MICROSOFT ACCESS El programa Microsoft Access es el sistema gestor de bases de datos ms popular, sobre todo, por estar incluido

dentro del paquete informtico Office. Cuando hablamos de Base de Datos (BD) nos referimos a uno o varios ficheros en los que se almacena informacin. Esta informacin estar almacenada en tablas relacionadas entre s. Podremos acceder a la informacin mediante formularios, realizar consultas o imprimir informes. Podemos encontrarnos con bases de datos muy sencillas, por ejemplo, una agenda telefnica. Pero habitualmente se trabaja con bases de datos mucho mayores y complicadas como, por ejemplo, aquellas que almacenan toda la informacin de una empresa: trabajadores, clientes, facturacin, pedidos,... Iniciamos el programa y esta es la primera ventana que observamos:

Pantalla de inicio Access 2010 Desde esta ventana tenemos varias opciones: Crear una BD desde una plantilla, bien sea local o en lnea. Crear una BD en blanco. Abrir una BD existente.

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Nosotros partiremos desde una base de datos en blanco. Al pulsar esta opcin debemos elegir el nombre de la base de datos (nombre del archivo) y su ubicacin. A diferencia de otros programas Access crea al archivo antes de empezar a trabajar con la base de datos. Crear tablas en Access 2010 Cuando queremos iniciar una base de datos en blanco debemos crear la tabla o tablas donde se almacenar la informacin. Por eso, por defecto, Access nos crea una tabla vaca (tabla1) y espera que aadamos los campos (las columnas) que definirn nuestra tabla. Para crear una tabla en Access debemos definir los campos que la forman (las columnas). Tenemos varias maneras de crear tablas. El mtodo que aparece por defecto al iniciar la base de datos es el que se observa en la imagen:

Esta tabla ya dispone de un campo llamado Id de tipo autonumrico (ms adelante hablaremos de este campo). Podemos agregar tantos campos como deseemos indicando su nombre. Mediante este mtodo no podemos definir el tipo de dato de los campos (se define automticamente al introducir la informacin) ni determinar sus propiedades.

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Despus podemos aadir los registros (las filas) con los datos que seamos almacenar. Al guardar la tabla esta queda almacenada en el panel de exploracin en la parte izquierda de la ventana. Podemos acceder a la tabla en cualquier momento pulsando doble clic sobre su nombre.

Si deseamos agregar ms tablas accedemos al grupo de opciones Tablas de la ficha Crear,

Existen distintas formas de crear tablas: Tabla: Se trata del mtodo explicado anteriormente, es decir, el que aparece por defecto al iniciar el programa. Diseo de tabla. Explicaremos en otra entrada este mtodo con detenimiento.

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Diseo de tablas en Access 2010 El mtodo recomendado para crear nuevas tablas en Access es el Diseo de tabla. Accedemos a l desde el grupo de opciones Tablas de la ficha Crear.

Al pulsar sobre esta opcin nos aparece la siguiente ventana:

Desde aqu podremos crear la nueva tabla indicando:

Nombres de campo: Identifica y define a cada campo. Tipo de datos de cada campo. Descripcin de los campos: Comentario que podemos aadir para describir el campo, indicar su finalidad, especificar la informacin que contendr,... o cualquier otra aclaracin que deseemos dejar reflejada.

Propiedades de los campos.

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TIPO DE DATOS: Definimos qu tipo de informacin se va a aadir en el campo. Tenemos 10 tipos de datos disponibles:

1. Texto: Texto o combinaciones de texto y nmeros, as como nmeros que no requieran clculos (ejemplo: nmeros de telfono). El tamao de este tipo de datos es de hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad Tamao del campo. 2. Memo: Tambin llamado Texto Largo extenso de hasta 64.000 caracteres. 3. Nmero: Datos numricos utilizados en clculos matemticos. 4. Fecha/Hora. 5. Moneda: Valores numricos de moneda utilizados en clculos matemticos. 6. Autonumrico: Nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico. No se puede actualizar. 7. S/No: Campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso,...) 8. Objeto OLE: Objeto (imagen, documentos, hojas de clculo,...) vinculado o incrustado en el campo. 9. Hipervnculo: Texto utilizado como direccin de hipervnculo. til para almacenar direcciones web o correos electrnicos. 10. Datos adjuntos: Para adjuntar imgenes, archivos de hoja de clculo, documentos, y otros tipos de archivos admitidos. 11. Asistente para bsquedas: Al elegir esta opcin aparece un asistente para bsquedas que nos permite crear un campo de bsqueda, campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores.

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PROPIEDADES DE CAMPO:

A cada uno de los campos aadidos a la tabla le podemos definir una serie de propiedades mediante la ficha situada en la parte inferior. Hay muchas propiedades y estas dependen del tipo de dato elegido para el campo. A continuacin vamos a describir las propiedades ms relevantes:

Tamao del campo: en campos de tipo texto es el mximo nmero de caracteres que se pueden introducir. En datos de tipo nmero definimos si el nmero es entero o decimal. Formato: diseo de presentacin, es decir, cmo se va a visualizar. til en tipo de datos moneda, fecha/hora y nmero. Mscara de entrada: un mdelo para los datos introducidos. Ejemplo: DNI 0000000X Ttulo: etiqueta para el campo cuando se visualiza en formularios o informes. Valor predeterminado: valor por defecto. Regla de Validacin: una condicin que limita los valores que pueden introducirse. Texto de Validacin: mensaje de error que aparecer si no se cumple la regla de validacin. Requerido: hacer obligatoria la entrada del dato. Indexado: para acelerar bsquedas y ordenacin. Adems podemos prohibir la existencia de duplicados en el campo. Lugares decimales: nmero de dgitos a la derecha de la coma decimal en los datos de tipo nmero o moneda.

Para crear una tabla es necesario definir los campos con su nombre y tipo de datos. Las propiedades comentadas en este apartado son opcionales. Sin embargo tambin es necesario definir uno o ms campos como clave principal.

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CLAVE PRINCIPAL: Los campos clave principal son aquellos que me permiten identificar a los elementos o registros de una tabla. Es un campo nico para cada registro. Por ejemplo, si la tabla es un listado de coches podramos definir la matrcula como clave principal, ya que la matrcula identifica a los automviles y es un dato nico para cada uno. Para definir un campo como clave principal en la vista diseo nos colocamos sobre el campo y accedemos a la opcin Clave principal en la ficha Diseo.

Aparecer una llave a la izquierda del campo seleccionado para indicarnos que se trata de la clave principal.

Siguiendo estos pasos podemos crear una tabla mediante el mtodo diseo de tabla. Podemos guardarla y se almacenar en el panel de exploracin situado a la izquierda de la ventana. En cualquier momento podemos acceder a nuestras tablas desde este panel pulsando doble clic sobre ellas. En este caso accederemos a la vista hoja de datos que nos permite visualizar los datos, modificarlos o aadir nuevos registros. Podemos cambiar la vista a diseo de tabla desde la opcin Ver de la ficha hoja de datos.

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De esta manera tan sencilla es posible cambiar entre estas dos vistas para modificar el diseo de la tabla en la Vista diseo o trabajar con los datos almacenados en la tabla desde Vista hoja de datos. Una vez que hemos creado las tablas que necesitamos en nuestra base de datos debemos relacionar estas tablas. Pero de esto hablaremos en la entrada Relaciones entre las tablas. RELACIONES ENTRE LAS TABLAS EN ACCESS 2010 Para que la base de datos funcione correctamente no basta con crear las distintas tablas que van a contener la informacin que deseamos almacenar en la misma. Estas tablas deberan estar relacionadas. De hecho toda la informacin que incluiremos en la base de datos, seguramente tendr algn tipo de relacin. Sin embargo, este punto es el que puede considerarse ms complicado dentro del diseo de bases de datos. Exige un amplio y profundo estudio para que las relaciones establecidas sean las ms eficaces. En muchos libros de texto y tutoriales se pasa por alto este punto o se trata mnimamente, pero en este curso deseamos darle la atencin que merece. Plantearemos en primer lugar las distintas relaciones lgicas que se pueden encontrar y, posteriormente, veremos cmo implementar estas relaciones mediante las herramientas que nos ofrece el programa Access. Tipos de relaciones: Uno a uno: relacin en la que UN registro de una tabla est relacionado con UN nico registro de otra tabla. Ejemplo:

En este ejemplo un registro de la tabla Estudiantes se relaciona con un nico registro de la tabla Padres.

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Uno a varios: relacin entre dos tablas en la que UN registro de una de ellas est relacionado con VARIOS registros de la otra. Ejemplo:

En este ejemplo un registro de la tabla Clientes se relaciona con varios registros de la tabla Pedidos. Varios a varios: relacin en la que UN registro de una tabla est relacionado con VARIOS registros de la otra y viceversa (sera como la relacin anterior, pero leda en los dos sentidos) Ejemplo:

En este ejemplo cada registro de la tabla Productos se relaciona con varios registros de la tabla Pedidos y, adems, cada registro de la tabla Pedidos se relaciona con varios registros de la tabla Productos. Relaciones en Access Despus de comentar tericamente los tipos de relaciones existentes veamos cmo las implementaramos en Access. Para ello accedemos a la opcin Relaciones de la ficha Herramientas de base de datos. Aadiremos en la ventana que aparecen las tablas que

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deseamos relacionar. Podemos arrastrar las tablas desde el panel de exploracin o usar el botn Mostrar tabla de la ficha Diseo.

Uno a uno: este tipo de relacin se realizar uniendo dos campos, uno de cada tabla, que contendrn el mismo tipo de informacin. Sern dos campos que tendrn el mismo tipo de datos y las mismas caractersticas (el nombre puede ser distinto). Adems estos campos deben ser nicos en su tabla, es decir, no pueden haber varios registros con el mismo dato en este campo. Podemos utilizar, por tanto, las claves principales si estas contienen el mismo tipo de informacin en las dos tablas.

Para realizar la unin fsica pulsamos con el ratn sobre uno de los campos y lo arrastramos hasta el otro. Al soltar el ratn nos aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Mediante este cuadro de dilogo podemos crear las relaciones. En este caso, al haber seleccionado dos campos que son nicos en su tabla, el tipo de relacin ser Uno a uno (como indica en la parte inferior del cuadro de dilogo). Podemos exigir integridad referencial a la relacin. Esto garantiza que cualquier registro siempre se va a relacionar con otros registros existentes y vlidos. Si pulsamos esta opcin adems podremos Actualizar en cascada los campos relacionados y eliminar en cascada los registros relacionados. De esta manera si se modifican los datos en una tabla se modificarn tambin en la tabla con la que est relacionada. Cuando pulsamos sobre el botn crear nos aparecen las tablas relacionadas.

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Uno a varios: este tipo de relacin se realizar uniendo dos campos, uno de cada tabla, que contendrn el mismo tipo de informacin. Sern dos campos que tendrn el mismo tipo de datos y las mismas caractersticas (el nombre puede ser distinto). Adems UNO de estos campo debe ser nico en su tabla, es decir, no pueden haber varios registros con el mismo dato en este campo. Normalmente se utiliza la clave principal.

Usamos el mismo mtodo comentado anteriormente para unir fsicamente estos dos campos. Observaremos que, en esta ocasin, en el cuadro de dilogo Modificar relaciones aparece el tipo de relacin Uno a varios

Varios a varios: este tipo de relacin no puede ser implementada directamente en la base de datos. Por eso, para que entre dos tablas exista una relacin varios a varios, crearemos una tabla intermedia que nos permita crear dos relaciones uno a varios. Esta tabla intermedia debe tener, al menos, dos campos que contendrn el mismo tipo de informacin que las claves principales de las tablas que queremos relacionar, tendrn el mismo tipo de datos y las mismas caractersticas. Adems estos dos campos sern claves principales de la nueva tabla creada.

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Como podemos ver en el ejemplo, esta tabla intermedia, creada a propsito para que exista esta relacin varios a varios, contiene dos claves principales que son una "copia" de las claves principales de las tablas que queremos relacionar. Adems puede contener otros campos si lo vemos necesario. De esta manera, podremos crear dos relaciones uno a varios entre esta tabla intermedia y las dos tablas que desebamos relacionar originalmente. En definitiva, por tanto, tenemos una relacin varios a varios entre las dos tablas iniciales. Cmo utilizar las relaciones? La verdad es que todo esto puede parecer un poco lioso pero, es cuestin de prctica llegar a controlarlo. Ante un problema real, disearemos las tablas que creamos necesarias para almacenar toda la informacin. Posteriormente estudiaremos las relaciones que deseamos que existan entre las tablas. Y, dependiendo del caso, aplicaremos uno de los tipos de relaciones explicados aqu. Llegados a este punto es ms que recomendable el practicar lo estudiado mediante algunos ejercicios. Se han planteado cuatro distintos ejercicios a fin de que quede claro cmo disear las tablas de una base de datos y cmo relacionarlas.

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