CASO ESTUDIO LA COMPAA VIACHA La compaa Viacha es una fbrica de cemento.

Est ubicada en la localidad de Viacha, departamento de La Paz Bolivia a 33 km de la ciudad de la Paz. Esta empresa contaba en 1980 con un capital de 50 millones de dlares. Tiene un movimiento de 8,000 items aproximadamente en sus almacenes, para el mantenimiento en general de sus diferentes maquinarias de planta, funcionamiento de produccin y para todo servicio de las dependencias que forman esta compaa. El almacn de productos terminados est en un rea totalmente separada de los almacenes mencionados en el prrafo anterior, el mismo que se encuentra a cargo del departamento de Ventas. El tipo de almacenes que tiene esta empresa es de cobertura cubierta y estn situados en diferentes lugares y distantes del almacn central. Se tiene hasta 5 almacenes: A. B. C. D. E. Almacn central. Donde se encuentran los repuestos elctricos y mecnicos Almacn de carburantes. (anexo) Almacn de lubricantes (anexo) y materiales refractarios Almacn : polvorn de explosivos (anexo) Almacn de envases vacos para productos terminados.

El encargado y responsable directo de todos estos almacenes, es el Jefe de Almacn, Sr. Jos Montalvo, quien es un eficiente empleado, conocedor de la tcnica propia de sus funciones y tiene a su cargo tan solo cuatro personas entre las cuales estn dos de ellas en edad avanzada (prximos a jubilarse). Todo este personal incluyendo el Jefe de Almacn, tiene experiencia en el manejo de materiales, ms no tiene la debida capacitacin para un mayor control en la recepcin, el despacho y almacenamiento y as se pueda lograr un mejor funcionamiento. Esta empresa mueve artculos y materiales de importacin: en un 55% importacin directa, 40% productos importados pero comprados en plaza y un 5% netamente nacional. En esta empresa funciona un sindicato nico de trabajadores (obreros y empleados), existiendo entre ambas partes pactos colectivos uno de los cuales contempla respetar las promociones de ascensos entre el personal ms antiguo. Asimismo la empresa ha manifestado y demostrado que solamente contratar personal nuevo con condiciones de sueldos y salarios mnimos. En el rea donde est situada la empresa Viacha, no existen centros de Capacitacin adecuada sobre Organizacin y Administracin de almacenes.

Los pocos centros de capacitacin se encuentran en La Paz (a 33 Km). El personal trabaja diariamente hasta las 6:00 pm en invierno y verano. Al efectuar los inventarios y las respectivas conciliaciones se encuentran muchas diferencias de ms en unas y de menos en otras. Usted ha sido recientemente nombrado como Gerente Logstico de la fbrica de cemento Viacha y la gravedad de la situacin que se le ha hecho conocer hace que le de primera prioridad en la solucin de este problema. Cul sera la solucin que Ud. Planteara a la Gerencia General ? Justifique su recomendacin. UN EJEMPLO DE PLANTEAMIENTO DE SOLUCION AL CASO VIACHA Con fines metodolgicos (esto es que en la vida real existen muchas soluciones que pudieran ser mejores), se plantea un modelo de solucin al caso, para lo cual se tiene que recopilar mayor informacin, ordenarla, correlacionarla con el problema para tener mayores elementos de juicio y capacidad para plantear otras alternativas de solucin. Anlisis de informacin disponible: a. El almacn de productos terminados est totalmente separado de los otros almacenes y ste se encuentra bajo la jurisdiccin del departamento de Ventas, lo cual no parece aconsejable. b. La independencia de los cuatro almacenes, respecto al almacn central, es conveniente, teniendo en consideracin la naturaleza y finalidad de cada uno de ellos. c. El personal de almacenes, incluyendo el Jefe tiene experiencia en el manejo de materiales, pero no est capacitado para la recepcin, almacenamiento y distribucin de los artculos. d. Los almacenes manejan gran cantidad de artculos y materiales importados lo que hace suponer que el movimiento que existe, debe ser muy cuidadoso por ser la mayora de ellos regulados. e. El personal en invierno y verano trabaja hasta las 6:00 pm. Siendo slo 4 personas (ms el jefe) las nicas disponibles. Se supone que dicha fbrica tiene grandes problemas en el establecimiento de turnos de personal para el trabajo continuo de los almacenes de la fbrica. f. El resultado de los inventarios y conciliaciones que se hacen parece que no son motivo de acciones que conlleven a solucionar esas deficiencias. g. Se nota cierta despreocupacin por los directivos y ejecutivos de la empresa por dar una adecuada capacitacin del personal que labora en los almacenes. h. No se cumple normalmente el ciclo de almacenamiento, porque su manejo es inadecuado y su personal insuficiente. i. La empresa es de gran envergadura, con un fuerte movimiento de tems y con capital en dlares.

j.

El Pacto colectivo del Sindicato nico de trabajadores, parece estar mal estructurado porque no estimula al personal ms capacitado, sino al ms antiguo.

COMENTARIO: Al recopilar mayor informacin obtenida se puede llegar a ubicar mejor el problema central: Deficiencias, tanto en la organizacin, como en el personal para manejar almacenes. Para llegar a enunciar el problema central, se ha tenido que partir de una lista previa de posibles problemas centrales incluyendo todas aquellas ideas que se crea puedan constituir el verdadero problema. Despus de analizar cada uno de los planteamientos se van eliminando los no relevantes o los que se crea que no es un problema que corresponda a nuestra capacidad de decisin, es decir que puede corresponder a niveles decisorios ms elevados. Otras veces pudiramos tomar como problema central, algn aspecto que frente a su realizacin, no tiene ninguna implicancia, ya que no llega a solucionar el problema central. A partir del anlisis realizado se puede elaborar una lista de posibles soluciones o alternativas: A. B. C. D. E. Contratar nuevo personal idneo para que se desempee en los almacenes. Capacitar y tecnificar adecuadamente al personal, envindolos a realizar cursos ad-hoc. Reubicar personal de la empresa, para que labore en los almacenes. Responsabilizar a un solo auxiliar, en cada uno de los almacenes. Contratar un especialista para que instruya y capacite e la fbrica al personal de almacenes.

Se supone que esta lista es el resultado de revisar muchas otras soluciones o posibles alternativas algunas muy simples o complejas, pero se han seleccionado stas por tratarse de las ms aplicables. Es posible que ninguna de ellas, tomndola en forma aislada, llegue a solucionar definitivamente el problema (caso) , pero podra complementarse dos o ms de ellas para dar la mejor solucin. Anlisis de cada alternativa. Alternativa A. Contratar nuevo personal idneo para que se desempee en los almacenes Ventajas: Ventajas Puntaje Desventajas Puntaje Da solucin casi inmediata del 3 Requiere de un periodo de 2 problema adaptacin Permitir mejor organizacin de los 4 Generar mayores gastos 3 almacenes Soluciona el problema de relevo por 5 Crear descontento entre los 3 turnos trabajadores Podra generar problemas laborales 3 con el Sindicato

Total Evaluacin + 12 14 = -2

+ 12

Crear problemas administrativos producto del cambio Total

3 -14

Alternativa B. Capacitar y tecnificar adecuadamente al personal envindolos a realizar cursos adhoc. Ventajas: Ventajas Puntaje Desventajas Puntaje Soluciona el problema parcialmente 3 Habra problemas en el 3 a corto plazo desplazamiento y asistencia del personal al centro de trabajo Crea ambiente favorable entre los 3 Genera mayores gastos a la 2 trabajadores empresa Creara mayor desatencin y 4 problemas en los almacenes Subsistira el problema de falta de 3 personal Se capacitara innecesariamente a 2 2 por jubilarse +6 -14 Evaluacin + 6 14 = -8

Alternativa C. Reubicar personal de la empresa para que labore en los almacenes. Ventajas: Ventajas Puntaje Desventajas Soluciona parcialmente el 3 Creara problemas administrativos problema a la empresa Representa cierta economa para la 2 Dejara vacos en otras empresa dependencias Permitir hacer ciertos reajustes en 2 Habra que instruir al nuevo la organizacin personal Crear descontento en parte del personal 7 Evaluacin + 7 14 = -8

Puntaje 2 4 3 2 -11

Alternativa D. Responsabilizar a un solo auxiliar en cada uno de los almacenes. Ventajas: Ventajas Puntaje Desventajas Soluciona parcialmente el problema 3 Har muy rgido el funcionamiento de los almacenes Se tendr mejor control y 4 Crear cierto descontento y

Puntaje 3 2

responsabilidad definidas.

resentimiento del personal No podr funcionar en ms de un turno El personal no est preparado para realizar todas las operaciones del ciclo de almacenaje. A corto plazo habra problemas mayores por los jubiados +7

4 3

4 -16

Evaluacin +7 16 = -9

Alternativa E. Contratar un especialista para que instruya y capacite en la fbrica, a personal para almacenes. Ventajas Puntaje Desventajas Puntaje Soluciona el problema a corto plazo 4 Representa mayores gastos para la 5 empresa Se instruira un mayor nmero de 4 Mayor cantidad de personal 3 personas distraera horas de trabajo para recibir instruccin. La instruccin se hara 2 eminentemente prctica. Creara ambiente favorable entre 3 trabajadores 13 -8 Evaluacin +13 8 = + 5

Comentario: la evaluacin se ha tomado en una escala de 1 a 5, pero son valores subjetivos. Recomendacin: La recomendacin o decisin por adoptar, con la cual se resolvera el problema del presente caso, consiste en aplicar una combinacin de las alternativas D y E, y que podra expresarse as : Asignar de inmediato a un auxiliar para que se responsabilice de cada uno de los almacenes, hasta que concluya la instruccin que la empresa va a coordinar mediante la contratacin de un profesor especialista para capacitar personal.