MODULO TRES DIPLOMADO EN GERENCIA DE PROYECTOS

RESPONSABLE: Nataly Ortegn Cceres 1. DESARROLLO DEL CONTENIDO

A. MDULO III: AREAS DE CONOCIMIENTO.

Objetivo General.

Conocer y aplicar las reas de conocimiento y su importancia en la buena gestin de un proyecto y su impacto en la ejecucin exitosa de las funciones de un gerente de proyectos.

Temas: Gestin de los costos del proyecto. Gestin de la calidad del proyecto.

B. INTRODUCCIN

La Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK) es una norma reconocida en la profesin de la direccin de proyectos, es un documento formal que describe normas, mtodos, procesos y prcticas establecidos. Como en otras profesiones, como el derecho, la medicina y las ciencias econmicas, la informacin suministrada en esta norma

evolucion a partir de las buenas prcticas reconocidas por profesionales dedicados a la direccin de proyectos, quienes contribuyeron a su desarrollo. La creciente aceptacin de la direccin de proyectos indica que la aplicacin de conocimientos, procesos, habilidades, herramientas y tcnicas adecuados puede tener un impacto considerable en el xito de un proyecto.

La direccin y el equipo de trabajo deben estar orientados y comprometidos con el uso de buenas prcticas en la gestin de proyectos, ya que son los responsables de establecer lo que es apropiado para un proyecto determinado.

Esta Gua del PMBOK tambin proporciona y promueve un vocabulario estndar comn en el mbito de la profesin de la direccin de proyectos, para analizar, escribir y aplicar conceptos de la direccin de proyectos.
En este mdulo se describen las siguientes 3 de las 9 reas de conocimiento que se han constituido en un estndar de la materia: Gestin del Costo: que describe los procesos y actividades necesarios para desarrollar una aproximacin de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto. Gestin de Tiempo: que incluye los procesos para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y slo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente. Gestin de la Calidad: que incluye los procesos necesarios para lograr la conclusin del proyecto a tiempo.

I.

AREAS DE CONOCIMIENTO?

El PMI reconoce 9 reas de estudio en la gestin de proyectos, a las tradicionales de la triple restriccin, alcance, tiempo y costo se le agregan calidad y riesgo,

disciplinas ya fortalecidas en el Project Management y de alta influencia sobre las tres anteriores. A estas reas les adicionan las de comunicaciones, adquisiciones, recursos humanos e integracin. Todas jugando un papel primordial en la gestin de proyectos. Para cumplir con el objetivo de satisfacer los requisitos y las expectativas de los interesados, es importante y necesario que la administracin del proyecto equilibre las demandas que compiten entre s, tales como alcance, tiempo, costo y calidad; los interesados y los requerimientos identificados y no identificados. En el siguiente grfico observamos las nueve reas de conocimiento.

I.

GESTIN DE LOS COSTOS

La Gestin de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado

El siguiente grfico brinda una descripcin general de los procesos de la gestin de los costos del proyecto, a saber:

Estimar Costos.

Determinar los presupuestos.

Controlar los costos.

Estimar los Costos: Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximacin de

los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.

Determinar el Presupuesto: Es el proceso que consiste en sumar los costos

estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una lnea base de costo autorizada.

Controlar los Costos: Es el proceso que consiste en monitorear la situacin del

proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la lnea base de costo.

Dependiendo de las necesidades del proyecto, cada proceso puede implicar el esfuerzo de una persona o grupo de personas. Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y en una o ms fases del proyecto, en caso de que el mismo est dividido en fases. La Gestin de los Costos del Proyecto abordar procesos adicionales y numerosas tcnicas de direccin general, tales como retorno sobre la inversin, flujo de caja descontado y anlisis de recuperacin de la inversin.

Anlisis de Rentabilidad de los Proyectos . Qu proyecto elegir?

Para mejorar la decisin entre varios proyectos a invertir es necesario hacer un anlisis de rentabilidad.

Algunos indicadores de rentabilidad son:

VAN: Mide, en moneda de hoy, cunto ms rico es el inversionista si realiza el proyecto, en vez de colocar su dinero en la actividad que tiene como rentabilidad la tasa de descuento. Tasa de descuento: Es el costo de oportunidad del capital (COK)

Ejemplo: Ejemplo para calcular la Tasa de Descuento: Cual es el VAN del siguiente proyecto? Inversion: US $ 125.000 FLUJO DE CAJA:

Tasa de descuento:12% Como calcularlo en Excel:

VAN: $77.339

Significa que despus de invertir US$ 125.000 y transcurrir 5 aos el proyecto me retorna $77,339 en moneda de hoy.

Ejemplo: Que proyecto me representa un mejor VAN o tasa de descuento de 12%?

El proyecto A presenta un valor presente neto mayor que el proyecto A, por lo cual es mucho ms atractivo para invertir.

TIR: Es una tasa porcentual que indica la rentabilidad promedio anual que general el capital que permanece invertido en el proyecto.

Ejemplo: Es rentable el siguiente proyecto? Inversion: US $ 125.000 FLUJO DE CAJA:

Tasa de descuento:12% Como calcularlo en Excel:

TIR: 30% El proyecto retorna un 30% de rentabilidad, y al ser mayor que el 12% amerita su inversin.

Ejemplo: Cual proyecto es el mas rentable a una tasa de retorno del 12%

CONTENIDO.

ESTIMACIN DE COSTOS:
Estimar los costos es el proceso de desarrollar una aproximacin de los recursos monetarios necesitados para completar las actividades del proyecto.

Lnea base del Alcance Cronograma del proyecto Plan de Recursos Humanos Registro de riesgos Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos organizacionales

HERRAMIENTAS

ENTRADAS

Juicio de expertos Estimacin anloga Estimacin paramtrica Estimacin bottomup Estimacin 3 puntos Anlisis de reservas Costo de calidad Software de estimacin de proyectos Anlisis de propuestas de proveedores

Costos estimados de las actividades Bases de estimacin Documentos del proyecto actualizados

SALIDAS

ENTRADAS 1. Linea de base del proyecto:

El enunciado del proyecto proporciona informacin importante acerca de la descripcin del producto, criterios de aceptacin, entregables claves, frontera del proyecto, asunciones y restricciones sobre el proyecto. Este incluye: Restricciones: (presupuesto, fechas de entregables, recursos disponibles) Asunciones Requisito La EDT provee las relaciones entre todos los componentes del proyecto y los entregables El Diccionario de la EDT contiene la identificacin de los entregables y la descricpion del trabajo en cada componente de la EDT, requerido para producir cada entregable.

2. Cronograma del proyecto

El tipo y la cantidad de recursos y el monto de tiempo con el cual aquellos recursos son aplicados para desarrollar las actividades del proyecto, son factores principales para determinar el costo del proyecto.

3. Plan de recursos humanos

El equipo del proyecto, atributos, tarifas del personal y reconocimiento de los componentes necesarios para desarrollar la estimacin de costos del proyecto.

4. Registro de riesgos
Este debe ser revisado para considerar los costos de la mitigacin de cada uno de los riesgos, que pueden ser amenazas u oportunidades. Todos deben ser tomados en cuenta ya que pueden disminuir o incrementar el presupuesto y el tiempo.

5. Factores ambientales
Condiciones de mercado

Qu productos, servicios y resultados estn disponibles en el mercado, quin los tiene y en qu trminos y condiciones. Siempre tener en cuenta estas condiciones para que el proyecto no se vea afectado cuando se ejecute. Informacin comercial publicada Generalmente, la informacin sobre los ratios de costos de recursos se puede obtener de bases de datos comerciales que realizan el seguimiento de las habilidades y los costos de recursos humanos, y proporcionan costos estndar para materiales y equipos. Esta informacin est disponible en muchas compaas o son determinados por la industria como el caso de los estndares de construccin. Ejemplo Construdata

6. Activos de los procesos de la organizacin

Polticas de estimacin de costos Algunas organizaciones tienen enfoques predefinidos en cuanto a la estimacin de costos, cuando estos existen el proyect opera dentro de los lmites definidiso por estos estndares, ejemplo: Pocos clientes alto margen de utilidad Baja Calidad producto o servicio masivo. Alta calidad producto o servicio personalizado Muchos clientes bajo margen de utilidad Plantillas de estimacin de costos Algunas organizaciones han desarrollado plantillas (o formularios estndar) para su uso por el equipo del proyecto. Informacin histrica que pertenece al producto o servicio del proyecto, y que se obtiene de diversas fuentes dentro de la organizacin, puede influir en el costo del proyecto. Lecciones aprendidas podran incluir estimaciones

HERRAMIENTAS 1. Juicio de Expertos:

Es influenciada por numerosas variables como: Tarifas de labor Costos de materiales Inflacin Riesgos Otros Este juicio guiado por informacin histrica tiene un valor significativo sobre el entorno e informacin de proyectos similares implementados anteriormente, adicional puede colaborar a elegir el mtodo de estimacin a usar.

2. Estimacin Anloga:
Usa los valores de parmetros como el alcance, costo, presupuestoy duracin como unidades de medida de proyectos previos para determinar el tamao, la escla y complejidad como bases de estimacin del proyecto actual. Se utiliza con frecuencia cuando la cantidad de informacin detallada sobre el proyecto es limitada, se apoya en informacin histporica y juicio de expertos. Es la tcnica por lo general menos costosa pero la menos exacta y se conoce como Top- down

3. Estimacin paramtrica:

Usa una relacin estadstica entre los datos histricos y otras variables para calcular una estimacin de costos para un recurso de la actividad del cronograma. Un ejemplo es multiplicar lo planificado por el costo histrico por unidad con el fin de obtener el costo estimado.

4. Estimacin ascendente:
Estima el costo de paquetes de trabajo individuales o actividades del cronograma individuales con el nivel mas bajo de detalle. Este costo luego se acumula o se resume en niveles superiores para fines de informacin y seguimiento. Un ejemplo es estimar el costo de pintar un 1 m2

El proyecto para pintar 10m2 tiene un costo estimado de 327,50 x 10 = 3.275

5. Estimacin 3 puntos:
La estimacin de una actividad es un simple punto y puede ser mejorada con la consideracin de la incertidumbre y el riesgo, este concepto se origina detro del PERT Program Evaluation and Review Technique, donde usa 3 estimaciones para definir un rango aproximado para el costo de una actividad. Ms probable (M): El costo de la actividad, basada en un esfuerzo realista para el trabajo requerido. Optimista (O): El costo de la actividad, basado en el escenario del mejor caso. Pesimista (P): El costo de la actividad, basado en el escenario del peor caso.

6. Anlisis de la reserva:
Este mtodo incluye las reservas tambin llamadas asignaciones para contingencias, los cuales son costos estimados para gestionar eventos previstos pero no ciertos (incognitas conocidas)y forman parte del alcance del proyecto y de las lineas base de costo.

7. Costo de la calidad:

Se deben tener en cuenta los costos de calidad para ser usados en la estimacin de los costos.

8. Software de estimacin de gestin de proyectos:

Las aplicaciones de software de estimacin de costes Las hojas de clculo computarizadas Las herramientas de simulacin y estadsticas.

9. Anlisis de propuestas para licitaciones:

En los casos en los que los proyectos se ganan mediante procesos competitivos, se le podr demandar al equipo del proyecto un trabajo de estimacin de costes adicional para examinar el precio de los productos entregables individuales, y obtener un costo que respalde el coste total final del proyecto.

SALIDAS 1. Estimacin de los costos de las actividades:

Es una evaluacin cuantitativa de los costos mas probables de los recursos necesarios para completar el trabajo del proyecto y se presenta en resumeno o en detalle. Estos costos se estiman para todos los recursos que se aplican a estimacin de costos de las actividades como mano de obra, materiales, equipos, servicios, intalaciones, tecnologa de la informacin etc.

2. Bases de la estimacin:
El detalle de la base de estimacin de costos vara de acuerdo al rea de aplicacin y puede incluir: Documentacin de las bases de estimacin (por ejemplo: como esto fue desarrollado) Documentacin de todas la asunciones realizadas Documentacin de cualquier restriccin conocida Indicacin del rango de estimacin (por ejemplo +- 10%) Indicacin del nivel de confidencialidad de la estimacin final

3. Documentos del proyecto actualizados:

Si en proceso de estimacin de costos resultan solicitudes de cambio aprobadas, el componente plan de gestin de costos del plan de gestin del proyecto se actuliza si esos cambios causan un impacto sobre la gestin de costos.

DETERMINAR EL PRESUPUESTO:
La preparacin del presupuesto de costos implica sumar los costes estimados de las actividades del cronograma o paquetes de trabajo individuales para establecer una lnea base de costo total. Esta lnea base incluye todos los presupuestos autorizados, pero excluye las reservas de gestin.

Costos estimados de las actividades Bases de estimacin Lnea base del Alcance Cronograma del proyecto Calendario de los recursos Contratos Activos de los procesos organizacionales

HERRAMIENTAS

Agregacin de costos Anlisis de reservas Juicio de expertos Relaciones histricas Reconciliacin de fondos

Desempeo de la lnea base de costos Requerimientos de fondos para el proyecto Documentos del proyecto actualizados

ENTRADAS

SALIDAS

ENTRADAS 1. Estimacin de los costos de las actividades :

Costos estimados para cada actividad dentro del paquete de trabajo son agregados para obtener el costo estimado para cada paquete de trabajo.

2. Bases de la estimacin:
Cualquier asuncin est relacionada con la inclusin o exclusin de costos indirectos en el presupuesto del proyecto son especificados en las bases de la estimacin.

3. Lnea base del alcance:

Enunciado del alcance del proyecto: Las restricciones de los fondos son expresados en el enunciado del alcance. EDT: Proporciona larelacin entre los componentes del proyecto y los productos entregables del proyecto. Diccionario de la EDT: Brindan la identificacin de los productos,entregables y una descripcin del trabajo de cada componente de la EDT necesario para producir cada producto entregable.

4. Cronograma del proyecto:

El tipo y la cantidad de recursos y el monto de tiempo con el cual aquellos recursos son aplicados para desarrollar las actividades del proyecto, son factores principales para determinar el costo del proyecto.

5. Calendario de recursos:
El calendario de la disponibilidad de los recurso.

6. Contratos:
La informacin del contrato relacionada con los productos, servicios o resultados que se han comprado y sus constos se usan para desarrollar el presupuesto.

7. Activos de los procesos organizacionales:

Los activos de los procesos que influyen el proceso de determinar el presupuesto incluyen: Polticas, procedimientos y guas formales e informales para preparar presupuestos Herramientas de presupuestos de costos Mtodos de reporte de presupuestos

HERRAMIENTAS:

1. Agregacin de los costos:

Las estimaciones de costos de las actividades del cronograma se suman por paquetes de trabajo de acuerdo a la EDT, las cuales se suman para los niveles superiores de componentes de la EDT.

2. Anlisis de reservas:
Establece las reservas para contingencias, como por ejemplo la reserva para contingencia de gestin las cuales son las asignaciones para cambios no planificados pero potencialmente necesarios. Son presupuestos reservados para cambios no planificados pero necesarios en el alcance y costo del proyecto. Estas contingencias no forman parte de la linea base del costo del proyecto pero estn incluidas en el presupuesto del proyecto.

3. Juicio de Expertos:
El juicio de expertos es disponible de muchas fuentes: Otras unidades dentro de la organizacin Consultores Interesados (stakeholders), incluyendo clientes Asociaciones profesionales y tcnicas Grupos por industria

4. Relacionamiento histrico:
Cualquier relacionamiento histrico que resulta en estimacin paramtrica o anloga involucra el uso de parmetros del proyecto para el desarrollo del modelo matemtico para predecir el costo total del proyecto.

5. Reconciliacin de fondos:

En general las grandes variaciones en los gastos de fondos no son deseables para las organizaciones, por esto los gastos de fondos se concilian con los lmites de financiacin establecidos por el cliente o la organizacin ejecutante sobre el desembolso de fondos para el proyecto. Esta conciliacin requiere que se ajuste el cronograma de trabajo para regular los gastos, aplicando restricciones de fechas impuestas por algunos paquetes de trabajo, hitos del cronograma o componentes de la EDT.

SALIDAS: 1. Linea base de los costos:

Es el presupuesto distribuido en el tiempo que se usa como base con respecto a lo que se puede medir, supervisar y controlar el rendimiento general del costo en el proyecto. Esta linea base se elabora sumando los costos estimados por periodo y normalmente se representa por una curva S.

2. Requisitos para la financiacin:

Los requisitos de financiacin se derivan de la linea bse del costo y pueden establecerse para excederlos en general por un margen con el proposito de estar preparado para el avance temprano o los sobrecostos. Los fondos totales necesarios son aquellos incluidos en la linea base de costo mas la cantidad de reserva para contigencias de gestin.

3. Documentos del proyecto actualizados:

Los documentos que pueden ser actualizados son:

Registro de riesgos Costos estimados Cronograma del proyecto

CONTROL DE COSTOS:
El control de costos es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar el presupuesto del proyecto y gestionar los cambios en la lnea base.

Influir sobre los factores que producen cambios en la lnea base de costo Asegurarse de que los cambios solicitados sean acordados Gestionar los cambios reales cuando y a medida que se produzcan Asegurar que los posibles sobrecostos no excedan la financiacin autorizada peridica y total para el proyecto Realizar el seguimiento del rendimiento del costo para detectar y entender las variaciones con respecto a la lnea base de costo Registrar todos los cambios pertinentes con precisin en la lnea base de costo Evitar que se incluyan cambios incorrectos, inadecuados o no aprobados en el costo o en el uso de recursos informados Informar los cambios aprobados a los interesados pertinentes Actuar para mantener los sobrecostos esperados dentro de lmites aceptables.

Plan de gestin del proyecto Requerimiento de fondos del proyecto Informacin del desempeo del trabajo Activos de los procesos organizacionales

HERRAMIENTAS

Gestin del valor ganado Pronsticos (forecasting) ndice de desempeo para completar (TCPI) Revisin de desempeo Anlisis de variaciones Software de gestin de proyectos

Medida de desempeo del trabajo Pronstico del presupuesto Activos de los procesosorganizacion ales actualizado Cambios requeridos Plan de gestin del proyecto actualizado Documentos del proyecto

ENTRADAS

SALIDAS

ENTRADAS: 1. Plan de gestin de proyectos:

Lnea base del desempeo del costo comparado con los resultados actuales para determinar si un cambio, accin correctiva o accin preventiva es requerida. Plan de gestin de costos Describe como los costos del proyecto sern gestionados y controlados.

2. Requisitos para la financiacin del proyecto :

Los requisitos de financiacin, totales y peridicos.

3. Informacin sobre el rendimiento del trabajo:

Se recoge la informacin sobre el rendimiento del trabajo perteneciente al estado y costo de las actividades del proyecto que se estn realizando. Esta informacin incluye, entre otros: Productos entregables que se han completado y aquellos que todava no se han completado Costos autorizados e incurridos

 Estimaciones hasta la conclusin de las actividades del cronograma Porcentaje fsicamente completado de las actividades del cronograma.

4. Activos de los procesos organizacionales:

Los activos de los procesos organizaciones que influencian en el proceso de controlar el presupuesto incluyen: Polticas, procedimientos y guas formales e informales para controlar los costos Herramientas de control de costos Mtodos de reporte de control de costos

HERRAMIENTAS: 1. Gestin del Valor Ganado:

Las tcnicas para medir el rendimiento ayudan a evaluar la magnitud de las variaciones que invariablemente se producirn. La tcnica del valor ganado (EVT) compara el valor acumulativo del costo presupuestado del trabajo realizado (ganado) en la cantidad original del presupuesto asignada tanto con el costo presupuestado del trabajo planificado (programado) como con el coste real del trabajo realizado (real). Esta tcnica es especialmente til para el control de costos, la gestin de recursos y la produccin. Una parte importante del control de costos es determinar la causa de una variacin, la magnitud de la variacin, y decidir si la variacin requiere una accin correctiva. La tcnica del valor ganado usa la lnea base de costo incluida en el plan de gestin del proyecto para evaluar el avance del proyecto y la magnitud de cualquier variacin que se produzca.

2. Pronsticos (Forescasting):
Los proyecciones son estimaciones o predicciones de las condiciones en el futuro del proyecto de acuerdo a informacin histrica y conocimientos disponibles. Se generan, se actualizan y se emiten nuevamente con base en la informacin sobre el rendimiento del trabajo brindad por el avance del mismo.

3. Indice de desempeo para completar (TCPI) :

Es la proyeccin de desempeo del costo que debe ser alcansado por el trabajo faltante.

4. Revisiones del rendimiento del proyecto :

Estas revisiones comparan el rendimiento del costo a lo largo del tiempo, las actividades, paquetes de trabajo que sobrepasan o son inferiores al presupuesto o lo planificado.

Se usan las siguientes tcnicas: Anlisis de Variacin: Implica comparar el rendimiento real del proyecto con el rendimiento planificado o esperado. Anlisis de Tendencias: Implica examinar el rendimiento del proyecto a lo largo del tiempo para determinar si el rendimiento est mejorando o se est deteriorando. Tcnicas del Valor Ganado: Compara el rendimiento planificado con el rendimiento real.

5. Anlisis de variacin:
El plan de gestin de costos describe cmo se gestionan las variaciones del costo, por ejemplo, aplicando respuestas diferentes a los problemas, segn sean importantes o secundarios.

6. Software de gestin de proyectos:

El software de gestin de proyectos, como por ejemplo las hojas de clculo computarizadas, se usa a menudo para supervisar el PV frente al AC, y para predecir los efectos de los cambios o las variaciones.

SALIDAS: 1. Mediciones del rendimiento:

Los valores de CV, SV, CPI y SPI calculados para los componentes de la EDT, en especial los paquetes de trabajo y las cuentas de control, se documentan y comunican a los interesados.
Variacin de costo (CV): Este es el costo de trabajos realizados en comparacin con el costo previsto.

Variacin Cronograma (SV): La variacin del cronograma nos dice que hasta qu punto detrs o antes de lo previsto somos. La variacin del cronograma (SV) es una medida de desempeo del cronograma en un proyecto ndice de rendimiento de programacin (SPI): El ndice de Rendimiento Calendario nos dice acerca de la eficiencia de tiempo utilizado en el proyecto. Es una medida de los progresos realizados en comparacin con los avances previstos. Si SPI es mayor que uno, esto significa ms trabajo que se ha completado el trabajo previsto. Si SPI es menor que uno, esto significa menos trabajo que se ha completado el trabajo previsto. Si SPI es igual a uno, esto significa que el trabajo realizado es igual al trabajo prevista. ndice de rendimiento de costos (CPI): El ndice de Costo nos dice acerca de la eficiencia de los costos utilizados en el proyecto. Es la medida del valor de los trabajos realizados en comparacin con el costo real dedicado al proyecto.

Si el IPC es inferior a uno, esto significa que estamos ganando menos que el gasto. Si el IPC es mayor que uno, esto significa que estamos ganando ms que el gasto. Si el IPC es igual a uno, esto significa ganar y gastar es igual.

2. Pronsticos del Presupuesto:

Estimacin para completar el trabajo (EAC) es documentada y comunicada a los interesados (stakeholders).

3. Activos de los procesos de la organizacin (actualizaciones):

Pueden incluir: Causa de variaciones Acciones correctivas elegidas y sus razones Otras lecciones aprendidas del control de costos del proyecto

4. Cambios Requeridos:
El anlisis del rendimiento del proyecto puede generar una solicitud de cambio en algn aspecto del proyecto. Los cambios identificados pueden requerir un aumento o una disminucin del presupuesto. Los cambios solicitados se procesan para su revisin y disposicin a travs del proceso Control Integrado de Cambios.

5. Plan de gestin del proyecto actualizado :

Las estimaciones de costos de las actividades del cronograma, los paquetes de trabajo o los paquetes de planificacin, as como la lnea base de costo, el plan de gestin de costos y los documentos del presupuesto del proyecto son componentes del plan de gestin del proyecto. Todas las solicitudes de cambio aprobadas que afecten a estos documentos se incorporan como actualizaciones a estos documentos.

6. Documentos del proyecto actualizados:

Los documentos que pueden ser actualizados son: Costos estimados Bases de estimaciones

II.

GESTIN DE LA CALIDAD

Gestin de la Calidad incluye los procesos y actividades del desempeo organizacional que determina polticas, objetivos y responsabilidad de calidad, de tal manera que el proyecto satisfaga las necesidades para las cuales se ha definido. El siguiente grfico brinda una descripcin general de los procesos de la gestin de la calidad en los proyectos, a saber:

Planificacin de la Calidad

Aseguramiento de la Calidad.

Control de Calidad.

Planificacin de la Calidad: Identificar los requerimientos de calidad y/o

estndares para el proyecto y producto, y documentar como el proyecto demostrar cumplimiento.

Aseguramiento de la Calidad: El proceso de auditar los requerimientos de

calidad y el resultado desde las medidas del control de calidad para asegurar el uso apropiado de los estndares.

Control de la Calidad: Es el proceso de monitorear y registrar resultados de

ejecutar las actividades de calidad para evaluar el desempeo y recomendar cambios necesarios.

Dentro de la calidad se deben tener en cuenta el ciclo bsico de:

Este ciclo lo defini Shewhart y lo modific Deming PHVA.

CONTENIDO.

PLANIFICACIN DE LA CALIDAD:
Es el proceso de identificar los requerimiento de calidad y/o estndares para el proyecto y producto, y documentos como el proyecto demostrar su cumplimiento. La planificacin de la calidad debe ser realizado en paralelo con los otros procesos de planificacin: Por ejemplo, los cambios requeridos en el producto para cumplir con un estndar de calidad pueden requerir ajustes en los costos o cronograma, o la calidad del producto deseado puede requerir un anlisis detallado de riesgos de un problema identificado.

HERRAMIENTAS
Lnea base del Alcance Registro de Interesados (stakeholders) Lnea base del costo Lnea base del cronograma Registro de riesgos Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos organizacionales Plan de gestin de la calidad Mtricas de calidad Checklist de calidad Plan de mejora de los procesos Documentos del proyecto actualizados

Anlisis Costo / Beneficio Costo de Calidad Diagramas de Control Referencias (benchmarking) Juicio de expertos Diseo de experimentos Muestras estadsticas Diagramas de flujo Metodologa de gestin de la calidad Herramientas adicionales de calidad

ENTRADAS

SALIDAS

ENTRADAS 1. Linea de base del alcance:

Tiene en cuenta las regulaciones del gobierno, reglas, estndares y guas especficas al rea de aplicacin pueden afectar al proyecto. Enunciado del alcance Contiene la descripcin del proyecto, los principales entregables, y los criterios de aceptacin.

La descripcin del alcance del producto por lo general contiene detalles de temas tcnicos y otros asuntos que pueden afectar la planificacin del alcance. La definicin de los criterios de aceptacin pueden incrementar o disminuir los costos de calidad. Satisfacer todos los criterios de aceptacin implica que las necesidades del cliente han sido alcanzadas.

EDT / WBS Identifica los entregables, los paquetes de trabajo y las cuentas de control, usadas para medir el desempeo del proyecto.

Diccionario de la EDT / WBS Define la informacin tcnica para los elementos de la EDT / WBS.

2. Registro de interesados:
Identifica a los interesados con un inters particular en el impacto de la calidad.

3. Linea de base de los costos:

Documenta la fase de tiempo aceptada para medir el desempeo de los costos.

4. Linea de base del cronograma:

Documenta las medidas de desempeo del cronograma aceptado desde el inicio hasta el final del proyecto.

5. Registros de riesgos:
Contiene informacin de las amenazas y oportunidades que pueden impactar los requerimientos de calidad.

6. Factores ambientales de la Empresa:

Los factores que influyen en la planificacin de la calidad son: Regulaciones gubernamentales Reglas, estndares y guas especficas segn el rea de inters Condiciones de trabajo/operacin del proyecto/producto que pueden afectar la calidad del proyecto.

7. Activos de los proesos organizacionales:

Los activos de los procesos organizacionales de la empresa que influyen en la planificacin de la calidad son: Polticas organizacionales de calidad, procedimientos y guas Bases de datos histricas Lecciones aprendidas de proyectos previos Si la organizacin no tiene una poltica de calidad formal, el equipo de direccin de proyecto debe preparar una.

HERRAMIENTAS 1. Anlisis Costo Beneficio:

El principal beneficio de lograr los requerimientos de calidad es tener menos retrabajos, mayor productividad, menores costos y mayor satisfaccin de los interesados.

2. Costo de la Calidad (Costo of Quality COQ):

Son los costos totales incurridos invirtiendo en la prevencin de no conformidad a los requerimientos, examinando el producto o servicio para determinar la conformidad con los requerimientos, y el impacto de no cumplir con los requerimientos (retrabajos). Los costos de no cumplir los requerimientos se clasifican en Internos y Externos y se denominan Costos de la no calidad.

3. Diagrama de Control:
Los diagramas de control son usados para determinar si el proceso es estable o no. Los lmites de control superior (Upper Control Limit UCL) e inferior (Lower Control Limit LCL) se basan en el requerimiento del contrato. Ellos reflejan los valores mximos y mnimos permitidos. Para representar los procesos, los lmites de control son generalmente +-3 sigmas. Un proceso se considera fuera de control cuando un punto de la data excede los lmites de control o 7 puntos consecutivos se ubican consecutivamente por encima o por debajo de la media.

4. Referencias (Benchmarking):
Involucra comparar prcticas de proyectos actuales o planeados con proyectos que tienen mejores prcticas, generalmente relacionadas a ideas de mejoras, y proveer bases para la medida del desempeo.

5. Diseo de experimentos:
Mtodo estadstico que ayuda a identificar qu factores pueden influenciar en variables especficas de un producto o procedimiento en desarrollo o en produccin. Tambin juega un rol en la optimizacin de productos o procesos, donde se pueden cambiar varios factores a la vez para generar condiciones ptimas, resaltando las variables que tiene mayor impacto en los resultados y correlacin entre ellas.

6. Muestras estadsticas:
Involucra escoger muestras de parte de la poblacin de inters para inspeccin. El tamao y frecuencia de las muestras debe ser definido en el proceso de planificacin de la calidad, de tal manera que el costo de la calidad incluya el valor de las muestras

7. Diagrama de Flujo:
Es una representacin grfica de los procesos, mostrando la relacin entre los pasos de los procesos. Durante la planificacin de la calidad los diagramas de flujo pueden ayudar al equipo del proyecto en anticipar problemas de calidad que pueden ocurrir.

8. Metodologas propias de la gestin de lacalidad:

Estas incluyen Six Sigma, Lean Six Sigma, Quality Fuction Deployment, CMMI, etc.

9. Herramientas adicionales de la plani ficacin de la calidad:

Lluvia de ideas Matriz de priorizacin Diagramas matriciales Tcnicas de grupos nominales Anlisis de fuerzas Diagramas de afinidad

SALIDAS 1. Plan de Gestin de la Calidad:

Describe como el equipo de gestin del proyecto implementar las polticas organizacionales de calidad. Este es un componente o un sub plan del Plan de Gestin del Proyecto. El plan de gestin de calidad provee entradas a todo el plan de gestin del proyecto, e incluye el control de la calidad, aseguramiento de la calidad, y procesos de mejora continua para el proyecto.

El plan de gestin de calidad puede ser formal o informal, altamente detallado o descrito simplificadamente. El estilo y detalle es determinado por el requerimiento del proyecto. Este plan debe ser revisado en las fases tempranas del proyecto para asegurar que la decisin sea basada en informacin confiable. Esta revisin tiene beneficios en reducir costos y en el cronograma causados por el retrabajo.

2. Mtricas de calidad:
Una mtrica es una definicin operacional que describe, de manera muy especfica, qu es algo y como lo va a medir el proceso de gestin de la calidad.

3. Checklist de calidad:
Es una herramienta estructurada, especfica a un componente, usada para verificar que un grupo de pasos requeridos se ha realizado. Pueden ser simples o complejas.

4. Plan de Mejora de procesos:

Detalla los pasos para analizar los procesos que facilitarn la identificacin de prdidas y actividades que no aaden valor, incrementando as el valor para el cliente, tales como: Lmites de proceso: Describe el propsito, inicio y fin de un proceso. Entradas, datos requeridos, dueo e interesados del proceso y salidas. Configuracin del proceso: Un diagrama de flujo de proceso que facilita el anlisis de las interfaces definidas. Mtricas del proceso: mantiene el control del estado de los procesos Mtricas de mejora del desempeo: Gua las actividades de mejora del proceso.

5. Documentos actualizados del proyecto:

Los documentos que deben ser actualizados son: Registro de interesados Matriz de asignacin de responsabilidades

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD:
El proceso de auditar los requerimientos de calidad y los resultados desde las medidas del control de calidad, para asegurar la apropiada definicin y uso de los estndares de calidad. El soporte de aseguramiento de la calidad puede ser provisto al equipo del proyecto, la gerencia de la organizacin, el cliente o sponsor, as como otros interesados que no estn involucrados directamente en el proyecto. Provee una forma iterativa para mejorar la calidad en todos los procesos. Reduce las prdidas y las actividades que no aaden valor, y permite operar con mayores niveles de eficiencia y efectividad. Identifica y revisa los procesos de negocio organizacionales. Puede tambin aplicarse a otros procesos de la organizacin, tales como microprocesos como la codificacin de mdulos en un programa de software, hasta macroprocesos tales como la apertura de nuevos mercados.

HERRAMIENTAS
Plan de gestin del proyecto Mtricas de calidad Informacin del desempeo del trabajo Medidas de control de calidad Activos de los procesos organizacionales actualizados Cambios requeridos Plan de gestin del proyecto actualizado Documentos del proyecto actualizados

Plan de calidad, y herramientas y tcnicas de control y desempeo de la calidad Auditora de calidad Anlisis de procesos

ENTRADAS

SALIDAS

ENTRADAS 1. Plan de gestin de proyecto:

Plan de gestin de la calidad: Describe como el aseguramiento de la calidad se realizar en el proyecto. Plan de mejora de proceso: Detalla los pasos para analizar los procesos para identificar actividades que realzan su valor.

2. Mtricas de calidad 3. Informe sobre el desempeo del trabajo:

Incluye:

Medidas del rendimiento tcnico Estado de los entregables Acciones correctivas requeridas, y Reportes de desempeo

4. Mediciones de control de calidad:

Son los resultados de las actividades de control de la calidad.

HERRAMIENTAS 1. Plan de calidad, y herramientas y tcnicas de control y desempeo de la calidad

2. Auditorias de Calidad:
Una auditoria es una revisin independiente y estructurada para determinar si las actividades del proyecto cumplen con las polticas, procedimientos, y procesos de la organizacin.

3. Anlisis de proceso:
El anlisis del proceso sigue los pasos delineados en el plan de mejora de procesos para identificar las necesidades de mejora desde el punto de vista organizacional y tcnico. Examina los problemas que se han experimentado, las restricciones y actividades que no aaden valor en la operacin.

SALIDAS 1. Activos de los proceso de la organizacin (Actualizaciones)

2. Cambios Requeridos:
La mejora de la calidad incluye actuar para mejorar la efectividad y eficiencia de las polticas, procesos y procedimientos de la organizacin ejecutora, que debe proveer beneficios adicionales a los interesados de todos los proyectos.

3. Plan de gestin del proyecto (actualizaciones):

Los elementos del plan de gestin del proyecto que ameritan ser actualizados son: Plan de gestin de la calidad Plan de gestin del cronograma Plan de gestin de costos.

4. Documentos actualizados del proyecto:

Los documentos que tienen que ser actualizados son: Reportes de auditora de calidad Planes de entrenamiento Documentacin de procesos

CONTROL DE LA CALIDAD:
El control de la calidad es el proceso de monitorear y registrar los resultados de las actividades de calidad para determinar el desempeo y recomendar cambios necesarios. El equipo de gestin del proyecto debe tener conocimientos de trabajo sobre control estadstico de la calidad y poder diferenciar entre:

Muestreo de atributos: (El resultado cumple o no) y muestreo de variables (el resultado se mide en una escala continua que mide el grado de conformidad) Tolerancias: El resultado es aceptable si est dentro de un rango especificado por la tolerancia) y lmites de control (el proceso est controlado si el resultado est dentro de los lmites de control) Prevencin: Mantener los errores fuera del proceso y mantener los errores fuera de las manos del cliente

HERRAMIENTAS
Plan de gestin del proyecto Mtricas de calidad Checklist de calidad Informacin del desempeo del trabajo Requerimientos de Cambio aprobados Entregables Activos de los procesosorganizacion ales Medidas de control de calidad Cambios validados Entregables validados Activos de los procesos organizacionales actualizados Cambios requeridos Plan de gestin del proyecto actualizado Documentos del proyecto actualizados

Diagramas causa efecto Diagramas de control Diagramas de flujo Histogramas Grfico de Pareto Diagrama Run Diagrama de dispersin Muestras estadsticas Inspeccin Revisin de cambios aprobados

ENTRADAS

SALIDAS

ENTRADAS 1. Plan de gestin de proyecto:

Contiene el plan de gestin de la calidad, el cual describe como el control de calidad se realizar dentro del proyecto.

2. Mtricas de Calidad: 3. Checklis de Calidad: 4. Informacin sobre el desempeo:

Incluye: Desempeo tcnico planeado vs actual Desempeo del cronograma planeado vs actual Desempeo del costo planeado vs actual

5. Solicitudes de cambios aprobadas:

Puede incluir modificaciones tales como mtodos de trabajo revisados, y un cronograma revisado. Debe verificarse que la implementacin de los cambios aprobados se realice correctamente y a tiempo.

6. Entregables 7. Activos de los procesos organizacionales

Los activos de los procesos organizacionales que pueden influenciar en el desempeo del control de la calidad: Polticas y estndares de calidad Estndares de guas del trabajo Procedimientos de reporteo de problemas y defectos, y polticas de comunicacin

HERRAMIENTAS 1. Diagrama Causa y Efecto :

Tambin llamados diagramas de Ishikawa o de Espina de Pescado, muestran distintos factores que podran estar conectados con problemas potenciales o efectos.

2. Diagrama de Control :
Tiene como objetivo determinar si el proceso es estable o tiene un rendimiento predecible. Sirve para mostrar si el proceso est sujeto a causas especiales de variacin. Tambin muestran el comportamiento del proceso en el tiempo.

3. Diagrama de Flujo
Es una representacin grfica de un proceso. Hay varios tipos, pero por lo general se muestran las actividades, puntos de decisin, y el orden del procesamiento. La preparacin de diagramas de flujo puede ayudar al equipo del proyecto a anticipar donde, y cuando podran ocurrir problemas con la calidad, y ayudar a preparar soluciones para estos problemas. Otros smbolos comnmente usados incluyen: Inspeccin Transporte Almacenamiento Operacin

4. Histogramas :

Es un diagrama de barras que muestra una distribucin de variables. Cada columna muestra un atributo o caracterstica de una situacin o problema. La altura de cada columna representa la frecuencia relativa de la caracterstica. Esta herramienta sirve para identificar la causa de problemas en un proceso por la forma y ancho de la distribucin.

5. Diagrama Pareto :
Es un tipo especial de histograma, ordenado por frecuencia de ocurrencia, que muestra cuntos defectos se generaron por cada tipo de categora de la causa identificada. Se usa principalmente para evaluar no-conformidades. El equipo del proyecto debera centrarse en resolver primero aquellos problemas que estn causando el mayor nmero de defectos. Los diagramas de Pareto estn relacionados con la Ley de Pareto, que dice que un nmero relativamente pequeo de causas tpicamente generan la mayor parte de los defectos. Tambin se le conoce como el principio 80/20 donde el 20% de las causas generan el 80% de los problemas.

6. Diagrama Run (Comportamiento) :

Muestra la historia y patrn de variacin. Es un grfico de lnea que muestra puntos de los datos en el orden en que ocurren. Sirven para mostrar: Las tendencias de un proceso en el tiempo Variaciones en el tiempo Declinaciones o mejoras en un proceso en el tiempo.

7. Diagrama Dispersino :
Muestra el patrn de relacin entre dos variables.

8. Muestras estadsticas 9. Inspeccin 10. Revisin requerimientos de cambios aprobados

SALIDAS 1. Mediciones del control de la calidad :

Representan los resultados de las actividades de control de la calidad que son retroalimentadas al Aseguramiento de la Calidad para reevaluar y analizar los estndares de calidad y procesos de la organizacin ejecutora.

2. Cambios validados:
Cualquier cambio o tem reparado son inspeccionados y sern aceptados o rechazados. Rechazar tems puede requerir retrabajo.

3. Entregables validados:
Un objetivo del control de calidad es determinar que los entregables estn correctos. El resultado de la ejecucin de los procesos de control de calidad son entregables validados.

4. Activos de los procesos de la organizacin (actualizaciones): 5. Cambios requeridos:

Si las acciones correctivas o preventivas recomendadas para la reparacin de defectos requieren un cambio al plan de gestin del proyecto, un requerimiento de cambio debe ser iniciado en relacin al proceso del Control Integrado de Cambios.

6. Plan de gestin actualizaciones :

Los elementos del plan de gestin del proyecto que ameritan ser actualizados son: Plan de gestin de la calidad Plan de mejora de procesos

7. Documentos actualizados del proyecto :

Los documentos que tienen que ser actualizados son: Estndares de calidad