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Guide de rfrence Ciel Paye pour Windows

11, rue de Cambrai - 75917 PARIS Cdex 19 Tl. 01.55.26.33.00 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com

Chre Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acqurir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple utiliser. Il vous donnera entire satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner trs rapidement toutes les informations ncessaires votre rfrencement. Bien cordialement, L'quipe Ciel.

Sommaire
Documentation........................................................................................................................ 1 Naviguez dans le guide lectronique ....................................................................................... 3 Dmarrez l'application............................................................................................................. 4

Menu Dossier..............................................................................................7

Vue densemble ...................................................................................................................... 8 Lassistant Top Dpart............................................................................................................. 9 Ouvrir.................................................................................................................................... 13 Fermer................................................................................................................................... 15 Supprimer ............................................................................................................................. 16 Paramtres ............................................................................................................................ 17 Paramtres globaux............................................................................................................... 21 Sauvegarde............................................................................................................................ 22 Restauration .......................................................................................................................... 24 e-Sauvegarde ........................................................................................................................ 25 Mise en page ......................................................................................................................... 31 Imprimer ............................................................................................................................... 32 Aperu avant impression ....................................................................................................... 39 Imprimante............................................................................................................................ 40 Dossiers rcents .................................................................................................................... 40 Quitter................................................................................................................................... 41

Menu Edition.............................................................................................42

Vue d'ensemble ..................................................................................................................... 43 Couper .................................................................................................................................. 44 Copier ................................................................................................................................... 44 Coller .................................................................................................................................... 44 Crer ..................................................................................................................................... 44 Modifier................................................................................................................................. 44 Supprimer ............................................................................................................................. 45 Associer un mmo................................................................................................................. 45 Voir le mmo......................................................................................................................... 45 Supprimer le mmo ............................................................................................................... 46 Rechercher et remplacer ........................................................................................................ 46

Menu Fonction ..........................................................................................47

Vue d'ensemble ..................................................................................................................... 48 Tout afficher.......................................................................................................................... 49 Recherche multicritre........................................................................................................... 49 Rechercher ............................................................................................................................ 51 Trier la liste ........................................................................................................................... 52 Cacher................................................................................................................................... 53 Marquer/ Dmarquer............................................................................................................. 53 Tout marquer ........................................................................................................................ 53 Inverser les marques ............................................................................................................. 54 Importer ................................................................................................................................ 54 Exporter ................................................................................................................................ 55 Proprits.............................................................................................................................. 55 Ajustement des colonnes/lignes ............................................................................................ 57

Menu Bases...............................................................................................58

Vue densemble..................................................................................................................... 59 Salaris.................................................................................................................................. 60 Assistant d'entre d'un nouveau salari ................................................................................. 74 Assistant de sortie d'un salari .............................................................................................. 76 Profils.................................................................................................................................... 77 Variables ............................................................................................................................... 80 Rubriques.............................................................................................................................. 83 Cotisations ............................................................................................................................ 87 Commentaires ....................................................................................................................... 93 Caisses .................................................................................................................................. 94 Tranches ............................................................................................................................... 99 Tables ................................................................................................................................. 101 Banques .............................................................................................................................. 102 Etablissements .................................................................................................................... 103 Conventions Collectives....................................................................................................... 105

Menu Gestion des bulletins .....................................................................106

Vue densemble................................................................................................................... 107 L'assistant Top Bulletin ........................................................................................................ 108 Bulletins de paye ................................................................................................................. 110 Saisie des variables salaris ................................................................................................. 123 Historique ........................................................................................................................... 125 La rgle des cumuls............................................................................................................. 126

Menu Etats ..............................................................................................128

Vue d'ensemble ................................................................................................................... 129 Journal de paye.................................................................................................................... 130 Livre de paye ....................................................................................................................... 131 Charges payer par caisse .................................................................................................. 132 La rduction des cotisations patronales ............................................................................... 133 Paiements............................................................................................................................ 134 Analytique ........................................................................................................................... 135 Fiche individuelle................................................................................................................. 135 Planning des vacances ......................................................................................................... 136 Provisions pour congs pays .............................................................................................. 137 D.A.D.S................................................................................................................................ 138 Evnements salaris ............................................................................................................ 140 Etat prparatoire D.U.C.S. .................................................................................................... 141 EDI-DUCS ............................................................................................................................ 143 Graphiques.......................................................................................................................... 145

Menu Traitements ...................................................................................146

Vue d'ensemble ................................................................................................................... 147 Journal comptable ............................................................................................................... 148 L'assistant Top Clture ........................................................................................................ 151 Clture des congs pays .................................................................................................... 153 Clture des congs RTT....................................................................................................... 154 Clture annuelle .................................................................................................................. 155

Menu Utilitaires.......................................................................................157

Vue densemble .................................................................................................................. 158 Outils Fichier ....................................................................................................................... 159 Utilisateurs .......................................................................................................................... 160 Prfrences.......................................................................................................................... 163 Maintenance ........................................................................................................................ 164 Mise jour des paramtres de paye..................................................................................... 165 Mise jour des documents .................................................................................................. 165 Mise jour des codes DUCS................................................................................................. 166 Imports ............................................................................................................................... 167 Serveur Web ........................................................................................................................ 173 Transactions........................................................................................................................ 174

Menu Internet .........................................................................................175


Les fonctions du menu Internet ........................................................................................... 176

Menu Fentre ..........................................................................................178


Les fonctions du menu Fentre ........................................................................................... 179

Menu Aide ..............................................................................................181


Les fonctions du menu Aide ............................................................................................... 182

Index ......................................................................................................184

Documentation
Le fichier Lisez-moi
Il prsente les nouveauts de la version et des informations de dernire minute. Vous l'obtenez, la fin de la procdure d'installation, si la case Consulter les informations concernant les nouveauts est coche. Par la suite, vous pouvez l'ouvrir en cliquant sur l'icone Lisez-moi, prsent dans le dossier programme d'installation du logiciel, soit Ciel par dfaut. Vous imprimez le contenu du Lisez-moi par la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Vous le fermez par la commande QUITTER du menu FICHIER.

Le guide de rfrence lectronique


Le guide de rfrence lectronique vous prsente le dtail des oprations et traitements effectuer. Nous vous rappelons les conventions utilises dans ce guide :

Utilisation de la souris

cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris

faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris

Les symboles du manuel


Symbole Fonction indique laccs une fonctionnalit : est suivi du MENU ouvrir puis de la COMMANDE activer. attire votre attention sur un point particulier. renvoie une autre source dinformation, telle que laide.

) * L

Installation d'Acrobat Reader


Si l'application Acrobat Reader ncessaire pour lire et imprimer le guide lectronique, n'est pas prsente sur votre ordinateur, il vous est propos de l'installer. Cliquez sur Lancer l'installation d'Acrobat Reader et suivez la procdure.

Pour imprimer le guide de rfrence lectronique


Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.

Laide en ligne
Vous trouvez dans l'aide intgre lapplication, le descriptif de tous les traitements et commandes. Pour ouvrir laide contextuelle, cliquez sur le bouton [Aide] prsente dans la plupart des fentres de lapplication, ou appuyez sur la touche <F1>.

L'Infopaye
Cette aide prsente des principes gnraux de paye (congs pays, heures supplmentaires, etc.) ainsi que les paramtrages effectuer dans le logiciel.

La formation multimdia
Les squences vidos vous prsentent les principales fonctionnalits du logiciel. Pour les consulter, le CD-Rom doit tre obligatoirement insr dans le lecteur prvu cet effet.

A partir de la page d'accueil du CD-Rom


1. Cliquez sur l'option Lancer la formation multimdia 2004. La liste des squences de formation est prsente. 2. Cliquez sur le titre de celle que vous voulez consulter.

Lors de lutilisation de lapplication


Activez la commande AIDE VIDO du menu ? (AIDE).

Le site Internet Ciel


Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com des informations utiles et lgales.

Naviguez dans le guide lectronique


Plusieurs mthodes sont votre disposition pour naviguer dans le guide lectronique et ainsi consulter facilement l'information souhaite.

Les signets
Dans la partie gauche de la fentre une liste de signets s'affiche. Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant. Exemple Pour consulter le sommaire du guide, cliquez sur le signet nomm Sommaire.

Les liens dans le guide


Les informations prsentes en vert correspondent des liens vers d'autres parties du guide. Cest le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe correspondant. Cest galement le cas pour lindex : cliquez sur le numro de page indiqu en vert droite du mot index pour atteindre le paragraphe correspondant.

Accder a une information spcifique


Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un lment ne figurant pas dans le sommaire et n'tant ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer une recherche. 1. Pour ce faire, activez la commande RECHERCHER du menu EDITION. 2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accder puis cliquez sur le bouton [Rechercher]. Exemple 1. Activez la commande RECHERCHER du menu EDITION. 2. Saisissez Ticket dans la zone Rechercher, puis cochez la case Mot entier. 3. Cliquez sur le bouton [Rechercher] pour lancer l'opration.

Saisissez la fiche d'apprciation


1. Vous la trouverez en annexe du guide lectronique. Pour y accder, cliquez sur le bouton [Ouvrir] situ ci-aprs. 2. Vous pouvez la remplir directement l'cran. Cliquez tout simplement dans les zones concernes pour activer la saisie. Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'apprciation en cliquant sur le bouton [Imprimer la fiche].

Ouvrir la fiche

Dmarrez l'application
Ouvrez Ciel Paye
1. Cliquez sur le bouton [Dmarrer], prsent dans la barre de tches du gestionnaire de programmes Windows. 2. Ouvrez le dossier Programmes, puis le groupe dfini lors de l'installation, soit CIEL par dfaut. 3. Cliquez sur le titre Ciel Paye.

Rfrencez-vous auprs de notre Dpartement Services


La premire fois que vous lancez l'application Ciel Paye, une fentre nomme Socit s'affiche. Elle vous rappelle que Ciel Paye fait l'objet d'une licence d'utilisation accorde l'utilisateur final titre personnel et pour une seule application. 1. Pour valider cette licence, vous devez rfrencer l'application auprs de nos services. 2. Cliquez sur le bouton [OK] prsent dans la fentre Socit et suivez les diffrentes tapes de la procdure de rfrencement.

Ouvrez le dossier Exemple


La fentre Ouverture d'un Dossier s'ouvre automatiquement. Toutes les informations concernant la paye d'une socit, qu'elle se compose d'un ou plusieurs tablissements, sont conserves dans un mme et unique dossier.

Lorsque vous installez Ciel Paye, seul le dossier Exemple figure dans la liste des dossiers. Par la suite, les noms des dossiers que vous crez seront galement prsents, mais un seul peut tre ouvert la fois.

1. Pour faire un tour d'horizon des diffrentes fonctionnalits de l'application, nous vous conseillons d'ouvrir la socit Exemple ; socit livre en standard avec Ciel Paye. 2. Cliquez sur son titre et validez la slection par [OK].

La fentre principale de l'application


Barre de titre Barre de menus Barre doutils ou barre dicones

Barre de navigation

Espace de travail

Barre dtat

Choisissez votre mode daffichage : dcouverte ou complet


Vous disposez de deux modes d'affichage : le mode dcouverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de Ciel Paye, le mode complet, pour une gestion et un suivi des donnes de paye plus dtaills ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel.

Pour passer d'un mode d'affichage l'autre, il vous suffit de slectionner la commande correspondante partir du menu FENTRE. Le mode d'affichage dans lequel vous travaillez (dcouverte ou complet) est conserv lorsque vous quittez l'application.

Activer une commande


Vous activez les commandes de l'application de plusieurs manires : par la barre de menus, en cliquant sur un des icones prsents dans la barre d'outils ou dans la barre de navigation. Un autre moyen consiste cliquer sur le bouton droit de la souris pour ouvrir un menu flottant, nomm menu CONTEXTUEL qui propose les commandes les plus utilises, selon le contexte.

Les fentres Liste


Elles sont principalement utilises pour grer les lments de la base ainsi que les bulletins de paye et les historiques de bulletins. Lorsqu'une fentre Liste est ouverte, les deux menus EDITION et FONCTIONS deviennent actifs dans la barre de menus. Ils proposent des commandes propres aux listes (CRER, MODIFIER, MARQUER/DMARQUER, TOUT AFFICHER, RECHERCHER, etc.). Vous pouvez galement activer ces commandes par le menu CONTEXTUEL ou encore par un des icones de la barre d'outils.

Les favoris
Dans la barre d'outils, droite des icones : Imprimer, Aperu, Recherche Multicritre, Trier et Proprits, un triangle de slection s'affiche. Il vous permet d'appliquer rapidement la liste active un format dclar favori. Exemple Les formats d'impression que vous utilisez pour imprimer les bulletins de paye ou encore les formats de prsentation de la liste des salaris peuvent tre dclars favoris.

La barre de navigation
Elle se compose de plusieurs groupes dont le titre est affich sur chacun des boutons les reprsentant : Prparation paye, Traitements mensuels, Congs, etc. A l'intrieur de chaque groupe sont prsents des icones vous permettant : d'ouvrir les listes principales de la base, telle que la liste des salaris ou celle des bulletins, d'ouvrir des listes secondaires, nommes vues, se composant d'une partie seulement des lments de la liste principale dont elle est extraite, telle que la liste des salaris prsents, d'imprimer des tats : journal de paye, livre de paye, etc. d'effectuer des traitements comme la sauvegarde du dossier, la clture annuelle ou encore le transfert des donnes de paye vers la comptabilit.

Vous pouvez crer de nouveaux raccourcis (de type Liste principale, Vue ou Traitement). Vous pouvez aussi crer de nouveaux groupes. Pour ce faire : placez le pointeur dans la barre de navigation et appuyez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL. Choisissez la commande correspondant au type d'lment que vous voulez crer : Nouveau Groupe, Nouvelle Liste Principale, Nouvelle Vue ou Nouveau Traitement.

A tout moment, vous pouvez rappeler la barre de navigation standard par la commande VALEURS par dfaut, prsente dans le menu CONTEXTUEL.

Les fentres simples de type bote de dialogue


Elles vous permettent d'enregistrer des donnes (fiches salaris par exemple) ou d'effectuer des traitements (imprimer un tat, sauvegarder un dossier, etc.). Vous validez les informations saisies en cliquant sur [OK].

Le Menu Contextuel - Clic droit


Le menu CONTEXTUEL prsente certaines commandes selon le contexte de travail. Vous pouvez l'ouvrir lorsque la fentre Application ou une fentre Liste est ouverte. Les principales commandes des menus EDITION et FONCTIONS sont prsentes dans le menu CONTEXTUEL.

Attention ! Vous ne pouvez pas accder au menu CONTEXTUEL lorsqu'une fentre simple est ouverte. Pour ouvrir le menu Contextuel :
1. placez le pointeur dans l'espace de travail, 2. cliquez sur le bouton droit de la souris.

Pour activer une des commandes du menu Contextuel :


cliquez sur le titre de la commande ouvrir.

Pour fermer le menu Contextuel, sans activer de commande :


cliquez dans un autre endroit de la fentre ou appuyez sur la touche <Echap>.

Menu Dossier

Nouveau Ouvrir Fermer Supprimer Paramtres, Paramtres globaux Sauvegarde, e-Sauvegarde, Restauration Mise en page Imprimer, Aperu avant impression, Imprimante Dossiers rcents Quitter

Menu Dossier

Vue densemble

Le menu DOSSIER regroupe les lments de fonctionnement global et gnral du logiciel, comme les commandes d'impression, de sauvegarde, de restauration, etc. Toutes les donnes de votre socit sont conserves par Ciel Paye dans un dossier que vous devez pralablement crer. Les commandes du menu DOSSIER vous permettent ainsi de crer vos dossiers, les ouvrir, les dupliquer, les fermer et les supprimer, si vous n'en avez plus besoin. C'est galement partir de ce menu que sont dfinies les principales caractristiques de fonctionnement du logiciel (Paramtres, Paramtres globaux).

Menu Dossier

Lassistant Top Dpart


) Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
<Alt> <D> <N> Cet assistant va vous aider dans la cration de votre dossier de paye en procdant tape par tape. 1. Indiquez le mode de cration que vous souhaitez utiliser en slectionnant loption correspondante. Vous disposez de deux modes de cration : Le mode simplifi vous permet de saisir les informations ncessaires la cration de votre dossier (raison sociale, dates d'exercices, etc.). Les autres paramtres pourront tre renseigns ultrieurement. Cependant, vous pourrez ds la dernire tape de l'assistant crer les lments de base de votre dossier (caisses, salaris, etc.). Le mode avanc est un mode complet dans lequel vous renseignez l'intgralit des paramtres de la socit (identification, paramtres gnraux, congs pays, heures travailles, temps partiel, congs RTT, paramtres dition, etc.)

2. En Mode simplifi, l'option Rcupration des informations de rfrencement est coche par dfaut. Vous rcuprez dans ce cas les informations saisies lors de votre rfrencement (Dnomination, coordonnes, etc.). Dcochez cette option si vous ne souhaitez pas rcuprer ces donnes. 3. Si vous avez choisi le Mode simplifi, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Si vous avez choisi le Mode complet, cliquez sur le bouton [Terminer].

Cration dun dossier en mode simplifi


Le Mode simplifi facilite la cration de votre dossier de paye. Vous ne remplissez que les lments essentiels.

Fentre Coordonnes du dossier


Si vous ne rcuprez pas les informations saisies lors de votre rfrencement, vous devez renseigner les zones suivantes : 1. Indiquez le nom de votre entreprise dans la zone Raison sociale. 2. Dfinissez la Forme juridique de la socit. Vous pouvez rpertorier (ou consulter) les diffrentes formes juridiques dans une liste en cliquant sur le bouton [Flche]. 3. Renseignez les zones NURSAFF et Rf.URSSAF. 4. Dans la partie Adresse, indiquez les coordonnes d'identification de la socit : Adresse, Code postal, Ville, Pays, Tl., Fax.

Au cours des trois premires tapes de l'assistant, vous pouvez revenir la fentre prcdente en cliquant sur le bouton [Prcdent]. Si ce stade, vous voulez quitter l'assistant, cliquez sur le bouton [Annuler]. La fentre de l'assistant se ferme ; la socit est quand mme cre avec les informations indiques.

5. Cliquez sur le bouton [Suivant].

Fentre Paramtres du dossier


C'est partir de cette fentre que vous saisissez les paramtres gnraux, c'est dire les informations administratives et lgislatives ncessaires pour tablir les bulletins de salaire.

Zone Paramtres
1. Slectionnez le mois correspondant au 1er mois de paye de l'exercice social puis saisissez l'Anne de paye. Le premier mois de paye correspond au premier mois de l'exercice qui commence le plus gnralement en janvier et se clture en dcembre. Si vous crez les premiers bulletins de paye avec Ciel Paye, le premier mois de paye correspond toujours au premier mois de l'exercice, que vous tablissiez les premiers bulletins cette priode ou en cours d'anne.

Une fois les premiers bulletins valids, vous ne pourrez plus modifier ces zones. 9

Menu Dossier 2. Les trois zones suivantes permettent de dfinir le Nb heures par mois (nombre d'heures normales travailles par mois dans l'entreprise), la valeur du SMIC horaire et le Plafond de la scurit sociale.

Si vous ne grez qu'un dossier de paye, ces informations peuvent tre dfinies ce niveau. Si vous grez plusieurs dossiers, il est plus judicieux de dfinir ces valeurs une seule fois pour tous les dossiers, par la commande paramtres globaux du menu Dossier.

La case Calcul automatique des bulletins en saisie coche indique que le calcul des bulletins se fera au fur et mesure des modifications que vous lui apportez. Dans le cas contraire, vous obtiendrez le rsultat des modifications apportes dans le bulletin en cliquant sur le bouton [Calculer] prsent dans le bulletin ou sur la liste des bulletins par la commande CALCULER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.

Zone Congs Pays


3. Contrlez les paramtres gnraux concernant les congs pays. Le Mois de clture de la priode de rfrence des congs pays correspond en gnral au mois de mai de l'anne suivante. Dans la zone Nb jour/mois, saisissez le nombre de jours de congs acquis par mois par les salaris temps complet. En rgle gnrale, 2,5 jours acquis pour 30 jours ouvrables ou 2,08 jours acquis pour 25 jours ouvrs. La case Report lors de la clture coche indique que dans la fiche de chaque salari les cumuls de congs pays de l'anne N sont mis zro et cumuls ceux de N-1, aprs le traitement de clture de la priode de rfrence des congs. Dans la zone Nombre dheures par jour de CP, saisissez le nombre d'heures pour une journe de congs pays. Cette valeur est utilise pour calculer le taux journalier de congs pays.

Zone Congs RTT


4. Renseignez le Nombre de jours de RTT attribu l'anne pour les salaris concerns par les congs RTT. Ce nombre est gnralement de 10 jours par an ; il correspond la diffrence entre l'estimation des jours travaill avant la loi (227 jours par an aprs dduction des jours fris ) et le plafond fix par l'accord ou la convention (217 jours par an ). Vous l'adapterez d'une anne sur l'autre en fonction des jours fris, report de congs pays, et des jours compte pargne temps. Cette valeur est utilise dans le calcul du nombre de congs RTT dus par salari. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant].

Fentre Paramtrage du modle de paye


Vous pouvez crer votre dossier de paye partir :

Du paramtrage de paye modle


Ciel Paye vous permet de rcuprer un des paramtrages de paye modle (Cas Gnral ou par secteur d'activits), livrs avec l'application. Ils contiennent les principaux lments (variables, caisses, cotisations, profils, etc.) ncessaires la cration des bulletins de salaire. Seuls les salaris ne sont pas rcuprs. 6. Slectionnez le paramtrage correspondant au secteur d'activits de la socit que vous crez (Coiffure, Animateur sportif, Htel, caf, restaurant, etc.), puis cliquez sur le bouton [Suivant].

Du paramtrage de paye d'une socit de Ciel Paye version 7 et suprieures


Vous pouvez rcuprer le paramtrage de paye de la socit Exemple ou dun des dossiers que vous avez crs en version 7.00 et suprieures. 7. Cochez l'option du paramtrage de paye d'une socit de Ciel Paye version 7 et suprieures. Slectionnez dans la liste le titre du dossier dont vous rcuprez le paramtrage de paye, puis cliquez sur le bouton [Suivant]

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Menu Dossier

Fentre Liste de contrle


Cette fentre prsente les principaux lments que vous pouvez commencer crer, en cliquant sur le bouton [Crer] correspondant : Banque, Convention collective, Caisses, Salaris, Etablissements. Vous obtenez des informations complmentaires sur ces lments ainsi que sur les variables, rubriques, cotisations, profils salaris, tranches et tables, en cliquant sur le bouton d'aide. Par dfaut, la case Je dsire faire un tour rapide du logiciel est coche. Cette option lance une squence vido vous permettant de vous familiariser rapidement avec l'application. 8. Pour valider la cration de votre dossier de paye, cliquez sur le bouton [Terminer].

Cration d'un dossier en mode avanc


Le Mode avanc est un mode complet dans lequel vous renseignez les paramtres gnraux de la socit. 1. Une fois l'option Mode avanc slectionne, cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la cration de votre dossier de paye. La fentre Cration de socit s'affiche.

2. Indiquez la raison sociale de votre entreprise puis la monnaie dans laquelle tous les lments de bases de votre dossier de paye vont tre saisis. Vous devez ensuite dterminer le paramtrage de paye que vous voulez rcuprer. Le paramtrage de paye se compose des diffrents lments de base ncessaires pour calculer et tablir les bulletins de paye : variables, rubriques, cotisations, caisses, profils, etc. Pour vous viter une saisie fastidieuse de ces lments, Ciel Paye vous propose de rcuprer un paramtrage de paye dans le dossier que vous crez.

Aucun dossier nest cr


Dans ce cas, vous pouvez rcuprer dans le dossier que vous crez le paramtrage de paye modle livr avec l'application. 3. L'option du paramtrage de paye modle tant coche par dfaut, cliquez sur le bouton [OK] pour passer la prochaine tape de cration dun dossier.

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Menu Dossier Cette option permet de rcuprer un des paramtrages de paye modle (Standard ou par secteur d'activits), livrs avec Ciel paye. Ils contiennent les principaux lments (variables, caisses, cotisations, profils, etc.) ncessaires la cration des bulletins de salaire. 4. Si vous voulez rcuprer un paramtrage de paye, autre que Standard, cliquez sur le triangle de slection prsent en fin de zone, slectionnez le paramtrage correspondant au secteur d'activits de la socit que vous crez : Coiffure, Animateur sportif, Htels, caf, restaurant etc.

Un ou plusieurs dossiers existent


Si vous avez dj cr un ou plusieurs dossiers avec une version de Ciel Paye, vous pouvez rcuprer le paramtrage de paye de l'un d'eux. Selon la dernire version utilise pour grer ce dossier, cochez l'une des options suivantes puis cliquez dans la liste sur le titre du dossier concern :

Du paramtrage de paye d'une socit de Ciel Paye version 4 et suprieures


Lorsque vous venez d'installer Ciel Paye pour Windows, vous pouvez rcuprer le paramtrage de paye de la socit Exemple S.A. Par la suite, vous pourrez rcuprer le paramtrage de paye des dossiers que vous crez en version 4.00 et suprieures. Seuls les salaris ne sont pas rcuprs. Dans ce cas, cliquez dans la liste sur le titre du dossier dont vous rcuprez le paramtrage de paye.

D'un dossier provenant d'une version prcdente de Ciel Paye (Windows ou Dos)
Cette option n'est pas accessible dans le cas d'une cration de dossier en euros. 1. Si le dossier est gr avec une version antrieure Ciel Paye 4, cochez cette option pour rcuprer l'ensemble de votre dossier. En effet, dans ce cas les fiches Salaris sont galement rcupres. 2. Cliquez dans la liste sur le titre du dossier dont vous rcuprez le paramtrage de paye. Un assistant d'import s'affiche et vous guide tape par tape pour rcuprer le dossier.

Valider le paramtrage de paye


1. Une fois le paramtrage de paye choisi (paramtrage de paye modle ou paramtrage d'une socit de Ciel Paye version 4 et suprieures), validez la fentre en cliquant sur le bouton [OK]. Un message s'affiche et vous propose de reprendre les coordonnes saisies lors du rfrencement. 2. Cliquez sur [Oui] si vous souhaitez viter une nouvelle saisie de ces lments. La fentre Paramtres Socit s'affiche. Vous y saisissez les paramtres gnraux de votre socit.

Les paramtres Socit


Vous accdez la fentre Paramtres Socit dans laquelle toutes les coordonnes principales que vous avez saisies auparavant dans la fentre Rfrencement sont automatiquement reprises. Vrifiez que toutes les informations sont correctes, puis modifiez-les ventuellement. Une fois la socit cre, vous pourrez complter ces paramtres, avant dtablir les premiers bulletins de salaire, par la commande PARAMTRES du menu DOSSIER.

Voir Paramtres, page 17.

12

Menu Dossier

Ouvrir
) Menu DOSSIER - commande OUVRIR
<Alt> <D> <O>

Lorsque vous ouvrez lapplication Ciel Paye


La fentre Ouverture dun Dossier dans laquelle vous choisissez le dossier ouvrir s'affiche automatiquement.

Lorsque lapplication est ouverte


Dans ce cas, plusieurs moyens sont votre disposition pour ouvrir un dossier : par le menu DOSSIER ou CONTEXTUEL par licone par le raccourci clavier <Alt> <D> <O>

Un seul dossier peut tre ouvert la fois. 1. Si un dossier est ouvert lorsque vous demandez louverture dun autre dossier, une fentre saffiche. Un message vous demande de confirmer la fermeture du dossier. Cliquez sur le bouton [Oui].

La fentre Ouverture dun dossier


Elle prsente par dfaut la liste des dossiers accessibles lutilisateur.

Si des droits daccs dont dfinis, seuls les noms des dossiers auxquels lutilisateur peut accder sont prsents dans la liste.

2. Cliquez dans la Liste des dossiers sur le titre de celui ouvrir. 3. Lorsque son nom renseigne la zone Nom du Dossier, validez son ouverture par [OK].

Archiver un dossier
Larchivage permet de compresser les donnes dans un fichier afin de rduire la place occupe par les dossiers sur le disque dur. Vous utilisez ce principe particulirement lorsque vous grez beaucoup de dossiers de paye. Si vous ne grez quun seul dossier, cette procdure est moins utile.

Ce traitement ne peut en aucun cas se substituer la sauvegarde des donnes, ralise rgulirement par la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER.

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Menu Dossier Vous pouvez demander larchivage dun dossier : en cliquant sur le bouton [Archiver], prsent dans la fentre Ouverture dun dossier, en cochant loption Archiver le dossier, prsente dans la fentre de fermeture dun dossier. Tant que vous nannulez pas loption darchivage du dossier, chaque fois que vous le fermez, il est de nouveau archiv. Dans la fentre Ouverture dun dossier, vous reprez quun dossier est archiv si le bouton [Archiver] est inactif lorsque vous cliquez sur son titre.

Ouvrir un dossier archiv


Par la suite, lorsque vous demandez louverture dun dossier archiv, Ciel Paye vous demande de confirmer le dsarchivage.

4. Validez par [Oui] si tel doit tre le cas.

Annuler loption darchivage dun dossier


1. Ouvrez le dossier archiv. 2. Validez le dsarchivage du dossier par [Oui]. 3. Activez la commande FERMER du menu DOSSIER. 4. Dcochez la case Archiver le dossier. La fentre suivante saffiche :

5. Validez par [Oui].

14

Menu Dossier

Fermer
) Menu DOSSIER - commande FERMER
<Alt> <D> <F>

Si vous fermez le dossier par la commande Fermer du menu Dossier


1. Une fentre s'affiche vous demandant de confirmer sa fermeture. 2. Cliquez sur le bouton [Oui]. Dans ce cas, une fois le dossier ferm, seul le menu DOSSIER est prsent dans la barre de menus de la fentre Application.

Si vous voulez fermer le dossier pour ouvrir un autre dossier


1. Slectionnez directement le titre du dossier ouvrir par la commande DOSSIER RCENTS (accessible en mode complet) du menu DOSSIER ou CONTEXTUEL ou par la commande OUVRIR. 2. Confirmez la fermeture du dossier par le bouton [Oui].

Si vous quittez Ciel Paye


Le dossier ouvert est automatiquement ferm sans que vous ayez confirmer sa fermeture. En revanche, vous confirmez la sortie de l'application.

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Menu Dossier

Supprimer
) Menu DOSSIER - commande SUPPRIMER
<Alt> <D> <S>

Attention ! Cette procdure est irrversible et lourde de consquences. Nous vous conseillons vivement den interdire laccs tout utilisateur non averti.
1. Si un dossier est ouvert, vous devez pralablement le fermer. 2. Activez ensuite la commande SUPPRIMER. La fentre Suppression d'une socit s'ouvre.

Cliquez sur ce bouton pour annuler la procdure de suppression dune socit.

3. Slectionnez celle qui doit tre supprime. 4. Validez par [OK]. Un message vous demande de confirmer la suppression de la socit.Cliquez sur [Oui] si vous voulez vraiment supprimer la socit. 5. Compte tenu de leffet irrversible de cette commande, une deuxime fentre vous demande de confirmer la suppression de la socit.

6. Cliquez sur le bouton [Dtruire] pour lancer le traitement. 7. Si ce stade vous voulez arrter la procdure, cliquez sur le bouton [Quitter] puis, une fois dans la fentre Suppression d'une socit, cliquez sur le bouton [Annuler].

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Menu Dossier

Paramtres
) Menu DOSSIER - commande PARAMTRES
<Alt> <D> <P>

Identification de la socit
Dans longlet Identification vous dfinissez les paramtres administratifs de la socit. Le nom saisi la cration du dossier est propos comme Raison sociale. Vous pouvez le modifier. 1. Renseignez ensuite les diffrentes zones par les donnes propres la socit que vous crez : Forme juridique, APE/NAF, SIREN, NURSSAF, Rf. URSSAF, Adresse et Tlphone. Le bouton Liste, prsent droite de la zone Forme juridique, ouvre une liste auxiliaire dans laquelle vous pouvez slectionner une forme juridique ou en crer une nouvelle si celles proposes ne vous conviennent pas. 2. Prcisez l'Activit de l'entreprise ainsi que le nom de la Personne contacter ; informations qui doivent tre fournies sur la dclaration annuelle des donnes sociales. 3. Si la socit est Assujettie la taxe sur les salaires, cochez cette option. 4. Prcisez galement lemail, le n de tlphone et le n de fax.

Voir D.A.D.S., page 138.

Paramtres paye 1
Ils correspondent aux paramtres gnraux de paye.

Slectionnez le mois correspondant au 1er mois de paye de lexercice social. Il commence le plus gnralement en janvier et se clture en dcembre. Saisissez ensuite lAnne de paye. Si vous crez les premiers bulletins de paye avec Ciel Paye, le premier mois de paye correspond toujours au premier mois de lexercice, que vous tablissiez les premiers bulletins cette priode ou en cours danne.

Une fois les premiers bulletins tablis, vous ne pourrez plus modifier ces deux zones.

Les trois zones suivantes permettent de dfinir le Plafond de la scurit sociale, la valeur du SMIC horaire et le Nb heures par jour (nombre dheures travailles par jour dans lentreprise). Si vous ne grez quun dossier de paye, ces informations peuvent tre dfinies ce niveau. Pour ce faire, cliquez sur la case Propre au dossier et renseignez la valeur de la zone correspondante.

Si vous grez plusieurs dossiers, il est plus judicieux de dfinir ces valeurs une seule fois pour tous les dossiers par la commande PARAMTRES GLOBAUX du menu DOSSIER. 17

Menu Dossier La zone Calcul automatique des bulletins en saisie coche indique que le calcul des bulletins se fera au fur et mesure des modifications effectues. Dans le cas contraire, vous obtiendrez le rsultat des modifications apportes dans le bulletin par le bouton [Calculer], prsent dans le bulletin ou sur la liste des bulletins par la commande CALCULER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.

Congs pays
Le Mois de clture de la priode de rfrence des congs pays correspond en gnral au mois de mai de lanne suivante. Dans la zone Nb jour/mois, indiquez le nombre de jours de congs acquis par mois par les salaris temps complet. En rgle gnrale, on comptabilise 2,5 jours acquis pour 30 jours ouvrables (et dans ce cas on tient compte des samedis) ou 2,08 jours acquis pour 25 jours ouvrs. La case Report lors de la clture coche indique que pour chaque salari, aprs clture de la priode de rfrence des congs, les cumuls en jours des congs pays restant dus sur lanne N sont mis zro et cumuls ceux restant sur N-1, le cumul de la base de l'anne N est mis zro et cumul au solde de la base N-1, recalcul selon le nombre de jours restant dus sur N-1. Lors de la saisie des priodes de congs, les rubriques de congs ne sont pas intgres dans le bulletin de la priode si l'option Dcalage dun mois pour prise des congs est coche. Elles le seront sur la priode suivante. De la mme manire, si l'option Tenir compte des samedis est coche, les samedis seront intgrs au nombre de jours de congs pris.

Paramtres paye 2

Heures normales travailles


Depuis le passage aux 35 heures, le Nombre dheures normales travailles par mois est fix 151,67 heures. Cette valeur est utilise ensuite pour renseigner la variable HMOISDOS.

Voir Variables, page 80.

Temps partiel
Vous fixez ensuite les donnes relatives au calcul du temps partiel : le nombre dHeures maximum quun salari doit effectuer pour entrer dans la catgorie temps partiel (en rgle gnrale 136 heures), le Taux dabattement appliquer pour calculer le taux des cotisations patronales, le nombre dHeures minimum et le nombre dHeures maximum que doit effectuer le salari pour que ce taux dabattement soit appliqu.

L Consultez lInfopaye, rubrique La gestion du temps partiel.


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Menu Dossier

Abattement pour frais professionnels


Si les salaris bnficient de frais professionnels et si un seul seuil dabattement est utilis, saisissez dans la zone Limite la valeur limite correspondante en euros. Le taux dabattement de la base des cotisations salariales, saisi dans la fiche Salari, sera appliqu jusqu' hauteur de cette valeur. Cette valeur est automatiquement reporte dans la fiche des salaris que vous crez.

Si plusieurs seuils dabattement sont utiliss, il faut les renseigner directement dans la fiche Salari.

Paramtres paye 3
Valorisation des congs pays
Indiquez la Mthode de valorisation retenue pour calculer les congs pays :
Aucune

Retenez cette option si vous ne voulez pas valoriser automatiquement les congs.
Rgle de maintien du salaire

Indpendamment des congs dus et pris sur une priode donne, le salaire est maintenu pour la priode.
Rgle la plus favorable au salari

La rubrique d'Absence pour congs pays est calcule selon le taux horaire de base, celle d'Indemnits pour congs, selon la mthode la plus favorable au salari. Dans la zone Nombre dheures par jour de CP, saisissez le nombre dheures pour une journe de congs pays, valeur utilise pour calculer le taux horaire de congs pays. Dans le paramtrage de paye modle, Ciel Paye propose le code des rubriques permettant le calcul des congs pays, soit la rubrique R702 Absences pour congs pays et la rubrique R703 Indemnits pour congs
pays.

L Consultez lInfopaye, rubrique Les congs pays.


Congs RTT
Vous devez renseigner le nombre de jours de RTT attribu l'anne pour les salaris concerns par les congs RTT. Ce nombre est gnralement de 10 jours par an ; il correspond la diffrence entre lestimation des jours travaills avant la loi (227 jours par an aprs dduction des jours fris ) et le plafond fix par laccord ou la convention (217 jours par an). Vous l'adapterez d'une anne sur l'autre en fonction des jours fris, report de congs pays, et des jours compte pargne temps. Cette valeur est utilise dans le calcul du nombre de congs RTT dus par salari.

L Consultez lInfopaye, rubrique La gestion des 35 heures.


Options ddition
A ce stade, cochez les options de votre choix pour commander limpression des cumuls en jours de congs pays, de congs RTT, de la date danciennet du salari, des codes de cotisations et de rubriques.

Le paramtrage dfini dans les paramtres de paye pour l'Edition des CP sur bulletin est ensuite propos par dfaut lorsque vous crez les fiches salaris mais vous pourrez le modifier ce stade. Lors de l'impression des bulletins, Ciel Paye tient compte de l'information dfinie dans la fiche de chaque salari.

Le texte saisi dans la zone Mention en bas ddition apparatra en bas gauche des tats.

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Menu Dossier

Paramtres D.U.C.S
Vous pouvez partir de longlet D.U.C.S obtenir des informations dtailles sur la tldclaration de la DUCS et sur le moyen dy souscrire auprs des organismes sociaux. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton .

2. Vous pouvez directement souscrire Ciel DirectDclaration Sociale en cliquant sur le bouton [Souscrire].

Attention ! La souscription Ciel DirectDclaration Sociale ncessite en parallle une adhsion directe (tldclaration et/ou tlrglement) la tlprocdure EDI DUCS auprs des organismes de protection sociale (URSSAF, ASSEDIC, IRC).
3. Si vous tes Tiers/Rdacteur, mandat par une entreprise pour tablir sa dclaration et prendre en charge sa transmission, cochez la zone Identification du Tiers/Rdacteur puis saisissez votre Numro de SIRET permettant de vous identifier.

Attention ! Vous devez dans ce cas effectuer galement une demande dadhsion la procdure de tldclaration et la procdure de tlrglement.

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Menu Dossier

Paramtres globaux
) Menu DOSSIER - commande PARAMTRES GLOBAUX
<Alt> <D> <G> Si vous voulez modifier les valeurs du Plafond de la scurit sociale, du SMIC horaire et du Nombre dheures
par jour (nombre dheures travailles par jour dans lentreprise), ainsi que les valeurs ncessaires au

calcul de la taxe sur les salaires pour lensemble de vos dossiers, mieux vaut effectuer la modification dans les paramtres globaux. La fentre Paramtres globaux dans laquelle vous saisissez les valeurs prendre en compte sur lensemble des dossiers s'ouvre.

1. Si les cases Propre au dossier sont coches dans les Paramtres paye 1 de chacun des dossiers, dcochez-les, faute de quoi ce sont ces valeurs qui seront prises en compte et non celles des paramtres globaux. En revanche, si vous voulez conserver les paramtres dfinis pour un dossier en particulier, laissez les cases Propre au dossier coches dans les paramtres dossier. 2. Validez les paramtres globaux par [OK].

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Menu Dossier

Sauvegarde
) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE
<Alt> <D> <S> Ce traitement est essentiel. Il vous permet de sauvegarder vos donnes vers une autre application. Personne ntant labri dune coupure de courant inopine, la sauvegarde vous permet de conserver les donnes des dossiers, en vue de les rutiliser en cas de problme sur le disque ou les fichiers, faute de quoi vous pourriez perdre des jours, voire des semaines de travail ! Une bonne gestion des sauvegardes savre donc indispensable. Nous vous conseillons de raliser la sauvegarde de chaque dossier, une fois par mois, aprs avoir tabli et valid les bulletins de la priode et imprim les documents ncessaires. Selon la taille du dossier, une ou plusieurs disquettes formates sont ncessaires. Vous pouvez utiliser le mme jeu de sauvegardes, dun mois sur lautre, mais pour plus de scurit mieux vaut utiliser un jeu de sauvegardes diffrent par mois. 1. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER. Si un dossier est ouvert, vous devez confirmer sa fermeture en cliquant sur le bouton [Oui]. Vous accdez alors la fentre Sauvegarde. 2. Slectionnez le lecteur sur lequel vous sauvegardez le dossier. Si votre ordinateur est quip dun seul lecteur de disquettes, cest celui-l qui est propos par dfaut. Vous pouvez galement effectuer la sauvegarde sur un autre endroit du disque, sur un streamer ou encore un lecteur zip. 3. Pour cela, cochez l'option Autre emplacement et prcisez sur quel support la sauvegarde sera effectue. Vous pouvez slectionner le support de votre choix dans la liste que vous ouvrez en cliquant sur le bouton [Ouverture dossier], prsent en fin de zone.

4. Validez la slection du lecteur en cliquant sur [OK].

Sauvegarde sur disquettes


Si vous avez opt pour une sauvegarde sur disquette, la fentre vous demandant dinsrer la premire disquette saffiche. 1. Insrez la disquette 1 de sauvegarde dans le lecteur de disquettes et validez par [OK]. Si la disquette que vous insrez dans le lecteur contient des informations, Ciel Paye le dtecte et vous propose diffrentes options.

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Menu Dossier 2. Cliquez sur le bouton correspondant votre choix : [Effacer] toutes les donnes prsentes sur la disquette et continuer la sauvegarde. [Ne pas effacer] les donnes prsentes sur la disquette et continuer la sauvegarde. [Autre disquette] : remplacez la disquette insre dans le lecteur par une autre disquette et cliquez sur [OK].

Si la sauvegarde se compose de plusieurs disquettes, Ciel Paye vous demande alors dinsrer la disquette suivante quand cela est ncessaire. 3. Remplacez la disquette insre dans le lecteur par la suivante et cliquez sur [OK] pour continuer le traitement. 4. Etiquetez la disquette en indiquant son ordre de passage car elle devra tre imprativement insre dans le mme ordre lors de la restauration des donnes.

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Menu Dossier

Restauration
) Menu DOSSIER - commande RESTAURATION
<Alt> <D> <R> Lorsquil nest pas possible de rparer un dossier endommag, vous avez la possibilit de rcuprer les donnes prcdemment sauvegardes.

Attention ! Avant de restaurer un dossier de paye, effectuez une sauvegarde du dossier endommag sur un jeu de disquettes diffrent de celui utilis habituellement pour la sauvegarde mensuelle.
1. Ouvrez la socit restaurer. En effet, si aucun dossier n'est ouvert, la commande RESTAURATION est inactive ; son titre est gris dans le menu DOSSIER. 2. Activez la commande RESTAURATION. 3. Il vous est alors demand de confirmer sa fermeture. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fentre Restauration s'affiche. 4. Slectionnez le lecteur de disquettes partir duquel vous restaurez les donnes du dossier. 5. Si vous effectuez la restauration d'un jeu de sauvegarde sur disquette, insrez la disquette 1 de sauvegarde dans le lecteur prvu cet effet. 6. Cliquez sur [OK]. Une fentre de confirmation s'ouvre. Elle vous rappelle les caractristiques de la sauvegarde (date, chemin d'accs, dossier) afin que vous puissiez contrler qu'il s'agit du bon jeu de sauvegardes restaurer. 7. Cliquez sur le bouton [Restaurer] pour lancer le traitement. Si la sauvegarde se compose de plusieurs disquettes, Ciel Paye vous demande dinsrer la disquette suivante quand cela est ncessaire. 8. Remplacez la disquette insre dans le lecteur par la suivante. 9. Cliquez sur [OK] pour continuer. A la fin du traitement, le dossier restaur est ouvert.

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Menu Dossier

e-Sauvegarde
) Menu DOSSIER - commande E-SAUVEGARDE
<Alt> <D> <E> La sauvegarde de vos donnes est un traitement essentiel dans la bonne tenue de vos dossiers. En effet, 90 % des socits qui doivent faire face des pertes de donnes informatiques (suite une panne, un vol de matriel, un incendie, etc.) disparaissent dans les 2 ans qui suivent ces pertes. D'o l'importance d'un systme de sauvegarde toujours plus scuris et performant. C'est pourquoi Ciel met votre disposition un systme de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, permettant une protection optimale de vos donnes ; en les conservant hors des locaux de l'entreprise, cette sauvegarde par externalisation reprsente l'une des meilleures solutions pour un archivage informatique La mise en oeuvre et l'utilisation de e-Sauvegarde ncessitent : Internet Explorer 5.5 ou suprieure (version 6 SP1 conseille), une connexion Internet, un logiciel de messagerie, un abonnement l'offre Ciel e-Sauvegarde pour utiliser cette fonctionnalit au-del de l'offre d'essai dont vous bnficiez. A ce titre, nous vous invitons vous reporter aux conditions gnrales de souscription l'offre Ciel eSauvegarde.

Cration du site
Lorsque vous lancez la commande E -SAUVEGARDE pour la premire fois, seule la fonction CRER LE SITE est accessible. La fonction E-SAUVEGARDE dispose d'un assistant de connexion qui facilite la cration de votre site de sauvegarde.

Etape 1

1. Dans cette premire tape, saisissez votre Code client Ciel. Ce code client vous est remis lors du rfrencement de votre logiciel auprs du Dpartement Services de Ciel. Il prcise notamment votre souscription l'offre Ciel e-Sauvegarde. Par consquent, si votre code est incorrect ou erron, un message vous le signale. 2. Cliquez sur le lien Conditions gnrales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour prendre connaissance de l'abonnement l'offre Ciel e-Sauvegarde. Une fois les termes de l'offre lus, vous revenez sur l'tape 1 de l'Assistant de connexion.

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Menu Dossier 3. Cochez la case J'accepte les conditions gnrales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour passer l'tape suivante de cration de site. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant>].

Etape 2

L'adresse Internet complte de votre site e-Sauvegarde vous est indique. 1. Renseignez ensuite vos paramtres d'identification en tant qu'administrateur du site, savoir :
votre adresse e-mail, pour vous identifier facilement en tant qu'administrateur ; votre mot de passe que vous confirmez en le saisissant deux reprises, pour une scurit et une

confidentialit maximales de l'accs au site.

Ces paramtres, qui protgent l'accs l'espace d'administration de votre site, vous seront demands chaque fois que vous souhaiterez vous connecter au site e-Sauvegarde.

2. Cliquez sur [Suivant>] pour continuer le paramtrage de connexion au site e-Sauvegarde.

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Menu Dossier

Etape 3

Les coordonnes saisies lors de la procdure de rfrencement de votre logiciel sont reprises dans cette tape. Vrifiez que le nom de la Socit, du Contact et le numro de Tlphone sont corrects, et modifiezles si ncessaire.

Ces informations sont obligatoires et essentielles pour raliser la cration du site e-Sauvegarde. Veillez par consquent leur exactitude.

Etape 4

Cette dernire tape vous permet de lancer la cration du site et d'y accder. 1. Aprs avoir pris connaissance des informations qui vous sont donnes dans cette dernire fentre, cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer le processus de cration. Un message vous indique alors que la cration du site s'est bien passe. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour accder votre site. Votre site e-Sauvegarde est prsent cr.

Un mail de confirmation vous est galement envoy via votre messagerie lectronique.

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Menu Dossier

Connecter un autre logiciel Ciel au site e-Sauvegarde partir d'un autre ordinateur...
Nous vous rappelons que si vous possdez plusieurs applications Ciel, vous pouvez souscrire un abonnement e-Sauvegarde pour chacun des logiciels que vous possdez. Cela vous permettra ensuite d'archiver les donnes de vos dossiers sur un seul et mme site Internet. Si vous installez toutes ces applications partir du mme poste, l'opration de cration de site ne doit tre ralise qu'une seule fois pour tous les produits Ciel auxquels vous avez souscrit l'abonnement. En revanche, si vous souhaitez connecter des logiciels Ciel partir de postes diffrents, vous devez, dans ce cas, synchroniser vos logiciels au site dj cr. Activez la commande CRER LE SITE comme nous venons de le voir. Si vous avez dj cr un site de sauvegarde en ligne pour un autre de vos logiciels, l'assistant de connexion n'est alors compos que de deux tapes :

la premire tape dans laquelle vous indiquez votre code client et acceptez les conditions gnrales d'utilisation ; la seconde tape dans laquelle vous saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe administrateur.

Une vrification de vos droits d'accs est ralise afin de synchroniser vos applications et le service Ciel e-Sauvegarde. Vous tes maintenant prt raliser les sauvegardes en ligne de tous les produits Ciel pour lesquels vous avez souscrit une offre e-Sauvegarde.

Si vous avez oubli votre mot de passe...


A partir de la page d'accueil de votre site e-Sauvegarde, cliquez sur le lien hypertexte J'ai perdu mon mot de passe. Vous accdez alors la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont alors donnes sur les dmarches suivre pour rcuprer votre mot de passe.

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Menu Dossier

Raliser une sauvegarde en ligne


Une fois votre site cr, vous pouvez effectuer la sauvegarde de votre dossier sur votre site et sauvegarder ainsi en toute scurit les donnes informatiques de votre entreprise. La premire sauvegarde que vous effectuerez sera complte. Lors des sauvegardes suivantes, seuls les lments ncessaires seront mis jour. Ce systme de sauvegarde incrmentale permet de rduire le temps du traitement. 1. Slectionnez le menu DOSSIER - E-SAUVEGARDE, puis activez la commande SAUVEGARDER. 2. Vous accdez la fentre Option de sauvegarde dans laquelle vous pouvez saisir quelques lignes explicatives ou donner une description de la sauvegarde. Cela vous permettra ensuite de l'identifier facilement et rapidement sur votre site ou via le Gestionnaire de sauvegardes et darchives. L'option Archiver la sauvegarde coche vous permet de stocker la sauvegarde en archive. Une archive est une sauvegarde complte et dfinitive des donnes un moment prcis.

3. Cliquez sur le bouton [Dmarrer] pour lancer le traitement. La sauvegarde du dossier est d'abord ralise sur votre disque puis elle est transfre vers votre site e-Sauvegarde. A la fin du traitement, un message vous informe que la sauvegarde a t ralise avec succs.

Accder au site
La commande ACCDER AU SITE vous permet de vous connecter votre site e-Sauvegarde. Identifiez-vous en saisissant votre adresse e-mail ainsi que le mot de passe que vous avez dfini lors de la cration, puis cliquez sur le lien hypertexte Envoi.

Restaurer une sauvegarde


...ralise avec e-Sauvegarde version 1
1. A partir du logiciel Ciel Paye, slectionnez le menu DOSSIER - E-SAUVEGARDE, puis activez la commande ACCDER AU SITE. 2. Cliquez sur le lien Archives de la barre de navigation horizontale de votre site. 3. Cliquez ensuite sur le dossier Archives e-Sauvegarde V.1 puis slectionnez la sauvegarde restaurer. 4. Dans la fentre qui s'ouvre, indiquez le rpertoire dans lequel vous souhaitez copier la sauvegarde. 5. Une fois le tlchargement termin, activez la commande RESTAURATION du menu DOSSIER et slectionnez le fichier tlcharg prcdemment.

...ralise avec e-Sauvegarde version 2


1. A partir du logiciel Ciel Paye, slectionnez le menu DOSSIER - E -SAUVEGARDE, puis activez la commande RESTAURATION.

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Menu Dossier La fentre Gestionnaire de sauvegardes et d'archives s'ouvre.

Attention ! Dans la zone Dossier Socit, vrifiez que le dossier slectionn correspond bien celui dans lequel vous travaillez actuellement.
2. Dans la partie infrieure de la fentre, slectionnez la sauvegarde restaurer puis cliquez sur le bouton [Restaurer une sauvegarde], ou activez la commande RESTAURER du menu CONTEXTUEL (clic droit). Une fois le tlchargement de la sauvegarde termin, le gestionnaire se ferme automatiquement afin deffectuer la restauration.

Transfrer une sauvegarde en archive


1. Pour transfrer une sauvegarde en archive, slectionnez-la dans la partie infrieure de la fentre puis : cliquez sur licone ,

ou activez la commande ARCHIVER du menu contextuel (clic droit).

2. Pour quitter le gestionnaire, slectionnez la commande QUITTER du menu FICHIER.

Restaurer une archive


1. Cliquez sur l'onglet Archives. 2. Dans la partie infrieure de la fentre, slectionnez l'archive restaurer puis : cliquez sur licone ,

ou activez la commande RESTAURER du menu contextuel (clic droit).

Une fois le tlchargement de l'archive termin, le gestionnaire se ferme automatiquement afin d'effectuer la restauration.

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Menu Dossier

Supprimer une archive


1. Pour supprimer une archive, slectionnez-la puis : cliquez sur licone ,

ou activez la commande SUPPRIMER du menu contextuel (clic droit).

2. Pour quitter le gestionnaire, slectionnez la commande QUITTER du menu FICHIER.

Supprimer le site
La commande SUPPRIMER LE SITE vous permet d'effacer toutes traces des paramtres de votre site e-Sauvegarde sur votre disque ainsi que sur le serveur. 1. Dans la fentre Suppression de site, prcisez votre identifiant administrateur, qui correspond votre adresse e-mail. 2. Saisissez ensuite votre mot de passe administrateur, identique celui que vous avez saisi lors de la cration du site. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.

Si vous avez oubli votre mot de passe...


Cliquez sur le bouton [J'ai perdu mon mot de passe]. Vous accdez alors la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont alors donnes sur les dmarches suivre pour rcuprer votre mot de passe.

Mise en page
) Menu DOSSIER - commande MISE EN PAGE
<Alt> <D> <M> Cette commande n'est accessible qu' partir de la fentre Aperu avant impression. Elle vous permet de consulter les paramtres Windows de l'imprimante laquelle vous tes connect par dfaut.

Voir Imprimante, page 40.

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Menu Dossier

Imprimer
) Menu DOSSIER - commande IMPRIMER
<Alt> <D> <M>

Les diffrents types dimpression


On distingue trois types dimpression.

Les listes
Les listes correspondent aux lments du paramtrage de paye (caisses, variables, rubriques, cotisations, etc.) que vous obtenez par les commandes du menu BASES ainsi quaux bulletins de paye et aux historiques des bulletins. Pour imprimer une liste, vous devez activer la commande correspondante. Exemple Lors de la mise en place dun nouveau dossier, vous imprimez les listes ncessaires afin dobtenir les derniers lments dfinis. Par exemple, activez la commande CAISSES pour imprimer la liste de toutes les caisses existantes.

Les documents
Des documents prdfinis sont fournis avec Ciel Paye pour vous permettre dimprimer le dtail des lments du paramtrage de paye (dtail dune fiche Salari par exemple). De la mme manire pour imprimer les bulletins de paye plusieurs modles de documents prdfinis sont fournis avec Ciel Paye.

Attention ! Contrairement aux listes, le format et la prsentation des documents prdfinis ne peuvent pas tre modifis.
Pralablement l'impression de nimporte quel type d'dition, vous devez vrifier et modifier, si besoin, certains paramtrages ncessaires limpression.

Les tats standards


Les tats standards correspondent toutes les ditions que vous pouvez calculer et imprimer par les commandes du menu ETATS ou par les icones correspondants, prsents dans la barre de navigation. Le paramtrage des imprimantes utilises pour imprimer les documents, listes et tats avec Ciel Paye doit tre effectu au niveau du systme dexploitation Windows en slectionnant respectivement les menus DMARRER, PARAMTRES et IMPRIMANTES.

L Consultez le manuel de votre systme dexploitation Windows pour plus de dtails.

Imprimer une liste ou un document


Pour imprimer une liste dlments ou le dtail de lun deux, vous devez pralablement activer la commande correspondante. Exemple Pour imprimer la fiche dun salari, ouvrez la liste des salaris en activant la commande SALARIS du menu BASES. De la mme manire, pour imprimer un bulletin de paye, vous devez ouvrir la liste des bulletins.

Modifier la prsentation de la liste imprimer


Par dfaut, la liste est imprime telle quelle est prsente dans la fentre. En modifiant la prsentation des colonnes dans la fentre Liste, par la commande PROPRITS du menu FONCTIONS, vous modifiez aussi le format dimpression courant. A ce stade, dans longlet Options, vous pouvez galement commander ou non limpression du Cadre, des Traits horizontaux et Verticaux et dfinir la Hauteur des titres de colonnes.

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Menu Dossier

Choisir les donnes imprimer


Slectionner les fiches
1. Dans la liste, cliquez sur la ligne correspondant l'lment imprimer.

Pour imprimer plusieurs fiches en mme temps, utilisez plutt le principe du marquage.

Marquer les fiches


2. Cliquez sur la ligne correspondant llment imprimer. 3. Choisissez la commande MARQUER/DMARQUER par les menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Un carr de couleur s'affiche dans len-tte de la ligne marque. Procdez ainsi pour tous les lments imprimer.

Effectuer une recherche


Vous pouvez aussi effectuer pralablement une recherche sur la liste par les commandes RECHERCHER ou RECHERCHE MULTICRITRE des menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL.

Demander limpression ou laperu dune liste ou document


) Menu DOSSIER - commande IMPRIMER ou commande APERU AVANT IMPRESSION
<Alt> <D> <P> ou <Alt> <D> <A> Dans les deux cas une fentre similaire (seul le titre change) s'affiche. Vous choisissez et contrlez le format dimpression utiliser dans cette fentre.

Choisir un format
Dans la liste Format, cliquez sur le symbole + pour ouvrir le rpertoire Documents ou Listes. Le symbole se transforme alors en signe -. Cliquez ensuite sur le titre du format dimpression utiliser.

Cliquez sur ce bouton pour modifier les paramtres gnraux dimpression. Loption Favori coche indique que le format slectionn sera propos par dfaut lorsque vous demanderez limpression ou laperu.

Le bouton [Editer] / [Liste]


Le bouton [Editer] vous donne accs quatre ou six onglets selon le type de format choisi (document ou liste) travers lesquels vous pouvez modifier les paramtres gnraux du format dimpression slectionn dans la liste. Son libell se transforme en [Liste] vous permettant ainsi de revenir la liste des formats.

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Menu Dossier

Slectionner un format dimpression dclar favori


Les formats que vous utilisez souvent, particulirement ceux permettant dimprimer les bulletins de paye, peuvent tre dclars comme formats favoris. Pour slectionner ensuite un favori : 1. Cliquez dans la barre d'outils, sur le triangle de slection prsent droite des icones Imprimer et Aperu. Si plusieurs formats sont dclars favoris, la liste vous en est donne. 2. Placez le pointeur de slection sur le titre du format que vous voulez utiliser et cliquez sur le bouton gauche de la souris.

Dans ce cas, vous naccdez pas aux paramtres gnraux du document mais la fentre Imprimer ou la fentre Aperu avant impression, selon licone slectionn.

Valider la slection des donnes imprimer : longlet Recherche

Dans longlet Recherche, cochez une des options proposes, selon les marquages ou slections effectus pralablement dans la liste :

Fiches slectionnes
Seules les fiches slectionnes pralablement seront imprimes, soient celles qui apparaissent en surbrillance dans la liste.

Toutes les fiches


Tous les lments prsents dans la liste, en tenant compte des ventuelles recherches effectues, seront imprims.

Fiches marques
Toutes les fiches que vous avez pralablement marques dans la liste (par la commande MARQUER/ DMARQUER du menu FONCTIONS) seront imprimes.

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Dfini
Dans ce cas, choisissez ensuite le format de recherche multicritre qui doit tre utilis pour slectionner les fiches imprimer. Seules les fiches rpondant aux critres de recherche seront imprimes, indpendamment des ventuels slections ou marquages effectus sur la liste. Exemple Sur la liste des salaris, deux formats de recherche sont dfinis par dfaut : Salaris entrs et Salaris sortis. Cliquez sur le triangle de slection prsent droite de la zone Dfini pour ouvrir la liste des formats de recherche multicritre. A ce stade, si aucun des formats proposs ne vous convient, vous pouvez en crer un nouveau de la mme manire que vous le faites sur la liste en cours par la commande RECHERCHE MULTICRITRE du menu FONCTIONS.

Voir Recherche multicritre, page 49.

Longlet Imprimante

Le nom de l'imprimante utilise est rappel. Pour la modifier, cliquez sur le triangle de slection prsent droite de la zone et choisissez le titre de limprimante utiliser. 1. Si vous imprimez les bulletins de paye sur un modle primprim (continu ou feuille feuille), compltez la partie Marges pour caler la hauteur et/ou la largeur du bulletin au millimtre prs. Renseignez les valeurs concernes dans les zones Haute et Gauche. Vous pouvez ensuite dfinir le Nombre de copies par page imprimer et l'Echelle l'impression (<100 : l'dition est rduite, > 100 : elle est augmente). 2. Contrlez les Largeur et Hauteur de la page. Le plus gnralement le papier utilis est au format A4, soit 21 par 29,7 cm. Lorientation Portrait indique que le document est imprim dans le sens de la hauteur de la page ; en Paysage, il est imprim dans le sens de la largeur. 3. Pour conserver ces valeurs lors de la prochaine impression du document ou de la liste, cochez loption Valeurs par dfaut.

Contrler les marges dimpression de la liste : onglet Marges


Les marges dfinies dans les prfrences dutilisation du dossier sont proposes par dfaut comme valeur des marges Gauche, Haut, Droite et Bas de la liste. 4. Contrlez l'effet obtenu dans la partie droite de l'onglet.

35

Menu Dossier

Valider le tri des donnes imprimer : onglet Tri


Le format de tri courant, appliqu la liste en cours, est propos par dfaut pour trier les donnes lors de limpression du document ou de la liste, ce quindique loption Courant coche dans longlet Tri. 5. Pour appliquer un autre format de tri, parmi ceux dfinis pour la liste en cours, cochez loption Dfini et saisissez son titre. Le triangle de slection, prsent droite de la zone, permet douvrir la fentre Trier la liste, identique celle que vous obtenez par la commande TRIER la liste du menu FONCTIONS, en vue de choisir un format de tri ou den crer un nouveau.

Voir Trier la liste, page 52.

Les onglets En-tte et Pied de page


Vous pouvez saisir le texte qui s'ditera dans l'en-tte ou le pied de page de vos listes en saisissant le texte dans le cadre rserv cet effet.

Un clic droit dans la zone de texte ouvre le menu Contextuel qui propose les commandes Couper Contenu, Copier Contenu, Coller Contenu et Proprits Contenu, permettant de mettre le texte en forme.

Les informations pourront tre dites slectivement sur la premire page, la dernire, toutes les pages ou encore uniquement sur les pages paires ou sur les pages impaires.

Valider limpression ou laperu de la liste ou du document


Une fois tous les paramtres dfinis, cliquez sur le bouton [Liste] et validez limpression ou laperu avant impression en cliquant sur le bouton [OK] : si vous avez opt pour une impression directe, vous accdez la fentre Imprimer.

Voir La fentre Imprimer, page 37.


en revanche, si vous avez demand un Aperu avant impression, vous visualisez l'dition l'cran avant de procder l'impression sur papier.

Voir Aperu avant impression, page 39.

Imprimer un tat
Dfinir les marges dimpression des tats
Les marges proposes par dfaut pour limpression des tats correspondent celles dfinies pralablement par la commande PRFRENCES du menu UTILITAIRES.

Voir Prfrences, page 163.

36

Menu Dossier Une fois vos marges dimpression dfinies, vous navez pas les modifier chaque fois que vous voulez imprimer un tat. Si les marges dfinies ne permettent pas dimprimer ltat correctement, Ciel Paye propose de les ajuster automatiquement, lors de limpression ou de laperu avant impression.

Choisir les donnes imprimer


Lorsque vous activez une des commandes du menu ETATS, une fentre souvre. Vous y choisissez les critres de slection des donnes prendre en compte. Ils dpendent de chaque tat mais la plupart des critres suivants sont au moins proposs :

Personnel concern
Ltat peut tre imprim pour Un salari ou Une catgorie de salaris dont vous indiquez le code ou encore pour Tous les salaris.

Service
Ltat peut tre imprim pour Un service dont vous indiquez le code ou pour Tous.

Analytique
Ltat peut tre imprim pour Un code analytique de votre choix ou pour Tous.

Priode
Ltat peut tre imprim pour un mois donn ou sur plusieurs mois conscutifs en choisissant la priode de Dbut puis celle de Fin.

Les bulletins de la priode slectionne doivent tre calculs et valids pour tre pris en compte dans le calcul de ltat.

Etablissement
Par dfaut, loption Un tablissement est coche et le code de ltablissement principal (0) est propos. Si la socit se compose de plusieurs tablissements, vous pouvez imprimer ltat pour un autre tablissement dont vous indiquez le code ou pour Tous ceux existants.

Le bouton Liste est disponible la fin de toutes les zones dans lesquelles vous devez choisir le code du critre retenir.

Valider limpression ou laperu avant impression de ltat


Une fois tous les critres dfinis, vous validez limpression de ltat ou laperu avant impression (si vous avez coch loption Aperu dans la fentre de slection des donnes), en cliquant sur [OK].

La fentre Imprimer

Cochez cette option si vous souhaitez commencer limpression par la dernire page.

Le nom de l'imprimante utilise est rappel dans l'en-tte de la fentre. 1. Si cette information est incorrecte, activez la commande IMPRIMANTE du menu DOSSIER et slectionnez limprimante sur laquelle l'dition doit tre imprime.

Voir Imprimante, page 40.

37

Menu Dossier

Vous pouvez galement modifier l'imprimante dclare par dfaut en cliquant sur l'onglet Imprimante dans la fentre des paramtres gnraux de l'impression des listes et documents.

Voir Longlet Imprimante, page 35.


Par dfaut, Toutes les pages composant l'dition sont proposes pour impression. 2. Pour n'en imprimer qu'une partie seulement, indiquez les numros de pages de dbut et de fin dans les zones De et A. 3. Si vous imprimez vos bulletins sur un modle primprim, compltez la partie Marges pour caler la hauteur et/ou la largeur de la feuille au millimtre prs. Renseignez alors les valeurs concernes dans les zones Haute et Gauche. Vous pouvez ensuite dfinir le Nombre de copies par page imprimer et l'Echelle l'impression (<100 : l'dition est rduite, >100 : elle est augmente). 4. Une fois toutes les options dfinies, lancez l'impression en cliquant sur [OK]. Ce paramtrage sera alors mmoris par dfaut. A chaque nouvelle impression, le logiciel vous proposera de l'appliquer.

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Menu Dossier

Aperu avant impression


) Menu DOSSIER - commande APERU AVANT IMPRESSION
<Alt> <D> <A> Le mode Aperu avant impression vous permet de consulter ldition lcran, telle quelle simprimera sur papier, quil sagisse dun tat, dune liste ou dun document.

Pour obtenir laperu avant impression dun tat :


cochez loption Aperu dans la fentre de slection des donnes que vous obtenez quand vous activez une des commandes du menu ETATS.

Pour l'aperu d'une liste ou d'un document :


dans ce cas, lorsque la liste est ouverte, activez la commande APERU AVANT IMPRESSION par le menu DOSSIER ou cliquez dans la barre d'outils sur licone correspondant.

Imprimer ltat, la liste ou le document sur papier


Une fois ldition contrle dans la fentre Aperu, vous pouvez limprimer sur papier, en activant la commande IMPRIMER du menu DOSSIER. Vous accdez alors la fentre Imprimer dans laquelle vous contrlez le numro des pages imprimer, lordre dans lequel elles doivent ltre, le nombre de copies et lchelle.

Voir La fentre Imprimer, page 37.

Les options dimpression de Windows


Lorsque la fentre Aperu est ouverte, vous pouvez modifier les options gnrales dimpression pilotes par Windows par la commande MISE EN PAGE du menu DOSSIER.

Voir Mise en page, page 31.

Laperu avant impression du bulletin de paye au format PDF


) Menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE
<Alt> <G> <B> Ciel Paye vous permet de visualiser rapidement un ou plusieurs bulletin(s). 1. Cliquez sur l'icone Aperu avant Impression de la fentre Bulletin. 2. Slectionnez dans la liste le type de format que vous souhaitez utiliser.

Un fichier au format PDF est automatiquement gnr. Vous visualisez le bulletin de paye l'aide d'Acrobat Reader. Cela implique que l'application Adobe Acrobat Reader soit installe sur votre ordinateur.

Modifier laffichage de ldition lcran


Vous pouvez agrandir ou rduire laffichage de ldition dans la fentre : par les raccourcis clavier <Ctrl> <+> et <Ctrl> < - > par la commande NIVEAUX DE ZOOM de la barre d'outils d'affichage d'Acrobat Reader, en indiquant une valeur suprieure 100% pour laugmenter ou une valeur infrieure pour le rduire, en choisissant la commande ZOOM AVANT ou ZOOM ARRIRE par le menu AFFICHAGE.

La modification de laffichage lcran ne se rpercute pas lors de limpression sur papier. 39

Menu Dossier

Imprimante
) Menu DOSSIER - commande IMPRIMANTE
<Alt> <D> <I> Lorsque vous demandez limpression dun tat, dune liste ou dun document, Ciel Paye utilise par dfaut limprimante dclare dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont relies votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Paye celle que vous voulez utiliser : par la commande IMPRIMANTE du menu DOSSIER, pralablement limpression dun tat,

SION

ou dans longlet Imprimante auquel vous accdez par les commandes IMPRIMER et APERU AVANT IMPRESdune liste ou dun document.

La connexion une autre imprimante que celle dclare par dfaut dans Windows est dsactive lorsque vous fermez Ciel Paye.

Dossiers rcents
) Menu DOSSIER - commande DOSSIERS RCENTS (en mode complet)
Cette commande vous permet d'accder rapidement l'un des derniers dossiers dans lesquels vous avez travaill. 1. Slectionnez le dossier que vous souhaitez rouvrir, 2. confirmez la fermeture de la socit en cours. Vous accdez alors automatiquement au dossier sans avoir passer par la procdure d'ouverture (slection du dossier).

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Menu Dossier

Quitter
) Menu DOSSIER - commande QUITTER
<Alt> <D><Q> Le dossier est automatiquement ferm lorsque vous quittez Ciel Paye.

Si un dossier est ouvert


Vous avez la possibilit de fermer l'application de diffrentes manires : double-cliquez sur l'icone prsent en haut gauche dans la barre de titre, cliquez sur l'icone de fermeture prsent en haut droite dans la barre de titre, activez la commande QUITTER du menu DOSSIER, utilisez le raccourci clavier <Alt> <F4>.

Dans tous les cas, vous devrez confirmer la fermeture de l'application.

Si vous voulez fermer le dossier en cours pour ouvrir un autre dossier


activez la commande OUVRIR du menu DOSSIER, ou s'il s'agit d'un dossier dans lequel vous avez travaill rcemment, activez la commande DOSSIERS RCENTS du menu DOSSIER, puis slectionnez-le dans la liste propose.

Attention ! Nous vous rappelons qu'il est ncessaire de faire rgulirement la sauvegarde de vos dossiers et des donnes qu'ils contiennent avant de fermer l'application.

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Menu Edition

Couper Copier Coller Crer Modifier Supprimer Associer un mmo, Voir le mmo Supprimer le mmo Rechercher et remplacer

Menu Edition

Vue d'ensemble

A l'ouverture d'une commande des menus BASES et GESTION DES BULLETINS, le menu EDITION devient actif. Il prsente des commandes permettant d'effectuer des traitements simples sur les lments de la liste, comme la cration, la modification d'une fiche ou encore les oprations de COUPER-COPIER-COLLER. La plupart des commandes prsentes dans le menu EDITION peuvent tre galement actives : par le menu CONTEXTUEL : vous ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris. par la barre d'outils : vous pouvez dplacer la barre d'outils des fentres Liste, en modifier la prsentation et afficher ou non les info-bulles.

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Menu Edition

Couper
) Menu EDITION - commande COUPER (en mode complet)
<Ctrl> <X> Les caractres slectionns sont supprims de la zone et sont conservs dans le presse-papiers, en vue d'tre colls dans une autre zone ou une autre fiche.

Copier
) Menu EDITION - commande COPIER (en mode complet)
<Ctrl> <C> Les caractres slectionns sont conservs dans la zone mais sont galement conservs dans le pressepapiers, en vue d'tre colls dans un autre endroit.

Coller
) Menu EDITION - commande COLLER (en mode complet)
<Ctrl> <V> Les caractres, conservs dans le presse-papiers, sont colls l'endroit o est plac le curseur. Tant que vous n'effectuez pas un autre coup ou copi, vous pouvez coller les caractres autant de fois que vous voulez.

Crer
) Menu EDITION - commande CRER
<ALT> <E> <e> La commande CRER permet d'obtenir une nouvelle fiche salari, variable, rubrique,... l'cran. Le programme attribue alors directement un numro la fiche cre dans la liste.

Modifier
) Menu EDITION - commande MODIFIER
<ALT> <E> <M> <Ctrl> <M> 1. Slectionnez pralablement la fiche modifier dans la liste en cours. 2. Activez la commande MODIFIER, puis apportez les modifications ncessaires. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider les modifications. La fiche est referme. Sur certaines listes, vous n'tes pas oblig d'ouvrir la fiche pour y apporter des modifications. Vous pouvez modifier directement les zones prsentes dans la liste.

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Menu Edition

Supprimer
) Menu EDITION - commande SUPPRIMER
<ALT> <E> <S> La suppression ne peut tre effectue que sur des pices qui ne sont pas encore valides. Slectionnez la pice supprimer, puis activez la commande SUPPRIMER du menu EDITION ou CONTEXTUEL. Le programme demande confirmation de cette suppression.

Associer un mmo
) Menu EDITION - commande ASSOCIER UN MMO (en mode complet)
<Alt> <E> <T> Cette commande consiste tablir le lien entre la fiche slectionne dans la liste et l'objet que vous choisissez. 1. Slectionnez la fiche laquelle vous voulez associer un mmo. 2. Activez la commande ASSOCIER UN MMO du menu EDITION. Choisissez le Type de mmo lier :
Texte : la fentre dans laquelle vous saisissez les informations de votre choix s'ouvre. Image : dans la fentre Choix d'un fichier, slectionnez le fichier au format bitmap (.BMP). Aprs lavoir

slectionn, il apparat dans la fentre Slection de l'image.


Vido : slectionnez le fichier au format vido (*.AVI) pour un mmo de type Vido.

La vido apparat alors dans la fentre Slection de l'image.

Attention ! Une fois li un mmo une fiche, vous ne pouvez pas le modifier. Vous devez le supprimer et en crer un autre si celui existant ne convient plus.
Dans tous les cas, validez la liaison du mmo la fiche en cours par [OK].

Voir le mmo
) Menu EDITION - commande VOIR LE MMO (en mode complet)
<Alt> <E> <O> 1. Slectionnez la fiche dont vous voulez voir le mmo. 2. Activez la commande VOIR LE MMO du menu EDITION. Selon le type de mmo li, la fentre correspondante s'affiche. 3. Pour la refermer cliquez sur le bouton [Fermer].

Vous pouvez aussi consulter rapidement le mmo d'une fiche en pointant le curseur dans l'en-tte de ligne de la fiche concerne.

Exemple Vous pouvez ainsi consulter rapidement les mmos texte lis aux fiches salaris par exemple.

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Menu Edition

Supprimer le mmo
) Menu EDITION - commande SUPPRIMER LE MMO (en mode complet)
<Alt> <E> <U> Pour supprimer un mmo li une fiche, activez la commande SUPPRIMER LE MMO du menu EDITION. Le lien tabli entre l'objet et la fiche est supprim. S'il s'agit d'un mmo de type Texte, les informations saisies sont dfinitivement perdues. En revanche, s'il s'agit d'un mmo Image ou Vido, le fichier correspondant est conserv. 1. Slectionnez la fiche dont vous voulez supprimer le mmo. 2. Validez la suppression par [Oui].

Rechercher et remplacer
) Menu EDITION - commande RECHERCHER ET REMPLACER
<Alt> <E><H> Un autre moyen d'effectuer des modifications sur vos fiches consiste rechercher l'information modifier et la remplacer par celle que vous dfinissez. Ce traitement prsente l'avantage de modifier plusieurs fiches en mme temps. Cette commande permet de renommer certaines zones d'une liste. 1. Dans la Liste des champs, le nom des zones composant la fiche (selon la liste ouverte) s'affiche. Cliquez sur-le-champ sur lequel doit s'effectuer le remplacement de la valeur. 2. Dans la zone Remplacer, indiquez la valeur rechercher dans le champ spcifi. Selon le type de champ slectionn, le bouton Liste peut tre prsent en fin de zone pour vous permettre de slectionner une des valeurs existantes. Dans la zone Par, indiquez la nouvelle valeur qui remplacera la valeur trouve. Indiquez sur quelles fiches porte la recherche en cochant une des options proposes :
Courantes : la recherche s'effectue sur les fiches slectionnes dans la liste. Marques : elle est effectue sur les seules fiches pralablement marques. Toute la liste : dans ce cas, la recherche s'effectue sur toutes les fiches de la liste.

3. Validez le traitement par [OK]. 4. Compte tenu de l'effet irrversible de l'opration, confirmez le remplacement en cliquant sur le bouton [Oui]. A la fin du traitement, Ciel Paye vous indique le nombre de remplacements effectus. Validez par [OK].

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Menu Fonction

Tout afficher Recherche multicritre, Rechercher Trier la liste Cacher Marquer/Dmarquer Tout marquer, Inverser les marques Importer Exporter Proprits Ajustement des colonnes/lignes

Menu Fonction

Vue d'ensemble

A l'ouverture d'une commande des menus BASES, GESTION DES BULLETINS, le menu FONCTIONS devient alors actif. Il regroupe des commandes permettant d'effectuer des traitements spcifiques sur les listes, comme la recherche ou la recherche multicritre, les oprations de tri ou de marquage. C'est par le menu FONCTIONS que vous effectuez l'import ou l'export d'lments de l'application. La plupart des commandes prsentes dans le menu FONCTIONS peut tre galement active : par le menu CONTEXTUEL : vous ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris. par la barre d'outils : vous pouvez dplacer la barre d'outils des fentres Liste, en modifier la prsentation et afficher ou non les info-bulles.

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Menu Fonction

Tout afficher
) Menu FONCTIONS - commande TOUT AFFICHER
<Alt> <O> <A> La commande TOUT AFFICHER sert restituer toutes les fiches que contient une liste aprs avoir effectu un traitement de recherche ou pour rafficher des fiches caches.

Recherche multicritre
) Menu FONCTIONS - commande RECHERCHE MULTICRITRE
Cette commande vous permet de rechercher des fiches selon un ou plusieurs critres que vous dfinissez. Vous pouvez modifier les formats existants (hormis ceux prsents en gras dans la liste) ou crer un nouveau format. Exemple 1. Pour rechercher tous les salaris affects l'tablissement 1, crez le format Salaris-Etablissements. 2. Cliquez sur le bouton [Editer] pour dfinir vos critres. 3. Slectionnez le champ Etablissement. 4. Choisissez ensuite la condition Est gal et saisissez la valeur.

Dfinir le premier critre de recherche


1. Dans la Liste des champs disponibles et des fichiers lis qui s'affiche, cliquez sur le premier champ faisant l'objet de la recherche. 2. Choisissez la condition que la valeur du champ doit remplir pour que la fiche soit slectionne. Le bouton [Flche] ouvre la liste des conditions possibles selon le type de champ slectionn (numrique, texte, montant, etc.). 3. Indiquez ensuite la valeur comparer. 4. Quand la condition est dfinie, cliquez sur le bouton [Valider]. La condition dfinie est alors rappele dans l'encadr sous un format comprhensible par Ciel Paye pour Windows.

Dfinir le critre suivant Et/Ou


1. Si la condition suivante doit tre galement remplie pour que la fiche soit slectionne, cliquez sur le bouton [Et]. Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton [Ou]. 2. Dans les deux cas, dfinissez ensuite la condition suivante. 3. Une fois toutes les conditions de recherche dfinies, validez la fentre Recherche multicritre par [OK].

Rsultats de la recherche
Les fiches rpondant aux critres dfinis sont alors prsentes dans la liste. Si aucune fiche n'a t trouve l'issue de la recherche, un message vous en informe. 1. Validez par [Ok]. 2. Affichez de nouveau toutes les fiches de la liste en activant la commande TOUT AFFICHER par les menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 3. Relancez si ncessaire une recherche en modifiant vos critres.

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Menu Fonction Le format slectionn dans la liste Format, lorsque vous validez la fentre Recherche est automatiquement appliqu la liste active. Il devient le format de recherche Courant.

Modifier un format de recherche multicritre


Dans la liste des formats disponibles, slectionnez celui que vous devez modifier. Les formats livrs en standard avec l'application et prsents en gras dans la liste ne peuvent pas tre modifis. Sur la liste des cotisations, c'est le cas par exemple du format Cotisations-URSSAF qui permet de rechercher toutes celles affectes la caisse URSSAF. Le bouton [Effacer], prsent dans la fentre Recherche multicritre permet de supprimer en mme temps tous les critres dfinis pour le format slectionn. Vous pouvez galement modifier un des critres directement dans l'encadr dans lequel ils sont affichs. Dans ce cas, une fois les modifications apportes, contrlez la syntaxe en cliquant sur le bouton [Vrifier]. Si le message La requte est valide s'affiche vous pouvez appliquer le format de recherche multicritre la liste en cours. Dans le cas contraire, modifiez la requte selon les informations fournies.

Personnalisation des fentres de saisie variables


Si vous souhaitez composer une fentre de recherche spcifique sur un champ : 1. Aprs avoir dtermin votre format de recherche multicritre, slectionnez le champ concern dans la liste des champs. 2. Dfinissez le critre puis cochez la case Variable. 3. Cliquez sur [Valider] puis cliquez ensuite sur le bouton [Fiche de saisie des variables]. Trois fentres s'ouvrent alors : une fentre de travail, une palette d'outils, une fentre Proprits. Elle comporte les onglets Objet et Dialogue qui vous permettent de dterminer les diffrents lments de cette fentre de saisie de variable (exemple : le nom de la fentre est indiquer dans l'onglet Dialogue).

50

Menu Fonction

Rechercher
) Menu FONCTIONS - commande RECHERCHER
<Alt> <O> <R> Ce traitement consiste n'afficher dans la liste que les seules fiches rpondant au critre de recherche que vous dfinissez. A ce stade, les critres de recherche sont proposs selon les champs dfinis pour la liste en cours. Si vous voulez effectuer une recherche plus approfondie sur l'ensemble des champs dfinis, utilisez dans ce cas la commande RECHERCHE MULTICRITRE des fiches. 1. Slectionnez dans la Liste des champs celui sur lequel vous effectuez la recherche en cliquant sur son titre. 2. Saisissez la Valeur que doit contenir le champ pour que la fiche soit slectionne. Vous pouvez aussi saisir une partie seulement de la valeur que doit contenir le champ. Exemple Dans la liste des cotisations, vous recherchez toutes celles concernant l'Assurance vieillesse. Leurs codes commenant par C120, c'est cette valeur que vous saisissez. 1. Validez la recherche par [OK]. 2. A l'issue de la recherche, si elle est fructueuse, seules les fiches correspondant au critre dfini sont prsentes dans la liste. Dans le cas contraire, un message vous informe qu'aucune fiche ne correspond au critre dfini. Cliquez sur le bouton [OK] et relancez une recherche en modifiant le critre.

Imprimer une liste sur laquelle une recherche est active


Si vous demandez l'aperu ou l'impression d'une liste sur laquelle une recherche est effectue, l'option Toutes les fiches, prsente sur l'onglet Recherche, permet d'imprimer les seules fiches prsentes dans la liste en tenant compte de la recherche pralablement effectue.

Afficher de nouveau tous les lments de la liste


Une fois les recherches et traitements ncessaires effectus, activez la commande TOUT AFFICHER du menu FONCTIONS, pour prsenter de nouveau toutes les fiches de la liste.

Lorsque vous fermez la liste en cours, la recherche reste active. En revanche, si vous fermez le dossier la recherche est annule.

1. Validez la recherche par [OK]. A l'issue de la recherche, si elle est fructueuse, seules les fiches correspondant au critre dfini sont prsentes dans la liste. Dans le cas contraire, Ciel Paye vous informe qu'aucune fiche ne correspond au critre dfini. 2. Cliquez sur le bouton [OK] et relancez une recherche en modifiant le critre.

51

Menu Fonction

Trier la liste
) Menu FONCTIONS - commande TRIER LA LISTE
<Alt> <O> <A> double-clic sur la colonne trier A tout moment, vous pouvez trier les fiches prsentes dans la liste ouverte, selon l'ordre de votre choix. Ces tris sont raliss sur une ou plusieurs des zones composant la fiche. La fentre Trier la liste fonctionne sur les mmes principes que la fentre d'accs des proprits d'affichage. L'option Favori coche indique que ce format est propos par dfaut dans la liste accessible par la barre d'outils. Vous pouvez en choisir un autre parmi ceux proposs dans la liste Format. Pour qu'il soit utilis par la suite pour imprimer la liste, cochez l'option Favori. Cliquez sur le bouton [Editer] pour accder la fentre de paramtrage des critres de tri de la liste.

Lorsque vous accdez la fentre de paramtrage du tri dans les listes, le bouton [Liste] vous permet de revenir sur la fentre contenant les diffrents modles de document.
Slectionnez dans cette liste le nom du champ trier... ...et cliquez sur le bouton [Ajouter] Le nom du champ passe dans la liste de droite

La flche vers le haut indique un tri croissant.

Cliquez sur le bouton [Liste] pour revenir la liste des formats de tri. Le bouton se modifie alors en bouton [Editer].

La case favori coche indique le format sera propos par dfaut lorsque vous demanderez le tris sur cette liste. Cliquez sur ce bouton pour modifier le sens du tri pour le champ slectionn dans la liste

52

Menu Fonction

Cacher
) Menu FONCTIONS - commande CACHER
Cette commande consiste cacher ponctuellement une ou plusieurs fiches, pralablement marques.

Voir Marquer/ Dmarquer, page 53.


Lorsque vous modifiez les fichiers de base de votre dossier, au fur et mesure des traitements, vous pouvez marquer les fiches et les cacher. Seules les fiches non modifies restent alors prsentes dans la liste. En aucun cas, les fiches ne sont supprimes de la liste. Vous pouvez les afficher de nouveau en activant la commande TOUT AFFICHER. Si aucune fiche n'est marque dans la liste, c'est la fiche slectionne qui est cache.

Marquer/ Dmarquer
) Menu FONCTIONS - commande MARQUER/DMARQUER
Cette commande permet de marquer ou dmarquer une ligne dans la liste. 1. Dans la liste ouverte, cliquez sur la ligne correspondant la fiche marquer. 2. Activez la commande MARQUER/DMARQUER. Le rsultat est immdiat. Un rectangle de couleur est affich dans l'en-tte de la ligne. Le marquage est annul chaque fois que vous fermez le dossier.

Tout marquer
) Menu FONCTIONS - commande TOUT MARQUER
Cette commande permet de marquer en mme temps toutes les fiches prsentes dans la liste. Vous pouvez pralablement rechercher une partie des fiches par les commandes RECHERCHER ou RECHERCHE MULTICRITRE. Exemple Vous voulez imprimer la liste des variables propres aux salaris. Vous effectuez une recherche pralable selon ce critre. Vous marquez ensuite toutes les fiches de la liste. Lorsque vous demandez l'impression, vous cochez l'option Fiches marques dans l'onglet Recherche.

Voir La fentre Imprimer, page 37.


Vous ne pourrez dmarquer l'ensemble des fiches qu'en utilisant la commande INVERSER LES MARQUES du menu FONCTIONS.

Voir Inverser les marques, page 54.

53

Menu Fonction

Inverser les marques


) Menu FONCTIONS - commande INVERSER LES MARQUES
Cette commande consiste inverser le marquage des fiches. Ainsi, les fiches marques ne le sont plus et celles qui ne l'taient pas le deviennent. Vous utilisez ce principe quand vous voulez par exemple effectuer un traitement sur peu de fiches. Elle est galement utile dans le cas o vous devez garder quelques fiches et supprimer toutes les autres : 1. marquez les fiches conserver dans un premier temps, 2. ensuite, il ne reste plus qu' inverser la slection pour obtenir le marquage des fiches supprimer.

Importer
) Menu FONCTIONS - commande IMPORTER
Pralablement, partir du dossier ou de l'application concerne, crez le fichier contenant les informations que vous voulez importer. 1. Ouvrez la liste correspondant au fichier importer et activez la commande IMPORTER. 2. Dans la liste Format, slectionnez celui que vous utilisez pour importer les fiches. Cliquez sur [Editer] pour accder la fentre de paramtrage de l'import.

Onglet Options
Selon le format d'importation slectionn dans la liste des formats, les zones prsentes dans l'onglet Options diffrent.

Si l'import provient d'une application DOS, dans l'onglet Options cochez l'option Conversion OEM pour traduire les caractres accentus.

3. Cochez la case Mettre jour si vous souhaitez que les fiches existantes soient mises jour et que les nouvelles fiches soient intgres.

Onglet Champs
4. Cliquez sur l'onglet Champs. Dans la Liste des champs sont prsents tous les champs que vous pouvez importer selon le format slectionn et la liste ouverte. 5. Intgrez les champs qui doivent tre imports la Liste des champs du format.

Sil y a beaucoup de champs intgrer


6. Intgrez tous les champs en cliquant sur le bouton [Tous]. 7. Supprimez un un ceux qui ne sont pas ncessaires l'aide du bouton [Supprimer]. 8. Afin que la lecture des listes soit plus lisible, laissez une ligne vierge chaque fois qu'un champ n'est pas import. Pour ce faire, cliquez sur le bouton [Saut]. 9. Validez l'importation par [OK]. La fentre Fichier d'import s'ouvre. 10.Slectionnez le fichier contenant les informations que vous voulez importer dans Ciel Paye et validez l'importation des donnes par [OK]. Une fois les donnes importes, un message vous informe du rsultat du traitement. 11.Si tout s'est correctement droul, cliquez sur le bouton [OK]. Dans le cas contraire, fermez la fentre de message par [OK].

Voir Imports, page 167.


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Menu Fonction

S'Il y a peu de champs importer


6. Dans la liste des champs, slectionnez le champ importer. 7. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour l'intgrer la fin de la liste ou sur le bouton [Insrer] pour l'intgrer avant le champ slectionn dans la liste.

Exporter
) Menu FONCTIONS - commande EXPORTER
Vous pouvez crer des fichiers d'exportation contenant les donnes exporter au format ASCII. Tous les fichiers peuvent tre ainsi exports. La procdure raliser est identique celle de l'importation, seul varie le sens de l'change.

Voir Importer, page 54.

Proprits
) Menu FONCTIONS - commande PROPRITS (en mode complet)
<Alt> <O> <R> Lorsque vous activez la commande PROPRITS sur une fentre Liste active, vous accdez la liste des formats proposs. Dans la liste des formats disponibles, slectionnez celui modifier et cliquez sur le bouton [Editer]. Dans la Liste des champs disponibles sont prsents les noms de tous ceux pouvant figurer dans la liste ouverte. La plupart des zones prsentes dans la fiche des lments sont proposes. Certaines zones, prsentes dans des fiches lies peuvent tre aussi proposes. Exemple Pour modifier rapidement le relev d'identit bancaire des salaris et le code de l'organisme payeur qui leur est affect, crez un format de prsentation des colonnes.

Ajouter, insrer ou supprimer une colonne


1. Dans la liste des Formats, slectionnez celui modifier ou crez un nouveau format. 2. Slectionnez dans la Liste des champs disponibles le nom de celui qui doit tre prsent dans la liste pour le format slectionn. 3. Utilisez les boutons [Ajouter] ou [Insrer] pour introduire le champ dans la liste dont vous contrlez la prsentation dans la partie Aperu des colonnes.

Vous pouvez aussi modifier l'emplacement des colonnes dans la liste en utilisant le principe du "Drag and Drop". Dans la liste concerne, cliquez sur la colonne que vous voulez changer de place. Conservez le bouton gauche de la souris enfonc et faites glisser la colonne jusqu' l'emplacement voulu.

Masquage des zros et totalisation des valeurs dune colonne


Lorsque la colonne prsente un champ contenant des valeurs numriques, vous commandez ou non l'affichage des zros en cliquant dans la colonne concerne sur la ligne Aff. Les Zros. De la mme manire, vous pouvez demander que le total de ces valeurs soit calcul en cliquant sur la ligne Totaliser. Il sera prsent dans la fentre Aperu avant impression de la liste et sur les ditions papier en bas de la colonne concerne.

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Menu Fonction

Modifier la largeur des colonnes


A ce stade, vous pouvez modifier la largeur de chacune des colonnes. Pour ce faire : 1. cliquez sur le trait droit de sparation pour modifier la colonne de votre choix, 2. faites glisser la souris jusqu' la dimension voulue.

Modifier le style des caractres affichs dans les colonnes


1. Dans la partie Aperu des colonnes, slectionnez celle dont vous voulez modifier les caractres. 2. Cliquez sur le bouton [Style titre] pour modifier les caractres du titre de la colonne ou sur le bouton [Style texte] pour modifier ceux du texte. 3. Dans les deux cas, la fentre Proprits souvre. Vous y choisissez la Police de caractres utilise, la Taille, le Style, la Couleur et l'Alignement. 4. Validez les proprits en cliquant sur le bouton [OK]. 5. Dans la partie Aperu des colonnes de la fentre Colonnes, contrlez l'effet obtenu.

Options dimpression de la liste


L'onglet Options, prsent dans la fentre Proprits, permet de commander ou non l'impression du Cadre, des Traits horizontaux et des Traits verticaux de la liste. A ce stade, vous pouvez aussi choisir d'ajuster la hauteur des titres selon la taille du plus grand caractre utilis ou selon la taille que vous saisissez. La taille des caractres est dfinie en points par pouce. Ces options sont conserves dans le format de prsentation slectionn. Elles sont galement utilises par la suite lorsque vous demandez l'impression de la liste par les commandes IMPRIMER ou APERU AVANT IMPRESSION du menu DOSSIER.

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Menu Fonction

Ajustement des colonnes/lignes


) Menu FONCTIONS - commande AJUSTEMENT COLONNES/LIGNES
La largeur des colonnes et/ou la hauteur des lignes sont ajustes la taille des informations qu'elles contiennent. Par dfaut les deux options sont retenues.

Pour annuler une des options dajustement


1. Dcochez la case correspondante, 2. validez la fentre par [OK].

Pour augmenter ou rduire la largeur dune colonne, la hauteur dune ligne avec la souris
1. placez le pointeur dans l'en-tte de la ligne modifier sur le trait bas de sparation ou dans l'en-tte de colonne sur le trait droit de sparation, le curseur prend la forme d'une croix, 2. cliquez et faites glisser la souris jusqu' la dimension voulue.

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Menu Bases

Salaris Assistant d'entre d'un salari Assistant de sortie d'un salari Profils, Variables Rubriques Cotisations Caisses, Tranches Tables, Banques Etablissements, Commentaires Conventions collectives

Menu Bases

Vue densemble

Le menu BASES regroupe les lments ncessaires la composition des bulletins de salaire. On retrouve notamment tout ce qui constitue le plan de paye, savoir les caisses, tranches, tables, rubriques, variables, cotisations, etc. C'est galement par ce menu que sont enregistres toutes les fiches de vos salaris.

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Menu Bases

Salaris
) Menu BASES - commande SALARIS
<Alt><B> <S> Pour chaque salari de la socit doit tre cre une fiche contenant toutes les informations ncessaires pour tablir son bulletin de salaire.

Salaris

Bulletins

La fiche Salari
Identification et tat civil du salari
Contrairement aux autres lments de la base de vos dossiers, les fiches Salaris ne sont pas identifies par un code mais par un Matricule. Ce matricule doit correspondre celui indiqu sur le livre des entres et sorties du personnel dont la tenue est obligatoire. Il doit prsenter la liste exhaustive de tous les salaris selon l'ordre chronologique de leur entre dans l'entreprise. Exemple Le premier salari entr dans la socit est immatricul 1, le deuxime 2, le troisime 3 et ainsi de suite chaque entre d'un nouveau salari.

Attention ! Le matricule peut se composer de huit caractres alphanumriques au maximum. Le classement s'effectue sur le premier caractre composant le matricule puis sur le deuxime, puis le troisime et ainsi de suite jusqu' huit.
Exemple Les matricules 01, 05, 6, 10 et 51 seront classs en ordre croissant : 01, 05, 10, 5, 51, 6. Utilisez le mme nombre de caractres pour dfinir les matricules. Par exemple, si plus d'une centaine de salaris sont employs, les matricules se dclineront de 0001 9999. Vous pouvez modifier le matricule d'un salari tant que vous ne validez pas le premier bulletin tabli son intention. Les zones concernant l'identit du salari : Nom, Nom de jeune fille pour les femmes maries, Prnom, Sexe et Titre sont ensuite renseignes.

Onglet tat civil et adresse


Cet onglet permet de prciser l'tat civil du salari par les zones N(e) le, N Sc. Soc. (numro de scurit sociale) Nationalit, Situation familiale et Nb enfants (nombre d'enfants charge). Vous y saisissez galement l'adresse complte du salari.

Envoyer des mails (messages lectroniques) vos salaris


Si vous disposez d'une messagerie lectronique ainsi que vos salaris, vous pouvez leur faire parvenir des mails. Pour cela, vous devez saisir leur E-mail dans la zone rserve cet effet. Cliquez ensuite sur le bouton prsent en fin de zone pour ouvrir votre messagerie lectronique et leur envoyer des mails.

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Menu Bases

Insrer la photo du salari


Vous pouvez aussi insrer la photo du salari ou toute autre image de votre choix dans l'encadr prvu cet effet. Pour slectionner le fichier .BMP ncessaire, cliquez sur le bouton [Ouverture fichier], prsent en fin de zone.

Longlet Variables nest pas prsent lorsque vous crez une nouvelle fiche salari.

Conserver l'ancienne adresse d'un salari


Lorsqu'un salari change de domicile, il peut tre ncessaire de conserver ses anciennes coordonnes, en vue de rimprimer un de ses bulletins de paye antrieurs ce changement d'adresse. Pour ce faire, cliquez sur le bouton [Nouvelle adresse]. Les coordonnes prsentes dans la fiche sont ainsi conserves dans un fichier d'historique et les zones de l'adresse sont mises blanc pour que vous puissiez saisir la nouvelle adresse du salari. Exemple Vous tablissez les bulletins d'un salari pour les mois de janvier, fvrier et mars. En avril, le salari change de domicile. Vous effectuez donc son changement d'adresse afin que ses nouvelles coordonnes figurent sur le bulletin d'avril. Au mois de mai, vous devez ressortir le bulletin du mois de janvier. C'est l'ancienne adresse qui est imprime sur ce bulletin.

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Menu Bases

Onglet Affectation
Les zones permettant de dfinir plus prcisment les lments de paye du salari sont prsentes dans cet onglet .

Si la socit se compose de plusieurs Etablissements, indiquez le code de celui dans lequel travaille le salari. Dans le cas contraire, laissez la valeur 0 propose par dfaut et correspondant l'tablissement principal. La zone Emploi permet de prciser le type d'emploi occup. Le bouton Liste permet de slectionner un emploi ou d'en crer un nouveau si ceux proposs ne conviennent pas. Le bouton [Lieu de travail diffrent] vous permet de dfinir un autre lieu de travail pour un salari mis disposition dans une autre entreprise. Renseignez le nom de la socit, le numro SIRET, l'adresse, le numro de tlphone et de fax puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Exemple Dans le cadre d'un groupement d'employeurs, le salari peut tre affect dans une autre entreprise ou un autre tablissement. La Catgorie laquelle est rattach le salari (stagiaire, employ, cadre, technicien, etc.) est ensuite dfinie. Vous disposez l encore du bouton Liste. Exemple Une salarie est employe comme Secrtaire et elle est rattache la catgorie Employ. Vous pouvez regrouper les salaris selon des critres de votre choix, autres que ceux de l'emploi et de la catgorie, en renseignant les zones Service et Analytique. Le service peut tre diffrent ou similaire au code analytique. Ces deux zones sont utilises ensuite comme critre de slection dans les tats standards (JOURNAL DE PAYE, LIVRE DE PAYE, etc.) ainsi que dans les graphiques (RPARTITION ANALYTIQUE et RPARTITION PAR SERVICE). Le code analytique est utilis pour imprimer l'TAT ANALYTIQUE. Exemple Une secrtaire peut tre ainsi affecte au service Marketing et appartenir au secteur analytique Administratif. Les zones Qualification, Echelon et Coefficient indiquent la position du salari selon la convention collective applique la socit.

Le coefficient doit obligatoirement figurer sur le bulletin de paye.

La zone Code emploi dfinit la catgorie socioprofessionnelle laquelle est rattach le salari. Ce code correspond une nomenclature tablie pour les professions et catgories socioprofessionnelles des emplois salaris des entreprises.

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Menu Bases

Affecter un profil au salari


Les profils correspondent des bulletins types partir desquels les premiers bulletins des salaris peuvent tre tablis.

Voir Profils, page 77.


Il est recommand d'affecter un Profil chaque salari, pralablement la ralisation des premiers bulletins avec Ciel Paye afin d'en faciliter la cration. Le bouton Liste, disponible cette zone, permet d'obtenir la liste de tous les profils existants. Vous pouvez limiter son utilisation sur une dure que vous dfinissez en choisissant la Date de dbut et la Date de fin. Le triangle de slection ouvre le Calendrier. Arrive la fin de la priode d'utilisation, c'est le Profil remplacement slectionn ce stade qui sera utilis pour tablir le bulletin du salari. Exemple La secrtaire LEPIC passera cadre au mois de juin car elle remplacera la secrtaire de direction qui partira la retraite cette priode. Le profil CADRE lui est affect comme profil de remplacement.

Grer les entres et sorties du personnel


La Date d'entre du salari dans l'entreprise doit obligatoirement tre renseigne car elle permet de dterminer si le bulletin doit tre tabli ou non sur la priode. D'ailleurs, vous ne pouvez pas valider la cration de la fiche d'un salari si cette zone est vide. La Date d'anciennet correspond la valeur de la variable NBANCIEN. Elle est calcule chaque mois selon la date d'entre du salari dans l'entreprise et la date du bulletin en cours. Lorsque le salari quittera l'entreprise, vous renseignerez la zone Date de sortie et le motif pour lequel le salari quitte l'entreprise. 1. Pour slectionner un motif dans la liste propose, cliquez sur le triangle de slection. Si vous tablissez un tat prparatoire DADS papier, choisissez les points de suspension ... pour indiquer un dpart dfinitif. 2. Cochez l'option Salari inactif pour ne plus afficher dans la liste des bulletins les salaris absents de l'entreprise pour une priode dtermine (cong parental, service national volontaire).

La fentre Historique des entres et sorties du salari


Au fur et mesure des entres et sorties du salari, les priodes de prsence dans l'entreprise sont conserves en mmoire. Vous pouvez les consulter tout moment par le bouton [Historique]. A ce stade, vous pourrez complter la liste en indiquant la raison de sortie du salari.

Onglet Salaires : lments de la paye


Dans cet onglet, sont dfinies les informations ncessaires au calcul du salaire proprement dit. La premire Convention collective dfinie est automatiquement affecte au salari. Si plusieurs conventions sont appliques dans la socit, choisissez celle laquelle est rattach le salari.

Voir La fiche Convention collective, page 105.


Choisissez le Type de paye utilis en cliquant sur le triangle de slection. Les lments utiliss dans le calcul du salaire (gnralement des variables) sont rappels dans les deux zones suivantes dont les libells se modifient selon le type de paye.

Voir La fiche Variable, page 80.


Mensuel

Le salari est mensualis. Il effectue le mme nombre d'heures que celui en vigueur dans la socit (dfini dans les paramtres socit), en rgle gnrale 151,67 h/mois. Son salaire correspond la valeur de la variable SALBASE.
Horaire

Le salari effectue un nombre d'heures variable d'un mois l'autre. Son salaire est calcul selon la formule : TXHOR (taux horaire) x HMOIS (nombre d'heures/mois).

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Menu Bases
Temps partiel

Le salari effectue un nombre d'heures diffrent de celui dfini pour la socit mais identique d'un mois sur l'autre. Son salaire correspond la valeur de la variable SALBASE, dfinie pour le nombre d'heures effectues par mois.
Paye par points

Dans ce cas le salari est pay aux points. Son salaire est calcul selon la formule : TPAYEPTS X NBPOINTS
Autre

Lorsque aucune option ne convient au salari, choisissez Autre. Son salaire est calcul selon la formule : SALBASE X HMOIS. Selon les dispositions lgales en cours et sauf cas particuliers, les cotisations ne peuvent pas tre calcules sur une base infrieure au S.M.I.C. Lorsque l'option Test sur Base/S.M.I.C. est coche, si la base de la cotisation est infrieure au S.M.I.C., Ciel Paye recalcule la base de cotisation quivalente au S.M.I.C. Si le taux horaire en cours est infrieur au taux horaire du S.M.I.C., la base de la cotisation est automatiquement modifie selon la formule suivante : Taux horaire S.M.I.C. x Nombre d'heures effectues.

L'option Assiette minimale gale au S.M.I.C. doit tre galement coche dans les fiches des cotisations concernes pour que s'effectue ce contrle.

1. Cochez la case Multi-employeurs si : le salari travaille dans plusieurs tablissements, la rgularisation se fait avec Ciel Paye.

2. Puis, saisissez le salaire brut mensuel peru chez l'autre(s) employeur(s). 3. Pour les salaris concerns, dfinissez ensuite le taux ou le montant d'Abattement pour frais professionnels, appliquer dans la Limite que vous saisissez. Exemple Le salari bnficie d'un abattement pour frais professionnels de 5% sur son salaire de base dans la limite de 304,90 .

Onglet Congs
Cet onglet permet de mettre jour et de consulter les cumuls concernant les congs pays, les congs RTT et le repos compensateur de chacun des salaris.

Congs pays
Lorsque vous mettez en place votre dossier, vous devez mettre jour les zones permettant le calcul des congs pays par les valeurs calcules au dernier jour de la priode prcdant le premier bulletin que vous allez tablir au salari.

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Menu Bases Indiquez ainsi le nombre de jours Dus et Pris et le Cumul base CP (cumul des salaires verss utiliss comme base de calcul des congs pays) tant pour la priode de rfrence N-1 que pour la priode en cours N. Ces valeurs seront ensuite automatiquement mises jour par Ciel Paye au fur et mesure de l'tablissement des bulletins et de la prise de congs par le salari. Lorsque vous clturez la priode de rfrence des congs pays, les valeurs de N sont mises zro. Si vous avez demand le report lors de la clture, dans l'onglet Paramtres paye 1 dans paramtres dossier, elles sont ajoutes aux valeurs de N-1. L'option Edition des congs pays sur bulletin, coche par dfaut, indique que le rcapitulatif des congs pris et restant prendre par le salari sur la priode de rfrence sera imprim sur les bulletins de paye.

Congs RTT
Si le salari bnficie de la rcupration en jours de congs RTT, cochez la case Droit aux congs RTT. 1. Indiquez le nombre de jours RTT dus et pris tant pour la priode de rfrence N-1 que pour celle en cours N. Au fur et mesure de l'tablissement des bulletins de paye et de la prise de congs RTT par le salari, ces valeurs seront automatiquement mises jour par Ciel Paye. Au niveau du calcul des congs RTT, on distingue : Les salaris dont le travail est modul, c'est--dire toujours gr en heures mais avec des priodes d'adaptation, lies aux fluctuations de l'activit de l'entreprise. On parle ici d'annualisation du temps de travail. Ces salaris bnficient de jour de repos RTT qui seront calculs en fonction de la modulation planifie pour l'anne. Dans ce cas, le dcompte des congs RTT ne peut pas s'effectuer automatiquement. 2. Une fois le bulletin calcul, vous renseignez manuellement, en jour, la zone Acquis dans le mois de l'onglet RTT du bulletin de salaire. Les salaris dont le temps de travail est dcompt en jours uniquement, Dans ce cas, le calcul s'effectue automatiquement suivant la rgle impose par la RTT, savoir, 1/12me du nombre de jours des congs RTT indiqu dans les Paramtres 3 du dossier.

L'option Edition des congs RTT sur bulletin doit tre galement coche dans les paramtres du dossier

(commande PARAMTRES du menu DOSSIER). Dans ce cas, elle est coche par dfaut la cration de la fiche salari. L Infopaye, Rubrique La gestion des 35 heures pour consulter le dossier complet sur les 35 heures.

Repos compensateur
De la mme manire que pour les congs pays, la mise en place du dossier, vous indiquez les valeurs prendre en compte au dernier jour de la priode prcdant le premier bulletin tablir au salari. Ensuite, ces valeurs sont mises jour par le logiciel au fur et mesure de l'tablissement des bulletins et du repos pris.

Les valeurs du Repos compensateur sont exprimes en heures et non en jours.

Onglet Banque
Dans l'onglet Banque, le Mode de paiement du salaire parmi ceux proposs (virement, chque ou espces) est dfini. Si le salari est pay par virement et dans la mesure o vous envisagez de transfrer automatiquement les ordres de virement la banque de la socit, les Coordonnes bancaires du salari doivent tre prcisment saisies d'aprs le R.I.B. (relev d'identit bancaire) de chacun. En effet, un contrle est effectu sur la validit des informations, lors du transfert votre banque. Vous devez galement indiquer le nom de l'Organisme payeur de la socit.

Voir Banques, page 102.

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Menu Bases

Onglet Variables
Toutes les variables dfinies par la commande VARIABLES du menu BASES comme tant Propre au salari sont prsentes dans l'onglet Variables de la fiche Salari. Voir Variables, page 80.

Attention ! L'onglet Variables n'est pas prsent lorsque vous crez la fiche Salari mais uniquement lorsque vous modifiez une fiche existante.
Selon le type de paye retenu pour le salari et les diffrents lments utiliss pour calculer son bulletin, saisissez les valeurs dans les variables correspondantes. Exemple Pour un salari ayant un type de paye HORAIRE, saisissez la valeur des variables TXHOR TAUX HORAIRE et HMOIS NBRE D'HEURES/MOIS.

La valeur d'une variable peut tre galement saisie ou modifie par la commande Saisie des variables salaris (quand elle est propre au salari) ou directement dans le bulletin de paye du salari. Dans ce cas, cette valeur remplace celle dfinie dans la fiche Salari.

Onglet DADS
Paramtrer les donnes ncessaires la DADS
Si vous souhaitez gnrer, en janvier 2006, une DADS-U (fonctionnalit disponible uniquement dans Ciel Paye Evolution), certaines informations doivent tre renseignes dans l'onglet DADS. En renseignant ds aujourd'hui ces informations dans Ciel Paye Millsime 2005 ou 2006, vous pourrez migrer plus facilement vers Ciel Paye Evolution pour gnrer une DADS-U en janvier 2006. Ces informations renseignes en cours d'anne sont mmorises afin d'tre transmises lors de la gnration de la DADS-U avec Ciel Paye Evolution. Pour prparer la D.A.D.S. : 1. Slectionnez le Type de contrat parmi ceux proposs correspondant aux imprims en vigueur : Temps plein, Temps partiel, Intermittent, etc. 2. De mme, indiquez le statut catgoriel (catgorie laquelle appartient le salari : cadre, non cadre etc.) ainsi que le statut professionnel (ouvrier, employ, technicien etc.). Pour cela, cliquez sur le triangle de slection et licone dappel de liste situs en fin de zone, puis slectionnez l'lment de votre choix dans les listes proposes.

Les diffrents statuts professionnels sont classs selon les catgories suivantes : Cas gnral Secteur public Secteur libral

Mme si l'tablissement est assujetti la taxe sur les salaires, ce que vous dclarez au niveau des paramtres du dossier et de la fiche de l'tablissement concern, certains salaris peuvent en tre exonrs. 3. Pour ne pas tenir compte des bulletins de ces salaris dans le calcul de la taxe sur les salaires, vous devez les dclarer exonrs. Pour cela, cochez la zone Exonr de la taxe sur les salaires. Lors du calcul de l'tat prparatoire de la DADS, les bulletins des salaris exonrs ne seront pas pris en compte dans le calcul de la taxe due. 4. La zone Travailleur doit tre renseigne pour prciser s'il s'agit d'un travailleur rsidant dans le lieu o il occupe ses fonctions, d'un travailleur frontalier ou exerant ltranger. 5. Dans la zone Code Rgime de base obligatoire prcisez le rgime de Base obligatoire. Dans la plupart des cas il s'agit du Rgime Gnral. Si vous relevez de Plusieurs rgimes de base, vous devez slectionner les rgimes de Base maladie, Base AT, Base Vieillesse Part Patronale et Base Vieillesse Part Salariale. 66

Menu Bases 6. Validez la fiche du salari en cliquant sur le bouton [Ok]. Par la suite, lorsque vous modifierez la fiche salari, les informations seront enregistres et mmorises pour la DADS-U (fonctionnalit disponible uniquement dans Ciel Paye Evolution). Vous pourrez les consulter dans l'historique.

Certaines informations lies un vnement du salari ou une situation particulire ne sont pas automatiquement enregistres et mmorises par Ciel Paye. Vous devez dans ce cas enregistrer un nouvel vnement.

Enregistrer manuellement un nouvel vnement


1. Pour enregistrer un vnement (en prvision de la DADS-U, fonctionnalit disponible uniquement dans Ciel Paye Evolution), cliquez sur le bouton [Nouvel vnement] de la fiche salari, onglet DADS. 2. Slectionnez l'aide du bouton Liste le motif entranant la cration d'un nouvel vnement puis cliquez sur le bouton [Ok].

Les motifs sont classs selon les catgories suivantes : Cas gnral Spcifique BTP Secteur public Situation particulire

3. Saisissez ou slectionnez l'aide du calendrier la date de dbut et au besoin la date de fin de lvnement. Vous pouvez ajouter un commentaire si vous le souhaitez. 4. Validez le nouvel vnement en cliquant sur le bouton [Ok].

Vous pouvez consulter la liste des vnements : en cliquant sur le bouton [Historique], dans l'onglet DADS de la fiche salari, ou en cliquant sur l'onglet Evnements salaris, lorsque vous activez la commande SALARIS du menu BASES.

Consulter lhistorique des informations mmorises pour la DADS


Dans le cadre de la nouvelle norme DADS-U (fonctionnalit disponible uniquement dans Ciel Paye Evolution), certaines informations relatives au salari sont enregistres et mmorises dans votre logiciel de paye. Le bouton [Historique] de l'onglet DADS vous permet de consulter ces informations. Vous pouvez partir de la fentre Historique crer, modifier ou supprimer un vnement. Cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer les modifications et quitter la fentre Historique.

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Menu Bases

Onglet Divers
Paramtrer les comptes comptables pour le transfert en comptabilit
Pour raliser le transfert de l'criture de paye mensuelle dans la comptabilit, contrlez les comptes de comptabilit gnrale, proposs, par dfaut, dans l'onglet Divers de la fiche Salari et modifiez-les si besoin est.

Les comptes sont saisis sans espace ni caractre accentu ni ponctuation. La ponctuation du texte dans cette zone peut tre modifie par la commande Prfrences - onglet Polices.

Le Compte Brut : compte de classe 6 (641000 par dfaut) dans lequel s'impute le salaire brut. Le Compte payer : compte de classe 4 (421000 par dfaut) dans lequel s'impute le montant du salaire vers correspondant au Net payer.

Voir Journal comptable, page 148.

Attestation Assedic
Menu EDITION (liste des salaris affiche) - ATTESTATION ASSEDIC Lorsqu'un salari quitte dfinitivement une entreprise, il doit fournir une attestation de travail auprs de l'Assedic afin de faire valoir ses droits aux allocations chmage. En gnral, l'employeur remet cette attestation au salari en mme temps que son dernier bulletin de salaire, son solde de tout compte et son certificat de travail.

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Menu Bases

Contrles et paramtrages pralables


Avant d'diter l'Attestation ASSEDIC, prenez soin de vrifier les lments suivants :
cotisations : pour les cotisations dont le montant doit entrer dans le cumul du prcompte ASSEDIC, cal-

cul et dit sur l'attestation, cochez la zone correspondante dans l'onglet Prise en compte de la fiche Cotisation ;
salaris : vrifiez que les donnes concernant le salari sont correctement renseignes, savoir les

Nom, Prnom, Adresse, Numro de Scurit Sociale, Numro de matricule, etc. ;


tablissement : de la mme manire, vrifiez que les donnes de l'tablissement sont correctes, savoir le Nom de la socit, Adresse, Tlphone, Code NAF, Numro de SIRET, etc.

Editer l'attestation ASSEDIC


1. Pour diter ce document, slectionnez le salari concern puis activez la commande ATTESTATION ASSEDIC du menu FONCTIONS. 2. Indiquez alors la Date du dernier jour travaill et pay du salari. Le numro dordre utilis saffiche automatiquement. 3. Pour obtenir plus dinformations sur la manire de remplir lattestation ASSEDIC, cliquez sur le bouton [Notice].

4. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Le document administratif saffiche alors au format pdf.

Attention ! Pour visualiser lattestation ASSEDIC, lapplication Acrobat Reader doit tre installe sur votre ordinateur.
Il prcise notamment la priode d'emploi du salari, le montant des salaires des 12 mois civils qui prcde le dernier jour travaill et pay.

Complter puis imprimer l'attestation


Certaines zones doivent tre directement saisies sur l'tat. Une fois les zones renseignes, vous lancez l'impression de l'attestation.

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Menu Bases

Accder directement Microsoft Word


) Menu EDITION - commande DOCUMENT WORD
<Alt> <B><P> Ciel Paye permet d'intgrer les informations concernant la socit, les salaris et les bulletins de paye dans des documents type raliss avec Word. Vous pouvez ainsi diter des documents administratifs tels que les certificats d'embauche, les contrats de travail, les lettres-chques, etc. Vous pouvez galement raliser des mailings pour l'ensemble de vos salaris. 1. Aprs avoir slectionn le(s) salari(s) pour le(s)quel(s) vous souhaitez diter un document Word, activez la commande DOCUMENTS WORD du menu EDITION. 2. Vous accdez alors la fentre Gestionnaire de documents qui prsente la liste des modles disponibles. Cliquez sur le titre du document utiliser.

Consulter un document
3. Slectionnez le document consulter en cliquant sur le titre d'un des modles prsents dans la fentre Gestionnaire de document et cliquez sur [Consulter]. L'application Word s'ouvre et vous accdez au document choisi. Les informations ncessaires concernant la socit (telle l'adresse par exemple) et le salari sont automatiquement insres dans le document final. Si vous avez slectionn plusieurs salaris, vous consultez pour chacun d'eux un document personnalis. A ce stade, vous pouvez modifier le document comme n'importe quel autre document Word et l'imprimer. En revanche, les modifications ne sont pas conserves dans le modle Ciel Paye. 4. Pour revenir dans Ciel Paye, activez la commande QUITTER de Word.

Imprimer un document partir de Ciel Paye


Vous pouvez galement imprimer directement le document partir de Ciel Paye. Dans ce cas, l'application Word est ouverte le temps de l'impression puis automatiquement referme, une fois celle-ci termine.

Crer un modle de document


La cration d'un modle s'effectue en plusieurs tapes.

Dans Ciel Paye :


1. crez le nouveau document, par le bouton [Nouveau] puis dfinissez son intitul. Il apparat alors dans la liste des modles. 2. Slectionnez-le et cliquez sur le bouton [Modifier]. L'application Word est alors ouverte ainsi qu'une fentre nomme Document 1.

Dans Microsoft Word :


1. Saisissez le texte qui ne varie pas d'un document l'autre, en utilisant les commandes de Word pour mettre en forme et en page votre texte. 2. Insrez les champs ncessaires, informations qui varient d'un document l'autre.

Pour qu'une information soit rcupre de la paye et insre dans votre texte, vous devez insrer, dans le modle de document, le nom du champ dont vous rcuprez la donne.

Exemple Pour rcuprer le nom du salari dans une formule de politesse, insrez le champ : [GETFIELD SALARIE.NOM] Pour insrer un champ, vous pouvez le saisir directement dans votre texte mais dans ce cas, vous devez respecter la syntaxe propre aux noms des champs.

Le menu CielPaye dans Word


Une autre manire, plus rapide et plus sre, d'insrer un champ dans le modle de document, est d'utiliser une des commandes du menu CIELPAYE, automatiquement ajout la barre des menus de Word (lorsque vous crez ou modifiez un modle de document).

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Menu Bases Le menu CIELPAYE prsente 5 commandes vous permettant d'insrer les champs ncessaires et d'effectuer certains traitements sur le modle de document.

Insertion d'un champ rcuprant une des informations de la fiche salari

) Menu CIELPAYE - commande INSRER UN CHAMP SALARI


Exemple Le titre (Monsieur, Madame, Mademoiselle) suivi du nom du salari est insr dans la formule de politesse suivante : Nous vous adressons nos plus sincres flicitations et vous prions de recevoir, [GETFIELD Salarie.Titre] [GETFIELD Salarie.Nom] nos salutations distingues. 1. Placez le curseur l'endroit o vous voulez insrer la premire variable. 2. Activez la commande INSRER UN CHAMP salari dans le menu CIELPAYE. 3. Cliquez sur le bouton Liste pour obtenir le libell de tous les champs disponibles et slectionnez le champ Prnom. Validez votre choix par [OK]. La variable s'insre automatiquement sur la ligne de saisie. 4. Recommencez la procdure pour insrer le champ Nom.

Il est possible de faire suivre conscutivement les champs.

Insertion des variables numriques de type salari

) Menu CIELPAYE - commande iNSRER UNE VARIABLE SALARI


Vous pouvez insrer des variables salaris de type numrique et composer des formules arithmtiques. Exemple Pour que la rmunration brute annuelle d'un salari s'affiche : 1. insrez la variable [GETNUMBE OFFICE_NUM=SALBASE]. 2. Compltez la variable en saisissant le signe * (multiplicateur) et 12 pour obtenir la formule suivante : [GETNUMBER OFFICE_NUM=SALBASE*12]

Insertion de champs de type socit

) Menu CIELPAYE - commande INSRER UN PARAMTRE SOCIT


Vous voulez insrer la raison sociale et l'adresse de votre socit dans l'en-tte du document. Vous utilisez les champs suivants : [GETGLOBAL SOCIETE.RAISONSOCIALE] [GETGLOBAL SOCIETE.ADRESSE] [GETGLOBAL SOCIETE.CODEPOSTAL] [GETGLOBAL SOCIETE.VILLE] Exemple de certificat de travail 1. A partir de la fentre Gestionnaire de document, slectionnez le titre Certificat de travail puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Vous accdez alors au modle ralis dans Word.

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Menu Bases

2. Cliquez ensuite sur le bouton [Consulter], partir de la fentre Gestionnaire de documents, pour visualiser le document final dans Word.
correspond des champs de type socit GETGLOBAL.

correspond des champs de la fiche Salari de type GETFIELD

correspond une variable daccord de genre de type GETSTRING

Insertion d'une variable d'accord de genre

) Menu CIELPAYE - commande ACCORD MASCULIN / FMININ


Vous pouvez utiliser une formule de type texte faisant appel des lments bass sur les accords de genre (masculin, fminin). Exemple Vous voulez accorder l'adjectif 'soussign' avec le genre.

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Menu Bases Placez le curseur l'endroit o vous voulez que s'inscrive la variable. Slectionnez la commande ACCORD MASCULIN/FEMININ du menu CIELPAYE. Saisissez 'soussign' dans la zone Accord masculin et 'soussigne' dans la zone Accord fminin. La formule est insre dans le document : [GETSTRING IF SALARI.SEXE=0 THEN OFFICE_TEXT="SOUSSIGNE" ELSE OFFICE_TEXT = "SOUSSIGNE"END IF]

Insertion d'une variable de conversion (chiffres en lettres)

) Menu CIELPAYE - commande CONVERTIR UN MONTANT EN LETTRES


Vous utilisez cette commande afin que le montant du salaire de base s'inscrive la fois en chiffres et en lettres. Vous pouvez obtenir la conversion d'une variable salari (consulter la liste par le bouton Liste) et/ou d'un montant que vous indiquez en chiffres. Exemple La variable du salari est le salaire de base et la valeur est de 1830 . si vous avez opt pour la variable du salari 'Salaire mensuel de base', la formule est : [GETSTRING CONVERTAMOUNTTOSTRING (SALBASE, OFFICE_TEXT, "EURO", 100)] ; si vous avez opt pour un montant '1830', elle sera la suivante : [GETSTRING CONVERTAMOUNTTOSTRING (1830, OFFICE_TEXT, "EURO", 100)]

Sauvegarde du document dans Word


La sauvegarde du document est ralise lorsque vous fermez Word. Les documents crs sont enregistrs au format RTF et stocks dans le sous-rpertoire Offmodel de Ciel Paye. 1. Activez la commande QUITTER du menu FICHIER. 2. Confirmez alors l'enregistrement en cliquant sur [Oui].

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Menu Bases

Assistant d'entre d'un nouveau salari


) Menu BASES - commande ASSISTANT DENTRE D'UN SALARIE
<Alt> <B><E> Cet assistant vous permet d'une part de crer une nouvelle fiche salari et d'autre part de raliser simplement et rapidement deux oprations obligatoires lies l'embauche d'un salari, savoir la rdaction d'un contrat de travail et la dclaration d'embauche (D.U.E.). 1. Dfinissez l'opration ou les oprations que vous allez effectuer une fois les renseignements de la fiche salari complts, puis cliquez sur [OK].

Etape Identit
2. La premire tape de l'assistant de cration d'un salari se rapporte son identit. Compltez toutes les zones, ces renseignements tant ncessaires pour tablir la D.U.E. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour continuer le paramtrage.

Etape Situation professionnelle


3. La deuxime tape concerne la situation professionnelle du salari et notamment les caractristiques de son poste, sa date d'entre dans l'entreprise et les lments concernant son salaire. Une fois les zones compltes, cliquez sur [Suivant].

Etape Coordonnes bancaires


4. Dans la troisime tape figurent les lments relatifs aux coordonnes bancaires et au mode de paiement du salari. Cliquez sur [Suivant] pour poursuivre.

Etape DADS
La quatrime tape concerne le paramtrage des donnes ncessaires la DADS-U (norme applicable au 1er janvier 2006 sur les salaires de 2005). Pour pouvoir tablir la DADS-U avec Ciel Paye Evolution, vous devez renseigner cette tape. En renseignant ds aujourdhui ces informations dans Ciel Paye Millsime 2005, vous pourrez migrer plus facilement vers Ciel Paye Evolution pour gnrer une DADS-U en janvier 2006. 5. Choisissez un Type de contrat parmi ceux proposs correspondant aux imprims en vigueur (Temps plein, Temps partiel, Intermittent, etc). Indiquez le Statut catgoriel (catgorie laquelle appartient le salari : Cadre, Non cadre, etc.) ainsi que le Statut professionnel (Ouvrier, Employ, Technicien, etc.).

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Menu Bases 6. Certains salaris sont exonrs de la taxe sur les salaires. Pour ne pas tenir compte des bulletins de ces salaris dans le calcul de la taxe sur les salaires, vous devez les dclarer exonrs en cochant la case correspondante. Lors du calcul de l'tat prparatoire de la DADS, les bulletins des salaris exonrs ne seront pas pris en compte dans le calcul de la taxe due. 7. Dans la zone Travailleur, indiquez s'il s'agit d'un travailleur rsidant dans le lieu o il occupe ses fonctions, d'un travailleur frontalier ou exerant ltranger. 8. Dans la zone Code Rgime de base obligatoire, prcisez le rgime de Base obligatoire. Dans la plupart des cas il s'agit du Rgime Gnral. Si vous relevez de Plusieurs rgimes de base, vous devez slectionner les rgimes de Base maladie, Base AT, Base Vieillesse Part Patronale et Base Vieillesse Part Salariale. 9. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer la dernire tape de l'assistant.

Dernire tape
Cette dernire tape vous confirme la cration et le paramtrage de votre fiche salari. La validation de cette cration, par le bouton [Terminer] entrane, selon les options choisies dans la fentre d'accueil de l'assistant d'entre d'un salari, la cration automatique du contrat de travail dans Word et l'accs direct sur le site Internet permettant de faire la Dclaration Unique d'Embauche auprs de l'URSSAF. Il ne vous reste plus qu' complter les informations ncessaires dans ces deux documents pour que les formalits lies l'embauche d'un salari soient dment accomplies.

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Menu Bases

Assistant de sortie d'un salari


) Menu BASES - commande ASSISTANT DE SORTIE D'UN SALARIE
<Alt> <B><S> Tout dpart de l'entreprise d'un salari implique un certain nombre de formalits effectuer de la part de l'employeur. Cet assistant vous aide raliser les documents obligatoires remettre tout salari qui quitte une entreprise, savoir : son dernier bulletin de paye, son certificat de travail, son solde de tout compte, une attestation Assedic agre.

1. Dans la fentre d'accueil de l'assistant, indiquez de quel salari il s'agit ; cliquez pour cela sur le bouton Liste pour le slectionner. 2. Prcisez la Date de sa sortie ainsi que le motif pour lequel il quitte l'entreprise. Si vous tablissez un tat prparatoire DADS papier, choisissez les points de suspension ... pour indiquer un dpart dfinitif. 3. Cochez ensuite les oprations administratives lies au dpart du salari que vous souhaitez raliser. 4. Cliquez sur [OK]. Les lments que vous avez choisis vous seront alors prsents l'cran les uns aprs les autres ; ainsi la sortie du salari de l'entreprise est effectue simplement et rapidement.

A propos de l'Attestation Assedic...


Le dernier bulletin du salari doit tre cr et valid pour que l'Attestation Assedic puisse tre dlivre avec des donnes exactes. Pour vous aider accomplir correctement cette dmarche administrative particulire deux lments de contrle vous sont proposs : d'abord, dans la fentre d'accueil de l'assistant de sortie : la case Dlivrance de l'attestation Assedic n'est accessible que si vous avez coch au pralable la case Ralisation du dernier bulletin, par la suite, une fois le dernier bulletin cr, un message vous propose de le valider pour que votre attestation soit correcte.

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Menu Bases

Profils
) Menu BASES - commande PROFILS
<Alt> <B><P> Le profil correspond un bulletin type regroupant les lments (cotisations, rubriques, commentaires, etc.) communs une mme catgorie de salaris (Cadre, Employ, etc.). Les profils ne contiennent aucune valeur. Vous les utilisez pour crer les bulletins d'une mme catgorie de salaris sans avoir chaque fois redfinir l'ensemble des lignes composant le bulletin.

Rubrique
Appel dun profil dans le bulletin

Cotisations

Profils

Bulletins
Gnrer un profil daprs le bulletin

Commentaires

La fiche Profil
Le profil est dfini par un Code et un Libell. Les lignes qui composeront le bulletin des salaris rattachs au profil sont ensuite prsentes.

Insre une ligne vierge dans le profil. Ouvre la liste Elments du bulletin pour insrer un ou plusieurs lments. Supprime la ligne slectionne dans le profil.

Convention d'insertion des rubriques et cotisations dans les profils


Lorsque vous insrez des lignes dans le profil, ne perdez pas de vue que le bulletin est calcul de manire descendante de la premire la dernire ligne du bulletin. Une rubrique, insre avant le SALAIRE BRUT est ajoute ou retranche au SALAIRE DE BASE, selon le type de la rubrique (Gain ou Retenue), pour calculer le SALAIRE BRUT : absence pour congs pays, indemnits de congs pays, prime d'anciennet, etc. Une rubrique, insre aprs le NET IMPOSABLE, ne doit pas modifier ce dernier mais peut y tre ajoute ou retranche selon son type (Gain ou Retenue) pour calculer le NET A PAYER : transport, carte orange, acompte, tickets restaurant, etc. Une cotisation est insre aprs le SALAIRE BRUT et avant le TOTAL RETENU. Les rubriques et cotisations intermdiaires doivent tre places avant celles qui utilisent leur montant comme base de calcul. 77

Menu Bases

Insrer une ligne vierge dans le profil


Dans la liste Lignes de profil, placez le curseur sur la ligne avant laquelle vous voulez en insrer une nouvelle. 1. Cliquez sur le bouton [insrer] pour insrer une ligne vierge dans le profil. 2. Cliquez deux fois dans la colonne Elment de la ligne vierge. 3. Saisissez le code de l'lment insrer dans le profil. Le bouton Liste ouvre la liste des lments du bulletin dans laquelle vous pouvez slectionner celui de votre choix. 4. Appuyez sur la touche <Tabulation> pour valider le code saisi. Le libell de l'lment est alors automatiquement insr.

Si l'lment est dj prsent dans le profil, Ciel Paye vous en informe et ne l'insre pas nouveau.

5. Procdez ainsi pour chacune des lignes insrer.

Insrer dans le profil plusieurs lignes en mme temps


1. Placez le curseur sur la ligne avant laquelle vous voulez en insrer d'autres. 2. Cliquez sur le bouton [Ins. Multi...] pour ouvrir la liste Elment Bulletin qui prsente toutes les rubriques, cotisations et commentaires existants. 3. Cliquez sur les lments insrer dans le profil. Vous pouvez aussi tendre la slection plusieurs lments, l'aide de la touche <Majuscule> afin de les insrer en mme temps dans le profil. 4. Validez l'insertion des lments slectionns en cliquant sur [OK].

Si l'lment est dj prsent dans le profil, un message vous en informe et ne l'insre pas nouveau.

La fentre Elment Bulletin


Les trois boutons radios Cotisations, Rubriques et Commentaires vous permettent de choisir le type d'lment qui doit tre prsent dans la liste. Les boutons, prsents droite dans la fentre, permettent de modifier la prsentation de la liste et des lments qu'elle contient comme pour les lments de base. Exemple Vous insrez les rubriques ncessaires dans le profil. Pour plus de commodits, vous voulez que seul ce type d'lment soit affich dans la liste des Elments du bulletin. Cochez l'option Rubriques. Vous pouvez ensuite classer les rubriques dans l'ordre croissant de leur code en dfinissant les critres et le sens du tri par le bouton [Trier la liste].

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Menu Bases

Si le format de prsentation de la liste est conserv d'une session l'autre, les recherches et tris des lments ne le sont pas.

Si vous voulez consulter nouveau la liste complte des lments existants, cliquez sur le bouton [Tout afficher].

Modifier un lment
Pour consulter le dtail d'un des lments prsents dans la liste et ventuellement le modifier, slectionnez-le et cliquez sur le bouton [Modifier]. La fiche complte de l'lment s'ouvre.

Vous constaterez qu' ce stade, vous n'avez pas la possibilit de crer un nouvel lment ou d'en consulter un autre, les boutons magntoscopes et le bouton [Crer] n'tant pas prsents dans la fiche.

Supprimer une ligne du profil


1. Cliquez sur la ligne supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. La procdure tant irrversible, un message de confirmation s'affiche. 3. Validez la fentre de confirmation par [Oui]. La ligne n'apparat plus dans le profil.

En aucun cas, l'lment correspondant n'est supprim.

Affecter les profils aux salaris


Une fois les profils dfinis, vous les affectez chaque salari, selon la catgorie laquelle il appartient, dans l'onglet Affectation de la fiche Salari. Lorsque vous crez les premiers bulletins avec Ciel Paye sur une priode donne, demandez la cration des bulletins d'aprs les profils rattachs aux salaris.

Nous vous conseillons vivement d'utiliser les profils pour tablir les bulletins de salaire, particulirement pour crer le premier bulletin de chaque salari.

Si vous n'avez pas rattach de profil un salari, le bulletin est cr mais sans aucune ligne. A ce stade, vous conservez la possibilit d'appeler un profil dans le bulletin ouvert.

Voir Appeler un profil, page 115.

Gnrer automatiquement un profil


Vous pouvez aussi gnrer un profil d'aprs un bulletin. Toutes les lignes insres dans le bulletin ouvert sont recopies l'identique dans le profil, mis part les valeurs des diffrents lments composant le bulletin.

Voir Gnrer un profil, page 115.

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Menu Bases

Variables
) Menu BASES - commande VARIABLES
<Alt> <B> <V> A ce stade, vous dfinissez toutes les variables ncessaires pour tablir et calculer les bulletins de l'ensemble des salaris. On distingue deux types de variables : les variables globales dont la valeur est commune tous les salaris, les variables salaris dont la valeur est propre chacun.

La valeur des variables peut tre saisie indiffremment dans la fiche Salari, par la commande SAISIE DES VARIABLES SALARIS ou directement dans le bulletin pour calculer les rubriques, les cotisations et les commentaires auxquels elles sont affectes. Exemple La rubrique R600 TICKETS RESTAURANT, du paramtrage de paye modle, utilise deux variables : MTICKET : valeur en euros d'un ticket, identique pour tous les salaris, NBTICKET : nombre de tickets donns dans le mois chacun.

Rubrique

Salaris Variables Saisie des variables salaris Bulletins

Cotisations

Commentaires

La fiche Variable
La variable est dfinie par un Code et un Libell que vous retrouverez selon le cas dans les fiches Salaris et/ou dans les bulletins. C'est ce code qui est ensuite affect aux rubriques, aux cotisations et aux commentaires. Si la valeur de la variable est susceptible de changer d'un salari l'autre, vous la laissez zro dans la fiche et vous cochez la case Propre au salari. Elle sera ainsi prsente dans les fiches Salaris afin que vous puissiez saisir la valeur propre chacun. En revanche, on parle de variable globale lorsque sa valeur est identique pour tous les salaris. Dans ce cas, la case Propre au salari est dcoche. Exemple 1 : variable salari Pour les tickets restaurant par exemple, la valeur de la variable NBTICKET NOMBRE DE TICKETS RESTAURANT change non seulement d'une priode l'autre, puisqu'elle dpend du nombre de jours ouvrables sur la priode, mais galement pour chaque salari puisqu'il n'en bnficie pas les jours de congs ou d'absence.

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Menu Bases Exemple 2 : variable globale C'est le cas par exemple de la variable MTICKET VALEUR DU TICKET RESTAURANT. Si sa valeur change sur une priode, prenez soin de la modifier par la commande VARIABLES du menu BASES avant d'tablir vos bulletins du mois.

L'onglet Variables n'est pas prsent lorsque vous crez une nouvelle fiche Salari mais uniquement lorsque vous modifiez une fiche existante.

Attention ! Toute modification d'une variable dans le tableau de saisie des variables salaris ou dans le bulletin se rpercute dans la fiche Salari.

Liste des principales variables


Un certain nombre de variables prdfinies doivent tre conserves dans la base et ne doivent en aucun cas tre supprimes. hmois Nombre d'heures normales travailles dans le mois par le salari

La valeur est dfinie dans la fiche de chaque salari. Le code de la variable est utilis pour dfinir le Taux de la rubrique SBASE Salaire de base. La variable est rappele dans l'en-tte du bulletin la zone Nb hrs. norm. Toute modification dans le bulletin se rpercute dans la fiche Salari. hmoisdos Nombre d'heures normales travailles dfini mensuellement pour le dossier

La valeur est dfinie dans l'onglet Paramtres paye 2 du dossier. Dans la plupart des cas HMOIS = HMOISDOS sauf, par exemple, dans les secteurs de la restauration ou des btiments et travaux publics. hpayes Nombre d'heures payes

La valeur est dfinie dans le bulletin. La variable rappelle le nombre d'heures payes au salari et calcules pour la priode en cours. Le code de la variable est utilis pour dfinir la Base de la rubrique SBRUT Salaire brut. htrav Nombre d'heures travailles par le salari pour le mois en cours

Comme pour le nombre d'heures payes, cette variable est automatiquement recalcule sur la priode selon le bulletin. Le nombre d'heures travailles peut tre diffrent du nombre d'heures payes. Exemple Le salari travaille normalement 151.67 heures. Sur une priode il effectue 10 heures supplmentaires. HMOIS = 151,67 HHPAYEES = HTRAV = 161,67 H Sur la priode suivante, il suit une formation de 20 h : HMOIS = 151,67 HHPAYEES = 171,67 HHTRAV = 151,67 H 81

Menu Bases nbancien Nombre d'annes d'anciennet du salari

La valeur est calcule selon la date d'anciennet du salari dans l'entreprise, dfinie dans sa fiche, et la date du bulletin tabli pour la priode en cours. Dans le paramtrage de paye modle, elle est utilise comme Taux dans la rubrique R100 Prime d'anciennet. nbpoints Nombre de points

Cette variable est utilise pour calculer le bulletin des salaris pays aux points. La valeur est dfinie dans la fiche Salari. Si vous l'utilisez, n'omettez pas de prciser dans l'onglet Salaires quelle table doit tre compare la valeur de la variable. plafond Plafond de la scurit sociale

Indique dans le bulletin le plafond de la Scurit Sociale, saisi dans les paramtres du Dossier ou les paramtres globaux. salbase Salaire mensuel de base

Dans le cas gnral la valeur est dfinie dans la fiche Salari. Dans le bulletin, sa valeur est reprise comme montant salarial Mt Sal. de la rubrique SBASE Salaire de base. txhor Taux horaire

La valeur est dfinie pour les salaris ayant une paye de type Horaire.

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Menu Bases

Rubriques
) Menu BASES - commande RUBRIQUES
<Alt> <B> <R> Les rubriques sont utilises pour calculer les lignes du bulletin, autres que les cotisations, intervenant gnralement : avant SBRUT SALAIRE BRUT : heures d'absences, congs pays, primes d'anciennet, etc. aprs SNETIMPO NET IMPOSABLE : tickets restaurant, indemnits de transport, remboursement de frais, indemnits kilomtriques, etc.

Rubriques

Bulletins de paye

La fiche Rubrique
L'en-tte de la rubrique
La rubrique est dfinie par un Code et un Libell qui seront rcuprs dans les lignes du bulletin. De la mme manire que pour les cotisations, la zone Impression sur le bulletin permet de dfinir la condition pour qu'une rubrique, insre en prparation du bulletin, figure galement sur l'impression du bulletin de paye. Normalement, seules les cotisations sont rattaches aux caisses. La notion de caisse s'tendant celle de tiers, certaines rubriques peuvent tre aussi rattaches une caisse. Exemple Le fournisseur de Tickets restaurant peut tre considr comme une caisse laquelle il faut verser le montant des tickets distribus. Les caisses permettent aussi de transfrer dans les comptes comptables correspondants, les montants des rubriques insres aprs le NET IMPOSABLE (ACOMPTE VERSE, CARTE ORANGE, etc.). En revanche, les rubriques faisant partie du BRUT, mme si une caisse leur est rattache, ne sont pas ventiles lors du transfert en comptabilit. Le Type de la rubrique permet de dfinir comment est intgr son montant :
Intermdiaire

La rubrique sert tablir un montant intermdiaire qui pourra tre utilis ensuite dans une autre rubrique. En aucun cas, le montant d'une rubrique intermdiaire est ajout ou soustrait dans le calcul du bulletin.
Gain

Le montant de la rubrique de type Gain est ajout dans le calcul du bulletin. Dans le paramtrage de paye modle, c'est le cas par exemple de la rubrique R100 Prime d'anciennet, ajoute au Salaire de base pour obtenir le Salaire brut.
Retenue

Le montant d'une rubrique de type Retenue est dduit dans le calcul du bulletin. C'est le cas par exemple de la rubrique R600 Tickets restaurant, dduite du Net payer.

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Menu Bases

Onglet Elments de calcul

Le Mode de calcul prendre en compte est indiqu


Base x Taux

La valeur de la Base est multiplie par un Taux dfini dans la rubrique.


Base x Nombre

La valeur de la Base est multiplie par un nombre qui sera saisi en prparation de bulletin pour la variable correspondante.
Montant pris tel quel

La valeur de la base correspond un montant saisi dans la rubrique. Selon le mode de calcul retenu, sont ensuite dfinis la Base de calcul et le Taux utilis. Si une table doit tre utilise, vous la slectionnez dans la zone Soumis table, en cliquant sur le bouton Liste, prsent droite de la zone. Les informations ainsi dfinies sont prsentes pour contrle dans la zone Rsultat. La Part patronale d'une rubrique est calcule le plus gnralement selon un taux fixe. Dans ce cas, saisissez le taux appliquer puis indiquez qu'il s'agit d'un taux en slectionnant le symbole %. Si la rubrique correspond un montant fixe, c'est le cas par exemple pour les tickets restaurant, vous saisissez la valeur prendre en compte, puis vous indiquez qu'elle est calcule en euros, en slectionnant le symbole .

Condition d'application
Dans certains cas, la rubrique (part patronale et salariale) sera calcule en prparation du bulletin sous certaines conditions. L'option Condition d'application doit tre coche afin que le logiciel tienne compte des conditions dfinies lors de la prparation du bulletin. L'lment qui doit tre test est indiqu. Cliquez sur le bouton [fx], prsent droite de la zone pour le choisir. Il peut s'agir : d'une variable d'une cotisation d'une autre rubrique

Si l'lment tester correspond la Base de la rubrique, n'indiquez rien cette zone. Les valeurs en euros renseignent la zone Compris entre (borne infrieure incluse) et la zone Et (borne extrieure exclue). Vous pouvez aussi tester l'lment sur la valeur dfinie pour une variable. Dans ce cas, slectionnez chaque zone la variable ncessaire en cliquant sur le bouton [fx]. 84

Menu Bases

Onglet Prise en compte


Dans cet onglet, vous dterminez dans quel cumul le montant de la rubrique est intgr, en cochant les options adquates.
Elment du brut

Si le montant de la rubrique entre dans le calcul du Salaire brut, cochez cette case. Selon le type Gain ou Retenue dfini pour la rubrique, son montant est ajout ou dduit du Salaire de base pour obtenir le Salaire brut. Exemple C'est le cas des rubriques permettant de calculer les indemnits journalires. Le montant de la rubrique R702 Absence Congs Pays est dduit du Salaire brut, celui de la rubrique R703 Congs Pays est ajout.
Elment du net imposable

En rgle gnrale, le montant de la rubrique est dduit du Salaire Brut pour obtenir le Net imposable. Par dfaut, cette option est donc coche. Exemple Les rubriques permettant de calculer les heures supplmentaires sont intgres au montant du NET IMPOSABLE. Cette option permet aussi de grer les rubriques soumises cotisation intgres au Salaire brut et non au Net imposable. Dans ce cas, ne cochez pas la case.
Elment base des congs pays

Cochez cette option lorsque le montant de la rubrique entre dans le cumul de la base des congs pays, prsent dans la fiche Salari - onglet Congs pays (Cumul base CP N) et des bulletins.
Elment des heures travailles

Cochez cette case lorsque le nombre d'heures dfini pour la rubrique entre dans le calcul des heures travailles. Cette valeur renseigne la variable HPAYEES.
Elment des heures payes

Le nombre d'heures dfini pour la rubrique est pris en compte dans le calcul des heures travailles dont la valeur est affecte la variable HTRAV Nombre d'heures travailles dans le mois. Exemple Le schma ci-dessous vous prsente un exemple de prise en compte des rubriques dans les diffrents cumuls du bulletin en tenant compte de leur type Gain ou Retenue. SBASE SALAIRE DE BASE + + R702 Absence pour congs pays R703 Indemnits pour congs R100 Prime d'anciennet Retenue Gain Gain

=SBRUT SALAIRE BRUT Cotisations

=SNETIMPO Net imposable + + R650 Remboursement carte orange R651 Indemnits kilomtriques R600 Tickets restaurant R008 Acompte Gain Gain Retenue Retenue

=SNET NET A PAYER

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Menu Bases
Elment du plafond

On parle de proratisation du plafond lorsque l'on substitue un plafond rduit au plafond mensuel en vigueur. Le plafond est alors calcul par l'addition d'autant de trentimes du plafond mensuel que la priode considre comporte de jours (ouvrables ou non). La formule gnrique de calcul au 30e est la suivante : (plafond mensuel * Nb jours calendaires de prsence dans l'entreprise / 30), ou (plafond mensuel / 30) * Nb jours calendaires de prsence dans l'entreprise.

Cette proratisation est plus particulirement applique dans les entreprises de BTP puisqu'elle intervient, la plupart du temps, dans les cas suivants : lorsque les indemnits de congs pays sont verses par une caisse de congs pays, lors de priode de chmage pour intempries. Cette fonction peut galement tre utilise dans le cadre de la rgularisation du plafond en plus ou en moins pour d'autres motifs, lis des mois de travail incomplets. Exemple Un salari prend 10 jours de congs sur le mois de janvier, qui compte 31 jours. Il reste donc 21 jours travaills. La proratisation sera donc de 21/30 du plafond lors du calcul des indemnits du salari dans son bulletin, soit 2352*21/30 = 1640 . Pour que le calcul du plafond soit correct, cochez pour la rubrique R702 la case Elment du plafond puis slectionnez l'oprateur <->. L'option Arrondi l'euro propose par dfaut d'arrondir le montant calcul de la rubrique l'euro infrieur. Vous pouvez aussi l'arrondir l'euro suprieur ou l'euro le plus proche. Si l'option Report dans nouveau bulletin est coche, la valeur de la rubrique saisie dans le bulletin sera reporte dans le bulletin suivant. En revanche, si l'option Remise zro des valeurs est coche, les valeurs forces dans les bulletins sont mises zro sur les bulletins suivants.

Onglet Validit
Dans cet onglet, vous choisissez les mois pour lesquels la rubrique ne doit pas tre calcule. Par dfaut ils sont tous cochs. Choisissez ceux ncessaires l'aide des boutons [Tous], [Aucun] et [Inverser].

Onglet Paramtres D.A.D.S.


Cet onglet permet de dfinir les paramtres ncessaires au calcul de la D.A.D.S., savoir, si le montant calcul de la rubrique entre dans le cumul des Frais professionnels et des Avantages en nature. Lorsque cette dernire option est coche, vous pouvez ensuite choisir le type d'avantage en nature en le slectionnant dans la liste : Nourriture, Logement, Voiture, NTIC ou Autres.

Voir D.A.D.S., page 138.

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Menu Bases

Cotisations
) Menu BASES - commande COTISATIONS
<Alt> <B> <C> Comme leur nom l'indique, elles sont utilises pour calculer le montant des cotisations patronales et salariales dues et verses aux organismes sociaux.

Cotisations

Bulletins de paye

La fiche Cotisation
L'en-tte de la fiche Cotisation
La cotisation est dfinie par un Code de huit caractres au maximum et un Libell qui apparatront dans les bulletins de salaire. Le code de la cotisation doit commencer par une lettre (par exemple : C001, C002, C101, etc.). La zone Impression sur le bulletin permet de dfinir la condition pour qu'une cotisation insre dans un bulletin soit ou non imprime.
Toujours

La cotisation est imprime quel que soit son rsultat.


Jamais

Si la cotisation permet de calculer un montant intermdiaire, elle n'a pas lieu de figurer sur le bulletin imprim.
Si non nul

Si le calcul de la cotisation donne un rsultat nul, il n'est pas ncessaire qu'elle soit imprime sur le bulletin. Exemple C'est le cas lorsque le salari cotise parfois en Tranche B. Sur la priode o il ne cotise pas, les cotisations de Tranche B ne sont pas imprimes sur le bulletin. Une caisse est normalement affecte la cotisation afin que son montant entre dans le calcul de l'tat CHARGES A PAYER PAR CAISSE et soit imput au compte comptable ncessaire lorsque vous voulez transfrer l'criture de paye en comptabilit. Afin de calculer des sous-totaux par tranche pour chaque caisse, dans l'tat CHARGES A PAYER PAR CAISSE, vous affectez la cotisation un des codes de Regroupement dfinis. De la mme manire, si vous voulez calculer et diter l'tat prparatoire DUCS (Dclaration Unifie des Cotisations Sociales), vous affectez un code DUCS la cotisation, parmi ceux dfinis pralablement pour la caisse laquelle elle est rattache. Le bouton Liste est votre disposition sur ces trois zones.

Onglet Elments de calcul


Indiquez la Tranche prendre en compte. La cotisation sera calcule dans la limite des valeurs dfinies pour la tranche choisie. La base de calcul de la cotisation correspondant le plus gnralement au salaire brut, est ensuite dfinie. Dans ce cas, c'est le nom de la rubrique globale SBRUT, calcule dans le bulletin, qui renseigne la zone Base de la cotisation. Lorsque ce n'est pas le cas, comme pour la cotisation C116 CSG DDUCTIBLE< SMIC par exemple, vous redfinissez la base de calcul. Vous pouvez dfinir la formule de calcul prendre en compte en cliquant sur le bouton [fx], prsent en fin de zone.

L Rubrique d'aide Formule de calcul pour obtenir le dtail sur la cration d'une formule de calcul pour
les Rubriques, Cotisations et Commentaires.

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Menu Bases Exemple La Part salariale et la Part patronale de C200 Chmage ACSF tranche A, correspondent au taux fix par la caisse ASSEDIC, soit respectivement 2,0% et 3,6%.

Les

sont le plus gnralement calcules selon un taux fix par la caisse correspondante qui doit tre dfini ce stade.

Part salariale et Part patronale dune cotisation

Les taux dfinis pour la Part salariale et la Part patronale sont en rgle gnrale exprims en pourcentage (%). Si le montant de la part salariale ou patronale correspond un montant fixe, comme c'est le cas pour certaines mutuelles, la valeur tant exprime en euros le symbole doit tre choisi. Pour cela, cliquez sur le triangle de slection qui s'affiche la fin de la zone, et slectionnez le symbole . Par dfaut, la base de calcul d'une cotisation est identique pour le salari et l'employeur. Si elle est diffrente, l'option Base patronale diffrente de la base salariale doit tre retenue. La zone Base patronale est alors prsente dans la fiche Cotisation. Vous y indiquez la base utilise pour calculer la part patronale de la cotisation. La base de la cotisation retenue dans le bulletin dpend de la tranche utilise et des ventuelles rgularisations automatiques appliques. Exemple Dans le paramtrage de paye modle, la base de la cotisation C200 Chmage ACSF Tranche A correspond SBRUT Salaire brut dans la limite du plafond dfinie pour la tranche A. Si SBRUT > TA alors Si SBRUT < TA alors
Base = TA Base = SBRUT

Voir La rgle des cumuls, page 126. Condition d'application


Dans certains cas, la cotisation (part patronale et/ou salariale) sera calcule en prparation du bulletin sous certaines conditions. Exemple La cotisation C157 Aloc Fam Rural est comprise entre 1,6 fois le SMIC ET 999.999.

L'option Condition d'application doit tre coche afin que le logiciel tienne compte des conditions dfinies lors de la prparation du bulletin. L'lment qui doit tre test est indiqu. Cliquez sur le bouton [fx], prsent droite de la zone pour le choisir. Il peut s'agir d'une variable, d'une rubrique, ou d'une autre cotisation.

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Menu Bases Si l'lment tester correspond la base de calcul de la cotisation, la zone est laisse en blanc. Indiquez alors la valeur en euros de la borne infrieure (elle est incluse) la zone Compris entre et celle de la borne extrieure (exclue) la zone Et.

Vous pouvez aussi tester l'lment sur la valeur dfinie pour une variable que vous slectionnez dans la zone correspondante en cliquant sur le bouton [fx].

Onglet Prise en compte


Dans cet onglet, vous dterminez si le montant calcul pour la cotisation entre ou non dans les diffrents cumuls suivants.
Elment du net imposable

En rgle gnrale, le montant calcul pour une cotisation est dduit du Salaire brut (SBRUT) pour obtenir le montant du Net imposable (SNETIMPO). Par dfaut, cette option est donc coche. Mais ce n'est pas le cas pour la C.S.G. ou la C.R.D.S. par exemple, qui tant soumise l'imposition doit tre intgre au Net imposable. L'option ne doit pas tre coche. Si une partie seulement du montant de la cotisation n'est pas dduit du Net imposable, indiquez en pourcentage la part non dductible.
Assiette minimale gale au S.M.I.C.

Dans les secteurs du btiment ou pour les VRP, par exemple, on ne cotise pas sur une base infrieure au S.M.I.C. Si la base de la cotisation est infrieure au S.M.I.C., Ciel Paye recalcule la base de cotisation quivalente au S.M.I.C. Si le taux horaire en cours est infrieur au taux horaire du S.M.I.C., la base de la cotisation est automatiquement modifie selon la formule suivante : Taux horaire S.MI.C. x Nombre d'heures effectues

Afin que cette option fonctionne correctement, la case Test sur Base/S.M.I.C. prsente sur la fiche Salari doit tre aussi coche pour tous les salaris concerns.
Soumis abattement pour frais professionnels

Lorsque la base de calcul de la cotisation est soumise l'abattement fiscal pour frais professionnels, la case est coche. Dans le cas contraire laissez cette zone non coche.
Soumis abattement temps partiel

De la mme manire, si le taux de la cotisation est soumis un abattement pour temps partiel, ce qui est le cas des cotisations de scurit sociale (maladie, vieillesse, allocations familiales et accident du travail), cochez la case. Dans le cas contraire, dcochez la case.

L Rubrique Infopaye La gestion du temps partiel.


Rgularisation automatique

Lorsque l'option est coche, la cotisation est soumise la rgle des cumuls qui permet d'obtenir annuellement les mmes charges pour des salaires identiques, indpendamment de leur rpartition mensuelle.

Voir La rgle des cumuls, page 126.

Rduction bas salaires

Lorsque l'option est coche, le montant de la cotisation entre dans le calcul de la rduction sur les bas salaires dont vous pouvez imprimer le rcapitulatif mensuel l'aide de la commande RDUCTION BAS SALAIRES du menu ETATS.
Montant du prcompte ASSEDIC (part salariale)

Pour les cotisations dont le montant doit entrer dans le cumul du prcompte ASSEDIC, calcul et dit sur l'attestation ASSEDIC, cochez cette zone. La case Arrondi l'euro propose par dfaut d'arrondir le montant calcul de la cotisation l'euro infrieur. Vous pouvez aussi l'arrondir l'euro suprieur ou l'euro le plus proche.

89

Menu Bases

Validit de la cotisation
Dans cet onglet, vous choisissez les mois pour lesquels la cotisation doit tre calcule. Par dfaut ils sont tous cochs. Pour ne pas qu'elle se calcule sur un ou plusieurs mois, dcochez les options ncessaires, l'aide des boutons [Tous], [Aucun] et [Inverser].

D.A.D.S.
Cet onglet permet de dfinir les paramtres ncessaires au calcul de la D.A.D.S., savoir, si le montant calcul de la cotisation entre dans le cumul : de la Base annuelle C.S.G./C.R.D.S., base cumule de toutes les cotisations permettant le calcul de la contribution sociale gnralise, des rmunrations annuelles de Scurit sociale En totalit ou Limites au plafond.

Certaines cotisations ouvrent droit des exonrations, comme par exemple les contrats de qualification, les contrats initiative emploi, les contrats d'apprentissage, etc. Afin de prendre en compte ces exonrations lors de l'dition de la D.A.D.S., vous devez dclarer les cotisations concernes comme tant des cas particuliers. Pour chaque cotisation bnficiant d'une exonration, cochez la case Cas particuliers, puis choisissez une des exonrations proposes dans la liste (allant de EXO1 EXO8). Lors de l'dition prparatoire de la D.A.D.S., la somme des cotisations exonres s'affiche dans la colonne EXO Cas particulier, et le dtail de chaque est indiqu dans les colonnes EXO1 EXO8.

Taux A.T.
Les taux d'accident du travail, fournis par l'URSSAF sur la notification des taux A.T. ainsi que sur les bordereaux de cotisations doivent figurer sur la Dclaration Annuelle des Donnes Sociales. 1. Pour chaque cotisation de type Accident du travail (C160), cochez la case Taux A.T. puis affectez un Numro de risque d'accident du travail dont dpendent les salaris. 2. Renseignez la section AT en saisissant le numro fourni par la CRAM.

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Menu Bases

D.U.C.S.
Les codes DUCS permettent d'tablir l'tat des charges payer avec regroupement par codes DUCS (Dclaration Unifie des Cotisations Sociales). Cet onglet permet de dfinir les paramtres ncessaires au calcul de la D.U.C.S dans lTAT PRPARATOIRE D.U.C.S (menu ETATS).

Voir Etat prparatoire D.U.C.S., page 141.


Vous devez indiquer dans la fentre prsente ci-dessous le code DUCS correspondant la cotisation slectionne.

Pour cela, vous devez pralablement dfinir les codes DUCS (Type de Personnels) utiliser pour chacune des caisses concernes. Les tables de codes DUCS devant tre utilises sont fournies par chacun des organismes sociaux auxquels la socit est affilie.

1. Cliquez sur le bouton Liste

. La fentre DUCS saffiche.

2. Slectionnez le code DUCS qui correspond votre cotisation puis validez en cliquant sur [Ok]. 3. Cochez les zones Elment de lassiette et/ou Elment du taux pour prciser si la cotisation fait partie du taux et/ou de lassiette. Les zones Base et Taux de votre tat prparatoire DUCS seront automatiquement incrmentes en fonction des options choisies.

Cas des cotisations rattaches un code de regroupement


Si plusieurs cotisations sont regroupes sous un mme code de regroupement, vous devez cocher pour la premire cotisation Elment de lassiette et Elment du taux. Pour les autres cotisations, cochez uniquement Elment du taux. En effet, ces cotisations ont une assiette commune que vous devez indiquer une fois et des taux diffrents que vous devez prciser pour chaque cotisation. Exemple Les cotisations (C120, C140, C150) ont une assiette commune. Elles sont calcules en fonction du salaire brut. Elles sont rattaches au code de regroupement 100 - RG Cas Gnral. 1. Pour la cotisation C120, cochez les options Elment de lassiette et Elment du taux. 2. Pour les cotisations suivantes C140 et C150, cochez uniquement Elment du taux. 3. Une fois ce paramtrage effectu, validez en cliquant sur le bouton [Ok].

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Menu Bases

Taux A.T - Accident du travail


Si la cotisation est de type Taux AT, cest dire si la case Taux AT est coche dans longlet DADS de la fiche Cotisation, une ligne spcifique Accident du travail apparatra dans ltat prparatoire DUCS.

Pour les cotisations de type Taux AT, la case Taux AT doit tre coche et le numro de risque doit tre renseign.

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Menu Bases

Commentaires
) Menu BASES - commande COMMENTAIRES
<Alt> <B> <V> Un commentaire est une indication qui n'entre pas dans le calcul dans le bulletin. Vous les utilisez pour insrer une nouvelle ligne dans le bulletin ou dans un profil correspondant : un simple libell, un sous-total, un saut de ligne.

Exemple Vous voulez insrer une nouvelle ligne dans le bulletin prsentant le sous-total des montants verss au salari avant le SALAIRE BRUT. La zone Montant salarial doit tre alors renseigne par la formule permettant de calculer ce sous-total. Vous insrez ensuite ce commentaire soit dans le profil des salaris concerns soit directement dans son bulletin.

Commentaires

Bulletins de paye

La fiche Commentaire
Un commentaire est dfini par un Code et un Libell. La zone Impression permet de dfinir si le commentaire, une fois insr dans un bulletin, sera ou non imprim.

Si vous voulez insrer un simple commentaire ou un saut de ligne dans le bulletin, vous ne dfinissez que le code et le libell et vous choisissez l'option Toujours comme condition d'impression.

Lorsque vous voulez calculer un sous-total dans le bulletin pour les salaris et/ou pour l'employeur, renseignez alors les zones Montant salarial et Montant patronal.

La zone concerne doit contenir la formule ncessaire au calcul du sous-total. Vous tablissez la formule de calcul de la mme manire que pour les cotisations ou rubriques.

L Rubrique d'aide "Formule de calcul" pour obtenir le dtail sur la cration d'une formule de calcul pour
les Rubriques, Cotisations et Commentaires.

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Menu Bases

Caisses
) Menu BASES - commande CAISSES
<Alt> <B> <A> Les caisses correspondent aux organismes sociaux auxquels la socit dclare et verse priodiquement les cotisations salariales et patronales. Afin de calculer et d'diter l'tat rcapitulatif des CHARGES A PAYER PAR CAISSE (menu ETATS), les codes des caisses seront rattachs aux cotisations correspondantes. La notion de caisse s'tend galement au sens plus large de tiers. Elles peuvent tre ainsi rattaches aux rubriques afin d'obtenir les cumuls dans l'tat des CHARGES A PAYER PAR CAISSE. Exemple La caisse URSSAF regroupe toutes les cotisations salariales et patronales verser cet organisme. Elle doit donc tre rattache aux cotisations concernes. La caisse TICKETS correspond aux tickets restaurant distribus aux salaris. Elle est rattache la rubrique R600 Tickets restaurant.

Cotisations Caisses Rubriques

Etat Charges payer par caisse Journal comptable Etat prparatoire D.U.C.S.

La fiche Caisse
Onglet Identification
La caisse est identifie par un Code et un Libell que vous pouvez modifier votre convenance. 1. Indiquez le N SIRET de la caisse. 2. Saisissez l'Adresse complte de la caisse.

Onglet Complment
Pour transfrer en comptabilit l'criture de paye, vous devez contrler et modifier, si besoin, pour chaque caisse, les numros des comptes comptables dans lesquels s'imputeront les montants des cotisations et rubriques qui leurs sont rattaches.

Voir Journal comptable, page 148.

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Menu Bases Pour les caisses rattaches aux cotisations, les comptes sont ainsi paramtrs :
le Compte Part salariale : Compte de classe 4 dans lequel s'impute le montant de la cotisation, retenu au

salari et d la caisse.
le Compte Part patronale : Compte de classe 4 dans lequel s'impute le montant de la cotisation, d par l'employeur (contrepartie du compte charges patronales). le Compte Charges patronales : Compte de classe 6 dans lequel s'impute le montant de la part patronale,

considr comme charge pour la socit.

Les comptes sont saisis sans espace ni caractres.

Pour les caisses rattaches aux rubriques


Dans la plupart des cas, les caisses rattaches aux rubriques concernent uniquement le salari. C'est donc la zone Compte Part salariale qui devra tre renseigne. Exemple Pour transfrer en comptabilit le montant des acomptes verss aux salaris, crez une caisse ACOMPTE et renseignez la zone Compte Part salariale avec le numro 425000 par exemple. Rattachez la caisse la rubrique R008 ACOMPTE. Le montant de l'acompte vers sera ainsi imput au compte dfini pour la caisse.

Le regroupement des caisses par tranche


Les codes de regroupement permettent de calculer et d'diter des sous-totaux par caisse dans l'tat CHARGES A PAYER PAR CAISSSE (menu ETATS). En gnral, le regroupement s'effectue selon les diffrentes tranches utilises comme base de calcul des cotisations. Mais vous pouvez utiliser d'autres critres de regroupement. Exemple Les cotisations dues l'URSSAF sont calcules selon plusieurs tranches. Sur la dclaration priodique de cet organisme, vous devez indiquer le cumul des bases de calcul des cotisations pour chacune des tranches utilises, tant pour les salaris que pour l'employeur. Les codes de regroupement de la caisse peuvent tre dfinis par exemple de la manire suivante.
Code Libell

1 2 3 4 5

CSG Tranche T (totalit de salaire) Tranche A Tranche B etc.

Pour ajouter un code de regroupement, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Pour supprimer un code de regroupement, cliquez sur [Supprimer]. Un message vous demande de confirmer la suppression de lenregistrement.

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Menu Bases

Les codes de regroupement sont dfinis dans la fiche Caisse et sont ensuite rattachs aux cotisations et aux rubriques correspondantes.

Voir Cotisations, page 87. Voir Rubriques, page 83.

Paramtrer les codes D.U.C.S


Vous pouvez calculer et diter l'tat Dclaration Unifie des cotisations sociales qui utilise les codes de regroupement D.U.C.S.

Voir Etat prparatoire D.U.C.S., page 141.


Pour cela, vous devez pralablement dfinir les codes DUCS utiliser pour chacune des caisses concernes. Les tables de codes DUCS devant tre utilises sont fournies par chacun des organismes sociaux auxquels la socit est affilie. 1. Cliquez sur l'onglet DUCS de la fentre Caisses. La fentre qui saffiche est fonction de la caisse slectionne. Sil sagit dune caisse de type DUCS (ASSEDIC, URSSAF, APEC etc.) une fentre comme celle prsente ci-dessous saffiche.

Attention ! Si la caisse nest pas concerne par la DUCS, la fentre vous indique quaucun organisme nest affect cette caisse.

La case Ducs est coche pour toutes les caisses concernes par la Dclaration des cotisations sociales. Ltablissement de recouvrement URSSAF est indiqu par dfaut dans la zone Organisme. 2. Slectionnez une priodicit dans la liste droulante. Par dfaut, la priode 12 mois sans rcapitulatif est propose. Mais vous pouvez choisir une priodicit diffrente (avec ou sans rcapitulatif). 3. Saisissez votre numro dauthentification. Il sagit dun mot de passe choisi librement. 4. Si vous avez dfini une caisse de regroupement (cas des versements en lieu unique (VLU) ou paiement group (PG)), slectionnez-la laide du bouton Liste .

Sil sagit dune caisse de type AGIRC ou ARRCO, vous devez renseigner votre N adhrent, le Groupe
IRC (Institution de retraite complmentaire) ainsi que le N agrment ministriel ou N IRC.

Pour crer un code DUCS, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Pour modifier un code DUCS, double-cliquez sur la ligne ou slectionnez le code DUCS modifier puis cliquez sur le bouton [Modifier].

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Menu Bases Pour supprimer lenregistrement dun code DUCS, cliquez sur le bouton [Supprimer].

Caisse de type URSSAF


Sil sagit dune caisse URSSAF, la fentre suivante saffiche.

1. Saisissez le code DUCS crer ainsi que le libell. 2. Slectionnez laide du triangle de slection, le format prendre en compte. 3. Validez la cration du code DUCS en cliquant sur le bouton [Ok].

Caisse de type ASSEDIC


Sil sagit dune caisse ASSEDIC, la fentre suivante saffiche.

1. Saisissez le code DUCS crer ainsi que le libell. 2. Slectionnez laide du triangle de slection, le type de salari prendre en compte. 3. Validez la cration du code DUCS en cliquant sur le bouton [Ok].

Rappel Les lments (tables de codes Ducs utiliser) sont fournis par les organismes de protection sociale.

Caisse de type IRC (AGIRC, ARRCO)


1. Sil sagit dune caisse AGIRC, la fentre suivante saffiche.

2. Saisissez le code DUCS crer ainsi que le libell.

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Menu Bases 3. Slectionnez laide du triangle de slection, la base de calcul (salaires, salaires forfaitaires, salaires fictifs) prendre en compte. 4. Slectionnez ou saisissez la profession - catgorie socio-professionnelle (PCS) ou le groupe de cotisants (GPO). 5. Slectionnez ou saisissez la rfrence du groupe de Cotisants.

Pour avoir laccs la saisie des lments, vous devez slectionner au pralable loption A saisir.

6. La zone Condition regroupe les conditions spciales de cotisations (CSC). Par dfaut la valeur Sans condition spciale (SCS) est indique.

L Rfrez-vous la table des conditions spciales de cotisations (CSC) devant tre utilise. Celle-ci est
fournie par les organismes sociaux auxquels la socit est affilie. 7. Validez la saisie en cliquant sur le bouton [Ok].

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Menu Bases

Tranches
) Menu BASES - commande TRANCHES
<Alt> <B> <T> Les tranches permettent de dfinir la base de calcul des cotisations salariales et patronales. ExempleExemple Comme son nom le rappelle, la cotisation C200 Chmage ACSF tranche A est calcule sur le SALAIRE BRUT dans la limite du plafond de la Tranche A de la scurit sociale.

Tranches

Cotisations

La fiche Tranche
Elle est dfinie par un Code et un Libell.

Les tranches dfinies selon le plafond de la Scurit sociale

En gnral, les tranches sont dfinies selon le plafond de la scurit sociale : Tranche A Tranche AB3 Tranche B3 Tranche B4 Tranche A+B Tranche C part du salaire part du salaire limit comprise entre limit comprise entre au plafond de la scurit sociale 0 et 3 fois le plafond 1 et 3 fois le plafond 1 et 4 fois le plafond x fois le plafond 4 et 8 fois le plafond

Le plafond de la Scurit Sociale est dfini dans les paramtres socit de chacun des dossiers ou

dans les paramtres globaux pour l'ensemble des dossiers.

Tranches libres non fonction du plafond de la scurit sociale


Dans le cas par exemple o la cotisation est calcule sur la totalit du salaire, la tranche utilise n'est pas dfinie selon le plafond de la scurit sociale. L'option Fonction du plafond Scurit Sociale doit tre alors dcoche.

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Menu Bases Saisissez ensuite la valeur mensuelle du Plancher puis celle du Plafond de chacune des tranches ncessaires.

Exemple Dans le cas d'une tranche permettant de calculer une cotisation sur la totalit du salaire, le Plancher est gal zro et le Plafond correspond la variable SALBRUT. Les tranches ainsi dfinies sont ensuite affectes aux diffrentes cotisations, au fur et mesure de vos besoins.

Attention ! Vous ne pouvez pas modifier une tranche affecte une cotisation insre dans un bulletin. Rgularisation automatique des plafonds et planchers : Rgle des cumuls
Les tranches sont utilises chaque mois pour dfinir la Base de calcul des cotisations. Il se peut que sur un mois donn, l'occasion d'une prime exceptionnelle par exemple, le salari et l'employeur cotisent a priori sur une tranche suprieure. Si l'option Rgularisation automatique des cumuls au mois le mois est coche dans l'onglet Prise en compte des fiches Cotisations concernes, les bases de cotisations dfinies pour chaque tranche peuvent tre modifies dans le bulletin des salaris concerns ; c'est ce que l'on nomme la rgle des cumuls.

Voir La rgle des cumuls, page 126.

Ces modifications n'interviennent que dans le bulletin des salaris concerns. En aucun cas, elles ne viennent modifier les valeurs dfinies dans les fiches Tranches.

100

Menu Bases

Tables
) Menu BASES - commande TABLES
<Alt> <B> <L> Les tables de comparaison sont gnralement utilises dans les rubriques pour calculer le montant d'une prime ou d'une indemnit ou encore pour calculer un salaire aux points.

Tables

Rubriques

Exemple La prime sur chiffre d'affaires varie selon le chiffre ralis par salari. Lorsque le montant du chiffre d'affaires est compris dans un des intervalles dfinis dans la table correspondante, le pourcentage ou la valeur en euros est utilis pour calculer la prime propre chaque salari.

La fiche Table
Les tables sont dfinies par un Code et un Libell. Le Type de la table dtermine la mthode d'utilisation dans les rubriques.
Intervalle

L'intervalle est dfini entre une Borne infrieure incluse et une Borne suprieure exclue. La Valeur correspond au montant ou au pourcentage appliquer selon le montant ou la base de la rubrique prsente sur la ligne du bulletin. Vous l'utilisez par exemple pour calculer une prime sur chiffre d'affaires.
Intervalle cumul

Similaire au type Intervalle, l'intervalle cumul permet en revanche de calculer et d'additionner les valeurs dfinies pour les diffrentes tranches de l'intervalle. Vous l'utiliserez par exemple pour calculer les payes aux points.

L Rubrique Infopaye "La table de paye par points".


Index

Dans ce cas, une valeur de l'index correspond une valeur appliquer. Vous l'utilisez par exemple pour calculer des indemnits kilomtriques.

Pour crer une table :


1. Activez la commande CRER. 2. Renseignez le Code et le Libell et choisissez le type de table. 3. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour crer une nouvelle ligne dans la table. 4. Saisissez chacune des valeurs associer. 5. Procdez ainsi pour chaque ligne devant composer la table. 6. Validez la cration de la table par [OK].

Pour choisir le type de valeur (en euros ou en pourcentage) :


1. Cliquez deux fois sur la zone Type de valeur. 2. Cliquez sur le triangle de slection qui est alors prsent et choisissez l'option pour euros ou % pour pourcentage.

Table de prime d'anciennet


La prime d'anciennet varie selon le nombre d'annes de prsence du salari dans la socit. Il peut s'agir d'un taux appliquer ou d'un montant fixe en euros selon le nombre d'annes. Pour calculer la prime, la table Prime d'anciennet est cre. Elle est ensuite affecte la rubrique permettant le calcul de la prime, soit R100 Prime d'anciennet dans le paramtrage de paye modle. 101

Menu Bases

Table Prime d'anciennet en %


La table contient tous les taux appliquer selon le nombre d'annes d'anciennet. TPRIMAN Prime d'anciennet
Borne infrieure 0 3 6 Borne suprieure 3 ans 6 ans 9 ans Valeur 1,2 3 6 Type de valeur % % %

Table Prime d'anciennet en euros


Dans ce cas, le montant de la prime est saisi en euros dans la table, selon le nombre d'annes d'anciennet du salari.

Banques
) Menu BASES - commande BANQUES
<Alt> <B> <B> Vous devez enregistrer les diffrentes banques de la socit si vous voulez raliser le paiement des salaires par virement automatique. Elles sont ensuite affectes chacun des salaris pays par virement, la zone Organisme payeur dans l'onglet Banque de la fiche Salari.

Banques

Salaris

Etats des paiements

La fiche Banque
La banque est identifie par un Code et un Libell. 1. Dfinissez ensuite les diffrentes zones de la Domiciliation, puis celles de l'Adresse. 2. Si vous voulez faire parvenir les ordres de virement de salaires votre banque via une application de messagerie lectronique, installe sur votre ordinateur, saisissez au pralable l'adresse E-mail de l'agence bancaire.

Voir Transfrer les ordres de virement des salaires votre banque, page 134.

102

Menu Bases

Etablissements
) Menu Bases - commande TABLISSEMENTS
<Alt> <B> <E> Dans la plupart des cas, l'tablissement correspond une entit gographique distincte du sige social : boutiques, usines, entrepts, etc.

Le code de l'tablissement dans lequel travaille chaque salari doit figurer obligatoirement sur la D.A.D.S.

Si la socit se compose de plusieurs tablissements, vous devez crer une fiche pour chacun d'eux et affecter ensuite leur code chaque salari.

Etablissement principal 0 : sige social Etablissement 1 : boutique 1 Etablissement 2 : boutique 2 Etablissement x Salaris

L'tablissement principal (0) : le sige social


Lorsque vous crez un nouveau dossier, les paramtres de la socit correspondent toujours ceux de l'tablissement principal 0 (sige social).

Attention ! Vous ne pouvez pas supprimer l'tablissement principal 0 ni modifier son code.

L'tablissement agglomrant
La notion d'agglomrant est utilise dans le cadre d'une gestion multi-tablissements. En effet, si vos salaris sont pays sur plusieurs tablissements, leurs rmunrations seront centralises sur un tablissement unique, qui sert de rfrence pour l'dition de la D.A.D.S. On parle alors d'tablissement agglomrant. Pour dclarer un tablissement agglomrant, il vous suffit de cocher la case Agglomrant dans la fiche de l'tablissement concern.

Un seul tablissement par dossier peut tre dclar Agglomrant.

Crer les tablissements


1. A partir de la liste des Etablissements, activez la commande CRER.

103

Menu Bases 2. L'tablissement est dfini par le Code et le Nom de l'tablissement. C'est ce nom qui s'affiche dans la liste des tablissements que vous obtenez par la suite.

3. Le numro de Siret permettant de distinguer les diffrents tablissements d'une entreprise doit tre saisi. Renseignez galement les zones APE / NAF, N URSSAF et Rf. URSSAF ; toutes ces informations devant figurer sur la D.A.D.S.

Distinguez la zone Rf. URSSAF, prsentant en gnral le code postal et la ville de l'organisme, du Code de la caisse Urssaf.

4. Dans la plupart des cas, l'tablissement tant situ dans un autre lieu que le sige social, vous modifiez aussi les zones composant l'Adresse. 5. Dans la zone Dclaration, cochez la ou les options correspondante(s) : Si ltablissement est soumis la taxe sur les salaires, cochez loption DADS, Assujetti la taxe sur les
salaires.

Cochez loption DADS, Agglomrant, sil sagit dun tablissement unique servant de rfrence ltablissement de la DADS. Sil sagit dun tablissement principal responsable de la dclaration des cotisations sociales de tous les autres tablissements de la socit, cochez loption DUCS, tablissement charg de la dclaration.

6. Validez la cration de la fiche Etablissement en cliquant sur le bouton [OK].

Affecter les salaris aux diffrents tablissements


Par dfaut, le code 0 de l'tablissement principal est affect chaque nouveau salari. Si le salari travaille dans un autre tablissement, vous modifiez le code dfini dans la zone Etablissement sur l'onglet Affectation de la fiche Salari.

Les listes et ditions par tablissement


Les informations dfinies dans la fiche Etablissement peuvent tre utilises comme critres de recherche, de tri et de prsentation des listes et des ditions. Exemple Dans la liste des salaris, vous pouvez par exemple crer un format de recherche sur le code ou le nom de l'tablissement auquel est affect chaque salari. Chaque fois que vous travaillez sur un tablissement prcis, vous affichez la liste des seuls salaris qui lui sont affects. Voir Rechercher, page 51. Vous pouvez aussi intgrer la colonne Etablissement la liste des salaris et dfinir un format de tri par ordre croissant du code. Voir Trier la liste, page 52.

104

Menu Bases

Conventions Collectives
) Menu BASES - commande CONVENTION COLLECTIVE
<Alt> <B> <I> La convention collective dont relve la socit doit figurer sur les bulletins de salaire. Plusieurs conventions collectives peuvent tre appliques dans une mme socit. Une fois cre, la convention collective est affecte chaque salari.

Convention Collective

Salaris

Bulletins imprims

La fiche Convention collective


La convention collective est dfinie par un Code. Le libell complet de la convention, imprim sur le bulletin, est dfini dans les trois zones Libell 1, 2 et 3.

Si aucune convention collective n'est dfinie, le texte suivant est imprim sur le bulletin :

Dure des congs pays : Code du travail, ART. L.223-2 8. Dure du pravis : Code du travail, ART. L.122-6 8.

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Menu Gestion des bulletins

Bulletins de paye Saisie des variables salaris L'assistant Top Bulletin Historique La rgle des cumuls

Menu Gestion des bulletins

Vue densemble

C'est partir de ce menu que vous allez grer l'ensemble de vos bulletins, de la mise en place de vos premiers bulletins la ralisation de ceux de la priode suivante pour terminer par la consultation de l'historique des bulletins ( partir duquel vous visualisez les bulletins tablis sur les exercices clturs). Vous pouvez vous aider de lassistant TOP BULLETIN pour tablir vos bulletins. Le menu GESTION DES BULLETINS vous permet, entre autres, d'tablir des bulletins de paye inverse, de gnrer puis d'appeler un profil, d'effectuer une validation groupe des bulletins.

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Menu Gestion des bulletins

L'assistant Top Bulletin


) Menu GESTION DES BULLETINS - commande TOP BULLETIN
Cet assistant vous permet de crer un bulletin de paye rapidement.

Avant de lancer cet assistant, assurez-vous que le paramtrage des lments de base du dossier (cotisations, rubriques, variables, etc.) est correct.

Choisir la priode de cration du bulletin


Dans la premire tape de lassistant, la priode en cours est propose par dfaut comme Priode de cration des bulletins. 1. Vrifiez cette priode puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Si cette priode ne vous convient pas, modifiez-la. Si vous tablissez un bulletin de salaire la semaine par exemple, dfinissez ensuite la date de Dbut de la priode et celle de Fin.

Cliquez sur le bouton [Aide] pour obtenir plus d'informations sur la commande en cours. Cliquez sur le bouton [Annuler], pour quitter l'assistant sans enregistrer les modifications effectues.

Choisir le salari pour lequel un bulletin doit tre cr

2. Si vous avez dj cr la fiche salari correspondant au salari pour lequel vous crez le bulletin, slectionnez cette fiche en cliquant sur le bouton liste situ la fin de la zone. Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton salari. La fentre Assistant d'entre dun salari s'affiche vous

permettant de crer la fiche.

Voir Assistant d'entre d'un nouveau salari, page 74.

Choisir la mthode de gnration du bulletin


3. Choisissez la mthode de gnration du bulletin en cochant lune des options proposes, puis cliquez

Bulletin prcdent
Une fois le premier bulletin cr pour un salari, la meilleure option pour crer le bulletin du mois suivant consiste le gnrer partir du bulletin prcdent. Les variables et les informations propres chaque salari, dfinies dans les bulletins de la priode prcdente, sont reportes sur la priode en cours.

Profil
Le bulletin est cr d'aprs le profil affect chaque salari. Cette option est particulirement rapide et intressante lors de la cration du premier bulletin ou de celui d'un salari entr en cours d'anne.

108

Menu Gestion des bulletins

Bulletin vide
Vous devez procder l'insertion de toutes les lignes de chaque bulletin. Cette opration peut s'avrer fastidieuse et source d'erreurs. Si vous voulez l'utiliser, nous vous conseillons de rcuprer un profil une fois le bulletin cr.

Attention ! Si le bulletin du salari slectionn n'a pas t valid, une fentre s'affiche et vous le rappelle. Validez le bulletin en cliquant sur le bouton [Valider].

Saisir les variables du bulletin

4. Double-cliquez dans les zones de la seconde colonne pour modifier le montant des variables correspondantes.

Il s'agit de variables correspondant un mois de travail complet.

Exemple Bulletin du salari LEPIC pour le mois de juillet 2004 du 01/07/2004 au 31/07/2004. Dans le cas d'un salari rentr dans l'entreprise en cours de mois, le logiciel dtectera sa date d'entre et effectuera automatiquement la diffrence.

Ajouter une variable


1. Pour introduire une variable dans le bulletin, cliquez sur le bouton [Insrer]. 2. Dans la fentre Variables, slectionnez la variable de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider.

Voir Variables, page 80. Supprimer une variable


Pour supprimer une variable, cliquez sur le bouton [Supprimer].

Dplacer une variable


Les boutons [Haut] et [Bas] permettent de dplacer la variable slectionne.

Rtablir le paramtrage original


Cliquez sur le bouton [Rtablir] pour revenir au paramtrage original des variables. Vous rtablissez alors la dernire liste enregistre. Cette liste de variables est personnalisable par salari. 5. Cochez les cases Calculer le bulletin et Imprimer le bulletin si vous souhaitez effectuer ces oprations. Si vous imprimez le bulletin, spcifiez le format d'impression utiliser en cliquant sur le bouton [Modles].

Par la suite, vous pourrez imprimer un bulletin en cliquant sur licone Imprimer de la fentre du bulletin, et en choisissant le modle de bulletin utiliser.

6. Lancez la cration du bulletin en cliquant sur [Terminer].

Attention ! Aprs avoir cr et contrl le bulletin, vous devez le valider.

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Menu Gestion des bulletins

Bulletins de paye
) Menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE
Alt> <G> <B>

Une fois le dossier mis en place, vous pouvez tablir vos bulletins de paye. Avant de crer vos bulletins, vous devez recenser tous les lments ncessaires ltablissement de la paye pour la priode en cours, que ces lments modifient la base ou les variables propres chacun des salaris. De manire non exhaustive, recensez ainsi : la modification ventuelle des taux de cotisation (ou de ladresse dune caisse), les nouveaux salaris crer, le changement de tarif des indemnits de transport, les absences des salaris pour maladie ou prises de cong, le montant du chiffre daffaires ralis pour la priode, les indemnits kilomtriques, le nombre dheures travailles pour les salaris en paye horaire ou temps partiel, etc.

Vous tablissez vos premiers bulletins de paye


Dans ce cas, la fentre Bulletins s'affiche vide.

Cration des premiers bulletins


1. Activez la commande CRER du menu EDITION ou CONTEXTUEL. La fentre Cration des bulletins apparat l'cran.

Choisissez la priode de cration des bulletins


Par dfaut, le 1er mois de paye, dfini dans les paramtres socit lors de la cration du dossier, est propos comme Priode de cration des bulletins. 2. Selon la priode choisie pour crer les premiers bulletins, conservez ou modifiez cette valeur.

Si les premiers bulletins sont tablis le premier mois de l'exercice de paye...


... assurez-vous seulement que les cumuls des congs pays ou de repos compensateur sont mis jour dans les fiches Salaris au mois M-1 de la priode. Exemple Le 1er mois de paye tant janvier, les cumuls des congs pays doivent tre mis jour par les valeurs au 31 dcembre de l'anne prcdente.

Si les premiers bulletins sont raliss en cours d'exercice...


... vous avez alors le choix entre : crer tous les bulletins de tous les salaris Dans ce cas, vous crez le bulletin de tous les salaris pour chacune des priodes ncessaires, soit du 1er mois de paye dfini jusqu la priode de paye en cours. Cette solution peut savrer fastidieuse et source derreurs, sil y a beaucoup de salaris et beaucoup de mois de paye. En revanche, tablir des bulletins pour peu de salaris sur deux ou trois mois, permet de contrler efficacement les paramtrages raliss et les rsultats obtenus. crer un bulletin unique, cumul la priode M-1 Pour chaque salari, vous crez un bulletin sur la priode prcdente dans lequel vous saisissez les montants cumuls du 1er mois de paye jusqu la priode M-1.

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Menu Gestion des bulletins Exemple Le 1er mois de paye tant janvier, pour tablir les bulletins du mois doctobre vous crez pour chaque salari un bulletin sur le mois de septembre, dans lequel vous saisissez les montants cumuls des bulletins tablis de janvier septembre.

Par dfaut, la priode de cration des premiers bulletins correspond au premier mois de paye de lexercice.

Par dfaut, la cration vous est propose daprs le Profil salari.

Boutons de slection des salaris.

Dfinissez la mthode de cration des bulletins


3. Pour les premiers bulletins, vous pouvez les crer d'aprs un Profil salari ou un Bulletin vide.

Profil
Nous vous rappelons que les profils correspondent des bulletins types dfinis en rgle gnrale par catgorie de salaris. Ces profils sont ensuite affects aux salaris.

Voir Onglet Affectation, page 62.


Cette option est particulirement rapide et intressante lors de la cration des premiers bulletins ou de celui d'un salari entr en cours d'anne.

Bulletin vide
Dans ce cas, vous devez procder l'insertion de toutes les lignes de chaque bulletin. Cette opration peut s'avrer fastidieuse et source d'erreurs. Si vous voulez l'utiliser, nous vous conseillons donc de rcuprer un profil une fois le bulletin cr (bouton [Profil], option Appeler un profil de la fentre Bulletin).

Voir Appeler un profil, page 115.

Slectionnez les salaris


4. La Liste des salaris prsente le Code et le Nom de ceux pour lesquels vous pouvez tablir les bulletins sur la priode choisie. Vous n'tes pas oblig de crer en mme temps tous les bulletins ; seuls les salaris dont le nom est marqu ou slectionn auront un bulletin.

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Menu Gestion des bulletins

Lancez la cration des bulletins


5. Une fois la slection de vos salaris ralise, cliquez sur le bouton [OK]. Aprs quelques instants, les bulletins des salaris concerns sont crs. Le bulletin du premier salari de la liste est automatiquement ouvert.

La fentre Bulletin
Les dates de la priode pour laquelle le bulletin est tabli sont rappeles dans len-tte de la fentre. Vous pouvez consulter ou modifier la fiche du salari en cliquant sur le bouton [Fiche Salari].

Onglet Lignes
1. Une fois les premiers bulletins crs, vrifiez que toutes les rubriques, cotisations et commentaires ncessaires sont prsents. En effet, aussi dtaills que soient vos profils, il se peut que vous ayez ajouter ou supprimer une ligne.

Sur les priodes suivantes, les bulletins tant tablis en gnral daprs les bulletins prcdents, vous naurez pas, normalement, modifier le corps du bulletin. Mais vous devrez ventuellement mettre jour la valeur des variables pour la priode (nombre de tickets restaurants, nombres dheures effectues, etc.).

Voir Vous avez dj cr des bulletins, page 117. Insrer et dplacer des lignes dans le bulletin
Les boutons [Insrer] et [Ins. Multi...] vous permettent d'insrer une ou plusieurs lignes dans le bulletin en les slectionnant dans la fentre Elment du bulletin.

Si un des lments slectionn dans la fentre Elment du bulletin est dj prsent dans le bulletin, un message vous en avertit et l'lment n'est pas insr de nouveau.

Une fois les lignes intgres (ou supprimes), vrifiez qu'elles sont correctement places dans le bulletin. Si ce n'est pas le cas, utilisez les boutons [Haut] et [Bas] pour rajuster la position de l'lment concern dans le bulletin. Exemple La rubrique Net payer ne doit pas se trouver avant le Salaire brut.

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Menu Gestion des bulletins

Supprimer une ligne


Certaines lignes sont obligatoires et une fois intgres au bulletin vous ne pouvez plus les supprimer. Il sagit des rubriques dont le titre est affich en rouge : Salaire de base, Salaire brut, Total retenues, Net imposable, Net payer. Toutes les autres lignes peuvent tre supprimes, condition que le bulletin ne soit pas encore valid. Pour annuler la suppression dune ligne, cliquez sur le bouton [Rtablir].

Contrle de prsence des rubriques et cotisations mres


On entend par rubrique (ou cotisation) mre, toute rubrique (ou cotisation) qui entre dans la base de calcul d'une autre rubrique (ou cotisation). Si vous avez coch la case Contrle automatique de prsence des rubriques et cotisations mres dans les paramtres du dossier, et que vous insrez (ou supprimez) une nouvelle rubrique ou cotisation, un test est effectu pour vrifier que la rubrique (ou cotisation) mre est bien prsente dans le bulletin. Si l'lment est manquant, un message vous le signale.

Onglet Variables
2. Passez en revue lensemble des variables du bulletin et modifiez les valeurs ncessaires. Toute modification se rpercute lidentique dans la fiche du salari concern. Slectionnez une des lignes et utilisez les touches <Flche Bas> et <Flche Haut> de votre clavier pour dplacer le pointeur sur chacune des variables. Si une valeur est incorrecte pour la priode en cours, double-cliquez dans la colonne Valeur et saisissez celle prendre en compte.

Lors de la prparation des bulletins sur la priode suivante, vous pourrez utiliser, avant de crer vos bulletins, la commande SAISIE DES VARIABLES SALARIS du menu GESTION DES BULLETINS, pour modifier en mme temps toutes les variables des salaris concerns.

Onglet Congs pays


3. Lorsque vous tablissez les premiers bulletins, vrifiez les cumuls de nombre de jours acquis, dus et pris sur les priodes prcdentes. Les cumuls de congs pays rcapitulent la situation des congs pays pour le salari au dernier jour de la priode prcdent ltablissement de son bulletin :
Reste sur anne prcdente

Correspond aux zones Du N-1 - Pris N-1 de la fiche Salari, soit au nombre de jours lui restant prendre de la priode de rfrence N-1.
Acquis sur lanne en cours

Correspond la zone Du N de la fiche Salari, soit au nombre de jours acquis sur la priode de rfrence en cours.
Dj pris

Correspond la zone Pris N de la fiche Salari, soit au nombre de jours pris par le salari sur la priode de rfrence en cours.
A prendre

Correspond au nombre total de jours restant prendre par le salari. 4. Saisissez le nombre de jours Pris dans le mois par le salari. Les rubriques de congs pays sont alors insres dans le bulletin. Vous pouvez aussi indiquer la Priode de congs pris. Cliquez sur le bouton [Ajouter] et saisissez la Date de dbut et la Date de fin de la priode de congs.

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Menu Gestion des bulletins

Onglet RTT
5. L'onglet RTT vous permet de contrler les cumuls de nombre de jours RTT acquis, dus et pris sur les priodes prcdentes. Les congs RTT dus sont calculs au prorata du nombre de jours de prsence dans le mois, suivant la date d'arrive du salari dans l'entreprise. Lorsque le bulletin est calcul, la zone Acquis dans le mois est donc renseigne en fonction du calcul suivant : RTT dus sur bulletin = Nbre de jours RTT par an 12

Nbre de jours de prsence dans le mois Nbre de jours dans le mois

Exemple Une anne comporte 10 jours de congs RTT. Le calcul s'effectue pour la priode du mois de janvier. Pour un salari ayant pris ses fonctions avant le 1er janvier, l'Acquis dans le mois se calcule ainsi : RTT dus = (10/12)*(31/31) = 0.83 Si un salari est embauch le 17 janvier, il comptabilise donc 15 jours de prsence sur le mois. Dans ce cas, les congs RTT dus sont = (10/12)*(15/31) = 0.40 Toutefois, vous conservez la possibilit de dfinir la priode de congs directement dans le bulletin en saisissant le nombre de jours de congs RTT Pris dans le mois ou en dfinissant la Date de dbut et la Date de fin de la priode l'aide du bouton [Ajouter].

Onglet Repos compensateur


6. Si vos salaris bnficient de repos compensateur, vrifiez dans cet onglet les cumuls du nombre de jours acquis, pris et dus sur les priodes prcdentes. Renseignez la zone Pris dans le mois.

Onglet Cumuls
Cet onglet prsente, tant pour la priode de paye en cours que pour l'anne, les cumuls suivants : Salaire brut, Cotisations salariales, Net imposable, Net payer, Heures travailles, Cotisations patronales. Les cumuls de la priode sont mis jour lorsque le bulletin est calcul. Quant aux cumuls annuels, ils sont recalculs lorsque le bulletin est valid.

Calculer le bulletin : la demande


Attention ! Les bulletins doivent imprativement tre calculs pour tre valids. Lorsqu'un bulletin est calcul, la mention OUI est prcise dans la zone Calcul.
Lorsque vous tablissez les premiers bulletins, il est plus judicieux de dsactiver l'option de calcul automatique, puisqu'il est probable que vous soyez amen intervenir sur de nombreuses lignes. 1. Assurez-vous alors que l'option Calcul automatique des bulletins en saisie n'est pas coche dans l'onglet Paramtres paye 1 des paramtres socit. 2. Dans ce cas, une fois que vous avez ralis toutes vos modifications, cliquez sur le bouton [Calculer] pour obtenir les rsultats. Par la suite, vous pourrez opter pour un calcul automatique du bulletin en saisie.

Voir Calculer le bulletin : en automatique, page 117.


Seuls les bulletins calculs sont pris en compte dans les tats standards que vous ditez par les commandes du menu ETATS.

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Menu Gestion des bulletins

Imprimer le bulletin
Une fois le calcul du bulletin effectu, vous pouvez l'imprimer en cliquant sur licone [Imprimer] de la fentre. .

Voir Imprimer les bulletins, page 120.

Appeler ou gnrer un profil

Appeler un profil
Lorsque vous crez un bulletin daprs un Bulletin vide, hormis les lignes obligatoires (Salbase, Salbrut, Netapayer, et Netimposable) aucune ligne nest prsente. Dans ce cas pour construire plus rapidement le bulletin vous pouvez utiliser un des profils existants qui sen approche le plus. Les profils correspondent des bulletins types dfinis en rgle gnrale par catgorie salaris. 1. Crez le bulletin et ouvrez-le. 2. Cliquez sur le bouton [Profil] et activez la commande APPEL. La liste de tous profils existants s'affiche. A ce stade, vous pouvez lancer une recherche multicritre afin de slectionner le profil qui se rapproche le plus du bulletin que vous devez construire. 3. Cliquez dans la liste sur le titre du profil rcuprer, puis validez par [OK]. 4. Procdez ensuite aux modifications ncessaires.

Une fois le bulletin modifi, vous pouvez gnrer un nouveau profil.

Gnrer un profil
Si vous tes amen . crer ou modifier un bulletin de telle sorte quil puisse correspondre un nouveau bulletin type, ne perdez pas ces informations et gnrez un nouveau profil. Tant que le bulletin nest pas valid vous pouvez lutiliser pour gnrer un nouveau profil daprs les lignes dont il se compose. 1. Ouvrez la liste des bulletins puis le bulletin du salari partir duquel vous voulez gnrer votre profil. 2. Cliquez sur le bouton [Profil] puis activez la commande GNRER. Vous ouvrez ainsi la fentre de cration dun profil, identique en tous points celle que vous obtenez par la commande PROFILS du menu BASES. 3. Le Code du profil est automatiquement attribu par Ciel Paye mais vous pouvez le modifier. Saisissez le Libell du profil de manire le retrouver facilement ultrieurement. 4. Cliquez sur [OK] pour valider la cration du nouveau profil. Aprs quelques instants, le bulletin est de nouveau ouvert. Vous pouvez modifier le profil ainsi cr ( partir de la liste des Profils que vous ouvrez par le menu BASES) et laffecter aux salaris auxquels il correspond.

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Menu Gestion des bulletins

Etablir un bulletin de paye inverse

Vous pouvez calculer un bulletin de salaire en partant dun montant Net payer que vous dfinissez. Dans ce cas, le Salaire de base, les rubriques concourant llaboration du Salaire brut et les cotisations sont recalcules. 1. Crez le bulletin du salari comme laccoutume. 2. Vrifiez et modifiez ventuellement les lignes du bulletin, en ajoutant ou supprimant les rubriques, cotisations et commentaires ncessaires. 3. Cliquez sur le bouton [Options] et slectionnez la commande PAYE INVERSE. La fentre Paye inverse s'ouvre . Vous y saisissez le montant Net payer partir duquel le bulletin va tre calcul. 4. Validez la fentre par [OK]. Ciel Paye procde alors au calcul du bulletin jusqu ce que le montant soit le plus proche de celui saisi.

Cas spcifique : le premier bulletin d'un nouveau salari


Lorsquun nouveau salari intgre la socit, vous pouvez utiliser un profil pour crer son premier bulletin.

Il est prfrable de crer les bulletins de la priode des salaris existants (daprs leur bulletin prcdent en gnral), puis de crer celui du nouveau salari.

1. Dans sa fiche Salari, affectez-lui le profil dont il dpend. 2. Crez ensuite son bulletin en cochant loption Profil salari. 3. Modifiez les lignes du bulletin afin quelles fassent tat des variables qui lui sont propres. Pour la priode suivante, crez son bulletin comme pour les autres salaris (en gnral partir du bulletin prcdent).

Si le salari nentre pas dans un des profils existants...


... vous pouvez bien entendu crer le profil ncessaire, laffecter au salari et gnrer son bulletin daprs le profil. Mais une mthode plus rapide consiste : 1. crer un bulletin vierge, 2. appeler un profil existant, similaire celui dont vous avez besoin, et modifier le bulletin en consquence, 3. gnrer ensuite le nouveau profil selon le bulletin ainsi modifi.

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Menu Gestion des bulletins

Vous avez dj cr des bulletins


Dans ce cas, tous les bulletins dfinis sur les mois prcdents sont prsents dans la fentre Bulletins.

Si vous avez coch la case Afficher les bulletins de la dernire priode dans les prfrences d'utilisation (menu UTILITAIRES - commande PRFRENCES, onglet Divers), seuls les bulletins du mois prcdent figurent dans la liste.

Si vous souhaitez visualiser les bulletins d'un mois en particulier, cochez la case Afficher les bulletins du
mois, puis dterminez le mois en cliquant sur le triangle de slection.

1. Activez la commande CRER du menu EDITION ou CONTEXTUEL. La fentre Cration des bulletins salaris apparat l'cran.

Par dfaut , le mois suivant les derniers bulletins valids vous est propos comme priode de cration des bulletins.

1. Si vous avez dj crer et valid un bulletin, la meilleure option consiste gnrer le bulletin suivant daprs le dernier bulletin valid. Pour cela cochez loption Bulletin prcdent.

Si un des salaris nest pas prsent dans la liste, cest quil ne remplit pas toutes les conditions pour quun bulletin puisse tre tabli sur la priode. 1. Cochez alors loption Afficher tous les salaris. Les codes, noms et prnoms des salaris concerns sont prsents dans une couleur diffrente. 2. Consultez la lgende situe au bas de la fentre pour en connatre la raison. Cela vous permet deffectuer rapidement les modifications ncessaires afin que la cration du bulletin soit possible.

2. Slectionnez le(s) salari(s) pour le(s)quel(s) vous souhaitez tablir un bulletin puis validez la cration du(des) bulletin(s) en cliquant sur [OK]. 3. Procdez alors au contrle et la modification ventuelle du(des) bulletin(s) ainsi cr(s).

Calculer le bulletin : en automatique


Une fois l'tape de vos premiers bulletins ralise, vous pouvez opter pour un Calcul automatique des bulletins en saisie. Il vous suffit pour cela de cocher la case correspondante dans l'onglet Paramtres paye 1 dans les paramtres socit. Dans ce cas, chaque fois que vous modifiez la valeur d'une ligne, tous les montants du bulletin sont recalculs.

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Menu Gestion des bulletins

Imprimer le bulletin
Une fois le calcul du bulletin effectu, vous pouvez l'imprimer en cliquant sur licone [Imprimer] de la fentre .

Voir Imprimer les bulletins, page 120.

Travail sur la liste des bulletins


) Menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE
Plusieurs manipulations sont galement accessibles partir de la liste des bulletins.

Calculer les bulletins


Nous avons vu dans les parties prcdentes comment effectuer le calcul du bulletin directement partir de la fentre Bulletin. Une autre mthode consiste apporter, dans un premier temps, toutes les modifications ncessaires l'ensemble des bulletins, puis en demander le calcul. Pour cela : 1. slectionnez les bulletins calculer, 2. activez la commande CALCULER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.

Valider les bulletins


Une fois les bulletins tablis et calculs, vous devez procder leur validation. 1. Slectionnez le bulletin valider. 2. Choisissez la commande VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.

Pour valider plusieurs bulletins, il vous suffit de slectionner les bulletins et d'utiliser la commande
MARQUER/DMARQUER

du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.

Validation groupe des bulletins


La commande VALIDATION GROUPE du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL vous permet d'enchaner la validation des bulletins marqus dans la liste et le transfert de l'criture de paye en comptabilit. Vous l'utiliserez par exemple chaque fin de mois pour effectuer en une seule fois la validation de tous les bulletins du mois et le transfert en comptabilit.

Le transfert en comptabilit ncessite des paramtrages pralables. Par consquent, si vous n'avez
COMPTABLE

jamais ralis cette opration dans Ciel Paye, nous vous conseillons d'utiliser la commande JOURNAL du menu TRAITEMENTS.

Voir Journal comptable, page 148.


1. Marquez tous les bulletins devant tre valids. 2. Activez la commande VALIDATION GROUPE du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 3. Cochez l'option Transfrer les critures en comptabilit pour gnrer l'criture de paye d'aprs les bulletins qui vont tre valids et transfrer le fichier des critures en comptabilit. 4. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. Tous les bulletins sont alors valids. Si vous n'avez pas demand le transfert des critures en comptabilit, la liste des bulletins est de nouveau prsente. Si vous avez demand le transfert des critures en comptabilit, l'criture de paye est gnre.

C'est la date du jour qui est reprise comme date de l'criture de paye mais il vous sera toujours possible de la modifier en comptabilit, une fois le transfert effectu. La fentre Export vers Ciel Compta s'affiche.

118

Menu Gestion des bulletins

Le traitement est identique celui que vous effectuez partir de la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS.

5. Si vous possdez Ciel Compta pour Windows ou Ciel Compta pour Dos, indiquez les noms du lecteur et du rpertoire dans lesquels lapplication est installe. Une fois le chemin daccs une de ces applications renseign, les noms des socits gres vous sont proposs. 6. Slectionnez la socit vers laquelle vous souhaitez transfrer lcriture comptable. 7. Si vous transfrez lcriture vers une version antrieure Ciel Compta version 3.00 pour Windows ou Ciel Compta version 6.00 pour Dos, dcochez imprativement la case Exporter les libells de compte. 8. Validez le transfert par [OK]. A la fin du traitement, Ciel Paye vous informe des rsultats.

Dvalider les bulletins


Seul le dernier bulletin tabli pour un salari et valid peut tre dvalid. 1. Slectionnez le bulletin dvalider. 2. Activez la commande DVALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.

Pour dvalider plusieurs bulletins, il vous suffit de slectionner les bulletins et d'utiliser la commande
MARQUER/DMARQUER

du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.

Remplacement global d'une cotisation


Vous avez la possibilit de remplacer une cotisation prsente dans un ou plusieurs bulletins non valids par une autre cotisation. 1. Marquez tous les bulletins sur lesquels vous voulez effectuer la modification. Pour marquer les bulletins, slectionnez les lignes correspondantes et activez la commande MARQUER/ DMARQUER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Vous pouvez aussi utiliser les touches <Ctrl> <Flche Haut> ou <Ctrl> <Flche Bas>.

Attention ! La modification est effectue uniquement sur les bulletins non valids.
2. Une fois les bulletins marqus, activez la commande REMPLACEMENT GLOBAL D'UNE COTISATION du menu FONCTIONS. La fentre Remplacement global d'une cotisation souvre : 3. Dans la zone Remplacer la cotisation, indiquez le code de la cotisation remplacer. Vous pouvez le saisir directement ou cliquer sur le bouton [Liste], prsent en fin de zone, pour le slectionner dans la liste qui est alors affiche. 4. Dans la zone Par la cotisation, indiquez le code de la cotisation de remplacement. Le bouton [Liste] est galement disponible en fin de zone. 5. Validez le remplacement en cliquant sur le bouton [OK].

Insertion / suppression globale d'une cotisation


Afin d'optimiser la saisie de vos bulletins, Ciel Paye met votre disposition deux commandes permettant d'insrer ou de supprimer, de manire globale, une rubrique ou une cotisation.

L'insertion ou la suppression ne peut se faire que sur des bulletins non valids.

Exemple Vous souhaitez attribuer une prime de treizime mois l'ensemble de vos salaris. 1. Slectionnez et marquez les bulletins pour lesquels vous souhaitez insrer la rubrique. 2. Activez la commande INSERTION GLOBALE D'UN LMENT du menu FONCTIONS. 119

Menu Gestion des bulletins 3. Si vous connaissez le code de la cotisation ou rubrique que vous souhaitez utiliser, vous pouvez le saisir directement dans la zone Insrer l'lment suivant. Sinon cliquez sur le bouton [Liste] pour consulter la liste des diffrentes cotisations et rubriques de l'application : 1. Selon le cas, cliquez sur Cotisations ou Rubriques, puis slectionnez l'lment concern dans la liste correspondante. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Ce code est alors transfr dans la fentre Insertion globale d'un lment. 4. Cliquez sur [OK] pour lancer la procdure. La rubrique PRIME13 est alors automatiquement insre dans tous les bulletins que vous avez marqus. A la fin du traitement, un message vous indique le nombre d'insertions ralises.

Procdez de la mme faon si vous souhaitez supprimer une rubrique et/ou cotisation sur plusieurs bulletins ou sur l'ensemble de vos bulletins.

Accder directement Microsoft Word


Tout comme pour les salaris, vous pouvez utiliser les informations contenues dans les bulletins de paye pour les intgrer des modles de document que vous ditez et imprimez laide de lapplication Microsoft Word. Le principe dutilisation est en tous points similaires au lien Word sur le fichier des salaris, seuls changent la nature des informations et les modles utiliss.

Voir Accder directement Microsoft Word , page 70.


Exemple Le modle Lettres-chques, livr avec Ciel Paye, vous permet dimprimer un courrier type reprenant : le nom et ladresse du salari, le chque de rglement du salaire, reprenant soit le montant dun acompte vers, soit celui du Net payer. Afin que les montants soient toujours imprims au bon endroit sur le chque de la lettre, ils sont placs dans le pied de page du document Word. Vous pourrez les consulter pour contrle dans Word en utilisant le mode Page d'affichage ou en demandant l'aperu avant impression.

Imprimer les bulletins


Une fois les bulletins calculs, vous pouvez les imprimer.

Ciel met votre disposition des primprims conformes aux normes en vigueur. Contactez notre service clientle pour vous les procurer.

Pour imprimer les bulletins de paye, vous devez, au pralable, contrler et modifier, si besoin est, certains paramtrages gnraux pour effectuer les impressions dans Ciel Paye. Voir Imprimer, page 32. Vous devez galement contrler les options d'impressions propres aux bulletins. Vous vrifiez ces options, et les modifiez ventuellement lors des premires impressions. Ensuite, cela ne s'avre plus ncessaire.

Dfinir les options dimpression des bulletins


Les options ddition, retenues par dfaut dans longlet Paramtres paye 3 des paramtres socit, commandent limpression des lments suivants : les cumuls de congs pays en jours (Cette option est retenue pour tous les salaris dans les paramtres du dossier. Elle peut tre ensuite module pour chacun sur longlet Congs de la fiche Salari), la date danciennet du salari dans lentreprise, les codes de cotisations, et les codes de rubriques.

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Menu Gestion des bulletins

Impression des cumuls de congs pays


Dans la fiche Salari, loption Edition des congs pays sur bulletin coche commande limpression du nombre de jours acquis, pris et restant prendre par le salari.

Impression des congs RTT


Si vous avez coch la case Edition des congs RTT sur bulletin dans les paramtres du dossier ainsi que dans les fiches des salaris concerns, les nombres de jours acquis, pris et restant prendre seront imprims sur le bulletin au mme titre que les congs pays et les repos compensateurs.

Impression des cotisations, des rubriques et des commentaires


Dans la fiche des cotisations, des rubriques et des commentaires, vous pouvez commander ou non lImpression sur le bulletin de ces lments. Par dfaut, loption retenue est Si non nul. Si llment est utilis pour un calcul intermdiaire, il nest pas ncessaire que la ligne correspondante figure sur le bulletin. Dans ce cas, retenez loption Jamais.

Les informations relatives la convention collective


Si aucune convention collective nest affecte au salari dont vous imprimez le bulletin, le texte suivant figurera obligatoirement : Dure des congs pays : code du travail, art. L.223-2 8. Dure du pravis : code du travail, art. L.122-6 8.

Les informations relatives l'tablissement


Les informations concernant l'tablissement auquel est rattach le salari sont galement rcupres dans l'en-tte du bulletin imprim : le nom de la socit, l'adresse, le numro d'URSSAF et de Siret, etc.

Demander l'impression ou l'aperu des bulletins


Activez la commande IMPRIMER ou APERU AVANT IMPRESSION du menu DOSSIER. Dans la fentre qui s'affiche, vous devez choisir le modle de bulletin utiliser et vrifier les paramtres de slection des salaris et de prsentation du bulletin.

Choisir le modle d'impression des bulletins


Plusieurs modles de bulletins sont fournis en standard. Vous ne pouvez pas les modifier.

La case Favori coche indique que ce modle figure dans la liste des formats dimpression accessible par le triangle de slection situ droite des icones Imprimer et Aperu.

1. Dans la liste Format, cliquez sur le symbole + prsent gauche du rpertoire Documents pour louvrir. Le symbole se change alors en - . 2. Cliquez sur le titre du modle que vous souhaitez utiliser.

Valider les critres de recherche et les options d'impression


3. Cliquez sur le bouton [Editer] pour vrifier les options d'impression du modle choisi. Le paramtrage que vous effectuez ce niveau est mmoris et vous sera propos lors de la prochaine impression des bulletins avec le modle slectionn.

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Menu Gestion des bulletins 4. Une fois toutes les options dfinies, cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'aperu ou l'impression directe des bulletins. Si vous avez slectionn la commande APERU AVANT IMPRESSION, vous accdez alors la fentre
Aperu qui vous permet de contrler le bulletin l'cran avant de l'imprimer sur papier.

Si vous avez slectionn la commande IMPRIMER, c'est la fentre Imprimer qui s'ouvre pour vous permettre de lancer directement l'impression sur papier.

Cas spcifique : la dernire paye de l'anne


Afin de rpondre la rgle des cumuls, vous devez, en fin d'anne, comparer les cumuls annuels des bases (planchers et plafonds) des cotisations ceux des salaris.

Voir La rgle des cumuls, page 126.

Rgularisation des planchers et plafonds


Avec rgularisation automatique
Si vous avez demand la rgularisation automatique des planchers et plafonds depuis le dbut de l'anne, en tenant compte ainsi de la rgle des cumuls sur chaque priode, le dernier bulletin ne doit pas prsenter de difficults particulires. Contrlez les cumuls pour chaque salari et procdez aux ventuelles rgularisations.

Sans rgularisation automatique


En revanche, si la rgularisation automatique n'a pas t demande, vous devez alors calculer le cumul annuel des planchers et plafonds de chacun des salaris et les comparer aux cumuls annuels des tranches de cotisations. Lorsque le salari ou l'employeur a cotis en cours d'anne sur une tranche alors qu'en cumul il ne devrait pas, ou inversement s'il n'a pas cotis sur une tranche, saisissez la rgularisation annuelle sur la base de calcul de la cotisation concerne. Elle peut tre positive ou ngative, tant pour le salari que pour l'employeur.

Le Treizime mois
Le salaire correspondant au treizime mois est intgr comme une prime au dernier bulletin de l'anne de chaque salari. Dans le paramtrage de paye modle et celui de la socit Exemple SA, la rubrique PRIME13 Prime de treizime mois est cre. Elle doit tre insre dans le dernier bulletin de l'exercice de chacun des salaris concerns aprs le SALAIRE DE BASE et avant le SALAIRE BRUT.

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Menu Gestion des bulletins

Saisie des variables salaris


) Menu GESTION DES BULLETINS - commande SAISIE DES VARIABLES SALARIES
Alt> <G> <S> Cette commande qui reprend le principe dun plan de paye prparatoire vous permet deffectuer rapidement la mise jour des variables salaris lorsque vous prparez la paye du mois. Vous lutiliserez plus particulirement si les salaires se composent de primes et indemnits variant dun mois lautre (primes, indemnits, horaires, tickets restaurant, etc.). A ce stade, vous pouvez consulter la fiche du salari en double-cliquant sur la ligne du salari concern.

Modifier la prsentation du tableau de saisie des variables


Modifier lordre des salaris dans la liste
Par dfaut la liste des salaris est trie par ordre alphabtique de leurs noms. Vous pouvez modifier cet ordre. Dans la zone Trier par, cliquez sur triangle de slection prsent en fin de zone et choisissez une des options proposes :
Salari : pour obtenir la liste trie par nom des salaris. Service : pour utiliser le code du service comme critre de tri de la liste des salaris. Etablissement : dans le cas o la socit se composerait de plusieurs tablissements, le code des ta-

blissements serait utilis comme critre de tri.

Modifier les variables affiches


Toutes les variables dclares propres au salari sont prsentes dans le tableau de saisie. Vous pouvez modifier cette slection. Pour cela : 1. Activez la commande PERSONNALISER LE TABLEAU DE SAISIE du le menu EDITION ou CONTEXTUEL. La liste de toutes les variables propres aux salaris s'affiche. Chaque variable prsente dans le tableau de saisie est prcde du symbole .

2. Pour ne pas afficher une variable, double-cliquez sur la ligne de la variable concerne. Pour lafficher de nouveau, faites galement un double clic sur la variable slectionner. Vous pouvez aussi utiliser les boutons [Tout slectionner] et [Inverser] pour effectuer la slection des variables prsenter dans le tableau. 3. Validez la slection des variables en cliquant sur [OK].

Saisir des variables


1. Pour modifier une des variables prsentes, placez le pointeur sur la ligne et la colonne modifier et double-cliquez dans la zone.

Comme dans toutes les listes, vous pouvez utiliser les touches <Flche Bas>, <Flche Haut>, <Flche Droite> et <Flche Gauche> de votre clavier pour dplacer le pointeur dune zone lautre.

2. Saisissez la valeur prendre en compte et appuyez sur la touche <Entre> pour la valider.

123

Menu Gestion des bulletins

Gnraliser une variable


Si la valeur de la variable est identique pour tous les salaris, vous pouvez la reporter automatiquement sur chaque zone. Pour cela : 1. Modifiez une des zones par la valeur prendre en compte et validez par <Entre>, 2. Activer la commande GNRALISER du menu EDITION ou CONTEXTUEL. Le rsultat est immdiat.

Importer des variables salaris


Si vous tablissez un tableau prparatoire des salaires, indpendamment de Ciel Paye, vous pouvez rcuprer ces donnes. Cela vous vite ainsi une double saisie, source derreurs.

Vous devez pralablement crer le fichier contenant les donnes importer partir de lapplication concerne.

1. A partir de Ciel Paye, dans le tableau de saisie des variables, cliquez sur le bouton [Importer] ou activez la commande IMPORTER du menu EDITION ou CONTEXTUEL. 2. Saisissez le nom du fichier contenant les variables importer. Vous pouvez galement le slectionner en cliquant sur le bouton [Ouverture fichier] prsent en fin de zone.

3. Cochez un des boutons radio prsents pour dclarer quel type de sparateur de donnes vous avez utilis dans votre fichier dimport. 4. Validez limportation des donnes en cliquant sur [OK].

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Menu Gestion des bulletins

Historique
) Menu GESTION DES BULLETINS - commande HISTORIQUE
Alt> <G> <H> Cette commande vous permet de consulter la liste de tous les bulletins tablis sur les exercices clturs, mais galement de consulter et dimprimer le dtail de chacun. Cet historique est automatiquement mis jour par Ciel Paye lorsque vous effectuez la clture annuelle.

Voir Clture annuelle, page 155.


En fin danne, une fois que vous avez tabli et envoy la D.A.D.S., cette liste peut tre purge afin de ne pas encombrer inutilement le dossier. Mais vous pouvez trs bien conserver lhistorique dune anne sur lautre. Exemple En fin danne, avant de raliser la clture de lexercice, vous purgez lhistorique des bulletins de lanne N-1. Aprs clture, les bulletins de lanne sont conservs dans lhistorique. Vous dmarrez un nouvel exercice en conservant ainsi les bulletins de lanne antrieure.

Consulter un bulletin
A tout moment, vous pouvez consulter un bulletin valid. Mais en aucun cas vous ne pouvez le modifier. 1. A partir de la liste des historiques de bulletins, slectionnez celui que vous souhaitez consulter. 2. Activez la commande CONSULTER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Vous pouvez aussi double-cliquez sur la ligne du bulletin ouvrir. Les onglets Lignes, Congs et Cumuls correspondent ceux calculs pour la priode laquelle il a t valid. 3. Refermez le bulletin en cliquant sur [OK].

Imprimer l'historique des bulletins


Lhistorique dun bulletin peut tre imprim tout moment. Pour cela : 1. Ouvrez lhistorique du bulletin imprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer].

Quelques mots sur le changement d'adresse...


L'adresse du salari figurant sur l'historique d'un bulletin doit tre conserve mme si le salari change ensuite de domicile. Lorsque vous souhaitez effectuer le changement dadresse dun salari, utilisez dans ce cas le bouton [Nouvelle adresse], prsent dans la fiche Salari, afin de conserver les donnes. Elles pourront tre ainsi rcupres dans les historiques de bulletin.

Voir Conserver l'ancienne adresse d'un salari, page 61.

Purger l'historique des bulletins


En fin danne, si vous voulez purger lhistorique des bulletins : 1. Activez la commande PURGE du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Ciel Paye vous demande de confirmer la purge. 2. Validez la purge de lhistorique en cliquant sur [Oui].

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Menu Gestion des bulletins

La rgle des cumuls


La rgle des cumuls est une notion importante pour comprendre comment les valeurs des tranches utilises comme Base de calcul des cotisations peuvent tre automatiquement modifies dans le bulletin sur un mois donn. Cette rgle des cumuls est obligatoire. La rgularisation des planchers et plafonds est normalement ralise mensuellement. La Scurit Sociale autorise toutefois les entreprises effectuer cette rgularisation en fin d'anne. Mais dans ce cas, il se peut que des carts importants apparaissent, tant pour le salari que pour l'employeur.

Principe
Il s'agit d'viter que le salari et l'employeur cotisent sur une tranche suprieure pour un mois donn, alors qu'ils n'ont pas le faire si le Salaire Brut cumul depuis le dbut de l'anne est infrieur aux cumuls des planchers et plafonds.

Exemple 1
Le plafond mensuel Tranche A de la Scurit Sociale est dfini 2 476 au 01/01/2004. Le Salaire Brut mensuel d'un salari est de 2 259 . Dans ce cas, la valeur de la Tranche A est gale la valeur du Salaire Brut, soit 2 259 . Au mois de mars, le salari touche une prime exceptionnelle de 400 .

Sans rgularisation automatique


La salari et l'employeur vont cotiser au mois de mars sur la tranche B dont la base sera calcule ainsi pour toutes les cotisations concernes : Tranche B (2 259 + 400 ) - 2 476 = 183

En appliquant mensuellement la rgle des cumuls


Le Salaire Brut est cumul de mois en mois puis compar au cumul du plafond.
Brut Janvier Fvrier Mars 2 259 2 259 2 659 Brut cumul 2 259 4 518 7 177 Plafond TA cumul 2 476 4 952 7 428 Base TA mensuelle 2 259 2 259 2 659 Base TA cumule 2 259 4 518 7 177

Il apparat clairement que sur les trois premiers mois de l'anne le Salaire Brut cumul est infrieur au plafond cumul de la Tranche A. Au mois de mars, selon la rgle des cumuls, la valeur de la tranche A 2 476 sera modifie par 2 659 dans le bulletin selon la formule suivante :
Tranche A = Cumul brut Base TA cumule M-1 (fvrier dans notre exemple) = 2 659

7 177 - 4 518

Exemple 2
Voyons maintenant comment la rgularisation des planchers et plafonds est calcule si le salari touche une nouvelle prime exceptionnelle de 750 euros au mois de mai.
Brut Janvier Fvrier Mars Avril Mai 2 259 2 259 2 659 2 259 3 009 Brut cumul 2 259 4 518 7 177 9 436 12 445 Plafond TA cumul 2 476 4 952 7 428 9 904 12 380 Base TA mensuelle 2 259 2 259 2 659 2 259 2 944 Base TA cumule 2 259 4 518 7 177 9 436 12 380

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Menu Gestion des bulletins Dans ce cas le calcul du Salaire Brut tant suprieur au cumul du plafond de la tranche A, le salari cotise en tranche B. Les bases des cotisations sont alors modifies dans le bulletin.
Tranche A = Plafond TA cumul Base TA cumule M-1 (avril dans notre exemple) = 2 944

12 380 - 9 436 Tranche B = Salaire Brut - Tranche A 3 009 - 2 944

= 65

Exemple 3
Si le salari ne touche pas de prime le mois suivant, les plafonds sont de nouveau rgulariss.
Brut Janvier Fvrier Mars Avril Mai Juin 2 259 2 259 2 659 2 259 3 009 2 259 Brut cumul 2 259 4 518 7 177 9 436 12 445 14 704 Plafond TA cumul 2 476 4 952 7 428 9 904 12 380 14 856 Base TA mensuelle 2 259 2 259 2 659 2 259 2 944 2 324 Base TA cumule 2 259 4 518 7 177 9 436 12 380 14 704

Au mois de juin, le cumul du Salaire brut est infrieur au cumul du plafond de la tranche A. La tranche A est donc gale 14 704 - 12 380 = 2 324 . Afin de tenir compte des rgularisations antrieures, la valeur de la tranche B sera donc recalcule. Dans cet exemple, la tranche B n'a plus besoin d'tre applique. La base de calcul de la tranche B sera gale - 65 euros afin de remettre la Base Tranche B cumule zro.

Conditions d'application de la rgle des cumuls


Chaque mois, quand cela est ncessaire, Ciel Paye rgularise automatiquement la valeur mensuelle des planchers et plafonds : si les cotisations sont saisies dans le bulletin du salari, et si l'option Rgularisation automatique est coche. Dans nos exemples, nous avons vu ce qu'il se passait au niveau de la tranche A. Mais, bien entendu, cette rgularisation s'applique en cascade toutes les tranches utilises dans les bases de calcul des cotisations, y compris celles utilises pour le calcul de la taxe sur les salaires.

Attention ! La plupart des cotisations sont soumises la rgularisation automatique mais ce n'est pas le cas pour les cotisations de rduction de charges patronales sur les bas salaires.
"L'apprciation des seuils se fera mois par mois et il n'y aura aucune rgularisation annuelle permettant de neutraliser les dpassements occasionnels du seuil certains mois et pas d'autres, si leur rmunration varie". Cette disposition implique donc que l'option ne doit pas tre coche pour toutes les cotisations de ce type.

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Menu Etats

Journal de paye Livre de paye Charges payer par caisse Rduction Loi Fillon Paiements Analytique Fiche individuelle, Planning des vacances Provisions pour congs pays D.A.D.S., Evnements salaris Etat prparatoire D.U.C.S. Lassistant EDI DUCS

Menu Etats

Vue d'ensemble

Le menu ETATS regroupe diverses ditions qui doivent tre ralises de manire mensuelle ou trimestrielle ; c'est le cas, par exemple, du journal de paye, du livre de paye ou bien encore des charges payer par caisse. C'est galement par ce menu que vous obtenez vos tats de fin d'anne comme les Provisions pour congs pays ou la D.A.D.S. Des reprsentations graphiques facilitent galement l'accs certaines donnes du logiciel.

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Menu Etats

Journal de paye
) Menu ETATS - commande JOURNAL DE PAYE
<Alt> <T> <J>

Le journal de paye doit tre imprim chaque fin de priode (mois, trimestre et anne). Selon les critres que vous dfinissez, il prsente l'ensemble des lignes du bulletin (hormis les commentaires), dtailles ou non, en indiquant les bases, taux et montants de chacune.

Critres de slection des donnes du journal de paye


Outre les critres de slection standards (Personnel concern, Service, Analytique, Priode et Etablissement), vous pouvez aussi choisir les critres suivants :

Le type de calcul de l'tat


Dtaill

Toutes les lignes du bulletin sont imprimes pour chacun des salaris slectionns (hormis les lignes de commentaires).
Rcapitulatif

Seules les lignes principales du bulletin sont imprimes (nombre d'heures, salaire de base, cotisations cumules sur une ligne, rubriques, etc.).

Les options d'impression propres au journal de paye


Avec base patronale

La base des cotisations patronales est galement imprime.


Un saut de page par salari

A chaque changement de salari, un saut de page est insr dans l'tat.


Trier les cotisations par code

Les cotisations sont prsentes dans l'ordre alphanumrique de leurs codes ; non dans l'ordre de prsentation des bulletins.
Monnaie

Les tats sont prsents en euros avec la possibilit d'obtenir une conversion des totaux en francs.

Les montants sont cumuls pour chaque salari lorsque vous demandez le journal de paye sur une priode de plusieurs mois conscutifs.

Validez la fentre de slection des critres d'impression du journal de paye par [OK].

Extrait d'un journal de paye trimestriel

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Menu Etats

Livre de paye
) Menu ETATS - commande LIVRE DE PAYE
<Alt> <T> <L>

Le livre de paye prsente pour l'ensemble des salaris le cumul par ligne de tous les bulletins.

Critres de slection des donnes du livre de paye


1. Dfinissez les critres de slection de l'tat. L'tat prsentant un cumul pour tous les salaris, la slection par salari n'est pas disponible et par consquent l'option Un saut de page par salari non plus. Tous les autres critres de slection sont identiques ceux du journal de paye. 2. Validez les critres de slection par [OK].

131

Menu Etats

Charges payer par caisse


) Menu ETATS - commande CHARGES A PAYER PAR CAISSE
<Alt> <T> <C>

Cet tat permet de calculer et d'imprimer pour chacune des caisses le montant des cotisations dues, en distinguant la part salariale de la part patronale (bases, taux, montants) puis, en cumulant les montants salariaux et patronaux.

Critres de slection de l'tat Charges payer par caisse


1. Comme pour la plupart des tats, effectuez la slection des critres standards. 2. Choisissez ensuite d'imprimer l'tat pour Une caisse dont vous indiquez alors le code ou pour Toutes les caisses. Les codes de regroupement dfinis dans les fiches Cotisations permettent de distinguer les bases, taux et montants des diffrentes tranches de cotisations, verses une caisse. Cochez la case Utiliser les regroupements des caisses pour obtenir ce type de cumul. Exemple Pour l'URSSAF, par exemple, mieux vaut obtenir la base de chaque tranche de cotisations en utilisant les codes de regroupement par caisse.

La case Aperu coche vous permet de consulter ldition lcran pralablement limpression sur papier.

3. Validez les critres de slection par [OK].

132

Menu Etats

La rduction des cotisations patronales


) Menu ETATS - commande RDUCTION LOI FILLON
<ALT> <T> <F>

Si votre socit bnficie d'une rduction des cotisations patronales de Scurit Sociale, elle est tenue d'tablir un justificatif mensuel des rductions obtenues. Cette rduction porte sur les cotisations patronales de Scurit Sociale (assurance maladie, assurance vieillesse, allocations familiales et accidents du travail). Elle est gale la rmunration mensuelle brute verse au salari multiplie par un coefficient, lequel dpend du nombre d'heures rmunres et de la rmunration mensuelle brute du salari. 1. Slectionnez le Mois prendre en compte, ainsi que le ou les Etablissement(s).

2. Cochez l'option Un saut de page par tablissement si vous souhaitez que ce critre soit pris en compte dans l'dition. Si vous bnficiiez au 30 juin 2003, de l'allgement des 35 heures, cochez cette option. Les rubriques ci-dessous sont pr-remplies par le logiciel : les heures rmunres la rmunration mensuelle le coefficient de rduction

3. Modifiez-les si besoin. Vous pouvez obtenir un Aperu avant l'impression de votre tat. 4. Pour cela, cochez la case Aperu. 5. Imprimez l'tat en cliquant sur [OK].

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Menu Etats

Paiements
) Menu ETATS - commande PAIEMENTS
<Alt> <T> <P> Ce traitement consiste d'une part, diter l'tat rcapitulatif des paiements et d'autre part, transfrer via un modem ou sur disquette les ordres de virement votre banque.

Critres de slection de l'tat des paiements


1. Choisissez le Mois pour lequel les virements doivent tre effectus. 2. Choisissez la Date de valeur des virements tablir.

Cette information est utilise ensuite comme date de l'ordre de virement et de la gnration du fichier sur disquette.

3. La socit pouvant possder plusieurs comptes dans diffrents tablissements bancaires, slectionnez la Banque pour laquelle vous ditez l'tat des paiements et, si ncessaire, slectionnez le ou les tablissements concerns.

La case Aperu doit tre obligatoirement coche pour effectuer le transfert des ordres de virement par modem ou sur disquette.

4. Validez les critres de slection par [OK].

Transfrer les ordres de virement des salaires votre banque


1. Dans la fentre Aperu de l'tat des paiements, ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris et activez la commande VIREMENTS MAGNTIQUES. Vous accdez alors la fentre Assistant remise magntique. 2. Choisissez la banque de la socit laquelle doivent tre transfrs les ordres de virement des salaires. Selon la norme bancaire utilise (AFB ou BDF), renseignez les zones Rfrence de la remise par le code de votre choix ou le Code du remettant (code de la socit) et le N de compte du remettant, fournis par la banque. 3. Cliquez sur l'onglet Etape 2 pour choisir le mode de transfert parmi les options proposes :
Disquette : les ordres de virement sont transfrs via une disquette dont vous indiquez le lecteur

dans laquelle elle se trouve (A: en rgle gnrale),


Etebac 3 immdiat : les ordres de virement sont transfrs de suite via un modem, Etebac 3 diffr : dans ce cas, le fichier transfrer est cr mais vous le transmettez ultrieurement

votre banque.
E-mail : si vous disposez d'une messagerie lectronique, cochez cette zone pour envoyer par mail les

ordres de virement votre banque. Vous aurez pris soin, au pralable, d'indiquer l'adresse E-mail dans la fiche de la banque concerne. 4. Une fois le traitement termin, le bordereau d'accompagnement est automatiquement affich sur votre cran. Activez la commande IMPRIMER du menu DOSSIER pour l'diter sur papier.

134

Menu Etats

Analytique
) Menu ETATS - commande ANALYTIQUE (en mode complet)
<Alt> <T> <A>

Cet tat calcule, pour chaque code analytique utilis, le cumul des principales lignes (HEURES, SALAIRE BRUT, SALAIRE DE BASE, NET A PAYER, CHARGES PATRONALES ET SALARIALES) des bulletins tablis pour les salaris auxquels ce code est affect, ainsi que le cot total de ces postes et le cot rel.

Critres de slection des donnes de l'tat analytique


1. Choisissez les critres de slection des donnes : Catgorie de salari, Service, code Analytique, Priode et Etablissement. 2. Validez la fentre des critres de slection par [OK].

Fiche individuelle
) Menu ETATS - commande FICHE INDIVIDUELLE
<Alt> <T> <F> Cette commande permet d'diter le rcapitulatif des lignes principales du bulletin pour chacun des salaris.

Critres de slection des donnes de ltat Fiche Individuelle


1. Slectionnez les critres de l'tat parmi ceux proposs (Salaris, Service, code Analytique). 2. Cochez l'option Un saut de page par salari pour obtenir la fiche de chacun sur une page distincte.

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Menu Etats

Planning des vacances


) Menu ETATS - commande PLANNING DES VACANCES (uniquement en mode complet)
<Alt> <T> <V>

Cet tat vous permet d'imprimer le rcapitulatif des absences salaris (congs pays, maladie ou autres motifs) enregistres pour un mois donn par la commande PLANNING DES VACANCES du menu TRAITEMENTS. Pour chaque salari concern, le nombre total de jours d'absence dans le mois slectionn est rappel. Chaque jour d'absence est dit en gris.

Critres de slection des donnes de l'tat Planning des vacances


1. Slectionnez le Mois prendre en compte, les Salaris, les services concerns et l'Etablissement.

2. Validez les critres de slection de l'tat en cliquant sur le bouton [OK].

Extrait de l'tat mensuel Planning des vacances

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Menu Etats

Provisions pour congs pays


) Menu ETATS - commande PROVISIONS POUR CONGS PAYES (en mode complet)
<Alt> <T> <O>

Les comptes d'un exercice doivent comporter le montant des indemnits de congs pays dj acquises au jour le jour par chaque salari ainsi que les charges sociales et fiscales correspondantes. Cet tat permet donc de calculer pour chacun des salaris le nombre de jours restant dus, tant sur la priode de rfrence que sur la priode en cours. C'est pour cette raison, qu'il ne doit tre, normalement, imprim qu'en fin d'anne. Il permet galement de calculer, pour chaque salari, la provision pour congs pays, valorise la date du jour de l'dition, selon la mthode de valorisation des congs pays, retenue sur l'onglet Paramtres paye 3 des paramtres dossier. Les charges patronales devant tre galement intgres au montant de la provision, elles sont calcules pour chaque salari d'aprs le dernier bulletin valid, selon la formule : CHARGES PATRONALES / SALAIRE BRUT = % PART PATRONALE

Critres de slection de l'tat Provisions pour congs payes


Comme pour la plupart des tats, vous effectuez la slection des critres standards : Personnel concern, Service, Analytique et Etablissement.

Vous n'avez pas choisir la priode d'dition de l'tat car il est automatiquement calcul la date du jour de l'dition, en tenant compte de tous les bulletins valids sur l'exercice de paye.

Extrait de l'tat de Provisions pour congs pays

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Menu Etats

D.A.D.S.
La Dclaration Annuelle des Donnes Sociales est obligatoire pour toutes les entreprises. Avec Ciel Paye, vous pouvez diter un tat prparatoire la dclaration des donnes sociales (DADS).

Paramtrage pralable
Avant d'diter la dclaration annuelle des donnes sociales, vous devez vous assurer que les informations suivantes sont correctement dfinies.

Les informations salaris

) Menu BASES - commande SALARIS / Onglet DADS


Dfinissez pour chaque salari le Type de contrat dont il dpend. Dans le cas dun travailleur tranger, slectionnez loption A lEtranger dans la zone Travailleur.

) Menu BASES - commande SALARIS / Onglet Affectation


Quand un salari quitte l'entreprise, indiquez sa date de sortie.

Les informations tablissements

) Menu BASES - commande TABLISSEMENTS


Vrifiez que le n de SIRET de l'tablissement comporte bien 14 chiffres.

Les Paramtres D.A.D.S. des cotisations

) Menu BASES - commande COTISATIONS / Onglet DADS


1. Pour chacune des cotisations concernes, indiquez si son montant entre dans les cumuls de la Base annuelle de la C.S.G., C.R.D.S. ou dans le cumul des bases de cotisations calcules sur le salaire En totalit ou Limit au plafond de la tranche A de la scurit sociale. 2. Dfinissez galement les Numros de risque de chaque cotisation de type "Accident du travail" dont dpendent les salaris. Ils diffrent selon l'activit de chaque salari.

Les Paramtres D.A.D.S. des rubriques

) Menu BASES - commande RUBRIQUES / Onglet Paramtres DADS


De la mme manire que pour les cotisations, vous devez indiquer, dans l'onglet Paramtres D.A.D.S. de chacune des rubriques concernes, si son montant entre dans le cumul annuel des Frais professionnels ou des Avantages en nature, en prcisant pour ce dernier le type d'avantage : nourriture, logement, voiture, etc.

Paramtrage concernant la taxe sur les salaires


Paramtres dossier

) Menu DOSSIER - commande PARAMTRES / Onglet Identification


Si la socit est assujettie la taxe sur les salaires : 1. Cochez l'option Assujettie la taxe sur les salaires. 2. Si la socit se compose de plusieurs tablissements, l'information est automatiquement reporte dans la fiche de chacun. A ce stade, vous pouvez loisir cocher ou non l'option pour chacun d'eux.

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Menu Etats

Paramtres globaux

) Menu DOSSIER - commande PARAMTRES GLOBAUX


Dfinissez les Borne infrieure et Borne suprieure ainsi que les diffrents taux appliqus : Taux global, Taux major 1 et Taux major 2.

Cas des salaris exonrs de la taxe sur les salaires

) Menu BASES - commande SALARIS / Onglet DADS


Certains salaris peuvent tre exonrs de la taxe sur les salaires. Dans ce cas, cochez la case Exonr de la taxe sur les salaires dans la fiche Salari, onglet DADS.

Editer l'tat prparatoire de la D.A.D.S.


) Menu ETATS - commande D.A.D.S.
<Alt> <T> <D> 1. Choisissez les critres de slection : Service, Salaris et Etablissement. 2. Validez les critres dfinis en cliquant sur le bouton [Ok]. La premire page prsente les renseignements concernant l'tablissement et les taux d'accident du travail appliqus. Les pages suivantes prsentent les informations et montants dclarer pour chacun des salaris pour lesquels au moins un bulletin a t tabli sur l'exercice de paye en cours.

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Menu Etats

Evnements salaris
) Menu ETATS - commande VNEMENTS SALARIS
L'tat Evnements salaris correspond l'historique des vnements crs dans les fiches salaris, en vue de la nouvelle norme DADS-Unifie (arrt interministriel du 6 fvrier 2003), applicable au premier janvier 2006 sur les salaires 2005. En effet, dans le cadre de la modernisation des dclarations des donnes sociales, les normes DADS-TDS et DADS-CRC (caisses de retraites complmentaires) seront remplaces par la DADS-U, Dclaration Automatise des Donnes Sociales-Unifie. Vous pourrez tablir une DADS-U avec Ciel Paye Evolution partir de janvier 2006 ou raliser une DADS A4 papier.

Paramtrage pralable
Avant d'diter l'tat Evnements salaris, vous devez vous assurer que les informations ncessaires sont correctement dfinies dans l'onglet DADS de la fiche Salari.

Voir Onglet DADS, page 66.

Editer l'tat des Evnements salaris


1. Choisissez les critres de slection : Salari, Service ou Code analytique. 2. Prcisez si vous souhaitez imprimer une page par salari en cochant la case Un saut de page par salari. 3. Validez les critres dfinis en cliquant sur le bouton [Ok]. L'tat prparatoire est obligatoirement imprim au format Portrait. Il prsente, par salari, les date/priode, motif et commentaire des diffrents vnements enregistrs.

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Menu Etats

Etat prparatoire D.U.C.S.


) Menu ETATS - commande D.U.C.S.- TAT PRPARATOIRE D.U.C.S.
<Alt> <T> <E>

Obtenir ltat des Charges payer avec regroupement des codes DUCS
Vous pouvez calculer et diter l'tat des charges payer en utilisant les codes de regroupement DUCS (Dclaration Unifie des Cotisations Sociales). Pour cela, vous devez pralablement dfinir les codes DUCS utiliser tant au niveau des caisses que des cotisations. Une fois ce paramtrage dfini, tout moment, vous pourrez calculer et imprimer l'tat prparatoire. Les tables de codes DUCS devant tre utilises sont fournies par chacun des organismes sociaux auxquels la socit est affilie.

Gestion des codes DUCS


Paramtrer les codes DUCS affects aux caisses

) Menu BASES - commande CAISSES


Pour chacune des caisses devant tre prise en compte dans le calcul de la D.U.C.S., vous devez pralablement dfinir quels sont les codes DUCS rattachs la caisse.

Voir Caisses, page 94.

Paramtrer les codes DUCS affects aux cotisations

) Menu BASES - commande COTISATIONS


Ensuite, pour chacune des cotisations devant tre prise en compte dans le calcul de la D.U.C.S. et selon la caisse laquelle elle est affecte, vous choisissez le code DUCS correspondant.

Voir Cotisations, page 87.

Imprimer l'tat prparatoire D.U.C.S


Une fois l'ensemble des codes DUCS dfinis pour les caisses et affects toutes les cotisations ncessaires, vous pouvez diter l'tat prparatoire de Dclaration Unifie de Cotisations Sociales. Vous devez pralablement dfinir certains critres.

Priode
1. Indiquez la Priode prendre en compte en spcifiant la date de dbut et la date de fin. 2. Slectionnez parmi les trois options suivantes les critres prendre en compte dans ldition de la DUCS :
Priode uniquement Priode et rcapitulatif Rcapitulatif uniquement

141

Menu Etats

Caisse
1. Cochez toutes les caisses si elles sont Toutes concernes par ldition de la DUCS ou slectionnez les caisses de votre choix en cochant loption Une liste de caisses puis en cliquant sur le bouton du mme nom. La fentre Caisses saffiche. 2. Marquez les caisses que vous souhaitez prendre en compte puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Vous revenez la fentre DUCS.

Etablissement
De mme, cochez tous les tablissements sils sont Tous concerns par ldition de la DUCS ou slectionnez les tablissements de votre choix en cochant loption Une liste dtablissements puis en cliquant sur le bouton du mme nom. La fentre Etablissements saffiche. 3. Marquez les tablissements que vous souhaitez prendre en compte puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Vous revenez la fentre DUCS. 4. Validez l'impression ou l'aperu avant impression (case aperu coche) de l'tat en cliquant sur le bouton [Ok].

Le bouton

dans la barre doutils, vous permet daccder lassistant Edi Ducs.

142

Menu Etats

EDI-DUCS
) Menu ETATS - commande D.U.C.S. - EDIDUCS
<Alt> <T> <.> <P> Via le module Ciel directDclaration Sociale et le portail Ciel (www.ciel.com), lassistant Edi Ducs vous permet de transfrer vos cotisations sociales depuis votre logiciel de paye vers l'organisme de protection sociale concern. Ce type de transfert de donnes sappelle une tldclaration. Vous trouverez toutes les informations relatives cette fonction dans le guide La tldclaration de vos cotisations sociales Ciel directDclaration Sociale disponible en cliquant sur le bouton ci-dessous.

Ouvrir le guide Edi Ducs

Etape 1: Informations dtailles sur la tldclaration


1. Cette premire tape vous renseigne sur le principe et les avantages de la tldclaration et sur le moyen de sinscrire auprs des organismes de protection sociale. Pour obtenir ces informations, cliquez sur les boutons [En savoir plus]. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer ltape suivante de lassistant.

Ne plus afficher cette tape


3. Cochez cette option pour passer directement la seconde tape de lassistant lors des prochaines utilisations de la commande.

Etape 2 : Souscription Ciel directDclaration Sociale


Informations
1. Cliquez sur le bouton Sociale. pour obtenir des informations sur la souscription Ciel directDclaration

Souscription
2. Pour souscrire Ciel directDclaration Sociale cliquez sur le bouton [Souscrire].

Vous pouvez galement souscrire Ciel directDclaration Sociale lors de la cration de votre dossier (menu DOSSIER - commande PARAMTRES - onglet Ducs.

Attention ! La souscription Ciel DirectDclaration Sociale ncessite en parallle une adhsion directe (tldclaration et/ou tlrglement) la tlprocdure EDI DUCS auprs des organismes de protection sociale (URSSAF, ASSEDIC, Institutions de retraite des cadres, institutions de prvoyance).
3. Si vous tes Tiers/Rdacteur, mandat par une entreprise pour tablir sa dclaration et prendre en charge sa transmission, cochez la zone Identification du Tiers/Rdacteur puis saisissez votre Numro de SIRET permettant de vous identifier.

Attention ! Vous devez dans ce cas effectuer galement une demande dadhsion la procdure de tldclaration et la procdure de tlrglement.

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Menu Etats

Etape 3 : TlDclaration
Une fois les paramtrages ncessaires effectus (marquage des caisses, informations concernant le centre payeur, paiements), cliquez sur le bouton [Tldclarer] pour lancer la tldclaration. La dclaration est valable pour toutes les caisses slectionnes. Les donnes sont automatiquement transmises sur le portail Ciel via le module Ciel Directdclaration. Un message vous informe de lacceptation ou de la non-acceptation de la tldclaration.

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Menu Etats

Graphiques
Pour faciliter l'accs certaines donnes du logiciel, Ciel Paye vous propose diverses ditions sous forme graphiques.

Critres de prsentation des graphiques


Lorsque vous activez une des commandes du menu GRAPHIQUES, une fentre de paramtrage s'ouvre. Vous pouvez intervenir sur la prsentation du graphique trac en choisissant les critres de Slection des statistiques puis le Style du graphique (2D ou 3D), sa Forme (histogramme, sectoriels, etc.) et le pourcentage de Zoom appliqu.

Evolution des salaires


) Menu ETATS - commande GRAPHIQUES - VOLUTION DES SALAIRES (en mode complet)
<Alt> <T> <P> <E> Par dfaut le graphique se prsente sous la forme d'un histogramme.

Rpartition par service


) Menu ETATS - commande GRAPHIQUES - RPARTITION ANALYTIQUE ou RPARTITION PAR SERVICE (en mode
complet) <Alt> <T> <P> <A> ou <Alt> <T> <P> <R> Vous obtenez un graphique dans lequel les cots rels sont calculs selon le code Analytique ou selon le code du Service auxquels sont affects chacun des salaris.

Pyramide des ges


) Menu ETATS - commande GRAPHIQUES - PYRAMIDE DES GES (en mode complet)
<Alt> <T> <P> <P> La pyramide des ges vous permet de connatre les diffrentes tranches d'ges de vos salaris une date donne. Elle est calcule et tablie d'aprs les lments saisis dans la fiche Salari, aux zones Sexe et N(e) le. Les donnes de la pyramide sont prsentes de deux faons : sous forme graphique ; l'chelle des ges tant verticale, les effectifs de sexe masculin sont ports sur la gauche, ceux de sexe fminin sur la droite ; plus une colonne est longue, plus il y a de salaris dans cette tranche d'ge ; sous forme de tableau ; hormis les chiffres de la pyramide qui sont repris, ce tableau prsente galement des totaux et des moyennes qui sont automatiquement calculs par le programme.

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Menu Traitements

Journal comptable Top Clture Clture des congs pays Clture des congs RTT Clture annuelle

Menu Traitements

Vue d'ensemble

Un certain nombre de traitements doivent tre raliss chaque mois pour une bonne gestion de la paye : c'est le cas du transfert en comptabilit de l'criture de paye. D'autres, en revanche, ne sont effectuer qu'une fois par an, savoir la clture des congs pays, des congs RTT ainsi que la clture de l'exercice.

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Menu Traitements

Journal comptable
) Menu TRAITEMENTS - commande JOURNAL COMPTABLE
<Alt> <R><J> A la fin de chaque mois, aprs avoir contrl et valid les bulletins de la priode, vous pouvez gnrer l'criture de paye de la priode en cours ainsi que l'criture de paiement correspondante. Ces critures peuvent tre ensuite transfres vers Ciel Compta dans laquelle vous les rcuprez.

Paramtrer les comptes de comptabilit gnrale


Pour que l'criture de paye soit correctement gnre, vous devez vrifier, dans un premier temps, le paramtrage des comptes comptables utiliss. Cette phase de paramtrage, qui s'effectue avant le premier transfert, n'est raliser qu'une seule fois. Par la suite, vous n'aurez revenir sur ce paramtrage uniquement dans le cas d'une modification ventuelle, comme la cration d'un nouveau compte comptable par exemple. Ces comptes de comptabilit gnrale sont dclins de la faon suivante dans Ciel Paye.

Pour les salaris


C'est partir de l'onglet Divers de la fiche Salari que les comptes salaris sont dfinis :
Compte Brut dans lequel sont imputs les montants du Brut (par dfaut 641000), Compte Net payer (421000 par dfaut) dans lequel sont imputs les montants Net payer de chacun

des salaris.

Pour les cotisations


Les comptes caisses rattaches aux cotisations sont dfinis dans l'onglet Comptabilit de la fiche Caisse :
Compte Charge patronale dans lequel sont imputs les montants des cotisations patronales, Compte Part salariale dans lequel est imput le montant des cotisations salariales, Compte Part patronale dans lequel est imput le montant des cotisations patronales. Ce compte corres-

pond la contrepartie des comptes de charges patronales.

Pour les rubriques


Vous ne paramtrez dans ce mme onglet Comptabilit que les caisses rattaches aux rubriques diverses aprs cotisations, n'tant pas Elment du brut et venant aprs le Net imposable. Deux cas de figure se prsentent : si la rubrique ne calcule pas de part patronale (acompte, remboursement de frais, etc.), vous dfinissez uniquement le Compte Part salariale ; si la rubrique calcule une part patronale (tickets restaurant), vous dfinissez le Compte Charge patronale et le Compte Part patronale.

Pour les paiements


Avant de gnrer vos critures de paiement, vous devez galement complter les renseignements bancaires ncessaires. Dfinissez l'Organisme payeur, avec la ou les banques ainsi cre(s), dans les fiches Salaris (menu BASES - commande SALARIS - onglet Banque).

Gnrer l'criture comptable


) Menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL - commande GNRER LES CRITURES COMPTABLES
Une fois le contrle des diffrents comptes comptables utiliser, vous pouvez alors gnrer les critures comptables de vos donnes de paye.

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Menu Traitements 1. Activez pour cela la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS. 2. A partir du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL, slectionnez la commande GNRER L'CRITURE COMPTABLE. La plupart des zones de la fentre qui s'ouvre sont renseignes par dfaut. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. La Priode correspond la date systme de votre ordinateur.

Si vous modifiez cette information, les zones Date criture, Numro de pice et Libell le sont galement.

La Date criture indique la date du jour. Le Numro de pice ainsi que le Libell de chaque criture reprennent le mois et l'anne dfinis pour la priode. Gnralement, l'criture comptable est gnre puis transfre en une seule fois, la fin de la priode de paye. 3. Si vous souhaitez gnrer nouveau l'criture comptable pour la priode de paye, en tenant compte de tous les bulletins tablis, mme s'ils ont dj fait l'objet d'un prcdent transfert, cochez la case Inclure les bulletins dj comptabiliss.

Si le transfert de l'criture comptable de la priode est dj ralis, il est prfrable de laisser cette option non coche afin d'viter que des informations soient transfres deux fois. Toutefois, il est toujours possible de modifier l'criture en comptabilit dans le brouillard rcupr.

4. Validez la gnration de l'criture en cliquant sur [OK]. Toutes les lignes d'critures sont alors prsentes. A ce stade, il est impossible de modifier une des lignes d'critures ; seule une impression est possible. A partir de la liste des bulletins de salaire, l'indication OUI dans la colonne Comptabilis indique que l'criture comptable a t gnre pour la priode concerne.

Transfrer l'criture de paye en comptabilit


) Menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL - commande TRANSFRER VERS CIEL COMPTA
Vous venez donc de gnrer votre criture comptable. Vous pouvez maintenant effectuer le transfert de cette criture vers la comptabilit.

Si vous possdez Ciel Compta...


1. Activez la commande TRANSFRER VERS CIEL COMPTA du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 2. Indiquez le chemin d'accs o est install Ciel Compta ou cliquez sur le bouton [Slection d'un rpertoire] pour aller le rechercher. Les noms des socits gres dans Ciel Compta vous sont alors proposs. 3. Slectionnez celle vers laquelle vous transfrez l'criture, puis validez par [OK].

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Menu Traitements

Si vous souhaitez transfrer vos critures vers un logiciel utilisant le format de fichier Ciel
Si Ciel Compta n'est pas install sur votre disque dur, vous pouvez conserver l'criture comptable de la priode en cours dans un fichier au format Ciel ASCII, nomm XIMPORT.TXT que vous pouvez copier dans un rpertoire sur votre disque dur ou sur une disquette. Dans ce cas, indiquez le chemin d'accs au rpertoire dans lequel vous voulez copier le fichier. Ce fichier XIMPORT.TXT comporte une ligne servant identifier la monnaie d'origine :
o : la monnaie d'origine est l'euro et les montants sont exports en francs, n : la monnaie d'origine est le franc et les montants sont exports en francs.

Dans un dossier comptable gr en euros, les critures de paye seront donc converties de la devise Franc l'Euro.

Si vous possdez un autre logiciel de comptabilit...


Activez la commande EXPORTER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Vous pouvez alors exporter votre criture de paye via un fichier au format ASCII, dont vous dfinissez la structure en choisissant le nom des champs exporter.

Quelques mots sur la validation groupe...


Aprs avoir ralis plusieurs fois cette opration de transfert de l'criture de paye en comptabilit, vous aurez la possibilit d'enchaner, en une seule et mme opration, la validation des bulletins ET le transfert de l'criture de paye en comptabilit. Cette opration s'effectue directement partir de la liste des bulletins (menu GESTION DES BULLETINS commande BULLETINS DE PAYE). 1. Marquez tous les bulletins devant tre valids l'aide des boutons de marquage dont vous disposez dans la fentre. 2. Activez la commande VALIDATION GROUPE du menu FONCTIONS. 3. Dans la fentre qui apparat, cochez la case Transfrer les critures en comptabilit. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Une criture de paye est alors gnre d'aprs les bulletins qui vont tre valids et le transfert en comptabilit du fichier des critures de paye est galement ralis. Ce transfert est en tous points identique au traitement que vous effectuez partir de la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS, que nous venons de voir prcdemment.

Supprimer l'criture comptable


) Menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER
Lorsque vous voulez gnrer nouveau l'criture comptable, une des solutions consiste supprimer les critures figurant dans la liste

Notez que vous pouvez gnrer l'criture comptable de la priode autant de fois que vous le voulez, sans avoir supprimer les critures dj gnres.

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Menu Traitements

L'assistant Top Clture


Menu TRAITEMENTS - commande TOP CLTURE <Alt> <R> <T>

Attention ! Si vous dfinissez des droits d'accs dans Ciel Paye, seuls les utilisateurs de type MAITRE pourront accder cette commande.
Cet assistant vous aide clturer votre dossier de paye en fin d'exercice en ralisant au pralable tous les traitements ncessaires. 1. Cliquez sur le bouton [Aide] pour obtenir plus d'informations sur la fonction. 2. Pour passer l'tape suivante de l'assistant, cliquez sur le bouton [Suivant].

Traitements de fin d'exercice


Cet assistant vous permet de raliser les traitements suivants : Dfinition du ou des taux d'accident du travail, Renseignements relatifs aux salaris, Validation des bulletins, Edition des tats de fin d'anne, Edition du relev net imposable, Renseignements relatifs aux cotisations, Renseignements relatifs aux rubriques, Edition de la DADS (tat prparatoire), Sauvegarde du dossier, Clture du dossier.

3. Cliquez sur le bouton prcdent pour revenir la premire fentre de l'assistant. 4. Pour excuter le traitement, cliquez sur le bouton [Lancer]. Une fois le traitement effectu, cliquez sur le bouton [Terminer] pour quitter l'assistant.

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Menu Traitements

5. Un bouton d'aide

est associ chaque opration. Cliquez sur ce bouton pour obtenir de plus

amples renseignements sur le traitement effectuer. Les cases cocher sont des indicateurs. Elles sont par dfaut grises et coches en fonction des oprations effectues. Exemple Une fois les bulletins valids, une coche apparatra automatiquement dans la case correspondant ce traitement. L'dition des tats de fin d'anne respecte l'ordre suivant : Journal de paye, Livre de paye, Charges payer par caisse, Fiche individuelle. plus d'informations concernant l'assistant TOP CLTURE et les traitements qui s'y rapportent, reportez-vous la rubrique d'aide TRAITEMENTS ET DITIONS ANNUELS - TOP CLTURE.

L Pour

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Menu Traitements

Clture des congs pays


) Menu TRAITEMENTS - commande CLTURE DES CONGS PAYS
<Alt> <R> <C> Une fois par an, au dernier jour du Mois de clture, dfini dans les Paramtres paye 1, la priode de rfrence des congs pays doit tre clture, afin de mettre jour les cumuls en jours et en bases, utiliss pour valoriser les congs pays, dans l'onglet Congs des fiches Salaris. Exemple La priode de rfrence des congs s'tend gnralement du 1er Juin de l'anne en cours au 31 mai de l'anne suivante. C'est donc au mois de mai que vous devez clturer les congs.

Attention ! Pour effectuer la clture, tous les bulletins de la priode doivent tre valids. Dans le cas contraire, la commande Clture des congs pays n'tant pas disponible, procdez la validation de tous les bulletins de la priode.
1. Activez la commande CLTURE DES CONGS PAYS. Si vous ne demandez pas la clture, la fin de la priode de rfrence, le traitement sera automatiquement propos lorsque vous demanderez la cration des bulletins sur la priode suivante. Une fentre d'informations vous prsente alors la priode de rfrence qui va faire l'objet du traitement de clture. 2. Cliquez sur le bouton [Continuer] pour poursuivre le traitement. Une fois le traitement termin, la fentre Application est de nouveau affiche.

Le repos compensateur
Le traitement s'applique galement au repos compensateur. Dans ce cas, les donnes de l'anne N sont mises zro.

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Menu Traitements

Clture des congs RTT


) Menu TRAITEMENTS - commande CLTURE DES CONGS RTT
<Alt> <R> <R> La clture des congs RTT entrane la mise jour des donnes de N-1 par celle de la priode clture. Une nouvelle priode de rfrence N dmarre avec des valeurs zro. Tout ce qui tait en N-1 est sold et remplac par les valeurs N.

Attention ! Tous les bulletins de la priode doivent tre valids.


Dans le cas contraire, la commande Clture des congs RTT n'tant pas disponible, procdez la validation de l'ensemble des bulletins concerns.
Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.

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Menu Traitements

Clture annuelle
) Menu TRAITEMENTS - commande CLTURE ANNUELLE
<Alt> <R> <A> La clture de l'exercice consiste valider dfinitivement les bulletins de l'anne. Aprs clture, ils sont supprims de la priode et transfrs dans l'historique des bulletins. Tous les cumuls de paye, hormis ceux des congs pays, sont mis zro. L'exercice suivant est ouvert, ce qui entrane la mise jour du 1er mois de paye ainsi que l'Anne de l'exercice de paye, dfinis dans l'onglet Paramtres paye 1 des paramtres du dossier.

Attention ! La clture tant un traitement irrversible, nous vous conseillons d'effectuer la sauvegarde de l'exercice au pralable.
Tous les bulletins de la priode doivent tre calculs et valids pour effectuer la clture. De la mme manire, vous aurez tabli et dit tous les tats de la paye : Journal de paye, livre de paye, charges payer par caisse, tat analytique, D.A.D.S. En effet, une fois le traitement ralis vous n'aurez plus la possibilit d'intervenir sur un bulletin ou d'imprimer un tat quelconque sur l'anne clture. La clture s'effectue aprs une priode de douze mois, calcule d'aprs le 1er mois de paye, dfini dans les paramtres socit sur l'onglet Paramtres paye 1.

Sauvegarde avant clture


1. Activez la commande CLTURE ANNUELLE du menu TRAITEMENTS. 2. La clture tant une opration irrversible, nous vous conseillons de sauvegarder au pralable l'exercice. Pour cela, cliquez sur le bouton [Sauvegarder] accessible directement partir de la fentre Clture annuelle.

Mise jour automatique des paramtres de paye


Ciel Paye vous donne la possibilit de mettre jour automatiquement les diffrents paramtres de paye avant la rouverture du nouvel exercice ou avant la cration des bulletins du nouvel exercice. Cochez pour cela la case Se connecter au site Internet Ciel pour tlcharger les nouveaux paramtres de paye. Vous accdez alors la fentre de Mise jour des paramtres de paye qui vous permet d'une part, de tlcharger un fichier de mise jour partir du site Ciel, et d'autre part de le rcuprer dans un de vos dossiers de paye.

L Rubrique d'aide MISE JOUR DU PLAN DE PAYE pour obtenir tout le dtail sur le fonctionnement de cette
mise jour. Une fois cette mise jour effectue, les bulletins du nouvel exercice sont crs avec les nouvelles valeurs.

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Menu Traitements

Mise jour manuelle des paramtres de paye


Si vous ne cochez pas la case Se connecter au site Internet Ciel pour tlcharger les nouveaux paramtres de paye, la fentre Saisie des nouveaux paramtres s'ouvre la fin de la procdure de clture. Dans ce cas, vous devez saisir la valeur du Plafond Scurit Sociale ainsi que celle du SMIC horaire, la date de cration des bulletins sur le 1er mois de paye de l'exercice. 1. Renseignez galement le Nombre de jours de congs RTT qui sera prendre en compte pour le nouvel exercice.

2. Validez en cliquant sur [OK].

Calcul des bulletins sur 2 dcimales


Une fentre vous indique qu'aprs la clture, les calculs dans vos bulletins se feront sur deux dcimales. En effet, la priode de cohabitation Franc/Euro tant termine, le calcul sur 5 dcimales n'a plus lieu d'tre. 1. Cliquez sur le bouton [OK] pour poursuivre le traitement ou sur le bouton [Annuler] pour arrter l'opration. Aprs quelques instants, un message vous informe du rsultat de la clture et de la cration de ces nouveaux bulletins. 2. Validez par [OK].Vous pouvez ensuite modifier les premiers bulletins par la commande BULLETINS DE PAYE du menu GESTION DES BULLETINS.

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Menu Utilitaires

Outils fichier Utilisateurs Prfrences Maintenance Mise jour des paramtres de paye Mise jour des documents Mise jour des codes DUCS Imports Serveur Web Transactions

Menu Utilitaires

Vue densemble

Plusieurs oprations rgulires et exceptionnelles sont regroupes dans ce menu. Il vous permet notamment de : dterminer les diffrents utilisateurs pouvant accder l'application, dfinir des prfrences gnrales et spcifiques pour l'utilisation de certaines commandes, purger les fichiers, mettre jour vos paramtres de paye, lors d'une modification de la lgislation en vigueur par exemple, mettre jour vos codes Ducs, rcuprer les donnes d'autres applications, gnrer des pages HTML par l'intermdiaire du serveur Web

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Menu Utilitaires

Outils Fichier
) Menu UTILITAIRES - commande OUTILS FICHIER
<Alt> <U><O> Seul un utilisateur matre peut accder cette commande. La fentre Outils fichier prsente la liste des fichiers pouvant tre traits.

1. Pour effectuer un traitement sur un fichier, vous devez pralablement le slectionner en double-cliquant sur la ligne correspondante. Pour slectionnez tous les fichiers, cliquez sur le bouton [Tout sl.]. Pour annuler la slection d'un fichier, double-cliquez de nouveau sur la ligne correspondante. 2. Cliquez sur le bouton correspondant au traitement effectuer :
Statistiques

Lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous accdez la fentre Statistiques du fichier sur lequel vous tes plac. Elle prsente de manire graphique les fiches cres et celles dtruites. Cela vous permet d'avoir une vision diffrente des oprations effectues au sein du logiciel.
Rindexation

Ce traitement rorganise physiquement les fichiers du dossier. Vous l'utilisez, par exemple, suite un message d'erreur vous ayant oblig quitter Ciel Paye ; vous pouvez galement lancer ce traitement avant ou aprs chaque session de travail. La rindexation des fichiers permettant d'amliorer les temps de traitement, vous pouvez aussi l'effectuer sans avoir eu de problme particulier sur le dossier.
Rorganisation

Cette opration s'assimile la rindexation. La seule diffrence est qu'elle intervient sur les changements de structure, et a donc pour but de reconstruire les bases.
Dfragmentation

Les fiches que vous dtruisez dans le dossier sont dtruites des fichiers mais la trace de l'enregistrement est conserve. Un fichier peut ainsi occuper inutilement de la place sur le disque dur alors qu'il ne contient que quelques lments. Le traitement de dfragmentation a pour but de supprimer dfinitivement ces enregistrements 'vides' et ainsi de librer de la place occupe inutilement par les fichiers sur le disque dur. Vous devez effectuer ce traitement rgulirement.

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Menu Utilitaires

Utilisateurs
) Menu UTILITAIRES - commande UTILISATEURS (en mode complet)
<Alt> <U><U> On entend par utilisateur toute personne amene ouvrir un dossier pour calculer ou consulter les donnes de paye d'une socit. Pour conserver la confidentialit des donnes, il est prfrable de dclarer les utilisateurs, en leur attribuant un nom et un mot de passe propres qui leur seront ensuite demands chaque fois qu'ils activeront une des commandes concernant la gestion des dossiers. L'accs des utilisateurs peut galement tre limit un ou plusieurs dossiers de paye et certains menus et commandes.

Le dossier est ouvert par un utilisateur matre


La fentre prsente au moins les onglets Info. et Stat. ainsi que les boutons [Ajouter] et [Dtruire] permettant de crer ou de supprimer un utilisateur. Si au moins deux dossier sont crs, l'onglet Socits est galement activ. Seuls les utilisateurs matres sont autoriss crer d'autres utilisateurs (matres ou non-matres) et dfinir leurs droits d'accs aux dossiers, menus et commandes. D'autres utilisateurs peuvent tre dclars utilisateur Matre.

Le dossier est ouvert par un utilisateur non-matre


La fentre prsente au moins les trois onglets Info., Menus et Stat. Si au moins deux dossiers sont crs, l'onglet Socits est galement prsent. Mis part les commandes propres aux utilisateurs matres, les utilisateurs non-matres ont par dfaut accs aux principaux menus et commandes, mais cet accs peut tre limit.

Crer un nouvel utilisateur


Le bouton [Ajouter] est prsent dans la fentre Gestion des utilisateurs uniquement si le dossier en cours est ouvert par un utilisateur matre. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour crer un utilisateur. Son nom est attribu par dfaut : UTIL1 pour le premier cr, UTIL2 pour le deuxime, UTIL3 pour le troisime, etc. Vous pouvez le modifier dans la zone Nom. Notez que la modification ne sera prise en compte dans la liste Utilisateurs qu'une fois la fentre valide par [OK]. 2. Vous pouvez saisir sur cinq caractres au maximum le Mot de Passe attribuer l'utilisateur. 3. L'option Matre tant coche par dfaut, cliquez sur cette case si vous ne voulez pas que l'utilisateur soit dclar comme utilisateur matre. 4. Validez la cration en cliquant sur [OK].

Dfinir l'accs d'un utilisateur un ou plusieurs dossiers


Seul l'utilisateur Matre peut limiter l'accs d'un utilisateur certains dossiers. 1. Dans la liste Utilisateurs, cliquez sur le nom de celui dont vous dfinissez les accs puis cliquez sur l'onglet Socits. Par dfaut, l'utilisateur accde tous les dossiers existants, ce qu'indique le Oui dans la colonne
Accessible ?.

2. Double-cliquez sur la ligne correspondant au dossier auquel l'utilisateur ne doit pas accder pour indiquer Non, ou utilisez les boutons prsents droite de la liste des socits. Par la suite, lorsque l'utilisateur demande l'ouverture d'un dossier, seuls les titres des dossiers dclars accessibles lui sont proposs dans la fentre Ouverture d'un Dossier.

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Menu Utilitaires

Dfinir l'accs d'un utilisateur aux menus et aux commandes


L'utilisateur matre peut galement limiter l'accs d'un utilisateur certains menus ou certaines commandes de l'application. Exemple Pour ne pas modifier par erreur les paramtres socit ou les fichiers de base des dossiers, l'utilisateur UTIL2 peut ouvrir tous les dossiers mais accde uniquement aux commandes de traitement et d'dition des bulletins de salaire.

Attention ! Ce paramtrage est actif pour tous les dossiers auxquels l'utilisateur a accs.
1. Dans la liste Utilisateurs, slectionnez le nom de celui dont vous dfinissez les accs. 2. Cliquez sur l'onglet Menus pour obtenir la liste de tous les menus disponibles.

Vous constatez que le titre des menus Fentre et ? (Aide) sont griss. Ceci indique qu'ils ne sont pas paramtrables, mme pour un utilisateur Matre. Tous les utilisateurs y ont donc accs.

Pour interdire l'accs toutes les commandes d'un menu...


... cliquez sur le titre du menu concern. Cliquez ensuite sur le bouton [Aucun droit] ou dcochez la case Accessible. Les titres du menu et de toutes les commandes qui le composent sont alors affichs en rouge et en italique.

Pour interdire l'accs une commande en particulier...


... cliquez sur le symbole +, prsent gauche du titre du menu concern pour ouvrir la liste des sousmenus et commandes qui le composent. Slectionnez la commande dont vous voulez interdire l'accs, puis dcochez la case Accessible, coche par dfaut. De la mme manire que pour les menus, le titre des commandes non accessibles l'utilisateur est affich en rouge et en italique.

Pour autoriser de nouveau l'accs toutes les commandes d'un menu aprs une interdiction...
... cliquez sur le titre du menu concern, puis sur le bouton [Tous droits]. Le titre du menu ainsi que celui de toutes les commandes qui le composent sont alors prsents en noir.

Pour autoriser de nouveau l'accs une commande en particulier...


... cliquez sur le symbole +, prsent gauche du titre du menu concern pour ouvrir la liste des sousmenus et commandes dont il se compose. Slectionnez la commande dont vous voulez autoriser l'accs, puis cliquez sur la case Accessible pour ractiver l'option. Le titre de la commande qui tait prsent en rouge, italique repasse en noir.

Dtruire la fiche d'un utilisateur


Le bouton [Dtruire] est prsent dans la fentre Gestion des utilisateurs uniquement si le dossier en cours est ouvert par un utilisateur matre.

Attention ! Vous ne pouvez pas supprimer l'utilisateur MAITRE, cr par dfaut dans Ciel Paye, ainsi que l'utilisateur ayant ouvert le dossier en cours. Si vous slectionnez un de ces deux utilisateurs, le bouton [Dtruire] sera inactif.
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Menu Utilitaires 1. Slectionnez dans la liste Utilisateurs le nom de celui dont vous voulez dtruire la fiche. 2. Cliquez sur le bouton [Dtruire]. La suppression d'un utilisateur tant une opration irrversible, un message de confirmation s'affiche. 3. Validez la suppression en cliquant sur le bouton [Oui]. Son nom est immdiatement supprim de la liste.

Valider les traitements


Une fois tous les traitements effectus pour les utilisateurs, validez la fentre Gestion des utilisateurs par [OK] pour conserver tous les paramtres dfinis.

Si ce stade vous cliquez sur le bouton [Annuler], les utilisateurs ventuellement crs seront conservs mais pas les paramtres dfinis pour chacun d'eux.

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Menu Utilitaires

Prfrences
) Menu UTILITAIRES - commande PRFRENCES (en mode complet)
<Alt> <U><P> Cette commande vous permet de dterminer certains choix d'affichage et d'utilisation du logiciel. La fentre Prfrences se prsente sous la forme d'onglets, auxquels vous accdez par un simple clic de souris.

Onglet Gnral
Vous avez la possibilit de ne pas faire apparatre certains lments en dcochant les cases correspondantes : la barre d'outils : il s'agit des icones agrmentant les menus ; les info-bulles : il s'agit des petites bulles d'aide qui rsument en quelques mots la signification des commandes que vous obtenez en cliquant sur les icones ; la barre d'tat : correspond la barre de message situe en bas de la fentre principale ; la barre de navigation : affiche gauche dans la fentre de l'application, elle vous permet d'adapter votre environnement de travail vos besoins afin d'accder rapidement aux commandes que vous utilisez le plus.

La valeur des zones Marges en cm est applique par dfaut lors de l'impression des tats standards : journal de paye, livre de paye, charges rpartir par caisse, etc. Si cela est ncessaire, modifiez la valeur des zones.

Onglet Police
Les attributs de caractres appliqus dans les zones Texte sont dfinis dans l'onglet Police. Exemple Le texte saisi dans la zone Observations de la fiche salari sera prsent en tenant compte de ces attributs. Choisissez la Police, la Taille et le Style des zones Texte en cliquant sur les options de votre choix.

Vous pouvez choisir plusieurs styles : gras et italique par exemple.

Onglet Divers
C'est dans cet onglet que le taux de conversion de l'euro est rappel : 1 euro = 6,55957 francs. C'est galement partir de cet onglet que vous dfinissez des prfrences d'affichage au niveau des tats et des bulletins. Pour qu'un Sparateur de milliers des montants apparaisse lors de l'dition des tats, cochez la case correspondante dans la partie Etats de la fentre. Pour ce qui est de la liste des bulletins, un affichage par dfaut peut galement tre paramtr. Si vous souhaitez n'Afficher que les bulletins de la dernire priode lorsque vous activez la commande BULLETINS DE PAYE du menu GESTION DES BULLETINS, cochez la case correspondante dans la partie Liste des bulletins de la fentre. Validez les prfrences d'utilisation en cliquant sur le bouton [OK]. L'effet est immdiat.

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Menu Utilitaires

Maintenance
) Menu UTILITAIRES - commande MAINTENANCE (en mode complet)
<Alt> <U><M> Ciel Paye met votre disposition diffrents outils pour vous aider veiller au bon fonctionnement de votre logiciel en optimisant son utilisation et en solutionnant d'ventuelles incohrences dues une mauvaise manipulation.

Recalcul des cumuls


Si vous constatez une incohrence dans le calcul des diffrents cumuls de vos bulletins, vous pouvez demander ce que vos cumuls soient recalculs.

Attention ! Ce traitement ne peut tre ralis que sur des bulletins valids. Assurez-vous que vous avez bien effectu la validation de vos bulletins avant de lancer ce traitement.

Purge des bulletins


Cette commande permet de dtruire dfinitivement les bulletins tablis depuis le dbut de l'exercice de paye, pour un ou plusieurs salaris. 1. La moindre erreur pouvant s'avrer lourde de consquences, ralisez pralablement une sauvegarde du dossier. 2. Choisissez les salaris dont vous voulez supprimer les bulletins en utilisant les boutons suivants : [Marquer] : marque la ligne du salari slectionn dans la liste. [Tout marquer] : marque tous les salaris prsents dans la liste. [Dmarquer] : enlve la marque du salari slectionn dans la liste. [Tout dmarquer] : enlve toutes les marques des salaris marqus dans la liste.

3. Validez la slection des salaris par [OK]. Compte tenu de l'effet irrversible du traitement, vous devez confirmer le traitement deux reprises. 4. Cliquez sur le bouton [OK] puis sur le bouton [Purge].

Reconstruction des liens


Cette commande vous permet de rtablir les liens qui existent entre certains lments de paye ; c'est le cas des bulletins avec les lignes du bulletin, des profils avec les lignes du profil, des salaris avec les variables. Si vous constatez un problme dans la liaison qui existe entre ces lments, la commande RECONSTRUCTION DES LIENS vous permet de rsoudre le problme.

Infos +
Des informations s'affichent dans le bloc-notes de Windows, enregistres sous le fichier Info.txt et renseignent sur : la mmoire disponible, la configuration de votre ordinateur, les diffrents pilotes d'imprimantes, la configuration Windows. Vous pouvez imprimer l'Infos +. Cette impression peut tre utile si vous devez faire parvenir ces fichiers notre service technique. Vous pouvez galement intervenir dans ce fichier pour y effectuer votre propre paramtrage.

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Menu Utilitaires

Mise jour des paramtres de paye


) Menu UTILITAIRES - commande MISE JOUR DES PARAMTRES DE PAYE (en mode complet)
<Alt> <U><M> Ciel vous permet de mettre trs facilement jour les valeurs du plan de paye (paramtres globaux, profils de paye, variables, rubriques, tables et cotisations) de votre dossier, suite une modification de la lgislation en vigueur (offre rserve aux clients en Contrat Privilges). Les donnes de mise jour sont conserves dans un fichier, que vous pouvez rcuprer via le portail Internet Ciel (www.ciel.com).

1. Cliquez sur le bouton [Tlcharger le fichier de mise jour]. 2. Sur l'espace Tlchargements du portail ciel, choisissez le fichier correspondant vos besoins. 3. Saisissez votre code client et votre mot de passe (offre de service rserve aux clients en contrat privilges). 4. Suivez pas pas la procdure de rcupration du fichier. Un mode d'emploi est galement propos en tlchargement pour vous aider importer et utiliser le paramtrage dans votre logiciel. Cette mise jour s'effectue en deux temps : le tlchargement du fichier de mise jour correspondant votre mtier (Btiment, Coiffure, etc.), l'import des paramtres mis jour.

Mise jour des documents


) Menu UTILITAIRES - commande MISE JOUR DES DOCUMENTS (en mode complet)
<Alt> <U><D> Ciel Paye met votre disposition toute une srie de modles de documents, que vous pouvez mettre jour ou intgrer l'application. Vous accdez une fentre divise en deux parties : une partie gauche qui rpertorie les diffrents modles de documents disponibles, une partie droite qui rcapitule les modles de documents que vous avez slectionns.

165

Menu Utilitaires

Mise jour des codes DUCS


) Menu UTILITAIRES - commande MISE JOUR DES CODES DUCS (en mode complet)
<Alt> <U><C> Lorsque vous activez cette commande, la fentre de mise jour des codes DUCS saffiche. Elle prsente la liste des organismes concerns par la dclaration unifie des cotisations sociales (URSSAF, ASSEDIC, AGIRC, ARRCO, etc.).

Cliquez sur ce bouton pour marquer simultanment toutes les lignes. Cliquez sur ce bouton pour enlever le marquage sur toutes les lignes.

Pour mettre jour les codes DUCS de votre dossier, vous devez dabord MARQUER le ou les organismes concern(s).

Attention ! Par dfaut, tous les organismes sont marqus. En effet, un rectangle de couleur rouge apparat gauche.
1. Pour marquer un organisme, slectionnez la ligne concerne puis cliquez sur le bouton [Marquer]. De mme, pour dmarquer un organisme, slectionnez la ligne concerne puis cliquez sur le bouton [Dmarquer]. Vous pouvez marquer ou dmarquer plusieurs organismes en mme temps. Pour cela, slectionnez chaque ligne en maintenant la touche <Shift> enfonce puis cliquez sur [Marquer] ou [Dmarquer].

Attention ! Certains codes DUCS que vous possdez ne seront pas imports. Ils peuvent vous tre utiles. Un message vous invite donc les garder ou les supprimer.
2. Cochez Je veux les conserver ou Je veux les effacer puis validez la demande de mise jour en cliquant sur [Ok]. 3. Un message vous confirme que la mise jour sest effectue correctement.

166

Menu Utilitaires

Imports
Vous pouvez importer des donnes provenant des applications suivantes : de versions standards de Ciel Paye pour Windows et Dos, d'un import ASCII des donnes salaris, d'un import Sybel Start Paye, d'un import Visual Paye, d'un import Autopaye (Windows et Dos).

Import Ciel Paye


) Menu UTILITAIRES - commande IMPORT CIEL PAYE (en mode complet)
<Alt> <U><C> Dans le dossier que vous crez, vous pouvez rcuprer les lments de base, les bulletins et les historiques de bulletins que vous griez prcdemment dans : Ciel Paye versions 3 ou suprieure pour Windows, Ciel Paye versions 8.00 ou suprieure pour Dos.

Attention ! Avant de lancer l'importation, il est indispensable d'effectuer le calcul et la validation de tous les bulletins de votre version prcdente.

Lorsque vous crez un dossier, le mme assistant d'import est ouvert si vous cochez l'option d'un dossier provenant d'une version prcdente de Ciel Paye (Windows ou DOS), ce traitement pouvant tre effectu ce stade ou ultrieurement par la commande IMPORT CIEL PAYE.

1. Choisissez la version de l'application Ciel Paye partir de laquelle vous importez le dossier puis cliquez sur le bouton [Suivant] 2. Dans l'tape 2, slectionnez la socit dont vous souhaitez rcuprer les donnes. 3. Validez l'importation en cliquant sur le bouton [Fin].

167

Menu Utilitaires

Import ASCII de donnes salariales


Cette commande permet d'importer dans une socit de Ciel Paye des informations salaris provenant d'une autre application (pointeuse par exemple). Il est ainsi possible d'importer deux types de fichier : le fichier des donnes salaris, le fichier des variables salaris.

Importer les donnes salaris

) Menu UTILITAIRES - commandes IMPORTS, IMPORT ASCII DE DONNES SALARIS (en mode complet)
<Alt> <U><A> Cette commande vous permet d'importer les donnes de fiches salaris gres dans une autre application. Vous devez donc pralablement crer un fichier de donnes dans l'application concerne. Il aura la structure suivante : Chaque ligne du fichier importer doit comporter les 62 champs suivis d'une tabulation, que ces champs soient renseigns ou non, c'est--dire vides. Chaque ligne est spare de la suivante par un retour la ligne (retour chariot). Le champ Code salari doit obligatoirement tre renseign pour que l'import puisse s'effectuer. Au cours de l'importation, si les codes salaris n'existent pas, ils seront automatiquement crs par Ciel Paye.

Structure du fichier de donnes salaris


CHAMP Code salari Sexe Nom Prnom Nom de jeune fille Date de naissance Lieu de naissance Nationalit Situation familiale Nombre d'enfants Date d'entre Numro tlphone Adresse Complment adresse Code postal Ville Emploi Catgorie Analytique Mode de paiement Jour de paiement Qualification (C,V,E) (S,T,O,E,M,N,C,U,D,A) JJ/MM/AAAA (C,M,D,V) JJ/MM/AAAA (H,F) FORMAT LONGUEUR MAXIMALE 8 1 30 30 25 10 30 20 1 2 10 15 40 40 6 34 30 1 6 1 2 28

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Menu Utilitaires CHAMP Echelon Coefficient Date de sortie Date d'anciennet Test base et smic Type de paye Banque Code banque Guichet banque Cl banque Compte banque Titulaire banque Numro tlphone 2 Date dernire visite mdicale Type de contrat Congs pays dus anne n-1 Congs pays pris anne n-1 Congs pays dus anne n Congs pays pris anne n Repos compensateur d Repos compensateur pris Base CP anne n-1 Base CP anne n Observations Date d'entre 1 Date de sortie 1 Raison entre/sortie 1 Date d'entre 2 Date de sortie 2 Raison entre/sortie 2 Date d'entre 3 Date de sortie 3 Raison entre/sortie 3 Date d'entre 4 Date de sortie 4 Raison entre/sortie 4 Date d'entre 5 Date de sortie 5 Raison entre/sortie 5 Numro scurit sociale JJ/MM/AAAA JJ/MM/AAAA JJ/MM/AAAA JJ/MM/AAAA JJ/MM/AAAA JJ/MM/AAAA JJ/MM/AAAA JJ/MM/AAAA JJ/MM/AAAA JJ/MM/AAAA JJ/MM/AAAA (C,I,P,D,Z) JJ/MM/AAAA JJ/MM/AAAA (OUI,NON) (M,H,P) FORMAT LONGUEUR MAXIMALE 3 6 10 10 3 1 29 5 5 2 15 29 15 10 1 12 12 12 12 12 12 12 12 100 10 10 15 10 10 15 10 10 15 10 10 15 10 10 15 15

169

Menu Utilitaires

Importer les variables salaris

) Menu UTILITAIRES - commande IMPORTS, IMPORT


<Alt> <U><A>

ASCII DE DONNES SALARIS

(en mode complet)

) Menu GESTION DES BULLETINS - commande SAISIE DES VARIABLES SALARIS - bouton [Importer]
<Alt> <G><S>

Structure du fichier d'import des variables salaris


Chaque ligne importer doit comporter les 3 champs suivis d'une tabulation. Chaque ligne est spare de la suivante par un retour la ligne (retour chariot). Le champ Code salari doit obligatoirement tre renseign pour que l'import puisse s'effectuer. FORMAT LONGUEUR MAXIMALE 8 8 12

CHAMP Code salari Code variable Valeur variable

Procdure d'importation
1. Une fois le fichier d'importation cr dans l'application concerne, activez la commande IMPORT ASCII DE DONNES SALARIS du menu UTILITAIRES. Vous pouvez aussi effectuer ce traitement partir de la commande SAISIE DES VARIABLES SALARIES du menu GESTION DES BULLETINS par le bouton [Importer].

2. Pour importer le fichier des variables salaris, cliquez sur le bouton [Ouverture dossier], prsent la fin de la zone Indiquez le fichier des variables salaris et slectionnez son nom dans la liste qui est alors prsente. 3. Cliquez sur l'option correspondant au Sparateur utilis dans le fichier puis cliquez sur [OK] pour valider l'importation des donnes.

Import Sybel Start Paye


Menu UTILITAIRES - commande IMPORTS, IMPORT SYBEL START PAYE (en mode complet) <Alt> <U><Y> Cette commande vous permet d'importer les donnes du logiciel Start Paye de Sybel pour Windows savoir : le fichier salaris, les variables salaris (nombre d'heures, taux horaire et salaire de base).

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Menu Utilitaires

Import Visual Paye


Menu UTILITAIRES - commande IMPORTS, IMPORT VISUAL PAYE (en mode complet) <Alt> <U><V> Cette commande permet de rcuprer automatiquement les principales donnes des fichiers de base de Visual Paye version 2.01.5 (et suprieures) pour Windows (les paramtres socit, les banques, les salaris ainsi que les variables salaris). Pour importer des donnes d'une version de Visual Paye, le dossier de Ciel Paye ne doit comporter aucune donne. 1. Ouvrez Ciel Paye, puis activez la commande IMPORTS, IMPORT VISUAL PAYE du menu UTILITAIRES. La liste des socits de Visual Paye est alors prsente dans la fentre Import Visual Paye. 2. Slectionnez la socit pour laquelle vous allez importer les donnes. Le bouton [Parcourir...] vous permet d'aller rechercher manuellement la socit que vous allez importer. 3. Cliquez sur [OK] pour lancer le traitement.

Import AutoPaye (Dos et Windows)


Menu UTILITAIRES - commande IMPORTS, IMPORT AUTO PAYE (en mode complet) <Alt> <U><U> Cette commande vous permet de rcuprer les salaris ainsi que les variables salaris (HMOIS, TXHOR et SALBASE) d'une version Dos ou Windows du logiciel AutoPaye. La procdure de rcupration des donnes s'effectue en deux temps : l'exportation des donnes partir de AutoPaye l'importation de ces donnes dans Ciel Paye

Exportation des donnes partir de AutoPaye version 5.8 (et suprieures) pour Dos
1. Lancez AutoPaye pour Dos. 2. A partir du menu AUTRES TATS, slectionnez la commande EXPORT SALARIS. 3. Prcisez le Code Dossier pour lequel vous souhaitez exporter les donnes salaris. 4. Choisissez ? comme Canal de sortie. 5. Saisissez le chemin d'accs complet du fichier de sortie ; par exemple C:\Temp\Salaries.txt. 6. Indiquez l'intervalle de salaris prendre en compte dans l'export : saisissez le matricule du premier salari exporter dans la zone Matricule dbut et celui du dernier salari dans la zone Matricule fin. Si vous laissez blanc ces deux zones, tous les salaris seront pris en compte lors de l'export. 7. Confirmez l'dition pour lancer le traitement, puis la fin de l'opration, quittez l'application.

Exportation des donnes partir de AutoPaye version 6.10 (et suprieures) pour Windows
1. Lancez AutoPaye pour Windows. 2. Via la commande OUVRIR du menu DOSSIER, ouvrez le dossier partir duquel vous allez raliser l'export des donnes salaris. 3. Slectionnez la commande PRFRENCES du menu DOSSIER pour dfinir les options d'exportation : cochez la case Windows dans la partie Importer de / Exporter vers pour tablir le format de caractres, optez pour le sparateur de fichier tabulation.

4. Choisissez ensuite la commande EXPORT ASCII du menu DOSSIER. 5. Dans la fentre qui s'ouvre, saisissez le nom du fichier .txt que vous allez gnrer, puis cliquez sur [Enregistrer]. 6. La fentre Exportation ASCII qui apparat vous rappelle les paramtres d'export du fichier. Si tout est correct, cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. 171

Menu Utilitaires Un message signale que l'opration s'est bien droule. 7. Quittez le logiciel.

Importation des donnes dans Ciel Paye


1. Une fois le fichier d'export gnr, ouvrez Ciel Paye.

Toute importation de salaris d'une version Dos ou Windows de AutoPaye ne peut se faire que dans un dossier de Ciel Paye ne contenant aucun salari.

1. Activez la commande IMPORTS - IMPORT AUTO PAYE (Dos et Windows) du menu UTILITAIRES. 2. Dans la fentre qui apparat, indiquez le fichier importer en cliquant sur l'icone situ en bout de champ. 3. Dans la zone Format du fichier, dterminez si les donnes proviennent d'une version Dos ou Windows. 4. Spcifiez le caractre sparateur du fichier importer (# ou Tabulation), puis le format de caractres (Dos ou Windows). Si vous importez des donnes d'une version Windows de AutoPaye, ces deux paramtres (format de fichier et caractre sparateur) dfinis dans les prfrences sont repris par dfaut. 5. Une fois les zones de la fentre renseignes, cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procdure d'importation.

172

Menu Utilitaires

Serveur Web
) Menu UTILITAIRES - commande SERVEUR WEB
<Alt> <U> <W> Le serveur Web vous permet de gnrer des pages au format HTML que vous pourrez diffuser sur des sites Intranet ou Internet.

Avant d'utiliser la commande Serveur Web, nous vous conseillons de crer un rpertoire spcifique pour toutes vos pages Web. Cela facilite ainsi la consultation des pages que vous avez gnres. Nous vous rappelons galement que vous devez disposer d'un navigateur Internet pour consulter tout type de site internet.

Cette commande est dote d'un assistant qui vous guide dans la composition de vos pages.

Choisir le type de Web


Choisissez le type de Web en cochant une des options proposes :
Usage interne : pour une utilisation sur votre rseau interne. Toutes les fiches Salaris sont utilises

dans le fichier HTML.


Usage externe : pour une utilisation du site sur Internet. Si cette option est retenue, choisissez ensuite

de gnrer votre fichier : soit pour les salaris appartenant au Service que vous slectionnez, soit pour ceux dont vous indiquez l'Emploi.

Le bouton [Liste] est disponible la fin de ces deux zones. Exemple Vous voulez crer un site prsentant l'quipe commerciale de la socit. Cochez l'option Usage externe et slectionnez Commercial comme Service. Par dfaut le fichier sera stock dans le rpertoire WEBPAYE, cr automatiquement sur votre disque dur, lors de l'installation de l'application. Vous pouvez l'enregistrer dans un autre rpertoire que vous choisissez en cliquant sur l'icone Ouverture dossier.

Mise en forme de la page daccueil


Trois formats prdfinis sont proposs pour prsenter la page d'accueil de votre site. 1. Cliquez sur l'option qui vous convient. 2. A ce stade, vous pouvez intgrer le logo de votre socit en rcuprant le fichier BMP dans lequel il est stock par le bouton [Ouvrir un fichier]. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer l'tape 3.

Mise en forme de la liste des salaris


Ciel vous propose trois formats prdfinis pour prsenter les donnes salaris. 1. Choisissez celui qui vous convient en cliquant sur l'option de votre choix. 2. De la mme manire que pour votre logo, vous pouvez choisir le fond de l'cran de votre site en rcuprant le fichier image de votre choix (.BMP). 3. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer l'tape 4.

Mise en forme de la fiche salari


L encore, trois formats sont disponibles pour prsenter les donnes de chacune des fiches salaris. 1. Slectionnez celui qui vous convient. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Les pages Web sont alors enregistres selon les formats dfinis dans un fichier nomm INDEX.HTM.

173

Menu Utilitaires

Transactions
) Menu UTILITAIRES - commande TRANSACTIONS
<Alt> <U> <T> Seuls les utilisateurs matres ont accs cette commande. La liste prsente les dernires transactions effectues par l'ensemble des utilisateurs ayant ouvert le dossier. Vous obtenez ainsi pour chaque transaction : le nom de l'utilisateur ayant ralis la transaction, les date et heure auxquelles elle a t effectue, le type d'action auquel elle correspond, le dtail et le nom du fichier utilis pendant la transaction.

174

Menu Internet

Tlcharger Actualiser Accder au site Internet Ciel

Menu Internet

Les fonctions du menu Internet

Ciel Paye s'adapte aux besoins grandissants et la prsence de l'Internet dans notre environnement quotidien du travail en vous proposant plusieurs fonctions faisant appel Internet. Pour accder ces fonctionnalits, vous devez : Installer un modem, disposer d'un navigateur Internet, Tlcharger

Tlcharger
) Menu INTERNET - commande TLCHARGEMENT
Ciel met votre disposition toute une srie de modles de documents que vous pouvez tlcharger partir de l'application Ciel Paye. Activez la commande TLCHARGEMENT du menu INTERNET. Vous accdez alors une fentre divise en deux parties : une partie gauche, qui rpertorie les diffrents modles de documents disponibles, une partie droite, qui rcapitule les modles de documents que vous avez slectionns et qui vont tre tlchargs.

176

Menu Internet

Actualiser
) Menu INTERNET - commande ACTUALISER
Cette fonction met jour automatiquement toutes les commandes du menu INTERNET en fonction des informations diffuses sur l'espace ddi aux utilisateurs du site Internet Ciel.Ce service en ligne permet de consulter, directement partir de Ciel Paye toute l'actualit de votre logiciel (conseils, trucs, astuces, informations spcifiques, techniques et/ou lgales).

Mais aussi...
... des commandes spcifiques vous permettant d'accder rapidement aux informations indispensables la gestion de votre paye. Vous pouvez galement profiter de dossiers d'informations thmatiques, pratiques et complets, conus pour rpondre vos proccupations professionnelles. De plus, le menu INTERNET vous donne accs une assistance en ligne partir de laquelle des rponses techniques pour optimiser vos logiciels vous sont fournies. Des liens directs sur le site Internet Ciel vous donnent aussi accs tous les renseignements commerciaux dont vous pouvez avoir besoin, comme par exemple les partenaires Ciel, les diffrentes formations Ciel, adaptes votre entreprise.

177

Menu Fentre

Passer en mode dcouverte Tout Fermer Cascade Mosaque Vertical Horizontal Niveaux de zoom

Menu Fentre

Les fonctions du menu Fentre

Ciel Paye vous permet d'ouvrir plusieurs fentre simultanment. Le menu FENTRE propose des commandes destines grer l'organisation de ces fentres l'cran.

Passer en mode dcouverte/complet


) Menu FENTRE - commande PASSER EN MODE DCOUVERTE / PASSER EN MODE COMPLET
Choisir votre mode d'affichage : dcouverte ou complet
Pour une plus grande souplesse, vous disposez de deux modes d'affichage : un mode dcouverte qui ne prsente que certaines commandes et permet ainsi un accs immdiat aux fonctions essentielles du logiciel ; un mode complet qui regroupe l'ensemble des commandes du logiciel ; par dfaut c'est le mode complet qui est propos.

Pour passer d'un mode d'affichage l'autre, il vous suffit de le slectionner partir du menu FENTRE.

Tout fermer
) Menu FENTRE - commande TOUT FERMER
Alt> <N> <T> Vous utilisez cette commande pour fermer, en une seule fois, toutes les fentres Liste ouvertes dans la fentre principale de Ciel Paye.

Cascade
) Menu FENTRE - commande CASCADE
<Alt> <N> <C> Cette commande a pour effet de superposer toutes les fentres Liste ouvertes dans la fentre principale de Ciel Paye de telle sorte que leurs barres de titres soient toujours visibles et accessibles.

179

Menu Fentre Exemple Dans la capture ci-dessous, les fentres Salaris, Rubriques et Cotisations sont prsentes en Cascade.

Mosaque
) Menu FENTRE - commande MOSAQUE
<Alt> <N> <M> Cette commande a pour effet de positionner toutes les fentres ouvertes dans une position verticale. Elle permet de former une mosaque horizontale : les diffrentes fentres occupent toute la largeur de l'cran et le partagent de faon verticale, telles les pices d'une mosaque. Elles sont ainsi toutes visibles simultanment, mais une seule est active (elle est repre par une couleur diffrente dans sa barre de titre).

Vertical
) Menu FENTRE - commande VERTICAL
<Alt> <N> <V> Lorsque vous activez cette commande, toutes les fentres qui sont ouvertes dans l'application sont alors automatiquement alignes la verticale.

Horizontal
) Menu FENTRE - commande HORIZONTAL
<Alt> <N> <H> Lorsque vous activez cette commande, toutes les fentres qui sont ouvertes dans l'application sont alors automatiquement alignes l'horizontale.

Niveaux de zoom
) Menu FENTRE - commande NIVEAUX DE ZOOM
<Alt> <N> <N> Cette commande permet de rduire ou d'augmenter l'affichage de la liste. Le pourcentage de zoom est par dfaut 100. 1. Cliquez sur un autre pourcentage de zoom parmi ceux proposs ou saisissez-le directement dans la zone Personnalis. 2. Validez par [OK].

180

Menu Aide

Aide Aide vido sur CD-Rom Infopaye Conseiller A propos de

Menu Aide

Les fonctions du menu Aide

Le nom de ce menu est reprsent sur la barre de menus par un point d'interrogation. Il permet notamment d'accder l'aide contextuelle du programme, de consulter l'infopaye, d'afficher la fentre du Conseiller, d'obtenir des informations gnrales sur le programme.

Aide
Lorsque vous ouvrez l'aide intgre en appuyant sur la touche <F1> ou par le bouton [Aide], prsent dans les fentres type bote de dialogue, vous obtenez l'information correspondant au contexte dans lequel est ouvert l'aide.

Obtenir plus d'informations


Le bouton [Voir aussi], disponible dans l'en-tte de certaines rubriques d'aide, prsente le titre d'autres rubriques vous apportant un complment d'information.

Rechercher une information particulire


Les boutons, prsents dans la barre de titre de l'aide intgre, vous permettent de rechercher une information selon des critres diffrents. Le bouton [Sommaire] prsente les rubriques par catgories. 1. Cliquez sur le titre d'une catgorie pour afficher toutes les rubriques qu'elle regroupe. Le bouton [Index] prsente une liste de mots cls. 2. Cliquez sur le titre d'une de ces entres d'index pour obtenir les rubriques rattaches. Le bouton [Rechercher] vous permet de rechercher des mots ou des expressions susceptibles de figurer dans une rubrique d'aide.

Le Glossaire
Le bouton [Glossaire] ouvre une liste de dfinitions classe par ordre alphabtique. Dans l'en-tte de la rubrique, cliquez sur la lettre de votre choix pour obtenir la liste de toutes les dfinitions s'y rapportant.

Imprimer une rubrique d'aide


La rubrique affiche peut tre imprime par la commande IMPRIMER du menu OPTIONS de l'aide intgre ou en cliquant sur le bouton [Imprimer].

Le menu Options
Il vous propose plusieurs commandes vous permettant de modifier la couleur ou les polices de caractres utiliss. Vous pourrez galement poser des annotations dans l'aide ou des signets pour retrouver une rubrique de votre choix.

182

Menu Aide

Aide vido sur CD-Rom


La formation multimdia vous permet de dcouvrir les squences vidos sur les principales commandes de Ciel Paye. Pour y accder insrez le CD-rom d'installation dans le lecteur prvu cet effet puis cliquez sur le lien Lancer la formation multimdia. Si le CD-Rom est dj insr dans le lecteur, activer directement partir de l'application la commande AIDE VIDEO SUR CD-ROM du menu ? (AIDE).

Infopaye
) menu AIDE (?) - commande INFOPAYE
L'infopaye est une aide spcifique de Ciel Paye qui prsente des principes gnraux de paye (congs pays, heures supplmentaires, CIE, etc.) ainsi que les paramtrages effectuer dans le logiciel. Vous y retrouvez galement des dossiers thmatiques comme la gestion des 35 heures ou bien encore la gestion du temps de travail.

Conseiller
) menu AIDE (?) - commande CONSEILLER
Il prsente plus particulirement des astuces et conseils d'utilisation sur la commande en cours.

Pour ouvrir le Conseiller


Si une fentre de type bote de dialogue est active, vous devez la refermer. Vous pouvez alors : appuyer sur la touche <F2> de votre clavier, ou activer la commande CONSEILLER prsente dans le menu ? (AIDE).

Le Conseiller ne pouvant pas tre appel quand une fentre type bote de dialogue est active, il est prfrable de le laisser ouvert en permanence, sachant que vous pouvez dplacer la fentre du Conseiller et la redimensionner votre convenance.

Pour rduire/agrandir la fentre du Conseiller


1. Placez le pointeur sur le bord bas ou droit de la fentre du Conseiller. 2. Quand le curseur prend la forme d'une double flche, cliquez sur le bouton gauche de la souris, conservez-le enfonc et faites glisser la souris jusqu' ce que la fentre soit la dimension voulue.

Pour dplacer la fentre du Conseiller


1. placez le pointeur dans la barre de titre de la fentre du Conseiller, 2. cliquez sur le bouton gauche de la souris et conservez-le enfonc, 3. faites glisser la souris jusqu' ce que la fentre soit l'emplacement voulu, 4. relchez le bouton gauche de la souris.

Rafrachir les donnes prsentes dans le Conseiller


Lorsque vous activez une commande ou que vous ouvrez une liste, le Conseiller prsente les informations correspondantes lorsque vous cliquez dans la fentre (sur une colonne dans une liste par exemple, ou sur une zone).

A propos de...
) menu AIDE (?) - commande A PROPOS DE...
Vous trouvez dans l'A propos, le dtail de la licence de l'utilisateur pour lequel Ciel Paye a t installe ainsi que le rappel du texte lgislatif sur les limites d'utilisation de l'application. De mme, cliquer sur le bouton [Infos systme] vous permet instantanment de connatre un certain nombre d'informations sur les caractristiques de votre ordinateur.

183

Index
A
Abattement pour frais professionnels 19 Accident du travail 90 Affichage
mode complet 179 mode dcouverte 179

Crer
un dossier 9 un utilisateur 160

D
D.A.D.S.
imprimer ltat prparatoire 138 paramtres cotisations 90 paramtres rubriques 86 taxe sur les salaires 138

Aperu avant impression 33, 39


du bulletin en pdf 39

B
Banques 102 Barre de navigation 163 Bulletins
assistant Top bulletin 108 bulletin de paye inverse 116 calcul sur deux dcimales 156 calculer 118 dvalider 119 tablir les premiers bulletins 110 historique 125 liaison Word 120 rgle des cumuls 126 supprimer une ligne 113 validation groupe 118 valider 118

D.U.C.S. 141
mise jour des codes 166 paramtres caisses 96 paramtres cotisations 91

Dossier
archiver 13 assistant Top Dpart 9 crer 9 fermer 15 ouvrir 13 ouvrir un dossier archiv 14 paramtres
de paye 17 gnraux 9

C
Caisses 94 Calculer
bulletins 118

quitter 41 sauvegarde en ligne 25 sauvegarde sur lecteur 22 supprimer 16

E
Ecritures comptables 148 Edi Ducs 143 E-mail 60, 134 Etablissements 103
agglomrant 103 principal 103

Charges payer par caisse 132 Clture


annuelle 155 assistant Top Clture 151 des congs RTT 154

Commentaires 93 Comptes comptables 148 Congs pays


cumuls sur le bulletin 113 nombre de jours acquis par mois 10 report la clture 10 rubrique de congs pays 10 valorisation des congs pays 19

Etat
analytique 135 dclaration aux organismes sociaux (DUCS) 141 vnements salaris 140 fiche individuelle 135 planning des vacances 136 provisions pour congs pays 137 rduction des cotisations patronales (loi Fillon) 133

Convention collective 105 Cotisations 87

184

Evnements salaris
crer 67 tat 140 historique 67

J
Journal comptable 148 Journal de paye 130

Exporter
criture comptable 150 fichier 55

L
Liaison Word 120 Livre de paye 131

F
Favori
formats dimpression 34

M
Mmo
associer un mmo 45 supprimer un mmo 46 voir un mmo 45

Fermer
dossier 15

Fichiers
rorganiser 159

Mise jour
modles de documents 165

Fin danne 125 Frais professionnels 19

G
Gnrer
criture comptable 148

Mise jour des codes Ducs 166 Modles de documents 165 Multi-employeurs 64

P
Paiements
mode 134 virement 134

Graphiques
volution des salaires 145 pyramide des ges 145 rpartition analytique 145 rpartition par service 145

Paramtres
gnraux 9 globaux 21

H
Historique des bulletins 125 HTML
cration de documents au format HTML
173

Paramtres de paye (mise jour) 165


automatique 155 manuelle 156

Paye lenvers 116 Plafond de la Scurit Sociale 21, 99


rgularisation 122

I
Importer
fichier 54

Planning des vacances 136 Primprims 120 Profils 77


affecter un profil aux salaris 79 appeler un profil 115 gnrer un profil 79, 115

Imports
ASCII des donnes salariales 168

Imprimantes
choisir une imprimante 40

Imprimer
les listes 32 modles de bulletins 121 un tat 36

R
Recherche multicritre 49 Rduction cotisations patronales (loi Fillon)
133

Internet
cration de pages Web 173 portail Ciel 165

Rgle des cumuls 126


conditions dapplication 127 principe 126

185

Regroupement
caisses 95

Rindexation 159 Repos compensateur 114 Restauration 24 Rubriques 83

Tranches 99 Transactions 174 Transfert comptable


criture de paye 149 paramtrage des salaris 68

S
Salaris
assistant dentre 74 assistant de sortie 76 profils 77 saisir fiche salari 60

Treizime mois 122 Trier


liste 52

U
Utilisateurs 160
crer 160

Sauvegarde
en ligne 25 sur lecteur 22

V
Variables
importer des variables salaris 124 la fiche variables 80 liste des principales variables 81 salaris 123

Serveur Web 173

T
Tables
cration 101 prime danciennet 101

Virements
dfinir le mode de paiement des salaris
65

Taxe sur les salaires


dition D.A.D.S. 138

transfert des ordres de virements 134

Tlcharger (modles de documents) 176 Tldclaration des cotisations sociales (Edi Ducs) 143 Temps partiel 18

W
Word
(lien avec) 70

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