se termine par. Par exemple, Crsus cherche *Yverdon et trouve Yverdon ou Montagny-prs-Yverdon, mais pas Yverdon-les-Bains. Loption est diffrente de exclut les occurrences de lextraction.

191 Les modes e=E et e= dterminent sil y a quivalence entre les minuscules et majuscules ou entre les lettres accentues ou non. Si le critre est un nombre ou une date, vous pourrez spcifier une fourchette. Dans le dialogue, vous pouvez choisir de baser votre extraction sur un accs existant, ainsi les fiches seront classes de la mme manire que dans laccs en question. 3. Si vous validez en appuyant sur la touche Entre ou la touche Tab, le mme dialogue saffiche, mais vous pouvez choisir Continuer pour ajouter un critre dextraction supplmentaire ou Extraire pour lancer lextraction. Si vous cliquez dans une rubrique au lieu dappuyer sur Entre ou Tab, le dialogue ne saffiche pas, et le critre est absolu (lextraction se fait sur les valeurs strictement identiques celles introduites). Pour quitter lextraction temporaire et revenir laccs prcdent, cliquez licne Fin dextraction, ou slectionnez un autre accs dans la liste. La chane de recherche peut contenir des caractres spciaux, appels jokers. Dans lexemple ci-dessus, on utilise le joker * qui remplace 0, 1 ou plusieurs caractres. Dautres jokers sont disponibles, par exemple : ? remplace 1 et 1 seul caractre : Dupon? trouve Dupond et Dupont, mais ignore Duponte [xy] cherche les occurrences avec lune ou lautre lettre : Dupon[dt] trouve Dupond et Dupont, mais pas Dupong [a-e] traite lintervalle : Dupon[a..e] trouve Dupona, Duponc, Dupond, mais pas Dupont Vous trouverez des exemples complets dans laide en ligne de Crsus Facturation : appuyez sur F1 et cherchez jokers.

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13 Impression quelques astuces

Limpression dun document passe parfois par le dialogue Choix de la prsentation pour imprimer, qui permet dune part de slectionner le document imprimer, dautre part quelles fiches doivent tre imprimes.

Dans cet exemple de la base des articles, la Liste sera imprime avec les 10 fiches de laccs des articles classs selon laccs Par dsignation. Pour imprimer un document pour une seule fiche, slectionnez loption Seulement la fiche courante Vous pouvez galement choisir dimprimer plusieurs copies du mme document.

Dans cet exemple, le document choisi imprime un original et un double. Pour imprimer uniquement loriginal, dcochez la case Imprime aussi. Si vous imprimez des tiquettes autocollantes, il est plutt rare que le nombre dtiquettes corresponde au nombre dtiquettes par feuille, et il reste forcment des tiquettes vierges sur la dernire page. Au moment de lancer limpression, Crsus permet dindiquer le nombre dtiquettes sauter avant dimprimer la 1re tiquette de laccs choisi.

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14 La scurit
Toutes les oprations effectues dans la facturation (cration de nouvelles factures, modifications, dfinition des accs, etc.) ne seront mmorises sur la machine qu'aprs un enregistrement du fichier. S'il survient un problme votre ordinateur (blocage, panne de courant, etc.), toutes les oprations effectues depuis le dernier enregistrement seront perdues. Vous devez donc rgulirement enregistrer votre travail.

14.1 Enregistrer
Par dfaut, Crsus enregistre automatiquement vos donnes sil ny a aucune activit pendant 300 secondes, ou aprs 5 validations de fiches. Vous pouvez modifier ce comportement en mode complet. Utilisez la commande Options - Dfinitions - Rglages gnraux :

Lenregistrement automatique du fichier complet met jour les donnes sur le disque. Lenregistrement de la version de travail cre un fichier temporaire qui sera dtect en cas de problme et que Crsus vous proposera douvrir la place du fichier original. En plus dun enregistrement automatique, vous pouvez enregistrer la main votre application en cliquant licne, en pressant les touches Shift+F12 ou en actionnant le menu Fichier, Enregistrer. La version prcdente est conserve dans un dossier de mme nom que votre fichier actuel, mais se terminant par ~, puis la version actuelle est enregistre

195 compltement. De plus, toutes les heures, une sauvegarde automatiquement enregistre dans un dossier se terminant par *.SAV. est

14.2 La sauvegarde des donnes

En plus de lenregistrement, qui met jour les donnes sur le disque, nous vous recommandons de crer des sauvegardes de vos donnes. Rien ne remplace une copie effectue sur un support amovible, que vous conservez ensuite en un lieu diffrent de l'ordinateur. Pensez aux vols, incendies, dgts d'eau, etc. N'oubliez pas de refaire rgulirement ces copies, par exemple chaque semaine. Si vous travaillez beaucoup avec le logiciel, une sauvegarde ge d'un mois ne sera pas trs utile ! Assurer la scurit des donnes est une tche extrmement importante dans toute entreprise, et mme pour les particuliers.

14.2.1 Sauvegarder avec la ligne Crsus

Pour les entreprises et particuliers qui n'auraient pas d'organisation gnrale de sauvegarde, les programmes de la ligne Crsus proposent de sauvegarder directement depuis l'intrieur des logiciels. Dans le menu Fichier, la commande Sauvegarder permet de mettre sur un ou plusieurs supports l'ensemble des donnes. Ce fichier peut tre rcupr avec la fonction Restituer du menu Fichier (et non pas Ouvrir). Il est primordial de faire des sauvegardes rgulirement et de les stocker de manire sre.

14.3 Sauvegarder
La commande Fichier - Sauvegarder permet de sauvegarder tous les fichiers associs la facturation en cours.

La sauvegarde s'effectue partir des fichiers enregistrs sur le disque. Si vous avez effectu des changements dans la facturation depuis le dernier enregistrement, un avertissement vous signale que ces dernires modifications ne seront pas sauvegardes, moins denregistrer le fichier.

196 Loption conserve le chemin daccs permettra Crsus de proposer lemplacement original en cas de restitution. La sauvegarde cre un seul fichier compress qui permet de reconstruire lensemble de votre application de facturation, y compris les images qui se trouvent dans le mme dossier que votre application. Ce fichier est donc aussi adapt un envoi par courrier lectronique. Le fichier de sauvegarde peut tre enregistr nimporte o sur votre machine ou votre rseau. Pour dfinir lemplacement, cliquez le bouton Parcourir. Vous pouvez modifier le nom de sauvegarde propos pour y inclure la date de la sauvegarde (format anne mois jour), par exemple : 2013 02 15 facturation.fk1 Ainsi, en cas de ncessit, vous pourrez remonter dans le temps et restaurer une ancienne version.
Note Il est important de crer des sauvegardes sur un autre support que le disque o sont enregistres les donnes relles. En cas de problme avec le support principal qui empche la lecture du fichier rel, les sauvegardes pourraient ne pas tre accessibles non plus. Pour plus de scurit, faites rgulirement une autre copie de sauvegarde sur un 3e support.

14.3.1 Envoyer sa facturation par e-mail

Il peut tre utile denvoyer sa facturation un tiers par e-mail. Pour cela, il faut cocher loption Envoi par e-mail avant de valider le dialogue de sauvegarde :

Le programme cre une sauvegarde et propose denvoyer votre fichier une des personnes lies Epsitec SA (qui vous aura alors donn sa couleur), ou une autre adresse de votre choix, si vous slectionnez (autre adresse complter) dans la liste droulante. Dans votre messagerie habituelle, le programme ouvre un nouveau message avec la sauvegarde annexe. Il vous suffit de complter ce message et de lenvoyer.

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Note Cette mthode permet denvoyer une sauvegarde dans un endroit sr, sans passer par un support physique amovible comme une cl USB. Epsitec SA offre un service de sauvegarde de ce type. Renseignez-vous au besoin.

14.3.2 Envoyer sa facturation Crsus Safe (encrypt)

Epsitec SA offre un service dhbergement des sauvegardes cryptes que vous pouvez mettre jour rgulirement par Internet au moyen de Crsus Safe, qui est alors fourni. Sur demande la dernire sauvegarde vous est renvoye. Cela permet davoir simplement des sauvegardes conserves en plusieurs lieux srs, en dehors de lentreprise. Pour conserver la confidentialit de ces donnes, elles sont cryptes (Voir le site Internet www.cresus.ch pour plus de dtails).

14.4 Restitution
Un dialogue semblable permet de rcuprer une sauvegarde et de reconstruire une application de facturation sur le disque dur. L aussi, il est possible de relire un support amovible (disque externe, clef USB) ou chercher le fichier compress sur le disque. Vous pouvez aussi double-cliquer directement sur le fichier de sauvegarde (*.fk1). Le programme dmarre le processus de restitution dans le programme Crsus Facturation :

Le programme propose la restitution du fichier, lemplacement o il se trouvait avant la sauvegarde. Parcourir permet de changer son emplacement et mme son nom.
Note Ne changez pas le nom dun fichier ni son emplacement si cette facturation prpare des critures pour la comptabilit Crsus.

Si le fichier existe dj, la restitution le signale et demande sil faut remplacer le fichier existant. A la fin du processus, le fichier restitu est ouvert par le programme.

Si vous validez le dialogue par OK, le fichier est restitu.

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14.5 Ouvrir S.O.S

En cas de ncessit, le programme permet de retrouver lune des sauvegardes automatiques du fichier par la commande Fichier - Ouvrir S.O.S. Crsus commence par demander de quel fichier il sagit :

Slectionnez le fichier dans la liste. Vous pouvez galement utiliser loption <fichier de facturation quelconque> pour rechercher une application qui ne serait pas liste. Dans ce cas il faut aller, par lexplorateur, trouver le fichier *.fac recherch. Le programme propose ensuite une srie de choix :

On peut aussi rechercher une version plus ancienne en slectionnant Restituer une version antrieure :

Le programme propose de remplacer la version qui pose problme par la version que vous aurez choisie. A vous de faire le bon choix.

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14.6 Mots de passe

Lapplication peut tre protge par 3 mots de passe qui donnent accs aux niveaux dutilisation Mode complet, Mode simplifi ou Consultation. Voyez le 3.15 pour les modes complet et simplifi. En mode Consultation lutilisateur pourra lire les donnes, faire des recherches et extractions, imprimer des listes et statistiques, mais il ne pourra pas apporter de modifications ni enregistrer le fichier. En mode complet, droulez le menu Options - Dfinitions, puis cliquez Mots de passe. Entrez les mots de passe voulus. Cliquez OK. A la prochaine ouverture du fichier, Crsus exigera le mot de passe. ATTENTION, un mot de passe est, comme son nom lindique, un mot de passe. Si vous fournissez une sauvegarde de votre fichier une tierce personne, elle ne pourra rien en faire si vous ne lui communiquez pas le mot de passe. Il ny a pas de moyen de le retrouver. Il faut faire intervenir Epsitec SA pour dcortiquer le fichier et retrouver pour vous un mot de passe oubli .

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15 Annexes
15.1 Les touches Tab et Entre
15.1.1 Tab
Tab passe d'une rubrique l'autre en suivant l'ordre d'dition du curseur dfini dans le dessin des objets. Dans un tableau, Tab passe la premire case du tableau, puis suit l'ordre du curseur, ligne aprs ligne. Il passe travers la dernire ligne vide et puis sort du tableau et passe l'ordre d'dition suivant.

15.1.2 Entre
Entre passe d'une rubrique l'autre en suivant l'ordre d'dition du curseur dfini dans le dessin des objets. Dans un tableau, Entre passe la premire case de la premire ligne vide du tableau. Si la ligne reste vide, il sort du tableau et passe directement l'ordre d'dition suivant. Si le tableau est rempli, le Tab passe de gauche droite, Entre passe de haut en bas. Donc la combinant les touches Entre et Tab permettent de se dplacer facilement dans un tableau. Les ordres de dplacement sont exactement l'inverse si la touche SHIFT est presse en mme temps. Si les colonnes d'un tableau n'ont pas de numros d'dition conscutifs, les parcours se font par "sous-tableau", comme s'il s'agissait de tableaux indpendants. La combinaison de touches Ctrl+Entre insre un saut de ligne dans une rubrique multiligne. Par exemple dans le champ adresse de cette fiche :

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15.2 Raccourcis
15.2.1 Raccourcis Alt
La touche Alt combine avec une autre touche permet de drouler un menu (colonne Menu ci-dessous) ou d'actionner un bouton. La lettre correspondant au raccourci clavier est souligne dans l'cran de saisie. Menu Alt+A Alt+D Alt+E Alt+F Alt+I Alt+O Aide Cadrage Donnes Edition Fichier Fiche Options Alt+C

15.2.2 Raccourcis spciaux, Alt +

Dans lapplication standard, la touche Alt combine avec un chiffre de 1 n permet de passer rapidement comme dun onglet lautre lintrieur dune fiche. Alt+8 Alt+X Alt+T Alt+R passe aux rglages gnraux cherche une fiche client ou crancier par son nom cherche une fiche client ou crancier par son n de tlphone cherche une facture ou une crance par son n

15.2.3 Raccourcis, mode de dessin

Ctrl+clic Ctrl+A Ctrl+Z Ctrl+X Ctrl+C Ctrl+V Permet la slection multiple d'objets, leur dslection. Refait la dernire action annule pendant le dessin Annule la dernire action effectue Coupe, Actif sur les objets seuls, les slections d'objets, sur Copie, l'dition des calculs, et aussi entre base d'une mme application. Colle Maj+souris Permet de dessiner les images en proportion

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15.2.4 Raccourcis, mode normal

Tab Passe la rubrique ditable suivante Passe la rubrique ditable prcdente Passe la ligne suivante dans une rubrique tableau Passe la ligne prcdente Insre un retour la ligne l'intrieur d'une rubrique Annule les modifications Copie la slection Cherche la fiche prcdente (=Shift+F10) Efface la relation (=Shift+F2) Cherche la fiche suivante (=Shift+F11) Cre une nouvelle fiche (=F11) Ouvre Imprime (=F10) Imprime comme prcdemment Met jour la relation (=F2) Enregistre le fichier (=Shift+F12) Dfinit le critre de recherche (=F3) Colle la slection copie ou coupe prcdemment Coupe la slection Passe la fiche prcdente Passe la fiche suivante Slectionne plusieurs objets dans le dialogue de relation obtenu par Ctrl+R, ou F2. Shift+Tab Entre Shift+ Entre Ctrl+ Esc Entre Ctrl+C Ctrl+D Ctrl+E Ctrl+F Ctrl+N Ctrl+O Ctrl+P Ctrl+Q Ctrl+R Ctrl+S Ctrl+T Ctrl+V Ctrl+X Ctrl+ Ctrl+

Ctrl+clic

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15.2.5 Raccourcis, touches fonctions

Les raccourcis suivants peuvent tre utiles pour acclrer la saisie. Ils peuvent galement tre paramtrs dans le prambule ou le postambule en cas d'utilisation de code-barres et de lecture optique par un scanner. F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 F12 Shift+F1 Shift+F2 Shift+F10 Shift+F11 Shift+F12 Aide Met jour la relation (=Ctrl+R) Dfinit le critre de recherche (=Ctrl+T) Dbut extraction Base des commandes Base des cranciers Base des articles Base des clients Base des factures Imprime (=Ctrl+P) Cre une nouvelle fiche (=Ctrl+P) Valide les modifications Aide contextuelle Efface la relation (=Ctrl+E) Cherche la fiche prcdente (=Ctrl+D) Cherche la fiche suivante (=Ctrl+F) Enregistre le fichier (=Ctrl+S)