ACCESS AVANZADO 97 2000

UNIVERSIDAD DE PIURA
ESCUELA TECNOLGICA SUPERIOR
Piura - 2001.

INTRODUCCIN
El presente curso pretende servir como introduccin a todos aquellos que comienzan con el el estudio de las Bases de Datos relacionales utilizando el programa Access 97. El curso se divide en varios captulos los cuales explican las operaciones ms usuales con ejercicios comentados paso a paso. INDICE DE LECCIONES Calcular campos y totales Campos calculados. Consultas de creacin de tablas. Establecer criterios. Clculos de totales. Buscar duplicados. Formularios III. Campos calculados. Diseo de formularios Formularios. Aadir controles. Propiedades. Modificar controles. Alineacin. Secciones del formulario. Personalizar formularios. Formularios. Lista de opciones. Asistente de controles. Botones de comando. Efectos de diseo. Autoformato. Ejercicio. - Ejercicio de repaso (1 parte) . - Ejercicio de repaso (2 parte) . Tecnologa OLE. Incluir objetos. Objetos independientes. Objetos dependientes. Ajustar a los marcos. - Administrar vnculos. Trabajar con informes. Ordenar y agrupar. Propiedades del grupo. Informes y subinformes.

 Consultas

Anlisis del rendimiento. Imprimir etiquetas. Compactar bases de datos. Crear rplicas de bases de datos.

Consultas. Consultas con criterios. Expresiones.

Macros y Mdulos. Crear macros. Asociar macros y eventos. Utilizar macros. Los mdulos. El documentador. Introduccin a SQL Introduccin a SQL. Consultas con SQL. Contraseas. Acceso por usuarios. Crear rplicas. Access e Internet. Introduccin. Incluir hipervnculos. La barra Web. Importar y exportar en HTML. Pginas de acceso a datos. Ejercicio de tablas, relaciones y formularios

I.- Calcular campos y totales: Tabla Propiedad PROPIEDADES y tendr las siguientes caractersticas: CAMPO TIPO TAMAO OTROS Cdigo propiedad Texto 3 Campo clave Garaje S/No Tipo de propiedad Texto 15 Superficie en m/2 Numrico Entero Direccin Texto 40 Poblacin Texto 20 Provincia Texto 15 Cdigo Postal Texto 5 Habitaciones Numrico Entero Aseos Numrico Entero Extras Memo Campos calculados. En ocasiones tendremos la necesidad de realizar operaciones matemticas con algn campo. Podemos crear campos vacos y rellenarlos con datos provenientes de alguna operacin entre dos o ms campos. Lo que vamos a hacer a continuacin es lo siguiente: Supongamos que hemos subido la cuota mensual a todos los inquilinos en 500 pts. Es evidente que sera una paliza modificar uno a uno todos los campos de los precios. Realizaremos una operacin matemtica: - Abre la Base de Datos Abeto.MDB y sitate en la pestaa de las Consultas - Crea una nueva Consulta en modo Vista Diseo - Carga la tabla Clientes - Carga los campos Cdigo de Propiedad y Alquiler mensual - En la barra de herramientas superior hay un botn llamado Tipo de consulta. brelo y escoge el tipo Actualizacin - Sita el cursor en la casilla Actualizar a y escribe:

- Cierra la consulta. Gurdala con el nombre Aumento de precio en 500pts Observa que el icono de la nueva consulta ha cambiado. Esta es una consulta de actualizacin. Lo que significa que cuando la ejecutemos, cambiar los datos de la tabla. Por eso hemos de tener cuidado en preparar adecuadamente la consulta; un error podra traer consecuencias imprevisibles. Observa que hemos puesto entre corchetes el nombre del campo Alquiler mensual al que hemos sumado el nmero 500. No vendra mal hacerse una copia de la tabla Clientes por si acaso. - Selecciona la consulta y pulsa en el botn Abrir. Access nos avisar que se van a modificar datos de una tabla. Acepta el mensaje que aparece. - Access vuelve a pedir confirmacin con un segundo mensaje. Vuelve a aceptar. - Ve a la pestaa Tablas y abre la tabla Clientes. Observa el campo Alquiler mensual. Tiene que aparecer con un incremento de 500 pts. Crear una tabla nueva con campos de otras tablas A continuacin vamos a ver cmo podemos crear una tabla nueva con campos proveniente de otras tablas. Imaginemos que necesitamos una nueva tabla con slo algunos campos de las otras dos (Clientes y

Propiedades). Evidentemente sera una "pasada" crearla nueva e introducir los datos uno por uno. Por ello, vamos a tomar campos de las dos tablas y construir una nueva. - Crea una consulta nueva escogiendo las dos tablas. - Aade de la tabla Clientes, los campos Nombre, Apellidos, y Alquiler mensual - Aade de la tabla Propiedades los campos Tipo de propiedad, Direccin, Poblacin y Provincia - En la barra de herramientas superior hay un botn llamado Tipo de consulta. brelo y escoge el tipo Consulta de creacin de tabla. - Access te pedir un nombre para la nueva tabla que se crear ms tarde. Colcale el nombre: Clientes y Propiedad y acepta. - Cierra la consulta. Grbala con el nombre: Consulta de creacin de tabla - Observa que aparece otro tipo de icono. - Selecciona la consulta recin creada y brela. Access te avisa que se crear una nueva tabla. Acepta. - Ve a la pestaa de Tablas y observa que la nueva tabla se ha creado. FORMULARIOS III Campos calulados En la leccin vamos a ver cmo colocar un control de clculo de campos en un formulario. Lo que haremos ser utilizar el formulario de la tabla Clientes que hicimos con el Asistente para formularios. - Con la ventana de formularios a la vista, selecciona el formulario Clientes y pulsa el botn Disear. Observa la siguiente imagen: hemos ampliado un poco la zona de diseo y movido el campo Alquiler. Vamos a insertar un campo calculado para el IVA y otro para el total del alquiler. Podramos crear dos campos nuevos para ese fin. Para ello, tendramos que ir al diseo de la tabla e insertarlos como dos campos nuevos del tipo numrico. En este caso no los crearemos, sino que insertaremos dos campos independientes que lo nico que harn ser realizar un clculo matemtico de otros campos. - Hemos aadido dos casillas de texto con el botn Cuadro de texto y hemos cambiado el nombre de las etiquetas por el de IVA 16% y TOTAL alineando los campos. Para cambiar el nombre de la etiqueta, debes seleccionarla y pulsar doble click para acceder a sus propiedades.

- Ahora debes seleccionar con un click el campo gris del IVA 16% y acceder a sus propiedades (con doble click, o con el botn derecho y la opcin Propiedades) - En el cuadro que te aparece, sita el cursor en el campo Origen del control. Aqu definimos de donde vienen los datos. stos pueden venir de algn campo de alguna tabla, o bien pueden ser el fruto de alguna operacin de clculo con campos. A la derecha vers dos cuadraditos. Pulsa el de la derecha (puntos suspensivos) - Te aparecer otra ventana. Se trata del Generador de Expresiones. Aqu podemos definir frmulas o funciones que realizan ciertas operaciones. - Escoge de la ventana izquierda las opciones Formularios - Formularios cargados - Clientes. - Escoge de la ventana central Alquiler mensual - Pulsa el botn Pegar - Pulsa click en la ventana superior y termina de escribir la frmula: [Alquiler mensual] *16/100 - Cierra la ventana del generador de expresiones desde el botn Aceptar - Abre la lista del campo Formato y escoge la opcin Moneda - Cierra la ventana de propiedades - Prueba una vista previa desde el botn Vista situado en la barra de herramientas en la parte superior izquierda

Observa que el campo tiene que aparecer ya con el clculo hecho:

- Configura t mismo el campo TOTAL con la frmula: [Alquiler mensual] + [IVA] - Configura t mismo el campo TOTAL con la frmula: [Alquiler mensual] + [IVA] Esto significa que el ltimo campo sume el contenido del campo Alquiler mensual ms el campo IVA. Este ltimo ser el campo de texto que creamos anteriormente. Es importante sealar que el nombre de IVA se lo hemos puesto al campo desde la ventana de propiedades. Si no es as, Access no lo encontrar. El resultado final ser que cuando introduzcamos el precio de la propiedad, los dos campos que acabamos de crear mostrarn automticamente el clculo del impuesto de IVA.

Es importante sealar que los dos ltimos campos nos existen como tales en la tabla Clientes ni en la de Propiedades. Son slo campos calculados.

Diseo de Formularios
Formularios Un formulario es un objeto de Access que nos permitir introducir y modificar los datos de una forma ms "amable" y cmoda. Los formularios tienen la ventaja de poder: - Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo - Calcular campos - Crear y utilizar grficos - Utilizar fuentes especiales, colores, ttulos, etc. Los formularios podemos crearlos mediante un asistente o bien en blanco y disearlos a nuestra medida. Para ver cmo se crean, hemos de estar situados con una base de datos abierta en la pestaa Formularios. y pulsar el botn Nuevo. Nos aparecer una ventana pidindonos el tipo de formulario a crear y la tabla o consulta a partir de la cual se crear. En esta primera leccin dedicada a los formularios, vamos a crear uno sencillo utilizando un asistente que nos ir guiando en su creacin. - Con nuestra base de datos abierta (Abeto.MDB) accede a Formularios - Nuevo y escoge la tabla Clientes y la opcin Asistente para formularios

Acepta la ventana. En esos momentos, se ejecutar un asistente de Access que nos ir guiando paso a paso en la creacin del formulario. En el primer paso, Access nos pide qu campos queremos incluir en el formulario. En la parte izquierda aparece una ventana con los campos de la base de datos y en la parte derecha otra con los campos que se incluirn en el formulario. En medio de las dos ventanas aparecen unos botones que servirn para incluir o borrar campos desde la ventana izquierda a la ventana derecha. Carga el campo seleccionado desde la ventana izquierda a la ventana derecha Carga todos los campos desde la ventana izquierda a la ventana derecha Borra el campo seleccionado de la ventana derecha Borra todos los campos de la ventana derecha

Carga todos los campos y pulsa el botn Siguiente. En el siguiente paso, Access nos pregunta qu tipo de formulario y la distribucin de los campos a travs del mismo. Si pulsas un clic en las diversas opciones, vers una simulacin en la ventana de la izquierda de cmo quedar. - Acepta el tipo En columnas y pulsa el botn Siguiente Para los fondos, prueba igual que antes el estilo que te guste. En nuestro caso, escogeremos el estilo Mundo - Escoge el estilo que prefieras y pulsa Siguiente - Acepta el ltimo paso (nombre del formulario) con el botn Terminar, y el formulario ya estar creado. La utilizacin del formulario es sumamente sencilla. Podemos observar que cada registro se visualiza como una ficha independiente. En la parte inferior del formulario se aprecian unos botones: Estos botones sirven para: Desplazarse al primer registro, desplazarse hacia atrs, hacia adelante, al ltimo registro y aadir un nuevo registro. Desde el formulario podemos modificar el contenido de un campo, borrarlo, aadir nuevos registros, y todos los cambios que realicemos en el formulario, se realizarn en la tabla relacionada, as como todos los cambios efectuados en la tabla, se visualizarn si abrimos el formulario.

Podemos cerrar el formulario, buscar un dato (Edicin - Buscar), borrar un registro completo (Edicin - Eliminar registro), etc. Si tenemos el formulario cerrado, para utilizarlo slo debemos pulsar el botn Abrir. De igual forma, con el botn Disear, accede al diseo del formulario, que es una pantalla especial donde podemos cambiar las posicin de los campos, caractersticas, aadir campos calculados, ttulos, colores, etc., pero eso ya es otra leccin. De momento, puedes probar a crear varios formularios escogiendo distintas opciones del primer cuadro del asistente (tabular, columnas u hoja de datos). Personalizar formularios. FORMULARIOS. En la leccin anterior vimos cmo crear con el asistente de Access un formulario automtico. En esta leccin vamos a ver cmo se puede personalizar un formulario. Crearemos un formulario de la tabla Propiedades de forma manual: - Con la base de datos Abeto.MDB abierta y situados en la pestaa Formularios, pulsa el botn Nuevo. - Escoge de la lista la tabla Propiedades y como tipo de formulario escoge Vista Diseo. Aparece una ventana en blanco (o en gris) donde podemos "cargar" los campos de la tabla y situarlos a nuestro gusto. Observa que la zona gris es la zona que veremos cuando estemos utilizando el formulario. Esta zona se puede ensanchar con el mouse "estirando" su esquina inferior derecha para que ocupe ms zona de pantalla. Para cargar los campos existe un botn situado en la barra de herramientas llamado Lista de campos desde el que podemos escoger el campo que queramos. - Pulsa dicho botn y te aparecer una pequea ventana con los nombres de los campos - "Arrastra" el primer campo hasta situarlo ms o menos en la esquina superior izquierda: Si sitas el puntero del ratn sobre el campo cargado, vers que aparece una mano si est sobre un borde del campo. Esta mano sirve para mover el campo. Tambin podemos observar unos controles (puntitos negros) para modificar el tamao del campo. Es importante anotar que hemos cargado dos cosas: a la izquierda el nombre del campo y a su derecha (en blanco) el campo en s. Observa tambin que posicionando el puntero del ratn sobre uno de los dos cuadrados ms grandes, aparece un dedo que servir para mover slo una parte del campo (el nombre o el campo) - Termina de cargar el resto de campos y sitalos de forma ms o menos coherente.

Observa que en las barras de herramientas que disponemos en esta pantalla, hay botones para cambiar los colores de los campos, tipos de letra, bordes, efectos de relieve, etc. Puedes seleccionar algn campo y hacer diferentes pruebas

con esta barra. EL formulario puede quedar mejor, pero tampoco hay que abusar de demasiados colores de forma que quede demasiado "chilln".

Cuando te guste el resultado, puedes hacer una prueba para ver cmo quedar con el botn Vista situado en la parte superior izquierda de la barra de herramientas. Para volver a la pantalla de diseo, pulsa el mismo botn. Puedes cerrar el formulario y ponerle un nombre (Formulario de Propiedades, por ejemplo). Si tienes que realizar alguna accin con varios campos a la vez (cambiar el color, mover, borrar, etc) puedes hacerlo seleccionndolos con el mouse en forma de seleccin de ventana como haras con cualquier otro objeto. Tambin puedes ir pulsando un clic uno a uno manteniendo pulsada la tecla Shift (mayscula). Existe otra barra de herramientas que se activa pulsando el botn Cuadro de Herramientas. sta sirve para crear textos, ttulos o controles especiales como listas desplegables, botones programables, etc. Veamos un ejemplo. En esta pantalla hay un campo llamado Tipo de Propiedad cuyo contenido siempre es fijo, es decir, que siempre ser un Chalet, Casa o Apartamento. Cuando estemos introduciendo un registro nuevo o bien cuando estemos modificando alguno existente, sera un "latazo" teclear siempre el contenido del campo. Lo que haremos ser crear una lista desplegable para poder seleccionar el contenido de una forma ms sencilla y rpida. - Debes activar la barra Cuadro de herramientas desde el botn correspondiente La lista desplegable que vamos a crear podemos hacerla de dos formas: con un asistente que nos guiar paso a paso o bien "a mano". Observa que en la barra que tenemos activa (Cuadro de herramientas) hay un botn con forma de varita mgica llamado Asistente para controles. Si est pulsado (hundido) significa que est activado, por lo que si creamos la lista desplegable, se pondr en marcha automticamente el asistente. Para crear un control manualmente, hemos de desactivarlo pulsando un clic. - Asegrate de que el botn mencionado est desactivado y pulsa despus en el botn Cuadro combinado de la misma barra de herramientas. - Dibuja en la zona de los campos un rectngulo no muy grande. No te preocupes del tamao; se puede cambiar posteriormente. - Te habr aparecido un campo sin nombre. Ahora hay que configurarlo. - Accederemos a las propiedades del campo. Para ello, pulsa doble clic en un borde del campo, o bien pulsa el botn Propiedades de la barra de herramientas superior. Tambin puedes acceder desde el men Ver- Propiedades. Te aparecer una ventana especial. Desde esta ventana podemos cambiar las propiedades de cualquier campo, como el nombre, color, eventos especiales, etc. - Cambia los datos de la ventana de la siguiente forma: Nombre: Tipo de propiedad Este ser el nombre de la etiqueta que se visualiza a la izquierda del campo

Origen del control: Tipo de propiedad (puedes escogerlo de la lista desplegable) La propiedad Origen del control define qu campo real de la tabla almacenar el valor introducido posteriormente. Tipo de origen de la fila: Lista de valores (puedes escogerlo de la lista desplegable) Origen de la fila: Chalet;Casa;Apartamento (atencin al punto y coma separador) Aqu definimos una lista de valores. En Tipo de origen de la fila podramos escoger una tabla o consulta o bien escribir a mano los datos de la lista como hemos hecho. Estos datos hay que escribirlos separados por punto y coma. - Cierra la ventana de Propiedades y accede a las propiedades del nombre del campo para cambiarlo. En vez de Cuadro combinado... colcale como nombre: Tipo de popiedad. - Cierra el cuadro, ajusta si es necesario el tamao y posicin del campo y realiza una vista previa del formulario. Prueba a desplegar la lista recin creada confirmando que funciona.

Ejercicio de repaso. Control de una clnica. (1 parte) En esta leccin realizaremos un ejercicio general de repaso. Crearemos una base de datos que controlar una supuesta clnica. Necesitaremos tres tablas para el control de los pacientes, ingresos en clnica y mdicos. Relacionaremos las tablas, crearemos consultas, formularios, y repasaremos conceptos. La clnica "SAN PATRS" necesita llevar un control informatizado de su gestin de pacientes y mdicos. Para ello se crearn tres tablas con las siguientes caractersticas: Tabla PACIENTES: llevar un control de los datos de los pacientes como el N de S.S., Nombre, Apellidos, N de Historial, etc. Tabla INGRESOS: llevar el control de la fecha del ingreso, nmero de planta, nmero de cama, diagnstico, etc. Tabla MEDICOS: cdigo del mdico, Nombre, Apellidos, Especialidad, etc. A continuacin tienes las caractersticas de cada campo de las tablas: TABLA PACIENTES: Campo Tipo N Seguridad Social Nombre Texto Apellidos Domicilio Poblacin Provincia Cdigo Postal Telfono Nmero de Historial Sexo TABLA MEDICOS: Campo.

Largo Texto 15 Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Tipo

Otros 15 30 30 25 15 5 12 9 1

Campo Clave Regla de validacin: "H" o "M"

Largo Otros

Codigo identificacin Texto 4 Campo Clave Nombre del Mdico Texto 15 Apellidos del Mdico Texto 30 Especialidad Texto 25 Fecha de ingreso Fecha Mscara fecha corta Cargo Texto 25 Nmero de Colegiado Nmero Observaciones Memo TABLA INGRESOS: Campo Tipo Nmero de Ingreso Nmero de Historial Fecha de Ingreso Cdigo de Identificacin Texto Nmero de planta Nmero de cama Alrgico Observaciones Coste del tratamiento Diagnstico Largo Otros Autonumrico Campo Clave Texto 9 Fecha Mscara fecha corta 4 Nmero Nmero S/No Memo Nmero Formato Moneda Texto 40

Este ser el aspecto que tendrn las relaciones de las tablas: Hemos creado una relacin de Uno a Varios del campo Nmero de Historial de las tablas Pacientes e Ingresos. Esto significa que primero debemos introducir los datos del paciente y luego los de la tabla de Ingresos. La relacin uno a varios nos permitir introducir varios ingresos para un mismo paciente, pero siempre que primero el paciente est dado de alta en la tabla Pacientes. As mismo, hemos definido como campo clave de la tabla Pacientes el campo Nmero de Historial porque sern datos nicos que no se repetirn en la misma tabla. Como campo clave de la tabla Ingresos no hemos escogido el mismo campo Nmero de Historial, sino el campo Nmero de Ingreso, ya que cada nmero de ingreso ser nico. Adems, no nos permitira introducir ms de un Nmero de Historial en Ingresos ni establecer la relacin. Como campo clave de la tabla Mdicos hemos escogido el campo Cdigo de identificacin y hemos establecido una relacin de uno a varios con el mismo campo de la tabla Ingresos. Esto significa que primero hemos de introducir los datos del mdico, y posteriormente, en la tabla Ingresos asignarle el ingreso de un paciente a un mdico determinado. Resumiendo: primero introduciremos los datos de los mdicos y de los pacientes. Posteriormente, cuando se produzca un ingreso, asignaremos un nmero de ingreso (nico) a un paciente (Nmero de Historial) y le asignaremos un mdico (Cdigo de Identificacin). En la tabla Ingresos podremos introducir varios pacientes, y asignrselo a uno de los mdicos de la tabla Mdicos.

Veamos una parte de la tabla Pacientes con sus datos: N Seguridad Social Nombre Apellidos Domicilio 08/7888888 Jos Eduardo Romerales Pinto C/ Azorn, 34 3 Mstoles 08/7234823 ngel Ruz Picasso C/ Salmern, 212 Provincia Madrid Madrid 28028 Cdigo Postal Telfono Nmero de Historial 28935 91-345-87-45 10203-F 91-565-34-33 11454-L Sexo

Poblacin Madrid

H H

Veamos una parte de los datos de la tabla Mdicos: Cdigo de Ident. Nombre del Mdico Apellidos del Mdico Especialidad Fecha de Ingreso AJH Antonio Jan Hernndez Pediatra 12-08-90 CEM Carmen Esterill Manrique Psiquiatra 13-02-92 Cargo Nmero de Colegiado Adjunto 2113 Jefe de seccin 1231 Observaciones Est prxima su retirada

Veamos finalmente una parte de los datos de la tabla Ingresos: Nmero de Ingreso Nmero de Hist. Fecha de Ingreso Cdigo de Identi. Nmero de planta 1 76327-H 23/01/94 SVT 5 2 1212-A 24-02794 CSM 1 Nmero de cama 121 5 Alrgico No S Observaciones 23/01/94 Alrgico a la penicilina

Para no mostrar todos los datos de las tres tablas, hemos resumido los mismos. Puedes bajarte el archivo de la base de datos completo pulsando aqu y de esta forma podrs trabajar en el ejercicio. Una vez los datos introducidos, vamos a realizar varias consultas a la base de datos. Daremos una serie de supuestos y la solucin de cmo se disea la consulta. Consultas a la Base de Datos: A continuacin mostraremos unos supuestos de consultas y su solucin. 1) Necesitamos un listado de los nombres de los mdicos y su especialidad. - Ir a la pestaa Consultas - Nuevo - Vista Diseo y agregar la tabla Mdicos - Visualizaremos su contenido con el botn Vista previa para asegurarnos de que funciona correctamente y cerraremos la Consulta grabndola. 2) Queremos saber los el Nombre y Apellidos de los pacientes que ingresaron entre Enero y Marzo deln 94 y que son alrgicos.

3) Queremos saber los Nombres y Apellidos de los pacientes que viven en Getafe o Alcorcn

Ejercicio de repaso. Control de una clnica. (2 parte) En esta leccin continuaremos trabajando con nuestra base de datos de la clnica. Introducir un nuevo campo Ahora deben introducir un nuevo campo en la tabla INGRESOS llamado Fecha de Alta que controlar la fecha en la que el paciente es dado de alta de la clnica. Para ello: - Accede a la pestaa de Tablas, selecciona la tabla INGRESOS y pulsa en el botn Diseo. - Pulsa un click a la izquierda del campo Cdigo de Identificacin. Su fila deber quedar resaltada en su totalidad. - Abre el men Insertar y escoge la opcin Filas. - Pulsa un click en la casilla del campo y escribe: Fecha de Alta - Dota al campo del formato Fecha corta a travs de la mscara - Cierra la tabla (guardndola) - Ahora debers abrir la tabla para introducir los nuevos datos. El nuevo campo est al lado del campo Fecha de Ingreso. Debes introducir fechas. Invntate las fechas. Puedes introducir fechas posteriores a la de Ingresos en unos cuantos das. Introduccin de dos campos nuevos Ahora daremos de alta dos campos nuevos que posteriormente haremos servir para realizar clculos automticos. Los campos sern: Das de Ingreso, que controlar automticamente los das que el paciente ha estado ingresado a

travs de una sencilla operacin matemtica entre dos fechas, y el campo Coste Total del Tratamiento, que multiplicar el Coste del Tratamiento por los das que ha estado ingresado, dando como resultado el coste total. - Inserta dos campos nuevos: Das de Ingreso ser del tipo numrico, y Coste total del tratamiento ser tambin del tipo numrico pero con formato Moneda

Consulta de actualizacin de campos Seguidamente crearemos una nueva consulta, pero esta vez no ser una consulta para ver por pantalla, sino que ser una consulta que cuando se ponga en marcha, cambiar los datos de la tabla. Este tipo de consultas recibe el nombre de Consultas de actualizacin. Debemos tener cuidado con este tipo de consultas, pues al ejecutarlas ya hemos dicho que modificar los datos de alguna tabla. - Crea una nueva consulta en modo Vista diseo utilizando la tabla Ingresos. - Carga el campo Das de Ingreso - Abre la lista (botn desplegable) Tipo de consulta situado en la barra superior de herramientas, y escoge la lo opcin Consulta de actualizacin. - Pulsa un click en la casilla Actualizar a: y escribe la siguiente frmula: [Fecha de Alta]-[Fecha de Ingreso] Con esto lo que hacemos es una resta de dos fechas. Observa que encerramos los campo entre corchetes. - Cierra la consulta grabndola y ejectala. Access nos avisa que se va a ejecutar una consulta de actualizacin de datos. Acepta. Posteriormente, nos avisa por segunda vez de que se actualizarn varias filas. Vuelve a aceptar. - Accede a la pestaa de las tablas y verifica abriendo la tabla Ingresos que el campo Das de Ingreso se ha actualizado automticamente. Actualizacin del Coste total del tratamiento Ahora actualizaremos de forma similar el campo Coste total del tratamiento multiplicando los campos Das de Ingreso y Coste del tratamiento. Podramos crear una nueva consulta de actualizacin como hemos hecho anteriormente, pero aprovecharemos la que tenemos creada para aadir la nueva frmula: - Edita con el botn Diseo la consulta anterior y aade el siguiente campo con la siguiente frmula:

- Cierra guardando la consulta y brela para verificar su funcionamiento. Consulta de agrupacin La clnica quiere saber el nmero de pacientes que existen por poblacin. Crearemos una consulta que nos muestre las poblaciones y que cuente el nmero de pacientes de cada una. - Crea una nueva consulta de la tabla Pacientes y carga los campos Nombre, Apellidos y Poblacin

- Pulsa en el botn Totales situado en la barra superior de herramientas Observa que en la cuadrcula de los campos cargados ha aparecido una nueva fila llamada Total. - Carga en la cuarta fila otra vez el campo Poblacin y abre la lista desplegable de la fila Total seleccionando la opcin Cuenta tal y como aparece en la ilustracin:

Visualiza como queda. Deberas ver una columna llamada CuentaDePoblacin donde se observa el nmero de habitantes por poblacin de la base de datos. TECNOLOGA OLE La tecnologa OLE (Object Linking and Embedding) es un sistema de compartir ficheros entre aplicaciones que nos permitir transferir informacin de una a otra. A travs de esta tecnologa podremos, por ejemplo, insertar un objeto grfico en un formulario de Access como si fuera un campo ms. Estos objetos pueden insertarse de dos formas:

Incrustacin: el objeto es almacenado en la base de datos, pero si el objeto original sufre algn cambio, en la base de datos no se reflejar el cambio. Vinculacin: el objeto es almacenado igual en la base datos, pero se establece un vnculo con el archivo original de forma que si modificamos el objeto desde el formulario, los cambios afectarn al archivo original.

Tanto si incrustamos como si vinculamos, el objeto debe crearse en el formulario mediante el control llamado marco de objeto. Podemos utilizar estas opciones para insertar una imagen de una persona como si fuese un campo ms de la base de datos. Existen dos tipos de marcos:

Marco de objeto independiente: para incluir objetos que no estn almacenados en una tabla. Por ejemplo, un logotipo. Marco de objeto dependiente: para incluir grficos y objetos OLE que estn almacenados en la tabla como un campo ms. En el siguiente ejemplo vemos un marco de objeto dependiente en sus vistas de formulario y de diseo pertenecientes a la base de datos de ejemplo que contiene Access (Neptuno).

A continuacin te mostramos algunos consejos para saber cuando utilizar cada uno de los diferentes tipos de marcos: Tipo de marco Objeto independiente Tipo de enlace Incrustacin Se usa... Para aadir un objeto que forme

Objeto independiente

Vinculacin

Objeto dependiente

Incrustacin

Objeto dependiente

Vinculacin

parte de un formulario, pero que no dependa de ningn campo y que sea independiente de su original. Por ejemplo, un grfico en un informe Objeto que forma parte del formulario pero no depende de ningn campo. Por ejemplo, una hoja de clculo que se actualice cada vez que se modifique el archivo original Grfico en campos de una tabla. Por ejemplo, una imagen de una persona que puedan modificarse y visualizarse desde el formulario Objetos en un campo de la tabla, pero que se mantienen en archivos separados.

Existen dos botones en el modo de vista de Diseo de formulario para crear este tipo de controles: Marco de objeto dependiente y Marco de objeto independiente. Ambos botones estn situados en las barras de herramientas. En el siguiente ejemplo, tenemos una tabla en la parte izquierda con tres campos; Nombre (tipo Texto), Apellidos (tipo Texto) y Foto (tipo OLE). En el modo de introduccin de datos en tabla, en el campo Foto hemos insertado un grfico (Insertar - Objeto) que tenamos almacenado en formato BMP. Posteriormente, en el modo de Diseo de formulario hemos incluido el campo como uno ms. En la ilustracin de la derecha puede observarse que el grfico izquierdo a modo de logotipo est creado con la opcin Marco de objeto independiente, sin embargo, el grfico de la derecha corresponde al campo Foto de la tabla. En este caso, aparecer la foto de cada persona.

Trabajar con informes. INFORMES Un informe es una forma efectiva de presentar los datos en formato impreso. Con los informes se puede controlar el tamao y aspecto de todos los elementos que aparecen en el mismo, lo que permite determinar con total exactitud la forma en que ha de presentarse la informacin en pantalla o en las pginas impresas. Se pueden utilizar informes para crear etiquetas de correo, agregar logotipos o imgenes, agrupar registros en categoras, calcular totales o incluso representar dichos totales en un grfico. La mayor parte de la informacin en un informe proviene de una tabla o consulta, que es el origen de los datos del informe. El resto de la informacin es esttica, no variable y se almacena como parte del diseo del mismo. CREAR UN INFORME. Para crear un informe, como es costumbre en Access, existen dos alternativas, utilizar un asistente que se encargue de automatizar el proceso y guiarle paso a paso durante el desarrollo del mismo, o bien crearlo desde el principio, manualmente, recurriendo a la correspondiente ventana de diseo.

El Asistente acelera el proceso de creacin de un informe, ya que realiza automticamente todo el trabajo bsico, en el que normalmente se invierte una buen cantidad de tiempo. Cuando se utiliza un asistente para informes, Microsoft Access solicita informacin al usuario acerca del tipo de informe que desea conseguir y crea un diseo basado en dicha informacin. Aunque tenga experiencia en la creacin de informes, puede que desee utilizar un asistente para informes para organizar rpidamente todos los controles en el informe y proceder despus a cambiar a la vista Diseo para introducir modificaciones menores que sirvan para terminar de personalizar el diseo bsico creado. Crear un informe con un asistente Utilizar el Asistente para informes es la forma ms simple y rpida de crear un informe que combine datos de ms de una tabla. Como se dijo anteriormente, el Asistente para informes acelera el proceso de creacin de un informe porque realiza automticamente todo el trabajo bsico. En la primera pantalla del Asistente para informe puede seleccionar los campos que desea incluir en el informe. Estos campos pueden proceder de una o de varias tablas. Veamos a continuacin cuales son los pasos para crear un informe a partir del asistente: 1. Active la ficha Informes en la ventana Base de Datos. 2. Pulse en el botn Nuevo parra acceder al cuadro de dilogo Nuevo informe 3. En el cuadro de dilogo Nuevo informe, elija la opcin Asistente para informes. 4. Seleccione en la parte inferior la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su informe. Access utiliza esa tabla o consulta como el origen de datos predeterminado para el informe. Sin embargo, puede cambiar el origen de datos del asistente y seleccionar campos de otras tablas y consultas. 5. Pulse en aceptar para hacer aparecer el primer cuadro de dilogo del Asistente 6. Seleccione en la lista Tablas/Consultas la tabla o consulta de donde desea tomar los datos. Ver en la lista Campos disponibles todos los campos existentes en la tabla o consulta seleccionada. Utilice los botones Agrega (>), Agregar todos (>>), Quitar (<) y Quitar todos (<<) para determinar los campos que han de pasar a la lista Campos seleccionados. 7. Repita el paso 5 para seleccionar campos adicionales existentes en otras tablas o consultas y pulse despus en el botn siguiente. 8. En las siguientes pginas del Asistente para informes puede elegir un tipo de ordenacin para los registros (basado hasta en cuatro campos diferentes), tipo bsico de diseo (En columnas, Tabular o Justificado), orientacin (Vertical u horizontal), as como un estilo de presentacin, en una lista de estilos predefinidos (utilice la ventana de muestra de la izquierda para hacerse una idea de a qu corresponde cada una de las opciones). 9. En la ltima pgina del Asistente puede especificar el nombre que desea asignar al informe, as como determinar si desea obtener una vista previa del informe, o bien abrirlo en la ventana de diseo para modificar la estructura creada por el Asistente. Elija la opcin apropiada y pulse en Terminar.

Crear un informe sin asistente Si ninguna de las opciones para la creacin automtica de informes resultara apropiada para sus necesidades, o bien deseara acudir a la ventana de diseo para modificar la estructura o organizacin de informes creados por el Asistente o de autoinforme, siga estos pasos: 1. 2. 3. 4. 5. Active la ficha Informes en la ventana Base de datos. Pulse en el botn Nuevo para acceder al cuadro de dilogo Nuevo Informe Elija Vista Diseo en el cuadro de dilogo nuevo informe. Lleve a cabo una de las siguientes acciones, dependiendo del tipo de informe que se dispone a crear. Elija el nombre de la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar el informe Si desea crear un informe que utilice datos de ms de una tabla, base su informe en una consulta. Si desea confeccionar un informe independiente, no seleccione nada de esta lista. Pulse en Aceptar.

Microsoft Access presenta la ventana informe en la vista Diseo, junto con el cuadro de herramientas.

Para salir de Access se va al men Archivo y hacemos clic en Salir. Compactar y crear rplicas de Base de Datos. Compactar una base de datos. Si borras, modificas y crear tablas a menudo, la base de datos puede fragmentarse, lo que provoca un uso deficiente del espacio en disco. Al compactar la base de datos, se hace una copia de la misma y se reorganiza el espacio que ocupa en el disco. Es algo parecido a la accin del comando Defrag Para compactar la base de datos actual: Accede Herramientas - Utilidades de la base de datos - Compactar base de datos. Para compactar una base de datos que no est abierta en Access 1. Cierra la base de datos actual.

2. Accede Herramientas - Utilidades de la base de datos - Compactar base de datos. 3. En el cuadro de dilogo Base de datos a compactar, especifica la base de datos que deseas compactar y haz clic en Compactar. 4. En el cuadro de dilogo Compactar la base de datos en, especifique el nombre, unidad y carpeta donde desea almacenar la base de datos compactada. 5. Haz clic en Guardar. Si utilizas el mismo nombre, unidad y directorio y si la base de datos se compacta con xito, Access reemplazar el archivo de origen por la versin compactada. Importante: Si eliminas registros del final de una tabla que contiene un campo Autonumrico, cuando compactes la base de datos, Access te dar al prximo campo Autonumrico el valor del ltimo contador sin borrar, ms 1. La compactacin de una base de datos de Access de una versin previa no la convierte al formato de Access 97.

Crear una rplica de la base de datos. Vimos cmo se haca una copia de una tabla para obtener un duplicado de seguridad. Ahora veamos cmo hacer una copia de una base de datos completa. Imaginemos que no slo queremos duplicarla para tener una copia de seguridad, sino tambin para que otros usuarios la utilicen. Imaginemos que varios usuarios situados en distintos lugares van a utilizar la base de datos. Podemos crear lo que se llama una Rplica de la base de datos y posteriormente unir los datos introducidos desde todas las rplicas que se hagan. Cada rplica es miembro de un conjunto de rplicas que se pueden sincronizar con otras rplicas del mismo grupo, es decir, los cambios realizados en una rplica se aplican a las otras rplicas y al Diseo principal o base de datos original. Veamos cmo crear una rplica de nuestra base de datos: Abre la base de datos ABETO (o de cualquier base de datos que tengas) Accede a Herramientas Rplica Crear rplica. Aparecer un mensaje de aviso:

Contesta afirmativamente.

Se mostrar otro mensaje que nos avisa que la base de datos original se convertir en el Diseo principal. Adems se indica el nombre con el que se guardar la rplica y la carpeta donde se almacenar sta. Pulsa en S Acepta el nombre que ofrece Access Al aceptar, Access crea la rplica y nos muestra un mensaje que la nica copia donde podremos modificar la estructura original ser la copia original de la base de datos. Sin embargo, los datos podremos editarlos en cualquiera de las rplicas que hayamos realizado. Acepta el ltimo cuadro de dilogo que ha aparecido. Ahora fjate que en los nombres de las tablas aparece un nuevo icono y en el ttulo aparece la palabra Diseo principal. Aade un nuevo cliente en la base de datos principal para probar la sincronizacin entre bases de datos. Accede a Herramientas Rplica Sincronizar ahora Acepta el cuadro de dilogo que aparece. Por ltimo, Access avisa que no sern visibles los cambios hasta que cerremos y abramos la tabla.

Acepta Abre la tabla Rplica de ABETO y observa los cambios. Hay que sealar que en el proceso de sincronizacin de datos entre rplicas primero se actualizan los cambios en el diseo y despus en los datos. El intercambio entre dos rplicas puede ser en los dos sentidos, es decir, de la principal a la rplica o viceversa. Por ltimo, despus de sincronizar dos rplicas, es conveniente revisar la base de datos en busca de posibles errores desde la opcin Herramientas Rplica Resolver conflictos. Consultas En muchas ocasiones tendremos la necesidad de saber qu clientes viven en tal o cual ciudad, cuantas propiedades del tipo chalet existen, quin paga ms de 100.000 pts. de alquiler, o cualquier otra pregunta que se nos ocurra. Evidentemente, tenemos el listado completo en forma de tabla, pero segn el tipo de preguntas que queramos realizar a la BD nos puede llevar bastante tiempo localizar algn dato en concreto. Para ello estn las consultas. Las consultas con preguntas preparadas que podemos disear para utilizar cuando sea necesario. Casi todo el trabajo en Access se basa en las consultas. Si queremos hacer un informe de unos datos determinados, podemos hacerlo a partir de una consulta. Si queremos un listado por pantalla o por impresora, lo haremos de una consulta. Las consultas pueden ser de varios tipos Consulta de seleccin: es la ms utilizada. Permite ver los datos de una o varias tablas, analizarlos, imprimirlos, etc. Consultas de tablas de referencia cruzadas: presenta los datos en forma de filas y columnas Consultas de acciones: se utilizan para crear nuevas tablas a partir de consultas, eliminar o actualizar registros, aadir o modificar registros, etc. Consultas de unin: combinan campos coincidentes o duplicados de una o varias tablas

Vamos a crear una sencilla consulta. Imaginemos que queremos saber algunos datos de los inquilinos que tienen alquilado un Apartamento. No queremos saber los datos de todos los campos: slo algunos. - Con la Base de Datos ABETO.MDB abierta, pulsa clic en la pestaa de Consultas:

- Pulsa clic en el botn Nuevo. Te aparecer una ventana donde podremos escoger el tipo de consulta a realizar. - Escoge la opcin Vista Diseo y acepta Seguidamente aparece una pequea ventana para escoger la tabla o tablas sobre las que realizar la consulta. - Selecciona la tabla CLIENTES y pulsa en Agregar Haz lo mismo con la tabla PROPIEDADES - Pulsa el botn Cerrar Nos encontramos en la pantalla de Vista Diseo de la consulta. Desde esta pantalla podemos escoger qu campos queremos incluir en la consulta, as como otras opciones (orden, criterios de consulta, etc.). Supongamos que quieren realizar una consulta slo de los campos Cdigo de propiedad, Alquiler, Nombre y Apellidos de la tabla CLIENTES, y el campo Tipo de Propiedad de la tabla PROPIEDADES. Lo que debemos hacer es "cargar" el campo que necesitemos, desde la casilla de la tabla hasta la cuadrcula inferior. Vamos a hacerlos de dos formas: - Pulsa doble clic en el campo Cdigo de propiedad de la tabla CLIENTES El campo ha de aparecer en la parte inferior. - "Arrastra" el campo Nombre de la tabla CLIENTES a la primera casilla de la segunda fila, al lado del campo anterior. - Ahora carga utilizando el mtodo que quieras, los campos Apellidos y Alquiler de la tabla CLIENTES, y el campo Tipo de propiedad de la tabla PROPIEDADES. Perfecto. Ahora vamos a ver el resultado: - Pulsa clic en el botn Vista, situado en la barra de botones superior izquierdo.

En pantalla aparece un listado con los campos de las dos tablas, tal y como hemos preparado. Podramos ahora volver a la vista Diseo pulsando el mismo botn Vista que ahora aparece como una regla azul, pero lo que vamos a hacer es guardar la consulta. - Cierra la ventana de la consulta. Access te pedir si quieres guardarla. Responde afirmativamente y ponle como nombre: Consulta sencilla. Si quisiramos modificar la consulta, deberamos pulsar el botn Diseo. Si quisiramos ejecutarla para ver su contenido, pulsaremos el botn Abrir. Consultas de criterios. La consulta anterior fue una consulta normal, de todos los registros de la Base de Datos. Una de las mayores ventajas de las consultas es la de introducir criterios de consulta. Mediante los criterios podemos seleccionar registros que cumplan unas condiciones determinadas. Veamos cmo crear una consulta que nos muestre datos sobre los inquilinos que pagan ms de 85.000 pts de alquiler mensual. - Crea una nueva consulta de la tabla CLIENTES y carga los campos Cdigo de propiedad, Nombre y Alquiler mensual - En la casilla Criterios del campo Alquiler mensual, escribe: >85000

- Visualiza el resultado de la consulta con el botn Vista Observa que aparecen los tres campos de los clientes que pagan ms de 85.000 pts al mes - Vuelve al modo Diseo desde el mismo botn - Agrega el campo Oficina vendedora y aade el siguiente criterios:

- Visualiza el resultado En este ltimo caso tenemos dos condiciones que se tienen que cumplir. Slo veremos los campos de los registros que cumplan las dos condiciones: que paguen ms de 85.000 pts y cuya oficina vendedora est en la ciudad de Terrassa. - Guarda la consulta con el nombre: Oficina Terrasa - Ms de 85000 Expresiones En las consultas que hemos hecho, hemos introducido expresiones para los criterios muy sencillas. Vamos a ver qu tipo de expresiones avanzadas podemos utilizar para los criterios: Expresiones de fecha Podemos utilizar operadores de comparacin tpicos de programas informticos como mayor que, menor que, igual, distinto, etc. Para la cuestin de fechas, podemos utilizar esos mismo operadores. Por ejemplo, imaginemos que queremos saber los registros con un campo cuya fecha sea menor al 12 de Junio del 97. Podemos hacerlo de las siguientes formas: <12 Junio 1997 <#12/06/97# <12 Jun 97 <12-Jun-97 <12/06/97 Expresiones de nmeros, moneda y contador Cuando utilicemos campos de este tipo, tan slo tendremos que escribir los datos y si contienen decimales, el separador de decimales. Expresiones de texto En este tipo de criterios, bastara con escribir el texto utilizando maysculas o minsculas indistintamente. Expresiones lgicas tipo S/No Para valores tipo S se puede escribir las siguientes expresiones en la casilla de criterios: "S" "Verdadero" "Activado" "-1"

Para valores del tipo No podemos usar las siguientes expresiones: "No" "Falso" "Desactivado" "0" Caracteres comodn Cmo en MS-DOS o la mayora de programas de Windows, podemos incluir los dos caracteres comodn (el asterisco * y el interrogante ?) Para crear una expresin. El interrogante puede sustituir un solo carcter en la posicin que est. El asterisco podr sustituir a ms de un carcter en la posicin en que se encuentre. Por ejemplo: M?? Buscar los datos que comiencen por M y luego tengan dos letras ms ?a?a Buscar los datos cuya segunda y cuarta letra sea una a */12/97 Buscar los datos de cualquier da del mes de diciembre del 97 An* Buscar los datos de lo que comience por la palabra An Macros y Mdulos. Macros: Qu son y cmo funcionan Qu es una macro Una macro es un conjunto de una o ms acciones que cada una realiza una operacin determinada, tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en un botn de comando.

Una macro puede ser una macro compuesta de una secuencia de acciones, o puede ser un grupo de macros. Tambin se puede usar una expresin condicional para determinar si se llevar a cabo una accin en algunos casos cuando se ejecute la macro. Una secuencia de acciones La siguiente macro est compuesta de una serie de acciones. Microsoft Access lleva a cabo estas acciones cada vez que se ejecuta la macro. Para ejecutar esta macro se hace referencia al nombre de la macro Revisar Productos.

Un grupo de macros Si tiene numerosas macros, agrupar las macros relacionadas en grupos de macros puede ayudar a administrar la base de datos ms fcilmente. Para mostrar los nombres de las macros de un grupo de macros, haga clic en Nombres de macros en el men Ver en la ventana Macro. Por ejemplo, el siguiente grupo de macros, llamado Botones, est compuesto de tres macros relacionadas: Empleados, Productos, y Representantes. Cada macro lleva a cabo la accin AbrirFormulario, y la macro Productos lleva tambin a cabo la accin DesplazarTamao.

El nombre en la columna Nombre de macro identifica a cada macro. Cuando se ejecuta una macro en un grupo de macros, Access lleva a cabo la accin de la columna accin y cualquier otra accin que siga inmediatamente, cuya columna Nombre de macro est en blanco. Para ejecutar una macro en un grupo de macros, utilice el nombre del grupo de macros seguido de un punto y a continuacin el nombre de macro. En el ejemplo anterior, para hacer referencia a la macro Empleados en el grupo de macros Botones, escribira Botones.Empleados. Acciones condicionales Para mostrar la columna Condicin, haga clic en Condiciones en el men Ver en la ventana Macro. La siguiente macro ejecuta las acciones CuadroMsj y DetenerMacro slo cuando la expresin en la columna Condicin sea verdadera (cuando hay un valor Nulo en el campo IdProveedor).

Crear una macro 1. 2. 3. 4. 5. En la ventana Base de datos, haga clic en Macros, bajo Objetos. Haga clic en el botn Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de datos. En la columna Accin, haga clic en la flecha para presentar la lista de acciones. Haga clic en la accin que desee utilizar. Introduzca un comentario para la accin. Los comentarios son opcionales pero harn la macro ms fcil de entender y mantener. 6. En la parte inferior de la ventana, especifique los argumentos de la accin, si es que se requiere alguno. 7. Para agregar ms acciones a la macro, muvase a otra fila de accin y repita los pasos 3 a 6. Microsoft Access lleva a cabo las acciones en el orden en el que se enumeren.

Sugerencia Para crear rpidamente una macro que lleva a cabo una accin sobre un objeto de base de datos especfico, arrastre el objeto desde la ventana Base de datos hasta una fila de accin en la ventana Macros. Por ejemplo, puede crear una macro que abra un formulario arrastrando el formulario a una fila de accin. Para hacer esto, haga clic en Mosaico vertical en el men Ventana para posicionar la ventana Macros y la ventana Base de datos de forma que aparezcan una junto a otra en su pantalla; en la ventana Base de datos, bajo Objetos, haga clic en el tipo de objeto que desee, a continuacin, en el objeto y, por ltimo, arrstrelo hasta una fila de accin. Arrastrar una macro o un procedimiento agrega una accin que ejecuta la macro o el procedimiento, mientras que arrastrar otros objetos de base de datos agrega una accin que abre el objeto.

Validacin de datos usando una macro - Ejemplo La siguiente macro de validacin comprueba los cdigos postales introducidos en un formulario Proveedores. Muestra el uso de las acciones DetenerMacro, CuadroMsj, CancelarEvento e IrAControl. Una expresin condicional comprueba el pas y el cdigo postal introducido en un registro de un formulario. Si el cdigo postal no est en el formato correcto para el pas, la macro muestra un cuadro de mensaje y cancela guardar el registro. Luego le devuelve al control Cdigo postal, en el que puede corregir el error. Haga clic en el nombre de cada accin para ver sus respectivos argumentos. Condicin Accin Comentario Adjuntar a la propiedad AntesDeActualizar del formulario Proveedores. EsNulo([Pas]) DetenerMacro Si Pas es Nulo, no se podr validar el cdigo postal [Pas] In ("Francia","Italia","Espaa") And CuadroMsj Si el cdigo postal no es de 5 caracteres, Len([Cdigo postal]) <> 5 mostrar un mensaje y... ... CancelarEvento ... cancelar el evento. IrAControl [Pas] In ("Australia","Singapur") And CuadroMsj Si el cdigo postal no es de 4 caracteres, Len([Cdigo postal]) <> 4 mostrar un mensaje y... ... CancelarEvento ... cancelar el evento. IrAControl ([Pas] = "Canad") And ([Cdigo postal] Not CuadroMsj Si el cdigo postal no es correcto para Like"[A-Z][0-9][A-Z] [0-9][A-Z][0-9]") Canad, mostrar un mensaje y... ... CancelarEvento ... cancelar el evento.

Mdulos: Qu son y cmo funcionan Qu es un mdulo Un mdulo es una coleccin de declaraciones y procedimientos de Visual Basic para aplicaciones que se almacenan juntos como una unidad.

Hay dos tipos bsicos de mdulos: los mdulos de clases y los mdulos estndar. Cada procedimiento en un mdulo puede ser un procedimiento Function o un procedimiento Sub. Mdulos de clases Los mdulos de formularios y los mdulos de informes son mdulos de clases que estn asociados con un formulario o informe determinado. Los modulos de formularios y de informes contienen a menudo procedimientos de evento que se ejecutan en respuesta a un evento en un formulario o informe. Puede usar los procedimientos de evento para controlar el comportamiento de los formularios e informes, y sus respuestas a acciones de los usuarios como por ejemplo hacer clic con el mouse en un botn de comando. Cuando se crea el primer procedimiento de evento para un formulario o informe, Microsoft Access crea automticamente un mdulo de formulario o un mdulo de informe. Para ver el mdulo para un formulario o informe, haga clic en Cdigo en la barra de herramientas en la vista Diseo de informe o de formulario.

Los procedimientos en los mdulos de formularios y de informes pueden llamar a procedimientos que haya agregado a los mdulos estndar. En Access 95, los mdulos de clase existen nicamente en asociacin con un formulario o informe. En Access 97 o versiones posteriores, los mdulos de clase pueden existir tambin con independencia de un formulario o informe, y este tipo de mdulo de clase se enumera en la opcin Mdulos, situada bajo la seccin Objetos de la ventana Base de datos. Puede usar un mdulo de clase de la opcin Mdulos para crear una definicin para un objeto personalizado. Mdulos estndar Los mdulos estndar contienen procedimientos generales que no estn asociados con ningn otro objeto y procedimientos usados con frecuencia que pueden ser ejecutados desde cualquier parte de la base de datos.

La lista de mdulos estndar de la base de datos se puede ver haciendo clic en la opcin Mdulos, situada bajo la seccin Objetos de la ventana Base de datos. Los formularios, informes y mdulos estndar se enumeran tambin en el Examinador de objetos. Introduccin al lenguaje SQL. SQL es un lenguaje de Consulta Estructurado que se usa para consultar y actualizar bases de datos relacionales. Vamos a ver el aspecto general de este lenguaje y nos servir para familiarizarnos con el mismo. Cuando creamos una consulta de datos, Access permite mostrarnos esa consulta de tres formas: Vista: Permite ver el resultado de la consulta Diseo: Es la vista que ya conocemos para construir la consulta. SQL: Vista en formato de instrucciones SQL - Abre cualquier consulta en modo diseo - Abre el botn vista y elige Vista SQL.

Las palabras en maysculas corresponden a instrucciones SQL. - Cierra la ventana de la consulta y accede en el modo vista SQL a otras consultas que tengas grabadas de forma que puedas ver su estructura. Ya que el aprendizaje de SQL requiere un estudio con profundidad que escapa a los propsitos de este curso, slo se pretende que conozcas las acciones de las principales instrucciones SQL: CREATE TABLE: crea una nueva tabla. Debe ir seguida del nombre de tabla y de los campos a crear. Se puede especificar opcionalmente el tipo de campo y un ndice de campo. INSERT INTO: Insertar registros con sus correspondientes valores en una tabla.

UPDATE: Actualiza los valores de los campos de la tabla. FROM: Tras esta instruccin debemos indicar la tabla a partir de la cual se extraern los datos. Esta instruccin tiene varias clusulas, las ms importantes son: WHERE: determina qu registros de las tablas de FROM aparecern en los resultados de la instruccin SELECT ORDER BY: Ordena los datos mostrados en el orden especificado DELETE FROM: Elimina los registros de una tabla. SELECT.... FROM: Realiza consultas sobre tablas. Contraseas en la base de datos Los datos que tenemos en una base de datos, se pueden llegar a ser muy valiosa. De hecho, cualquier accidente o prdida de datos, aparte de llegar a suponer una prdida econmica considerable, puede llegar a "asustarnos" bastante despus de tantas horas de trabajo. La prdida de la informacin puede prevenirse de varias formas:

Realiza copias de seguridad de los archivos MDB con frecuencia. Haz copias de las tablas. A veces, una consulta de actualizacin puede desembocar en resultados catastrficos. Crea rplicas si es necesario. Protege con contraseas la base de datos.

Nunca te fes de un ordenador. Es una mquina, y como tal, falla. El da menos pensado te quedas sin un fichero, se introduce un virus, borras accidentalmente informacin o cualquier otra situacin similar y es cuando nos acordamos de porqu no hemos hecho una copia en disquete de nuestros archivos. Access dispone de dos sistemas para asegurar la informacin de una base de datos: Contrasea: el acceso a la base de datos por completo est restringido por contrasea. Hay que tener en cuenta que, aunque la contrasea est encriptada para que no pueda leerse mientras se escribe, una vez abierta podemos acceder a todos los objetos, incluso anular o cambiar la contrasea. Seguridad al nivel de usuario: Se limita el acceso para cada usuario. ste tendr acceso slo a determinadas partes de la base de datos. - Cierra cualquier base de datos que tengas abierta. - Accede a Archivo - Abrir para abrir una base de datos. - Selecciona cualquier base de datos que tengas y activa el botn Exclusivo - brela Hemos utilizado la opcin Exclusivo porque si estamos trabajando en red, ningn otro usuario podr acceder a la base de datos. - Accede a Herramientas - Seguridad - Establecer contrasea para la base de datos. - Escribe en las dos casillas la misma contrasea. Una cualquiera y acepta. Si no hubisemos abierto la base de datos en modo Exclusivo, Access nos hubiese mostrado un mensaje indicando que debemos abrirla en este modo, y nos impedira asignar una contrasea. - Cierra la base de datos. Vuelve a abrirla. (Access pregunta por la contrasea:)

Si no la introducimos correctamente, no podremos acceder a la base de datos. - Prueba a introducir cualquier carcter que no coincida con la contrasea asignada. - Prueba a introducir la contrasea correcta. Para eliminar la contrasea bastar con acceder a la opcin Herramientas - Seguridad - Anular contrasea establecida para la base de datos1 Acceso por usuarios a la base de datos Cuando se trabaja en red, cualquier usuario que conozca una contrasea podr igualmente acceder a todas las opciones de la base de datos as como modificar o borrar datos. En red, lo ms apropiado es restringir el acceso de forma especfica indicando qu usuarios pueden acceder a determinadas partes del programa. - Accede a Herramientas - Seguridad - Cuentas de usuario y de grupo Si has trabajado en red, sobre todo con Windows NT, el cuadro de dilogo te resultar familiar. Aunque en esta parte no podemos realizar prcticas, echaremos no obstante un vistazo a las principales opciones: Un permiso especifica el tipo de acceso que tiene un usuario. Un grupo de trabajo es un grupo de usuarios que comparten datos en un entorno multiusuario en red. Administradores son aquellos que tienen permisos completos a todas las bases de datos. Estos, se crean desde Windows NT y el servidor central y se les asigna la tares de administradores. Usuarios son el conjunto de usuarios de un grupo de trabajo, a los cuales se les otorga una serie de permisos para el acceso a segn qu partes del programa. - Cancela el cuadro y accede a Herramientas - Seguridad - Permisos de usuario y grupo En Lista podemos elegir entre Grupos o Usuarios para establecer los permisos. En la parte inferior, en el cuadro Permisos, podemos activar o desactivar las casillas para establecer los permisos para leer, modificar, etc. Por ejemplo, para permitir leer la informacin de dos de las tablas, pero no actualizarla, borrarla, ni modificar su diseo, seleccionaremos primero las tablas en la lista Nombre del objeto y despus activaremos slo la opcin Leer datos. - Cancela el cuadro. Podemos proteger tambin la base de datos con la opcin Herramientas - Seguridad - Codificar o descodificar base de datos. Esta opcin har una copia de la base de datos en informacin indescifrable. Crear archivos MDE Tambin podemos proteger la base de datos contra cambios en el diseo del formulario, informes y mdulos haciendo una copia de la base de datos en formato MDE. Para ello: - Accede a Herramientas - Utilidades de la base de datos - Crear archivo MDE. - Elige una carpeta y acepta el nombre que propone Access. - Cierra la base de datos. - Pulsa en Abrir. - Abre la lista desplegable Tipo de archivo y elige Archivos MDE

- Abre la base de datos que hemos creado en formato MDE. - Intenta acceder al modo Diseo de cualquier formulario.

Access e Internet
Mediante Access podemos insertar en nuestras bases de datos hipervnculos que funcionen en Internet. De esta forma, el usuario no solo comparte datos con otros usuarios de la red local, sino con un pblico mucho mayor (todo el mundo) a travs de la World Wide Web. Para compartir bases de datos con otros usuarios, Access incorpora dos herramientas: El asistente para pginas Web, utilizado para crear documentos Web. Posibilidad de guardar documentos de bases de datos en formato HTML, transformando el documento en una pgina Web que pueda ser visualizada y consultada en Internet desde cualquier parte del mundo. Incluir Hipervnculos Un hipervnculos es un elemento (texto, imagen) que tiene la facultad de responder ante un click del usuario y acceder a otra zona del mismo documento, un documento distinto o bien una direccin Web. - Abre una tabla cualquiera. - Aade el campo: Direccin Web del tipo Hipervnculo - Cierra el diseo de la tabla guardando los cambios.

- Accede a Abrir - Sita el cursor en el nuevo campo y pulsa el botn Insertar hipervnculo situado en la barra de herramientas. - Introduce una direccin Web de muestra:

Acepta. Observa el contenido del campo. Se trata de un enlace a una direccin Web. Si en estos momentos estuvisemos conectados a Internet, se ejecutara el navegador por defecto y entraramos en la pgina Web indicada. Disponemos tambin de una barra de navegacin al estilo de Internet Explorer. Importar y exportar en HTML El formato HTML es con el que se crean las pginas Web que vemos en Internet. Est formado por comandos que son reconocidos por navegadores como Internet Explorer o Netscape Navigator. Access permite crear un documento y prepararlo para su publicacin en Internet. - Accede a Archivo - Guardar como o exportar En el cuadro de dilogo debemos seleccionar los objetos que queramos exportar. Tras aceptar, aparecer un cuadro de dilogo desde donde seleccionaremos el formato HTML. Para exportar un objeto (tabla, consulta, etc.) en formato HMTL, debemos seleccionar la carpeta donde queramos guardar el archivo. Si lo que queremos es indicarle una direccin FTP para envo de ficheros, debemos desplegar la lista Guardar en y seleccionar Agregar o modificar Ubicac. Aparecer un cuadro de dilogo. El FTP permite transferir archivos de una ubicacin a otra dentro de Internet. Normalmente se utiliza para envos de ficheros de nuestra pgina a nuestro servidor.

Para importar datos en formato HTNL debemos acceder a Archivo - Obtener datos externos - Importar y elegir en Tipo de archivo los Documentos HTML. Access e Internet.

Ejercicio de tablas, relaciones y formularios Una de las ventajas de los formularios es que podemos utilizar campos de las tablas creadas de forma ms cmoda a travs de los controles (botones, listas desplegables, etc) de la caja de herramientas de un formulario en modo diseo. Vamos a crear dos pequeas tablas. Imaginemos una escuela que gestionar los cursos de los alumnos. Obviamente, y por problemas de espacio y tiempo, hemos omitido gran cantidad de campos que se podran utilizar. El objetivo de este ejercicio es tan slo observar las posibilidades de repartir el nmero de campos de forma que puedan aprovecharse para posteriores acciones que simplificarn la gestin de la base de datos. Hemos creado tres tablas. La primera contiene datos del alumno, la segunda del curso y la tercera servir para controlar el curso que est realizando dicho alumno. Observa el diseo y caractersticas de los campos.

La tercera tabla servir como nexo de unin de las dos anteriores. Repetimos los campos Cdigo alumno y Cdigo curso. Observa el tipo de relacin que hemos creado. Un alumno puede hacer varios cursos:

A continuacin crearemos un formulario que nos permita introducir unos cuantos registros para las dos primeras tablas. Para el primer formulario hemos optado por el asistente eligiendo el tipo Autoformulario: columnas. Igual hemos hecho para el segundo formulario de la tabla Cursos.

Para la creacin del formulario Nuevo curso sigue los pasos: - Desde la ficha Formularios elige crear uno nuevo - Elige el tipo Asistente para formularios y la tabla de la lista Nuevo curso. Acepta - Carga con el botn de la doble flecha todos los campos a la casilla derecha. - Acepta el resto de las pantallas del asistente, avanzando hasta el final del mismo. El formulario que se ha creado, podra servir perfectamente para controlar los nuevos cursos. En la introduccin de un nuevo curso, podemos escribir el nmero de alumno y el nmero de curso. Al haber una relacin Uno a Varios, Access nos obligar a introducir cdigos de alumno y cdigos de cursos que previamente existan en las otras dos tablas. Al introducir los datos de los campos, se modificar el contenido de la tabla Nuevo curso con el contenido de los campos del formulario. No olvidemos que hemos utilizado exactamente todos los campos de la tabla Nuevo curso. Vamos a ver ahora cmo podemos variar la creacin de formularios para obtener el mismo resultado. Crearemos un formulario-subformulario para ver cuanta gente est haciendo un curso. - Crea un nuevo formulario de la tabla Cursos y del tipo Asistente para formularios - Carga todos los campos de la tabla Cursos, elige de la lista superior la tabla Alumnos y carga tambin todos los campos. - En el paso siguiente, podemos elegir entre ver la informacin por cursos (qu alumnos estn haciendo un curso) o por alumnos (qu cursos est haciendo un alumno). Elegiremos por Cursos y pulsaremos siguiente. - Sigue avanzando por el asistente hasta el ltimo paso donde daremos al formulario el nombre Alumnos por curso Observa el resultado. Si has introducido varios cursos y alumnos, vers que el curso que muestra el formulario, se corresponde con los alumnos del sub-formulario. Si no se ven todos los datos, puedes acceder al modo diseo y "estirar" los campos. Utilizar listas desplegables Uno de los controles que nos puede ahorrar trabajo y que adems sirve para visualizar varios campos de una tabla en un formulario, son las listas desplegables. Estos controles se crean en modo diseo de un formulario. Se pueden crear con el asistente o sin l. Supongamos que una de las tablas de una base de datos es la siguiente:

- Crea una tabla como la del ejemplo, e introduce 4 5 registros de ejemplo. - Accede a la pestaa Formularios y crea uno nuevo de esta tabla y del tipo Asistente para formularios - Carga todos los campos y contina hasta el final del asistente. - Una vez a la vista, accede al modo Diseo del formulario. - Estira la zona de trabajo de forma que quepan ms campos y haya ms sitio para actuar. - Selecciona los campos Cdigo usuario, Nombre y Apellidos y brralos (siiiii has odo bieeeeen). - Pulsa en el botn Cuadro combinado asegurndote de que la varita mgica del asistente est activada. - Dibuja un pequeo rectngulo (no te preocupes del tamao, luego se puede ajustar) - En el primer paso del asistente, elige la opcin Buscar un registro en el formulario... y pulsa en Siguiente. - La tabla donde buscaremos los datos ser Usuarios. Pulsa en Siguiente. - Carga los campos Cdigo usuario, Nombre y Apellidos y pulsa en Siguiente. - Asegrate de que la casilla Ocultar la columna clave est activada.

- Siguiente y elegir la opcin Almacenar este valor en el campo (Cdigo usuario).

- Pulsa en Siguiente y colcale como etiqueta: Alumnos. Pulsa finalmente en Terminar. - Ahora slo es cuestin de arreglar la etiqueta y el contenido, alinearlos, etc. - Accede al modo Vista y observa el resultado: cuando seleccionas un alumno, cambian y se visualizan los campos Curso y Nota. Esto ocurre porque el campo elegido al crear la lista desplegable es un campo clave.