Curso Completo INTRODUCCIN A SAP

22 de octubre de 2009 AlfilSAP.com

Copyright 2009 Ricardo Naya ricardo.naya@alfilsap.com

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Contenido
1. Introduccin .......................................................................................................................... 5 1.1. Empezando por el principio: Qu es un ERP? ............................................................. 5 Origen .................................................................................................................... 6 Caractersticas ....................................................................................................... 6 Ventajas e Inconvenientes .................................................................................... 7

1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 1.2.

Qu es SAP? ................................................................................................................. 8 La Empresa ............................................................................................................ 8 Productos .............................................................................................................. 9

1.2.1. 1.2.2. 2. 3.

Cmo se accede a SAP? ..................................................................................................... 11 Navegacin en SAP ................................................................. Error! Marcador no definido. 3.1. Barra de men. .................................................................... Error! Marcador no definido. 3.2. Barra de herramientas de navegacin. ............................... Error! Marcador no definido. 3.3. Barra de ttulo. .................................................................... Error! Marcador no definido. 3.4. Barra de herramientas de la aplicacin............................... Error! Marcador no definido. 3.5. Ventana principal. ............................................................... Error! Marcador no definido. 3.6. Barra de estado. .................................................................. Error! Marcador no definido.

4.

Ayuda en SAP ......................................................................... Error! Marcador no definido. 4.1. Men de ayuda .............................................................. Error! Marcador no definido.

4.1.1. Ayuda para Aplicacin .................................................. Error! Marcador no definido. 4.1.2. Biblioteca SAP ............................................................... Error! Marcador no definido. 4.1.3. Glosario ........................................................................ Error! Marcador no definido. 4.1.5. SAP Service Marketplace .............................................. Error! Marcador no definido. 4.1.6. Registrar mensaje de soporte ...................................... Error! Marcador no definido. 4.1.7. Parametrizaciones ........................................................ Error! Marcador no definido. 4.2. 4.3. 5. Ayuda de campo ............................................................. Error! Marcador no definido. Match-code .................................................................... Error! Marcador no definido.

Conceptos generales .............................................................. Error! Marcador no definido. 5.1. Estructura organizativa ....................................................... Error! Marcador no definido. 5.2. Datos maestros ................................................................... Error! Marcador no definido. 5.3. Datos transaccionales ......................................................... Error! Marcador no definido.

6.

Funcionalidad bsica .............................................................. Error! Marcador no definido. 6.1. MM: Gestin de materiales y compras. ......................... Error! Marcador no definido. Pg 3 de 14

6.1.1. Clculo de necesidades ................................................ Error! Marcador no definido. 6.2.1. Planificacin de la produccin ..................................... Error! Marcador no definido. 6.2.3. Liberacin de rdenes de fabricacin .......................... Error! Marcador no definido. 6.2.4. Impresin de rdenes de fabricacin........................... Error! Marcador no definido. 6.3.1. Creacin del Pedido de Ventas .................................... Error! Marcador no definido. 6.3.3. Creacin de entrega ..................................................... Error! Marcador no definido. 6.3.4. Picking .......................................................................... Error! Marcador no definido. 6.4. FI-CO: Finanzas y Controlling............................................... Error! Marcador no definido. 6.4.1. Libro mayor .................................................................. Error! Marcador no definido. 6.4.3. Contabilidad de cuentas a cobrar ................................ Error! Marcador no definido. 6.4.8. Contabilidad de elementos de coste ............................ Error! Marcador no definido. 6.4.9. Contabilidad de costes indirectos ................................ Error! Marcador no definido. 6.5. HR: Recursos Humanos. ...................................................... Error! Marcador no definido. 6.5.1. Gestin de la organizacin ........................................... Error! Marcador no definido. 6.5.3. Administracin de personal ......................................... Error! Marcador no definido. 6.5.4. Desarrollo de personal ................................................. Error! Marcador no definido. 7. Funcionalidad avanzada ......................................................... Error! Marcador no definido. 7.1.1. Compra y aprovisionamiento estratgico. ................... Error! Marcador no definido. 7.1.3. Colaboracin con proveedores .................................... Error! Marcador no definido. 7.2.1. Planificacin ................................................................. Error! Marcador no definido. 7.3.1. Mrketing ..................................................................... Error! Marcador no definido. 7.3.3. Servicio ......................................................................... Error! Marcador no definido. 8. 9. 10. Informes ................................................................................. Error! Marcador no definido. Parametrizacin ..................................................................... Error! Marcador no definido. Programacin ..................................................................... Error! Marcador no definido.

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1. Introduccin
El siguiente curso est diseado para aquellas personas que no tienen ningn conocimiento sobre el ERP SAP ECC. El objetivo es que el alumno adquiera un conocimiento bsico sobre la funcin y caractersticas del mismo y adems, unas nociones bsicas sobre cmo acceder y navegar.

1.1.

Empezando por el principio: Qu es un ERP?

SAP es un ERP pero, qu es eso realmente? La palabra ERP viene de las siglas en ingls de Enterprise Resource Planning, que se podra traducir como Planificacin de los Recursos de la Empresa. Pero hoy en da abarca mucho ms que eso, y esta definicin viene ms bien dada por su origen. Un ERP es un sistema informtico que abarca toda una empresa, utilizado para gestionar todos sus recursos y compartiendo la informacin necesaria entre los distintos departamentos de la misma en una nica base de datos. Frente al enfoque del desarrollo a medida, en el cul, un nuevo programa informtico es creado desde 0 para una determinada empresa, un paquete ERP es un programa estndar que contiene las funciones ms habituales en todo tipo de empresas y que permite ciertos niveles de configuracin y personalizacin para adaptarlo a cada empresa en particular. Normalmente est compuesto de diferentes mdulos o funcionalidades que se comunican entre s correspondientes a distintas actividades dentro del negocio. As, un ERP soportar todos los procesos, desde la gestin de un Pedido de Venta hasta la gestin de los Pedidos de Compra para la compra de la Materia Prima necesaria para Fabricar los productos a vender, pasando por el registro de las horas empleadas por el personal y resto de recursos. Registrar toda esta informacin y en caso de que sea relevante actualizar automticamente la informacin necesaria para el departamento de Finanzas. El objetivo es que la informacin solo se introduzca una vez en el sistema y est disponible inmediatamente para aquellas funciones que la requieran a lo largo de toda la compaa.

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1.1.1. Origen

El origen de las siglas viene de MRP (Material Requirements Planning Planificacin de necesidades de material) que posteriormente evolucion a MRP II (Manufacturing Resource Planning Planificacin de recursos de fabricacin) y finalmente a ERP. En el inicio de la aplicacin de sistemas informticos a la gestin de la empresa se desarrollaron programas especficos para una funcin determinada dentro de la misma. Para realizar ciertos clculos, para registrar la contabilidad, para calcular la Materia Prima necesaria El MRP es una funcionalidad utilizada para planificar las necesidades de materiales en el proceso de produccin o distribucin. Para ello explota a los componentes de un producto las necesidades para fabricar el mismo en las fechas estimadas de su utilizacin. Esta aplicacin no tena en cuenta la capacidad de las mquinas o personas necesarias para afrontar la fabricacin a planificar. As, se podran tener disponibles todas las materias primas pero el sistema no tena en cuenta si haba disponibles recursos para transformarlas en las fechas previstas. Para ello se avanz incluyendo la gestin de dichos recursos con el sistema MRP II. Por otra parte, y ya una vez decidida la fabricacin a realizar, otro sistema debera informar de los materiales realmente utilizados durante el proceso, de los costes incurridos, y en definitiva recolectar toda la informacin necesaria para poder controlar y supervisar el proceso. Tambin, parte de esta informacin ser necesaria integrarla en la contabilidad financiera. Es por ello, que el siguiente paso lgico fue integrar todas estas funcionalidades en un mismo sistema para evitar la introduccin repetida de los mismos datos con el consiguiente mayor coste, posibilidad de errores y falta de inmediatez en la disponibilidad de dichos datos. Esta integracin dio lugar a los ERPs.

1.1.2. Caractersticas

La principales caractersticas de los paquetes ERPs es que: son integrados comparten la informacin en tiempo real pese a ser paquetes estndar permiten cierta personalizacin.

Al decir integrados nos estamos refiriendo a que en una misma base de datos guardan la informacin de diferentes departamentos de la empresa. El dato nico permite ahorros en el Pg 6 de 14

mantenimiento del mismo pero tambin, y mucho ms importante, que todas las reas involucradas de la empresa dispongan del mismo dato. Una vez se ha introducido un dato en un rea, digamos por ejemplo la expedicin de un producto terminado a un cliente introducida por almacn, automticamente el resto de las reas tienen en tiempo real informacin sobre esa transaccin. As ventas podr saber que ya no tiene disponible para la venta dicho producto, contabilidad podr registrar dicha expedicin y hacer una provisin del cobro la misma, y as todas las reas implicadas dependiendo de la empresa. Por ltimo, un ERP permite la aplicacin inmediata de las mejores prcticas en cada una de las reas para una empresa genrica. Pero cada empresa es diferente y tiene caractersticas distintas al resto. Para utilizar este sistema es necesario que la empresa personalice o parametrice el sistema a sus requerimientos. Este proceso se realiza durante la llamada Implantacin del ERP. La parametrizacin va desde datos bsicos sobre la estructura de la empresa (nmero de almacenes, fbricas, mquinas) hasta forma de realizar los procesos (fabricacin contra pedido, configuracin de proceso para aprobacin de pedidos de compra, forma de amortizar los distintos activos). Debido a la complejidad de las empresas, especialmente las ms grandes, a veces no es suficiente con la parametrizacin que permite el paquete. Se produce lo que se llama un gap entre lo que ofrece el paquete y las necesidades detectadas por el equipo de implantacin. En este caso es necesario recurrir al desarrollo a medida, tanto dentro del mismo paquete como con elementos de software externos. Por ejemplo, realizando interfases con otros sistemas.

1.1.3. Ventajas e Inconvenientes

Las ventajas de tener un sistema integrado con informacin en tiempo real frente a uno que no lo es son obvias. Lo que tambin representa una gran ventaja es la aplicacin de un paquete que ha sido desarrollado y depurado durante aos ofreciendo una mayor fiabilidad y una mayor inmediatez en su implantacin que si se tuviera que desarrollar desde 0. Por otra parte, algunas empresas, por su particularidad, encuentran difcil adecuar dicho paquete a sus procesos o incluso stos a las caractersticas que ofrece el mismo. Es decir, el gap es muy amplio. Esto puede hacerles incurrir en grandes costes o incluso puede hacer no rentable la implantacin del mismo. Pg 7 de 14

Para subsanar este inconveniente, las empresas creadoras de ERPs estn desarrollando soluciones especficas para distintas industrias, las cuales se adaptan ms a dichos procesos ms peculiares.

1.2.

Qu es SAP?

SAP AG es una empresa de software alemana cuyas iniciales responden inicialmente a Systemanalyse und Programmentwicklung (Anlisis de Sistemas y Desarrollos de Programas), aunque posteriormente se cambi su significado a Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung (Sistemas, Aplicaciones y Productos en el Procesamiento de datos). Coloquialmente, cuando alguien habla de SAP normalmente se est refiriendo a su producto estrella, un ERP muy extendido a nivel mundial especialmente en grandes empresas. ste ha ido tomando diferentes nombres a medida que ha ido evolucionando: R/1, R/2, R/3 y ECC, cada uno con sus correspondientes versiones. El resto de productos de esta empresa son ampliaciones de funcionalidad del ERP, tanto en la cadena de valor (por ejemplo aumentando interactividad con Proveedores o Clientes) como aadiendo nuevos procesos especficos de ciertas industrias (Retail, Media,...).

1.2.1.

La Empresa

En 1972 cinco antiguos empleados de IBM fundaron la compaa SAP con la visin de desarrollar una aplicacin de software estndar para soportar los procesos de negocio en tiempo real. El inicio fue a partir de la funcionalidad de contabilidad, que se concret un ao ms tarde con el lanzamiento de R/1. Posteriormente en el 1979 lanz R/2, para finalmente en 1992 alcanzar R/3. Finalmente ya en 2004 lanz el producto actual, ECC. Desde el principio el crecimiento fue constante, tanto en funcionalidad que abarca el programa como de implantaciones y negocio a nivel geogrfico y en volumen de facturacin. En 1988 SAP sale a cotizar en bolsa en los Mercados de Frankfurt y Stuttgart. En 1995 es incluida en el ndice de acciones de alemn DAX y en 2003 en el Dow Jones Stoxx 50. A parte del desarrollo del software y la funcin de Ventas, SAP soporta una amplia estructura para dar soporte a las implantaciones en activo y para dar formacin a los consultores o desarrolladores que implantan sus soluciones.

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1.2.2. Productos

Aunque tal y como comentamos, SAP ECC (ERP Central Component) es el producto estrella resultado de la evolucin de SAP R/3, existen otros productos que complementan al mismo o que estn enfocados a un segmento distinto. Por una parte, en funcin de la empresa a la que est enfocada la solucin, podemos distinguir 3 productos: mySAP Business Suite: Producto que permite la mayor personalizacin de todos los de su gama. Enfocados a grandes empresas. mySAP All-in-One: Soluciones verticales para una industria pas determinado, desarrolladas en colaboracin con partners. Algunas funciones vienen preconfiguradas facilitando la implantacin para empresas con no demasiados empleados y procesos relativamente estables. MySAP Business One: Solucin para empresas ms pequeas con una interface similar a la de Microsoft Windows e integracin con las herramientas Word y Excel.

Por otra parte, y ya concentrndonos en el primero de estos productos, mySAP Business Suite est formado por diferentes aplicaciones individuales. Cada una de stas se enfoca en una determinada rea y provee funciones para soportarla de una manera flexible. Todas las aplicaciones estn basadas en la plataforma SAP NetWeaver, la cual las integra y soporta la evolucin de mySAP Business Suite hacia una arquitectura basada en servicios. Esta plataforma soporta Java 2 Enterprise Edition y ABAP (el lenguaje de programacin de SAP). Podemos distinguir como aplicaciones comunes a todas las industrias: mySAP ERP. Que incluye las principales funciones: o mySAP ERP Financials o mySAP ERP Human Capital Management o mySAP ERP Operations o mySAP ERP Corporate Services mySAP CRM (Customer Relationship Management) mySAP PLM (Product Livecycle Management) mySAP SCM (Supply Chain Management) mySAP SRM (Supply Relationship Management)

Y, por otro lado, soluciones especficas de industria: Automotive Pg 9 de 14

Banking Chemicals Healthcare Logistics Service Providers Mining Oil and Gas Public Sector Retail Media

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2. Cmo se accede a SAP?

SAP ECC tiene una arquitectura cliente / servidor. Lo cual quiere decir que la base de datos y configuracin sobre la que trabajamos no se encuentra en nuestro PC, sino en otra mquina llamada servidor, con la cual nos comunicamos. Para que nuestro PC pueda comunicarse con el servidor es necesario que tenga instalado un programa llamado SAP GUI (Graphical User Interface). Tambin ser necesario tener acceso a una red en la que se encuentre el servidor sobre el que vamos a trabajar. Por ltimo, en el SAP GUI instalado en nuestro PC debemos indicarle la ruta para que pueda acceder a dicho servidor. Una vez instalado el SAP GUI en nuestro PC, debemos ejecutar el SAP Logon. Programa desde el cual configuraremos la conexin y lanzaremos el SAP GUI contra la instalacin de SAP que hayamos escogido. El SAP Logon tiene el siguiente aspecto:

En l, podemos distinguir en la parte izquierda las distintas instalaciones que se han configurado en nuestro PC.

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Para cada una de estas instalaciones se ha introducido la ruta, que es la que nos permite comunicarnos con el servidor en que se encuentra la base de datos y programas contra los que vamos a trabajar. De esta forma, si pulsamos el botn Nueva Entrada... se nos solicitarn los datos necesarios para aadir una nueva instalacin.

Salvo la Descripcin, que la introduciremos a nuestro criterio para distinguir unas instalaciones de otras, los otros parmetros nos deberan ser dados por el departamento o proveedor de sistemas que gestione la instancia a la que queremos acceder. Por ltimo, y una vez hayamos configurado la conexin, la seleccionaremos en el SAP Logon en la izquierda y haremos dobleclick en ella o bien pulsaremos en Acceder al sistema. Si la conexin se realiza correctamente nos aparecer la ventana de acceso.

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Client o Mandante.

En esta ventana en primer lugar se nos pide el Client (en ingls) o Mandante (en espaol). Cada instalacin de SAP puede haberse configurado con varios Mandantes, cada uno de los cuales mantiene cierta configuracin en comn pero puede personalizar para distintas aplicaciones. Los datos introducidos en cada uno de los Mandantes son totalmente independientes de los del resto y una vez que hayamos accedido a uno no podemos visualizar los del resto. Representa por tanto la unidad jerrquica ms alta dentro de la base de datos utilizada por SAP.

User y Password.

Usuario y contrasea que nos deben asignar para permitirnos el acceso a SAP. Normalmente se nos proporcionar una contrasea temporal que tendremos que personalizar la primera vez que accedamos. Por otra parte, ser configurable el tiempo que podemos utilizarla antes de cambiarla y el nmero de intentos fallidos que podemos realizar antes de que se nos bloquee.

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An accediendo a SAP, cada usuario necesitar tener permisos asignados para acceder a las distintas aplicaciones o datos.

Language o Idioma.

Por defecto se habr configurado el idioma del pas en que estemos trabajando. En estos casos si lo dejamos en blanco accederemos en el mismo. En entornos internacionales es posible que sea necesario el acceso en distintos idiomas, por lo que si queremos acceder en espaol deberamos introducir ES. Una vez accedemos con los datos correctos se nos mostrar la ventana del men de SAP ECC6.

Y desde aqu ya podremos interactuar con el sistema.

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