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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO Ley 1474 de 2011

DIRECTOR GENERAL: Carlos Alberto Zapata Crdenas PERODO EVALUADO: Junio a Septiembre de 2013. FECHA ELABORACIN: Octubre 11 de 2013.

En cumplimiento de lo dispuesto en al artculo 9 de la Ley 1474 de 2011, el Archivo General de la Nacin, a continuacin presenta informe detallado de avances en cada uno de los tres (3) Subsistemas del Modelo Estndar de Control Interno MECI Control Estratgico, Control de Gestin y Control de Evaluacin.

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO

El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado (en adelante AGN), mediante el Sistema Integrado de Gestin recoge y armoniza los requisitos expresados en la Norma NTC GP 1000-2009 y el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000-2005, de esta forma el AGN propende por el aseguramiento de los procesos, la calidad en la prestacin de los servicios, en la asistencia y el apoyo a la conservacin del acervo documental del pas.

COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL Acuerdos, Compromisos y Protocolos ticos. La entidad cuenta con el Cdigo de tica adoptado mediante Resolucin No. 240 del 25 de septiembre de 2006, en el cual se sealan 13 valores y por este medio pretende que todos los servidores pblicos los observen y apliquen en la entidad en el desarrollo de sus diversas actividades. Los Valores y Principios ticos son: Justicia Respeto Tolerancia Servicio Humildad Compromiso Lealtad Honestidad Solidaridad Responsabilidad Prudencia Confianza Participacin

Para garantizar su divulgacin, adopcin e interiorizacin a travs del Grupo de Gestin Humana, se estableci en la resolucin No. 040 el Programa de Induccin y Reinduccin a impartir a los funcionarios del AGN para las vigencia 2013-2014, en las cuales se tienen como objetivo dar a conocer a los servidores el cdigo de tica y los valores institucionales de la entidad, esta actividad se tiene programada a realizarse para el mes de noviembre y abarcara la totalidad del personal. Desarrollo del Talento Humano En concordancia con la implementacin de la GP 1000:2009 el cual se encuentra alineado con el MECI 1000:2005 se da cumplimiento al numeral 6.2 y el elemento del desarrollo del talento humano de la siguiente manera: Los Servidores Pblicos del proceso de Gestin Humana han definido procedimientos como: Seleccin y Vinculacin de Funcionarios, Evaluacin del Desempeo, Administracin de Historias laborales, y se ha realizado la actualizacin del Manual de Funciones y competencias laborales del cual se ha sacado la ltima versin de la Resolucin 471 Manual Especfico de Funciones, requisitos y competencias laborales del 11 de Septiembre de 2013. El objetivo de lo anteriormente descrito es cubrir las plazas vacantes que se generen en las diferentes reas de la Entidad con personal competente con base en la educacin, formacin, habilidades y experiencia, que cumpla con el perfil requerido para el puesto de trabajo, garantizando: transparencia y objetividad. As mismo se han realizado la conformacin del Comit Paritario de Seguridad y Salud en el trabajo - COPA-SST para la vigencia 2013- 2015, Comit de Convivencia, Programa de Salud Ocupacional, Panorama de Factores de Riesgos, entre otros. A continuacin se presenta el resumen de las actividades realizadas para estos componentes, durante el perodo de anlisis: Plan Institucional de Capacitacin - PIC Mediante Resoluciones No 040 y 582 de 2012, se estableci el Plan Institucional de Capacitacin 2012- 2013 de la Entidad. En el periodo de junio a septiembre fueron capacitados 138 servidores pblicos y contratistas en la temtica de servicio al ciudadano de acuerdo con las polticas establecidas por el Departamento Nacional de Planeacin -DNP a travs de Contrato de prestacin de servicios con la Dra. Carolina Ortiz, los cuales despus de recibir esta capacitacin estn en capacidad de: Reconocer la importancia del desarrollo de habilidades como parte de su crecimiento personal y laboral. Relacionar la efectividad personal con el servicio al ciudadano. Reconocer los conceptos de empata y autoconocimiento como elementos clave en su rol de servidor pblico.

Identificar la importancia de la empata como estrategia de acercamiento con el usuario. Adquirir y/o fortalecer comportamientos como saludar, prestar atencin al otro cuando interacta, pedir la palabra cuando desea participar y plantear estrategias para utilizar la empata en la atencin al usuario. A continuacin presentamos el cuadro de capacitacin para dicho periodo:
CARGO GRADO ENTIDAD FECHA TEMA Programa de Capacitacin Avanzado en Cultura de Servicio al Ciudadano Programa de Capacitacin Avanzado en Cultura de Servicio al Ciudadano Programa de Capacitacin Avanzado en Cultura de Servicio al Ciudadano Plan Institucional de Capacitacin NMERO DE HORAS TOTAL HORAS

Secretario General

0037-18

DNP

30/08/2013 15/10/2013

40 HORAS

40,0

Asesor

1020-05

DNP

30/08/2013 15/10/2013

40 HORAS

40,0

Asesor

1020-05

DNP

30/08/2013 15/10/2013 12/06/2013 10/07/2013 12/06/2013 10/07/2013 2931/08/2013 12/06/2013 10/07/2013 04/10/2013

40 HORAS

40,0

Profesional Especializado Profesional Especializado Profesional Especializado Profesional Especializado Profesional Especializado Profesional Especializado Profesional Especializado Profesional Especializado Profesional Especializado Profesional Especializado Profesional

2028-16

ESAP

20 HORAS

20,0

2028-16

ESAP

Plan Institucional de Capacitacin III Congreso Nacional las Nuevas Tendencias en la Gestin Contractual del Estado Plan Institucional de Capacitacin Retencin en la Fuente para Asalariados Retencin en la Fuente para Asalariados Plan Institucional de Capacitacin Retencin en la Fuente para Asalariados Curso de Excel Retencin en la Fuente para Asalariados Plan Institucional de Capacitacin

20 HORAS

20,0

2028-16

F&C Consultores

24 HORAS

24,0

2028-14

ESAP

20 HORAS

20,0

2028-14

DIAN

4 HORAS

15,0

2028-13

DIAN

04/10/2013 12/06/2013 10/07/2013 04/10/2013 05/06/2013 04/07/2013 04/10/2013

4 HORAS

4,0

2028-13

ESAP

20 HORAS

44,0

2028-13

DIAN

4 HORAS

15,0

2028-13

ESAP

24 HORAS

24,0

2028-12 2044-11

DIAN ESAP

4 HORAS 20 HORAS

4,0 20,0

12/06/2013 -

Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario 2044-11 ESAP

10/07/2013 05/06/2013 04/07/2013 05/06/2013 04/07/2013 2931/08/2013 Curso de Excel 24 HORAS 39,0

ESAP

Curso de Excel III Congreso Nacional las Nuevas Tendencias en la Gestin Contractual del Estado Seminario Taller en Evaluacin del Desempeo Plan Institucional de Capacitacin

24 HORAS

32,0

2044-09

F&C Consultores

24 HORAS

24,0

Restaurador

2094-09

CNSC

27/09/2013 12/06/2013 10/07/2013 12/06/2013 10/07/2013 05/06/2013 04/07/2013 04/10/2013

8 HORAS

8,0

Restaurador

2094-08

ESAP

20 HORAS

20,0

Tcnico

3100-18

ESAP

Plan Institucional de Capacitacin

20 HORAS

28,0

Tcnico

3100-17

ESAP

Curso de Excel Retencin en la Fuente para Asalariados III Congreso Nacional las Nuevas Tendencias en la Gestin Contractual del Estado Retencin en la Fuente para Asalariados Curso de Excel Seminario Taller en Evaluacin del Desempeo Retencin en la Fuente para Asalariados Curso de Excel

24 HORAS

24,0

Tcnico

3100-17

DIAN

4 HORAS

24,0

Tcnico

3100-17

F&C Consultores

2931/08/2013

24 HORAS

24,0

Tcnico

3100-17

DIAN

04/10/2013 05/06/2013 04/07/2013 27/09/2013

4 HORAS

76,0

Tcnico Administrativo

3124-15

ESAP

24 HORAS

32,0

Tcnico Administrativo

3124-15

CNSC

8 HORAS

8,0

Tcnico Administrativo

3124-15

DIAN

04/10/2013 05/06/2013 04/07/2013 05/06/2013 04/07/2013 27/09/2013

4 HORAS

24,0

Tcnico Administrativo

3124-15

ESAP

24 HORAS

39,0

Tcnico Administrativo

3124-15

ESAP

Curso de Excel Seminario Taller en Evaluacin del Desempeo Seminario Nacional de Actualizacin cambios en la contratacin pblica Curso de Excel Plan Institucional de Capacitacin

24 HORAS

44,0

Tcnico Operativo

3132-14

CNSC

8 HORAS

8,0

Tcnico Operativo

3132-11

F&C Consultores

2728/06/2013 05/06/2013 04/07/2013 12/06/2013 -

11 HORAS

11,0

Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo

4044-14 4044-14

ESAP ESAP

24 HORAS 20 HORAS

24,0 20,0

10/07/2013 Auxiliar Administrativo 4044-14 ESAP 05/06/2013 04/07/2013 05/06/2013 04/07/2013 05/06/2013 04/07/2013 12/06/2013 10/07/2013 20/08/2013 Curso de Excel 24 HORAS 32,0

Auxiliar Administrativo

4044-14

ESAP

Curso de Excel

24 HORAS

24,0

Auxiliar Administrativo

4044-14

ESAP

Curso de Excel

24 HORAS

24,0

Auxiliar Administrativo Auxiliar de Servicios Generales

4044-14

ESAP

Plan Institucional de Capacitacin

20 HORAS

20,0

4064-11

ESAP

tica de lo Pblico

8 HORAS

8,0

Programa de Bienestar Social e Incentivos

Mediante la Resolucin No. 279 del 26 de Junio de 2013, se adopt el Sistema de Estmulos el cual se encuentra integrado al Programa de Bienestar y el Plan de Incentivos. No obstante, el programa se desarrolla con la colaboracin de la ESAP y la Caja de Compensacin Familiar - COLSUBSIDIO y dar desarrollo a la totalidad de actividades pendientes mediante contrato celebrado.
Actividades bienestar junio julio agosto septiembre avance observacin En cada fecha tota para 117 personas con gaseosa y vasos tenedores La entidad se integr en este evento con el Instituto Caro y Cuervo La entidad se integr en este evento con el Ministerio de Cultura stand, televisor Wii, controles mini torneos de bolos tenis de campo tenis de mesa , promotor

Cumpleaos funcionarios

En proceso

Jornada Deportiva (Bsquetbol y Voleibol)

13 y 27

Ejecutado

Partido de futbol

26

Ejecutado

Zona de bienestar

21

23

Ejecutado

Jornada de Salud (Vacunacin VPH, H Ay B y InfluenzaOptometra, Examen dermatron) Charla sobre Seguros Feria de vivienda 27

5 y 20

Ejecutado

5 24

Ejecutado Ejecutado

PLAN DE INCENTIVOS

FUNCIONARIO Mara Betzab Nava Serrano Jos De Los Reyes Daz Padilla Ricardo Rodrguez Garca

INCENTIVO OTORGADO Beca Posgrado en Gerencia Tributaria en la Universidad Autnoma, en ejecucin de Convenio Celebrado con dicha universidad Beca Pregrado en Ingeniera de Sistemas en la Unad, en ejecucin de convenio celebrado con dicha universidad Apoyo educativo 50% para cursar Especializacin en Finanzas Publicas

RESOLUCIN Resolucin 379 de 01 Agosto 2013

Resolucin 356 de 26 de Julio 2013

Resolucin 351 de 24 de Julio 2013

Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo - PSO En cumplimiento a la Resolucin 679 de Diciembre 2 de 2012 se desarroll lo siguiente de acuerdo al plan de actividades para esta vigencia:
Actividades Seguimiento al Programa de Salud Ocupacional. Revisin y ajuste de la Poltica del Programa de Salud Ocupacional Actualizacin y levantamiento de panorama de riesgos. Adquisicin de elementos de proteccin personal Envo de la informacin por correo electrnico a todos los responsables de salud ocupacional de la entidad sobre el plan bsico legal y efectuar programacin de capacitaciones con destino a dichos funcionarios Efectuar la consolidacin sobre la programacin de capacitaciones en temas de salud ocupacional requeridos por las dependencias. Capacitacin en orden y aseo sura 2013 Junio Julio Agosto Septiembre

25

30

27

24

Capacitar a los responsables del programa de salud ocupacional en el uso y cuidado de elementos de proteccin personal.

14

Manual de Funciones: Con base en el Decreto 1516 de 2013 y con el apoyo del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica se efectu la elaboracin del nuevo manual de funciones de la Entidad de la totalidad de los cargos.

Actividad Actualizacin manual de funciones Resolucin 531 de 2012

junio

julio

agosto septiembre x

Observaciones RESOLUCIN 225 DE 06 DE JUNIO DE 2013 RESOLUCIN 471 DE 11 SEPTIEMBRE DE 2013

Elaboracin del manual de requisitos, funciones y competencias con ocasin del aumento de planta de personal

Estilo de direccin El Archivo General de la Nacin mediante la resolucin No. 383 del 8 de Agosto de 2013, adopta el sistema integrado de gestin en el AGN, con el objetivo de articular las diferentes disciplinas de los sistemas actuales que componen el Sistema Integrado de Gestin del AGN, con el fin obtener un mejor resultado en el logro de los objetivos y fines sociales, a travs de su gestin institucional garantizando la eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia; soportado en sus procesos y servicios de manera armnica y complementaria, hacia el cumplimiento de los requisitos legales de sus componentes de gestin de calidad, gestin ambiental y control interno y dems sistemas que adopte la entidad y se integren al SIG . La Entidad cuenta con un documento denominado Cdigo del Buen Gobierno en cual se establece el Estilo de Direccin del AGN y expresa un compromiso tico que busca garantizar una gestin, eficiente, integra y transparente de la entidad. La Alta Direccin desarrollando su rol estratgico, ha establecido lineamientos e incentivado el desarrollo de temas como el fortalecimiento tecnolgico, desarrollo de polticas archivsticas, formulacin de las estrategias anticorrupcin, participacin de la ciudadana, mecanismos de atencin al ciudadano.

Componente de Direccionamiento Estratgico


Planes y Programas PLAN DE ACCIN INSTITUCIONAL Los proyectos de inversin nacional registrado en el Departamento Nacional de Planeacin presenta la siguiente ejecucin presupuestal de gasto de la vigencia 2013, observando un comportamiento directamente relacionado con el avance de metas de cada una de actividades que se desarrollan para su cumplimiento.

Tabla No 1 Ejecucin Presupuestal Proyectos de Inversin


APROPIACIN VIGENTE (1) APROPIACIN DISPONIBLE (3) COMPROMISO O CONTRATADO SIN OBLIGACIN COMPROMISO (5) (4)

DESCRIPCIN REMODELACIN Y ADQUISICIN DEL INMUEBLE ALEDAO AL EDIFICIO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN MANTENIMIENTO Y ADECUACIN DE LAS INSTALACIONES DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN MEJORAMIENTO, DOTACIN Y ADECUACIN DEL INMUEBLE PARA LA CREACIN Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO INTERMEDIO DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS PBLICAS LIQUIDADAS. REGIN BOGOT D.C. RENOVACIN E IMPLEMENTACIN DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN EN EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN IMPLANTACIN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS EN COLOMBIA. PRESERVACIN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL COLOMBIANO. APLICACIN SISTEMA INTEGRAL NACIONAL DE ARCHIVOS ELECTRNICOS TOTAL Fuente: SIIF Nacin (1) (2) (3) (4) (5)

CDP (2)

250.000.000

1.685.240

248.314.760

888.427

796.813

400.000.000

278.498.226

121.501.774

260.404.419

18.093.807

50.286.423

53.000.000

1.427.665

51.572.335

1.344.000

83.665

1.065.000.000 1.055.119.049

9.880.951

993.870.961

61.248.088

365.862.783

6.604.000.000 6.375.593.195

228.406.805

5.346.044.633

1.029.548.562 3.061.815.644

1.100.000.000

864.918.027

235.081.973

838.814.012

26.104.015

514.473.258

108.000.000

107.443.610

556.390 895.314.988

102.282.049 7.543.648.501

5.161.561

57.576.547

9.580.000.000 8.684.685.012

1.141.036.511 4.050.014.655

Corresponde al valor asignado en el presupuesto para la vigencia 2013. CDP, Certificado de Disposicin Presupuestal, la columna corresponde a los tramites que tiene CDP. Apropiacin Disponible, Recursos que an no tienen tramite de CDP, Sin Compromiso, Corresponde a los valores pendientes de registro presupuestal del contrato, OBLIGACIN, El valor corresponde a los montos que se han obligado de lo comprometido.

El Plan de Accin de Inversin se encuentra consolidado y con seguimiento a 30 de Septiembre de 2013 en el aplicativo del Sistema de Informacin para la toma de decisiones (SIG para la toma de decisiones). Para efectos del presente informe el porcentaje (%) tanto de ejecucin como de avance de metas se encuentra consolidado acumulado con corte a septiembre 30 de 2013.

Tabla No 1 Ejecucin Presupuestal Vs Avances de metas Proyectos de Inversin


Ejecucin Presupuestal / Obligacin (1) 47% 53% 46% Avance de metas (porcentaje) (2) 51% 54% 72.3% Presupuesto asignado al proyecto/actividad $1.100.000.000,00 $108.000.000,00 $6.604.000.000,00 $250.000.000,00 nmero de contratistas

Proyecto/actividad

Preservacin del Patrimonio Documental Colombiano Aplicacin Sistema Integral Nacional de Archivos Electrnicos SINAE Implantacin Sistema Nacional de Archivos en Colombia Remodelacin y Adquisicin del Inmueble aledao al Edificio del Archivo General de la Nacin Mantenimiento y Adecuacin de las Instalaciones del Archivo General de la Nacin Renovacin e Implementacin de Tecnologas de la Informacin en el Archivo General de la Nacin Mejoramiento, dotacin y adecuacin del inmueble para la creacin y puesta en funcionamiento del Archivo Intermedio de las Entidades Financieras Publicas Liquidadas TOTAL Fuente: Seguimiento PAI Versin 7-2013

53 4 195

13%

39%

$400.000.000,00

34%

74%

$1.065.000.000,00

19%

$53.000.000,00

258

42,3%

43,5%

$9.580.000.000,00

(1) Ejecucin presupuestal para la vigencia 2013, desde el punto de vista de la obligacin. (2) Avance de metas (porcentaje), Avance de actividades respecto a las metas programadas por proyecto de inversin acumulado de la vigencia

Tabla No 1 Ejecucin Presupuestal Vs Avances de Metas Proyectos de Inversin

Proyectos de Inversion
Ejecucin presupuestal / Obligacin Avance de metas (porcentaje)

72 47 51 53 54 46 13 Preservacin del Patrimonio Documental Colombiano Aplicacin Sistema Implantacin Integral Nacional de Sistema Nacional de Archivos Electrnicos Archivos en Nacional - Sinae Colombia

74

39

34 19 -

Mantenimiento y Adecuacin de las Instalaciones del Archivo General de la Nacin Renovacin e Implementacin de Tecnologas de la Informacin en el Archivo General de la Nacin

Remodelacin y Adquisicin del Inmueble aledao al Edificio del Archivo General de la Nacin

Mejoramiento, dotacin y adecuacin del inmueble para la creacin y puesta en funcionamiento del Archivo Intermedio de las Entidades Financieras Publicas Liquidadas

AVANCE DE LAS ACTIVIDADES DE LOS PROYECTOS DE INVERSIN EN EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE JUNIO A SEPTIEMBRE DE 2013 PRESERVACIN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL COLOMBIANO
Actividad Microfilmar y digitalizar el patrimonio documental que custodia el AGN para su preservacin y difusin. Realizar procesos de investigacin prevencin, diagnstico y recuperacin de la documentacin, perteneciente al AGN y dems actores del SNA. Organizar y describir la documentacin perteneciente al AGN. Divulgar y difundir a los colombianos, y/o partes interesadas, por diversos medios el patrimonio documental archivstico del AGN y dems actores del SNA. Descripcin 355.012 Imgenes digitalizadas de Fondos AGN 300.000 folios microfilmados de los fondos del AGN % 17.5

979.628 folios y mapas intervenidos

38.4

Clasificar, ordenar, re-almacenar y describir de 7 fondos, 7.985 cajas y 4.459 registros. Convocatoria 2013. Difusin a nivel nacional la XVI Convocatoria de Iberarchivos - Programa ADAI. Se recibieron 18 solicitudes de proyectos. Atencin de 4.744 investigadores y 1.788 usuarios notariales.

39.1

31.6

APLICACIN SISTEMA ELECTRNICOS


Actividad

INTEGRAL

NACIONAL

DE

ARCHIVOS
%

Generacin de un modelo de lineamientos para el Sistema de Gestin Documental

Descripcin Entregable de recoleccin de normas internacionales en materia de documento electrnico. Captulo de documento electrnico. Normas nacionales e internacionales en materia de Interoperabilidad. Interoperabilidad, dentro del documento de compilacin normativa. Firma digital. Documento en Word Gua del Modelo de Madurez para el Sistema de Gestin de los documentos para el Estado Colombiano Versin V.9 Propuesta grafica para la infografa del decreto 2609 socializacin y ajustes estructurales de contenidos.

30.83

IMPLANTACIN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS


Actividad Fortalecer la modernizacin y eficiencia del Estado a travs de la revisin y evaluacin de las TRD y TVD de los actores del SNA Descripcin %

245 acompaamientos a 24 entidades Recepcin de 9 transferencias Metros Lineales transferidos 6.476

30.1

DECRETO 1515 DEL 19 DE JULIO DE 2013 Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las Desarrollar la adecuacin transferencias secundarias y de documentos de valor histrico al AGN a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los decretos normativa 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones DECRETO 1516 DEL 19 DE JULIO DE 2013 Por el cual se aprueba la modificacin de la planta de personal del AGN y se dictan otras disposiciones Fomentar el desarrollo de proyectos archivsticos y Desarrollo de proyectos archivsticos con un nivel del 100% de recaudo desarrollo de proyectos de la meta 33 Asistencias tcnicas a nivel nacional y territorial venta de servicios

50

33.7

Descripcin Apoyo a las especificaciones de requerimientos de los mdulos de Observatorio y Banco de Proyectos respecto de los hitos y lneas base del proyecto. Reuniones de seguimiento con el lder e implementador del Censo del SISNA. Orientacin de lineamientos a los comit tcnicos del proyecto, publicacin final del formulario de registro de proveedores de soluciones de gestin documental electrnica. Disear e implementar el SISNA2013_Maqueta_Micrositio_v0.4.fw.png SISNA2013_Contenido_Infografia_PGD_ v0.2.docx SISNA SISNA2013_Infografia_2609_v0.6_16092013 Contenido_Ova_Linea_del_Tiempo_Normatividad_v0.1 SISNA2013_Pruebas_Casos_de_Uso_04092013 SISNA2013_Ficha_Tecnica_Observatorio_v0.4_05082013 2082013" Procedimiento Series documentales para el archivo nacional digital." Desarrollo del Programa de 9 Capacitacin Archivstica (Cursos Bsicos Nivel I-II-III; Talleres: TRD; Conservacin, Fondos Acumulados, Microfilmacin y Digitalizacin; Seminarios, foros, video conferencias) con la asistencia de 262 participantes. Participacin en el primer congreso internacional de proteccin de datos "represando paradigmas" Santa Marta, Participacin en encuentro de archivos histricos del caribe colombiano, Participacin en el seminario "Iniciativa Cero Papel" Villavicencio, Atencin de invitacin de la Fundacin Carvajal y compartir los avances y proyecciones del archivo histrico fotografa. de Cali, Participacin en la feria nacional de servicio al ciudadano en representacin del AGN para formular lineamientos con el fin de mejorar la atencin por parte de la entidad, Visita a la ciudad de San Jos (Costa Rica) capacitarse en sistemas informticos de las normas de descripcin adoptadas por el consejo internacional de archivos (CIA) mediante un curso-taller dictado por especialista Vctor Mrquez da Fonseca, Visita a la ciudad de Santiago de Chile - integrar en tecnologa las instituciones archivsticas que manejan protocolos notariales para homogenizar, normalizar dichos procesos en las notaras, promover la descripcin, acceso y consulta de los mismos con desarrollo y modernizacin de centros de informacin, salvaguardar el patrimonio documental, facilitar acceso va web a los ciudadanos sin desplazarse a Bogot. Explorar modelos y herram. Inter/les y preservarlos a largo plazo segn la poltica de gobierno abierto. Realizacin Seminario Cero Papel en la ciudad de Bucaramanga, Casanare, Barranquilla, Guajira, Cali, Guaviare, Montera con la asistencia 1234 participantes. Seminario de Actualizacin archivstica, en la ciudad de Ibagu, con la participacin de 617 funcionarios de entidades del orden Departamental y de los Municipios del Departamento del Tolima. Legislacin Archivstica, TRD y TVD en Arauca, los das 9 y 10 de septiembre, con 130 asistentes. Curso Descripcin Documental los das 19 y 20 de septiembre en Popayn - Cauca, con 185 asistentes. SEMINARIO DE ARCHIVOS DE TRADICIN IBRICA 22 reuniones de Comits tcnicos 47 visitas de inspeccin control y vigilancia. 171 Realizar el seguimiento y control a la ejecucin de planes de mejoramiento archivstico. 52 formatos diligenciados de Autoevaluacin de la Funcin Archivstica - AFA. Avances en la actualizacin del diagnstico del Sistema Nacional de Archivos, en cuanto al cumplimiento de la funcin archivstica por parte de sus actores, identificando cuales han ingresado por primera vez al sistema y cuales han avanzado elaborando un informe parcial de avance (formato Excel). Apoyo a la iniciativa ndice de Gobierno abiertoIGA de la Procuradura General de la Nacin, con la consolidacin de informacin para la elaboracin del IGA-2012-2013 y los indicadores de gestin requeridos por el Comit Interinstitucional del IGA, mediante la presentacin de los resultados referidos al AGN en el mes de septiembre, cuando los mismos fueron requeridos por el Director General, mediante informes puntuales (Departamentos Arauca, Bolvar, Magdalena, Atlntico con sus correspondientes Distritos) y la

Actividad

37.6

Articular las instancias e instituciones del SNA (capacitacin archivstica, comits, consejo y eventos)

37.3

Seguimiento a la implementacin de la poltica en los actores del SNA

29.1

Actividad

Acompaamiento a los grupos tnicos, en el registro, la conformacin y la proteccin de sus archivos

Disear e implementar la poltica pblica relacionada con la gestin y administracin de los archivos de derechos humanos y memoria histrica

Disear e implementar la poltica pblica relacionada con la gestin y administracin de los archivos audiovisuales, sonoros, fotogrficos, orales y otros archivos especiales

Descripcin elaboracin del consolidado Nacional a la fecha (Bases IGA Integra), adems de la asistencia reuniones concertadas por las entidades para este tema para la creacin de los nuevos indicadores IGA ya fueran en el AGN o la PGN. Apoyo en la elaboracin del Decreto que reglamenta los artculos 32 a 35 de la Ley 594 de 2000. Avance 80%. Elaboracin Gua Aplicacin Rgimen Sancionatorio, contemplada en la Ley 594 de 2000. Elaboracin Gua capacitacin implementacin Inspeccin, Control y Vigilancia. Revisin de fuentes secundarias sobre San Basilio de Palenque y San Andrs, Santa Catalina y Providencia. Fue pertinente incluir no solo material bibliogrfico, sino tambin de material audiovisual, sonoro, exposiciones artsticas, informes oficiales, tesis, fotografas, pginas web. Acopio de informacin sobre Palenque y San Andrs. Preparacin de participacin el Seminario Internacional del Caribe. Asistencia a las reuniones con grupos tnicos solicitadas (Nasa, Nasa Universitario). Se ha avanzado en el trabajo en campo de acompaamiento y capacitacin a las comunidades tnicas (Aw y Cabildo Yaguar). As mismo, se ha acompaado el desarrollo del convenio con el CMH para la formulacin conjunta de un protocolo de Archivos en Derechos Humanos. Visita al municipio de Orito (Putumayo) realizacin del mdulo I "MEMORIA, PATRIMONIO DOCUMENTOS Y ARCHIVOS", el taller "MEMORIAS Y ARCHIVOS AW" en los cabildos Alnamawami y Yarumo Pilt Kwazi para el acompaamiento del AGN al pueblo Aw en la conformacin, conservacin y proteccin de sus archivos. Revisin del estado del arte en materia de archivos sonoros, fotogrficos y audiovisuales. Para esta actividad, se utilizaron las bases de datos de la Biblioteca Luis ngel Arango, y la Biblioteca especializada del AGN. En las visitas llevadas a cabo en este mes se han podido constatar las necesidades que tienen algunas entidades en cuanto a conservacin, catalogacin, descripcin y consulta del material audiovisual, sonoro y fotogrfico. Se hace mencin especial de los casos de RTVC y Museo Nacional de Colombia. En cada una de las visitas se han tenido en cuenta aspectos concretos sobre los que se deber construir la propuesta final: Tipo de soportes, almacenamiento, personal encargado, equipos, etc. Teniendo como punto de partida las necesidades de las entidades visitadas y las recomendaciones hechas por los autores que han trabajado el tema, en este momento puede asegurarse que la propuesta que realizar el AGN sobre los archivos fotogrficos, sonoros y audiovisuales, debe facilitar en gran medida el acceso y la divulgacin de ste tipo de documentos. Igualmente, se ha constatado la enorme necesidad de unificar criterios. Deliberacin de jurados el da 11 de junio de 2013. Se declar la beca desierta por acuerdo unnime. La actualizacin de la documentacin del Sistema de gestin de calidad se encuentra en un 61.34% La implementacin del PIGA y sus 7 programas del Sistema de gestin de Ambiental se encuentra en un 86%

23.5

31.6

24.8

Beca de investigacin los archivos y los derechos humanos Fortalecer y modernizar el AGN

29.1

REMODELACIN Y ADQUISICIN DEL INMUEBLE ALEDAO AL EDIFICIO

Actividad

Descripcin Se solicit a Catastro Distrital cotizacin para el avalo del predio adjunto a la casa "anexa" de propiedad del AGN. Una vez recibida la cotizacin, es remitida al grupo de Compras para la elaboracin del estudio de conveniencia tendiente a la suscripcin del respectivo contrato interadministrativo. Se realiza el estudio previo para las adecuaciones hidrosanitarias de la casa adjunta, tendientes a la

Remodelacin de inmueble

Actividad

Descripcin revisin por parte jurdica y financiera. Se suscribi acta de inicio y se remitieron los documentos para la realizacin del avalo por parte de Catastro.

MANTENIMIENTO Y ADECUACIN DE LAS INSTALACIONES DEL AGN


Actividad Descripcin Se suscribe contrato 432 de 2013 con la firma INVERSER LTDA por valor de $166.102.877 el da 13 de agosto de 2013 se ejecut el contrato, el da 27 de septiembre pasaron factura de cobro, se est tramitando el acta de finalizacin del mismo - a la fecha han trado los equipos y se encuentra en etapa de pruebas Se elaboraron las fichas tcnicas, ECYO y Estudio de mercado concerniente al proyecto de traslado de UPSs del AGN, 30kVA y 18kVA, se est elaborando el proceso de interventora del mismo. Se elabor el ECYO del servicio de acondicionamiento a los cinco (5) tableros de distribucin elctrica y se remiti a la oficina jurdica para el trmite de contratacin Se adjudic el contrato 476 de 2013 a la empresa POWER SUN, para el mantenimiento preventivo y correctivo de las ups power com y power sun. por valor de $1.200.000 Se realiz el tercer mantenimiento de la planta elctrica, segn lo programado y se radico la respectiva cuenta de cobro. Porcentaje compartido de mantenimiento con Bodega Santander as: (42% $1.344,000 Santander) (58% $1,856.000 Sede) se han efectuado dos (2) pagos por un porcentaje de ejecucin del 75%. Frente al informe presentado por el contratista, se evidencia la necesidad de adicionar el contrato por trabajos no contemplados. Se encuentra para firma del contratista $1.589.000 Se suscribe comunicacin de aceptacin 345 del 12 de Julio de 2013 por valor de $ 2.230.000 y acta de inicio 18 de Julio 2013, actualmente se programa cronograma. De acuerdo a una situacin imprevista, se solicita adicin al contrato con International Elevator por valor de $ 571.480, se encuentra para firma del contratista. Se realiz las visitas tcnicas programadas para el mantenimiento preventivo y correctivo, del 10 de Junio al 8 de Julio. Se recibe la cuenta de cobro por valor de $3.209.324 No hay mantenimiento programado para este mes. Se suscribe acta de inicio el 09 de Agosto con el contratista y se concreta cronograma de actividades el da 14 de Agosto Realizaron visita tcnica en el mes de septiembre Contrato 308 de 2013 suscrito con Lanzetta Rengifo, que tiene como objeto "Mantenimiento preventivo y correctivo (que incluye cambio del sistema de termostato del equipo) y la calibracin de la cmara de envejecimiento Susntest, marca Atlas, ubicada en la sede del Archivo General de la Nacin Jorge Palacio Preciado Cra 6 No. 6 91." La supervisin la ejercicio el Coordinador del Grupo de Laboratorio y restauracin. %

Mantenimiento Instalaciones Locativas

28.9

Mantenimiento Elctrico

Sistema

47.2

Mantenimiento Hidrulico

Sistema

49.7

Mantenimiento Mecnico

Sistema

40

Mantenimiento Sistema De Seguridad Mantenimiento Sistema De Ventilacin Y Aire Acondicionado

50

Mantenimiento y Calibracin de Equipos de GCR

30

RENOVACIN E IMPLEMENTACIN DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN EN EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Actividad

Descripcin El entregable de este periodo es el procedimiento de firmas digitales Versin 2. Procedimiento de Gestin de Comunicaciones Oficiales Versin 3. Entrega de los documentos de planeacin del contrato. El cual corresponde a la etapa de implementacin del proyecto SGDEA. Recoleccin de informacin de los procedimientos objeto de implementacin en medio electrnico, como parte del desarrollo en la fase II del SGDEA. Procedimientos: 1) Conceptos tcnicos, 2) Inspeccin y Vigilancia. Verificacin de la propuesta de los procedimientos: 1) Firmas digitales, 2) Comunicaciones oficiales. A la espera de ser aprobado por el Comit de Desarrollo Administrativo. Mejoras del desarrollo informtico de la fase I, se registran las incidencias y se hace seguimiento a travs del aplicativo Jira. Coordinacin con la ETB el traslado de la arquitectura tecnolgica que se ha implantado para el funcionamiento del SGDEA. Capacitaciones internas y externas sobre la implementacin de un proyecto del SGDEA, que corresponde al desarrollo del programa especfico de documentos electrnicos contemplado en el Programa de Gestin Documental (Decreto 2609 de 2012) Avance del documento de anlisis de riesgos en seguridad de la informacin. Documento de compromiso de cumplimiento de las polticas de seguridad de la informacin. Documento de Acuerdo de confidencialidad. Integracin de la poltica general de seguridad en el SIG. Reuniones con el equipo de datos abiertos. 4 horas de capacitacin en sistema de gestin de seguridad de la informacin en CASUR. 2 horas de capacitacin sobre Firma electrnica y digital certificada. 4 horas de capacitacin Se adquirieron 831 licencias Durante este periodo la firma ERT entrego 31 equipos de cmputo distribuidos de la siguiente forma: 25 equipos para la Subdireccin de proyectos, 3 equipos para servicio al pblico, 2 para la Subdireccin TIADE y 1 equipo de diseo para el rea de Comunicaciones. Durante este periodo se realiz el diseo definitivo y ubicacin de puntos, instalacin del cableado, instalacin de canaletas en ambas sedes del AGN.

Soporte Sistemas de informacin y apoyo administrativo

51.5

Fortalecimiento Tecnolgico

76.5

MEJORAMIENTO, DOTACIN Y ADECUACIN DEL INMUEBLE PARA LA CREACIN DEL ARCHIVO INTERMEDIO DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS PBLICAS LIQUIDADAS

Actividad

Descripcin Porcentaje compartido de mantenimiento con Bodega Santander as: (42%) $1.344,000 Santander) (58% $1,856.000 Sede) se han efectuado dos (2) pagos por un porcentaje de ejecucin del 50%. Se realiz el tercer mantenimiento de la planta elctrica, segn lo programado y se radico la respectiva cuenta de cobro. Se elaboraron fichas tcnicas y estudios previos que se encuentran en la oficina jurdica para revisin. Proceso "Adquisicin de tanques de agua" Se elaboraron las Fichas tcnicas correspondientes a la Adecuacin red de adecuacin de aguas lluvias y se remiti al grupo de compras, para los estudios previos En elaboracin del ECYO de la interventora para el proceso de desage de aguas lluvias

Adecuacin y Mantenimiento Anual de la Bodega

18.75

Modelo de Operacin por Procesos. En concordancia con lo presentado en el informe del perodo anterior, el AGN en cumplimiento de su Misin y Visin Institucional y con el propsito de satisfacer las necesidades de sus clientes, cuenta con un modelo de operacin por procesos con enfoque sistmico, el cual se encuentra debidamente caracterizado, reflejando as las interacciones, las entradas y las salidas. Al momento de realizar este informe no presenta ningn tipo de modificaciones. As mismo se determin la poltica del SIG la cual integra componentes del Sistema de Gestin de Calidad, Sistema de Gestin Ambiental y Sistema de Control Interno MECI. A la fecha no se ha identificado ningn proceso tercerizado (proceso que la entidad decide que sea desempeado por una empresa externa) en su totalidad, se cuenta con personal de planta y contratistas para suplir la necesidades de los procesos los cuales cuentan con controles definidos para garantizar el cumplimiento de las actividades objeto de contratacin.

Estructura Organizacional:
El AGN cuenta con organigrama publicado en la pgina Web, de ubicacin en el link: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1161

La Entidad cuenta con una Planta de Personal global adoptada mediante el Decreto No. 2127 de 2012 y la Resolucin No. 477 de 2012. A continuacin se relaciona la conformacin de la Planta del AGN: Provistos 110 Vacantes 31 Total Cargos 141

Fuente: Grupo de Gestin Humana Planta de personal al 30 septiembre de 2013

Componente Administracin del Riesgo Contexto Estratgico, Identificacin, Anlisis, Valoracin y Poltica de Administracin de Riesgos El Archivo General de la Nacin, tiene establecido el procedimiento para la Administracin de Riesgos (PD-112) versin 5, permitiendo a los lderes de los procesos contar con el conocimiento necesario para identificar, analizar, valorar y definir las alternativas para la mitigacin de riesgos, que puedan afectar los productos o servicios generados para el cumplimiento de la misin del AGN. La Oficina de Control Interno llevo a cabo mesas de trabajo con los responsables de los procesos de Gestin Servicios Archivsticos, Administracin del Acervo Documental, Gestin de los Recursos Fsicos, Gestin Financiera y Gestin de Compras para la identificacin y

actualizacin de los riesgos operativos, lo anterior con el fin de efectuar seguimiento y revisin a la ejecucin de los controles establecidos en procura del mejoramiento continuo.

En el periodo evaluado para este informe el Proceso de Direccionamiento Estratgico Oficina Asesora de Planeacin, apoyo la actualizacin y documentacin de los riesgos de corrupcin por proceso que no haban sido identificados para ser integrados al mapa de Riesgos de la entidad. Estas actualizaciones cuentan con el acompaamiento de la Oficina de Control Interno. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN Actividades de Control Polticas de Operacin, Procedimientos, Controles, Manual de Operacin Durante el mantenimiento del SGC se han detectado oportunidades de mejora; en el ao 2012 se determin que una de ellas deba ser la revisin y actualizacin de la documentacin del Sistema Integrado de Gestin - SIG, renovar y actualizar las directrices que dan cumplimiento a la GP 1000 y a los dems sistemas de gestin que estn implementados en la Entidad. Por lo anterior se dise un plan de trabajo en el cual se da como principal objetivo la actualizacin de 531 documentos vigentes a 2012, en este captulo se describir entonces el avance en esta materia realizado durante los meses de junio, julio, agosto y septiembre de 2013, sin embargo, para dar un contexto general del cumplimiento se describirn los aspectos abordados por los profesionales de la Oficina Asesora de Planeacin para mantener y mejorar el SGC GP 1000 de los diferentes numerales de esta normatividad los profesionales de la Oficina Asesora de Planeacin durante el periodo mencionado han realizado labores asociadas a: Identificacin de contenidos mnimos a revisar y actualizar del Manual del Sistema Integrado de Gestin. Eliminacin del documento Manual de procedimientos e integracin de los contenidos al Manual del Sistema Integrado de Gestin Manual SIG Publicacin del Mapa de procesos y actualizacin de la plantilla que lo contena, organizacin de informacin asociada a fecha de aprobacin y vigencia. Revisin y actualizacin del procedimiento control de documentos y formatos asociados. Revisin de procedimiento control de registros, auditoras internas, producto no conforme, acciones correctivas y preventivas y formatos asociados. Implementacin del procedimiento de control de documentos, actualizacin del listado maestro de documentos, actualizacin del control de cambios y asignacin de cdigos a las solicitudes de modificacin, publicacin de los textos actualizados, creados y eliminados a travs de las alertas SIG. Establecimiento de documentacin a actualizar, proyeccin de textos a optimizar y control de la relacin documental por proceso. Asignacin de responsabilidades para la revisin de la documentacin. Se han identificado los puntos de control en las actividades descritas en los procedimientos.

Se ha iniciado el proceso de captura de informacin relacionada a la identificacin de los registros de la entidad, para esto se ha tenido en cuenta la documentacin relacionada en las TRD y en el Inventario activos informacin emitido por los servidores pblicos del Grupo de Gestin de Documentos y Archivos Electrnicos. Se ha intervenido el 60% de la documentacin que ha perdido vigencia, de la cual el 20% ha adquirido formalidad de modificacin, eliminacin o creacin en el marco del estndar establecido para el control de documentos de la entidad. Los Servidores Pblicos del proceso de Recursos Fsicos han definido procedimientos como: Mantenimiento, Apoyo Logstico, Almacn e Inventarios en la parte locativa, de infraestructura y bienes muebles de la Entidad. Los Servidores Pblicos del proceso de Gestin Humana han definido procedimientos como: Conformacin y Gestin de los Comits de Gestin Humana, Expedicin de Certificados y Constancias Laborales, Trabajo Seguro en Alturas y el Protocolo de Trabajo Seguro en Alturas. La determinacin de procesos, documentacin (caracterizacin, procedimientos, instructivos, manuales, guas, formatos, entre otros). Los puntos de control en las actividades descritas en los documentos. La Identificacin de los registros asociados al desarrollo de las actividades La identificacin los requisitos legales asociados a la prestacin del servicio El establecimiento de la documentacin a la fecha editada, los requisitos definidos para cada producto o servicio elaborado por el AGN, as mismo se proyect la descripcin de estas caractersticas dentro del Manual. La definicin de metodologas claras para la gestin de comunicaciones con el cliente, esta actividad est bajo la responsabilidad del Grupo de Archivo y Gestin documental, de igual manera la entidad cuenta con un sistema de gestin SGDEA para la gestin interna de las mismas. La definicin de los mecanismos, mtodos, recursos y procedimientos para la realizacin de las actividades, actualmente se encuentra en curso la actualizacin de la totalidad de la documentacin. La realizacin de la validacin de los protocolos internos documentales para garantizar la planificacin y ejecucin de las actividades asociadas a la prestacin del servicio. La identificacin de los equipos de seguimiento y medicin en los procesos de prestacin del servicio. La definicin de los controles requeridos para la administracin de la propiedad del cliente, esta actividad se encuentra en proceso. Los requisitos de compra especficos segn las necesidades que presentan las reas a travs de su Plan de Accin de Inversin. (se da cumplimiento al numeral 7.4) La seleccin y evaluacin de proveedores segn modalidad de contratacin a travs del Plan de Compras y Plan Anual de Adquisiciones. La Plataforma SIG para la toma de decisiones en donde se ingresan a travs de los Estudios de Conveniencia y Oportunidad los requisitos de compra y aprobacin de los productos y/o servicios. El Sistema de Control financiero SICOF para la verificacin de los productos adquiridos por la Entidad.

A continuacin se presentan las grficas referentes a relacin de la documentacin Propuesta Vs la documentacin Intervenida Vs documentacin formalmente aprobada para los procesos de la entidad.

Procesos de Apoyo y Evaluacin y Seguimiento y Control

Procesos de Misionales y Estratgicos

SISTEMA DE GESTIN DE AMBIENTAL En la vigencia del 2013 el AGN para su fase III del Sistema de Gestin Ambiental del periodo de Junio a Septiembre avanz en su actuacin un 27% para un acumulado del 77% en avance, conforme a las actividades planteadas en el cronograma establecido para el desarrollo de los siete programas estipulados en el Plan Institucional de Gestin Ambiental PIGA, y gestin de los trmites en materia legal: Se elabor la GUA TIC Verde que incluye tips buenas prcticas ambientales, tecnologa verde y RAEES. Quedando en fase de aprobacin. Nos encontramos en fase de trmites para concertacin voluntaria del PIGA a la Secretaria Distrital de Ambiente. As mismo y conforme a lo planeado comunica los siguientes logros: Edicin, revisin, aprobacin y difusin de dos procedimientos: 1. SIG-F-311 Matriz de identificacin y valoracin de aspectos e impactos ambientales 2. SIG-F-312 Matriz de identificacin y cumplimiento de requisitos legales y otros Edicin, revisin, aprobacin y difusin de dos Formatos: 1. SIG-F-11 MATRIZ IDENTIFICACIN Y EVALUACIN DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS 2. SIG-F-10 MATRIZ DE IDENTIFICACIN Y VALORACIN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES Identificacin y evaluacin de requisitos legales conforme al procedimiento y formato aprobados. Valoracin de aspectos e impactos ambientales mediante diligenciamiento de formato aprobado. Aprobacin de la Poltica del SIG por parte de la Direccin General. Expedicin de la resolucin interna 383 de 8 Agosto de 2013 por la cual se adopta el SIG del AGN y se articulan los sistemas que lo conforman. Se actualizaron los objetivos metas e indicadores de los programas del PIGA, tres (3) de los cuales ya fueron revisados, aprobados y distribuidos, quedando pendiente de revisin, aprobacin y distribucin de otros (3) programas. Adopcin de Plan de Contingencias Ambientales; se elabor, aprob y divulg en brigadas de Emergencia, incluido a la carpeta planes del SIG y distribuido mediante alerta SIG del 7 de junio de 2013. Se realiz Jornada Capacitacin Ambiental para socializacin del PIGA para todo el personal de Planta y Contratistas del SGA en la Entidad. Los das 9, 10 y 11 de Julio. Se finaliz contrato de mnima cuanta 245 para caracterizacin de vertimientos con laboratorio acreditado IDEAM. Se radic solicitud de permiso de vertimientos de la sede Cra 6 N 6-91 con la secretaria Distrital de Ambiente. Se radico resultados de caracterizaciones de vertimientos de las dos sedes del AGN a la EAAB.

DIFICULTADES En la modalidades de seleccin abreviada y mnima cuanta, y teniendo en cuenta que los recursos de la Entidad son limitados, se ha visto dificultad de incluir los criterios ambientales para compras, puesto que incrementan los costos de los elementos y aumenta el riesgo que los procesos se caigan por no encontrar proveedores que puedan competir en calidad ambiental, garantizando que cumplen con la normatividad ambiental vigente.

Informacin

Sistemas de informacin:

La Entidad cuenta en lo concerniente a seguridad de la informacin con las siguientes disposiciones bloqueo Web Mail; bloqueo a pginas no autorizadas, autenticacin de Wifi, polticas Firewall y mesa de ayuda para los usuarios de servicios tecnolgicos generando ticket en: http://mesadeayuda.archivogeneral.gov.co/. En atencin a la documentacin del GP 1000: Con respecto a la parte del software y hardware, se tienen los procedimientos para el mantenimiento preventivo y correctivo del parque computacional, as como el aseguramiento de la informacin. Los procedimientos con que cuenta la Entidad a este respecto son: Soporte Tcnico y Mantenimiento a los Recursos Informticos, Elaboracin de copias de seguridad Backups, Administracin del Sistema Documental del AGN y Adquisicin de Tecnologa.

Gobierno en Lnea - GEL Con relacin al avance establecido en el manual para la implementacin de la estrategia de gobierno en lnea 3.0, a continuacin se relaciona el porcentaje de avance en cada uno de los componentes:
Elemento Transversal Informacin en Lnea Interaccin en Lnea Transaccin en Lnea Transformacin en Lnea Democracia en Lnea 53.5 40.3 62.9 36.8 20.1 51.0

70,0 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,0 53,5 40,3

62,9 51,0 36,8 20,1

Fortalecimiento Tecnolgico. Se han realizado acciones concernientes a la planeacin para la implementacin del sistema de gestin de Tecnologas de Informacin y el sistema de gestin de seguridad de la informacin (SGSI). La entidad ha realizado el contrato concerniente al suministro de equipos de cmputo y accesorios, suministro de licenciamiento, ampliacin de la red de datos del AGN, servicios para la Migracin de la Biblioteca Digital y el desarrollo e implementacin del sistema SISNA (Modulo Censo), de igual forma se estn realizando actividades para el aprovisionamiento de los servicios de virtualizacin para el montaje del Portal Web y la Intranet y los Micrositios, y los servicios de virtualizacin de toda la plataforma del Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo - SGDEA. El Archivo General de la Nacin contina con su meta de fortalecer tecnolgicamente a la entidad, por lo cual en el mes de Julio de 2013, firm un contrato Interadministrativo con la Empresa de Recursos Tecnolgicos S.A E.S.P, el cual ascendi a la suma de $610.419.925, por medio del cual se contrat el suministro de bienes y servicios de carcter tecnolgico para el AGN, los cuales incluan actividades de los proyectos de inversin de Renovacin Tecnolgica, ISNA y Proyectos. Para el mes de Agosto se realiz una adicin de $303.348.500, que permiti la adquisicin de hardware, software y la subcontratacin de servicios de digitalizacin e indexacin, garantizando de esta manera el cumplimiento de los compromisos adquiridos por el AGN en desarrollo de los contratos celebrados por la lnea de Venta de Servicios. La contratacin de los servicios de Virtualizacin realizados con el Empresa de Telecomunicaciones de Bogot S.A E.S.P, han permitido el montaje de la pgina Web y la Intranet, sitios web o Micrositios, y el despliegue de todo el Sistema de Gestin Documental Electrnico, permitiendo optimizar los recursos y beneficindonos del potencial que ofrecen los servicios en la nube.

Para garantizar una mayor capacidad de almacenamiento de la informacin generada en los procesos de digitalizacin del Acervo Documental, la informacin generada por el sistema de gestin documental SGDEA, y los dems sistemas de informacin de la entidad, se ejecut en el mes de Junio un contrato de exclusividad con la empresa ITM Consulting, por valor de $101.956.000, por medio del cual se realiz la ampliacin del Sistema de Almacenamiento de RED SAN, en 10 Terabytes ms. Para dar continuidad al proceso de implementacin del Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo SGDEA, se adelant en el mes de Julio una contratacin de prestacin de servicios con la empresa Gestin de Seguridad Electrnica S.A, la cual ascendi a un valor de $239.928.600, por medio del cual se est desarrollando el modelado e implementacin de procedimientos electrnicos integrados a la arquitectura tecnolgica del sistema de gestin documental electrnico del AGN. Se han ejecutado actividades con el fin de garantizar el acceso electrnico a toda la informacin relativa a misin, planeacin estratgica, trmites y servicios, espacios de interaccin, ejecucin a travs de la creacin de la arquitectura de informacin, migracin, de la nueva pgina web que se tiene prevista lanzar al pblico en el prximo mes. Se ha realizado el seguimiento al espacio electrnico para interponer peticiones del Archivo General de la Nacin, con el fin de mejorar la eficiencia administrativa y la calidad del producto relacionado con la integracin con los canales de atencin al ciudadano y el mejoramiento del flujo de los procedimientos electrnicos para la gestin de comunicaciones oficiales (fase 1) gestionados en: sede electrnica sedeelectronica.archivogeneral.gov.co y gestin interna en http://portalempleado.archivogeneral.gov.co/PortalEmpleado/ buscando aplicar normatividad archivstica y teniendo en cuenta la ley 1474 de 2011 y las caractersticas mnimas descritas en el Anexo No. 4 del Manual 3.1 Alcance y caractersticas del sistema de peticiones, quejas, reclamos y denuncias. Se llevaron a cabo acercamientos con delegados del Ministerio de Tecnologas de Informacin y las Comunicaciones para conocer soluciones tecnolgicas que permitan la implementacin de trmites y servicios para los diferentes tipos de usuarios, a travs de formularios en lnea. Se han realizado actividades para hacer uso de medios electrnicos en procesos y procedimientos internos del Archivo General de la Nacin sean desarrollado actividades para la Implementacin de una solucin tecnolgica que permita el modelado e implementacin de procedimientos electrnicos integrados a la arquitectura tecnolgica implementada en SGDEA Fase 2. El Archivo General de la Nacin ha dispuesto espacios para la difusin de los eventos cero papel en la administracin pblica. Con el fin de llevar a cabo ejercicios de participacin el Archivo General de la Nacin realiza procesos de realimentacin a travs la Subdireccin de TIADE y la Subdireccin del SNA, en convenio con el Icontec, y pblica el 5 de Septiembre de 2013 tres Normas Tcnicas para consulta pblica en el sitio Web de la entidad.

Dificultades No se han podido realizar las actividades referentes a la caracterizacin de usuarios que permita conocer sus diferentes grupos de usuarios e identificar sus necesidades puesto que el Archivo General de la Nacin no cuenta con el recurso Humano para llevar a cabo esta tarea.
SGDEA FASE I - PQRD Y FASE 2

Con base en la realimentacin de los usuarios del sistema de contacto y PQRD, los resultados de La implementacin del Esquema de monitoreo y evaluacin de la entidad, se han realizado acciones de mejoramiento en el sistema teniendo en cuenta la normatividad que se ha expedido al respecto y a la retroalimentacin que se ha obtenido de usuarios. Se han guiado acciones de mejoramiento dentro de un marco de innovacin en el uso de tecnologa al interior de la entidad a travs de capacitaciones y documentos con tips de buen uso de la solucin expuestos a travs de fondos de pantalla en cada uno de los computadores de los funcionarios de la entidad, de igual manera se han realizado actividades de seguimiento y mejoramiento con el proveedor de la herramienta a travs de la inclusin de incidencias por medio de la plataforma JIRA y se realizaron actualizaciones, modificaciones a nivel de contenido, estructura y funcionalidades. Se ha realizado seguimiento al contrato 364 de 2013 con el fin de garantizar la implementacin de una solucin tecnolgica que permita el modelado e implementacin de procedimientos electrnicos integrados a la arquitectura tecnolgica implementada en SGDEA Fase 2. Logros Los ciudadanos que dispongan de dispositivos mviles inteligentes, tales como: telfonos inteligentes, dispositivos porttiles, tabletas, computadoras porttiles, entre otros equipos que tengan acceso a la red Internet pueden acceder a nuestra sede electrnica [http://sedeelectronica.archivogeneral.gov.co/SedeElectronica/] desde dnde tiene la opcin de ingresar PQRD y solicitudes, hacer seguimiento a su trmite y recibir respuesta al mismo. Se realizaron actualizaciones a los manuales de usuario final y usuario radicador del sistema, se elabor propuesta de procedimientos de PQRD y procedimiento de comunicaciones oficiales, para actualizar el sistema de calidad. Dificultades Demora en la migracin de la FASE 1 al ambiente de la nube, por atraso en las configuraciones por parte de la empresa proveedora del servicio.

AVANCES Y LOGROS EN SEGURIDAD DE LA INFORMACIN En el marco de la implementacin del Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin NTC ISO 27001, se ha avanzado:

Elaboracin, aprobacin e integracin en el Sistema Integrado de Gestin - SIG de la poltica general de seguridad de la informacin. Manual de polticas de seguridad de la informacin. Inventario de activos de informacin y datos abiertos. Elaboracin de la propuesta del documento de compromiso de cumplimiento de las polticas de seguridad de la informacin Se elabor propuesta del documento de acuerdo de confidencialidad. Elaboracin, aprobacin y publicacin de la Resolucin 352 del 24 de julio de 2013 donde se regulan las polticas de seguridad y el uso de recursos TIC al interior de la entidad. Sensibilizacin al interior de la Entidad en temas relacionados a la seguridad de la Informacin.

Comunicacin Pblica
Como base fundamental para el desarrollo de las actividades de comunicacin interna y externa de la Entidad, se ha trabajado sobre la actualizacin del Manual de Comunicaciones as como el de Imagen, con el objetivo de estandarizar los procesos de comunicacin a nivel interno y externo de la Entidad.

Comunicacin Organizacional: Las siguientes actividades reflejan el cumplimiento de las metas en materia de Comunicacin Organizacional, dando cumplimiento al Plan de Comunicaciones 2013 (corte junio a septiembre): Boletn Interno La Rosa de los Vientos: De junio a septiembre de 2013 se han emitido 4 boletines (1 mensual). Este boletn ha sido enviado a los funcionarios y contratistas del AGN a sus cuentas de correo, travs del correo electrnico de comunicaciones@archivogeneral.gov.co

Carteleras: De junio a septiembre de 2013 se han realizado 48 publicaciones en las cartelas teniendo en cuenta su contenido informativo. Televisor Piso 2: De junio a septiembre de 2013 se han realizado 67 publicaciones teniendo en cuenta la informacin y las estrategias de comunicacin que desarrolla comunicaciones y la Direccin General. Difusin de Eventos internos y actividades de bienestar: A travs de correo electrnico se ha mantenido informados a los funcionarios y contratistas sobre las diferentes actividades de bienestar que realiza el Grupo de Gestin Humana, eventos, capacitaciones y actividades de comunicacin. Papel tapiz: El papel tapiz se emplea como medio de comunicacin para informar y sensibilizar a los servidores pblicos de la Entidad, frente a las diferentes estrategias de comunicacin, as como para divulgar informacin de inters general (jornadas de capacitacin, bienestar, actividades de comunicacin, fechas especiales, entre otras). La meta para el 2013 es publicar 100 papel tapiz en los computadores de los servidores pblicos del AGN. A la fecha se han publicado 32.

Comunicacin Organizacional
Estrategia Boletn Interno Papel Tapiz Carteleras Difusin de Eventos Internos y actividades de Bienestar Televisor Piso 2 Tmese un caf con el Director 12 100 96 Segn necesidad 100 N/A Meta Resultados con corte junio-septiembre 2013 4 32 48 25 aproximadamente 67 N/A

Comunicacin Informativa: Entendida como el mecanismo que facilita la participacin de la ciudadana en la gestin pblica, la publicidad de la informacin y la interlocucin con la ciudadana y las partes interesadas, del componente de Comunicacin Informativa, se ha difundido la siguiente informacin de gestin y resultados en la pgina web de la Entidad a travs del enlace http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1152 :

Plan estratgico Institucional Plan de Accin Institucional Plan de Accin por Eje Estratgico Estadsticas por Eje estratgico Plan de Mejoramiento Rendicin de Cuentas Informes de Gestin Responsables de los Proyectos de Inversin SISMEG Plan de Accin GEL Plan de Accin de Inversin 2013 Informe pormenorizado del estado de control interno de Oct. 2012 a Ene. 2013 Estados Financieros Presupuestos Planes Generales de Compras Plan Anticorrupcin AGN Medios de Comunicacin: Por su parte, a partir de julio de 2012, se desarroll una estrategia conjunta con el Ministerio de Cultura, con el objetivo de divulgar a travs de los medios de comunicacin de ambas entidades, las actividades que se desarrollan en el AGN. Para el ao 2013 esta estrategia se ha fortalecido, logrando al mes de septiembre el cubrimiento 18 de notas en la pgina Web del Ministerio y 1 en el programa de televisin Mincultura al aire.

Pgina web: En promedio, por mes en la pgina Web se publican de 15 a 20 notas nuevas, distribuidas en Noticias, AGN Informa, Normatividad y Planes Programas y Proyectos.

De junio a septiembre se han publicado 105 notas. La siguiente grfica evidencia las visitas a la pgina Web del AGN, teniendo en cuenta las publicaciones realizadas durante el periodo de junio a septiembre:

Grfica visitas pgina Web junio septiembre 2013

Redes sociales: En redes sociales, se ha logrado incrementar el nmero de fans y seguidores, gracias a las actividades que se llevan a cabo: Twitter: Crecimiento: De junio a septiembre de 2013 se han logrado obtener 1231 seguidores. A la fecha tenemos 7.105 seguidores. Facebook: De junio a septiembre de 2013 se han logrado obtener 829 nuevos fans. A la fecha tenemos 7.106 fans As mismo, la siguiente grfica evidencian el Klout (El objetivo de Klout es dar a conocer la influencia que tienen las redes sociales dentro de su red de contactos, el puntaje se mide de 0 a 100 entre ms alto el puntaje, ms alta ser su influencia). Las redes sociales del AGN presentan un Klout de 55.

Concursos A travs de redes sociales se ha realizado 1 concurso (7.100 fans en Facebook), con el objetivo de divulgar, sensibilizar y generar espacios de participacin e interaccin con el pblico externo. Gracias a estas actividades, se logra mayor visibilidad de la Entidad, as como cautivar nuevos pblicos Boletines de prensa La meta para el ao 2013 es de 12 boletines de prensa, de junio a septiembre de 2013, se han enviado aproximadamente 16 boletines de prensa. Registros en Medios masivos de comunicacin: La meta para el ao 2013 es de 12 registros en medios masivos de comunicacin, de los cuales de junio a septiembre de 2013, se han logrado aproximadamente 25. A continuacin se presentan algunos: 2 registros en Peridico El Nuevo Siglo, 3 registros RCN La Radio, 1 Video Clip rotativo en el Canal Institucional y el Canal del Congreso, 1 Peridico La Guajira, 1 en El Informador

(Riohacha), 1 diario El Otn, Notillano, 1 en La Metro Noticia (Barranquilla), 1 en Mi Putumayo.com, 1 El Heraldo (Barranquilla). En Radio: 1 en Ambeima estreo, 1 en Toledar, 1 en ltima Noticia (Bucaramanga), 2 en RCN Radio, 2 en Radio Delfn (Ibagu), 1 en Caracol Radio, entre otras.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN Autoevaluacin En el AGN esta herramienta nos permite valorar en forma permanente la efectividad de la Oficina de Control Interno, as como la eficiencia, eficacia, efectividad de los procesos implementados, el nivel de ejecucin de los planes y programas y los resultados de la gestin detectando oportunamente las desviaciones, estableciendo tendencias y generando recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento.

En la Entidad se promueve el mejoramiento continuo para cumplir las metas e ir midiendo la efectividad en los procesos para tomar las medidas correctivas cuando sea necesario. La OAP (Oficina Asesora de Planeacin) en conjunto con los lderes de las dependencias, donde la oficina de Control Interno participo como monitora en las diferentes reuniones, se realizaron las modificaciones y se eliminaron o actualizaron documentos del SIG. Evaluacin Independiente La evaluacin independiente de la gestin institucional, es realizada por la Oficina de Control Interno, mediante la ejecucin de las auditorias de gestin, las cuales hacen parte del programa anual de auditoras. Dentro de este se ha ejecutado diferentes tems a partir del mes de Agosto, presentando los informes de Auditora a Organismos de Control e Informes de Auditora y Seguimiento a Jurdica (contratos del primer semestre de 2013), Arqueos de caja menor, Tesorera (cobro de cartera) y Grupo de Preservacin Digital y medios Tecnolgicos Microfilmacin y digitalizacin. Se encuentran programadas las dems reas para su respectiva auditoria. En concordancia con la implementacin de la GP 1000:2009 el cual se encuentra alineado con el MECI 1000, se han realizado labores asociadas a: Se encuentra en revisin la metodologa y la documentacin requerida para la medicin de la satisfaccin del cliente. Se ha establecido el procedimiento de PQRSD. Se encuentra en revisin y actualizacin el procedimiento de control de producto y servicio no conforme. Se encuentra en revisin y actualizacin el procedimiento de accin correctivas y preventivas.

Planes de Mejoramiento Institucional

La Oficina de Control Interno consolida las acciones de mejoramiento necesarias para corregir los errores encontrados en la gestin de la Entidad. Lo anterior a partir de los informes de resultados de las auditoras internas, los procesos formulan sus planes de mejoramiento con las acciones pertinentes, para la mejora continua en la gestin, y a estos la Oficina de Control Interno les hace seguimiento. La entidad contina con el fortalecimiento del componente Administracin del Riesgo que genera las acciones preventivas en los procesos en pro del mejoramiento de la gestin y el fortalecimiento de la cultura del autocontrol. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El Sistema de Control Interno del AGN, reporta calificacin del 89.12%, significando que el modelo muestra un buen desarrollo pero requiere mejoras en algunos aspectos. Se han realizado actividades que aportan al fortalecimiento del Sistema de Control Interno tales como: Jornadas de Capacitacin para todo el personal de Planta y Contratistas de los conceptos bsicos del Modelo Estndar de Control Interno, en la Entidad. Los das 9, 10 y 11 de Julio de 2013. Divulgacin de informacin orientada a fomentar la autoevaluacin el autocontrol y autogestin a travs de su Cartelera principal.

RECOMENDACIONES
Para optimizar el grado de implementacin y mantenimiento del Sistema de Control Interno en el Archivo General de la Nacin, la Oficina de Control interno recomienda lo siguiente: La entidad debe continuar con el fortalecimiento del componente Administracin del Riesgo como una herramienta para gestionar acciones preventivas para el logro de los objetivos de los procesos y administracin de escenarios de riesgo, en pro del mejoramiento de la gestin y el fortalecimiento de la cultura del autocontrol.

Es importante en la entidad, propender porque las herramientas de medicin, y sus elementos tales como: indicadores de gestin y controles establecidos se encuentren alineados con el plan institucional.