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Diagrama de Flujo de Compras de una Empresa Industrial y de Servicio

Usuarios
Inicio

Compras

Proveedor

Almacn de Mat.

Contabilidad

Disponibilidad de recursos

Solicitud de materiales y servicios

Recepcin de solicitudes
S

Autori zacin

Se solicitan cotizaciones, mnimo 3.

Cotizacin de proveedores

No

Fin
Se selecciona la mejor opcin

Recepcin de factura con OC y entrega de contra recibo

Se elabora orden de compra

Recepcin e inspeccin de los materiales

Entrega de documentacin aCXP

Envo de OC al proveedor (copia)

Recepcin de orden de compra


S

Devolucin

Recepcin de doctos. (CXP)

No Archivo de OC (original p/cxp) Se prepara pedido y se enva al cliente Registro salida al depto. corresp. / Consumo

Provisin para pago

Recepcin de Servicio Verificacin en sistema OC Surtida


No S Se hace la salida del material y se notifica al proveedor

Elaboracin de cheque

Se registra el servicio en formato de conformidad

Cambio

Firma
S

No Fin

Se entrega el reporte del servicio recibido (firmado) a CXP

Se cancela OC

Entrega de factura c/copia de OC y recepcin de contra recibo.

Se entregan cheques a recepcin

Entrega de cheques a proveedor

Inicio o Fin de un Diagrama Documentacin (Generacin, consulta, etc.) Indicacin del Flujo del Proceso

Realizacin de una Actividad Auditoria

Anlisis de Situacin y Toma de decisin Realizacin de una Actividad contratada

Limite Geogrfico

Solicitante

Departamento de Almacn General

Departamento de Compras. Jefe de Departamento Analista de Tramite de Compras

Direccin Administrativa

Se llena la Solicitud de Compra de Bienes de Consumo (Forma 1) o la Requisicin de Bienes de Activo Fijo (Forma 2); una vez que se ha asegurado que no se cuenta con los bienes requeridos en el Dep. De Alm. Gral.

Revisa requisicin del solicitante de los bienes y consulta controles.

Recibe Solicitud, registra en control de requisiciones y presenta al jefe de depto. de compras


Recibe y revisa la solicitud, consulta disponibilidad de recursos presupuestales determina prioridades; firma la solicitud, asigna analista de trmite de compras y devuelve la solicitud a la secretaria.

Revisa requerimiento y verifica especificaciones

Hay existencia de los bienes

solicitados?

Hay duda sobre las especificac iones?

No Si

Si

Anotar su nombre y firma en el espacio SOLICITANTE de la solicitud o la requisicin, recaba firma del Dir. De rea o de Plantel: y recaba en el Dep. De Alm. Gral. El sello de no Existencia en Alm.

Procedimiento para la salida de Mat. De Consumo del Alm. Gral.

Recibe la solicitud de compra de bienes de consumo o requisicin de bienes de activo fijo, registra en controles y entrega al analista asignado, recabando acuse de recibido

Solicita aclaraciones de las dudas sobre las especificaciones al personal del rea solicitante

No Poner Sello de no Existe en Alm. En la solicitud, recabar la firma del jefe de depto. De Alm. Gral. En la solicitud, registrar en controles y remite el jefe de depto. De compras.

Registra las aclaraciones

Aclara dudas sobre las especificaciones al analista del trmite de compras.

Realiza llamadas a proveedores e informa del requerimiento de los bienes, as como de sus caractersticas y especificaciones y solicita cotizaciones de cada uno de los bienes

Recibe cuadro comparativo de cotizaciones, verifica importe de las cotizaciones del cuadro comparativo, firma la solicitud y el cuadro comparativo; y presenta al director administrativo para su autorizacin.
Recibe cuadro comparativo de cotizaciones autorizado y las cotizaciones, as como la solicitud de bienes autorizados.

Recibe y revisa cotizaciones de los bienes y verifica especificaciones y caractersticas, as como importes; elabora el cuadro comparativo de cotizaciones incluyendo la conclusin en original y copia, lo firma y lo presenta al jefe de Depto. De compras para revisin.

Recibe cuadro comparativo, cotizaciones y formato de solicitud de bienes; revisa, coteja cifras y en el caso de ser procedente, firma de autorizado en la solicitud y en el cuadro comparativo; y regresa al jefe de Depto. De compras.

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