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MANUAL DE ALMACENES

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1. INTRODUCCIN
El objetivo del presente manual es realizar una presentacin de los principales
aspectos y parmetros a considerar con relacin a la Gestin de Almacenes,
de manera que permita a las empresas adscritas al Plan PILOT contrastar los
resultados obtenidos en el autodiagnstico logstico.
El manual incluye aspectos de las cuatro dimensiones o reas fundamentales
de toda organizacin: estrategia, procesos, organizacin, personas y cultura y
sistemas de informacin.
2. LA GESTIN DE ALMACENES
2.1 DEFINICIN Y ALCANCE
El concepto de almacn ha ido variando a lo largo de los aos, ampliando su
mbito de responsabilidad dentro de la funcin logstica.
Actualmente, la Gestin de Almacenes se define como:
Proceso de la funcin logstica que trata la recepcin, almacenamiento y
movimiento dentro de un mismo almacn hasta el punto de consumo de
cualquier material materias primas, semielaborados, terminados, as como el
tratamiento e informacin de los datos generados.
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Fuente: PricewaterhouseCoopers
As, el mbito de responsabilidad del rea de Almacenes nace en la
recepcin del elemento fsico en las propias instalaciones y se extiende al
mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posterior
tratamiento (proceso, transporte o consumo), guardando evidencia de ello.
La Gestin de Almacenes se sita en el Mapa de Procesos Logsticos entre la
Gestin de Existencias y el Proceso de Gestin de Pedidos y Distribucin. La
propia evolucin de la Logstica ha provocado el solapamiento de funciones
y responsabilidades, llegando a la confusin, principalmente entre la Gestin
de Inventarios y la Gestin de Almacenes.
Fuente: PricewaterhouseCoopers
El mismo origen de la existencia de un almacn fundamentalmente, la
necesidad de mantener inventarios marca el lmite entre la Gestin de
Existencias y la Gestin de Almacenes.
Gestin de Existencias
Gestin de Almacenes
DEBE SER ALMACENADO ? DEBE SER ALMACENADO ?
Q U Q U
C U N T O C U N T O
A C U N T O A C U N T O
C U N D O C U N D O
D N D E D N D E
C M O C M O
DEBE SER ALMACENADO ? DEBE SER ALMACENADO ?
Q U Q U
C U N T O C U N T O
A C U N T O A C U N T O
C U N D O C U N D O
D N D E D N D E
C M O C M O
MANUAL DE ALMACENES
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Fuente: PricewaterhouseCoopers
Del mismo modo, la Gestin de Almacenes ve finalizada su funcin cuando los
objetos almacenados pasan a ser pedido. A partir de ah, el mbito de
responsabilidad se traslada al Proceso de Gestin de Pedidos y Distribucin,
como se ver en el Manual correspondiente.
2.2 FUNDAMENTOS Y PRINCIPIOS DE LA GESTIN DE ALMACENES
La primera razn de ser de un almacn nace de la natural imposibilidad
prctica de reducir a cero el lapso de tiempo entre la preparacin para
consumo de un elemento material y el acto en s del consumo, bien por pura
imposibilidad de ajustar oferta con demanda, bien por las caractersticas del
producto (perecederos, inflamables)
Este fundamento no acota el origen y destino del elemento almacenado. Por
ello, es aplicable tanto a necesidades externas de consumo (clientes) como
necesidades internas (clientes internos) entre procesos o reas.
En segundo lugar, existen razones puramente financieras que dan sentido al
uso de almacenes por parte de una empresa. As, por ejemplo, puede salir
ms rentable realizar aprovisionamientos en grandes cantidades para reducir
los precios, a pesar de necesitar mayor espacio para su almacenamiento, o
realizar movimientos de materiales en grandes cantidades .
OBJETO DE UN SISTEMA DE
ALMACENAJE
CAUSAS
Solucin a requerimientos propios
del negocio
Adaptacin a la demanda
interna/externa (tiempos de
proceso, estacionalidad, servicio al
cliente)
Caractersticas de los
materiales/productos (perecederos,
peligrosos, reciclado)
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Optimizacin de los recursos
financieros
Reduccin de costes a travs del
aumento del volumen operado
(descuentos en compras,
consolidacin de transportes)
Reduccin de costes a travs
necesidades productivas (grupos
utilizados en diferentes unidades de
proceso)
Fuente: PricewaterhouseCoopers
Independientemente de estas consideraciones, las tcnicas de Gestin de
Almacenes son aplicables a todo elemento fsico material que forme parte de
la compaa. Es decir, no slo aquellos que forman parte directa del negocio,
sino tambin cualquier documentacin generada.
2.3 IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIN DE ALMACENES
Observando el mapa de procesos de un sistema de almacenaje y tal y como
se muestra en la tabla comparativa con los Centros de Distribucin (ver
apartado 2.1), una de las caractersticas principales de un almacn es la
ausencia de actividades que aadan valor de manera directa a los
materiales que maneja.
A pesar de ello, los fundamentos de su existencia evidencian una posicin
vital como proceso soporte de la funcin logstica y justifican la necesidad de
desarrollar una Gestin de Almacenes en toda su extensin, con impacto
Reduccin de tareas administrativas
Agilidad del desarrollo del resto de procesos
logsticos
Optimizacin de la gestin del nivel de inversin del
circulante
Mejora de la calidad del producto
Optimizacin de costes
Reduccin de tiempos de proceso
Nivel de satisfaccin del cliente
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tangible en factores de primer nivel para la empresa, obteniendo los
siguientes beneficios:
Para ello, los objetivos principales que se obtienen de un sistema de
almacenaje son:
OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE ALMACENAJE
Rapidez de entregas
Fiabilidad
Reduccin de costes
Maximizacin del volumen disponible
Minimizacin de las operaciones de manipulacin y transporte
interno
Fuente: PricewaterhouseCoopers
La Gestin de Almacenes es ampliamente contemplada en la ISO 9000.
Desde la recepcin de mercancas hasta su salida de almacn, pasando por
la adecuada conservacin de los productos almacenados, la ISO 9000
normaliza las actividades desarrolladas en el almacn, as como las zonas que
una empresa debe habilitar para el aseguramiento de su sistema de calidad.
Pero adems, la norma implica al almacn el cumplimiento de otros aspectos
como la identificacin de los productos, factor este, fundamental para la
gestin de un almacn y para la trazabilidad de los mismos incluso ms all
del almacn, tambin contemplado por la norma.
2.4 LOS PROCESOS DE LA GESTIN DE ALMACENES
El mapa de procesos mostrado en el apartado 2.1, representa el conjunto de
actividades bajo la responsabilidad de la gestin de almacenes. En l, un
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primer proceso de Planificacin y organizacin de la funcin de los
almacenes como subproceso inicial y que se extiende a lo largo de todo el
proceso.
En un segundo nivel, los subprocesos que componen la gestin de las
actividades y objetivos de los almacenes y que abarca la recepcin de los
materiales, su mantenimiento en el almacn y el movimiento entre zonas de
un mismo almacn.
Por ltimo, la gestin de las identificaciones, registros e informes generados a
lo largo de los procesos anteriores.
2.4.1 Planificacin y Organizacin
Este subproceso alcanza las actividades de carcter estratgico y tctico, al
tener que dar solucin a las necesidades de recursos y ubicaciones en lnea
con las polticas y objetivos generales de la compaa; como por ejemplo, la
modalidad de gestin de los almacenes, su ubicacin, los recursos tcnicos y
humanos necesarios, o la planificacin de cada uno de los tres procesos
operativos (recepcin, almacn y movimiento).
Diseo de la Red de Distribucin y Almacenamiento
En primer lugar, una compaa necesita una Red de Distribucin que permita
responder a cambios en la demanda utilizando una ptima combinacin de
instalaciones, modalidades de transporte y estrategias.
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Fuente: PricewaterhouseCoopers
Una Red de Distribucin es el conjunto de todos los centros de distribucin,
almacenes y rutas de transporte entre ellos.
El Diseo de una Red de Distribucin es la planificacin y ubicacin
estratgica de los almacenes y centros de distribucin de manera que
permitan gestionar el flujo de productos desde uno o ms orgenes hasta el
cliente.
Desarrollar una adecuada red de almacenes para la compaa y los clientes
requiere considerar una cantidad significativa de elementos: Nmero de
almacenes, las ubicaciones, la propiedad de la gestin o el tamao de los
mismos.
Tras tener identificadas las necesidades de distribucin y almacenamiento, la
compaa debe decidir qu tipos de almacenes y centros de distribucin se
ajustan a sus necesidades de manera ms eficiente, as como la ubicacin de
los mismos.
Responsabilidad de la Gestin de los almacenes
Tras definir la Red de Distribucin que necesita la compaa, la primera gran
decisin que una compaa debe realizar respecto al almacenamiento de sus
existencias es si debe autogestionar los almacenes o subcontratarlos.
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La decisin depende de numerosos factores. A continuacin se presentan las
ventajas y desventajas que presenta cada una de las modalidades, de
manera que una empresa pueda sopesar aquella que mejor se ajuste a su
situacin.
GESTIN PROPIA SUBCONTRATACIN


V
E
N
T
A
J
A
S
Mayor grado de control
Flexibilidad
Menos costoso a largo plazo
Optimizacin de los recursos
humanos
Beneficios fiscales (tax benefits)
Beneficios intangibles
Conservacin del capital
Aumento del espacio de almacn
para cubrir picos de demanda
Riesgo reducido
Economas de escala
Flexibilidad
Ventajas fiscales (impuestos)
Conocimiento especfico de los
costes de almacenamiento y
manutencin
Potencial minimizacin of labor
disputes
D
E
S
V
E
N
T
A
J
A
S
Carencia de flexibilidad
Financial constraints
Rate of return
Problemas de comunicacin
Carencia de servicios
especializados
El espacio puede no estar
disponible (Shortage of space)
Fuente: Fundamentals of Logistics Management. Elaboracin PricewaterhouseCoopers.
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Dentro de la denominacin de Gestin Propia se incluyen aquellos almacenes
cuyas instalaciones son propiedad de la misma compaa o son alquilados a
agentes externos, pero que es la propia compaa la que se encarga de
gestionarlo. Se refiere, por tanto, a la responsabilidad propia de las
actividades que se lleven a cabo en el almacn, independientemente de la
propiedad de las instalaciones.
La decisin respecto a la propiedad de las instalaciones responde
nicamente a criterios financieros, y es la propia empresa la que debe sopesar
la alternativa ms ventajosa para s misma.
En casos en los que la demanda presenta fluctuaciones significativas o incluso
que la demanda es difcilmente previsible, puede ser til disponer de un
almacn de gestin propia para un volumen de existencias y recurrir a la
subcontratacin de espacio durante periodos determinados.
La subcontratacin del almacn y por extensin el resto de las funciones
logsticas debe estar basada en las necesidades concretas de la compaa,
lo cual puede parecer simple, pero que requiere un exhaustivo conocimiento
interno de la organizacin y externo del sector.
Los criterios de subcontratacin se deben centrar en primer lugar en asegurar
una buena calidad del servicio, no permitiendo reducir el nivel de calidad de
la compaa (tanto la calidad tangible de las mercancas como tiempos de
entrega al cliente, paradas de produccin, etc). Junto con la calidad del
servicio, el precio. De hecho, el mayor porcentaje de las subcontrataciones
vienen promovidas por la bsqueda de reduccin de costes.
Sin embargo, no hay que dejar de considerar otros factores que pueden
afectar a medio y largo plazo al xito de la decisin, como son la cobertura
del operador, el control de la red, instalaciones adecuadas a las mercancas
propias y tecnologas avanzadas de manipulacin y de informacin, entre
otros servicios aadidos que proliferan por la expansin del sector.
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Ubicacin de almacenes
La localizacin de los almacenes debe ser enfocada desde dos puntos de
vista:
Una visin general del mercado para acotarse geogrficamente a un
rea amplia.
Una visin local del mercado que contemple aspectos particulares de
las zonas acotadas en la visin general.
Mientras que la visin general debe responder a criterios de optimizacin del
aprovisionamiento de materiales y de la oferta de productos y servicios de la
compaa, la visin local debe segmentar la visin general e informar de las
singularidades de cada subzona.
A lo largo de la historia se han desarrollado una serie de modelos
matemticos que permiten identificar la mejor ubicacin de un almacn
desde el punto de vista general. Los costes de transporte se erigen como el
factor de mayor consideracin y base de la mayora de los modelos. Entre los
ms utilizados se encuentran los mtodos de: Von Thnen, Hoover, Weber,
Greenhut y el mtodo de Centro de Gravedad.
Todos los mtodos mostrados son un buen camino hacia la determinacin de
un punto ptimo de ubicacin de un almacn, si bien no ha de olvidarse la
complejidad del problema por la cantidad de variables que pueden
intervenir.
Los factores que componen el punto de vista local toman gran importancia
tanto en compaas grandes como en compaas de tamao reducido. Si
bien las primeras pueden encontrar en ellos un aliado perfecto ante la
complejidad del clculo de la ubicacin desde la visin global, es obvia la
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importancia de los factores locales para aquellas empresas cuyo radio de
actuacin es reducido.
La tabla previa de ventajas y desventajas de una gestin propia o
subcontratada de un almacn engloba los factores ms importantes de la
visin local, a los que habra que aadir las infraestructuras de la zona, la
oferta de transportistas, mano de obra y otros muchos que cada empresa
debe sopesar en funcin de sus necesidades.
Tamao de los almacenes
El tamao de un almacn es otro de los aspectos a tener en cuenta en la
planificacin y organizacin de la Gestin de Almacenes, puesto que una
errnea decisin puede acarrear consecuencias considerables en cuanto a
costes, mxime cuando su alcance es a largo plazo.
Un almacn debe ser dimensionado principalmente en funcin de los
productos a almacenar (en tamao, caractersticas propias y cantidad de
referencias) y la demanda (especialmente en sectores afectados por la
estacionalidad de la demanda). Pero adems de estos, intervienen otros
factores que deben ser considerados a la hora de dimensionar el tamao de
un almacn. Los factores a tener en cuenta para el clculo del tamao de un
Productos a almacenar (cantidad y tamaos)
Demanda de los mercados
Niveles de Servicio al cliente
Sistemas de manipulacin y almacenaje a utilizar
Tiempos de produccin
Economas de escala
Lay out de existencias
Requisitos de pasillos
Oficinas necesarias
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almacn son:
Oficinas necesarias
La capacidad de un almacn es expresada habitualmente bien en metros
cuadrados, bien en metros cbicos de espacio. La medicin del volumen
(metros cbicos) es, sin duda, la mejor opcin de ambas, sobre todo,
conforme van apareciendo sistemas de manipulacin y almacenaje que
hacen practicables los espacios menos accesibles del almacn; entre ellos la
altura.
Diseo y Lay-out de los almacenes
Una vez los tipos de almacenes y sus ubicaciones han sido definidos, se debe
trabajar en conseguir el flujo de materiales ms eficiente y efectivo dentro de
los almacenes. En este sentido, un diseo efectivo optimiza las actividades de
un almacn.
Los riesgos achacables a las actividades del almacn son:
de seguridad (tanto de los empleados como ante robos).
de control de autorizacin.
de control de inventario.
Sanitarios.
de manipulacin de productos.
Estos riesgos pueden ser gestionados fomentando actitud de trabajo entre los
empleados, forzando la seguridad e implantando un sistema de gestin de
almacenes efectivo que gestione el almacenamiento y flujo de materiales y
productos dentro del almacn.
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El papel de los almacenes en la cadena de suministro ha evolucionado de ser
instalaciones dedicadas a almacenar a convertirse en centros enfocados al
servicio. Los objetivos del diseo de los almacenes son facilitar la rapidez de la
preparacin de los pedidos, la precisin de los mismos y la colocacin ms
eficiente de las existencias, todos ellos en pro de conseguir ciclos de pedido
ms rpidos y con mejor servicio al cliente.
A la hora de disear un almacn, se debe distinguir entre dos fases bien
diferenciadas:
Una primera fase de diseo de la instalacin. El continente.
Una segunda fase de diseo de la disposicin de los elementos
que deben decorar el almacn; el lay-out del almacn. El
contenido.
DISEO DE LAS INSTALACIONES
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Debe incluir:
Nmero de plantas: preferentemente almacenes de una planta
Planta del almacn: diseo en vista de planta de la instalacin
Instalaciones principales: columnado, instalacin elctrica,
ventilacin, contra incendios, seguridad, medioambiente, eliminacin
de barreras arquitectnicas
Materiales: principalmente los suelos para los cuales se debe tener
presente la resistencia al movimiento de las mquinas, la higiene y la
seguridad
LAY OUT
El lay-out de un almacn debe asegurar el modo ms eficiente para manejar
los productos que en l se dispongan. As, un almacn alimentado
continuamente de existencias tendr unos objetivos de lay-out y
tecnolgicos diferentes que otro almacn que inicialmente almacena
materias primas para una empresa que trabaje bajo pedido. Cuando se
realiza el lay-out de un almacn, se debe considerar la estrategia de
entradas y salidas del almacn y el tipo de almacenamiento que es ms
efectivo, dadas las caractersticas de los productos, el mtodo de transporte
interno dentro del almacn, la rotacin de los productos, el nivel de
inventario a mantener, el embalaje y pautas propias de la preparacin de
pedidos.
MANUAL DE ALMACENES
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Ejemplo de Lay-out:
Rampa
Mostrador pblico
V
e
n
t
a
n
i
l
l
a

T
a
l
l
e
r
Entrada camiones
Zona de
descarga
Zona de
carga
Artculos de
Clase A
(fuerte rotacin)
Mesa
Artculos de
Clase B
(rotacin media)
Artculos de
Clase C
(baja rotacin)
= Cajones
= Estanteras piezas
pequeas y medianas
= Estanteras piezas
grandes
= Estanteras diversas
(chapa, ruedas,...)
Rampa Rampa Rampa
Mostrador pblico
V
e
n
t
a
n
i
l
l
a

T
a
l
l
e
r
Entrada camiones
Zona de
descarga
Zona de
carga
Artculos de
Clase A
(fuerte rotacin)
Mesa
Artculos de
Clase B
(rotacin media)
Artculos de
Clase C
(baja rotacin)
= Cajones
= Estanteras piezas
pequeas y medianas
= Estanteras piezas
grandes
= Estanteras diversas
(chapa, ruedas,...)
Fuente: PricewaterhouseCoopers
El correcto diseo de las instalaciones del almacn y su lay-out aporta un
adecuado flujo de materiales, minimizacin de costes, elevados niveles de
servicio al cliente y ptimas condiciones de trabajo para los empleados.
Modelos de Organizacin fsica de los almacenes
Si la empresa ha optado por la gestionar ella misma el almacn, debe decidir
el modelo de gestin a aplicar a nivel operativo.
Existen, fundamentalmente, dos tipos de modelos de gestin operativa de los
almacenes. Se denominan: Almacn organizado y almacn catico.
MANUAL DE ALMACENES
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GESTIN DE ALMACN ORGANIZADO
Principio: Cada referencia tiene asignada una ubicacin especifica
en almacn y cada ubicacin tiene asignadas referencias
especificas.
Caractersticas: Facilita la gestin manual del almacn
Necesita preasignacin de espacio
(independientemente de existencias)
GESTIN DE ALMACN CATICO
Principio: No existen ubicaciones pre-asignadas. Los productos se
almacenan segn disponibilidad de espacio y/o criterio
del almacenista.
Caractersticas: Dificulta el control manual del almacn
Optimiza la utilizacin del espacio disponible en el
almacn
Acelera el almacenamiento de mercancas recibidas
Requiere sistemas de informacin electrnicos
Fuente: PricewaterhouseCoopers
2.4.2 Recepcin
La recepcin es el proceso de planificacin de las entradas de mercancas,
descarga y verificacin tal y como se solicitaron actualizando los registros de
inventario.
MANUAL DE ALMACENES
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Se trata de un proceso de altsima importancia dentro de las actividades de
almacn, puesto que de ella depende en gran medida la calidad del
producto final.
El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepcin de
mercancas es la automatizacin tanto como sea posible para eliminar o
minimizar burocracia e intervenciones humanas que no aaden valor al
producto.
Las inspecciones son imprescindibles pero no aaden valor, por lo que es
factor clave una adecuada seleccin de proveedores para tender hacia una
recepcin segura y eliminar pasos de las inspecciones.
Fuente: PricewaterhouseCoopers
En primer lugar, el proceso de recepcin de mercancas debe cimentarse en
una previsin de entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo
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dado y que contenga, al menos, el horario, artculos, y procedencia de cada
recepcin.
El registro y trazabilidad electrnicos de las existencias por ubicacin es otro
factor que favorece la efectividad y eficiencia de la gestin del almacn y,
en concreto, del proceso de recepcin y por ello, la empresa debe tomar las
medidas oportunas para conseguirlo.
Conviene distinguir entre las llegadas de mercanca interna de las externas. En
el primero de los casos, los requerimientos de recepcin son significativamente
menores que las mercancas de origen externo, en el caso de que se realicen
controles de procesos a lo largo de la vida de las mercanca. Adems, una
correcta metodologa de identificaciones a lo largo de la compaa tambin
favorece enormemente la actividad de recepcin. Es el caso de traslado de
mercancas entre almacenes o de proceso de transformacin a almacn.
Las mercancas de procedencia externa requieren unas condiciones de
llegada ms exhaustivas y deben haber sido establecidas previamente con el
proveedor, con lo que se precisa mayor actuacin y responsabilidad desde el
almacn.
Tras la descarga e identificacin, las cuales deben realizarse de manera
inmediata y en zona especfica habilitada a tal efecto, las mercancas deben
pasar a almacenamiento, bien temporal a la espera de su ubicacin
definitiva, bien fijo en su ubicacin definitiva.
2.4.3 Almacn
Es el subproceso operativo concerniente a la guarda y conservacin de los
productos con los mnimos riesgos para el producto, personas y compaa y
optimizando el espacio fsico del almacn.
MANUAL DE ALMACENES
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Esta optimizacin de espacios tiene como objetivo la facilitacin del
desarrollo de las actividades y para ello, la zonificacin del almacn resulta
necesaria. El almacn puede dividirse en las siguientes zonas:
ZONAS DE UN ALMACN
Recepcin: zona donde se realizan las actividades del proceso de
Recepcin
Almacenamiento, reserva o stock: zonas destino de los productos
almacenados. De adaptacin absoluta a las mercancas albergadas,
incluye zonas especficas de stock para mercancas especiales,
devoluciones, etc
Preparacin de pedidos o picking: zona donde son ubicados las
mercancas tras pasar por la zona de almacenamiento, para ser
preparadas para expedicin
Salida, verificacin o consolidacin: desde donde se produce la
expedicin y la inspeccin final de las mercancas
Paso, maniobra: zonas destinadas al paso de personas y mquinas.
Diseados tambin para permitir la total maniobrabilidad de las
mquinas.
Oficinas: zona destinada a la ubicacin de puestos de trabajo
auxiliares a las operaciones propias de almacn
Los sistemas de produccin Just in Time (JIT), eliminan o minimizan al mximo
las zonas de almacenamiento para las mercancas de entrada. En estos
MANUAL DE ALMACENES
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sistemas, el almacn acta como centro de consolidacin ms que de
almacenaje.
Por otra parte, los tipos de almacenamiento de los productos son:
Racking: permite utilizar de manera eficiente el espacio vertical,
almacenando existencias en grandes racks. Sin embargo, la recogida
puede requerir mayor trabajo y ser ms caro, ya que es necesario
utilizar sistemas automticos de elevacin.
Por zonas: despacha la recogida, permanencia y envo agrupando
existencias de caractersticas comunes juntos en lugares de fcil
acceso. La zonificacin, sin embargo, puede resultar en una utilizacin
del espacio menos eficiente. Como los requerimientos de espacio para
existencias se amplan ms all de la capacidad de un rea, puede ser
comprimidos en otra, malgastando el espacio.
Aleatorio: agrupa productos de acuerdo al tamao de los lotes y el
espacio disponible sin relacionar las caractersticas de los productos.
Aunque el espacio del almacn se utiliza eficientemente, el
almacenamiento aleatorio no ayuda a la recogida rpida,
especialmente cuando se trata de grandes cantidades.
De temporada o promocionales: los productos sujetos a
temporalidades son ubicados en reas de fcil recogida y
abastecimiento para minimizar los costes de manipulacin.
Cuarentena de alto riesgo: estos productos, tales como las sustancias
controladas, las existencias de alto valor o armas de fuego requieren
condiciones especiales de almacenamiento, incluyendo el acceso
restringido que precisa especial control y supervisin para la recogida y
envo, as como un seguimiento especial de la trazabilidad dentro del
almacn para prevenirse de los robos.
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De temperatura controlada: Si es necesario almacenar productos que
requieren reas de temperatura controlada, es importante tener en
cuenta la seguridad de los empleados y protegerlos de los repentinos
cambios de temperatura. La manipulacin de los productos puede
tambin ser ms lenta debido a tiempo limitado que se puede pasar
en el entorno de temperatura controlada.
Una opcin de almacenamiento cuya correcta aplicacin aporta resultados
es el Cross-docking tambin conceptuable dentro del subproceso de
Movimiento -. Se define como la utilizacin de instalaciones intermedias
(almacenes temporales) para el movimiento de mercancas de una ubicacin
a otra, especialmente entre los muelles de carga y los de descarga. Un cross-
dock tpico es un muelle de carga de camiones donde el material es
transferido de un camin a otro sin necesidad de ser almacenado. Por su
naturaleza, el Cross-docking o Paso Directo puede ser considerado como
un modelo de Distribucin ms que de almacenaje.
De hecho, con este modelo no se utilizan inventarios ya que se trata de
mercanca en trnsito y por ello lo ideal es que permanezca el tiempo de
redespacho.
Segn esto, no es un sistema aplicable a todo tipo de productos y de ah la
disparidad de resultados que ofrece. Las empresas de Distribucin son las que
mejor se prestan a este sistema, ya que les permite recepcionar grandes
volmenes de pedidos, para posteriormente clasificarlos, ordenarlos y
agruparlos, permitindoles reducir el tiempo de preparacin y envo al cliente
y no generar inventario. Pero tambin otras empresas pueden verse
beneficiados por el Cross-docking en tanto en cuanto evita la utilizacin de
centros de distribucin con inventarios. Pero para ello, deben considerar las
alteraciones que les va a producir en el resto de operaciones y en la relacin
con el cliente.
MANUAL DE ALMACENES
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En trminos generales, artculos con acusada estacionalidad, o en promocin
son tambin buenos candidatos para el Cross-docking.
En el debe del Cross-docking est la necesidad de una exhaustiva
comunicacin y coordinacin entre las operaciones de almacn, por lo que
es recomendable la utilizacin de sistemas electrnicos de informacin.
2.4.4 Movimiento
Es el subproceso del almacn de carcter operativo relativo al traslado de los
materiales/productos de una zona a otra de un mismo almacn o desde la
zona de recepcin a la ubicacin de almacenamiento.
La actividad de mover fsicamente mercancas se puede lograr por diferentes
medios, utilizando una gran variedad de equipos de manipulacin de
materiales. El tipo de herramientas utilizado depende de una serie de factores
como son:
Por lo general, es recomendable utilizar una mezcla mayor o menor de los
diferentes tipos en funcin de la variedad de productos y tcnicas de
almacenaje utilizados. La decisin individual de cada equipo deber venir
precedida de un anlisis de costes basado en el nivel de actividad actual, la
tecnologa y los costes de espacio en relacin con la estrategia de la
compaa.
Volumen del almacn
Volumen de las mercancas
Vida de las mercancas
Coste del equipo frente a la finalidad
Cantidad de manipulaciones especiales y expediciones
requeridas
Distancia de los movimientos
MANUAL DE ALMACENES
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Desde la perspectiva de las caractersticas de las mercancas, los flujos de
entrada y salida del almacn de las mercancas son variadas, como por
ejemplo:
Last In First Out (LIFO): la ltima mercanca que entra en almacn, es
la primera que sale para expedicin. Esta modalidad es
frecuentemente utilizada en productos frescos.
First In First Out (FIFO): la primera mercanca que entra en almacn, es
la primera que es sacada de almacn. Es la modalidad ms utilizada
para evitar las obsolescencias
First Expired First Out (FEFO): el de fecha ms prxima de caducidad
es el primero en salir.
2.4.5 Informacin
Si bien la funcin principal de la Gestin de Almacenes es la eficiencia y
efectividad en el flujo fsico, su consecucin est a expensas del flujo de
informacin. Debe ser su optimizacin, por tanto, objetivo de primer orden en
la Gestin de Almacenes.
Su mbito se extiende a todos los procesos anteriormente descritos
Planificacin y organizacin, recepcin, almacn y movimiento y se
desarrolla de manera paralela a ellos por tres vas:
Informacin para gestin.
Identificacin de ubicaciones.
Identificacin y trazabilidad de mercancas.
Informacin para la gestin
Dentro de este epgrafe se incluyen todos aquellos documentos que
contienen:
MANUAL DE ALMACENES
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Configuracin del almacn: instalaciones, lay-out
Datos relativos a los medios disponibles
Datos tcnicos de las mercancas almacenadas
Informes de actividad para Direccin
Evolucin de indicadores
Procedimientos e instrucciones de trabajo
Perfiles y requisitos de los puestos
Registros de la actividad diaria
Todos ellos caracterizados por la importancia que supone establecer una
periodicidad en la supervisin y ceirse a modelos y formatos que aporten la
informacin para la gestin del almacn.
Identificacin de ubicaciones
En el apartado 2.4.3 Almacn -, se han descrito las diferentes zonas que
puede contener un almacn. Todas estas zonas deben estar perfectamente
identificables y conocidas por el personal habilitado a entrar en el almacn.
Para ello, las prcticas ms habituales son la delimitacin de las zonas por
colores o la presencia de carteles con la denominacin de las zonas,
colgados o posados en el suelo.
En el almacn toda ubicacin debe poseer su codificacin nica que la
diferencie del resto. El mtodo de codificacin es decisin propia de la
empresa, no existiendo una codificacin perfecta para todas las empresas.
Cada compaa debe buscar la suya en funcin del nmero de almacenes,
zonas en cada uno de ellos y las ubicaciones en cada zona (estanteras...).
Las ubicaciones pueden codificarse por:
MANUAL DE ALMACENES
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Estanteras: cada estantera tiene asociado una codificacin
correlativa, del mismo modo que en cada una de ellas, sus bloques
tambin estn identificados con numeracin correlativa, as como las
alturas de la estantera, empezando del nivel inferior y asignando
nmeros correlativos conforme se asciende de altura.
Por Pasillo: en este caso, son los pasillos los que se codifican con
nmeros consecutivos. En este caso, cada dos estanteras se van
codificando sus bloques, ya que la relacin es de un pasillo por cada
dos estanteras. La profundidad de las estanteras se codifica con
numeraciones de abajo arriba, asignando nmeros pares a la derecha
e impares a la izquierda, y empezando por el extremo opuesto en el
siguiente pasillo.
Codificacin por estantera Codificacin por
pasillo
11
09
07
05
03
01
02
04
06
08
10
12
01
03
05
07
09
11
12
10
08
06
04
02
11
09
07
05
03
01
1 2 3
11
09
07
05
03
01
02
04
06
08
10
12
01
03
05
07
09
11
12
10
08
06
04
02
11
09
07
05
03
01
1 2 3
06
05
04
03
02
01
06
05
04
03
02
01
01
02
03
04
05
06
01
02
03
04
05
06
06
05
04
03
02
01
1 2 4 3 5
06
05
04
03
02
01
06
05
04
03
02
01
01
02
03
04
05
06
01
02
03
04
05
06
06
05
04
03
02
01
1 2 4 3 5
A continuacin se presenta un ejemplo de codificacin de estanteras:
El cdigo de cada estantera ser de 4 dgitos:
Primer dgito: letra mayscula representando el lugar que ocupa la estantera en el conjunto
total. Las estanteras se nombrarn con una letra consecutiva del abecedario
empezando de derecha a izquierda. Por ejemplo, la estantera ms cercana a
las oficinas ser la A y su compaera la B y as sucesivamente.
Segundo dgito: nmero de posicin que ocupa el pallet en la estantera (fila=empezando a
numerar de abajo arriba, considerando abajo el hueco ms cercano al muelle
de descarga, es decir, a la cabecera). El nmero de posiciones posibles de
pallets en una estantera y en un nivel vara entre 01-41, 01-44, 01-29 y 01-32.
Tercer dgito: nmero del nivel (altura) al que se puede ubicar un pallet. Por tanto, tendremos
4 niveles mximos:
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26
Identificacin y trazabilidad de mercancas
Al igual que las ubicaciones, o incluso con mayor importancia, la totalidad de
las mercancas almacenadas deben ser codificadas asignando
identificaciones nicas por artculo. Y an ms, est codificacin debe estar
relacionada con la utilizada para identificar las ubicaciones y con el resto de
procesos de la empresa no slo los logsticos -.
Con ello, se consigue disponer de los pasos que sigue una mercanca
determinada, tanto en el sentido de la cadena de valor, como a la inversa,
en el caso de que el origen de bsqueda proceda, por ejemplo, del Cliente,
es decir, su trazabilidad. Desafortunadamente, todava son muchas las
empresas que desaprovechan las enormes posibilidades que ofrece disponer
de la informacin para el rastreo de los artculos que circulan o han circulado
por la empresa.
Gracias a los avances tecnolgicos, la codificacin normalizada de
mercancas y ubicaciones junto a su relacin es hoy en da rpida y
cmodamente realizable mediante la identificacin automtica.
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Son dos las principales vas de codificacin automtica que se utilizan en la
empresa:
Codificacin de barras
Etiquetas electrnicas
La gestin de almacenes basada en cdigo de barras permite un control
exhaustivo de los productos. El cdigo de barras es un sistema de codificacin
internacional de los productos que ofrece grandes posibilidades para
maximizar la eficiencia en la gestin de las bases de datos que relacionan los
flujos fsicos y de informacin de las empresas en sus operaciones cotidianas
de intercambio.
Con el Cdigo EAN las empresas utilizan un Lenguaje Comn compatible con
cualquier sistema interno. El Sistema EAN proporciona la frmula para
identificar de forma nica y no ambigua a los artculos y productos,
cualesquiera que sea su formato o presentacin.
El cdigo EAN dispone de un principio bsico de gestin: Toda modificacin
del producto percibida por el consumidor final tiene un cdigo EAN distinto.
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28
VENTAJAS DE LA CODIFICACIN DE BARRAS
Utilizacin de una codificacin comn entre los interlocutores.
Captura de datos rpida y eficaz.
Gestin inmediata de la informacin.
Reduccin de stocks.
Aumento del nivel de servicio a los clientes
Posibilidad de automatizar el almacn y mejorar el control sobre el almacenaje y la
distribucin.
Reduccin de errores en el reconocimiento del producto.
Gestin artculo por artculo
Mejora en la gestin de aprovisionamiento.
Informacin directa de la evolucin diaria.
Fuente: AECOC
Por su parte, las etiquetas electrnicas son un recurso ms sofisticado. Estn
basadas en circuitera con microprocesadores, memorias y emisores y
MANUAL DE ALMACENES
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receptores de radio, lo que les permite manejar volmenes de informacin
de miles de bytes. Su penetracin es sensiblemente inferior al de los cdigos
de barras.
2.5 TIPOLOGAS DE ALMACN
Existen una gran variedad de instalaciones de almacenamiento, segn las
diferentes clasificaciones que susceptibles de realizarse:
CLASIFICACIN TIPO DE ALMACN
Segn su rgimen jurdico Propio
En alquiler
Leasing
Segn su funcin logstica Central
Regional
Local
De trnsito
Segn su estructura y
tcnicas de manipulacin
Convencional
Paletizado
En bloque
Compactos drive-
in
Dinmicos
Mviles
Semiautomticos y
automticos
Autoportantes
Segn la naturaleza de los
elementos almacenados
Materias Primas
Semielaborados
Productos
terminados
Materiales auxiliares
Recambios
Documentacin
Fuente: Manual de Logstica Integral. Elaboracin PricewaterhouseCoopers.
Dentro de una Red de Distribucin, el papel de un almacn puede variar. El
tipo de almacn que una compaa utiliza es un factor crtico en el diseo de
la Red. Un almacn centralizado alberga existencias para muchos mercados
regionales y enva productos directamente al cliente.
En tanto en cuanto hay una sla ubicacin de existencias, los altos costes de
transporte y el mayor tiempo de entrega del producto pueden dar como
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resultado un peor servicio al cliente. Los costes de existencias, sin embargo, se
reducen.
Fuente: PricewaterhouseCoopers
Los almacenes locales se sitan muy prximos a los mercados objetivo,
reduciendo de este modo los tiempos de transporte y de entrega al cliente, e
incrementando la satisfaccin del cliente. Si la demanda est dispersada
geogrficamente y con difcil prediccin, los almacenes locales pueden llevar
a altos costes de existencias.
Los almacenes regionales, por su parte, son similares a los locales pero estn
enfocados a mercados ms grandes. Este tipo de almacn reduce los costes
de transporte al reducir el nmero de almacenes y la frecuencia de envo al
cliente. Un menor nmero de almacenes puede reducir los costes de
existencias reduciendo los costes totales asociados a los productos, pero
puede tambin incrementar las distancias de envo y entrega, lo que puede
afectar a la satisfaccin del cliente.
Fuente: PricewaterhouseCoopers
Los almacenes regionales con productos semielaborados pendientes de
ensamblaje final, empaquetado o etiquetado reducen los costes de
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transporte debido a que el punto de personalizacin del producto a las
necesidades del cliente est ubicado a lo largo de la Red de Distribucin.
Los niveles de existencias puede disminuirse al no ser necesarias todas las
partes del producto en el montaje. Las partes individuales poseen un menor
valor que los productos terminados ya que los componentes no tienen
atribuidas las actividades de valor aadido.
Esta dilatacin debida a la personalizacin en almacenes regionales puede
llevar a mejores niveles de satisfaccin del cliente.
Fuente: PricewaterhouseCoopers