3.2.

2 ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL ANLISIS DEL PUESTO

La descripcin de un puesto es un texto que explica lo que hace en realidad la persona que ocupa el puesto, cmo lo hace y en qu condiciones desempea el trabajo. A su vez, esta informacin se usa para redactar la especificacin del puesto, en la que se enumeran los conocimientos, las habilidades y las capacidades que se requieren para desempear el puesto en forma correcta. (El recuadro de tecnologa de la informacin explica cmo ayuda a ello Internet.) No existe un formato estndar para redactar la descripcin de un puesto pero casi todos contienen secciones relativas al: l. La identificacin del puesto 2. Un resumen del puesto 3. Las responsabilidades y obligaciones 4. La autoridad del titular 5. Estndares de desempeo 6. Condiciones laborales 7. Especificaciones del puesto

La identificacin del puesto La seccin de identificacin del puesto, como la que se muestra en la figura 38, contiene diversos tipos de informacin. El titulo del puesto especifica si se trata, por ejemplo, de un supervisor de operaciones para el procesamiento de

datos, un gerente de mercadotecnia o un oficinista que controla inventarios. Los ttulos y las descripciones de los puestos se deben mantener actualizados y el Dictionary of Occupational Titles, del Departamento del Trabajo, puede ser muy til en este sentido. Contiene listas de nombres de miles de puestos (as como listas de las obligaciones correspondientes a cada uno). La seccin de situacin del puesto permite identificar enseguida si el puesto est exento o no. (Al tenor de la Ley de normas laborales justas ciertos puestos, principalmente administrativos y profesionales estn exentos de las disposiciones del salario mnimo y las horas extras contenidas en la ley). La fecha especifica cuando se redact, de hecho, la descripcin del puesto y "preparada por" se refiere a la persona que la redact. Tambin hay espacio para indicar quin autoriz la descripcin y, tal vez, un espacio que indica la ubicacin del puesto en trminos de planta o divisin y departamento o seccin. En .ocasiones, el nombre del puesto del supervisor inmediato se incluye en la seccin de la identificacin, as como informacin relativa al sueldo y/o la escala salarial del puesto. Tambin puede contener un espacio para indicar el grado o nivel del puesto si hubiera tal categora; por ejemplo, una empresa que clasifica a los programadores como programador II, programador III y as sucesivamente. El resumen del puesto El resumen del puesto debe describir su carcter general, enumerando slo sus principales funciones o actividades. As (en la figura 3-8), el gerente de mercadotecnia "planifica, dirige y coordina la mercadotecnia de los productos y/o servicios de la organizacin". En el caso del puesto de gerente de materiales, el resumen podra decir que "el gerente de materiales compra en forma econmica, regula las entregas, almacena y distribuye todos los materiales que se necesitan en la lnea de produccin". En el caso del puesto de un supervisor de la oficina de recepcin de correspondencia "el supervisor de la misma recibe, clasifica y entrega debidamente toda la correspondencia que se recibe y maneja toda la correspondencia que se enva, inclusive el depsito correcto y oportuno .de la referida correspondencia"." Procure evitar una descripcin general como "desempea otras labores conforme se requieren". Incluir una descripcin as puede dar a los supervisores mayor flexibilidad para asignar obligaciones. No obstante, algunos expertos dicen en forma contundente que "un elemento que se encuentra con frecuencia y que jams se debera incluir en la descripcin de un puesto es una 'frase ambigua' como 'otras obligaciones, conforme se asignen" pues deja abierto el carcter del puesto y a las personas que se necesitan para ocuparlo.

Las relaciones En ocasiones se definen las relaciones (no en el ejemplo) que tiene la persona que ocupa el puesto con terceros, dentro y fuera de la organizacin y, en el caso de un gerente de personal podra ser: Informa a: vicepresidente de relaciones con los empleados. Supervisa: oficinista de personal, administrador de pruebas, director de relaciones laborales y una secretaria. Trabaja con: todos los gerentes de departamento y la administracin ejecutiva. Fuera de la compaa: agencias de empleo, negocios dedicados a reclutar ejecutivos, representantes sindicales, oficinas federales y estatales de empleo y diversos vendedores." Responsabilidades y obligaciones Esta seccin contiene una lista de las principales obligaciones y responsabilidades del puesto. Como puede verse en la figura 3-8, las obligaciones principales de cada puesto se deben enumerar por separado, describindolas con unas pocas frases: En la figura, por ejemplo las obligaciones incluyen "establece metas de mercadotecnia para garantizar una parte del mercado...", "elabora y ejecuta planes y programas de mercadotecnia", "se comunica con agencias de publicidad externas" y "prepara y recomienda la estrategia de precios". Algunas obligaciones tpicas de otros puestos incluiran, mantener inventarios controlados y equilibrados, presentar informes exactos a cuentas por pagar, conservar favorables las variaciones de los precios de compra y reparar las herramientas y el equipo de la lnea de produccin. En este caso, puede usar el Dictionary of Occupational Titles del Departamento del Trabajo para detallar las obligaciones y las responsabilidades del puesto. Por ejemplo, como se muestra en la figura 3-9, el diccionario enumera las obligaciones y las responsabilidades concretas de un gerente de personal. stas incluyen "planeacin y puesta en prctica de las polticas relativas a todas las fases de la actividad del personal", "recluta, entrevista y selecciona a los empleados que ocuparn los puestos vacantes" y "realiza encuestas en los mercados de trabajo para determinar un porcentaje salarial competitivo". Esta seccin tambin debe definir los lmites de la autoridad de la persona que ocupa el puesto, inclusive su autoridad para tornar decisiones, la supervisin directa de otro personal y las limitaciones del presupuesto. Por ejemplo, la persona que ocupa el puesto puede tener autoridad para aprobar solicitudes de compra hasta de 5,000 dlares, conceder tiempo libre o permisos para faltar,

disciplinar al personal del departamento, recomendar aumentos de sueldo, y entrevistar y contratar a los empleados nuevos." Estndares del desempeo Algunas descripciones del puesto contienen una seccin de estndares del desempeo. Ah se establecen los estndares que habr de alcanzar el empleado en cada una de las obligaciones y responsabilidades principales de la descripcin del puesto. Nunca es fcil establecer estndares. Sin embargo, casi todos los gerentes aprenden muy pronto que pedir a sus subordinados que hagan su mejor esfuerzo", no es gua suficiente para garantizar un buen desempeo. Una forma fcil de establecer estndares consiste en terminar la afirmacin: "me sentir plenamente satisfecho con su trabajo cuando.. Si se termina esta frase, para cada una de las obligaciones enunciadas en la descripcin del puesto, entonces se tendr un conjunto aplicable de estndares de desempeo. Condiciones laborales y entorno fsico La descripcin del puesto tambin puede enumerar las condiciones laborales generales incluidas en el puesto. stas podran incluir cosas como nivel de ruido, condiciones peligrosaso calor. Lineamientos para la descripcin del puesto Estos son algunos lineamientos finales para que redacte las descripciones de sus puestos:" Sea claro. La descripcin del puesto debe exponer el trabajo del puesto tan bien que las obligaciones del trabajo queden claras, sin tener que referirse a las descripciones de otros puestos. Indique el alcance de la autoridad. Al definir el puesto, asegrese de sealar el alcance y el carcter del trabajo, usando frases como "para el departamento" o "a peticin del gerente". Incluya todas las relaciones importantes. Sea especfico. Elija las palabras ms especficas para exponer 1) el tipo de trabajo, 2) el grado de complejidad, 3) el grado de habilidad requerido, 4) la medida en que se estandarizan los problemas, 5) la medida de la responsabilidad que tiene el trabajador en cada fase del trabajo y 6) el grado y el tipo de cuentas que se rendirn. Use verbos activos como analizar, reunir, recabar, planificar, elaborar, inferir, entregar, mantener, supervisar y recomendar. Los puestos de los niveles ms bajos de la organizacin por lo general requieren las obligaciones o tareas ms detalladas, mientras que los puestos de niveles ms altos se refieren a aspectos ms amplios. Sea breve. Las frases cortas y exactas suelen lograr mejor su propsito. Revise. Por ltimo, revise si la descripcin cumple con los requisitos bsicos, pregntese:

"el empleado nuevo entender su trabajo cuando lea la descripcin del puesto?" REDACTAR ESPECIFICACIONES DE LOS PUESTOS QUE CUMPLAN CON LA ADA Como se explic en el captulo 2, la Ley de estadounidenses discapacitados (Americans with Disabilities Act; ADA) se aprob para disminuir o eliminar problemas graves de discriminacin contra los discapacitados. Al tenor de la ADA, la persona debe contar con las habilidades, estudios y experiencia requeridos para cumplir conlas funciones esenciales del puesto. Una funcin de un puesto es esencial cuando es la razn de la existencia del puesto, o cuando la funcin es tan especializada que la persona que desempear el trabajo es contratada por su pericia o capacidad para desempear esa funcin particular. Si la persona discapacitada no puede desempear el trabajo con su estructura actual, se requiere que el empleador haga "arreglos razonables", a no ser que hacerlo signifique "una carga excesiva". Como se dijo antes la ADA no requiere que los empleadores cuenten con descripciones de los puestos, pero es probable que sea aconsejable tenerlas. Casi todas las actuaciones judiciales por la ADA girarn en tomo a la pregunta: "cules son las funciones esenciales del puesto?" Sin una descripcin del puesto que enumere estas funciones, ser difcil convencer a un tribunal de que las funciones eran esenciales para el puesto. El corolario sera que las funciones esenciales no slo se deben enumerar en la descripcin, sino que se debern identificar, con claridad, como esenciales. COMO IDENTIFICAR LAS FUNCIONES ESENCIALES DEL PUESTO Las funciones esenciales del puesto son las obligaciones del puesto que los empleados deben ser capaces de desempear, con o' sin arreglos razonables.". Algunas preguntas que se podran considerar para determinar si una funcin es esencial o no seran: 1. Existe un puesto para desempear esa funcin" 2. Los empleados que ocupan el puesto, de hecho, tienen que desempear esa funcin? 3. Hay una cantidad limitada de empleados ms que podran desempear esa funcin o a los que se les pueda distribuir el desempeo de la funcin? 4. Qu grado de pericia o habilidad se requiere para desempearJa funcin? 5. Cul es la experiencia laboral real de los empleados, presentes o pasados, en ese puesto? 6. Cunto tiempo dedica una persona, de hecho, a desempear la funcin?

7. Cules son las consecuencias de no requerir que se desempee una funcin?

Administracin del personal, Gary Dessler, Prentice Hall.