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Microsoft Business SolutionsNavision 3.

70 Essentials

RENUNCIA

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Publicado por Microsoft Business Solutions ApS, Dinamarca. Publicado en Dinamarca 2003. Id. de documento: NA-370-SST-007-v01.00-ESES

CONTENIDO

Captulo 1 Introduccin............................................................................................ 1-1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 El curso Microsoft Business SolutionsNavision Essentials.......... 1-2 Instalar Microsoft Business SolutionsNavision ............................ 1-6 Estructura de la base de datos y requisitos del sistema................ 1-8 Funcionalidad general de la aplicacin........................................ 1-16 Preguntas de revisin .................................................................. 1-33

Captulo 2 Contabilidad............................................................................................ 2-1 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 Introduccin ................................................................................... 2-2 Configuracin contabilidad ............................................................ 2-7 El Plan de cuentas ....................................................................... 2-33 Grupos contables......................................................................... 2-42 Dimensiones ................................................................................ 2-65 Diarios y secciones ...................................................................... 2-75 Bancos ......................................................................................... 2-85 Informes financieros..................................................................... 2-91 Presupuestos ............................................................................... 2-98 Preguntas de revisin ................................................................ 2-100

Captulo 3 Ventas y cobros...................................................................................... 3-1

CONTENIDO

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11

Resumen y configuracin .............................................................. 3-3 Ofertas de venta .......................................................................... 3-17 Crear pedidos de venta................................................................ 3-21 Registrar pedidos de venta .......................................................... 3-29 Crear y registrar facturas de venta .............................................. 3-34 El proceso de registro de ventas ................................................. 3-36 Abonos......................................................................................... 3-37 Herramientas de entrada de documentos de venta..................... 3-43 Cobros ......................................................................................... 3-46 Actividades peridicas ................................................................. 3-53 Preguntas de revisin .................................................................. 3-56

Captulo 4 Compras y pagos ................................................................................... 4-1 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 Resumen y configuracin .............................................................. 4-2 Ofertas y pedidos de compra....................................................... 4-14 Facturas de compra ..................................................................... 4-24 El proceso de registro de compras .............................................. 4-26 Abonos......................................................................................... 4-27 Herramientas de entrada de documentos de compra ................. 4-31 Diarios de pagos y emisin de cheques ...................................... 4-33 Preguntas de revisin .................................................................. 4-44

Existencias.............................................................................................. 5-1 5.1 5.2 Configuracin bsica de existencias ............................................. 5-2 La ficha de producto .................................................................... 5-14

5.3 5.4 5.5

Lista de materiales....................................................................... 5-17 Variantes de producto y unidades de almacenamiento (UA) ...... 5-25 Preguntas de revisin .................................................................. 5-29

Apndice A. Propuesta de programacin del curso.................................................... 1 Apndice B. Requisitos del sistema.............................................................................. 3 Apndice C. Lista de grnulos..................................................................................... 11 Apndice D. Soluciones a los ejercicios..................................................................... 59 Apndice E. Proyectos del curso .............................................................................. 103

PREFACIO Microsoft Business SolutionsNavision es una solucin de gestin empresarial integrada econmica que es rpida de implementar y fcil de personalizar, mantener y utilizar. Est diseada especficamente para pequeas y medianas empresas que buscan una solucin para ayudarles a aumentar la productividad sin trastornar las operaciones diarias. Microsoft Business SolutionsNavision ofrece funcionalidad integrada para gestin financiera, colaboracin en la cadena de suministro, CRM y comercio electrnico. Este material de autoestudio est diseado para ayudar a los alumnos que desean realizar el Examen Microsoft Business SolutionsNavision Essentials. Para certificarse en el plan de estudios de Microsoft Business SolutionsNavision (Microsoft Business SolutionsNavision Curriculum), los alumnos deben pasar el Examen Microsoft Business Solutions Navision Essentials.

Captulo 1 Introduccin

En este captulo, podr aprender acerca de: 1.1 El curso Microsoft Business Solutions Navision Essentials 1.2 Instalar Microsoft Business Solutions Navision 1.3 Estructura de la base de datos y requisitos del sistema 1.4 Funcionalidad general de la aplicacin 1.5 Preguntas de revisin

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1.1 EL CURSO MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONSNAVISION ESSENTIALS


El curso Microsoft Business SolutionsNavision Essentials consiste bsicamente en un curso de autoestudio diseado como presentacin al producto. No obstante, se puede utilizar como base de un curso formativo realizado por un instructor. Le ofrece una introduccin a la funcionalidad principal de Microsoft Business SolutionsNavision. Tambin le ofrece los conocimientos bsicos necesarios para prepararse para las pruebas para la obtencin de la certificacin Navision. Debe tenerse en cuenta que se recomienda siempre adquirir experiencia con el producto antes de efectuar las pruebas.

Pblico El curso est dirigido principalmente a empleados de NSC que no estn familiarizados con la aplicacin Microsoft Business SolutionsNavision. Tras haber finalizado el curso, los empleados habrn obtenido los conocimientos necesarios para demostrar la funcionalidad bsica de Microsoft Business SolutionsNavision y/o realizar cursos formativos ms avanzados del plan de estudios de Microsoft Business SolutionsNavision.

Objetivos del curso Proporcionar a los alumnos las cualificaciones necesarias para demostrar el concepto y el uso de Microsoft Business Solutions Navision Preparar a los alumnos para participar en cursos ms avanzados del plan de estudios de Microsoft Business SolutionsNavision Preparar a los alumnos para el Examen Microsoft Business Solutions Navision Essentials

Requisitos previos Ninguno No obstante, se recomienda que los participantes tengan conocimientos de usuario de Windows, productos de MS Office y MS Internet Explorer.

Panormica del curso El curso se compone de los siguientes captulos:

Introduccin

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El captulo 1 proporciona una introduccin al material de formacin e incluye instrucciones sobre cmo instalar el programa en su equipo antes de empezar el curso. Este captulo tambin contiene una breve introduccin a los requisitos del sistema y a la funcionalidad de la interfaz grfica de usuario utilizada en toda la aplicacin. El captulo 2, Contabilidad, es una introduccin a la configuracin de la informacin de la empresa en el sistema. Incluye la creacin de grupos contables, el plan de cuentas y la configuracin de la contabilidad de IVA en el sistema. Los estudiantes aprendern tambin el concepto de dimensiones y obtendrn conocimientos bsicos acerca de los diarios, los informes financieros y los presupuestos. El captulo 3, Ventas y cobros, muestra el procesamiento de transacciones de venta con los clientes. Tambin se describe el registro de albaranes y abonos de venta. El captulo 4, Compras y pagos, ofrece un contenido similar al captulo 3. Esto se debe a que la funcionalidad de Compras y pagos refleja en gran medida la funcionalidad de Ventas y cobros. El captulo trata el procesamiento de transacciones de compra con los proveedores. Adems, se incluyen las propuestas de pago de pedidos de proveedor por parte del sistema y la creacin de abonos de compra. El captulo 5, Existencias, contiene una introduccin a la configuracin del sistema de existencias y a la ficha de producto bsica. Tambin se incluye una descripcin del elemento Lista de materiales. Adems, el captulo contiene informacin acerca de la gestin de variantes de producto por parte del sistema.

En este captulo se presenta un rea del sistema, ofrece ejemplos de su funcionamiento e incorpora ejercicios de prctica. Al final de cada captulo encontrar una serie de preguntas de revisin que le ayudarn a prepararse la prueba para obtener la certificacin. Los captulos de este curso contienen los siguientes elementos: Conceptos: explican los procesos de negocio que se pueden gestionar con Microsoft Business SolutionsNavision. Ejemplos: proporcionan descripciones prcticas paso a paso acerca de cmo utilizar la aplicacin. Ejercicios: ofrecen la oportunidad de practicar al alumno. Las soluciones aparecen en el Apndice D.

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Microsoft Business SolutionsNavision 3.70 Essentials

Proyectos del curso: ejercicios de solucin de problemas ms largos en los que puede encontrar su propia solucin segn lo aprendido.

stas son las convenciones tipogrficas que contiene el material: NombreCampo se utiliza para los nombres de campos, ventanas y tablas. EntradaTexto se utiliza para el texto que debe seleccionarse o introducirse. Adems de los captulos del curso, existen unos apndices que le ofrecen orientacin e informacin adicionales. Fechas Las fechas del material del curso estn en formato espaol. Para evitar errores al leer el material y los ejercicios, es una buena idea comprobar el formato de fecha en Windows antes de iniciar la sesin de formacin. Apndice A: Calendario del curso Apndice B: Requisitos del sistema Apndice C: Grnulos Apndice D: Soluciones a los ejercicios Apndice E: Proyecto del curso

Datos de demostracin Todos los ejercicios se basan en la empresa ficticia CRONUS Espaa S.A. Los datos de demostracin necesarios para los ejercicios en ocasiones slo estn configurados en una ubicacin. Para comprobar que tiene acceso a los datos correspondientes, inicie la sesin utilizando la ubicacin correcta como nombre de inicio de sesin.

Duracin sugerida del curso Ante todo, el curso est diseado como un curso de autoestudio, que sigue el ritmo del alumno. Aconsejamos que el curso se imparta durante un periodo de 3 das. En el apndice A se propone un calendario.

Informacin adicional Puede obtener ms informacin acerca de la funcionalidad de Microsoft Business SolutionsNavision en los siguientes cursos del plan de estudios

Introduccin

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de Microsoft Business SolutionsNavision: Gestin financiera Recursos y proyectos Activos fijos Valoracin de existencias Comercial Gestin de existencias Fabricacin CRM Servicio CRM Marketing y ventas

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Microsoft Business SolutionsNavision 3.70 Essentials

1.2 INSTALAR MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONSNAVISION


Antes de empezar el curso, debe instalar Microsoft Business Solutions Navision en su equipo. A continuacin se describe el procedimiento de instalacin. Al insertar el CD, el explorador cargar automticamente el archivo de instalacin. Si el explorador no carga el archivo de instalacin, bralo manualmente:
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En el men Inicio, haga clic en Ejecutar... En la ventana Ejecutar, en el campo Abrir:, escriba x:\startcd.exe (sustituya la x por la letra de la unidad de CD-ROM) y haga clic en Aceptar.

ste es el procedimiento de instalacin:


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Inserte el CD-ROM. El explorador muestra las distintas opciones posibles. Haga clic en Cliente. Haga clic en Cliente de Microsoft Business SolutionsNavision. Se inicia la instalacin. La ventana Asistente para instalacin de Microsoft Business SolutionsNavision le introduce en el asistente de instalacin. Haga clic en Siguiente>. En los campos Nombre de usuario: y Organizacin: escriba su informacin de cliente. Haga clic en Siguiente>. Haga clic en Todos los usuarios o Slo para m para seleccionar uno de ellos. Haga clic en Siguiente>.

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Nota La seleccin de Todos los usuarios proporciona acceso a la funcionalidad bsica de la empresa.

Haga clic en el campo Tpica para seleccionar el tipo de instalacin y, a continuacin, en Siguiente>. Haga clic en Instalar para indicar que est preparado para instalar el

Introduccin

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programa. Se inicia el proceso de instalacin.


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Haga clic en Finalizar para completar la instalacin de Microsoft Business SolutionsNavision.

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1.3 ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS Y REQUISITOS DEL SISTEMA


Esta seccin contiene una breve introduccin conceptual a la funcionalidad de la base de datos y los requisitos del sistema de Microsoft Business SolutionsNavision. Estos temas se tratarn en ms detalle en los siguientes manuales de instalacin: Installation & System Management: Microsoft Business Solutions Navision Database Server Installation & System Management: Microsoft SQL Server Option

La base de datos Objetos de la aplicacin El archivo de la base de datos contiene toda la informacin especfica de una instalacin de Microsoft Business SolutionsNavision. Los programas y la informacin de la empresa se encuentran almacenados en el archivo de la base de datos. A diferencia de los productos contables tradicionales en los que los programas y la informacin se almacenan en archivos fsicos independientes, Microsoft Business SolutionsNavision almacena esta informacin en un solo archivo fsico. Este archivo nico de Microsoft Business SolutionsNavision contiene objetos e informacin de la aplicacin. Los objetos de la aplicacin pueden equipararse a los archivos fsicos de los sistemas contables tradicionales, puesto que cada uno de ellos tiene una finalidad determinada. La base de datos contiene cinco tipos de objetos. Los objetos de la aplicacin suelen denominarse con el nmero de objeto. Tablas: sirven para almacenar definiciones de estructuras de datos, incluidos desencadenadores y rutinas, que se utilizan durante la introduccin de datos. Formularios: sirven para crear ventanas y mens. Informes:-sirven para crear informes y procesos. Dataports: sirven para almacenar rutinas de importacin y exportacin. Codeunits: sirven para almacenar rutinas del sistema. Informacin de la empresa: la base de datos puede contener

Introduccin

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informacin de varias empresas. Las empresas de la misma base de datos comparten los mismos objetos de la aplicacin. De este modo, si se modifica un objeto de la aplicacin, el cambio afecta a todas las empresas de la base de datos. Informacin comn a todas las empresas: suele tratarse de Id. de usuario, permisos de seguridad, informacin de configuracin de cliente y mens de informes. Slo se realiza una copia de seguridad de esta informacin cuando se ejecuta una copia de seguridad de toda la base de datos o se lleva a cabo una copia de seguridad personalizada.

Nota: Si desea obtener informacin ms detallada acerca de un campo o formulario determinado, consulte la ayuda en lnea. Para ello, presione F1 en el campo o formulario acerca del que desea obtener informacin.

Fuera de la base de datos Entorno de desarrollo y otros ejecutables El entorno de desarrollo (C/SIDE) incluye los archivos ejecutables contenidos en el subdirectorio del sistema en el disco duro. C/SIDE se compone del cdigo necesario para interpretar los objetos de la aplicacin, las herramientas del sistema de desarrollo (editores, depurador, etc.), el sistema de gestin de bases de datos (DBMS) y la interfaz del sistema operativo. Tambin contiene archivos de licencia, mensajes de ayuda, mensajes de error y mensajes de sintaxis.

Sistema operativo Para obtener acceso a las bases de datos de Microsoft Business SolutionsNavision, los clientes pueden utilizar diversos sistemas operativos. Los objetos de la aplicacin no necesitan modificarse de una a otra plataforma porque la interfaz del sistema operativo del entorno de desarrollo admite todas las posibilidades. NOTA DE VENTAS: Con Microsoft Business SolutionsNavision, puede escoger entre las opciones Microsoft Business SolutionsNavision Database Server y Microsoft SQL Server Option. La funcionalidad de la base de datos le permite ver la informacin tan detallada como sea necesario. Por lo tanto,

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el sistema contiene funcionalidad que no se encuentra disponible en otros paquetes de software.

Resumen del diseo de bases de datos Los sistemas de bases de datos son principalmente sistemas de almacenamiento de registros informticos. Se pueden comparar a un archivo electrnico. Para que una base de datos o un archivo sean tiles, deber ser posible: Agregar archivos nuevos vacos Insertar datos nuevos en archivos existentes Recuperar datos de archivos existentes Actualizar datos de archivos existentes Eliminar datos de archivos existentes Eliminar archivos existentes

En Microsoft Business SolutionsNavision, la informacin de la base de datos se encuentra integrada y compartida. Integrada se refiere a que se puede considerar la base de datos como una unin de varios archivos de datos diferentes de los que se elimina la informacin superflua de forma total o parcial. Por ejemplo, una base de datos puede contener tanto un archivo de empleados con nombres, direcciones, departamentos, salarios, etc. de los mismos como un archivo de inscripciones con las inscripciones de empleados en cursos formativos. Asumiendo que para administrar el curso, se necesita saber el departamento de cada alumno inscrito, resulta superfluo incluir esa informacin en el archivo de inscripciones porque siempre se puede obtener del archivo de empleados. Compartida se refiere a que los distintos datos contenidos en la base de datos pueden compartirlos varios usuarios, de modo que usuarios diferentes pueden acceder a los mismos datos y utilizarlos con fines totalmente distintos. De hecho, varios usuarios pueden incluso obtener acceso a los mismos datos al mismo tiempo. Esta funcionalidad se debe en parte al hecho de que se trata de una base de datos integrada.

Introduccin

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En el ejemplo de inscripcin de los empleados, los usuarios del departamento de recursos humanos y los usuarios del departamento de formacin compartiran la informacin de departamento del archivo de empleados. Adems, estos dos tipos de usuarios utilizaran la misma informacin con fines totalmente diferentes. La integracin de la base de datos permite que un usuario se ocupe solamente de una pequea parte de toda la base de datos. Es decir, cada usuario percibira la base de datos de varias formas distintas. De hecho, incluso cuando dos usuarios comparten la misma parte de la base de datos, las vistas que obtienen de la base de datos pueden diferir de forma considerable en cuanto a detalles. Por consiguiente, la base de datos est tanto integrada como compartida. Se considera integrada por su uso del modelo de base de datos relacionales y compartida por la posibilidad de que varios usuarios compartan los mismos datos al mismo tiempo y obtengan acceso a los mismos datos a la vez.

El modelo relacional El sistema se basa en el modelo relacional, el mtodo ms eficaz de almacenamiento y recuperacin de datos. Esto se debe a que el modelo relacional se ha concebido para evitar la duplicacin de datos. La duplicacin de datos ralentiza los procesos, hace necesario que se mantengan datos en varias ubicaciones diferentes y requiere el uso de espacio que podra aprovecharse para otros fines. La base de datos utiliza todo el espacio que se le ha asignado. Cuando se registra informacin nueva, se modifica informacin existente o se produce un registro, el sistema crea una versin nueva del registro y mantiene una copia de la versin anterior. Como resultado, se obtiene la siguiente funcionalidad exclusiva: Concurrencia optimista Coherencia de la base de datos (transacciones) Tecnologa SIFT

Concurrencia optimista La tecnologa de base de datos de versiones elimina la necesidad del bloqueo de registros. En su lugar, el sistema utiliza la concurrencia

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optimista. Sus ventajas son las siguientes:

Ejecucin de informes durante la introduccin de datos Puede ejecutar informes o copias de seguridad al mismo tiempo que se introducen datos en el sistema con las mismas tablas. Esto se debe a que el sistema obtiene una "instantnea" de un grupo de datos coherente (equilibrado) de la base de datos cuando se inicia un informe o una copia de seguridad. Durante la creacin de otras versiones para otras tareas, el sistema sigue utilizando esa versin para la tarea inicial, de modo que se evitan los informes o copias de seguridad incoherentes y las colisiones entre el informe y la copia de seguridad y los usuarios que procesan la informacin.

NOTA DE APOYO: Todas las grandes ventajas tienen sus inconvenientes. Puede ocurrir que se sobrescriba la versin utilizada en un informe o copia de seguridad antes de finalizar la tarea. Esto se debe a que el sistema otorga prioridad a la introduccin de datos sobre los informes o copias de seguridad. Por lo tanto, el sistema escoger la introduccin de datos nuevos cuando tenga que decidir entre detener la introduccin de datos nuevos o la interrupcin de un informe o una copia de seguridad. Esta situacin slo puede darse cuando queda poco espacio libre en la base de datos, puesto que no se dispone de espacio suficiente para crear una nueva versin y el nmero de transacciones registradas es considerable. En este caso, el usuario recibir un mensaje que le informa de que se ha perdido la versin que estaba utilizando. El usuario deber reiniciar el informe o tarea.

Introduccin

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Acceso concurrente Tal y como se explic anteriormente, en informes y copias de seguridad Navision permite el acceso simultneo de dos usuarios a la misma informacin (registro). No obstante, a diferencia de los informes, puede suceder que dos usuarios obtengan acceso al mismo registro para modificarlo. En este caso, se guardarn los cambios del usuario que primero finalice la tarea y salga del registro. El segundo usuario recibir un mensaje al intentar salir del registro para que vuelva a introducir sus cambios. NOTA DE VENTAS: Con la concurrencia optimista, los usuarios no necesitan detener su trabajo porque otros estn trabajando con los mismos datos. As se aumenta la productividad de los empleados y se producen menos quejas por parte de los usuarios acerca de la sobrecarga del sistema. La concurrencia optimista tiene la clara ventaja de permitir el acceso a informacin que se est utilizando. Se denomina "optimista" porque se presupone que las colisiones de datos de este tipo son infrecuentes. Los sistemas de bloqueo de registros se consideran "pesimistas", porque se presupone que los usuarios cambian siempre la informacin y por lo tanto se bloquea al segundo usuario sin ni siquiera proporcionarle una vista de la informacin.

Coherencia de la base de datos (transacciones) La funcionalidad confirmar-deshacer elimina las situaciones de

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desequilibrio y disminuye el tiempo de recuperacin de cortes de electricidad u otras situaciones catastrficas. La funcionalidad de gestin de versiones garantiza que cada tarea de usuario utilice un grupo de datos coherente; por ejemplo, el balance de sumas y saldos est siempre equilibrado. Con confirmar-deshacer, el sistema siempre puede volver a la versin inicial no registrada si se produce un corte de electricidad durante el registro, con lo que se evitan las situaciones de desequilibrio o los errores de datos daados que se reciben en otros sistemas. NOTAS DE APOYO: La funcionalidad de versiones afecta tambin a la restauracin de copias de seguridad. Si la base de datos no dispone de espacio suficiente para restaurar la copia de seguridad, Navision le permitir aumentar el tamao de la base de datos y continuar con el proceso de restauracin. Esto es posible gracias al uso de versiones. Deje un 15% de espacio libre en la base de datos. La disminucin del espacio libre ralentiza la ejecucin de la base de datos. El administrador deber supervisar esta informacin.

Tecnologa Sum-Indexed Flow (SIFT) SIFT es otra tecnologa de bases de datos que posibilita el funcionamiento del sistema. Las dos ventajas principales de SIFT son la mejora del rendimiento de consultas y OLAP (procesamiento analtico en lnea), que permiten al usuario distribuir la informacin en sectores en el sistema y recuperar la informacin deseada. Como ventaja secundaria de SIFT, no es necesario actualizar los registros principales, como la informacin de cliente, durante una rutina de registro porque todos los balances del sistema se calculan pero no se almacenan. De este modo, se aceleran los procesos de registro (otro aumento del rendimiento) y mejora la concurrencia optimista. SIFT se ejecuta por medio de FlowFields, FlowFilters y SumIndexFields, que se tratarn de forma detallada ms adelante.

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Requisitos del sistema Microsoft Business SolutionsNavision puede ejecutarse en distintas plataformas y sistemas operativos. El sistema posee ciertos requisitos recomendados para las instalaciones de servidor y de cliente acerca de: Requisitos del sistema operativo Requisitos del procesador Requisitos de memoria Requisitos de disco duro

El apndice B del curso contiene los requisitos mnimos y recomendados de Microsoft Business SolutionsNavision.

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1.4 FUNCIONALIDAD GENERAL DE LA APLICACIN


En esta seccin, se trata la funcionalidad de toda la aplicacin Microsoft Business SolutionsNavision. En concreto, aprender a desplazarse por Microsoft Business SolutionsNavision (GUI), la estructura de datos uniforme (tablas), los AssistButton, Navegar y Dimensiones.

Desplazarse por Microsoft Business SolutionsNavision (GUI) Interfaz grfica de usuario La interfaz grfica de usuario (GUI) le permite comunicarse con el sistema. La interfaz es intuitiva y coherente. Por lo tanto, le resultar sencillo reconocer funcionalidades y desplazarse por Microsoft Business SolutionsNavision. Por ejemplo, los nombres de campos indican la informacin que deber introducirse en el campo correspondiente. As, el CIF/NIF del cliente se introduce en el campo CIF/NIF. Sucede lo mismo con los nombres de pestaas. La ventana Ficha cliente incluye la pestaa General, que contiene informacin general acerca del cliente, como la direccin. La pestaa Comunicacin contiene informacin como el nmero de telfono y de fax del cliente. El aspecto de la interfaz grfica de usuario tambin facilita el uso y el trabajo con la interfaz. El diseo visual y la seleccin de colores son factores clave. Microsoft Business SolutionsNavision utiliza tonos grises y un diseo sencillo con el menor nmero posible de elementos visibles a la vez en la pantalla.

Ventana de la aplicacin En Microsoft Business SolutionsNavision, la ventana de la aplicacin siempre est abierta. Es el lugar en el que trabajar a diario.

Introduccin

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Microsoft Business SolutionsNavision se ha diseado con barras y botones para facilitar y acelerar la introduccin de datos. Por ejemplo, las barras de herramientas y de estado de la ventana de la aplicacin estn formadas por informacin y botones relevantes a la hora de utilizar el sistema. La barra de ttulo muestra el nombre de la empresa con la que se est trabajando. La barra de men contiene mens que le permiten seleccionar comandos de Microsoft Business SolutionsNavision. Los comandos se componen de funciones de edicin, filtros, ayuda y opciones de mantenimiento. Para acceder a estas opciones, puede utilizar el teclado o el ratn.

La barra de herramientas le proporciona acceso a las funciones de la barra de men de uso frecuente junto con otras dos funciones: Men principal y Lista. Para modificar u ocultar la barra de herramientas, utilice el men Ver, Barra de herramientas. Dos grupos de botones son especficos de Microsoft Business Solutions Navision: Botones de filtro Botones de exploracin

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Los botones Filtro de campo, Filtro de tabla, FlowFilter y Mostrar todos componen el grupo de botones de filtro. Puede utilizar filtros de campo y de tabla para que una ventana muestre nicamente cuentas, clientes, movimientos u otros movimientos determinados. Por otro lado, el botn FlowFilter sirve para limitar el contenido de los campos que muestran importes o cantidades. El botn Mostrar todos le permite reorganizar rpidamente una ventana a la que se hayan aplicado varios filtros. El botn Mostrar todos sirve para eliminar filtros, de forma que se muestren todos los movimientos en la ventana.

El grupo de botones de exploracin de Microsoft Business Solutions Navision se compone de los botones Ordenar, Primero, Anterior, Siguiente, ltimo, Lista y Men principal. El botn Ordenar le permite seleccionar las diversas claves de ordenacin que se hayan definido para la tabla actual. Los botones de la barra de herramientas Primero, Anterior, Siguiente y ltimo le permiten desplazarse rpidamente por registros como fichas o lneas. El botn Primero le permite desplazarse al primer movimiento. El botn Anterior le permite desplazarse al movimiento anterior. El botn Siguiente le permite desplazarse al siguiente movimiento. El botn ltimo le permite desplazarse al ltimo movimiento. Otro de los botones del grupo de exploracin es el botn Lista. Muestra una lista de todos los movimientos de la tabla actual. El botn Lista se tratar en mayor detalle en la unidad de estructura de datos uniforme. El botn Men principal muestra inmediatamente el men principal. La barra de estado muestra el nombre completo y el contenido del campo activo, la fecha de trabajo, el Id. de usuario, los filtros activos y el modo insertar (INS)/sobrescribir (SOB). El rea de trabajo muestra la ventana de la aplicacin en la que realizar su trabajo. Normalmente, sirve para ver un men o una ventana de movimientos.

Coherencia del producto Mens

Introduccin

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Microsoft Business SolutionsNavision posee una estructura de mens coherente entre las distintas reas de la aplicacin. Para comprobarlo, haga clic en Men principal en la barra de herramientas y, a continuacin, en Ventas y cobros. Compare este men con el de Compras y pagos y con el de Contabilidad. Comprobar que el diseo es similar en todas las reas. Ventanas La interfaz grfica de usuario de Microsoft Business SolutionsNavision, al igual que la de Windows, se ha concebido para ayudar a los usuarios a aprender a utilizar el producto. Por ejemplo, una vez que sepa cmo utilizar la ventana Ficha cliente, estar familiarizado con el resto de las fichas del sistema: Proveedor, Cuenta, Producto, Proyecto, etc. Haga clic en Clientes para ver la ventana Ficha cliente.

Edicin de campos Puede modificar un campo de diversas formas. Antes de confirmar el cambio, puede presionar Esc en cualquier momento para volver al valor original. Si se encuentra seleccionado el valor del campo, puede empezar a escribir y as sobrescribir la informacin existente. Si se encuentra seleccionado el valor del campo, presione F2 para que se ubique el cursor al principio del campo. Presione F2 dos veces para desplazar el cursor al final del campo. Utilice el ratn para situar el cursor en cualquier ubicacin del campo.

Haga clic en la pestaa General y desplace el cursor al campo Nombre.

Introduccin de fechas y horas Existen varias formas de introducir fechas en Microsoft Business SolutionsNavision. La introduccin de cifras y letras tiene las siguientes equivalencias: DOS CIFRAS: especifica el da y agrega automticamente el mes y el ao de la fecha de trabajo. CUATRO CIFRAS: especifica el da y el mes y agrega

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automticamente el ao de la fecha de trabajo. DA, MES Y LAS DOS LTIMAS CIFRAS DE UN AO: especifica la fecha completa de seis cifras. DA Y NMERO DE SEMANA: especifica el da de una semana determinada del ao y agrega automticamente el ao. Por ejemplo, Lun252 indica la fecha del lunes de la semana 25 del ao 2002. H: especifica la fecha actual o la fecha del sistema informtico. T: especifica la fecha de trabajo predeterminada. U Y UNA FECHA DE SEIS CIFRAS: especifica la fecha de cierre para indicar que se trata de un movimiento de cierre.

Al introducir horas, cada unidad de tiempo debe contener dos dgitos (por ejemplo, las seis en punto se escribe 06) y no es necesario escribir minutos, segundos o a.m./p.m. Puede insertar cualquier smbolo de separacin entre las unidades, pero no es necesario. Campos Datetime: tambin puede introducir una fecha y una hora en un solo campo en algunas ventanas del sistema. En estos campos deber introducir la fecha y la hora separadas por un espacio. Si introduce solamente una fecha, el sistema agregar la hora que representa la medianoche al principio de la fecha (12:00:00 AM).

Introduccin

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A continuacin, figuran algunos ejemplos de introduccin de informacin en los campos:


Entrada 131202 123456 1-12-02 10 1.12.02 5 1.12.02 L M MI J V S D Interpretacin 13-12-02 12:34:56 01-12-02 10:00:00 01-12-02 5:00:00 01-12-02 0:00:00 Lunes de la semana actual - medianoche Martes de la semana actual - medianoche Mircoles de la semana actual - medianoche Jueves de la semana actual - medianoche Viernes de la semana actual - medianoche Sbado de la semana actual - medianoche Domingo de la semana actual - medianoche

Uso de filtros Un filtro se configura mediante la especificacin de criterios para uno o varios campos de una tabla. El sistema comprueba todos los registros y slo pasan por el filtro los registros que se corresponden con los criterios. Si se especifican criterios para varios campos al mismo tiempo, los registros deben coincidir con todos los criterios para pasar por el filtro. Nota Los filtros de campo y de tabla dependen de las ventanas. Si establece un filtro en una tabla de una ventana y ve la misma tabla en otra ventana, el filtro no es efectivo en esta segunda ventana. Por otro lado, el filtro ser efectivo en la ventana en la que lo estableci hasta que lo quite. Filtro de campo: un filtro de campo realiza la misma funcin que un filtro de tabla. Sin embargo, el filtro de campo establece un filtro slo en el campo que contenga el cursor cuando elija la funcin. Se recomienda que compruebe los filtros mediante el uso ocasional de la funcin de filtro de tabla para obtener un resumen de todos los filtros que se han establecido

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en una ventana. Filtro de tabla: utilice la funcin de filtro de tabla para filtrar ms de un campo a la vez. FlowFilter: FlowFilter limita el contenido de los campos que muestran cantidades que el sistema calcula a partir de entradas en otras tablas. Al utilizar estos filtros, puede elegir ver entradas de las otras tablas, por ejemplo, dentro de un intervalo de fechas concreto o con un cdigo de almacn concreto. FlowFilter puede introducirse en campos que acaban con el trmino Filtro, como Filtro de fecha, Filtro de dimensin global 1 o Filtro de almacn. Se denominan campos FlowFilter. Presione MAYS+F7 o haga clic en Ver, FlowFilter para abrir una ventana en la que puede introducir los criterios.

Introduccin de criterios en los filtros Para introducir criterios puede utilizar todos los nmeros y letras que pueden utilizarse normalmente en el campo. Asimismo, puede utilizar algunos smbolos especiales o expresiones matemticas. Los formatos disponibles son:

Introduccin

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Significado

Expresin de ejemplo

Registros mostrados

Igual a

377 AZUL

Nmero 377 Los que tengan el cdigo AZUL, por ejemplo, el cdigo de almacn AZUL

Intervalo

1100..2100 ..2500 ..31 12 00 P8..

Nmeros 1100 a 2100 Hasta e incluyendo 2500 Fechas hasta e incluyendo 31 12 00 Informacin para el periodo contable 8 y posteriores

O/o bien

1200|1300

Los que tengan el nmero 1200 o 1300

metodologa

<2000&>1000

Nmeros menores que 2000 y mayores que 1000. El smbolo "&" no puede utilizarse por s mismo con nmeros, ya que ningn registro puede tener dos nmeros.

Diferente de Mayor que Mayor que o igual a

<>0 >1200 >=1200

Todos los nmeros excepto 0 Nmeros mayores que 1200 Nmeros mayores que o iguales a 1200

Menor que Menor que o igual a

<1200 <=1200

Nmeros menores que 1200 Nmeros menores que o iguales a 1200

Nmero indefinido de caracteres desconocidos Un carcter desconocido

*Co* *Co Co* Hans?n

Textos que contienen "Co" Textos que terminan con "Co" Textos que empiezan por "Co" Textos como Hansen o Hanson

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Microsoft Business SolutionsNavision 3.70 Essentials

Significado

Expresin de ejemplo

Registros mostrados

Calcular antes del resto

30|(>=10&<=20)

Los que tengan el nmero 30 o con un nmero de 10 a 20 (el resultado del clculo entre parntesis)

Omitir maysculas o minsculas (se permiten ambas)

@almacn

Textos como ALMACN, almacn o Almacn

Tambin pueden combinarse las expresiones de formato:


5999|8100..8490 Incluye los registros con el nmero 5999 o con un nmero del intervalo 8100 a 8490. ..1299|1400.. Incluye los registros con un nmero menor que o igual a 1299 o con un nmero igual a 1400 o mayor (todos los nmeros menos del 1300 al 1399). >50&<100 Incluye los registros con nmeros mayores que 50 y menores que 100 (nmeros 51 a 99). *C*&*D* @*co?* Textos que contengan tanto C como D. Textos que contengan co, CO, Co, cO, como cosa, colocar e incorporado. CO, cO, Co o co deben estar presentes, seguidos como mnimo por un carcter, pero puede haber un nmero indefinido de caracteres antes y despus de stos y no se distingue entre maysculas y minsculas.

Los filtros tambin se pueden utilizar en combinacin con la ordenacin.

Ordenar La funcin de ordenacin de Microsoft Business SolutionsNavision facilita la obtencin de un resumen rpido de los datos. Por ejemplo, si tiene un gran nmero de movimientos de cliente, puede ordenarlos por: Nmero de entrada nicamente. Nmero de cliente primero y a continuacin por fecha para cada nmero de cliente.

Introduccin

1-25

Tipo de documento; a continuacin, bajo cada tipo de documento, por nmero de documento y bajo cada nmero de documento, por nmero de cliente.

Cada opcin de ordenacin (o combinacin de opciones de ordenacin) se denomina clave. Puede ver todas las claves de una tabla determinada al seleccionar Ver, Ordenar cuando el cursor se encuentre en una ventana que muestra la tabla. Puede utilizar esta funcin seleccionando Ver, Ordenar en la barra de men o haciendo clic en el botn Ordenar de la barra de herramientas. Tambin puede activar la funcin al hacer clic en Ordenar en informes.

Introduccin y modificacin de datos ESC resulta muy til como tecla de acceso directo al introducir datos o modificar un campo. Por ejemplo, si se da cuenta de que est introduciendo datos incorrectos en un campo, puede presionar ESC para anular la introduccin de datos mientras el cursor se encuentre en el campo. Si de desplaza de un campo a otro en la ventana, al abandonar el campo se guarda en el sistema la informacin introducida en el mismo. No es necesario presionar INTRO para confirmar la informacin. La informacin introducida se guarda automticamente en la base de datos al salir de una ventana. Para salir de una ventana rpidamente, presione Esc.

Caractersticas de botones En Windows, los botones de comando y de men sirven para abrir otras ventanas. Existen diversas situaciones en las que se desear abrir una ventana desde otra ventana.

Un botn de comando ejecuta una accin cuando se hace clic en l. Un ejemplo de esto es el botn Imprimir.

Se puede hacer clic en los botones de men al igual que en los de comando, pero no se realiza ninguna accin. Al hacer clic en estos botones, se abre un men con varios elementos que puede seleccionar. Adems de estos botones, Microsoft Business SolutionsNavision contiene

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Microsoft Business SolutionsNavision 3.70 Essentials

varios AssistButton. Los AssistButton se tratarn en ms detalle en la unidad AssistButton.

Teclas F Se han creado mtodos abreviados de teclado para las funciones ms utilizadas en ventanas de aplicacin y para los elementos de men principales. Estos mtodos abreviados se asignan a teclas de funcin o teclas F. A continuacin aparece un resumen de estos mtodos abreviados de teclas F:
TECLA F F1 F2 F3 F4 F5 F6 Ayuda Editar Insertar nuevo Eliminar Lista Consulta Cerrar Entradas Ventana siguiente Ficha Obtencin de detalles F7 F8 F9 F10 F11 Filtro de campo Copiar anterior Estadsticas Barra de men Registrar Registrar e imprimir F12 Men principal Object Designer Filtro de tabla Zoom Control FlowFilter Ordenar Liquidar movs. CTRL TECLA F Marcar/Desmarcar Designer MAYS TECLA F Qu es esto? AssistEdit

Estructura de datos uniforme (tablas) Existe una estructura de datos uniforme en todo el sistema. Utilice el siguiente ejemplo para comprobarlo. Puede obtener una lista de todos los clientes de Microsoft Business SolutionsNavision desde cualquier lugar de la ventana Ficha cliente. Puede hacer clic en el botn Lista para abrir una lista similar desde todas

Introduccin

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las fichas y documentos de venta y de compra. Existen tres formas de abrir la lista:

Haga clic en Lista en la barra de herramientas. Presione F5. En la ventana Ficha cliente, haga clic en Cliente, Lista.

1 2

Ahora haga clic en Lista en la barra de herramientas y presione F5. Haga clic en el botn Cerrar, Cancelar o presione Esc para cerrar la ventana.

Tambin puede ver los movimientos del cliente desde cualquier parte de la ventana Ficha cliente. Los movimientos son una lista de todas las transacciones de cliente y es esta lista de movimientos la que se utiliza para mostrar los saldos calculados. Esta operacin tambin se puede realizar desde cualquier parte de la Ficha proveedor para ver los movimientos de proveedor, etc. Existen dos formas de mostrar los movimientos: En la ventana Ficha cliente, haga clic en Cliente, Movimientos. Presione CTRL+F5.

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Microsoft Business SolutionsNavision 3.70 Essentials

Nota: La estructura de datos uniforme disminuye el tiempo necesario de aprendizaje del sistema. Si conoce un rea del sistema, conocer automticamente la funcionalidad principal de todas las reas. Por ejemplo, las ventanas Ficha cliente y Ficha proveedor poseen el mismo aspecto y funcionan de forma idntica, aunque los campos varan ligeramente. En cualquier ficha del sistema, F5 muestra siempre una lista del elemento principal y CTRL+F5 los movimientos correspondientes.

AssistButton Una de las funcionalidades ms importantes del sistema es la posibilidad de buscar o modificar informacin "en segundo plano" con los AssistButton. Los AssistButton ofrecen funcionalidad que facilita la consulta, la obtencin de detalles, el despliegue y la edicin. Los campos pueden ir acompaados de uno de los smbolos para indicar que existe determinada informacin de segundo plano. Haga clic en el smbolo para ver las opciones disponibles. Tambin puede presionar F6 para mostrar la informacin de consulta, obtencin de detalles y despliegue o MAYS+F2 para obtener ayuda al modificar el campo. Tenga en cuenta que las opciones varan en funcin del campo. La Ficha cliente contiene un ejemplo de cada uno de los AssistButton. Consultas El smbolo de consultas es una flecha hacia arriba.

En la pestaa General, haga clic en el smbolo de consulta o presione F6 en el campo Cd. vendedor.

Comprobar que existe una tabla con todos los vendedores y compradores disponibles tras el campo Cd. vendedor de la ventana Ficha cliente. Se considera como una relacin de tabla, porque el campo se encuentra "relacionado" con informacin en otra tabla. Tambin se produce una comprobacin de validez para garantizar la validez del valor introducido. Normalmente, se permite la introduccin de datos.
2

Para cerrar la ventana actual, haga clic en el botn de cierre de la ventana, presione Cancelar o presione ESC.

Obtencin de detalles

Introduccin

1-29

Si el smbolo corresponde a una obtencin de detalles, se tratar de un campo FlowField que se calcula para crear un saldo. El smbolo correspondiente es una flecha hacia abajo.
1

En la pestaa General, haga clic en el campo Saldo y a continuacin haga clic en el smbolo o presione F6.

Al presionar F6 o hacer clic en el smbolo, se muestra una lista de los detalles que componen el saldo calculado. Los datos son meramente informativos. Observe que el campo es gris y no acepta la introduccin ni la modificacin de datos.
2

Para cerrar la ventana actual, haga clic en el botn de cierre de la ventana o presione ESC.

Desplegables Tambin puede estar disponible otro smbolo denominado Desplegable. Indica una lista fija de las opciones disponibles del campo. Deber seleccionarse una de las opciones. El smbolo correspondiente es una flecha hacia abajo.
1

En la pestaa Pagos, haga clic en el smbolo de desplegable o presione F6 en el campo Mtodo liquidacin. Para cerrar la lista, haga clic en el botn de cierre de la ventana o presione Esc.

F6 funciona de forma idntica en las tres funciones, aunque los smbolos son distintos y le ayudan a identificar el tipo de campo y el tipo de informacin que va a obtener. AssistEdit El smbolo AssistEdit puede aparecer en cualquier campo solo o combinado con una consulta. La funcin AssistEdit es similar a la de Consulta, puesto que el usuario suele seleccionar informacin en una tabla en segundo plano. En la mayora de los casos, la funcin de Consulta mostrar los mismos datos que se seleccionaron en la tabla relacionada. La funcin AssistEdit mostrar datos en funcin de la seleccin realizada en la tabla relacionada, pero puede implicar un mayor procesamiento en segundo plano para determinar las opciones que se muestran en el campo.

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Microsoft Business SolutionsNavision 3.70 Essentials

El smbolo de AssistEdit son los tres puntos suspensivos.


1

Haga clic en F3 para crear un cliente nuevo. En la pestaa General, haga clic en el smbolo de AssistEdit o presione MAYS+F2 en el campo N. Aparecer seleccionado el campo Cdigo con el valor CLIE en la ventana N serie. Cierre la ventana. El contenido del campo N ser ahora C000xx. No es CLIE tal y como seleccion. No obstante, el nmero se determin mediante el cdigo CLIE.

Navegar A menudo, se muestra una lista larga en pantalla y se desea encontrar informacin especfica al instante. Una manera de encontrar informacin es utilizar la funcin Navegar. La funcin Navegar permite al usuario ver los detalles de un movimiento registrado. Por ejemplo, puede utilizar esta funcionalidad para ver el nmero de movimientos creados al registrar un documento. La funcin Navegar recorre todas las tablas de la base de datos para buscar movimientos de documentos que cumplan los criterios de bsqueda introducidos. Puede obtener acceso a la ventana Navegar de dos formas distintas: Desde el men de la mayora de las reas de la aplicacin Desde todas las ventanas de movimientos y las ventanas que contienen documentos registrados (envos, facturas, etc.)

Siga este ejemplo:


1

Haga clic en Navegar en el men Contabilidad.

Se abre la ventana Navegar.

Introduccin

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Observar que contiene dos pestaas. La pestaa General le permite buscar documentos creados por el sistema, como facturas y movimientos registrados. La pestaa Externo le permite buscar documentos creados por los proveedores. Como ejemplo, utilizaremos el nmero de factura del proveedor para buscar una factura. Usaremos los criterios de bsqueda de la pestaa General. Los dos campos de bsqueda de esta pestaa son N documento y Fecha registro. Al rellenar estos campos, puede utilizar Navegar para encontrar todos los movimientos registrados con la misma fecha y nmero de documento. Ahora realizaremos una bsqueda de todos los documentos registrados el 25/01/01.
2

Escriba 25/01/01 en el campo Fecha registro y haga clic en Buscar.

El sistema ha realizado la bsqueda en la base de datos y muestra todos los documentos registrados en esa fecha. Tenga en cuenta que la base de datos de Microsoft Business SolutionsNavision se compone de varias tablas. El sistema muestra los datos de estas tablas en ventanas. La funcin Navegar muestra el nmero de documentos registrados por nombre de tabla. Pero eso no es todo. Al Navegar se puede mostrar mucha ms informacin.
3

Seleccione la fila Histrico facturas compra y haga clic en Mostrar.

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Microsoft Business SolutionsNavision 3.70 Essentials

Comprobar que la funcin Navegar le permite ver los detalles de documentos de factura de compra independientes registrados el 25/01/01. Esto demuestra la utilidad de la herramienta Navegar a la hora de buscar documentos especficos.

Introduccin

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1.5 PREGUNTAS DE REVISIN


Ahora ha obtenido las nociones bsicas acerca de la funcionalidad de toda la aplicacin Microsoft Business SolutionsNavision. A continuacin le presentamos algunas preguntas para ayudarle a revisar esta materia. No se proporcionan las respuestas. Se trata de una ayuda al estudio.
1

Cules son los cinco tipos de objeto que constituyen una base de datos de Microsoft Business SolutionsNavision y la finalidad de cada uno de ellos? Qu significa que la base de datos de Microsoft Business Solutions Navision est integrada y compartida? Por qu es provechoso? Qu es el modelo relacional? Bajo qu circunstancias puede fallar la concurrencia optimista? Qu situacin elimina Deshacer registros? Qu significa SIFT y cules son dos de sus ventajas? Cules son los cuatro tipos de AssistButton? Por qu son una funcionalidad importante del sistema? Qu hace la funcin Navegar en Microsoft Business Solutions Navision? Cules son las funciones comunes disponibles a partir de cada producto principal tal y como se definen en la estructura de datos uniforme? Qu sistemas operativos son compatibles con Microsoft Business SolutionsNavision? Enumere cinco maneras de introducir fechas en Microsoft Business SolutionsNavision. Verdadero o falso? Los filtros de campo y de tabla dependen de las ventanas. Qu es un FlowFilter?

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Captulo 2 Contabilidad

La Contabilidad es el rea central de la aplicacin de Microsoft Business SolutionsNavision, en la que se registra, resume, procesa y crea informes de toda la informacin financiera. Este captulo contiene un resumen de la funcionalidad Contabilidad de Microsoft Business SolutionsNavision. En concreto, obtendr informacin acerca de: 2.1 Introduccin 2.2 Configuracin contabilidad 2.3 El Plan de cuentas 2.4 Grupos contables 2.5 Dimensiones 2.6 Diarios y secciones 2.7 Bancos 2.8 Informes financieros 2.9 Presupuestos 2.10 Preguntas de revisin

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Microsoft Business SolutionsNavision 3.70 Essentials

2.1 INTRODUCCIN
En esta seccin conocer la configuracin bsica de Microsoft Business SolutionsNavision.

Configurar una empresa La creacin de una empresa nueva es el primer paso que se toma al configurar una empresa nueva. En el sistema, el trmino empresa se refiere a un conjunto de informacin contable e informes financieros de un negocio. Puede configurar varias empresas en el sistema, como por ejemplo, una empresa matriz y una filial. Al configurar una empresa nueva, deber introducir varios tipos de informacin para poder empezar a trabajar a diario con el sistema.
1

En la barra de men, haga clic en el men Archivo, Empresa. Se muestra un men desplegable con cinco opciones de men.

Puede crear una empresa nueva, abrir una empresa existente, cambiar el nombre de una empresa, eliminar una empresa o cerrar una empresa.
2

Haga clic en Abrir.

La ventana contiene todas las empresas de la base de datos actual.


3

Seleccione CRONUS Espaa S.A. y haga clic en Aceptar.

Deber configurar la mayor parte de la informacin especfica de la empresa en Configuracin contabilidad.

Asistente para configuracin El sistema contiene un asistente para configuracin. Resulta de gran utilidad a la hora de configurar la empresa en el sistema. La funcionalidad Asistente para configuracin tiene dos funciones principales y, por lo tanto, puede utilizar la ventana Asistente configuracin para: Simplificar el proceso de configuracin de la empresa en el sistema. La ventana contiene una lista de las tablas a las que dispone de acceso (segn el archivo de licencia) y puede simplificar el proceso de configuracin si utiliza datos de una empresa existente, como la empresa de demostracin. Supervisar el proceso de implantacin y configuracin de cada

Contabilidad

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empresa. El asistente divide el sistema en reas de la aplicacin. Le permite supervisar los responsables de cada rea, realizar un seguimiento de la fecha prevista de inicio y de finalizacin de cada rea e introducir comentarios para cada proceso a medida que se finalizan las tareas, todo en un solo lugar. Para abrir la ventana Asistente configuracin:
1

En la barra de men, haga clic en Contabilidad para mostrar el men Contabilidad. Haga clic en Configuracin y, a continuacin, en Asistente config.

Se abre la ventana Asistente configuracin.

Ventana Copiar datos La funcin Copiar datos le permite copiar informacin de una empresa a otra dentro del mismo archivo de base de datos. Por ejemplo, puede copiar la tabla de configuracin del rea de la aplicacin y otra informacin de una empresa a otra.
1

Haga clic en Acciones, Copiar datos.

Se abre la ventana Copiar datos.

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Microsoft Business SolutionsNavision 3.70 Essentials

Para copiar la informacin, seleccione la empresa de la que desea copiar y, a continuacin, seleccione la empresa a la que desea copiar. Los datos que puede copiar se limitan a los datos de configuracin y datos de archivos maestros como clientes, proveedores y productos. No puede copiar movimientos contables registrados de una empresa a otra.

Informacin de empresa La informacin general de la empresa se configura en la ventana Informacin empresa. El sistema utiliza esta informacin para imprimir informacin de la empresa en las cabeceras de los documentos. Para abrir la ventana Informacin empresa, haga clic en Configuracin, Informacin empresa en el men Contabilidad. Aparecer la ventana Informacin empresa.

Los campos principales de la pestaa General son:

Contabilidad

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Nombre: utilizado en todos los informes generados por el sistema. Campos Direccin y Direccin 2: utilizados como valores predeterminados en todos los documentos (por ejemplo, facturas) si el documento no tiene vinculado un centro de responsabilidad. CIF/NIF: utilizado en todos los documentos legales, como las declaraciones de IVA.

Nota de apoyo Si no se rellenan los campos de direccin, el campo Envo a-Direccin de los documentos de compra (por ejemplo, pedidos de compra) estar en blanco si el documento no tiene vinculado un centro de responsabilidad. En la pestaa Comunicacin, puede introducir informacin acerca de los detalles de comunicacin de la empresa. En la pestaa Pagos, puede rellenar informacin acerca del banco principal. En la pestaa Envos, puede introducir la direccin de envo que se mostrar en todos los pedidos de compra. Tenga en cuenta tambin el campo Cd. almacn. Rellene este campo si desea tener una ubicacin para entregas predeterminada al comprar productos.

Periodos contables La ventana Periodos contables sirve para abrir ejercicios fiscales nuevos, definir periodos contables y cerrar ejercicios fiscales. Deber configurar como mnimo un periodo contable por ejercicio fiscal. Para poder llevar a cabo registros en un ejercicio fiscal, deber abrir el ejercicio fiscal y definir sus periodos contables. El nmero de periodos contables de cada ejercicio se encuentra limitado al nmero de das del ejercicio. No existe ninguna restriccin en la duracin de los periodos, pero no pueden ser inferiores a un da ni superiores a un ao. Puede tener abiertos tantos periodos (o ejercicios) como desee. El sistema no limita la introduccin de datos. La introduccin de datos se permite incluso en los periodos cerrados. El movimiento se marcar como un "movimiento de un periodo anterior". Puesto que no existe "cierre total" ni "periodos cerrados", el sistema tiene en cuenta las fechas y permite la introduccin de movimientos en cualquiera de los periodos existentes.

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Microsoft Business SolutionsNavision 3.70 Essentials

Crear un ejercicio fiscal nuevo Haga clic en Configuracin, Periodos contables para abrir la ventana Periodos contables. Se abre la ventana Periodos contables.

Existen dos formas de crear un periodo o ejercicio nuevo: de forma manual en la ventana Periodos contables o de forma automtica con el proceso Crear ejercicio. El mtodo manual le permite insertar la fecha inicial y nombre de cada periodo en el ejercicio fiscal. Para indicar el inicio del ejercicio, active el campo Principio ejercicio. El campo Principio ejercicio debe estar activado si un periodo contable es el primer periodo del ejercicio fiscal. El sistema utiliza ese periodo para determinar los periodos que se deben cerrar al ejecutar la funcin Fijar cierre. Para crear un periodo nuevo de forma automtica, haga clic en Crear ejercic. y ejecute el proceso Crear ejercicio. En la ventana Crear ejercicio, introduzca informacin bsica acerca del nuevo ejercicio, como la fecha inicial, el nmero de periodos y la longitud del periodo. El sistema rellena el resto de los campos. Exercise 1 Crear un ejercicio fiscal nuevo

Cree un nuevo ejercicio fiscal para 2003. El ejercicio empieza el 1 de enero de 2003 y termina el 31 de diciembre de 2003. La longitud de los periodos contables es un mes. En el Apndice D puede encontrar los pasos y la solucin a este ejercicio.

Contabilidad

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2.2 CONFIGURACIN CONTABILIDAD


Esta seccin trata la ficha Configuracin contabilidad, N serie, Grupos contables, Bancos, Usuarios, Plan de cuentas y Divisas.

La ficha Configuracin contabilidad Utilice la ventana Configuracin contabilidad para introducir informacin relacionada con cmo desea controlar determinados problemas contables en su empresa. Por ejemplo, utilice esta ventana para especificar los detalles en el redondeo de facturas, el cdigo de divisa de su divisa local, los formatos de direcciones y si desea utilizar una divisa adicional. Debe completar la ventana Configuracin contabilidad de cada empresa que configure en Microsoft Business SolutionsNavision. La ventana tiene cuatro pestaas con distintos tipos de informacin en cada una de ellas. Algunas de las funcionalidades disponibles en la ventana son opcionales. En el men principal de Contabilidad, haga clic en Configuracin, Configuracin contabilidad.

Pestaa General Puede controlar el intervalo de fechas que utilizan todos los usuarios para el registro si rellena los campos Permite registro desde y Permite registro hasta. En las opciones de configuracin de usuario, se configuran las fechas de registro predeterminadas de la empresa y las restricciones especficas de

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Microsoft Business SolutionsNavision 3.70 Essentials

fechas de registro de usuario. Si no existen restricciones de usuario, se utilizan los valores predeterminados de la empresa. Si no existen valores predeterminados de la empresa, no existirn tampoco restricciones de fechas para la introduccin de datos y el registro. Por qu es importante? Puesto que el sistema no requiere el "cierre" como parte del ciclo contable, puede utilizar los intervalos de fechas de registro para "cerrar" periodos y as evitar movimientos que podran modificar datos de periodos anteriores. Siempre se pueden ajustar las fechas de forma temporal para permitir el registro de movimientos concretos. La pestaa General contiene tambin los siguientes campos: Registrar tiempo conexin: le permite especificar si el sistema registra el consumo de tiempo del usuario. Formato direccin estndar: le permite especificar el formato en que se muestran las direcciones en los documentos impresos. Formato dir. contacto estndar: le permite especificar el lugar en que desea que se muestre el nombre del contacto en las direcciones de correo. Precisin redondeo fact. (DL): le permite especificar el tamao del intervalo utilizado en el redondeo de importes en la divisa local.

Tipo redondeo fact. (DL): le permite especificar el modo en que el sistema redondea los importes de facturas. Permite borrar ctas. anteriores a: la fecha de este campo determina si se pueden borrar cuentas contables y cundo. Si introduce una fecha en este campo, las cuentas contables con movimientos en esta fecha o posteriores no se pueden borrar. Chequear utiliz. ctas. cont.: si este campo est activado indica que desea que el sistema proteja la eliminacin de cuentas contables que se utilizan en tablas de configuracin, por ejemplo, grupos de registro. Divisa UME: active este campo si DL es una divisa de la UME. Este campo slo se utiliza cuando se liquidan movimientos en varias divisas.

Contabilidad

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Campo Cd. divisa local: este campo le permite introducir el cdigo de divisa de la DL. El valor slo se utiliza en documentos impresos, puesto que el sistema utiliza <En blanco> como indicador de DL al mostrar informacin en tablas. Dto. P.P. excluido IVA: le permite especificar si el descuento por pronto pago debe basarse en importes que incluyen o no el IVA. Ajustar dto. P.P.: active este campo si desea que el sistema vuelva a calcular los importes de IVA cuando se registren pagos que activen los descuentos por pronto pago. IVA no realizado: le permite especificar si desea que el sistema gestione el IVA no realizado. Campo Mx. diferencia IVA permitida: en este campo puede introducir el importe de correccin de IVA mximo permitido para la divisa local. Campo Tipo redondeo IVA: en este campo puede seleccionar cmo el sistema redondear el IVA cuando se calcule para la divisa local.

Pestaa Numeracin Haga clic en la pestaa Numeracin.

En la pestaa Numeracin, el campo N serie banco le permite introducir el cdigo del nmero de serie que se utilizar para asignar nmeros a bancos. Los nmeros de serie se tratarn ms adelante en esta seccin.

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Pestaa Dimensiones Haga clic en la pestaa Dimensiones.

En esta pestaa debe seleccionar las dos dimensiones globales que utilizar con ms frecuencia en los informes. Y puede seleccionar sus dimensiones de acceso directo. Debe seleccionar las dimensiones de los cdigos de dimensiones que ha configurado en la tabla Dimensin. Los campos de la pestaa Dimensiones incluyen: Cd. dimensin global 1 y Cd. dimensin global 2 tienen a su vez ocho campos de dimensiones de acceso directo distintos. El sistema crea automticamente las dos primeras dimensiones de acceso directo mediante las Dimensiones globales. Slo podr utilizar las otras seis dimensiones de acceso directo si ha adquirido el grnulo Dimensiones avanzadas. Obtendr ms informacin acerca de las dimensiones globales y acceso directo en la seccin Dimensiones de este captulo.

Pestaa Informes Haga clic en la pestaa Informes.

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La pestaa Informes contiene dos campos: el campo Informacin divisa adicional y el campo Tipo cambio ajuste IVA. El campo Informacin divisa adicional le permite especificar la divisa que se utilizar como divisa adicional en el rea de la aplicacin Contabilidad. Si especifica una divisa adicional en este campo, el sistema registrar los movimientos contables y otros movimientos como los de IVA tanto en DL como en la divisa adicional. De este modo, se podrn imprimir informes en cualquiera de las dos divisas.

Pestaa Liquidacin

En esta pestaa, puede introducir informacin de configuracin relativa a cmo se utilizan los pagos para realizar la liquidacin de importes pendientes. Incluye tanto pagos de clientes como pagos a proveedores. Precisin redondeo liquidacin: le permite especificar el tamao del

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intervalo permitido como diferencia de redondeo a DL cuando se utilizan movimientos en DL para liquidar movimientos en otra divisa. Aviso tolerancia dto. P.P., Registrar tolerancia dto. P.P. y Periodo gracia descuento pagos: debe rellenar estos campos si desea permitir la tolerancia en sus condiciones de descuento de pagos. Podr obtener ms informacin acerca de la tolerancia de descuentos de pagos en el material de formacin de Gestin financiera. Aviso tolerancia pagos y Registrar tolerancia pagos: debe rellenar estos campos si desea cerrar pagos y cobros pendientes con importes de pagos diferentes de lo que est pendiente. Podr obtener ms informacin acerca de la tolerancia de pagos en el material de formacin de Gestin financiera. % Tolerancia pago y Mx. importe tolerancia pago: debe rellenar estos campos si desea cerrar pagos y cobros pendientes en la divisa local (DL) con importes de pagos diferentes lo que est pendiente. Los campos se utilizan para especificar la diferencia permitida como un porcentaje del importe de la factura y/o un importe mximo de tolerancia permitido. Estos campos slo se pueden actualizar haciendo clic en Acciones, Cambiar tolerancia pagos en la parte inferior de la ventana. Podr obtener ms informacin acerca de la tolerancia en el material de formacin de Gestin financiera.

N serie La ventana N serie sirve para configurar todos los nmeros de serie que se van a utilizar en la empresa. Puede asignar nmeros a tablas determinadas (como las tablas Cliente, Proveedor y Producto), a documentos de venta y de compra (como ofertas, albaranes y facturas registradas) y a libros y secciones de diario. Puede configurar un sistema de numeracin completo formado por un nmero ilimitado de nmeros de serie para todos los tipos de informacin y documentos bsicos (excepto cuentas contables). Puede combinarlo con numeracin manual para reas especficas o usar solamente numeracin manual. La funcionalidad de numeracin de documentos ofrece un mtodo flexible de numeracin de todos los documentos, diarios, secciones y lneas de diario. Entre los documentos se incluyen pedidos, facturas, albaranes y abonos. La tabla de configuracin de cada rea de la aplicacin y los libros de

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diario sirven para especificar el nmero de serie que se va a utilizar para cada fin. Por ejemplo, si se ha configurado un nmero de serie para clientes, se introducira el cdigo de este nmero de serie en el campo N serie cliente de la tabla Conf. ventas y cobros. A continuacin, al crear un cliente nuevo, el sistema utiliza la informacin vinculada al cdigo para asignar el nmero de cliente. En la ventana N serie, puede configurar cdigos para cada tipo de documento. Para abrir la ventana N serie, haga clic en Configuracin, N serie.

En primer lugar, introduzca un cdigo significativo o importante para su negocio y, a continuacin, asigne una descripcin al cdigo. El sistema rellena los campos N inicial y N final con la informacin configurada en la tabla Lneas n serie. Los campos lt. fecha utilizada y lt. n utilizado los rellena automticamente el sistema al empezar a utilizar el nmero de serie. En el campo Numeracin genr., puede indicar si el nmero de series se utilizar para asignar nmeros de forma automtica. Por ejemplo, si activa la lnea del nmero de serie de cliente, al crear un cliente nuevo, el sistema asignar el siguiente nmero de cliente disponible a partir de este nmero de serie. Si no activa el campo, deber hacer clic en el AssistButton del campo N de la ficha de cliente y, a continuacin, seleccionar el nmero de serie para que el sistema pueda asignar un nmero de forma automtica. Si activa el campo Numeracin manual, podr introducir nmeros manualmente en lugar de utilizar el nmero de serie. Al activar este campo, no se ven afectados los nmeros de serie utilizados en diarios. Si activa el campo Secuencia de fechas, se asignarn cronolgicamente

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los nmeros del intervalo. Es decir, si activa el campo, el sistema ejecutar una prueba al realizar el registro para comprobar que a las lneas de documentos y de diario se les asignan nmeros en orden ascendente en funcin de la fecha de registro. Se asocia un nmero de serie a una o varias lneas de la tabla Lneas n serie, en la que puede configurar informacin adicional acerca del nmero de serie. A continuacin, se examinan las opciones del botn Serie. En la ventana N serie, seleccione EMP y, a continuacin, haga clic en Serie, Lneas.

Esta ventana le permite establecer la numeracin que desea utilizar (incluidas las fechas iniciales de intervalos numricos especficos) y configurar informacin adicional acerca del nmero de serie. El primer campo es Fecha inicial. Introduzca en este campo la fecha a partir de la que desea que sea efectiva la lnea. Este campo sirve para iniciar un nmero de serie nuevo al inicio de un nuevo periodo. Se configura una lnea de nmero de serie por periodo. El sistema empezar a utilizar el nuevo nmero en la fecha inicial. Si se deja en blanco, se har efectivo de forma inmediata. En los campos N inicial y N final, puede definir el intervalo de nmeros utilizado para ese cdigo en concreto. Estos campos son alfanumricos y tienen una longitud de 20 caracteres para permitir el uso de patrones flexibles. El contenido de los campos lt. fecha utilizada y lt. n utilizado lo genera el sistema y muestra la ltima fecha en que se asign el nmero y el ltimo nmero de serie utilizado. Estos dos campos tambin se muestran en la ventana N serie.

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El campo N aviso le permite seleccionar un nmero de serie predeterminado que devolver un aviso al ser utilizado. Puede utilizarlo para recibir un aviso cuando se est llegando al final de una serie de nmeros. El campo Incremento por n le permite seleccionar el tamao del intervalo segn el que se incrementar la numeracin. Al utilizar un incremento en lugar de nmeros consecutivos, se permite la adicin posterior de nmeros en ese intervalo y entre los nmeros asignados. Por ejemplo, el nmero de cliente tiene un valor de incremento por nmero de "10". As, los nmeros de cliente sern C00010, C00020, etc. Si ms adelante desea insertar un nmero manualmente, se puede asignar C00015 si permitimos el uso de intervalos entre nmeros en lugar de utilizar nmeros consecutivos. El campo Pendiente indica si se trata de un nmero de serie abierto o no. La serie de nmeros permanecer abierta hasta que se utilice su ltimo nmero. En ese momento, el sistema desactiva el campo. Este campo no se puede modificar. Presione ESC para cerrar la ventana. En ocasiones, es posible que desee asignar varios cdigos de nmero de serie a un solo campo N serie. Por ejemplo, si existen varios nmeros de serie para productos en existencias, puede configurar una relacin entre los nmeros de serie. La ventana Relaciones n serie sirve para configurar relaciones entre varios nmeros de serie. Al configurar relaciones, deber asociar todos los nmeros de serie relacionados a un cdigo de nmero de serie. A continuacin, podr introducir este cdigo en la pestaa Numeracin de la ventana de configuracin del rea de la aplicacin correspondiente y as poder escoger entre todos los nmeros de serie relacionados al asignar nmeros. En el campo Cdigo de la ventana N serie, seleccione PROD1. Observe que existen cinco cdigos de nmero de serie para nmeros de producto (PROD1, PROD2, PROD3, PROD4, PROD5).

Haga clic en Serie, Relaciones. Se abre la ventana N serie relaciones.

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Comprobar que se ha configurado una relacin entre los cinco nmeros de serie de producto. PROD2, PROD3, PROD4 y PROD5 estn todos relacionados con PROD1. El nmero de serie PROD1 se asigna en la configuracin de existencias como cdigo de nmero de serie de nmeros de producto. Al crear un producto nuevo, puede hacer clic en el botn de puntos suspensivos situado junto a N producto para abrir la ventana N serie en la que podr ver el nmero de serie PROD1 junto con los nmeros de serie relacionados. Entonces podr seleccionar el nmero de serie para el producto nuevo.

Centros de responsabilidad En el men Contabilidad, haga clic en Configuracin, Centros responsabilidad. Aparecer la ventana Ficha centro responsabilidad.

Puede utilizar la ventana Ficha centro responsabilidad para registrar informacin acerca del centro de responsabilidad. Un centro de responsabilidad puede ser un centro de coste, un centro de beneficio o un centro de inversin. Algunos ejemplos de centros de responsabilidad son

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una oficina de ventas, un departamento de compras de varios almacenes y una oficina de planificacin de planta. En el sistema se configuran centros de responsabilidad para ayudarle a administrar sus negocios. Por ejemplo, un centro de responsabilidad puede administrar las compras y las ventas de uno o varios almacenes o centros de distribucin, donde se manipulan y almacenan las existencias antes de utilizarse. Cada centro de responsabilidad tiene un Nombre (por ejemplo, la direccin de la oficina regional) y un Cdigo que representa el nombre. En la pestaa General puede introducir una direccin del centro de responsabilidad diferente de la direccin de la empresa. Tambin puede seleccionar dimensiones globales predeterminadas para el centro de responsabilidad. Para seleccionar dimensiones predeterminadas adicionales, haga clic en Ctr. resp., Dimensiones e introdzcalas en la ventana Centro responsabilidad - Dimensiones predet. Utilice el campo Cd. almacn para asignar un almacn predeterminado al centro de responsabilidad. Si el centro de responsabilidad se introduce en un documento de venta o de compra, el sistema actualizar el campo Cd. almacn del documento con el almacn predeterminado. En la pestaa Comunicacin puede configurar los detalles del telfono, correo electrnico y pgina Web del centro de responsabilidad, que tambin pueden ser diferentes de los detalles de comunicacin de la empresa. Una vez creado el centro de responsabilidad, el cdigo puede utilizarse en los campos Centro responsabilidad en cualquier otra parte del sistema. Por ejemplo, cuando el usuario introduce un cdigo de centro de responsabilidad en los documentos de venta y compra esto afecta a la direccin, las dimensiones y los precios de los documentos. La direccin mostrada en los documentos de venta y de compra impresos ser la del centro de responsabilidad y no la de la empresa. El sistema asignar automticamente las dimensiones predeterminadas del centro de responsabilidad al documento. Pueden establecerse diferentes precios de producto para diferentes centros de responsabilidad.

Si se introduce un cdigo de centro de responsabilidad en una Ficha almacn, el centro de responsabilidad representado por dicho cdigo administra la ubicacin (por ejemplo, un almacn o un centro de

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distribucin). Si el almacn se selecciona en un documento de venta o de compra, el sistema rellenar automticamente el campo Centro responsabilidad del documento con el centro de responsabilidad asignado.

Grupos contables generales y grupos de registro de IVA Este tema se tratar en la seccin Grupos contables de este captulo.

Cdigos de seguimiento Aqu comienza la auditora de rastreo del sistema. La configuracin de cdigos de seguimiento le permite configurar cdigos de origen y de auditora que ayudan a definir la informacin que se va a asignar a las transacciones. En el men Contabilidad, haga clic en Configuracin, Cdigos seguimiento. Hay que configurar tres elementos relacionados con cdigos de seguimiento.

Cdigos origen

Los cdigos de origen sirven para ayudar al usuario a buscar el punto de origen de un movimiento (auditora de rastreo). Los cdigos de origen se asignan a las transacciones. Cada diario puede tener un cdigo de origen y los cdigos que se muestran en la ventana Cdigos origen son los predeterminados del sistema. A medida que se aaden nuevos diarios o puntos de introduccin de datos, se debern aadir tambin cdigos de origen para poder identificar el origen de la transaccin. Los cdigos de origen forman la base de la auditora de seguimiento del sistema. Para ver todos los movimientos registrados con un cdigo de origen determinado, haga clic en el botn Origen en la ventana Cdigos origen y seleccione el

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registro correspondiente.

Configuracin de cdigos de origen Los cdigos de origen se asignan a los diarios y puntos de introduccin de datos en la ventana Configuracin cdigos origen.

Cdigos auditora Los cdigos de auditora sirven para explicar la existencia de los movimientos. Por ejemplo, si se deben devolver productos de una venta, puede configurar un cdigo de auditora para explicar la razn (daado, color incorrecto, tamao incorrecto, etc.). Una vez configurados los cdigos de auditora, puede aadir el campo de cdigo de auditora al diario o a otras ventanas. Esto le permite filtrar los movimientos contables registrados por cdigo de auditora.

Dimensiones Las dimensiones se tratan en la seccin Dimensiones de este captulo.

Bancos Puede gestionar diversas cuentas de bancos en varios bancos diferentes. Puede tratarse de cuentas a plazo o de cuentas de prstamo. Se pueden configurar cuentas bancarias en divisas locales o extranjeras. Si utiliza cuentas de bancos, deber especificar grupos contables de bancos para vincular las cuentas de bancos a las cuentas contables. En el men Contabilidad, haga clic en Configuracin, Bancos, Grupos contables.

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Aqu puede especificar las cuentas contables que se utilizarn para los diversos grupos contables de bancos. En el men Contabilidad, haga clic en Configuracin, Bancos, Seleccin informes.

En la ventana Bancos Seleccin informes, puede seleccionar los informes que desea que se impriman para documentos de gestin de efectivo, como cheques, extractos y el test de conciliacin de banco. Obtendr informacin ms detallada acerca de cmo configurar bancos en la seccin Bancos de este captulo.

Intrastat Todas las empresas de la UE estn obligadas a declarar sus operaciones comerciales con otros pases de la UE. Se denomina informes INTRASTAT. Como parte de la ejecucin de informes INTRASTAT, puede que necesite configurar cdigos arancelarios, tipos de transacciones, especificaciones de transacciones, modos de transporte, puertos y

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aeropuertos en un pas y en reas de un pas. Para configurarlos, haga clic en Configuracin, Intrastat y seleccione el elemento de men correspondiente en el rea de la aplicacin Contabilidad. Cuando necesite crear un informe Intrastat, deber utilizar la ventana Diario Intrastat. Para obtener acceso al diario, haga clic en Actividades peridicas, Diarios Intrastat en el rea de la aplicacin Contabilidad. Puede rellenar el diario con los movimientos de producto correspondientes si hace clic en Traer movs. o de forma manual. Si dispone de los movimientos contables correspondientes, deber rellenarlos de forma manual. Una vez rellenado el diario, puede imprimir un informe Intrastat en un formulario o crear uno en un disco.

General Cdigos de conceptos estndar La ventana Cd. conceptos estndar sirve para introducir textos de uso frecuente, como "Cargo por envo" o "Amortizacin mensual". Se asigna un cdigo a cada texto, como CE para "Cargo por envo". A continuacin, cuando se introduce el cdigo en el campo N de una lnea de documento cuyo campo Tipo est en blanco (por ejemplo, en una factura), el sistema introducir el texto completo en el campo Descripcin. Tambin puede introducir un signo de interrogacin seguido del cdigo en un campo de texto (como el campo Descripcin de un diario general) para que se introduzca el texto completo en el campo. Por ejemplo, si introduce "?CE" en el campo Descripcin de un diario general, el sistema actualiza el contenido del campo Descripcin con el texto "Cargo por envo".

Textos adicionales En la ventana Cd. conceptos estndar, seleccione el texto para el que desea introducir texto adicional y haga clic en Texto, Textos adicionales.

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Esta funcin le permite agregar ms informacin (y as complementar el campo Descripcin) a un producto, recurso, cuenta o texto estndar. Por ejemplo, puede utilizar texto adicional para un producto si vende el producto a un precio especial durante un periodo limitado de tiempo o si es necesaria una descripcin detallada para el producto. Los textos adicionales se encuentran disponibles con: Cuentas contables Fichas de productos Fichas de recursos Textos estndar

En las pestaas Ventas, Compras y Servicio, seleccione los documentos en los que pueden aparecer los textos adicionales. Por ejemplo, el texto adicional creado puede insertarse en lneas de venta y de compra, que complementan la descripcin del producto correspondiente. El texto se puede insertar de forma manual o automtica. En la pestaa General, puede introducir un cdigo de idioma especfico en la cabecera de texto adicional. De este modo, se garantiza que el texto se muestre solamente en los documentos creados para clientes o proveedores con el mismo cdigo de idioma. Tambin puede definir un intervalo de tiempo durante el que ser vlido el texto. Puede crear varios textos para el mismo producto. Para decidir exactamente cundo y dnde se utiliza el texto adicional, se utiliza la

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combinacin de cdigo de idioma, intervalo de tiempo y tipo de documento de venta o de compra que especifique para el texto adicional.

Cdigos postales La ventana Cdigos postales sirve para establecer vnculos entre cdigos postales especficos y ciudades. Al introducir el cdigo postal en el campo C.P., el sistema rellena el campo Poblacin de forma automtica. Esto puede resultar de utilidad cuando se trabaja con pedidos, facturas, fichas de proveedor, fichas de cliente, etc.

Territorios La ventana Territorios sirve para configurar cdigos de territorio. Una vez configurado un cdigo de territorio, puede introducirlo en el campo Cd. territorio de una ficha de contacto, cliente, proveedor o banco. En el rea de la aplicacin Gestin relaciones, puede asignar cdigos de territorio a los contactos y, a continuacin, utilizar esta informacin para crear segmentos.

Idiomas La ventana Idiomas sirve para configurar cdigos de idioma y contiene una lnea para cada idioma. Puede configurar tantos idiomas como desee. El sistema tambin admite varios idiomas. Puede cambiar el idioma con el que el sistema muestra formularios y tablas al idioma correspondiente de los usuarios. Esta operacin puede realizarse en el nivel de usuarios, de modo que, por ejemplo, un trabajador estadounidense y uno dans pueden trabajar con la misma base de datos. Nota La informacin de la base de datos permanecer siempre en el idioma en que se introdujo, excepto si se introdujo tambin una traduccin de los datos.

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Pases

La ventana Pases sirve para configurar un cdigo que represente la informacin de cada pas. Despus de configurar un cdigo de pas, puede introducirlo en los campos Cd. pas en los formularios de todo el sistema. Para cada pas, puede especificar informacin como: Cd. pas UE y Cd. Intrastat: estos campos deben rellenarse con el cdigo de dos letras correspondiente si introduce un pas de la UE, como por ejemplo, SE para Suecia. Formato direccin y Formato direccin contacto: puede especificar para cada pas cmo se mostrarn en la direccin el cdigo postal y el nombre de ciudad y si el nombre de la empresa figura antes o despus de la direccin.

Si hace clic en el botn Pas, Formatos CIF/NIF, aparecer lnea ventana Formatos CIF/NIF.

La ventana Formatos CIF/NIF sirve para especificar el formato de nmero de registro de IVA del pas. Estos nmeros pueden incluir smbolos

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especiales de la forma siguiente. #: permite introducir solamente un dgito. @: permite introducir solamente una letra (a-z o A-Z). ? permite introducir cualquier carcter. Puede introducir otros caracteres distintos de los anteriores si stos siempre figuran en el nmero de registro de IVA del pas. Por ejemplo, si todos los nmeros de registro de IVA austriacos deben empezar por ATU, se introducira el nmero como ATU########.

Divisas El sistema facilita la gestin de divisas distintas. Por ejemplo, puede facturar, registrar, registrar diferencias de tipo de cambio y generar extractos en divisas extranjeras. El nmero de divisas en que se puede realizar el registro en un cliente o proveedor es ilimitado. Los movimientos resultantes mostrarn la divisa de cada transaccin. Las transacciones que no estn en una divisa extranjera se dice que estn en divisa local o se denominan transacciones DL. En todo el sistema ver que los campos que contienen importes en divisa local tienen en su nombre el acrnimo DL. Las transacciones en divisa local siempre tienen en blanco el campo Cd. divisa.

Crear divisas Para abrir la ventana Divisas, haga clic en el men Contabilidad, Configuracin, General y, a continuacin, en Divisas.

La ventana contiene una lnea para cada divisa. Deber configurar un cdigo para cada divisa utilizada si realiza operaciones de compraventa en divisas distintas de DL, realiza cobros o pagos en otras divisas o registra

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transacciones contables tanto en DL como en una divisa adicional. En la ventana Divisas, deber especificar la siguiente informacin para cada divisa: Prec. redondeo importe: deber definir la precisin del redondeo de valores del campo Importe de los documentos. N decimales para importes: puede especificar el nmero de decimales que mostrar el sistema. Puede configurar un nmero fijo o un nmero mnimo y mximo (separados por un punto y coma). El valor predeterminado es 2:2, es decir, se muestra el importe con 2 decimales como mnimo y 2 decimales como mximo. Precisin redondeo factura: funciona de forma idntica al redondeo de otros importes, pero corresponde al importe de factura. Puede especificar si desea que el sistema utilice redondeo de facturas en las ventanas Conf. ventas y cobros y Conf. compras y pagos. Precisin redondeo precio-prod.: funciona de forma idntica a las otras precisiones de redondeo, pero corresponde al precio unitario en lneas de documentos. N decimales para precio-prod.: puede especificar el nmero de decimales del precio unitario en lneas de documentos. Precisin redondeo liquidacin: en este campo puede especificar el tamao del intervalo permitido como diferencia de redondeo al liquidar movimientos en una divisa con un movimiento en otra divisa. Por ejemplo, un pago de un cliente en EUR liquida una factura de un cliente en DL y se especifica una precisin de redondeo de liquidacin de 0,02 para EUR. Esto quiere decir que el sistema aceptar una diferencia de 0,02 EUR o menos, y cerrar completamente los movimientos implicados en la liquidacin. La diferencia de redondeo se registra en la cuenta especificada en el campo Cta. neg. red. liquids. divisa o en el campo Cta. pos. red. liquids. divisa de la ventana Grupos contables clientes. Cta. dif. pos. realizadas, Cta. dif. neg. realizadas, Cta. dif. pos. no realizadas, Cta. dif. neg. no realizadas: en cada divisa para la que permite modificaciones del tipo de cambio, deber especificar las cuentas contables en las que desea que se registren las diferencias positivas y negativas realizadas. Los importes no realizados son diferencias positivas/negativas previstas como resultado de los ajustes del tipo de cambio, mientras que los importes realizados constituyen la diferencia

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existente entre el valor en DL de una factura y el pago que cierra la factura. Cta. red. neg. conv. en DL. y Cta. red. pos. conv. en DL: las lneas del diario pueden saldarse en la divisa extranjera al convertirse a la DL, no pueden saldarse a causa de diferencias de redondeo. Estos campos especifican las cuentas contables donde registrar la diferencia de redondeo. % Tolerancia pago y Mx. importe tolerancia pago: debe rellenar estos campos si desea cerrar pagos y cobros pendientes en esa divisa extranjera con importes de pagos diferentes de lo que est pendiente. Los campos se utilizan para especificar la diferencia permitida como un porcentaje del importe de la factura y/o un importe mximo de tolerancia permitido. Estos campos slo se pueden actualizar haciendo clic en Acciones, Cambiar tolerancia pagos en la parte inferior de la ventana. Podr obtener ms informacin acerca de la tolerancia en el material de formacin de Gestin financiera.

Configurar tipos de cambio de divisa Tambin deber configurar tipos de cambio para cada divisa en la ventana Tipos cambio divisa. Para abrir la ventana Tipos cambio divisa, haga clic en Tipo cambio en la ventana Divisas.

La ventana Tipos cambio divisa sirve para registrar tipos de cambio y especificar las fechas a partir de las que son vlidos los tipos de cambio. Por ejemplo, puede introducir tipos de cambio diarios, mensuales o trimestrales para cada divisa extranjera. La Divisa relacionada de cada tipo de cambio es la divisa base en la que se registran los tipos de cambio. Suele ser DL y, por lo tanto, se deja en

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blanco. A continuacin, debe especificar los importes relativos de cada divisa que conforman el tipo de cambio. Tambin deber especificar si va a permitir al usuario modificar los tipos de cambio en documentos. Puede ajustar el importe del cambio de divisa de la Divisa relacionada, el importe del cambio de la Divisa o Ambos.

Utilizar divisas en el sistema Una vez configuradas las divisas, puede introducir un cdigo de divisa predeterminado en las fichas de cliente y de proveedor. Tambin puede introducir el cdigo de divisa en otros campos de cdigo de divisa del sistema. De este modo, al registrar o configurar pedidos, facturas, abonos, etc., el sistema utilizar la informacin representada por el cdigo. Adems, puede configurar las divisas cuando se obtiene informacin acerca de cualquier campo Divisa en el sistema. Si el campo Cd. divisa tiene dos AssistButton, tienen las siguientes funciones. El botn de bsqueda abrir la ventana Divisas para que pueda introducir una divisa. El botn AssistEdit le permitir introducir un tipo de cambio especfico para esa transaccin ajustando el tipo de cambio predeterminado calculado por el sistema.

Euro Los clientes cuya divisa local sea una divisa de la UME, debern convertir sus transacciones a Euros en el sistema. Para ello, se puede utilizar el Euro Conversion Toolkit. Para obtener ms informacin acerca de cmo se pueden convertir los datos financieros a Euros, consulte el manual de Euro Conversion Tool.

Informacin bsica acerca del Euro Los 12 primeros pases realizaron la conversin al euro el 01/01/2002. La tabla que aparece a continuacin contiene informacin acerca de los 12 pases y de las divisas que se convirtieron:
Pas Austria Divisa del pas AUT Pas Irlanda Divisa del pas IEP

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Blgica Finlandia Francia Alemania Grecia

BEF FIM FRF DEM GRD

Italia Luxemburgo Holanda Portugal Espaa

ITL LUF NLG PTE ESP

Para cualquier otro pas que en el futuro desee participar en la UME y convertir su divisa local al Euro, se espera que las condiciones para la conversin sean las mismas que las de ahora. Las divisas locales que se reemplazan por el Euro tendrn un tipo de cambio fijo con el Euro. Para calcular el tipo de cambio con cualquier divisa extranjera, se deber utilizar este tipo de cambio fijo junto con el tipo de cambio de la divisa extranjera en relacin al Euro. En primer lugar, el sistema calcula el importe de la divisa extranjera en Euros. A continuacin, convierte el valor en Euros a la divisa local por medio del tipo de cambio fijo. No est permitido realizar la conversin directa de ninguna divisa a la divisa local. Este mtodo de conversin se denomina conversin triangular. Por ejemplo: desea convertir dlares estadounidenses a su DL, que es una divisa de la UME. Primero deber convertir los dlares a euros y, a continuacin, los euros a la divisa de la UME.

Configurar divisas del Euro En la ventana Divisas, deber activar el campo Divisa UME para especificar las divisas de la UME. Haga clic en el botn Tipo cambio para abrir la ventana Tipos cambio divisa del cdigo de divisa correspondiente. Para configurar la conversin triangular, todas las divisas que van a ser reemplazadas por el Euro debern tener EUR como divisa relacionada, excepto el Euro, cuya divisa relacionada es DL. Cuando se configura una nueva divisa que figura entre las divisas de la UME, el tipo de cambio de la divisa relacionada ser el euro. Tenga en cuenta que las divisas de la UME poseen un tipo de cambio fijo. Deber especificarlo en el campo Valor tipo cambio fijo. Una vez seleccionada la opcin Ambos, no se podr modificar el tipo de cambio en la ventana Tipos cambio divisa.

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Exercise 2

Crear un tipo de cambio de divisa nuevo

Cree el nuevo tipo de cambio de divisa para el "forint hngaro" (HUF). El nuevo tipo de cambio es 100 HUF = 0,3235 EUR (DL). La fecha inicial es el 01/01/2000. En el Apndice D puede encontrar los pasos y la solucin a este ejercicio.

Usuarios En la ventana Configuracin usuarios, puede configurar usuarios y especificar intervalos de fechas de registro. As se obtiene un mayor control sobre la introduccin de datos. Puede configurarse el sistema para que controle el tiempo que utiliza el sistema un usuario y se puede especificar un Men principal distinto para cada usuario de modo que se siga una ruta de mens distinta. En el men Contabilidad, haga clic en Configuracin, Usuarios y, a continuacin, en Configuracin usuarios.

Puede especificar periodos de registro especficos para el usuario en los campos de intervalo de registro. Estos periodos anulan el periodo de registro general de la empresa especificado en la ventana Configuracin contabilidad. Puede especificar un Men principal distinto del predeterminado. Si desea

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que un usuario slo pueda acceder al rea Ventas y cobros, puede especificar el Id. de formulario del men Ventas y cobros. De este modo, el usuario ver solamente el men Ventas y cobros al conectarse al sistema en lugar del Men principal predeterminado. Esto puede resultar de gran utilidad a la hora de configurar la seguridad. Tambin puede introducir un centro de responsabilidad de ventas, compras o servicio predeterminado para un usuario.

Histrico conexiones usuarios Para abrir la ventana Histrico conexiones usuarios, haga clic en el men Contabilidad, Configuracin, Usuarios y, a continuacin, en Histrico conexiones usuarios.

La ventana Histrico conexiones usuarios sirve para que el sistema registre el tiempo dedicado por un usuario a las cuentas. La ventana Histrico conexiones usuarios resulta de utilidad para gestoras contables que desean registrar el tiempo dedicado a cada empresa. Tambin podr comprobar los usuarios que han trabajado con las empresas y el periodo de realizacin del trabajo. La ventana Histrico conexiones usuarios muestra el Id. de usuario, la fecha de conexin y el tiempo dedicado al sistema. No se trata de un sistema completo de facturacin por horas en s. No obstante, resulta til a la hora de realizar un seguimiento de las horas dedicadas al sistema y es una buena base para realizar modificaciones de facturacin por horas.

Seleccin impresoras En Seleccin impresoras, puede asignar una impresora predeterminada por usuario, informe o ambos a la vez. Puede establecer la configuracin

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de informes como facturas o cheques de modo que siempre se generen en una impresora concreta con los formularios adecuados.

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2.3 EL PLAN DE CUENTAS


El ncleo de una empresa es el plan de cuentas, es decir, la lista de cuentas contables en las que se registran todos los movimientos contables. Utilice la ventana Plan de cuentas para introducir y ver las cuentas y los saldos contables.

Lista de cuentas Existe una lisa de todas las cuentas contables para poder ver diversas cuentas a la vez. No obstante, tambin existe una ficha de cuenta contable para cada cuenta que puede abrir al presionar MAYS+F5:
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En el men Contabilidad, haga clic en Plan de cuentas. Busque y seleccione la cuenta nmero 7000001 (la cuenta Ventas mercad. nacionales). Haga clic en Cuenta, Ficha para mostrar la Ficha cuenta. Tambin puede presionar MAYS+F5.

En este curso se tratarn solamente los campos de las pestaas General y Registro. Podr obtener ms informacin acerca de los campos de las pestaas Consolidacin e Informes en el material de formacin de Gestin financiera.

Pestaa General

N: introduzca en este campo el nmero de la cuenta contable que est configurando. Puede introducir un mximo de 20 caracteres, tanto nmeros como letras. Este nmero sirve para identificar la cuenta. Nombre: introduzca un nombre de cuenta de 30 caracteres como mximo.

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Comercial/Balance: especifica si se trata de una cuenta de comercial o de balance. Este campo es importante a la hora de determinar las cuentas que se cierran al final del ejercicio fiscal. Debe/Haber: permite al usuario determinar el tipo de transacciones habituales que se realizan en la cuenta. No restringe el tipo de transacciones, sino que mejora la obtencin de informes. Tipo mov.: este campo identifica la finalidad de la cuenta. Auxiliar: sirve para acumular transacciones. Mayor: meramente informativo. Total: se utiliza para totalizar un intervalo de cuentas. El usuario determina los intervalos de estas cuentas. Estas cuentas pueden resultar tiles para calcular los totales de grupos de cuentas que no se encuentran en la misma clasificacin (Ingresos brutos). Principio-total y Fin-total: la cuenta Principio-total marca el inicio de un intervalo de cuentas y la cuenta Fin-total marca el final del intervalo. Cada cuenta Fin-total tiene un intervalo de cuentas en el campo Sumatorio. El intervalo puede calcularse o introducirse manualmente. Si no introduce el intervalo de forma manual, se utiliza el campo Indentar para determinar la cuenta de inicio del intervalo. La cuenta final del intervalo deber ser siempre la cuenta Fin-total que contiene el intervalo. Tambin puede crear un plan de cuentas de varios niveles con cuentas Principio-total y Fin-total anidadas dentro de otras cuentas Principio-total y Fin-total. Sumatorio: sirve para determinar las cuentas que conformarn el movimiento Total o Fin-total. N lneas en blanco, Cambiar pgina e Indentar: estos campos determinan cmo aparece la cuenta en los informes. Determinan El nmero de lneas en blanco antes de mostrar la cuenta en un informe. Si se imprime una nueva pgina de informe despus de mostrar la cuenta en el informe. El nmero de espacios de indentado de la cuenta desde el margen de informe estndar.

Saldo controlable en diarios: aqu puede elegir si esta cuenta contable se incluir en la ventana Control saldos del diario general. La ventana Control saldos aparece al hacer clic en Registro, Control o CTRL+F9 en diarios. La ventana Control saldos se utiliza despus de rellenar un diario

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general (pero antes de registrarlo) para controlar las cuentas en las que se realizan registros en el diario. En la empresa de demostracin, las cuentas de efectivo tienen una marca de verificacin en el campo Saldo controlable en diarios. Su finalidad es la de poder controlar los recursos lquidos con los pagos realizados y recibidos durante el da. Texto adicional automtico: si se activa este campo, se aadir al campo de descripcin de documentos de venta y compra el texto adicional que se ha aadido para la cuenta. Si no desea que se aada automticamente la descripcin adicional, existe una opcin en los documentos para aadirlo de forma manual. Para crear el texto adicional, haga clic en Cuenta, Textos adicionales. Se pueden configurar textos adicionales automticos para cuentas, productos y recursos. Entrada directa: indica si se permite el registro directo en la cuenta desde una lnea de diario. Bloqueado: le permite bloquear la cuenta de forma que no se puedan registrar movimientos en la misma. Active este campo para bloquear la cuenta. En ocasiones, es posible que desee bloquear cuentas determinadas para que no se registren movimientos en ellas. Este campo le permite modificar el estado bloqueado o abierto de la cuenta.

Pestaa Registro

La pestaa Registro contiene la informacin que utiliza el sistema para registrar las transacciones contables y de IVA. Tipo IVA: este cdigo define si la cuenta se utilizar nicamente junto con una transaccin de venta o de compra o con ambos tipos de transacciones. El sistema utiliza el campo Tipo IVA junto con los campos Grupo registro IVA neg. y Grupo registro IVA prod. para buscar la cuenta en la que el sistema registra el IVA. Este campo slo

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se debe rellenar para las cuentas de ingresos y gastos en las que se aplica el IVA. Para otras cuentas, seleccione En blanco. Grupo contable negocio: el grupo contable de negocio predeterminado de la cuenta. El cdigo de grupo contable de negocio indica a quin se vende y a quin se compra. El sistema utiliza este cdigo junto con los campos Grupo contable producto y Tipo IVA para buscar las cuentas en las que el sistema registra las ventas, las compras, los importes de descuento, el coste de ventas y los ajustes de inventario. Grupo contable producto: el grupo contable de producto predeterminado de la cuenta. El cdigo de grupo contable de producto indica el tipo de producto que se vende o se compra. El sistema utiliza este cdigo junto con los campos Grupo contable negocio y Tipo IVA para buscar las cuentas en las que el sistema registra las ventas, las compras, los importes de descuento, el coste de ventas y los ajustes de inventario. Grupo registro IVA neg.: el grupo de registro de IVA de negocio predeterminado de la cuenta. El sistema utiliza este cdigo junto con los campos Grupo registro IVA prod. y Tipo IVA para determinar el % de IVA y el tipo de clculo de IVA y para buscar las cuentas en las que registra el IVA el sistema. Grupo registro IVA prod.: el grupo de registro IVA de producto predeterminado de la cuenta. El sistema utiliza este cdigo junto con los campos Grupo registro IVA neg. y Tipo IVA para determinar el % de IVA y el tipo de clculo de IVA y para buscar las cuentas en las que registra el IVA el sistema.

Nota Se puede configurar un grupo de registro de IVA de negocio predeterminado para un grupo contable de negocio. Cuando se asigna el grupo contable en el campo Grupo contable negocio, el sistema copia automticamente el grupo de registro de IVA de negocio en el campo Grupo registro IVA neg. Este tema se tratar en mayor detalle en la seccin Grupos contables de este captulo.

Una vez vinculado el tipo de registro y todos los cdigos de grupo contable a una cuenta, estos cdigos se insertan automticamente en una lnea de diario, de venta o de compra cuando se selecciona la cuenta.

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El botn Cuenta

Cada ficha de cuenta tiene un botn Cuenta con las siguientes funciones: Lista: permite ver una lista de todas las cuentas. Observe que no es idntica al plan de cuentas, puesto que no incluye informacin de saldo ni de importe. Movimientos: permite ver todos los movimientos de la cuenta. Comentarios: permite ver o introducir comentarios adicionales acerca de la cuenta. Dimensiones: permite ver o introducir dimensiones predeterminadas para la cuenta. Textos adicionales: permite ver o introducir texto adicional para la cuenta. Cobros y pagos

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Este informe incluye un resumen del flujo de efectivo operativo neto previsto de clientes y proveedores a lo largo del tiempo. Se trata simplemente de un resumen de los movimientos de cliente y de proveedor pendientes clasificados por su Fecha de vencimiento en lugar de su Fecha de registro. Puede especificar el periodo que desea ver (diario, mensual, trimestral, etc.). Si desea ver el saldo neto previsto de saldos de cliente y de proveedor pendientes en una fecha determinada, deber escoger la vista Saldo a la fecha. Si desea ver el movimiento de flujo de efectivo previsto para un periodo determinado, deber escoger la vista Saldo periodo.

El botn Saldo

El botn Saldo sirve para mostrar informacin acerca de los saldos e importes de transacciones de la cuenta. Saldo cuenta: muestra el saldo o saldo periodo de la cuenta a lo largo del tiempo.

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Saldo: muestra el saldo o saldo periodo de todas las cuentas para un periodo de tiempo determinado. Saldo cuenta por dimensin: muestra informacin de saldo o saldo periodo para todas las cuentas. Puede escoger que la informacin se muestre en columnas y lneas de Cuenta, Periodo o de las dos dimensiones globales.

Ventana Plan de cuentas Cierre la ficha de la cuenta para volver a la ventana Plan de cuentas.

La ventana Plan de cuentas contiene todos los campos de la Ficha cuenta en formato tabular. Adems de la informacin de las fichas de cuentas, muestra la informacin actual de Saldo periodo y Saldo de las cuentas. Nota Si los nmeros de cuenta son slo numricos, se ordenarn de forma distinta en la ventana Plan de cuentas en funcin de si utiliza Microsoft Business SolutionsNavision Server o Microsoft SQL Server. En Microsoft Business SolutionsNavision Server, los nmeros de cuenta se muestran en orden numrico ascendente. En Microsoft SQL Server, los nmeros de cuenta se muestran en orden alfabtico ascendente. Por lo tanto, deber tener cuidado al configurar una estructura de nmeros de cuentas numrica para garantizar que el orden de las cuentas del plan de cuentas sea correcto.

Encontrar el botn Acciones en la parte inferior de la ventana Plan de cuentas. Su funcin, Test plan de cuentas, sirve para dar formato a los campos Total, Principio-total y Fin-total y para indentar cuentas en funcin

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de la jerarqua definida. La jerarqua se establece por medio de los tipos de cuenta Principio-total y Fin-total. Los nmeros de cuenta entre estos tipos se incluirn en el intervalo fin-total del campo Sumatorio. Nota de ventas El plan de cuentas del sistema difiere del plan de cuentas de otros sistemas en que slo puede incluir las cuentas contables principales. Tradicionalmente, el anlisis dimensional detallado de transacciones se realizaba por medio de la configuracin de un plan de cuentas detallado con un nmero elevado de cuentas. En el sistema, los detalles se pueden almacenar en tablas independientes como dimensiones y slo se pueden asignar a las transacciones en el momento del registro de la transaccin. De este modo, se reduce el tamao del plan de cuentas y se mantienen al mismo tiempo las capacidades de anlisis detallado necesarias. No obstante, no excluye que se pueda configurar un plan de cuentas de gran tamao en un formato ms tradicional si todava resulta necesario.

La ventana Plan de cuentas tambin contiene un botn Cuenta y un botn Saldo al igual que la ficha de cuenta. Las funciones de estos botones son muy parecidas a las del botn Cuenta y Saldo de la ficha de cuenta. El sistema utiliza la lnea del plan de cuentas en la que est situado el cursor cuando se selecciona una funcin del botn.

Botn Cuenta Ficha: muestra la ficha de cuenta de la cuenta de la lnea del plan de cuentas en la que est situado el cursor.

Dimensiones-Individual: realiza la misma funcin que la funcin Dimensiones de la ficha de cuenta. Dimensiones-Mltiple: permite asignar las mismas dimensiones predeterminadas a varias cuentas. Puesto que la ventana Plan de cuentas es una lista de cuentas, se pueden asignar las mismas dimensiones predeterminadas a varias cuentas si se seleccionan las lneas de cuenta correspondientes. De este modo, se reduce el tiempo necesario de introduccin de informacin para configurar dimensiones predeterminadas. Movimientos, Comentarios, Textos adicionales, Cobros y pagos: realizan las mismas funciones que en la ficha de cuenta.

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Botn Saldo Saldo cuenta, Saldo, Saldo cuenta por dimensin: muestran la misma informacin que en la ficha de cuenta. Saldo/Presupuesto cuenta: muestra el saldo real y presupuestado o saldo periodo de la cuenta a lo largo del tiempo.

Saldo/Ppto. cuenta: muestra los saldos reales y presupuestados o el saldo del periodo de todas las cuentas para un periodo de tiempo determinado. Los informes del botn Saldo de la ficha de cuenta y del plan de cuentas se tratarn en mayor detalle en el material de formacin de Gestin financiera. Exercise 3 Crear una cuenta de ingresos nueva

Abra la ventana Ficha cuenta y cree una cuenta contable nueva para Ventas, Varios con el nmero 7001004. La cuenta posee la siguiente funcionalidad: Se trata de una cuenta de ingresos y gastos y se permite la entrada directa. Seleccione los siguientes grupos contables en la pestaa Registro: Tipo IVA Grupo contable negocio Grupo contable producto Grupo registro IVA neg. Grupo registro IVA prod. Ventas NACIONAL VARIOS NACIONAL IVA16

No es necesario que introduzca informacin en las pestaas Consolidacin e Informes de esta ventana. En el Apndice D puede encontrar los pasos y la solucin a este ejercicio.

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2.4 GRUPOS CONTABLES


Si utiliza otras reas de la aplicacin adems de Contabilidad y, por lo tanto, realiza el registro en cuentas como Clientes, Proveedores, Productos o Recursos, deber configurar un vnculo entre estas cuentas y las cuentas contables. Si slo utiliza el rea de la aplicacin Contabilidad no es necesario configurar grupos contables. Los grupos contables sirven para crear estos vnculos entre las distintas reas de la aplicacin y el rea de la aplicacin Contabilidad. Como resultado, debe haber configurado el plan de cuentas antes de crear los grupos contables. Si se registran ventas, compras y otras transacciones en las que no se especifica directamente una cuenta contable determinada, los grupos contables proporcionan la asignacin a las cuentas correctas. Por ejemplo, en la venta de un producto a un cliente en un pedido de venta no se especifican directamente cuentas contables. Sin embargo, al finalizar la funcin Navegar, la revisin de una factura registrada muestra entradas que se registraron en la cuenta contable. Esto es debido a que los clientes y los productos estaban asignados a grupos contables para identificar las cuentas contables. Hay tres tipos principales de grupos contables relacionados con la venta de existencias y recursos a clientes y la compra de existencias de proveedores: Grupos contables especficos Grupos contables generales Grupos de registro de IVA

Analizaremos primero los grupos contables especficos, a continuacin hablaremos de los grupos contables generales y los grupos de registro de IVA y finalmente revisaremos cmo se combinan todos los grupos contables mediante el anlisis de un histrico de facturas de venta.

Grupos contables especficos La finalidad principal de los grupos contables especficos es identificar la cuenta de balance principal para cada cuenta contable. Por ejemplo, el saldo de cobro de cuentas pendiente total de todos los clientes debera ser igual al saldo total de las cuentas de cobros del balance. Por consiguiente, los grupos contables especficos se asignan a cliente, proveedores, productos, bancos y activos fijos. Estos grupos contables crean el vnculo

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directo con la cuenta de balance principal de cada producto principal. Los grupos contables especficos que deben configurarse son los siguientes: Grupo contable cliente: este grupo contable asignar la cuenta de cobros, las cuentas de descuentos por pronto pago, las cuentas de facturacin y de redondeo de liquidacin y las cuentas de intereses y recargos fijos a los clientes. Grupo contable proveedor: este grupo contable asignar la cuenta del proveedor, las cuentas de descuentos por pronto pago, las cuentas de facturacin y de redondeo de liquidacin y las cuentas de intereses y recargos fijos a los proveedores. Grupo contable existencias: este grupo contable se utiliza para especificar las existencias. Cada grupo contable de existencias se combina con cada Cd. almacn apropiado en la ventana Config. contab. existencias. Para cada combinacin se pueden asignar las cuentas de existencias, la cuenta WIP y otras cuentas de desviacin relacionadas con las existencias en el Plan de cuentas. Grupo contab. banco: este grupo contable se utiliza para asignar una cuenta contable bancaria a un banco del sistema. Grupos contables proyectos: este tema se trata en el material de formacin de Gestin financiera. Grupos contables activos fijos: este tema se trata en el material de formacin de Gestin financiera.

Grupos contables generales Existen dos tipos de grupos contables generales: Grupos contables de negocio: especifican "a quin se vende" (clientes) y "a quin se compra" (proveedores). Grupos contables de producto: especifican "lo que se vende" (productos y recursos) o "lo que se compra" (productos).

Grupos contables de negocio Los grupos contables de negocio se asignan a clientes y proveedores. En la ventana Grupos contables negocio, introduzca un cdigo y una descripcin del grupo contable.

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En el men Contabilidad, haga clic en Configuracin, Grupos contables generales, Grupos contables negocio.

Al configurar grupos contables de negocio, deber considerar el nmero de grupos necesarios para distribuir las ventas por clientes y el nmero de grupos necesarios para distribuir las compras por proveedores. Los grupos contables de negocio pueden configurarse para agrupar clientes y proveedores por rea geogrfica (nacional, pases de la UE, internacional, etc.), por tipo de negocio (mercaderas, industrial, al por mayor, servicios) o para diferenciar entre entidades privadas y agencias gubernamentales. Tambin es posible no configurar ningn grupo contable de negocio si no desea distinguir las ventas y las compras segn la ubicacin. El nmero de grupos estar directamente relacionado con el plan de cuentas. Nota de ventas Tradicionalmente, el anlisis detallado de los datos financieros se obtena al configurar muchos grupos contables detallados y un gran nmero de cuentas contables de ventas y compras especficas. Ahora se puede realizar un anlisis detallado de las ventas y las compras mediante la asignacin de dimensiones a las transacciones contables. Al clasificar y analizar transacciones por dimensiones se puede reducir el nivel de detalle necesario en la estructura del plan de cuentas. Como resultado, el nmero de cuentas creadas en el plan de cuentas tambin puede reducirse. En la ventana Grupos contables negocio puede introducir la siguiente informacin: Cdigo: el cdigo que se asignar a los clientes, proveedores, y cuentas contables en el sistema. Descripcin: una descripcin del grupo contable de negocio. Grupo reg. IVA neg. genr.: seleccione un grupo contable de negocio de

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IVA que se utilizar como predeterminado para las transacciones relacionadas con este grupo contable de negocio. Si cambia el contenido de este campo, se le preguntar si desea actualizar las cuentas contables, los clientes y los proveedores con el cambio. Inserta genr. aut.: si activa este campo, cuando asigne el grupo contable de negocio a un cliente, proveedor o cuenta contable, el sistema rellenar automticamente el campo Grupo registro IVA neg. del cliente, proveedor o cuenta contable con el valor del campo Grupo reg. IVA neg. genr.

Grupos contables de producto Los grupos contables de producto se asignan a productos y recursos. En la ventana Grupos contables productos, introduzca un cdigo y una descripcin del grupo contable. En el men Contabilidad, haga clic en Configuracin, Grupos contables generales, Grupos contables productos.

Al configurar grupos de productos, debe tener en cuenta lo siguiente: Cuntos grupos se necesita para desglosar las ventas por productos (productos y recursos) Cuntos grupos se necesita para desglosar las compras por productos.

Los grupos contables de productos se desglosan en Materias primas, Mercaderas, Recursos, Capacidades, Varios con IVA y Varios sin IVA. Los grupos contables de productos proporcionan los grupos de producto principales que se reflejarn en el Plan de cuentas. Cada recurso y producto de existencias configurado se asignar a un grupo contable de producto.

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En la ventana Grupos contables negocio puede introducir la siguiente informacin: Cdigo: el cdigo que se asignar a las cuentas contables, productos, recursos y cargos de productos en el sistema. Descripcin: una descripcin del grupo contable de producto. Grupo reg. IVA neg. genr.: seleccione un grupo contable de negocio de IVA que se utilizar como predeterminado para las transacciones relacionadas con este grupo contable de producto. Si cambia el contenido de este campo, se le preguntar si desea actualizar las cuentas contables, los productos, los recursos y los cargos de productos con el cambio. Inserta genr. aut.: si activa este campo, cuando asigne el grupo contable de producto, el sistema rellenar automticamente el campo Grupo registro IVA neg. de la cuenta contable, el producto, el recurso o el cargo de producto con el valor del campo Grupo reg. IVA neg. genr. Exercise 4 Crear un grupo contable de producto nuevo

Cree un nuevo Grupo contable de producto con el cdigo CASA y la descripcin Casa y jardn. Introduzca el cdigo de grupo de registro de IVA de producto IVA16. Responda S a cualquier pregunta que le haga el sistema. En el Apndice D puede encontrar los pasos y la solucin a este ejercicio.

Configuracin grupos contables La ventana Configuracin grupos contables es una matriz que combina grupos contables de negocio y de producto. Con cada combinacin el usuario puede determinar en qu cuentas registrar el sistema: Ventas y compras Abonos de compra y venta Descuentos en factura de compra y venta y descuentos por pronto pago Coste de la mercanca vendida y ajustes de inventario Coste unitario liquidado y coste general liquidado Desviacin compras En el men Contabilidad, haga clic en Configuracin, Grupos contables generales, Configuracin grupos contables.

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Se abre la ventana Configuracin grupos contables.

Para cada combinacin de grupos contables de negocio y de productos puede asignarse un conjunto diferente de cuentas contables. Como resultado, se puede registrar la venta del mismo producto a diferentes cuentas de ventas en contabilidad, ya que los clientes estn asignados a diferentes grupos contables de negocio.

Copiar lneas de configuracin de grupos contables Cuantos ms grupos contables de producto y de negocio tenga, ms lneas habr en la ventana Configuracin grupos contables. Esto puede requerir la introduccin de mucha informacin para definir la configuracin de grupos contables de la empresa. Aunque pueden existir muchas combinaciones distintas de grupos contables de negocio y de producto, es posible que se registren combinaciones diferentes en las mismas cuentas. Para limitar la cantidad de informacin que se debe introducir manualmente, puede copiar las cuentas de una lnea existente en la ventana Configuracin grupos contables.
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En primer lugar, introduzca el Grupo contable negocio y el Grupo contable producto de la lnea a la que desea realizar la copia. En la ventana Configuracin grupos contables, seleccione la lnea a la que desea realizar la copia y haga clic en Copiar.

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En el proceso Copiar conf. grupos contables, se especifica el Grupo contable negocio y el Grupo contable producto de la lnea de la que desea copiar. Cuando haga clic en Aceptar, el sistema copiar todas las cuentas del grupo de registro seleccionado o slo el grupo de cuentas especfico que seleccione para copiar. En el ejemplo anterior, el sistema copiara las cuentas del grupo contable de negocio MERCADERA NACIONAL.

Crear lneas de configuracin para un grupo contable de negocio o de producto especfico Tambin puede crear configuraciones de grupos contables mediante el botn Configur. de las ventanas Grupos contables negocio o Grupos contables productos. Si selecciona una lnea en la ventana Grupos contables producto y hace clic en el botn Configur., se abrir la ventana Configuracin grupos contables. Se filtrarn las lneas de configuracin de modo que se muestren nicamente las lneas con el grupo contable de producto de la lnea que seleccion en la ventana Grupos contables producto. Si no introdujo ninguna lnea, el sistema rellenar el campo Grupo contable producto de la primera lnea vaca en funcin de la lnea que haya seleccionado en la ventana Grupos contables productos. El proceso es idntico con la ventana Grupos contables negocio.

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Exercise 5

Configurar un grupo contable nuevo

Cree una nueva configuracin de grupo contable mediante la combinacin del cdigo de Grupo contable negocio NACIONAL y el cdigo nuevo de Grupo contable producto que cre en el ejercicio anterior. Para la nueva configuracin utilice las mismas cuentas que en la combinacin de NACIONAL y MERCADERIA. En el Apndice D puede encontrar los pasos y la solucin a este ejercicio.

Grupos de registro de IVA El impuesto sobre el valor aadido (IVA) es un impuesto de transacciones. El IVA lo pagan los consumidores finales, incluidas las empresas. Deber configurar grupos de registro de IVA para poder especificar el porcentaje de IVA que necesita calcular el sistema en funcin de "a quin se vende" o "a quin se compra" y de "lo que se vende" o "lo que se compra". Los principios de configuracin de grupos de registro de IVA, tanto de negocio como de producto, son parecidos a los de configuracin de grupos contables. Para configurar el IVA, cree primero cdigos de grupo de registro de IVA de negocio para clientes y proveedores y, a continuacin, cdigos de grupo de registro de IVA de producto para productos y recursos. Para abrir la ventana Grupos registro IVA negocio, haga clic en Configuracin, Grupos registro IVA y, a continuacin, en Grupos contables negocio.

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Introduzca cdigos para los grupos de registro de IVA de negocio en la ventana Grupos registro IVA negocio. Puede introducir un mximo de 10 caracteres alfanumricos. Los cdigos de grupo de registro de IVA de negocio en Cronus estn configurados de modo que el clculo y el registro del IVA se realiza en funcin de la ubicacin (pas) del cliente o proveedor que toma parte en la transaccin. Utilice cdigos fciles de recordar que describan el grupo de negocio, como UE o INTERNACIONAL. El cdigo deber ser exclusivo y no podr repetirse en la tabla. Puede configurar tantos cdigos como desee. Presione ESC para cerrar la ventana.

Nota Se recomienda utilizar los grupos de registro de IVA de negocio que aparecen en Cronus como el nmero mnimo de grupos de registro de IVA de negocio. En algunos casos, puede que se requieran grupos ms detallados. Por ejemplo, puede que se aplique un tipo diferente de IVA a los clientes NACIONALES para el mismo producto, segn el cliente sea una persona o una empresa. Para abrir la ventana Grupos registro IVA producto, haga clic en Configuracin, Grupos registro IVA y, a continuacin, en Grupos contables productos.

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Introduzca cdigos para los grupos de registro de IVA de producto en la ventana Grupos registro IVA producto. Funciona de forma parecida a la introduccin de cdigos para grupos de registro de IVA de negocio. Los cdigos de grupo de registro de IVA de producto determinan el clculo y el registro del IVA en funcin del tipo de producto que se compra o del tipo de producto o de recurso que se vende. Utilice cdigos fciles de recordar que describan el grupo de producto; por ejemplo, NO IVA para varios sin IVA, IVA10 para varios con 10% de IVA, IVA16 para varios con 16% de IVA, etc. Tambin deber configurar combinaciones de grupos de registro de IVA de negocio y grupos de registro de IVA de producto en la ventana Config. grupos registro IVA. Para abrir la ventana Config. grupos registro IVA, haga clic en Configuracin, Grupos registro IVA y, a continuacin, en Config. grupos registro IVA.

Rellene una lnea para cada combinacin de grupo de registro de IVA de

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negocio y grupo de registro de IVA de producto. Para cada combinacin, puede rellenar el porcentaje de IVA, el tipo de clculo del IVA y los nmeros de cuenta contable para el registro del IVA de compras, ventas y reversin de IVA. Tambin se puede especificar para cada combinacin si se volver a calcular el IVA cuando se conceda o reciba un descuento por pronto pago. Puede introducir tantas combinaciones como crea necesario. Si desea agrupar configuraciones de registro de IVA con atributos similares, puede definir un Identific. IVA para cada grupo y asignar el identificador a los miembros del grupo. Se suelen agrupar configuraciones con porcentajes de IVA similares. En la empresa de demostracin los identificadores de IVA se han creado segn los porcentajes de IVA. Para facilitar el proceso de introduccin, puede copiar informacin de lneas existentes de la ventana Config. grupos registro IVA. El proceso es parecido al proceso de copia de lneas en la configuracin de grupos contables.
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En primer lugar, introduzca el Grupo registro IVA neg., el Grupo registro IVA prod. y el Identific. IVA de la lnea a la que desea realizar la copia. En la ventana Config. grupos registro IVA, seleccione la lnea a la que desea realizar la copia y haga clic en Copiar.

En el proceso Copiar - Conf. registro IVA, se especifica el Grupo registro IVA neg. y el Grupo registro IVA prod. de la lnea de la que desea copiar. El sistema copiar toda la informacin de la lnea o slo la informacin que seleccione para copiar. % IVA, etc.: se copiar la configuracin de % IVA, Tipo clculo IVA, Tipo IVA no realizado y Ajuste para dto. p.p.

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Cuentas de ventas: se copiar toda la informacin de cuentas de ventas. Cuentas de compras: se copiar toda la informacin de cuentas de compras y de reversin.

Al igual que en los grupos contables generales, tambin puede crear lneas nuevas de configuracin de registro de IVA si hace clic en el botn Configur. de las ventanas Grupos registro IVA negocio y Grupos registro IVA producto.

Tipo clculo IVA El sistema posee cinco mtodos de clculo del IVA:

Normal: utilice esta opcin si desea que el sistema calcule el IVA para los productos vendidos o comprados con esta combinacin de grupo de registro de IVA de negocio y grupo de registro de IVA de producto. En este caso, el vendedor del producto calcula y retiene el IVA. Reversin: utilice esta opcin cuando comercie con otros pases de la UE en los que el comprador debe calcular y liquidar las cuentas de IVA con las autoridades fiscales. Tambin debe rellenar el campo Cta. reversin IVA. Cuando se venden productos con reversin de IVA, el vendedor no calcula ni retiene el IVA. Cuando compre productos, el sistema calcular el importe de IVA, lo cargar en Cta. IVA soportado y lo abonar en Cta. reversin IVA. Total: utilice esta opcin cuando el importe que desee registrar con esta combinacin de grupo de registro de IVA de negocio y grupo de registro de

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IVA de producto est formado en su totalidad por IVA. Esta opcin puede resultar til, por ejemplo, si desea registrar el IVA de importacin o crear un movimiento de correccin para corregir un error en el clculo del IVA. Podr obtener ms informacin acerca de las transacciones totales de IVA en el material de formacin de Gestin financiera. Nota Si crea un movimiento de correccin con Total, no har referencia a los movimientos de IVA originales. Esto puede dificultar la preparacin de la Declaracin del IVA. Impto. venta: esta opcin slo se utiliza si el sistema debe calcular el impuesto de ventas de EE.UU. en lugar del IVA.

Ajuste para descuentos por pronto pago Active este campo si desea que el sistema vuelva a calcular los importes de IVA al registrar pagos que desencadenen descuentos por pronto pago. Por ejemplo, si un cliente recibe descuentos por pronto pago por realizar un pago a tiempo, el sistema volver a calcular el importe del IVA con el mismo porcentaje de IVA con el que se registr originalmente la factura de venta para este cliente. El nuevo clculo se basar en el importe de la factura menos el descuento por pronto pago. La cuenta de IVA repercutido se reducir segn la diferencia entre el importe del IVA original y el nuevo. Para poder utilizar esta funcionalidad debe haberla activado en el campo Ajuste para dto. P.P. en la ventana Configuracin contabilidad.

Redondeo de importe de IVA en documentos Los importes en documentos que an no estn registrados se redondean y muestran de forma que correspondan al redondeo final de los importes que estn realmente registrados. El IVA se calcula para un documento completo. Esto significa que el IVA calculado en el documento se basa en la suma de todas las lneas del documento con el mismo identificador de IVA.

Reversin del IVA para negocios entre pases de la UE Las empresas de la UE deben utilizar la reversin del IVA al realizar negocios con otras empresas de la UE.

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Nota Esta regla SLO es aplicable al realizar negocios con empresas a las que se puede aplicar el IVA en otro pas de la UE. Si realiza negocios directamente con consumidores de otros pases de la UE, debera ponerse en contacto con las autoridades fiscales para obtener las reglas del IVA aplicables.

Compras de pases de la UE Al registrar una compra de un proveedor de otro pas de la UE, el IVA debe calcularse con el tipo aplicable en su propio pas. En la declaracin del IVA, el importe del IVA se suma al IVA repercutido nacional y al IVA soportado nacional. Esto significa que el IVA calculado no afecta al IVA que debe pagarse. Debe informar del valor de las compras realizadas a pases de la UE (importe base utilizado para calcular el IVA soportado) de forma separada en la declaracin del IVA. Para que el sistema trate correctamente el IVA de las compras realizadas a pases de la UE, debe: Configurar combinaciones de Grupo registro IVA neg. y Grupo registro IVA prod. con Reversin IVA en el campo Tipo clculo IVA. La cuenta contable en la que se registrar la reversin del IVA tambin debe introducirse en el campo Cta. reversin IVA. Asignar los Grupos registro IVA neg. en el campo Grupo registro IVA neg. de la Ficha proveedor de cada proveedor de la UE. Tambin debera introducir el CIF/NIF del proveedor en el campo CIF/NIF de la pestaa Internacional.

Al registrar una compra de un proveedor de otro pas de la UE, el sistema calcula el importe del IVA; lo registra en el Debe de la cuenta del IVA soportado y lo registra en el Haber de la cuenta de reversin del IVA. Por consiguiente, el registro del IVA no afecta a los informes financieros de la empresa. El sistema crea un movimiento del IVA que contiene el importe base del IVA (precio de compra antes del IVA) y especifica que el importe es un importe de reversin del IVA.

Ventas a pases de la UE El IVA no se calcula en las ventas a empresas a las que se puede aplicar el IVA en otros pases de la UE. Debe declarar el valor de estas ventas a pases de la UE de forma independiente en la declaracin del IVA.

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Para que el sistema trate correctamente el IVA de las compras realizadas a pases de la UE, debe: Si ya ha configurado lneas en la ventana Config. grupos registro IVA para las compras de pases de la UE, puede utilizarlas tambin para las ventas. Si no es as, debe configurar una lnea para ventas con exactamente la misma informacin descrita anteriormente para compras. Asignar los Grupos registro IVA neg. en el campo Grupo registro IVA neg. de la pestaa Facturacin de la Ficha cliente de cada cliente de la UE. Tambin debera introducir el CIF/NIF del cliente en el campo CIF/NIF de la pestaa Internacional.

Al registrar una venta realizada a un cliente de otro pas de la UE, el sistema calcula el importe del IVA y crea un movimiento de IVA con la informacin de la reversin del IVA y la base del IVA (el importe utilizado para calcular el importe del IVA). No se registran movimientos en las cuentas del IVA de Contabilidad. Exercise 6 Crear varios grupos de registro de IVA nuevos

Va a producirse un cambio en el porcentaje de IVA de la UE del 16% al 17%. Cree un nuevo Grupo registro IVA producto denominado IVA17. Introduzca una lnea en la ventana Config. grupos registro IVA para cada combinacin del nuevo Grupo registro IVA prod. con los Grupos registro IVA neg. existentes (UE, NACIONAL y EXPORT). Para cada combinacin nueva de Grupo registro IVA neg. con el nuevo grupo de registro IVA17, se utilizar la misma informacin de IVA y cuentas que para el grupo de registro IVA16. Normalmente, se crearan cuentas nuevas para registrar los movimientos contables con el nuevo porcentaje de IVA en cuentas independientes. No obstante, en este ejercicio, obviaremos este paso. En el Apndice D puede encontrar los pasos y la solucin a este ejercicio.

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Determinar grupos contables Hemos hablado del Grupo contable de negocio y del Grupo contable de producto. Cmo hemos determinado la forma en que se agruparn estos grupos contables? El Plan de cuentas ha sido la gua para establecer estos grupos. Analicemos el Plan de cuentas. Como estamos hablando de los grupos contables generales, nos centraremos en las cuentas de ingresos y gastos, ya que los grupos contables generales tratan especficamente de estos tipos de cuentas.

Las cuentas de ventas se clasifican fundamentalmente como Recursos, Materias primas y Mercaderas. Estas divisiones representan los productos vendidos por Cronus. Si se desplaza ms arriba en el Plan de cuentas, ver que tambin hay cuentas de compras para Mercaderas y Materias primas. Estas divisiones representan los productos comprados por Cronus. Por consiguiente, la informacin de la configuracin del grupo contable de productos es directamente compatible con la configuracin del Plan de cuentas de Cronus. Las cuentas de ventas y las de compras se subdividen en NACIONAL, UE

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y EXPORT. Esta es la clasificacin de los clientes y proveedores para los que Cronus realiza ventas o compras. Esta informacin del Plan de cuentas es compatible con la configuracin del grupo contable de negocio de Cronus.

Registrar transacciones en Contabilidad mediante grupos contables Ahora analizaremos el efecto en el Plan de cuentas y el impacto de la configuracin de registro mediante un anlisis de una transaccin registrada con anterioridad. Vamos a examinar una transaccin de ventas sencilla. La transaccin implica la venta de dos tipos diferentes de productos al cliente 10000. Los movimientos de contabilidad esperados a partir de dicha venta son:
Cuenta Cobros Cuenta de venta Cuenta IVA repercutido Cuenta de coste de productos vendidos Existencias Coste de los productos vendidos Coste de los productos vendidos Debe Importe venta + IVA Importe de la venta IVA Haber

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Haga clic en Histrico facturas en el men Ventas y cobros. Seleccione F5 para obtener una lista de pedidos de venta. Seleccione 103022 en el campo N y haga clic en Aceptar.

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Para ver todos los documentos y movimientos de contabilidad de este histrico de facturas, haga clic en el botn Navegar de la ventana Histrico facturas venta.

Puede ver que cuando se registr la factura de venta, el sistema tambin cre y registr movimientos de contabilidad, movimientos de IVA, movimientos de clientes y movimientos de Valor para los productos.
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Seleccione la lnea Mov. contabilidad y haga clic en Mostrar.

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El sistema ha realizado el registro de la siguiente manera:


Cuenta 4300001 Clientes nacionales Debe Importe de la venta (250.000,00 + 30.950,00)+ IVA (40.000,00 + 4.952,00) = 325.902,00 7000001 Ventas mercad. nacionales 7001001 Ventas mat. primas nacionales 4770001 Cta. IVA repercutido 16% Importe de la venta (250.000,00) Importe de la venta (30.950,00) IVA (40.000,00 + 4.952,00) Haber

El movimiento de contabilidad para transferir los productos vendidos de existencias a coste de productos vendidos todava no se ha registrado. Esto es debido a que la variacin de existencias automtica no est activada. Como resultado, los registros de inventario en Contabilidad se realizan de forma independiente, mediante la ejecucin del proceso Registrar variacin existencias. Cmo cre el sistema los movimientos de contabilidad a partir de la factura de venta? La respuesta se encuentra en un anlisis de los grupos contables asignados al cliente 10000 y a los productos 1964-W y 70011.
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Haga clic en Clientes en el men Ventas y cobros. Presione F5 para mostrar la lista de clientes, seleccione el cliente 10000 y haga clic en Aceptar.

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En la Ficha cliente del cliente 10000, vaya a la pestaa Facturacin.

Puede ver que el cliente est asignado al grupo contable general y al grupo de registro de IVA siguientes: Grupo contable negocio = NACIONAL Grupo registro IVA neg. = NACIONAL Si hace clic en el AssistButton del campo Grupo contable cliente, observar que el grupo contable de cliente NACIONAL tiene la cuenta 4300001 en el campo Cta. clientes. Esta es la cuenta en la que el sistema registr el importe a cobrar de 325.902,00.
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Presione ESC para cerrar la ventana Grupos contables. Presione ESC para cerrar la ventana Ficha cliente.

Ahora examinaremos las fichas de producto.


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En el men Existencias, haga clic en Productos. Presione F5, seleccione el producto 1964-W de la Lista de productos y haga clic en Aceptar. En la Ficha producto, seleccione la pestaa Facturacin.

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Puede ver que el producto 1964-W est asignado al grupo contable general y al grupo de registro de IVA siguientes: Grupo contable producto = MERCADERA Grupo registro IVA prod. = IVA16 El producto tambin est asignado al grupo TERMINADO en el campo Grupo contable existencias. Al ejecutar el proceso Registrar variacin existencias, el sistema combinar este grupo con el cdigo de almacn de la factura para seleccionar la cuenta de existencias en la ventana Config. contab. existencias.
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Presione F5, seleccione el producto 70011 de la Lista de productos y haga clic en Aceptar. En la Ficha producto, seleccione la pestaa Facturacin.

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El producto 70011 est asignado al grupo contable general y al grupo de registro de IVA siguientes: Grupo contable producto = MAT. PRIMA Grupo registro IVA prod. = IVA16 El producto tambin est asignado al grupo MAT. PRIMA en el campo Grupo contable existencias. Al ejecutar el proceso Registrar variacin existencias, el sistema combinar este grupo con el cdigo de almacn de la factura para seleccionar la cuenta de existencias en la ventana Config. contab. existencias.
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Cierre la Ficha producto.

Ahora disponemos de la siguiente informacin de grupo contable general y grupo de registro de IVA para los clientes y productos de la venta:
Grupo contable negocio Venta del producto 1964-W Venta del producto 70011 NACIONAL MAT. PRIMA NACIONAL IVA16 NACIONAL MERCADERA Grupo contable producto Grupo registro IVA negocio NACIONAL Grupo registro IVA producto IVA16

En el men Contabilidad, haga clic en Configuracin, Grupos contables generales, Configuracin grupos contables.

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Si examina la lnea con la combinacin NACIONAL y MERCADERA, observar que en el campo Cta. venta se ha introducido la cuenta 7000001. En el histrico de facturas de venta, el importe de venta del producto 1964-W es 250.000,00. Al combinar los grupos contables del cliente y del producto, el sistema ha determinado la cuenta de venta y ha registrado 250.000,00 en la cuenta 7000001. En el campo Cta. venta de NACIONAL y MAT. PRIMA se ha introducido la cuenta 7001001. En el histrico de facturas de venta, el importe de venta del producto 70011 es 30.950,00. Al combinar los grupos contables del cliente y del producto, el sistema ha determinado la cuenta de venta y ha registrado 30.950,00 en la cuenta 7001001.
2 3

Cierre la ventana Configuracin grupos contables. En el men Contabilidad, haga clic en Configuracin, Grupos registro IVA, Config. grupos registro IVA.

Si examina la lnea con la combinacin NACIONAL e IVA16, observar que en el campo Cta. IVA repercutido se ha introducido la cuenta 4770001. El campo % IVA contiene 16, por lo que el IVA para la venta de cada producto es: 16% x 250.000,00 = 40.000,00 16% x 30.950,00 = 4.952,00 Al combinar los grupos contables del cliente y de los productos, el sistema ha determinado la cuenta de IVA repercutido y el porcentaje del IVA, ha calculado el IVA de la venta y lo ha registrado en la cuenta 4770001.

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2.5 DIMENSIONES
Qu son las dimensiones y los valores de dimensin? Las dimensiones son datos que puede aadir a un movimiento como marcador de modo que el sistema pueda agrupar movimientos con caractersticas parecidas y recuperar fcilmente estos grupos a efectos de anlisis. Las dimensiones pueden utilizarse en todo el sistema en movimientos de diarios, documentos y presupuestos. En el sistema, el trmino dimensin se utiliza para describir el proceso de anlisis. Un ejemplo de anlisis bidimensional sera ventas por rea. No obstante, si utiliza ms de dos dimensiones al crear un movimiento, puede llevarse a cabo un anlisis ms complejo ms adelante, como ventas por campaa de ventas por grupo de clientes por rea. Cada dimensin puede tener una serie ilimitada de valores de dimensin que actan como subcomponentes de la dimensin. Por ejemplo, una dimensin denominada Departamento puede incluir los departamentos de Ventas, Administracin, etc. como componentes. Estos departamentos son valores de dimensin. Las dimensiones y los valores de dimensin son ilimitados y definidos por el usuario, de modo que puede crear dimensiones adaptadas a las necesidades y procesos de la empresa.

Por qu debera utilizar dimensiones? Las cuentas de una empresa se componen de movimientos procedentes de varios orgenes y se encuentran asociadas con numerosas actividades de la empresa. A menudo, resulta necesario crear extractos, estadsticas y anlisis que constituyen extractos parciales de los informes financieros completos. Estos extractos pueden crearse por medio de dimensiones nicas o combinaciones de dimensiones. Si configura una dimensin denominada Departamento y utiliza esta dimensin y un valor de dimensin al registrar un movimiento, podr obtener informacin ms adelante, por ejemplo, acerca de los productos vendidos por departamento. Si se utilizan varias dimensiones en movimientos registrados, el usuario podr crear un anlisis mucho ms completo de las actividades de la empresa. Por ejemplo, un movimiento de venta puede incluir informacin de varias dimensiones acerca de la cuenta en la que se ha registrado la venta de un producto, el lugar de venta del producto, el vendedor y el tipo de cliente que realiz la compra. El uso de dimensiones le permite analizar tendencias y comparar varias

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caractersticas en diversos movimientos. La funcionalidad Vista de anlisis resulta muy eficaz cuando se utilizan varias dimensiones. No obstante, incluso si utiliza solamente las dos dimensiones globales, tambin podr utilizar filtros, esquemas de cuentas e informes para crear anlisis de dimensiones detallados. Los informes, esquemas de cuentas y anlisis por dimensiones se tratarn ms adelante en este captulo. Nota de ventas Observe que el grnulo Dimensiones bsicas contiene solamente las dos dimensiones globales. Deber adquirir el grnulo Dimensiones avanzadas para poder crear un nmero ilimitado de dimensiones y anlisis de dimensiones distintas de las dimensiones globales.

Apoyo a las normas empresariales Las normas empresariales constituyen la expresin de las polticas o procedimientos de una organizacin. Si se automatizan estas polticas y procedimientos, podr aumentar su intervencin en el proceso contable e incrementar la coherencia de la introduccin de datos y, por lo tanto, los resultados. En el sistema se pueden automatizar las polticas y los procedimientos si se especifican: Dimensiones predeterminadas y valores de dimensin para cuentas individuales, clientes, productos, etc. Esto contribuye al aumento de la coherencia de la introduccin de datos gracias a la reduccin del tiempo necesario para introducir la informacin de dimensin para las transacciones. Reglas de registro de valores para las dimensiones predeterminadas. Estas reglas especifican si los valores de dimensin deben registrarse o si un valor de dimensin en concreto debe registrarse. Esto contribuye a mejorar los resultados al garantizar que la informacin que debe categorizarse por dimensiones no puede registrarse a no ser que se haya introducido las dimensiones. Reglas de prioridad de dimensiones que determinen la prioridad que debe otorgarse a valores de dimensin contradictorios. Reglas de combinacin de dimensiones que determinen cmo pueden combinarse las dimensiones y los valores de dimensin al realizar un registro. stas contribuyen a apoyar a las polticas de negocio y mejoran los resultados al garantizar que no se puedan registrar combinaciones de dimensiones prohibidas o ilgicas.

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Dimensiones y valores de dimensin bloqueados. El bloqueo de las dimensiones, por ejemplo al final de una campaa de ventas, tambin contribuye a apoyar a las polticas de negocio y a mejorar los resultados, al garantizar que no se pueden registrar dimensiones y valores de dimensin prohibidos.

Dimensiones y valores de dimensiones Ahora aprender a crear dimensiones nuevas y valores nuevos para las dimensiones.
1

En el men Contabilidad, haga clic en Configuracin, Dimensiones, Dimensiones para mostrar la ventana Dimensiones:

Ver todas las dimensiones existentes en el sistema. Cada dimensin posee los siguientes atributos: Cdigo: referencia de la dimensin seleccionada al introducir dimensiones en diarios y documentos Nombre y Descripcin: nombre de la dimensin que se mostrar en informes y vistas de anlisis. La descripcin es meramente informativa. Bloqueado: si activa este campo, no podr registrar ningn diario que contenga la dimensin. Captura cdigo y Captura filtro: son los ttulos que aparecen como nombres de campo de dimensin de acceso directo en documentos y diarios y los filtros de dimensin de acceso directo en informes, presupuestos, vistas de anlisis y esquemas de cuentas.

Nota de apoyo Las dimensiones utilizan la funcionalidad de captura de filtro dinmica para

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actualizar automticamente los nombres de campo de dimensin de acceso directo en funcin de las dimensiones seleccionadas. Para introducir los valores nuevos:
2

En la ventana Dimensiones, site el cursor en el cdigo de dimensin para el que est creando valores nuevos. Para este ejemplo, seleccione la dimensin AREA. Haga clic en Dimensin, Valores dimensin para abrir la ventana Valores dimensin.

Los valores de dimensin son subconjuntos de dimensiones. Por ejemplo, para una Dimensin "AREA", el usuario puede elegir entre los Valores de dimensin "20, 50, 85, etc.": y todos ellos pueden tener el nombre comn "AREA". Cada dimensin puede tener un nmero infinito de valores, pero cada cdigo de valor deber ser nico dentro de la dimensin. Estos valores se utilizan en los movimientos. Tipo dimensin valor sirve para crear una relacin jerrquica entre los valores de dimensin de una dimensin. Describe el modo en que se va a utilizar el valor de dimensin al realizar el registro y se corresponde casi exactamente con Tipo movimiento del Plan de cuentas. Al igual que en el plan de cuentas, tambin puede indentar la jerarqua de Valor de dimensin al hacer clic en Acciones, Indent. valores dimensin. En la empresa de demostracin, se ha configurado una jerarqua para la dimensin "Area". Por lo tanto, 30, 85, 80, etc. son valores de dimensin de "AREA". Esto implica que el usuario puede registrar un movimiento con el valor de dimensin "30", pero que el anlisis de ventas de "45" o "55" incluir tambin el movimiento "30".

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Tipos de valores de dimensin: Estndar: se usa para el registro estndar de valores de dimensin. Principal: cabecera para un grupo de valores de dimensin Total: se utiliza para sumar una serie de saldos de valores de dimensin que no preceden inmediatamente al valor de dimensin Total. Deber rellenar el campo Sumatorio con el intervalo de cuentas que se van a sumar. Principio-total: marcador para el comienzo de una serie de valores de dimensin que se van a sumar que finaliza con un tipo de valor de dimensin Fin-Total. Fin-total: total de una serie de valores de dimensin que comienza con el tipo de valor de dimensin Principio-total. Deber rellenar el campo Sumatorio con el intervalo de cuentas que se van a sumar. A los valores de dimensin se les asigna automticamente el tipo Estndar. Slo se pueden registrar movimientos con los siguientes tipos de valor: Estndar y Principio-total. Al igual que cuando se bloquea toda la dimensin, tambin puede bloquear el registro de diarios que contengan valores de dimensin especficos mediante el campo Bloqueado del valor de dimensin.

Tipos de dimensiones Una vez configurados los cdigos y valores de dimensin, tambin podr asignar funcionalidad adicional a algunas de las dimensiones.

Dimensin global Puede seleccionar dos dimensiones globales de entre las dimensiones configuradas. Las dimensiones que seleccione como dimensiones globales estn disponibles para utilizarlas en cualquier parte del sistema. Esto quiere decir que las dimensiones globales se pueden utilizar como filtros para los movimientos contables, y en todos los informes, esquemas de cuentas y procesos. El sistema tambin hace que ambas dimensiones globales estn disponibles automticamente para su uso en movimientos y cabeceras de documentos como dimensiones de acceso directo 1 y 2. Normalmente, las dimensiones globales son las dimensiones ms utilizadas y las ms importantes para la empresa debido a su disponibilidad en todo el sistema.

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Nota de apoyo Una dimensin global mantiene la misma funcionalidad que los cdigos de departamento y programa que existan en versiones anteriores de Microsoft Business SolutionsNavision. Esto facilitar el proceso de actualizacin a los clientes existentes. No obstante, la funcionalidad se ha ampliado para proporcionar la flexibilidad de elegir qu dimensiones deben aparecer en los informes y los filtros. Las dos dimensiones globales se registrarn en la tabla Mov. contabilidad y todo el resto de la informacin de dimensiones vinculada a un movimiento se registrar en una subtabla. Los clientes existentes pueden elegir si desean simplemente mantener Departamento y Programa como las dos dimensiones globales. Para los clientes nuevos, la titulacin dinmica le permite adems crear otras dimensiones globales fcilmente aparte de Departamento y Programa.

Dimensiones de acceso directo Con las dimensiones de acceso directo, el usuario puede introducir dimensiones y valores de dimensiones directamente en las lneas de diarios y en documentos de compras y ventas. Haga clic en Ver, Mostrar columna y seleccione la dimensin de acceso directo que utiliza con ms frecuencia en ese documento determinado para que se muestre en la lnea del documento. Puede especificar hasta un mximo de ocho dimensiones de acceso directo. El sistema define las dos primeras dimensiones de acceso directo como las mismas dimensiones que se utilizan como dimensiones globales. Puede seleccionar las seis dimensiones de acceso directo restantes de entre todas las dimensiones que ha configurado su empresa. Estas seis dimensiones de acceso directo tambin se pueden cambiar con regularidad para adaptarse a las necesidades de la empresa. Se configuran en la ventana Configuracin contabilidad. Para introducir la informacin de las dimensiones que no se han seleccionado como de acceso directo, debe utilizar una ventana de dimensiones independiente.

Dimensiones de presupuesto Para cada presupuesto, puede definir cuatro dimensiones adems de las dos dimensiones globales. Estas dimensiones especficas de presupuestos se denominan dimensiones de presupuesto. Seleccione las dimensiones de presupuesto para cada presupuesto de entre las dimensiones configuradas. Las dimensiones de presupuesto se pueden utilizar para establecer filtros en un presupuesto y para agregar informacin de

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dimensiones adicional a los movimientos de presupuestos.

Seleccin de dimensiones globales Puede acceder fcilmente a la configuracin de dimensiones por medio del men Configuracin contabilidad. Las dimensiones globales son dimensiones que se pueden utilizar como filtros en todo el sistema de Microsoft Business SolutionsNavision. Puede seleccionar dos dimensiones como dimensiones globales. Escoja las dos dimensiones que utilice ms a menudo en los informes. No obstante, en la ventana Vista de anlisis puede utilizar cualquier dimensin como filtro. Para seleccionar las dimensiones globales:
1 2

Haga clic en Contabilidad, Configuracin, Configuracin contabilidad. En el campo Cd. dimensin global 1 de la pestaa Dimensiones, haga clic en el AssistButton y seleccione una dimensin. Haga clic en Aceptar para copiar el cdigo en el campo. Repita el procedimiento para el campo Cd. dimensin global 2.

Nota Si modifica una dimensin global, el sistema deber realizar cambios en todos los movimientos registrados con esa dimensin. Este proceso puede tardar bastante. Para evitar este tipo de cambios, deber prestar atencin a la hora de seleccionar las dimensiones globales.

Introducir dimensiones en documentos y diarios Dimensiones de acceso directo Al introducir informacin de dimensiones, es importante que no haya interrupciones en todo el proceso de introduccin. Para acelerar y facilitar el proceso de introduccin, puede utilizar las dimensiones globales y seleccionar otras seis dimensiones como dimensiones de acceso directo. Las dimensiones de acceso directo son dimensiones que se muestran como campos en las lneas de diario y de documento para facilitar al mximo la introduccin de informacin. Observe que los campos deben estar visibles para poder utilizarlos. Para comprobar cmo se registran las dimensiones en documentos en el

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sistema, examinaremos el pedido de venta 101017.


1

En el men Ventas y cobros, haga clic en Pedidos y seleccione el pedido 101017.

Para ver las dimensiones del documento de pedido en la ventana Dimensiones documento, haga clic en Pedido, Dimensiones.

Si lo desea pueda cambiar las dimensiones y los valores de dimensin para un documento en concreto mediante la ventana Dimensin documento. Tambin puede cambiar los valores de dimensin para las dimensiones de acceso directo si agrega los campos Dim. acceso dir. a la cabecera del documento.
3

Tambin puede ver las dimensiones de la primera lnea del pedido si

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selecciona la primera lnea y hace clic en Lnea, Dimensiones.

En este caso, las dimensiones de la lnea son las mismas que las de la cabecera del pedido. De forma predeterminada, las dimensiones de cabecera se copian a todas las lneas del pedido. Las dimensiones y los valores de dimensin de cada lnea tambin pueden cambiarse en la ventana Dimensin documento. Tambin puede cambiar los valores de dimensin de las lneas para las dimensiones de acceso directo si agrega los campos Dim. acceso dir. a la cabecera del documento.

Dimensiones predeterminadas La introduccin manual de informacin de dimensiones con dimensiones de acceso directo puede resultar todava muy laboriosa si tiene muchos cdigos de dimensin distintos. Como alternativa a la introduccin manual en cada documento o diario, puede configurar dimensiones predeterminadas para cuentas, clientes, proveedores y productos especficos. Cada vez que se utiliza la cuenta en un diario o documento, se copia automticamente en el diario o documento la dimensin predeterminada asignada a la cuenta. En el ejemplo actual de pedido de venta, las dimensiones de agregaron de forma automtica en funcin del cliente al que iba dirigido el pedido y de los productos que contenan las lneas.
4 5

Presione MAYS+F5 para abrir la Ficha cliente. Haga clic en Cliente, Dimensiones.

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Podr ver las dimensiones AREA, GRUPOCLIENTE y DEPARTAMENTO del pedido relacionadas con el cliente que realiz el pedido.
6 7

Cierre la ventana para volver a la ficha de cliente. En la pestaa General de la Ficha cliente, haga clic en Cd. vendedor. En la ventana Vendedores/Compradores, haga clic en Vendedor, Dimensiones, Dimensiones-Individual.

Resulta obvio que la dimensin restante, VENDEDOR, corresponde al vendedor del pedido. Es importante tener en cuenta que se trata de las dimensiones predeterminadas del pedido. Si no estableci ninguna restriccin en las combinaciones de dimensiones, podr cambiarlas en el documento de forma manual si as lo desea.

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2.6 DIARIOS Y SECCIONES


En esta seccin, se proporciona un resumen de los diarios y secciones, se trata la numeracin de diarios, la creacin de libros de diario, la creacin de diarios y secciones y el uso de Mostrar/Ocultar.

Resumen de diarios y secciones Los diarios generales le permiten introducir datos en las cuentas contables y en otras cuentas, por ejemplo, cuentas de clientes, cuentas de proveedores y cuentas de bancos. El sistema de movimientos de diario posee tres niveles: libros de diario, secciones de diario y lneas de diario.

Libros de diario Los diarios se suelen utilizar para tipos o grupos distintos de movimientos, como compras, pagos, ventas y cobros. Cada diario se configura con su propio libro de diario. Los libros de diario proporcionan la estructura bsica de diario en la que puede especificar la configuracin predeterminada e informacin para todas las secciones que se creen con el diario.

Secciones de diario Las secciones de diario se crean en funcin de los libros de diario. Todas las secciones de diario creadas a partir de un libro determinado tendrn la misma estructura, configuracin predeterminada e informacin definidas en el libro. No obstante, puesto que la configuracin es la predeterminada, se puede modificar para secciones de diario especficas. Las secciones se utilizan normalmente para separar los movimientos de los usuarios. Por ejemplo, Luis y Cristina trabajan con movimientos del diario general. Normalmente, Luis crea movimientos y los registra posteriormente cuando se aprueban. Para que no se mezclen los movimientos de Cristina con los de Luis, se pueden asignar secciones independientes a los dos usuarios.

Lneas de diario Las lneas de diario son los movimientos de diario que se desean registran. Entre la informacin introducida en las lneas de diario, figura el nmero de cuenta, la fecha de registro y el importe del diario. El siguiente diagrama muestra una ilustracin de la estructura del diario.

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Los tres niveles se encuentran siempre presentes, pero slo se muestran de forma permanente las lneas de diario y el nombre de seccin en la ventana de diario. Si no se han creado libros o secciones de diario adicionales, se utilizarn los libros de diario estndar y la seccin GENERICO. No obstante, cuando vaya a aadir un nuevo libro o seccin, se mostrarn todos los libros y secciones para que realice la seleccin.

Crear libros de diario


1

En el men Contabilidad, haga clic en Configuracin, Libros diarios.

La ventana Libros diario general contiene una lista de los libros de diario estndar que estn configurados para la empresa. Los libros de diario se han configurado para reflejar el tipo de transaccin con la que est relacionada el diario.

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El libro GENERAL contiene los siguientes campos: Nombre y Descripcin: cdigo y descripcin que identifican el libro de diario. Tipo: el tipo de diario determina la estructura de la ventana de diario, como por ejemplo, los campos que se muestran. Puede escoger entre General, Ventas, Compras, Cobros, Pagos y Activos. Peridico: determina si el libro de diario sirve para crear diarios peridicos. Si activa el campo Peridico, deber dejar en blanco el campo N serie. Tipo contrapartida y Cta. contrapartida: puede configurar una cuenta de contrapartida predeterminada para todas las lneas de diario de todas las secciones creadas en el libro. Esta cuenta predeterminada siempre se puede modificar en una seccin o diario determinado, si as lo desea. N serie: seleccione el nmero de serie predeterminado que se utilizar para asignar nmeros de documento a lneas de diario en secciones de diario creadas con este libro. Si deja en blanco este campo, deber introducir los nmeros de documento en las lneas de diario de las secciones de forma manual. Tenga en cuenta que el campo Numeracin manual de la ventana N serie no afecta directamente a los diarios. N serie registro: seleccione el nmero de serie que se utilizar para asignar nmeros de documento a movimientos registrados desde esta seccin de diario. Puede que desee asignar nmeros de documentos slo al registrar diarios. Para ello, deje en blanco el campo N serie y rellene el campo N serie registro. Tambin puede que desee introducir lneas de diario con un nmero de serie y utilizar otro nmero de serie para lneas de diario registradas. En este caso, deber rellenar los campos N serie y N serie registro con cdigos distintos de nmero de serie. Cuando registre el diario, el sistema sustituir el N documento de la lnea de diario por el siguiente nmero de serie de registro. Cd. origen: seleccione el cdigo de origen que se debe asignar a todas las secciones de diario creadas a partir de este libro. Cd. auditora: seleccione el cdigo de auditora predeterminado que se debe asignar a todas las secciones de diario creadas a partir de este libro. Siempre podr cambiar este valor predeterminado para una seccin o lnea de diario especfica. Forzar saldo por n documento: le permite especificar si los documentos

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registrados en este libro de diario general deben cuadrarse por nmero y tipo de documento. Si deja en blanco este campo, el sistema slo cuadrar el diario por fecha. Copiar conf. IVA a ln. dia.: active este campo si desea que el sistema rellene automticamente el campo Tipo IVA y los grupos de registro de IVA para las cuentas y cuentas de contrapartida de las lneas de diario del libro de diario seleccionado. sta ser la configuracin predeterminada para todas las secciones de diario que se creen con el libro. No obstante, siempre podr cambiar esta configuracin para una seccin de diario determinada. Si activa o desactiva el campo, el sistema le preguntar si desea actualizar las secciones de diario del diario seleccionado. Permite diferen. IVA: active este campo si desea permitir el ajuste manual de importes de IVA en diarios. sta ser la configuracin predeterminada para todas las secciones de diario que se creen con el libro. No obstante, siempre podr cambiar esta configuracin para una seccin de diario determinada. Si activa o desactiva el campo, el sistema le preguntar si desea actualizar las secciones de diario del diario seleccionado.

Crear una seccin de diario Supongamos que desea crear dos secciones de diario general nuevas para Cristina y Luis.
1

Para abrir las secciones de diario, haga clic en Contabilidad, Diarios generales. En la ventana Diario general, haga clic en el AssistButton del campo Nombre seccin.

sta es una lista de las secciones actuales que estn basadas en el libro

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de diario GENERAL. Como mtodo alternativo para ver las secciones existentes, puede seleccionar un libro de diario en la ventana Libros diario general y hacer clic en Libro, Secciones.
3

Para crear una seccin tanto para Cristina como para Luis, presione F3 e INTRO e introduzca la siguiente informacin. CRISTINA Seccin de diario de Cristina LUIS Seccin de diario de

Nombre Descripcin Luis

Tipo contrapartida y Cta. contrapartida: las secciones de diario estn basadas en el libro de diario GENERAL que no dispone de ninguna cuenta de contrapartida. En consecuencia, las secciones tampoco tienen ninguna cuenta de contrapartida. En este ejemplo, no se utilizar ninguna cuenta de contrapartida, por lo que deber dejar en blanco estos campos. N serie y N serie registro: las secciones del ejemplo se basan en el libro de diario GENERAL. Por lo tanto, el campo N serie se rellenar automticamente con el N serie definido en el libro de diario. Deseamos mantener el nmero de serie asignado en el libro, por lo que deber dejar DIAG-GEN en el campo N serie y dejar en blanco el campo N serie registro. Cd. auditora, Copiar conf. IVA a ln. dia. y Permite diferen. IVA: mantenga la configuracin predeterminada que se copia del libro de diario GENERAL en estos campos.
4

ste deber ser el aspecto de las secciones de diario una vez que haya terminado:

Cierre la ventana.

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Presione ESC para volver al men Contabilidad.

Numeracin automtica de diarios Para utilizar la numeracin automtica, deber definir cdigos y lneas de nmero de serie tal y como se explic anteriormente en este captulo. A continuacin, deber introducir un cdigo de nmero de serie en el campo N serie de cada libro o seccin de diario. Si especifica el cdigo de nmero de serie en un libro de diario, el cdigo se copiar en todas las secciones de diario creadas en el libro, pero se podr modificar o eliminar el cdigo en secciones individuales. Si no especifica ningn cdigo en el libro de diario, deber especificar el cdigo en cada seccin de diario para poder utilizar la numeracin automtica de documentos.

Numeracin manual de diarios Para utilizar la numeracin automtica de documentos en una seccin de diario, deje en blanco los campos N serie y/o N serie registro de la seccin de diario. Puede utilizar numeracin manual para una o varias secciones de diario y automtica para otras. Por ejemplo, en las secciones del diario general, puede hacer que los documentos de la seccin de diario CAJA se numeren de forma manual y los documentos de la seccin de diario GENERICO de forma automtica. Por lo tanto, deber dejar en blanco el campo N serie de la lnea de CAJA y mantener el cdigo DIAGGEN en la lnea de GENERICO.

Crear movimientos de diario Una vez comprendida la estructura de los diarios, crearemos y registraremos un movimiento de diario sencillo para el pago por caja de los gastos de limpieza.
1 2

Haga clic en Diarios generales en el men Contabilidad. En el campo Nombre seccin, haga clic en el AssistButton y seleccione la seccin Luis. En el campo Fecha registro, introduzca 25/01/01.

Nota de apoyo Para introducir la fecha actual en un campo de fecha, introduzca H y presione INTRO para que el sistema introduzca automticamente la fecha actual a partir de la fecha de sistema del cliente. Tambin puede introducir

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Lun para obtener el da de la semana o T para obtener la fecha de trabajo configurada en el sistema.
4 5

Para este ejemplo, deje en blanco el campo Tipo documento. En el campo N documento, mantenga el nmero introducido por el sistema. El sistema recuper este nmero en funcin del N serie DIAG-GEN introducido para la seccin de diario de LUIS. En el campo Tipo mov., haga clic en el AssistButton y seleccione Cuenta. En el campo N cuenta, haga clic en el AssistButton, seleccione la cuenta nmero 6210001 y haga clic en Aceptar.

Observe que se ha rellenado automticamente la descripcin con el nombre de cuenta Arrendamientos. De este modo, se ayuda al usuario a confirmar que se ha seleccionado la cuenta correcta. Puede sobrescribir la descripcin con la descripcin deseada, como una explicacin de las razones de la transaccin. No modifique el campo Descripcin en este ejemplo.
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En el campo Importe, introduzca 60,00 para introducir un movimiento en el Debe de la cuenta.

En el Diario general, un importe positivo representa un movimiento en el Debe de la cuenta en el campo N cuenta, mientras que un importe negativo representa un movimiento en el Haber de la cuenta.
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En el campo Cta. contrapartida, haga clic en el AssistButton, seleccione la cuenta nmero 4100001 y haga clic en Aceptar. Haga clic en la siguiente lnea de diario.

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Se ha creado una lnea nueva. Observe que la nueva lnea tiene la misma fecha y que su nmero de documento es el G00002. Esto se debe a que se cuadr la lnea anterior del diario. Por lo tanto, el sistema presupone el inicio de un movimiento nuevo. No obstante, no tiene que rellenar los campos Tipo contrapartida y Cta. contrapartida para cada lnea del diario. Simplemente puede crear la lnea de contrapartida del diario en otra lnea ms tarde si lo desea. El campo Saldo total de la parte inferior de la ventana se actualiza por cada nueva lnea del diario agregada. Las lneas del diario mostradas se saldan cuando el campo Saldo total es 0. No puede registrar lneas del diario que no estn saldadas. Nota Si presiona F8, el sistema copia el campo/registro anterior a la nueva lnea. Cmo se asignan las transacciones anteriores a un departamento? Ya se ha explicado que se pueden asignar dimensiones en diarios mediante campos de acceso directo. Para ello, se debe mostrar el campo de dimensin de acceso directo Departamento en la ventana de diario. En la ventana no se muestran todos los campos disponibles. Se debe a que el sistema incluye muchos campos y no sera prctico incluirlos todos a la vez en la pantalla; adems, cada empresa tiene sus propias preferencias acerca de lo que se muestra en la pantalla. En este tipo de ventanas tabulares, existe una herramienta denominada Ocultar/Mostrar que permite al usuario personalizar el aspecto de la ventana.
1

Haga clic con el botn secundario del ratn en las cabeceras de columna y, a continuacin, haga clic en Mostrar columna.

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Active Cdigo departamento.

Haga clic en Aceptar.

Comprobar que se ha aadido a la ventana el campo Cdigo departamento. En la ventana Mostrar columna, todos los campos activados son los que se muestran en la pantalla. Ahora finalizaremos el movimiento de diario mediante departamentos.
1 2

Vuelva a hacer clic en la primera lnea del diario. En el campo Cdigo departamento, haga clic en el AssistButton, seleccione CCIAL y haga clic en Aceptar.

Registrar movimientos de diario Se ha completado el movimiento de diario y puede registrarlo. Si desea ver un informe de prueba antes de realizar el registro, haga clic en Registro, Test. Tambin podr comprobar el efecto que tendr el diario en las cuentas configuradas como cuentas de conciliacin si hace clic en Registro, Control.

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Cuando se registra un diario, puede registrar o registrar e imprimir una copia del diario para su informacin. En este caso, slo se registrar el diario.
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Haga clic en Registro, Registrar. Haga clic en S para confirmar.

Se registrarn todas las lneas visibles en el diario y cuadradas. Si aplica un filtro de campo o de tabla para filtrar las lneas de diario por una Fecha registro o N documento especficos, slo se registrarn los movimientos que queden visibles tras el filtrado. Los movimientos que quedan ocultos al aplicar el filtro no se registrarn, incluso si estn cuadrados. Tambin puede registrar varias secciones a la vez si hace clic en Registro, Registrar en la ventana Secciones diario general. Como resultado, se registrarn todas las lneas de las secciones que se muestran en la ventana Secciones diario general. Para ver el resultado del registro del diario, puede examinar el ltimo movimiento del registro de movimientos de contabilidad. Haga clic en Registro, Contabilidad para mostrar los movimientos de contabilidad que se crearon. Exercise 7 Crear un movimiento de diario

Cree otro movimiento de diario con las mismas cuentas contables, pero en este caso realice un registro en el Debe de la cuenta 6210001 mediante los dos departamentos, de 100 para el departamento CCIAL y de 60 para el departamento de Administracin. Realice un registro en el Haber de la cuenta 4100001 y compruebe que la lnea no incluye ningn departamento. Consejo: No debe utilizar Cta. contrapartida. En el Apndice D puede encontrar los pasos y la solucin a este ejercicio.

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2.7 BANCOS
Cada cuenta de banco tiene su propia ficha que contiene diferente informacin. Para cada transaccin realizada con un banco, el sistema registra un movimiento de banco. Si realiza pagos con cheques automticos o manuales, el sistema registra tambin un movimiento de cheque para registrar la transaccin de cheque y el estado actual del cheque. El grupo contable de bancos asignado al banco permite al sistema registrar los movimientos contables relacionados con la transaccin. Vamos a examinar un banco existente del sistema.
1 2

En el men Contabilidad, haga clic en Bancos. Presione F5, seleccione el banco WWB-EUR de la lista y haga clic en Aceptar.

Pestaa General Esta pestaa contiene toda la informacin general acerca del banco correspondiente a la cuenta, como el nombre, la direccin, la persona de contacto en el banco y el alias. Adems de esta informacin, la pestaa General incluye los campos siguientes: N: el cdigo alfanumrico utilizado para representar el banco en el sistema. NO es necesario que coincida con el nmero de cuenta utilizado por el banco que se introduce en el campo N banco. Cd. sucursal banco: el cdigo alfanumrico utilizado para representar el nmero de sucursal del banco. Todos los bancos tienen un nmero de serie que especifica la sucursal del banco en la que se abri la cuenta.

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N banco: el nmero del banco utilizado por el banco. Saldo y Saldo (DL): estos campos son Flowfields que calculan el saldo de banco actual en funcin de los movimientos de banco. Saldo mnimo: el saldo mnimo que puede tener el banco. El importe figura en la divisa del banco y puede ser positivo o negativo. Ntro. cd. contacto: la persona de contacto de la empresa que est a cargo del banco. En el sistema, deber ser una persona que se haya configurado en la ventana Vendedores/Compradores. Bloqueado: active este campo si desea bloquear la cuenta de forma que no se pueda utilizar para realizar transacciones.

Pestaa Comunicacin

Esta pestaa contiene nmeros de telfono y de fax, y direcciones de email y de pgina Web del banco.

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Pestaa Registro

La pestaa Registro contiene los siguientes campos: Cd. divisa: la divisa del banco. Si selecciona un cdigo de divisa en este campo, slo podr utilizar este banco para recibir y realizar pagos en la divisa seleccionada. Si no selecciona un cdigo de divisa, podr recibir pagos en cualquier divisa, incluida la DL. Puede realizar pagos en cualquier divisa, incluida la DL, excepto si se trata de cheques. Los pagos con cheque slo se pueden llevar a cabo en la DL.

Nota Los pagos con cheque slo se pueden realizar en la divisa del banco. Si est en blanco el campo Cd. divisa de un banco, slo podr realizar pagos con cheque en DL.

lt. n cheque: si utiliza cheques, puede especificar el ltimo nmero de cheque utilizado. El sistema actualizar este nmero cada vez que se cree un cheque nuevo. N trnsito: un cdigo alfanumrico que sirve para representar el banco correspondiente a la cuenta, como un nmero de trnsito. lt. n extracto: este campo contiene el N extracto del ltimo Extracto cuenta banco conciliado en el sistema. Saldo lt. extracto: este campo contiene el Saldo final extracto del

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ltimo Extracto cuenta banco conciliado en el sistema. Grupo contable banco: el grupo contable de banco asignado a este banco. El sistema utiliza esta opcin para registrar los movimientos contables correspondientes a cada transaccin por medio del banco.

Pestaa Transferencia

La pestaa Transferencia contiene la informacin necesaria para realizar transferencias entre bancos. En esta pestaa se muestran los campos N trnsito, Cd. sucursal banco y Cd. cuenta banco. Adems de estos campos, la pestaa incluye los siguientes campos: Cdigo SWIFT: este campo contiene el cdigo SWIFT (cdigo identificador bancario internacional) del banco donde tiene la cuenta. IBAN: este campo contiene el nmero de cuenta bancaria internacional de la cuenta del banco. El sistema comprueba si el IBAN introducido tiene el formato y el tamao correctos.

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Botn Banco

Lista: muestra una lista de todos los bancos del sistema. Estadsticas: muestra el saldo actual de la cuenta en la divisa del banco y en DL junto con cifras comparativas de periodos anteriores. Comentarios: permite ver o introducir comentarios detallados acerca de este banco. Dimensiones: permite ver o introducir dimensiones predeterminadas para este banco. Saldo: muestra la ventana Saldo bancos. Muestra el saldo o el saldo periodo del banco en la divisa del banco y en DL a lo largo del tiempo. Extractos cta. banco: muestra los extractos de cuenta de banco conciliados para este banco. Movimientos: muestra los movimientos de banco para este banco. Movs. cheques: muestra los movimientos de cheque para este banco. Contacto: crea una ficha de contacto para el banco en el rea de la aplicacin Gestin de relaciones.

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Ejemplo Supongamos que acaba de abrir una cuenta nueva en euros en un banco de Alemania. Para crear la cuenta en el sistema:
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En el men Contabilidad, haga clic en Bancos y presione F3. Introduzca COBA en el campo N y Cronus - Commerzbank en el campo Nombre. La direccin es la siguiente: Blankeneser Bahnhofstr. 1, en Hamburgo. Seleccione el C.P. DE-20097 y el Cd. pas DE. El Cd. sucursal banco es: 20080000 y el N cuenta 12/11111. Haga clic en la pestaa Registro y seleccione el Cd. divisa EUR en el campo correspondiente. Seleccione el Grupo contable banco DIVISAS en el campo correspondiente y cierre la ventana.

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Este banco tendr movimientos registrados en EUR. No obstante, el saldo siempre se convertir a DL. Puede ver los saldos en ambas divisas en los campos correspondientes de la pestaa General de la ventana Ficha banco o en los movimientos de bancos. El saldo contable del plan de cuentas se muestra siempre en DL. Para obtener ms informacin acerca de bancos, pagos con cheque y conciliacin de bancos, consulte el material de formacin de Gestin financiera.

Contabilidad

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2.8 INFORMES FINANCIEROS


En esta seccin, se proporciona un resumen de los informes, se tratan los formularios de solicitud, opciones, presentacin en pantalla e impresin, esquemas de cuentas y anlisis por dimensiones. Para obtener informacin ms detallada acerca de las funciones de informes financieros del sistema, consulte el material de formacin de Gestin financiera. A medida que se registran los movimientos y se acumulan los importes en el rea de la aplicacin Contabilidad, el reto consiste en examinar y gestionar toda la informacin. Existen varias formas de preparar anlisis de cuentas contables (basados en movimientos contables registrados): Puede realizar clculos sencillos en el Plan de cuentas por medio de filtros de campo y/o FlowFilters. Las frmulas de los filtros se tratan en el captulo 1 de este curso. Puede utilizar los informes estndar del sistema. Puede crear informes y clculos ms complejos por medio de esquemas de cuentas para transmitir la informacin. Tambin puede utilizar anlisis por dimensiones basados en una vista de anlisis.

Plan de cuentas En la seccin Plan de cuentas de este captulo, se trataron brevemente los anlisis con el plan de cuentas. Para obtener ms informacin acerca de los anlisis con el Plan de cuentas, consulte el material de formacin de Gestin financiera.

Informes estndar El sistema contiene varios informes estndar impresos. Se encuentran en el elemento de men Informes de cada rea de la aplicacin. Entre los informes estndar del rea de la aplicacin Contabilidad, figuran: Informes de balance de comprobacin Informes de conciliacin de movimientos Informes de dimensiones

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Informes de bancos Informes de consolidacin Esquemas de cuentas Presupuestos Informes de IVA Informes Intrastat

Puede definir filtros u opciones para cada informe mediante el formulario de solicitud del informe.

Formularios de solicitud Una vez seleccionado un informe del men informes, se mostrar un formulario de solicitud. El formulario de solicitud le permite introducir los parmetros que desea que utilice el informe al ejecutarse. El informe de este ejemplo se seleccion porque contiene todos los parmetros que pueden aparecer en un formulario de solicitud. Los formularios de solicitud sirven tambin para configurar los parmetros de importaciones y procesos.
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Haga clic en Informes en el men Contabilidad. En la ventana Infs. contabilidad Imprimir, seleccione Presupuesto. Haga clic en Imprimir.

Aparecer el formulario Presupuesto.

En el sistema, se pueden ejecutar informes para muchos intervalos distintos. Los filtros le permiten configurar las especificaciones del informe,

Contabilidad

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de modo que se imprima solamente la informacin necesaria. Por ejemplo, puede ejecutar un presupuesto para una cuenta contable determinada o para un intervalo de cuentas, un intervalo de fechas o periodos de fechas de movimientos o valores de dimensiones. Existe una pestaa distinta para los filtros que se pueden configurar para cada tabla utilizada durante el informe. Adems, tambin puede modificarse el orden del informe. Por ejemplo, en este informe puede imprimir las cuentas ordenadas por nmero de cuenta, alias o en funcin de si se trata o no de una cuenta de contrapartida. Para ello, haga clic en el botn Ordenar en la ventana Lista de cuentas. En este ejemplo, no se modificar el orden, pero debera tener en cuenta esta opcin.

Opciones La mayora de los informes de Microsoft Business SolutionsNavision contienen tambin una pestaa Opciones con opciones adicionales. Estas opciones se explican siempre en la Ayuda del informe.

Vista preliminar, impresin en papel e impresin en archivos HTML Tambin se pueden imprimir todos los informes en la pantalla, en papel o en un archivo HTML.
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Supongamos que desea ver el informe de presupuesto para todas las cuentas con el Tipo mov. Auxiliar.

Haga clic en Vista preliminar para ver el informe en pantalla.

Si hace clic en Imprimir obtendr una pantalla de impresora estndar de Windows para seleccionar la impresora en la que se imprimir el informe. El sistema utiliza el sistema operativo para llevar a cabo la impresin.

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Tambin se pueden imprimir informes en formato HTML en un archivo. Para ello: Rellene el formulario de solicitud de informe como si estuviera imprimiendo en una impresora. En el men principal, seleccione Archivo, Guardar como HTML. Tenga en cuenta que slo podr seleccionar este elemento de men cuando est utilizando un informe. Al seleccionar el elemento de men, el sistema crear automticamente el informe en formato HTML. Escriba un nombre de archivo para el archivo HTML que contiene el informe y haga clic en Guardar para guardar el archivo.

Esquemas de cuentas Los esquemas de cuentas estn indicados para realizar clculos que no se pueden llevar a cabo directamente en el plan de cuentas. Puede crear tantos esquemas de cuentas como desee (cada uno debe tener un nombre nico). Puede configurar diversas plantillas de informe e imprimir los informes con las cifras actuales siempre que lo necesite. Los esquemas de cuentas sirven para analizar cifras de cuentas o para comparar movimientos de contabilidad con movimientos de presupuesto. Por ejemplo, se pueden ver los movimientos de contabilidad como porcentajes de los movimientos de presupuesto. Los esquemas de cuentas se denominan tambin diseos de informes financieros. Son un mtodo sencillo de dar formato a informes financieros definidos por el usuario. En el sistema, las columnas las determina la Plantilla columna seleccionada en el formulario de solicitud cuando se ejecuta el informe. Tambin puede exportar los esquemas de cuentas a MS Excel. As se permite a otros usuarios utilizar una copia de los datos sin que necesiten tener acceso directo al sistema. Nota de apoyo No se incluye ningn informe financiero en el sistema y, por lo tanto, deber crearlos en los esquemas de cuentas. Puede utilizar un informe de esquemas de cuentas para crear informes personalizados basados en la informacin contable. Cada informe de esquemas de cuentas se compone de dos elementos:

Contabilidad

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El Esquema cuentas (o diseo de filas) La Plantilla columna Haga clic en Esquemas de cuentas en el men Contabilidad.

La ventana Esquema cuentas sirve para crear las lneas de informe en funcin de la informacin contable. Adems de definir las cuentas que desea incluir en el informe, puede utilizar frmulas para realizar clculos basados en otras filas del esquema de cuentas. En la ventana Plantilla columna, puede definir criterios relacionados con el importe que se mostrar en cada columna. Puede tratarse del periodo de tiempo correspondiente al importe, si desea ver el saldo o saldo periodo y si el importe es un importe real o presupuestado. De este modo, puede crear informes tales como: Comparaciones mensuales y hasta la fecha de saldos reales con saldos presupuestados para determinadas cuentas. Comparaciones de saldos del ao actual con saldos de aos anteriores para determinadas cuentas.

Si separa las plantillas de filas y de columnas, podr crear fcilmente informes distintos mediante la combinacin de la misma plantilla de fila con varias plantillas de columna. De este modo, en el caso de un esquema de cuentas de Ingresos y gastos con dos plantillas de columna, una para departamentos y otra para meses, puede imprimir el esquema y seleccionar si desea que se muestre por departamentos o por meses. En lugar de tener que crear dos informes completos, slo necesitar crear una plantilla de fila y dos plantillas distintas de columna. La ventana Nombres esquemas de cuentas sirve para configurar una

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plantilla de columna predeterminada para un esquema de cuentas determinado. Si desea ver el esquema de cuentas sin imprimirlo, haga clic en Esq. cuentas, Panorama en la ventana Esquema cuentas. Se abre la ventana Panorama esq. cta.

El informe impreso tiene un lmite de seis columnas visibles, mientras que en la matriz Panorama esq. cta. puede ver tantas columnas como desee.

Anlisis por dimensin


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En el men Contabilidad, haga clic en Anlisis por dimensin. Haga clic en el botn 31 situado en la esquina inferior izquierda de la ventana para mostrar la informacin por meses.

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Tal y como se mencion anteriormente, las dimensiones resultan muy tiles a la hora de analizar datos. El uso de dimensiones le permite analizar tendencias y comparar varias caractersticas en diversos movimientos. La funcionalidad Vista de anlisis resulta especialmente eficaz en estos casos, aunque tambin se pueden utilizar filtros, esquemas de cuentas e informes para crear anlisis de dimensiones informativos. El objetivo principal del uso de dimensiones en movimientos de contabilidad, presupuestos, etc. es analizar en una fecha posterior la informacin de dimensiones que haya registrado. Las vistas de anlisis le permiten recuperar informacin de dimensiones en funcin de los criterios que establezca. De este modo, podr estudiar tendencias y analizar relaciones basadas en la informacin de dimensin que haya registrado. Para cada vista de anlisis, puede especificar un mximo de cuatro dimensiones junto con criterios para cuentas contables, fechas y presupuestos. Tambin puede hacer clic en Anlisis, Filtros en la ficha Vista anlisis para definir filtros de dimensiones no incluidas en el anlisis. Por lo tanto, se pueden crear vistas de anlisis distintas segn el objetivo perseguido. Nota de ventas La vista de anlisis es una herramienta intuitiva que le permite supervisar el rendimiento de la empresa adems de investigar relaciones y sacar partido a las oportunidades ms rpidamente. Podr obtener ms informacin acerca del anlisis por dimensiones en el material de formacin de Gestin financiera.

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2.9 PRESUPUESTOS
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Haga clic en Presupuestos en el men Contabilidad. Haga clic en el botn 31 situado en la esquina inferior izquierda de la ventana para mostrar la informacin por meses.

La ventana Presupuesto posee el mismo aspecto que el resto de las ventanas matriz del sistema. De este modo, el proceso de elaboracin de presupuestos aparece recogido en un formulario intuitivo. Entre las funcionalidades de los presupuestos, figuran: Puede utilizar varios presupuestos para periodos idnticos si crea presupuestos con nombres distintos. Puede crear un presupuesto en la ventana matriz si selecciona una combinacin de cuenta contable, periodo, las dos dimensiones globales y cuatro dimensiones de presupuesto. Las dimensiones simplifican la elaboracin de presupuestos y permiten realizar comparaciones con resultados reales. Puede comparar importes presupuestados con importes reales por dimensin, cuenta contable y periodo en el formulario Anlisis por dimensiones. Se pueden copiar presupuestos de periodos anteriores fcilmente y modificar las cifras por medio de un factor de ajuste. Puede vincular un nmero de dimensiones ilimitado a un movimiento de presupuesto. Los presupuestos se copian por medio de un factor de ajuste. Deber

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aplicar el factor de ajuste a los movimientos contables o a los movimientos de presupuesto. Se pueden exportar e importar presupuestos entre Excel y el sistema fcilmente, lo que hace que el proceso de elaboracin de presupuestos resulte ms flexible y eficaz. Puede definir filtros en los presupuestos exportados y seleccionar la informacin de dimensiones que desea exportar a Excel. Al importar movimientos de presupuesto de Excel, stos pueden aadirse o sustituir a movimientos de presupuesto del sistema.

Podr obtener ms informacin acerca de presupuestos en el material de formacin de Gestin financiera.

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2.10 PREGUNTAS DE REVISIN


Ahora ha obtenido las nociones bsicas acerca del rea de la aplicacin Contabilidad de Microsoft Business SolutionsNavision. A continuacin le presentamos algunas preguntas para ayudarle a revisar esta materia. No se proporcionan las respuestas. Se trata de una ayuda al estudio.
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Cules son las dos formas de crear un nuevo periodo contable? Qu son los cdigos de seguimiento? A qu objetos se pueden asignar nmeros de serie? Cules son algunos de los documentos a los que se puede asignar nmeros de serie? Se puede combinar la numeracin automtica y la numeracin manual para los diversos nmeros de serie? Cules son algunas de las actividades que pueden realizarse en diferentes divisas? Qu es la conversin triangular? Por qu el uso de dimensiones reduce el plan de cuentas de una empresa? Qu opciones relacionadas con la empresa estn disponibles en el men Archivo? Verdadero o falso? Las dimensiones pueden utilizarse en todo el sistema en movimientos de diarios, documentos y presupuestos. Cul es el uso principal de las dimensiones? Cuntas dimensiones pueden configurarse? Cules son los cuatro tipos de cuenta del Plan de cuentas? Cul es la funcin de cada uno de ellos? Cul es la finalidad de los grupos contables? Qu debe configurarse primero para poder utilizarlos? Cules son los dos tipos de grupos contables generales? Cules son los cuatro mtodos que utiliza el sistema para calcular el

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Contabilidad

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IVA?
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Pueden ajustarse importes del IVA para descuentos por pronto pago? Cules son los tres niveles del sistema de movimientos de diario? Cules se muestran siempre? Cmo puede copiarse el campo o registro anterior en una lnea nueva? Qu informes funcionan sin configuracin? Para qu sirven los esquemas de cuentas? Pueden utilizarse dimensiones en presupuestos? Se pueden exportar e importar presupuestos desde Excel? Es posible utilizar filtros en este proceso?

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Captulo 3 Ventas y cobros

Utilice las funciones del rea de aplicacin Ventas y cobros para gestionar las cuentas de ventas y cobros mediante cuentas individuales para cada cliente. Esta rea est completamente integrada con Contabilidad. De este modo, al registrar un movimiento creado en Ventas y cobros, se registran automticamente todos los movimientos necesarios en la cuenta de ventas, la cuenta de cobros y, si existen, en las cuentas de descuento y de IVA. Este captulo contiene un resumen de la funcionalidad Ventas y cobros de Microsoft Business SolutionsNavision. En concreto, obtendr informacin acerca de: 3.1 Resumen y configuracin 3.2 Ofertas de venta 3.3 Crear pedidos de venta 3.4 Registrar pedidos de venta 3.5 Crear y registrar facturas de venta 3.6 El proceso de registro de ventas 3.7 Abonos 3.8 Herramientas de entrada de documentos de venta 3.9 Cobros 3.10 Actividades peridicas 3.11 Preguntas de revisin

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Ventas y cobros

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3.1 RESUMEN Y CONFIGURACIN


En esta seccin, se trata la configuracin bsica del rea de la aplicacin Ventas y cobros y de las fichas de cliente.

Configuracin bsica En la configuracin de ventas y cobros, se especifica la forma en que se desea que el sistema gestione determinados aspectos de las ventas y cobros. En la ventana Conf. ventas y cobros, se configuran algunas reglas bsicas que se utilizarn en el rea de la aplicacin Ventas y cobros. En el men Ventas y cobros, haga clic en Configuracin y, a continuacin, seleccione Configuracin ventas y cobros. Se abre la ventana Conf. ventas y cobros.

La pestaa General En la pestaa General, se especifican opciones tales como el mtodo de clculo y de registro de descuentos y los avisos que desea que se muestren. La pestaa General contiene los siguientes campos: Registro dto.: especifique en este campo el tipo de descuento de venta que registrar el sistema por separado. Aviso crdito: especifique aqu si desea que el sistema le avise del estado del cliente cuando cree un documento de venta.

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Aviso falta stock: al activar este campo, puede especificar si desea que el sistema le avise cuando puede haber falta de existencias de un producto para una venta. Albarn al facturar: puede hacer que el sistema configure automticamente los albaranes correspondientes a las facturas de venta. Recep. dev. en abono: puede hacer que el sistema configure automticamente recepciones de devolucin de venta relacionadas con abonos de venta. Redondeo factura: si activa este campo, el sistema redondear los importes de facturas de venta. La precisin de redondeo de factura para la divisa local se especifica en la configuracin de la contabilidad y en la tabla de divisas para otras divisas.

N doc. externo obligatorio: especifique aqu si es obligatorio introducir un nmero de documento externo en las siguientes situaciones: En el campo N documento externo de una cabecera de ventas. En el campo N documento externo de una lnea de diario general, donde el contenido del campo Tipo documento = Factura, Abono o Inters y el contenido del campo Tipo mov. = Cliente. Liquidacin entre divisas: aqu puede especificar hasta qu punto se permite la liquidacin de los movimientos en distintas divisas en el rea de la aplicacin de Ventas y cobros. Copia coment. ped. abto a ped.: especifique aqu si desea que el sistema copie comentarios de pedidos abiertos a pedidos de venta. Copia coment. pedido a factura: especifique aqu si desea que el sistema copie comentarios de pedidos de venta a facturas de venta. Copia coment. pedido a albarn: especifique aqu si desea que el sistema copie comentarios de pedidos de venta a albaranes. Copia coment. dev. a abono: especifique aqu si desea que el sistema copie comentarios de devoluciones de venta a abonos de venta. Copia coment. dev. a recep. dev.: especifique aqu si desea que el sistema copie comentarios de devoluciones de venta a recepciones de devolucin de venta.

Ventas y cobros

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Permite diferen. IVA: active este campo si desea permitir el ajuste manual de importes de IVA en documentos de venta. Calc. dto. factura: active este campo si desea que el sistema calcule automticamente el importe de descuento en factura de documentos de venta. Si no activa este campo, puede calcular los descuentos en factura manualmente, seleccionando Calc. dto. factura en Configuracin ventas y cobros. Calc. dto. fra. por ID IVA: si activa este campo, se calcular el descuento en factura por Id. de IVA. Si no activa este campo, el descuento en factura se calcular sobre el total del documento.

Coste exacto devol. obligatorio: si el campo est activado, el sistema no permitir que se registre ninguna transaccin de devolucin, salvo que el campo Liquid.-de mov. pdto de la lnea de pedido de venta correspondiente contenga un movimiento. Esta funcin se utiliza cuando la empresa desea aplicar una poltica de reversin de coste exacto para las devoluciones de venta. De este modo, la devolucin de venta se valora exactamente al mismo coste que la venta original cuando se devuelve al inventario. Si posteriormente se aade un coste adicional a la venta original, el sistema en consecuencia actualizar el valor de la devolucin de venta.

La pestaa Numeracin Haga clic en la pestaa Numeracin.

En la pestaa Numeracin, deber especificar el nmero de serie que se utilizar para clientes, documentos de venta, recordatorios, etc.

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Otras opciones de configuracin A continuacin, se describen otras opciones de configuracin. Grupos contables clientes: aqu puede configurar las cuentas del balance en las que los clientes realizarn el registro. Se pueden configurar varios grupos contables de cliente. Cada grupo contable de cliente puede tener cuentas diferentes o las mismas cuentas asignadas. La ventaja de disponer de varios grupos con las mismas cuentas radica en que as puede agrupar clientes de este modo en los informes. Por ejemplo, podra ejecutarse un informe que muestre nicamente los clientes nacionales (NAC). Aunque se pueden configurar varios grupos de esta forma, a cada cliente slo se le asigna un grupo contable de cliente en la ficha de cliente. Cargos prod.: la ventana Cargos prod. sirve para configurar nmeros de cargos de producto. Los nmeros de cargos de producto representan combinaciones de grupos contables de producto, cdigos de grupo de impuesto, grupos de registro de IVA de producto y nmeros de cargos de producto. Puede configurar tantas combinaciones como desee. Los cargos de producto son costes directos independientes del precio de compra real, tales como el flete, embalaje, etc. Este tema se tratar ms adelante. Trminos pago: la ventana Trminos pago sirve para configurar cdigos para cada grupo de trminos de pago. La tabla de trminos de pago se utiliza tanto en el rea Ventas y cobros como en el rea Compras y pagos. Al configurar un trmino de pago, puede especificar la fecha de vencimiento y la fecha de descuento. Formas pago: los cdigos de formas de pago se configuran para seleccionar las distintas formas de pago, como cheque, efectivo, plazos, etc. Esta informacin es necesaria cuando se recibe un resumen detallado de los movimientos pendientes. Adems, la forma de pago le permite crear una cuenta contable o bancaria de contrapartida predeterminada para cada forma de pago (por ejemplo, efectivo). Se utiliza para clientes de ventas en efectivo, pero no para el procesamiento de cobros de cuentas ordinarias. Nota de apoyo Al facturar un pedido de venta o registrar una factura de venta, el sistema crear un movimiento de cliente Factura. Si el pedido de venta o la factura de venta tienen una Forma de pago con una cuenta de contrapartida

Ventas y cobros

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predeterminada, el sistema tambin registrar y liquidar completamente un movimiento de cliente Pago en el movimiento de cliente Factura. As es como el sistema trata las ventas en efectivo. Al registrar un abono de venta, el sistema crear un movimiento de cliente Abono. Si el abono de venta contiene una Forma de pago con una cuenta de contrapartida predeterminada, el sistema NO registrar ni liquidar completamente un movimiento de cliente Reembolso en el movimiento de cliente Abono. Los reembolsos deben introducirse siempre de forma manual, mediante el diario de cobros o el diario general. Recordatorios: la ventana Trminos recordatorio sirve para configurar cdigos de trminos de recordatorio. Cada lnea contiene un grupo de trminos de recordatorio identificada por un cdigo. Puede configurar tantos cdigos como desee. Podr obtener ms informacin acerca de los recordatorios al final de este captulo. Inters: la ventana Trminos inters sirve para configurar las condiciones de los clculos de inters. Cada lnea contiene un grupo de trminos de inters identificada por un cdigo. Deber configurar un cdigo para cada clculo de inters. Podr obtener ms informacin acerca de los documentos de inters al final de este captulo. Grupos precio cliente y Grupos descuento cliente: puede configurar grupos de precio y de descuento para asignar a los clientes. Ofrece gran flexibilidad para las tarifas y descuentos de clientes y, al mismo tiempo, reduce al mnimo la introduccin de informacin. Podr obtener ms informacin acerca de precios y descuentos en el material de formacin de Comercial. Cdigos ventas estndar: si normalmente registra documentos de venta con la misma informacin en la lnea de venta, puede utilizar cdigos de ventas estndar. Cada cdigo puede tener una o varias lneas asociadas. Utilice el cdigo para insertar automticamente las lneas en los documentos de ventas. Vendedores: puede crear cdigos para identificar los vendedores y compradores en la empresa. El cdigo del vendedor o comprador responsable de la venta o la compra se introduce en los documentos. Condiciones envos y Transportistas: tambin puede configurar cdigos para representar distintas condiciones de envo. Estas condiciones de envo se utilizan en documentos de compra y venta. Si enva mercanca a clientes a travs de transportistas internos o externos, tambin puede

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configurar informacin de servicio sobre relacionada con sus transportistas, como el tiempo de envo. Plantillas cliente: si necesita enviar una oferta a un posible cliente o a un contacto, puede utilizar una plantilla de cliente para crear la oferta en vez de configurar una ficha de cliente. Esto le permite reducir el tamao de su lista de clientes a slo los clientes que han realizado pedidos. La plantilla de cliente tambin le permite crear automticamente una ficha de cliente desde una ficha de contacto en el rea de la aplicacin Gestin de relaciones. Podr obtener ms informacin acerca de plantillas de clientes y contactos en el material de formacin de CRM Marketing y ventas. Motivos dev.: puede utilizar esta ventana para configurar cdigos que especifiquen los motivos de devolucin de los productos. Pueden ser productos que le devuelve un cliente o productos que usted devuelve a un proveedor. Seleccin informes ventas y Seleccin informes recordatorio y doc. inters: en estas ventanas se configuran los informes que se imprimirn al utilizar las funciones de Imprimir y Registrar e imprimir en documentos de ventas, recordatorios y documentos de inters.

Fichas de cliente Utilice la Ficha cliente para configurar informacin de todos sus clientes. Deber configurar una ficha para cada cliente en la que se introducir informacin bsica como el nombre, la direccin y las opciones de descuento. Para abrir una ficha de cliente, haga clic en Clientes en el men Ventas y cobros. Se abrir la ventana Ficha cliente.

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La ficha de cliente contiene toda la informacin que se encuentra disponible para un cliente. Observe que existen varias pestaas en la ficha de cliente. As se puede agrupar informacin similar en la misma ficha sin acumular demasiada informacin en la pantalla principal. Cuando se crea un documento de venta, la informacin de cliente de la cabecera del documento se obtiene de la ficha de cliente. La ficha de cliente contiene tambin los botones Cliente y Ventas. Cliente: este botn sirve para mostrar informacin ms detallada acerca del cliente (por ejemplo, las dimensiones del cliente). Tambin sirve para acceder a la lista de todos los clientes. Ventas: este botn sirve para mostrar los distintos documentos de venta del cliente junto con sus descuentos estndar en factura, descuentos de lnea y precios relacionados con el cliente.

Pestaa General La pestaa General contiene informacin general acerca del cliente. Se describirn los campos siguientes: Cd. pas: este campo sirve para especificar el formato del CIF/NIF del cliente. El cdigo de pas sirve tambin para ordenar los clientes en la lista de clientes. Le permite ver, por ejemplo, todos los clientes alemanes. Alias: este campo sirve para configurar un nombre descriptivo adicional del cliente con el que puede realizar bsquedas. El sistema copia el nombre del cliente en este campo de forma predeterminada. Crdito mximo (DL): puede introducir un lmite de crdito en divisa local para las transacciones de venta de este cliente. Se mostrar un aviso si las transacciones son superiores al lmite de crdito. Bloqueado: si desea impedir que se introduzcan determinadas transacciones para este cliente, elija el nivel de bloqueo apropiado. Las distintas opciones son las siguientes: En blanco: el cliente se puede utilizar en todos los tipos de transacciones. Enviar: el cliente est bloqueado para hacer pedidos y envos nuevos. An se podrn facturar los envos existentes no facturados. Facturar: el cliente est bloqueado para hacer pedidos, envos y facturas nuevas. No se podrn facturar envos existentes an no facturados al

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cliente si se selecciona esta opcin. Todo: el cliente no se puede utilizar en ningn tipo de transacciones, incluidos los pagos. Por ejemplo, puede que desee impedir que un vendedor introduzca un pedido para un cliente con el que se ha producido un desacuerdo. No obstante, no desea impedir la facturacin de pedidos pendientes o impedir que se registren los pagos del cliente. En este caso, debera elegir la opcin Envo. Cd. zona servicio: este campo contiene el cdigo de la zona de servicio en que se encuentra ubicado el cliente. Las zonas de servicio dividen el mercado de la empresa en regiones geogrficas. Por ejemplo, este, oeste, centro, etc.

Pestaa Comunicacin Haga clic en la pestaa Comunicacin.

En la pestaa Comunicacin, se introduce la informacin de comunicacin del cliente. Junto al campo N telfono, figura el botn Realizar llamada. Si el cliente tambin est registrado como contacto en el rea de la aplicacin Gestin relaciones, al hacer clic en este botn, se mostrar el asistente Realizar llamada. Al hacer clic en Terminar en el asistente, el sistema registra automticamente la llamada como una interaccin en la tabla Movs. log interaccin. La pestaa Comunicacin contiene tambin el campo E-Mail, en el que

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puede introducir la direccin de correo electrnico del proveedor. La direccin de correo electrnico puede utilizarse para enviar ofertas, pedidos, facturas y/o extractos directamente a los clientes. Tambin puede hacer referencia a un sitio Web de la World-Wide-Web (WWW) y acceder a l directamente al hacer clic en el botn Hipervnculo. El campo Pgina Web junto con el botn Hipervnculo figura en todas las ventanas de clientes, proveedores, bancos, posibles clientes y contactos correspondientes.

Pestaa Facturacin Haga clic en la pestaa Facturacin.

La pestaa Facturacin contiene los campos correspondientes al registro y facturacin de transacciones de venta del cliente. Factura-a N cliente: puede suceder que, al enviar los productos al cliente, sea necesario enviar la factura a otro cliente. En este caso, introduzca en este campo el nmero del cliente al que se debe enviar la factura. El sistema introducir este nmero de cliente en ofertas, pedidos, facturas y abonos de forma predeterminada, aunque se puede modificar. Cd. dto. factura: al configurar una ficha de cliente nueva, el sistema introduce automticamente el nmero de cliente en este campo. Este cdigo se asignar a todos los descuentos estndar en factura que cree para el cliente. Grupo contable cliente: este campo sirve para seleccionar el grupo contable que determina las cuentas de cobros del balance en las que se registrarn las transacciones de venta de este cliente. En los datos de

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demostracin, los grupos contables de cliente se basan en general en la ubicacin del cliente (NACIONAL, INTERNACIONAL). Grupo contable negocio: este campo sirve para seleccionar el grupo contable que determina las cuentas de ingresos en las que se registrarn las transacciones de venta de este cliente. En los datos de demostracin, los grupos contables de negocio se basan en general en la ubicacin del cliente (NACIONAL, UE y EXPORT). Grupo registro IVA neg.: este campo sirve para seleccionar el grupo contable que determina las cuentas de IVA en las que se realizar el registro para este cliente. En los datos de demostracin, los grupos de registro de IVA de negocio se basan en general en la ubicacin del cliente (NACIONAL, UE y EXPORT). Cd. tarifa: en la ventana Tarifas, puede introducir precios de venta de productos que varen segn las distintas tarifas. Si el cliente pertenece a una tarifa especfica, el sistema utilizar el precio de venta correspondiente en las ofertas, pedidos y facturas en lugar el precio de venta estndar del producto. Permite dto. lnea: si est activado este campo, el sistema calcular un descuento de lnea cuando se proporcione el precio. Precios IVA incluido: en este campo puede especificar si desea que el precio del campo Precio venta de las lneas de venta y de los informes de ventas del cliente incluya o no el IVA.

Pestaa Pagos Haga clic en la pestaa Pagos.

Ventas y cobros

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En la pestaa Pagos, puede introducir mtodos y cdigos de gestin de los pagos de los clientes. El campo Mtodo liquidacin sirve para especificar la forma en que desea que el sistema utilice los pagos recibidos del cliente para la liquidacin. Dispone de dos opciones: Manual: el sistema utiliza los pagos solamente para la liquidacin si se especifica un documento. Por antigedad: el sistema utiliza los pagos para liquidar la factura pendiente ms antigua.

El campo Cd. trminos pago sirve para seleccionar el periodo en el que el cliente debe pagar las facturas pendientes y si se concedern descuentos por pronto pago al cliente. El Cd. forma pago sirve para registrar si el cliente paga en efectivo, con cheque, transferencia bancaria o cualquier otra forma de pago. El campo Bloquear tolerancia pagos sirve para especificar si permitir la tolerancia al liquidar pagos y devoluciones de importes pendientes de este cliente. Si este campo no est activado, no permitir tolerancia de pagos para ese cliente. Si se van a utilizar la funcionalidad de Recordatorios y Documento de inters, tambin deber seleccionar los cdigos correspondientes en el Cd. recordatorio que se utilizarn al generar estos documentos para el cliente. Tambin puede registrar si el cliente recibe extractos de cliente impresos y el nmero del ltimo extracto. Ms adelante en este captulo, se explicar la liquidacin con pagos y la creacin de recordatorios y de documentos de inters.

Pestaa Envos Haga clic en la pestaa Envos.

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La pestaa Envos contiene toda la informacin relacionada con las condiciones de envo. Cd. almacn: si el campo contiene un cdigo de almacn, el sistema propondr siempre productos de un almacn de existencias concreto al enviar la factura al cliente. Reserva: en este campo, puede determinar si el sistema permitir reservas para este cliente. Aviso envo: este campo contiene informacin acerca de si el cliente aceptar un envo parcial del pedido o solamente envos completos. Cd. transportista: este campo contiene un cdigo que representa el transportista utilizado como transportista predeterminado para el cliente. Tiempo envo: este campo contiene el tiempo de envo al cliente. Se trata del tiempo transcurrido desde el momento en que se enva el pedido desde el almacn hasta la recepcin del pedido por parte del cliente. El sistema utiliza el campo Tiempo envo para calcular la fecha de entrega planeada y la fecha de entrega prometida del pedido de venta.

Pestaa Internacional Haga clic en la pestaa Internacional.

Ventas y cobros

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El campo Cd. divisa le permite definir un cdigo de divisa predeterminado para el proveedor. Este valor se copiar en los documentos y diarios que cree para este proveedor. No obstante, puede modificar el cdigo de divisa de documentos y diarios si desea registrar los movimientos de proveedor en varias divisas. El campo Cd. idioma especifica el idioma de textos de producto, textos de recordatorio y otros cdigos de texto. CIF/NIF: en este campo se introduce el CIF/NIF correspondiente de los clientes. El sistema comprueba que el contenido del campo sigue el formato de nmeros CIF/NIF especfico de cada pas que haya configurado en el sistema.

Pestaa Portal de Negocio Haga clic en la pestaa Portal de Negocio.

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Esta pestaa contiene informacin relativa a la funcionalidad del portal de negocio. Exercise 8 Configurar un cliente nuevo

Cree un cliente nuevo e introduzca la siguiente informacin: Nombre cliente Direccin C.P. + Poblacin Cd. pas Alias Grupo contable negocio Grupo registro IVA negocio Grupo contable cliente Mtodo liquidacin Cd. trminos pago Selangorian XYZ Ltd. 1 Rose Street GB-B27 4KT /Birmingham GB Muebles NACIONAL NACIONAL NAC Manual Neto 1 mes/2% 8 das

En el Apndice D puede encontrar los pasos y la solucin a este ejercicio.

Ventas y cobros

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3.2 OFERTAS DE VENTA


En esta seccin, se tratan los documentos de venta, la introduccin de ofertas y la conversin de ofertas en pedidos. En el sistema, los pedidos pueden proceder de ofertas. Las ofertas de venta pueden servir de borradores preliminares de pedidos. Es entonces cuando se puede facturar el pedido.

Documentos de venta Los documentos de venta del sistema poseen dos secciones: la cabecera de venta y las lneas de venta. La cabecera de venta constituye la seccin superior del documento de venta, mientras que las lneas corresponden a la seccin inferior.

Cabecera de venta La cabecera de venta contiene seis pestaas: Pestaa General: contiene los detalles del cliente y la fecha o fechas del documento de venta. Dependiendo del estado del cliente, es posible que se muestren varios avisos al introducir documentos de venta:

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Se muestra un aviso de lmite de crdito si el saldo de un cliente es superior a su lmite de crdito.

Se muestra un aviso de saldo vencido si el cliente tiene importes pendientes de pago. Pestaa Facturacin: contiene detalles de facturacin para el documento de venta. El sistema introduce automticamente la mayora de la informacin de la pestaa cuando el usuario selecciona el cliente. Pestaa Envos: contiene informacin acerca de las condiciones de envo del contenido del documento de venta. Pestaa Internacional: contiene informacin correspondiente a transacciones internacionales, como la divisa en que figuran los importes de facturas. Portal de negocio: contiene informacin relacionada con la funcionalidad de comercio electrnico como Portal de negocio y Commerce Gateway.

Lneas de venta Las lneas de venta contienen las mercancas o servicios que se van a vender al cliente del documento.

Introducir una oferta Ahora introduciremos una oferta. Introducir una oferta El cliente 20000, Ingeniera N&E, se pone en contacto con usted el 25/01/01 para obtener una oferta de 10 paquetes de papel de impresora. Los paquetes de papel de impresora se almacenan actualmente en su almacn Verde. Tiene que registrar la oferta en el sistema.

1 2 3

En el men principal, haga clic en Ventas y cobros. Haga clic en Ofertas. Se abre la ventana Oferta venta. Presione F3 para crear una oferta nueva. Presione INTRO para que el sistema rellene automticamente el campo N.

Ventas y cobros

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En el campo Venta a-N cliente, haga clic en el AssistButton y seleccione el cliente 20000, Ingeniera N&E En este caso, si se muestra un aviso de saldo vencido, haga clic en S.

En la primera lnea de la oferta, seleccione la opcin Producto en el campo Tipo. En el campo N, seleccione el producto nmero 80100 (papel de impresora) y haga clic en Aceptar. En el campo Cd. almacn, seleccione el almacn VERDE, puesto que es donde se guarda el papel de impresora. En el campo Cantidad, introduzca 10.

El precio de venta de la ficha de producto se muestra en la lnea y se calcula con la cantidad y los descuentos (si los hubiera). Acaba de crear una nueva oferta de venta.

Convertir una oferta en un pedido El cliente ha decidido seguir adelante con la compra y se puede convertir la oferta de venta en un pedido.

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En la ventana Oferta venta, haga clic en Convertir en pedido.

2 3

Haga clic en S para convertir la oferta en un pedido. Haga clic en S en el aviso o avisos de saldo vencido.

Una vez finalizada la conversin, recibir un mensaje que le informa de que se ha convertido la oferta en pedido y especifica el nmero de pedido que se le ha asignado.
4

Tome nota del nmero de pedido, puesto que lo necesitar a la hora de continuar procesando el pedido. Cierre la ventana Oferta venta.

Para buscar el pedido de venta que acaba de crear:


1 2

Haga clic en Pedidos en el men Ventas y cobros. Presione F5 para mostrar la lista de pedidos. Desplcese al ltimo pedido de la lista. Deber tratarse del pedido que acaba de convertir. Para comprobarlo, compare el nmero que anot al convertir el pedido. Haga clic en Aceptar para seleccionar el pedido.

Exercise 9

Crear una oferta y convertirla en un pedido

Cree una oferta para el cliente 30000, Seguros Bellavista S.A. Utilice el producto 70000, Mampara lateral y 100 como cantidad. Convierta la oferta en un pedido. En el Apndice D puede encontrar los pasos y la solucin a este ejercicio.

Ventas y cobros

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3.3 CREAR PEDIDOS DE VENTA


Esta seccin est dedicada a los pedidos. En concreto, se trata la creacin de la cabecera del pedido de venta, las lneas del pedido de venta y el registro de cargos de producto en documentos de venta.

Crear la cabecera de pedido de venta En la seccin anterior, ha aprendido a hacer un pedido desde una oferta. Tambin se pueden crear pedidos sin haber creado primero una oferta. Para introducir pedidos de venta, se obtiene la informacin de la tabla Cliente para la cabecera de pedido y, a continuacin, se crean las lneas del pedido. Crear un pedido de venta Ingeniera N&E ha realizado un pedido de 10 mamparas laterales y 10 bases. El cliente pagar los portes de 50,00 por el envo de los productos. Tiene que registrar el pedido en el sistema.

En el men Ventas y cobros, haga clic en Pedidos. Se abre la ventana Pedido venta. Presione F3 para introducir un nuevo pedido de venta. Presione INTRO para que el sistema asigne el nmero de pedido.

2 3

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Asigne un cliente al pedido de venta. La asignacin se puede realizar de tres formas distintas: Si ya conoce el nmero de cliente, puede escribirlo en el campo N. Puede escribir los primeros caracteres del alias del cliente en el campo Venta a-N cliente. Haga clic en el AssistButton del campo Venta a-N cliente para ver una lista de clientes y buscar el cliente deseado (tambin puede presionar F6). La lista de clientes es la misma lista de clientes mencionada anteriormente para la ficha de cliente. Seleccione el cliente 20000, Ingeniera N&E, en la lista de clientes y haga clic en Aceptar. Haga clic en S en el aviso. El sistema rellena los campos Fecha emisin documento, Fecha pedido y Fecha registro con la fecha de trabajo. No los modifique en este ejemplo.

6 7

Crear las lneas de pedido de venta Los detalles del pedido se introducen en las lneas de venta situadas en la seccin inferior de la pgina. A continuacin figuran algunos de los campos ms importantes junto con sus usos correspondientes:

Tipo Introduzca el tipo de lnea. Los tipos disponibles son: Cuenta: esta opcin permite codificar las lneas de venta directamente a una cuenta contable. Producto: esta opcin permite codificar la lnea de venta para un producto de inventario. Recursos: esta opcin permite codificar la lnea de venta para un recurso.

Ventas y cobros

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Activos fijos: esta opcin permite codificar la lnea de venta para un activo fijo. Cargos (prod.): esta opcin permite codificar la lnea de venta para un cargo de producto. Obtendr informacin detallada sobre esto ms adelante en el captulo.

Si deja el campo en blanco, puede introducir un texto en el campo Descripcin (no podr utilizar los otros campos). Se pueden introducir 50 caracteres como mximo. Puede resultar de utilidad si desea realizar un comentario acerca de las lneas de venta anteriores. En este ejemplo:
1

Haga clic en el AssistButton del campo Tipo y seleccione Producto.

N Introduzca un nmero de cuenta o un nmero de producto, en funcin de lo que haya seleccionado en el campo Tipo. Por ejemplo, si el campo Tipo est establecido en Cuenta, el campo N mostrar la lista de cuentas. Si deja en blanco el campo Tipo, podr usar tambin los cdigos de texto estndar.
2

En el campo N, haga clic en el AssistButton, seleccione el producto nmero 70000 de la lista de productos y haga clic en Aceptar.

Observe que al seleccionar el nmero de producto, el sistema rellen automticamente los campos Descripcin, Unidad medida, Precio venta Excl. IVA y los campos de descuento de lnea. El sistema copia o calcula los valores en funcin de la informacin contenida en las fichas de cliente y de producto.
3

Introduzca 10 en el campo Cantidad.

Tambin se rellena el campo Importe lnea de las lneas una vez introducida la Cantidad. El sistema utiliza los campos Cantidad y Precio venta excl. IVA para calcular los importes. Podr comprobar tambin que, al introducir la cantidad, se rellenaron tambin con el mismo importe los campos Cantidad a enviar y Cantidad a facturar. Estos dos campos representan las cantidades que se enviarn o facturarn cuando se registre el pedido. Puede disminuir las cantidades antes del registro si va a enviar o a facturar el pedido de forma parcial. Los pedidos pueden tener tantos envos y facturas como sea necesario para

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completar el pedido. Al registrar el pedido, si ste no est completo, los campos Cantidad enviada y Cantidad facturada indicarn la parte del pedido finalizada.
4

Introduzca una nueva lnea con el producto 70001 y la cantidad 10.

A continuacin, se tratar la asignacin de cargos de producto al pedido.

Cargos de producto Conocer el coste del envo de productos vendidos puede resultar tan importante para la empresa como conocer el coste de los productos comprados ya entregados. En el sistema, puede introducir cargos de producto, como flete o manipulacin, y vincularlos a productos vendidos. De este modo, se puede establecer el coste exacto de la venta y entrega de un producto y distribuir los gastos de la empresa en los fondos de costes correspondientes. Puede agregar cargos de producto a los pedidos de venta. El flete del almacn al cliente, el seguro y el resto de los costes vinculados directamente a un producto concreto constituyen ejemplos de cargos de producto relacionados con las ventas. Cuando se incluye un cargo de producto en un pedido de venta, se facturan al cliente los costes adicionales de la venta. Para poder agregar cargos de producto a los pedidos de venta, deber configurar nmeros de cargo de producto en la ventana Cargos prod. Para abrir la ventana Cargos prod., haga clic en Configuracin, Cargos prod. en el men Ventas y cobros.

Esta ventana sirve para configurar nmeros de cargo de producto.

Ventas y cobros

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Los nmeros de cargos de producto representan combinaciones de grupos contables de producto, cdigos de grupo de impuesto, grupos de registro de IVA de producto y nmeros de cargos de producto. Puede configurar tantas combinaciones como desee. Deber disponer de un grupo contable de producto y un grupo de registro de IVA de producto en los que registrar el cargo de producto. En el pedido de venta del cliente 20000 que acaba de crear, agregue una lnea nueva para el flete de venta del pedido.
1 2

En la tercera lnea, seleccione Cargos (prod.) en el campo Tipo. Haga clic en el AssistButton del campo N y seleccione el cargo VFLETE. Seleccione 1 en el campo Cantidad. Introduzca 50,00 en el campo Precio venta excl. IVA. Haga clic en el AssistButton del campo Cantidad a asignar. Se muestra la ventana Asignacin cargo prod. (ventas).

3 4 5

Supongamos que el coste de flete corresponde nicamente al envo del producto 70000.
6

Introduzca 1 en el campo Cantidad a asignar de la primera lnea y cierre la ventana.

Observe que el sistema rellena el campo Importe asignado con el importe de flete.

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7 8

Cierre la ventana. ste es el aspecto del pedido terminado:

Examine los importes totales del pedido antes de registrarlo.


9

Presione F9.

La ventana Estad. pedido ventas contiene todos los importes totales del pedido.

Ventas y cobros

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10

Presione ESC para cerrar la ventana.

Ahora puede registrar el pedido. Este proceso se trata en la siguiente seccin.

Funcionalidad de compromiso de entrega Debido a las nuevas tecnologas y al nmero y rapidez de las transacciones, muchas empresas tienen que realizar la gestin de gran cantidad de pequeos pedidos y tratar con clientes selectivos y exigentes. Bajo estas circunstancias, es muy importante proporcionar a los clientes informacin exacta sobre entregas de pedidos, as como estimar la recepcin de los pedidos enviados por los proveedores. En Microsoft Business SolutionsNavision, las funcionalidades de clculo de fecha y compromiso de entrega de pedidos son la piedra angular de la gestin de los pedidos de venta. El sistema calcula las fechas de entrega y envo para cumplir los requerimientos de los clientes segn las fechas de disponibilidad. El sistema opera mediante dos conceptos: disponible para comprometer (ATP), y capaz de comprometer (CTP).

ATP se utiliza junto con la funcionalidad de clculo de fecha y se basa en el sistema de reserva de existencias. Cuando se utiliza la funcin ATP, el sistema lleva a cabo una comprobacin de la disponibilidad de una porcin (no reservada) que est sin comprometer de las existencias de la empresa en funcin de la produccin planificada, compras, transferencias y devoluciones de ventas. Segn la fecha de disponibilidad de los productos, se calcula la fecha de entrega al cliente. CTP se utiliza para llevar a cabo escenarios del tipo que pasara si. Si no hay productos disponibles en existencias y no se han programado pedidos de entrada, el sistema puede calcular la fecha ms temprana en la que los productos pueden estar disponibles tanto si se producen, se compran o se transfieren desde otro almacn. Basndose en la fecha de disponibilidad de los productos, el sistema calcula la fecha de entrega al cliente, crea lneas de pedido para esta fecha y reserva las existencias. La funcin CTP incluye restricciones de capacidad en el clculo y puede integrarse con la planificacin de la produccin, la fabricacin, la transferencia y planificacin de compras. El nivel de CTP depende en gran medida del modelo seleccionado en el motor de la programacin de capacidad.

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Mediante la funcionalidad de clculo de fecha, las empresas tambin pueden realizar estimaciones relacionadas con las fechas previstas para las recepciones de pedidos de sus proveedores. Para obtener ms informacin acerca de las posibilidades del sistema a la hora de apoyar a las empresas en el compromiso de entrega a clientes y en las estimaciones de las recepciones de pedidos de compra y transferencia, consulte el curso de Comercial.f

Ventas y cobros

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3.4 REGISTRAR PEDIDOS DE VENTA


Una vez introducidas las lneas del pedido, se puede registrar el pedido.
1

Haga clic en Registro.

Antes de registrar un pedido, puede ejecutar un test para localizar los errores que puedan haberse producido al introducir los datos. Tambin puede imprimir una factura al mismo tiempo que realiza el registro si hace clic en Registrar e imprimir.
2

Haga clic en Registrar.

Dispone de las siguientes opciones: Enviar: si realiza el registro con esta opcin, se actualiza el pedido para reflejar que se han enviado los productos al cliente sin la factura. El sistema crea un envo registrado. Facturar: si realiza el registro con esta opcin, se actualiza el pedido para reflejar que se han facturado los productos. El sistema crea una factura registrada. Slo se pueden facturar pedidos enviados previamente. El pedido se elimina si se ha facturado completamente. Enviar y facturar: si realiza el registro con esta opcin, el pedido se enva y factura en una sola transaccin. El sistema crea un envo registrado y una factura registrada. El pedido se elimina si se ha facturado completamente.
3

Haga clic en Enviar y facturar y, a continuacin, en Aceptar.

Puesto que se factur completamente el pedido, se eliminar una vez registrado.


4

Cierre la ventana Pedido.

Para ver los pedidos ya enviados y/o facturados, consulte Histrico albaranes e Histrico facturas.

Histrico albaranes Ahora examinaremos la opcin Histrico albaranes situada en la columna derecha del men Ventas y cobros. La ventana Histrico albaranes venta muestra los pedidos de venta enviados. La ventana es muy parecida a la ventana Pedido venta, pero

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contiene informacin adicional sobre el albarn. Contiene una cabecera con pestaas para varios tipos de informacin acerca del envo y lneas con detalles de los productos facturados.
1 2 3

Haga clic en Histrico albaranes. Presione F5 para mostrar la lista de envos registrados. Desplcese al final de la lista, seleccione el envo registrado creado anteriormente y haga clic en Aceptar.

Podr ver el envo que cre en la seccin anterior.

Tambin existe la ventana Estad. albarn ventas, que contiene las cantidades del envo.
4

Presione F9.

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5 6

Cierre la ventana Estad. albarn ventas. Cierre la ventana Histrico albaranes venta.

Histrico facturas La ventana Histrico facturas venta contiene las facturas de venta registradas y enviadas. La ventana se parece mucho a la ventana Factura venta. Contiene una cabecera con pestaas para varios tipos de informacin acerca del envo y lneas con detalles de los productos facturados. No se puede modificar la informacin de los campos de la ventana.
1

Haga clic en Histrico facturas. Se abre la ventana Histrico facturas venta. Presione F5 para mostrar la lista de facturas registradas. Desplcese al final de la lista, seleccione la ltima factura registrada y haga clic en Aceptar.

2 3

sta es la factura que acaba de crear:

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Presione F9 para abrir la ventana Estad. factura ventas de las facturas registradas.

Contiene la informacin de IVA, de Cantidad y de Importe de la factura.


5 6

Cierre la ventana Estad. factura ventas. Cierre la ventana Histrico facturas venta.

Exercise 10

Crear y registrar un pedido de venta

Ventas y cobros

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Cree un pedido de venta para el cliente 10000. Utilice la fecha de registro 25/01/01. El cliente pedir 100 botes de pintura negra. La pintura negra se ha configurado como el producto 70100. El pedido tiene unos portes de 35,00 DL. Una vez creado el pedido, deber registrar el envo y la facturacin del mismo. En el Apndice D puede encontrar los pasos y la solucin a este ejercicio.

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3.5 CREAR Y REGISTRAR FACTURAS DE VENTA


Tambin se pueden crear facturas sin haber creado primero un pedido. Puede hacer esto cuando: Existe la seguridad de que los productos requeridos por el cliente estn en las existencias. Siempre enve y facture a clientes simultneamente. Tiene departamentos de facturacin y envos independientes y desea utilizar pedidos slo para enviar y facturas slo para facturar. Para crear una factura:
1

Haga clic en Facturas en el men Ventas y cobros. Aparecer la ventana Factura venta.

El proceso de creacin de facturas es similar al de creacin de ofertas y pedidos. Introduzca informacin en la cabecera y en las lneas para completar la factura. Una vez rellenada la factura, puede hacer clic en Registro, Registrar para registrarla. A continuacin, se muestra un ejemplo de factura completada:

Ventas y cobros

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El registro de una factura desde la ventana Factura venta siempre crear una factura registrada. Slo crear un envo registrado y una factura registrada si el campo Albarn al facturar de la ventana Configuracin ventas y cobros est activado. No existen opciones de registro como Enviar, Facturar o Enviar y facturar como hay en pedidos. Esto se debe a que no se puede registrar una factura que no se haya enviado. Si slo desea registrar envos desde la ventana Pedido venta y las facturas desde la ventana Factura, debe crear la informacin en las lneas de factura mediante el uso de las funciones Copiar doc. compra o Traer albaranes compra en la factura.

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3.6 EL PROCESO DE REGISTRO DE VENTAS


El pedido y la factura de venta incluyen varias rutinas de registro utilizadas durante el proceso de registro para registrar la informacin en uno o varios diarios de movimientos. El objeto de las rutinas de registro es registrar la informacin de un pedido o factura en los movimientos correspondientes por medio del diario adecuado. Para ello, se trasfieren los datos a los diarios y, a continuacin, se registran los diarios con sus propias funciones. Esta operacin puede realizarse gracias a la estructura uniforme de datos del sistema. El diagrama siguiente representa el proceso de registro de ventas:

Ventas y cobros

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3.7 ABONOS
Esta seccin est dedicada a los abonos y, en concreto, a la emisin y registro de abonos. Puede utilizarse un abono de venta para compensar a un cliente por problemas producidos en el pedido y para corregir una factura incorrecta. Los abonos facilitan la gestin de cobros al permitir anular una transaccin de facturacin registrada con informacin incorrecta. Ahora examinaremos algunas de las funciones disponibles para facilitar la creacin de abonos.

Emitir abonos En el siguiente ejemplo se muestra cmo introducir un abono. Crear un abono Se han vendido algunos productos a Ingeniera N&E (cliente 20000). La venta se ha registrado en la factura registrada 103008. Ingeniera N&E ha devuelto ahora los productos. Debe rellenar un abono en el sistema para registrar la devolucin de los productos y reducir el saldo pendiente de cliente Ingeniera N&E.

En el men Ventas y cobros, haga clic en Abonos. Se muestra la ventana Abono venta. Presione F3 e INTRO para crear un abono de venta nuevo.

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Observar que el abono es tambin un documento de venta con las mismas caractersticas que un pedido o factura de venta. La cabecera contiene la informacin de la empresa, que procede de la ficha de cliente. Las lneas se copian de la informacin de lneas de factura de venta registradas de la transaccin original.
3 4 5

Haga clic en Acciones, Copiar lneas. Seleccione Factura regis. en el campo Tipo documento. Haga clic en el AssistButton del campo N documento. Se abre la ventana Lista hist. facturas venta.

Seleccione la factura registrada del cliente 20000, Ingeniera N&E con el nmero 103011 y haga clic en Aceptar. Active el campo Incluir cabecera y desactive el campo Recalcular lneas.

La ventana Copiar doc. venta tendr este aspecto:

Haga clic en Aceptar.

Ventas y cobros

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Comprobar que el documento de abono se ha rellenado con toda la informacin de la factura de venta registrada.

Registrar abonos En este ejemplo, se asume que la mampara pedida por el cliente no es el producto que deseaba el cliente. Nos han devuelto el producto. A continuacin, registraremos el abono que acabamos de crear.
1 2 3

Haga clic en Registro, Registrar. Haga clic en S para confirmar que desea registrar el abono. Cierre la ventana Abono venta.

Podr ver el abono que acaba de registrar en la ventana Histrico abonos venta.
4 5

En el men Ventas y cobros, haga clic en Histrico abonos. Presione F5, seleccione el ltimo abono de venta registrado de la lista y haga clic en Aceptar.

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ste es el abono que acaba de crear: Si busca en la pestaa Facturacin, puede ver que el campo Liq. por n documento contiene 103011, lo que muestra que este abono registrado est relacionado con la factura 103011. Este nmero de documento se ha rellenado automticamente en el proceso Copiar doc. venta cuando ha copiado la factura registrada.
6

Presione F9 para abrir la ventana Estad. abono ventas.

Contiene la informacin de IVA, de Cantidad y de Importe del abono.


7

Cierre la ventana Estad. abono ventas.

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Cierre la ventana Abono venta.

Si el cliente aparece registrado como contacto en el rea de la aplicacin Gestin relaciones y se ha especificado un cdigo de plantilla de interaccin para abonos de venta en la ventana Config. gestin relaciones, al hacer clic en Imprimir para imprimir el abono de venta, el sistema registra automticamente una interaccin en la tabla Mov. log interaccin. Exercise 11 Crear y registrar abonos

Cree y registre un abono para la factura registrada con el documento nmero 103015 para el cliente nmero 01445544, Progressive Home Furnishings. En el Apndice D puede encontrar los pasos y la solucin a este ejercicio.

Gestin de devoluciones Adems de abonos, Microsoft Business SolutionsNavision ofrece los grnulos de gestin de devoluciones. Para muchos mayoristas y distribuidores, las devoluciones de ventas son un elemento habitual de su poltica de servicio de atencin al cliente, que repercute directamente en la percepcin que el cliente tiene de la calidad del servicio. El abono puntual de los productos devueltos, la reparacin/sustitucin de un producto daado, as como la sustitucin de un producto enviado por error, son algunos de los aspectos que intervienen en los procesos de devoluciones, y que el cliente asocia a un buen servicio. Cuanto ms depurados y eficaces parezcan estos procedimientos de devolucin a los ojos del cliente, mayores sern las posibilidades de que la empresa conserve dicho cliente. Desde el punto de vista de la empresa, la manipulacin interna de los procesos relativos a devoluciones puede parecer muy laboriosa. La mayora de las veces, las empresas han de ajustar los saldos de clientes (y proveedores), prever costes adicionales y actualizar las cantidades y valores. En ocasiones deben incluso inspeccionar los productos devueltos, enviar los productos devueltos al proveedor para su reparacin, etc. El alcance de estos procesos depender de un gran nmero de factores, como la peticin del cliente, el motivo de devolucin, el tipo y valor del

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producto, las causas de los daos y las prcticas habituales de una determinada lnea de negocio. La manipulacin de estos procesos incluye distintas tareas realizadas por varios grupos de empleados: vendedores, personal de almacn, contables, compradores e inspectores. Aunque guardan una relacin lgica entre s, dichas tareas no son siempre operativamente dependientes. Por ejemplo, la reposicin de un producto daado puede enviarse a un cliente antes que el producto daado sea devuelto. De igual forma, se puede abonar a un cliente en concepto de un producto devuelto antes que la empresa haya inspeccionado y aceptado la devolucin del mismo. En este entorno multiproceso, el reto radica en lograr que todos los procesos relativos a devoluciones se realicen con puntualidad y que los errores se puedan subsanar con facilidad. Debido a la complejidad y alcance de los procesos relacionados con las devoluciones, los costes de las empresas por manipulacin de dichos procesos pueden ser sustanciales. Para controlar dichos costes, las empresas deben optimizar sus procesos de gestin de devoluciones. Los grnulos Gestin de devoluciones de ventas y Gestin de devoluciones de compras ofrecen una solucin optima a las empresas que se esfuerzan por lograr un esmerado servicio de atencin al cliente, ya que implementa polticas de devoluciones a clientes y proveedores que resultan rentables. Concretamente, la aplicacin proporciona una funcionalidad que se caracteriza por las siguientes funciones claves: Respuesta rpida a las peticiones de los clientes Flexibilidad Seguimiento y supervisin Automatizacin del proceso de devolucin al proveedor

El personal responsable de las relaciones con los clientes ahora puede registrar los datos de su acuerdo con el cliente respecto de la devolucin, as como informacin relativa a la posterior manipulacin de las devoluciones a travs de un punto de entrada nico. Para obtener ms informacin y detalles acerca de la funcionalidad clave de gestin de devoluciones de Microsoft Business SolutionsNavision, consulte el curso de Comercial.

Ventas y cobros

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3.8 HERRAMIENTAS DE ENTRADA DE DOCUMENTOS DE VENTA


El sistema tambin incluye herramientas para reducir el tiempo empleado en introducir nuevos documentos de ventas. En la seccin anterior se le ha presentado el proceso Copiar documento. venta. En esta seccin, se explicar brevemente cmo se puede utilizar el proceso Copiar doc. venta para crear nuevos documentos de ventas. Adems, tambin se le mostrar cmo puede configurar cdigos de ventas estndar en el sistema. Los cdigos de ventas estndar le permiten configurar lneas de ventas predeterminadas para los clientes que realizan habitualmente los mismos pedidos de los mismos productos.

Proceso Copiar doc. venta En la seccin anterior ha utilizado el proceso Copiar doc. venta para crear un abono para devolver una transaccin existente al mismo cliente. En este caso, ha copiado la cabecera de la factura, pero no ha recalculado las lneas. Puede utilizar el proceso Copiar doc. venta tambin para crear nuevos documentos del mismo tipo de documento que est copiando. Los valores de los campos Incluir cabecera y Recalcular lneas dependen del documento que est copiando y los valores que haya introducido en el documento al que est copiando. Por ejemplo, si realiza ventas idnticas a dos clientes diferentes en distintas fechas, podra crear la factura para el primer cliente. A continuacin, podra crear la segunda factura e introducir los clientes y fechas distintas en la cabecera del documento. Despus utilice el proceso Copiar doc. venta para copiar la primera factura. No obstante, en este caso, tendra que desactivar el campo Incluir cabecera y activar el campo Recalcular lneas. Esto garantiza que en la nueva factura se muestran los distintos clientes y fechas que se introdujeron en la cabecera y que no se copian de la primera factura. A continuacin, se recalcular las informacin de la lnea de ventas basndose en la distinta informacin de cliente y fechas introducida en la cabecera de la nueva factura. Con el proceso Copiar doc. venta, se ahorra tiempo al introducir la segunda factura.

Cdigos de ventas estndar Si tiene un cliente que habitualmente pide los mismos productos o varios clientes que realizan pedidos idnticos, es posible que desee configurar un cdigo de ventas estndar para identificar esos pedidos.

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Configuracin de los cdigos de ventas estndar


1

En el men Ventas y cobros, haga clic en Configuracin, Cdigos ventas estndar.

En la ventana Cdigo ventas estndar, configure un Cdigo para la venta estndar y una Descripcin. Si la venta estndar es para un cliente con una divisa extranjera, puede seleccionar la divisa correspondiente en el campo Cd. divisa.
2

Seleccione la lnea con el cdigo LAMPARA y haga clic en Ventas, Ficha para ver las lneas de venta estndar.

En la ventana Ficha cdigo ventas estndar, puede ver que la venta estndar LAMPARA implica la venta de 10 lmparas y los costes de portes correspondientes. En la venta estndar puede introducir la siguiente informacin. Tipo, N, Descripcin, Cantidad, Importe excl. IVA, Cd. unidad medida, Cdigo Departamento, Cdigo Programa, Cd. variante

Ventas y cobros

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Estos campos tienen exactamente las mismas opciones y funciones que los campos con el mismo nombre en las lneas de los documentos de ventas. Si hace clic en Lnea, Dimensiones tambin puede asignar dimensiones a las lneas en la Ficha cdigo ventas estndar e introducir los cdigos de dimensiones y sus valores. La informacin que introduzca en la Ficha cdigo ventas estndar, incluidas las dimensiones, se copiar a las lneas del documento de ventas. Nota No es necesario rellenar todos los campos. Por ejemplo, si su cliente pide habitualmente la misma cantidad del mismo producto, podra rellenar los campos Cantidad, Tipo y N. Si los pedidos del cliente varan en las cantidades del mismo producto, podra optar por rellenar slo los campos Tipo y N.

Asignacin de cdigos de ventas estndar a clientes Una vez ha configurado el cdigo de ventas estndar, puede asignarlo a sus clientes si hace clic en Ventas, Cd. estnd. vtas. clie. en la Ficha cliente e introduce el cdigo de ventas estndar correspondiente en la ventana Cdigo vtas. cliente estndar.

Insercin de lneas de ventas estndar en documentos de ventas Para registrar una venta estndar nueva, debe introducir un documento de ventas nuevo e introducir el nmero de cliente correspondiente. Para insertar las lneas de ventas estndar:
1

Haga clic en Acciones, Traer cd. estnd. vtas. clie. en el documento de ventas. Seleccione el cdigo de ventas estndar que desea utilizar para su nuevo documento de ventas y haga clic en Aceptar.

La informacin de la lnea de ventas configurada para el cdigo de ventas estndar se copiar a su nuevo documento.

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3.9 COBROS
Esta seccin es una introduccin a parte de la funcionalidad de cobros del sistema. Aprender a introducir y liquidar un cobro de un cliente y a realizar un reembolso a un cliente. Tambin se incluye una pequea introduccin a los descuentos por pronto pago.

Introducir cobros Introducir cobros Cuando un cliente paga una factura, debe realizarse un movimiento en el sistema para registrar que la factura se ha pagado. En el sistema, puede utilizar el diario de cobros para introducir los pagos recibidos. Puede introducir los pagos en este diario, aunque no es obligatorio. Tambin puede realizar esta operacin en los diarios generales. La ventana Diario cobros funciona de forma idntica a la ventana Diario general utilizada anteriormente. Introduccin y liquidacin de un cobro El 25/10/01 Ingeniera N&E (cliente 20000) ha pagado 6.971,38. Este es el saldo pendiente de la factura 103002. Debe introducir el cobro y aplicarlo a la factura pendiente para actualizar el saldo de Ingeniera N&E.

Para introducir un cobro para un movimiento (factura):


1

En el men Ventas y cobros, haga clic en Diarios de cobros. Se abre la ventana Diario cobros.

Ventas y cobros

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En el campo Nombre seccin, seleccione GENERAL y haga clic en Aceptar.

Ahora se utilizar un cobro para liquidar una factura.


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En el campo Fecha registro, introduzca 25/01/01. Seleccione Pago en el campo Tipo documento.

Nota Deber seleccionar Pago para que el sistema vuelva a calcular los descuentos por pronto pago vinculados a la liquidacin de un movimiento.
5

El sistema crea el nmero de documento en el campo N documento. No lo modifique en este ejemplo. En el campo Tipo mov., seleccione Cliente, puesto que es el cliente el que realiza el pago. En el campo N cuenta, introduzca el cliente 20000, Ingeniera N&E. Introduzca 577.695,14 en el campo Haber.

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En un diario de cobros con Tipo documento Pago y Tipo mov. Cliente, el campo Importe debe contener un valor negativo. Ahora deber indicar al sistema la cuenta contable que deber recibir el valor positivo o dbito. Normalmente, se tratar de una cuenta contable de efectivo o banco.
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En el campo Tipo contrapartida seleccione Banco. Seleccione BO-INV como Cta. contrapartida.

Liquidar cobros Al introducir un cobro, normalmente se liquida con una factura pendiente. Esto es hace para garantizar que el extracto del cliente y la antigedad del saldo pendiente del cliente estn actualizados. Se realizar el pago de una factura existente en el sistema.
11

En el campo Liq. por tipo documento seleccione Factura.

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Haga clic en el AssistButton situado a la derecha del campo Liq. por n documento, para abrir la ventana Movs. pendientes cliente. Esta ventana contiene una lista de todos los movimientos de cliente pendientes para el cliente. Un movimiento de cliente estar pendiente si el campo Pendiente est activado.

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Seleccione el movimiento de factura con N documento 103002 y haga clic en Aceptar.

En la ventana Diario cobros, podr comprobar que el nmero de factura se insert en el campo Liq. por n documento. Como el importe es negativo, se contabilizar en el Haber de la cuenta de cliente y en el Debe del banco.
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Haga clic en Registro, Registrar para registrar la lnea. Haga clic en S para aceptar el registro y cierre la ventana Diario cobros.

Ventas y cobros

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En el men Ventas y cobros, haga clic en Clientes y seleccione la Ficha cliente para el cliente 20000. Presione CTRL + F5 para abrir la ventana Movs. clientes. Puede observar que se ha creado un movimiento de cliente para el pago. El campo Pendiente est en blanco, lo que demuestra que el pago se ha realizado completamente. Si examina el movimiento de cliente con el N documento 103002 ver que el campo Pendiente ya no est activo. El movimiento est completamente liquidado. Cierre la ventana Movs. clientes y la Ficha cliente.

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Una alternativa a introducir el importe del cobro en este ejemplo sera introducir una lnea del diario de la misma forma, pero dejando en blanco el campo Importe y liquidando la lnea del diario con la factura 103002. Al salir de la ventana Movs. pendientes cliente, el sistema rellenar automticamente el campo Importe con el saldo pendiente de la factura 103002. Cuando se introducen pagos no es necesario que el importe sea igual al de la factura. Puede liquidarse una factura con un importe parcial. En ese caso, deber introducir el importe y, a continuacin, liquidar la factura con el pago. Tambin se pueden liquidar movimientos de cliente con el cobro usndolo como un cobro abierto, sin especificar la factura que se liquida. El ejemplo anterior ilustra el mtodo ms sencillo de liquidacin de una factura de venta con un pago. Podr obtener ms informacin acerca de cobros en el material de formacin de Gestin financiera. Exercise 12 Recibir y registrar pagos

Ha recibido el pago completo de la factura 00-15 del cliente 30000, Seguros Bellavista S.A. Utilice NBE como cuenta de contrapartida y la fecha de trabajo como fecha de registro. En el Apndice D puede encontrar los pasos y la solucin a este ejercicio.

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Introducir y liquidar reembolsos En el ejemplo anterior, se ha liquidado un pago en un movimiento de factura pendiente. Despus de liquidar el pago completamente en la factura, el campo Pendiente del movimiento de cliente de la factura estaba en blanco. La factura ya no puede liquidarse en otros movimientos de cliente. Pongamos por ejemplo que ocurre lo siguiente: Se ha enviado unos productos a un cliente y se le ha enviado una factura. El cliente no ha recibido los productos, pero le enva rpidamente el pago de la factura para aprovechar el descuento por pronto pago. El pago se introduce y se liquida en la factura del sistema de modo que los movimientos de pago y de factura ya no estn pendientes. Despus de recibir los productos, el cliente se da cuenta de que estn daados y desea devolverlos. Se introduce un abono en el sistema para registrar la devolucin. Si la factura todava no se ha pagado, se liquidara el abono en la factura al registrar el abono. Sin embargo, en este caso la factura ya se ha liquidado completamente en un pago y no est disponible para liquidarse en el abono. Esta situacin puede solucionarse de dos maneras: El abono permanece pendiente hasta que se realiza una venta futura al cliente. El abono se liquida entonces en la nueva factura. Este concepto es parecido al del cambio o reemplazo de productos ofrecido por un establecimiento de venta al por menor. Si el cliente desea solucionar el problema rpidamente o si no es probable que se realice otra venta, puede registrar un reembolso y liquidarlo en el abono.

Los reembolsos tambin se introducen mediante la ventana Diario cobros. El procedimiento para introducir y liquidar un reembolso es el mismo que el utilizado para introducir y liquidar un pago, excepto por las siguientes diferencias: El Tipo documento debe ser Reembolso. En la ventana Diario cobros, el contenido del campo Importe ser positivo. Como resultado, contabilizar en el Debe de la cuenta de cliente y en el Haber de la cuenta contable de efectivo o del banco. En la ventana Movs. pendientes cliente se liquida el reembolso en el abono pendiente.

Ventas y cobros

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De modo similar a lo que ocurre con los pagos, al introducir reembolsos, no es necesario que el importe coincida con el importe del abono. Puede liquidarse un importe de reembolso parcial en un abono. Tambin se puede registrar el reembolso en los movimientos de cliente como reembolso pendiente, sin especificar el abono en el que se liquida. Sin embargo, lo ms probable es que los reembolsos se apliquen al registrarse.

Descuentos por pronto pago Antes de poder utilizar la funcionalidad de descuento por pronto pago del sistema, deber configurar los trminos de pago y las cuentas de descuento por pronto pago de los clientes y proveedores. Los trminos se configuran en la ventana Trminos pago. Las cuentas se configuran en: las cuentas de descuento por pronto pago en la ventana Configuracin contabilidad

O bien en las cuentas de descuento por pronto pago en las ventanas Grupo contable cliente y Grupo contable proveedor.

Los descuentos por pronto pago se producen cuando se paga la factura y se registra el pago antes de la fecha de descuento por pronto pago de la factura. Si se liquida una factura con un pago al registrar el pago, el sistema resta el descuento del importe registrado en el diario de pagos. Si se registr el pago sin realizar la liquidacin, deber seguir procedimientos especficos para que se calcule correctamente el descuento por pronto pago. Estos procedimientos se describen en el curso Gestin financiera. Puede utilizar la ventana Movs. clientes detallados para comprobar si se calcularon descuentos por pronto pago para un movimiento determinado. Esta ventana contiene un resumen de todos los movimientos y ajustes registrados de un movimiento concreto. De este modo, podr ver el porqu de la creacin de un movimiento en una cuenta determinada, no slo en relacin a los descuentos sino tambin al redondeo y ajustes de cambio de divisa. Los movimientos detallados de cliente y de proveedor se tratan de forma ms detallada en el curso Gestin financiera.

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Nota de ventas Los movimientos detallados proporcionan informacin completa y no los modifica el sistema. Puede realizarse un seguimiento de los movimientos de cliente y de proveedor de forma sencilla y completa. Existe una relacin directa entre los movimientos de cliente y de proveedor y los movimientos contables.

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3.10 ACTIVIDADES PERIDICAS


Esta seccin est dedicada a las actividades peridicas y, en concreto, a los recordatorios y documentos de inters.

Recordatorios En la mayora de las ocasiones, es necesario utilizar un sistema de recordatorios porque no se puede esperar que todos los clientes paguen los saldos pendientes a tiempo. Un recordatorio es el documento que se utiliza para comunicar al cliente la existencia de un saldo pendiente. Las funciones de recordatorio se basan en los datos bsicos de cada cliente. Permiten muchas opciones al crear recordatorios para los clientes; por ejemplo, la posibilidad de aplicar diversas opciones de texto predeterminadas, tipos de inters flexibles y otros recargos. Adems, puede elegir si desea registrar o no intereses y recargos fijos en las cuentas contables y de cliente correspondientes. Para crear un recordatorio:
1

En el men Ventas y cobros, haga clic en Actividades peridicas, Recordatorios.

Tenga en cuenta que el documento de recordatorio es parecido en estructura a otros documentos de ventas ya que tambin tiene una cabecera y lneas. En la ventana Recordatorio, haga clic en Acciones y seleccione Crear recordatorios.
2

Deje en blanco la pestaa Cliente y Mov. cliente. Puede utilizar estas pestaas para filtrar los clientes a los que se crearn recordatorios y los movimientos que se crearn los mismos. Haga clic en la pestaa Opciones. Puede comprobar que los campos Fecha registro y Fecha emisin documento se rellenan con la fecha de trabajo, 25/01/01. Active el campo Slo movs. con importes vencidos. Si hace esto, los recordatorios slo incluirn importes pendientes que tengan Fecha vencimiento anterior a la Fecha emisin documento de la pestaa Opciones. Desactive el campo Usar nivel recordatorio. Si este campo est

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desactivado y el recordatorio de un cliente contiene movimientos con distintos niveles, el sistema utilizar el Nivel recordatorio de cada lnea para determinar si se calcula el inters. Si este campo est activado, el sistema utilizar el nivel de recordatorio de la cabecera del recordatorio y los aplicar a todas las lneas.
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Haga clic en Aceptar. En la ventana Recordatorio, presione F5 y seleccione el primer recordatorio de la lista que se acaba de crear.

Presione F9 para ver las estadsticas del recordatorio.

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Cierre la ventana Estadsticas recordatorio. Haga clic en Emisin, Emitir para emitir el recordatorio. Haga clic en Aceptar para emitir el recordatorio.

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Cierre la ventana Recordatorio.

Documentos de inters Los documentos de inters son documentos que contienen informacin acerca del inters calculado de saldos pendientes. Sirve para informar al cliente de que el saldo pendiente se ve aumentado por el importe de los intereses. Tambin puede calcular e imprimir el inters en recordatorios.
1

En el men Ventas y cobros, haga clic en Actividades peridicas, Docs. inters. En la ventana Documento inters, haga clic en Acciones, Crear documentos inters.

De forma predeterminada, los campos Fecha registro y Fecha emisin documento se rellenan con la fecha de trabajo. No los modifique en este ejemplo.
3 4

Haga clic en Aceptar. Presione F5 y seleccione el primer nmero de documento de inters de la lista.

5 6 7

Haga clic en Emisin, Emitir para emitir el documento de inters. Haga clic en Aceptar para emitir el documento de inters. Cierre la ventana Documento inters.

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3.11 PREGUNTAS DE REVISIN


Ahora ha obtenido las nociones bsicas acerca del rea de la aplicacin Ventas y cobros de Microsoft Business SolutionsNavision. A continuacin le presentamos algunas preguntas para ayudarle a revisar esta materia. No se proporcionan las respuestas. Se trata de una ayuda al estudio.
1

Al crear un pedido de venta, cules son los tres mensajes de aviso que puede recibir y dnde debe generarse cada aviso? La cuenta principal asociada con un grupo contable de cliente es _____________. Enumere seis de los nmeros de serie posibles asociados con la configuracin de Ventas y cobros. Qu sucede si se introduce un cdigo de tarifa para un cliente? Debe crearse una oferta para generar un pedido? Cules son las tres opciones para registrar un pedido de venta? En qu circunstancias utilizara cada una de ellas? Puede facturar sin crear un pedido primero? Qu diario se utiliza para introducir los pagos recibidos? Debe utilizarlo? Qu debe configurarse antes de poder utilizar la funcionalidad de descuento por pronto pago? Existe una relacin directa entre los movimientos de cliente y de proveedor y los movimientos contables?

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Captulo 4 Compras y pagos

El rea de la aplicacin Compras y pagos ayuda a gestionar las compras y los pagos. Se encuentra totalmente integrada con el rea de la aplicacin Contabilidad. De este modo, cuando se registra una transaccin, como una factura, el sistema registra automticamente todas las transacciones necesarias en las cuentas correspondientes, como la cuenta de compras, la cuenta de pagos y las cuentas de descuento y de IVA aplicables. Este captulo contiene un resumen de la funcionalidad Compras y pagos de Microsoft Business SolutionsNavision. En concreto, se tratan los siguientes temas: 4.1 Resumen y configuracin 4.2 Ofertas y pedidos de compra 4.3 Facturas de compra 4.4 El proceso de registro de compras 4.5 Abonos 4.6 Herramientas de entrada de documentos de compra 4.7 Diarios de pagos y emisin de cheques 4.8 Preguntas de revisin

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4.1 RESUMEN Y CONFIGURACIN


Esta seccin est dedicada a la configuracin y las fichas de proveedor del rea de la aplicacin Compras y pagos.

Configuracin bsica En esta unidad, se explica la configuracin de Compras y pagos. Para poder utilizar el rea de la aplicacin Compras y pagos, deber especificar cmo desea que el sistema gestione determinados aspectos de las ventas y los cobros. Por ejemplo, deber definir reglas bsicas de pedidos y facturacin adems de especificar el nmero de serie que se utilizar para proveedores, documentos de compra, etc. Tambin deber especificar otras opciones, como el mtodo de clculo y registro de descuentos y si desea redondear las facturas. La ventana Conf. compras y pagos sirve para especificar cmo desea que administre el sistema estos aspectos de las compras y pagos. Para abrir la ventana Conf. compras y pagos del men Compras y pagos, haga clic en Configuracin, Configuracin compras y pagos. Se abre la ventana Conf. compras y pagos.

En la pestaa General de la ventana Conf. compras y pagos, se especifican opciones como el mtodo de clculo y de registro de descuentos y si se desea redondear las facturas. La pestaa contiene los siguientes campos:

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Registro dto: especifique aqu el tipo de descuentos de compra que el sistema registrar por separado. Albarn en factura: aqu puede optar por que el sistema configure automticamente albaranes de facturas de compra. El sistema registrar automticamente un albarn cuando registre una factura de compra. Redondeo factura: si est activado este campo, el sistema redondear los importes de las facturas de compra. Las precisiones de redondeo de la DL se configuran en la configuracin de la contabilidad y las de las divisas extranjeras en la tabla de divisas.

N doc. externo obligatorio: especifique aqu si es obligatorio introducir un nmero de documento externo en las siguientes situaciones: En el campo N factura proveedor o en el campo N abono proveedor de una cabecera de compra. En el campo N documento externo de una lnea de diario general, donde el contenido del campo Tipo documento = Factura, Abono o Inters y el contenido del campo Tipo mov. = Proveedor. Permite diferen. IVA: active este campo si desea permitir el ajuste manual de los importes de IVA en documentos de compra. Deber especificar "Mx. diferencia IVA permitida" en la configuracin de la contabilidad. Calc. dto. factura: active este campo si desea que el sistema calcule automticamente los importes de los descuentos en factura y P.P. de los documentos de compra. Calc. dto. fra. por Id. IVA: si activa este campo, el descuento en factura se calcular por identificador de IVA. Si no activa el campo, el descuento en factura se calcular sobre el importe total del documento de compra. Liquidacin entre divisas: aqu puede especificar hasta qu punto se permite la liquidacin de los movimientos en distintas divisas en el rea de la aplicacin Compras y pagos. Copia coment. ped. abto a ped.: si activa este campo, los comentarios que introduzca en un pedido abierto se copiarn en los pedidos de compra creados a partir del pedido abierto.

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Copia coment. pedido a factura: si activa este campo, los comentarios que introduzca en un pedido de compra se copiarn en la factura de compra creada a partir del pedido. Copia coment. pedido a albarn: si activa este campo, los comentarios que introduzca en un pedido de compra se copiarn en el albarn creado a partir del pedido. Copiar coment. ped. dev. a abonos: si activa este campo, el sistema copiar los comentarios del abono al envo devuelto registrado.

Haga clic en la pestaa Numeracin.

En la pestaa Numeracin, deber especificar el nmero de serie que se utilizar para proveedores, documentos de compra, etc.

Otras opciones de configuracin A continuacin, se describen algunas de las otras opciones de configuracin. Haga clic en Configuracin. Grupos contables proveedores: la ventana Grupos contables proveedores sirve para configurar uno o varios grupos contables de proveedores. Para cada grupo contable configurado, deber crear vnculos a las cuentas contables correspondientes. Puede utilizar los mismos nmeros de cuentas o nmeros de cuentas distintos para cada grupo contable. Una vez configurados los grupos contables, se asignan a las cuentas de proveedores correspondientes. Cuando se lleva a cabo un registro en una cuenta de proveedor, el sistema realiza el registro en la

Compras y pagos

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cuenta especificada por el grupo contable de proveedores vinculado a la cuenta de proveedor. El proceso de registro se tratar ms adelante en este captulo. Cargos prod.: la ventana Cargos prod. sirve para configurar nmeros de cargos de producto. Para obtener ms informacin acerca de cargos de producto, consulte el captulo 3 (Ventas y cobros). Trminos pago: la ventana Trminos pago sirve para configurar cdigos para cada grupo de trminos de pago, es decir, los clculos de fecha de vencimiento para la facturacin. Los trminos de pago se tratarn de forma ms detallada ms adelante en esta seccin. Formas pago: le permite crear una cuenta de contrapartida predeterminada para cada forma de pago que cerrar automticamente la factura. Preste atencin al utilizar formas de pago para gestionar las cuentas de contrapartida, puesto que se liquidar inmediatamente la factura al registrarla. Afecta a las compras en efectivo, no al procesamiento de pagos ordinarios. Compradores: puede crear cdigos para identificar los vendedores y compradores en la empresa. El cdigo del vendedor o comprador responsable de la venta o la compra se introduce en los documentos. Cdigos compra: esta ventana contiene los cdigos y definiciones de diversas actividades de compra que puede seleccionar cuando prev comprar productos, incluidos los productos sin stock. Cdigos compras estndar: si normalmente registra documentos de compra con la misma informacin en la lnea de compra, puede utilizar cdigos de compras estndar. Cada cdigo puede tener una o varias lneas asociadas. Utilice el cdigo para insertar automticamente las lneas en los documentos de compras. Condiciones envos: tambin puede configurar cdigos para representar distintas condiciones de envo. Estas condiciones de envo se utilizan en documentos de compra y venta. Motivos dev.: puede utilizar esta ventana para configurar cdigos que especifiquen los motivos de devolucin de los productos. Pueden ser productos que le devuelve un cliente o productos que usted devuelve a un proveedor. Seleccin informes: en esta ventana se configuran los informes que se imprimirn al utilizar las funciones Imprimir y Registrar e imprimir en los

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documentos de compra Libros hojas demanda: aqu puede crear libros y secciones para hojas de demanda.

Fichas de proveedores Haga clic en Proveedores en el men Compras y pagos. Se abre la ventana Ficha proveedor.

La ficha de proveedor contiene toda la informacin disponible para el proveedor. Observe que la ficha de proveedor contiene seis pestaas. As se puede agrupar informacin similar en la misma ficha sin acumular demasiada informacin en la pantalla principal. El sistema utiliza esta informacin para imprimir informacin del proveedor en las cabeceras de documentos de compra. Por lo tanto, deber configurar una ficha para cada proveedor, en la que se introducen datos bsicos, como el nombre, la direccin y las modalidades de descuento existentes. Para crear un nuevo proveedor, presione F3 e INTRO para obtener el siguiente nmero de serie. De momento, examinaremos una ficha de proveedor existente. La ficha de proveedor contiene tambin los botones Proveedor y Compras. Proveedor: este botn sirve para mostrar informacin ms detallada acerca del proveedor (por ejemplo, las dimensiones del proveedor). Tambin sirve para acceder a la lista de todos los proveedores. Compras: este botn sirve para mostrar los distintos documentos de compra del proveedor junto con sus descuentos estndar en factura.

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Pestaa General La pestaa General contiene informacin bsica como el nombre, la direccin, el cdigo postal y el contacto del proveedor. La pestaa General contiene tambin el saldo actual del proveedor. Observe que los proveedores internacionales de la UE deben tener un cdigo de pas, puesto que se necesita esta informacin para los informes Intrastat y las declaraciones de IVA. El campo Alias sirve para configurar un nombre descriptivo adicional para el proveedor que puede utilizar para realizar bsquedas. El sistema copia el nombre del proveedor en este campo de forma predeterminada. Bloqueado: si desea impedir que se introduzcan determinadas transacciones para este proveedor, elija el nivel de bloqueo apropiado. Las distintas opciones son las siguientes: En blanco: el proveedor se puede utilizar en todos los tipos de transacciones. Pago: el proveedor est bloqueado para utilizarlo en una transaccin con el Tipo documento Pago. Todo: el proveedor no se puede utilizar en ningn tipo de transacciones, incluidos los pagos.

Pestaa Comunicacin Haga clic en la pestaa Comunicacin.

La pestaa Comunicacin contiene el nmero de telfono, el nmero de

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fax, la direccin de correo electrnico y la pgina Web del proveedor. Junto al campo N telfono, figura el botn Realizar llamada. Si el cliente tambin est registrado como contacto en el rea de la aplicacin Gestin relaciones, al hacer clic en este botn, se mostrar el asistente Realizar llamada. Al hacer clic en TERMINAR en el asistente, el sistema registra automticamente la llamada como una interaccin en la tabla Mov. log interaccin. La pestaa Comunicacin contiene tambin el campo E-Mail, en el que puede introducir la direccin de correo electrnico del proveedor. La direccin de correo electrnico puede utilizarse para enviar ofertas, pedidos, facturas y/o extractos directamente a los clientes. Tambin puede hacer referencia a un sitio Web de la World-Wide-Web (WWW) y acceder a l directamente al hacer clic en el botn Hipervnculo.

Pestaa Facturacin Haga clic en la pestaa Facturacin.

La pestaa Facturacin contiene los campos correspondientes al registro y facturacin de transacciones de compra del proveedor. En el campo Pago-a N proveedor, puede introducir el nmero de otro proveedor. Si las facturas de los productos de este proveedor de esta ficha deben abonarse a un proveedor distinto, introduzca aqu el nmero del proveedor perceptor del pago. Grupo contable negocio: en este campo puede seleccionar el grupo contable que determina las cuentas de ingresos en las que se registrarn

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las transacciones de venta de este proveedor. En los datos de demostracin, los grupos contables de negocio se basan en general en la ubicacin del proveedor (NACIONAL, UE y EXPORT). Grupo registro IVA neg.: en este campo puede seleccionar el grupo contable que determina las cuentas de IVA en las que se registrarn las transacciones de este proveedor. En los datos de demostracin, los grupos de registro de IVA de negocio se basan en general en la ubicacin del proveedor (NACIONAL, UE y EXPORT). Grupo contable proveedor: en este campo puede seleccionar el grupo contable que determina las cuentas de pagos del balance en las que se registrarn las transacciones de compra de este proveedor. En los datos de demostracin, los grupos contables de proveedor se basan en general en la ubicacin del proveedor (NACIONAL, INTERNACIONAL). Cd. dto. factura: al configurar una ficha de proveedor nueva, el sistema introduce automticamente el nmero de proveedor en este campo. Este cdigo se asignar a todos los descuentos estndar en factura que cree para el proveedor. Precios IVA incluido: especifique aqu si el precio que figura en el campo Precio venta de las lneas de compra y los informes de compra del proveedor debe incluir o no el IVA.

Pestaa Pagos Haga clic en la pestaa Pagos.

En la pestaa Pagos, puede introducir el mtodo de liquidacin, el cdigo de trminos de pago y el nmero de prioridad del proveedor.

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En el campo Mtodo liquidacin, puede escoger el mtodo que va a utilizar el sistema para liquidar movimientos de este proveedor. Puede elegir entre Manual y Por antigedad. Tenga en cuenta que si selecciona la opcin Por antigedad, el sistema liquidar automticamente los movimientos pendientes de proveedor al registrar un pago. En el campo Cd. trminos pago, puede seleccionar el cdigo que especifica los trminos de pago que ofrece este proveedor. En el campo Cd. forma pago, puede introducir el cdigo que indica el modo de pago que se va a utilizar con este proveedor, por ejemplo, transferencia bancaria o cheque. Nota de apoyo: Preste atencin al utilizar cdigos de forma de pago con cuentas de contrapartida, puesto que se liquidar inmediatamente la factura introducida al registrarla. Slo resulta til cuando se desean registrar facturas de prepago. El cdigo de forma de pago es un valor predeterminado. El cdigo puede modificarse en los documentos y diarios. Utilice el campo Prioridad cuando slo disponga de una cantidad limitada para atender pagos. En ese caso, puede asignar una prioridad a cada proveedor. En el campo Ntro. n cuenta, introduzca el nmero de la cuenta que mantiene con el proveedor, si procede. Resulta til disponer de esta informacin si necesita ponerse en contacto con el proveedor acerca de la cuenta. El campo Bloquear tolerancia pagos sirve para especificar si el proveedor permitir la tolerancia al liquidar pagos y devoluciones de importes pendientes de este proveedor. Si este campo no est activado, el proveedor no permitir tolerancia de pagos.

Pestaa Recepcin Haga clic en la pestaa Recepcin.

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En la pestaa Recepcin, puede especificar cmo desea recibir productos del proveedor. El campo Cd. almacn contiene el almacn predeterminado que ha configurado para la recepcin de compras del proveedor. El campo Cd. condiciones envo muestra las condiciones de entrega acordadas. Seleccione un cdigo para las condiciones que desea que utilice el proveedor al realizar el envo de productos. El sistema utilizar el campo Plazo entrega (das) para calcular el plazo de entrega de pedidos de compra al proveedor si no se introdujo ningn plazo de entrega (das) en las fichas de producto o de unidad de almacenamiento. El sistema utiliza esta frmula para determinar la Fecha recep. planeada (la fecha en que se recibirn los productos en el almacn).

Pestaa Internacional Haga clic en la pestaa Internacional.

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El campo Cd. divisa le permite definir un cdigo de divisa predeterminado para el proveedor. Este valor se copiar en los documentos y diarios que cree para este proveedor. No obstante, puede modificar el cdigo de divisa de documentos y diarios si desea registrar los movimientos de proveedor en varias divisas. El campo Cd. idioma especifica el idioma de textos de producto, textos de recordatorio y otros cdigos de texto. CIF/NIF: en este campo se introduce el CIF/NIF correspondiente de los proveedores de la UE. El sistema comprueba que el contenido del campo sigue el formato de nmeros CIF/NIF especfico de cada pas que haya configurado en el sistema.

Pestaa Portal de negocio

Esta pestaa se utiliza para configurar la informacin de proveedor

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utilizada por la funcionalidad de comercio electrnico como Portal de negocio. Exercise 13 Configurar un proveedor nuevo

Configure una ficha para un nuevo proveedor, Lyselette Lamper XYZ A/S, con lneas informacin siguiente: La direccin es Southside 1, DK-2820, Gentofte. El cdigo de pas es DK y el nmero de telfono 23 15 97 84. La persona de contacto es A VintherWahl y el cdigo de comprador AH. El grupo contable de negocio, el grupo de registro de IVA de negocio y el grupo contable de proveedor son UE. Los precios de este proveedor NO incluyen el IVA. El mtodo de liquidacin es Manual, los trminos de pago son 1 mes/2% 8 das, el cdigo de forma de pago es BANCO y el nmero de cuenta para el proveedor es el 0000 0001. El cdigo de condiciones de envo es En la fabrica. Introduzca el cdigo de divisa DKK y el CIF/NIF 48967351. En el Apndice D puede encontrar los pasos y la solucin a este ejercicio.

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4.2 OFERTAS Y PEDIDOS DE COMPRA


La funcionalidad de documentos de compra es muy parecida a la funcionalidad de documentos de venta tratada en el captulo Ventas y cobros. Las tres secciones siguientes contienen una introduccin al proceso de documentos de compra. En estas secciones, se tratan las ofertas, los pedidos y las facturas de compra junto con el proceso de registro de compras.

Documentos de compras Los documentos de compra del sistema son prcticamente idnticos a los documentos de venta. Se componen de una seccin de cabecera de compra con seis pestaas (General, Facturacin, Envos, Pagos, Internacional y Portal de negocio) y una seccin inferior con lneas de compra.

Crear una oferta de compra nueva Si desea solicitar una oferta a un proveedor, puede preparar una oferta de compra en Microsoft Business SolutionsNavision y enviarla al proveedor como un informe de Compra - Oferta. El proveedor puede utilizar esta informacin para preparar la oferta. Las ofertas de compra de Microsoft Business SolutionsNavision no afectan a otras reas de la aplicacin, de forma que los productos de la oferta de compra no se mostrarn en las existencias. Las ofertas de compra se utilizan cuando se desea llegar a un acuerdo de compra de mercancas con uno de los proveedores. Las ofertas de compra pueden servir tambin de precursores de los pedidos de compra. Una vez convertida la oferta de compra en pedido de compra, se pueden reservar los productos en las existencias. Ahora compraremos algunos productos que ya no figuran en las existencias. Para ello, cree primero una oferta y, una vez aprobada la oferta, convirtala en un pedido. Creacin de ofertas y pedidos Sus existencias de Sistemas de almacenamiento (producto 766BC-C) y Salas de reuniones (producto 766BC-A) estn bajando y desea pedir nuevos productos a Furniture Industries (proveedor 44756404). Para

Compras y pagos

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elevar sus existencias a un nivel satisfactorio, debe pedir 10 Sistemas de almacenamiento y 20 Salas de reuniones. Tiene que registrar la oferta recibida del proveedor. Supongamos que acepta la oferta, a continuacin, tiene que crear el pedido de compra y registrar la recepcin y facturar el pedido.

Para crear la oferta de compra:


1 2

Haga clic en Compras y pagos. Haga clic en Ofertas.

Se muestra la ventana Oferta compra.


3

Presione F3 para insertar una oferta de compra nueva y presione INTRO para obtener el siguiente nmero de serie.

Compraremos el producto al proveedor Furniture Industries y crearemos una oferta de compra como paso inicial.
4

Introduzca 44756404 en el campo Compra a-N proveedor y presione INTRO.

Observe que se muestran los datos correspondientes a Furniture Industries.

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Lns. compra A continuacin, introduzca informacin en las lneas de compra:


1

En el campo Tipo de la primera lnea, seleccione Producto y presione INTRO. Seleccione el producto 766BC-C en el campo N y presione INTRO. Introduzca 10 en el campo Cantidad. Desplace el cursor al campo Tipo de la siguiente lnea disponible. El valor predeterminado debera ser Producto. Puesto que se va a agregar otra lnea de producto, no lo modifique. Seleccione el producto 766BC-A en el campo N y presione INTRO.

2 3 4

Observe que toda la informacin del producto se ha copiado a las lneas desde la ficha de producto. Comprobar tambin que existe un texto adicional para este producto.
6

Introduzca 20 en el campo Cantidad.

El precio de compra de la ficha de producto se muestra en la lnea y se calcula con la cantidad y los descuentos (si los hubiere).

Acaba de crear la oferta de compra.

Compras y pagos

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Convertir una oferta de compra en un pedido de compra Ahora se puede convertir la oferta de compra en un pedido de compra.
1 2

Haga clic en Convertir en pedido. Se muestra un mensaje en el que deber confirmar que desea convertir la oferta en un pedido. Haga clic en S. Tome nota del nmero de pedido que genera el sistema para el pedido creado. Le resultar til a la hora de continuar procesando el pedido. Cierre la ventana Oferta compra.

Para ver el pedido que acaba de crear:


5 6 7

Haga clic en Pedidos en el men Compras y pagos. Presione F5 para ver la lista de pedidos. Seleccione el ltimo pedido de compra de la lista y haga clic en Aceptar. Para comprobar que se trata del pedido correcto, busque el nmero de documento creado por el sistema al convertir la oferta.

ste es el pedido que se acaba de crear a partir de la oferta de compra.

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Recibir un pedido Es posible que no reciba la factura del proveedor al mismo tiempo que recibe las mercancas. Los pedidos de compra funcionan como los pedidos de venta, pero en este caso se reciben mercancas en lugar de enviarlas. Se puede recibir y facturar de forma parcial, al igual que en los pedidos de venta. En este ejemplo, se ha recibido una nota de un empleado del almacn en la que se confirma la recepcin de las mercancas y su registro en las existencias. Para registrar la recepcin del pedido:
1 2

Seleccione el pedido que acaba de crear a partir de la oferta. Introduzca 25/01/01 en los campos Fecha registro y Fecha pedido. Haga clic en Aceptar en el aviso que se muestra al introducir fecha de pedido Haga clic en Registro, Registrar.

Dispone de las siguientes opciones: Recibir: si realiza el registro con esta opcin, se actualiza el pedido para reflejar que se han recibido los productos del proveedor sin la factura. El sistema crea un albarn registrado. Facturar: si realiza el registro con esta opcin, se actualiza el pedido para reflejar que se han facturado los productos. El sistema crea una factura registrada. Slo se pueden facturar pedidos recibidos previamente. El pedido se elimina si se ha facturado completamente. Recibir y facturar: si realiza el registro con esta opcin, el pedido se enva y factura en una sola transaccin. El sistema crea un albarn registrado y una factura registrada. El pedido se elimina si se ha facturado completamente.
4

Puesto que todava no se ha recibido la factura de proveedor, seleccione Recibir y haga clic en Aceptar.

El sistema registrar la recepcin del pedido y crear un albarn registrado. El sistema actualizar los campos Cantidad a recibir y Cantidad recibida de las lneas de pedido para reflejar la recepcin del pedido.

Compras y pagos

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Una vez finalizado el registro, cierre la ventana Pedido compra.

Para ver el albarn registrado:


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Haga clic en Histrico albaranes. Presione F5 para mostrar la lista de albaranes registrados. Desplcese al final de la lista, seleccione el albarn registrado creado anteriormente y haga clic en Aceptar.

Podr ver el albarn que cre en la seccin anterior.

Facturar el pedido de compra Al recibir la factura, podr facturar el pedido en el sistema. Slo se pueden facturar pedidos recibidos o recibidos y facturados a la vez. Para poder registrar la facturacin de un pedido, deber introducir tambin el nmero de factura de proveedor. En el ejemplo, se ha recibido la factura (nmero 301) del pedido a Furniture Industries. Para facturar el pedido en el sistema:
1

Haga clic en Pedidos.

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Presione F5 para abrir la ventana Pedido Lista documentos compra. Seleccione el pedido de Furniture Industries y haga clic en Aceptar. En el campo N factura proveedor, introduzca 301.

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Tenga en cuenta que, en la empresa de demostracin, no podr registrar la factura de los pedidos a menos que introduzca el N factura proveedor. Esto se debe a que el campo N doc. externo obligatorio de la ventana Conf. compras y pagos est activado.
5 6

Haga clic en Registro, Registrar. Seleccione Facturar y haga clic en Aceptar.

El sistema registrar la facturacin del pedido y crear una factura registrada. Si se ha facturado el pedido al completo, el sistema eliminar tambin el pedido.
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Una vez finalizado el registro, cierre la ventana Pedido compra.

Para ver el resultado de la facturacin del pedido:


8

Haga clic en Histrico facturas. Se abre la ventana Histrico facturas compra. Presione F5 para mostrar la lista de facturas registradas. Desplcese al final de la lista, seleccione la ltima factura registrada y haga clic en Aceptar.

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sta es la factura que acaba de crear:

Compras y pagos

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Presione F9 para abrir la ventana Estad. factura compras de la factura registrada.

Contiene la informacin de IVA, de Cantidad y de Importe de la factura.


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Cierre la ventana Estad. factura compras. Cierre la ventana Histrico facturas compra. Oferta y pedido de compra

Exercise 14

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Se ha dado cuenta de que no queda ninguna lmpara AMSTERDAM en existencias y que deber pedir 50 unidades. El nmero de producto es 1928-S. El 25/01/01, contacta con Lyselette Lamper XYZ A/S (el proveedor que ha creado en el ejercicio anterior) para solicitarle una oferta de las lmparas AMSTERDAM. Ofertan un precio de 230,00 DKK por lmpara. Decide aceptar la oferta y pedir el producto. Esa misma tarde, recibe una nota de su departamento de recepcin donde le indican que las lmparas han llegado. Tambin se ha recibido la factura correspondiente (nmero 00021).
1

Cree una oferta para el pedido con la fecha 25/01/01 y, a continuacin, convierta la oferta en un pedido con la misma fecha. Registre la recepcin y la factura del pedido.

En el Apndice D puede encontrar los pasos y la solucin a este ejercicio.

Crear pedidos de compra sin ofertas Tambin se puede crear un pedido sin crear primero una oferta.
1

En el men Compras y pagos haga clic en Pedidos. Aparecer la ventana Pedido compra.

Compras y pagos

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Se introduce la misma informacin que al crear una oferta. El proceso de registro es idntico al de los pedidos creados a partir de ofertas. Exercise 15 Crear y registrar un pedido sin convertir una oferta

El 25/01/01 realiza un pedido al proveedor 30000, Tecnologa de la madera S.A. Pide 10 sillas de invitado BERLIN (producto 1936-S) y 100 botes de pintura negra (producto 70100). El almacn recibe los productos el mismo da y usted recibe la factura del proveedor (nmero 1524). Cree un pedido nuevo y registre la recepcin y la facturacin del pedido. Busque el documento registrado. En el Apndice D puede encontrar los pasos y la solucin a este ejercicio.

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4.3 FACTURAS DE COMPRA


Tambin se pueden crear facturas sin haber creado primero un pedido. Esta situacin puede producirse cuando se ha recibido una factura por servicios para los que no fue necesario realizar un pedido. Haga clic en Facturas en el men Compras y pagos. Se abre la ventana Factura compra.

El proceso de creacin de facturas es similar al de creacin de ofertas y pedidos. Introduzca informacin en la cabecera y en las lneas para completar la factura. Una vez rellenada la factura, puede hacer clic en Registro, Registrar para registrarla. A continuacin, se muestra un ejemplo de factura completada:

Compras y pagos

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El registro de una factura desde la ventana Factura compra siempre crear una factura registrada. Slo crear un albarn registrado y una factura registrada si el campo Albarn en factura de la ventana Conf. compras y pagos est activado. No existen opciones de registro como Recibir, Facturar o Recibir y facturar como hay en pedidos. Esto se debe a que no se puede registrar una factura que no se haya recibido. Si slo desea registrar envos desde la ventana Pedido compra y las facturas desde la ventana Factura compra, debe crear la informacin en las lneas de factura mediante el uso de las funciones Copiar doc. compra o Traer albaranes compra en la factura.

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4.4 EL PROCESO DE REGISTRO DE COMPRAS


El pedido y la factura de compra incluyen varias rutinas de registro utilizadas durante el proceso de registro para registrar la informacin en uno o varios extractos. El objeto de las rutinas de registro es registrar la informacin de un pedido o factura en los movimientos correspondientes por medio del diario adecuado. Para ello, se trasfieren los datos a los diarios y, a continuacin, se registran los diarios con sus propias funciones. Esta operacin puede realizarse gracias a la estructura uniforme de datos del sistema. El diagrama siguiente representa el proceso de registro de compras:

Compras y pagos

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4.5 ABONOS
Esta seccin est dedicada a los abonos y, en concreto, a la recepcin, la comparacin con la factura correspondiente y el registro de abonos. Si utiliza las funciones de facturacin del sistema, le resultar til utilizar tambin abonos de compra. Facilitan la gestin de los pagos.

Recibir abonos Se suelen recibir abonos de compra cuando se devuelven productos a un proveedor, aunque tambin se pueden recibir como compensacin (deduccin de compra). Tambin puede utilizar abonos de compra para corregir facturas de compra incorrectas. Al recibir un abono de compra, introduzca los datos en la ventana Abono compra. Crear un abono El 25/01/01, ha devuelto productos que haba pedido a Tecnologa de la madera S.A. (proveedor 30000) en la factura 108026. Tecnologa de la madera S.A. est de acuerdo en la devolucin de los productos y en el envo de un abono. El nmero de abono del proveedor es CR0001. Tiene que registrar el abono de compra en el sistema.

Para abrir la ventana Abono compra, haga clic en Abonos en el men Compras y pagos. Se abre la ventana Abono compra. Presione F3 e INTRO para crear un abono de compra nuevo.

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La ventana Abono compra sirve para introducir toda la informacin necesaria para la creacin de abonos de compra. Observar que el abono de compra es tambin un documento con las mismas caractersticas que un pedido o factura de compra. La cabecera contiene la informacin del proveedor, que procede de la ficha de proveedor. Las lneas se copian de la informacin de lneas de factura de compra registradas de la transaccin original.
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Haga clic en Acciones, Copiar lneas. Seleccione Tipo documento: Factura regis. En el campo N documento, haga clic en el AssistButton para mostrar Lista hist. facturas compra. Seleccione la factura registrada del proveedor 30000, Tecnologa de la Madera S.A. con el documento nmero 108021. Active el campo Incluir cabecera y desactive el campo Recalcular lneas. Haga clic en Aceptar.

Comprobar que el documento de abono se ha rellenado con toda la informacin de la factura de compra registrada.
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Introduzca AB0001 en el campo N abono proveedor.

Compras y pagos

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Deber introducir el N abono proveedor en la pestaa General para poder registrar el abono. Esto se debe a que el campo N doc. externo obligatorio de la ventana Conf. compras y pagos est activado. ste deber ser el aspecto del abono una vez que haya terminado:

Registrar abonos Una vez introducida toda la informacin en la ventana Abono compra y realizadas las correcciones necesarias, podr registrar el abono. Se recomienda imprimir un test antes de registrar el abono. Para registrar el abono de compra:
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En el abono que desea registrar, haga clic en Registro, Registrar. Haga clic en S para confirmar el registro del abono.

El abono se registra exactamente de la misma manera que una factura, excepto por el hecho de que se enva en lugar de recibirse. Puede ver el documento registrado resultante si hace clic en Compras y pagos, Histrico abonos. Si ha activado el campo Envo dev. en abono en la ventana Conf. compras y pagos, el sistema crea un envo de devolucin registrado y un abono registrado. Para ver el histrico de los envos de devolucin, haga clic en Compras y pagos, Histrico envos devolucin.

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Exercise 16

Crear y registrar abonos

Cuando ya haba registrado la factura 108023 del proveedor 10000, el proveedor localiz un error en la factura que le haba enviado. Desea utilizar un abono para anular la factura en el sistema. El nmero de abono de proveedor es CR23456. Introduzca y registre el abono en el sistema. Busque el documento registrado. En el Apndice D puede encontrar los pasos y la solucin a este ejercicio.

Compras y pagos

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4.6 HERRAMIENTAS DE ENTRADA DE DOCUMENTOS DE COMPRA


El sistema tambin incluye herramientas para reducir el tiempo empleado en introducir nuevos documentos de ventas. En la seccin anterior se le ha presentado el proceso Copiar doc. compra. En esta seccin, se explicar brevemente cmo se puede utilizar el proceso Copiar doc. compra para crear nuevos documentos de compras. Adems, tambin se le mostrar cmo puede configurar cdigos de compras estndar en el sistema. Los cdigos de compras estndar le permiten configurar lneas de compras predeterminadas para los proveedores a los que se realizan habitualmente los mismos pedidos de los mismos productos.

Proceso Copiar doc. compra En la seccin anterior ha utilizado el proceso Copiar doc. compra para crear un abono para devolver una transaccin existente al mismo proveedor. En este caso, ha copiado la cabecera de la factura, pero no ha recalculado las lneas. Puede utilizar el proceso Copiar doc. compra tambin para crear nuevos documentos del mismo tipo de documento que est copiando. Los valores de los campos Incluir cabecera y Recalcular lneas dependen del documento que est copiando y los valores que haya introducido en el documento al que est copiando. Por ejemplo, si realiza compras idnticas a dos proveedores diferentes en distintas fechas, podra crear la factura para el primer proveedor. A continuacin, podra crear la segunda factura e introducir los proveedores y fechas distintas en la cabecera del documento. Despus utilice el proceso Copiar doc. compra para copiar la primera factura. No obstante, en este caso, tendra que desactivar el campo Incluir cabecera y activar el campo Recalcular lneas. Esto garantiza que en la nueva factura se muestran los distintos proveedores y fechas que se introdujeron en la cabecera y que no se copian de la primera factura. A continuacin, se recalcular las informacin de la lnea de compras basndose en la distinta informacin de proveedor y fechas introducida en la cabecera de la nueva factura. Con el proceso Copiar doc. compra, se ahorra tiempo al introducir la segunda factura.

Cdigos de compras estndar Si tiene un proveedor al que habitualmente pide los mismos productos o varios proveedores a los que realiza pedidos idnticos, es posible que

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desee configurar un cdigo de compras estndar para identificar esos pedidos. Las facturas de gastos administrativos habituales como electricidad, telfono, limpieza, alquiler y mantenimiento son buenos ejemplos de pedidos de compra estndar. El proceso para utilizar cdigos de compras estndar es el mismo que el de cdigos de ventas estndar.

Configurar los cdigos de compras estndar


1

En el men Compras y pagos, haga clic en Configuracin, Cdigos compras estndar. En la ventana Cdigos compras estndar, introduzca el Cdigo y la Descripcin para la compra estndar. En la ventana Cdigos compras estndar haga clic en Compra, Ficha. Introduzca la informacin de la lnea de compras estndar en la ventana Ficha cdigo estndar compras.

Asignar el cdigo de compras estndar a un proveedor Para asignar el cdigo de compras estndar a los proveedores correspondientes haga clic en Compra, Cd. estnd. comp. prov. en la Ficha proveedor y seleccione los cdigos correspondientes para ese proveedor.

Crear el documento de compra estndar Cree un documento de compra y haga clic en Acceso, Traer cd. estnd. comp. prov. para seleccionar el cdigo de compra de proveedor estndar e insertar las lneas de compra estndar en el documento.

Compras y pagos

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4.7 DIARIOS DE PAGOS Y EMISIN DE CHEQUES


Esta seccin est dedicada a los diarios de pagos y, en concreto, al pago de facturas de compra, la seleccin automtica de facturas para su pago y los descuentos por pronto pago. Tambin se ha incluido la emisin de cheques.

Pagar facturas de compra Una vez creadas las facturas de compra, ser necesario pagarlas. Puede utilizar el diario de pagos para extender cheques a los proveedores. El diario de pagos funciona de forma idntica al diario de cobros de Ventas y cobros. Se seleccionan proveedores y se buscan las facturas que se van a liquidar con los pagos. Pagar facturas de compra Tiene varias facturas de compra pendientes de Suministros Generales S.A. (proveedor 10000) que han vencido. El 25/01/01, decide pagar las facturas que vencieron el 19/01/01 y 20/01/01 (documento 5578 y 5672) mediante la cuenta del banco BO-INV. Tiene que registrar el pago y la deduccin relacionada en el saldo pendiente del proveedor en el sistema.

Haga clic en Diarios de pagos en Compras y pagos.

Se abre la ventana Diario pagos. Puede introducir el pago de una factura en el diario de pagos al igual que en el diario general. La nica diferencia radica en que el diario de pagos posee funciones adicionales para la seleccin automtica de facturas.

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El siguiente ejemplo muestra cmo introducir pagos en diarios de pagos y liquidar movimientos pendientes de proveedor con los pagos.
1

Despus de abrir la ventana Diario pagos, seleccione GENERAL en el campo Nombre seccin. Introduzca la siguiente informacin para la diario: Fecha registro Tipo documento Tipo mov. N cuenta 25/01/01 Pago Proveedor 10000

Deje en blanco el campo Importe, as el sistema sugerir el importe que se debe pagar al proveedor. Presione MAYS+F9 para abrir la ventana Movs. pendientes proveedor. Seleccione el movimiento del documento 5578 y presione F9 para liquidar el pago del movimiento de la factura pendiente. Compruebe que el campo Liq. por id. se rellena con el N documento del diario. Los campos Importe liquidado y Saldo en la parte inferior de la ventana se actualizan basndose en los importes del documento 5578. Seleccione el movimiento del documento 5672 y presione F9 para liquidar el pago del movimiento de la factura pendiente. Compruebe que el campo Liq. por id. se rellena con el N documento del diario. Los campos Importe liquidado y Saldo en la parte inferior de la ventana se actualizan basndose en la suma de los importes del documento 5578 y 5672.

Compras y pagos

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Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana. Se transfiere el importe total de las dos facturas (7.009.643,82) a la lnea de diario. Seleccione Banco en el campo Tipo contrapartida. Haga clic en el AssistButton del campo Cta. contrapartida, seleccione BO-INV y haga clic en Aceptar.

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Haga clic en Registro, Registrar para registrar el diario.

Ahora se ha registrado y liquidado el pago de las dos facturas pendientes. Tambin ha disminuido el saldo pendiente al proveedor. Si observa los movimientos del proveedor 10000, ver que, los movimientos de los documentos 5578 y 5672 ya no tienen activado el campo Pendiente. El movimiento de pago que acaba de registrar tampoco tiene activado el campo Pendiente. Esto demuestra que los movimientos se han liquidado y cerrado por completo.

Seleccionar automticamente facturas para su pago Puede dejar que el sistema se ocupe de la tarea con la funcin de seleccin automtica de facturas para su pago. Compruebe cmo funciona: Proponer pagos a proveedores Desea pagar a sus proveedores semanalmente, para ello hace que el sistema proponga las facturas pendientes que se tienen que pagar. Los pagos se realizarn desde la cuenta del banco BO-INV. El 25/01/01, tiene que crear los pagos a proveedores vencidos en la semana que termina el

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31/01/01.

En la ventana Diario pagos, haga clic en Pagos, Proponer pagos a proveedores.

Este proceso lleva a cabo el procesamiento de movimientos de proveedor para facturas no pagadas, documentos de inters, abonos y pagos y se basa en ellos para crear propuestas de pagos como lneas en un diario de pagos. Una vez finalizado el proceso, puede modificar los movimientos de pago propuestos en el diario de pagos y aadir lneas al diario con movimientos de contrapartida para los pagos. El proceso rellena los campos Liq. por tipo documento y N de las lneas, de modo que, al registrar el diario de pagos, los movimientos de proveedor pagados se liquidan de forma automtica. Tenga en cuenta que antes de realizar el registro puede comprobar el efecto de registrar los cheques en los saldos de las cuentas de efectivo antes de imprimir los cheques; para ello, haga clic en Registro, Control. Deber especificar una lt. fecha pago para el proceso. Puede definir filtros para controlar las caractersticas de los pagos que se deben seleccionar. Tambin puede ejecutar el proceso de forma que incluya tambin los pagos para los que se puede obtener un descuento. En el proceso, slo se incluyen movimientos de proveedor no marcados como En espera. A continuacin, se introducir la informacin de filtros necesaria y se procesarn los pagos.

Compras y pagos

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Deseamos procesar todos los proveedores, para ello deje en blanco los campos de la pestaa Proveedor. Haga clic en la pestaa Opciones. En la pestaa Opciones, introduzca 31/01/01 en Ult. fecha pago. Introduzca CHQ001 en el campo N documento inicial. Seleccione Banco en el campo Tipo contrapartida, BO-INV en el campo Cta. contrapartida y deje en blanco en el campo Tipo pago por banco.

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Haga clic en Aceptar.

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Puede ver el resultado en la ventana Diario pagos:

El sistema ha propuesto los pagos a proveedores necesarios y los ha relacionado con los correspondientes movimientos de proveedores pendientes. Puede insertar y eliminar lneas en el diario si no desea pagar algunas de las facturas propuestas por el sistema. En este ejemplo, no se registrarn los pagos porque, al tratarse de pagos con cheque, requieren que se imprima el cheque para poder registrarlos.
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Seleccione todas las lneas y presione F4 para eliminar todos los pagos propuestos.

Descuentos por pronto pago Tal y como se explic anteriormente, puede configurarse el proceso Proponer pagos a proveedores para que, por ejemplo, proponga pagos que estn a punto de vencer o pagos en los que se incluya un descuento. Antes de poder utilizar la funcionalidad de descuento por pronto pago del sistema, deber configurar los trminos de pago y las cuentas de descuento por pronto pago de los clientes y proveedores. Los trminos se configuran en la ventana Trminos pago. Las cuentas se configuran en: las cuentas de descuento por pronto pago en la ventana Configuracin contabilidad

O bien en las cuentas de descuento por pronto pago en las ventanas Grupo contable cliente y Grupo contable proveedor.

Compras y pagos

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Slo se puede dejar que el sistema busque automticamente los descuentos por pronto pago cuando se hayan utilizado trminos de pago con un porcentaje de descuento y fechas de vencimiento de descuento en los documentos. En este caso, el sistema calcular automticamente un posible importe de descuento vinculado al registro de la factura. Para comprobar si se han calculado descuentos por pronto pago para un movimiento concreto, utilice la ventana Movs. proveedor detallados. Esta ventana contiene un resumen de todos los movimientos y ajustes registrados de un movimiento concreto. De este modo, podr ver el porqu de la creacin de un movimiento en una cuenta determinada, no slo en relacin a los descuentos sino tambin al redondeo y ajustes de cambio de divisa. Los movimientos detallados de cliente y de proveedor se tratan de forma ms detallada en el material de formacin de Gestin financiera.

Emitir cheques Puede obtener una vista preliminar de determinados cheques o imprimir cheques para el proceso. Una vez seleccionados los movimientos de proveedor propuestos que desea pagar, podr iniciar la emisin de cheques. Nota Si selecciona Cheque automticos en el campo Tipo pago por banco, el sistema no le permitir registrar los diarios de pagos hasta que haya imprimido los cheques.

Imprimir cheques Antes de que pueda registrar los pagos por cheque, debe imprimir los cheques. Imprimir cheques El 25/01/01, tiene que crear los pagos para Suministros Generales S.A. (proveedor 10000) y Gestin Inmobiliaria S.A. (proveedor 20000) que vencen la semana que termina el 31/01/01. Los pagos se harn mediante un solo cheque automtico para cada proveedor desde la cuenta de banco BO-INV. Debe crear los pagos por cheque y registrarlos en el sistema.

En la ventana Diario pagos, seleccione el nombre de seccin BANCO. Esto se debe a que esta seccin no tiene Nos. serie.

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Nota de apoyo: Al crear diarios de pagos de cheques manuales, se recomienda configurar una seccin de diario que no contenga ningn nmero de serie predefinido. Esto se debe a que se recomienda utilizar el nmero de cheque como campo N documento en el diario de pagos o cheques manuales. Si utiliza cheques automticos, no deber utilizar ningn nmero de serie predefinido en la seccin de diario. Esto se debe a que los nmeros predefinidos se sobrescribirn con los nmeros de cheque automtico al imprimir los cheques automticos. De este modo, ser imposible registrar el diario.
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Vuelva a ejecutar el proceso Proponer pagos a proveedores, pero esta vez introduzca 10000..20000 en el campo N de la pestaa Proveedor. Introduzca CHQ001 en el campo N documento inicial de la pestaa Opciones. Haga clic en Aceptar para hacer que el sistema proponga los pagos. La ventana Diario pagos deber mostrar los siguientes resultados:

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Los movimientos de proveedores pendientes de pago se han propuesto y liquidado. Ahora ya puede imprimir los cheques.
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Haga clic en Pagos, Imprimir cheque en la ventana Diario pagos. Se muestra el informe Cheque. Ya que desea pagar todos los movimientos pendientes, no modifique

Compras y pagos

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la pestaa Ln. diario general y haga clic en la pestaa Opciones.


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Seleccione la cuenta del banco BO-INV en el campo Banco.

Tiene que prepararse para imprimir los cheques en la ficha Banco. Preprese para introducir el primer nmero que desea utilizar en el campo Ult. n cheque en la pestaa Registro de la ficha Banco. Una vez realizada esta operacin, se propondr el siguiente nmero de cheque al seleccionar la cuenta del banco en el campo Banco del informe Cheque.
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Active el campo Un cheque por proveedor y n documento si desea imprimir un cheque por nmero de documento. Si deja este campo en blanco, el sistema imprimir un cheque por lnea de pago. En nuestro ejemplo deseamos imprimir un cheque por proveedor, por lo que debe activarse el campo Un cheque por proveedor y n documento.

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Haga clic en Imprimir. Active el campo Imprimir a un archivo. Haga clic en Aceptar. Asigne al archivo el nombre c:/test.prn. Haga clic en Aceptar. Los cheques se imprimirn en un archivo.

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En la ventana Diario pagos, podr comprobar que el sistema ha eliminado las cuentas de contrapartida de las lneas de pagos propuestos y creado lneas de diario de contrapartida. Se ha rellenado el campo N documento con el nmero de cheque. Ahora podr registrar los diarios de pagos correspondientes a los cheques.

Registrar cheques
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En la ventana Diario pagos, haga clic en Registro, Registrar. Haga clic en S para registrar las lneas de diario. Haga clic en Aceptar para finalizar el proceso.

Pagar facturas y aceptar abonos Tambin se pueden deducir los abonos de las facturas al calcular el importe propuesto para un cheque. Para ello, active el campo Una lnea por proveedor en el proceso Proponer pagos a proveedores. Esta operacin se explicar en mayor detalle en el material de formacin de Gestin financiera. Exercise 17 Procesar el pago de una factura

El 25/01/01, desea proponer y pagar todas las facturas pendientes el 31/01/01 del proveedor 30000, Tecnologas de la madera S.A., con un solo cheque. Utilice el banco BO-INV como cuenta de contrapartida y seleccione Cheque automtico como Tipo pago por banco.

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Deje que el sistema proponga las facturas y, a continuacin, imprima el cheque en un archivo y registre el diario. En el Apndice D puede encontrar los pasos y la solucin a este ejercicio.

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4.8 PREGUNTAS DE REVISIN


Ahora ha obtenido las nociones bsicas acerca del rea de la aplicacin Compras y pagos de Microsoft Business SolutionsNavision. A continuacin le presentamos algunas preguntas para ayudarle a revisar esta materia. No se proporcionan las respuestas. Se trata de una ayuda al estudio.
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Cmo se convierte una oferta en pedido? Se puede crear un pedido sin crear primero una oferta? Se puede crear una factura sin crear primero un pedido? Cules son las tres opciones de registro para recibir un pedido? Bajo qu circunstancias se utiliza cada una de ellas? Al registrar un pedido de compra y al facturar, qu nmero de documento adicional debe introducirse en la cabecera de compra y qu opcin de configuracin lo requiere? Para qu se utiliza el diario de pagos? Qu movimientos de proveedores se incluyen en el proceso Proponer pagos a proveedores? El proceso Proponer pagos a proveedores puede incluir una factura para la cual sean posibles descuentos por pronto pago? Qu debe configurarse para que pueda ocurrir esto? Qu debe hacer si no desea pagar todas las facturas que ha sugerido el sistema? Si utiliza cheques automticos, puede registrarlos en los diarios de pagos sin haber imprimido los cheques?

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Existencias

El rea de existencias del sistema es muy amplia y, por lo tanto, se trata en mayor detalle en el material de formacin de Comercial, Valoracin de existencias, Gestin de existencias y Fabricacin. En este material de formacin se incluyen los siguientes temas: 5.1 Configuracin bsica de existencias 5.2 La ficha de producto 5.3 Lista de materiales 5.4 Variantes de producto y unidades de almacenamiento (UA) 5,5 Preguntas de revisin

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5.1 CONFIGURACIN BSICA DE EXISTENCIAS


El rea de existencias del sistema es muy amplia y, por lo tanto, se trata en mayor detalle en el material de formacin de Comercial, Gestin de existencias y Fabricacin. En este material de formacin se incluye una breve descripcin de los productos y la configuracin de existencias.
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En el men principal, haga clic en Existencias, Configuracin, Configuracin existencias.

Se abre la ventana Config. existencias:

Pestaa General Variacin existencias automt.: si est activado este campo, el sistema utilizar la funcin de variacin de existencias automtica. Si utiliza esta funcin al registrar productos en una cuenta de productos, el sistema realizar el registro automticamente en la cuenta de existencias, la cuenta de ajustes y la cuenta de variacin de existencias de la contabilidad. Aunque utilice esta funcin, necesitar ejecutar de todos modos los procesos Valorar stock movs. producto y Registrar variacin existencias de forma peridica. Si utiliza nicamente la variacin de existencias automtica, la cuenta de existencias no ser correcta en los casos en los que desconozca el coste de los productos en el momento de la venta. Por ejemplo, cuando se vende antes de comprar.

Existencias

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Regis. cte. previsto en contab.: si activa este campo, puede registrar un clculo aproximado del coste de los productos recibidos pero todava no facturados en el sistema. Esta situacin se produce cuando un proveedor ha enviado los productos solicitados y se han vendido al cliente, pero todava no se ha recibido la factura de los productos del proveedor. Tipo clculo cte. medio: este campo contiene informacin acerca del mtodo que utiliza el sistema para calcular el coste medio. Prod.: si se ha seleccionado esta opcin, el sistema calcula un coste medio por producto en la empresa. Prod. y almac. y variante: si se ha seleccionado esta opcin, el sistema calcula un coste medio por producto para cada almacn y variante del producto en la empresa. De este modo, el coste medio del producto depende del almacn y variante (por ejemplo, el color) del producto seleccionada.

Nota Deber prestar atencin a la hora de seleccionar el mtodo de coste medio durante la instalacin, porque si modifica el contenido de este campo, todos los movimientos de productos con la variacin de existencias Medio tendrn que volver a ajustarse. Este proceso podra llevar varias horas si la base de datos es grande. Copia coment. ped. a alb. venta y Copia coment. ped. a alb. compra: estos campos se utilizan para especificar si los comentarios introducidos en pedidos se copiarn en el envo registrado y en los documentos de recepcin. Tiempo manip. alm. salida y Tiempo manip. alm. entrada: en estos campos puede introducir frmulas de fecha para los tiempos de manipulacin de almacn de entrada y salida en su empresa.

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Pestaa Almacn

Almacn obligatorio: en este campo, puede especificar si los productos necesitan tener un cdigo de almacn para poder registrarlos.

Pestaa Numeracin

En esta pestaa, puede introducir el cdigo del nmero de serie que se utilizar para asignar nmeros a productos, productos sin stock, transferencias, envos, recepciones y ubicaciones y picking de inventario.

Configuracin de contabilidad de existencias En esta ventana, puede configurar combinaciones de grupos contables de existencias y almacenes y vincular las combinaciones a cuentas contables. De este modo, se permite el registro en varias cuentas para almacenes distintos.
1

En primer lugar, deber configurar los grupos contables de

Existencias

5-5

existencias. Estos grupos contables se componen de dos campos: Cdigo y Descripcin.


2

A continuacin, podr asignar las cuentas contables correspondientes a los grupos contables de existencias y almacenes en la ventana Config. contab. existencias. Haga clic en Configuracin, Registro inventario, Conf. regis. inventario.

En este curso, slo se explicarn los campos Cta. existencias y Cuenta inventario (Provisional). Los otros campos estn relacionados con la fabricacin y se tratan en el material de formacin de Fabricacin. Cta. existencias: este campo contiene el nmero de cuenta en la que se realizar el registro para la combinacin de grupo contable de existencias y almacn. Al registrar una transaccin de productos, el importe debe registrarse en la contabilidad. Para ello: Active el campo Variacin existencias automt. de la ventana Config. existencias.

O bien Utilice los procesos Valorar stock movs. producto y Registrar variacin existencias para calcular y registrar las transacciones de existencias.

Independientemente del mtodo de registro, ambas opciones realizarn el registro en la cuenta especificada en el campo Cta. existencias de la ventana Config. contab. existencias. Cuenta inventario (Provisional): este campo contiene el nmero de

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cuentas contables en las que se desea que el sistema registre las transacciones con el coste esperado de los productos en la configuracin de registro. La cuenta provisional se hace cuadrar con la cuenta del campo Cta. existencias al registrar la factura.

Configuracin de productos sin stock Como distribuidor, puede vender mercancas por catlogo. Por esta razn, puede no resultar til guardar todo el contenido del catlogo como productos. En este caso, puede utilizar productos sin stock. Si vende estos productos, se copian en un producto. La ventana Conf. prod. sin stock contiene informacin acerca del formato del nmero de producto que crea automticamente el sistema al introducir un producto sin stock por primera vez en un pedido de compra.

Para poder utilizar productos sin stock, deber rellenar los campos N formato y N separador formato. El campo N formato contiene tres opciones: N prod.: al crear la ficha de producto para el producto, se utiliza el cdigo de producto de proveedor de la ficha de producto sin stock como nmero de producto. N fabr. + prod.: se utiliza como nmero de producto el cdigo del fabricante seguido del cdigo de producto de proveedor. N prod. + fabr.: se utiliza como nmero de producto el cdigo de producto de proveedor seguido del cdigo del fabricante.

El campo N separador formato contiene el carcter que sirve de separador entre los elementos del formato del nmero del producto sin

Existencias

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stock cuando se elige en el campo N formato un formato con nmero y cdigo. Para introducir informacin acerca de productos sin stock, haga clic en Productos sin stock el men Existencias.

Para obtener ms informacin acerca de Productos sin stock, consulte el material de formacin de Comercial y Gestin de existencias.

Cdigos de seguimiento de producto El sistema puede realizar el seguimiento de movimientos de productos. Deber configurar cdigos de seguimiento de producto para introducirlos en la ficha de producto.

En la ventana Cds. seguim. prod., puede especificar varios cdigos de seguimiento de producto para mtodos de seguimiento diferentes. Haga clic en Cd. seguim prod, Ficha para introducir la informacin de cada cdigo.

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Seguimiento de nmero de lote y serie Si desea utilizar la valoracin de existencias Especial para los productos, deber introducir un cdigo de seguimiento de producto con seguimiento de nmero de serie o de lote. En el caso del seguimiento de nmeros de serie, slo necesita introducir un cdigo de seguimiento de producto con el campo Seguim. NS especf. activado en Ficha cd. seguim. prod. Tambin puede seleccionar el seguimiento de nmero de lote en la pestaa N lote. Nota Una vez activados los campos Seguim. NS especf. o Seguim. lote especf., no podr desactivarlos. El material de formacin de Gestin de existencias contiene ms informacin acerca del seguimiento de productos. La pestaa N lote se trata en mayor detalle en el material de formacin de Fabricacin. La pestaa Varios se trata en mayor detalle en el material de formacin de CRM - Servicios.

Unidades de medida Las unidades de medida se utilizan en la compra, almacenamiento y venta de los productos. En la ventana Unidades medida, puede introducir cdigos y descripciones de las unidades de medida vinculadas y utilizadas con los distintos productos de las existencias.

Existencias

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Si necesita tener los cdigos y las descripciones de unidades de medida traducidos a varios idiomas, puede hacer clic en Unidad, Traducciones en la ventana Unidades medida para introducirlos. Cada producto tiene una unidad de medida base correspondiente a la cantidad 1 del producto. No obstante, se pueden configurar varias unidades de medida para el mismo producto; por ejemplo, aunque la unidad de medida base sea 1, se suele vender una caja de 200 unidades. Para configurar varias unidades de medida para un producto, haga clic en Producto, Unidades medida en la Ficha producto.

Categoras de productos

La ventana Categoras producto contiene informacin acerca de los valores predeterminados de grupos contables, valoracin de existencias y grupos de impuestos. Las categoras de productos ayudan a disminuir la introduccin de informacin necesaria para crear productos nuevos. Tan slo tiene que asignar una categora de productos a una ficha de producto. Al mismo tiempo, el sistema copia automticamente los campos Grupo regis. prod. genrico, Grupo regis. invent. genrico, Grupo reg. IVA

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prod. genr., Cd. grupo impuesto gen. y Mtodo coste genr. a los campos correspondientes de la ficha de producto. Nota Cuando el sistema crea automticamente una ficha de producto para un producto sin stock, la primera vez que se introduce el producto sin stock en una lnea de venta, se copia el contenido del campo Categora producto de la ficha de producto sin stock en la ficha de producto.

Grupos de productos En las categoras de productos, puede configurar informacin acerca de los grupos de productos. Una vez asignado un producto a una categora de producto (por ejemplo, muebles), puede asignarlo a un grupo de productos dentro de la categora de producto (por ejemplo, sillas, mesas o sofs). El cdigo de grupo de producto se introduce en la ficha de producto o en la ficha de producto sin stock.

Almacenes y rutas de transferencia La ventana Lista de almacenes sirve para registrar informacin acerca de los almacenes (por ejemplo, almacenes y centros de distribucin). Puede realizar un seguimiento de los productos en distintos almacenes gracias a la ventana Lista de almacenes. Cada almacn posee un nombre y un cdigo que lo representa. En la tabla, puede asignar un cdigo a un nombre de almacn. A continuacin, puede introducir el cdigo en todos los campos de cdigo de almacn del sistema, como por ejemplo, en las lneas de documento de venta o de compra. De este modo, se registrarn las transacciones del almacn al realizar el registro.

Existencias

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Deber configurar una Ficha almacn y un Cdigo de almacn para cada almacn o centro de distribucin. Al registrar aumentos o disminuciones de las existencias, se introduce el cdigo del almacn correspondiente. De este modo, siempre podr conocer el almacn en el que quedan existencias de un producto determinado.

En la pestaa General puede introducir el nombre y la direccin del almacn. La pestaa Comunicacin contiene informacin del telfono, fax, correo electrnico y pgina de Internet del almacn. El campo Utiliz. como trnsito y la pestaa Almacn se tratarn en el material de formacin de Comercial y Gestin de existencias. Los almacenes pueden utilizarse en documentos, unidades de almacenamiento, clientes y proveedores como almacenes o combinados con un centro de responsabilidad. Podr obtener ms informacin acerca de almacenes en el material de formacin de Comercial y Gestin de existencias.

Mtodos de redondeo En la tabla Mtodos redondeo, puede configurar las reglas de redondeo que utilizar el sistema al ajustar precios. Cuando se ejecuta el proceso Modificar precios de productos, Sugerir precio producto en hoja. o Sugerir precio venta en hoja, el sistema redondea los precios de producto. Estos procesos se describen en la seccin Precios y descuentos de ventas del material de formacin de Gestin financiera.

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Importe mnimo: aqu puede introducir el importe mnimo que desea que redondee el sistema. Por ejemplo, si desea que el sistema redondee solamente los importes superiores a 100,00, introduzca 100. Sumar antes: aqu puede introducir un importe para que el sistema lo sume antes de llevar a cabo el redondeo. Tipo: aqu puede indicar al sistema el mtodo de redondeo: Tiene las siguientes opciones: Ms cercano: redondea por exceso si el dgito es >= 5. De lo contrario, redondea por defecto. Superior: siempre se redondean los importes por exceso. Inferior: siempre se redondean los importes por defecto.

Precisin: aqu puede introducir el tamao del intervalo entre importes redondeados. Este campo se combina con el campo Tipo. Por ejemplo, puede especificar que desea que el sistema redondee al 0,25 ms cercano en DL. Sumar despus: aqu puede introducir un importe para que el sistema lo sume despus de llevar a cabo el redondeo.

Grupos de descuento de producto La ventana Grupos dto. producto sirve para configurar grupos de descuento de producto. A continuacin, puede combinar el grupo de descuento de producto con clientes o grupos de descuento de cliente en la ventana Descuentos lnea ventas. Las tarifas y los descuentos se tratan en mayor detalle en el captulo

Existencias

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Precios y descuentos de ventas del material de formacin de Comercial.

Mtodos de solicitud En esta tabla, puede especificar el mtodo de solicitud. El sistema utiliza el mtodo para determinar las necesidades de material cuando calcula la necesidad programada de la hoja de planificacin. Para obtener ms informacin, consulte el material de formacin de Comercial y Gestin de existencias. Exercise 18 Configuracin de contabilidad de existencias con almacenes

Ha abierto un nuevo almacn en Austria en la direccin 50 Vienna Street, AT-1230 Wien que slo se utiliza para el almacenamiento de productos terminados. Para ver el valor de las existencias de este almacn, deber configurar un nuevo almacn AUSTRIA y combinarlo con el Cd. grupo contable exist. TERMINADO en la ventana Config. contab. existencias. Los saldos de existencias del almacn Austria deben registrarse en cuentas de existencias independientes. 3000005 Productos terminados (AT) 3000006 Productos terminados (AT/Prov) Deber comprobar que est vaco el campo Entrada directa, puesto que en estas cuentas el registro slo se puede realizar de forma automtica. Complete la configuracin necesaria para registrar el valor de las existencias del almacn austriaco en la contabilidad. En el Apndice D puede encontrar los pasos y la solucin a este ejercicio.

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5.2 LA FICHA DE PRODUCTO


En el men Existencias, haga clic en Productos. Se abre una ficha de producto.

Ya debera estar familiarizado con la ficha de producto, puesto que hemos utilizado productos anteriormente en los captulos Ventas y cobros y Compras y pagos. Se describen brevemente algunos de los campos de la ficha de producto, pero deber consultar la ayuda en lnea de la ficha de producto si desea obtener ms informacin acerca de campos concretos.

Pestaa General La pestaa General contiene informacin descriptiva del producto e informacin sobre la unidad de medida base y si el producto es una lista de materiales o se ha creado desde un producto sin stock. La pestaa General tambin muestra la cantidad del producto pedido y en stock.

Existencias

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Pestaa Facturacin

esta pestaa contiene la informacin relacionada con la facturacin de transacciones que afectan al producto como el precio e informacin de coste del producto. El coste unitario depende de la valoracin de existencias seleccionada en el campo Valoracin existencias. La pestaa Facturacin tambin contiene el mtodo de Clculo precio/bf bruto para la venta del producto y la Unidad medida venta. La informacin de descuentos y los grupos contables y de categora del producto tambin se introducen en esta pestaa. El campo Unidades facturadas ofrece un resumen de todas las transacciones facturadas del producto.

Valoracin de existencias Haga clic en el campo Valoracin existencias de la pestaa Facturacin y presione F6. El sistema incluye cinco valoraciones de existencias: FIFO: First In, First Out (primero en entrar, primero en salir) LIFO: Last In, First Out (ltimo en entrar, primero en salir) Especial: coste especfico de un producto; debe utilizar un nmero de serie. Medio: basa el coste del producto en todas las compras y ajustes positivos asociados al producto. Estndar: el coste unitario lo define el usuario. Si el coste unitario de una transaccin difiere del coste estndar, se produce una desviacin de coste.

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El material de formacin de Gestin de existencias contiene informacin bsica acerca de la valoracin de existencias del sistema. No obstante, deber consultar el material de formacin de Fabricacin si desea obtener informacin detallada acerca de la valoracin de existencias.

Pestaas Pedidos, Fabricacin, Internacional, Informes, Seguim. prod., Portal de negocio Para obtener informacin acerca del uso de estas pestaas, consulte el siguiente material de formacin. Reposicin, Planificacin, Seguim. prod., Almacn: Comercial, gestin de existencias y Fabricacin. Internacional: Gestin de existencias. Portal de negocio: Portal de negocio. Exercise 19 Crear un producto

Ha decidido vender equipos estreo a los clientes con un margen de beneficio del 20% sobre el coste. El producto tiene las caractersticas siguientes: Nombre Unidad medida base Valoracin existencias FIFO Clculo precio/bf bruto % Bf bruto Grupo contable producto Grupo registro IVA prod. Grupo contable existencias Superequipo estreo UD. Precio=Coste+Beneficio 20 MERCADERIA IVA16 MERCADERIA

Se permite incluir el producto en los clculos de descuentos en factura y deber tener el Grupo dto. producto MERCADERIA. Rellene una ficha de producto para este nuevo producto. En el Apndice D puede encontrar los pasos y la solucin a este ejercicio.

Existencias

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5.3 LISTA DE MATERIALES


Listas de materiales La lista de materiales o L.M. es un producto compuesto de otros productos, materiales o recursos. Los productos pueden constituir listas de materiales por s mismos. No obstante, se recomienda configurar la estructura de la forma ms sencilla posible. Una vez creada la lista de materiales, deber producirlo para poder venderlo. Por lo tanto, es importante ofrecer un nmero suficiente de productos disponibles para que los componentes de las existencias formen una lista de materiales. Para obtener ms informacin acerca de la produccin de listas de materiales, consulte el material de formacin de Fabricacin.

Crear una nueva lista de materiales Vamos a examinar una lista de materiales existente de los datos de demostracin.
1

Abra la ficha de producto 766BC-C. Puede ver que se trata de una lista de materiales porque tiene activado el campo Lista de materiales.

Haga clic en Producto, Lista montaje, Lista de materiales para abrir la ventana Lista de materiales de este producto.

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Cada lnea de la ventana representa un componente de la lista de materiales relacionada con la ficha de producto desde la que ha abierto esta ventana. Una lista de materiales puede tener muchos componentes, que pueden ser recursos o productos. Puede comprobar que esta lista de materiales incluye otros productos que, a su vez, son listas de materiales, por ejemplo, el producto 1952-W. No obstante, se recomienda que configure una estructura lo ms sencilla posible. Para cada componente, especifique el nmero de producto o el nmero de recurso correspondiente, la Descripcin y la Cantidad del componente, y la Unidad medida utilizada para montar la lista de materiales.
3

Cierre la ventana Lista de materiales y la Ficha producto del producto 766BC-C.

Crear una lista de materiales Ha creado una bicicleta de montaa nueva de componentes existentes y prev vender la bicicleta a 1.899,00 cada unidad. El producto ser un producto MERCADERA con el IVA 16% y se registrar en la cuentas de existencias MERCADERA. Debe registrar la nueva bicicleta como un producto nuevo y configurar la lista de montaje de los componentes utilizados en la bicicleta.

Ejemplo Para introducir la nueva lista de materiales:


1 2

En el men Existencias, haga clic en Productos. Presione F3 e INTRO para crear un producto nuevo.

Existencias

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3 4

Introduzca la Descripcin: Bicicleta de montaa. Seleccione UD. como Unidad medida base.

5 6 7

La Valoracin existencias es Estndar. El Precio venta es 1899. El Grupo contable producto es MERCADERIA, el Grupo registro IVA prod. IVA16 y el Grupo contable existencias MERCADERIA.

Haga clic en Producto, Lista montaje, Lista de materiales para introducir los siguientes componentes.
Tipo y N Descripcin Cantidad Unidad de medida

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Tipo y N

Descripcin

Cantidad

Unidad de medida

Producto 1100 Producto 1200 Producto 1700 Producto 1800 Producto 1850 Producto 1900

Rueda delantera Rueda trasera Freno Manillar Silln Cuadro

1 1 2 1 1 1

UD. UD. UD. UD. UD. UD.

Cuando cierre la ventana, el sistema activar automticamente el campo Lista de materiales de la ficha de producto. Puede introducir una lista de materiales para un producto nuevo o existente. Puede seleccionar cualquier valoracin de existencias para la lista de materiales porque el valor del mismo lo determinar la valoracin de existencias de sus componentes.

Desplegar listas de materiales Si introduce una lista de materiales como un componente de otra lista de materiales en la ventana Lista de materiales, puede elegir si desea mostrar la lista de materiales como una sola lnea o desplegar la lista de materiales en sus componentes. Si desea mostrar los componentes de la lista de materiales, introduzca el Tipo y el N, Cantidad y Unidad de medida de la lista de materiales en la ventana Lista de materiales y, a continuacin, haga clic en el botn Desplegar L.M. Esto reemplazar la

Existencias

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lnea del componente de lista de materiales nica que ha introducido con varias lneas que muestran los componentes individuales de la lista de materiales.

Ejemplo
1

Abra la ventana Lista de materiales del nuevo producto "Bicicleta de montaa". Desea agregar un equipo informtico para formacin a los componentes. Seleccione este componente en la lista de productos. Se trata del producto 8904-W, "Ordenador paquete bsico", y la Cantidad es 1.

Una vez seleccionado el producto, site el cursor en la lnea correspondiente y haga clic en el botn Desplegar L.M. El sistema mostrar nicamente los componentes de la lista de materiales.

No se utilizarn estas lneas de componentes, por tanto elimine las lneas de componentes de la lista de materiales en la ventana Lista

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de materiales que ha creado al desplegar el producto 8904-W. Los nmeros de producto sern 80001..80211.

Fabricar una lista de materiales Cuando desee fabricar una lista de materiales, debe introducirla y registrarla desde un diario de lista de materiales. El sistema crea automticamente una salida de inventario de los productos que se incluyen en la lista de materiales y una entrada de la lista de materiales. Si la lista de materiales contiene varios niveles, deber producir primero los "productos intermedios" para poder producir la lista de materiales final. La produccin se lleva a cabo de la siguiente forma:
1 2

Fabrique los componentes de la lista de materiales intermedios. Introduzca la lista de materiales con la cantidad requerida y el almacn. El sistema registrar la cantidad requerida de componentes cuando registre el diario de lista de materiales. El sistema generar un error si no hay suficientes productos disponibles o si la valoracin de existencias de un componente es "Especial".

NOTA: Si fabrica una lista de materiales, el sistema aumentar el valor de existencias con el coste unitario de la lista de materiales. El aumento se calcula a partir del coste unitario de los componentes de la lista de materiales. Si cambia el coste unitario de los componentes, el coste unitario de la lista de materiales no se modifica de forma automtica. Cada vez que cambie el coste unitario de un componente, deber actualizar el coste unitario de la lista de materiales con el proceso Calcular coste estndar.

Costes unitarios estndar de la lista de materiales Una vez creada una lista de materiales nueva, puede calcular su coste unitario. El coste unitario de una lista de materiales es siempre igual al total de los costes unitarios de los productos que la componen. Deber haberse rellenado el campo Coste unitario de las fichas de producto para que se calcule correctamente el coste unitario de la lista de materiales. Para calcular costes unitarios de las listas de materiales:

Existencias

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Haga clic en Existencias, Productos y desplcese a la ficha de la lista de materiales que acaba de crear. Haga clic en Producto, Lista montaje, Calcular coste estndar. Seleccione Un nivel o Todos los niveles para determinar el nivel de clculo de coste estndar que desea realizar. Haga clic en Aceptar para calcular el coste estndar.

2 3

El sistema copia los costes de los productos que componen la lista de materiales. El coste de cada producto se multiplica por la cantidad y el coste total se inserta en el campo Coste estndar. Si la Valoracin existencias es Estndar, se actualiza tambin el campo Coste unitario. El precio de coste de una lista de materiales se calcula como la suma de los precios de coste de todos los productos que figuran en la lista de materiales. El sistema introduce los resultados en el campo Coste unitario de la ficha de la lista de materiales. Puesto que una lista de materiales puede contener otras listas de materiales adems de productos, al utilizar el proceso Calcular coste estndar podr elegir entre dos niveles de clculo:

Un nivel Si elige este nivel, el clculo slo incluir el coste unitario de los productos de la lista de materiales y el coste unitario total (calculado) de las listas de materiales que se encuentren incluidas en la lista de materiales. Esto resulta til si existen muchos niveles de listas de materiales, puesto que as el sistema no necesita incluir cada vez todos los productos en todas las listas de materiales. Nota Si calcula el coste unitario de una lista de materiales que a su vez incluye una o ms listas de materiales, debe prestar atencin a lo siguiente: El precio de coste no ser correcto a no ser que los costes unitarios de las listas de materiales individuales ya se hayan calculado. Si el coste unitario de una de listas de materiales incluidas no se ha calculado previamente, el sistema configurar su coste unitario como 0 al realizar el clculo final.

Todos los niveles Si elige este nivel, el clculo incluir el coste unitario de todos los

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componentes de productos de la lista de materiales, incluidos los productos que posiblemente forman parte de otra lista de materiales. Le resultar til cuando no est seguro de haber calculado anteriormente el coste unitario para las listas de materiales incluidas como componentes en la lista de materiales para la que est calculando el coste unitario. Exercise 20 Calcular el coste estndar de una lista de materiales

Desea calcular el coste estndar del producto Bicicleta de montaa que ha creado en este captulo. Para actualizar el coste estndar ejecute el proceso Calcular coste estndar. En el Apndice D puede encontrar los pasos y la solucin a este ejercicio.

Existencias

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5.4 VARIANTES DE PRODUCTO Y UNIDADES DE ALMACENAMIENTO (UA)


Esta seccin contiene una introduccin a los temas siguientes: Variantes Unidades de almacenamiento

El sistema incluye funcionalidad adicional de gestin de productos, como el seguimiento de productos, la promesa de pedidos y la gestin de almacenes. Esta funcionalidad se trata en el material de formacin de Comercial y Gestin de existencias.

Variantes de productos Las variantes resultan tiles si tiene, por ejemplo, un gran nmero de productos casi idnticos que slo se diferencian en el color. En vez de configurar cada variante como un producto independiente, puede configurar un producto y a continuacin, especificar los diversos colores como variantes del producto.

Ejemplo Desea configurar algunas variantes de madera para la Mesa de reuniones, puesto que puede estar hecha de roble, pino o caoba.
1

En el men Existencias, haga clic en Productos y presione F5 para abrir la lista de productos. Seleccione el producto nmero 1920-S y haga clic en Aceptar para abrir la ventana Ficha producto. Haga clic en Producto, Variantes. Se abrir la ventana Variantes producto. Introduzca un cdigo y una descripcin para cada tipo de madera.

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Exercise 21

Crear variantes de producto

Cree las variantes Azul, Amarilla, Negra y Plateada para el producto Bicicleta de montaa. Cierre la ventana Ficha producto y abra el men Ventas y cobros para introducir la siguiente factura de venta: Venta-a Cliente Fecha registro Tipo Descripcin Cd. variante Cantidad 10000 01/25/01 Producto Bicicleta de montaa Azul 1

No es necesario que registre la factura. En el Apndice D puede encontrar los pasos y la solucin a este ejercicio.

Unidades de almacenamiento (UA) Las unidades de almacenamiento se utilizan para registrar informacin acerca de sus productos para un almacn y/o cdigo de variante especficos. Las unidades de almacenamiento se pueden utilizar como suplemento para las fichas de producto, pero no las reemplazan. Observe que la informacin de una Ficha ud. de almacenam. tiene prioridad sobre la

Existencias

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ficha de producto. Las unidades de almacenamiento permiten diferenciar la informacin sobre un producto en una ubicacin especfica (como un almacn o centro de distribucin) o una variante especfica (como distintos nmeros de estantera e informacin de reposicin), del mismo producto. Comprobemos la unidad de almacenamiento de Silla giratoria MUNICH (producto 1972-S).
1 2 3

En el men Existencias, haga clic en Productos. Haga clic en Existencias, Uds. de almacenamiento. Vaya a la Ficha ud. de almacenam. del producto 1972-S, Silla giratoria MUNICH, en el almacn GRIS.

La ficha tiene las pestaas General, Facturacin, Reposicin, Planificacin y Almacn. Estas pestaas tienen los mismos campos que las pestaas de la ficha de producto. Debe asegurarse de que los campos N producto y Cd. almacn (o Cd. variante) de la pestaa General tienen datos en la ficha de la unidad de almacenamiento. Despus de configurar la primera Ficha ud. de almacenam. para un producto, el sistema activa el campo Existe ud. de almacenam. en la Ficha producto. Si desea ver la lista de unidades de almacenamiento de un producto determinado, seleccione la ficha de producto correspondiente y haga clic en Producto, Uds. de almacenam. para mostrar la Lista ud. de almacenam. de ese producto.

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Para obtener ms informacin acerca de unidades de almacenamiento, consulte el material de formacin de Comercial y Gestin de existencias.

Existencias

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5.5 PREGUNTAS DE REVISIN


Ahora dispone de la informacin bsica sobre las existencias en Microsoft Business SolutionsNavision. A continuacin le presentamos algunas preguntas para ayudarle a revisar esta materia. No se proporcionan las respuestas. Se trata de una ayuda al estudio.
1

Por qu se debe prestar atencin a la hora de elegir el tipo de clculo de coste medio? Qu es la ficha de producto sin stock? Cules son sus diferencias con respecto a una ficha de producto normal? La unidad de medida base debe ser una cantidad de ________. Dnde se configuran los mtodos de redondeo? Qu son las tarifas? Y los grupos de descuentos de productos? Cules son los cinco mtodos de valoracin de existencias en Microsoft Business SolutionsNavision? Qu es una lista de materiales? Dnde se produce una lista de materiales? Cmo se actualiza el coste unitario de las listas de materiales? Qu es una variante de producto? Qu es una unidad de almacenamiento?

3 4 5 6

7 8 9 10 11

Existencias

Apndice A. Propuesta de programacin del curso

Aunque este material est diseado para utilizarse como autoestudio, puede utilizarse como base para un curso dirigido por un instructor. Para realizar el curso en un aula, se recomienda lo siguiente:
y

Un calendario del curso en el que se proponga el orden en que se deben impartir los captulos. Un calendario en el que se proponga la duracin del curso. Se recomienda impartirlo en 3 das. De este modo, se tratar de un curso intensivo.

Apndices - Pgina 2

Propuesta de programacin del curso

CALENDARIO DIARIO
Curso intensivo de tres das

Primer da

Captulo 1 Captulo 2

Introduccin Contabilidad - Resumen - Configuracin contabilidad - El Plan de cuentas - Grupos contables

Segundo da

Captulo 2

Contabilidad - Dimensiones - Diarios y secciones - Informes financieros - Presupuestos Ventas y cobros

Captulo 3 Tercer da Captulo 4 Captulo 5 Compras y pagos Existencias

Requisitos del sistema

Apndices - Pgina 3

Apndice B. Requisitos del sistema

Este apndice contiene los requisitos del sistema de Microsoft Business SolutionsNavision 3.70. Este apndice es un extracto del documento Requisitos del sistema de Microsoft Business SolutionsNavision 3.70. Nota: Estos requisitos del sistema estn sujetos a cambios.

Apndices - Pgina 4

Requisitos del sistema

REQUISITOS DEL SISTEMA


Cliente de Microsoft Business SolutionsNavision (Microsoft Business Solutions Navision Database Server)
Sistema operativo Microsoft Windows 98, Segunda edicin Microsoft Windows NT (Intel) versin 4.0, SP6a, Workstation o Server Microsoft Windows 2000 Microsoft Windows XP Recursos de hardware Espacio en disco: Aproximadamente 360 MB (instalacin completa incluidos los mdulos de dos idiomas). Aproximadamente 110 MB (instalacin mnimo incluidos los mdulos de dos idiomas). Memoria: 25 MB de memoria libre con la configuracin de cach predeterminada CPU: Vea los requisitos del sistema operativo

Requisitos del sistema

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Cliente de Microsoft Business SolutionsNavision (Microsoft Business Solutions Navision Database Server)

Sistema operativo

Microsoft Windows 98, Segunda edicin Microsoft Windows NT (Intel) versin 4.0, SP6a, Workstation o Server Microsoft Windows 2000 Microsoft Windows XP

Recursos de hardware

Espacio en disco: Aproximadamente 360 MB (instalacin completa incluidos los mdulos de dos idiomas). Aproximadamente 110 MB (instalacin mnimo incluidos los mdulos de dos idiomas). Memoria: 60 MB de memoria libre con la configuracin de cach predeterminada CPU: Vea los requisitos del sistema operativo

Cliente de Microsoft Business SolutionsNavision (Instalacin de un nico usuario)


Sistema operativo Microsoft Windows 98, Segunda edicin Microsoft Windows NT (Intel) versin 4.0, SP6a, Workstation o Server Microsoft Windows 2000 Microsoft Windows XP

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Requisitos del sistema

Recursos de hardware

Espacio en disco: Aproximadamente 360 MB (instalacin completa incluidos los mdulos de dos idiomas). Memoria: 25 MB de memoria libre con la configuracin de cach predeterminada CPU: Vea los requisitos del sistema operativo

Microsoft Business SolutionsNavision Database Server


Sistema operativo Microsoft Windows NT (Intel) versin 4.0, SP6a Microsoft Windows 2000 Microsoft Windows XP IBM AIX versin 4.3.3 en equipos IBM eServer pSeries IBM OS/400 versin V5R2 en equipos IBM eServer iSeries

Requisitos del sistema

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Recursos de hardware

Espacio en disco: Espacio para la base de datos Espacio temporal equivalente al mayor ndice principal Memoria: Mnimo 30 MB, utiliza un mximo de 1 GB CPU: El servidor no puede aprovecharse de ms de una CPU Red: TCP/IP compatible WinSockets (si utiliza el protocolo tcp con Navision Server) LAN compatible NetBIOS (si utiliza el protocolo netb con Navision Server) La conexin de red LAN debe ser de 100 mbit/seg. o superior

Microsoft SQL Server Option para Navision (servidor):


Sistema operativo Vea los requisitos para Microsoft SQL Server 2000 Vea los requisitos para MSDE 2000 Recursos de hardware Microsoft SQL Server 2000, SP 3 MSDE 2000, SP 3

Microsoft Business SolutionsNavision Application Server (Navision Database Server)


Sistema operativo Microsoft Windows NT (Intel) versin 4.0, SP6a Microsoft Windows 2000 Microsoft Windows XP

Apndices - Pgina 8

Requisitos del sistema

Recursos de hardware

Espacio en disco: 11MB Memoria: Mnimo de 35 MB de memoria libre CPU: El servidor no puede aprovecharse de ms de una CPU Red: TCP/IP compatible WinSockets (si utiliza el protocolo tcp con Navision Server) LAN compatible NetBIOS (si utiliza el protocolo netb con Navision Server) La conexin de red LAN debe ser de 100 mbit/seg. o superior

Microsoft Business SolutionsNavision Application Server (Microsoft SQL Server)


Sistema operativo Microsoft Windows NT (Intel) versin 4.0, SP6a Microsoft Windows 2000 Microsoft Windows XP

Requisitos del sistema

Apndices - Pgina 9

Recursos de hardware

Espacio en disco: 11MB Memoria: Mnimo de 65 MB de memoria libre CPU: El servidor no puede aprovecharse de ms de una CPU Red: TCP/IP compatible WinSockets (si utiliza el protocolo tcp con Navision Server) LAN compatible NetBIOS (si utiliza el protocolo netb con Navision Server) La conexin de red LAN debe ser de 100 mbit/seg. o superior

Portal de usuario, Portal de negocio, Commerce Gateway y Sistema de captura de datos

automatizado
Para obtener ms informacin acerca de los requisitos para esta funcionalidad, consulte el siguiente documento. Requisitos del sistema de Microsoft Business SolutionsNavision 3.70

Combinacin de correspondencia Requiere Microsoft Word 2000 / XP

Integracin con el cliente Outlook Requiere Microsoft Outlook 2000 / XP con CDO (Collaboration Data Object) instalado

Archivo E-Mail para Exchange Server Requiere: Microsoft Exchange Server 5.5, SP4 o posterior

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Requisitos del sistema

Microsoft Outlook 2000 / XP con CDO (Collaboration Data Object) instalado

Importar y exportar presupuestos a/de Excel, Exportar esquemas de cuentas y vistas de anlisis a Excel Requiere Microsoft Excel 2000 / XP

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Apndice C. Lista de grnulos

Este apndice contiene: Una versin provisional de la lista de grnulos de Microsoft Business SolutionsNavision 3.70 Tenga en cuenta que la informacin de este apndice es lo que estaba disponible el 30 de mayo de 2003 y que se trata de una versin provisional del documento de explicacin de la lista de precios de Microsoft Business SolutionsNavision 3.70. Esta informacin se modificar.

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Lista de grnulos

LISTA DE GRNULOS DE MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONSNAVISION 3.70


Navision es una solucin modular que consta de muchas pequeas unidades denominadas grnulos. La funcionalidad del sistema y la aplicacin, y tambin todas las utilidades de diseo y programacin personalizadas y complementos, estn divididas en grnulos. Este cuidado diseo del sistema ofrece una gran flexibilidad. As puede comprar exactamente lo que necesita y, a continuacin, personalizarlo. Y, ms tarde agregar componentes segn los vaya necesitando. Este documento contiene breves descripciones de todos los grnulos de Navision. Puede utilizarlo como gua al reunir toda la solucin Navision. Adems de los grnulos, necesita un CD de producto. Tenga en cuenta que cada licencia de Navision requiere: Grnulo 2110 Navision versin 3.xx Estaremos atentos a los cambios que habr este documento, cuando se presente este curso, pero que an no se han realizado. Se incluyen los problemas conocidos, pero no se limitan a: Un nuevo Id. de grnulo para Foundation Layer; se mueven algunos grnulos de Grupo de inventario a Gestin de almacn; existe informacin adicional sobre los IBM Server; debe tenerse en cuenta que Foundation Layer se incluye automticamente en Contabilidad general; Performance Trouble Shooting no est incluida en la lista.
rea de la aplicacin Foundation Layer Grnulo (Id. del grnulo) Empresa / ilimitado (1.140) Gestin de bancos (5.010) Este grnulo le permite gestionar un nmero ilimitado de bancos tanto en divisas locales como extranjeras. Requisitos: Contabilidad bsica Este grnulo resulta ms econmico para los clientes que necesitan ms de una empresa. Descripcin

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rea de la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) Vendedores/ Compradore s (3.780)

Descripcin

Este grnulo le permite asignar compradores a proveedores y vendedores a clientes para realizar un seguimiento de las compras y ventas por persona. El seguimiento de los compradores y vendedores se realiza en los movimientos de proveedor, los movimientos de cliente, los movimientos de productos, los movimientos de proyectos y los movimientos de recursos. Se generan estadsticas acerca de vendedores y compradores individuales en funcin de esta informacin. Pueden utilizarse para calcular comisiones. Requisitos: Contabilidad bsica

Id. y contrasea de usuario (1.400)

Este grnulo le permite limitar el acceso a la informacin de Navision a determinados usuarios. Le permite crear Id. y contraseas de usuario. Los Id. y las contraseas de usuario le proporcional el control del acceso a la solucin y otorga permisos de acceso total a los usuarios seleccionados. Estas funciones de seguridad constituyen una funcin de la base de datos de Navision. Este grnulo puede utilizarse de forma independiente o de forma conjunta con el grnulo Permisos.

Permisos (1.410)

Este grnulo es un sistema avanzado y especializado para asignar y limitar los permisos de usuario. Le permite controlar el acceso a tablas, formularios, informes, dataport y codeunit de Navision. Se pueden asignar mens y ventanas personalizadas a los usuarios de forma que cada usuario tenga acceso nicamente a las funciones necesarias para llevar a cabo su trabajo. Requisitos: Id. y contrasea de usuario

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rea de la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) Windows NT (Intel) (1.520)

Descripcin

Las soluciones de varios usuarios requieren la configuracin de un servidor. Si se traslada la solucin a otra plataforma ms adelante, se deber configurar el nuevo servidor. La plataforma del servidor original ya no ser vlida. Si va a utilizar varios servidores, deber adquirir varias licencias. Cada licencia permite la ejecucin de un solo servidor. No obstante, se permite iniciar el programa del servidor varias veces para conectar varias redes al mismo servidor (base de datos). Puede iniciar varios servidores (bases de datos) a la vez con la misma licencia a efectos de pruebas o de desarrollo, pero slo se podr utilizar una licencia por servidor (base de datos) para crear y mantener sus propios datos y cuentas.

Microsoft SQL Server (2.010)

Las soluciones de usuario nico y de varios usuarios requieren la configuracin de un Microsoft SQL Server. Si se traslada la solucin a otra plataforma ms adelante, se deber configurar el nuevo servidor. La plataforma del servidor original ya no ser vlida. Si va a utilizar varios servidores, deber adquirir varias licencias. Cada licencia permite la ejecucin de un solo servidor. Se aplica tambin a Microsoft Desktop Edition. No obstante, se permite iniciar el programa del servidor varias veces para conectar varias redes al mismo servidor (base de datos). Puede iniciar varios servidores (bases de datos) a la vez con la misma licencia a efectos de pruebas o de desarrollo, pero slo se podr utilizar una licencia por servidor (base de datos) para crear y mantener sus propios datos y cuentas.

IBM AIX (1.540) IBM iSeries (1.610)

Informacin no disponible en el lanzamiento de este material de formacin. Informacin no disponible en el lanzamiento de este material de formacin.

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rea de la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) C/ODBC (1.700)

Descripcin

Este grnulo le permite continuar trabajando con Navision en otros sistemas compatibles con ODBC. Entre los sistemas que admiten ODBC, figuran Microsoft Word, Microsoft Excel y Lotus 1-2-3. Se requiere una sesin adicional para cada instancia de uso de C/ODBC.

C/ODBC (1.750)

Este grnulo le permite utilizar C/SIDE como controlador de automatizacin y OCX (Custom Controls). La funcionalidad de controlador de automatizacin le permite controlar una aplicacin que funcione como servidor de automatizacin (por ejemplo, Microsoft Excel o Microsoft Word) desde C/AL. De este modo, puede utilizar Microsoft Excel como una biblioteca de funciones o transferir datos de C/SIDE a Microsoft Excel y generar grficos basados en los datos. Tambin puede crear una carta modelo en Microsoft Word directamente desde C/SIDE. Entre otras posibilidades, figura la integracin con Microsoft Outlook (por ejemplo, la creacin de un contacto de Outlook directamente desde el registro de cliente). Tambin se admiten OCX no grficos. Los OCX son objetos COM que ejecutan procesos internos (es decir, no se trata de programas independientes). Los OCX pueden contener, por ejemplo, una biblioteca de funciones matemticas o una interfaz a un dispositivo externo. Puede adquirir controles de terceros o crear sus propios controles en Microsoft Visual C++ o Visual Basic. La funcionalidad ms importante no admitida son los eventos. Como resultado, ni el servidor de automatizacin ni OCX pueden devolver la llamada a C/SIDE. El grnulo le permite crear variables OCX y de automatizacin en cualquier objeto que contenga cdigo C/AL. Tambin le permite importar objetos en formato de texto que contengan variables OCX y de automatizacin. Sin embargo, este grnulo no es necesario para ejecutar objetos que utilicen variables OCX o de automatizacin.

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rea de la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) C/FRONT (1.800)

Descripcin

Este grnulo le permite utilizar el lenguaje de programacin C para crear una funcin de sistema externa como cliente de una base de datos de Navision. C/FRONT es una interfaz de programacin (API) para las bases de datos de Navision. Entre otras funciones, C/FRONT le permite integrar Navision con un sistema de correo electrnico. Este grnulo puede utilizarse con soluciones especficas desarrolladas especficamente para Navision. Se requiere una sesin adicional para cada instancia de uso de C/FRONT.

Client Monitor (2.000)

Esta herramienta registra toda la comunicacin entre un cliente y un servidor en funcin de la comunicacin entre el cliente que utiliza la herramienta y el servidor, es decir, no supervisa todo lo que sucede en el servidor. Puesto que todas las llamadas de la base de datos se guardan con informacin detallada, los programadores de C/AL y el administrador del sistema pueden utilizar el grnulo Client Monitor para analizar la comunicacin. Resulta de gran utilidad para optimizar el rendimiento.

Filial / individual (1.150)

Este grnulo le otorga el derecho de ofrecer acceso electrnico a la solucin a las filiales. El derecho de acceso incluye solamente filiales en las que se posea ms del 50%. Si desea conceder acceso a tres filiales, necesitar tres grnulos Filial. Esta funcionalidad suele seleccionarse si el cliente tiene varias filiales y acepta la condicin de utilizar una instalacin, una base de datos y una licencia. Toda la funcionalidad y el nmero total de usuarios requeridos para todas las entidades debern configurarse para esta licencia. Esta funcionalidad no incluye el acceso de entidades legales o filiales en las que se posea menos del 50%. Este grnulo incluye un grnulo Filial / individual.

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Grnulo (Id. del grnulo) Navision versin 3.xx (2.110)

Descripcin

Este grnulo le proporciona acceso para ejecutar Navision versin 3.00 y versiones posteriores.

Usuarios

Sesin (1) (1.200)

Cada sesin proporciona acceso a la solucin a un usuario. En una instalacin para varios usuarios, la estructura de clienteservidor y el sistema operativo (si puede procesar varias tareas a la vez) le permite trabajar en varias sesiones y conceder acceso a varios usuarios en distintos equipos a la vez. Por lo tanto, puede resultar til instalar varias sesiones por usuario. Si un usuario de red inicia Navision una vez, el sistema utiliza una sesin. Si un usuario de red inicia Navision dos veces, el sistema utiliza dos sesiones. Si dos usuarios inician Navision una vez, el sistema utiliza dos sesiones, etc. Por cada instancia de Portal de usuario, Navision Application Server, C/ODBC o C/FRONT que se utilice, se requiere una sesin adicional.

Sesin (10) (1,210) Sesin (25) (1,220) Sesin (50) (1.230)

Cada configuracin proporciona acceso a 10 sesiones ms de la solucin. Cada configuracin proporciona acceso a 25 sesiones ms de la solucin. Cada configuracin proporciona acceso a 50 sesiones ms de la solucin.

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rea de la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) Usuarios Web (1) (2,310)

Descripcin

Cada usuario Web otorga acceso a un usuario interno ocasional a la solucin. Los usuarios Web no requieren un rendimiento alto para transacciones en la solucin y, por lo tanto, se ajustan al concepto de uso del explorador. Los usuarios internos son empleados o trabajadores bajo contrato que trabajan para la entidad legal que ha adquirido la solucin. Los usuarios Web son usuarios con nombre. Cada usuario interno necesita un Usuario Web para obtener acceso a la solucin con cualquier dispositivo. Las configuraciones de los usuarios Web son independientes de la configuracin de sesiones, C/OCX, C/ODBC y C/FRONT. El nmero de usuarios Web requerido no se ve disminuido por el uso de software o hardware que reduce el nmero de dispositivos o usuarios internos que acceden a la solucin directamente (en ocasiones denominado multiplexacin o agrupacin). El nmero de usuarios Web requerido equivale al nmero de usuarios internos que obtienen acceso al cliente de la solucin. Slo se requiere un Usuario Web por usuario interno, independientemente del acceso a la solucin. Incluye entre otros el acceso por medio de Application Server, cualquier otro servidor de aplicaciones de terceros o cualquier software y hardware de multiplexacin o agrupacin. Excluye los productos o acuerdos de Navision con terceros para los que existe otro tipo de usuarios.

Usuarios Web (25) (2,320) Usuarios Web (100) (2.330)

Cada configuracin proporciona acceso a 25 usuarios Web ms de la solucin.

Cada configuracin proporciona acceso a 100 usuarios Web ms de la solucin.

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rea de la aplicacin Contabilidad

Grnulo (Id. del grnulo) Contabilidad bsica (3.010)

Descripcin

Este grnulo sirve para configurar una empresa y llevar a cabo el registro en la contabilidad. El grnulo incluye las funciones bsicas necesarias para configurar una empresa y realizar el registro en la contabilidad: plan de cuentas, diarios generales, funciones de IVA, diarios peridicos y cdigos de origen. Tambin incluye funciones para informes internos y externos. El grnulo le permite crear registros e informes en la divisa base de la empresa. Si adquiere tambin el grnulo Varias divisas, podr crear registros e informes en una divisa adicional. El grnulo permite el uso de dos idiomas: ingls de EE.UU. y el idioma nativo del pas. Este grnulo permite 1 instancia de Navision Application Server. Este grnulo debe incluirse siempre en la compra inicial de una solucin porque incluye una sesin y la primera empresa. Requisitos: El grnulo Navision Version 3.xx

Distribucione s (3,020)

Este grnulo le permite distribuir movimientos contables entre combinaciones de cuentas, departamentos y proyectos por medio de claves de distribucin. Las claves de distribucin pueden basarse en el importe, el porcentaje o la cantidad. Las distribuciones pueden utilizarse con muchos fines distintos, como por ejemplo, la distribucin de gastos generales (como el alquiler) entre los centros de beneficios de la empresa. Requisitos: Contabilidad bsica

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rea de la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) Presupuesto s (3.030)

Descripcin

Este grnulo le permite trabajar con presupuestos en cuentas contables. Una vez creado un presupuesto, podr imprimir un saldo comparado con el presupuesto en el que se muestren las desviaciones por porcentajes. Puede trabajar con varios presupuestos. Normalmente, los presupuestos se introducen por periodos para las cuentas contables correspondientes. Puede crear, copiar y trabajar con tantos presupuestos a la vez como desee. Por ejemplo, puede trabajar con un presupuesto al 100%, un presupuesto al 110%, etc. Requisitos: Contabilidad bsica

Esquemas de cuentas (3.040)

Este grnulo sirve para crear informes financieros. Puede crear informes en funcin de las cifras del plan de cuentas y presupuestos, pero con una disposicin distinta de datos financieros, textos o detalles de los del plan de cuentas. El grnulo Esquemas de cuentas acta como un filtro del plan de cuentas que le permite seleccionar las cuentas que desea incluir (o excluir). Tambin sirve para modificar el orden de las cuentas o combinar las cifras de varias formas y le permite configurar las columnas que se van a imprimir. Adems, permite llevar a cabo clculos sencillos. Requisitos: Contabilidad bsica

Consolidaci n (3.050)

Este grnulo le permite consolidar empresas en Navision. Las empresas pueden proceder de una o varias bases de datos de Navision diferentes o de otro tipo de archivo. El grnulo Consolidacin contiene funciones para la importacin y exportacin de informacin financiera. Si los datos utilizados provienen de varias soluciones Navision, el grnulo se utiliza nicamente en la empresa matriz. Requisitos: Contabilidad bsica

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rea de la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) Centros de responsabilid ad (3.060)

Descripcin

Con este grnulo pueden configurarse centros de beneficios y/o centros de coste. Una empresa puede vender productos con precios especficos relacionados con un centro de responsabilidad. La funcionalidad proporciona la capacidad de vincular a un usuario con un centro de responsabilidad para que slo se muestren los documentos de compra y de venta relacionados con este usuario en concreto. Adems, los usuarios obtienen ayuda para introducir datos adicionales, como dimensiones y cdigos de almacn. Requisitos: Mltiples almacenes

XBRL bsico (3.070)

Con este grnulo puede exportar documentos de Navision a formato XBRL e importar taxonomas XBRL a Navision desde Internet, correo electrnico u otros sistemas. XBRL es una especificacin basada en XML que utiliza estndares de informes financieros aceptados, basados en etiquetas de datos estandarizadas. Se puede asignar la contabilidad a taxonomas XBRL, lo que significa que el mismo documento de ejemplo XBRL puede utilizarse con varios fines, independientemente del formato requerido por el receptor del documento. Requisitos: Contabilidad bsica

Registro de cambios (3.080)

Este grnulo le permite registrar los cambios de usuario realizados en los datos maestros de Navision. Se pueden registrar todas las modificaciones directas realizadas por un usuario en la informacin de la base de datos. La funcionalidad de registro de cambios permite obtener una lista cronolgica de todos los cambios realizados en cualquier campo de cualquier tabla y ver quin (Id. de usuario) realiz dichos cambios. Requisitos: Contabilidad bsica

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rea de la aplicacin Administrador de efectivo

Grnulo (Id. del grnulo) Emisin de cheques (5.020)

Descripcin

Este grnulo le permite generar cheques impresos con nmeros de serie nicos para cada banco. Los cheques ya impresos pueden anularse o volverse a imprimir. Puede especificar en la lnea de diario si desea que se realice el pago con un cheque automtico o manual. Requisitos: Gestin de bancos

Conciliacin de bancos (5.030)

Este grnulo le permite conciliar los bancos de Navision con los extractos bancarios. Puede aplicar importes de los movimientos de bancos al formulario de conciliacin y realizar un seguimiento de todos los extractos bancarios. Requisitos: Gestin de bancos

Ventas y cobros

Cobros bsicos (3.260)

Este grnulo sirve para configurar y mantener la tabla de clientes. Tambin permite registrar transacciones de venta en diarios y gestionar los cobros. Adems, podr registrar clientes y gestionar cobros por medio de diarios generales. Se utiliza siempre que resulta necesario disponer de una tabla de clientes. Facturacin de ventas (descrito a continuacin) tambin se suele utilizar a menudo con el grnulo Cobros bsicos. Cobros bsicos se encuentra integrado con Contabilidad y Existencias y es necesario para la configuracin de otros grnulos de Ventas y cobros. Si posee el grnulo Varias divisas, puede registrar transacciones de venta y gestionar cobros en varias divisas para cada cliente. Requisitos: Contabilidad bsica

Facturacin de ventas (3.270)

Este grnulo sirve para configurar, registrar e imprimir facturas de cliente y abonos de venta. Se encuentra totalmente integrado con Contabilidad y Existencias. Requisitos: Cobros bsicos

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rea de la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) Gestin de pedidos de venta (3.280)

Descripcin

Este grnulo sirve para gestionar procesos de ofertas de venta, pedidos abiertos de venta y pedidos de venta. A continuacin, figuran las diferencias existentes entre la configuracin directa de una factura y la creacin de un pedido de venta. La cantidad disponible se ajusta tan pronto como se introduce un importe en una lnea de pedido de venta, pero no se ve afectada por la factura hasta que se registra la factura. Puede utilizar el grnulo Gestin de pedidos de venta para gestionar envos parciales. El grnulo le permite enviar y facturar de forma independiente. Tambin existe una diferencia acerca del periodo de la venta. Puede transcurrir mucho tiempo desde la solicitud a la venta de los productos. Este grnulo tambin le permite utilizar ofertas y pedidos abiertos en la fase de ventas. Las ofertas y los pedidos abiertos no afectan a las existencias. Requisitos: Facturacin de ventas

Descuentos en factura de venta (3.290)

Este grnulo le permite calcular descuentos en factura de forma automtica. Puede configurar tantas condiciones de descuento en factura como desee y definir para cada una de ellas un importe, porcentaje de descuento y/o cargo de servicio mnimo especfico. Para ello, puede utilizar tanto la DL como divisas extranjeras. Este descuento se calcula sobre las lneas de producto independientes y pasa a formar parte del importe total neto de la factura. Requisitos: Facturacin de ventas

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rea de la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) "Enviar a" alternativos (3.310)

Descripcin

Este grnulo se utiliza cuando existen varias direcciones de facturacin y de envo. Puede configurar direcciones de envo para clientes especficos. Por ejemplo, puede utilizar "Enviar a" alternativos si un cliente es un contratista que requiere que los envos se realicen a varias obras. Requisitos: Facturacin de ventas

Compromiso de entrega de pedidos (3.320)

Este grnulo se utiliza para calcular fechas de disponibilidad y fechas de entrega. Si el cliente ha solicitado una fecha de entrega, puede averiguar si es posible realizar la entrega en esa fecha. Tambin puede calcular una fecha de entrega posible, basndose en plazos de entrega o tiempo de produccin, si no dispone de existencias. Requisitos: Inventario bsico, Gestin de pedido de ventas y Calendarios

Transportista s (3.340)

Este grnulo le ofrece la posibilidad de configurar varios transportistas (UPS, DHL, transportistas externos o propios) y relacionar sus servicios (exprs, nocturno, estndar) con el tiempo de envo. Los transportistas pueden utilizarse junto con los pedidos de venta y pedidos de transferencia. Requisitos: Gestin de pedidos de venta

Gestin de devoluciones de venta (3.350)

Este grnulo permite crear una devolucin de venta, para compensar a un cliente por productos incorrectos o daados. Los productos pueden recibirse contra la devolucin de compra. Es posible realizar una recepcin de devolucin parcial y combinar las recepciones de devoluciones en un abono. Con este grnulo puede vincular devoluciones de ventas con pedidos de venta de reposicin. Requisitos: Gestin de pedidos de venta e Inventario bsico

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rea de la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) Calendarios (3.360)

Descripcin

Con este grnulo pueden configurarse calendarios con das laborables y no laborables. Se puede asignar un calendario bsico a Clientes, Proveedores, Almacenes, Empresa, y Servicios transportista y a la configuracin de Gestin servicios. Es posible agregar cambios al calendario base para cada elemento mencionado anteriormente. Los valores del calendario se utilizarn para los clculos de fechas en los pedidos de venta, ofertas de venta, pedidos de transferencia, rdenes de produccin, pedidos de servicio y en la hoja de demanda y hoja de planificacin. Requisitos: Inventario bsico.

Descuentos de lneas de ventas (3.370)

Este grnulo le permite trabajar con descuentos de cliente especficos de cada cliente o grupo de clientes. Los descuentos se pueden as distribuir entre varios clientes. Con un descuento de lnea, se negocia el porcentaje de descuento que recibir el cliente o grupo de descuento de cliente. Requisitos: Inventario bsico y Facturacin de ventas

Precios de lneas de ventas (3.380)

Este grnulo le permite trabajar con precios de venta especficos de cada cliente o grupo de clientes. Los precios de venta se pueden as distribuir entre varios clientes. Con un precio de venta, se negocian los precios reales con el cliente o grupo de descuento de cliente. Requisitos: Inventario bsico y Facturacin de ventas

Impuesto de ventas

Impuesto de ventas (3.410)

Este grnulo se utiliza para calcular el impuesto de ventas de EE.UU. Puede configurar reas de impuestos separadas para cada cliente/proveedor. El clculo incluir la posibilidad de calcular Utiliza impuesto e Impuesto en impuesto. El impuesto de ventas se puede calcular tambin desde las lneas del Diario general. Requisitos: Contabilidad bsica

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rea de la aplicacin Marketing y ventas

Grnulo (Id. del grnulo) Gestin de contactos (5.110)

Descripcin

Este grnulo le permite mantener un resumen de contactos y personalizar su tratamiento. En el grnulo Gestin de contactos puede registrar informacin de contacto para todas sus relaciones de negocios. Para cada contacto se puede especificar las personas de contacto individuales relacionadas. La comprobacin de duplicados le advierte automticamente si introduce informacin de contacto ya existente. Puede clasificar sus contactos segn preguntas de perfil para obtener una vista precisa de las referencias y los clientes. El grnulo est estrechamente integrado con el rea de la aplicacin Ventas y cobros, lo que significa que, por ejemplo, puede emitir ofertas a referencias o crear documentos de ventas para personas de contacto especficas (requiere Gestin de pedidos de venta). Requisitos: Contabilidad bsica

Clasificacin de contactos (5.120)

Este grnulo sirve para clasificar contactos en varias categoras. En este grnulo puede hacer que el sistema clasifique automticamente los clientes en funcin de los criterios que especifique (por ejemplo, puede hacer que el sistema agrupe contactos en funcin de los ingresos). Puede utilizar esta informacin de contactos para definir el pblico de las campaas. Puede segmentar los clientes en segmentos ABC e incluso utilizar este grnulo para la clasificacin. Es decir, puede asignar la importancia de dos preguntas para identificar la importancia de una tercera pregunta. Requisitos: Gestin de contactos

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rea de la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) Gestin de campaas (5.130)

Descripcin

Este grnulo sirve para organizar campaas en funcin de los segmentos creados. Puede segmentar sus contactos basndose en criterios especficos, como ventas, perfiles de contactos e interacciones. Tambin puede volver a utilizar segmentos o criterios de segmentacin existentes. Permite combinar correspondencia del segmento con un documento de Microsoft Word (requiere Gestin de documentos/interaccin). Requisitos: Gestin de contactos

Gestin de oportunidade s (5.140)

Este grnulo sirve para realizar un seguimiento de las oportunidades de ventas. Puede seccionar los procesos de venta en varias fases, que utilizar para gestionar las oportunidades de ventas. Este grnulo contiene un resumen de las oportunidades de ventas previstas. Requisitos: Gestin de contactos, Gestin de tareas y Vendedores/Compradores

Gestin de tareas (5.150)

Este grnulo sirve para organizar las tareas correspondientes a las actividades de ventas y de marketing. Puede crear listas de tareas y asignar tareas a otros usuarios o grupos de usuarios. Puede crear tareas y actividades peridicas compuestas de varias tareas. Requisitos: Gestin de contactos

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rea de la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) Gestin de documentos/i nteraccin (5.160)

Descripcin

Este grnulo sirve para registrar todas las interacciones con los contactos, como llamadas telefnicas, reuniones o cartas. Puede adjuntar documentos a las interacciones, como documentos de Microsoft Word, archivos de Microsoft Excel o archivos .txt. Tambin puede hacer que el sistema registre interacciones automticamente cuando se llevan a cabo otras acciones en Navision. Todos los documentos de Navision que enve a su contacto, como pedidos u ofertas de venta, pueden registrarse y recuperarse ms adelante. Con dispositivos de comunicaciones compatibles con TAPI (Telephony Application Programming Interface), puede llamar a un contacto simplemente haciendo clic en un botn de la ficha de contacto. Requisitos: Gestin de contactos y Vendedores/Compradores

Bsqueda de contactos (5.170)

Utilice este grnulo para buscar toda la informacin relacionada con un contacto determinado, por ejemplo, una oportunidad, la direccin de un contacto o comentarios sobre este contacto. En el caso de que no sepa cmo se escribe correctamente un contacto, an podr recuperar informacin ya que el grnulo se ha generado con funcionalidad de lgica difusa. Requisitos: Gestin de contactos

Registro de e-mail para MS Exchange (5.180)

Puede utilizar este mdulo para registrar toda la correspondencia de e-mail. Puede registrar correos electrnicos entrantes y salientes enviados por medio de Navision u Outlook e incluso configurar el sistema para que realice el registro en Navision de forma manual o automtica. Esta solucin est basada en servidor y requiere Microsoft Exchange Server (mnimo versin 5.5 con Service Pack 4) para mantener los correos electrnicos en su entorno natural y as facilitar su administracin. Requisitos: Gestin de contactos y Gestin de documentos/interaccin

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rea de la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) Integracin con el cliente Outlook (5.190)

Descripcin

Este mdulo le permite sincronizar sus tareas y contactos de Navision con reuniones, tareas y contactos de MS Outlook. Al crear, actualizar, cancelar y eliminar elementos en un sistema, se sincroniza automticamente el otro sistema. Tambin puede utilizar este grnulo cuando necesite tener acceso a informacin o incluso actualizar informacin al trabajar sin conexin. Se debe a un proceso que puede ejecutar cuando vuelva a estar conectado. Requisitos: Gestin de contactos y Gestin de tareas

Gestin de servicios

Gestin de pedidos de servicio (5,911)

Este grnulo sirve para registrar cuestiones posteriores a las ventas, incluidas las solicitudes de servicio, las ofertas de servicio, los pedidos de servicio y las solicitudes de reparacin. Las solicitudes de servicio pueden iniciarlas los clientes o iniciarse automticamente segn las condiciones estipuladas en el contrato de servicio. La informacin de los pedidos de servicio puede introducirla un empleado del servicio de atencin al cliente o el servicio tcnico. Tambin puede utilizar este grnulo para registrar los pedidos de servicio ad hoc o especiales. En este grnulo, puede registrar y gestionar equipos prestados a los clientes. El Diario de pedidos de servicio contiene un historial completo de los pedidos de servicio y ofertas de pedido de servicio. Requisitos: Contabilidad bsica, Cobros bsicos, Facturacin de ventas, Inventario bsico, Recursos bsicos y Calendarios

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Lista de grnulos

rea de la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) Gestin de precios de servicio (5.912)

Descripcin

Este grnulo sirve para configurar, mantener y supervisar los precios de servicio. Puede configurar grupos de precios que incluyan criterios tales como el producto de servicio (o grupo de productos de servicio) relacionado con la tarea de servicio o el tipo de defecto. Tambin puede configurar grupos de precios para un periodo limitado de tiempo o para una divisa o cliente determinado. Puede definir estructuras de clculo de precios que incluyan todos los parmetros relacionados con el servicio, como los componentes utilizados, los distintos tipos de trabajo y los cargos de servicio. El sistema asigna automticamente la estructura de precios correcta a los pedidos de servicio que cumplan los criterios del grupo de precios de servicio. Puede asignar precios fijos, precios mnimos o precios mximos a los grupos de precios de servicio. Dispone de acceso a estadsticas acerca de la rentabilidad de cada grupo de precios de servicio. Requisitos: Gestin de pedidos de servicio

Gestin de productos de servicio (5,921)

Este grnulo sirve para realizar un seguimiento de los productos de servicio. Puede registrar todos los productos de servicio, incluidos la informacin de contrato, la gestin de componentes, la referencia de lista de materiales y la informacin de garanta. La funcin Anlisis Trendscape de producto de servicio sirve para ver indicadores clave de rendimiento del producto de servicio durante un periodo determinado. Requisitos: Gestin de pedidos de servicio

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rea de la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) Gestin de contratos de servicio (5,931)

Descripcin

Utilice este grnulo para configurar un acuerdo con el cliente acerca del nivel de servicio que se prestar. Tambin se utiliza para la gestin de la garanta de productos de servicio y componentes. La funcin de gestin de contratos de servicio incluye informacin acerca del historial de contratos, la renovacin de contratos y las plantillas de contratos. Tambin permite registrar detalles de los niveles de servicio, tiempos de respuesta y niveles de descuento as como el historial del servicio de cada contrato, incluidos los productos de servicio y componentes y las horas de personal utilizados. Entre las funciones adicionales, figuran el clculo de los beneficios de contrato y las ofertas de contrato. Requisitos: Cobros bsicos y Facturacin de ventas

Planificacin y despacho (5,941)

Este grnulo sirve para asignar personal a los pedidos de trabajo. Puede registrar detalles tales como la gestin y el estado de pedidos de trabajo. Tambin puede utilizarlo para filtrar personal de servicio y tcnicos en funcin de su disponibilidad, cualificaciones y productos en existencias. El grnulo le permite obtener un resumen de la prioridad de las tareas de servicio, las cargas de servicio y las escalas de tareas. Requisitos: Gestin de capacidades de recursos y Gestin de pedidos de servicio.

Planificador de tareas (5.950)

Este grnulo sirve para automatizar tareas de servicio. Por ejemplo, puede hacer que el sistema genere renovaciones de contrato de servicio automticas o facturas de contrato de servicio. Puede configurarse el sistema para que realice comprobaciones automticas acerca de si existen procesos para ejecutar en una fecha determinada. Requisitos: depende de las codeunit que se deben automatizar.

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Lista de grnulos

rea de la aplicacin Compras y pagos

Grnulo (Id. del grnulo) Pagos bsicos (3.510)

Descripcin

Este grnulo sirve para configurar y mantener la tabla de proveedores. Tambin permite registrar transacciones de compra en diarios y gestionar los pagos. El grnulo Pagos bsicos incluye la tabla de proveedores y le permite generar movimientos de proveedor por medio de diarios generales. Se utiliza siempre que es necesario disponer de una tabla de proveedores, aunque tambin permite la gestin de los pagos. Facturacin de compras tambin suele utilizarse a menudo con este grnulo (descrito a continuacin). Pagos bsicos se encuentra integrado con Contabilidad y Existencias y es necesario para la configuracin de otros grnulos de Compras y pagos. Si posee el grnulo Varias divisas, puede registrar transacciones de compra y gestionar pagos en varias divisas para cada proveedor. Requisitos: Contabilidad bsica

Facturacin de compras (3.520)

Este grnulo sirve para configurar, registrar e imprimir facturas de compra y abonos de compra. Se encuentra integrado con Contabilidad y Existencias. Requisitos: Pagos bsicos

Lista de grnulos

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rea de la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) Gestin de pedidos de compra (3.530)

Descripcin

Este grnulo sirve para gestionar ofertas de compra, pedidos abiertos y procesos de pedidos de compra. A continuacin, figuran las diferencias existentes entre la creacin de un pedido de compra y la creacin directa de una factura de compra: La cantidad disponible se ajusta tan pronto como se introduce un importe en una lnea de pedido de compra, pero no se ve afectada por la factura de compra hasta que se registra la factura. Puede utilizar el grnulo Gestin de pedidos de compra para gestionar albaranes parciales. El grnulo le permite recibir y facturar de forma independiente. Este grnulo tambin le permite utilizar ofertas y pedidos abiertos en la fase de compras. Las ofertas y los pedidos abiertos no afectan a las existencias. Requisitos: Facturacin de compras

Descuentos en factura de compra (3.540)

Este grnulo le permite calcular descuentos en factura de forma automtica. El descuento puede variar de uno a otro proveedor con importes mnimos diferentes (tambin en divisas distintas) y cambios distintos en funcin del importe de la factura. Este descuento se calcula sobre las lneas de producto independientes y pasa a formar parte del importe total neto de la factura. Requisitos: Facturacin de compras

Gestin de solicitudes (3.550)

Este grnulo sirve para automatizar el procedimiento de solicitud. Gestin de solicitudes genera automticamente propuestas de compra en funcin de varios datos, como cantidades mnimas y mximas, cantidades que deben pedirse, etc. Requisitos: Gestin de pedidos de compra e Inventario bsico

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Grnulo (Id. del grnulo) Direcciones de pedido alternativas (3.560)

Descripcin

Este grnulo se utiliza para proveedores con varias direcciones de pedido. El nmero de direcciones es ilimitado. Requisitos: Facturacin de compras

Gestin de devoluciones de compra (3.570)

Este grnulo permite crear una devolucin de compra, para compensar a su propia empresa por productos incorrectos o daados. Los productos pueden elegirse de la devolucin de compra. Es posible realizar un envo de devolucin parcial y combinar los envos de devoluciones en un abono. Con este grnulo puede vincular devoluciones de compras con pedidos de compra de reposicin. Requisitos: Gestin de pedidos de compra e Inventario bsico

Descuentos de lneas d compras (3.580)

Este grnulo le permite trabajar con descuentos de compras especficos de cada proveedor. Con un descuento de lnea, se negocia el porcentaje de descuento que conceder el proveedor. Requisitos: Inventario bsico y Facturacin de compras

Precios de lneas de compras (3.590)

Este grnulo le permite trabajar con precios de compras especficos de cada proveedor. Con un precio de compra, se negocian los precios reales con el proveedor. Requisitos: Inventario bsico y Facturacin de compras Este grnulo sirve para vincular pedidos de venta y de compra entre s y el momento de envo directo de productos del proveedor al cliente. Envos directos le permite gestionar productos que se envan directamente del proveedor al cliente sin tener que llevar a cabo la liquidacin manual de movimientos de existencias. El proceso de facturacin no se ve afectado por los envos directos. Envos directos resulta til para empresas de venta de productos que se envan directamente del proveedor al cliente sin pasar por las existencias. Requisitos: Gestin de pedidos de venta y Gestin de pedidos de compra

Envos directos (3.770)

Lista de grnulos

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rea de la aplicacin Existencias

Grnulo (Id. del grnulo) Inventario bsico (4.010)

Descripcin

Este grnulo sirve para realizar un seguimiento de productos y precios. Suele utilizarse conjuntamente con Ventas y cobros y Compras y pagos. El grnulo Inventario bsico incluye tablas, movimientos y diarios de productos de Navision. Este grnulo le permite configurar productos de existencias y registrar transacciones de productos en diarios. Inventario bsico se encuentra integrado con Contabilidad y con los procesos de registro de Ventas y cobros y Compras y pagos. Este grnulo tambin es necesario para la configuracin de los otros grnulos de inventario. Requisitos: Contabilidad bsica

Mltiples almacenes (4.045)

Esta funcin proporciona la funcionalidad bsica que permite al usuario gestionar las existencias en varios almacenes. La funcionalidad es lo suficientemente amplia para incluir almacenes en plantas o instalaciones de produccin y centros de distribucin, almacenes y vehculos de servicio. Todos los productos pueden tratarse como unidades de almacenamiento (UA), lo que significa que productos idnticos con el mismo nmero de producto se pueden almacenar en distintos almacenes y gestionar individualmente en cada almacn. El usuario puede aadir precios de coste, informacin de reposicin y fabricacin, etc. segn el almacn. La funcionalidad se ha desarrollado para trabajar dentro de una base de datos. Esto proporciona al usuario una buena integracin con el sistema, informacin en tiempo real y menores costes de licencia. Requisitos: Inventario bsico

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Grnulo (Id. del grnulo) Unidades de almacenamie nto (4.045)

Descripcin

Esta funcin proporciona funcionalidad bsica que permite al usuario gestionar unidades de almacenamiento (UA), lo que significa que productos idnticos con el mismo nmero de producto se pueden almacenar en distintos almacenes y gestionar individualmente en cada almacn. El usuario puede aadir precios de coste, informacin de reposicin y fabricacin, etc. segn el almacn. Requisitos: Mltiples almacenes

Proveedores alternativos (4.050)

Utilice este grnulo cuando compre los mismos productos a varios proveedores distintos. Este grnulo le permite crear proveedores e informacin de precios alternativos para productos de existencias. Puede utilizarse cuando una empresa dispone de varios proveedores posibles para los mismos productos. Requisitos: Inventario bsico

Listas de materiales (4.060)

Este grnulo sirve para clasificar mercancas terminadas en listas de materiales. Las listas de materiales pueden utilizarse para describir construcciones, paquetes y otros productos que se suelen vender de forma conjunta. Las listas de materiales se configuran en la tabla de productos con una descripcin de la lista que especifica los productos, recursos, cantidades, etc. Tambin existen procesos para calcular el coste unitario directo de las listas de materiales. Requisitos: Inventario bsico

Transferenci as entre almacenes (4.100)

Este grnulo permite hacer un seguimiento efectivo del inventario durante su desplazamiento de un almacn a otro. Tambin le permite valorar con mayor precisin el inventario en trnsito y el de varios almacenes. Requisitos: Mltiples almacenes

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Grnulo (Id. del grnulo) Sustitucin de productos (4.110)

Descripcin

Este grnulo le permite vincular productos de iguales o similares caractersticas. Si un cliente pide un producto que no se encuentra disponible, puede ofrecerle productos de sustitucin y as no peder la venta. Tambin puede proporcionarle un servicio adicional mediante la oferta de alternativas ms econmicas. Requisitos: Gestin de pedidos de venta e Inventario bsico

Referencias cruzadas de producto (4.120)

Con este grnulo, puede identificar con rapidez y exactitud los productos que pide un cliente mediante unos nmeros de producto distintos a los de su empresa. Los datos de referencia cruzada de clientes, proveedores y fabricantes, as como los nmeros genricos, cdigos universales de producto (UPC) y nmeros europeos de artculos (EAN) se pueden guardar y consultar fcilmente. Requisitos: Inventario bsico

Productos sin stock (4.130)

Utilice este grnulo para ofrecer productos que no forman parte de su inventario, pero que puede pedir al proveedor o al fabricante. Dichos productos se registran como productos sin stock, aunque por lo dems reciben el mismo tratamiento que cualquier otro producto. Requisitos: Gestin de pedidos de venta e Inventario bsico

Seguimiento de productos (4.140)

Con este grnulo se puede controlar y realizar un seguimiento de nmeros de serie y lote. Los nmeros de serie y lote pueden asignarse de forma manual o automtica. La funcin permitir al usuario recibir y enviar varias cantidades con nmeros de serie y lote desde una sola lnea de pedido. Requisitos: Inventario bsico

Cargos de producto (4.150)

Este grnulo sirve para incluir el valor de componentes de coste adicional en el coste unitario o precio de venta de un producto. Ejemplos de estos componentes seran, por ejemplo, flete, seguro u otros costes relacionados con el producto. Requisitos: Inventario bsico

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Grnulo (Id. del grnulo) Recuento cclico (4.160)

Descripcin

El recuento cclico es un mtodo bsico de comprobacin de la informacin de registros de inventario. Sirve para mantener y mejorar la precisin del inventario. El recuento cclico se configura para productos o UA. Est disponible como grnulo bsico, por lo que se puede utilizar con o sin GA o SGA. Requisito: Inventario bsico

Ubicacin (4.170)

Utilice este grnulo para organizar su almacn mediante la asignacin de productos a ubicaciones, la menor unidad en la estructura lgica del almacn. Esto se hace en los diarios de productos o directamente en las lneas de documentos (no se aplica exclusivamente a lneas de pedidos). Requisitos: Inventario bsico y Mltiples almacenes

Ubicacin en almacn (4.180)

Utilice este grnulo para permitir que sus empleados de almacn realicen sus tareas individualizadas. Esto se hace desde una interfaz de usuario independiente al recibir productos en un entorno de pedido por pedido. Aqu la ubicacin se crea desde el pedido lanzado. Requisitos: Inventario bsico

Recepcin de almacn (4.190)

Utilice este grnulo para permitir que sus empleados de almacn realicen sus tareas individualizadas. Esto se hace desde una interfaz de usuario independiente al recibir productos en un entorno de mltiples pedidos. Aqu la ubicacin se crea desde la recepcin. Requisitos: Inventario bsico

Picking (4.200)

Utilice este grnulo para permitir que sus empleados de almacn realicen sus tareas individualizadas. Esto se hace desde una interfaz de usuario independiente al enviar productos en un entorno de pedido por pedido. Aqu el picking se crea desde el pedido lanzado. Requisitos: Inventario bsico

Lista de grnulos

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rea de la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) Envo de almacn (4.210)

Descripcin

Utilice este grnulo para permitir que sus empleados de almacn realicen sus tareas individualizadas. Esto se hace desde una interfaz de usuario independiente al enviar productos en un entorno de mltiples pedidos. Aqu el picking se crea desde el envo. Requisitos: Inventario bsico

Gestin de almacn

Gestin de almacn (4.610)

Este grnulo se utiliza para las comunicaciones entre las funciones de venta y almacenamiento. Proporciona la funcionalidad bsica que ayudar al personal de almacn a registrar la recepcin de inventario, organizar los pedidos para picking, realizar el picking de los productos para los envos y enviar los pedidos. Todos los pedidos lanzados (venta, compra, transferencia y produccin) pueden controlarse en el almacn. Requisitos: Mltiples almacenes, Gestin de pedidos de venta y Gestin de pedidos de compra

Sistemas de Gestin de almacn (4.620)

Mdulo avanzado que le permite gestionar productos en funcin de ubicaciones. Puede recibir y ubicar productos en una ubicacin y adems preparar los productos de una ubicacin para su envo. Los productos se ubican segn una plantilla de ubicacin y se preparan en funcin del ranking de zona y ubicacin. Se pueden mover productos de una a otra ubicacin, tanto de forma manual como en funcin de un informe para optimizar el uso del espacio y el proceso de picking. Se crean documentos de instrucciones de almacn para el proceso de picking y de ubicacin. Este proceso puede llevarse a cabo para pedidos de venta, compra, transferencia, devolucin y produccin. No se incluyen los pedidos de servicio. Requisito: Gestin de almacn

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Grnulo (Id. del grnulo) Picking y ubicacin internos (4.630)

Descripcin

Este grnulo le permite crear pedidos de picking y ubicacin con fines internos, sin que sea necesario disponer de un documento de origen (como un pedido de compra o de venta). Por ejemplo, puede realizar el picking de productos para pruebas o ubicar la salida de produccin. Se crean documentos de instrucciones de almacn, aunque el uso de estos pedidos no requiere documentos de origen. Requisito: Gestin de almacn

Sistema de captura de datos automatizado (4.640)

El Sistema de captura de datos automatizado le permite capturar datos de forma automtica. Se podrn mantener datos actualizados, incluso en un entorno muy variable. Este grnulo utiliza Navision Application Server, y admite varios de los flujos de trabajo del nuevo WMS que permite la automatizacin del almacn. Requisito: Sistemas de gestin de almacn

Sistemas de gestin de almacn (4.650)

Este grnulo sirve para automatizar los procesos de almacn. Esto se hace con el sistema que le ofrece propuestas de ubicaciones calculadas e inteligentes. Aqu los clculos se basan en ranking de ubicacin, capacidad de ubicacin, plantillas de ubicacin y zonas. Requisitos: Ubicacin

Configuraci n de ubicacin (4.660)

Este grnulo sirve para configurar y mantener sus ubicaciones fcilmente. Se consigue definiendo el diseo de su almacn y las dimensiones de sus armarios, columnas y estanteras. Adems, este grnulo sirve para configurar y mantener sus parmetros de planificacin fcilmente. Se consigue definiendo las limitaciones y caractersticas de cada ubicacin. Requisitos: Ubicacin

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rea de la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) Picking y ubicacin internos (4.670)

Descripcin

Utilice este grnulo para crear pedidos de ubicacin y picking con fines internos en la misma ubicacin, pero sin la necesidad de un pedido lanzado. Esto se hace desde una interfaz de usuario independiente, que le permite recuperar el contenido de la ubicacin para incluirlo en el picking o ubicacin. Requisitos: Ubicacin

Recursos

Recursos bsicos (4.260)

Este grnulo sirve para realizar un seguimiento de los recursos y precios. Le permite registrar y vender recursos. Los recursos relacionados pueden combinarse en un grupo de recursos o se puede realizar el seguimiento de recursos por separado. Los recursos se clasifican en mano de obra y equipos. Los recursos pueden asignarse a un proyecto concreto durante un periodo de tiempo. Para ello, necesitar los grnulos Proyectos bsicos y Presupuestos y clculos. Requisitos: Contabilidad bsica

Gestin de capacidades (4.270)

Este grnulo sirve para planificar capacidad, ventas y estadsticas de consumo y beneficios de los recursos. Se crea un plan en un sistema de calendario con el nivel de detalle y el periodo de tiempo deseados. Tambin se puede controlar el consumo de recursos. Puede obtener un resumen completo de la capacidad de cada recurso con informacin acerca de la disponibilidad y los costes planificados de pedidos y ofertas. Requisitos: Recursos bsicos

Varios precios de venta (4280)

Este grnulo sirve para facturar recursos y grupos de recursos con precios de venta distintos. Los precios pueden determinarse en funcin del tipo de trabajo seleccionado y pueden definirse para cada recurso o grupo de recursos y para cada uno de los proyectos. Requisitos: Recursos bsicos

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Lista de grnulos

rea de la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) Varios costes (4.290)

Descripcin

Este grnulo sirve para gestionar costes alternativos de recursos y grupos de recursos. Los costes pueden ser fijos o basarse en un porcentaje adicional o en un cargo fijo adicional. Puede definir tantos tipos de trabajo como desee. Requisitos: Recursos bsicos

Proyectos

Proyectos bsicos (4.510)

Este grnulo sirve para realizar un seguimiento del consumo de proyectos y datos para facturar al cliente. Puede asignar un proyecto determinado a un cliente y facturar los proyectos de forma completa o parcial. Para ello, necesitar el grnulo Facturacin de ventas. Requisitos: Contabilidad bsica

Presupuesto s y clculos (4.520)

Este grnulo sirve para crear presupuestos para proyectos. Puede crear un presupuesto para todo el proyecto o para cada subdivisin del proyecto si dispone del grnulo Fases, subfases y tareas y tambin para cualquier periodo de tiempo necesario. Puede copiar presupuestos de un proyecto a otro. Requisitos: Proyectos bsicos

Fases, subfases y tareas (4.530)

Este grnulo se utiliza cuando se necesita dividir un proyecto en unidades ms especficas a efectos de clculos y presupuestos. Requisitos: Proyectos bsicos

Lista de grnulos

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rea de la aplicacin Recursos humanos

Grnulo (Id. del grnulo) Recursos humanos bsicos (5.760)

Descripcin

Este grnulo sirve para gestionar los recursos humanos de la empresa de forma eficaz. Puede agrupar y realizar un seguimiento de informacin de los empleados correspondiente y organizar los empleados en funcin de diversos tipos de informacin, desde la experiencia, las cualificaciones, la educacin y la formacin hasta la afiliacin sindical del empleado. Puede almacenar incluso informacin personal, realizar un seguimiento de puestos vacantes de la empresa y extraer una lista de candidatos para los puestos. Puede realizar un seguimiento de beneficios y artculos de la empresa distribuidos, como llaves, tarjetas de crdito, equipos informticos y coches. Puede registrar fcilmente todo tipo de ausencias en unidades de medida personalizadas y vincular direcciones alternativas y datos de familiares a los empleados. Requisitos: Contabilidad bsica

Activos fijos

Activos fijos bsicos (5.260)

Este grnulo sirve para realizar un seguimiento de activos fijos tales como edificios, maquinaria y equipos. El grnulo Activos fijos bsicos le permite registrar varias transacciones de activos: adquisiciones, amortizacin, depreciacin, apreciacin y la venta/baja de activos. Para cada activo fijo, puede configurar libros de amortizacin en los que se definen mtodos de amortizacin y otras condiciones utilizadas para calcular la amortizacin. Puede definir tantos libros de amortizacin como sea necesario para satisfacer los requisitos legales y a efectos fiscales y de contabilidad interna. El grnulo Activos fijos bsicos es adecuado para empresas internacionales que necesitan utilizar varios mtodos de amortizacin distintos. Requisitos: Contabilidad bsica

Apndices - Pgina 44

Lista de grnulos

rea de la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) Seguros (5.270)

Descripcin

Este grnulo sirve para realizar un seguimiento de la cobertura y la prima anual del seguro de los activos fijos. Con este grnulo, puede determinar fcilmente si los activos se han sobreasegurado o infraasegurado. Se puede vincular cada activo a una o varias plizas de seguro. El grnulo Seguros le permite tambin ajustar el valor de importes de seguro. Requisitos: Activos fijos bsicos

Mantenimient o (5.280)

Este grnulo le permite registrar gastos de mantenimiento y de servicio para cada activo fijo. Le proporciona la informacin necesaria para realizar anlisis detallados y tomar decisiones relativas a la renovacin y venta/baja de activos fijos. Puede integrar el grnulo Mantenimiento con Contabilidad. Requisitos: Activos fijos bsicos

Distribucione s (5290)

Este grnulo le permite utilizar claves de distribucin para asignar distintos porcentajes de transacciones de activos, como el coste de adquisicin y la amortizacin, a departamentos o proyectos diferentes. Esta funcionalidad puede utilizarse si varios departamentos comparten un activo. Requisitos: Activos fijos bsicos

Reclasificaci n (5.300)

Este grnulo le permite reclasificar un activo o parte de un activo, por ejemplo, de un departamento a otro. El activo tambin puede dividirse en varios activos y varios activos pueden combinarse en un solo activo. Esta funcionalidad es necesaria si debe vender o dar de baja una parte de un activo fijo. Este grnulo le permite dividir en dos el activo y, a continuacin, vender o dar de baja uno de ellos. Requisitos: Activos fijos bsicos

Lista de grnulos

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rea de la aplicacin Toda la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) Varias divisas (3.760)

Descripcin

Este grnulo ofrece considerable flexibilidad para empresas que trabajan en el mbito internacional. Se pueden gestionar varias divisas en todo el sistema, incluidos Pagos y cobros, informes contables, recursos y productos de existencias y bancos (si estn integrados con el grnulo Gestor de efectivo). El mtodo de introduccin de tipos de cambio y de conversin de divisas cumple con la legislacin del Euro (incluida la "triangulacin") de los pases de la UME. La conversin de divisas se realiza en funcin de tipos de cambio almacenados y mantenidos en la tabla de tipos de cambio. Despus de especificar el formato de la divisa, los importes se mostrarn siempre en el formato correcto en todos los formularios e informes del sistema. Para cada conversin de un importe en divisa extranjera a un importe en divisa local, el sistema utiliza el tipo de cambio asociado a la fecha de la transaccin. Tambin puede guardar tipos de cambio histricos en la tabla de tipos de cambio para realizar un seguimiento de las fluctuaciones durante un periodo de tiempo. Las empresas pueden realizar transacciones comerciales en tantas divisas como sea necesario para cualquier cliente o proveedor. Por ejemplo, las empresas pueden emitir una factura en una divisa y aceptar el pago de la factura en otra divisa. La conversin automtica de divisas garantiza la gestin dinmica y el procesamiento eficaz de los tipos de cambio. Los detalles de las transacciones de cobros y pagos se almacenan en divisas locales y extranjeras, de modo que los informes de deudas pendientes y los informes de cobros y pagos pueden imprimirse tanto en la divisa local como en la extranjera. La opcin Ajuste tipo cambio ajusta los cobros y pagos y registra prdidas o ganancias no realizadas en la contabilidad. Al producirse el pago, las ganancias o prdidas se realizan y se crean los registros correspondientes en la contabilidad. Si utiliza una divisa adicional en la contabilidad, la opcin Ajuste tipo cambio ajusta tambin la contabilidad en funcin de la configuracin de cada cuenta contable. Requisitos: Contabilidad bsica

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Lista de grnulos

rea de la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) Dimensiones bsicas (4.760)

Descripcin

Este grnulo aade dos dimensiones adicionales a los movimientos contables y a cualquiera de los otros movimientos de Navision. Puede asignar a las dos dimensiones los nombres ms apropiados para la empresa. Puede asignar cdigos de dimensin a cada transaccin en la que intervenga una cuenta contable, de cliente, de proveedor, de activos fijos, de recursos, de proyectos o un producto de existencias. As se obtiene mayor flexibilidad a la hora de trabajar con estadsticas. Adems, se pueden definir valores de dimensin predeterminados y reglas para los valores predeterminados de todos los tipos de cuenta (contable, cliente, proveedor, producto, etc.). De este modo, podr aadir dimensiones a todas las transacciones fcilmente. Este grnulo pueden utilizarlo las empresas que, por ejemplo, tienen varios proyectos, regiones o centros de beneficios. Las empresas que trabajan en proyectos en varios departamentos y funciones pueden realizar anlisis detallados por medio de este grnulo. Este grnulo puede servir tambin para crear un extracto de operaciones de una cuenta de coches de empresa, en la que cada coche se ha configurado como un proyecto. Puede configurar una sola cuenta para todos los coches de empresa, incluso si resulta necesario obtener un extracto detallado para cada coche. Por ejemplo, puede imprimir un saldo para un proyecto o departamento concreto o para combinaciones de ambos. Requisitos: Contabilidad bsica

Lista de grnulos

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rea de la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) Varios idiomas en documentos (4.020)

Descripcin

Este grnulo sirve para configurar descripciones alternativas de los productos de existencias e imprimir informes en varios idiomas (por ejemplo, puede crear facturas en el idioma del receptor). Las descripciones tambin pueden vincularse a clientes determinados, lo que resulta de especial utilidad en las ventas al extranjero. Tambin puede resultar til para personalizar las descripciones de producto incluso para clientes nacionales. Las descripciones de producto alternativas se seleccionan automticamente mediante las opciones Pedido venta y Pedido compra. Para utilizar la funcionalidad de varios idiomas, los textos de los idiomas alternativos debern insertarse en los objetos de la aplicacin correspondientes. Requisitos: Contabilidad bsica

Varios idiomas / individual (4801..4999)

Este grnulo permite al usuario cambiar el idioma del cliente en tiempo real siempre y cuando el idioma se encuentre disponible en el sistema. Requisitos: Contabilidad bsica Este grnulo le permite configurar un nmero ilimitado de lneas para describir productos de existencias, recursos y cuentas contables. Puede configurar los textos adicionales de forma que se copie automticamente una descripcin adicional en los documentos de venta y de compra durante la introduccin de lneas. La descripcin tambin puede tener en cuenta la fecha para incluir mensajes especiales durante un periodo concreto (por ejemplo, para comunicar ofertas promocionales o condiciones de garanta especficas). Adems, se pueden especificar textos adicionales para varios idiomas. Requisitos: Contabilidad bsica

Textos adicionales (3.800)

Apndices - Pgina 48

Lista de grnulos

rea de la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) Cdigos de auditora (4.770)

Descripcin

Este grnulo le permite definir un grupo de cdigos de auditora que se pueden asignar a transacciones en todo el sistema. As se proporciona un seguimiento de auditora que complementa la informacin ya ofrecida por los seguimientos de auditora del sistema y las descripciones de registros. Puede incluir cdigos de auditora tanto en diarios como en cabeceras de venta o de compra. Por ejemplo, los cdigos de auditora pueden servir para marcar todos los movimientos creados al cierre del ejercicio fiscal. Requisitos: Contabilidad bsica

Dimensiones avanzadas (4.780)

Este grnulo le proporciona un nmero ilimitado de dimensiones para transacciones de todos los movimientos. Puede asignar a las dimensiones los nombres ms apropiados para la empresa. Adems del nmero ilimitado de dimensiones, el grnulo incluye la funcionalidad de dimensiones avanzadas. Este grnulo le permite: - Configurar reglas acerca de la combinacin de dimensiones y valores de dimensin. Esto le ayudar a controlar el uso de dimensiones y a crear datos precisos a partir de las dimensiones. - Configurar reglas de establecimiento de prioridades de valores predeterminados. Esto le proporciona la oportunidad de definir reglas de dimensiones adaptadas a su empresa. - Configurar y utilizar vistas de anlisis. En las vistas de anlisis, puede analizar transacciones contables por dimensin y combinar dimensiones como considere necesario. Tambin puede incluir informacin de presupuestos en las vistas de anlisis. Puede combinar el anlisis de dimensiones con el uso de esquemas de cuentas. Las vistas de anlisis constituyen una forma avanzada de anlisis de datos con informacin de dimensiones. Requisitos: Dimensiones bsicas

Lista de grnulos

Apndices - Pgina 49

rea de la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) Intrastat (3.790)

Descripcin

Este grnulo sirve para crear informes INTRASTAT para las autoridades estadsticas. Le permite recuperar automticamente la informacin necesaria para enviar informes INTRASTAT a las autoridades. Las autoridades aduaneras nacionales le informarn acerca de si la empresa est obligada o no a enviar estos informes. Requisitos: Contabilidad bsica

Fabricacin bsica

rdenes de produccin (5.410)

Este grnulo sirve para crear y gestionar rdenes de produccin. El grnulo le proporciona las funciones bsicas necesarias para crear rdenes de produccin y registrar el consumo y los resultados en las rdenes de produccin. Una vez creada una orden de produccin, puede calcular los requisitos netos en funcin de la orden de produccin. Requisitos: Inventario bsico

Lista de materiales de produccin (5.420)

Este grnulo sirve para crear listas de materiales. Este grnulo tambin es necesario para la configuracin de los otros grnulos de fabricacin de Navision. Incluye tambin funciones para el clculo del coste estndar. Requisitos: rdenes de produccin

Fabricacin gil

Gestin de versiones (5.430)

Este grnulo sirve para la creacin y la gestin de versiones de listas de materiales de fabricacin y rutas. Para poder configurar versiones de rutas, deber adquirir primero el grnulo Planificacin de capacidad bsica. Requisitos: Fabricacin gil, Lista de materiales de produccin

Fabricacin gil (5.805)

Este grnulo proporciona acceso a la ejecucin de Fabricacin gil, incluyendo Planificacin de suministros y Planificacin de capacidad.

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Lista de grnulos

rea de la aplicacin Planificacin de suministros

Grnulo (Id. del grnulo) Planificacin de suministros bsica (5.810)

Descripcin

Este grnulo se utiliza para la planificacin de necesidades de material en funcin de la demanda. Incluye funcionalidad para la programacin de la produccin principal y la planificacin de necesidades de material. El grnulo incluye tambin mensajes de accin para cuadrar fcil y rpidamente los suministros y la demanda. La funcin de planificacin de necesidades de material admite planificacin de necesidades de material con y sin periodos de tiempo. Puede configurar productos con su propia poltica de reaprovisionamiento y registrar si los fabrican o se compran a terceros. El grnulo crea rdenes de produccin y pedidos de compra de forma automtica. Requisitos: Lista de materiales de produccin y Gestin de solicitudes

Previsin de demanda (5.820)

Este grnulo sirve para realizar una previsin de la demanda basada en los productos. Requisitos: Planificacin de suministros bsica Este grnulo sirve para aadir capacidades (centros de trabajo) al proceso de fabricacin. Puede configurar rutas y utilizarlas en rdenes de produccin y en la planificacin de necesidades de material. Le permite ver las cargas y la lista de tareas de las capacidades. Requisitos: Fabricacin gil y rdenes de produccin

Planificacin de capacidad

Planificacin de capacidad bsica (6.010)

Centros de mquina (6.020)

Este grnulo sirve para aadir centros de mquina como capacidades al proceso de fabricacin. Requisitos: Planificacin de capacidad base

Lista de grnulos

Apndices - Pgina 51

rea de la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) Carga limitada (6.030)

Descripcin

Este grnulo sirve para realizar la carga limitada de recursos con capacidad restringida. La carga limitada tiene en cuenta las restricciones de capacidad y as ayuda al responsable de planificacin a elaborar planes ms precisos. De este modo, se evita asignar ms trabajo a un centro de trabajo del que puede aceptar por su capacidad durante un periodo de tiempo. Si se ha adquirido el grnulo Compromiso de entrega de pedidos (vase Ventas y cobros), la carga limitada permite tambin al sistema calcular Capaz de comprometer. Requisitos: Planificacin de capacidad base

Portal de usuario

Portal de usuario (6.710) Centro de actividad Base & Sales (6.720)

Portal de usuario

Este grnulo aade configuracin y gestin de la funcionalidad del Portal de usuario desde dentro de Navision. Incluye el tratamiento de clientes y referencias y otras actividades del vendedor, por ejemplo, pedidos, ofertas, comentarios y tareas pendientes. Este centro de actividad (rol) se basa en funcionalidad de Gestin de contactos y Navision Advanced Distribution. Este rol puede asignarse a los representantes de ventas que trabajan en la oficina y a los que se encuentran en las instalaciones de los clientes y de viaje. Requisitos: Contabilidad bsica, Portal de usuario, Usuarios Web, Cobros bsicos, Gestin de pedidos de venta, Pagos bsicos, Inventario bsico, Gestin de contactos bsicos y Actividades.

Centro de actividad Product Design (6.730)

Este grnulo incluye el tratamiento de productos relacionados con la fabricacin. Por ejemplo, productos, Lista de materiales y clculos del coste para las personas que detenten la responsabilidad de Diseador de producto. Requisitos: Contabilidad bsica, Centro de actividad Base & Sales, Usuarios Web, Fabricacin bsica y Planificacin de necesidades de capacidad.

Apndices - Pgina 52

Lista de grnulos

rea de la aplicacin Commerce Gateway

Grnulo (Id. del grnulo) Commerce Gateway (99.008.510)

Descripcin

Este grnulo aade funcionalidad de configuracin y gestin de Commerce Gateway a Navision. Incluye configuracin de clientes, proveedores y otros socios. La configuracin consiste en los socios con los que intercambiar documentos y en los documentos mismos. El grnulo ofrece acceso a 10 socios. Un socio puede ser un cliente, un proveedor o un mercado. Si un socio es tanto cliente como proveedor, slo cuenta como 1 socio. El grnulo incluye 16 esquemas XML diferentes, que se enumeran a continuacin: Ventas: Peticin de oferta, Oferta, Pedido, Confirmacin, Nota de entrega, Factura, Abono Compras: Peticin de oferta, Oferta, Pedido, Confirmacin, Nota de recepcin, Factura, Abono Inventario: Catlogo de productos (importacin y exportacin) Requisitos: Contabilidad bsica NOTA: los clientes que adquieran Commerce Gateway tambin requerirn como mnimo uno de los siguientes grnulos: Ventas y cobros, Facturacin de ventas y Existencias, Inventario bsico o Compras y pagos, Facturacin de compras y Existencias, Inventario bsico

Commerce Gateway Partners ilimitados (99.008.520)

Este grnulo ofrece acceso a un nmero ilimitado de socios. Requisitos: Commerce Gateway

Lista de grnulos

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rea de la aplicacin Portal de negocio

Grnulo (Id. del grnulo) Portal de negocio para las versiones 3.10 y 3.60 (6.220)

Descripcin

Este grnulo ofrece lo necesario para conectar a sus clientes y proveedores con su sistema de gestin de negocio a travs de Internet. Responde a las necesidades de sus socios con acceso Web a informacin en tiempo real y a funcionalidad de autoservicio desde la solucin Navision. La informacin siempre est actualizada y es precisa y la funcionalidad de autoservicio es relevante para las necesidades de negocio concretas del usuario. Portal de negocio est completamente integrado con la solucin de negocio empresarial de Navision Financials y utiliza su lgica de negocio, lo que significa que, por ejemplo, el mantenimiento y los pedidos requieren muy poca administracin. Adems, el mantenimiento diario de los sitios Web no requiere conocimientos de HTML especiales. Requisitos: Contabilidad bsica, Gestin de contactos, Inventario bsico, Vendedores/Compradores, Navision versin 3.xx Adems, los siguientes grnulos son opcionales: (dependiendo de en qu partes de Navision el cliente desea activar la integracin) Cobros bsicos, Facturacin de ventas, Gestin de pedidos de venta, "Enviar a" alternativos, Pagos bsicos, Facturacin de compras, Gestin de pedidos de compra, Gestin de solicitudes, Envos directos, Direcciones de pedido alternativas, Proveedores alternativos, Varias divisas, Varios idiomas en documentos

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Lista de grnulos

rea de la aplicacin Navision Application Server

Grnulo (Id. del grnulo) Application Server (1,415)

Descripcin

Las soluciones de n-capas como Portal de usuario, Portal de negocio y Commerce Gateway requieren Application Server. Cada usuario interno necesita un Usuario Web para obtener acceso a la solucin con cualquier dispositivo por medio de Application Server. Cualquier otra solucin de terceros que utilice Application Server requiere tambin un Usuario Web por usuario interno. Excluye los productos o acuerdos de Navision con terceros para los que existe otro tipo de usuarios. Este grnulo permite 1 instancia de Application Server. Para obtener acceso a grficos de datos de Navision, se requiere un grnulo C/FRONT. Application Server no incluye el acceso a los grficos.

Application Server (1.420)

Las soluciones de n-capas como Portal de usuario, Portal de negocio y Commerce Gateway requieren Application Server. Cada usuario interno necesita un Usuario Web para obtener acceso a la solucin con cualquier dispositivo por medio de Application Server. Cualquier otra solucin de terceros que utilice Application Server requiere tambin un Usuario Web por usuario interno. Excluye los productos o acuerdos de Navision con terceros para los que existe otro tipo de usuarios. Este grnulo permite 100 instancias de Application Server Para obtener acceso a grficos de datos de Navision, se requiere un grnulo C/FRONT. Application Server no incluye el acceso a los grficos.

Diseo

Report Designer y Dataport Designer (7.110)

Este grnulo sirve para modificar informes y dataport existentes y le permite crear 100 nuevos objetos report y 100 nuevos objetos dataport (numerados de 50.000 a 50.099). Este grnulo tambin le proporciona acceso a C/AL (el lenguaje de aplicacin de C/SIDE) desde report y dataport para definir clculos y reglas empresariales especiales. Puede crear report desde cero o copiar report existentes como punto de partida. Todos los report de Navision se crean con esta herramienta y, por lo tanto, se pueden personalizar fcilmente.

Lista de grnulos

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rea de la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) Form Designer (7.120)

Descripcin

Este grnulo sirve para modificar formularios existentes (ventanas mostradas en pantalla para introduccin y consultas de datos) y le permite crear 100 nuevos objetos de formulario (numerados de 50.000 a 50.099). Puede utilizar pantallas de introduccin de datos similares a los formularios de introduccin de datos o crear pantallas personalizadas por usuario a efectos de seguridad por niveles de campos. Por ejemplo, puede modificar el formulario Pedido venta de modo que tenga un aspecto similar a los utilizados en el sector. Tambin puede crear un formulario de Ficha cliente para empleados que carecen de acceso a los campos Crdito mximo (DL) y Bloqueado. Este grnulo no incluye el acceso a C/AL desde formularios.

Table Designer (7.130)

Este grnulo sirve para modificar definiciones de tablas existentes y le permite crear 10 tablas nuevas (numeradas de 50.000 a 50.009). Puede modificar las propiedades de campos, como el nombre de campo, el nmero de decimales y el valor mximo. Puede aadir campos nuevos a tablas existentes y crear tablas nuevas para almacenar datos de la empresa. Puede crear claves nuevas para ordenar informacin de formas distintas y modificar y crear nuevos FlowFields y FlowFilters para distribuir la informacin en sectores de otras formas. Este grnulo no incluye el acceso a C/AL desde tablas.

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Lista de grnulos

rea de la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) Application Builder (7.200)

Descripcin

Este grnulo sirve para modificar las reglas empresariales y los clculos especiales que se ejecutan en segundo plano. Estas reglas empresariales y clculos especiales se definen en un lenguaje denominado C/AL (C/SIDE Application Language). Aunque Application Builder incluye el acceso a C/AL, no permite el acceso a cdigo C/AL existente que actualice tablas protegidas contra escritura (por ejemplo, registros) Application Builder le permite crear nuevas reas completas de funcionalidad para la aplicacin, de forma que se puede adaptar Navision a las necesidades de toda la empresa. Esta herramienta tambin le permite crear 100 objetos Codeunit (numerados de 50.000 a 50.099). Requisitos: Report Designer y Dataport Designer, Form Designer y Table Designer

Solution Developer (7.300)

Este grnulo tiene idnticos usos al grnulo Application Builder, aunque tambin le proporciona acceso a cdigo que actualice tablas protegidas contra escritura. Este grnulo proporciona el acceso necesario para modificar o crear cualquier tipo de objeto y tambin le proporciona acceso a las herramientas Merge y Upgrade. Adems, le permite utilizar las opciones de men Translate/Export y Translate/Import en Object Designer. Estas opciones no se encuentran disponibles con el grnulo Application Builder. Requisitos: Application Builder

Objetos de la aplicacin

Tablas (cada una) (7.730)

La aplicacin se compone de cinco tipos de objetos. Puede adquirir objetos adicionales y crear funciones nuevas a medida que se vayan necesitando. Los objetos de la aplicacin se almacenan en la base de datos, de forma que al importar objetos nuevos, se incorporan inmediatamente a la solucin. Las tablas forman la base de la estructura de datos y sirven para configurar y definir los campos utilizados en la aplicacin.

Lista de grnulos

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rea de la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) Tables (10) (8.200)

Descripcin

La aplicacin se compone de cinco tipos de objetos. Puede adquirir objetos adicionales y crear funciones nuevas a medida que se vayan necesitando. Los objetos de la aplicacin se almacenan en la base de datos, de forma que al importar objetos nuevos, se incorporan inmediatamente a la solucin. Las tablas forman la base de la estructura de datos y sirven para configurar y definir los campos utilizados en la aplicacin.

Forms (100) (8.300) Reports (100) (8.400) Dataports (100) (8.500) Codeunits (100) (8.600)
Herramientas

Los formularios sirven para mostrar campos y datos en ventanas. Los report se utilizan para elaborar todo tipo de informes internos y externos. Los dataport sirven para definir la importacin y la exportacin de datos. Los codeunit sirven para codificar funciones nuevas en la aplicacin. Navision Developers Toolkit proporciona una coleccin de herramientas para reducir el tiempo necesario de acceso a la estructura de una base de datos de Navision definida por los objetos y sus propiedades. Source Analyzer es una herramienta grfica de referencias cruzadas. Proporciona una coleccin de herramientas para ver y analizar datos de objetos desde una base de datos de Navision. Source Analyzer proporciona acceso rpido a la estructura de objetos de la base de datos de la aplicacin. Requisitos: C/FRONT, Application Builder

Navision Developers Toolkit Source Analyzer (99.003.640)

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Lista de grnulos

rea de la aplicacin

Grnulo (Id. del grnulo) Navision Developers Toolkit Compare and Merge (99.003.650)

Descripcin

Navision Developers Toolkit proporciona una coleccin de herramientas para reducir el tiempo necesario de acceso a la estructura de una base de datos de Navision definida por los objetos y sus propiedades. La herramienta Compare & Merge es una utilidad diseada para ayudar a los partners y a los clientes a documentar, comparar, actualizar y mantener soluciones de cliente modificadas. Esta herramienta se puede utilizar tambin para implantar o actualizar soluciones complementarias en una versin de cliente modificada. Requisitos: Navision Developers Toolkit Source Analyzer

Soluciones a los ejercicios

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Apndice D. Soluciones a los ejercicios

Este apndice contiene soluciones a los ejercicios de todos los captulos. Las soluciones siguen el orden siguiente: Captulo 2 Contabilidad Captulo 3 Ventas y cobros Captulo 4 Compras y pagos Captulo 5 Existencias

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Soluciones a los ejercicios

CAPTULO 2 CONTABILIDAD
Ejercicio 1: Crear un ejercicio fiscal nuevo Cree un nuevo ejercicio fiscal para 2003. El ejercicio empieza el 1 de enero de 2003 y termina el 31 de diciembre de 2003. La longitud de los periodos contables es un mes. Solution
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Haga clic en Configuracin, Periodos contables para abrir la ventana Periodos contables. Haga clic en Crear ejercic. para ejecutar el proceso Crear ejercicio. Rellene la ventana Crear ejercicio tal y como se muestra a continuacin:

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Haga clic en Aceptar para crear el ao.

El ejercicio fiscal debera tener el siguiente aspecto:

Soluciones a los ejercicios

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Ejercicio2 - Crear un tipo de cambio de divisa nuevo Cree el nuevo tipo de cambio de divisa para el "Florn hngaro" (HUF). El nuevo tipo de cambio es 100 HUF = 3,2350 EUR (DL). La fecha inicial es el 01/01/2000. Solution
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Haga clic en Configuracin, General, Divisas. Seleccione la lnea con el cdigo HUF.

Haga clic en el botn Tipos cambio e introduzca el tipo de cambio como se muestra en la siguiente imagen.

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Soluciones a los ejercicios

Ejercicio 3: Crear una cuenta de ingresos nueva Abra la ventana Ficha cuenta y cree una cuenta contable nueva para Ventas, Varios con el nmero 7001004. La cuenta posee la siguiente funcionalidad: Se trata de una cuenta de ingresos y gastos y se permite la entrada directa. Seleccione los siguientes grupos contables en la pestaa Registro: Tipo IVA Grupo contable negocio Grupo contable producto Grupo registro IVA neg. Grupo registro IVA prod. Ventas NACIONAL VARIOS NACIONAL IVA16

No es necesario que introduzca informacin en las pestaas Consolidacin e Informes de esta ventana. Solution
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En el men Contabilidad, haga clic en Plan de cuentas. Haga clic en Cuenta, Ficha para abrir la ventana Ficha cuenta. Pulse F3 para crear una nueva cuenta. En la pestaa General, introduzca la siguiente informacin:

Soluciones a los ejercicios

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En la pestaa Registro, introduzca la siguiente informacin:

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Cierre la ventana Ficha cuenta. En la ventana Plan de cuentas, haga clic en Acciones, Test plan de cuentas para alinear la presentacin de las cuentas. Haga clic en S para confirmar que desea indentar la nueva cuenta.

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Soluciones a los ejercicios

Ejercicio 4: Crear un grupo contable de producto nuevo Cree un nuevo Grupo contable de producto con el cdigo CASA y la descripcin Casa y jardn. Introduzca el cdigo de grupo de registro de IVA de producto IVA16. Responda S a cualquier pregunta que le haga el sistema. Solution
1

Haga clic en Configuracin, Grupos contables generales, Grupos contables productos. Cree una lnea nueva con la siguiente informacin: Cdigo Descripcin Grupo reg. IVA prod. genr. Inserta genr. aut. CASA Casa y jardn IVA16 S

Ejercicio 5: Configurar un grupo contable nuevo Cree una nueva configuracin de grupo contable mediante la combinacin del cdigo de Grupo contable negocio NACIONAL y el cdigo nuevo de Grupo contable producto que cre en el ejercicio anterior. Para la nueva configuracin utilice las mismas cuentas que en la combinacin de NACIONAL y MERCADERIA. Solution
1

Haga clic en Configuracin, Grupos contables generales, Configuracin grupos contables. Cree una lnea nueva con la combinacin NACIONAL y CASA.

Soluciones a los ejercicios

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Introduzca las mismas cuentas de ventas y de compras utilizadas en la combinacin NACIONAL y MERCADERIA. Tambin puede utilizar el proceso Copiar conf. grupos contables para rellenar las cuentas si lo desea.

Ejercicio 6: Crear varios grupos de registro de IVA nuevos Va a producirse un cambio en el porcentaje de IVA de la UE del 16% al 17%. Cree un nuevo Grupo registro IVA producto denominado IVA17. Introduzca una lnea en la ventana Config. grupos registro IVA para cada combinacin del nuevo Grupo registro IVA prod. con los Grupos registro IVA neg. existentes (UE, NACIONAL y EXPORT). Para cada combinacin nueva de Grupo registro IVA neg. con el nuevo grupo de registro IVA17, se utilizar la misma informacin de IVA y cuentas que para el grupo de registro IVA16. Normalmente, se crearan cuentas nuevas para registrar los movimientos contables con el nuevo porcentaje de IVA en cuentas independientes. No obstante, en este ejercicio, obviaremos este paso. Solution
1

Haga clic en Configuracin, Grupos registro IVA, Grupos contables productos. Inserte una nueva lnea con el cdigo IVA17 y la descripcin "Varios con IVA 17 %":

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Soluciones a los ejercicios

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Cierre la ventana Grupos registro IVA producto. Haga clic en Configuracin, Grupos registro IVA, Config. grupos registro IVA. Cree una lnea nueva e introduzca NACIONAL en el campo Grupo registro IVA neg., IVA17 en el campo Grupo registro IVA prod e IVA17 en el campo Identific. IVA.

La nueva lnea se situar inmediatamente debajo de la combinacin de configuracin de registro de IVA NACIONAL e IVA16. Puesto que debe copiar Tipo clculo IVA y las cuentas de la combinacin de NACIONAL e IVA16, puede mostrar todos los campos y presionar F8 (copiar anterior) en todos los campos. Tambin puede utilizar el proceso Copiar - Conf. registro IVA para copiar la combinacin NACIONAL e IVA16.
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Repita los pasos anteriores para la combinacin UE e IVA17 y para la combinacin EXPORT e IVA17. Deber obtener las siguientes lneas en la ventana Config. grupos registro IVA.

Soluciones a los ejercicios

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Ejercicio 7: Crear un movimiento de diario Cree otro movimiento de diario con la misma seccin y las mismas cuentas contables, pero en este caso realice un registro en el Debe de la cuenta 6210001 a dos departamentos, de 100 para el departamento CCIAL y de 60 para el departamento de Administracin. Realice un registro en el Haber de la cuenta 4100001 y compruebe que la lnea no incluye ningn departamento. Solution Para distribuir los importes del Debe entre dos departamentos y mantener un Haber sin ningn departamento vinculado, deber crear tres lneas de diario independientes con el campo Cta. contrapartida en blanco y el mismo N documento.
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Introduzca las lneas siguientes en el Diario general:

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Soluciones a los ejercicios

Observe que el N documento insertado automticamente no se modifica hasta que haya creado la tercera lnea que constituye el saldo del documento.

Soluciones a los ejercicios

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CAPTULO 3 VENTAS Y COBROS


Ejercicio 8: Configurar un cliente nuevo Cree un cliente nuevo e introduzca la siguiente informacin: Nombre cliente Direccin C.P. + Poblacin Cd. pas Alias Grupo contable negocio Grupo registro IVA negocio Grupo contable cliente Mtodo liquidacin Cd. trminos pago Solution
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Selangorian XYZ Ltd. 1 Rose Street GB-B27 4KT /Birmingham GB Selangorian XYZ NACIONAL NACIONAL NAC Manual Neto 1 mes/2% 8 das

Haga clic en Clientes en el men Ventas y cobros. Presione F3 y, a continuacin, INTRO para que el sistema asigne un nmero de cliente nuevo. Introduzca la informacin del ejercicio en los campos correspondientes de la pestaa General:

En la pestaa Facturacin, haga clic en el AssistButton de los campos correspondientes y seleccione los valores mencionados en el ejercicio:

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Soluciones a los ejercicios

Introduzca la informacin de pagos en la pestaa Pagos.

Acaba de configurar el cliente.

Ejercicio 9: Crear una oferta y convertirla en un pedido Cree una oferta para el cliente 30000, Seguros Bellavista S.A. Utilice el producto 70000, Mampara lateral y 100 como cantidad. Convierta la oferta en un pedido. Solution
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Haga clic en Ofertas en el men Ventas y cobros. Presione F3 para crear una oferta nueva. Presione INTRO para que el sistema asigne el nmero de oferta.

Soluciones a los ejercicios

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En el campo Venta a-N cliente de la cabecera Oferta venta, introduzca el nmero 30000 y presione INTRO. Haga clic en S en el aviso acerca de los saldos vencidos del cliente. En la primera lnea de oferta, introduzca la informacin del ejercicio en los campos correspondientes.

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En la ventana Oferta venta, haga clic en Convertir en pedido. Haga clic en S para convertir la oferta en un pedido. Haga clic en S en el aviso acerca de los saldos vencidos del cliente.

Ejercicio 10: Crear y registrar un pedido de venta Cree el pedido de venta para el cliente 10000. Cree un pedido de venta para el cliente 10000. Utilice la fecha de registro 25/01/01. El cliente pedir 100 botes de pintura negra. La pintura negra se ha configurado como el producto 70100. El pedido tiene unos portes de 35,00 DL. Una vez creado el pedido, deber registrar el envo y la facturacin del mismo.

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Soluciones a los ejercicios

Solution Para crear y registrar un pedido de venta nuevo:


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Haga clic en Pedidos en el men Ventas y cobros. Presione F3 para crear un pedido de venta nuevo. Presione INTRO para que el sistema asigne el nmero de pedido de venta. En el campo Venta a-N cliente de la cabecera Pedido venta, introduzca el nmero 10000 y presione INTRO. En las lneas de venta, introduzca el producto y el cargo de producto con la informacin del ejercicio en los campos correspondientes.

Haga clic en el AssistButton del campo Cantidad a asignar de la lnea de cargo de producto para mostrar la ventana Asignacin cargo prod. (ventas). En el campo Cantidad a asignar, introduzca 1.

Soluciones a los ejercicios

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Cierre la ventana Asignacin cargo prod. (ventas). Haga clic en Registro, Registrar. Haga clic en Enviar y facturar para llevar a cabo el envo y la facturacin al mismo tiempo y haga clic en Aceptar. Cierre la ventana Pedido venta.

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Ejercicio 11: Crear y registrar abonos Cree y registre un abono para la factura registrada con el documento nmero 103016 para el cliente nmero 01445544, Progressive Home Furnishings. Solution
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Haga clic en Abonos en el men Ventas y cobros. Presione F3 para crear un abono nuevo. Presione INTRO para que el sistema asigne el nmero de abono. Haga clic en Acciones y seleccione Copiar lneas para abrir la ventana Copiar doc. venta. Seleccione Factura regis. en el campo Tipo documento y haga clic en Aceptar. En el campo N documento, haga clic en el AssistButton, seleccione la factura registrada nmero 103016 y haga clic en Aceptar.

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Soluciones a los ejercicios

Active el campo Incluir cabecera y deje en blanco el campo Recalcular lneas.

Tras haber hecho clic en Aceptar, comprobar que se ha rellenado el abono con la informacin de la factura de venta registrada.

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Haga clic en Registro, Registrar. Haga clic en S para registrar el abono. Cierre la ventana Abono venta.

Ejercicio 12: Recibir y registrar pagos Ha recibido el pago completo de la factura 00-15 del cliente 30000, Seguros Bellavista S.A. Utilice NBE como cuenta de contrapartida y la fecha de trabajo como fecha de registro.

Soluciones a los ejercicios

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Solution
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Haga clic en Diarios de cobros en el men Ventas y cobros. Seleccione BANCO en el campo Nombre seccin y haga clic en Aceptar. Se ha seleccionado esta seccin porque la cuenta de contrapartida predeterminada para la seccin del diario es BO-INV. Introduzca la fecha de trabajo en el campo Fecha registro. Seleccione Pago en el campo Tipo documento. Seleccione Cliente en el campo Tipo mov. Introduzca el cliente nmero 30000 en el campo N cuenta. Deje como estn los campos Tipo contrapartida y Cta. contrapartida porque ya tienen la informacin de la cuenta BO-INV. Seleccione Factura en el campo Liq. por tipo documento. Haga clic en el AssistButton del campo Liq. por n documento y seleccione la factura nmero 00-15.

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Haga clic en Aceptar para liquidar el pago. Se cerrar la ventana Movs. pendientes cliente. En la ventana Diario cobros, el campo Liq. por Id. ahora contiene la factura nmero 00-15. Seleccione la lnea de diario para actualizar el importe del campo Haber en funcin de la factura seleccionada.

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Soluciones a los ejercicios

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Haga clic en Registro, Registrar. Haga clic en S para aceptar el registro. Cierre la ventana Diario cobros.

Nota Tambin podra utilizar la seccin GENERAL, pero tendra que introducir la informacin de la cuenta BO-INV en los campos Tipo contrapartida y Cta. contrapartida.

Soluciones a los ejercicios

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CAPTULO 4 COMPRAS Y PAGOS


Ejercicio 13: Configurar un proveedor nuevo Configure una ficha para un nuevo proveedor, Lyselette Lamper XYZ A/S, con lneas informacin siguiente: La direccin es Southside 1, DK-2820, Gentofte. El cdigo de pas es DK y el nmero de telfono 23 15 97 84. La persona de contacto es A VintherWahl y el cdigo de comprador AH. El grupo contable de negocio, el grupo de registro de IVA de negocio y el grupo contable de proveedor son UE. Los precios de este proveedor NO incluyen el IVA. El mtodo de liquidacin es Manual, los trminos de pago son 1 mes/2% 8 das, el cdigo de forma de pago es BANCO y el nmero de cuenta para el proveedor es el 0000 0001. El cdigo de condiciones de envo es En la fabrica. Introduzca el cdigo de divisa DKK y el CIF/NIF 48967351. Solution
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Haga clic en Proveedores en el men Compras y pagos. Presione F3 e INTRO para crear un proveedor nuevo. Introduzca el nombre de proveedor, la direccin, el cdigo postal, el pas, el nmero de telfono, el contacto y el comprador en los campos de la pestaa General tal y como se muestra a continuacin:

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Soluciones a los ejercicios

El sistema copiar el nmero de telfono al campo N telfono de la pestaa Comunicacin:

Introduzca los grupos contables y los Precios IVA incluido en la pestaa Facturacin tal y como se muestra a continuacin:

Soluciones a los ejercicios

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Introduzca Mtodo liquidacin, Cd. trminos pago y Ntro. n cuenta en la pestaa Pagos tal y como se muestra a continuacin:

Introduzca el cdigo de Condiciones envo en la pestaa Recepcin tal y como se muestra a continuacin:

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Soluciones a los ejercicios

Introduzca el Cd. divisa y el CIF/NIF en la pestaa Internacional tal y como se muestra a continuacin:

Acaba de crear el proveedor.

Ejercicio 14: Oferta y pedido de compra Se ha dado cuenta de que no queda ninguna lmpara AMSTERDAM en existencias y que deber pedir 50 unidades. El nmero de producto es 1928-S. El 25/01/01, contacta con Lyselette Lamper XYZ A/S (el proveedor que ha creado en el ejercicio anterior) para solicitarle una oferta de las lmparas AMSTERDAM. Ofertan un precio de 230 DKK por lmpara. Decide aceptar la oferta y pedir el producto. Esa misma tarde, recibe una nota de su departamento de recepcin donde le indican que las lmparas han llegado. Tambin se ha recibido la factura correspondiente (nmero 00021).

Soluciones a los ejercicios

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Cree una oferta para el pedido con la fecha 25/01/01 y, a continuacin, convierta la oferta en un pedido con la misma fecha. Registre la recepcin y la factura del pedido.

Solution Para crear la oferta y convertirla en un pedido:


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En el men Compras y pagos haga clic en Ofertas. Presione F3 para insertar una oferta de compra nueva y presione INTRO para obtener el siguiente nmero de serie. Introduzca la Fecha emisin documento 25/01/01. Escriba V00010 en el campo Compra a-N proveedor y presione INTRO. En el campo Tipo de la primera lnea, seleccione Producto y presione INTRO. Introduzca 1928- S en el campo N y presione INTRO. El sistema rellenar el nombre del producto (Lmpara AMSTERDAM). El campo Coste unit. directo IVA excl. se rellenar con 238,00 que es el coste utilizado en las ltimas transacciones de compras de este producto. Introduzca 50 en el campo Cantidad. Introduzca 230,00 en el campo Coste unit. directo IVA excl. para que coincida con el precio de la oferta.

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Para convertir la oferta en pedido el 25/01/01


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Introduzca la Fecha pedido 25/01/01. Haga clic en Aceptar en el aviso que aparece. Haga clic en Convertir en pedido. Se muestra un mensaje en el que deber confirmar que desea convertir la oferta en un pedido. Haga clic en S. Tome nota del nmero de pedido que genera el sistema para el pedido creado. Le resultar til a la hora de continuar procesando el pedido.

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Soluciones a los ejercicios

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Cierre la ventana Oferta compra.

Para registrar la facturacin y la recepcin del pedido:


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En el men Compras y pagos haga clic en Pedidos. Presione F5 para ver la lista de pedidos. Seleccione el ltimo pedido de compra de la lista y haga clic en Aceptar. Para comprobar que se trata del pedido correcto, busque el nmero de documento creado por el sistema al convertir la oferta. Introduzca 25/01/01 como Fecha registro. Introduzca 00021 en el campo N factura proveedor.

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Haga clic en Registro. Se muestra el formulario de opciones de registro. Puesto que ha recibido las mercancas y la factura, deber seleccionar Recibir y facturar y hacer clic en Aceptar.

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Soluciones a los ejercicios

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Cierre la ventana Pedido compra.

Ejercicio 15: Crear y registrar un pedido sin convertir una oferta El 25/01/01 realiza un pedido al proveedor 30000, Tecnologa de la madera S.A. Pide 10 sillas de invitado BERLIN (producto 1936-S) y 100 botes de pintura negra (producto 70100). El almacn recibe los productos el mismo da y usted recibe la factura del proveedor (nmero 1524). Cree un pedido nuevo y registre la recepcin y la facturacin del pedido. Busque el documento registrado. Solution
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En el men Compras y pagos haga clic en Pedidos. En la ventana Pedido compra, presione F3 en el campo N y presione INTRO. Escriba 30000 en el campo Compra a-N proveedor y presione INTRO. En el campo Tipo de la primera lnea, seleccione Producto y presione INTRO. Introduzca 1936- S en el campo N y presione INTRO. El sistema rellenar el nombre del producto (Silla invitado BERLIN). Introduzca 10 en el campo Cantidad. Haga clic en la segunda lnea. El campo Tipo deber contener Producto de forma automtica. Si no es as, seleccione Producto en el campo Tipo de la segunda lnea. Introduzca 70100 en el campo N y presione INTRO. El sistema rellenar el nombre del producto (Pintura negra). Introduzca 100 en el campo Cantidad.

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Soluciones a los ejercicios

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Introduzca 1524 en el campo N factura proveedor.

ste deber ser el aspecto del pedido una vez terminado:

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Haga clic en Registro. Puesto que ha recibido las mercancas y la factura, deber seleccionar Recibir y facturar y hacer clic en Aceptar. Cierre la ventana Pedido compra.

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Para ver el albarn registrado:


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Haga clic en Histrico albaranes. Presione F5, seleccione el albarn que acaba de registrar y haga clic en Aceptar.

Deber tener el siguiente aspecto:

Soluciones a los ejercicios

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Cierre la ventana Histrico albaranes compra.

Para ver la factura registrada:


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Haga clic en Histrico facturas. Presione F5, seleccione el albarn que acaba de registrar y haga clic en Aceptar.

Deber tener el siguiente aspecto:

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Soluciones a los ejercicios

Cierre la ventana Histrico facturas compra.

Ejercicio 16: Crear y registrar abonos Cuando ya haba registrado la factura 108023 del proveedor 10000, el proveedor localiz un error en la factura que le haba enviado. Desea utilizar un abono para anular la factura en el sistema. El nmero de abono de proveedor es CR23456. Introduzca y registre el abono en el sistema. Busque el documento registrado. Solution
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Haga clic en Abonos en el men Compras y pagos. Presione F3 e INTRO para crear un abono de compra nuevo. Haga clic en Acciones, Copiar lneas. Seleccione Tipo documento: Factura registrada. En el campo N documento, haga clic en el AssistButton para mostrar Lista hist. facturas compra. Seleccione la factura registrada del proveedor 10000 con el documento nmero 108023.

Soluciones a los ejercicios

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Active el campo Incluir cabecera y deje en blanco el campo Recalcular lneas.

Haga clic en Aceptar.

Comprobar que el documento de abono se ha rellenado con toda la informacin de la factura de compra registrada.
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Introduzca AB23456 en el campo N abono proveedor. El abono deber tener el siguiente aspecto:

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Haga clic en Registro, Registrar. Haga clic en S para confirmar que desea registrar el abono. Una vez registrado el abono, cierre la ventana Abono compra.

Para ver el abono registrado:

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Soluciones a los ejercicios

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Haga clic en Histrico abonos en el men Compras y pagos. Presione F5, seleccione el abono registrado en la lista y haga clic en Aceptar. (Debera ser el ltimo de la lista).

Deber tener el siguiente aspecto:

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Cierre la ventana Histrico abono compra.

Para ver el envo devuelto registrado:


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Haga clic en Histrico envos devolucin en el men Compras y pagos. Presione F5, seleccione el envo devuelto registrado en la lista y haga clic en Aceptar. (Debera ser el ltimo de la lista).

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Deber tener el siguiente aspecto:

Soluciones a los ejercicios

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Cierre la ventana Histrico envo devolucin.

Ejercicio 17: Procesar el pago de una factura El 25/01/01, desea proponer y pagar todas las facturas pendientes el 31/01/01 del proveedor 30000, Tecnologas de la madera S.A., con un solo cheque. Utilice el banco BO-INV como cuenta de contrapartida y seleccione Cheque automtico como Tipo pago por banco. Deje que el sistema proponga las facturas y, a continuacin, imprima el cheque en un archivo y registre el diario. Solution
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En el men Compras y pagos, haga clic en Diarios de pagos. Seleccione BANCO en el campo Nombre seccin. Haga clic en la primera lnea del diario y, a continuacin, en Pagos, Proponer pagos a proveedores. En la pestaa Proveedor, introduzca 30000 en el campo N.

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Soluciones a los ejercicios

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Haga clic en la pestaa Opciones. Introduzca 31/01/01 como lt. fecha pago y 25/01/01 como Fecha registro. Introduzca un nmero de documento en el campo N documento inicial. En este ejercicio utilizaremos CHEQ001. Seleccione Banco en el campo Tipo contrapartida, BO-INV en el campo Cta. contrapartida y Cheque automtico en el campo Tipo pago por banco.

Haga clic en Aceptar.

Soluciones a los ejercicios

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El sistema crear las lneas de diario de pagos, que se mostrarn en la ventana Diario pagos de la siguiente forma:

Para imprimir el cheque:


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Haga clic en Pagos, Imprimir cheque en la ventana Diario pagos. No modifique la pestaa Ln. diario general y haga clic en la pestaa Opciones. Seleccione el banco BO-INV en el campo Banco. El sistema rellenar el campo lt. n cheque. No lo modifique. Compruebe el campo Un cheque por proveedor y n documento est activado. Esta opcin har que se imprima un solo cheque para el proveedor. Compruebe que est en blanco el resto de los campos tal y como se muestra a continuacin:

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Soluciones a los ejercicios

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Haga clic en Imprimir. Active el campo Imprimir a un archivo. Haga clic en Aceptar. Introduzca un nombre para el archivo, por ejemplo c:/ejerciciocheque.prn. Haga clic en Aceptar. El cheque se imprimir en un archivo.

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En la ventana Diario pagos, comprobar que el sistema ha rellenado el campo N documento con el nmero de cheque.

Para registrar el cheque:


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En la ventana Diario pagos, haga clic en Registro, Registrar. Haga clic en S para registrar las lneas de diario. Haga clic en Aceptar para completar el ejercicio.

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CAPTULO 5 EXISTENCIAS
Ejercicio 18: Configuracin de contabilidad de existencias con almacenes Ha abierto un nuevo almacn en Austria en la direccin 50 Vienna Street, AT-1230 Wien que slo se utiliza para el almacenamiento de productos terminados. Para ver el valor de las existencias de este almacn, deber configurar un nuevo almacn AUSTRIA y combinarlo con el Cd. grupo contable exist. TERMINADO en la ventana Config. contab. existencias. Los saldos de existencias del almacn Austria deben registrarse en cuentas de existencias independientes. 3000005 Productos terminados (AT) 3000006 Productos terminados (AT/Prov) Deber comprobar que est vaco el campo Entrada directa, puesto que en estas cuentas el registro slo se puede realizar de forma automtica. Complete la configuracin necesaria para registrar el valor de las existencias del almacn de Austria en la contabilidad. Solution Para introducir las nuevas cuentas contables:
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Haga clic en Plan de cuentas en el men Contabilidad. Haga clic en Cuenta, Ficha. Pulse F3 para introducir la primera cuenta.

Una vez terminada la introduccin de los detalles de la primera cuenta tal y como se indic, presione F3 para introducir la segunda cuenta.

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Soluciones a los ejercicios

Cierre la ventana Ficha cuenta cuando haya terminado de introducir los detalles de ambas cuentas tal y como se indic. En la ventana Plan de cuentas, haga clic en Acciones, Test plan de cuentas y haga clic en S para actualizar la alineacin de las cuentas.

Para configurar el almacn:


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En el men Existencias, haga clic en Configuracin, Almacenes. Pulse F3 para crear un almacn nuevo. Introduzca AUSTRIA en el campo Cdigo y Almacn en Austria en el campo Descripcin. Rellene los campos Direccin, CP y Cd. pas de la pestaa General de la forma siguiente.

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Para completar la configuracin contable de existencias del almacn, combine el almacn AUSTRIA con el grupo contable de existencias TERMINADO.
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En el men Existencias, haga clic en Configuracin, Registro inventario, Conf. regis. inventario. Pulse F3 para introducir una lnea nueva. En el campo Cd. almacn, seleccione AUSTRIA. En el campo Cd. grupo contable exist., introduzca TERMINADO. Slo necesita introducir las cuentas en los campos Cta. existencias y Cuenta inventario (Prov.). Deje en blanco el resto de los campos.

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Cierre la ventana Config. contab. existencias.

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Ejercicio 19: Crear un producto Ha decidido vender equipos estreo a los clientes con un margen de beneficio del 20% sobre el coste. El producto tiene las caractersticas siguientes: Nombre Unidad medida base Valoracin existencias Clculo precio/bf bruto % Bf bruto Grupo contable producto Grupo registro IVA prod. Grupo contable existencias Superequipo estreo UD. FIFO Precio=Coste+Beneficio 20 MERCADERIA IVA16 MERCADERIA

Se permite incluir el producto en los clculos de descuentos en factura y deber tener el Grupo dto. producto MERCADERIA. Rellene una ficha de producto para este nuevo producto. Solution
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En el men Existencias, haga clic en Productos. Presione F3 e INTRO para crear una ficha de producto nueva. Introduzca la Descripcin Superequipo estreo. Haga clic en el AssistButton del campo Unidad medida base. En la ventana Unidades medida producto, introduzca la siguiente informacin: Cdigo UD. Cdad. por unidad medida 1

Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana Unidades medida producto. ste deber ser el aspecto de la pestaa General una vez terminada la introduccin de datos:

Soluciones a los ejercicios

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Introduzca la siguiente informacin en la pestaa Facturacin: Mtodo de valoracin de existencias Clculo precio/bf bruto % Bf bruto Grupo contable producto Grupo registro IVA prod. Grupo contable existencias Permite dto. factura Grupo dto. producto FIFO Precio=Coste+Beneficio 20 MERCADERIA IVA16 MERCADERIA S MERCADERIA

No modifique ninguno de los campos que rellena el sistema.


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ste deber ser el aspecto de la pestaa Facturacin una vez terminada la introduccin de datos:

Acaba de configurar el producto.

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Soluciones a los ejercicios

Ejercicio 20: Calcular el coste estndar de una lista de materiales Desea calcular el coste estndar del producto Bicicleta de montaa que ha creado en este captulo. Para actualizar el coste estndar ejecute el proceso Calcular coste estndar. Solution
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Abra la Ficha producto de la Bicicleta de montaa y haga clic en Producto, Lista montaje, Lista de materiales. Busque los componentes de la lista de materiales que se utilizarn para calcular el Coste estndar de la lista de materiales.

Cierre la ventana Lista de materiales.

Para calcular el coste de la lista de materiales:


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En la ventana Ficha producto, de la Bicicleta de montaa, haga clic en Producto, Lista montaje, Calcular coste estndar. Puesto que se desean calcular todos los niveles de la lista de materiales, seleccione Todos los niveles y haga clic en Aceptar. En la pestaa Facturacin de la Ficha producto de la Bicicleta de montaa, podr comprobar que el sistema ha actualizado el campo Coste estndar con el coste de la lista de materiales.

Soluciones a los ejercicios

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Cierre la Ficha producto para terminar el ejercicio.

Ejercicio 21: Crear variantes de producto Cree las variantes Azul, Amarilla, Negra y Plateada para el producto Bicicleta de montaa. Cierre la ventana Ficha producto y abra el men Ventas y cobros para introducir la siguiente factura de venta: Venta-a Cliente Fecha registro Tipo Descripcin Cd. variante Cantidad 10000 25/01/01 Producto Bicicleta de montaa Azul 1

No es necesario que registre la factura. Solution


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En el men Existencias, haga clic en Productos y presione F5 para abrir la lista de productos. Seleccione la Bicicleta de montaa y haga clic en Aceptar para abrir la ventana Ficha producto. Haga clic en Producto, Variantes. En el campo Cdigo, introduzca todas las variantes de color seguidas por una descripcin tal y como se muestra a continuacin:

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Soluciones a los ejercicios

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Cierre la ventana Variantes producto. Cierre le ventana Ficha producto.

Para introducir la factura:


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Haga clic en Facturas en el men Ventas y cobros. Presione F3 e INTRO para crear una factura nueva. En el campo Venta a-N cliente, introduzca 10000 y presione INTRO.

El sistema rellenar la informacin de cabecera en funcin del cliente. Para poder seleccionar el cdigo de variante, deber hacer que se muestre la columna Cd. variante.
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En el men principal, seleccione Ver, Mostrar columna. (Tambin puede hacer clic con el botn secundario del ratn en las cabeceras de columna de las lneas de factura y seleccionar Mostrar columna). En la ventana Mostrar columna, active el campo Cd. variante y haga clic en Aceptar.

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Ahora se puede finalizar la factura:


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Seleccione la primera lnea de factura. En el campo Tipo, seleccione Producto. En el campo N, introduzca 70500. Haga clic en el AssistButton del campo Cd. variante y seleccione AZUL en la ventana Variantes producto.

Soluciones a los ejercicios

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Haga clic en Aceptar para volver a la factura. Introduzca 1 en el campo Cantidad. Haga clic en S cuando aparezca el aviso de inventario insuficiente.

La factura deber tener el siguiente aspecto:

Observe que el campo Descripcin se rellena con la descripcin de variante en lugar de la descripcin de la ficha de producto.
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Cierre la ventana Pedido venta.

Proyectos del curso

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Apndice E. Proyectos del curso

Este apndice contiene tres proyectos de clase. Los instructores pueden utilizarlos como ejercicios adicionales o como base para nuevos ejercicios personalizados. En el contexto de autoestudio, los estudiantes los pueden utilizar como prcticas adicionales. Estos son los proyectos de clase: Captulo 2 Contabilidad Captulo 3 Ventas y cobros Captulo 4 Compras y pagos

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Proyectos del curso

CAPTULO 2 CONTABILIDAD
Escenario Tres nuevos clientes de servicios de TI se ponen en contacto con usted porque desean cambiar a Microsoft Business SolutionsNavision. La empresa 1 es una empresa pequea que realiza operaciones comerciales nacionales solamente. La empresa usar slo la funcionalidad de contabilidad del sistema y no utilizar clientes y proveedores. La empresa 2 es de mayor tamao que la empresa 1 y realiza transacciones comerciales con empresas de otros pases. La empresa usar slo la funcionalidad de contabilidad del sistema y no utilizar clientes y proveedores. La empresa 3 es una empresa grande. Ha incluido ms informacin en el plan de cuentas y desea utilizar clientes, proveedores y existencias en el sistema junto con la contabilidad.

Los clientes le han proporcionado sus planes de cuentas existentes. Plan de cuentas de la empresa 1 Ingresos Software Hardware Asesora Plan de cuentas de la empresa 2 Ingresos nacionales Software Hardware Asesora Ingresos internacionales Software Hardware Asesora 1000 2000 3000 1000 2000 3000

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Proyectos del curso

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Plan de cuentas de la empresa 3 Cobros Nacional Internacional Inventario Ordenadores Impresoras Pagos Proveedores Ingresos Software Hardware Asesora Coste de mercancas Compras de software Compras de hardware Coste de ventas de hardware Coste de ventas de hardware (provisional) Coste de ventas de software Coste de ventas de software (provisional) Tareas Su tarea consiste en analizar la informacin proporcionada en el plan de cuentas y determinar los grupos contables y las combinaciones de grupos contables adecuadas en las tablas de configuracin de registro. Para la empresa 3, tambin deber proponer la configuracin e integracin de los clientes, proveedores y productos en la contabilidad. 100 200

300 400

500

1000 2000 3000

4000 5000 6000 6050 7000 7050

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Proyectos del curso

CAPTULO 3 VENTAS Y COBROS


Escenario: Cronus Espaa S.A. es una empresa de crecimiento rpido ubicada en Madrid con una lnea de productos diversificada. La lnea de mobiliario de oficina OLYMPIC est teniendo mucho xito y es la piedra angular de la empresa. Ha permitido a Cronus convertirse en el lder del mercado domstico y ocupa el tercer puesto en dos grandes mercados de exportacin. Tareas: Su tarea consistir en mantener la configuracin de Ventas y cobros, crear y actualizar informacin de clientes, gestionar todos los documentos de clientes (como ofertas y pedidos) y gestionar los pagos de clientes. Procedimientos:
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Ha recibido informacin acerca de un nuevo grupo de clientes que se encuentra muy interesado en comprar la lnea de mobiliario de oficina OLYMPIC. Para prepararse para el volumen de trabajo que se avecina, desea configurar el grupo contable de cliente GOBIERNO. Sabe que las ventas al nuevo grupo de clientes requerirn un cargo de producto separado en los documentos porque desean usar un transportista especfico. Configure un cargo de producto con el cdigo FLETE-GOB. Sabe adems que los trminos de pago sern 60 das. Configure los trminos de pago. Recibe un fax del primer cliente, Ingeniera N&E, en el que se solicita recibir una oferta. El cliente se encuentra ubicado en el mismo pas que Cronus y por lo tanto se considera un cliente NACIONAL. Cree este nuevo cliente y rellene todos los campos segn la informacin anterior.

En el fax aparecen los productos requeridos: 1 Sala reuniones OLYMPIC 1 Oficina OLYMPIC 1 Sistema almacenamiento OLYMPIC El flete asciende a 100,00 DL por producto solicitado.

Proyectos del curso

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Rellene la oferta con la informacin. No olvide incluir el cargo de producto. El cliente ha aceptado la oferta y necesita convertirla en un pedido. Registre el pedido. Cuando el cliente recibi el envo, el producto Sistema almacenamiento OLYMPIC estaba daado y, por lo tanto, se devolvi a Cronus Espaa S.A. Ingeniera N&E todava desea recibir el producto y se acuerda el envo de uno nuevo. La empresa de transporte fue la responsable de los daos del producto. En lugar de emitir un abono y una factura nueva, deciden enviar el producto repuesto de forma gratuita. Emita un abono para 1 Sistema almacenamiento OLYMPIC. No incluya el cargo de producto 100,00 DL en el abono. Una vez emitido el abono, cree un nuevo pedido para el producto repuesto.

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Dos semanas despus, recibe una llamada de Ingeniera N&E y se solicitan 3 oficinas OLYMPIC que debern enviarse a intervalos de un mes. Cree y registre el pedido o pedidos correspondientes. Recibe un pago de Ingeniera N&E con el que se salda la cuenta. Registre el pago y liquide las facturas y el abono.

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Proyectos del curso

CAPTULO 4 COMPRAS Y PAGOS


Escenario: Cronus Espaa S.A. ha fabricado bicicletas durante varios aos, pero nunca ha dado prioridad a su venta. Esto se debe a que les ha resultado difcil encontrar proveedores adecuados que pudiesen realizar los envos a tiempo. La semana pasado, el responsable de compras, Richard Lum, consigui encontrar un proveedor adecuado. Tareas: Su tarea consistir en mantener la configuracin de Compras y pagos, crear y actualizar informacin de proveedores, gestionar todos los documentos de proveedores (como pedidos y facturas) y gestionar los pagos a proveedores. Procedimientos:
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Ha recibido la informacin de que el nuevo proveedor es Suministros generales S.A. de Madrid y que la forma de pago sern cheques. Cree este nuevo proveedor y rellene todos los campos segn la informacin siguiente.

Los trminos de pago son 60 das o 14 das 1%. Deber configurar estos trminos de pago. Usted ser el comprador de contacto en caso necesario. Configure su nombre como comprador en la ventana de configuracin Vendedores/Compradores.
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Richard Lum le indica que realice un pedido de 20 ruedas delanteras, 20 ruedas traseras, 10 sillines y 10 cuadros. Cree un pedido de compra para Suministros Generales S.A. con estos productos. Utilice 01/02/01 como fecha de la transaccin. En dos das, recibe la confirmacin del pedido y cinco das despus se reciben las mercancas en el almacn. Se le envan tambin la nota de entrega y la factura. Registre el pedido de compra. El almacn le comunica que debe emitir un abono por cinco ruedas delanteras porque se encuentran daadas y se van a devolver a Suministros Generales S.A. Cree y registre el abono. El 20/02/01, Richard Lum le comunica que se necesitan pedir 10

Proyectos del curso

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ruedas delanteras para produccin. Cree una factura y regstrela.


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El da 18 de cada mes, procesa las facturas pendientes de pago. Cree y registre el pago de la primera factura junto con la nota de abono del Diario de pagos. Transcurre un mes y ha llegado el momento de pagar la segunda factura. Esta vez se debe pagar la factura con un cheque automtico. Deber imprimir el cheque para que lo apruebe Richard Lum. Cree un cheque automtico nuevo e imprmalo.

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