Comunicao e Organizao Pessoal: Microsoft Outlook 2003 Instituto Politcnico de Tomar

Escola Superior de Gesto

rea Interdepartamental de Tecnologias de Informao e Comunicao
Microsoft Outlook 2003
Verso Provisria
Comunicao e Organizao Pessoal: Microsoft Outlook 2003
Introdu
Introdu

o
o
O Microsoft Outlook um programa de gesto de
informaes pessoais e de mensagens que ajuda a gerir
mensagens, compromissos, contactos, tarefas e partilhar
informao com outras pessoas.
Introduo
Comunicao e Organizao Pessoal: Microsoft Outlook 2003
Funcionalidades Principais
Funcionalidades Principais
Outlook Hoje
A receber
Calendrio
Contactos
Tarefas
Notas
Funcionalidade Principais
Comunicao e Organizao Pessoal: Microsoft Outlook 2003
Outlook hoje
Outlook hoje
O Outlook hoje da Microsoft d uma imagem do que vai ser o
dia;
Apresenta uma lista das mensagens de correio electrnico
novas, dos compromissos para a semana em curso e das tarefas;
a melhor forma de obter uma descrio geral do dia e da
semana em curso.
Comear o dia
Outlook Hoje
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A receber
A receber
O Microsoft Outlook pode ajudar a criar, partilhar e gerir
informaes importantes para o utilizador e para as pessoas com
quem trabalha.
Enviar mensagens
Nesta nova era das comunicaes o e-mail afirmou-se como
uma ferramenta para as empresas ou individuais. O Outlook
assenta sobre o e-mail para poder executar vrias aces;
Destinatrio da mensagem
Com Conhecimento.
Serve para adicionar
outros destinatrios
da mensagem
Correio
Comunicao e Organizao Pessoal: Microsoft Outlook 2003
A grande vantagem do correio electrnico a capacidade de
adicionar ficheiros, evitando assim a necessidade das pessoas se
deslocarem para entregar ficheiros ou a necessidade do correio
tradicional.
A receber
A receber
Anexar ficheiros a uma mensagem
Inserir Ficheiro
Procurar ficheiro a inserir
Correio
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A receber
A receber
Prioridade das mensagens
A importncia de uma mensagem utilizada pelo sistema de
correio para ordenar as mensagens que o destinatrio vai receber,
e tambm o ajuda a melhor identificar as mensagens que
necessitam de tratamento mais ou menos urgente.
Importncia: Alta Importncia: Baixa
Correio
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Calend
Calend

rio
rio
O Microsoft Outlook mostra as reunies, recorda os
compromissos e marca compromissos e reunies com outras
pessoas;
Quando se marca reunies, pode-se confirmar a
disponibilidade dos participantes de modo a escolher a
melhor altura para realizar a reunio;
O Outlook tambm ajuda a manter o registo de
acontecimentos anuais como, por exemplo, frias ou
aniversrios.
Calendrio
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Calend
Calend

rio
rio
Agendar reunies e compromissos
Assunto do compromisso
Escolher o dia no calendrio
Calendrio
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Calend
Calend

rio
rio
Basta um duplo clique no assunto para registar o
compromisso, podendo-se definir a hora de incio e fim,
avisar com determinada antecedncia, verificar a
disponibilidade de outros participantes, etc.
Calendrio
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Contactos
Contactos
O Microsoft Outlook permite armazenar os nomes,
nmeros de telefone e endereos de todas as pessoas que
conhece;
Pode-se utilizar a lista de contactos para iniciar
impresses em srie do Microsoft Word a partir do Outlook.
Manter uma lista de contactos
Contactos
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Contactos
Contactos
Inserir contactos
O Outlook tem uma boa ferramenta para guardar os
contactos e outras informaes sobre uma determinada
pessoa ou entidade.
Contactos
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Contactos
Contactos
Utilizao dos contactos
Os contactos so peas-chave para a organizao diria.
Existem vrias formas de utilizar estes contactos.
Inserir o
contacto
para nova
mensagem
Contactos
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Contactos
Contactos
Utilizao dos contactos
Inserir o
contacto para
o almoo de
negcios
Contactos
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Tarefas
Tarefas
Pode-se utilizar a lista de tarefas de carcter pessoal e
profissional a executar no Microsoft Outlook para fazer a
gesto do dia de trabalho;
Pode-se utilizar o Outlook para atribuir prioridades s
tarefas, definir lembretes para prazos e actualizar a sua
progresso;
Tambm se pode utilizar o Outlook para atribuir tarefas a
outras pessoas e acompanhar a sua progresso.
Tarefas
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Tarefas
Tarefas
Criar tarefas
Para criar uma nova tarefa, basta dar um duplo clique na
zona livre da rea de visualizao.
Duplo clique
Tarefas
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Tarefas
Tarefas
Definio da tarefa
Tarefas
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Tarefas
Tarefas
Manter o registo das tarefas
Tarefas
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Notas
Notas
As notas so o equivalente electrnico das notas de papel
aderente (post-it);
As notas so utilizadas para apontar
dvidas, ideias, lembretes e qualquer
coisa que se pretenda escrever em blocos
de notas;
Pode-se deixar as notas abertas no ecr
enquanto se trabalha;
Quando se altera uma nota, as alteraes
so guardadas automaticamente.
Notas
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Outras Funcionalidades
Outras Funcionalidades
No Microsoft Outlook, a informao armazenada em
pastas, da mesma forma que se armazenam documentos no
Explorador do Windows;
Pode-se abrir rapidamente uma pasta atravs de um
atalho. Existem pastas j criadas, bem como os respectivos
atalhos, na barra do Outlook;
Pode adicionar novas pastas e atalhos quando for
necessrio.
Utilizar pastas para gerir informaes
Outras Funcionalidades
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Outras Funcionalidades
Outras Funcionalidades
Pastas
Outras Funcionalidades
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Visualizar itens
Visualizar itens
No Microsoft Outlook, pode-se alterar a forma como v a
informao, modificando a vista;
Pode-se utilizar uma das vistas padro do Outlook ou criar
uma vista personalizada.
Outras Funcionalidades
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Visualizar itens
Visualizar itens
Em vez de percorrer uma extensa lista de itens do
Microsoft Outlook para localizar o item pretendido, pode-se
utilizar a pgina Localizar para executar uma procura rpida.
A pgina Localizar funciona como uma pgina de procura
tpica da Web e pode procurar qualquer tipo de item do
Outlook, incluindo mensagens, compromissos, contactos ou
tarefas.
Outras Funcionalidades
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Filtro Publicidade No Solicitada
Filtro Publicidade No Solicitada
Outras Funcionalidades
O novo filtro 'Publicidade no solicitada' ajuda a impedir a
recepo diria de mensagens de correio electrnico
indesejadas;
Qualquer mensagem filtrada movida para a pasta
'Publicidade no solicitada', onde posteriormente pode ser
recuperada ou revista.
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Outras Funcionalidades
Pode adicionar endereos de correio electrnico lista
'Remetentes seguros' de modo a garantir que as mensagens
destes remetentes nunca sejam consideradas como
publicidade no solicitada e bloquear mensagens de
determinados endereos de correio electrnico ou nomes de
domnio adicionando o remetente lista 'Remetentes
bloqueados'.
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Painel de Leitura
Painel de Leitura
O painel de leitura o local ideal para ler mensagens de
correio electrnico sem ser necessrio abrir uma janela
separada para cada mensagem.
Outras Funcionalidades
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Outras Funcionalidades
Sinalizadores R
Sinalizadores R

pidos
pidos
Caso seja necessrio responder a uma mensagem de
correio electrnico mas, nesse momento, no tem
disponibilidade para o fazer, poder clicar no cone do
sinalizador para a assinalar com um sinalizador rpido. Os
sinalizadores com vrias cores facilitam a categorizao das
mensagens. A pasta denominada 'Para seguimento' contm
sempre uma lista actualizada de todas as mensagens
assinaladas com sinalizadores rpidos em cada uma das
pastas da caixa de correio.
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Outras Funcionalidades
Comunicao e Organizao Pessoal: Microsoft Outlook 2003
Outras Funcionalidades
Dispor por conversa
Dispor por conversa

o
o
Caso receba muitas mensagens de correio electrnico por
dia, poder tirar partido de uma opo de agrupamento
chamada 'Dispor por conversao'. Para o ajudar a ler as
mensagens de correio electrnico o mais rapidamente
possvel, a vista 'Dispor por conversao' comea por
apresentar apenas as mensagens no lidas ou assinaladas
com sinalizadores rpidos. Para dispor as mensagens desta
forma, clique em 'Dispor por conversao' no menu 'Ver'.
Comunicao e Organizao Pessoal: Microsoft Outlook 2003 Bibliografia
Recursos Bibliogrficos
On-line
Nota: No possvel garantir a existncia futura dos endereos (URLs), citados nos recursos on-line. Como se sabe, os endereos so virtuais
e a sua vida til depende nica e exclusivamente dos seus autores e proprietrios.
KETTELL,Ackerman (2003). Microfoft Office 2003: The Complete Reference. California:
McGraw-Hill.
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