UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PS-GRADUAO LATU SENSU

INSTITUTO A VEZ DO MESTRE
O CONTROLE INTERNO COMO FERRAMENTA AUDITORIAL
Por:
Deylla Martins da Silva
ORIENTADA POR:
VILSON SRGIO DE CARVALHO
ABRIL/2006
2
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PS-GRADUAO LATU SENSU
INSTITUTO A VEZ DO MESTRE
O CONTROLE INTERNO COMO FERRAMENTA AUDITORIAL
Por:
Deylla Martins da Silva

OBJETIVOS:
Esta publicao atende a
complementao didtico-pedaggica de
metodologia da pesquisa e a produo e
desenvolvimento de monografia, para o
curso de ps-graduao em Auditoria e
Controladoria.
3
AGRADECIMENTOS
Agradeo a Deus pela proteo que ele sempre me deu, nessa longa
jornada.
A minha me Ivanete Felix Barreto e ao meu irmo Douglas Martins da
Silva, por tudo que sempre fizeram por mim.
Ao meu marido Therg Starteri pelo carinho e compreenso.
A uma pessoa que no se encontra mais entre ns, porm em vida e
agora na eternidade, sempre torceu por mim, meu pai Jos Martins da Silva.
Enfim, a todos aqueles que sempre me incentivaram a continuar, a
nunca renunciar, a Ter confiana em mim mesma, e nunca desistir de todos os
meus objetivos.
4
DEDICATRIA
A Deus criador do universo e por meio do
qual todas as coisas foram criadas e
subsistem e a minha famlia por todo o
incentivo, carinho e dedicao.
5
RESUMO
Este trabalho pretende mostrar de que maneira o Controle Interno feito,
que nada mais do que uma ferramenta de apoio, de gesto empresarial, que
subsidia a administrao como um grande suporte na Auditoria. Conclui-se
ainda que o controle interno um instrumento de vital importncia para a
execuo do trabalho de auditoria uma vez que o mesmo mensura os riscos de
auditoria em conformidade com a qualidade e profundidade dos controles
internos, sendo os mesmos parte integrante de todas as atividades da empresa,
que detm todas as informaes inerentes s operaes, e estas so de
relevante importncia para o auditor.
Palavras-chaves: Controle Interno / Auditoria.
6
METODOLOGIA
A metodologia utilizada foi dividida em dois tpicos:
CARACTERIZAO DA PESQUISA
Best (apud MARCONI E LAKATOS, 1996, p.19) afirma que a pesquisa
descritiva aborda quatro aspectos. So eles:
Descrio;
Registro;
Anlise e,
Interpretao dos fenmenos atuais
Nesse contexto, pode-se caracterizar este trabalho de investigao como
descritivo, pois limitou-se a pesquisa descrio dos fatos/fenmenos sem
nela interferir como defende Rudio (1996) quando diz que na pesquisa
descritiva [...]o pesquisador procura conhecer e interpretar a realidade sem
nela interferir para modificar (grifo do autor).
LEVANTAMENTO DE DADOS
Os dados foram obtidos atravs da anlise e interpretao da literatura
pertinente temtica estudada, utilizando-se, portanto, da pesquisa
bibliogrfica, como instrumento para conhecimento da literatura, para Marconi e
Lakatos (1996, p.24):
A pesquisa bibliogrfica um apanhado geral sobre os principais trabalhos
j realizados, revestidos de importncia, por serem capazes de fornecer
dados atuais e relevantes relacionados com o tema. O estudo da literatura
pertinente pode ajudar a planificao do trabalho, evitar duplicaes e
certos erros, e representa uma fonte indispensvel de informaes,
podendo at orientar as indagaes.
7
SUMRIO
INTRODUO................................................................................................................9
1- ORIGEM DA AUDITORIA.........................................................................................11
1.1- DESENVOLVIMENTO DAS TCNICAS E AUDITORIA......................................11
1.1.1- Conceito da auditoria....................................................................................12
1.2- EVOLUO DA AUDITORIA EXTERNA NO BRASIL.........................................12
1.3- AUDITORIA EXTERNA........................................................................................12
1.4- TIPOS DE AUDITORIA........................................................................................14
1.5- CLASSIFICAO DE PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA.................................14
1.6- ADMINISTRAO DOS EXAMES NA AUDITORIA............................................14
1.7- RELATRIO FINAL.............................................................................................15
2- CONCEITO, CLASSIFICAO E PRINCPIOS FUNDAMENTAIS..........................16
2.1- CONCEITO...........................................................................................................16
2.2- CLASSIFICAO DOS CONTROLES INTERNOS..............................................16
2.2.1- Controles internos contbeis.........................................................................16
2.2.2- Controles administrativos..............................................................................16
2.3- PRINCPIOS FUNDAMENTAIS DOS CONTROLES INTERNOS........................17
2.3.1- Rotinas internas............................................................................................17
2.3.2- Acesso aos ativos.........................................................................................18
2.3.3- Segregao de funes................................................................................18
2.3.4- Confronto dos ativos com os registros..........................................................18
2.3.5- Amarraes do sistema.................................................................................19
2.3.6- Custos do controle X benefcios....................................................................19
2.3.7- Limitaes do controle interno......................................................................20
3- CONTROLE INTERNO.............................................................................................21
3.1- OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO...............................................................21
3.1.1- Salvaguarda dos interesses da empresa......................................................21
3.2- PRECISO E CONFIABILIDADE DOS INFORMES E RELATRIOS
CONTBEIS, FINANCEIROS E OPERACIONAIS.......................................................22
3.3- ESTMULO EFICINCIA OPERACIONAL.......................................................23
3.4- ADERNCIA S POLTICAS EXISTENTES.......................................................24
4- RESPONSABILIDADES PELA DETERMINAO DO CONTROLE INTERNO E
SISTEMAS DE PROCEDIMENTO ELETRNICO DE
DADOS.........................................................................................................................25
4.1- RESPONSABILIDADE DA ADMINISTRAO....................................................25
8
4.2- PADRES DE COMPORTAMENTO QUE REFORAM OS CONTROLES
INTERNOS....................................................................................................................25
4.3- CONTROLE INTERNO X FRAUDE.....................................................................26
4.4- PROGRAMAS DE COMPUTADOR.....................................................................27
4.5- PROCEDIMENTOS DE ENTRADA.....................................................................28
4.6- PROCESSAMENTO............................................................................................28
4.7- MANUTENO DE ARQUIVOS..........................................................................28
4.8- MANUTENO DO EQUIPAMENTO..................................................................28
5- AVALIAO DO CONTROLE INTERNO.................................................................29
5.1- OBJETIVOS DE AVALIAO DOS CONTROLES INTERNOS E DO SISTEMA
CONTBIL.....................................................................................................................29
5.2- MECANISMOS DE AVALIAO DOS CONTROLES INTERNOS E DO
SISTEMA
CONTBIL.....................................................................................................................30
5.3- LEVANTAMENTO DO AMBIENTE DE CONTROLE...........................................31
5.4- FLUXOGRAMA....................................................................................................32
6- NOVAS METODOLOGIAS DO CONTROLE INTERNO...........................................33
6.1- INTRODUO.....................................................................................................34
6.2- A ESTRUTURA DO TRABALHO.........................................................................35
6.2.1- Integrao das reas....................................................................................35
6.2.2- Mudana de enfoque....................................................................................35
6.2.3- O trabalho em equipe...................................................................................35
6.2.4- Anlise..........................................................................................................36
6.2.5- A viso do cliente.........................................................................................36
6.2.6- Postura preventiva e educativa....................................................................37
CONCLUSO................................................................................................................38
BIBLIOGRAFIA..............................................................................................................40
9
INTRODUO
Atualmente, as grandes empresas precisam adotar uma eficiente poltica
de controle interno. Da, a importncia dessa ferramenta para Auditoria de uma
empresa que quer sobreviver, conquistar seu espao neste mercado
competitivo.
Este trabalho nos mostra a rea auditorial. Tenta-se falar do que vem a
ser esta especializao da Contabilidade, seu objetivo, as categorias dos
controles internos, dos controles gerenciais, dos controles funcionais, dos
controles independentes e de controles de fluxo.
s vezes, imagina-se ser o controle interno sinnimo de auditoria interna.
uma idia totalmente equivocada, pois a auditoria interna equivale a um
trabalho organizado de reviso e apreciao dos controles internos,
normalmente executado por um departamento especializado, ao passo que o
controle interno se refere a procedimentos de organizao adotados como
planos permanentes da empresa, que so utilizados pelo auditor para
realizao de seu trabalho.
Ento, pode-se dizer, que o controle interno compreende o plano de
organizao e os conjuntos coordenados dos mtodos e medidas, adotados
pela empresa, para proteger seu patrimnio, verificar a exatido e a
fidedignidade de seus dados contbeis, promover a eficincia operacional e
encorajar a adeso poltica traada pela administrao, de acordo com Lopes
de S (1998).
A empresa que adota o controle interno dentro da sua companhia
certamente levar vantagem contra seus concorrentes tanto na parte
operacional, quanto na rea financeira e administrativa.
Considerando a relevncia de que se reveste o controle interno como
suporte ao trabalho de auditoria, neste trabalho objetiva-se fundamentalmente
evidenciar o papel do controle interno. O referido trabalho est organizado do
seguinte modo.
10
A primeira parte a introduo, em cujo teor focalizada, de forma
ampla, a proposta da pesquisa, buscando mostrar a importncia do assunto
abordado.
A Segunda parte composta de um breve histrico da auditoria externa
e do controle interno, alguns conceitos, tipos de auditoria e classificao.
A Terceira parte discorre sobre todo o aspecto conceitual, classificao
e princpios fundamentais do controle interno.
A Quarta parte traz uma abordagem sobre o objetivo, a fidedignidade
dos documentos contbeis, o estmulo eficincia e a aderncia s polticas
existentes.
A Quinta parte retrata da responsabilidade pela determinao do
controle interno e da objetividade dos sistemas de procedimentos eletrnicos.
A Sexta parte condensa alguns aspectos relativos avaliao do
controle interno e sistema contbil, como objetivo de avaliao, mecanismos de
avaliao, levantamento do ambiente de controle e fluxograma.
A Stima parte fala sobre as novas metodologias do controle interno.
A concluso apresentada indica que o controle interno uma poderosa
ferramenta no processo operacional da auditoria, levando em considerao
alguns enunciados dos diversos estudiosos e conhecedores do assunto, j
mencionados neste trabalho.
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CAPTULO I
ORIGEM DA AUDITORIA EXTERNA
A auditoria externa ou independente surgiu como parte da evoluo do
sistema capitalista. No incio, as empresas eram fechadas e pertenciam a
grupos familiares. Com a expanso do mercado, houve a necessidade de a
empresa ampliar suas instalaes fabris e administrativas, investir no
desenvolvimento tecnolgico e aprimorar os controles e procedimentos internos.
Entretanto, para processar todas essas mudanas seria necessrio um volume
de recursos que s foi obtido atravs de terceiros.
No entanto, esses futuros investidores precisavam conhecer a posio
patrimonial e financeira, a capacidade de gerar lucros e como estava sendo
efetuada a administrao financeira dos recursos na empresa (natureza das
fontes de recursos e aplicaes destes). Essa necessidade de informao era
para que o investidor pudesse avaliar a segurana, a liquidez e a rentabilidade
de seu futuro investimento. A melhor forma de o investidor obter essas
informaes era por meio das demonstraes contbeis da empresa, ou seja, o
balano patrimonial, a demonstrao do resultado do exerccio, a
demonstrao das mutaes do patrimnio lquido, a demonstrao das
origens e aplicaes de recursos e as notas explicativas.
1.1 - DESENVOLVIMENTO DAS TCNICAS DE AUDITORIA
O auditor externo no poderia ser engenheiro, arquiteto ou advogado, j
que seu trabalho seria o exame das demonstraes contbeis. O profissional
que entende de contabilidade o contador; portanto, o auditor externo teria de
ser um contador.
Na fase inicial de desenvolvimento das tcnicas de auditoria, surgiram
muitas dvidas, porm o auditor em primeiro lugar tinha que se preocupar com
os erros e em segundo, normalmente a empresa que estava sendo auditada, j
possua um conjunto de procedimentos internos que tinha o objetivo de evitar a
12
ocorrncia desses erros. Esse conjunto de procedimentos internos chamado,
na prtica, de sistema de controle interno.
1.1.1 - Conceito de auditoria
A Auditoria compreende o exame de documentos, livros e registros,
inspees e obteno de informaes e confirmaes internas e externas,
relacionadas com o controle do patrimnio, objetivando mensurar a exatido
desses registros e das demonstraes contbeis deles decorrentes (FRANCO,
Marra, 2001, p.26).
1.2 - EVOLUO DA AUDITORIA EXTERNA NO BRASIL
Nas ltimas dcadas, instalaram-se no Brasil diversas empresas com
associaes internacionais de auditoria externa. Esse fato ocorreu em funo
da necessidade legal, principalmente nos Estados Unidos da Amrica, de os
investimentos no exterior serem auditados. Essas empresas iniciaram a
auditoria no Brasil e junto com elas, vieram as tcnicas de auditoria que seriam
aperfeioadas ao longo do tempo.
Somente em 1965, pela Lei n 4.728 (disciplinou o mercado de capitais e
estabeleceu medidas para seu desenvolvimento), foi mencionada pela primeira
vez na legislao brasileira a expresso auditores independentes.
1.3 - AUDITORIA INTERNA
Como vimos, o trabalho do auditor externo era opinar ou dar o parecer
sobre as demonstraes contbeis, no sentido de verificar se estas refletem
adequadamente a posio financeira e patrimonial, o resultado das operaes
e as origens e aplicaes de recursos da empresa examinada. Tambm, se
essas demonstraes foram elaboradas de acordo com os princpios contbeis
e se esses princpios foram aplicados com uniformidade em relao ao
exerccio social anterior. Observou-se que o auditor externo passava pouco
tempo na empresa, evidenciou-se a necessidade de um novo controller. Da
surgiu o auditor interno como uma ramificao da profisso de auditor externo
13
e, conseqentemente, do contador. A ttulo de exemplo, em uma estrutura
organizacional, o Departamento de Auditoria ficaria situado da seguinte forma:
O auditor interno empregado da empresa, e dentro de uma organizao
ele no deve estar subordinado queles cujo trabalho examina. Os principais
objetivos so:
Verificar se as normas internas esto sendo seguidas;
Verificar a necessidade de aprimorar as normas internas vigentes;
Verificar a necessidade de novas normas internas;
Efetuar auditoria das diversas reas das demonstraes contbeis e em
reas operacionais.
Atendendo s normas contbeis, o auditor interno e o auditor externo,
trabalham em conjunto, a fim de avaliar o sistema de controle interno com a
parte contbil e proceder reviso analtica das contas patrimoniais.
PRESIDNCIA
DEPARTAMENTO DE
AUDITORIA
INTERNA
DIRETORIA
TCNICA
DIRETORIA
FINANCEIRA
DIRETORIA
ADMINISTRATIVA
14
1.4 - TIPOS DE AUDITORIA
Auditoria das Demonstraes Contbeis envolve a obteno e avaliao
de evidncias a respeito das Dcs, para emisso de pareceres e saber se
sua apresentao est adequada, de acordo com os princpios contbeis.
Auditoria de Conformidade obteno e avaliao de evidncias para
determinar se certas atividades de uma entidade obedecem a condies,
regras ou regulamentos a ela aplicveis.
Auditoria Operacional obteno e avaliao de evidncias a respeito da
eficincia e eficcia das atividades operacionais de uma entidade, em
comparao com os objetivos estabelecidos auditoria de desempenho ou
de gesto.
1.5 - CLASSIFICAO DE PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA
Procedimentos para obteno de entendimento do negcio e dos controles
internos da empresa leituras, questionamentos, visitas, etc.
Testes de controle conhecimento da estrutura de controle interno.
Testes Substantivos procedimento de reviso analtica: comparaes
financeiras x no financeiras.
Testes de Detalhes das Transaes documentos que suportam os
lanamentos.
Testes de Detalhes de saldos exame da fundamentao do saldo
diretamente.
1.6 - ADMINISTRAO DOS EXAMES NA AUDITORIA
Formao das equipes de trabalho
Planejamento
Execuo dos trabalhos de campo
Horas gastas
Reviso dos papis de trabalho
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Avaliao da qualidade dos exames
1.7 - RELATRIO FINAL
Esse ltimo passo um instrumento formal e tcnico, onde so evidenciados
os resultados obtidos, recomendaes, sugestes, opinies, etc. dos auditores.
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CAPTULO II
CONCEITO, CLASSIFICAO E PRINCPIOS FUNDAMENTAIS
2.1 - CONCEITO
O controle representa em uma organizao o conjunto de procedimentos,
mtodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados
contbeis confiveis e ajudar a administrao na conduo dos negcios da
empresa.
O comit de procedimentos de Auditoria do Instituto Americano dos
Contadores Pblicos Certificados, AICPA, conceitua o controle interno como:
O controle interno compreende o plano de organizao e os conjuntos coordenados dos
mtodos e medidas, adotados pela empresa para proteger seu patrimnio, verificar a exatido
e a fidedignidade de seus dados contbeis, promover a eficincia operacional e encorajar a
adeso poltica traada pela administrao. (ATTIE, 1998, p. 110).
2.2 - CLASSIFICAO DOS CONTROLES INTERNOS
2.2.1 - Controles internos contbeis:
Sistemas de conferncias, aprovao e autorizao;
Segregao de funes (pessoas que tm acesso aos registros contbeis
no podem custodiar ativos da empresa);
Controles fsicos sobre ativos;
Auditoria interna.
2.2.2 - Controles administrativos:
Anlises estatsticas de lucratividade por linha de produtos;
Controle de pessoal;
Treinamento de pessoal;
Estudos de tempos e movimentos;
Anlise das variaes entre os valores orados e os incorridos;
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Controle dos compromissos assumidos, mas ainda no realizados
economicamente.
2.3 - PRINCPIOS FUNDAMENTAIS DOS CONTROLES INTERNOS
A administrao da empresa responsvel pelo estabelecimento do
sistema de controle interno, pela verificao de se est sendo seguido pelos
funcionrios, e por sua modificao, no sentido de adapt-lo s novas
circunstncias.
Todos tm responsabilidades e as atribuies dos funcionrios ou dos
setores da empresa devem ser claramente expostos, de preferncia por escrito,
mediante o estabelecimento de manuais internos de organizao.
Veja agora alguns exemplos de tarefas internas de controle segundo
Antnio Lopes de S:
Aprovao de aquisio de bens e servios;
Programao financeira do pagamento;
Guarda talonrios de cheques em branco;
Assinaturas de cheques;
Pagamentos aos empregados;
Registro contbil das operaes da empresa, etc.
Por de trs dessas tarefas, existem as rotinas, que devem ser definidas
no manual de empresa.
2.3.1 - Rotinas internas (segundo Antnio Lopes de S):
- Formulrios internos e externos, como, por exemplo:
Requisio de aquisio de material ou servios;
Mapa de controle de programao financeira;
Formulrio de devoluo de material;
Fichas de lanamento contbil;
Adiantamento para viagem;
Carta de comunicao com os bancos, etc.
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- Instrues para o preenchimento e destinaes dos formulrios internos e
externos;
- Evidncias das execues dos procedimentos internos de controle
(assinaturas, carimbos, etc.);
- Procedimentos internos dos diversos setores da empresa, como, por exemplo:
Compras no pas e no exterior;
Contas a pagar,
Almoxarifado;
Caixa;
Controle de faturamento;
Controladoria, etc.
2.3.2 - Acesso aos ativos
A empresa deve limitar o acesso dos funcionrios a seus ativos e
estabelecer controles fsicos sobre esses. Os ativos por sua vez, devem estar
protegidos contra qualquer situao indesejvel. Toda informao contbil,
tanto para uso interno quanto externo, deve ser direcionada e adequada.
2.3.3 - Segregao de funes
A segregao de funes consiste em estabelecer que uma mesma
pessoa no pode ter acesso aos ativos da empresa e aos registros contbeis
da mesma. Estabelecem ainda a independncia para as funes de execuo
operacional, custdia fsica e contabilizao. Ningum deve reter a total
responsabilidade mediante essas fases. Por exemplo, caso o funcionrio tenha
acesso aos ativos e registros contbeis, ele poderia desviar fisicamente o ativo
e baix-lo contabilmente para despesa, o que levaria a ocultar
permanentemente essa transao.
2.3.4 - Confronto dos ativos com os registros
O objetivo desse procedimento detectar desfalque de bens ou at
mesmo registro contbil inadequado de ativos.
Alguns exemplos desse confronto segundo William (1998):
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Contagem de caixa e comparao com o saldo razo geral;
Inventrio fsico dos bens do estoque e do ativo imobilizado, confronto com
os registros individuais e comparao do somatrio dos saldos desses
registros com o saldo da respectiva conta do razo geral.
Se a empresa no adota o procedimento de comparar os ativos com os
registros contbeis, fica em aberto a possibilidade de o funcionrio custodiante
apoderar-se indevidamente do ativo sem que esse fato seja descoberto por
muito tempo.
2.3.5 - Amarraes do sistema
O sistema do controle interno deve ser conhecido de maneira que sejam
registradas apenas as transaes autorizadas, por seus valores corretos e
dentro do perodo de competncia. Esse fato exige uma srie de providncias,
tais como segundo William:
Conferncia independente do registro das transaes contbeis;
Conferncia independente dos clculos;
Conferncia da classificao contbil de todos os registros por um contador
experiente;
Estabelecimento de controles seqncias sobre as compras e vendas;
As rotinas internas de controle devem ser determinadas de modo que uma
rea controle a outra.
2.3.6 - Custos do controle x benefcios
Os controles mais sofisticados (normalmente mais onerosos), devem ser
estabelecidos para transaes de valores relevantes, enquanto os controles
menos rgidos devem ser implantados para as transaes menos importantes.
Exemplo:
Se o carro chefe da empresa na rea de compras, o procedimento
utilizado para valores de at 1 salrio mnimo seria: no necessita de licitao.
20
Agora se for acima de 11 salrios mnimos, a licitao seria por meio de
formulrio prprio com no mnimo trs fornecedores.
2.3.7 - Limitaes do controle interno
A relao das limitaes do controle interno tem mais haver com:
- Conluio de funcionrios na apropriao de bens da empresa;
- Os funcionrios no so adequadamente instrudos com relao s normas
internas;
- Funcionrios negligentes na execuo de suas tarefas dirias.
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CAPTULO III
CONTROLE INTERNO
3.1 - OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO
Segundo Almeida (1996), principal objetivo bsico, a saber:
3.1.1 - Salvaguarda dos interesses da empresa
Refere-se proteo do patrimnio contra quaisquer perdas e riscos
devidos a erros ou irregularidades. Os principais meios que podem dar o
suporte necessrio salvaguarda dos interesses so os seguintes:
Segregao de funes: estabelecem a independncia para as
funes de execuo operacional, custdia fsica e contabilizao.
Ningum deve ter sob sua inteira responsabilidade todas as fases
inerentes a uma operao. Cada uma dessas fases deve,
preferencialmente, ser executada por pessoas e setores independentes
entre si.
Sistema de autorizao e aprovao: na medida do possvel, a
pessoa que autoriza no deve ser a que aprova para no expor a risco
os interesses da empresa.
Determinao de funes e responsabilidades: determina para cada
funcionrio a noo exata de suas funes, incluindo as
responsabilidades que compem o cargo.
Rotao de funcionrios: corresponde ao rodzio dos funcionrios
designados para cada trabalho.
Carta de fiana: determina aos funcionrios que em geral lidam com
valores a responsabilidade pela custdia de bens e valores, protegendo
a empresa e dissuadindo.
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Manuteno de contas de controle: indica a exatido dos saldos das
contas detalhadas, geralmente controladas por outros funcionrios.
Seguro: compreende a manuteno de aplices de seguros.
Legislao: corresponde atualizao permanente sobre a legislao
vigente.
Diminuio de erros e desperdcios: indica a deteco de erros e
desperdcios na fonte.
Contagens fsicas independentes: corresponde realizao de
contagens fsicas de bens e valores.
Aladas progressivas: compreende o estabelecimento de aladas e
procuraes de forma escalonada, configurando aos altos escales as
principais decises e responsabilidades.
3.2 - PRECISO E CONFIABILIDADE DOS INFORMES E RELATRIOS
CONTBEIS, FINANCEIROS E OPERACIONAIS
Compreende a gerao de informaes adequadas e oportunas,
necessrias gerencialmente para administrar e compreender os eventos
realizados na empresa.
Os principais meios que possibilitam dar o suporte necessrio preciso
e confiabilidade de acordo com Almeida so esses que seguem:
Documentao confivel: corresponde utilizao de documentao
hbil para o registro das transaes.
Conciliao: indica a preciso ou diferenas existentes entre as
diversas fontes de informao.
Anlise: objetiva a identificao da composio analtica dos itens em
exame.
Plano de contas: compreende a classificao dos dados da empresa
dentro de uma estrutura formal de contas, com a existncia de um plano
de contas bem definido.
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Tempo hbil: determina o registro das transaes dentro do perodo de
competncia e no menor espao de tempo possvel.
Equipamento mecnico: a utilizao de equipamento mecnico visa
facilitar e agilizar o registro das transaes, fomentando a diviso de
trabalho.
3.3 - ESTMULO EFICINCIA OPERACIONAL
Determina prover meios necessrios conduo das tarefas, de forma a
obter entendimento, aplicao e ao tempestiva e uniforme. Aqui mostra que
a unio faz com que a empresa se desenvolva cada vez mais.
Os principais meios que podem prover suporte ao estmulo eficincia
operacional de acordo com os estudos feitos por Almeida so os que seguem:
Seleo: possibilita a obteno de pessoal qualificado para exercer
com eficincia as funes para eles designadas.
Treinamento: possibilita a capacitao do pessoal para a atividade
proposta.
Plano de carreira: determina a poltica da empresa ao pessoal quanto
s possibilidades de remunerao e promoo.
Relatrios de desempenho: compreendem a identificao individual
de cada funcionrio; indicam suas virtudes e deficincias.
Relatrio de horas trabalhadas: possibilita a administrao mais
eficiente do tempo despendido pelo pessoal.
Tempos e mtodos: possibilitam o acompanhamento mais eficiente de
execuo das atividades.
Custo-padro: permite o acompanhamento permanente do custo de
produo de bens e servios produzidos.
Manuais internos: sugerem clara exposio dos procedimentos
internos.
Instrues formais: indicam formalmente as instrues a serem
seguidas pelo pessoal.
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3.4 - ADERNCIA S POLTICAS EXISTENTES
Os desejos de administrar so definidos atravs de suas polticas e
indicados por meio de procedimentos que tambm so seguidos
adequadamente pelo pessoal.
Os principais meios que visam dar embasamento para a aderncia s
polticas existentes segundo Almeida so:
Superviso: a superviso permanente possibilita melhor rendimento
pessoal, corrigindo-se rapidamente possveis desvios e dvidas
decorrentes da execuo das atividades.
Sistemas de reviso e aprovao: indica, atravs do mtodo de
reviso e aprovao, que polticas e procedimentos esto sendo
adequadamente seguidos.
Auditoria interna: possibilita a identificao de transaes realizadas
pela empresa que estejam em consonncia com as polticas
determinadas pela administrao.
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CAPTULO IV
RESPONSABILIDADES PELA DETERMINAO DO CONTROLE INTERNO
E SISTEMAS DE PROCEDIMENTO ELETRNICO DE DADOS
A administrao responsvel pelo planejamento, instalao e
superviso de um sistema de controle interno adequado. Qualquer sistema,
independentemente de sua solidez fundamental, pode deteriorar se no for
periodicamente revisto. Isto significa que os objetivos do controle interno
devem estar diretamente ligados aos interesses de organizao para que
realmente as polticas implantadas e os objetivos almejados se realizem.
4.1 - RESPONSABILIDADE DA ADMINISTRAO
A partir do instante em que os administradores passam a exercer forte
presso e influncia no sistema de controle interno, conseguem aderncia do
pessoal que depende das aes de seu administrador.
As funes de controle devem ser posicionadas nos mais altos nveis
para preservar sua independncia e objetividade.
medida do possvel, separao rotineira de deveres deve ocorrer, e
excees devem existir somente quando estabelecidas ou aprovadas pelo
administrador que deve revis-las periodicamente.
4.2 - PADRES DE COMPORTAMENTO QUE REFORAM OS CONTROLES
INTERNOS
O comportamento dos administradores acerca da integridade e da
permanente difuso da cura dos controles internos essencial para se obter
eficientes e eficazes sistemas de controle interno.
26
Quando os executivos assumem a responsabilidade, a mdia
administrao e os demais nveis so compelidos a repartir o empenho e a
assumir os padres prprios de comportamento.
4.3 - CONTROLE INTERNO X FRAUDE
Bons controles internos previnem contra a fraude e minimizam os riscos
de erros e irregularidades, porque, por si s, no bastam para evit-los. Porm,
no pode evitar que estas ocorram, se as diversas pessoas que intervm no
processo se puserem de acordo para cometer algum ato fraudulento.
A eficincia do sistema de controle interno como um todo deve permitir
detectar no somente irregularidades de atos intencionais, como tambm erros
de atos no intencionais.
A fraude, entretanto, assume mltiplas modalidades, a saber:
No encobertas: so aquelas em que o autor no considera
necessrio esconder, porque o controle interno muito fraco.
Encobertas temporariamente: so feitas sem afetar os registros
contbeis.
Encobertas permanentemente: os autores da irregularidade
preocupam-se em alterar a informao contida nos registros e outros
arquivos, para assim ocultar a irregularidade.
Como foi observado, o problema de Controle Interno encontra-se, na
empresa moderna, em todos os seus segmentos: vendas, fabricao,
desenvolvimento, compras, tesouraria, etc. O exerccio de um adequado
controle sobre cada uma dessas reas assume fundamental importncia para
que se atinjam os resultados mais favorveis com menores desperdcios e sem
dvida sem chances de fraudes.
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Volto a frisar que um controle interno aquele estruturado pela
administrao e que possa propiciar com uma razovel margem de garantia
que os objetivos e metas sero atingidos de maneiras eficazes, eficientes e
com a necessria economicidade.
Razovel margem de garantia pode ser entendida como medidas de
efetividade e a custos razoveis, estabelecidas para evitar desvios ou restringi-
los a um nvel tolervel.
Isso significa que erros e procedimentos de dados ilegais ou
fraudulentos sero evitados e, na sua ocorrncia, sero detectados e corridos
dentro de curto prazo, pelos funcionrios, como parte de suas funes
habituais. Medidas de efetividade e de custos razoveis so a decorrncia do
conceito de comparar o valor do risco ou da perda potencial contra o custo do
controle respectivo.
Se analisarmos a trajetria dos estudos feitos com os controles internos,
iremos traar de maneira correta e clara o caminho de observao dos
princpios de cada controle interno que muito importante quando h aplicao
de meios eletrnicos de processamento de dados, s vezes at mais do que
em sistemas cujo processamento seja convencional. Isto decorre do fato de
que uma unidade do CPD passa a centralizar o processamento de uma parte
substancial dos dados.
4.4 - PROGRAMAS DE COMPUTADOR
Os documentos que explicam e servem de suporte aos programas
devem ser cuidadosamente elaborados e mantidos. As alteraes de
programas tambm devem ser refletidas na documentao do programa.
Devem, ainda, ser aprovadas por pessoa com autoridade para tanto.
28
4.5 - PROCEDIMENTOS DE ENTRADA
importante que os dados de entrada sejam precisos e recebidos para
processamento, de forma ordenada, acurada e completa, para que se obtenha
exatido nos dados de entrada e se fortalea o controle interno.
4.6- PROCESSAMENTO
As instrues aos operadores devem ser precisas e por escrito; estes
devem ser instrudos para no manter contatos diretos ou aceitar instrues
verbais dos programadores, quando surgirem erros; cdigos numricos de
identificao devem ser compostos com dgitos autoconferidores.
4.7 - MANUTENO DE ARQUIVOS
Devem existir controles fsicos que impossibilitem rasuras ou
reutilizaes inadvertidas de fitas, discos; para isso os arquivos devem ser
adequadamente identificados.
4.8 - MANUTENO DO EQUIPAMENTO
As condies fsicas do local devem ser adequadas, devendo haver
manuteno do equipamento feita regularmente e por pessoal capacitado.
29
CAPTULO V
AVALIAO DO CONTROLE INTERNO
A avaliao o julgamento da execuo do plano ou questionrio. Aps
a avaliao, o auditor aferir quais os pontos que esto com problemas,
traando diretrizes quanto:
Aos componentes patrimoniais que mais merecem cuidados;
extenso do exame (qual o percentual de verificao ou volume de
elementos a compulsar na amostragem);
s probabilidades de falhas do sistema.
Diante de tudo o que foi discorrido neste trabalho, podemos ver
claramente que o trabalho do auditor se concentra, sobre o sistema contbil e
controle interno, at porque essas ferramentas so peas chaves por
constiturem importantes processos que aliceram uma estrutura
organizacional, se forem executados corretamente, contudo se faz necessrio
conhecermos atravs de estudiosos no assunto metodologias adotadas na
avaliao dos mesmos.
5.1 - OBJETIVOS DE AVALIAO DOS CONTROLES INTERNOS E DO
SISTEMA CONTBIL
O principal objetivo de avaliao do sistema contbil e de controle
interno construir uma base para determinar a natureza, oportunidade,
extenso e procedimentos a serem adotados para o trabalho de auditoria de
modo que alguns pontos devem ser observados e de acordo com a Resoluo
820/97 e Jund (2002) so:
O tamanho e complexidade das atividades da entidade;
30
Os sistemas de informao contbil, para efeitos tanto internos quanto
externos;
As reas de risco de auditoria;
A natureza da documentao, em face dos sistemas de informatizao
adotados pela entidade;
O grau de descentralizao de deciso adotado pela administrao da
entidade; e,
O grau de envolvimento da auditoria interna, se existente.
5.2 - MECANISMOS DE AVALIAO DOS CONTROLES INTERNOS E DO
SISTEMA CONTBIL
Por representarem as principais fontes de informaes principalmente
ao trabalho de auditoria a fim de determinar a natureza, a oportunidade e
extenso dos procedimentos a serem adotados, onde a contabilidade o
principal meio de controle, de que dispe a administrao do ponto de vista
financeiro, esta tem a responsabilidade do registro dos fatos aps a ocorrncia
(controle conseqente), existindo o (controle concomitante) utilizado durante
a ocorrncia dos fatos e o (controle antecedente) prev a ocorrncia dos fatos.
Por se tratar de duas ferramentas to importantes existem alguns mecanismos
de avaliao que segundo Jund (2002) e Attie (1998) so de grande relevncia,
para ajudar a validao dos controles internos, identificando os pontos fortes e
fracos, um desses mecanismos o questionrio de avaliao de controle
interno, o outro tambm de grande importncia que o conceito de planilhas
que conjugam vrias facetas:
1) Encadeamento de funes, processos ou transaes, num fluxo do tipo
passo a passo, amarrado a um processo/produto/servio;
2) Permite que sejam descritos todos os riscos relacionados com o fluxo, em
exame independente de controles;
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3) Permite que sejam identificados todos os controles que porventura sejam
necessrios para minimizar ou eliminar os riscos elencados;
4) Permite que sejam registrados quais os riscos daqueles elencados que no
possuem controles e que, conseqentemente, se constituem nas exposies
do processo;
5) Permite elencar as aes que precisam ser adotadas para fortalecer o
sistema de controle interno daquele processo
5.3 - LEVANTAMENTO DO AMBIENTE DE CONTROLE
Antes de iniciar o processo de avaliao dos controles internos
necessrio fazer um levantamento do ambiente de controle, nessa etapa,
mapeia-se toda a organizao, desde as suas definies hierrquicas, com
seus processos decisrios, at as especificaes de transaes por produtos
servios. So levantados:
Organogramas;
Definio de atribuies e responsabilidades por nveis e cargos;
Parmetros para desenvolvimento de produtos/servios;
Normas e procedimentos formais;
Poltica de pessoal, englobando: contratao, carreira, treinamento,
demisses, etc;
Polticas de cargos e salrios etc.
O mecanismo e/ou ferramenta mais freqentemente usado nesta do
processo o questionrio de levantamento do ambiente de controle, onde as
questes ali colocadas dizem respeito, em sua maioria, solicitao de
documentos formais da organizao, onde se encontram consubstanciados a
maioria dos assuntos listados para a etapa de levantamento de controle. Se
alguns dos assuntos no existirem formalmente na organizao, o processo de
32
solicitao direcionado para o levantamento de subsdios que permitam que
sejam formalizados quais so, de fato, adotados na prtica.
Fica claro que o objetivo final desta etapa estabelecer como a empresa
est organizada, quais so suas polticas de recursos humanos praticados,
quais so suas diretrizes estratgicas, quais so os procedimentos adotados e
com que nveis de responsabilidade.
5.4 - FLUXOGRAMA
Os fluxogramas so um importante, segundo Jund (2002) mtodo de avaliao,
pois de forma mais clara pormenores dos sistemas, como tambm fornece uma
viso geral, e concisa do mesmo, saindo na frente dos mtodos de avaliao
como os questionrios de avaliao dos controles internos, porque facilitam
todo acompanhamento e atualizao, coisas que no acontece com os
chamados sistemas narrativos.
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CAPTULO VI
NOVAS METODOLOGIAS DO CONTROLE INTERNO
Para ilustrar este trabalho buscou-se mostrar a pesquisa da Analista do
Controle Interno/CECI/SIAFEM/SP, Rosa Maria Roth, em que ela descreve
uma metodologia para um perfeito Controle Interno. Tal pesquisa descrita a
seguir.
Resumo: Novas Metodologias do Controle Interno A implantao do
SIAFEM/SP (Sistema Integrado de Administrao Financeira para Estados e
Municpios) no Estado de So Paulo determinou uma grande mudana no
sistema de trabalho do Controle Interno. O grande banco de dados gerado
permitiu o desenvolvimento de novas metodologias de trabalho. Foram
desenvolvidos mtodos de anlise, partindo-se de vises agregadas para a
identificao de possveis erros, pontos para fiscalizao e auditoria. O enfoque
do trabalho de controle deixou de ser nas tarefas e passou a ser nos resultados.
Os procedimentos foram tipificados permitindo o delineamento de polticas de
gerenciamento interno e avaliao de desempenho. Toda a mquina pblica da
administrao direta e indireta foi definida como cliente do Controle Interno. As
normas e os procedimentos esto sendo manualizados. O conceito de
controladoria pblica est sendo desenvolvido, com a implementao e o
aprofundamento de um esquema analtico.
Palavras-chaves: Controle Interno, metodologias de controle, administrao
pblica, controladoria pblica, fiscalizao, auditoria e gerenciamento.
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6.1 - INTRODUO
Com a implantao do SIAFEM no Estado de So Paulo, a execuo
oramentria e financeira sofreu uma revoluo modernizante. Os reflexos
foram inmeros e profundos, atingindo o corao dos tcnicos da
Coordenadoria Estadual de controle Interno (CECI) que, em pouco tempo,
deixaram de executar tarefas repetitivas e transformou-se em analistas.
As Constituies Federal e Estadual tm como imperativo a implantao
de um Controle Interno forte e atuante. Entretanto, a limitao instrumental
impedia o desenvolvimento do trabalho.
Os seguidos investimentos em tecnologia e capacitao de recursos
humanos permitiram, no Estado de So Paulo, o estabelecimento de um novo
conjunto de condies. O trabalho rduo do corpo tcnico da CECI
(Coordenadoria Estadual do Controle Interno) ensejou o desenvolvimento de
novas metodologias as quais esto ampliando a capacidade do Controle
Interno de interagir com seus clientes, dentro da mquina pblica.
No basta a aquisio de ferramentas de alta tecnologia. preciso
desenvolver maneiras de utiliz-las com o mximo de aproveitamento. Assim,
foram desencadeadas reunies de trabalho, seminrios, buscas bibliogrficas,
consultas a especialistas e grandes quantidades de testes visando otimizar o
uso do SIAFEM e seus mdulos gerenciais para o desempenho rotineiro das
atividades do Controle Interno.
Tal trabalho, orientado para a modernizao do setor pblico paulista, s
foi possvel com a aglutinao de esforos que resultaram na criao do
Programa de Modernizao da Administrao Financeira e do Controle Interno
(PROMOCIAF). Estabeleceu-se uma parceria entre a Secretaria da fazenda de
So Paulo e Entidades Internacionais o que permitiu remodelar e tornar
realidade o que ser mostrado a seguir.
35
6.2 - A ESTRUTURA DO TRABALHO
Em um ambiente em mudana, muitos paradigmas devem ser rompidos.
Em primeiro lugar, foi necessrio que todo o conjunto de funcionrios
entendesse a profundidade das transformaes. Concomitantemente, alguns
possveis movimentos de contrafluxo foram detectados e combatidos caso a
caso. Procurou-se evitar que um tradicionalismo no fundamentado pudesse
inviabilizar o trabalho de centenas de tcnicos.
6.2.1 - Integrao das reas
Com a criao da CECI (Coordenadoria Estadual do Controle Interno),
trs reas da antiga estrutura da Secretaria da Fazenda foram fundidas.
Contadores, Auditores e Tcnicos da antiga CED foram estimulados a trabalhar
conjuntamente, para o atingimento de metas comuns.
Este processo aconteceu, e continua em andamento, atravs da
constituio de equipes de trabalho, onde profissionais com formaes
diversas puderam integrar-se comungando objetivos nicos.
6.2.2 - Mudana de enfoque
Uma acirrada cultura documental e legalista foi paulatinamente
substituda por uma viso macro que, por aproximaes sucessivas, permite
focar os documentos detalhados. Os papis, verificados diariamente, esto
sendo eliminados com a melhoria da infra-estrutura de informtica. Com isso, a
sistemtica de produo mudou. Ao invs de um trabalho voltado para a tarefa,
o novo enfoque o resultado.
6.2.3 - O trabalho em equipe
O tempo solidificou o mtodo de trabalho individual, segmentado e
repetitivo. O profissional do Controle Interno, moldado neste novo cenrio ps-
SIAFEM/SP, passou a ser multitarefa. Todos tm pleno conhecimento de todas
as atividades e atuam sincronizadamente caminhando na mesma direo.
36
A constituio de equipes observou o incentivo ao relacionamento entre
colegas, buscando-se: integrao; respeito s capacidades individuais;
dignidade; viso de conjunto; lealdade e esprito cooperativo. Em funo do
conhecimento do universo de clientes de cada diviso organizacional, foi
definido o nmero de equipes de trabalho e a quantidade de tcnicos em cada
uma delas. Da combinao dos pontos fortes e da minimizao dos pontos
fracos, cada equipe teve ampliado seu poder de decidir, assumindo a
responsabilidade pelo cumprimento do cronograma de atividades e pelo
gerenciamento dos recursos disponveis para o seu trabalho. Nitidamente, as
equipes comearam a identificar os pontos onde o controle deveria intervir.
6.2.4 - Anlise
A valorizao profissional alcanada pela mudana no escopo do
trabalho consistiu na alterao do pressuposto tarefeiro para um pressuposto
analtico. Todos os tcnicos, atravs de treinamentos, entenderam que a
atividade de anlise pautada pela verificao da coerncia de um conjunto de
informaes, visando o estabelecimento de relaes, a comparao com
padres e a deteco de anormalidades. Este enfoque enseja a extrao de
concluses sobre a natureza, pertinncia, similaridade, equivalncia, alm de
outros parmetros, relativos ao objeto da anlise.
6.2.5 - A viso do cliente
O entendimento de que o trabalho da instituio deve ser voltado para o
cliente tornou-se presente na CECI (Coordenadoria Estadual de Controle
Interno). A dificuldade de identificar quem claramente o cliente para o setor
pblico, principalmente quando o trabalho no empreendido diretamente para
os consumidores finais, dificultava muitas aes. Com a chegada do
SIAFEM/SP, grande massa de usurios do sistema foi identificada como cliente
da CECI (Coordenadoria Estadual de Controle Interno). A satisfao de todos
eles passou a ser um objetivo de toda a coordenadoria.
Por outro lado, o atendimento rpido e eficiente das demandas dos
colegas de trabalho, entendidos como clientes internos, melhorou
37
qualitativamente as relaes interpessoais. Muito foi feito no intuito de
implantar conceitos de qualidade total dentro da CECI (Coordenadoria Estadual
de Controle Interno).
6.2.6 - Postura preventiva e educativa
O Controle Interno, como rgo de acompanhamento da execuo
oramentria e financeira e atravs do contnuo desenvolvimento do seu corpo
tcnico, mudou a postura de sua atuao. Muito mais do que apontar
deficincias busca-se preveni-las, pela constante ateno ao atendimento
cuidadoso e solcito aos usurios do SIAFEM/SP.
Os ltimos meses tm demonstrado que os profissionais do Controle
Interno esto se aproximando de seus clientes. O relacionamento mais estreito
est tornando o trabalho de aconselhamento e consultivo cada vez mais
evidente. O estmulo para a realizao correta das tarefas tm dado uma
conotao educativa ao trabalho da CECI (Coordenadoria Estadual de Controle
Interno), solidificando nobremente as mudanas verificadas.
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CONCLUSO
O controle interno representa em uma organizao o conjunto de
procedimentos, mtodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos,
produzir dados contbeis confiveis e ajudar a administrao na conduo
ordenada dos negcios da empresa.
Ele pode tambm compreender o plano de organizao e os conjuntos
coordenados dos mtodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger
seu patrimnio, verificar a exatido e a fidedignidade de seus dados contbeis,
promover a eficincia operacional e encorajar a adeso traada pela
administrao.
A importncia do controle interno fica patente, a partir do momento em
que se torna impossvel conceber uma empresa que no disponha de controles
que possam garantir a continuidade do fluxo de operaes e informaes
proposto.
A confiabilidade dos resultados gerados por esse fluxo transforma
simples dados em informaes, a partir das quais os empresrios, utilizando-se
de sua experincia administrativa, tomam decises com vistas no objetivo
comum da empresa.
Um sistema de controle interno que funcione corretamente, no depende
apenas do planejamento efetivo da empresa e da eficincia dos procedimentos
e prticas institudas, mas tambm da competncia de todo o pessoal
envolvido, para levar adiante de forma eficiente e econmico, os procedimentos
prescritos.
Em geral, uma empresa estruturada atravs da representao
hierrquica superior dos administradores. A partir do instante em que os
administradores passam a exercer forte presso e influncia no sistema de
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controle interno, conseguem aderncias do pessoal que depende das aes de
seu administrador.
Funes de controle existem em todos os nveis da organizao. As
funes de controle devem ser posicionadas no mais alto nvel para preservar
sua independncia e objetividade, o que permanece verdadeiro,
independentemente do nvel hierrquico do pessoal, pois a posio no deve
confundir-se com a verdadeira natureza da responsabilidade de superviso.
Os controles internos podem ser divididos em controles gerenciais.
Controles funcionais, controles independentes e controle de fluxo, ento,
podemos dizer que o objetivo primordial dos controles internos de fornecer
contabilidade dados corretos e conferir a exatido da escriturao. Evitar
alcances, desperdcios, erros e, se ocorridos, identific-los.
Esses objetivos aplicam-se aos controles institudos no sistema contbil
e financeiro. Se institudos em outras reas, como a administrativa, ou de
produo, ou de expedio etc., outros objetivos sero identificados, mas todos
eles podem ser resumidos num s: proteger o patrimnio da empresa.
Conclui-se o trabalho monogrfico enfatizando a importncia do Controle
Interno para os gestores e, em especial, para os auditores. E, com isso,
espera-se Ter feito uma pesquisa que venha acrescentar algo mais ao estudo
da Contabilidade.
40
BIBLIOGRAFIA
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Ed. Atlas S.A 5 Ed., 1996.
- ATTIE, William. Auditoria Conceitos e Aplicaes. Ed. Atlas 3 Ed., 1998.
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- DE S, Antnio Lopes. Dicionrio de Contabilidade. So Paulo: Ed. Atlas,
1994.
- MARCONI, Marina de Andrade; LAKATOS, Eva Maria. Tcnicas de
Pesquisa: planejamento e execuo de pesquisas, amostragem e tcnicas
de pesquisa, elaborao, anlise e interpretao de dados. So Paulo: Ed.
Atlas, 1996.
- JUND, Srgio. Auditoria Conceitos, Normas Tcnicas e Procedimentos.
Teoria e 600 Questes-Estilo ESAF, UNB e OUTROS. Rio de Janeiro:
Impetus, 2002.
- DINIZ FILHO, Andr. OLIVEIRA, Luis Martins de. Curso Bsico de Auditoria.
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- RUDIO, Franz Victor. Introduo ao projeto de pesquisa cientfica. 1996
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