8 dicas de etiqueta para voc usar o e-mail com eficincia

Meridith Levinson, CIO.com 20 de maio - 08h00

Voc ainda manda respostas para todo mundo e escreve mensagens em maisculas? Que mancada. Veja como se comportar profissionalmente ao usar essa ferramenta.
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Microsoft anuncia nova verso do Windows Live Hotmail Voc acredita que os e-mails esto mais eficazes e educados? Para a especialista Maureen Bertolo, nem pensar. Alm do famoso "responder a todos" e textos com tudo em CAIXA ALTA, outras mancadas continuam acontecendo. Alm disso, o Twitter e o SMS esto tornando os hbitos no e-mail ainda piores, diz Bertolo, que comeou sua carreira como programadora de computador e ensina etiqueta no e-mail h 10 anos. Infelizmente, diz ela, as pessoas expressam as mesmas questes e reclamaes que tinham uma dcada atrs. A principal: "E-mails so muito longos! e "Por que eu recebo tantos deles?" O problema central com o e-mail, de acordo com Bertolo, que as pessoas querem us-lo para realizar tarefas para as quais completamente ineficaz, como explicar procedimentos complexos, resolver problemas complicados e queixas em geral. O email tornou-se uma parte to integral e fcil do modo como as pessoas trabalham e se comunicam que elas nem pensam em alternativas mais eficazes. Elas tambm querem essa documentao para se proteger, diz Bertolo. Atualmente, acrescenta, SMS e Twitter esto "emburrecendo" o e-mail ainda mais. "O SMS est comeando a substituir e-mail porque mais fcil", diz Bertolo. "Voc no precisa se preocupar com ortografia, gramtica, uma saudao. Por ser mais rpido, as pessoas acham que no precisam ser profissionais." Na Era dos SMS e "tweeting", alguns poderiam argumentar que as regras de Bertolo para o e-mail esto fora da realidade das empresas globais. Mas os padres que ela defende so em prol do usurio, diz. Bertolo tambm observa que o uso que um indivduo faz do e-mail fala muito sobre suas habilidades de comunicao e como ele se apresenta para o mundo. Saber quando e como usar o e-mail pode diferenciar um profissional no mercado, diz. Na busca por um emprego, o e-mail a primeira avaliao de um candidato.

Em suma, se voc se preocupa com sua imagem e sua marca pessoal, voc deveria se preocupar com os e-mails que voc envia. Aqui esto oito dicas de etiqueta: 1. Pense antes de escrever Antes de comear a compor um e-mail, pense o que voc quer fazer e se o e-mail eficaz para isso. Por exemplo, se voc est tentando resolver o problema de algum, melhor uma ligao. Se voc precisar explicar um procedimento, mostrar, pessoalmente ou via web, quase sempre mais eficaz do que por e-mail. Se voc precisa resolver um assunto urgente com um colega de trabalho no escritrio, fale com ele em pessoa. 2. Seja simples E-mail funciona melhor para pedidos simples e mensagens que podem ser expressas dentro de duas linhas, tais como, "Voc pode me encontrar s 16h?" ou "Voc tem estes dados?" Se sua mensagem exige mais do que duas trocas, o e-mail no uma boa ferramenta. Quando os e-mails comeam a expandir em longas cadeias, as pessoas muitas vezes esquecem o assunto original. 3. Mantenha-o curto As pessoas gostam de e-mail, pois rpido e fcil. Mas quanto maior e mais complicada for a sua mensagem, maior ser o tempo que voc levar para compor e para o destinatrio entender. "Se um e-mail exige mais do que 12 linhas e dois threads, voc est desperdiando o tempo de todos e diluindo sua mensagem", diz Bertolo. 4. Faa o campo "assunto" ir direto ao ponto As pessoas usam o campo "assunto" sua lista de tarefas. Para ajudar seu destinatrio a priorizar e entender suas necessidades, o assunto de seus e-mails deve ser muito claro. "Diga ao seu destinatrio o que voc precisa na linha de assunto", diz Bertolo. "Ento, em invs de marcar o e-mail como alta, mdia ou baixa prioridade, coloque a data de quando voc precisa de uma resposta na linha de assunto". 5. Estruture "Um bom e-mail precisa de uma abertura, corpo e concluso", diz Bertolo. O objetivo deve estar claro no corpo, junto com todos os detalhes e aes que precisam ser tomadas. As frases devem ser de 15 palavras ou menos. Se houver trs ou mais pontos, use marcadores (bullets). Somados, os pargrafos de abertura e fechamento no devem exceder sete linhas, e o corpo no deve exceder cinco linhas. 6. Aproprie-se de sua mensagem Bertolo recomenda perguntar ao destinatrio: "H algo que eu possa fazer para ajudar? Dei informao suficiente?". 7. Evite palavras e frases que deixem as pessoas na defensiva A forma de se comunicar via e-mail expressa como voc se comporta profissionalmente. Evite linguagem pesada e sarcasmo, que no facilmente detectado no e-mail. Mesmo se algum lhe envia um e-mail mal-educado, voc tem a chance de responder profissionalmente. Ela tambm recomenda que se evitem perguntas que colocam as pessoas na defensiva, como, "Por que seu projeto est atrasado?" melhor resolver tais questes espinhosas via telefone ou em pessoa. Pela mesma razo, evite "provocaes" como:

"Por que voc...,"" Voc deve...," "Eu tenho certeza que voc vai concordar...," e "No compreendo a sua...," que muitas vezes indicam uma quebra nas comunicaes que o e-mail certamente no ir consertar. (Pelo menos no rapidamente.) 8. Use a cpia oculta (Cco) e o Responder a Todos com cuidado A nica razo para o uso de cpia oculta, de acordo com Bertolo, manter o endereo e-mail dos destinatrios em segredo. Por exemplo, se voc quiser enviar um e-mail a todos em sua rede para anunciar um novo emprego, coloque todos no campo Cco. No use o recurso para compartilhar partes confidenciais ou informaes incriminatrias com algum. O "Responder a Todos" deve simplesmente ser evitado, diz Bertolo. Se, por exemplo, seu chefe envia uma solicitao de reunio ou link para um artigo a todos em sua equipe e voc precisa responder, faa-o apenas ao seu chefe. "Responder a todos faz outras pessoas perder tempo", diz a consultora.
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