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Comprendre et tenir la comptabilit de votre association

Par Grard LEJEUNE et lquipe rdactionnelle de La Navette

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Sommaire

Groupe Territorial Collection Les Guides pratiques dAssociations mode demploi BP 215 - 38506 Voiron Cedex Tl.: 04 76 65 87 17 - Fax: 04 76 05 01 63 www.ame1901.fr
Groupe Territorial GPA 5 Prix : 19 e ISBN : 978-2-35295-638-9 ISBN version numrique: 978-2-35295-639-6 Imprim par Deux-Ponts, Bresson (38) Octobre 2008 Dpt lgal parution

Sommaire
Introduction. ............................................................................................. p. 9

1. Pourquoi et pour qui faire des comptes?


I Les obligations lgales............................................................ p. 15 II Les obligations statutaires.............................................. p. 20 III Les obligations pratiques................................................. p. 21 IV Les destinatairesde la comptabilit associative....................................................................................... p. 23
A - Lorgane dirigeant (le prsident et/ou le trsorier)..... p. 23 B - Lorgane dlibrant (conseil dadministration, assemble). .................................................................................... p. 23 C - Les contributeurs.......................................................................... p. 24

2. Comment a marche, la compta?


I La mthode comptable............................................................ p. 31
A - Les comptes et le plan comptable.......................................... p. 31 B - Les notions de crdit et de dbit............................................ p. 32 C - Le bilan................................................................................................. p. 33 D - Le compte de rsultat................................................................. p. 34
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II Enregistrement des oprations et tablissement du bilan................................................................................................ p. 37


A - tape de la constitution. ............................................................ p. 37 B - tape de la signature du bail pour les locaux de lassociation.............................................. p. 38 C - tape de lachat de matriel de bureau et informatique.............................................................................. p. 39

IV Un logiciel de comptabilit?......................................... p. 60 V Une comptabilit simplifie pour les petites associations........................................... p. 63 VI Quelques prcautions lmentaires....................... p. 65

III La naissance du rsultat.................................................. p. 42


A - Oprations de prestations lies au stage......................... p. 42 B - Rception de la premire facture EDF. .............................. p. 43 C - Le rglement des factures. ....................................................... p. 44 D - Un exemple de rgularisation annuelle: lamortissement. ........................................................................... p. 45

4. Les spcificitsdu plan comptable applicablesaux associations


I Les fonds associatifsne sont pas du capital........ p. 71
A - Fonds associatifs............................................................................ p. 71 B - Fonds ddis. .................................................................................... p. 73 C - Dons et legs raliser.................................................................. p. 75

IV Limportance des documents de gestion............ p. 48


A - La trsorerie et sa gestion........................................................ p. 48 B - Le plan de trsorerie. .................................................................. p. 50 C - Le budget............................................................................................. p. 52

II Contributions volontaires. ................................................ p. 76


A - Les modalits. .................................................................................. p. 76 B - Comment chiffrer le travail bnvole?.............................. p. 77 C - Une comptabilit plus proche de la ralit. ..................... p. 77

3. Lorganisation concrte de votre comptabilit dassociation


I qui confier les diffrentes tches?......................... p. 55 II Classer et numroter. ............................................................. p. 56 III Dfinir des catgories comptables adaptes vos activits........................................................................... p. 58
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Lexique Annexes
Extrait du plan comptable des associations.............. p. 97 Exemples dapplication. ............................................................. p. 107

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Exemple de prsentation de bilan dvelopp Exemple de prsentation de compte de rsultat dvelopp Exemple de bilan simplifi Exemple de compte de rsultat simplifi Exemple de tenu de comptabilit dans une petite structure associative Exemple de rapprochement bancaire

Introduction
La comptabilit, cest un mtier! Pour nombre de bnvoles prposs la tenue des comptes de leur association, matriser les rgles lmentaires denregistrement des critures dans les livres comptables reste un casse-tte. Cet ouvrage a pour objectif de: - rappeler un certain nombre de rgles de base quant lintrt dune bonne comptabilit pour toutes les associations, y compris pour les petites associations; - fournir quelques exemples simplifis permettant de comprendre, pour un trsorier dassociation qui na pas de connaissances comptables, le fonctionnement de la comptabilit et ses mcanismes de base; - et enfin vous donner lessentiel des informations sur les dispositions issues de lavis du Comit de la rglementation comptable du 8avril 1999 publi au Journal officiel du 4mai 1999 et qui concerne ladaptation du plan comptable gnral aux associations.

Mode demploi des fichiers fournis en annexe au guide pratiqueComprendre et tenir la comptabilit de votre association.................................................................... p. 117 Le compte rendu financier de lemploi de subvention....................................................................................... p. 119

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1. Pourquoi et pour qui faire des comptes?

Toute association a besoin, pour valuer sa situation financire, dun systme dinformation. La comptabilit est une technique labore pour lenregistrement mthodique et ordonn des faits qui, chaque jour, font la vie de votre association. Sur la base de conventions dfinies, la comptabilit donne la situation de votre association un moment donn. Grce une bonne comptabilit, les responsables associatifs pourront disposer dune information permettant de faire ltat des dpenses de lanne et, dautre part, davoir une photographie de leur patrimoine afin de porter un jugement sur leur sant financire. La comptabilit est donc un outil de gestion et galement un moyen de scuriser le fonctionnement financier de votre association. La comptabilit a un usage la fois interne et externe: - en interne, cest un outil denregistrement des informations conomiques qui font la vie de votre association et en mme temps un outil de contrle et de preuve. Elle peut aussi avoir pour objectif damliorer la gestion de lassociation (comptabilit dactivit ou comptabilit analytique); - en externe, cest un outil dinformation et de garantie. Lassociation doit tre transparente lgard de ses membres, de ses partenaires (collectivits locales et territoriales qui subventionnent, sponsors, etc.) et des administrations. Les dispositions relatives la transparence financire ont t rglementes par larticle10 de la loi Zuccarelli du 12avril 2000 et le dcret du 10juin 2001 qui obligent
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les autorits administratives qui attribuent une subvention suprieure 23000 euros conclure une convention de clarification des conditions dutilisation de la subvention attribue. Par ailleurs, les associations devront tablir un compte rendu financier consultable, ainsi que les comptes annuels, par tout citoyen. Enfin, il est prvu un dpt des comptes la prfecture avec les conventions et le compte rendu financier pour les associations qui reoivent de lensemble des autorits administratives plus de 153000 euros de subvention.

I Les obligations lgales


Au cours des dernires annes, lvolution des lois a conduit un renforcement des obligations comptables des associations. Cette tendance semble se confirmer. Au dpart pourtant, la loi du 1er juillet 1901 nimposait aucune obligation comptable lgard des associations, lexception des congrgations religieuses. Seuls les aspects pratiques avaient amen les responsables associatifs prsenter annuellement les comptes de leurs organismes leurs socitaires. Le Code de commerce ne visait pas les associations. Cependant, et devant des impratifs de transparence financire de plus en plus pressants, le plan comptable gnral (cf. lexique), rserv a priori aux commerants, sest peu peu impos un secteur associatif de plus en plus impliqu dans diffrentes activits conomiques. La loi du 1er mars 1984 fut la premire toucher la comptabilit des associations. Cette loi fait obligation aux personnes morales de droit priv non commerantes dtablir chaque anne, lorsquelles ont une activit conomique et que leur importance le justifie, un bilan, un compte de rsultat et une annexe. Le terme activit conomique dsigne toute activit de production, de transformation ou de distribution de biens meubles ou immeubles et toutes prestations de services en matire industrielle, commerciale, artisanale et agricole, dfinition

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trs large sil en est. Or, la ralisation des projets associatifs peut engendrer des activits conomiques dans le but de les financer notamment et ce, mme si le but contenu dans les statuts est clairement affich comme tant non lucratif. Cette premire loi fut complte par la loi du 25janvier 1985 relative au redressement judiciaire et la liquidation des biens. Cette dernire loi sapplique toute personne morale (donc aux associations) se trouvant dans limpossibilit de faire face son passif exigible (ses dettes) avec son actif disponible (ses liquidits mais aussi ses crances sres). Or, pour dterminer ce passif et cet actif de faon probante, il convient de tenir une comptabilit. CQFD! Enfin, un dcret du 1er mars 1985 est venu prciser les obligations comptables des associations en fonction de trois seuils. Le dpassement de deux de ces seuils vous oblige la tenue dune comptabilit en bonne et due forme (voir ci-aprs).

Les seuils dfinis par le dcret du 1er mars 1985 au-del desquels la tenue dune comptabilit est obligatoire - un effectif dau moins 50 salaris -  3,1millions deuros hors taxes de chiffre daffaires et de ressources -  1,55millions deuros pour le total du bilan. Les associations ayant une activit conomique et ayant atteint deux des seuils prcits ont obligation de tenir des comptes annuels selon les principes et mthodes dfinis au Code de commerce adapts aux associations par larrt du 4mai 1999. La loi Sapin Un nouveau seuil a t fix avec la loi Sapin du 29janvier 1993 qui fait obligation aux associations recevant plus de 153000 euros de fonds publics de tenir des comptes selon les rgles du plan comptable associatif du 4mai 1999. Le Code des collectivits locales La loi oblige les municipalits de plus de 3500habitants annexer leur budget (compte administratif) le bilan certifi conforme (par un commissaire aux comptes sil y a obligation, ou par le prsident de lassociation) du dernier exercice connu des associations ayant reu une subvention municipale reprsentant plus de 50% de leur budget ou suprieur 75000 . Cette obligation lgale de la municipalit entrane donc indirectement lobligation de tenue dune compatibilit pour les associations remplissant les critres ci-dessus.

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Par ailleurs, il existe des rgles particulires certains secteurs dactivit. Lassociation exerant une activit rglemente a une obligation de rendre compte de cette activit particulire et non de celle de lensemble de lassociation personne morale (voir encadr).
Le compte-rendu financier de lemploi de subvention Larticle 10 de la loi du 12 avril 2000 (complt par larrt du 11 octobre 2006) oblige les associations percevant plus de 23 000 euros de subventions publiques par an tablir un compte-rendu financier pour justifier du bon emploi de subventions affectes une dpense dtermine. Il est constitu d'un tableau des charges et des produits affects la ralisation du projet subventionn. Ce tableau doit faire apparatre les carts ventuels (en euros et en pourcentage) constats entre le budget de l'action et les ralisations. En annexe, ces carts doivent tre comments et un document doit dtailler la nature des actions entreprises et les rsultats obtenus par rapport aux objectifs initiaux du projet. Le compterendu est dpos auprs de l'autorit qui a vers la subvention dans les 6 mois suivant la fin de l'exercice pour lequel elle a t attribue. (cf. annexe p.121)

Liste non limitative dassociations ayant une activit rglemente - Associations grant des tablissements du secteur sanitaire et social - Comits interprofessionnels de logement - Associations sportives - A ssociations grant des tablissements denseignement priv sous contrat - Associations de jeunesse et dducation populaire - Associations participant la formation professionnelle continue - Organismes de voyages

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II Les obligations statutaires


La vie de lassociation est rgie par ses statuts. Ceux-ci prvoient, en gnral, ltablissement de quelques documents comptables sous la responsabilit des trsoriers. Si lon se rfre aux statuts types proposs aux associations (ils sont certes purement indicatifs mais sont souvent retenus), le trsorier rend compte de sa gestion et soumet le bilan lapprobation de lassemble. Rien nempche les responsables dune association dinclure dans leurs statuts des obligations comptables plus prcises. En effet, il faut faire attention la formulation des statuts types dont la rdaction est souvent approximative, voire ambigu. Ainsi, par exemple, la notion de bilan nest pas suffisante pour inclure lensemble des dispositions que nous allons exposer et qui sont relatives ce quil est convenu dappeler les comptes annuels. Les statuts dassociations peuvent mentionner lobligation dtablir des comptes annuels pour pouvoir rendre compte aux adhrents des actes de gestion lors des assembles gnrales. Dans ce cas, lassociation est donc tenue de respecter les dispositions comptables contenues dans ses statuts.

III Les obligations pratiques


Le lgislateur mnage donc une grande libert aux dirigeants dassociations et leur permet dorganiser et de tenir une comptabilit selon leur conception et leurs capacits. Au-del des aspects lgaux, les associations doivent nanmoins organiser des rgles de transparence comptable et financire pour pouvoir au moins suivre les oprations courantes et rpondre aux questions financires des partenaires qui les subventionnent (mairie, dpartement, entreprises, etc.). Cela peut se limiter la simple tenue dun registre de recettes et dpenses, comportant des colonnes de ventilation suffisantes pour dcomposer et classer les principales oprations. On pourra ainsi aboutir sans difficults une balance comptable partir de laquelle mme une personne non initie peut dresser un bilan sommaire et un compte de rsultat. Par ailleurs, les associations devront parfois faire face des situations exceptionnelles (un audit financier ventuel des subventionneurs ou la production de dclarations fiscales et sociales). Il est alors prfrable davoir des documents comptables prsenter. Il ne sagit pas de comptes annuels car cela renvoie la dfinition prcise du bilan, du compte de rsultat et de

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lannexe quand il y a obligation comptable, mais plutt de documents financiers qui, dans leur forme, sinspireront videmment des comptes annuels, avec une prsentation allge.

IV Les destinataires de la comptabilit associative


La comptabilit est un outil de gestion pour les dirigeants et un moyen de contrle pour les adhrents et les financeurs.

A - Lorgane dirigeant (le prsident et/ou le trsorier)


Pour lorgane dirigeant, la comptabilit est un outil financier qui lui permettra de dterminer et dorienter certains choix sur les activits de lassociation. Lorgane dirigeant est habilit par les statuts reprsenter lassociation, assumer la gestion courante, arrter les comptes de lassociation, tablir un rapport de gestion ou un rapport moral et un rapport financier, prparer les documents prvisionnels, le budget

B - Lorgane dlibrant (conseil dadministration, assemble)


Dans sa composition, lorgane dlibrant dpend de la taille de lassociation. Pour les petites associations, ce pourra tre lassemble plnire des adhrents. Pour les associations plus importantes, il sagira en premier lieu du conseil dadministration.
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Par ses statuts, lassociation a, dans la plupart des cas, lobligation contractuelle de rendre compte ses adhrents de la situation financire. De plus, lassemble gnrale (ou le conseil dadministration) est amene dcider ou valider des oprations qui ncessitent des moyens financiers. Une information est donc indispensable.

de lassociation. Lexigence de clart que les associations respectent, lorsquelles demandent des subventions, doit galement sappliquer en interne. Il faut en effet garder lesprit que les adhrents sont galement des pourvoyeurs de fonds et donc en droit dexiger des comptes sur la bonne gestion de leurs contributions.
Exemple de rapport financier du trsorier Nous avons le plaisir de vous rendre compte de la situation financire de notre association. Le rsultat dgag au cours de lexercice 2007 est un excdent de . Il est en progression de % par rapport lexercice 2006. Il vous est propos daffecter le rsultat aux fonds associatifs qui seront ainsi ports . Les produits dexploitation ont augment globalement de % pour atteindre . Cette augmentation est due loctroi dune subvention du conseil rgional et laccroissement du nombre dadhrents donc du montant des cotisations. Les charges de lassociation ont augment de %. Cette progression sexplique en grande partie par le loyer de notre nouveau local de runion. Les fonds propres de lassociation sont de . Aucun nouvel emprunt na t contract au cours de lexercice prcdent. Notre taux dendettement est donc en diminution de % par rapport lexercice 2006. Il slve %.

C - Les contributeurs
Divers contributeurs peuvent aider matriellement votre association la ralisation des objectifs poursuivis. Les associations se voient ainsi ddier des fonds par des particuliers bnvoles, des fondations ou mme des personnes morales de droit public ou priv. Cependant ces diffrents apporteurs de fonds sappuient, dans leur engagement, sur lanalyse des comptes et des diffrents documents comptables. Il revient donc aux associations de prsenter lorganisme subventionnant leur projet le budget pour lexercice venir, en y joignant, en gnral, les comptes anticips pour lexercice en cours. Les associations bnficiant daides publiques sont, elles, tenues de justifier lutilisation de laide. Dans tous les cas, la communication financire est primordiale. Trop souvent, les adhrents reoivent des comptes opaques, sans analyse. Il leur est alors impossible davoir une opinion claire sur lutilisation des ressources
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Lactif immobilis est en lgre augmentation de %, . Nous avons procd lacquisition de deux micro-ordinateurs destins faire dcouvrir aux jeunes les nouvelles technologies de la communication. Cette acquisition a t entirement autofinance. Enfin, la clture de lexercice, la trsorerie tait lgrement positive, . Le budget de lexercice 2007 tabli lanne dernire a ainsi t respect. Vous trouverez en annexe un rsum du bilan et de compte de rsultat pour 2007. Dans le souci de transparence qui est le ntre, les comptes dtaills sont disponibles au sige de lassociation. Nous restons votre disposition pour toute information complmentaire.

2. Comment a marche, la compta?

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Si vous tes une petite association, sans salari, sans subvention ou presque, vivant pratiquement avec vos seules cotisations, vous naurez certainement que trs peu de travail. En ce qui concerne la comptabilit, un simple cahier enregistrant sur deux colonnes les entres et les sorties peut ventuellement suffire (voir modles la fin de louvrage). Par ailleurs, il se peut que vous fassiez appel un comptable qui vous demande simplement de classer tous les documents et de les lui fournir de manire rgulire. Vous possdez peut-tre galement un logiciel de comptabilit qui effectue automatiquement vos oprations annuelles. Dans tous les cas, lisez ce qui suit. En tout tat de cause, cela vous permettra de mieux comprendre les comptes et la situation de votre association, de mieux dialoguer avec votre comptable et de mieux communiquer avec les adhrents de votre association et vos financeurs ventuels.

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I La mthode comptable
partir de lenregistrement mthodique des oprations courantes, la comptabilit a pour objectif essentiel dtablir chaque anne deux documents de synthse fondamentaux: le bilan et le compte de rsultat.

A - Les comptes et le plan comptable


La mthode comptable repose sur lenregistrement, lvaluation et le classement des oprations faites par votre association. Des catgories gnrales, communes toutes les entreprises, ont t cres en comptabilit pour tre utilises et comprhensibles par tous. On les appelle communment des comptes (ils apparatront entre guillemets dans la suite de louvrage). Ainsi, il existe le compte clients, le compte fournisseurs, le compte banque ou le compte salaires bruts dont le simple nonc suffit dfinir le contenu. Dautres peuvent sembler premire vue plus sotriques comme amortissements ou provisions, mais ils sont peu nombreux et parfaitement comprhensibles aprs quelques explications (reportez-vous pour cela au lexique en fin douvrage). Tous ces comptes portent des numros, ce qui facilite leur organisation, leur regroupement et leur classement hirarchique: par exemple, tous les comptes fournisseurs commencent par 40, tous les comptes produits commencent par 7, etc.

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La liste organise et hirarchise de tous les comptes constitue ce que lon appelle le plan comptable. Les associations utilisent les comptes du plan comptable gnral ainsi que ceux du plan comptable associatif qui leur est spcifiquement adapt (voir la partie4). La base de la comptabilit consiste enregistrer correctement les sommes qui circulent dans votre association. Ainsi, lorsque vous faites un chque pour payer votre achat de papeterie, lopration sera enregistre dans le compte banque (vous avez fait un chque) et dans le compte fournisseurs (vous avez pay un fournisseur).

comptabilit, vous devez enregistrer quelques lments permettant didentifier de quoi il sagit: par exemple, la date de lopration, le numro de la facture, un libell (salaire Martin octobre)

C - Le bilan
Le bilan est une photographie de la situation du patrimoine de votre association un instant donn. Il enregistre ainsi tout ce que vous avez (matriels, stocks, etc.), tout ce que vous doivent vos clients, tout ce que vous devez vos fournisseurs et bien sr votre compte en banque. Il est communment prsent en deux colonnes intitules Actif (colonne de gauche) et Passif (colonne de droite). lactif figurent les immobilisations qui regroupent tout ce que lassociation possde durablement pour effectuer son activit (locaux si vous en tes propritaire, matriels de bureau, etc.). On trouve galement les stocks qui peuvent tre des biens produits dans le cadre de lactivit ou permettant de la financer (T-shirts, pinglettes, etc.). Viennent ensuite les crances cest--dire ce que lon vous doit; il sagit essentiellement de clients qui vous doivent de largent. Figure enfin lactif, si vous ntes pas dcouvert, votre compte banque. Au passif figurent les capitaux permanents ou apports qui regroupent tout ce que lassociation a mobilis pour financer les investissements ncessaires lactivit permanente de lassociation. Il peut sagir de dons, de subventions ou demprunts, mais ils revtent tous un
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B - Les notions de crdit et de dbit


Cest lun des principes de base de la comptabilit: toute opration entrane obligatoirement en comptabilit un double enregistrement de la mme somme. Dune part au dbit dun compte, dautre part au crdit dun autre compte. Les notions de dbit et de crdit sont de pures conventions. Elles pourraient tout aussi bien sappeler bbord et tribord ou droite et gauche et nont absolument pas le sens courant de votre relev de banque: en comptabilit, un compte dbiteur nest pas un compte dans le rouge. Pour autant, la stricte galit des sommes inscrites au dbit et au crdit des comptes constitue un critre absolu de la cohrence interne de la comptabilit. Vous devez donc toujours avoir le mme total en dbit et en crdit. Revenons lenregistrement de lopration. Pour que cette opration ne se perde pas corps et biens dans la
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caractre de long terme. Viennent ensuite les dettes, quil sagisse des fournisseurs, de ltat (les impts) ou des organismes sociaux (les cotisations sociales). Enfin, si vous tes dcouvert, le solde ngatif de votre compte en banque figure au passif.

encore t rgles, elles doivent nanmoins figurer dans les charges. Dans la colonne produits vont figurer essentiellement des ventes (de biens ou de prestations de services, ralises dans le cadre de lactivit ou au cours de manifestations de soutien) et des subventions. Comme pour les charges, tous les produits de lanne doivent figurer dans le compte de rsultat mais uniquement les produits de lanne. Le rsultat est constitu tout simplement par la diffrence entre le total des produits et le total des charges de lanne.
Le film de lactivit de lassociation que reprsente le compte de rsultat repart zro chaque dbut danne. La photographie du patrimoine de lassociation que reprsente le bilan conserve en revanche aussi longtemps quils existent la trace des biens de lassociation; le compteur du bilan nest donc jamais remis zro.

D - Le compte de rsultat
Le compte de rsultat reflte le film des vnements de lanne travers un flux de valeur reprsent schmatiquement par un tableau ou lon trouve les charges, gauche et les produits, droite ( noter quil sagit de notions diffrentes de celles de clients et de fournisseurs qui existent aussi en comptabilit mais qui nenregistrent que ce quil reste recevoir ou rgler et figurent au bilan). Dans la colonne charges vont figurer les achats (de marchandises, de matires premires ou de petit matriel), les charges externes (comme le loyer, lassurance, la sous-traitance, etc.), les impts, les salaires et charges sociales et enfin les amortissements et les provisions. Autrement dit, figurent en tant que charges toutes les dpenses courantes qui ont t ncessaires au cours de lanne pour lactivit de lassociation. Attention, ne doivent y figurer que les dpenses de lanne. Si lassociation a rgl au cours de lanne des dpenses de lanne prcdente, elles ne doivent pas figurer dans les charges permettant dtablir le rsultat de lanne en cours. Par contre, si des dpenses de lanne nont pas

Bilan et compte de rsultat sont tablis annuellement en fin dexercice (qui peut correspondre ou non une anne civile). Il est tout de mme prfrable denregistrer rgulirement les oprations. Cela facilitera ltablissement de ces deux documents comptables et la gestion courante des activits de lassociation.

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Pour comprendre concrtement comment se passe les oprations denregistrement et quels rsultats elles aboutissent, nous allons suivre une association partir de sa cration.

II Enregistrement des oprations et tablissement du bilan


Imaginons la cration dune association dinsertion qui se propose dapporter une assistance des chmeurs, crateurs dentreprises. Cette association est cre avec le soutien dune commune qui va lui apporter des fonds pour le dmarrage. Les lments financiers de dpart en sont les suivants: -apport exceptionnel de la commune pour 50000e au titre de laide au dmarrage de lassociation dpos la banque B; -signature dun bail, par le prsident de lassociation, pour ses locaux dactivit. Le bail prvoit le versement dun dpt de garantie de 5000e; -achat de matriels de bureau et dinformatique permettant lactivit du sige de lassociation: 30000e.

A - tape de la constitution
La premire opration correspond au versement de lapport fait par la collectivit locale lassociation comme aide au dmarrage. En comptabilit, on constatera cet apport en linscrivant dans le compte fonds associatif, dune part et dans le compte banque, dautre part.

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Soit:
Date Libell Compte Fonds associatif Banque Dbit Crdit 50000 50000 15/09/2007 Apport mairie 15/09/2007 Apport mairie

Soit:
Date Libell Compte Dpt de garantie Banque Dbit Crdit 5000 5000 01/10/2007 Caution local 01/10/2007 Caution local

Ds cette premire opration, on peut tablir le bilan 1 de la manire suivante:


Bilan 1 Actif (emplois) Banque 50000 Total 50000 Pour le moment, le fonds associatif na pas eu dautre affectation que le versement en banque. Il a t employ alimenter le compte en banque de lassociation. Passif (ressources) Fonds associatif 50000 Total 50000 Le fonds associatif est une ressource.

C - tape de lachat de matriel de bureau et informatique


Ces investissements, ncessaires lactivit, constituent une nouvelle fois une utilisation dargent. Lassociation va mettre, au profit de son fournisseur de matriels, un chque de 30000e. En comptabilit, on constatera cet achat en linscrivant dans le compte matriels, dune part et dans le compte banque, dautre part. Soit:
Date Libell Compte Matriel Banque Dbit 30000 30000 Crdit 15/10/2007 Achat ordinateur 15/10/2007 Achat ordinateur

B - tape de la signature du bail pour les locaux de lassociation


La banque, dpositaire du fonds associatif a dlivr lassociation un chquier. Lassociation va mettre, au profit du propritaire du local, un chque de 5000e titre de dpt de garantie. En comptabilit, on constatera ce dpt en linscrivant dans le compte dpt de garantie dune part et dans le compte banque dautre part.

ce stade, on peut faire un premier point. Le compte banque a t affect plusieurs fois. Dans quel tat est-il?

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Compte banque 15/09/2007Apport mairie 01/10/2007Caution local 15/10/2007Achat ordinateur Totaux Solde

Dbit 50000

Crdit 5000 30000

sest modifie mais il ny a pas eu, pour le moment, dexcdent ou de dficit. Cest lactivit de lassociation qui va permettre la cration dun rsultat (positif ou ngatif).

50000 15000

35000

Le compte banque, comme tous les autres, conserve la trace de tous les mouvements quil a enregistrs. Cest son solde, cest--dire son tat un instant donn, qui est report au bilan. On peut dailleurs dresser un deuxime bilan, les autres comptes nayant t mouvements quune fois:
Bilan 2 Actif (emplois) Matriels Dpt de garantie Banque B Total 30000 5000 15000 50000 Passif (ressources) Fonds associatif 50000

Total

50000

Ces oprations de dmarrage nont eu deffet que sur la situation patrimoniale de lassociation. Lquilibre arithmtique bilan (actif = passif) nest pas dmontrer. Il est la consquence du systme de la partie double qui, chaque opration, met en jeu deux comptes. Ces trois oprations propres au bilan ne dgagent aucun rsultat. Elles ne traduisent que des modifications successives dans la rpartition du patrimoine de lassociation. La photographie
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III La naissance du rsultat


Deux classes de comptes enregistrent les oprations relatives la formation du rsultat: les comptes de charges (classe 6) et les comptes de produits (classe 7). Supposons que lassociation dmarre son activit de conseils aux crateurs dentreprises et quelle ralise les oprations suivantes: - ralisation dun stage de formation pour les bnficiaires de lactivit de lassociation soutenu par lANPE qui entrane une recette de 500e par bnficiaire. Le stage regroupe 10 personnes, soit une ressource globale de 5000e; - rception de la premire facture EDF pour 800e.

B - Rception de la premire facture EDF


Symtriquement lenregistrement de votre facture lANPE, lenregistrement de la facture dEDF en attendant son paiement va permettre de constater galement deux choses: le fait que lassociation doive 800e EDF et le fait que lassociation ait supporter une charge de consommation dnergie. Soit:
Date 15/11/2007 15/11/2007 Libell EDF EDF Compte Fournisseurs Charge Dbit 800 800 Crdit

Ds ces deux premires oprations ralises, un rsultat peut tre tabli en mettant en regard les charges et les produits:
Compte de rsultat Charges EDF ANPE Rsultat 800 5000 4200 Produits

A - Oprations de prestations lies au stage


Lassociation va tablir lANPE une facture de 5000e pour les stages quelle a organiss. De faon comptable, lenregistrement de cette facture va permettre de constater deux choses: le fait que lANPE doive 5000e lassociation et le fait que lassociation ait ralis un produit sous forme de prestation de service dun montant de 5000e. Soit:
Date Libell Compte Client Produit Dbit 5000 5000 Crdit 31/10/2007 ANPE 31/10/2007 ANPE

Attention, noublions pas que les deux oprations prcdentes ont galement affect le bilan que nous avions tabli prcdemment.

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Bilan 3 Actif (emplois) Matriels Dpt de garantie Banque B Clients Total 30000 5000 15000 5000 55000 Passif (ressources) Fonds associatif Fournisseurs Total 50000 800 50800

Enregistrement des oprations:


Date 30/11/2007 15/11/2007 15/12/2007 15/12/2007 Libell EDF EDF ANPE ANPE Compte Fournisseurs Banque Clients Banque Dbit 800 800 5000 5000 Crdit

On constate que ce bilan nest plus quilibr. La diffrence, 4200, est tout simplement celle que nous avons vu apparatre dans le compte de rsultat. Bilan et compte de rsultat fonctionnent ensemble.

Vos comptes clients et fournisseurs vont se retrouver zro car chacun aura rgl sa dette tandis que votre compte en banque va augmenter. Le bilan stablira alors ainsi:
Bilan 4 Actif (emplois) Matriels Dpt de garantie Banque B Clients Total 30000 5000 19200 0 54200 Passif (ressources) Fonds associatif Fournisseurs Total 50000 0 50000

C - Le rglement des factures


Bien entendu, vous payez lEDF la date prvue pour ne pas risquer une coupure de llectricit et, de son ct, lANPE finit par payer la facture que vous avez prsente pour les stages. Ces deux rglements symtriques ne concernent en rien le rsultat. Vous avez dj enregistr charge et produit au moment des factures. Les rglements ne vont affecter que le bilan.

D - Un exemple de rgularisation annuelle: lamortissement


Nous avons vu que lassociation a achet du matriel de bureau et informatique pour un montant de 30000e. Nous avons imput cette somme un compte matriels qui figure au bilan. Il sagit dun compte dimmobilisations. Ce type de compte permet denregistrer des dpenses pour des biens durables qui ne reprsentent pas des charges attribuables uniquement lanne en cours. En bref, il sagit de dpenses rpartir sur plusieurs annes.
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Paralllement, ce matriel va suser ou se dtriorer au fil des ans et il faudra le renouveler. La comptabilit a donc prvu lamortissement de ces biens dits immobiliss. Selon les types de matriels, une dure de vie est en quelque sorte fixe et on impute chaque anne en charge une fraction de la valeur de ce bien. Par exemple, la dure de vie la plus souvent pratique pour du matriel informatique est de trois ans (cest la dure quadmet ladministration fiscale). On divise donc en trois la valeur de lordinateur et on impute chaque anne un tiers de cette valeur en amortissement.
Date 31/08/2007 31/08/2007 Libell Compte Dbit 10000 10000 Crdit

Lopration modifie galement le bilan puisque lactif est diminu de la valeur que nous avons impute en charge.
Bilan 5 Actif (emplois) Matriels 30000 Dpt de garantie 5000 Amortissements matriel -10000 Banque B 19200 Clients 0 Total 44200 Passif (ressources) Fonds associatif 50000

Fournisseurs Total

0 50000

Amortissement Dotation ordinateur amortissements Amortissement Amortissement ordinateur

Nous pourrions ainsi continuer de rpertorier des oprations quotidiennes de lassociation: rception de la facture de tlphone, tablissement de la facture pour le conseil gnral, salaire du formateur, loyer, etc. Le principe de leur enregistrement ne serait pas diffrent de ce qui prcde. Il en rsulte notamment que le compte de rsultat nenregistre que les charges et les produits de lanne. Il est ltat de lassociation le plus simple et le plus facilement lisible. Il reprsente ce qua fait lassociation au cours de lanne. Pour autant, le bilan, souvent plus difficile de lecture, est trs important. Il fait ltat des biens de lassociation. Il fait galement ltat de sa trsorerie. Cette dernire est souvent dans un tat fort diffrent de ce que pourrait laisser prvoir le rsultat, tant les dcalages de paiement peuvent tre importants, notamment en matire de subventions.
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Cette opration modifie le compte de rsultat puisque nous avons imput en charge de lanne une partie de lachat de matriel.
Compte de rsultat Charges EDF Dotation aux amortissements ANPE Rsultat 800 10000 5000 5800 Produits

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IV Limportance des documents de gestion


Les oprations comptables dcrites ci-dessus ont pour but dtablir le bilan, le compte de rsultat et lannexe. Mais il existe dautres documents de gestion dont limportance est galement primordiale pour bien grer son association.

Nous nentrerons pas ici dans le dbat sur le scandale des dlais de paiement de factures ou de versements de subventions. Pour linstant, le fait est l. Pour la bonne gestion de votre association, vous devez en tenir compte. De plus, le dlai de paiement est une pratique courante dans lactivit conomique en gnral: on paie son loyer ou son assurance lavance, lEDF ou leau aprs lavoir consomm et en matire commerciale, il est courant de payer un fournisseur avec un dlai de 30 ou de 60 jours. On est toujours la fois fournisseur et client: on essaie donc de se faire payer le plus rapidement possible et de payer le plus tard possible. Cest ce que lon appelle grer la trsorerie, ce qui est diffrent de la saine gestion de lactivit qui consiste faire concider charges et produits (en dehors de la date de leurs paiements). Comptablement, la situation peut se prsenter de la manire suivante:
Compte de rsultat Charges Loyer Assurance Salaires Charges Dotation aux amortissements etc. Subvention mairie Subvention conseil gnral Prestations Totaux Rsultat 20000 1500 100000 50000 10000 10000 20000 30000 150000 191500 8500 Comprendre et tenir la comptabilit de votre association 200000 Produits

A - La trsorerie et sa gestion
Ltat de la trsorerie, cest--dire de votre compte en banque, nest pas le reflet fidle de la sant de votre association. Il est certes un lment dapprciation mais il nest quun lment parmi dautres. Vous pouvez trs bien avoir tout prvu. En fin danne, votre comptabilit vous donne dailleurs raison. Le compte de rsultat est lquilibre: les dpenses et les recettes sont celles que vous aviez envisages. Vos financeurs (la mairie, lANPE, etc.) ont bien pris la dcision de vous accorder une subvention ou de devenir votre client. Votre association a donc bien une gestion saine. Et pourtant, votre trsorerie peut tre en mme temps dans un tat catastrophique et vous mener la cessation dactivit parce que, par exemple, lANPE, qui a sign la convention de formation, va mettre six mois ou un an pour vous mandater la somme prvue.

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Bilan 6 Actif (emplois) Matriels 30000 Dpt de garantie 5000 Amortissements matriel -10000 Crance conseil gnral 30000 Crance client ANPE 35000 Total 90000 Passif (ressources) Fonds associatif Rsultat Dette fournisseurs Dette organismes sociaux Banque 50000 8500 1000 15000 15500

Solde bancaire au 01/01/2006 =4000 Janvier Loyer trimestre 5000 Assurance 1500 Salaires 6500 Divers 1500 Total sorties 14500 Subv. mairie Clients Total entres 30000 10000 40000 Salaires Divers Clients Fvrier 6500 1500 8000 10000 10000 2000 31500 Mars Salaires 6500 Charges soc. 12500 Divers 1500 20500 Clients - 10000 10000 10500 21000

Total

90000

Solde entres/sorties 25500 Solde bancaire 29500

Bravo pour le rsultat: vous avez dgag 8500e dexdent. Mais vous tes dcouvert de 15500e.

B - Le plan de trsorerie
Il est donc indispensable de suivre de trs prs ltat de la trsorerie et surtout de lanticiper, cest--dire de prvoir quelles seront les entres et les sorties et quelles dates. Il sagit de raliser ainsi un plan (ou prvisionnel) de trsorerie. Le plan de trsorerie doit tre tabli mensuellement. Il permettra ainsi didentifier les mois o les difficults risquent de se poser. Vous devez partir du dernier solde bancaire et, mois par mois, retrancher les sorties prvues et ajouter les charges.

Et ainsi de suite jusqu la fin de lanne. Attention: lexemple est rsolument optimiste. On aurait pu faire en sorte que la subvention ait trois mois de retard et il y aurait eu un dcouvert de 9000 en mars. Ce document est essentiel tablir pour que vous puissiez anticiper des situations et prendre des mesures. Il sera indispensable pour ngocier avec la banque un dcouvert provisoire, un prt relais ou une loi Dailly. Vous devrez bien sr laccompagner du bilan de lanne prcdente, du budget prvisionnel de lanne en cours, des attestations de subventions obtenues, des factures mises non rgles, des conventions ventuellement passes avec des clients, etc. Si votre gestion est solide, les banquiers sont souvent plus comprhensifs que leur rputation le laisse croire.

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Enfin, si votre prvisionnel est aussi optimiste que lexemple que nous donnons sur une priode longue, vous pouvez envisager de placer lexcdent minimum de longue dure.

C - Le budget
Le budget a pour but de planifier au mieux les recettes et les dpenses futures. Il permet par exemple de fixer le niveau des cotisations. Le budget est tabli annuellement. Pour raliser votre budget, commencez par dterminer des objectifs de recettes ralistes. Puis, listez les besoins de lassociation et valuez les dpenses correspondantes (loyers des locaux, assurances, achats de fournitures, salaires). Comparez ensuite les recettes et les dpenses. Si un dficit apparat, il faut faire varier les postes jusqu parvenir un parfait quilibre; vous pourrez, par exemple, augmenter les cotisations ou diminuer les dpenses de fournitures. Au cours de lanne, le budget doit tre compar aux ralisations. Pour cela, on peut rgulirement concevoir un tableau qui, pour chaque poste principal, dgagera lcart entre les prvisions et les ralisations. Cette comparaison vous permettra de corriger votre budget dans le courant de lexercice, en rduisant, par exemple, les dpenses de communication prvues si les recettes relles savrent infrieures aux prvisions.

3. Lorganisation concrte de votre comptabilit dassociation

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I qui confier les diffrentes tches?


Le travail de la tenue de la comptabilit sera, le plus souvent, dvolu au trsorier de lassociation. Dans lidal, il faut sparer la fonction comptable, de la signature des paiements et de lutilisation des mouvements financiers. En clair, la personne qui est charge de la tenue de la comptabilit, par exemple le trsorier, ne doit pas disposer de la signature sur les comptes bancaires. Cette remarque peut apparatre comme thorique de trs petites associations o le trsorier est la fois le comptable et lordonnateur de la dpense, mais il est prfrable de prvoir une signature conjointe, par exemple du prsident et du trsorier sur les chques dune certaine importance. Ces rgles de contrle et de scurit ne sont pas superflues. Les dtournements de fonds existent malheureusement dans le secteur associatif comme ailleurs. Enfin, vous pouvez tenir de manire interne toute la comptabilit courante, quotidienne. Mais pour ltablissement du bilan et du compte de rsultat annuel, vous avez vraiment intrt (quelles que soient votre taille et votre activit et mme si vous nen avez pas lobligation lgale) les faire tablir ou au moins contrler par un comptable professionnel. Ces documents ncessitent des oprations de rgularisation et doivent remplir des conditions de forme particulires. De plus, il est bon davoir une fois par an une validation extrieure de son travail. Enfin, vous aurez des documents srs fournir vos adhrents, vos partenaires, vos financeurs et aux administrations.
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Les associations importantes ont recours, dune part lemploi de comptables professionnels salaris et, dautre part, des prestations externes dexpertscomptables ou lintervention de commissaires aux comptes quand le contrle lgal de leur comptabilit est prvu par les lois et rglements. Pour les autres, voici quelques conseils pratiques.

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II Classer et numroter
Deux rgles de base simposent toute tenue de comptabilit de la plus lmentaire la plus complexe: classer et numroter. Il sagit de pouvoir tout moment retrouver un document et son ventuel lien avec un autre (facture et chque par exemple). Crez autant de classements et de numrotations que ncessaires. Un minimum, couramment pratiqu dans les associations, consiste se doter de quatre classeurs: - un classeur (ou cahier) des cotisations; - un classeur des entres: il peut tre frquemment subdivis en deux pour distinguer les subventions des recettes dactivits; - un classeur des sorties; - un classeur banque; il peut tre subdivis pour regrouper en srie continue les relevs bancaires, dune part et les autres justificatifs de banque, dautre part. On est souvent tent dadopter un classement par date des documents. Cest une mthode risque. Les pices comptables vous arrivent le plus souvent dans le dsordre: un fournisseur peut trs bien vous envoyer le 20novembre, voire le 5dcembre, une facture date du 31octobre. Le reclassement constant des pices est fastidieux, inutile et peut tre source derreurs. Le plus sr est dajouter sur chaque document ds quil arrive un numro dordre qui sera report chaque fois quil sera fait rfrence ce document. Ainsi, lorsque vous recevez votre facture de
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tlphone, vous lui attribuez un numro dordre et vous classez cette facture selon ce numro; lorsque vous rglez cette facture, vous notez sur le talon du chque ce numro; de mme lorsque vous enregistrez en comptabilit la facture puis le chque. De cette manire, vous aurez toujours un reprage sr et rapide des documents concerns. Rien ne vous empche videmment de mentionner aussi la date de la facture sur le talon du chque si besoin est. Il nexiste bien sr pas de rgle absolue dans le domaine du classement et de la numrotation. Le bon sens doit prvaloir. Si votre association ne donne lieu qu quelques mouvements financiers sur lanne avec une dizaine ou une vingtaine de pices, un seul dossier peut suffire. Vous vous y retrouverez toujours. Toutefois, noubliez jamais de mentionner immdiatement et de manire claire toute entre ou toute sortie dargent. On oublie beaucoup plus vite quon ne pense les petites sommes: versement dune cotisation, achat de papeterie, etc.

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III Dfinir des catgories comptables adaptes vos activits


Le plan comptable gnral, complt pour les associations, comprend un trs grand nombre de comptes. En effet, il sapplique aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs dactivits. Il prvoit donc tout, ou presque. Vous ntes pas obligs dutiliser dans ses plus fins dtails le plan comptable gnral. Dans ce domaine galement, le bon sens doit lemporter. Ainsi, si vous achetez des fournitures de bureau et quelquefois des produits dentretien, le plan comptable gnral prvoit un compte 60225 Fournitures de bureau et un compte 60222 Produits dentretien. Mais vous pouvez bien sr mettre les deux dans un seul compte 6022 Fournitures consommables et mme, probablement, dans le compte encore plus gnral 602 Achats stocks. Les comptes ont t crs pour regrouper des lments de mme catgorie. Si vous avez un compte diffrent pour chaque opration, lune des utilits de la comptabilit se perd. Cet usage trs utile des regroupements comptables ne doit en revanche pas vous empcher dutiliser les comptes prcis qui vous paraissent indispensables.

Ainsi, votre activit peut trs bien rendre ncessaire des comptes dtaills de voyages et dplacements alors que les autres comptes de charges, dont les oprations sont rares pour vous, pourront faire lobjet de regroupements par genre. Vous pouvez galement souhaiter distinguer une activit prcise. Par exemple, vous organisez des confrencesdbats complmentaires de lactivit principale de votre association. Vous pouvez alors utiliser des sous-comptes de dplacements (dplacements confrenciers) ou de salaires (salaires confrenciers) qui vous permettront de sparer ce qui relve de ces confrences de ce qui relve de votre activit courante. Nabusez pas de ce type de sous-comptes: dans bien des cas mieux vaut soit mettre en place une comptabilit analytique (solution lourde), soit tenir de manire extra comptable ltat dune activit distincte (solution lgre).

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IV Un logiciel de comptabilit?


Tous les logiciels de comptabilit existant sur le march font la comptabilit dans les rgles de lart. Vous navez donc rien craindre de ce point de vue. De plus, les capacits de tous les logiciels seront toujours trs largement suprieures au volume et la complexit de la comptabilit de votre association. Par ailleurs, il ny a quune manire de faire de la comptabilit: il ny a donc pas de logiciel qui puisse tre spcifique aux associations dans ce domaine. Ladaptation au nouveau plan comptable associatif se fait en crant les comptes correspondants, ce que propose de manire standard tout logiciel de comptabilit. En revanche, si tous les logiciels proposent dtablir et dditer les dclarations fiscales et de rsultats (TVA, IS, etc.), ils le font de manire plus ou moins facile et fiable. En ralit, tablir la main une dclaration de TVA prend quelques minutes une fois les critures comptables saisies correctement. Quant aux rsultats annuels, vous vous passerez difficilement du recours un expert-comptable extrieur pour la prsentation des comptes en conformit avec les rgles du plan comptable associatif. Ce ne sont donc pas des fonctions dterminantes dans votre choix.

La saisie des critures va constituer lessentiel de votre travail comptable, il est donc impratif que le logiciel propose un cran et des procdures de saisie simples et claires. Vous devez pouvoir visualiser dun seul coup dil la totalit de lcriture sur lcran. Dautre part, lordre de saisie doit tre logique: date, libell, numro de compte, montant. Enfin, il faut quil y ait des procdures automatiques de contrle de saisie complte et quilibre (cest le cas de tous les logiciels). La seconde grande utilisation sera la lecture des tats comptables par les membres de lassociation. Dans ce domaine, vous devez vous assurer quils sont imprimables facilement et directement en formatA4 et avec les soustotaux qui facilitent la lecture. La compatibilit avec linformatique de votre comptable peut aussi constituer un critre. La possibilit pour ce dernier de rcuprer directement vos donnes pour les traiter facilitera votre collaboration et permettra peuttre de baisser les cots. Enfin, noublions pas ce qui sera souvent le moteur de votre choix (aprs tout on parle de comptabilit): le prix. Au vu des lments ci-dessus, rien ne justifie une dpense coteuse. Les petites diffrences dans la saisie, la visualisation lcran et limpression des tats renvoient uniquement la pratique et la subjectivit de chacun. Vous devez
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donc tester les logiciels pour choisir le plus adapt aux vtres. Vous achetez un logiciel de comptabilit pour de nombreuses annes, les carts de prix sont donc assez ngligeables au regard de la dure de linvestissement: choisissez donc dabord en fonction de votre confort de travail.

V Une comptabilit simplifie pour les petites associations


Pour les petites associations, la comptabilit peut se tenir sur un simple cahier manuel avec des ventilations par colonne. Le trsorier tient son cahier partir des factures reues ou mises, des talons de chquiers et des bordereaux de remise de chques. Il indique le libell de lopration, le montant total et la ventilation par nature dans une colonne de recettes ou de dpenses (cf. annexes). Le trsorier doit priodiquement faire le rapprochement entre les critures de son cahier et celles du relev bancaire pour suivre pas pas la validit des critures et relever sil y a lieu les anomalies. En effet, des dcalages peuvent se produire. Le trsorier peut avoir dj enregistr des oprations (rglements de fournisseurs ou recettes) qui ne figurent pas encore sur le relev bancaire. Inversement, il peut avoir omis denregistrer en comptabilit une opration qui a eu lieu et figure sur le relev bancaire. Le rapprochement permet ainsi de rectifier les erreurs ou de constater que les carts sont justifis par les dlais des oprations bancaires. Il est possible dutiliser une autre mthode encore plus simple par laquelle on peut comptabiliser les mouvements bancaires dans lordre de leur dbit et de leur crdit sur le relev bancaire, ce qui vite alors le rapprochement bancaire en fin de mois. Ainsi, vous nenregistrez plus les

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oprations la date o vous les faites (par exemple par le talon du chque pour un paiement) mais la date o la banque le fait apparatre sur votre relev bancaire. Cette solution est moins fiable. Elle permet dviter tout oubli denregistrement en comptabilit de mouvements en banque. Mais elle ne permet pas de relever des erreurs en sens inverse: perte dun chque, oubli de rglement, etc. Elle peut tre conseille dans le cas o il y a trs peu doprations ou lorsque le trsorier est peu disponible et ne pourrait mme pas dgager le temps ncessaire pour tablir son rapprochement bancaire rgulirement. Il convient, dans cette mthode, de classer et de numroter trs rigoureusement les pices bancaires dans lordre de leur dbit et de leur crdit sur le relev bancaire. Enfin, si vous tes dfinitivement rtif la comptabilit et si vous tes une toute petite association, vous pouvez prendre un simple cahier de mnagres avec une page recettes et une page dpenses sur lequel vous notez, au fur et mesure o elles se produisent, les diffrentes entres et sorties dargent en mentionnant le plus clairement possible de quoi il sagit. Limportant est que, en cas de besoin, une personne comptente puisse reconstituer la comptabilit de votre association. Pour cela, il suffit que tout mouvement dargent ait son explication. Toutes ces mthodes simplifies de comptabilit pour les petites associations ncessiteront, linstar des mthodes labores, des rgularisations annuelles et ltablissement de rsultats annuels qui ne peuvent tre faits que par des personnes comptentes.
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VI Quelques prcautions lmentaires


Dautre part, il convient de mettre en place quelques rgles de scurit qui peuvent apparatre comme des rgles de bon sens quant lorganisation des moyens de paiement. Si vous devez organiser une caisse (pour une manifestation ou une buvette rgulire par exemple), un cahier de caisse doit tre cr, distinct du cahier de banque. Les mouvements despces doivent y tre systmatiquement consigns et toutes les pices de recettes et de dpenses doivent y tre quotidiennement regroupes.
Un inventaire de caisse doit tre tabli chaque nouvelle utilisation et sign par un responsable.

Enfin, il convient galement que lassociation puisse bien surveiller ses recettes. Dans certains cas, on peut constater que toutes les recettes ne sont pas enregistres dans la comptabilit. Il faut donc tablir un systme de contrle extra comptable qui permette de vrifier la cohrence des recettes enregistres (un systme de carte dadhrent par exemple permettra de vrifier ladquation entre le nombre dadhrents et les sommes reues au titre des adhsions). Il vous est toujours possible de consulter des professionnels de la comptabilit (peut-tre y en a-t-il dans votre association) qui sauront vous donner des conseils adapts votre situation.
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4. Les spcificits du plan comptable applicables aux associations

Les associations ont un mode dorganisation et de financement particulier qui ne peut tre pris en compte par le plan comptable gnral, lui-mme conu partir de lactivit conomique des socits commerciales. Les dons, les subventions, le bnvolat, qui jouent un rle essentiel dans la vie des associations, sont en effet absents du plan comptable applicable aux socits commerciales. Cest pour complter le plan comptable gnral qua t publi par arrt le 4 mai 1999 un rglement adaptant les normes comptables lactivit des associations. Mme si votre association nest pas soumise aux obligations comptables, il est bon de connatre les principes de cette rglementation. Elle est le reflet dune bonne gestion de lassociation et il est donc toujours bon den matriser la mthode. Il ny a pas dobligation lgale de passer un permis de conduire pour monter sur une bicyclette mais il est bien utile de connatre lessentiel du Code de la route pour saventurer dans les rues. Deux grands domaines particuliers aux associations font lobjet de cette rglementation: les lments spcifiques aux associations quantifiables a priori (apports, dons, legs et subventions) et ceux qui ne le sont pas (bnvolat, dons en nature, etc.). Les premiers sont traits par des comptes spcifiques mais parfaitement intgrs dans la comptabilit
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traditionnelle. En revanche, les seconds, trop particuliers pour sinsrer facilement dans la comptabilit ordinaire, font lobjet dun traitement part dont le rsultat viendra sajouter aprs coup celui de la comptabilit ordinaire.

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I Les fonds associatifs ne sont pas du capital


A - Fonds associatifs
Une association na pas proprement parler de capital comme une socit commerciale. Ce qui en est lquivalent est constitu par les Fonds associatifs. Il sagit, comme pour le capital dune socit commerciale, de ce qui a t apport de manire permanente lassociation pour raliser son objet. Il peut sagir dargent mais aussi de biens (local, matriel, etc.), dapports, de dons, de legs, de subventions dinvestissements. Chaque catgorie est affecte dans un sous-compte correspondant du compte 10 Fonds associatifs (voir plan comptable en annexe). Prcisons que ces fonds associatifs sont diviss en deux grandes catgories: les fonds associatifs sans droit de reprise et les fonds associatifs avec droit de reprise. En effet, certains fonds ou certains biens peuvent tre apports lassociation par des particuliers ou des collectivits titre durable mais avec la possibilit de les rcuprer notamment en cas de changement dobjet de lassociation ou de sa dissolution. Il convient donc de bien enregistrer distinctement ces diffrentes catgories dapport pour dventuelles restitutions.

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Enfin, les fonds associatifs peuvent tre aliments par les excdents raliss par lassociation. Mme si lactivit dune association ne doit pas tre axe sur la production dun excdent, une gestion prudente doit se solder par un rsultat soit quilibr soit lgrement excdentaire. Lorsque vous construisez le budget dune action au sein de votre association, vous devez prvoir quelques impondrables, des retards ou des accidents qui vous amneront majorer lgrement le besoin de financement pour limiter les risques. Vous vous trouverez donc, si votre gestion est prudente, avec des excdents qui viendront petit petit augmenter vos fonds propres, permettant notamment votre association de mieux supporter les -coups de trsorerie. Il existe plusieurs cas de figure o lassociation peut raliser des excdents partir de ses propres actions, qui ne relvent pas de financeurs extrieurs. Tout dabord, vous pouvez, et mme devez, raliser des excdents au cours des manifestations de soutien votre association. Rappelons que vous pouvez en organiser six par an, en tant exonrs dimpts. Vous pouvez galement raliser des excdents sur des activits rgulires de votre association pour lesquelles vous ne percevez pas de subventions. Par exemple, une association sportive subventionne par sa mairie pour former des enfants le mercredi peut trs bien raliser des recettes en vendant des T-shirts leffigie
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du club (rappelons que les ventes aux adhrents ne peuvent pas dpasser 10% des recettes totales et les recettes commerciales, ne pas excder 60000e pour ne pas remettre en cause le statut non lucratif de lassociation). Vous pouvez alors alimenter vos fonds propres avec les excdents raliss en crditant un compte de rserves. Ces fonds pourront alors vous servir comme bon vous semble pour le financement dautres actions.

B - Fonds ddis
Des fonds sont verss lassociation pour des actions particulires correspondant son objet. En gnral, cela concerne principalement les subventions qui sont toujours accordes en fonction dun objet prcis et affectes directement une action. Mais il peut aussi arriver que vous receviez des dons manuels (transfert simple de meubles, biens, argent liquide, chques ou virements) ou des libralits (donations et legs raliss devant notaire) pour un but prcis. Ds lors, ils sont considrs comme des subventions directement affectes la ralisation de certaines activits de lassociation. Elles doivent tre enregistres dans vos comptes de produits selon les classifications comptables prvues par le nouveau plan comptable des associations. Ces produits sont l pour faire face des charges engages prcisment pour laction pour laquelle on vous a accord la subvention ou le don.
En fin danne, sil reste une partie non utilise de la subvention, vous ne pouvez en disposer librement.

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Cette subvention fait lobjet dune affectation un projet particulier convenu avec vos financeurs. Si une partie na pas t utilise, lassociation ne peut sapproprier la somme correspondante et laffecter dautres dpenses. Vous devrez enregistrer comptablement la partie non utilise. Sachez cependant que certains financeurs (collectivits publiques, sponsors, particuliers) peuvent admettre quun faible excdent (quelques pour-cent) puisse tre ralis partir de leurs apports de fonds et soit acquis lassociation si lensemble de laction prvue a bien t ralis. Mais il sagit l dexceptions. Laffectation comptable des excdents sur fonds reus pour une activit prcise est prvue par le plan comptable avec les comptes 19 Fonds ddis et 689 Engagements raliser, qui y correspondent dans les charges. Ces comptes vous permettent dattribuer prcisment les fonds dont vous disposez en fin danne. Lanne suivante, cette partie rserve en compte 19 Fonds ddis sera de nouveau affecte en produits par le compte 789 Report des ressources non utilises des exercices antrieurs pour faire face aux charges de laction. En outre, vous tes tenus de dcrire de manire prcise dans lannexe de vos comptes annuels les situations douverture et de clture ainsi que les mouvements constats dans le poste Fonds ddis. Enfin, les fonds qui ont t mis votre disposition pour une dure longue mais qui vont tre repris par leurs apporteurs soit la fin du contrat, la dissolution de lassociation ou lissue dune obligation ou condition non respecte sont
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regroups sous la rubrique Autres fonds associatifs. Cette dernire est vraiment isole des fonds propres et fait lobjet dun poste particulier dans vos comptes annuels. Et si tout ceci vous parat un peu complexe, nhsitez pas consulter votre comptable.

C - Dons et legs raliser


Certains dons ou legs peuvent tre faits lassociation sous forme dun bien en nature dont la ralisation permettra lassociation de lutiliser pour son objet. Vous devez les affecter provisoirement dans le compte 475 Legs et donations en cours de ralisation. Lorsque vous avez ralis les biens correspondants, vous devez affecter les sommes aux comptes pour lesquels ces legs et dons ont t effectus. Il peut sagir des Fonds associatifs ou des Fonds ddis selon quils ont t faits ou non pour une action prcise.

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II Contributions volontaires
A - Les modalits
Le plan comptable associatif prvoit la comptabilisation des contributions volontaires en nature sur le mme principe que celui du compte de rsultat (charges et produits). Les subdivisions de ces comptes voquent bien de quoi il sagit: Bnvolat, Mise disposition, Dons en nature, etc. Ils sont valoriss aussi bien en produits quen charges: le bnvole a fait don de son temps lassociation ce qui constitue un produit et lassociation a utilis ce temps pour quelque chose ce qui constitue une charge. Il est galement prvu que cette comptabilisation se fera part, dans des comptes de classe 8, en dehors des comptes ordinaires de bilan (classes 1 5) et de rsultat (classes 6 et 7) afin dviter toute confusion. Les deux comptabilits, si lon peut dire, sont donc tenues sparment. Leurs rsultats sont simplement ajouts en fin dexercice pour mieux rendre compte de la gestion relle de lassociation aussi bien pour les adhrents que pour les partenaires institutionnels. Le rsultat final nest pas modifi mais la quantification en produits et charges de lactivit de lassociation peut en tre considrablement augmente.

B - Comment chiffrer le travail bnvole?


Tout le problme est dvaluer correctement ces contributions volontaires. Comment comptabiliser de manire fiable lapport de travail dune personne bnvole? Quelle valeur attribuer tel don en nature (nourriture, vtement, etc.)? Soyez prudent et modeste par principe. Pour les dons en nature, efforcez-vous de vous renseigner sur les prix du march, du neuf comme de loccasion selon les cas. Pour le travail bnvole, essayez dvaluer ce quaurait t le temps de travail dun professionnel pour la tche effectue par le bnvole et valorisez-la au tarif du professionnel: votre bnvole a peut-tre mis une heure pour taper une lettre l o une secrtaire aurait mis dix minutes Sil ny a pas dquivalent rel (tenu dun stand par exemple), prenez le SMIC comme rfrence. dfaut de renseignements quantitatifs suffisamment fiables, des informations qualitatives peuvent tre fournies dans lannexe.

C - Une comptabilit plus proche de la ralit


Ces dispositions prsentent bien des avantages. Elles permettent de faire tat de la totalit de lactivit de lassociation dont la partie comptabilisable de manire ordinaire peut ntre que la partie merge de liceberg.

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Il y a donc l une meilleure information sur la gestion de lassociation. Connatre le volume dactivit pris en charge par le bnvolat permet de mieux mesurer limpact dune association sur son environnement. De plus, une telle information est un lment important de valorisation et de mobilisation des bnvoles au sein de lassociation. Enfin, ce pourra tre un argument de poids lors de discussion avec des partenaires institutionnels. Ajoutons que cette comptabilisation peut avoir une importance primordiale du point de vue fiscal. En effet, linstruction fiscale de septembre 1998 prcise quune association peut tre exonre partiellement des impts commerciaux mme si elle a une activit conomique. Pour cela, il faut que les activits non lucratives soient rellement distinctes des activits lucratives. Il faut galement que les activits non lucratives soient nettement prpondrantes. Cette seconde condition svalue non seulement en fonction de critres financiers mais galement en fonction de critres non financiers comme le bnvolat ou les dons en nature. Le plan comptable associatif permet denregistrer ces contributions volontaires en nature et de tenir ainsi un tat permanent du volume dactivit non lucrative. De plus, ce mode de comptabilisation des contributions volontaires amnera ne pas mlanger les flux montaires et les flux non montaires dans le compte de rsultat. Antrieurement, lorsque lassociation comptabilisait par
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exemple des personnels mis sa disposition, elle regroupait cette charge dans le compte de rsultat avec les charges de personnel qui correspondaient des dpenses relles (sorties dargent). Le nouveau mcanisme offre la possibilit de linclure au compte de rsultat, de manire aboutir une photographie conomique plus proche de la ralit, qui prend en compte lensemble des ressources dont dispose lassociation; mais il ny aura pas de mlange avec les dpenses ou les recettes.

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Lexique

Actif Partie gauche du bilan (*) qui regroupe tous les lments de patrimoine. Lactif comprend deux grandes masses: lactif immobilis (les biens servant durablement lactivit de lassociation) et lactif circulant (les stocks et les crances). La comptabilit utilise un vocabulaire particulier qui sert de langage commun entre les professionnels. Notre propos est justement de rendre ce vocabulaire comptable plus lisible. Il ne sagit pas dun lexique exhaustif des termes comptables, mais dune prsentation des termes les plus courants, ceux justement que vous avez rencontrs jusquici ou allez rencontrer en consultant les documents de synthse des comptes annuels, le bilan, le compte de rsultat et lannexe. Pour la commodit, nous les avons classs par ordre alphabtique, il suffira de se reporter aux quelques dfinitions ci-aprs en cas de difficult sur un terme. Les astrisques (*) renvoient un terme dfini lui aussi dans ce lexique Actif fictif Certaines lignes de lactif sont en ralit des charges (*) que le lgislateur permet de porter au bilan pour les taler sur une dure de plus dun an (frais dtablissement, frais de recherche, charges rpartir). Ils sont fictifs dans la mesure o ils ne constituent pas des biens rels du patrimoine de lassociation. Amortissement Rduction de la valeur dune immobilisation (*). Un matriel prvu pour durer 10 ans sera amorti sur cette priode. Chaque anne, selon diverses techniques, la comptabilit va enregistrer un amoindrissement de la valeur initiale du matriel et une charge correspondante. Annexe Lannexe est un document qui fait partie des comptes annuels(*). Lannexe complte linformation donne par le bilan(*) et le compte de rsultat (*) par des prcisions sur des lments qui ne sont pas contenus dans ces deux documents. Arrhes Si une vente nest pas ralise, les arrhes verses prennent la forme de dommages-intrts, elles sont perdues. Si la vente se ralise, elles prennent la forme dacomptes (versements anticips).
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Audit Laudit est un examen de contrle de la qualit des oprations lintrieur dune association. Il est au service de la direction et doit fournir des analyses, des apprciations, des recommandations et des commentaires pertinents concernant les activits examines. Lauditeur peut tre un membre de lassociation ou un consultant extrieur indpendant. Avoir Document comptable inverse dune facture. Lavoir du fournisseur constatant, par exemple, un retour de marchandises, viendra en dduction des factures dues aux fournisseurs. Balance Tableau comptable qui permet de vrifier la cohrence arithmtique de la comptabilit. La balance permet par ailleurs de disposer de la position cumule de tous les comptes. Lorsquon dispose dun ordinateur et donc de la possibilit dditer facilement une balance, on peut aisment et rgulirement avoir un bon aperu de la situation de lassociation sans avoir tablir des rsultats dfinitifs. Bilan Document comptable qui recense tous les lments du patrimoine dune association (ou autres organisations) une date donne. Il se prsente sous la forme dun tableau en deux parties: lactif et le passif (voir ces mots). Le bilan fait partie des comptes annuels (*) obligatoires avec le compte de rsultat(*).

Budget Le budget est un document prvisionnel tabli sous la forme dun compte de rsultat et qui a pour objet de prvoir les recettes et les dpenses futures de lassociation. Une fois tabli, celui-ci doit tre suivi et doit permettre de comparer les prvisions avec la ralit. Pour cela, un tableau pourra tre conu en y indiquant, pour la priode suivie, les prvisions du budget, les ralisations et lcart entre les deux. Capitaux propres Ce sont des ressources la disposition de lentreprise qui correspondent la somme algbrique du capital social, des primes dmission de fusion ou dapport, des carts de rvaluation, du rsultat de lexercice, des subventions dinvestissement, ainsi que des rserves. Les capitaux propres figurent au passif du bilan. Pour les associations, il sagit des fonds associatifs. Charges Les charges comprennent tous les postes de dpenses ncessaires lactivit de lassociation durant lanne (achats, charges externes, impts, frais de personnel, frais financiers, dotations aux amortissements et provisions). Elles viennent diminuer le rsultat (*) tandis que les produits (*) laugmentent. Chiffre daffaires Le chiffre daffaires correspond lensemble des recettes dexploitation (ventes de marchandises, ventes de produits finis).

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Commissaire aux comptes Professionnel indpendant, le plus souvent expertcomptable de formation, il assure le contrle des comptes pour les organes dlibrants des associations et les tiers. Il a pour rle de vrifier que les comptes annuels (*) donnent une image fidle de la situation de lorganisation. Il a aussi une mission dintrt gnral (rvlation au Procureur de la Rpublique, alerte). Commodat Droit dutiliser gratuitement des biens avec lobligation de les restituer aprs sen tre servi. Comptabilit analytique La tenue de celle-ci nest pas obligatoire. Elle a pour but de calculer et analyser les cots qui sont ncessaires la prvision, la mesure et au contrle des rsultats. Elle apporte aux dirigeants de lassociation des informations utiles leurs dcisions et contribue amliorer la performance de lorganisation. Les cots peuvent tre calculs a priori en vue de tenter par la suite de les matriser ou tre calculs a posteriori en vue de les contrler. Compte Tableau deux colonnes qui, par convention, comporte le dbit(*) gauche et le crdit (*) droite. Un compte reprsente le plus petit ensemble du systme comptable, il ne regroupe que des enregistrements de la mme nature.
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Compte de rsultat Document comptable qui recense toutes les charges (*) et tous les produits (*) au cours dune priode dtermine. Le compte de rsultat fait partie des comptes annuels (*) obligatoires avec le bilan et lannexe. Comptes annuels Ensemble form par le bilan (*), le compte de rsultat (*) et lannexe (*) tablis la clture de lexercice. Contributions volontaires en nature Contributions effectues titre gratuit, soit sous la forme du bnvolat, soit en mettant disposition de lassociation des biens par des entits tierces (particuliers, collectivits locales), soit sous forme de dons en nature redistribus ou consomms en ltat. Crance Ce quun tiers doit lassociation est appel, en comptabilit, une crance. Il sagit le plus souvent dun client qui doit simplement le rglement dune facture. Cest linverse dune dette(*). Les crances constituent avec les stocks lactif circulant. Crdit Obtenir un crdit signifie communment obtenir un prt ou un dlai de paiement. Mais en comptabilit, cest aussi et surtout la partie droite dun compte, par pure convention. Il soppose au dbit.

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Crdit-bail Le contrat de crdit-bail permet la location dun bien et la promesse de vente de ce bien lchance du contrat un prix dfini au dpart. Dbit Dans le langage courant, un dbit reprsente des sommes dues. En comptabilit, le dbit est la partie gauche dun compte, par pure convention. Il soppose au crdit. Dette Ce que lassociation doit des tiers (fournisseurs, tat, organismes sociaux, salaris). Elle soppose dans le bilan aux crances (*). Dotations Les dotations correspondent aux amortissements (*) et provisions (*) calculs pour une anne et affects en charge (*). Droit au bail Cest la possibilit, le droit, pour un commerant dobtenir le renouvellement de son bail commercial (location de son local). Le droit au bail fait partie de la valeur du fonds de commerce. Une association peut dtenir un fonds de commerce. Droit de bail Impt pay par les propritaires lorsquils louent des immeubles.

criture Lcriture comptable correspond linscription dune opration sur un journal comptable. Lcriture comptable comprend la date, le numro du compte dbit et le numro du compte crdit, le montant et le libell explicatif de lopration. Emplois Les emplois sont regroups lactif du bilan et reprsentent les utilisations des ressources numres au passif. On y trouve notamment les immobilisations, les stocks, les crdits octroys aux clients, les crances sur les tiers et la trsorerie. Expert-comptable Professionnel libral, membre de lordre des expertscomptables et des comptables agrs. Pour tre inscrit lOrdre, il faut avoir plus de 25 ans, jouir de ses droits civiques, navoir subi aucune condamnation et pouvoir justifier du diplme dexpertise comptable. Fonds associatifs Fonds durables apports par les adhrents de lassociation, les particuliers, ltat, les collectivits publiques, les collectivits parapubliques. Ces fonds associatifs, qui peuvent se faire en apports, en libralits ou en subventions, remplacent le compte de capital dans la comptabilit du secteur associatif.

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Fonds de commerce Ensemble des lments incorporels (clientle, droit au bail) et corporels (matriels, installations, stocks) du patrimoine dune association. Les lments incorporels sont appels fonds commercial. Fonds ddis Compte spcifique la comptabilit associative qui sert mettre en vidence les ressources affectes par des tiers financeurs des projets pralablement dfinis. Fonds de roulement Le fonds de roulement correspond aux capitaux stables (permanents) qui permettent le fonctionnement courant (quotidien) de lassociation. Grand livre Le grand livre est un tat sur lequel sont portes et ventiles les critures du journal selon le plan de comptes de lassociation. Immobilisations Les immobilisations forment lensemble du patrimoine destin servir lassociation dune faon durable. On distingue les immobilisations incorporelles, corporelles et financires. Elles sont soumises des amortissements (*). Inventaire Linventaire, ralis au moins une fois par an, permet de vrifier tous les lments du patrimoine de lassociation enregistrs lactif (*) et au passif (*) du bilan.
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Journal Le journal est un document retraant les oprations comptables par ordre chronologique. Ce document comporte deux colonnes de sommes: dbit et crdit. Le total de la colonne des dbits doit tre gal au total de la colonne des crdits du journal. Lindication du compte dbit et du compte crdit peut tre complte par des informations telles que les rfrences du document servant de base lenregistrement (numro de la facture, du chque). Long-terme Dont la dure est suprieure 5ans pour les comptables ( 7ans pour les banques). Passif Partie droite du bilan (*) qui regroupe lorigine des fonds (les ressources) la disposition de lassociation. Le passif comprend dune part les capitaux propres (*) et dautre part les dettes (*). Plan comptable gnral (PCG) Le plan comptable gnral 1999, qui est une refonte de celui de 1982, regroupe lensemble des normes comptables du PCG 1982, de certains articles du Code de commerce et des avis du Conseil national de la comptabilit. Il contient des informations relatives la comptabilit gnrale uniquement et sapplique toute entit soumise lobligation lgale de fournir des comptes annuels.

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Plus-value La plus-value sur un lment dactif reprsente le supplment de valeur par rapport la valeur nette comptable (prix dachat amortissements). La moins-value reprsente linverse. La plus-value, ou la moins-value, peut tre, soit ralise lorsque le bien est vendu, soit latente dans les comptes. Prt Contrat entre deux personnes par lequel la premire (le prteur) dcide de mettre la disposition du second une somme dargent que celui-ci sengage lui rembourser selon des modalits (dure, taux dintrt, priodicit) dtermines. Provision Une provision est dote lorsquil y a une perte de valeur, pas forcment irrversible, sur un lment du patrimoine. Ainsi, le stock, ou une crance, peut tre provisionn. Rserve Part du bnfice affecte au financement de lentreprise. Les rserves font partie des capitaux propres. Ressources Les ressources correspondent aux moyens de financement auxquels lentreprise a eu recours dans le pass et dont elle bnficie encore. Les ressources sont situes au passif du bilan et se composent notamment du capital social, du bnfice, des rserves ou des dettes financires.

Rsultat comptable Diffrence entre les produits (*) et les charges (*) (excdent ou dficit). Pour certaines associations ou fondations, rsultat sous contrle de tiers financeurs ou rsultat en instance. Cest le cas par exemple des tablissements sanitaires et sociaux. Ce rsultat comptable ne peut tre distribu aux adhrents et, la diffrence de la terminologie PCG (plan comptable gnral), son versant positif correspond un excdent et le ngatif, un dficit. Sicav Socit dinvestissement capital variable. La Sicav a pour objet lacquisition et la gestion dun portefeuille de valeurs mobilires, ce qui permet de diviser les risques pour ceux qui en dtiennent les parts. Solde Diffrence qui apparat sur un compte entre le dbit (*) et le crdit (*). Si le dbit dpasse le crdit, le solde est dbiteur; si le crdit dpasse le dbit, le solde est crditeur. Subventions Elles peuvent tre dinvestissement ou de fonctionnement; elles sont octroyes par des personnes de droit public ou mme priv et fixes par convention pour un objectif prcis et doivent donc tre utilises selon les objectifs dfinis lattribution.

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Trsorerie La trsorerie est ltat des liquidits disponibles dont dispose une association un moment prcis. Si elle est positive, cela signifie alors que le montant des encaissements est suprieur celui des dcaissements. Comptablement, les comptes de trsorerie (banque, caisse) sont dbits lors des entres de fonds et crdits lors des sorties de fonds.

Annexes
Extrait du plan comptable des associations

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Extrait du plan comptable des associations


Le plan comptable ci-aprs est compos des comptes du plan comptable gnral (PCG) et bien entendu du nouveau plan comptable des associations. La classe I est la classe de comptes la plus spcifique pour les associations, elle figure intgralement dans la liste ci-aprs. Tout ce qui concerne particulirement les associations et qui ne figure pas dans le PCG est ici en italique. Par contre, nous navons pas jug utile de reproduire lintgralit du PCG.

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CLASSE I - COMPTES DE CAPITAUX (Fonds propres, emprunts et dettes assimiles) 10. Fonds associatifs et rserves 102. Fonds associatifs sans droit de reprise 1021. Valeur du patrimoine intgr 1022. Fonds statutaires ( clater en fonction des statuts) 1024. Apports sans droit de reprise 1025. Legs et donations avec contrepartie dactifs immobiliss 1026. Subventions dinvestissement affectes des biens renouvelables 103. Fonds associatifs avec droit de reprise 1034. Apports avec droit de reprise 1035. Legs et donations avec contrepartie dactifs immobiliss assortis dune obligation ou dune condition 1036. Subventions dinvestissement affectes des biens renouvelables 105. carts de rvaluation 1051. carts de rvaluation sur des biens sans droit de reprise 1052. carts de rvaluation sur des biens avec droit de reprise 106. Rserves 1062. Rserves indisponibles 1063. Rserves statutaires ou contractuelles 1064. Rserves rglementes 1068. Autres rserves (dont rserves pour projet associatif) 11. lments en instance daffectation 110. Report nouveau 115. Rsultats sous contrle de tiers financeurs
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12. Rsultat net de lexercice (excdent ou dficit) 120. Rsultat de lexercice (excdent) 129. Rsultat de lexercice (dficit) 13. Subventions dinvestissement affectes des biens non renouvelables 131. Subventions dinvestissement (renouvelables) 1311. tat 1312. Rgions 1313. Dpartements 1314. Communes 1315. Collectivits publiques 1316. Entreprises publiques 1317. Entreprises et organismes privs 1318. Autres 138. Autres subventions dinvestissement 139. Subventions dinvestissement inscrites au compte de rsultat ( dtailler ventuellement lidentique du compte 131) 14. Provisions rglementes 142. Provisions rglementes relatives aux immobilisations 1424. Provisions pour investissement (participation des salaris) 143. Provisions rglementes relatives aux stocks 1431. Hausse des prix 1432. Fluctuation des cours 144. Provisions rglementes relatives aux autres lments de lactif 145. Amortissements drogatoires 146. Provision spciale de rvaluation 148. Autres provisions rglementes
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15. Provisions pour risques et charges 151. Provisions pour risques 1511. Provisions pour litiges 1514. Provisions pour amendes et pnalits 1515. Provisions pour pertes de change 1516. Provisions pour risques demploi 1518. Autres provisions pour risques 153. Provisions pour pensions et obligations similaires 155. Provisions pour impts 157. Provisions pour charges rpartir sur plusieurs exercices 1572. Provisions pour grosses rparations 158. Autres provisions pour charges 1582. Provisions pour charges sociales et fiscales sur congs payer 16. Emprunts et dettes assimiles 164. Emprunts auprs des tablissements de crdit 1641. Emprunts ( dtailler) 165. Dpts et cautionnements reus 1651. Dpts 1655. Cautionnements 166. Participation des salaris aux rsultats 1661. Comptes bloqus 1662. Fonds de participation 167. Emprunts et dettes assortis de conditions particulires 1672. Titres associatifs 168. Autres emprunts et dettes assimiles 1681. Autres emprunts ( dtailler) 1685. Rentes viagres capitalises 1687. Autres dettes ( dtailler)
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1688. Intrts courus ( dtailler) 169. Primes de remboursement des obligations 17. Dettes rattaches des participations 18. Comptes de liaison des tablissements (avec le sige social ou entre eux) 181. Apports permanents entre sige social et tablissements 185. Biens et prestations de services changs entre tablissements et le sige social 186. Biens et prestations de services changs entre tablissements (charges) 187. Biens et prestations de services changs entre tablissements (produits) 19. Fonds ddis 194. Fonds ddis sur subventions de fonctionnement 195. Fonds ddis sur dons manuels affects 197. Fonds ddis sur legs et donations affects CLASSE II - COMPTES DIMMOBILISATIONS 22. Immobilisations mises en concession 228. Immobilisations greves de droits 229. Droits des propritaires (voir plan comptable gnral pour autres comptes) CLASSE III - COMPTES DE STOCKS ET EN-COURS (voir plan comptable gnral)

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CLASSES IV - COMPTES DE TIERS 40. Fournisseurs et comptes rattachs (voir plan comptable gnral) 41. Usagers et comptes rattachs 411. Usagers 413. Usagers Effets recevoir 416. Crances douteuses ou litigieuses 418. Usagers Produits non encore facturs 4181. Usagers Factures tablir 4181. Usagers Intrts courus 419. Usagers crditeurs 4191. Usagers Avances et acomptes reus sur commandes 4196. Usagers Dettes pour emballages et matriels consigns 4197. Usagers Autres avoirs 4198. Rabais, remises, ristournes accorder et autres avoirs tablir 42. Personnel et comptes rattachs (voir plan comptable gnral) 43. Scurit sociale et autres organismes sociaux (voir plan comptable gnral) 44. tat et autres collectivits publiques (voir plan comptable gnral) 45. Confdration, fdration, union, associations affilies 451. Confdration, fdration, union, associations affilies Compte courant 455. Socitaires Comptes courants 4551. Principal 4558. Intrts courus
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46. Dbiteurs divers et crditeurs divers (voir plan comptable gnral) 47. Comptes transitoires ou dattente 475. Legs et donations en cours de ralisation (voir plan comptable gnral pour autres comptes) 48. Comptes de rgularisation (voir plan comptable gnral) 49. Provisions pour dprciation des comptes de tiers 491. Provisions pour dprciation des comptes dusagers (et organismes de prise en charge) 496. Provisions pour dprciation des comptes de dbiteurs divers CLASSE V - COMPTES FINANCIERS 50. Valeurs mobilires de placement 51. Banques, tablissements financiers et assimils 53. Caisse 54. Rgies davances et accrditifs 58. Virements internes 59. Provisions pour dprciation des comptes financiers (voir plan comptable gnral) CLASSE VI - COMPTES DE CHARGES 60. 61. Achats (voir plan comptable gnral) Services extrieurs (voir plan comptable gnral)

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62. Autres services extrieurs (voir plan comptable gnral) 63. Impts, taxes et versements assimils (voir plan comptable gnral) 64. Charges de personnel (voir plan comptable gnral) 65. Autres charges de gestion courante 657. Subventions verses par lorganisme (voir plan comptable gnral pour autres comptes) 66. Charges financires (voir plan comptable gnral) 67. Charges exceptionnelles (voir plan comptable gnral) 68. Dotations aux amortissements, provisions et engagements 681. Dotations aux amortissements et aux provisions Charges dexploitation 686. Dotations aux amortissements et aux provisions Charges financires 687. Dotations aux amortissements et aux provisions Charges exceptionnelles 689. Engagements raliser sur ressources affectes 6894. Engagements raliser sur subventions attribues 6895. Engagements raliser sur dons manuels affects 6897. Engagements raliser sur legs et donations affects 69. Impts sur les socits (voir plan comptable gnral)

CLASSE VII - COMPTES DE PRODUITS 70. Ventes de produits finis, prestations de services, marchandises (voir plan comptable gnral) 71. Production stocke (ou destockage) (voir plan comptable gnral) 72. Production immobilise (voir plan comptable gnral) 74. Subventions dexploitation (voir plan comptable gnral) 75. Autres produits de gestion courante 754. Collectes 756. Cotisations (voir plan comptable gnral pour autres comptes) 76. Produits financiers (voir plan comptable gnral) 77. Produits exceptionnels (voir plan comptable gnral) 78. Reprises sur amortissements et provisions 789. Report des ressources non utilises des exercices antrieurs ( clater en sous-comptes par type de ressources) 7894. Reports sur subventions attribues 7895. Reports sur dons manuels affects 7897. Reports sur legs et donations affects (voir plan comptable gnral pour autres comptes) 79. Transferts de charges (voir plan comptable gnral)

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CLASSE VIII - COMPTES DES CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES EN NATURE 86. Emplois des contributions volontaires en nature 860. Secours en nature alimentaires vestimentaires 861. Mise disposition gratuite de biens locaux matriels 862. Prestations 864. Personnel bnvole 87. Contributions volontaires en nature 870. Bnvolat 871. Prestations en nature 872. Dons en nature.

Exemples dapplication
Les tableaux des pages suivantes sont repris sur Internet (voir pages 117 120)

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Exemple de prsentation de bilan dvelopp


ACTIF Brut Exercice N Amortissements et provisions ( dduire) Net Exercice N-1 Net

PASSIF FONDS ASSOCIATIFS ET RESERVES Fonds associatifs sans droit de reprise carts de rvaluation Rserves Rserves indisponibles Rserves statutaires ou contractuelles Rserves rglementes Autres rserves (dont rserves pour projet associatif) Report nouveau Rsultat net de lexercice ( excdent ou dficit) Subventions dinvestissement Provisions rglementes Total I Autres Fonds associatifs Fonds associatifs avec droit de reprise Apports Legs et donations Subventions dinvestissement affectes des biens renouvelables Rsultat sous contrle de tiers financeurs Droit des propritaires (commodat) Total II Provisions pour risques et charges Provisions pour risques Provisions pour charges Fonds ddis Sur subventions de fonctionnement Sur autres ressources Total III DETTES (1) Emprunts et dettes auprs des tablissements de crdits(2) Emprunts et dettes financires divers (3) Avances et acomptes reus sur commandes en cours Dettes fournisseurs et Comptes rattachs Dettes fiscales et sociales Dettes sur immobilisations et comptes rattachs COMPTES de rgularisation (1) Produits constats davance Total IV carts de conversion Passif (V)

Exercice N

Exercice N-1

ACTIF IMMOBILISE Immobilisations incorporelles Frais dtablissement Concessions et droits similaires, logiciels, droits et valeurs similaires Autres immobilisations incorporelles Immobilisations incorporelles en cours Avances et acomptes Immobilisations corporelles Terrains Constructions Installations techniques, matriel et outillage industriels Autres immobilisations corporelles Immobilisations corporelles en cours Avances et acomptes Immobilisations financires (1) Participations Crances rattaches des participations Autres titres immobiliss Prts Autres Total I ACTIF CIRCULANT Stocks et en-cours Mat. prem. et autres approvisionnements En-cours de production (biens et services) Produits intermdiaires et finis Marchandises Avances et acomptes sur commandes Crances Usagers et comptes rattachs Autres Valeurs mobilires de placement Disponibilits Charges constates davance (2) Total II COMPTES de rgularisation (III) Charges rpartir sur plusieurs exercices carts de conversion Actif (IV) TOTAL GENERAL (I+II+III+IV) ENGAGEMENTS REUS (pour mmoire) * Legs nets raliser, accepts par les organes statutairement comptents * Legs nets raliser, autoriss par lorganisme de tutelle * Dons en nature restant faire (1) Dont moins dun an (2) Dont plus dun an

0,00 TOTAL GENERAL ( I+I+II+III+IV+V) 0,00 ENGAGEMENTS DONNES (pour mmoire) (1) Dont plus dun an , Dont moins dun an (2) Dont concours bancaires courants et soldes crditeurs de banques (3) Dont emprunts participatifs

0,00

0,00

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Exemple de prsentation de compte de rsultat dvelopp


CHARGES Charges dexploitation (1) : Achats de marchandises Variation de stocks marchandises Achats de matires et autres approvisionnements Variation de stocks matires Autres achats (non stocks) Charges externes Impts, taxes et versements assimils Rmunration du personnel Charges sociales Autres charges de personnel Subventions accordes sur ressources affectes Dotations aux amortissements Dotations aux provisions Engagements raliser sur ressources affectes Autres charges TOTAL I Quotes-parts de rsultat sur oprations faites en commun TOTAL II Charges financires (1) : Dotations aux amortissements et aux provisions Intrts et charges assimiles Charges nettes sur cessions de valeurs mobilires de placement TOTAL III Charges exceptionnelles : Sur oprations de gestion Sur oprations en capital Reprise de dficit antrieur Dotations aux amortissements et aux provisions TOTAL IV Participation des salaris aux rsultats Impts sur les socits TOTAL V TOTAL DES CHARGES (I+II+III+IV+V) EXCDENT (si TOTAL DES PRODUITS - TOTAL DES CHARGES = RSULTAT POSITIF) TOTAL GNRAL = TOTAL CHARGES + EXCDENT EMPLOIS DES CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES EN NATURE Secours en nature Mise disposition gratuite de biens et services Personnel bnvole TOTAL DES CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES (1) Dont charges affrentes des exercices antrieurs Exercice N clos le 31/12/XX Exercice N-1 clos le 31/12/XX-1 Exercice N clos le 31/12/XX Exercice N-1 clos le 31/12/XX-1 PRODUITS Produits dexploitation (1) : Ventes de marchandises Production vendue (biens et services) Production stocke Production immobilise Subventions dexploitation Reprises sur provisions et amortissements, transferts de charges Autres produits Collectes Cotisations Legs et donations Produits lis des financements rglementaires Report des ressources non utilises des exercices antrieurs Quote-part de subvention dinvestissement renouvelable et des apports vires au compte de rsultat TOTAL I Quotes-parts de rsultat sur oprations faites en commun TOTAL II Produits financiers De participation Dautres valeurs mobilires et crances de lactif immobilis Autres intrts et produits assimils Reprises sur provisions et transferts de charges Diffrences positives de change Produits nets sur cessions de valeurs mobilires de placement TOTAL III Produits exceptionnels : Sur oprations de gestion Sur oprations en capital Reprises dexcdent sur exercices antrieurs Reprises sur provisions et transferts de charges Quote-part des subventions dinvestissement non renouvelable vire au compte de rsultat TOTAL IV TOTAL DES PRODUITS (I+II+III+IV) PERTE (si TOTAL DES PRODUITS - TOTAL DES CHARGES = RSULTAT NGATIF) TOTAL GNRAL = TOTAL DES PRODUITS + PERTE VALUATION DES CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES EN NATURE Bnvolat Prestations en nature Dons en nature TOTAL DES CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES

Exercice N clos le 31/12/XX

Exercice N-1 clos le 31/12/XX-1

Exercice N clos le 31/12/XX

Exercice N-1 clos le 31/12/XX-1

VALUATION ET EMPLOI DES CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES EN NATURE DOIVENT SQUILIBRER

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ACTIF Caisse PASSIF TOTAUX 0 Brut 0 TOTAUX Immobilisations Crances Banques Dettes : - Emprunt - Dettes de fonctionnement Fonds associatifs Rsultat de lexercice Subventions dinvestissement Provisions pour risques et charges Fonds ddis

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Exercice N Amortissements Provisions 0

Exemple de bilan simplifi

Exemple de compte de rsultat simplifi


CHARGES Charges dexploitation : - Achats - Services extrieurs - Frais de personnel - Autres charges dexploitation Charges financires Charges exceptionnelles TOTAL DES CHARGES Excdent (si produits-charges = rsultat positif) TOTAL GENERAL (total charges+excdents) EMPLOIS DES CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES EN NATURE Exercice N Exercice N-1 Exercice N Exercice N-1 PRODUITS Produits dexploitation : - Produits de lactivit - Cotisations et dons - Subventions - Autres produits dexploitation Produits financiers Produits exceptionnels TOTAL DES PRODUITS Dficit (si produits-charges = rsultat ngatif) TOTAL GENERAL (total produits+dficit) VALUATION DES CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES EN NATURE Bnvolat Secours en nature Mise disposition gratuite de biens et services Personnel bnvole Prestations en nature Dons en nature Exercice N Exercice N-1 Exercice N Exercice N-1

Exercice N Exercice N-1

Net

Exercice N-1

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Exemple de tenu de comptabilit


dans une petite structure associative
n de pice n chque Achats Services Autres Autres extrieurs services extrieurs 100 10 30 2250 750 150 50 250 70 100 150 550 dbit crdit (entre) (sortie) 1000 100 10 30 2250 750 150 50 250 70 100 150 550 1 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 25/02/2007 5/03/2007 10/02/2007 20/04/2007 25/04/2007 02/05/2007 10/05/2007 10/05/2007 20/05/2007 20/05/2007 21/05/2007 21/05/2007 24/05/2007 Remise chque 956124 956125 956126 virement 9561227 9561228 9561229 9561230 9561231 9561232 9561233 Remise chque Mise en banque cotisations Achats fournitures de bureau Rembours. dplacement bnvole Tlphone Subvention CAF (virement) Achats denres Location camionnette/distribution Achat essence + parking Location stand fte des assoc. Assurance Achat pt fournitures pour stand Achat boissons + gteaux Recettes fte assoc. Date Banque Libells Dpenses (toujours au dbit) Recettes (toujours au crdit) Produits Cotisations et Subventions autres de contributions lactivit volontaires 1000

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Total 3800 1660 1170 400 90 0 550 1000 Vrificateur : le solde banque -(les recettes-les dpenses) doit tre gal 0 2250

Solde au

Solde du compte

Nature de lopration

Total des oprations

Exemple de rapprochement bancaire

Dans la comptabilit de lassociation : Oprations comptabilises par la banque, non inscrite en comptabilit (ex: frais bancaires ou virement) mettre les entres non comptabilises au dbit du compte et les sorties au crdit Date Dbit

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Crdit

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Sur le compte en banque : Opration non-comptabilise par la banque mais inscrite en comptabilit (ex. : chque mis mais non tirs) mettre les entres non constates par la banque au crdit et les sorties au dbit Nature de lopration Date Dbit Crdit

Mode demploi des fichiers fournis en annexe au guide pratique Comprendre et tenir la comptabilit de votre association
Ils ne constituent pas des documents comptables et ne peuvent se substituer des logiciels de comptabilit. Lditeur ne saurait tre tenu pour responsable des erreurs rsultant de lutilisation de ces fichiers pour ltablissement de documents comptables. Les fichiers Excel fonctionnent sous la version 3.0 ainsi que sur les versions ultrieures. Le fichier rtf fonctionne sous la plupart des traitements de texte. Les tableaux sont verrouills. Avant toute utilisation, nous vous conseillons den effectuer une sauvegarde pour vous y reporter en cas deffacement accidentel dune formule. Une fois cette sauvegarde ralise, vous pouvez dverrouiller les fichiers (menu outils protection ter le verrouillage). Le mot de passe est ame (en minuscules). Vous pouvez alors accder aux fichiers et effectuer les oprations en vous reportant aux explications du guide concernant les diffrents tableaux.

Solde du compte

Total des oprations Solde au

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Les tableaux des annexes correspondent respectivement, sur Internet, aux fichiers suivants: Plan comptable des associations PC.rtf (ou Planco~1.rtf) Bilan dvelopp Bilandev.xls Bilan simplifi Bilsimp.xls Compte de rsultat simplifi Crsimp.xls Tenue de comptabilit dans une petite association Cahcomp.xls Rapprochement bancaire Rapbanc.xls

Le compte rendu financier de lemploi de subvention


Un modle de compte-rendu financier est disponible sur le site : www.service-public.fr. Le tableau des charges comprend deux grandes rubriques, d'une part les charges directes affectes la ralisation du projet ou de l'action subventionne (selon la structure des comptes du plan comptable associatif) et d'autre part les charges indirectes c'est--dire la part des frais de fonctionnements gnraux de l'association - y compris les frais financiers - affects la ralisation de l'objet de la subvention, l aussi selon la nature des charges indirectes prvue par la nomenclature du plan comptable associatif. Le tableau des produits prvoit la ventilation par type de ressources affectes directement au projet ou l'action subventionne, c'est--dire principalement des subventions d'exploitation et des produits financiers affects. Les reports de ressources en charges et en produits qui apparaissent la clture en fonds ddis sont bien videmment prvus ainsi que la comptabilisation des contributions volontaires en nature affecte au projet ou l'action subventionne. Ce tableau est accompagn de deux annexes, la premire comprend un commentaire sur les carts entre le budget et les ralisations ainsi qu'un tableau de rpartition entre le budget principal et le compte-rendu financier

En complment de ce dossier, des fichiers Excel disponibles sur Internet permettent une mise en oeuvre pratique des prconisations.Ces fichiers sont disponibles ladresse Internet suivante : http://www.ame1901.fr/pages/gpa05/

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des charges communes en indiquant les critres utiliss (c'est--dire les cls de rpartition pour l'affectation des charges indirectes au compte-rendu financier) ; la seconde annexe comprend une information qualitative dcrivant la nature des actions et les rsultats obtenus par rapport aux objectifs initiaux du projet. Le compte-rendu financier est dpos dans les six mois suivant la fin de l'exercice auprs de l'autorit administrative qui a vers la subvention. Les informations qu'il contient sont attestes par le prsident ou toute personne habilite reprsenter l'organisme. L'ensemble de ces dispositions entre en vigueur le 1er janvier 2007. L'obligation de ce compte-rendu financier va renforcer l'importance de la comptabilit analytique dans les associations. En effet de nombreuses associations bnficient d'une pluralit de financements publics, il faudra dans ce cas une grande rigueur comptable pour la prsentation de ces documents (affectation des charges indirectes, imputation de frais financiers en regard des moments d'encaissement et de dcaissement des charges et des produits lies l'action subventionne...).

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