Manual

HECTOR ROSERO
CONTENIDO
1. PRESENTACIN 1.1 Qu es Evala? 1.2 Qu funcin cumple? 1.3 Cmo lo hace? 1.4 Requerimientos 1.5 Soporte tcnico GENERALIDADES 2.1 Instalacin 2.2 Configurar la conexin de datos 1. Conexin cliente/servidor 2. Conexin a un archivo de base de datos 2.3 Iniciar Evala 1. Iniciar Evala por primera vez 2. Iniciar Evala por segunda vez 2.4 Desinstalar Evala 2.5 Entorno del sistema 1 Ventana principal 2 Barra de ttulo 3 Barra de mens 4 Barra de herramientas 5 Hoja de trabajo 6 Barra de estado 7. Men principal 2.6 Seguridad 2.7 Cerrar sesin 2.8 Salir de Evala OPERACIN DEL SISTEMA 3.1 Usuarios 1 Registrar usuarios en el sistema 2 Modificar datos de usuarios 3 Eliminar usuarios 3.2 Estudiantes 5 6 7 8 8 9 10 11 13 13 16 16 |6 20 20 21 21 21 21 22 22 22 22 27 29 29 30 31 31 32 32 33
2.
3.
vala | Gestin de evaluaciones acadmicas
1 2 3 4 5
3.3
3.4
3.5
3.6
Registrar estudiantes en el sistema Consultar estudiantes Modificar datos del estudiante Eliminar estudiantes del sistema Matricular estudiantes 5.1 Matricular estudiantes en forma individual 5.2 Matricular estudiantes en forma grupal 6 Modificar grupos de estudios 7 Promover estudiantes 8 Retirar estudiantes del ao lectivo 9 Tarjeta acumulativa de matrcula 10 Anexo 6A Docentes 1. Registrar docentes al sistema 2. Buscar docentes 3. Modificar datos del docente 4. Eliminar docentes 5. Imprimir la ficha del docente Plan de estudios 1. Registrar reas del plan de estudios 2. Editar reas del plan de estudios 3. Eliminar reas del plan de estudios 4. Registrar asignaturas del plan de estudios 5. Editar asignaturas del plan de estudios 6. Activar o desactivar asignaturas del plan de estudios 7. Eliminar asignaturas del plan de estudios Asignacin acadmica 1. Asignacin de materias 2. Consultar la asignacin acadmica 3. Modificar la asignacin acadmica 4. Eliminar la asignacin acadmica 5. Imprimir la asignacin acadmica 6. Exportar la asignacin acadmica Evaluacin escolar 1. Escala de evaluacin 2. Tipo de evaluacin 2.1 Evaluacin por indicadores de logro 2.1.1 Registrar indicadores de logro 2.1.2 Consultar indicadores de logro 2.1.3 Editar indicadores de logro 2.1.4 Eliminar indicadores de logro 2.1.5 Imprimir indicadores de logro 2.1.6 Exportar indicadores de logro 2.2 Evaluacin por conceptos
33 34 34 35 35 35 36 36 36 37 37 38 38 39 39 39 40 40 40 41 41 42 42 42 43 43 44 44 44 45 45 46 46 46 47 47 48 48 48 49 49 49 49 50
3.7
3.8
3.9
3.10
3.11 3.12 3.13
3.14
3.15
3.16 3.17 3.18 3.19 3.20 3.20
2.2.1 Registrar conceptos de evaluacin 2.2.3 Consultar conceptos de evaluacin 2.2.4 Modificar conceptos de evaluacin 2.2.5 Eliminar conceptos de evaluacin 2.2.6 Imprimir conceptos de evaluacin 2.2.7 Exportar conceptos de evaluacin 3. Registrar evaluaciones 3.1 Registrar valoraciones cuantitativas 3.2 Registrar valoraciones cualitativas 3.3 Editar valoraciones Boletn de evaluacin Generar el boletn de evaluacin Imprimir el boletn de evaluacin Planillas de evaluacin Imprimir planillas de evaluacin Exportar planillas de evaluacin Listados de estudiantes Imprimir listados de estudiantes Exportar listados de estudiantes Certificados de estudio Editar certificados de estudio Imprimir certificados de estudio Exportar certificados de estudio Constancias de estudio Carn estudiantil Rendimiento acadmico Rendimiento acadmico individual Rendimiento acadmico por reas Rendimiento acadmico por asignaturas Rendimiento acadmico grupal Reprobacin acadmica Reprobacin acadmica peridica Reprobacin acadmica histrica Estadsticas sobre reprobacin acadmica Poblacin estudiantil Poblacin estudiantil por edad Poblacin estudiantil por gnero Situacin acadmica estudiantil Libro de matrculas Libro de evaluaciones Indicadores histricos Evaluacin anual histrica Clausurar el ao lectivo
50 51 52 52 52 52 53 54 54 55 55 55 55 56 56 56 57 57 57 58 58 59 60 60 61 61 61 62 62 63 63 63 64 64 64 64 65 65 66 66 66 67 68
PRESENTACIN
El proceso educativo y los cambios en la normatividad colombiana durante las dos ltimas dcadas, han obligado a las instituciones educativas, a adoptar medidas que les permitan disponer de la informacin acadmica en forma oportuna, precisa y confiable. La evaluacin del aprendizaje y promocin de los estudiantes en los niveles de Educacin Bsica y Media es un proceso que deben realizar los establecimientos educativos pblicos y privados en Colombia, de acuerdo con las normas establecidas por el Ministerio de Educacin Nacional a travs de la Ley 115/94 y sus Decretos reglamentarios: 1860/94 y 1290/09; con el propsito de suministrar informacin que permita implementar estrategias pedaggicas para apoyar a los estudiantes que presenten debilidades y desempeos superiores en su proceso formativo. Evala es una herramienta informtica que permite registrar, organizar y controlar las evaluaciones del aprendizaje de los estudiantes durante toda su vida escolar y que a la vez, ofrece una fuente de informacin confiable y disponible para la toma de decisiones.
Los autores
1.1
QU ES EVALA?
Evala es una aplicacin de software diseada para apoyar al rea administrativa de Instituciones Educativas, que permite almacenar y procesar la informacin personal y acadmica de los estudiantes de Educacin Bsica y Media del sistema educativo colombiano, desde su ingreso, durante su permanencia y an despus de su egreso; siguiendo los parmetros establecidos por el Ministerio de Educacin Nacional a travs de la Ley General de Educacin y sus Decretos reglamentarios: 1860/94, 1290/09 y la Resolucin 166/03.
Esta herramienta lleva el registro completo de las evaluaciones de los estudiantes durante toda su vida escolar, permitiendo a la institucin contar oportunamente con informacin acadmica actualizada, para garantizar la eficiencia de los procesos relacionados. Para ello, procesa las evaluaciones de los estudiantes y suministra informes de evaluacin y estadsticos en forma rpida y oportuna para la toma de decisiones.
1.2
QU FUNCIN CUMPLE?
La versatilidad y la capacidad de almacenamiento, hacen que Evala realice una gran variedad de tareas entre muchas otras: 1. 2. 3. 4. Captura y manejo de los datos de estudiantes y docentes de las diferentes sedes y jornadas ofrecidas por la Institucin. Organizacin del Plan de estudios. Registro de las evaluaciones del desempeo escolar peridico y anual de los estudiantes. Procesamiento gil y verstil de los Informes de evaluacin del desempeo de los estudiantes, de acuerdo al modelo pedaggico adoptado, el sistema de evaluacin y las necesidades propias de cada institucin, con un alto grado de seguridad, confiabilidad y calidad; disminuyendo significativamente el tiempo dedicado a este proceso. La versatilidad de Evala, permite evaluacin de mltiples formas: a. generar los informes de
b. c. 5.
Valoracin cualitativa por: Conceptos que pueden ser generales para cada rea del Plan de estudios o especficos para cada asignatura. Indicadores de logros. Valoracin cuantitativa. Equivalencia a la Escala Nacional.
6.
7.
8.
Suministro de informes estadsticos que apoyan al personal directivo en la toma de decisiones, como: Poblacin estudiantil [clasificada por edad y gnero], Rendimiento acadmico [individual, por grupos, por reas y por asignaturas], Reprobacin estudiantil y en general, todo lo relacionado con la informacin acadmica del estudiante. Generacin de los reportes exigidos por el Ministerio de Educacin Nacional en la Resolucin 166/03 y el Anexo 6 con toda la informacin requerida por el SIMAT. Suministro de certificados y constancias de estudios, carnet, listados [de estudiantes, de conceptos, de logros, etc.] y planillas de registro de evaluaciones del estudiante de manera gil y oportuna en cualquier momento del ao escolar, conservando una excelente presentacin y un ordenamiento correcto. Procesamiento de los libros de Matrcula y de Evaluacin exigidos por el Ministerio de Educacin Nacional.
9. 10.
Actualizacin de los registros de evaluacin de aos escolares anteriores al momento de instalacin del software. Pone a disposicin de la comunidad educativa, la informacin acadmica de los estudiantes de manera gil, oportuna y confiable.
1.3
CMO LO HACE?
Evala, almacena en una base de datos: la informacin personal y acadmica del estudiante, los datos personales y profesionales del docente, el plan de estudios, la asignacin acadmica y un banco de indicadores de logros o de conceptos para cada rea del plan de estudios o especficos para cada asignatura, dependiendo del tipo de evaluacin adoptado por la institucin. El manejo de la aplicacin es sumamente sencillo ya que est diseada en una interface grfica siguiendo la filosofa de la mayora de programas que funcionan bajo el sistema operativo Windows y se ha eliminado al mximo el uso de trminos tcnicos, permitiendo al usuario una fcil comprensin y reduciendo al mnimo la necesidad de memorizar una serie de comandos o conceptos.
1.4
REQUERIMIENTOS
1. SOFTWARE Sistema operativo: Servidor de bases de datos: Plataforma de ejecucin: 2. HARDWARE Procesador Memoria RAM
Windows XP o superior MySQL 5.5.0 Mono Framework 2.6
1 GHz o superior 1 GB o superior
1.5
SOPORTE TCNICO
Para solucionar problemas acerca del funcionamiento consulte el Manual del sistema o la Ayuda en pantalla. del software,
Para conocer ms acerca del producto, realizar sus pedidos y/o sugerencias, ingrese al sitio Web www.sistemadeevaluacion.com o escrbanos a los siguientes correos electrnicos: evalua@sistemadeevaluacion.com pedrovicenterosero@hotmail.com heros.exe@gmail.com ksas2000@hotmail.com
10
GENERALIDADES
En esta seccin encuentra informacin que le permitir familiarizarse con el manejo del software.
11
2.1
INSTALAR EVALA
Evala es un sistema de software desarrollado para trabajar sobre plataformas .NET. Por tanto, cualquier entorno de ejecucin que cumpla con este estndar puede servir como mquina virtual de ejecucin. En el sistema operativo Windows se cuenta con dos entornos .NET, Microsoft .NET y Mono. Por defecto, el instalador de Evala hace una revisin en busca de alguno de los entornos de ejecucin, Mono o Microsoft .NET, y en caso de no encontrarlo descarga automticamente el entorno Microsoft .NET y lo configura sin necesidad de la intervencin del usuario. Recuerde que para instalar Microsoft .NET debe poseer licencia de uso del sistema operativo Windows y su descarga y utilizacin es responsabilidad del usuario. Para ejecutar Evala sobre el entorno de ejecucin Mono, es necesario realizar una configuracin manual; para esto, solicite informacin al correo electrnico evalua@sistemadeevaluacion.com Opcional. Si el usuario desea ejecutar Evala como cliente/servidor es necesario instalar el servidor de datos MySql y configurar una base de datos como se explica en la seccin Configurar conexin de datos. Se sugiere utilizar la versin 5.5.0 de MySql. Para instalar evala proceda como sigue: 1. Ingrese al sitio web www.sistemadeevaluacion.com/Descargas y haga clic en Evala 1.3 Beta para descargar la versin ms reciente del instalador de Evala. Guarde el archivo instalar.rar en el disco duro de su PC y luego descomprmalo (en una carpeta) utilizando el programa Winrar. Abra la carpeta anterior, haga doble clic en Instalar.exe y siga los pasos propuestos para la instalacin: Haga clic en SI. Seleccione el idioma para la instalacin y haga clic en Aceptar.
2. 3.
3.1 3.2
12
3.3
Haga clic en Siguiente para continuar o en Cancelar para salir de la instalacin.
3.4
Lea el Acuerdo de Licencia, luego haga clic en Acepto el acuerdo y en Siguiente para continuar o en Cancelar para salir de la instalacin.
13
3.5
Haga clic en Siguiente hasta terminar la instalacin y luego haga clic en Finalizar.
Para terminar la instalacin del programa y por una sola vez, es necesario ingresar en el sistema la siguiente informacin: El tipo de conexin de datos [Cliente/Servidor o mediante un Archivo de base de datos]. La situacin legal de la institucin [Razn social, cdigo DANE y personal directivo] Tipo de evaluacin adoptada por la institucin segn el Decreto 1290 de 2009 [Evaluacin por indicadores de logros o Evaluacin por conceptos] El ao lectivo [AAAA] y, La Escala de valoracin.
2.2
CONFIGURAR LA CONEXIN DE DATOS

Evala ha sido desarrollado para trabajar con un servidor de datos o con un archivo de base de datos. El servidor de datos puede ejecutarse en la misma mquina donde se ejecuta Evala o en una infraestructura de red cliente/servidor bajo el sistema operativo Windows o Linux. El archivo de base de datos es un archivo del tipo Microsoft Database similar a los archivos de Microsoft Access. La aplicacin ofrece al usuario la posibilidad de elegir de una manera muy fcil la conexin que mejor se adapte a su espacio de trabajo.
1.
Conexin cliente/servidor
En un sistema Cliente/Servidor existe un software independiente de Evala, llamado servidor de bases de datos, que se encarga de procesar los datos que necesita la aplicacin. En este tipo de conexin, Evala acta como un cliente. El software servidor puede ejecutarse sobre la misma mquina donde trabaja Evala o sobre una mquina diferente, la cual tiene comunicacin directa con la primera, a travs de una red de datos. En esta ltima configuracin es necesario disponer de un computador con las caractersticas de servidor de red y una red correctamente instaladas, as como el software que soporte el trabajo en red.
14
Evala est diseado para trabajar con el servidor de bases de datos MySQL, que es un sistema cliente/servidor diseado para trabajar tanto en los sistemas operativos Windows como en los sistemas Unix y Linux. Su principal ventaja est en que se trata de un software de uso libre, amparado por una licencia GPL lo que significa que puede instalarse sin la necesidad de tener que pagar coste alguno. El usuario interesado en montar este servidor puede descargar la ltima versin desde el sitio de internet: http://www.mysql.com/downloads/mysql.html. Para instalar y ejecutar Evala en un sistema cliente/servidor con MySql Server, proceda as: 1. Instale el servidor de datos en la mquina donde se van a almacenar los datos. Esta mquina puede ser un servidor de red o la misma mquina donde se instalar Evala. En el servidor MySql cree un usuario con privilegios de administrador. Si el servidor se va a ejecutar en la misma mquina donde se ejecutar Evala, el usuario deber tener privilegios de acceso desde la mquina localhost. Si el servidor de datos se va ejecutar sobre un servidor de red, el usuario deber tener privilegios de acceso desde la mquina donde se ejecutar Evala. Instale Evala siguiendo todos los pasos sugeridos por el programa de instalacin. Inicie Evala (Inicio/Todos los programas/Registro y control de evaluacin/Evala) y seleccione la opcin MySQL en la ventana Configurar conexin.
2.
3. 4.
15
5. 5.1
Por defecto se establece el servidor localhost (la misma estacin de trabajo donde se encuentra Evala), el puerto TCP/IP 3306 por el cual escucha el servidor de datos y el usuario root, el administrador por defecto de MySql Server. El usuario deber ajustar todos estos valores a la configuracin que haya establecido en el momento de la instalacin del servidor de datos. La primera vez que se ejecuta Evala no existe la base de datos; por lo cual es necesario crearla: Haga clic en el icono de la interfaz Configurar conexin.
5.2
5.3
En la ventana Crear base de datos, ingrese el nombre del servidor donde se ejecutar MySql Server, el puerto TCP/IP por el cual escucha MySql, el usuario del servidor de datos con privilegios de administrador y su contrasea de acceso. Finalmente asigne un nombre apropiado a su base de datos y haga clic en Aceptar. Haga clic en Aceptar la de la ventana Configurar conexin y espere unos segundos mientras se monta la estructura de la base de datos.
2.
Conexin a un archivo de base de datos
Evala puede procesar los datos sobre un archivo de base de datos del tipo Microsoft Database. Los datos contenidos en este tipo de archivos, son procesados con ayuda del motor de base de datos Microsoft Jet y solo estn disponibles para el sistema operativo Windows. En este tipo de conexin, el archivo puede guardarse sobre una unidad de disco local o una unidad de red, pero tanto Evala como el software motor de datos se ejecutan sobre la misma estacin de trabajo.
16
Para conectar Evala con un archivo de datos proceda as: 1. 2. Instale Evala siguiendo los pasos indicados por el programa instalador. Inicie Evala y seleccione la opcin Archivo de datos en la ventana Configurar conexin.
3. 4. 5.
Haga clic en el icono de la interfaz Configurar conexin para crear el archivo de datos. Asigne un nombre a su base de datos y haga clic en el botn Guardar de la caja de dialogo Generar archivo de datos. Introduzca la cadena de texto 123456 en la caja de texto Contrasea de la ventana Configurar conexin y luego haga clic en el botn Aceptar.
2.3
INICIAR EVALA 1.
1.
Iniciar Evala por primera vez.

Seleccione el tipo de conexin: MySQL o Archivo de datos e introduzca la informacin requerida segn el caso, y luego haga clic en el botn Aceptar de la ventana Configurar conexin. Ejemplo 1: Tipo de base de datos: MySQL
17
Servidor: Puerto TCP/IP: Usuario: Contrasea: Base de datos: Ejemplo 2: Tipo de base de datos: Servidor: Puerto TCP/IP: Usuario: Contrasea: Base de datos:
localhost 3306 root ****** ieevalua Archivo de datos localhost 3306 root ****** C:/Datos/BDEva.mdb
2. 3. 3.1
Haga clic en el icono Aceptar de la interfaz Configuracin del sistema. Introduzca la informacin solicitada en la interfaz Datos institucionales. Razn social de la institucin.
3.2
Datos relacionados con el aspecto legal.
18
3.3
Personal directivo.
4. 4.1
Active la opcin Evaluacin escolar en la interfaz institucionales e introduzca la informacin solicitada. Seleccione la forma como se realiza la evaluacin.
Datos
4.2
Introduzca el ao lectivo, el nmero de niveles de desempeo y la escala de valoracin.
4.3
[Opcional] Introduzca el nmero de competencias que se van a evaluar y las competencias con el porcentaje asignado a cada una. Esto se requiere nicamente en el caso de que la evaluacin se realice por indicadores de logros; para los dems, es opcional.
19
5. 6.
Haga clic en el icono Aceptar de la interfaz Datos institucionales. Por ltimo, introduzca las palabras administrador y administra en las cajas de texto Usuario y Contrasea respectivamente de la interfaz Iniciar sesin y luego haga clic en Aceptar.
2.
1. 2. 3. 4.
Iniciar Evala por segunda vez.

Haga clic en Inicio y luego en Todos los programas. Haga clic en Registro y control evaluativo y luego en Evala bsico. Elija el tipo de conexin, ingrese la informacin necesaria y luego haga clic en Aceptar. Introduzca el usuario y su contrasea en las cajas de texto Usuario y Contrasea de la interfaz Iniciar sesin. Ejemplo: Usuario: Contrasea: eva *******
5.
Haga clic en Aceptar y estar listo para continuar trabajando.
2.4
DESINSTALAR EL PROGRAMA
1. 2. 3. 4. Haga clic en Inicio y luego en Todos los programas. Haga clic en Registro y control evaluativo y luego en Desinstalar. Haga clic en el icono SI de la interfaz Desinstalar. Por ltimo haga clic en el icono Aceptar.
20
2.5
ENTORNO DE SISTEMA
Evala est diseada en entorno grfico que hace que el manejo de la aplicacin sea sumamente sencillo por cuanto que no es necesario memorizar ninguna clase de cdigos ni comandos para realizar cualquier accin; basta con hacer sobre un icono o una frase. De igual forma, se utiliza un lenguaje sencillo y claro, comprender; evitando al mximo el uso de palabras tcnicas. fcil de
Ventana principal
Barra de Ttulo Barra de Mens Barra de Herramientas
Hoja de Trabajo
Barra de Estado
Barra de ttulo
Contiene el nombre del programa y los botones Minimizar, Maximizar y Cerrar.
Barra de mens
Archivo Edicin Ver Registros Informes Estadsticas Ventana Ayuda A travs de la barra de Mens se puede acceder a los comandos necesarios para trabajar con la aplicacin. Algunos de estos, como
21
Archivo, Edicin, Ventana y Ayuda, son muy comunes en aplicaciones que trabajan sobre Windows.
Barra de herramientas
Contiene una serie de botones que realizan tareas similares a las opciones de los mens, como: imprimir, buscar registros, cortar, copiar, pegar y cerrar.
Hoja de trabajo
Es una zona rectangular donde se visualizan las interfaces que permiten ejecutar las diferentes tareas.
Barra de estado
Es una zona rectangular ubicada en la parte inferior que muestra el nombre de la institucin.
7 7.1
Men principal Men archivo

Permite cambiar la conexin de la base de datos. Compacta la base de datos para garantizar un rendimiento ptimo. Realice este proceso regularmente. Permite hacer copias de la base de datos. Permite capturar las evaluaciones de los estudiantes desde un medio externo. Facilita la exportacin de los datos de matrcula
Nueva conexin Optimizar la base de datos. Copia de seguridad Importar evaluacin de periodo. Exportar datos
22
de matrcula Usuarios
Cerrar sesin Configuracin
estudiantil al SIMAT segn el Anexo 6A, a un Archivo para evaluacin o a un Archivo de Excel. A travs de este comando se crean, modifican o eliminan las cuentas de usuario para las personas encargadas del manejo del software; por jerarquas segn el grado de responsabilidad en el manejo de la informacin Permite cambiar de usuario sin cerrar el programa. Permite registrar la informacin relacionada con la institucin: datos de identificacin, situacin legal, administracin, tipo de evaluacin, ao lectivo, niveles de desempeo, escala de valoracin, competencias evaluadas, sedes, jornadas, grados y grupos. Guarda las evaluaciones de la planilla activa. Realiza el cierre del ao escolar y prepara al sistema para la matrcula del siguiente ao lectivo. Permite salir del programa y a su vez guardar todos los datos que no hayan sido almacenados en el archivo base lo mismo que la configuracin actual de la aplicacin.
Preferencias Guardar evaluacin Clausurar ao lectivo Salir
7.2
Men edicin
Corta la informacin seleccionada Copia en memoria la informacin seleccionada. Pega la informacin almacenada en memoria Elimina la informacin seleccionada Selecciona toda la informacin de la interfaz activa. Facilita la matrcula de varios estudiantes al tiempo. Permite cambiar a los estudiantes de un grupo a otro. Permite cambiar el estado a los estudiantes que se han retirado de la institucin. Permite llevar a cabo la promocin anticipada de estudiantes. Facilita modificar las evaluaciones de un
Cortar Copiar Pegar Eliminar Seleccionar todo Matricular grupos de estudiantes Modificar grupos de estudio Retirar grupos de estudiantes Promocionar estudiantes Modificar
23
evaluacin individual
estudiante determinado.
7.3
Men ver
Muestra u oculta la barra de conos. Muestra u oculta la barra de estado.
Barra de iconos Barra de estado
7.4
Men registros
Es la base principal del programa. A travs del men Registros se introduce toda la informacin que alimentar al sistema; es decir, los datos del estudiante, del docente, del plan de estudiaos, la asignacin acadmica, los conceptos de evaluacin o los indicadores de logro segn el tipo de evaluacin y las evaluaciones asignadas por los docentes a los estudiantes durante el ao lectivo. Estudiantes Docentes Plan de estudios Conceptos de evaluacin Matrcula de estudiantes Asignacin acadmica Direcciones de grupo Evaluacin de periodo Permite registrar, editar, actualizar, consultar, imprimir y eliminar la informacin del estudiante. Permite registrar, editar, actualizar, consultar, imprimir y eliminar la informacin del docente. Permite registrar, editar, actualizar, consultar, imprimir y eliminar el Plan de estudios. Permite registrar, editar, actualizar, consultar, imprimir y eliminar indicadores de logro o conceptos de evaluacin segn el tipo de evaluacin adoptado. Muestra la matrcula por grupos y permite matricular, editar o eliminar estudiantes del grupo. Permite registrar, editar, consultar, imprimir y eliminar la asignacin acadmica. Permite registrar en el sistema a los directores de grupo. Permite registrar, editar, actualizar y consultar las evaluaciones de los periodos acadmicos y del informe final.
24
7.5
Men histrico
Permite acceder a los registros de evaluacin de aos anteriores al actual y hacer las modificaciones que sean convenientes. Evaluacin anual histrica Grados y grupos reas y asignaturas Asignacin acadmica Escala de evaluacin Conformacin de grupos Modificacin de grupos Carga la interfaz para ingresar y/o modificar las valoraciones de aos lectivos anteriores al actual. Permite crear los grados y grupos de estudiantes ofrecidos en cada ao lectivo. Permite activar las reas y asignaturas en cada ao lectivo. Permite registrar la asignacin acadmica en cada ao lectivo anterior al actual. Permite especificar la escala de evaluacin. Facilita la formacin de los grupos de estudiantes de cada grado. Permite modificar los grupos de estudiantes de cada grado.
7.6
Men informes
Permite generar, consultar e imprimir los reportes requeridos por la institucin: planillas de evaluacin, listados de conceptos o listados de indicadores de logro, el boletn de evaluacin, las evaluaciones clasificadas por asignaturas o por grupos, la reprobacin acadmica, constancias de estudio, carnets estudiantil y certificados de estudios entre otros. Planilla de evaluacin Listado de conceptos | Listados de indicadores de logro Boletn de evaluacin Genera automticamente los listados de estudiantes clasificados por grupos. Genera automticamente los listados de conceptos de evaluacin. Genera los indicadores de logro segn el tipo de evaluacin adoptado. Genera los boletines de evaluacin en forma grupal o individual, descriptiva o consolidada.
25
Evaluacin de asignaturas Evaluacin por grupos Reprobacin acadmica Constancia de estudios Carn estudiantil Certificado de estudios Nota
Muestra el reporte de evaluaciones clasificadas por asignaturas. Muestra el reporte de evaluaciones por grupos. Muestra el reporte de estudiantes con asignaturas no aprobadas. Genera constancias de estudios para los estudiantes activos. Genera automticamente el carn estudiantil. Genera los certificados de estudios de los grados cursados en forma automtica. consultar e imprimir todos los
El men Informes permite reportes que genera.
7.7
Men estadsticas
Genera informes estadsticos relacionados con la reprobacin acadmica, promedios valorativos, tendencia de la evaluacin, rendimiento acadmico e indicadores histricos. Reprobacin acadmica Promedios valorativos Tendencia de la evaluacin Rendimiento acadmico Indicadores histricos Permite generar informes estadsticos relacionados con la reprobacin acadmica durante el ao lectivo o a lo largo de la vida escolar.
Genera reportes estadsticos que muestra la tendencia de la evaluacin por reas, por asignaturas o por grupos. Genera reportes estadsticos que muestran el rendimiento acadmico de los estudiantes, clasificados por grados, grupos, reas o asignaturas. Genera un informe estadstico que muestra el % de estudiantes aprobados y reprobados anualmente.
26
7.8
Men herramientas
Permite exportar a Microsoft Excel, el consolidado de las valoraciones peridicas. Permite realizar copias de la base de datos Permite exportar las evaluaciones por reas o por asignaturas a Microsoft Excel.
Consolidado de evaluaciones Copia de seguridad Exportar evaluacin a Excel
7.9
Men ventana
En construccin
7.10 Men ayuda

Contiene informacin de gran importancia para el manejo del software Evala. Contenido ndice Buscar Soporte tcnico Informacin del sistema A cerca de Muestra los temas de ayuda del programa organizados por contenido temtico. Muestra los temas de ayuda en orden alfabtico. Permite consultar temas especficos de la ayuda. Muestra informacin relacionada con el soporte del software. Muestra informacin relacionada con la versin del software. Muestra informacin relacionada con los derechos de propiedad.
2.6
SEGURIDAD
El manejo de la seguridad en Evala se realiza a travs del acceso controlado al sistema y mediante niveles jerrquicos.
27
El acceso se controla mediante el manejo de usuarios y contraseas; es decir, que para ingresar a la aplicacin, es necesario encontrarse registrado como usuario del sistema y contar con un login (pseudnimo) y una contrasea que sern validados por el sistema. En caso contrario no se permite el acceso. Tanto el login como la contrasea, son cadenas entre 1 y 10 caracteres. La informacin de cada usuario se almacena en la base de datos utilizando encriptacin. Segn el grado de responsabilidad en el manejo de la informacin, Evala contempla tres niveles de seguridad: Administrador, Operador e Invitado, para garantizar que a cada opcin nicamente puedan ingresar las personas autorizadas y realizar las operaciones que les hayan sido autorizadas, de acuerdo a los permisos de cada nivel, as: Administrador Operador Usuario que tiene control total sobre el sistema. Usuario con permisos restringidos al cual se le permite entre otras cosas, ingresar, modificar o borrar datos, e imprimir informes. Usuario con permisos de consulta de datos nicamente. No puede editar la informacin almacenada.
Invitado
El manejo de usuarios se encuentra detallado en el Captulo 3.1
28
2.7
CERRAR SESIN
Este proceso se realiza para cambiar de usuario sin cerrar el programa. 1. 2. Abra al men Archivo, elija la opcin Cerrar sesin y haga clic en SI. Introduzca el usuario y la contrasea en la interfaz Iniciar sesin y haga luego clic en el botn Acepar.
2.8
SALIR DE EVALA
1. Haga clic en el men Archivo y luego en Salir.
29
OPERACIN DEL SISTEMA

En esta seccin encuentra explicaciones detalladas sobre cada uno de los procesos requeridos para realizar con xito el registro y/o edicin de la informacin en el sistema.
30
3.1
USUARIOS
En Evala se consideran usuarios a las personas que interactan en forma directa con el programa.
Cada usuario debe tener una cuenta debidamente registrada en el sistema; en la cual adopta un login (alias) y una contrasea, que le permiten ingresar a la aplicacin. Adems, segn el grado de responsabilidad en el manejo de la informacin, se le asigna un nivel de seguridad: Administrador, Operador e Invitado, para garantizar que a cada opcin nicamente puedan ingresar las personas autorizadas y realizar las operaciones que les hayan sido autorizadas.
1.
Registrar usuarios
Este proceso es una funcin es exclusiva del administrador del sistema. 1. 2. 3. Inicie el sistema en sesin de Administrador Entre al men Archivo y elija la opcin Usuarios Haga clic en Nuevo e introduzca el Login del usuario [cadena entre 1 y 10 caracteres] en la caja de texto Login del recuadro Usuarios del sistema.
31
4. 5. 6.
7. Nota
Seleccione el Nivel o tipo de usuario [Administrador, Operador o Invitado] en la persiana Nivel. Introduzca el nombre del usuario en la caja de texto Nombre de la interfaz. Solicite al usuario que introduzca una contrasea [cadena entre 1 y 10 caracteres y/o dgitos] en las cajas de texto Contrasea y Confirmar. Haga clic en Actualizar, revise la informacin y cierre la interfaz. Recuerde que el usuario de tipo administrador tiene control total sobre el sistema. Se recomienda no asignar este tipo de usuario a personal ajeno.
2.
Modificar usuarios
Este proceso es una funcin exclusiva del administrador del sistema. 1. 2. 3. 4. Inicie el sistema en sesin de Administrador Entre al men Archivo y elija la opcin Usuarios. Seleccione el usuario que desea modificar en la tabla Usuarios del sistema y haga clic en el botn Editar. Modifique los datos requeridos, luego presione el botn Actualizar y cierre la interfaz.
3.
Eliminar usuarios
Este proceso es una funcin exclusiva del administrador del sistema. 1. 2. 3. Inicie el sistema en sesin de Administrador Entre al men Archivo y elija la opcin Usuarios. Seleccione el usuario que desea eliminar en la tabla Usuarios del sistema y haga clic en el botn Eliminar. El administrador del sistema es el nico que tiene los permisos necesarios para borrar cuentas de usuarios. El sistema le permite eliminar todas las cuentas a excepcin de una de tipo administrador.
Nota
32
3.2. ESTUDIANTES
La informacin acadmica y personal del estudiante en Evala se maneja mediante los siguientes procesos: Registrar estudiantes en el sistema. Consultar estudiantes. Modificar estudiantes. Eliminar estudiantes. Matricular estudiantes. Modificar grupos de estudio. Promover estudiantes y, Retirar estudiantes del ao lectivo.
1.
Registrar estudiantes en Evala.
Este proceso permite el registro y manejo de la informacin del estudiante, su actualizacin, consulta, impresin y eliminacin; adems de contar con una base de datos completa y actualizada. Contempla la informacin personal, socioeconmica, familiares y acadmicos de los estudiantes, de acuerdo con los parmetros requeridos por el SIMAT en el Anexo 6A.
33
1. 2. 3. Nota
Abra el men Registros y elija la opcin Estudiantes. Presione el botn de introduzca la informacin solicitada. Haga clic en el botn Algunos datos solicitados en la interfaz Estudiantes, no se requieren para registrar estudiantes y se pueden agregar posteriormente; pero de su veracidad y del 100% de stos depende el reporte para el SIMAT. la interfaz Estudiantes e
2.
Consultar estudiantes en Evala.
Esta operacin es de gran utilidad porque al mismo tiempo que facilita la consulta, impide que se registren estudiantes en forma duplicada. Se recomienda realizar este proceso antes de registrar estudiantes en el sistema. 1. 2. Abra el men Registros y elija la opcin Estudiantes Presione el botn e introduzca las primeras letras del primer apellido del estudiante en la caja de texto ubicada en la parte superior de la ventana Buscar estudiante. Seleccione el nombre del estudiante en la caja inferior de la ventana anterior y haga clic en Aceptar.
3.
3.
Modificar datos del estudiante.
Para modificar la informacin personal, socioeconmica, familiar y/o acadmica del estudiante proceda as: 1. 2. Abra el men Registros y elija la opcin Estudiantes. Seleccione el estudiante utilizando el botn haga clic en el icono 3. y luego
de la interfaz Estudiantes. y
Modifique la informacin requerida, haga clic en luego en
34
4.
Eliminar estudiantes.
Esta operacin se debe realizar nicamente cuando el estudiante ha sido registrado en el sistema de manera duplicada, puesto que la informacin se borra en forma permanente. 1. 2. Abra el men Registros y elija la opcin Estudiantes Introduzca el cdigo del estudiante que desee eliminar en la caja de texto Cdigo y pulse la tecla ENTER. Si no conoce este cdigo utilice el botn Buscar para cargar los datos del estudiante. Haga clic en el botn y luego cierre la interfaz.
3. Nota
Antes de borrar del sistema a un determinado estudiante, asegrese de que ste realmente se encuentra duplicado y eliminar a la persona correcta ya que la informacin se perder en forma permanente.
5.
Matricular estudiantes.
Este proceso permite matricular tanto a estudiantes nuevos como antiguos. Por lo general, se realiza al inicio de cada ao lectivo. Para que este proceso se lleve a cabo con xito, es necesario registrar al estudiante en el sistema con anterioridad. La matrcula se puede llevar a cabo en forma individual o por grupos.
5.1
1. 2. 3. 4.
Matricular estudiantes en forma individual.

Abra el men Registros y elija la opcin Estudiantes. Utilice el botn Buscar para cargar los datos del estudiante. Active la opcin Informacin acadmica de la interfaz Estudiantes y luego haga clic en el botn Elija la sede, la jornada, el grado y el grupo correspondientes en las persianas respectivas de la interfaz Matricular estudiante y luego haga clic en Aceptar.
35
5.2
1. 2.
Matricular estudiantes en forma grupal.

Abra el men Edicin y elija la opcin Matricular grupos de estudiantes. Seleccione la situacin actual de los estudiantes que se van a matricular: cursaron el ao anterior, ingresan por primera vez o retirados. Seleccione la sede, la jornada y el grado al que se van a matricular los estudiantes. Seleccione los estudiantes que se van a matricular marcndolos con un Visto, asigne el grupo a cada uno y luego haga clic en el botn
3. 4.
Modificar grupos de estudio.
Para cambiar de grupo a uno o varios estudiantes proceda as: 1. 2. 3. Abra el men Edicin y haga clic en Modificar grupos de estudio Seleccione la sede, la jornada y el grado en las persianas respectivas de la interfaz activa. Cambie el grupo asignado a cada estudiante en la columna Grupo y luego haga clic en el botn Aceptar. Todos los estudiantes deben estar asignados a un grupo de estudio, de lo contrario no figurarn en ninguno de los informes.
Nota
7.
Promover estudiantes.
Este proceso permite la promocin anticipada de estudiantes de acuerdo a las normas establecidas por el MEN. 1. 2. 3. Abra el men Edicin y elija Promocionar estudiantes Introduzca el cdigo del estudiante que desea promocionar en la celda Cdigo del recuadro Datos del estudiante. Introduzca las valoraciones finales asignadas al estudiante para ser promovido en la columna Valoracin del recuadro Evaluaciones finales del grado en curso. Presione respectivamente Promocionar y Aceptar.
4.
36
Nota
Recuerde que para promover de grado a un estudiante, es necesario asignarle las evaluaciones finales del grado actual.
Retirar estudiantes del ao lectivo.

retira de la
Esta operacin se realiza cuando un estudiante se institucin; no obstante, toda la informacin se conserva. 1. 2.
Abra el men Registros y elija la opcin Estudiantes. Introduzca el cdigo del estudiante que desee retirar en la caja de texto Cdigo y pulse la tecla ENTER o cargue sus datos utilizando el botn Buscar . Active la opcin Informacin acadmica de la interfaz Estudiantes, haga clic en el botn Haga clic en Aceptar. y luego en Aceptar.
3. 4.
9.
Tarjeta acumulativa de matrcula.
La Tarjeta Acumulativa de Matrcula tambin conocida como Ficha TAM es un documento impreso que hace parte del Libro de Matrcula en el cual se firman los compromisos adquiridos por el estudiante y su acudiente con la institucin. La impresin de este documente se puede llevar a cabo en cualquier momento pero es preciso hacerlo cuando el estudiante ingresa por primera vez a la institucin. 1. 2. Abra el men Registros y elija la opcin Estudiantes Introduzca el cdigo del estudiante en la caja de texto Cdigo y pulse la tecla ENTER o utilice el botn Buscar para cargar los datos del estudiante. Haga clic en Imprimir. Elija el nmero de copias y haga clic en Aceptar. Cierre la interfaz
3. 4. 5.
37
10
Anexo 6A
En un documento exigido por el Ministerio de Educacin Nacional que contiene la informacin personal, familiar, socioeconmica y acadmica del estudiante segn parmetros requeridos por el SIMAT. Evala genera automticamente el Anexo 6A pero es preciso aclarar que la veracidad y confiabilidad de la informacin depende exclusivamente del operador del sistema; puesto el programa reporta exactamente la informacin registrada en la base de datos. 1. 2. Abra el men Archivo, haga clic en la opcin Exportar datos de matrcula y luego en SIMAT Anexo 6A. Espere a que Evala procese la informacin y luego haga clic en Aceptar.
3.3
DOCENTES
El sistema requiere la informacin de los docentes vinculados a la institucin, por cuanto que existen procesos que dependen de sta.
38
1.
Registrar docentes en el sistema.
Esta operacin se realiza cuando el docente ingresa por primera vez a la institucin. Para esto proceda as: 1. 2. Abra el men Registros y elija la opcin Docentes Presione el botn Nuevo e introduzca la informacin solicitada en la interfaz Docente y luego haga clic en Aceptar. Antes de agregar docentes al sistema, compruebe que an no se encuentren registrados utilizando el botn Buscar de la interfaz Docente; de este modo evitar registrar datos en forma duplicada.
Nota
2.
Buscar docentes.
Esta operacin es muy importante porque a la vez que facilita la consulta, impide que se registren docentes en forma duplicada. Se recomienda realizar esta operacin antes de agregar docentes al sistema. 1. 2. Abra el men Registros y elija la opcin Docentes Presione el botn Buscar e introduzca las primeras letras del primer apellido del docente en la caja de texto ubicada en la parte superior de la interfaz Buscar docente. Seleccione el nombre del docente en la caja inferior de la ventana anterior y haga clic en Aceptar.
3.
3.
Modificar docentes.
Para modificar la informacin personal o profesional del docente, proceda as: 1. 2. Abra el men Registros y elija la opcin Docentes. Introduzca el cdigo del docente en la caja de texto Cdigo y pulse la tecla ENTER. Si no conoce este cdigo utilice el botn Buscar para cargar los datos del docente. Presione el botn Editar, modifique la informacin requerida, haga clic en Actualizar y luego en Aceptar.
3.
39
4.
Eliminar docentes.
Esta operacin se debe realizar nicamente cuando el docente ha sido registrado en el sistema de manera duplicada, puesto que la informacin se borra en forma permanente. 1. 2. Abra el men Registros y elija la opcin Docentes Introduzca el cdigo del docente que desee eliminar en la caja de texto Cdigo y pulse la tecla ENTER. Si no conoce este cdigo utilice el botn Buscar para cargar los datos del docente. Haga clic en Eliminar y luego cierre la interfaz.
3.
5.
1. 2.
Imprimir la ficha del docente

Abra el men Registros y elija la opcin Docentes Introduzca el cdigo del docente en la caja de texto Cdigo y pulse la tecla ENTER. Si no conoce este cdigo utilice el botn Buscar para cargar los datos del docente. Haga clic en Imprimir y luego en Imprimir. Elija el nmero de copias y haga clic en Aceptar.
3. 4.
3.4
PLAN DE ESTUDIOS
40
Tanto en el sector pblico como en el privado, el Plan de estudios se organiza al inicio del ao escolar durante la planeacin institucional, bajo la responsabilidad de coordinacin acadmica. sta compuesto por el conjunto de reas obligatorias y fundamentales que debe ofrecer la institucin para el logro de los objetivos de la educacin bsica de acuerdo con el currculo y el Proyecto Educativo Institucin. En el plan de estudios se definen las reas con sus asignaturas y la intensidad horaria semanal para cada uno de los grados ofrecidos por la institucin. Las reas obligatorias y fundamentales estn definidas el Artculo 23 del Decreto 1860/94 y deben representar como mnimo el 80% del plan de estudios. Por razones de tipo administrativo, es frecuente que algunas reas y/o asignaturas se eliminen del plan de estudios durante un ao y que se incluyan posteriormente. En esta situacin, bajo ninguna circunstancia se deben eliminar del sistema, porque se borrarn tambin todas las evaluaciones registradas; lo cual afectar directamente a la expedicin de certificados de estudios. Para resolver esta situacin y evitar que stas no figuren en los boletines de evaluacin del ao actual, basta con cambiar el estado [Activa | Inactiva] de la asignatura.
1.
1. 2. 3.
Registrar reas del plan de estudios.

Abra el men Registros y elija la opcin Plan de estudios Haga clic en el botn Nuevo de la interfaz Plan de estudios. Digite el nombre del rea en la caja de texto rea, haga clic en Actualizar y luego en Aceptar.
2.
Editar reas del plan de estudios.
Esta operacin se realiza para modificar el nombre de una o ms reas existentes en el plan de estudios cuando la informacin no es correcta. 1. 2. 3. Abra el men Registros y elija la opcin Plan de estudios Seleccione el rea que desea modificar. Haga clic en el botn Editar del recuadro reas, modifique la informacin, haga clic el botn Actualizar y luego en Aceptar.
41
3.
Eliminar reas del plan de estudios.

la
Es importante tener en cuenta que este proceso elimina toda informacin relacionada con el rea: asignaturas y evaluaciones. 1. 2.
Abra el men Registros y elija la opcin Plan de estudios Seleccione el rea, haga clic en el botn Eliminar del recuadro reas y luego en Aceptar.
4.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Registrar asignaturas del plan de estudios.

Abra el men Registros y elija la opcin Plan de estudios Seleccione el rea en el recuadro rea. Haga clic en el botn Nuevo del recuadro Asignaturas de rea por grado. Introduzca el nombre de la asignatura en la caja de texto Asignatura. Seleccione el grado de la asignatura en la persiana Grado. Introduzca la intensidad horaria en la caja de texto Intensidad. Active la casilla de verificacin Estado [Activa], haga clic en Actualizar y luego en Aceptar.
5.
Editar asignaturas del plan de estudios.
Para modificar el nombre, la intensidad horaria o cambiar el estado de una o ms asignaturas existentes en el plan de estudios cuando la informacin no es correcta o no corresponde, proceda as: 1. 2. 3. 4. 5. Abra el men Registros y elija la opcin Plan de estudios Seleccione el rea de la asignatura en el recuadro reas. Seleccione la asignatura que desea modificar en la tabla Asignaturas de reas por grado Pulse el botn Editar del recuadro inferior. Modifique el nombre de la asignatura, la intensidad horaria o cambie el estado en las cajas de texto respectivas y haga click en Actualizar. Repita el proceso para editar las asignaturas necesarias y haga clic en Aceptar.
6.
42
6.
Activar | Desactivar asignaturas
Las asignaturas que conforman el plan de estudios pueden estar ACTIVAS o INACTIVAS. Las asignaturas activas son aquellas que forman parte del plan de estudios para el presente ao lectivo. Las asignaturas inactivas son aquellas que han hecho parte del plan de estudios en aos anteriores; las cuales no se deben eliminar porque de ser as se eliminar tambin toda la informacin relacionada, lo cual afectar directamente a la expedicin de certificados de estudios. Una asignatura puede cambiar de estado activa a inactiva y viceversa. La activacin se efecta cuando existen asignaturas que han formado parte del plan de estudios en aos anteriores y se quieren implementar para el siguiente ao escolar. Por el contrario, la desactivacin se realiza para las asignaturas que forman parte del plan de estudios pero que no se implementarn en el siguiente ao lectivo. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Abra el men Registros y elija la opcin Plan de estudios Seleccione el rea de la asignatura en el recuadro reas. Seleccione la asignatura que desea activar o desactivar en la tabla del recuadro Asignaturas de reas por grado. Pulse el botn Editar del recuadro inferior. Haga clic en la casilla de verificacin Estado y luego en Actualizar. Repita el proceso para cambiar el estado de las asignaturas necesarias y para terminar haga clic en Aceptar.
7.
Eliminar asignaturas del plan de estudios.
Es importante tener en cuenta que este proceso elimina toda la informacin relacionada con la asignatura como las evaluaciones de todos los aos anteriores. 1. 2. 3. Abra el men Registros y elija la opcin Plan de estudios Elija el rea de la asignatura en el recuadro reas y seleccione la asignatura que desea eliminar en la tabla de la forma. Haga clic en el botn Eliminar de la parte inferior del recuadro Asignaturas de reas por grado y luego Aceptar.
43
3.5
ASIGNACIN ACADMICA.
La asignacin acadmica es una actividad que realiza anualmente el coordinador acadmico con la aprobacin del rector de la institucin. Como es de suponer, no es posible asignar una misma materia en un mismo grupo a dos profesores. El programa permite controlar sta y otras situaciones. Tambin muestra el nmero de horas asignadas a cada docente, a cada grupo y a cada rea.
1.
1. 2. 3. 4. 5. Nota
Asignar materias
Abra el men Registros y elija la opcin Asignacin acadmica Haga clic en Asignar... y elija el docente a quien asignar las materias, en la persiana Docente. Elija el grado y el grupo en las persianas Grado y Grupo respectivamente. Seleccione la materia que se va a asignar en el recuadro Materias sin asignar y haga clic en Asignar >>. Presione Actualizar. Para asignar otras materias proceso desde el numeral 3. al mismo docente, repita el
2.
Consultar la asignacin acadmica
Por defecto, el programa muestra en una tabla la asignacin acadmica por docentes; indicando el nombre del docente, las asignaturas a su cargo, el grado y la intensidad horaria por asignaturas y el total de horas asignadas al docente. La asignacin acadmica por grados presenta en una tabla los grados ofrecidos por la institucin, las asignaturas activas con su intensidad horaria y los docentes responsables de stas. 1. 2. Nota Abra el men Registros y elija la opcin Asignacin acadmica. Consulte la informacin requerida y cierre la interfaz. Rara consultar la asignacin acadmica por grados, elija la opcin Grados en la persiana Asignacin de materias. Si nicamente desea ver la asignacin de una seccin, desactive la opcin respectiva
44
3.
Modificar la asignacin acadmica
En muchas ocasiones y por diferentes razones, cuando se trabaja con datos es posible que el operador seleccione la informacin de manera incorrecta. Particularmente en la asignacin acadmica es posible asignar al docente materias que no estn a su cargo. Tambin es posible que por razones de carcter administrativo se deba cambiar la asignacin acadmica. Cualquiera que sea la situacin, Evala le permite realizar los cambios necesarios sin ningn obstculo. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Nota Abra el men Registros y elija la opcin Asignacin acadmica... Haga clic en Asignar... Elija el docente a quien desea modificar la asignacin acadmica, en la persiana Docente. Elija el grado y el grupo en las persianas Grado y Grupo respectivamente. Seleccione la materia que se quiere retirar del docente, en el recuadro Materias asignadas y pulse <<Retirar. Haga clic en Actualizar y luego en Cerrar. Repita el proceso desde el numeral 3 segn se requiera; luego proceda a asignar las materias al docente que corresponda.
4.
Eliminar la asignacin acadmica
Generalmente, el proceso de la asignacin acadmica es una actividad que se realiza por periodos de un ao; sin embargo, aunque que no es muy frecuente, por razones de carcter administrativo es posible que en el transcurso del ao escolar se deba eliminar por completo la asignacin. 1. Abra el men Registros y elija la opcin Asignacin acadmica 2. Haga clic en Borrar y luego en Aceptar. 3. Cierre la interfaz. Nota Recuerde que el programa elimina automticamente asignacin acadmica al clausurar el ao lectivo. la
45
5.
Imprimir la asignacin acadmica
Para obtener la asignacin acadmica en documento impreso, proceda as: 1. 2. 3. 4. 5. Abra al men Registros y haga clic en Asignacin acadmica Elija la forma de presentacin [Docentes | Grados] Haga clic en Imprimir y luego en Imprimir. Determine el rango de impresin, el nmero de copias y pulse Aceptar. Cierre la interfaz.
6.
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Exportar la asignacin acadmica

Abra al men Registros y haga clic en Asignacin acadmica Elija la forma de presentacin [Docentes | Grados] Haga clic en Imprimir y luego en Exportar. Elija la aplicacin a la que desea exportar el reporte y pulse Aceptar. Determine el destino, asigne un nombre al archivo y presione Aceptar. Cierre la interfaz.
3.6
EVALUACIN ESCOLAR
La evaluacin del aprendizaje y promocin de los estudiantes en los niveles de Educacin Bsica y Media es un proceso continuo e integral, y corresponde a la institucin definir el sistema institucional de evaluacin el cual debe contener: los criterios de evaluacin y promocin, la escala de valoracin institucional con su equivalencia a la escala nacional, las estrategias de valoracin integral del desempeo de los estudiante, las acciones de seguimiento, los procesos de autoevaluacin, las estrategias de apoyo, la periodicidad en la entrega de los informes y la estructura de los informes de los estudiantes entre otros; teniendo en cuenta las orientaciones y lineamientos establecidos por Ministerio de Educacin Nacional en la Ley General de Educacin [Ley 115/94], en los Decretos 1860/94 y 1290/09 y, en el Proyecto Educativo Institucional.
46
1.
Escala de evaluacin.
Segn el Artculo 5 del Decreto 1290/09, cada establecimiento educativo debe definir su escala de valoracin de los desempeos de los estudiantes en su sistema de evaluacin, con la equivalencia a la escala nacional. La versatilidad de Evala permite establecer los rangos de los intervalos para cada nivel de desempeo segn los requerimientos particulares de cada institucin y automticamente realiza la equivalencia a la escala nacional. Ejemplo:
1. 2 3.
4. 5. Nota
Abra el men Archivo y elija la opcin Datos del sistema. Active la opcin Evaluacin escolar. Ingrese el nmero de niveles de desempeo en la caja de texto Niveles de desempeo del recuadro Datos acadmicos y evaluacin. Ingrese los niveles de desempeo, el valor mnimo y el valor mximo del intervalo en la tabla Escala de valoracin. Para terminar haga clic en Aceptar. El registro de la escala de valoracin en el sistema se debe hacer en orden ascendente.
2.
Tipo de evaluacin.
Para evaluar el aprendizaje y promocin de los estudiantes, las instituciones educativas pueden optar por evaluar de manera cualitativa y cuantitativa. El aspecto cualitativo se evala mediante indicadores de logros o por conceptos. Por ende, de acuerdo al tipo de evaluacin adoptado por la institucin, ser necesario registrar en el sistema los indicadores de logro o los conceptos. En cualquiera de los casos, el registro, edicin y actualizacin de estos debe realizarse antes registrar las evaluaciones de cada periodo.
47
Nota
La Evaluacin por logros y la Evaluacin por conceptos son excluyentes. Cada institucin debe definir el tipo de evaluacin, al inicio del ao lectivo.
2.1
Evaluacin por indicadores de logro.
En el mtodo de evaluacin por indicadores, los indicadores de logro propuestos en cada periodo, se asignan a todos los estudiantes de los diferentes grupos de un grado determinado y se evala el nivel en que cada estudiante los alcanza. Se espera que todos los estudiantes los alcancen en un 100%.
2.1.1 Registrar indicadores de logro en el sistema.

1. 2. 3. 4. 5. Abra el men Registros y elija la opcin Indicadores de logro... Pulse sobre el botn Nuevo. Elija el grado, la asignatura y la competencia en las persianas Grado, Asignatura y Competencia respectivamente. Introduzca la descripcin del indicador en la caja de texto de la interfaz Definicin de indicadores de logro. Haga clic en Actualizar y luego en Aceptar.
2.1.2 Consultar indicadores de logro en el sistema.

1. 2. Abra el men Registros y elija la opcin Indicadores de logro... Elija el grado y la asignatura en las persianas Grado y Asignatura respectivamente.
48
3.
Haga clic en Vista preliminar, consulte los indicadores en la tabla inferior y luego cierre la interfaz.
2.1.3 Editar indicadores de logro.

1. 6. 2. 3. Abra el men Registros y haga clic en Indicadores de logro... Elija el grado y la asignatura en las persianas Grado y Asignatura respectivamente. Seleccione el indicador que desea modificar en la tabla inferior y presione el botn Editar. Realice los cambios necesarios, haga clic en Actualizar y luego en Aceptar.
2.1.4 Eliminar indicadores de logro.

Para borrar de manera permanente uno o ms indicadores, proceda as: 1. 2. 3. 4. Abra el men Registros y haga clic en Indicadores de logro... Elija el grado y la asignatura en las persianas Grado y Asignatura respectivamente. Seleccione el indicador que desee borrar en la tabla inferior y presione el botn Eliminar. Haga clic en Aceptar
2.1.5 Imprimir indicadores de logro.

1. 2. 3. 4. Abra al men Informes y elija la opcin Listado de Indicadores de logro Selecciones el grado y la asignatura, haga clic en Vista preliminar y luego en Imprimir. Determine el rango de impresin, el nmero de copias y pulse Aceptar. Cierre la interfaz.
2.1.6 Exportar indicadores de logro.

Para exportar el listado de logros de la asignatura que se encuentre en pantalla a otras aplicaciones como Word o Excel entre muchas otras, proceda as:
49
1. 2. 3. 4.
Abra al men Informes y elija la opcin Listado de indicadores de logro Haga clic en Vista preliminar y luego en Exportar. Elija la aplicacin a la que desea exportar el reporte y pulse Aceptar. Determine el destino, asigne un nombre vlido al archivo y pulse Aceptar.
2.2
Evaluacin por conceptos.
La evaluacin por conceptos se realiza por reas o por asignaturas. Los conceptos de rea son generales y se pueden asignar a cualquier estudiante en cada seccin [Preescolar | Primaria | Secundaria], mientras que los conceptos de asignatura son especficos y se asignan nicamente a los estudiantes del grado que cursan dicha asignatura.
2.2.1 Registrar conceptos de evaluacin. 2.2.1.1 Registrar conceptos de evaluacin por rea.
1. 2. 3. Abra el men Registros y elija la opcin Conceptos de evaluacin... Pulse sobre el botn Nuevo. Elija la seccin, el rea y el nivel de desempeo en las persianas Seccin, rea y Desempeo respectivamente.
50
4. 5. Nota
Introduzca la descripcin del concepto en la caja de texto de la interfaz Definicin de conceptos. Haga clic en Actualizar y luego en Aceptar. Cada concepto se debe integrar en un solo prrafo utilizando los signos de puntuacin que sean necesarios. Para registrar varios conceptos a la vez, en el numeral 4 active la opcin Cada prrafo es un concepto e introduzca la descripcin de cada concepto en un prrafo diferente. Para agilizar el proceso, Evala le permite importar los conceptos desde otras aplicaciones como: Word o Excel, utilizando los comandos Copiar y Pegar.
2.2.1.2 Registrar conceptos de evaluacin por asignatura.

1. 2. 3. 4. 5. Abra el men Registros y elija la opcin Conceptos de evaluacin... Pulse sobre el botn Nuevo. Elija el grado, la asignatura y el nivel de desempeo en las persianas Grado, Asignatura y Desempeo respectivamente. Introduzca la descripcin de lo concepto en la caja de texto de la interfaz Definicin de conceptos. Haga clic en Actualizar y luego en Aceptar.
2.2.2 Consultar conceptos de evaluacin.

Esta operacin permite consultar el cdigo y la descripcin de los conceptos registrados en cada asignatura. 1. 2. Abra el men Registros y haga clic en Conceptos de evaluacin... Elija la seccin o el grado, el rea o la asignatura segn el tipo de evaluacin en las persianas Seccin o Grado y rea o Asignatura respectivamente. Haga clic en Vista preliminar, consulte la informacin requerida y cierre la interfaz.
3.
51
2.2.3 Modificar conceptos de evaluacin.

Por razones de seguridad el programa no permite cambiar el cdigo de ningn concepto; pero si es posible editar la descripcin de stos. 1. 2. Abra el men Registros y haga clic en Conceptos de evaluacin... Elija la seccin o el grado y el rea o la asignatura segn el tipo de evaluacin, en las persianas Seccin o Grado y rea o Asignatura respectivamente. Seleccione el concepto que desea modificar en la tabla inferior y presione el botn Editar. Realice los cambios necesarios, haga clic en Actualizar y luego en Aceptar.
3. 4.
2.2.4 Eliminar conceptos de evaluacin.

Para borrar de manera permanente uno o ms conceptos, proceda as: 1. 2. Abra el men Registros y haga clic en Conceptos de evaluacin... Elija la seccin o el grado y el rea o la asignatura segn el tipo de evaluacin, en las persianas Seccin o Grado y rea o Asignatura respectivamente. Seleccione los conceptos que desee borrar en la tabla inferior y presione el botn Eliminar. Haga clic en Aceptar.
3. 4.
2.2.5 Imprimir conceptos de evaluacin.

1. 2. 3. 4. Abra al men Informes y elija la opcin Listado de conceptos Selecciones el grado y la asignatura, haga clic en Vista preliminar y luego en Imprimir. Determine el rango de impresin, el nmero de copias y pulse Aceptar. Cierre la interfaz.
2.2.6 Exportar conceptos de evaluacin.

Para exportar el listado de logros de la asignatura que se encuentre en pantalla a otras aplicaciones como Word o Excel entre muchas otras, proceda as:
52
5. 6. 7. 8. 9.
Abra al men Informes y elija la opcin Listado de conceptos Haga clic en Vista preliminar y luego en Exportar. Elija la aplicacin a la que desea exportar el reporte y pulse Aceptar. Determine el destino, asigne un nombre vlido al archivo y pulse Aceptar. Cierre la interfaz
3.
Registrar evaluaciones.
La evaluacin de estudiantes, es un proceso externo al sistema, del cual se encargan los docentes responsables de cada asignatura; no obstante, el sistema debe conocer los resultados de este proceso para generar los informes relacionados.
El comando Evaluacin de perodo del men Registros, permite ingresar al sistema las valoraciones obtenidas por los estudiantes en cada perodo y en el informe final.
53
3.1
1. 2.
Registrar valoraciones cuantitativas [numricas].

Abra el men Registros y haga clic en Evaluacin de perodo Seleccione la sede, la jornada, el grado y el grupo en las persianas respectivas del recuadro Sedes, jornadas y grupos de estudio. Seleccione el periodo y el rea en las persianas respectivas del recuadro Periodo y rea evaluada. Introduzca la valoracin numrica obtenida por cada estudiante en la celda DEF de la tabla. Introduzca el nmero de inasistencias de cada estudiante en la celda F. Haga clic en y de manera automtica el programa evaluar el rea y realizar la equivalencia a la escala nacional. Cuando el rea est compuesta por dos o ms asignaturas, es necesario registrar la valoracin numrica de sta; ya que son los docentes responsables de las asignaturas quienes deben acordar dicha valoracin, a menos que se establezca como parmetro promediar las valoraciones de las asignaturas.
3. 4. 5. 6.
Nota
3.2
Registrar valoraciones cualitativas.
Este proceso se realiza para que en el informe de evaluacin figuren los conceptos o los indicadores de logro segn el tipo de evaluacin adoptado. 1. Haga clic en e introduzca el cdigo del concepto en la celda Conceptos y luego haga clic en Aceptar. Si la evaluacin es por indicadores de logro, en el numeral anterior, haga clic en el cono: Seleccione los indicadores en la fila superior de la interfaz Evaluacin por indicadores de logro e introduzca la valoracin numrica alcanzada por los estudiantes en cada indicador. Por ltimo haga clic en Aceptar.
Nota
54
3.3
Editar valoraciones.
Para cambiar la valoracin asignadas a los estudiantes siga el mismo proceso realizado para registrar las evaluaciones en el sistema, modifique la informacin requerida y luego haga clic en:
3.7
BOLETN DE EVALUACIN
Es un documento que se entrega peridicamente al acudiente del estudiante segn lo establecido en el sistema institucional de evaluacin, siguiendo los lineamentos establecidos en el Decreto 1290 de 2009. El programa permite generar estos informes en forma global para grados y/o grupos o para un estudiante en particular.
1.
1. 2. 3. 4. 5.
Generar el boletn de evaluacin.

Abra el men Informes y haga clic en Boletn de evaluacin Elija el perodo, la sede, la jornada, el grado y el grupo en las persianas: Periodo, Sede, Jornada, grado y Grupo respectivamente. Elija el tipo de boletn [Informe descriptivo | Informe consolidado]. Elija la forma de presentacin [Grupal | Individual] y haga clic en el cono Revise la informacin y luego cierre la interfaz.
2.
1. 2. 3. 4.
Imprimir el boletn de evaluacin.

Abra el men Informes y haga clic en Boletn de evaluacin Elija el perodo, la sede, la jornada, el grado y el grupo en las persianas: Periodo, Sede, Jornada, grado y Grupo respectivamente. Elija el tipo de boletn [Informe descriptivo | Informe consolidado]. Elija la forma de presentacin [Grupal | Individual] y haga clic en el cono
Nota
Para consultar o imprimir el boletn de un estudiante determinado, en el numeral 3, introduzca el cdigo del estudiante o haga clic en el icono los datos de ste. Buscar para cargar
55
3.8
PLANILLAS DE EVALUACION
Las planillas de registro evaluaciones de los estudiantes deben ser diligenciadas por los docentes responsables de cada asignatura. El programa genera en forma automtica estas planillas, para cada uno de los grupos de estudio ofrecidos por la institucin. Cada planilla contiene el listado de los estudiantes con la codificacin asignada por el sistema, una celda para registrar la valoracin numrica obtenida por cada estudiante, otra para nivel de desempeo y otra para las inasistencias. Cuando la evaluacin se realiza mediante indicadores de logro, las planillas contienen celdas adicionales para registrar las valoraciones asignadas en cada competencia. 1. 2. 3. Abra el men Informes y elija Planilla de evaluacin Elija la sede, la jornada, el grado y el grupo. Luego haga clic en Vista previa Revise la informacin, imprima o exporte las planillas que prefiera y cierre la interfaz.
1.
1. 2.
Imprimir planillas evaluacin.

Abra el men Informes y elija Planilla de evaluacin Elija la sede, la jornada, el grado y el grupo. Luego haga clic en Imprimir y luego en Cerrar.
2.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Exportar planillas evaluacin.

Abra el men Informes y elija Planilla de evaluacin Elija la sede, la jornada, el grado y el grupo. Haga clic en Vista previa y luego en Exportar Determine la aplicacin a la que desea exportar el informe y presione Aceptar. Determine el rango a exportar y pulse Aceptar. Localice el destino, asigne un nombre vlido al archivo y pulse Aceptar. Cierre la interfaz.
56
3.9
LISTADOS DE ESTUDIANTES
A travs del comando Listado de estudiantes contemplado en el men Informes se permite generar los listados de estudiantes de cada grupo clasificados de acuerdo al gnero y conservando un ordenamiento perfecto.
1.
1. 2. 3.
Consultar listados de estudiantes.

Abra el men Informes, haga clic en Listado de estudiantes. Elija la sede, la jornada, el grado y el grupo; luego haga clic en Vista previa Revise la informacin y cierre la interfaz.
2.
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Imprimir listados de estudiantes.

Abra el men Informes, haga clic en Listado de estudiantes. Elija la sede, la jornada, el grado y el grupo. Haga clic en Vista previa y luego en Exportar Configure la impresora si es necesario y haga clic en Imprimir. Determine el nmero de copias y presione Aceptar. Cierre la interfaz.
3.
1. 2. 3. 4. 1. 2.
Exportar listados de estudiantes.

Abra el men Informes, haga clic en Listado de estudiantes. Elija la sede, la jornada, el grado y el grupo. Haga clic en Vista previa y luego en Exportar Determine la aplicacin a la que desee exportar el informe y presione Aceptar. Localice el destino, asigne un nombre vlido al archivo y presione Aceptar. Cerrar.
57
3.10 CERTIFICADO DE ESTUDIOS

Por muchos aos, la elaboracin de certificados de estudios ha sido una tarea ardua para quienes han tenido en sus manos esta responsabilidad, sobre todo en las instituciones educativas del sector urbano. Aos tras ao, se tienen que elaborar los certificados de los estudiantes que reciben su ttulo de bachilleres y para aquellos que requieran este documento. El software genera automticamente este documento para uno o varios estudiantes en el menor tiempo posible y en el momento en que se requiera. 1. 2. 3. 4. 5. Nota Abra el men Informes y haga clic en Certificado de evaluaciones Seleccione la opcin Un estudiante en la seccin Expedir certificado para... Introduzca el cdigo del estudiante en la celda Cdigo o en su defecto utilice el botn Buscar para cargar los datos de este. Active la opcin Algunos grados y elija los grados correspondientes a los certificados que se van a expedir y luego presione Mostrar. Revise la informacin y cierre la interfaz. Para generar certificados de estudios para varios estudiantes, en el numeral 2 elija la opcin Varios estudiantes; luego conforme el grupo de estudiantes para los cuales se va a generar el informe y continu con el proceso.
1.
Editar certificados de estudio.
La aplicacin permite modificar el encabezado y algunos datos relacionados con la redaccin de los certificados de estudios; esto se hace a travs de la opcin Personalizar... de la forma Certificado de evaluaciones. Al realizar esta tarea, tenga en cuenta de no modificar ni eliminar la informacin que se encuentra contenida en los smbolos < >. 1. 2. 3. Abra el men Informes y haga clic en Certificado de evaluaciones Seleccione la opcin Un estudiante en la seccin Expedir certificado para... Introduzca el cdigo del estudiante en la celda Cdigo o en su defecto utilice el botn Buscar para cargar los datos del estudiante.
58
4.
5. 6. Nota
Active la opcin Algunos grados y elija los grados correspondientes a los certificados que se van a expedir y luego presione Mostrar. Haga clic sobre el botn Personalizar... del formulario Certificado de evaluaciones. Modifique los datos necesarios y pulse Aceptar. Para que Evala genere la informacin del certificado en forma automtica, es necesario incluir las siguientes etiquetas segn los datos requeridos: <APELLIDO1> <APELLIDO2> <NOMBRE1> <NOMBRE2> <TIPOIDENTIDAD> <NUMEROIDENTIDAD> <MUNICIPIOIDENTIDAD> <DEPARTAMENTOIDENTIDAD> <MUNICIPIOEXPEDICION> <DEPARTAMENTOEXPEDICION> <GRADOSCURSADOS> <FECHAEXPEDICION> <DIA> <MES> <AO> Ejemplo: Mostrar el tipo, el nmero y el lugar de expedicin del documento de identidad: . Identificado con <TIPOIDENTIDAD> # <NUMEROIDENTIDAD> expedido en <MUNICIPIOEXPEDICION> .
2.
1. 2. 3.
Imprimir certificados de estudios.

Abra el men Informes y haga clic en Certificado de evaluaciones Seleccione la opcin Un estudiante en la seccin Expedir certificado para... Introduzca el cdigo del estudiante en la celda Cdigo o en su defecto utilice el botn buscar para estudiante. Active la opcin Algunos grados correspondientes a los certificados que se presione Mostrar. Personalice el informe si es preciso, luego cargar los datos del y elija los grados van a expedir y luego haga clic en Imprimir
4.
5.
59
6. 7. 8.
Configure necesario Determine Aceptar. Espere a
la impresora y las caractersticas de impresin si es y haga clic en Imprimir. el rango de impresin, el nmero de copias y presione que el sistema realice el proceso y cierre la interfaz.
3.
1. 2. 3.
Exportar certificados de estudios.

Abra el men Informes y haga clic en Certificado de evaluaciones Seleccione la opcin Un estudiante en la seccin Expedir certificado para... Introduzca el cdigo del estudiante en la celda Cdigo o en su defecto utilice el botn Buscar para cargar los datos del estudiante. Seleccione los grados correspondientes a los certificados que se van a expedir y luego presione Mostrar. Personalice el informe si es preciso. Haga clic en Imprimir... y en Exportar. Seleccione la aplicacin a la que desea exportar el informe y presione Aceptar. Elija el rango de exportacin y haga clic en Aceptar. Espere a que el sistema realice el proceso y cierre la interfaz.
4. 5. 6. 7. 8. 9.
3.11 CONSTANCIA DE ESTUDIOS

Es un documento que se expide a solicitud del interesado cuando el estudiante se encuentra activo. Par agilizar el proceso, el programa permite generar este documento en forma individual y grupal. 1. 2. 3. 4. Nota Abra el men Informes y haga clic en Constancia de estudios Introduzca el cdigo del estudiante y haga clic en Imprimir Si desconoce este cdigo utilice el botn Buscar. Configure la impresora si es necesario y haga clic en Imprimir. Determine el nmero de copias y pulse Aceptar. Para expedir constancias estudiantes, en el numeral el grado y el grupo en las Constancia de evaluaciones; de estudios a un grupo de 2, active la opcin Grados y elija persianas respectivas de la interfaz luego haga clic en Imprimir.
60
3.12 CARN ESTUDIANTIL

Es un documento que acredita al portador como estudiante de la institucin. 1. 2. 3. 4. 5. Abra el men Informes y haga clic en Carn estudiantil Introduzca el cdigo del estudiante o en su defecto utilice el botn Buscar para cargar los datos de ste. Introduzca la fecha de vencimiento del carn en la caja de texto Fecha de vencimiento. Haga clic en Vista preliminar y luego en Imprimir. Configure la impresora si es necesario y haga clic en Imprimir y en Aceptar. Para expedir el carn estudiantil a un grupo de estudiantes, en el numeral 2, active la opcin Grados y elija el grado y el grupo en las persianas respectivas de la interfaz; luego haga clic en Imprimir.
Nota
3.13 RENDIMIENTO ACADMICO

A diferencia de muchos otros programas, una de las mayores ventajas de Evala es su capacidad para generar informes estadsticos que contribuyen al personal directivo en la toma de decisiones. Particularmente, el rendimiento acadmico de los estudiantes se presenta en un informe estadstico clasificado por estudiantes, por asignaturas, por reas y por grupos.
1.
Rendimiento acadmico individual.
El reporte estadstico sobre el rendimiento acadmico por estudiantes se presenta en una tabla que muestra el listado de los estudiantes del grupo seleccionado, ordenados en forma descendente de acuerdo al puntaje obtenido sobre el total de las asignaturas evaluadas. Dentro del informe se incluye adems, el puntaje promedio obtenido por el grupo, el nmero de estudiantes evaluados y no evaluados.
61
1. 2. 3.
Abra el men Estadsticas, haga clic en Rendimiento acadmico y luego en Por estudiantes Elija la sede, la jornada, el perodo, el grado y el grupo y presione el botn Imprimir. Revise la informacin y si lo prefiere imprima o exporte el informe.
2.
Rendimiento acadmico por reas.
La estadstica sobre el rendimiento acadmico por reas se presenta en grfico que relaciona las reas y el puntaje obtenido por cada una. La informacin se complementa con una tabla que relaciona las reas y su puntaje, ordenadas de acuerdo a ste ltimo. Tambin incluye el puntaje promedio obtenido por el grupo. 1. 2. 3. Abra el men Estadsticas, haga clic en Rendimiento acadmico y luego en Por reas Elija la sede, la jornada, el perodo, el grado y el grupo y presione el botn Imprimir Revise la informacin y si es preciso, imprima o exporte el reporte.
Rendimiento acadmico por asignaturas.
La estadstica sobre el rendimiento acadmico por asignaturas se presenta en grfico que relaciona las asignaturas y el puntaje obtenido por cada una. La informacin se complementa con una tabla que relaciona las asignaturas y su puntaje, ordenadas de acuerdo a ste ltimo. Tambin incluye el puntaje promedio del grupo. 1. 2. 3. Abra el men Estadsticas, haga clic en Rendimiento acadmico y luego en Por asignaturas Elija la sede, la jornada, el perodo, el grado y el grupo, y presione el botn Imprimir Revise la informacin y si es preciso, imprima o exporte el reporte.
62
Rendimiento acadmico grupal.
La estadstica sobre el rendimiento acadmico por grupos se presenta en un grfico que relaciona los grados y el puntaje obtenido por cada uno. 1. 2. 3. 4. 5. Abra el men Estadsticas, haga clic en Rendimiento acadmico y luego en Por grupos Elija la sede, la jornada y el perodo en las persianas respectivas de la interfaz. Active la opcin Grupo en el recuadro Mostrar informacin de... Elija el grado en la persiana Grado y presione el botn Imprimir. Revise la informacin y si es preciso, imprima o exporte el reporte.
3.14 REPROBACIN ACADMICA

Existen dos clases de informes relacionados con la reprobacin de estudiantes: uno para mostrar los estudiantes que han reprobado asignaturas en los perodos del ao escolar y otro para aquellos que han reprobado reas y/o asignaturas a lo largo de su trayectoria como estudiantes en la institucin. En el informe de reprobacin estudiantil por perodos se presenta un listado de los estudiantes que han reprobado una o varias asignaturas, junto con stas y su respectiva valoracin, por grados, grupos, o secciones [primaria o secundaria].
1.
1. 2. 3. 4.
Reprobacin acadmica peridica.

Entre al men Informes, elija Reprobacin acadmica y luego Peridica Active la opcin Grado en el recuadro Informe de... Seleccione el perodo y el grado en las persianas del recuadro Mostrar informacin de... y pulse Imprimir... Revise la informacin y si lo prefiere imprima o exporte el informe y luego presione Cerrar.
63
2.
Reprobacin acadmica histrica.
En el informe de reprobacin estudiantil histrica se presenta un listado de los estudiantes que han reprobado una o varias asignaturas a travs de toda su trayectoria como estudiantes de la institucin, junto con stas y su respectiva valoracin, el ao en que fue cursada y el docente responsable de la asignatura. 1. 2. 3. Entre al men Informes, elija Reprobacin acadmica y luego Histrica Seleccione la sede, la jornada, el grado y el grupo en las persianas del recuadro Estudiantes y pulse Imprimir... Revise la informacin y si lo prefiere imprima o exporte el informe y luego presione Cerrar.
3.
Estadsticas sobre reprobacin acadmica
La estadstica sobre reprobacin acadmica, muestra en un grfico las asignaturas reprobadas y el nmero de estudiantes que han reprobado cada una de ellas. En la parte inferior del grfico se muestra en una tabla, el listado de asignaturas y el nmero de estudiantes que las han reprobado en el perodo, grado y grupo seleccionado. 1. 2. 3. 4. Abra el men Estadsticas y elija Reprobacin acadmica. Elija el perodo, el grado y el grupo en las persianas de la interfaz Reprobacin acadmica Elija el tipo de grfico y haga clic en el botn Imprimir... Revise la informacin y si es necesario, imprima o exporte el informe.
3.15 POBLACION ESTUDIANTIL

Es un informe estadstico que muestra en grfico, la poblacin estudiantil clasificada por edad y por gnero en cada uno de los diferentes grupos ofrecidos, junto con el porcentaje que representan.
1.
1.
Poblacin estudiantil por edad.

Abra el men Estadsticas, elija Poblacin estudiantil y haga clic sobre Por edad...
64
2. 3. 4. 5. 6.
Elija la(s) seccin(es) que desee incluir en el informe. Elija el gnero de los estudiantes [puede incluir los dos]. Elija el grado en la persiana Grado. Elija el tipo de grfico [unidimensional, bidimensional o tridimensional]. Revise la informacin, imprima o exporte el informe segn requerimientos.
2.
1. 2. 3. 4.
Poblacin estudiantil por gnero.

Abra el men Estadsticas, elija Poblacin estudiantil y haga clic sobre Por sexo... Elija la(s) seccin(es) que desee incluir en el informe. Elija el tipo de grfico [unidimensional, bidimensional o tridimensional]. Revise la informacin, imprima o exporte el informe segn requerimientos.
3.16 SITUACIN ACADMICA ESTUDIANTIL

La situacin acadmica del estudiante se presenta en un informe estadstico que muestra en un diagrama de barras el nmero de reas o asignaturas de acuerdo a la valoracin obtenida. En la parte inferior del informe, se encuentra una tabla con las asignaturas cursadas por el estudiante y la valoracin obtenida en el perodo seleccionado. 1. 2. Abra el men Estadsticas y elija Situacin acadmica. Introduzca el cdigo del estudiante en la caja de texto Cdigo del recuadro Informacin estudiantil o en su defecto, utilice el botn Buscar para cargar los datos del estudiante. Elija el perodo en la persiana Perodo del recuadro Informacin estudiantil Elija el tipo de grfico en el recuadro Tipo de grfico. Revise la informacin, imprima o exporte el informe segn sus requerimientos.
3. 4. 5.
65
3.17 LIBRO DE MATRCULAS

El libro de matrculas es uno de los libros reglamentarios que debe llevar la institucin. Est compuesto por las fichas de todos los estudiantes que se han matriculado a la entidad educativa a travs del tiempo. 1. 2. Abra el men Informes y haga clic en Fichas estudiantiles Revise la informacin, imprima o exporte el informe segn sus requerimientos.
3.18 LIBRO DE EVALUACIONES

El libro de evaluaciones es uno de los libros reglamentarios exigidos por la Secretara de Educacin. Se elabora al finalizar el ao escolar y en l se registran las valoraciones obtenidas por los estudiantes en el informe final. Con base en la informacin consignada en este libro se realizan los certificados de estudios. 1. 2. Abra el men Registros y haga clic en Libro de evaluaciones... Elija el ao lectivo, el grado y grupo de estudiantes que desea consultar en las persiana Ao lectivo, Grado y Grupo del recuadro Informacin del ao lectivo y grupo. Elija el rea en la persiana Nombre del rea. Consulte la informacin y pulse Cerrar.
3. 4.
3.19 INDICADORES HISTRICOS

Es un informe estadstico que muestra el nmero y el porcentaje de estudiantes aprobados, reprobados y no evaluados en los grados y/o grupos ofrecidos por la institucin en aos atrs. 1. Abra el men Estadsticas, haga clic en Indicadores histricos y luego en Aprobacin y reprobacin.
66
2. 3.
Elija el ao lectivo y el grado en las persianas Ao lectivo y Grado. Revise la informacin, imprima o exporte el informe segn sus requerimientos.
3.20 EVALUACIN ANUAL HISTRICA

Para facilitar la sistematizacin total de los registros de evaluacin acadmica de la institucin, se han incorporado funciones que permiten agregar aos lectivos y grupos de estudio; reas y asignaturas; asignacin acadmica en cada ao lectivo; la escala de evaluacin utilizada en cada uno de los aos lectivos; conformacin de grupos de estudiantes para aquellos aos lectivos anteriores a la entrada en funcionamiento de Acadmico (el software que antecedi a Evala). Para aquellos casos, donde se haban registrado evaluaciones anteriores al ao lectivo 2009-2010, es necesario que el usuario actualice las opciones del men Histrico antes de generar los certificados de evaluacin estudiantil. En especial se deben especificar los aos lectivos para los cuales se tienen registros histricos y los grupos de estudio que hayan existido. Para esto proceda as:
1.
1. 2. 3. 4.
Agregar aos lectivos, grados y grupos de estudio.

Abra el men Histrico y haga clic en Evaluacin anual histrica. Abra el men Histrico y haga clic en Grados y grupos y luego en Nuevo. Introduzca el ao lectivo y haga clic en Actualizar. Seleccione la sede y la jornada; introduzca el nmero de grupos frente a cada grado, active la casilla de verificacin y haga clic en Aceptar.
2.
1.
Modificar el Plan de estudios de aos anteriores.

Abra el men Histrico y haga clic en reas y asignaturas.
67
2. 3.
Seleccione el rea, introduzca la Intensidad horaria, active la casilla de verificacin Estado de cada asignatura y haga clic en Aceptar. Repita el paso 2 hasta completar el plan de estudios y luego haga clic en Aceptar.
3.
1. 2. 3. 4.
Modificar la Asignacin acadmica de aos anteriores.

Abra el men Histrico y haga clic en Asignacin acadmica. Seleccione en su orden: la Sede, la Jornada, el Grado, el Grupo y el Docente en las persianas respectivas de la interfaz. Seleccione las materias que se van a asignar al docente y haga clic en el icono asignar: Repita los pasos 2 y 3 hasta completar la asignacin acadmica y luego haga clic en Aceptar.
4.
1. 2. 3.
Modificar la Escala de evaluacin para aos anteriores.

Abra el men Histrico y haga clic en Escala de evaluacin. Introduzca la cantidad de Niveles de desempeo y elija el Tipo de evaluacin: Valorativa y/o Numrica. Introduzca los niveles de desempeo en orden descendente como se muestra en la grfica y haga clic en Aceptar. Nota: recuerde que para el periodo comprendido entre los aos 2002 a 2009 la escala de evaluacin contempla nicamente el aspecto valorativo como se aprecia en la grfica.
5.
Registrar evaluaciones de aos anteriores.

Bsicamente este proceso est diseado para las instituciones educativas que adquieran el software por primera vez; puesto que quienes adquirieron el software Acadmico, disponen de las evaluaciones en la base de datos. El proceso se lleva a cabo as:
68
1. 2. 3. 4.
Actualice los comandos del men Histrico, luego haga clic en Histrico y en Evaluacin anual histrica. Seleccione: el Ao, la Sede, la Jornada, el Grado, el Grupo, el Periodo y el rea respectivamente. Introduzca la valoracin obtenida por el estudiante y haga clic en el icono Guardar evaluacin. Repita el los pasos 2 y 3 hasta ingresar todas las valoraciones de los estudiantes para el respectivo ao y luego cierre la interfaz. Realice el proceso anterior para registrar las valoraciones obtenidas por los estudiantes en las actividades de nivelacin.
Nota
3.21 CLAUSURAR AO LECTIVO

La clausura del ao lectivo se realiza despus de registrar las evaluaciones del informe final. Este proceso slo podr llevarlo a cabo un usuario de tipo Administrador que est registrado en el sistema. El proceso consiste en: Transferir las evaluaciones finales al libro de evaluaciones. Realizar una copia de seguridad de la base de datos. Borrar la informacin de matrcula y cambiar la situacin de los estudiantes al estado de retirados para permitir matricularlos en el siguiente ao lectivo. Eliminar la asignacin acadmica.
Para clausurar el ao lectivo proceda as: 1. 2. 3. 4. 5. Registre las evaluaciones del Informe final. Cierre la sesin e ingrese al sistema con una cuenta de tipo ADMINISTRADOR. Abra el men Archivo y elija la opcin Clausurar ao lectivo Haga clic en Aceptar. Haga clic en SI para crear una copia de seguridad de la base de datos. Asigne un nombre al archivo, elija el destino y pulse Aceptar. Introduzca la fecha de clausura en la interfaz Fecha de clausura y presione Aceptar. Seleccione los estudiantes que aprobaron el grado 11 en la interfaz que se activa y haga clic en Aceptar.
6. 7.
69
Nota
Recuerde que antes de clausurar el ao escolar, debe registrar las evaluaciones del informe final, ya que de lo contrario, el sistema no transfiere ninguna evaluacin pero si realiza las dems actividades; es decir, elimina las evaluaciones peridicas, los datos de matrcula, la asignacin acadmica y cambia la situacin de los estudiantes al estado de retirados. Recuerde tambin que todo esto se realizar si usted elige la opcin ACEPTAR de la interfaz Clausurar ao lectivo.
70

Manual

Transféré par

Informations du document

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Manual

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

HECTOR ROSERO

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

3.11 3.12 3.13

3.16 3.17 3.18 3.19 3.20 3.20

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

Windows XP o superior MySQL 5.5.0 Mono Framework 2.6

1 GHz o superior 1 GB o superior

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

Haga clic en Siguiente para continuar o en Cancelar para salir de la instalacin.

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

CONFIGURAR LA CONEXIN DE DATOS

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

Conexin a un archivo de base de datos

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

Iniciar Evala por primera vez.

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

Datos relacionados con el aspecto legal.

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

Introduzca el ao lectivo, el nmero de niveles de desempeo y la escala de valoracin.

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

Iniciar Evala por segunda vez.

Haga clic en Aceptar y estar listo para continuar trabajando.

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

Barra de Ttulo Barra de Mens Barra de Herramientas

Contiene el nombre del programa y los botones Minimizar, Maximizar y Cerrar.

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

Men principal Men archivo

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

Cerrar sesin Configuracin

Preferencias Guardar evaluacin Clausurar ao lectivo Salir

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

Barra de iconos Barra de estado

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

El men Informes permite reportes que genera.

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

Consolidado de evaluaciones Copia de seguridad Exportar evaluacin a Excel

7.10 Men ayuda

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

El manejo de usuarios se encuentra detallado en el Captulo 3.1

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

OPERACIN DEL SISTEMA

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

Registrar estudiantes en Evala.

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

Consultar estudiantes en Evala.

Modificar datos del estudiante.

Modifique la informacin requerida, haga clic en luego en

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

Matricular estudiantes en forma individual.

vala | Gestin de evaluaciones acadmicas

Matricular estudiantes en forma grupal.