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Curso de anlisis organizacional (segunda parte)

Autor: Victor de la Rocha

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Presentacin del curso

Toda empresa que quiera mantenerse slida debe caminar a la par de las nuevas tendencias de organizacin empresarial. No dejes que tu empresa caiga en la caducidad organizacional; moderniza tu empresa y llvala a la par de los ms altos niveles de la organizacin empresarial. Ahora que ya, en la primera parte de nuestro curso, nos hemos adentrado en el anlisis organizacional, desde las herramientas diagnstico hasta llegar a los organigramas de funciones, en esta segunda parte del curso, te ofrecemos otra serie de herramientas sumamente importantes, que van desde el diseo organizacional, cadenas de mando, tipos de departamentalizacin, relaciones de autoridad, hasta las tendencias modernas de organizacin; flujo, gestin y mejoramiento de procesos, entre muchos elementos textuales y grficos que podrs aplicar a la estructura organizacional de tu empresa.

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1. Diseo organizacional (Parte 1)

*El Diseo Organizacional -El Diseo de la Organizacin es la construccin o cambio de la estructura de la organizacin: -Sus aspectos bsicos: -Divisin del Trabajo / Especializacin -Autoridad -Cadena de Mando -Unidad de Mando -Tramo de control -Centralizacin -Departamentalizacin Divisin del Trabajo

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2. Diseo organizacional (Parte 2)

Especializacin -Grado en que las tareas en la organizacin se subdividen en puestos separados. Autoridad -Derechos y deberes inherentes a una posicin de jefe para dar rdenes y esperar que sean obedecidas. Cadena de Mando -Lnea de toma de decisiones: Por ejemplo del Gerente General al Gerente de Finanzas, al Jefe de Contabilidad y Tesorera, al Contador. Unidad de Mando -Un subordinado un Jefe. Tramo de Control -Es la respuesta a: Cuntos subordinados tiene un jefe? Puede ser grande o breve. Tramo de Control / Cadena de Mando

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3. Departamentalizacin (Parte 1)
Departamentalizacin -Se refiere a la estructura formal de la organizacin compuesta de varios departamentos y puestos de trabajo y, a sus relaciones entre s. Es una consecuencia de la Divisin del Trabajo y del deseo de obtener unidades organizacionales de tamao manejable, es decir, cuando se detecta la necesidad de aumentar la pericia, la eficiencia y la mejora en el trabajo (especializacin horizontal). Tipos de Departamentalizacin Por Nmero. Por Tiempo. Por Funcin. Por Territorio o Geogrfica. Por Producto. Por Cliente. Por Proceso. Por Matriz o Matricial.

Departamentalizacin por Funcin

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4. Departamentalizacin (Parte 2)
Departamentalizacin Geogrfica

Departamentalizacin por Producto

Departamentalizacin por Cliente

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5. Departamentalizacin (Parte 3)
Departamentalizacin por Proceso

Departamentalizacin por Matriz

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6. Metodologa para el diseo organizacional y relaciones de autoridad

*Metodologa para el Diseo Organizacional Esquema de la Metodologa para el Diseo Organizacional

Relaciones de Autoridad -Autoridad de Lnea -Autoridad de Staff -Autoridad Funcional

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7. Tendencias modernas de organizacin (Parte 1)

Tendencias Modernas de Organizacin -La -La -La -La Corporacin Horizontal. Red Dinmica. Organizacin Circular. Organizacin Virtual.

Corporacin Horizontal

Red Dinmica

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8. Organizacin circular y organizacin virtual

*Organizacin Circular El concepto de la Organizacin Circular fue desarrollado originalmente para atender una serie de percepciones acerca de las necesidades organizacionales: -Para hacer operativa la democracia organizacional, -Para aumentar la disposicin, la voluntad, y las habilidades de las organizaciones para el cambio, y -Para mejorar la calidad de vida laboral.

*La Organizacin Virtual

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9. Los procesos y la organizacin (Parte 1)

*Conceptos Generales Concepto de Proceso Conjunto de actividades relacionadas entre s que emplean insumos, le agregan valor a stos y suministran un producto o un servicio a un Cliente Externo o Interno".

Los Factores en un Proceso

Importancia de los Procesos Los Procesos son Importantes porque obligan a: -Tener una Visin de la Empresa. -Tenerlos bajo control para mejorarlos continuamente (Calidad Total) o cambiarlos rpida, radical y dramticamente (R.I). -Tener como fin supremo que stos sirven al Cliente (Externo/Interno). -Desarrollar lderes. -Mxima diferenciacin y potencial para la ventaja competitiva.

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10. Los procesos y la organizacin (Parte 2)

TQM y su relacin con los Procesos

R.I. y su relacin con los Procesos

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11. Reingeniera
Qu es Reingeniera? *Reingeniera es el remodelamiento radical de: -Procesos de negocios. -Estructuras. -Sistemas gerenciales. -Y Valores. *Para obtener saltos significativos en la performance. Objetivos de la R.I. -Aumentar la Productividad. -Mejorar la Calidad Total. -Mejorar el Servicio al Cliente.

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12. Gestin de procesos

*La Gestin de Procesos "La Gestin de Procesos es una Tcnica sistemtica orientada a lograr avances importantes en el desempeo de las organizaciones". Su Enfoque: Eliminacin de burocracia e improductividades. La Gestin de Procesos: -Proporciona un lenguaje y una forma comn de atacar los problemas. -Es un abordaje concreto y preventivo del Mejoramiento Contnuo (Kaizen). -Hace el trabajo ms fcil y eficiente. -Promueve el trabajo de Equipos Interfuncionales. Efectividad del Proceso -Un Proceso es efectivo cuando genera un Producto o Servicio que cumple consistentemente con los requisitos del Cliente, logrando su plena satisfaccin. Eficiencia del Proceso Un Proceso es eficiente cuando genera un Producto o Servicio, haciendo la mejor utilizacin de los recursos. Los Procesos Estratgicos -Son aquellos que resultan centrales para la operatividad de la empresa o el rea en s. -Son su mvil esencial para lograr objetivos, metas, posicin y la estrategia correspondiente.

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13. Modelamiento de procesos

Modelamiento de Procesos "Describir (diagramar y documentar): funciones, operaciones, toma de decisiones, etc., que se realizan en el proceso". Tcnicas de Modelamiento -Simbologa "BAM" (Business Activity Map). -Simbologa "ANSI" (American National Standard Institute). -Simbologa "ASME". -Simbologa "IRAM". Simbologa BAM (Business Activity Map)

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14. Norma ANSI

*Smbolos de la Norma ANSI

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15. Diagrama de causa-efecto y diagrama de Pareto

*Diagrama de Causa - Efecto

*Diagrama de Pareto

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16. Mejoramiento de procesos

*Mejoramiento de Procesos (M.P.). Conceptos bsicos. Qu es el M.P.? "Metodologa sistemtica orientada a simplificar y modernizar los procesos y asegurar que los Clientes Externos e Internos reciban productos / servicios sorprendentemente buenos y de calidad". Objetivos del M.P. -Eliminar errores. -Minimizar las demoras (reducir tiempos). -Minimizar el uso de recursos (reducir costos). -Promover el entendimiento. -Ser amigables con el Cliente / Ejecutor. -Proporcionar a la organizacin una ventaja competitiva. Indicadores de Procesos -Productividad.- Ejemplos: -Tiempo del proceso (tiempo de ciclo) -No. de transacciones reprocesadas -% de solicitudes de crdito aprobadas -No. de transacciones / da (funcionario) Indicadores Cont. -Calidad.- Ejemplos: -Tiempo de respuesta para solucin de un problema. -No. de crditos aprobados fuera del tiempo convenido con el Cliente. -No. de estados de cuenta entregados despus de la fecha acordada. Herramientas Bsicas -Lluvia de Ideas (Brainstorming) -Facerap -Flujogramas -Diagrama de Causa - Efecto -Tcnicas de Recopilacin de Informacin

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17. Grficos de las herramientas bsicas (Parte 1)

*FLUJOGRAMAS

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18. Grficos de las herramientas bsicas (Parte 2) y fases del mejoramiento de procesos
*FACERAP

*Diagrama de Causa - Efecto

*Fases del Mejoramiento de Procesos

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19. Procesos crticos

*Perfil del Proceso Crtico Seleccin de los Procesos Crticos Sntomas: -Problemas y / o quejas de los Clientes Externos. -Problemas y / o quejas de los Clientes Internos. -Procesos de alto costo. -Procesos con Tiempo de Ciclo prolongado. -Existencia de una mejor forma conocida (Benchmarking). -Existencia de nueva tecnologa. Etapas para el Mejoramiento -Elegir el Proceso Crtico. -Describir el Proceso en forma Literal y Grfica. -Identificar el Problema(s) / Falla(s). -Determinar las Causas del Problema(s) / Falla(s). -Estimar el Tiempo de Ciclo del Proceso y su Costo. -Planteamiento de la Solucin ms conveniente y su Plan de Implementacin. Preguntas orientadas a la mejora Qu se hace? Porqu es necesaria esta etapa? Dnde se realiza esta etapa? Quin realiza el trabajo? Cmo se realiza la etapa? Cundo se realiza la etapa? Cunto? (opcional)

Estudie cada una de la Fases o Etapas del Proceso y determine cuales son susceptibles de: Eliminar Combinar Reordenar Simplificar

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NOTA: Con este captulo hemos llegado al final de nuestro curso.

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