Hasbro

ORDEN Gestin S.A.
CONTENIDO
1. RESUMEN EJECUTIVO................................................... 4 2. OBJETIVO .................................................................... 6 3. CARACTERSTICAS GENERALES DEL SISTEMA ZEUS. ... 8 4. PLATAFORMA TECNOLGICA ....................................... 9
4.1 INFORMACIN RECOPILADA ......................................................................................... 9 4.1.1 Arquitectura ........................................................................................................... 9 4.1.2 Plataforma.............................................................................................................. 9 4.1.3 Metodologa de Desarrollo ................................................................................... 10 4.1.4 Meses/Hombres de los mdulos............................................................................. 12 4.1.5 Tamao de la aplicacin ....................................................................................... 12 4.1.6 Nivel de desarrollo de documentacin ................................................................... 13 4.1.7 Facilidades para el Mantenimiento ....................................................................... 14 4.1.8 Instalacin del producto........................................................................................ 16 4.1.9 Nivel de personalizacin ....................................................................................... 16 4.1.10 Otras plataformas................................................................................................. 17 4.1.11 Privilegios ............................................................................................................ 18 4.2 CONCLUSIONES TCNICAS...................................................................................... 19
5. DESCRIPCIN DE LA FUNCIONALIDAD DE LOS MDULOS ........................................................................ 21

5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. 5.8. MDULOS DE VENTAS / CLIENTES / FACTURACIN............................................ 21 MDULO DE COMPRAS / IMPORTACIONES. .......................................................... 24 MDULO DE PROVEEDORES.................................................................................... 25 MDULO DE TESORERA / CAJA.............................................................................. 26 MDULO DE CONTABILIDAD .................................................................................. 26 ACTIVOS FIJOS ........................................................................................................... 27 PRESUPUESTO............................................................................................................ 28 EXISTENCIAS E INVENTARIO .................................................................................. 28
6. COMPARATIVO CON UN SISTEMA WORLD CLASS Y UN SISTEMA CLASE NACIONAL ............................................. 31

6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 MDULOS DE VENTAS / CLIENTES / FACTURACIN............................................ 31 MDULO DE COMPRAS / IMPORTACIONES. .......................................................... 32 MDULO DE PROVEEDORES.................................................................................... 32 MDULO DE TESORERA / CAJA.............................................................................. 33 MDULO DE CONTABILIDAD .................................................................................. 33
ORDEN Soluciones Tecnolgicas Miraflores 388 Santiago, Chile Telfono (56-2) 6869 100 Fax (56-2) 6869 319 www.orden.cl comercial@orden.cl
ORDEN Gestin S.A.
6.6 6.7 6.8 6.9
ACTIVOS FIJOS ........................................................................................................... 34 PRESUPUESTO............................................................................................................ 36 EXISTENCIAS E INVENTARIO .................................................................................. 37 GENERALES................................................................................................................ 37
7. CONTROL DE CALIDAD - ESTADO ACTUAL DE LA APLICACIN.................................................................... 40 8. EVALUACIN DE LOS USUARIOS................................ 45 9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..................... 47
ORDEN Gestin S.A.
1. RESUMEN EJECUTIVO
En este informe preparado por ORDEN Gestin S.A. se presenta el estado de desarrollo y cobertura que abarca la aplicacin ZEUS, desde una evaluacin tcnica y funcional del producto, versin Beta 2002, construido por el Departamento Informtica de HASBRO Chile y Argentina. Este sistema, ZEUS, tiene por objetivo proveer aplicaciones que permitan a HASBRO apoyar en forma eficiente los procesos relacionados a la gestin financiera y administrativa. ZEUS fue fabricado bajo una arquitectura Cliente/Servidor en dos capas. Existe una alternativa para su migracin a multi-capa Internet usando las herramientas Sybase/PowerSoft o PowerSite. Sin embargo, se deber probar esta alternativa y evaluar aspectos como: el costo de migracin y la calidad y eficiencia del producto resultante. En este documento se desarrolla en detalle el resultado del anlisis efectuado por Orden Gestin S.A. desde las siguientes perspectivas: Anlisis Tcnico Anlisis Funcional, comparativamente con un software de Clase Mundial y uno de Clase Nacional. Control de Calidad. Nivel de Satisfaccin en los usuarios. Un resumen de este anlisis es el siguiente: 1. Dentro de la aplicacin se ha desarrollado diferentes mdulos, siempre pensando en la gestin y operatoria del tipo de negocio que tiene una empresa como HASBRO, empresa importadora por excelencia y que dentro de sus principales actividades est la correspondiente al manejo logstico de las importaciones, bodegaje, ventas y facturacin. 2. Zeus es una aplicacin concebida para satisfacer las necesidades primordiales del negocio de HASBRO, siendo su principal fortaleza
ORDEN Gestin S.A.
los mdulos de Ventas, Clientes, Facturacin y operaciones en general (Importaciones). Mdulos que si bien cuentan con una muy buena conceptualizacin de la gestin, an tiene elementos que requieren afinacin y el esfuerzo y dedicacin de los recursos se debe orientar hacia ello ya que esta es la fortaleza de Zeus. 3. Hay otros mdulos que se ha estado desarrollando con menos fuerza pero que igual han tenido dedicacin y que aun conservan elementos caractersticos del negocio de HASBRO como son Tesorera y Caja, que requerira una dedicacin mayor para lograr mdulos ptimos. Sin embargo hay funciones que ni siquiera estn conceptualizadas y que antes de abordarlas se deben evaluar otras alternativas. 4. Con respecto a mdulos como Contabilidad, Activos Fijos, Presupuestos creemos que lo ms recomendable es abordar otras opciones existentes en el mercado ya que son mdulos ms estndares y que se pueden integrar a lo que hoy tiene Zeus para alimentarlos. 5. En cuanto a la integracin del nuevo concepto de aplicacin a la organizacin consideramos que esta no se ha realizado correctamente generando vicios en su prctica y muy poco potenciamiento de la aplicacin por parte de los usuarios debido al poco conocimiento que tienen de ella, disminuyndole protagonismo a las bondades del sistema. 6. En cuanto al mantenimiento de la aplicacin se not una carencia de polticas a este respecto, elemento de suma importancia en cualquier tipo de aplicacin, especialmente en estas que tienen un alto grado de parametrizacin y complementacin que pueden generar duplicidad, inconsistencias y en general informacin no confiable si no se est haciendo una mantencin adecuada, constante y contnua del sistema como un servicio complementario. Por ltimo, en este documento se sealan observaciones y recomendaciones que deben ser llevadas a cabo por HASBRO para tener un sistema ptimo, completo y perdurable en el tiempo de administracin operativa, contable y financiera.
ORDEN Gestin S.A.
2. OBJETIVO
El objetivo de este informe es presentar el resultado del anlisis del estado de desarrollo y cobertura que abarca la aplicacin ZEUS (versin Beta 2002), basado una evaluacin tcnica y funcional del producto, construido por el Departamento Informtica de HASBRO Chile y Argentina cuyo equipo de trabajo se encuentra compuesto por 2 analistas / desarrolladores y 1 desarrollador, todos con dedicacin de tiempo parcial al proyecto y que se viene desarrollando desde hace 4 aos aproximadamente. El equipo de trabajo por parte de ORDEN Gestin S.A. que realiz este anlisis estuvo compuesto por: Sra. Ana Mara Martnez, Ingeniero Comercial, MBA. (Coordinador General) Sr. Nelson Cayasalla, Ingeniero Informtico (Analista Tcnico) Sr. Jorge Vsquez, Ingeniero Informtico (Analista Funcional) Sr. Jos Ruiz, Ingeniero Civil (Analista Funcional) Sra. Patricia Fica, Ingeniero Informtico (Analista Funcional) Srta. Miriam Crcamo, Tcnico Jurdico (Revisor Control de Calidad) Por parte de HASBRO, las personas que proporcionaron la informacin y acceso a la aplicacin son los Sres. Nelson Gaete y Hugo Arboleda. Tal como se plante en la Propuesta de Trabajo, el objetivo de este anlisis fue emitir un informe con conclusiones a partir de los siguientes criterios: Tecnolgicamente: Producto de software Producto de un desarrollo Tecnologa utilizada Arquitectura de la aplicacin Metodologa de Desarrollo 6
ORDEN Gestin S.A.
Nivel de desarrollo de Documentacin Facilidades para el mantenimiento Nivel de Personalizacin Rendimiento
Funcionalmente: Funciones consideradas dentro de la aplicacin. Nivel de desarrollo de dichas funciones. Grado de complejidad de la funcionalidad de la aplicacin. Nivel de satisfaccin de los usuarios. Comparacin con sistemas similares del mercado. Documentacin de la aplicacin en cuanto a manuales de usuario (Inventario de la Documentacin). Utilizacin de la aplicacin dentro de la organizacin segn sus funciones. Nivel de Personalizacin
ORDEN Gestin S.A.
3. CARACTERSTICAS GENERALES DEL SISTEMA ZEUS.

El sistema ZEUS tiene por objetivo proveer herramientas que permitan a HASBRO apoyar en forma eficiente los procesos relacionados a la gestin financiera y administrativa. Para ello, el sistema se encuentra dividido en los siguientes mdulos:
Ventas / Clientes / Facturacin

Compras / Importaciones Proveedores Tesorera / Caja Contabilidad Activos Fijos Presupuesto Existencia / Inventario
ORDEN Gestin S.A.
4. PLATAFORMA TECNOLGICA
Para la recopilacin de la informacin contenida en este documento se realiz 5 reuniones, en las cuales se recopil la informacin detallada a continuacin.
4.1 INFORMACIN RECOPILADA

4.1.1 Arquitectura
ZEUS: Actualmente el sistema es en Cliente/Servidor de 2 capas. Lgica de la aplicacin en capa cliente, junto con lgica de presentacin. Procedimientos almacenados principalmente para apoyo a la generacin de reportes. Alternativa multi-capa INTERNET: Esta es una potencialidad que tiene el sistema, pero que actualmente no se encuentra desarrollada: Migracin a travs de los utilitarios de Sybase/Powersoft o PowerSite. Debido a que el diseo original fue para cliente/servidor, esta aplicacin migrada har uso intensivo de red. Es necesario probar con mayor detalle esta alternativa, pero requiere que la aplicacin est estable y con baja tasa de mantencin.
4.1.2 Plataforma
Red Red 10/100 UTP Swicht y HUB NT4.0 Service Pack 6
ORDEN Gestin S.A.
Hardware
Orignal
Desarrollo Pentium II 300 Mhz 128 Mbyte de RAM 4Gbyte en DD
Actual
Pentium III 733 Mhz 256 Mbyte de RAM 15 Mbyte en DD Este no es el espacio requerido por el software/ son los discos de los equipos Pentium III 550 Mhz Dual Procesor 512 Mbyte de RAM SCCI 9 Gbyte en DD Este no es el espacio requerido por el software/ son los discos de los equipos RECOMENDADO Pentium II 500 Mhz 128 Mbyte de RAM DD 100 Mbyte en DD (requerido)
Base de Datos
Pentium II 300 Mhz 128 Mbyte de RAM SCSI 4 GByte en DD
PC Cliente
MINIMO MMX 166 Mhz 64 Mbyte de RAM 100 Mbyte en (requerido) Perifricos: Mouse, Impresora
Software Desarrollo S.O. Microsoft Windows 95, o superior Power Designer 7.5.0.739 Power Builder Base de datos Sybase ASE 11.9.2 Pc Cliente: Sybase OpenClient 11.1.1
4.1.3 Metodologa de Desarrollo

El proceso de desarrollo del sistema ZEUS consider el uso de la metodologa de prototipos con refinamiento sucesivo. Este, aplicado sobre la plataforma de herramientas de desarrollo de Powersoft, bajo el paradigma de orientacin a objeto permiti obtener ventajas importantes entre las que podemos distinguir:
10
ORDEN Gestin S.A.
Que la construccin del sistema fuera eficiente y de manera incremental, cubriendo la funcionalidad de acuerdo a prioridades definidas con anticipacin. Que la mantenibilidad del sistema es tambin eficiente, con la restriccin de la falta de documentacin de diseo y construccin, que condiciona a los profesionales que realicen esta labor a conocer los detalles de la implementacin. No obstante lo anterior, es importante en este punto sealar algunas observaciones sujetas al anlisis: En relacin al componente Modelo de Datos, no se visualizan problemas importantes y se destaca el uso intensivo de integridad referencial (mediante primary key y foreing key), lo que evita que se actualicen o eliminen registros de tablas en forma independiente. Por otra parte, existe una estandarizacin en el diseo y programacin, pero no estn documentadas y slo son conocidas por quienes han desarrollado el anlisis y programacin, lo que conlleva a que nuevos integrantes construyan de acuerdo al estilo y diseo en forma particular. Como observacin adicional para la fase de construccin, la documentacin a travs de comentarios en el cdigo es insuficiente. En relacin al control de configuracin, no existe metodologa ni procedimiento de apoyo que permita administrar el control de versiones del software, tarea imprescindible si la metodologa de desarrollo aplicada es de prototipos e incremental. Con respecto a las pruebas de control de calidad sobre cada una de las versiones, stas son realizadas al trmino del desarrollo de nueva funcionalidad por cada desarrollador. Por lo que no existe una metodologa de prueba, ni un plan de pruebas detallado que permita garantizar un nivel de calidad del producto. Mecanismo de liberacin, o puesta en marcha, slo existe una forma de liberacin no documentada, y slo aplicable para la versin no compilada de ZEUS.
11
ORDEN Gestin S.A.
En la prueba realizada para medir tiempos de respuesta, el

resultado fue bueno (siempre menor a 3 segundos), tiempos tomados en pcs de ltima generacin. Sin embargo, se puede esperar que el tiempo incremente con el aumento de la cantidad de usuarios, aumento de la cantidad de datos, aumento de la funcionalidad y los procesos adicionales que la aplicacin usa para respaldar informacin til para otras funciones.
4.1.4 Meses/Hombres de los mdulos

No hay documentacin actualizada que permita determinar el esfuerzo requerido para construir e implementar cada mdulo. Slo existe una planificacin inicial correspondiente al ao 1998 que se ha usado como referencia, resultando el siguiente cuadro:
Anlisis Programacin
Total Meses/Hombres 16 56
Se puede sealar que esta estimacin inicial se encuentra totalmente desfazada del tiempo efectivo utilizado, del cual no se tiene un registro.
4.1.5 Tamao de la aplicacin

De los elementos ms relevantes de la aplicacin, se dispone de la siguiente informacin: Aplicacin Tablas Procedimientos almacenados Windows 184 247 66
Desarrollo Diccionario de datos 12 9Mb
ORDEN Gestin S.A.
Fuentes Aplicacin
90Mb
Base de datos Tamao inicial 500Mb
ZEUS Diseado inicialmente para 30 usuarios Usuario en Chile (actual) Usuario en Argentina (actual) 40 10
Esta aplicacin fue inicialmente diseada y construida en arquitectura cliente/servidor para tener en la etapa de produccin conectado simultneamente a 30 usuarios. Por lo que la instalacin de este sistema en ambientes con cantidad de usuarios sobre el lmite considerado inicialmente, podra producir degradaciones en su rendimiento, que se reflejar directamente en los tiempos de respuesta. Para evitar esto, se deber enfocar una solucin mediante configuraciones del motor de datos, migrar lgica de negocio situada en cliente a procedimientos almacenados y eliminar algunos procesos de respaldos de informacin realizada en cada transaccin.
4.1.6 Nivel de desarrollo de documentacin

En anlisis de la documentacin generada en el proceso de desarrollo de ZEUS, se obtuvo la siguiente tabla describiendo el estado de elaboracin:
13
ORDEN Gestin S.A.
Completa Manual de Sistema Manual de Instalacin Manual de Diseo Manual de Usuario Estndares de Desarrollo Gua Rpida Help Software Comentario en Cdigo
Suficiente
Insuficiente
No Hay X X X X X X X X
A pesar de la baja prioridad asignada a recursos para elaborar esta documentacin, es importante destacar que el uso de herramientas de productividad tanto para apoyar el diseo como la construccin permitira en el futuro elaborar en forma automatizada al menos los siguientes documentos: Diccionario de datos Modelo de Datos lgico y fsico. Modelo de Navegacin Diagrama de ventanas y descripcin general de funcionalidad
4.1.7 Facilidades para el Mantenimiento

El sistema ZEUS ser complejo de mantener principalmente por el estado actual de la falta de documentacin, aplicacin de estndares en el proceso de desarrollo del software y cdigo poco documentado con comentarios. Esta situacin puede cambiar si los mismos profesionales que realizan las actividades de anlisis, diseo y construccin quedaran a cargo de la tarea de mantencin, pero la dependencia del xito del proyecto depende de la permanencia de todos ellos, es decir, si esta tarea tuviera que ser realizada por personas distintas de las que han construido la aplicacin tendra un alto costo inicial.
14
ORDEN Gestin S.A.
La informacin base de anlisis de facilidad de mantencin considera tambin los siguientes puntos: Aplicacin capa cliente La aplicacin cliente est implementada con SQL embebido (conexin nativa a la base de datos usando SQLCA) para las consultas y transacciones al motor. No est implementada para usar el estndar ODBC o JDBC. En desarrollo de la aplicacin cliente se puede encontrar que fue mediante programacin de lneas de cdigo o usando objetos Powerbuilder que usan controles conectados directamente a la base de datos (bounded), no existiendo una recomendacin estndar al respecto. La aplicacin cliente no usa DLL de software externo a Powerbuilder, lo que facilita la mantencin y distribucin del sistema.
Aplicacin capa servidor Gran parte del cdigo que implementa la lgica del negocio est codificada en la capa del cliente, lo que dificulta bastante cualquier cambio en el negocio puesto que obliga a liberar una nueva versin del producto para cada modificacin. Es tambin una limitacin importante para el incremento en la cantidad de usuarios, debido a la alta demanda por uso del recurso red.
Aplicacin ambas capas: En la especificacin del sistema hay diferencias entre los objetos definidos en el diccionario de datos y el motor analizado. Por ejemplo: se encontr que en el motor de datos hay 6 tablas y 13 procedimientos almacenados que no estn en el diccionario de datos. En la especificacin de la base de datos hay algunos objetos tipo References que no tienen un nombre mnemotcnico. 15
ORDEN Gestin S.A.
Los objetos del modelo definidos en PowerDesigner no tienen textos en sus propiedades Description o Note, que podra ser un modo de mantener documentacin formalizada junto a la especificacin. Desventaja, no existe un manual de estndar de programacin, til para futuros analistas y desarrolladores. No obstante lo anterior, la programacin, nombres de variables, nombres de tablas, columnas y procedimientos almacenados estn basados en un mismo estndar, que adems permiten una auto-documentacin. Lo mismo es aplicable al diseo de las pantallas.
4.1.8 Instalacin del producto

El producto ZEUS es tcnicamente simple, puesto que se compone de elementos de slo 2 plataformas: base de datos y aplicacin cliente. El mtodo actual de distribucin del producto, es el siguiente: Del modelo de datos: desde la especificacin en Power Designer se generan los script para la creacin de la base de datos y todos sus objetos. Del cliente, se copian los ejecutables o de cdigo intermedio, las bibliotecas de la aplicacin y el software de conectividad con la base de datos (Sybase OpenClient 11.) a cada PC. El proceso de distribucin puede ser mejorado automatizando algunos procesos.
Este mtodo es el utilizado tanto para liberar nuevas versiones o

para instalacin de un nuevo site.
4.1.9 Nivel de personalizacin

La funcionalidad parametrizable del sistema ZEUS tiene su nfasis en el manejo de mens y administracin de ventanas, esta se realiza en forma dinmica y configurable de acuerdo a los perfiles de usuarios y
16
ORDEN Gestin S.A.
funcionalidad disponible. Esta capacidad del sistema alternativa de implantacin gradual de nueva funcionalidad.
facilita
la
Otro tipo de parametrizacin corresponde a los datos para la configuracin de la conexin con el servidor de datos, a travs de un archivo (.ini) que reside en los PCs clientes. Desde el punto de vista del Lenguaje (Idioma) de presentacin, ZEUS no tiene implementado el mecanismo de cambio de lenguaje, a pesar de ello estn en conocimiento y probando el uso de una utilidad de PowerBuilder que permitira realizar estos cambios en los objetos label de cada ventana. Cmo alternativa podran agregar al modelo tablas de personalizacin, pero no se resuelve la problemtica de los mensajes de la aplicacin, los que deberan ser traducidos uno a uno.
4.1.10 Otras plataformas

Para un producto de software es de vital importancia su disponibilidad en distintas plataformas, puesto que con esta facilidad se ampla el mercado de manera importante. En relacin a lo anterior, este producto se encuentra desarrollado utilizando herramientas que permiten, bajo una misma especificacin, generar las componentes de la base de datos para otras plataformas como por ejemplo: DB2, Informix, SQLServer, MySQL, NonStop, Oracle y Sybase. Para llevar la aplicacin cliente a plataforma Internet, hay disponible herramientas para migrar en forma automtica a html con apoyo de un servidor de aplicacin. Es importante tener presente que todas las facilidades mencionadas anteriormente deben ser probadas y evaluadas para conocer con mayor precisin el costo de dicho proceso y la eficiencia del producto resultante de la migracin.
17
ORDEN Gestin S.A.
4.1.11 Privilegios
Desde el punto de vista de Privilegios, cada usuario tiene su login en la base de datos, pero slo con acceso de lectura sobre los objetos. Esta cuenta-usuario permite que el motor valide el acceso, una vez realizado el login es desconectado e internamente se realiza una conexin con un login de superusuario (sa) que tienen acceso de escritura/lectura sobre los objetos,y con esta podrn realizar toda la operacin. Esta forma de trabajar se explica en el siguiente diagrama:
Etapa Conexin Desconecta Juan Juan Es usuario BD ? NO SI
Etapa Lgica del Negocio Conecta superusuario sa
Mensaje Usuario No Valido
Este mecanismo fue diseado para que los usuarios puedan realizar consultas usando herramientas como Access, Excel o InfoMaker, protegiendo de esta forma la eliminacin o actualizacin de datos en las tablas. Este esquema tiene las siguientes observaciones: El administrador de la base de datos no podr identificar a los usuarios que realicen operaciones con problemas en la base de datos, como: deadlock de objetos, ya que todos se clasificarn iguales. La auditora de la base de datos no podr ser utilizada debido a que los usuarios conectados no se registran en ella, sino son migrados a sper usuario. Desde la perspectiva de la administracin de la funcionalidad, sta se realiza mediante la Power Fundation Class (PFC Security Administrator) de PowerBuilder, que permite listar todos los objetos (controles) de una
18
ORDEN Gestin S.A.
o ms ventanas y dejarlas visibles o habilitado segn un usuario o un grupo de usuarios. Esto es ptimo para ambientes de pocos usuarios, pero para empresas grandes los privilegios podra degradarse por lo que se sugiere administrar roles y asignar estos roles a los usuarios. De la misma forma se administra la seguridad en la emisin de reportes, identificando usuario-reporte.
4.2 CONCLUSIONES TCNICAS

1. ZEUS fue fabricado bajo una arquitectura Cliente/Servidor en dos capas. Existe una alternativa para su migracin a multi-capa Internet usando las herramientas Sybase/PowerSoft o PowerSite. Sin embargo, se deber probar esta alternativa y evaluar aspectos como: el costo de migracin y la calidad y eficiencia del producto resultante. 2. Metodologa de Desarrollo: No hay documentacin que defina los estndares a utilizar en anlisis, diseo y construccin. Sin embargo, la preocupacin por la construccin de un buen diseo del Modelo de Datos combinada con la metodologa de Prototipo seleccionada, permite que la mantenibilidad del sistema sea hasta hoy eficiente. Una importante desventaja es que estos temas son slo conocidos y llevados a cabo por el personal que desarrolla, haciendo el proyecto altamente dependiente de ellos. 3. Facilidades para el mantenimiento: Las herramientas utilizadas para el apoyo al Diseo y Construccin estn orientadas a la reutilizacin de componentes lo que permite que la mantencin de actuales y nuevas funcionalidades no sea tarea compleja. Sin embargo, la falta de documentacin, aplicacin de estndares en el proceso de desarrollo del software y cdigo poco documentado con comentarios implicar que en el futuro ZEUS ser complejo de mantener. 4. Producto de software: En la actualidad ZEUS no es un producto, ya que no se han probado todos los mdulos, se estima que el 80% se encuentra desarrollado pero an en control de calidad, y el 20% restante (Presupuesto y Marketing) son mdulos que tambin estn 19
ORDEN Gestin S.A.
desarrollados pero no se han hecho pruebas funcionales an. Adicionalmente, no hay documentacin que respalde las etapas de definicin del software, de diseo, documentacin de sistema, del usuario y de instalacin. Cabe mencionar que este alcance es desde el punto de vista de la plataforma. 5. Producto de software multi base de datos: En la actualidad ZEUS slo corre sobre servidor de base de datos Sybase. Para aumentar el volumen de mercado objetivo es necesario cubrir al menos el servidor de base de datos Oracle. Para ello se propone realizar pruebas de factibilidad tcnica utilizando las herramientas actuales de desarrollo. 6. Nivel de Personalizacin: El sistema slo tiene personalizacin a nivel de funcionalidad de acuerdo a permisos del usuario. No posee personalizacin para internacionalizacin (uso de distintos idiomas). 7. Documentacin: Este es el aspecto ms dbil detectado en la evaluacin. Por lo que es de real importancia considerar en los planes de corto plazo actividades relacionadas a este tpico. La escasez de documentacin hace que el proyecto sea muy vulnerable a la disponibilidad del equipo de trabajo actual y sus conocimientos. Adems, ante cualquier decisin de trasladar, migrar o transferir este software, ser requisito disponer de toda su documentacin. 8. Tecnologa y Arquitectura: Desde la perspectiva de producto, si se quisiera que ZEUS tecnolgicamente fuera un producto para correr en plataforma full Internet, implicara que: El cliente debe ser cualquier Browser sobre cualquier sistema operativo: Windows, Mac o Unix. Desde el punto de vista del servidor depender principalmente de la cantidad de usuarios previstos de soportar. Ms de 100 usuarios, incluir una capa con Servidor de Aplicacin (Puede ser Java o Microsoft). Menos de 100 usuarios, sin servidor de aplicacin encapsulando la lgica del negocio en procedimientos almacenados.
9. Servidor de Base de Datos Relacional programable: Oracle, SQLServer o Sybase.

20
ORDEN Gestin S.A.
5. DESCRIPCIN DE LA FUNCIONALIDAD DE LOS MDULOS

Dentro de la aplicacin se ha desarrollado diferentes mdulos, siempre en la perspectiva de la gestin y operatoria del tipo de negocio que tiene una empresa como HASBRO, importadora por excelencia y que dentro de sus principales actividades est la correspondiente al manejo logstico de las importaciones, bodegaje, ventas y facturacin. Encontrndonos con una aplicacin con caractersticas que se detallan a continuacin. Para el manejo de ventas, proveedores, cuentas corrientes clientes, importaciones, la aplicacin considera mdulos muy completos, bien desarrollados, con un alto manejo de detalles requeridos dentro del negocio de HASBRO, con avanzado nivel de parametrizacin que permiten adaptarse a cualquier organizacin o esquema de trabajo inclusive, veamos a continuacin un detalle:
5.1. MDULOS DE VENTAS / CLIENTES / FACTURACIN

1. El modulo de Ventas y Facturacin es el mdulo mas slido y completo de ZEUS, contempla un buen manejo del proceso completo de la venta, partiendo por una solicitud del cliente, pasando por un pedido autorizado en el sistema el cual reserva los stock en bodega y generando los despachos. Permitiendo la elaboracin de los pedidos y entregas y su posterior facturacin. 2. En el mbito funcional el manejo de clientes en el sistema desarrollado, est definido de acuerdo a la estructura de ventas que
21
ORDEN Gestin S.A.
maneja HASBRO, de esta forma tenemos que los clientes estn definidos como una unidad nica que maneja diferentes sucursales. 3. Cada cliente tiene asociada informacin bsica de facturacin, entrega de productos, listas de precios, formas de pago, vendedor y cuenta contable asociada para el manejo de cuentas por cobrar. Esto permite un buen manejo de la cuenta corriente de los clientes. 4. El sistema administra muy bien las existencias y ubicaciones de los productos como la preparacin de las entregas segn los pedidos de ventas y la reserva de los productos. 5. Sobre contratos establecidos en forma general para clientes, lo que se maneja son proformas orientadas a cada cliente con tiempos de vigencia y renovables por perodos. 6. Los productos se pueden agrupar por familias y tienen un cdigo fsico distinto al interno, lo que permite modificar los cdigos de los productos. 7. La cuenta corriente histrica de clientes se puede revisar en el mbito resumido o detalle, esta revisin se realiza accesando los movimientos de cuenta corriente generados por cada cliente dentro de las tablas definidas para el manejo de transacciones diarias. 8. El manejo de las Ordenes de Compra de Clientes, Pedidos y Facturacin es bastante flexible ya que permite trabajar estos documentos en el mbito de lnea de detalle. 9. Se puede seleccionar en el documento que el manejo de la orden de compra de clientes o pedido sea sobre la base de saldos de inventario o stock, de esta manera se permitir rebajar de forma parcial o total las ordenes de compras y pedidos. Esto se traduce en que para una orden de compra es factible realizar mltiples despachos. 10. La facturacin se genera a partir de pedidos aprobados, estos pueden ser seleccionados de una lista de pedidos aprobados pendientes de facturar y formar parte de una factura en forma dinmica independiente del pedido que lo gener. 22
ORDEN Gestin S.A.
11.
Permite adems, la seleccin individual de ordenes de compra de clientes para el proceso de facturacin. Esto es til en empresas con volmenes bajos de facturacin dado que el sistema no permite procesos programados automticamente y por lo tanto no existe un proceso de facturacin masiva, cada orden de compra debe ser seleccionada para su facturacin. Dentro de otras funcionalidades podemos destacar: Manejo Listas de Precios vinculando vigencias de estos, asociacin a Clientes y considerando promociones especiales. Grupos Listas de Precios, para la vinculacin con vendedores y a Clientes. Descuentos a Listas de Precios, prefijando un mximo de descuento por cliente. Asociacin Clientes Listas de Precios, teniendo a los Clientes asociados a diversas listas de precios. Artculos por Clientes, relacin que contiene qu productos son los que se ofrecen a cada cliente, validando que en las solicitudes de pedidos no indiquen productos que no tienen asociados. Vendedores por Clientes. Impuestos por Clientes, se pueden tener diversos impuestos segn la calidad y tipo de Clientes. Pedidos de Ventas. Aprobacin de pedidos y reservas de stock, dejando los productos alocados en una bodega especial para el posterior despacho (bodega de picking). Despachos parciales segn la disponibilidad de mercanca. Datos de los artculos del cliente (precio, Empaque, cdigo), con el fin de evitar posibles rechazos a la facturacin por error de la informacin cliente versus HASBRO. Ventas Zona Franca Informes de Cuenta Corriente de Clientes Devoluciones de Ventas, que reversa los precios de costos de las ventas al valor original al momento de la venta. Clculo de Venta Neta, con el fin de poder reportar los royalties a HASBRO Inc.
12.
23
ORDEN Gestin S.A.
5.2. MDULO DE COMPRAS / IMPORTACIONES.

1. Las compras de HASBRO son ms de un 90% importaciones de productos para la venta, bajo esa premisa la administracin de los saldos, bodegas, ubicaciones y estados de las compras siempre estn en lnea con los productos que se vende. 2. El sistema cuenta con un manejo de embarques y el estado de estos, controlando la cubicacin de los container as como la identificacin del medio que trae los productos. 3. Permite un manejo de todos los documentos aduaneros, como el traslado de los productos a zona franca. 4. La valorizacin de estos productos es respecto al presupuesto de la compra en el cual se contemplan todos los costos por cargar a la importacin (seguros, fletes, aranceles, etc) y el precio real de los productos lo que permite valorizarlos al momento de ingresar los productos a bodega, an cuando no est lista la liquidacin del agente de aduana con todos los documentos adjuntos. 5. Los otros tipos de compras, diferente a las importaciones y que no son propias de la actividad del negocio, se generan como movimientos a artculos definidos en el catastro que no afectan el stock (el caso de compras de servicios, o activos fijos). 6. En cuanto al manejo de los saldos de las bodegas estos son afectados por las recepciones de los productos comprados (importado o nacionales) y por las ventas, informacin que se rescata desde el sistema de ventas a travs de los pedidos, y transfiere los artculos a despachar a una bodega especial. 7. No existe un proceso formal de inventario de las bodegas ya que si se producen diferencias estas se deben registrar en forma manual al sistema. 8. Dentro de otras funcionalidades se destacan: Manejo de Presupuestos de Gastos Fletes por Pas 24
ORDEN Gestin S.A.
Aranceles por Artculos y Pas Clculo de Costo Estndar de producto Manejo de Contenedores y cubicacin de estos. Datos y estados de los embarques Valorizacin de los Productos an cuando no se ha recibido la totalidad de la documentacin aduanera (se valoriza por medio de un presupuestado) Identificacin del transporte de los artculos (Nombre del Barco, Camin, o Avin) Manejo de todos los documentos aduaneros. Manejo de productos en Zona Franca
5.3. MDULO DE PROVEEDORES

1. El manejo de los proveedores es muy similar al manejo de los clientes, estos tienen asociados los productos y sus cuentas contables. 2. Al igual que los clientes, los proveedores tambin dependen de la empresa (por ejemplo, HASBRO Chile), es decir, son manejados en forma independiente, por lo tanto no es factible obtener una cuenta corriente consolidada a nivel de holding. 3. La cuenta corriente de proveedores se lleva sobre la misma base del manejo de cuentas corrientes cliente, esto es, a travs de los movimientos contables generados para un proveedor determinado. 4. El sistema administra satisfactoriamente el registro y las cuentas corrientes de los proveedores, permite tipificar operaciones de compra y efectuar pagos peridicos de montos fijos o variables. Acepta anticipos de facturas y pagos en ms de una cuota. 5. La informacin histrica de los movimientos de proveedores se maneja sobre los movimientos de cuenta corriente generados por cada proveedor, de esta forma los reportes que requieren de esta informacin la obtienen recorriendo cada movimiento al momento de ser requerido.
25
ORDEN Gestin S.A.
6. El manejo de un cliente proveedor es posible siempre y cuando el registro este definido tanto como cliente como proveedor, pero no se considera el neteo de estas cuentas.
5.4. MDULO DE TESORERA / CAJA

1. El manejo de la caja se administra a travs de comprobantes contables que permiten rebajar las cuentas corrientes de los proveedores por intermedio de los pagos y las cuentas corrientes de los Clientes por intermedio de los recaudos. 2. Permite la regularizacin de las cuentas corrientes de Clientes y Proveedores ya sea aplicando un anticipo u otros documentos y el cruce entre varios Rut distintos, siempre que el usuario los seleccione. 3. El manejo de los movimientos de banco no contempla la agrupacin de estos para la generacin de un flujo de la caja. 4. Principalmente esta desarrollado el manejo de caja con el registro de ingresos y egresos, estos documentos deben estar previamente definidos con sus cuentas contables asociadas. Es posible definir cuentas contables asociadas a estos documentos. 5. Caja realiza la recaudacin de anticipos, cheques, letras, otros, todos previamente definidos. 6. La Conciliacin Bancaria aun no esta construida en ZEUS, en la actualidad slo existe un informe que muestra el resultado de los movimientos que son mostrados en la conciliacin Bancaria.
5.5. MDULO DE CONTABILIDAD

1. La Contabilidad de ZEUS an est en etapa de desarrollo, si bien es cierto que ms del 70% de las operaciones contables son originadas por los procesos de compra, venta, y transacciones en tesorera
26
ORDEN Gestin S.A.
(recaudos, pagos), falta la opcin de generar informacin directa en contabilidad (regularizaciones, correccin de asientos contables, etc.). 2. En la actualidad ZEUS est permitiendo generar algunos reportes como balances, libros mayores, entre otros. 3. La contabilidad que maneja es sobre la base de un Plan de Cuentas de seis caracteres que incluyen la Cuenta contable ms tres niveles de Centros de Costo. 4. La visualizacin del detalle de movimientos depende del nivel de detalle con el que est definido el plan de cuentas ya que no se dispone del manejo de auxiliares para anlisis contables. 5. Los saldos contables se construyen en forma dinmica al momento de generar reportes, recorriendo la base de datos por cada movimiento contable registrado en el sistema. 6. Este mdulo es bastante bsico, no tienen implementado manejos de saldos, ni estn definidos los procesos de cierre ni aperturas mensuales, ni anuales, ni procesos para manejo de la correccin monetaria. En general es un mdulo que aun tiene importante funcionalidad por construir.
5.6.
ACTIVOS FIJOS
1. Al igual que en Contabilidad el mdulo de activos fijos, an est en desarrollo y falta mucho diseo para llegar a lograr un producto ptimo. Ya que de la forma que est planteada la solucin de construccin carece de muchos conceptos bsicos del manejo adecuado de una solucin integral de activo fijo tales como, manejo fsico de los bienes, movilidad de los activos, historial de los clculos de los activos, manejo de diferentes tipos de clculos, entre otros. 2. Slo existe un tipo de comprobante definido para identificar las compras de activo fijo, este comprobante no registra la vida til del activo y an no existe un proceso de clculo de la correccin monetaria y depreciacin.
27
ORDEN Gestin S.A.
3. Segn el concepto considerado para el desarrollo slo est contemplado el manejo del activo fijo desde un punto de vista de su adquisicin y registro de este evento contable y no considera ni los procesos de correccin monetaria ni aspectos para la administracin fsica de los bienes. En cuanto a la depreciacin slo contempla un tipo de clculo: depreciacin por vida til. 4. Las bajas estn pensadas sobre la base de la rebaja del saldo del comprobante de compra. No est considerado manejar un histrico de valores de depreciacin ni estn definidos los procesos de cierres mensuales ni anuales.
5.7.
PRESUPUESTO
1. Est completamente orientado a HASBRO, y slo contempla el presupuesto de ventas, ningn otro, como por ejemplo gastos administrativos, inversiones, entre otros. 2. Se define un tipo de informe por ao vinculado a estructuras de reportes parametrizadas bajo el esquema de sper categoras y categoras que a su vez tienen asociadas productos. De esta forma se presupuestan ventas considerando precios sugeridos al pblico, posicin arancelaria de los productos y otros valores previamente definidos. Esta base de datos se proyecta y prueba sobre la base de clculos reiterativos con cambios y ajustes hasta el momento de determinar el presupuesto definitivo, entonces se aprueba y no acepta cambios posteriores. 3. El sistema maneja una sola versin de presupuesto y sobre ste, mes a mes se compara lo presupuestado versus lo real acumulado.
5.8. EXISTENCIAS E INVENTARIO

1. Las compras de HASBRO son ms de un 90% importaciones de productos para la venta, bajo esa premisa la administracin de los 28
ORDEN Gestin S.A.
saldos, bodegas, ubicaciones y estados de las compras siempre estn atendiendo los productos que se venden. 2. Los otros tipos de compras se generan como movimientos a artculos definidos en el catastro que no afectan el stock (el caso de compras de servicios, insumos administrativos y activos fijos). 3. En cuanto al manejo de los saldos de las bodegas estos son afectados por las recepciones de los productos comprados (importado o nacionales) y por las ventas que rescata la informacin desde el sistema de ventas por el pedido, y mueve los artculos a despachar a una bodega especial. 4. No existe un proceso formal de toma de inventario de las bodegas ya que si se producen diferencias estas se deben registrar en forma manual en el sistema. 5. El sistema maneja los conceptos de productos con stock y productos sin stock, los primeros constituyen las existencias, los segundos conforman el activo fijo. En cuanto a los insumos administrativos, estos no se han considerado. 6. El sistema maneja dos posibilidades de cuentas al momento de imputar un producto de inventario, la cuenta contable de existencias, que est previamente definida en el comprobante de ingreso o la cuenta contable del producto. 7. Los impuestos asociados a los productos estn definidos a travs del proveedor. 8. Para la toma de inventario el sistema provee hojas y adems la posibilidad de tomar una copia de la base de datos que permite congelar mientras se efecta la toma del inventario. 9. Los datos de toma del inventario se ingresan y el sistema efecta la actualizacin del inventario. El ingreso de los datos se realiza manualmente, no existe un proceso de carga masiva de toma de datos.
29
ORDEN Gestin S.A.
10.
La valorizacin del inventario es a valor costo promedio, se considera una frmula para obtener un costo estimado de los artculos importados No considera los procesos de correccin monetaria de las existencias en ninguna forma (FIFO, LIFO o promedio ponderado)
11.
30
ORDEN Gestin S.A.
6. COMPARATIVO CON UN SISTEMA WORLD CLASS Y UN SISTEMA CLASE NACIONAL

Dentro de los objetivos principales de este trabajo ha estado el comparar el alcance de la aplicacin desarrollada por HASBRO, con aplicaciones de reconocimiento mundial y nacional, tomndose para esto como modelo un sistema de clase mundial como People Soft y uno de clase nacional como FIN700. Queriendo obtener un paralelo entre las aplicaciones respecto a la funcionalidad, se logr el cuadro contenido en el Anexo 1, donde podemos ver de una forma practica y resumida las grandes diferencias de ZEUS versus las aplicaciones referenciales que hemos tomado. No obstante lo anterior, a continuacin se plantea una serie de comentarios respecto de ZEUS y estas dos aplicaciones.
6.1 MDULOS DE VENTAS / CLIENTES / FACTURACIN

1. En trminos generales y como ya lo hemos dicho anteriormente este mdulo en ZEUS es uno de los ms completos para la realidad de HASBRO , por lo tanto al hacer un paralelo con People Soft o Fin700 podemos sealar que ZEUS posee toda la funcionalidad necesaria para la operacin de una empresa de las caractersticas de HASBRO . 2. El sistema de ventas de ZEUS esta orientado principalmente a una empresa importadora, si lo pensramos para empresas de otros rubros es necesario analizar la viabilidad de implementar funcionalidades nuevas que si estn cubiertas por Peolple Soft y Fin700 (el detalle se observa en el Anexo 1)
31
ORDEN Gestin S.A.
6.2 MDULO DE COMPRAS / IMPORTACIONES.

1. Este es tambin un mdulo cuya complejidad y alcance es bastante satisfactoria para la realidad de HASBRO . Entonces, al compararlo con People Soft o Fin700 se puede sealar que ZEUS posee toda la funcionalidad necesaria para la operacin de una empresa de las caractersticas de HASBRO. 2. El sistema de compras e importaciones de ZEUS esta orientado principalmente a HASBRO, por lo tanto si se quisiera implantar en empresas de otros rubros es necesario analizar la viabilidad de implementar funcionalidades nuevas que si estn cubiertas por Peolple Soft y Fin700 (ver detalle en el Anexo 1)
6.3 MDULO DE PROVEEDORES

Este mdulo se adecua a la gestin de HASBRO, sin embargo tiene importantes faltantes que pueden implicar una gestin engorrosa al momento de operar el sistema y que si estuvieran seran de gran valor. Las principales funcionalidades no consideradas en ZEUS son: 1. El no manejar facturas de importacin y exportacin, notas de crdito y dbito, boletas de honorarios. 2. El no tener el concepto de unidad de negocio, que consiste en la posibilidad de manejar varios centros administrativos con independencia entre ellos, pero que pertenecen a una misma empresa, con el objeto de ingresar documentos de pago, y procesarlos en forma descentralizada. 3. El no manejar la emisin de cheques para el pago a proveedores.
32
ORDEN Gestin S.A.
6.4 MDULO DE TESORERA / CAJA

Este mdulo no ha sido el prioritario dentro del desarrollo de ZEUS, por lo tanto es uno de los que carece de ms funcionalidades al compararlo con los sistemas de People Soft y Fin700, siendo algunas de las ms relevantes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Manejo de Cuentas Corrientes Bancarias en distintas monedas Manejo de Correlativos de Cheques Manejo de Talonarios de Cheques Emisin de Cheques. Manejo de Requerimientos de Pagos Flujo de Caja Asignacin de Cdigos Financieros para agrupar la informacin del movimiento de caja. Marca de Entrega de los cheques Consultas en lnea de los saldos de banco considerando los movimientos comprometidos y ligados con las cuentas corrientes de proveedores, clientes, activos y pasivos financieros. Importar requerimientos de pago de mdulos externos (ejemplo la integracin para el pago con un sistema de remuneraciones). La separacin de las cuentas corrientes de proveedores y clientes de la tesorera. Ya que no existe una administracin de las cuentas corrientes mencionadas (aun se encuentra en construccin). Conciliacin Bancaria, ni manual ni automtica. Importacin de datos en forma electrnica y por lo tanto no contempla flexibilidad en formatos de ingreso de cartolas bancarias.
10. 11.
12. 13.
Para HASBRO estas son las funcionalidades que faltan en ZEUS ms relevantes, sin embargo, existe otras que tampoco considera y que se detallan en el Anexo 1.
6.5 MDULO DE CONTABILIDAD

Este al igual que el mdulo anterior es un mdulo en va de desarrollo y que tiene tambin una importancia significativa dentro de un sistema
33
ORDEN Gestin S.A.
administrativo y financiero, siendo ste el eslabn que engloba todo el proceso y que permite hacer anlisis ms profundos sobre la gestin a un nivel macro. Haciendo una comparacin con Peolple Soft y Fin700 con lo que hoy se tiene en ZEUS l ms relevante para la realidad de HASBRO se detalla a continuacin, no obstante, otras diferencias se encuentran en el Anexo 1. 1. No contempla una tabla para administrar saldos histricos por cuentas, es decir, que cada vez que se ejecuta un reporte ZEUS recorre en forma completa las tablas de los comprobantes y arma la informacin para la extraccin, si ese proceso se somete a una fuerte carga operativa la generacin de los reportes cada vez aumentaran en el tiempo de entrega de datos. 2. No posee ejercicio y perodos contables: inicio y trmino flexible. 3. No existe un proceso de cierre y apertura anual de la contabilidad. 4. No considera los procesos de correccin monetaria (de auxiliares, por IPC o por Diferencia de Cambio). 5. No maneja flexibilidad en el manejo de cdigos de cuentas. 6. No tiene Planes de Cuentas dinmicos . 7. No permite visualizacin de balances en el mbito de empresas, cuentas, planes, centros de costos, etc. 8. No existe flexibilidad en codificacin y manejo de Centros de Costos. 9. No maneja tipos operacionales contables: asociacin de cuentas y operaciones. 10. No maneja estados de Comprobantes Contables paramtrico. 11. No tiene Workflow para guiar cada operacin hasta la realizacin de un asiento contable.
6.6 ACTIVOS FIJOS

Dado que aun no esta desarrollado el mdulo no es posible compararlo con las aplicaciones referenciales, pero segn la idea presentada para el desarrollo podemos adelantarnos diciendo que: 34
ORDEN Gestin S.A.
1. 2
4 5 6 7
8 9
Falta definir el manejo de una tabla Historial de los Clculos efectuados a los bienes. . Definir diferentes formulas de calculo para los Activos, que se puedan elegir segn las condiciones del activo o cualquier otro criterio que as se defina, como por ejemplo: a) Solo Correccin Monetaria (Caso de los Terrenos) b) Correccin Monetaria (IPC) y Depreciacin por Vida til c) Correccin Monetaria (IPC) y Depreciacin por Tasa d) Sin Correccin Monetaria y Depreciacin por Vida til (Bienes en Dlar) e) Sin Correccin Monetaria y Depreciacin por Tasa (Bienes en Dlar) . Falta de manejo de Diferentes Clculos como: a) Tributario b) Financiero c) Estadstico . Falta definir el clculos de depreciacin normal y acelerada. . Incluir simulacin de Depreciacin. . Incluir la retasacin masiva . Falta el manejo de Informacin Fsica de los Bienes e informacin adicional como: a) Ubicacin Fsica de los Bienes b) Responsables de los Bienes c) Centro de costos, y por lo tanto, asignar la depreciacin bajo este concepto, en uno o varios centros de costo. d) Datos Tcnicos como: i) Marca ii) Modelo iii) Serie e) Datos de Compra como: i) Proveedor ii) Numero de Factura f) Datos de Seguro como: i) Compaa de Seguro ii) Tipo de Seguro iii) Cobertura del Seguro iv) Cuota del Seguro . Falta manejo de Bajas de Bienes . Falta manejo de Transferencias de Bienes 35
ORDEN Gestin S.A.
10 . Falta de Agrupacin de Bienes segn tipo el tipo y por Cuentas Contables 11 . Falta manejo Crdito del 4% (beneficio tributario en Chile) 12 . Falta Manejo de Adiciones o Rebajas a los Bienes (en el caso de mejora o ventas de partes o piezas) 13 . Falta manejo de libros varios. 14 . Activos Padre - hijo Estos faltantes son todos de gran importancia dentro de un sistema de Activo Fijo y que, considerando que el sistema posee parte de la informacin, se debe definir qu se quiere y qu no se quiere considerar dentro de este mdulo, que carece de mucha conceptualizacin an.
6.7 PRESUPUESTO
Si bien el presupuesto se ajusta a las necesidades de HASBRO, slo est contemplando las ventas y ningn otro tipo de presupuesto o proyeccin que pueden ser herramientas necesarias para proyectar el negocio con todas sus variables, profundizando en ventas, en mrgenes, en campaas publicitarias, en esfuerzos comerciales y todo aquello que de alguna forma afecte la variable ventas y su margen de rentabilidad. Haciendo una comparacin entonces tenemos un mdulo principalmente carente de: 1. Otros presupuestos diferentes al de venta, es decir, un presupuesto operacional. 2. Varias versiones de presupuesto, o escenarios presupuestarios. 3. Ejecucin presupuestaria 4. Distribucin de informacin de presupuesto. 5. Un presupuesto integral del negocio
36
ORDEN Gestin S.A.
6.8 EXISTENCIAS E INVENTARIO

Al comparar con People Soft y Fin700 ste mdulo cuenta con bastantes deficiencias. Dentro de las ms importantes estn: 1. No posee proceso de Correccin monetaria de los saldos en bodega. 2. No considera el control de Stock de compras de productos que son para consumo interno de la empresa (Stock papelera, Stock para produccin interna de productos o stock para la ejecucin de proyectos de la empresa). 3. No contempla un modulo de Gestin de Stock para el manejo de la criticidad de stock (stock mnimo y stock mximo), 4. No contempla la toma de inventario que procese y calcule las diferencias y realice el ajuste de las existencias en forma automtica (el proceso en ZEUS es manual). 5. No maneja el concepto de Solicitud de Compra. 6. No maneja Colocacin y manejo de rdenes de Compra en forma automtica. 7. No maneja procesos de cotizacin ni cuadros comparativos. 8. No permite traspasos entre empresas. 9. No tiene Cartola de Transacciones por Bodega/Artculo. 10. No maneja Control de Calidad. 11. No maneja Existencias de Consumo.
6.9 GENERALES
En cuanto a ZEUS como sistema integral, al compararlo con los softwares mencionados se puede sealar algunos aspectos de importancia y que no han sido considerados en su desarrollo: 1. No trabaja sobre una plataforma multiempresa y multimoneda, los datos y parmetros dependen de una estructura empresa para la cual existen sus propios datos: Plan de Cuentas, Monedas, Clientes, Proveedores, Documentos, etc., por lo tanto no es posible compartir esta informacin entre empresas independiente del manejo funcional del sistema. Los saldos en ms de una moneda no estn considerados en el sistema y por consiguiente no mantienen Reglas de Conversin. 37
2.
ORDEN Gestin S.A.
3. 4.
5. 6. 7. 8. 9.
10. 11.
12. 13.
14.
15.
No est pensado como un diseo modular con total interaccin e independencia entre los mdulos. No posee un mdulo para llevar el detalle de la Contabilidad del negocio por separado, de modo que no sea necesario crear un gran nmero de cuentas en el mdulo de Contabilidad General para este propsito. No tiene la facilidad de "drill-down" desde el comprobante al detalle de imputaciones y operaciones. Cada empresa maneja sus propios usuarios y sus propios comprobantes. No maneja el concepto de parmetros globales tales como Moneda, Pas, Calendarios, etc. No tiene herramientas definidas que permitan la facilidad para captura y exportacin de datos con sistemas externos. Los accesos al sistema son creados a travs del motor y no a travs de opciones directas del sistema. Los privilegios de usuarios se asignan sobre accesos a tipos de comprobantes. No maneja el concepto de distintos ambientes tales como desarrollo, pruebas, produccin, etc. Las distintas versiones del sistema se manejan a travs de una clave nica por usuario administrada por medio de la clave de un super usuario. No tiene herramientas que permitan definir ciclos de trabajos Workflow. Ni considera trabajos programados. La auditora de seguridad del sistema es a travs de un log diseado slo para transacciones que afectan directamente a los productos, tales como cambio de precios, facturacin, notas de crdito, etc. Es importante mencionar que se carece de informes, muchos de ellos estn por construir o se argumenta que pueden ser tomados los datos y procesados por un Data WareHouse (el cual es un producto que se puede adquirir en el mercado con un importante nivel de inversin). Adicionalmente hay una alta dependencia para la generacin de estos, por parte del rea de sistemas, al no disponer de las herramientas necesarias para el manejo directo por parte del usuario final, esto no permite una gestin de la informacin rpida e independiente del rea de sistemas. Otro punto importante de destacar es el manejo de la informacin histrica dentro de las bases de datos, actualmente no estn consideradas tablas diseadas especialmente y slo para contener 38
ORDEN Gestin S.A.
16.
17.
18.
19.
informacin histrica, esto conlleva a que las actuales tablas que contienen esta informacin tienden a un crecimiento infinito en el tiempo, con los consiguientes inconvenientes de espacios y tiempos de respuesta que esto significa. Falta determinar una poltica de vaciado o limpieza de estas tablas. No existe un control riguroso sistmico de los correlativos de los documentos, cuestin que puede resultar grave en la integridad de la informacin. Tiene la potencialidad de ser trabajado directamente desde una pgina Web, compilando las pbl a travs de un compilador especial de Microsoft, por lo tanto, los sql se pueden convertir de un motor a otro. Dentro de la funcionalidad destacable del sistema podemos nombrar la codificacin de los productos definida como un cdigo fsico (mscara). El sistema en forma interna al momento de crear el producto en tablas genera en forma automtica una clave hexadecimal nica que no permite cambios, con esto se logran rpidos accesos a las tablas y permitir una misma codificacin a productos diferentes provenientes de distintos proveedores. Si la mscara del producto se modifica esta es cambiada automticamente en todos lados donde reside. Otra caracterstica destacable es la estructura de reportes que maneja el sistema. Esta estructura esta definida bajo el esquema de sper categoras y categoras a las cuales se les asocian cdigos de productos previamente creados en el sistema. Cada uno de estos elementos est definido como cdigos independientes entre s, de esta forma un producto puede pertenecer a ms de una categora. Esto da una gran flexibilidad a la construccin de reportes dado que se puede visualizar productos en distintas agrupaciones de categoras.
39
ORDEN Gestin S.A.
7. CONTROL DE CALIDAD - ESTADO ACTUAL DE LA APLICACIN

Independiente de la funcionalidad faltante en ZEUS, se hizo un proceso de control de calidad del producto en su versin instalada en explotacin actualmente. Cabe mencionar que algunas de las observaciones aqu capturadas, fueron planteadas y discutidas con los ingenieros del sistema, Nelson Gaete y Hugo Arboleda, quienes acogieron las observaciones realizando mejoras inmediatas a la aplicacin. Esta tarea consisti en realizar un recorrido por toda la aplicacin con el propsito de hacer un reconocimiento de ella, de su funcionalidad, de su estructura, de su lgica de proceso, de detectar los errores o inconsistencias que se pudiesen presentar. Esto se hizo bajo una perspectiva de usuario, donde se presuma una posicin de empleado que posee diferentes perfiles de trabajo, segn las actividades de la empresa, en este caso HASBRO Chile. En el Anexo 2 se detalla el resultado de esta actividad, no obstante, a continuacin se mencionar algunas observaciones generales. Con respeto a aspectos generales: 1. Las pantallas y la aplicacin en general no cumple con el estndar de diseo ya que: a) Hay gran parte de las pantallas que su contenido no est centrado, lo que genera un desorden visual de la aplicacin. b) No toda la aplicacin tiene estndares mnimos de diagramacin como es el resaltado en la siguiente imagen
40
ORDEN Gestin S.A.
c) En las diferentes pantallas no es claro, ni se visualiza fcilmente qu datos son indispensables y absolutamente necesarios antes de grabar, y para poder continuar no tienen un destacado que permita identificarlos y el mensaje slo se visualiza al momento de grabar y cuando esto sucede el cursor no se posiciona en el dato faltando, haciendo que el usuario se desoriente. d) Los mensajes de error estn dados ms para los informticos que para el usuario, ya que no lo orientan en lo que debe hacer a continuacin. e) No es homognea en los procesos por defecto, tal y como se puede observar en el o los casos en que la aplicacin pregunta si graba o no al querer abandonar una pantalla, ya que lo hace indistintamente habiendo o no efectuado alguna gestin sobre la aplicacin. Este comportamiento debiera responder a una estructura funcional de diseo de la aplicacin, de lo contrario podra confundir al usuario en cuanto a su operatoria frente a la aplicacin, para lo cual se debe estandarizar el cundo se presenta y el cmo opera esta instruccin. f) El lenguaje que se est aplicando en algunas oportunidades corresponde a modismos, lo cual no es adecuado si se piensa que es una aplicacin de uso general, en este caso para dos pases.
41
ORDEN Gestin S.A.
2.
Sobre la capacitacin suministrada a los usuarios: a) El manual para el usuario est bastante desactualizado y est elaborado no pensando en el usuario, lo que dificulta el uso prctico de la herramienta. b) Los Help de la aplicacin no coinciden a su funcionalidad actual ya que los cambios posteriores, que han sido varios, no han sido actualizados en esta herramienta dejndola obsoleta. c) Los usuarios han sido capacitados sobre tareas especficas de la aplicacin pero no sobre la aplicacin en si, lo que no les permite tener una visin general de las bondades de la herramienta, subutilizando su capacidad. La Mantencin de la aplicacin: a) La aplicacin es altamente parametizable, como es bien sabido esta es una caracterstica muy bien valorada hoy para cualquier tipo de aplicacin, pero que si no es bien administrada podra convertirse en una caracterstica negativa ya que su mantencin sera insostenible en el tiempo por el mal uso que se le d. b) Actualmente la aplicacin se est mal utilizando por parte de los usuarios con prcticas incorrectas basadas en la experiencia de la aplicacin que est reemplazando, disminuyendo la verdadera capacidad de uso de ZEUS. c) Hoy no se cuenta con documentacin sobre el desarrollo de la aplicacin lo que hace que su mantencin en el tiempo dependa de sus desarrolladores. Con respecto a los informes de ZEUS debemos decir que: Falta potenciar la aplicacin para obtener reportes acorde con la informacin contenida en el sistema, actualmente se obliga que el usuario realice actividades complementarias para obtener informacin que podra lograr a travs de del sistema. Para obtener informes hay una dependencia casi absoluta, a excepcin de un par de casos puntuales, del rea de sistemas. Los informes no tienen una estructura adecuada, ya que las columnas estn descentradas y esto impide la claridad de ellos, esto sucede tanto en la pantalla como en el papel (ver Anexo 2). No hay una claridad, por parte de los usuarios, sobre la posibilidad de informacin que se puede lograr a travs de ZEUS. 42
3.
4. a)
b) c)
d)
ORDEN Gestin S.A.
5.
Desarrollo de las funciones: a) Hoy no toda la aplicacin est funcionando, evento en el cual entonces no debiera todo estar activo para el usuario, ya que genera inestabilidad con respecto a la herramienta. b) Se ha mejorado y cambiado algunas funciones, generando nuevas opciones en el men, pero igualmente se ha dejada la opcin que reemplaza, generando desorden en la aplicacin y dualidad en las opciones desorientando a los usuarios. Sobre la secuencia lgica debemos decir que: a) Aun hay procesos que se hace manualmente, obligando a la manipulacin de papeles, siendo que es posible evitarlos, por ejemplo, la autorizacin por parte de cobranza sobre un crdito. b) No es consecuente (secuencia lgica), exige conocer bastante sobre el negocio especfico de HASBRO y su aplicacin para poder realizar una secuencia fluida, que en la prctica no se da. c) Exige trabajar en varias pantallas durante un mismo proceso obligando al usuario a salir de una para entrar en otra y luego tener que retornar a la inicial. Caso concreto de tesorera.
6.
Con respeto a la Funcionalidad de los mdulos: Respecto de los mdulos implementados (Ventas, Facturacin, Clientes, Compras, Importaciones, parte de Tesorera y Crdito) es adecuada ya que los procesos se ajustan a los requerimientos del usuario y a la operatoria especfica del negocio. En el Anexo 3 se presenta una tabla de observaciones encontradas en la aplicacin al realizar un recorrido por cada uno de los mdulos como usuario con el perfil correspondiente. Se debe destacar que se encontr varias funciones que no estn actuando correctamente y que deben ser revisadas. Estas son: 1. Que la facturacin en algunas oportunidades genera dos facturas una indicando una cifra determinada y mayor que 0 y a la vez otra factura cuya cantidad corresponde a 0 pesos. 2. Al crear un cliente nuevo la secuencia de creacin no es clara, no orienta al usuario con los pasos que se debe seguir. 43
ORDEN Gestin S.A.
3. Una vez creado el cliente nuevo no lo deja disponible de inmediato, es necesario salir de la aplicacin y volver a ingresar. 4. El cdigo del cliente se puede dar a gusto del usuario, de una forma personalizada, sin obedecer a ninguna instruccin ni estructura generando grandes conflictos e incluso cuando por coincidencia se diera el mismo cdigo a dos clientes el sistema no lo avisa y simplemente no crea el segundo pero no lo reporta al usuario, el mensaje que da es que la creacin ha sido correcta y al tratar de llamarlo trae el anterior. 5. En la pantalla clientes, en uno de los combo de fecha cuando por error se ha tomado una fecha y luego se quiere dejar en blanco el sistema no da la opcin de hacerlo y siempre debe darse una fecha. 6. En condicin de compra o venta cuando se crea una nueva, la segunda grilla no se refresca, ni pidiendo crear una, sucede al momento de salvar o salir, pero no de otra forma. 7. La forma de pago cheque permite el pago repetidas veces con un mismo documento, es decir con un cheque del mismo banco, de al misma sucursal y con el mismo nmero sin dar ninguna seal de alerta ante este evento que no debiera ocurrir en la prctica. Esto ocurre tanto para los documentos de recaudacin como para los que corresponden a cheques emitidos por la empresa.
44
ORDEN Gestin S.A.
8. EVALUACIN DE LOS USUARIOS

Para realizar la evaluacin de la aplicacin desde la perspectiva de los usuarios, se elabor la encuesta que se presenta en el Anexo 4. La metodologa para la aplicacin de la encuenta fue seleccionar 8 usuarios al azar, a quienes se les entrevist personalmente, obtenindose las respuestas que se resumi en el Anexo 5. La encuesta se estructur con una primera parte, donde se preguntaba con respecto a la opinin que tienen de la aplicacin. La distribucin de las respuestas obtenidas se presenta en el siguiente grfico:
Que opinan los Usuarios de la aplicacin 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Malo Regular Bueno Muy Bueno Excelente No sabe Ingreso Operatoria Secuencia Lgica Tiempo de respuesta Facilitador C onfiabilidad Seguridad Informes C ontenido Informes Grfica General
Como conclusin se obtuvo que: 1. El grado de satisfaccin promedio es bueno, ya que all se encuentra el mayor grado de concentracin de respuestas y esto quiere decir que la aplicacin ha tenido una buena aceptacin en la prctica. 2. Entre los elementos mejor evaluados est la facilidad para ingresar a la aplicacin y el diseo grfico de esta.
45
ORDEN Gestin S.A.
3. Sucesivamente las personas valoran la lgica del sistema y la aplicacin como herramienta facilitadora de su trabajo, convirtindose hoy en la aplicacin lder en la organizacin y que concentra sus esfuerzos en su uso y practica a fin de posicionarla. 4. Se deja ver que lo que ms le falta a la aplicacin es la generacin de informes que se ajusten a las necesidades de sus actividades. 5. Los pocos informes que se generan no son claros y la informacin no es la adecuada o la requerida. 6. Los usuarios definitivamente confan en la aplicacin y la consideran segura para trabajar y operar. En cuanto a la segunda parte de la encuesta, los usuarios sealan que: 1. Recibieron capacitacin sobre el uso de la aplicacin, pero no sobre la aplicacin en general, esta capacitacin fue muy enfocada al uso de la herramienta segn las funciones ejercidas. 2. Las mejoras realizadas a la aplicacin son constantes y son apreciadas por los usuarios, esto corresponde a que la herramienta est en etapa beta. 3. A pesar de que la aplicacin est bien posicionada y bien valorada, an se utilizan otras aplicaciones como complemento y se debe prcticamente a que hay funciones que la nueva aplicacin no tiene implementada y a la carencia de informes de ZEUS. 4. Consideran que el sistema en algunas oportunidades no es muy rpido y esto genera prdidas de tiempo y apata hacia la aplicacin. 5. Lo consideran mejor que el sistema utilizado anteriormente. En general los mdulos fueron bien evaluados y consideran que la aplicacin cada da ha ido ajustndose ms y ms a la prctica. Estiman que sera mucho mejor si fuera mas rpida y si pudieran generar reportes segn sus necesidades.
46
ORDEN Gestin S.A.
9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
1. El sistema desarrollado es altamente parametrizable y maneja en buena forma los mdulos de Venta, Proveedores, Cuenta Corriente Clientes e Importaciones, abordando con esto la particularidad del negocio HASBRO. Sin embargo falta desarrollo significativo en los mdulos de Contabilidad, Activo Fijo y Conciliacin Bancaria. Este problema puede ser abordado de dos maneras, finalizando su desarrollo o integrando el sistema con algn software tipo paquete que resuelva en forma estndar lo no desarrollado y cuya practica es muy similar en casi todas las organizaciones. Para esto es imprescindible efectuar una evaluacin de costo entre desarrollar lo faltante versus adquirir una solucin en el mercado. Es necesario considerar al evaluar las alternativas anteriores que los paquetes de software obligan a estandarizar los procesos administrativos, pero mantienen vigente el software con los distintos cambios que se originan por el desarrollo tecnolgico y de legislacin. Se debe considerar al momento de evaluar que los desarrollos locales generan dependencia de personas dentro de la empresa. Comparndolo con un software de clase mundial y de clase nacional, podemos decir que en esta oportunidad no se ajusta a los estndares de este tipo de software, dado que la definicin de un software de clase mundial debe ser tal que pueda operar en cualquier parte del mundo. Adems debe ser capaz de administrarse plenamente por el usuario, el rea de sistemas bsicamente apoya a que la plataforma tecnolgica opere en condiciones normales.
2.
3.
4.
5.
6.
47
ORDEN Gestin S.A.
7.
Debe ser capaz de soportar procesos administrativos distintos de diferentes sucursales, dentro de una empresa. Deben poder realizarse contabilizaciones con distintos criterios contables, por ejemplo EEUU se rige por las normas contables FASB, Chile por normas dictadas por el Servicio de Impuestos Internos. Los clientes pueden ser compartidos o no en las distintas reas de la empresa o filial a voluntad del administrador del sistema lo mismo ocurre con los proveedores.
8.
9.
10 . Hoy en da el software de este tipo est utilizando un concepto cooperativo, es decir a travs de una Pgina Web clientes, proveedores, personal acceden al sistema para obtener un beneficio comn. 11 . En el mbito de seguridad y auditora del sistema es altamente dependiente del rea de sistemas de la empresa para su administracin, esto es, los usuarios, sus accesos y privilegios se manejan a travs del motor de la base de datos y no por una funcionalidad creada para este fin. 12 . Lo mismo podemos decir en el desarrollo de nuevos informes y consultas, al no disponer de las herramientas necesarias para el manejo directo por parte del usuario final, esto no permite una gestin de la informacin rpida e independiente del rea de sistemas. 13 . En procesos masivos, no maneja el concepto de administracin de trabajos programados, esto da la facilidad de despreocuparse de trabajos cotidianos y reiterativos con ocurrencias completamente identificadas. 14 . Considerando esta funcionalidad podran ser fcilmente calendarizados y disminuir el factor distraccin por parte del usuario para tareas peridicas. 15 . Asociado a esto est el otro concepto World Class, que es el de WorkFlow que permite diagramar etapas de distintos trabajos programados incluyendo acciones y decisiones en base a respuestas
48
ORDEN Gestin S.A.
de situaciones claramente identificables, tales como, qu accin seguir luego de recepcionada una orden de compra, esto es a quin debe llegar un mensaje y que accin debe tomar una vez recibida una orden de compra. 16 . Otro punto importante de destacar es el manejo de la informacin histrica dentro de las bases de datos, actualmente no estn consideradas tablas diseadas especialmente y slo para contener informacin histrica, esto conlleva a que las actuales tablas que contienen esta informacin tienden a un crecimiento infinito en el tiempo, con los consiguientes inconvenientes de espacios y tiempos de respuesta que esto significa. 17 . Falta determinar una poltica de vaciado o limpieza de estas tablas, tema que corresponde a una adecuada mantencin de la aplicacin adecuada y oportuna. 18 . Si vemos el proceso de compras y Existencias para el manejo actual que lleva HASBRO es necesario invertir tiempo en generar un proceso ms automtico en la toma de los inventarios esto no debe tomar mas de un mes de desarrollo. 19 . Si pensamos en mejorar o robustecer ms a ZEUS es necesario un control para aquellos productos comprados que no corresponden a las compras de productos de ventas. 20 . Dentro del manejo actual de tesorera se ve que cumple con las necesidades bsicas de HASBRO , pero claramente deja ver que deben invertir un tiempo importante en potenciar el manejo de las cuentas corrientes de clientes y proveedores (generacin de ms informes), como tambin el manejo de un flujo de los movimientos de la caja, herramienta til para la administracin de los recursos econmicos de forma anticipada, diaria o proyectada. 21 . Dentro de los puntos pendientes que quedo en clara evidencia es la generacin de reportes de salida para la gestin de la informacin contable tales como: a) Detalle de movimientos contables por Cuenta y Centros de Costos b) Detalle de movimientos contables por Centro de Costos y Cuentas
49
ORDEN Gestin S.A.
c) Estados de Resultados Mensuales y Anuales d) Balances General, Clasificado y Tributarios e) Foliador de Libros Legales 22 . Es necesario adems tener consultas de los saldos contables que permitan navegar la informacin desde la contabilidad hasta el mdulo que gener la informacin contable, ya sea consultando por las cuentas o centros de costos, como es la estructura actual, que no posee una tabla de saldos estas consultas seran muy costosas hacerlas. 23 . Lo que falta de desarrollo para el mdulo contable en la actualidad no deja de ser importante en tiempo, considerando lo dificultoso de desarrollar con los recursos actuales (2 programadores espordicos) es difcil estimar un tiempo de desarrollo real. 24 . El avance del modulo de Activo Fijo es bien bajo por lo cual construir un mdulo completo lleva un tiempo importante desarrollarlo, an cuando no se construya con funcionalidad similar a la de Fin700 (manejo fsico, contable, y diversos clculos) lo que falta por desarrollar es bastante. 25 . Considerando que el desarrollo es ejecutado por un par de desarrolladores en tiempos espordicos el tiempo de terminar una aplicacin puede ser extenso lo cual es una opcin viable integrar ZEUS a una solucin de activo fijo ya existente. 26 . Dentro de las sugerencias de desarrollo es necesario considerar un mdulo de Conciliacin Bancaria que al menos contemple lo siguiente: 27 . La administracin de Cartolas Bancarias, es decir, permitir el ingreso manual y mantener en archivos histricos las cartolas bancarias. Si pensamos en producto ms completo es necesario considerar el ingreso de cartolas en forma magntica. 28 . Conciliar los movimientos en forma automtica y manualmente, por cada registro es necesario marcar la lnea de detalle de la cartola como el movimiento de tesorera que estn conciliados. 50
ORDEN Gestin S.A.
29 . Permitir conciliar tanto movimientos Empresa Banco como movimientos de Empresa Empresa (Ejemplo un cheque que se anulo o reverso) y movimientos Banco Banco (Ejemplo que el banco imputo un cargo y luego lo reverso). 30 . Validar que, siempre que se concilien movimientos se cumpla con la partida doble (sumas iguales). 31 . Indicar cuando las cartolas estn completamente conciliadas.
32 . Permitir listar el informe de Conciliacin Bancaria (Movimientos no conciliados) en cualquier momento y que refleje la situacin real a la fecha que se esta ejecutando el informe, es decir, si estamos listando una conciliacin de 3 meses atrs tiene que reflejar la situacin de ese momento independiente que en la actualidad esos movimientos pendientes que mostraban ahora estn conciliados 33 . Permitir reversar movimientos conciliados, cuando se concilia en forma manual existen oportunidades que por error se concilian dos movimientos que no corresponden aun siendo similares (Validando tambin la partida doble). 34 . Es de importancia resaltar que en el futuro se debe hacer Control de Calidad sobre cada nueva versin, modificacin o ampliacin de la funcionalidad de la aplicacin; con el propsito de verificar que dicho cambio haya quedado implementado correctamente y que al realizarlo no haya daado o afectado otros procesos que estuviesen funcionando adecuadamente. 35 . En general y para concluir podemos decir que la aplicacin obedece a un gran esfuerzo por materializar en una aplicacin las prcticas y caractersticas del negocio de HASBRO , resaltando principalmente su tipo de negocio que obedece a una comercializadora de productos importados que gira en torno a la ventas y las importaciones, y por lo tanto los mdulos de Ventas, Facturacin, Clientes e Importaciones se encuentran en un estado aceptable, con pequeas mejoras y correcciones por realizar. 36 . En cuanto a Tesorera, Conciliacin Bancaria, Presupuesto, Contabilidad, Activos Fijos, la recomendacin es de buscar en el
51
ORDEN Gestin S.A.
mercado soluciones estndares que puedan ser integradas a ZEUS, dado que la funcionalidad que resta por construir es muy superior a la ya desarrollada.
52
ORDEN Gestin S.A.
ANEXO 1
Funcionalidad por Modulo en PeopleSoft CLIENTES Y FACTURACION Mantenimiento de Clientes

USO
Hasbro
Observacin
info general rbol corporativo de clientes info proveedor

INFORMES
SI NO SI NO NO NO SI SI SI NO
contactos por UN contactos por set id clientes por un clientes vtas relaciones clientes vtas relaciones clientes envo excepciones fecha envo Contratos de Clientes
USO
ingreso, modificaciones, contratos SI distribucin contable plan de facturacin SI saldos pago por anticipado SI Renovaciones condiciones de pagos especiales
CONSULTAS
NO existe definicin de proforma NO
NO condiciones de pago
bsqueda de facturas Contactos

USO
SI
Identificacin Acuerdos de compras

USO
NO
53
ORDEN Gestin S.A.
Acuerdos pedidos por cliente bonificaciones penalizaciones

PROCESO
SI SI NO SI NO NO NO NO NO NO no como proceso
creacin de pedidos act tabla de valores cierre de acuerdos de compra calculo de bonif penaliz
INFORMES
ofertas a clientes renovacin de acuerdos estado de acuerdos Ofertas

USO
Mantenimiento Pedidos
USO
NO
entrada de pedidos pdtes c tarjeta de crdito bonificaciones ventas

PROCESO
SI NO SI NO no como proceso NO NO no como proceso
cierre de pedidos comprob auto crditos comprob auto de retenciones comprob auto precios ajuste de precios act datos comisin bonif vtas
CONSULTAS
SI SI SI SI SI SI SI SI
anexos, direcciones, crdito, historial clientes resumen por factura pedido resumen por vta precio y disponibilidad productos alternativos anexos de productos
NO NO
54
ORDEN Gestin S.A.
disponibilidad articulo producto

INFORMES
SI NO NO NO SI
registro, cambios, de pedidos pedidos retrasados envos vencidos anlisis de vtas Facturacin Pedidos
USO
marcacin lneas por factura

PROCESO
SI SI
rellenar facturacin Anlisis de Pedidos

USO
previsin de producto Datos de Facturacin

USO
SI
facturas no emitidas lneas no facturadas

PROCESO
SI SI SI SI SI
generacin facturas parciales generacin facturas peridicas acumulacin de saldos Generacin de Facturas
PROCESO
Proforma SI impresin, reimpresin conversin de moneda entradas contables (AP, AR, GL) SI
CONSULTAS
NO NO las definidas en el comprobante NO
tems pendientes ar entradas contables por factura, por asiento Ajustes de Facturas
USO
SI
las definidas en el comprobante
ajuste de facturas
NO
55
ORDEN Gestin S.A.
CONSULTAS
historial de ajustes Utilidades de Facturacin

CONSULTAS
NO
valores por defecto de iva entradas contables por factura, por asiento
SI SI
las definidas en el comprobante
CONTABILIDAD Proceso de Asientos

USO
SI ingreso de asientos SI edicin y contabilizaron de asientos desbloqueo y copias de asientos cargas e importacin de archivos de asientos conciliacin de tems abiertos
CONSULTAS
NO si: anulacin de asientos NO NO
Contabilidad asientos, estado de asientos grupos contables entrada contable genrica
SI SI NO NO
Mantenimiento de Contabilidades
USO
plantillas contables
SI
contabilidad detallada contabilidad resumida reglas de cierre Revaluacin reglas de conversin

SI SI NO NO NO
56
en base a documentos definidos de acuerdo al plan contable de acuerdo al plan contable
ORDEN Gestin S.A.
PROCESO
saldos medios diarios Cierre carga de asientos archivo plano grupo multimoneda revaluacion de pagos revaluacion de cobros
INFORMES
NO NO NO NO NO NO NO NO
balance de comprobacin cierre plantillas contables
PROVEEDORES Mantenimiento de Proveedores

USO
info, definicin de proveedor

PROCESO
SI NO NO
Aprobacin histrico de proveedores
Gestin peticiones de Ofertas

USO
Peticin entrada de respuestas Adjudicacin
SI SI SI
Gestin de Contratos
USO
contrato maestro, peridicos creacin, despacho de contratos
NO NO
Solicitud de Artculos
USO
Solicitud Aprobacin aprobacin entradas contables carga de solicitudes
SI SI NO NO
Gestin de Pedidos
USO
pedido, pedido rpido Aprobaciones claves contables

SI SI SI
57
a nivel de
ORDEN Gestin S.A.
documento reserva de pedidos seleccin de solicitudes orden de cambio SI SI NO
Gestin de Envos
USO
Recepcin inspeccin, entrega claves contables recepciones devolucin al proveedor

PROCESOS
SI SI NO a nivel de documento NO NO no como proceso NO NO NO
carga de recepciones cierre de recepciones devengo de recepciones generador de asientos
Pagos a Proveedores
USO
cheque rpido seleccin, cancelacin de pagos SI

PROCESOS
NO no existe la emisin de cheques SI SI
contabilizacion de pagos previsin de pagos por cta. bancaria
a nivel de documento
Datos de Proveedores
CONSULTAS
saldos Contactos info sobre pagos pagos programados retenidos, rechazados comprobantes rechazados
INFORMES
NO SI SI NO NO SI
saldo de proveedor
58
ORDEN Gestin S.A.
saldo por cuenta de proveedor
SI
TESORERIA Y CAJA Operaciones Financieras

USO
Ingreso Carteras
CONSULTAS
SI NO NO SI NO NO NO
devengos de intereses
INFORMES
registro y aprobacin de operaciones historial de renovacin deuda e inversin acumulada Liquidaciones
Gestin de Caja
USO
Introduccin de comisiones transferencia de fondos transferencias bancarias

PROCESOS
NO SI SI NO SI NO
calculo devengo de intereses

CONSULTAS
movimientos de cta. interna

INFORMES
extractos bancarios internos
Gestin de Liquidaciones
USO
gestor, compensacin, aprobacin de liquidaciones seleccin manual compensacin ajustes de compensacin cancelacin de compensacin
NO NO NO NO
Gestin de Garantas
USO
Administracin de garantas resumen de garantas
NO NO
Contabilizacin
59
ORDEN Gestin S.A.
CONSULTAS
asientos de tesorera
NO solo a nivel de documentos definidos para caja NO
INFORMES
entradas contables
PRESUPUESTO Coordinacin de Presupuesto

USO
catlogos de activos plan de adquisicin de activos opciones de ppto de activos usuarios de ppto periodos presupuestarios tipos de contabilidad definiciones de cubos cubo de ppto fase de ppto
PROCESOS
NO NO NO SI SI NO NO tlp NO tlp NO NO NO NO NO
creacin de cubo importacin de cubo

CONSULTAS
detalle por estado, centro, usuario estado de nodo por centro, usuario
Ajuste de Presupuesto
USO
Mantenimiento ppto detallado
NO
EXISTENCIAS e INVENTARIO Ubicacin de Stock

USO
definicin de ubicacin recepcin interunidad info de almacn

NO NO NO
60
ORDEN Gestin S.A.
Satisfaccin pedidos de Stock

USO
opciones de satisfaccin de artculos previsin de artculos peticin de stock no satisfecho mantenimiento de calendarios rutas
PROCESOS
NO NO NO NO
reservas de material envo y factura calculo de flete carga, descarga de previsiones cierres de rutas
SI SI SI SI NO
Reaprovisionamiento de Stock
USO
definicin de reaprovisionamiento definicin grupo de almacenes
NO NO
Mantenimiento de Inventario
USO
Ajustes Transferencias plazo de envo estado de inventario

CONSULTAS
SI NO NO SI
SI Ajustes SI saldos por unidad, ubicacin, negativos info control de lotes inventario por articulo, lote, zona, SI ubicacin historial de transacciones
INFORMES
NO
NO NO NO
inventario baja rotacin saldos negativos estado del stock composicin y seguimiento del lote
SI NO
61
ORDEN Gestin S.A.
Recuento de Inventario Fsico

USO
definicin de evento entrada de evento recuento manual

PROCESOS
SI SI SI SI SI NO ingreso manual SI
creacin de evento hoja de recuento carga de datos de recuento actualizacin cantidad de stock
ACTIVOS FIJOS Gestin de Activos

USO
alta rpida info bsica de activos definicin libros de activos ajustes de activos bajas de activos amortizacin de activos entradas contables activos padre info bsica padre hijo activos en leasing baja activos no financieros cierre contable activos
PROCESOS
NO SI NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO
amortizacin de activos supuestos de amortizacin consolidacin activos de grupo amortizacin activo agrupado cierres de amortizacin calculo de costes de reposicin calendario de gastos de leasing histrico costes/amortizacin conversin moneda contable calculo inflacin
62
ORDEN Gestin S.A.
revaluacion masiva
CONSULTAS
NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO
historial libros historial costes activos padre hijo supuestos de amortizacin Asientos Pedidos Recepciones Comprobantes info inflacin
INFORMES
entradas contables adquisicin de activos historial de activos valor contable neto transferencias de activos amortizacin anticipada amortizacin por periodo, por ao fiscal info sobre leasing info sobre bajas
COSTOS Gestin de Costos

USO
definicin de proyecto manejo de actividades definicin contable de actividades prorrateo de gastos integracin contable
NO NO NO NO NO
IMPORTACIONES Y EXPORTACIONES Importaciones

USO
manejo de carpetas manejo de eventos fecha informe importacin

NO NO SI
63
ORDEN Gestin S.A.
fecha carta de crdito fecha de vencimiento de crdito manejo bancos corresponsal agentes aduana IVA factura importacin manejo embarque
SI NO NO SI SI SI
Exportaciones
USO
manejo de pedido de clientes formas de pago bancos de operacin manejo embarque
SI SI SI SI
64
ORDEN Gestin S.A.
Funcionalidad por Modulo en Fin700 CLIENTES/LIBRO DE VENTAS Clientes

Uso
Hasbro Observacin
Regularizaciones a Cta. Cte. Clientes Ajuste Diferencias Menores a Cta. Cte. Clientes Mantencin de Clientes (Maestros) Generacin de Requerimientos de Pagos Importacin de documentos CONSULTAS Movimientos por Clientes Situacin por cliente Consulta por Documento INFORMES Ranking Clientes Anlisis de Deuda Vencida Anlisis de Deuda por pagar Cuenta Corriente Clientes Documentos Procesos LIBRO DE VENTAS Uso Diccionario de Cuentas Operaciones de Ventas Ingresos de Documentos (Factura NCR, NDB) Contabilizacin de Documentos INFORMES Ranking Clientes Anlisis de Deuda Vencida Anlisis de Deuda por Pagar Cuenta Corriente Clientes Documentos Procesados LIBRO DE VENTAS
Si
Si
Si
65
ORDEN Gestin S.A.
USO Diccionario de Cuentas Operaciones de Ventas Ingresos de Documentos (Factura NCR, NDB) Contabilizacin de Documentos INFORMES Libro de Ventas Documentos Procesados CONTABILIDAD Uso Plan de Cuentas Plan de Centro de Responsabilidad Conceptos de Imputacin Tipos de Comprobantes Correlativos de Comprobantes Ejercicios Imputaciones Contables Imputaciones de Anlisis Fecha de Control de Acceso PROCESO Correccin Monetaria Cierre Anual Apertura Anual CONSULTAS Saldos por Cuenta Saldos por Centro de Responsabilidad Saldos por Proyecto Movimiento de Anlisis INFORMES Libro Diario Libro Mayor Movimientos por Centro de Costo Movimiento de Anlisis Balance General Balance Tributario Balance Clasificado Balance de Comparativo a dos
Si
66
ORDEN Gestin S.A.
Fechas Balance de Comprobacin y Saldos Estado de Resultado Clasificado Estado de Resultado Anual Estado de Resultado Mensual Foliador de Libros Movimirntos por Conceptos de Imputacin Movimientos por proyecto PROVEEDORES / PERSONAL /LIBRO DE COMPRAS Proveedores / Personal Uso Regularizaciones a Cta. Cte. Proveedor/Personal Ajuste Diferencias Menores a Cta. Cte. Proveedor/Personal Mantencin de Proveedores/Personal (Maestro) Generacin de Requerimientos de Pagos Importacin de Documentos CONSULTAS Movimientos por Proveedor/Personal Situacin por Proveedor/Personal Consulta por Docmento Situacin de Pago de Documentos INFORMES Ramking Proveedores/Personal Anlisis de Deuda Vencida Anlisis de Deuda por Pagar Cuenta Corriente Proveedores /Personal Documentos Procesados Libro de Compras Uso Diccionario de Cuentas Operaciones de Compras Ingresos de documentos (Factura
Si
SI
67
ORDEN Gestin S.A.
NCR; NDB, Boleta Honorarios Contabilizacin de Documentos INFORMES Libro de Compras Libro de Honorarios Documentos Procesados
TESORERIA Y CONCILIACION BANCARIA Tesoreria

Uso Requerimiento de pago Emisin de Cheques Entrega de Cheques Generacin de Ingresos y Egresos Cheques Nulos Operaciones de Tesorera Contabilizacin de Ingresos y Egresos Importacin de Requerimientos de Pago Cdigos Financieros CONSULTAS Saldos por Banco Situacin de Cheque INFORMES Libro Banco Movimientos por cdigo Financiero Flujo de Caja por Cdigo Financiero Conciliacin Bancaria Uso Ingreso de Cartolas Conceptos Bancarios Importacin de Cartolas Conciliacin Individual Conciliacin Masiva Conciliacin Manual INFORMES
SI Si
Si
Si
68
ORDEN Gestin S.A.
Conciliacin Bancaria Cheques Girados y no cobrados Movimientos Conciliados
PRESUPUESTO
Uso Generacin de Escenarios Perodos Presupuestarios Generacin de Comprobantes INFORMES Comparacin de Escenarios Estado de Resultado Presupuestario ADQUISICIONES, EXISTENCIAS e INVENTARIO Adquisciones USO Listas de Precios Listas de Pedidos Rubros y Subrubros de Compras Usuarios de Compras Impuestos de Compras Tipos de Movimientos (Cargos Directos) Pedidos de Compras Asignaciones de Pedidos a Compradores Procesos de Compras Cotizaciones de Compras Respuestas de Cotizaciones Adjudicaciones de Compras Generacin de Orden de Compra - Orden de Compra por Requisicin (A partir de un perodo) - Orden de Compra por Lista de Precios - Orden de Compra por lista de Pedidos - Orden de Compra por Proceso de
Si
Si
Si
69
ORDEN Gestin S.A.
Compra - Orden de Compra Manual CONSULTAS Orden De Compra Compra por Proveedor Compras por Artculos Pedidos de Compras INFORMES Cotizaciones de Compras Compras por Proveedor Compras por artculos Pedidos de Compras Orden de Compra EXISTENCIAS Uso Plantas Bodegas Ubicaciones por Bodega Estructura de Cdigos Lneas de Productos Maestro de Artculos Tipos de Movimientos Tipos de Documentos Documentos de Referencia Pedidos a Bodega Despachos Internos (con/sin pedido a Bodega) Devolucin Despachos Traspasos entre Bodegas (con/sin pedido a Bodega) Recepcin de Traspasos Bodegas Cambio de Ubicaciones en Bodega Ajustes a Existencias Gua de Despacho Recepcin de Materiales Devolucin de Materiales Control de Calidad
Si Si
Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si
70
ORDEN Gestin S.A.
PROCESOS Correccin Monetaria Pre-Cierre y Cierre Existencias Contabilizacin de Existencias CONSULTAS Consumo por CDC Saldos Provisorios Saldos Historicos Movimientos de Articulos INFORMES Libro de Existencias Movimientos por Cantidad Movimientos por Cantidad y Valor Consumos por CDC Saldos por cuentas Artculos Inmovilizados INVENTARIOS Uso Generacin de Hoja de Inventarios Captura de Inventarios Revisin de Inventarios Comparacin con Real y Generacin de Ajuste de Inventarios ACTIVOS FIJOS GESTION DE Activos Uso Alta de Activo Calculo Financiero, Tributario, Estadistico Transferencia de Bienes (Ubicacin, Responsable, CDC) Informacin Contable Informacin Compra Informacin Tcnica Informacin de Seguros Informacin Fisica (Ubicacin, Responsable) 5 formulas de calculo
Si
71
ORDEN Gestin S.A.
- Corrige IPC y Deprecia Segn Vida Util - Corrige IPC y no Deprecia - Corrige IPC y Deprecia por tasa - No corrige y Deprecia Segn Vida Util - No Corrige y Deprecia por Tasa Manejo de Activos de Control Administrativo (no tiene clculos) Adiciones a Bienes Rebajas a Bienes Mantencin de Vida Util Agrupacin y Subagrupacin de Bienes PROCESOS Correccin y Depreciacin Activos Contabilizacin Altas Contabilizacin Bajas Contabilizacin Clculos Correccin y Depreciacin Clculo Retasacin Tcnica Contabilizacin Retasacin Tcnica CONSULTAS Consulta de Bienes Consulta de Clculos Histricos INFORMES Bienes por Agrupacin y SubAgrupacin Bienes por Responsable Bienes por Ubicacin Bienes por Aseguradora Bienes por Corredor Bienes Transferidos Bienes de Baja Bienes de Alta Correccin y Depreciacin de Bienes Informacin Contable por CDC
72
ORDEN Gestin S.A.
73

Hasbro

Transféré par

Informations du document

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Hasbro

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

ORDEN Gestin S.A.

5. DESCRIPCIN DE LA FUNCIONALIDAD DE LOS MDULOS ........................................................................ 21

6. COMPARATIVO CON UN SISTEMA WORLD CLASS Y UN SISTEMA CLASE NACIONAL ............................................. 31

ORDEN Gestin S.A.

6.6 6.7 6.8 6.9

ORDEN Gestin S.A.

ORDEN Gestin S.A.

ORDEN Gestin S.A.

ORDEN Gestin S.A.

Nivel de desarrollo de Documentacin Facilidades para el mantenimiento Nivel de Personalizacin Rendimiento

ORDEN Gestin S.A.

3. CARACTERSTICAS GENERALES DEL SISTEMA ZEUS.

Ventas / Clientes / Facturacin

ORDEN Gestin S.A.

4.1 INFORMACIN RECOPILADA

ORDEN Gestin S.A.

Pentium II 300 Mhz 128 Mbyte de RAM SCSI 4 GByte en DD

4.1.3 Metodologa de Desarrollo

ORDEN Gestin S.A.

ORDEN Gestin S.A.

En la prueba realizada para medir tiempos de respuesta, el

4.1.4 Meses/Hombres de los mdulos

4.1.5 Tamao de la aplicacin

Desarrollo Diccionario de datos 12 9Mb

ORDEN Gestin S.A.

Base de datos Tamao inicial 500Mb

4.1.6 Nivel de desarrollo de documentacin

ORDEN Gestin S.A.

4.1.7 Facilidades para el Mantenimiento

ORDEN Gestin S.A.

ORDEN Gestin S.A.

4.1.8 Instalacin del producto

Este mtodo es el utilizado tanto para liberar nuevas versiones o

4.1.9 Nivel de personalizacin

ORDEN Gestin S.A.

4.1.10 Otras plataformas

ORDEN Gestin S.A.

Etapa Conexin Desconecta Juan Juan Es usuario BD ? NO SI

Etapa Lgica del Negocio Conecta superusuario sa

Mensaje Usuario No Valido

ORDEN Gestin S.A.

4.2 CONCLUSIONES TCNICAS

ORDEN Gestin S.A.

9. Servidor de Base de Datos Relacional programable: Oracle, SQLServer o Sybase.

ORDEN Gestin S.A.

5. DESCRIPCIN DE LA FUNCIONALIDAD DE LOS MDULOS

5.1. MDULOS DE VENTAS / CLIENTES / FACTURACIN

ORDEN Gestin S.A.

ORDEN Gestin S.A.

ORDEN Gestin S.A.

5.2. MDULO DE COMPRAS / IMPORTACIONES.

ORDEN Gestin S.A.

5.3. MDULO DE PROVEEDORES

ORDEN Gestin S.A.

5.4. MDULO DE TESORERA / CAJA

5.5. MDULO DE CONTABILIDAD

ORDEN Gestin S.A.

ORDEN Gestin S.A.

5.8. EXISTENCIAS E INVENTARIO

ORDEN Gestin S.A.

ORDEN Gestin S.A.

ORDEN Gestin S.A.

6. COMPARATIVO CON UN SISTEMA WORLD CLASS Y UN SISTEMA CLASE NACIONAL

6.1 MDULOS DE VENTAS / CLIENTES / FACTURACIN