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La gestion des ressources humaines pour les PME

Les livres blancs de la gestion des ressources humaines

Sommaire
La gestion des ressources humaines pour les PME

1. Les enjeux pour les PME-PMI.

2. Le secret de la russite

3. Passer au service RH : La paie et ladministration du personnel

4. Faire autre chose que la paie Pourquoi ? Comment ?

5. Connatre la Gestion des Ressources Humaines

6. Au quotidien

7. En pratique dans une PME

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1. Les enjeux pour les PME-PMI Russir passer de ladministration du personnel la gestion des ressources humaines pour dvelopper la croissance et la comptitivit. Pour les PME-PMI, dans lenvironnement socio-conomique auquel elles participent activement, il convient de russir passer de "l'administration du personnel" la "gestion des ressources humaines".

Il nest quun luxe vritable et cest celui des relations humaines. SAINT-EXUPERY Les ressources humaines, moteur de la performance des PME-PMI La premire richesse dune entreprise, ce sont les hommes et les femmes qui y travaillent. Mais la gestion de ce capital humain savre souvent dlicate, ds que lon aborde le recrutement, la formation, la paie, lamnagement du temps de travail ou les relations au sein de lentreprise. Des ressources humaines bien gres acclrent la croissance . La mondialisation et la concurrence internationale, la ncessit dtre davantage lcoute des clients, la rapidit des innovations, la difficult grandissante prvoir donc grer, sont autant de donnes qui conduisent les PME-PMI prendre conscience de limportance de la gestion de leur "capital humain", comme moyen d'accrotre leur comptitivit actuelle. En effet, qui mieux que les hommes et les femmes au contact des clients peuvent apporter la ractivit ncessaire pour rpondre lvolution de lenvironnement et des technologies et permettre ainsi aux entreprises de rester performantes ? En priode de crise comme en priode de croissance, les ressources humaines reclent donc un vrai potentiel de croissance. Si lon a tendance croire que dans l e domaine de la paie et de la gestion administrative du personnel, les changements sont assez rares, il suffit de se retourner sur les quelques annes qui viennent de scouler pour constater que l aussi, tout bouge : le passage lEuro, les 35h, la loi Fillon, les contrats jeunes, le DIF, la journe solidarit, la CSG et son volutionLe paysage social est donc galement en constante volution : plus de 100 nouveaux textes lgaux, modifications lgislatives et conventionnelles, chaque anne ! Mais la vie de lentreprise peut aussi apporter son lot de transformations : modification des accords dentreprise, par exemple en cas de rachat, intgration dune nouvelle mutuelle

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Lobjectif principal du chef dentreprise est dassurer la prennit de s on entreprise. Il va donc chercher optimiser tous les indicateurs financiers par des actions et des dcisions ncessaires et cohrentes avec ses ambitions. De plus, il se doit dtre vigilant et doit savoir et pouvoir sadapter en permanence, pour axer les efforts internes vers les fonctions vitales de lorganisation. Dans le contexte actuel, il y a ncessit pour les PME-PMI de repenser les moyens ncessaires la croissance et de considrer autrement leurs Ressources Humaines. Car elles sont dsormais au cur de la performance de lentreprise. Face la place de plus en plus importante des nouvelles technologies, le capital humain apporte innovation et amlioration continue, par la mise en commun dides et la connaissance des produits et des clients. Les Ressources Humaines peuvent donc tre tout la fois le levier des processus de transformation et le moteur du changement. La russite de lentreprise passe alors par sa capacit les grer efficacement dabord, les valoriser ensuite.

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2. Le secret de la russite Une politique Ressources Humaines 100% oprationnelle ! La premire brique d'une politique oprationnelle ressources humaines est de mettre en corrlation ses collaborateurs avec les priorits de l'entreprise et de chercher combler les carts entre la situation actuelle et la situation souhaite.

Pour ce faire, il convient de : raliser une valuation prospective de l'environnement conomique (changements prvoir, tendances futures) tablir des prvisions en matire de ressources humaines (besoins, charges de travail, formations), faire concider les attentes des salaris avec les principes de lentreprise (communication des objectifs, culture de lorganisation), organiser lentreprise pour faciliter la gestion des ressources humaines. Russir passer de ladministration du personnel la gestion des ressources humaines Cette volution correspond la prise en compte stratgique de la fonction Ressources Humaines, en lenrichissant de nouveaux rles et en accroi ssant son efficacit, mme sur ses activits traditionnelles, comme la paie et ladministration du personnel.

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3. Le secret de la russite La paie et ladministration du personnel Des activits fortes complexits juridiques et technologiques, consommatrices de temps et de comptences. Dsormais, la paie et ladministration du personnel se positionnent la croise du chiffre et du droit, auxquels il convient dajouter une pince de nouvelles technologies (tl-dclarations).

La paie est tout sauf une activit "presse-bouton" Le cadre normatif de la paie connat une complexit croissante et impose, du fait de son volution permanente, une veille juridique active imposant des rvisions de procdure incessantes : il faut suivre les volutions et modifications, depuis les salaires minimaux jusquaux rgimes de prvoyance complmentaire, en passant par les indemnits de licenciement et autres primes danciennet, chaque secteur professionnel produit rgulirement des avenants ses conventions collectives, qui, joints ceux des branches voisines, vont se transformer en autant de paramtres de calcul intgrer.

Ladministration du personnel alourdie par son lot de rformes Du ct de ladministration du personnel, les 35h, la rforme de la formation (Droit Individuel la Formation par exemple), celle des avantages en nature, lgalit professionnelle engendrent de nouvelles obligations, tant dorganisation que de relation avec les salaris et bien sr de nouvelles charges, financires ou administratives. Cette modification des paramtres touche durablement lentreprise, de son fonctionnement au quotidien jusqu son compte de rsultats.

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La problmatique du chef dentreprise Quelle organisation interne mettre en place pour passer de ladmi nistration du personnel la gestion des ressources humaines ? Lorganisation idale de la PME est alors de trouver le systme qui lui permette daller au-del de ladministration du personnel et de la paie, en librant le chef dentreprise des contraintes administratives, en facilitant sa tche au quotidien, tout en garantissant : le traitement des salaires en temps et en heure, la diminution du risque social grce au respect et lapplication de la lgislation en vigueur, lanticipation et la prise de dcisions au bon moment, la rduction des cots lis au poste paie/administration du personnel.

40% des entreprises franaise possdent des bulletins de paie faux ! Source Ministre du Travail : 4 entreprises sur 10 font des erreurs dans la gestion de leur paie. La paie na jamais t, contrairement une opinion toujours rpandue, une activit "presse-bouton" o "le logiciel fait tout". En effet, les textes de loi, du fait de leur multiplicit et des possibilits dinterprtation impliquent dsormais de bien anticiper leurs implications pratiques dans lentreprise et donc, gnralement, de faire appel des comptences juridiques de plus en plus pointues.

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4. Faire autre chose que la paie Pourquoi ? Comment ? Ds lors que la gestion du personnel est organise avec les outils et les processus adquats, en permettant lentreprise de se recentrer sur les fonctions et les activits cls (ventes, fidlisation des clients), le chef dentreprise peut sintresser de nouveau la gestion des r essources humaines et aux choix qui laccompagnent pour dvelopper son efficacit. Piloter ses Ressources Humaines pour une gestion encore plus efficace Pour piloter ses ressources humaines, il va falloir gnrer un certain nombre doutils et valuer la mise en place de certaines procdures : les tableaux de bord sociaux, annuels ou pluri-annuels, pour analyser simplement et rapidement des informations telles que le nombre dheures supplmentaires et leur rpartition, la distribution des primes sur objectif, mais aussi le nombre de CDD un audit des cotisations sociales pour dfinir si lentreprise sur - ou souscotise, liminant ainsi les risques de contrle dURSSAF et optimisant de ce fait la paie et son impact financier pour lentreprise, la mise en place dentretiens individuels, et leur suivi, permettant daccompagner lactivit des salaris et daider les managers oprationnels dans leurs missions, un audit du plan de formation, surtout depuis larrive du DIF, permettra doptimiser les formations dispenses, y compris sur un plan financier, la mise en place dun systme davantages pour ses collaborateurs, tels quune mutuelle, un plan dpargne entreprise dans lobjectif de fidlisation. Avec tous ces outils en main, le chef dentreprise peut me ttre en oeuvre une politique de ressources humaines, concrte et directement intgre la stratgie de croissance de son entreprise, qui regroupe : les entretiens dvolution, le plan de formation et son suivi, loptimisation financire des cotisations s ociales, la rmunration et les avantages sociaux. Son organisation est alors pragmatique et oprationnelle, tout en tant optimise. Lentreprise peut relever les dfis qui lattendent !

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5. Connatre la Gestion des Ressources Humaines Le travail est tout la fois une source de revenus, une dpense d'nergie et un facteur de production. Qu'il s'agisse de la fixation des salaires, de la hirarchie des qualifications ou de l'organisation des relations professionnelles, la gestion des ressources humaines rpond de ce fait diffrentes caractristiques et met en jeu plusieurs problmatiques. Dfinition de la fonction Ressources Humaines Le recrutement, la gestion des contrats de travail, la politique de rmunration et la matrise de la masse salariale, les ngociations collectives et le dialogue social, la gestion de l'emploi et des comptences, la formation, la communication interne et la culture d'entreprise, telles sont les grandes missions de la gestion des ressources humaines.

Synthtiquement, cet ensemble peut donc tre regroup selon les grandes fonctions suivantes : la gestion efficace et ladministration dans le respect des contraintes juridiques, lacquisition et le dveloppement des comptences, la fidlisation des salaris.

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Utilit de la fonction Ressources Humaines Les ressources humaines, en tant que capital immatriel valorisable, sont la premire richesse de l'entreprise. Elles contribuent augmenter la comptitivit de lentreprise, seule garante de sa prennit et de sa cro issance. Ceci impose de possder une vision dynamique et prospective des mtiers et descomptences lintrieur de son entreprise. Tout l'enjeu de la gestion des ressources humaines dans un march du travail qui se tend et se complexifie implique de : veiller l'adquation constante du portefeuille de comptences dont doit disposer l'entreprise face ses besoins et son organisation, accompagner la satisfaction des clients grce un meilleur service, crer la motivation des salaris en les faisant adhrer aux valeurs et objectifs de l'entreprise.

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6. Au quotidien Grer efficacement et administrer dans le respect des contraintes juridiques. Le droit social, qui repose sur le Code du Travail et les conventions collectives, par branche, dcrit dans son ensemble les relations entre le salari et son employeur, faites de droits et de devoirs respectifs. Il couvre ainsi les champs suivants : Gestion des temps et des activits o Planification du travail par rapport aux plans de charge, gestion des absences (maladie, congs, maternit), plannings divers (congs, formation, RTT) o Gestion des temps partiels, 35h o Suivi des heures travailles, feuilles de temps Administration du personnel o Suivi du rglementaire lgal et conventionnel o Application des procdures internes relatives au suivi des dossiers sociaux des salaris o Application des formalits dinscription des salaris auprs des organismes de protection sociale o Application des formalits de dpart (retraite, licenciement) garantissant les droits des salaris o Reporting et indicateurs de pilotage de la gestion du personnel Paie et dclaratifs o Collecte des informations et tablissement des bulletins de paie et des dclarations o Paiement des salaires et versements aux organismes o Traduction comptable de ces diffrents lments Gestion des aspects contractuels individuels o Gestion des vnements administratifs de la vie professionnelle, ainsi que ceux lis aux volutions de lorganisation, avec leur impact financier : maladie, contrat de travail Relations sociales, CE, CHSCT et dlgus du personnel o Relations avec les diffrents reprsentants des salaris o Relations avec le CE et prestations du CE (concerne les entreprises de plus de 50 salaris) o Prvention des risques On peut galement citer en complment : Contrle de gestion sociale o Evaluation financire et administratives, en regard des obligations lgales et rglementaires. o Permet danticiper les contrles tels quURSSAF... Suivi de la masse salariale o Tableaux danalyse, permettant de suivre lvolution de la masse salariale, sous ses aspects sociaux et financiers

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Simulations pour mesure limpact dhypothses relatives aux effectifs

ou aux changements de rmunration Gestion et suivi des notes de frais o Barmes, formulaires, dlais, analyse globale des frais
o

Une paie non conforme peut impliquer : insatisfaction du personnel, consquences potentielles en cas de prudhommes, redressement si contrle dURSSAF, risque de trop pays, difficiles se faire rembourser (ladministration ne les signalant pas). L'impact des NTIC sur la paie et les dclarations (DUCS-EDI, DADS-U...) A partir de 11 salaris, le chef dentreprise est tenu dorganiser llection des dlgus du personnel. Titulaires dun mandat renouvelable de 2ans, ces dlgus ont pour principale mission de prsenter lemployeur les rclamations des salaris, lors de rencontres, au minimum, mensuelles. Ils bnficient dune protection particulire en matire de licenciement. Acqurir et dvelopper les bonnes comptences Recrutement o Dfinition des besoins par rapport au plan de charge de lentreprise o Dfinition des profils de postes o Entretiens dembauche o Simulations dembauches et vrification des imputations et impacts conscutifs o Aides l'embauche et leur optimisation Formation o Elaboration et valuation du plan de formation par rapport aux besoins o Dveloppement de carrire o Validation des acquis et de lexprience o Suivi budgtaire et dclarations, crdits formation Gestion prvisionnelle des emplois, des carrires et des comptences o La gestion prvisionnelle stratgique est la mise en oeuvre d'un plan d'action visant s'assurer des comptences ncessaires par le recrutement, la slection, la promotion, la mutation Apprciation de la performance et valuation o Entretiens individuels o Dfinition et contrle des objectifs

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Mise en place de grilles dvaluation

Fidliser les talents Communication interne o En fonction du nombre de salaris, mise en place dun systme dinformation sur lentreprise, son activit, ses rsultats, mais aussi les hommes et les femmes qui la compose (runions formelles ou non, intranet, newsletter...) Rmunration / politique salariale o Choix d'un systme de rmunration des dirigeants o Mise en place d'un systme de rmunration, tel que l'intressement ou la participation o Rflexion sur les complments de rmunration Gestion des avantages sociaux o Choix d'un type de couverture prvoyance , retraite , assurancevie o Mise en place de lpargne salariale

La DUE (Dclaration Unique d'Embauche) La dclaration unique d'embauche (DUE) permet d'effectuer, en une seule fois, plusieurs formalits obligatoires lies l'embauche d'un salari, dont la dclaration pralable l'embauche (DPAE), auprs de l'URSSAF dont relve l'tablissement concern par l'embauche. Tous les employeurs doivent dclarer avant la prise de fonction effective ou la priode d'essai du salari et au plus tt 8 jours avant l'embauche, notamment pour la DPAE, et ce, quels que soient le secteur d'activit, les conditions d'exercice de la profession et la dure d'engagement, pour toute embauche d'un salari relevant du rgime gnral de la Scurit sociale. La DUE peut tre effectue par : change de formulaire informatis (EFI), change de donnes informatis (EDI), ou par tout autre moyen (Minitel, fax, courrier,...). Une paie non conforme peut impliquer : insatisfaction du personnel, consquences potentielles en cas de prudhommes, redressement si contrle dURSSAF, risque de trop pays, difficiles se faire rembourser (ladministration ne les signalant pas). L'impact des NTIC sur la paie et les dclarations (DUCS-EDI, DADS-U...) A partir de 11 salaris, le chef dentreprise est tenu dorganiser llection des dlgus du personnel. Titulaires dun mandat renouvelable de 2ans, ces dlgu s ont pour principale mission de prsenter lemployeur les rclamations des salaris, lors de rencontres, au minimum, mensuelles. Ils bnficient dune protection particulire en matire de licenciement.

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7. En pratique dans une PME Grer une PME-PMI est un dfi quotidien en soi, auquel sajoutent la paie et la gestion sociale. Malheureusement, il savre que cette partie de lorganisation est le plus souvent en dcalage avec limportance de la charge laquelle elle corre spond. Les raisons en sont principalement un manque de formation du dirigeant, de moyens et dquipements, de temps et de comptences pour grer, maintenir et optimiser les ressources humaines dans les meilleures conditions. Aujourdhui, les principaux obstacles que re ncontrent les PME-PMI pour grer idalement leurs ressources humaines sont : une lgislation complexe en constante volution, les mandres de ladministration, la difficult runir en interne les comptences et les outils ncessaires, le cot de lexpertise ncessaire. Si pour beaucoup de PME-PMI, la Gestion des Ressources Humaines se limite lembauche, la paie et la gestion du dpart des salaris, le besoin d'une organisation ractive, capable de s'adapter, et proactive, capable de saisir les opportunits, doit les inciter repenser leur politique sociale globale. Le chef dentreprise doit donc rflchir aux outils, services et moyens ncessaires pour trouver une rponse optimise ses besoins : comment grer son recrutement, en fonction de lvolution prvisible de son activit et de son chiffre daffaires, comment garantir que sa gestion sociale est conforme lgalement et cohrente financirement, comment prenniser lentreprise, au travers des comptences dont il dispose.

PME-PMI de moins de 200 salaris en France : 1 500 000 entreprises 96% des entreprises 48% des salaris premires cratrices demploi

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