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ESTADO DE RORAIMA CORPO DE BOMBEIROS MILITAR DE RORAIMA DIRETORIA DE ENSINO, INSTRUO E OPERA0 (DEIOp) CURSO DE APERFEIOAMENTO DE SARGENTOS 2013

O SUPRIMENTO NO CORPO DE BOMBEIROS MILITAR DE RORAIMA A IMPLANTAO DO MTODO KAIZEN NO SETOR DE APROVISIONAMENTO

Autores: PATRICK MAX SOUZA DA COSTA RICARDO ALMEIDA FERNANDES ANDR LUIZ SOUZA FRANA RAUSTMAN LIMA GONDIM

ORIENTADOR: CAP BM ADILON PEREIRA DE ANDRADE

BOA VISTA/RR 2013/2

O SUPRIMENTO NO CORPO DE BOMBEIROS MILITAR DE RORAIMA A IMPLANTAO DO MTODO KAIZEN NO SETOR DE APROVISIONAMENTO

RESUMO

Este estudo tem como objetivo analisar a gesto do Aprovisionamento1 do Corpo de Bombeiros Militar de Roraima, identificando os processos gerenciais que possam ser melhorados. Este processo ser avaliado pela metodologia Kaizen, que possui como filosofia a melhoria continua da gesto de qualquer atividade. Para auxiliar o mtodo Kaizen foram utilizadas as ferramentas de anlise: Ciclo PDCA e 5S de Qualidade. Com a implantao do estudo ser possvel aplicar melhorias na forma como ocorre o gerenciamento do Aprovisionamento, trazendo mtodos para analisar e identificar falhas e desvios, para que sejam aplicadas solues que visem eliminao ou minimizao dos fatos relacionados, trazendo melhores prticas de gerencia, para que as decises possam ser tomadas trazendo benefcios para a Corporao.

Palavras-Chaves: Kaizen, Ciclo PDCA, Aprovisionamento e 5S de Qualidade.

Setor responsvel pelo abastecimento, fornecimento, sortimento e provimentos de suprimentos.

SUMRIO

1 INTRODUO 2 REFERENCIAL TERICO 2.1 MTODO KAIZEN 2.2 CICLO PDCA 2.3 SISTEMA JUST IN TIME 2.4 PROGRAMA 5S DE QUALIDADE 2.5 APROVISIONAMENTO 3 PROCEDIMENTOS METODOLGICOS 4 ANLISE DOS DADOS 4.1 O EVENTO KAIZEN 5 CONSIDERAES FINAIS 6 REFERNCIAS

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1 INTRODUO No Brasil as instituies pblicas no possuem o mesmo dinamismo e eficincia que as empresas privadas. Alguns fatores como o excesso de burocracia, a falta de comprometimento dos funcionrios e a falta de competitividade por parte das instituies pblicas geram diferenas na gesto de ambas. O setor pblico brasileiro passa por um processo de transformao e reestruturao administrativa. Existe certo consenso quanto necessidade de mudana no sistema de compras pblicas, no Brasil, para buscar mais agilidade, eficincia e transparncia no trato com o dinheiro pblico. Neste contexto, a gesto do Aprovisionamento torna-se de suma importncia para o Corpo de Bombeiros Militar de Roraima - CBMRR. Assim, para tomar decises, os gestores necessitam de um fluxo maior de informaes, tanto sobre o ambiente interno quanto sobre o ambiente externo organizao, a fim de identificar ameaas e oportunidades, pois, so essas informaes que lhes daro suporte no momento de criar estratgias eficazes de posicionamento no mercado. Essas decises diferem de sua forma quando comparamos a gesto pblica em relao privada, enquanto os particulares podem fazer tudo quilo que a lei no probe a Administrao Pblica s pode fazer aquilo que a lei determina. Os interesses privados so disponveis, mas os interesses pblicos so indisponveis. Os particulares escolhem livremente seus contratados, mas a Administrao no tem liberdade de escolha. Uma das maneiras encontradas pelas organizaes ter seus processos melhorados continuamente, visando menos perdas, menores custos, processos mais rpidos e mais confiveis. A melhoria nos processos uma necessidade j presente em todas as organizaes pblicas ou privadas. Seguindo este contexto a aplicao da metodologia de custeio Kaizen tem sido uma ferramenta importante na identificao de oportunidades para eliminar os desperdcios, melhorar a produtividade e a qualidade dos processos e este o objetivo principal deste trabalho: implantar um controle de estoques atravs de uma planilha; distribuir de forma eficiente o estoque padronizando-o; organizar todo o Setor atravs da ferramenta 5S de Qualidade; e manter o estoque em nveis aceitveis evitando o vencimento de produtos. O objetivo deste estudo analisar o Aprovisionamento do Corpo de Bombeiros de Roraima para que este possa identificar oportunidades de melhorias em seus processos gerenciais, buscando solues e gerando mtodos para a gesto do Setor em anlise. Como

ferramenta auxiliar ser utilizado o ciclo PDCA2 que visa controlar as atividades da organizao, buscando as melhores prtica, tendo a implantao do programa 5S de Qualidade e a utilizao do sistema Just in time como ferramentas de apoio na anlise e aplicao do Kaizen. Este estudo busca responder a seguinte pergunta: como a metodologia KAIZEN pode agregar condies para que possam melhorar o processo de gerenciamento do Aprovisionamento do Corpo de Bombeiros Militar de Roraima?

2 REFERENCIAL TERICO 2.1 MTODO KAIZEN A metodologia Kaizen significa melhoramento e tem como filosofia de que o nosso modo de vida merece ser constantemente melhorado, bem como os procedimentos realizados no nosso dia-a-dia. Na prtica das empresas significa que nenhum dia deve passar sem que sejam feitas melhorias. No contexto da Qualidade Total, significa melhoramento contnuo, com envolvimento de todos na organizao, do cho de fbrica alta administrao (IMAI, 1994). O Kaizen regido por dez mandamentos: Todo desperdcio deve ser eliminado; Todos os colaboradores devem se engajar no processo de melhoria; O aumento da produtividade deve ser baseado em aes que no demandem investimento financeiro alto; Deve ser aplicado em qualquer local/empresa; As melhorias obtidas devem ser divulgadas, como forma de se ter uma comunicao transparente; As aes devem ser focadas no local de maior necessidade; O Kaizen deve ser direcionado de forma que seu objetivo seja unicamente a melhoria dos processos; A priorizao na melhoria das pessoas deve ser mais importante. E por fim: O foco do Kaizen Aprender na Prtica.

2.2 CICLO PDCA O PDCA um mtodo amplamente aplicado para o controle eficaz e confivel das atividades de uma organizao, principalmente quelas relacionadas s melhorias,
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PDCA tambm conhecido como Ciclo de Deming, sendo composto de quatro fases bsicas: (P) Plan, Planejar, (D) Do, Executar, (C) Check, Verificar e (A) Action, Atuar corretivamente.

possibilitando a padronizao nas informaes do controle de qualidade e a menor probabilidade de erros nas anlises ao tornar as informaes mais entendveis. O PDCA constitui-se das seguintes etapas: PLAN O primeiro passo para a aplicao do PDCA o estabelecimento de um plano, ou um planejamento que dever ser estabelecido com base nas diretrizes ou polticas da empresa e onde devem ser consideradas trs fases importantes: a primeira fase o estabelecimento dos objetivos, a segunda, o estabelecimento do caminho para que o objetivo seja atingido e, a terceira a definio do mtodo que deve ser utilizado para consegui-los. A boa elaborao do plano evita falhas e perdas de tempo desnecessrias nas prximas fases do ciclo; DO O segundo passo do PDCA a execuo do plano que consiste no treinamento dos envolvidos no mtodo a ser empregado, a execuo propriamente dita e a coleta de dados para posterior anlise. importante que o plano seja rigorosamente seguido; CHECK O terceiro passo do PDCA a anlise ou verificao dos resultados alcanados e dados coletados. Ela pode ocorrer concomitantemente com a realizao do plano quando se verifica que o trabalho est sendo feito da forma devida, ou aps a execuo quando so feitas anlises estatsticas dos dados e verificao dos itens de controle. Nesta fase podem ser detectados erros ou falhas; ACTION a ltima fase do PDCA a realizao das aes corretivas, ou seja, a correo das falhas encontradas no passo anterior. Depois de realizar a investigao das falhas e/ou desvios no processo, deve-se repetir, ou aplicar o ciclo PDCA para corrigir as falhas (atravs do mesmo modelo, planejar as aes, fazer, checar e corrigir) de forma a melhorar cada vez mais o sistema e o mtodo de trabalho.

2.3 SISTEMA JUST IN TIME Just in time, ou JIT um sistema de administrao da produo que determina que nada deve ser produzido, transportado ou comprado antes da hora exata. Pode ser aplicado em qualquer organizao, para reduzir estoques e os custos decorrentes. Um exemplo da aplicao do Just in time o Sistema Toyota de Produo ou produo enxuta.

Com este sistema, o produto ou suprimento chega ao local de utilizao somente no momento exato em que for necessrio. Os produtos somente so entregues a tempo de serem consumidos, este conceito tambm possui outra definio:

O conceito de Just in Time (JIT) se expandiu, e hoje uma filosofia gerencial que procura no apenas eliminar os desperdcios, mas tambm colocar o componente certo, no lugar certo e na hora certa. As partes so adquiridas em tempo de atenderem s necessidades de consumo. O JIT leva a estoques bem menores, custos mais baixos e melhor qualidade do que os sistemas convencionais. (Uhlmann, 1997)

2.4 PROGRAMA 5 S DE QUALIDADE uma filosofia de trabalho que busca promover a disciplina na organizao atravs da conscincia e responsabilidade de todos, de forma a tornar o ambiente de trabalho agradvel, seguro e produtivo. O programa 5S de Qualidade surgiu no Japo, logo aps a Segunda Guerra Mundial. O pas passava por uma reconstruo da economia e reorganizao interna em razo da destruio pelo conflito. O programa de qualidade tem esse nome devido aos cinco conceitos bsicos, que em japons comeam pela letra 'S': Seiri (Organizao), Seiton (Arrumao), Seisou (Limpeza), Seiketsu (Padronizao) e Shitsuke (Disciplina), sendo conhecido em funo de seus resultados satisfatrios. 1 S: SENSO DE UTILIZAO (SEIRI) Classificar o material no ambiente de trabalho: Necessrio ou Desnecessrio

2 S: SENSO DE ORDENAO (SEITON) Tudo o que temos que ter para exercer nossas atividades, seja, um local para guardar as coisas de modo que todos saibam onde encontr-las. Cada coisa no seu lugar: facilidade de acesso

3 S: SENSO DE LIMPEZA (SEISOU) eliminar a sujeira ou objetos estranhos para manter limpo o ambiente (parede, armrios, o teto, gaveta, estante, piso) bem como manter dados e informaes atualizados para garantir a correta tomada de decises. Facilidade na execuo das tarefas

4 S: SENSO DE SADE / ASSEIO (SEIKETSU) Cria condies favorveis sade fsica e mental, garantir ambiente no agressivo e livre de agentes poluentes, manter boas condies sanitrias nas reas comuns, zelar pela higiene pessoal e cuidar para que as informaes e comunicados sejam claros, de fcil leitura e compreenso. Transformar padres individuais de segurana e asseio em padres coletivos.

5 S: SENSO DE DISCIPLINA (SHITSUKE) desenvolver hbito de observar e seguir normas, regras, procedimentos, atender especificaes, sejam escritas ou informais. Este hbito resultado do exerccio da fora mental, moral e fsica. No se trata de uma obedincia cega, submissa, a demonstrao de respeito a si prprio e aos outros. Cumprimento dos padres (normas estabelecidas); Melhoria contnua: chave do sucesso do Programa 5S de Qualidade.

2.5 APROVISIONAMENTO O Aprovisionamento do Corpo de Bombeiros de Roraima (CBMRR) est ligado atualmente Diretoria de Apoio Logstico que a responsvel pela gesto de suprimentos que se destinam a atender as diversas misses e os principais eventos realizados na capital e nas diversas regies do interior do Estado. Atualmente o Aprovisionamento funciona nas instalaes que antes abrigavam o Servio Operacional do CBMRR, naquele local a estrutura no a mais adequada para estocar suprimentos, pois nele existem sanitrios que esto desativados e que podem apresentar infringncias por no cumprirem a norma vigente das Vigilncias Municipal, Estadual e a ANVISA3. A importncia do Aprovisionamento est na sua atribuio maior de no permitir o desabastecimento, sempre fornecendo de forma contnua e ininterrupta os suprimentos necessrios para as atividades do CBMRR. O Aprovisionamento se constitui de um setor organizado para a execuo de trs atividades bsicas: recebimento, armazenagem, e distribuio, buscando melhorias nos processos de gerenciamento para obter informaes para

ANVISA Agncia Nacional de Vigilncia Sanitria

a correta tomada de decises. Por esta razo as instituies devem planejar suas aes. Vale destacar que:

Planejar conhecer o contexto; saber o que se quer e como atingir os objetivos; saber como se prevenir; calcular os riscos e buscar minimizalos; preparar-se taticamente; ousar as metas propostas e superar-se de maneira contnua e constante para a tomada de decises (CHIAVENATO; SAPIRO, 2003)

Como em qualquer setor de Logstica o Aprovisionamento do CBMRR desempenha papel fundamental ao prestar apoio aos militares que se encontram em misses realizadas rotineiramente em todo o territrio Estadual, atuando de forma intensa nas operaes de inverno (cheias) e vero (queimadas), gerenciando toda a cadeia de suprimentos, dando suporte para que todas as misses transcorram de forma eficiente. Ao Aprovisionamento tambm fica incumbido a atividade de prestar apoio aos bombeiros em eventos, como os desfiles de 07 de Setembro e tambm em misses realizadas pela Companhia de Busca e Salvamento (CBS). No entanto este Setor sofre com a dificuldade em adquirir suprimentos em tempo hbil, devido demora em se concluir os processos licitatrios. A dificuldade do Aprovisionamento em se adequar ao mtodo Kaizen fica evidente quando destacamos a forma como os suprimentos deste Setor so adquiridos. A Lei 8.666/934 define que as aquisies por parte do setor pblico devero ocorrer na forma de licitao e de suas dispensas quando assim ocorrerem, tornando-se um processo demorado e custoso para o Estado. O tempo de reposio no setor pblico maior do que no setor privado, podendo ser dividido em duas fases, uma delas a seleo do fornecedor, com a respectiva emisso da ordem de compra ou contrato, e a entrega do produto comprado. Os tramites licitatrios para seleo de fornecedor aumentam o tempo de reposio em no mnimo 60 dias. Assim, a requisio de compra deve ser emitida dois meses antes do final do estoque. A consequncia dessa demora fica evidenciada quando se observa o tamanho do estoque de segurana para suportar as variaes de demanda durante esse perodo de aquisio, sendo que na maioria das vezes fica difcil de manter esse estoque de segurana quando se trata de itens com curto prazo de validade.

Lei 8.666/93 Lei das Licitaes, surgiu para regulamentar as compras dos rgos pblicos, acrescidos de decretos como o 10.520 que estabelece as regras do Prego.

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3 PROCEDIMENTOS METODOLGICOS Quanto aos meios a pesquisa aplicada, pois, segundo VERGARA (2006) este tipo de pesquisa fundamentalmente motivada pela necessidade de resolver problemas concretos, mais imediatos, ou no. Tem, portanto, finalidade prtica, ao contrrio da pesquisa pura, motivada basicamente pela curiosidade intelectual do pesquisador e situada, sobretudo no nvel da especulao. Quanto aos fins a pesquisa bibliogrfica, pois ela o estudo sistematizado desenvolvido com base em material encontrado em livros, revistas, sites, ou seja, material de livre acesso. Fornece instrumental analtico para qualquer outro tipo de pesquisa, mas tambm pode esgotar-se em si mesma.

4 ANLISE DOS DADOS O Kaizen foi aplicado no Aprovisionamento do Corpo de Bombeiros com a finalidade de se obter uma melhoria continua na gesto praticada daquele setor, para isso, foi analisada a atual forma de gesto e buscados novos procedimentos que trouxessem tcnicas mais enxutas de administrao. O evento ser realizado em um perodo de duas semanas, conforme estrutura em estudo. Foram desenvolvidos os planos de aes, aplicados e medidos os resultados dentro da filosofia do PDCA. 4.1 O EVENTO KAIZEN Planejar (Plan) A aplicao do mtodo de custeio Kaizen surgiu devido necessidade de se pleitear a filosofia de melhoria constante na gesto do Aprovisionamento com novas tcnicas e procedimentos. Como parte deste processo foi realizada uma anlise inicial dos estoques, ao esta que tinha como objetivo mensurar todo o estoque, sendo observada a forma de acondicionamento, os prazos de validade, as quantidades estocadas entre outros fatores que gerassem informaes para que o presente estudo pudesse ser realizado. Para o inicio das atividades foi definido o desenvolvimento do processo e estabelecido os objetivos deste evento, a saber: 1. Implantar uma planilha de controle de estoque;

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2. Padronizar a distribuio de forma eficiente dos estoques; 3. Manter estoques em nveis aceitveis, evitando desperdcio; 4. Readequao do espao til utilizado para a armazenagem; 5. Aplicao da ferramenta 5S de Qualidade em todos os processos.

Fazer (Do) Aps a anlise realizada no Aprovisionamento do CBMRR foi elaborado um fluxograma desenhando todo o processo desde a aquisio dos produtos at a entrega destes para os clientes externos (diretorias, misses e eventos). Este fluxograma detalha os problemas e/ou desvios nas fases processuais, com a finalidade de descobrir a causa-raiz das dificuldades em gerir e manter um processo Just in Time no Aprovisionamento de uma instituio pblica. Para esta ao ficou a cargo do Aprovisionamento mensurar o consumo real de produtos e estabelecer a quantidade ideal necessria para o bom andamento das atividades do Corpo de Bombeiros. Mantendo os suprimentos com data de validade curta em nveis aceitveis para evitar desperdcios e mantendo estoque de segurana para aqueles com data de validade prolongada, adaptando a filosofia do Just in Time onde os suprimentos devem ter sua imediata entrada em estoque assim que o anterior tenha ido pago, diminuindo a quantidade de material em estoque. Para melhorar o acondicionamento dos produtos foi proposta uma melhoria na organizao do estoque, padronizando e identificando os locais especficos para cada material obtendo-se melhor aproveitamento da rea e consequentemente melhor controle. Sendo que o controle funcionar em uma planilha elaborada especificamente para o Aprovisionamento. Para o acondicionamento adequado dos produtos ser aplicada ferramenta 5S de Qualidade, esta ao busca concentrar e eliminar os espaos que esto subutilizados, readequando a rea til de armazenagem atravs da arrumao, organizao, seleo e classificao. Com esta ferramenta mantm-se o realmente necessrio para o trabalho, buscando o senso de utilizao para o setor, identificando os materiais e descartando ou dando a devida destinao quilo considerado desnecessrio ao exerccio das atividades no ambiente de trabalho.

Checar (check) - Este evento foi realizado no ms de setembro de 2013. Como o Almoxarifado j realiza o registro das entradas e sadas fica mais fcil implantao da

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planilha de gesto, basta que o setor alimente o sistema com as informaes necessrias para que a tomada de decises, principalmente aquelas ligadas aquisio seja a mais correta possvel. Fica a cargo dos agentes do Aprovisionamento verificar todas as condies e compar-las com os objetivos traados.

Agir (Act) Foi definido que trimestralmente ser revista a relao de produtos adquiridos com relao ao consumo real para que o estoque se mantenha em nveis seguros para no ocorrer falta de nenhum item. Sendo que mensalmente sero realizadas auditorias internas para a verificao da aplicao da ferramenta 5S de Qualidade, para que se perpetue a organizao, padronizao e limpeza no Aprovisionamento do Corpo de Bombeiros, tendo em vista que o 5S de Qualidade tem de ser aplicado diariamente na rea de trabalho. A planilha de Controle de Estoques dever ser alimentada semanalmente facilitando a tomada de decises. Na metodologia KAIZEN a melhoria no processo de gerenciamento contnuo, cabendo aos colaboradores do Aprovisionamento estabelecer as prticas que mantero o setor em constante evoluo.

5. CONSIDERAES FINAIS Aps a realizao de uma anlise gerencial no Aprovisionamento do Corpo de Bombeiros de Roraima, foi possvel identificar alguns problemas em relao gesto do Setor, o principal deles est na dificuldade em se adquirir os suprimentos e de mant-los em nveis adequados para atender a demanda da Instituio. Esta dificuldade se d pelo excesso de burocratizao que a Lei de Licitaes impe s Instituies Pblicas, aumentando o tempo necessrio para a aquisio de produtos que em certas ocasies prejudicam a entrega destes no Aprovisionamento, obrigando os gestores a buscar tcnicas e mtodos com o intuito de mitigar os efeitos da Lei (demora na entrega) sobre o Setor. Atualmente o Aprovisionamento j realiza aes de acordo com a metodologia Kaizen, atravs do planejamento e da aplicao eficiente da distribuio de suprimentos para as atividades do CBMRR. No entanto ainda existem alguns procedimentos que podem ser realizados visando melhoria da gesto no Setor, buscando dar mais dinamismo aos processos, entre elas esto: a padronizao e distribuio dos suprimentos de forma a garantir

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as condies ideais de conservao; a readequao do espao til para o armazenamento dos estoques; e controlar todas as informaes em uma planilha de controle, para que esta possa gerar informaes eficientes para a tomada de decises. Com base nas informaes deste artigo, chega-se concluso de que os resultados de um mtodo KAIZEN bem sucedido aplicados no CBMRR e auxiliados por ferramentas como o Ciclo PDCA e a 5S de Qualidade trazem melhorias ao sistema de gesto do Aprovisionamento, trazendo benefcios e principalmente organizao e metodologias, focando na liderana atravs da qualidade, da readequao do espao utilizado e da padronizao do armazenamento.

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6. REFERNCIAS
CHIAVENATO, Idalberto. Planejamento Estratgico. Rio de Janeiro: Editora Campus, 2009.

IMAI, M. Kaizen: a estratgia para o sucesso competitivo. 5. ed. So Paulo: IMAM, 1994.
PROGRAMA 5S, LEONEL. Cassiano, Programa 5S de Qualidade Pgina consultada em 18 de Setembro de 2013, <http://www.gespublica.gov.br/folder_rngp/folder_nucleo/RS/pasta.2013-0607.7106049283/5S_Programa.ppt>

Sobre Administrao (2013), O que o 5w2h e como ele utilizado. Pgina consultada em 04 de Setembro de 2013, <http://www.sobreadministracao.com/o-que-e-o-5w2h-e-como-ele-eutilizado/>

UHLMANN, Gunter W. Administrao: Das Teorias Administrativas Administrao Aplicada Contempornea. So Paulo, Editora FTD, 1997. Wikipedia (2013), Sistema Just in Time. Pgina consultada em 15 de Setembro de 2013, < http://pt.wikipedia.org/wiki/Just_in_time> VERGARA, Sylvia Constant. Projeto e Relatrios de Pesquisa em Administrao. 7. ed. So Paulo: Editora Atlas, 2006.