NDICE

I. INTRODUCCIN.. 3

II. GENERALIDADES DE LA EMPRESA . 4 1. Constitucin de la empresa 2. Objetivos de al empresa 3. Polticas administrativas 4. Polticas contables 5. Control interno 5.1 Control Interno Administrativo 5.1.1 Controles interno previo al compromiso 5.1.2 Control interno previo al desembolso. 5.1.3 Control interno posterior. 5.1.4 Uso, aprovechamiento y seguridad en equipos de computacin 5.1.5 Unidad de recursos humanos 5.1.6 Seleccin de personal 5.1.7 Registros y expedientes 5.1.8 Actuacin de los funcionarios y empleados 5.1.9 Capacitacin y entrenamiento 5.1.10 Rotacin del personal 5.1.11 Evaluacin de recursos humanos 5.1.12 Remuneraciones 5.1.13 Asistencia 5.1.14 Manual de clasificacin de cargos 5.2 Control Interno Contable 5.2.1 Caja y Bancos 5.2.2 Cuentas y Documentos por cobrar 5.2.3 Cuentas por cobrar empleados 5.2.4 Pedidos en transito 5.2.5 Inventarios 5.2.6 Gastos anticipados 5.2.7 Inversiones en valores 6. Organigrama III. CATLOGO DE CUENTAS . 1. Instructivo del catlogo de cuentas 33

IV. DISEO DE FORMULARIOS Y PROCEDIMIENTOS CON SUS RESPECTIVOS PROCEDIMIENTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.. 1. Formularios 2. Instructivo para el llenado de los formularios. 3. Diseo de los puestos de contabilidad V. CONCLUSIN

52

I. INTRODUCCIN.
En la actualidad los sistemas de contabilidad han sufrido grandes cambios, ya que se han modernizado y no solo se utilizan los sistemas manuales; sino los computarizados quienes han venido a dar un cambio muy significativo en cuanto a la preparacin rpida de la informacin financiera.

El presente sistema contable contiene todas las referencias necesarias para la administracin y registros financieros de las operaciones que realice la Empresa Comercial de Electrodomsticos Almacn Victoria en este se describe en forma detallada las polticas Administrativas Contables, controles internos de las operaciones, organigrama Catlogo e instructivo de cuentas y diseo de puestos del personal contable. Con este sistema se pretende de que el personal que se encargue de la administracin del negocio conozca con exactitud los objetivos del mismo y a su vez acate y haga cumplir todas las tcnicas y procedimientos relacionados con las operaciones del negocio, de tal forma que se logra un desarrollo y crecimiento acelerado, adems de una consolidacin fuerte y competitivo del negocio en el mercado.

II. GENERALIDADES DE LA EMPRESA.

CONSTITUCIN DE LA EMPRESA. La Empresa denominada Almacn Victoria, con domicilio en la cuidad de Granada, ubicada en Calle Real Xalteva, estar constituida por 3 socios de los cuales dos de ellos se encargarn de la administracin y uno de las finanzas. El capital estar integrado por acciones (1,000) con un costo de C$ 100 cada una. Los informes financieros se elaboran cada, fin de mes y la reparticin de la utilidad ser en proporcin al capital aportado por cada socio. Los estados financieros sern presentados a la Junta Directiva cada 6 meses; sin embargo se preparan informes financieros mensuales, los cuales se consolidaran en el informe anual de operaciones al finalizar el ejercicio contable de cada ao.

OBJETIVOS DE LA EMPRESA. Ofertar al pblico en general de la ciudad de Granada, Electrodomsticos para el hogar de marcas reconocidas. Ofrecer crditos con comodidades de pago y tasas de inters razonables. Brindar a los clientes un servicio de reparaciones tcnicas de los equipos con calidad y una atencin esmerada. POLTICAS ADMINISTRATIVAS. 1. Parra reclutar al personal que trabajar en el rea de ventas, al menos debe tener como mnimo el ttulo acadmico de bachilleres. 2. El personal del rea contable tendr como mnimo el grado de tcnico medio en contabilidad y el responsable de este Departamento el grado de Licenciado en Contadura. 3. Todo personal tendr un horario de 8:00 AM a 5:00 PM; con excepcin al personal de ventas que devengar horas extras en casos de feria o das que ameriten trabajo fuera del horario normal. 4. El personal de limpieza tendr al menos un grado acadmico de sexto grado aprobado. 5. Ningn trabajador podr ausentarse de su puesto de trabajo sin autorizacin del administrador o Gerente del negocio. 6. El Administrador y Gerente del negocio deben poseer grado acadmico de Licenciado en Administracin de Empresas. 7. Ningn empleado podr portar armas o cualquier instrumento que pueda causar daos a la propiedad o a cualquier persona; salvo en casos que lo ameriten. 8. El trabajador que se presente en estado de ebriedad o consuma cualquier tipo de bebida alcohlica que provoque escndalo, puede ser tomado como causa de despido. POLTICAS CONTABLES. 1. Todos los registros contables y estados financieros sern preparados por el Departamento de Contabilidad.

2. La documentacin contable para preparar los Estados Financieros estarn archivado en orden numrico en el Departamento de Contabilidad y solo tendrn acceso personal autorizado. 3. Las adquisiciones de mercancas o activos fijos en moneda extranjera sern convertidos al tipo de cambio oficial vigente al da de la compra y en caso que se queden a crdito se preparan ajustes por correccin monetaria al final del ejercicio contable. 4. Todos los formularios que se utilicen para el registro de operaciones estarn bajo la custodia del responsable del Departamento de Contabilidad. 5. Las compras de mercancas o adquisiciones de activos fijos se harn previo 3 cotizaciones de empresas diferentes. 6. Se preparan conciliaciones de cuentas por cobrar y estados de cuenta que se le enviarn a cada cliente. 7. Para el registro de las operaciones contables de la empresa se utilizar el sistema de Inventarios Perpetuos. 8. Se realizarn inventarios de mercancas y de materiales y suministros cada 6 meses, al igual que de activo fijo. 9. Realizacin de selectivos o algunos productos que rotan con mayor frecuencia en el inventario. 10. Realizacin de arqueos sorpresivos de caja chica para conciliar con el saldo. 11. Los cheques sern autorizados por dos firmas libradoras. 12. La chequera y la elaboracin de los cheques estar a cargo del responsable del departamento de caja. 13. Elaboracin de anlisis financiero a travs de razones y anexos a los Estados Financieros para evaluar el desempeo de la Empresa.

CONTROL INTERNO.
CONTROLES INTERNOS ADMINISTRATIVOS.
Controles interno previo al compromiso.

El control interno previo al compromiso para efectuar un gasto o desembolso comprende un examen de las operaciones o transacciones propuestas que puedan crear compromisos de los fondos. Las personas designadas para decidir la realizacin de un gasto y aquellas que conceden la autorizacin respectiva, verificarn previamente que: 1. La propiedad y veracidad de las operaciones propuestas, determinando si estn relacionadas con los fines de la entidad y con los programas previamente aprobados. 2. La legalidad de las operaciones propuestas, asegurndose que la entidad tiene competencia legal para ejecutarla y no existen restricciones o impedimentos para realizarla. 3. La conformidad con la disponibilidad de fondos previstos para financiar la transaccin. Control interno previo al desembolso.

Es la revisin y anlisis de las transacciones que originan desembolsos de la entidad, antes de efectuarlo. Al examinar cada desembolso propuesto se debe de determinar: a) La veracidad de la transaccin propuesta mediante el anlisis de la documentacin y autorizacin la cual incluye: 1) Revisar que las futuras evidencien la obligacin, su razonabilidad, exactitud, aritmtica y propiedad. 2) Comprobar que las cantidades y calidades de los bienes o servicios recibidos son los que figuran en la factura, en las rdenes de compras emitidas o en el contrato u otros documentos que evidencien la operacin. b) Verificar que las operaciones cumplen con todos los trminos legales y financieros y si lo han variado de manera significativa con respecto al compromiso previamente establecido. c) Determinar si existen fondos disponibles para cancelar la obligacin dentro del plazo establecido. Control interno posterior.

El examen posterior de las operaciones financieras o administrativas de una entidad. Se practicar pro medio de la auditoria interna y por la auditoria externa. El examen posterior comprende la evaluacin en:

a. El grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas. b. Los resultados de la gestin. c. d. Los niveles de eficiencia y economa en la utilizacin y aprovechamiento de los recursos humanos, financieros, naturales, materiales y tecnolgicos. e. f. Impacto de las actividades en el medio ambiente. Uso, aprovechamiento y seguridad en equipos de computacin

La mxima autoridad de cada Entidad u Organismo y los Directores o Jefes de las diferentes unidades administrativas que tengan a su cargo equipo de computacin, deben establecer los procedimientos que consideren necesarios para aprovechar el uso eficiente, efectivo y econmico de dichos equipos, lo cual se lograr a travs de: a) Manual operativo de los diferentes programas que maneja la Entidad u Organismo; b) El registro y seguimiento de la operacin de los mismos; c) Una adecuada capacitacin a los funcionarios y usuarios de los equipos; d) Evaluacin peridica de los objetivos previstos. Cuando exista un centro de Procesamiento de Datos se establecern medidas que lo protejan y salvaguarden contra prdidas y fuga en la informacin, conforme a las siguientes medidas: 1.) 2.) 3.) 4.) Restriccin en el acceso al Centro de Procesamiento de Datos; Respaldar en claves de seguridad la informacin procesada; Obtener mensualmente respaldo de los archivos que contienen las transacciones de la Entidad u Organismo y ubicar estos en un lugar fsicamente seguro; Seguridad e instalacin fsica adecuada, que permita una proteccin contra incendios, explosiones e inundaciones, etc.

Unidad de recursos humanos

Toda Entidad u Organismos deber contar cuando sea necesario con una unidad especializada en recursos humanos que cumpla las funciones tcnicas relativas a la administracin de personal. Los funcionarios encargados de esta unidad deben poseer conocimiento sobre las materias laborales, tcnicas para reclutar personal, evaluar y promover el desarrollo del mismo, as como para ejecutar las polticas institucionales respectivas. Seleccin de personal

Para seleccionar el personal se exigir capacidad tcnica, profesional, honestidad y que no tenga impedimento legal para desempear el cargo; y una vez en el trabajo se le debe dar entrenamiento necesario. El personal estar sujeto a evaluacin con respecto a su idoneidad, capacidad y tica profesional, as como actualizacin tcnica. Para ocupar cargos en alguna Entidad u Organismo ser condicin obligatoria que la persona no tenga antecedentes que pongan en duda su moralidad y honradez o que haya sido sancionado legalmente por perjuicio en contra del Estado o la empresa privada o por negligencia manifiesta en el desempeo de un puesto anterior dentro de los 3 aos precedentes a la fecha en que se califiquen sus requisitos para optar al cargo. Registros y expedientes

Deben existir registros y expedientes que contengan el historial de cada uno de los empleados y funcionarios de la Entidad u Organismo sin excepcin alguna, en los cuales deben figurar entre otros la siguiente documentacin: a) b) c) d) e) f) g) h) i) Solicitud de empleo; Contrato de trabajo; Nombramiento; Promociones, cambios de puestos o categora; Faltas; Permisos concedidos; Control de vacaciones; Fotocopias de ttulos, certificados de estudios realizados; Otra documentacin relativa al cargo y a su comportamiento laboral.

Actuacin de los funcionarios y empleados

Todo funcionario o empleado pblico est obligado a cumplir sus deberes con diligencia, honestidad, rectitud y tica, de tal manera que su actuacin prestigie a la Entidad u Organismo para la cual presta su servicio. La actuacin significa que deber estar apegado a los reglamentos establecidos por la Contralora General de la Repblica y a los cdigos de tica, normas y reglamentos que su profesin o especialidad demanden. No podr recibir ningn beneficio que pueda vincularse con el hecho de cumplir sus funciones. Capacitacin y entrenamiento

Deber promoverse constante y progresivamente la capacitacin, entrenamiento y desarrollo profesional de los funcionarios y empleados en todos los niveles, en funcin de las reas de especializacin y del cargo que ocupan. La capacitacin y el entrenamiento de los funcionarios y empleados puede ser impartida en cada Entidad u Organismo por medio de instructores especializados en la materia, en Instituciones creadas para tal fin y en Universidades existentes en el pas o en el exterior. En la seleccin del personal a capacitar se considerar lo siguiente: a) b) c) d) Objetivos de la Entidad u Organismo; Necesidades de capacitacin; Perspectivas de la aplicacin del nuevo conocimiento en el desempeo de sus funciones; Que la persona que se seleccione no haya participado en curso o seminarios similares.

Rotacin del personal

Se establecer en forma sistemtica la rotacin del personal relacionado con la administracin, custodia y registro de recursos materiales y financieros. La rotacin de personal disminuye el riesgo de errores de eficiencia administrativa y evitar adiestrar constantemente a nuevo personal. La rotacin se efectuar entre el personal con funciones afines o similares con lo cual estarn capacitadas para cumplir diferentes labores en forma eficiente. Evaluacin de recursos humanos

Deber evaluarse el cumplimiento y rendimiento del trabajo encomendado a los funcionarios y empleados. Para tal fin la mxima autoridad de cada Entidad u Organismo por intermedio de las unidades correspondientes efectuarn las evaluaciones del rendimiento del personal usando tcnicas adecuadas y por lo menos una vez al ao. Remuneraciones

Se retribuir a los funcionarios y empleados con un adecuado sueldo, de tal forma que sea una justa compensacin a su esfuerzo en las funciones realizadas y de acuerdo con la responsabilidad de cada cargo. Referentes a las Entidades u Organismos del Gobierno Central, deben regirse de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Ministerio de Finanzas tanto en lo relativo a contraccin de nuevo personal como reposicin de vacantes, incrementos de sueldos, etc.

Los cheques fiscales por sueldo del personal que no ha laborado en la Entidad u Organismo, debern ser devueltos de acuerdo con las normas establecidas por la Tesorera General de la Repblica. Asistencia

Se deben establecer procedimientos que permitan el control de asistencia, permanencia en el lugar de trabajo y puntualidad de los funcionarios y empleados. La unidad de Recursos Humanos o de Personal de cada Entidad u Organismo, ser la encargada de establecer y vigilar el cumplimiento del sistema de control del personal. Manual de clasificacin de cargos

Se elaborar un manual de personal que contendr un detalle de las funciones, tareas, responsabilidades y caractersticas de cada una de las clases de cargo que integran la estructura orgnica de la Entidad u Organismo. Este manual ser revisado peridicamente a fin de mantenerlo actualizado.

CONTROL INTERNO CONTABLE

EFECTIVO EN CAJA Y BANCO
Generalidades

Ninguna persona podr tener acceso a los documentos y valores que son responsabilidad del encargado de caja, excepto el contador y/o auditor cuando tengan que efectuar arqueos. El encargado de caja no tendr acceso a los registros de contabilidad; asimismo no podr: a) b) Aprobar desembolsos; Manejar registros contables.

Ingresos a caja

Por todo ingreso a caja deber prepararse un recibo oficial debidamente prenumerado. La funcin de recepcin de dinero ser exclusividad del cajero. Los blocks o talonarios en blancos de recibos de caja deben ser controlados por el contador y entregados al cajero mediante recibos firmados.

10

Los cheques recibidos debern ser expedidos a favor de la Entidad u Organismo, los cuales debern ser sellados inmediatamente para su depsito en el banco. No se debe recibir cheques endosados por terceros. Fondo fijo de caja chica

Se crear un fondo fijo de caja chica para hacer frente a pagos en efectivo destinados a gastos menores regulares o corrientes, de acuerdo con las polticas establecidas por la Entidad u Organismo. Estos fondos no podrn utilizarse para pagar o efectuar desembolsos que excedan los lmites autorizados por la Entidad u Organismo, por lo que habr de establecerse un monto mximo. El monto del fondo se establecer de acuerdo con las necesidades de cada Entidad u Organismo, que en ningn momento tanto su valor como el de cada desembolso exceder del lmite que determine el reglamento emitido para tal efecto. Para fijar su lmite se tendr en cuenta el valor mensual del movimiento de gastos menores. Los reembolsos se efectuarn a nombre del encargado del fondo y cuando este se encuentre agotado en por lo menos el 50% de la cantidad asignada. Dichos reembolsos debern estar soportados con la documentacin que evidencie el pago correspondiente, la cual debe ser cancelad al emitirse el cheque de reembolso, con un sello que contenga la leyenda Pagado, Fecha, Nmero de Cheque y Banco. Los recibos de caja chica deben ser prenumerados y al anularse alguno de ellos debern macarse con un sello de Anulado y archivarse el juego completo. Debe anotarse en cada comprobante Recibo de Caja Chica, la cuenta y subcuenta en que se cargar el desembolso si fuere posible. Manejo de los fondos de caja chica

Los pagos con el fondo de caja chica debern estar soportados con la documentacin pertinente y debidamente autorizada. El responsable del fondo fijo exigir que se cumplan las disposiciones referentes a su manejo, en vista de que los reembolsos se efectuarn luego de que los comprobantes hayan sido revisados y verificados por parte de los empleados responsables del control previo sobre gastos. No debern utilizarse los fondos de caja chica para efectuar adelantos de prstamos a los funcionarios y empleados.

11

Los fondo de caja chica no deben mezclarse con los fondos por depositar, fondo de caja general, etc. Debern efectuarse arqueos peridicos sorpresivos de dichos fondos. Al efectuarse un adelanto para compras y/o gastos sujetos a rendicin de cuenta, este deber soportarse con un vale provisional de caja chica. La rendicin de cuentas por los adelantos debe ser efectuada dentro de las 72 horas hbiles siguientes; en caso contrario, la suma correspondiente a dichos adelantos le ser cargada directamente a la persona responsable del mismo. Todo desembolso de caja chica deber ser autorizado por un funcionario competente debidamente autorizado para tal fin. Responsable del fondo fijo

El responsable del fondo fijo deber ser un empleado independiente del cajero general y de otros empleados que efecten o participen en labores de registros contables u otras funciones financieras. La independencia de este empleado es necesaria a fin de evitar confusiones en la utilizacin del fondo. Los deberes u obligaciones del responsable del fondo debern estar claramente definidas por escrito, adems de sus funciones normales. Depsitos de los ingresos

Los ingresos en efectivo o valores deben ser registrados oportunamente y depositados ntegramente en las primeras horas del da hbil siguiente a su recepcin. Copia de la minuta de depsito debe pasar al departamento de contabilidad para su verificacin y registro posterior. Los depsitos de todos los ingresos garantizan cualquier tipo de revisin y facilita las labores de auditora para el rea de efectivo. Por ningn motivo el dinero proveniente de los ingresos se emplear para cambiar cheques o para efectuar desembolsos de la Entidad u Organismos. Se entiende por efectivo: monedas, billetes, cheques y cualquier otra forma de orden de pago inmediata. Arqueo de fondos

Todos los fondos de la Entidad u Organismo estarn sujetos a comprobaciones fsicas por medio de arqueos peridicos y sorpresivos.

12

Los arqueos debern efectuarse sobre todos los fondos y valores de la Entidad u Organismo, incluyendo los que encuentran en poder de recaudadores o agentes; y se dejar constancia escrita y firmada por las personas que participan en los arqueos. Los arqueos sern practicados por la contabilidad y en caso necesario por la unidad de auditora interna o por empleados independientes de quienes tienen la responsabilidad de custodia o registros. Apertura y cierre de cuentas corrientes bancarias

La apertura y cierre de toda cuenta corriente bancaria debe ser autorizada por la mxima autoridad de la Entidad u Organismo. Lo anterior es con el propsito de que la mxima autoridad tenga control y conocimiento de la apertura y cierre de las cuentas bancarias. Las cuenta corriente bancarias sern abiertas a nombre de la Entidad u Organismo y su nmero se limitar a lo mnimo posible, a fin de mantener un mejor control interno sobre las mismas. Manejo de cuentas bancarias

La mxima autoridad de cada Entidad u Organismo Estatal acreditar por escrito ante las instituciones bancarias con la que manejan fondos, a los funcionarios: firmas A y firmas B y los que sean necesarios autorizarlos para firmar cheques. Las personas autorizadas para firmar cheques no debern ejercer las siguientes funciones: a) b) c) d) Actuar como cajero ni tener acceso a los ingresos de caja; Manejo de registros principales y auxiliares de contabilidad; Elaborar cheques o comprobantes de pago; Preparar conciliaciones bancarias, recepcin o distribucin de inventarios, materiales y suministros.

La emisin de cheques, deber contar con el respaldo de dos Firmas mancomunadas previamente autorizadas. Cuando ocurra un cambio o retiro de una o varias firmas autorizadas para emitir cheques deber notificarse al Banco inmediatamente. Diariamente debern guardarse las chequeras en archivo o caja de seguridad para evitar su uso indebido. Todas las personas responsables del manejo de efectivo, as como las que firman cheques, debern estar debidamente afianzadas. Para ello la Entidad u Organismo deber adquirir una pliza de fidelidad. Desembolsos con cheques

13

Todos los desembolsos debern hacerse por medio de cheques debidamente prenumerados y emitidos en forma secuencial y a nombre del beneficiario, salvo los que estn autorizados para efectuarse en efectivo por medio del fondo de caja chica. La legalidad y veracidad de las erogaciones deben quedar establecidas en cada documento que soporte un desembolso con cheque, a fin de facilitar su identificacin y revisin posterior. Ningn cheque ser firmado sin haberse determinado previamente la disponibilidad de fondos. Por ningn concepto se girarn cheques en blanco, al portador ni con fechas post-datadas. Los cheques debern estar protegidos con una mquina protectora de cheques u otro medio de proteccin, tales como por ejemplo: mquina especial protectora de cheques, tecla de impresin protectora de mquina de escribir mecnica, marcador fluorescente, etc. Antes de ser pagadas las facturas o recibos correspondientes debern estar debidamente revisados en los siguientes aspectos: a) b) c) d) Precio de los bienes o servicios recibidos; Entrada a almacn en su oportunidad y cuando sea al crdito; Revisin de sumas, extensiones, clculos, descuentos, impuestos, etc; Aprobacin para su pago.

Las personas que autorizan el pago y las que firman los cheques, preferiblemente debern ser distintas. Las personas que firman cheques debern cerciorarse que se haya cumplido el control previo antes de firmar. No debern firmarse los cheques cuando nicamente estn respaldados por copia de documentacin. La documentacin que sirve de soporte deber cancelarse al momento de elaborar el cheque a fin de evitar duplicidad en su pago, con un sello que contengas la leyenda Cancelado, Fecha, Nmero de Cheque y Banco. Queda terminantemente prohibido firmar cheques sin antes haberse cumplidos los requisitos de control interno previo al desembolso, y que la documentacin no est totalmente completa. Conciliaciones bancarias

Las conciliaciones bancarias se efectuarn mensualmente por personas que no tengan responsabilidad en el manejo de efectivo ni en el registro o emisin de cheque. Las conciliaciones deben efectuarse dentro de los diez (10) primeros das hbiles del mes siguiente, de manera que faciliten revisiones posteriores a fin de permitir la toma de decisiones y aplicacin de acciones correctivas.

14

Su propsito es comparar el movimiento registrado por el banco con el que conste en los registros contables en la Entidad u Organismo, a fin de asegurar la veracidad del saldo y revelar cualquier error o transaccin no registrada, ya sea por el Banco o por la Entidad. Los estados de cuenta mensuales debern entregarse directamente al empleado encargado de efectuar las conciliaciones, una vez que hay sido recibido en la Entidad u Organismo sin abrirse el sobre que los contiene. Las conciliaciones deben comprender los siguientes aspectos: a) b) Control de la secuencia numrica de los cheques; Investigacin de partidas de conciliacin, las cuales deben contener: 1.) Dbitos y crditos del banco no anotados en los registros de la Entidad; 2.) Dbitos y crditos de la Entidad no anotados en los estados de cuentas del banco; 3.) Listado de los cheques emitidos por la Entidad y no cobrados al banco en la fecha de los estados de cuentas (Cheques Flotantes); 4.) Obtencin de los documentos comprobatorios de las partidas del banco no registradas por la Entidad, Ej. Nota de Dbito Nicaragua. 5.) En relacin con las partidas de la Entidad no compensadas por el banco, deber comprobarse debidamente. c) d) e) f) g) Examen de las firmas y endoso de los cheques devueltos por el banco; Comparacin de las fechas y los valores de los depsitos diarios, segn los registros de la Entidad contra el estado de cuenta del banco; Los cheques no presentados al cobro durante un perodo largo de tiempo (6 meses) deben investigarse a fondo, determinar las causas correspondientes y revertir la operacin contable; Investigacin de traspasos entre bancos con el objetivo verificar si su registro ha sido el adecuado; Todo ajuste por partida de conciliacin debe ser aprobado por el responsable de contabilidad.

Una vez preparada las conciliaciones debern ser verificadas por el responsable de contabilidad y autorizadas por un funcionario competente. Confirmacin de saldo en bancos

Con el propsito de mantener la confiabilidad de la informacin es necesario que un funcionario autorizado y con suficiente independencia del manejo y registro del efectivo confirmara peridicamente con los bancos el movimiento y saldo de las cuentas de la Entidad u Organismo.

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

15

Sistema de registro Cada Entidad u Organismo establecer los registros necesarios para asegurar un adecuado manejo y control de las cuentas por cobrar. Se establecer un sistema de facturacin que permita una oportuna emisin de los recibos que deben ponerse al cobro. Deben existir polticas definidas en cuanto a montos, plazo y condiciones de crditos. Se utilizarn facturas por ventas al crdito y notas de dbitos debidamente autorizadas por cargos posteriores para el registro de las cuentas a favor de la Entidad u Organismo. Las facturas, recibos de recepcin las notas de dbito, debern custodiados por un funcionario independiente de la recepcin de efectivo y del manejo de los registros contables. En todas las facturas de crdito se deben verificar los precios de los artculos o servicios vendidos, sumas, clculos, etc., despus de haberse formulado y previamente a su autorizacin. El registro de las facturas y/o notas de dbito por los distintos conceptos, deber realizarse a ms tardar 24 horas despus de haberse realizado. Se establecern controles para determinar las cuenta por cobrar canceladas y las pendientes de cobro. Los sistemas contables de las Entidades u Organismos establecern registros detallados de las cuentas por cobrar que contemplen la segregacin de funciones de facturacin, registro y recepcin de efectivo. Verificaciones peridicas Se deben elaborar mensualmente relaciones de las cuentas por cobrar las que debern compararse con la cuenta de control correspondiente. Se verificarn verificaciones peridicas y sorpresivas de las cuentas por cobrar por intermedio de empleados independientes de su custodia, registros y manejo de efectivo. Pueden realizarse verificaciones parciales cuando el volumen de las cuentas por cobrar as lo exija; y se comprobar la legalidad de los documentos y la existencia de la salvaguarda fsica y necesaria (bvedas, cajas de seguridad , etc.). Cualquier diferencia resultante de las verificaciones efectuadas, deber ser investigada con el objetivo de efectuar las correcciones del caso cuando ello proceda. Conciliacin

16

Se efectuar en forma peridica la conciliacin de la documentacin con los mayores auxiliares de las cuentas por cobrar, por un empleado independiente al encargado del manejo de dicho auxiliar. Cada Entidad u Organismo determinar la periodicidad de las conciliaciones, siendo recomendable efectuarlas mensualmente y sin crear rutinas de metodologa. Es conveniente que la conciliacin la realice una persona ajena a las funciones del registro auxiliar y del mayor general. De la conciliacin se debe dejar constancia por escrito. Anlisis y evaluacin Se realizarn peridicamente anlisis y evaluaciones de las cuentas por cobrar, establecindose la antigedad de saldos vencidos. El anlisis y evaluacin de las cuentas por cobrar se efectuarn peridicamente, en forma mensual, para comprobar la eficiencia de la gestin de cobro, la cobrabilidad de las cuentas vencidas, indicando su antigedad. Se crear un porcentaje del saldo de las cuentas por cobrar por concepto de estimacin para cuentas incobrables, la cual para fines impositivos no debe exceder del 1% del saldo de la cartera del final del perodo. Se establecern normas y procedimientos para gestionar el cobro de cuentas vencidas. En el caso de que existan cuentas atrasadas en sus pagos, deber enviarse a los deudores notas recordatorias, con el objetivo de que solventen su situacin. Mensualmente se deben preparar estados de cuenta y ser enviados a los deudores de la Entidad u Organismo. La cancelacin de las cuentas consideradas incobrables, debern ser aprobadas por la mxima autoridad de la Entidad u Organismo. Debe existir un control apropiado sobre las cuentas canceladas como incobrables, las cuales pueden ser manejadas en Cuentas de Orden. Dependiendo del caso, deber continuarse con las gestiones de cobro pertinentes de las cuentas canceladas como incobrables.

CUENTAS POR COBRAR A EMPLEADOS

Los prstamos y anticipos a funcionarios y empleados deben ser autorizados por el responsable de la Entidad o por el funcionario autorizado para ello. Como norma se deben canalizar los pagos o abonos a travs de deducciones directas en la nmina (Deduccin en Nmina).

17

Deben existir polticas definidas relativas a monto, plazo, condiciones de pago, etc., en cuanto al otorgamiento de los prstamos y anticipos. No debern concederse nuevos prstamos al empleado o funcionario mientras tenga saldo pendiente del anterior.

PEDIDOS EN TRNSITO
Debe existir un expediente o archivo que contenga la documentacin que respalde los desembolsos originados desde el inicio hasta el final de la compra de que se trate. La sumatoria de los documentos debe ser igual al valor que indiquen los registros respectivos. Debe establecerse un control numrico para los diferentes pedidos del que se har referencia en los comprobantes, cheques y dems registros. Debe establecerse un control en donde se conozca la situacin de cada pedido en trnsito. En caso de corresponder a importacin podr contener la siguiente informacin: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) Valor de la cobranza emitida por el banco; Pedido, Nmero y Fecha; Factura del proveedor; Nombre y origen del proveedor; Conocimiento de embarque; Valor FOB (valor en puerto de embarque); Nombre del banco; Fecha de salida y llegada de puerto; Fecha de envo de documentos para registro; Nmero de pliza de importacin; Fecha y nmero de liquidacin; Nota de entrada al almacn; Cualquier otro dato pertinente.

Todas las liquidaciones antes de ser registradas deben ser aprobadas por el contador. Cuando se reciban entregas parciales, los saldos deben controlarse mediante registros y procedimientos adecuados. El encargado de las compras locales y/o de importaciones revisar mensualmente los saldos de pedidos con los del registro contable, con el objetivo de identificar y corregir cualquier diferencia existente. Cuando existan averas y/o faltantes, se notificar inmediatamente a la compaa de Seguros o de Vapores para reclamo respectivo. (Pliza de Seguro).

18

Antes de ser registrados los reclamos debern ser revisados por el responsable de contabilidad y autorizado por el funcionario competente. Mensualmente debern cotejarse los saldos de los registros auxiliares de pedidos en trnsito contra la cuenta de control de Mayor.

INVENTARIOS
Adquisiciones Toda adquisicin de materiales deber contar con la autorizacin de la persona designada para ello; y se fijarn mximo y mnimo para la existencia que debe mantenerse en la bodega y efectuar oportunamente las adquisiciones. La mxima autoridad o la unidad encargada de adquisiciones ser responsable de la aprobacin de las cotizaciones, concurso de ofertas o licitacin, adems, ser el encargado de dictar las normas y procedimientos que deban adoptarse para adquisiciones en el mercado interno o externo segn el caso con apego a la Ley y Reglamento de Contrataciones Administrativas. Sistemas de registro Se establecern procedimientos contables de las existencias de los bienes que incluyan registros por el sistema de inventarios perpetuos. Los inventarios estn constituidos por productos adquiridos o producidos para la venta, el consumo interno o transformacin a otros bienes. Cada Entidad u Organismo establecer la codificacin y la unidad de manejo de los inventarios que permita identificar los artculos de su propiedad, as como el depositario responsable de los mismos. El sistema diseado debe facilitar la identificacin de existencias obsoletas, la toma fsica del inventario y adopcin de decisiones para adquisiciones oportunas. Los cargos a la cuenta de inventario podrn efectuarse con el informe del bien recibido o con la remisin en forma oportuna. Los registros auxiliares de control (krdex) deben contener como mnimo los siguientes datos: a) b) c) d) Descripcin del artculo; Entradas y salidas en unidades y valores; Precio unitario; Saldos en unidades y valores;

19

e) f)

Localizacin del artculo; Existencia mxima y mnima.

En caso de que el encargado de la bodega lleve registro, lo cual es aconsejable, ste deber contener los datos mencionados anteriormente, excepto los referentes a costos y valores. Un empleado independiente al manejo de auxiliares, comprobar peridicamente que los precios unitarios consignados en las tarjetas son correctos. Unidad de almacen Cada Entidad u Organismo dispondr en lo posible de una unidad y funcionarios dentro de la organizacin en la que se centralice el proceso de abastecimiento. El proceso de adquisiciones comprende las etapas de programacin, adquisicin, almacenamiento, mantenimiento y distribucin de materiales para ejecutar las funciones de la Entidad u Organismo. La recepcin deber realizarse a travs de una unidad independiente de la de compra, por medio de la respectiva orden de entrada a bodega segn el caso. Las salidas de bodega necesitan de una requisicin debidamente autorizada. Las notas de salida de bodega que amparan artculos ya entregados debern remitirse al Departamento de Contabilidad para su debida evaluacin y registro. La Entidad u Organismo debe tener establecidos mximos y mnimo de existencia, con el fin de evitar sobre-inversiones o prdidas en los distintos rubros de inventarios. Los inventarios deben estar debidamente cubiertos por una pliza flotante de seguros contra todo tipo de riesgos, a fin de que esta cubra cualquier monto de las existencias. La centralizacin del sistema de almacn establece la integracin bajo un solo cuerpo tcnico de todos los recursos materiales, independientemente de su cantidad, valor y naturaleza. Esta norma no es aplicable a Entidades u Organismos pequeos, ya que estas operaciones pueden llevarse a cabo a travs de una persona responsable de todas las transacciones de compras. Custodia Se establecer un sistema para el almacenamiento de los bienes, los que debern estar bajo la responsabilidad de un determinado empleado. La Entidad u Organismo velar por que dicho empleado rinda la fianza respectiva. Solamente los empleados que laboran en la bodega debern tener acceso a las existencias almacenadas en la misma.

20

La mxima autoridad a travs de la unidad administrativa, ser responsable de establecer un sistema apropiado para la conservacin, seguridad y administracin de los bienes en existencia. El empleado encargado del ingreso y entrega de los bienes inventariados es responsable de su manejo y conservacin, por lo cual deber rendir una fianza que respalde la ejecucin de sus funciones. Verificacin fsica Se practicarn verificaciones fsicas selectivas durante el perodo y forma total por lo menos una vez al ao, a fin de constatar la existencia real de los inventarios y su estado de conservacin, las que deben realizarse por personas distintas de las encargadas de su control y deben ser efectuados por personas independientes al responsable de bodega. Deben existir procedimientos adecuados para contar, inspeccionar e informar sobre los artculos recibidos, ya sean en buen o mal estado. Los auxiliares de inventarios perpetuos deben conciliarse peridicamente con las cuentas de control del mayor general; adems, deben efectuarse comparaciones entre los auxiliares de la bodega y de contabilidad a fin de determinar, investigar y ajustar cualquier diferencia existente. La unidad de auditora interna observar la toma fsica de los inventarios en existencia, por lo menos una vez al ao. Para facilitar esa labor es conveniente practicar inventarios fsicos parciales, peridicos y selectivos. Previamente a la toma fsica de inventario se debe contar con un instructivo, el que servir de gua para la metodologa a seguir. Este deber contener como mnimo las siguientes instrucciones: a) b) c) d) e) Que los artculos estn debidamente ordenados e identificados; Que se aplique un mtodo de verificacin posterior del recuento ya efectuado; Que exista un procedimiento que evite la falta de conteo de los artculos, por ejemplo etiquetas prenumeradas; Formulacin de un corte de inventario tanto de la recepcin como de la entrega de artculos; Identificacin de artculos obsoletos, daados, deteriorados, etc.

Las diferencias detectadas en el recuento fsico deben ser conocidas por funcionarios independientes del encargado de bodega y del encargado del registro de los inventarios; y luego de las investigaciones del caso autorizar los ajustes correspondientes. Obsolescencia, perdida o dao

21

Cuando se detecte obsolescencia, prdida o dao en los inventarios, luego de la debida investigacin, se dar la baja o descargo de los mismos, previa autorizacin de la Direccin General de Ingresos. Sin excepcin alguna, se deber contar con las justificaciones documentadas requeridas; elaborndose un acta de destruccin de los inventarios daados si ese es el caso. Se debe tener control sobre los artculos en existencia con valor comercial; pero dados de baja en los registros por obsoletos, daados o deteriorados, etc., este control se podr llevar a travs de cuentas de orden.

GASTOS ANTICIPADOS
Autorizacin Se establecer una adecuada autorizacin para desembolsos que se requiera efectuar por anticipado. Una adecuada autorizacin es necesaria para este tipo de desembolsos porque la Entidad u Organismo entregar parte de su capital de trabajo, la cual ser resarcida con el pago de bienes o servicios que se espera devengar dentro del plazo de un ao a partir de la fecha del balance. Estos activos generalmente incluyen seguros, intereses, alquileres, impuestos, servicios de publicidad pagados y an no recibidos, papeleras y tiles de oficina, etc. Registros Se deben llevar registros auxiliares detallados que muestren la amortizacin o aplicacin de los pagos anticipados con cargos a los gastos del perodo. Se llevar una relacin por personas de los adelantos para pagos de viajes y otros gastos a funcionarios y empleados. Las caractersticas generales que han de considerarse en este rubro son: a) Autorizacin para considerar el diferimiento de los gastos, previamente al anlisis de los desembolsos; b) Se deben hacer comprobaciones de las amortizaciones de gastos efectuados sistemticamente con cargo a los gastos de perodo; c) Debe mantenerse un registro detallados de las plizas de seguro y se revisar peridicamente la vigencia de la misma y su cobertura; dicho registro debe contener: 1.) 2.) Nmero de la pliza; Nombre de la compaa asegurada;

22

3.) 4.) 5.) 6.) 7.) 8.) 9.) 10.)

Bienes asegurados; Tipo de cobertura; Monto de la prima; Cuota de la amortizacin; Cuota por amortizar; Fecha de la pliza; Fecha de vencimiento; Monto de la cobertura.

d) La suma de los registros individuales debe ser igual al saldo de la cuenta de control; e) La prima pagada deber comprender la cobertura del riesgo necesario y eliminar las coberturas de carcter superfluo; f) Se debe mantener registro adecuado de la existencia de papelera y tiles de oficina; g) Peridicamente se deben efectuar recuentos fsicos de dichas existencias; h) Mensualmente debern conciliarse los registros individuales de esta cuenta con los saldos del mayor; i) Cualquier diferencia entre el saldo de los registros y del inventario fsico deber ser debidamente investigada y ajustada previa autorizacin del funcionario responsable; j) Se deber preparar tabla de amortizacin de los distintos gastos para una adecuada distribucin en el perodo; k) Los saldos de papelera y tiles, lo mismo que servicios perdidos o no recuperables, debern cargarse contra los gastos del perodo previa autorizacin del responsable competente.

INVERSIONES EN VALORES
Sistema de registro Se mantendrn registros que resuman las caractersticas de las inversiones realizadas que incluyan los concernientes a interese y dividendos y que permitan mantener confiabilidad en la informacin presentada. El sistema de registro de las inversiones deber presentar la informacin detallada y suficiente para la toma de decisiones; adems, de permitir comprobaciones y comparaciones giles, evaluacin y proyeccin. La oportunidad en el registro de la inversiones proporciona informacin necesaria para la adopcin de decisiones. Custodia y manejo

23

Se aplicarn procedimientos idneos para la autorizacin de operaciones relativas a la inversiones en valores as como para su custodia, salvaguarda fsica y responsabilidad del registro. La responsabilidad para iniciar, aprobar y evaluar las operaciones, estarn segregadas de las referentes a contabilidad. La responsabilidad de la custodia de valores y otros documentos que evidencia propiedades de la inversiones debe ser asignada a un empleado que no tenga funciones de contabilidad ni cualquier otra de tipo financiero. La salvaguarda fsica debe ser contra riesgo de prdida de cualquier naturaleza, utilizando para tal fin archivos a prueba de incendios o cajas de seguridad con doble combinacin. Verificacin fsica Se realizarn verificaciones fsicas peridicas, por empleados independientes de su custodia y registro. La verificacin deber realizarse por lo menos cada tres (3) meses; y se conciliarn los auxiliares de valores con las cuentas del mayor general. Si los valores adquiridos como inversin se guardan en una caja fuerte, se requiere la presencia de por lo menos dos funcionarios autorizados. Si los valores adquiridos como inversin se tienen en un banco en fideicomiso o en una caja de seguridad bajo el control solidario de dos o ms funcionarios, los contratos respectivos debern suscribirse entre el banco y la Entidad u Organismo.

ACTIVO FIJO
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO. Sistemas de registros Se llevar registros de activos fijos que permitan su correcta clasificacin y el control oportuno de su asignacin, uso, traslado o descargo. Asimismo se establecer una poltica sobre la capitalizacin de desembolsos. Los registros incluirn la siguiente informacin: a. b. c. d. Descripcin exacta y completa del activo, ubicacin y nmero de identificacin. Fecha de compra y costo de adquisicin; Depreciacin aplicada al periodo, vida til estimada y valor en libros; Monto acumulado por depreciacin (cuando sea aplicable) y valor en libros.

24

Los registros detallados deben permitir el control de retiro, traspaso y mejoras sobre los activo fijos, adems de su conciliacin peridica con las cuentas del mayor general en cada una de las cuentas.} Se deben mantener registros de los activos fijos totalmente depreciados y que aun se encuentren en uso. Se deben controlar en libros aquellos activos que permanezca fuera de uso por circunstancias de cualquier ndole. En el caso de construcciones tanto de edificio como de mobiliario, se deben controlar los desembolsos efectuados a travs de registros auxiliares. Las adiciones efectuadas a las cuentas de activos fijos deben controlarse de la siguiente manera: a. Elaboraciones de orden o requerimiento que muestre la necesidad que origin la adicin, reflejndose en la misma sus costo estimado; b. Se deben acumular y registrar el costo de las adiciones a travs de rdenes de trabajo; c. Deben efectuarse comparaciones entre la inversin estimada y la inversin de trabajo. Se deben establecer mtodos adecuados de depreciacin a fin de hacer la distribucin correspondiente a los gastos del periodo, los cuales deben ser aplicados consistentemente. Adquisiciones y reparaciones. Todas las adquisiciones y reparaciones de activos fijos deben realizarse a base de solicitudes debidamente autorizadas y aprobadas segn lo establezca la ley u otros disposiciones aplicables. Se deben establecer polticas definidas relativas a la autorizacin de inversiones de activo fijo por parte de la entidad. Aquellos desembolsos que superen lo reglamentado debern ser autorizados por el responsable de la entidad. En las adquisiciones de activos fijos la mxima autoridad de la entidad o organismo por intermedio de la unidad correspondiente es la responsable principal de observar y vigilara el cumplimiento de las disposiciones legales. Uso y mantenimiento

25

Las entidades u organismos deben utilizar sus activos fijos para los fines previstos, elaborar y ejecutar un programas de mantenimiento preventivo de los mismos y emplear todos los medios que permita prolongar hasta el mximo posible la vida til de dichos activos. Codificacin Las entidades u organismos establecern una codificacin que permita el control de todos sus activos. Cualquier tipo de codificacin que se establezca se har de acuerdo con las caractersticas de dicha entidad u organismo y considerando las normas que se emitan para este efecto. Todo activo fijo llevar impreso el cdigo correspondiste den una parte visible , de modo que permita su identificacin rpidamente. Custodia Se determinarn por escrito las personas responsables de la custodia y mantenimiento de los activos fijos asignados a cada unidad administrativa. Cada funcionario o empleado ser responsable de la custodia y conservacin de loas activos fijos que le hayan sido entregados para el desempeo de sus funciones. Las personas responsables de la custodia del activo fijo estn obligadas a reportar por escrito a la autoridad correspondiente, cualquier cambio que ocurra, ya sea originado por la venta, traspaso, bajas, obsolescencia, excedentes y movimientos. La salvaguarda fsica de los activos de la entidad u organismos debe contribuir sustancialmente al control sobre posibles perdidas por descuido , robo , dao o desperdicio. Se debe dictar normas y establecer procedimiento para contratar seguros que salvaguarden los activos contra los diferentes riesgos . Por consiguiente, todos los bienes del activo fijo debern ser cubiertos mediante la adquisicin de una pliza de seguro contra todo tipo de riesgos. Las plizas de seguros se deben verificar peridicamente, en cuanto a su vigencia y el monto de cobertura correspondiente. Verificacin fsica Se efectuar l a verificacin fsica de los activos fijos sobre una base peridica o sobre una base de rotacin y se comparar con los registros respectivos. La responsabilidad para la toma peridica del inventario fsico del activo fijo se delegar a un funcionario que no tenga funciones de custodias ni de su registro contable. Es recomendable efectuar verificaciones fsicas por lo menos una vez al ao, comparando la informacin de los registros auxiliares con los resultados de las verificacin fsica. 26

La toma de inventario sobre una base de rotacin es la realizacin de varios inventarios fsicos particulares efectuados en un perodo hasta que se logre la verificacin completa de todos los activos fijos. Las diferencias de importancia resultantes entre el inventario fsico y el saldo en los registros debern ser comunicadas al Responsable de la Entidad u Organismo, para luego ser investigadas y ajustadas. Uso de vehiculo Los vehculos sern de uso exclusivo para las actividades propias de la Entidad u Organismo. Todos los vehculos llevarn en un lugar visible el distintivo que identifique la Institucin a que pertenece. Los vehculos se guardarn en los correspondientes garajes de las Entidades u Organismos a que pertenecen. Se exceptan de esta norma los vehculos que por medidas de seguridad o razones especiales deben prescindir de la utilizacin delo distintivo y aquellos que por razones especiales de trabajo tengan que ser usados en horas y das extraordinarios, previa autorizacin por escrito de la mxima autoridad de la Entidad u Organismos. Cada Entidad u Organismo ser responsable de levantar un inventario fsico de los vehculos a su cargo al 31 de diciembre de cada ao y remitir copia al mismo a ms tardar 30 das despus a la Contralora General de la Repblica y al Ministerio de Finanzas. Las mximas autoridades de las Entidades u Organismos sern responsables de la cobertura de seguro respectivo de dichos vehculos. Enajenacin de activos fijos Cuando se requiera la venta de activos fijos propiedad de la Entidad u Organismo, esta deber efectuarse por medio de subastas pblicas, de conformidad con las disposiciones legales aplicables y con los procedimientos establecidos para tal efecto. Por tanto, deber contarse con la aprobacin de las autoridades pertinentes. Para los casos de enajenacin en instituciones del Gobierno Central y aquellas comprendidas dentro del presupuesto de la Repblica, se observarn adems las normas pertinentes emitidas por el Ministerio de Finanzas. A la subasta de los activos fijos deber preceder un avalo previo que determine el valor del bien. Tanto el avalo como la enajenacin del activo se dejar constancia en un acta que habr de practicarse para ese efecto. Bajas de activo fijo

27

Las bajas de activos fijos por cualquier concepto deben contar con la autorizacin de la mxima autoridad de la Entidad u Organismo. Cuando se trate de Entidad u Organismo del Gobierno Central, los activos obsoletos o deteriorados deben remitirse para su debido descargo al Departamento de Bienes Nacionales del Ministerio de Finanzas.

ACTIVOS INTANGIBLES
Transacciones La adquisicin, venta, concesin o cancelacin de intangibles debern ser debidamente autorizados. Para cualquier tipo de transaccin respecto a los activos intangibles, debe contarse con la debida autorizacin de la mxima autoridad de la Entidad u organismo o del funcionario debidamente acreditado para tal fin. Registro Los cargos a cuentas de intangibles, as como el registro de amortizacin deben ser debidamente autorizados. Para que una concesin sea registrada deber contar con la debida autorizacin de la mxima autoridad de la Entidad u Organismo. Estos activos generalmente incluyen patentes, derecho de propiedad y otros de naturaleza incorprea.

CARGOS DIFERIDOS
Autorizacin Se establecern procedimientos para la adecuada autorizacin de los cargos diferidos. Los cargos diferidos generalmente presentan gastos que son aplicables, razonablemente a operaciones de perodos subsecuentes, a ms de un ao, tales como descuentos o gastos no amortizados en la emisin de obligaciones, bonificaciones pagadas bajo un contrato de arrendamiento a largo plazo, costo por cambio de la instalacin de la planta o su cambio a un nuevo sitio, etc. Registros Deben llevarse registros auxiliares detallados, que muestren el registro y amortizacin de los cargos diferidos as como el saldo en libros.

28

El registro deber indicar el valor pagado para ser amortizado a largo plazo, los cargos por amortizacin, el valor acumulado y el saldo en libros.

NORMAS DEL PASIVO

Obligaciones por pagar Se establecern registros detallados que permitan el control y la clasificacin de las cuentas del pasivo a corto y largo plazo. Los requisitos de clasificacin requieren informacin detallada y precisa en cuanto al origen, caracterstica y situacin de cada una de las cuentas y documentos por pagar, retenciones, prstamos y otras obligaciones contradas por la Entidad u Organismos. El mantenimiento de controles detallados permite su comprobacin posterior y facilita informacin actualizada y alerta a los responsables sobre los vencimientos. Tambin facilita la conciliacin de las cuentas auxiliares con las cuentas de control, posibilitando efectuar confirmaciones. Autorizacin La mxima autoridad ser responsable de la autorizacin de las transacciones y operaciones que originan compromisos y obligaciones. La adopcin de compromisos y obligaciones se sujetar a las disposiciones legales vigentes. Si la mxima autoridad delegara a funcionarios responsables la autorizacin, estos deben ser independientes del registro y control de las obligaciones, y la autorizacin a ellos otorgadas debe contener los mximos y mnimos dentro de las cuales ejercern su competencia. Conciliaciones peridicas Mensualmente se efectuarn conciliaciones de los registros auxiliares de las cuentas y documentos por pagar, prstamos y otras con el mayor general. La conciliacin peridica de las cuentas del pasivo permite verificar el cumplimiento de los pagos e informar sobre los saldos y vencimientos en forma oportuna. Las conciliaciones deben ser efectuadas por un empleado independiente de las funciones de registro de obligaciones, siendo necesario dejar constancia por escrito de la misma, pudiendo ser esta mensual.

29

Vencimiento Se establecer un sistema de informacin respecto a los vencimientos de obligaciones. El informe mensual de vencimientos permite un control actualizado de las obligaciones que tiene la Entidad u Organismo, para que sean pagados en forma oportuna. Tambin facilita la programacin del efectivo o la bsqueda de alternativas de financiamiento. Se deben efectuar confirmaciones peridicas de los saldos, tanto del principal como de los intereses directamente con los acreedores. Comprobar garanta, tasa de inters pactada y otros detalles de la obligacin. En caso de que la obligacin devengue intereses, stos deben calcularse mensualmente con cargos a los gastos, aunque su pago sea efectuado con posterioridad.

NORMAS DE LOS INGRESOS

Registro Se establecern registros detallados de los ingresos, contabilizndolos dentro de las 24 horas hbiles siguientes a su recepcin y debe ser efectuada por una persona independiente del manejo del efectivo, clasificndolos segn su fuente de origen. El registro oportuno de los ingresos garantiza la confiabilidad de la informacin que se obtenga sobre el disponible y sirve de base para la toma de decisiones. En el caso de Entidades u Organismos del Gobierno Central, sujetas al Presupuesto General de la Repblica, debe efectuarse mensualmente conciliaciones entre el presupuesto y las asignaciones recibidas del Ministerio de Finanzas e investigar las diferencias resultantes y ajustarlas mediante la justificacin y autorizacin pertinente de un funcionario para tal fin. Clasificacin Se debern clasificar los conceptos por los que se generan los ingresos, de acuerdo con el origen del mismo y de conformidad con los programas previamente establecidos. Documentacin prenumerada Todos los ingresos estarn soportados con documentacin prenumerada, la cual deber cumplir con todos los requisitos que establece para tal fin la Ley de Facturacin. El control y numeracin de la documentacin de todo ingreso evita el mal uso que pueda drseles y disminuye la posibilidad de irregularidades.

30

Se archivarn las copias en orden numrico, incluidas aquellas que por cualquier concepto fueren anuladas. El original se entregar a la persona que efectu el pago (cliente). La documentacin no utilizada o en blanco estar bajo la custodia de un empleado responsable de su correcto manejo.

NORMAS DE LOS GASTOS

Sistemas de registros Se establecer un sistema de registros de gastos, agrupndolos de acuerdo con la clasificacin mas apropiad, los cuales deben ser registrados mensualmente. La consistencia en el sistema de registro permitir su clasificacin y acumulacin apropiada durante el periodo contable, as como las comparaciones con los valores previstos y de otros periodos similares. Deber efectuarse un anlisis de las desviaciones significativas entre los gastos estimados de acuerdo con lo presupuestados y lo realmente incurrido con el objetivo de hacer las observaciones y correcciones que procedan. Documentacin de respaldo Todo desembolso por gastos requerir de los soportes respectivos, los que deben reunir la informacin necesaria, a fin de permitir su registro correcto y comprobacin posterior. La documentacin de soporte de gastos deber ser revisada antes del gasto y archivada en orden cronolgico y/o numrico, para facilitar su comprobacin y obtener informacin actualizada que, sujeta a los programas establecidos, cumpla con los objetivos de la Entidad u Organismo. Autorizacin Todo gasto estar sujeto a la verificacin de su propiedad, legalidad, veracidad y conformidad con los programas y presupuestos, previos a su autorizacin por el funcionamiento designado para tal fin . Conforme la Ley de Orgnica de la Contralora General de la Republica la unidad de contabilidad ser encargada de establecer y verificar la propiedad, legalidad, y conformidad con el presupuesto de todos los gastos que se efecten, para permitir el normal desenvolvimiento de las actividades de la Entidad u Organismo; por consiguiente es la encargada de ejercer el control previo.

31

32

Estructura de Codificacin de las cuentas : La estructura de codificacin de las cuentas contenidas en el catalogo esta conformado de manera siguiente : 1- Grupo : Posicin que corresponde al nivel mas general de la agrupacin de cuentas se identifica con el primer digito dela naturaleza y origen de cuentas . 2- Sub grupo : Este nivel representa las diferentes subdivisiones derivadas de un grupo de cuentas , se identifica con el segundo digito. 3- Rengln : Nivel el que no se asigna cdigo numrico debido a que no es susceptible de registrarse contablemente, por que , su funcin en agrupar cuentas con caractersticas homogneas. 4- Cuentas de Mayor :Es el principal elemento de identificacin para efecto de registro y control de las transacciones de la empresa , se representa con el tercer y cuarto digito. 5- sub.-sub.-cuentas : Representa relaciones analticas y pormenorizadas de las cuentas de mayor , permite el registro de las transacciones a un mayor nivel de detalle , se identifica con el quinto y sexto digito respectivo.

33

Grupo 1

Subgrupo 1.1

Cta. de mayor Sub. Cta. 1101 1

Nombre de la Cta. ACTIVO Circulante Caja Moneda nacional

111-

ACTIVO. ACTIVO CIRCULANTE.

1101- Caja General. 01- Moneda Nacional. 02- Moneda Extranjera. 1102- Caja Chica 01- Moneda Nacional. 1103- Bancos. 01- Moneda Nacional Cuenta Corriente N. 02- Moneda Extranjera Cta. Cte. N. 1104010203Inversiones temporales Acciones Bonos y obligaciones Otras inversiones

1105- Cuentas por cobrar. 01- Clientes nacionales. 02- Clientes extranjeros.

34

1106010203-

Documentos por Cobrar. Pagar Letras de cambio Otros.

1107- Cuentas por cobrar empleados. 01- Prstamos a empleados. 02- Medicamentos 1108012304050607Adelanto para compras y gastos. Materiales. Pago de nminas Almacenaje. Desaduanaje. MIHC-DGA. Publicidad. Otros.

1109- Adelanto a proveedores. 1- Compra de mercancas 2- Otros. 1110- Gastos pagados por anticipado. 01- Prima de seguros. 02- Alquiler. 03- Seguros de vida colectivo 04- Depsitos en garanta ( UNION FENOSA, ENACAL, ENITEL, OTROS). 5- Publicidad. 1111- Impuestos pagados por anticipado. 01- IVA por compras 15%. 3- IR. 2% sobre compras de bienes y servicios. 41112- Suscripciones por cobrar. 0102111312345Inventario Inventario de productos en consignacin. Inventario de materiales. Inventario de productos en proceso. Inventario de productos terminados. Inventario de materiales y suministros.

35

11141234-

Otras cuentas por cobrar. Reclamos pendientes. Crditos a favor. Intereses acumulados por cobrar. Reclamos por cobrar.

1115- Deudores diversos. 01021116- Inversiones permanentes. 1- Acciones en otras empresas. 2- Bonos y obligaciones en otras empresas. 3- Otras inversiones.

1118123-

Inversiones en valores negociables. Acciones. Certificados de Deposito. Otros.

1119- Importaciones en trnsito 01- Electrodomsticos 1120- Papelera y tiles 1121- Mercancas en consignacin. 12PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO.

1201- Terrenos. 1- Urbanos. 2- Rurales. 1202- Edificios y bodega. 1- Urbanos. 2- Rurales. 12031234Equipo Rodante. Camionetas Camiones Microbuses Otros.

1204- Mobiliario y equipo de oficina. 1- Escritorios 36

23456789-

Sillas ejecutivas Archivadores Computadoras Impresoras Mquinas de escribir elctrica Mquinas de escribir mecnica Mquinas sumadoras Otros

1205- Otros equipos y utensilios. 1206- Crdito mercantil. 1207- Construcciones en proceso. 1- Urbanas 2- Rurales 1208- Activos fuera de uso. 1209- Licencia. 1313011302130313041305141401140214031404140514061407140814091410221CARGOS DIFERIDOS. Gastos de organizacin Gastos de instalacin Gastos legales Mejoras en propiedades arrendadas Gastos de mantenimiento CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE ACTIVO. Estimacin para cuentas incobrables. Estimacin para documentos por cobrar. Depreciacin acumulada para edificios y bodegas. Depreciacin acumulada de equipos rodantes. Depreciacin acumulada de mobiliario y equipo. Depreciacin acumulada Otros Equipos y utensilios. Amortizacin acumulada gastos de organizacin. Amortizacin acumulada gastos de instalacin. Amortizacin acumulada gastos legales. Amortizacin acumulada gastos de mantenimiento. PASIVOS PASIVO CIRCULANTE 37

21011234-

Prstamos Bancarios corto plazo Banco de crdito centroamericano Banco de finanzas Banco de Amrica central Otros

2102- Cuentas por pagar 1- Proveedores Nacionales 2- Proveedores Extranjeros 2103123Documentos por pagar Pagares Letras de cambio Otros

2104- Retenciones por pagar 1- IVA en ventas 15% 2- INSS salarios empleados 3- IR Retenciones sobre salarios 4- IR 2% en compras de bienes y servicios 5- Sindicato 6- 10% por servicios profesionales 7- Otras. 2105- Anticipos de clientes 1- Por ventas 2- Otros 2106123456789102107123Gastos acumulados por pagar Sueldos Materiales INATEC ENITEL ENACAL UNION FENOSA/DISSUR Aguinaldo INSS patronal Alquileres Otros. Intereses por pagar Prstamos bancarios. Documentos de crditos Otros. 38

2108123210922-

Impuestos por pagar Impuestos sobre la renta Impuestos a la alcalda Otros. Acreedores diversos PASIVO FIJO

2201- Prstamos bancarios largo plazo 2202- Documentos por pagara largo plazo. 2203- Hipotecas por pagar 23CREDITOS DIFERIDOS

2301- Intereses cobrados por anticipado 2302- Rentas cobradas por anticipado 33131013102310331043105310632CAPITAL CAPITAL INICIAL Capital social autorizado Retiros de capital Aportes adicionales de capital Acciones no emitidas Acciones suscritas Acciones no suscritas SUPERVIT DE CAPITAL 3201- Supervit por reevaluacin de terreno 3202- Supervit por reevaluacin de edificio 3203- Donaciones 33SUPERVIT GANADO 3301330233033304330534Utilidad del ejercicio Utilidades acumuladas o retenidas Prdida del ejercicio Prdidas acumuladas o retenidas Ajustes de perodos anteriores

RESERVAS 3401-Legal

39

441-

CUENTAS DE RESULTADOS DE INGRESOS INGRESOS 4101- Ventas 1- Contado 2- Crdito 4102- Rebajas sobre compras 1- Compras de contado 2- Compras de crdito 4103- Devoluciones sobre compras 3- Compras de contado 4- Compras de crdito 4104- Productos financieros 1- Intereses a nuestro favor 2- Ganancia cambiaria 4105- Otros productos 01- Comisiones cobradas 02- Rentas cobradas 03- Dividendos cobrados 04- Utilidad en venta de activo fijo 05- Utilidad en venta de acciones y valores 5- CUENTAS DE RESULTADOS DE EGRESOS 51COSTOS Y GASTOS 5101-Compras 01-contado 02-crdito 5102-Gasto sobre compra 5103-Rebajas sobre ventas 5104-Devolucin sobre ventas

52- Costo 5201- costo de venta

53- Gastos de operacin

40

5301-Gastos de venta 5302-Gastos de administracin 5303-Gastos financiero 5304-Otros gastos Detalle de gastos operativos 5301-Gastos de venta 1- Sueldo y salarios 2- Cuentas incobrables 3- Antigedad 4- Bonificacin 5- Comisin 6- Horas extra 7- Prestaciones laborales 8- Indemnizacin 9- Aguinaldo 10- Vacaciones 11- Papelera y tiles de oficina 12- Reparaciones y mantenimiento equipo rodante 13- Reparacin y mantenimiento equipo de oficina 14- Combustible y lubricante 15- Energa elctrica 16- Agua potable 17- Telfono 18- Publicidad 19- Paginas amarillas 20- Alquiler de vehculo 21- Alquiler de local 22- Fletes y acarreo 23- Vitico y transporte 24- Vitico alimenticio 25- Seguridad y vigilancia 26- Extraccin de basura 27- Suscripciones(peridicos) 28- Honorarios profesionales 29- Impuesto y contribucin (alcalda) 30- INATEC 31- Atencin al personal 32- Atencin al cliente 33- Seguros 34- Depreciacin de vehculo 35- Depreciacin de maquinaria 36- Depreciacin de mobiliario tcnico 37- Depreciacin de herramienta 38- Amortizacin gasto de organizacin 39- Gasto de representacin 41

4041424344-

Donaciones INSS patronal Comisiones bancaria Materiales y suministro Multas administrativa

5302- Gasto de administracin Igual a gasto de venta 5303- Gasto financiero 1- Intereses 2- Perdida cambiaria 3- Multas bancarias 4- Comisiones bancarias 5- Otros 5304- Otros gastos 01-Prdida en venta de mobiliario 02-Prdida en venta de acciones 6- CUENTA DE RESULTADO (TRANSITORIA ) 61- Transitoria 6101- Prdida y ganancias

INSTRUCTIVO DE LAS CUENTAS. Activos: Son todos los bienes y valores de una Empresa, representados por los recursos de la misma y se clasifican de acuerdo a su mayor o menor grado de disponibilidad. Activo Corriente o Disponible: Este rubro est formado por todos los bienes que posee una empresa los cuales tienen por caractersticas su fcil conversin a dinero en efectivo, adems que estn en constante movimiento. Efectivo en Caja. 42

Representa el dinero en efectivo que posee una empresa, se considera como efectivo la moneda de uso nacional o extranjero. Cheques recibidos, etc. Se carga: Cada vez que se recibe uno de estos valores. Se abona: Por los depsitos efectuados al banco Saldo: Deudor. Efectivo en banco. Representa el dinero en efectivo que posee una empresa en cualquiera de las instituciones bancarias existentes. Se carga: Cada vez que se realice un depsito a favor de su cuenta. Se abona: Cada vez que la empresa realice un pago a travs de cheques. Saldo: Deudor. Inventarios. Representa toda aquella mercadera objeto de compra y venta en las empresas comerciales. Tambin lo forman la materia prima, los productos en proceso de elaboracin, los productos terminados y los materiales y suministros en las empresas manufactureras. Se carga: Cada vez que la empresa compra o le devuelve mercancas. Se abona: Cada vez que la empresa use, venda o devuelva esta mercancas. Saldo: Deudor. Cuentas por cobrar. Representada principalmente por las personas que le deben a la Empresa por haberles vendidos mercadera al crdito sin garanta documental. Se Carga: Cada vez que la empresa venda mercanca al crdito. Se Abona: Cuando le abonen o le cancelen estos crditos . Saldo: Deudor. Documentos por cobrar. Son todos los ttulos de crdito a favor de la Empresa tales como letras de cambio o pagares. Se Carga: Cuando la Empresa acepta y recibe un documento a su favor. Se Abona : Cuando le paguen parcial o totalmente estos documentos. 43

Saldo: Deudor. Deudores Varios. Representan las deudas de terceras personas por la Empresa por un concepto ajeno a los anteriores. Ejemplo: venta de activo fijo al crdito. Se Carga: Cada vez que se le quede a deber a la Empresa por un concepto distinto a las cuentas y documentos por cobrar. Se Abona: cuando le paguen parcial o totalmente estas deudas varias. Saldo: Deudor. Pagos Anticipados. Representa todos los pagos que realice la Empresa antes de la fecha de su vencimiento tales como impuestos, intereses, rentas, seguros, etc. Se Carga: Cuando la Empresa hace un pago anticipado por cualquiera de los conceptos anteriores. Se Abona : Por la cancelacin o aplicacin de los mismos o por la parte que se consuma con el tiempo. Saldo: Deudor. Activos Fijos: Este rubro esta formado por todos aquellos bienes de la Empresa que tienen cierta permanencia y fijeza y que fueron adquiridos para ser usados y no venderlos como mercancas. Terrenos. Representan los lotes de tierra que son propiedad de la Empresa, valorados a su precio de adquisicin. Se Carga: Cada vez que se compre uno de estos bienes. Se abona: Cuando se vendan parcial o totalmente. Saldo: Deudor. Mobiliario y Equipo de Oficina. Se considera como mobiliario y equipo de oficina todos aquellos bienes tales como: mquinas de escribir, calculadoras, sillas, escritorios, archivadores etc. Se carga: Cada vez que se compra uno de estos bienes.

44

Se abona: Cuando se venden o se les da de baja por inservibles y por la parte proporcional que se vaya depreciando con el tiempo. Saldo: Deudor. Maquinaria y Equipo. Representa la maquinaria agrcola reproductiva con las cuales se lleva a cabo la produccin de la Empresa. Se Carga: Cada vez que se compren uno de estos bienes. Se abona: Cuando se venden o se les da de baja por inservibles y por la parte proporcional que se vaya depreciando con el tiempo. Saldo: Deudor.

Edificio. Representa las propiedades o reas construidas destinadas para las oficinas, bodegas, plantas productivas, etc. Se Carga: Cada vez que se compre o se construya uno de estos bienes. Se abona: Cuando se vendan y por la parte proporcional que se vaya depreciando con el tiempo. Saldo: Deudor Equipo de Transporte. Estn representados por todos los vehculos que son propiedad de la Empresa y estn destinados para el transporte de la mercadera que vende o compra la Empresa tambin para el transporte colectivo o individual del personal. Se Carga: Cada vez que se compren uno de estos vehculos. Se abona: Cuando se vendan o se les da de baja por inservibles y por la parte proporcional que se vaya depreciando con el tiempo. Saldo: Deudor. Remodelacin y Ampliacin de Edificios. Estn representados por los trabajos que se realicen para remodelar o ampliar los Edificios existentes y as no afectar el valor de adquisicin de los mismos. Se Carga: cada vez que se realice un trabajo de este tipo.

45

Se abona: Por la parte proporcional que se vaya depreciando. Saldo: Deudor. Activos Diferidos: Este rubro esta formado por todos aquellos gastos en los cuales incurre la Empresa y por lo que espera recibir un beneficio futuro. Tienen por caractersticas que son gastos no reversibles a efectivo. Gastos de Instalacin. Son todos aquellos gastos que se efectan para el acondicionamiento del local de la empresa, principalmente las instalaciones de maquinaria, equipos, sistemas, etc. Se carga: Al inicio de las operaciones de una empresa cuando se realizan estos gastos . Se abona: Conforme se vayan amortizando con el tiempo. Saldo: Deudor. Pasivos: Representan todas las deudas y obligaciones a cargo de la empresa y se clasifican de acuerdo a su mayor grado de exigibilidad. Pasivo corriente o flotante: Este rubro est formado por todas aquellas deudas y obligaciones cuyo vencimiento es menor de un ao y que como caracterstica principal estn en constante movimiento o rotacin. Cuentas por pagar (Proveedores). Est representada principalmente por las personas o casas comerciales a quienes la empresa debe por haberles comparado mercancas al crdito, por un plazo menor de un ao. Se abona: Cada vez que la empresa compre mercancas al crdito. Se carga: Cuando la empresa pague parcial o totalmente la deuda. Saldo: Acreedor. Documentos por pagar. Son todos aquellos ttulos de crdito a cargo de la empresa tales como: Letras de cambio o pagars, por un plazo menor de un ao. Se abona: Cada vez que la empresa expide un documento a su cargo. Se carga: Cuando la empresa pague parcial o totalmente el documento. Saldo: Acreedor. Retenciones por pagar. 46

Representa la retencin del impuesto al valor agregado que realiza la empresa por sus ventas de mercancas al contado y crdito a terceras personas. Se abona: Cada vez que la empresa realiza una retencin. Se carga: Cuando la empresa entrega estas retenciones al fisco (D.G.I.). Saldo: Acreedor.

Impuestos por pagar. Son los tributos que la empresa tiene obligacin de pagar a la administracin de rentas por las utilidades de la misma, producto de el movimiento de operaciones de un perodo contable. Se abona: Cuando al final de un perodo la empresa determina estos impuestos conforme las utilidades de la misma. Se carga: Cuando la empresa pague estos impuestos al fisco. Saldo: Acreedor. Gastos acumulados por pagar. Son los gastos que la empresa realiza y que va acumulando debido a que su fecha para pagarlos es posterior, tales como: vacaciones, treceavo mes, INNS patronal, INATEC, etc. Se abona: Cada vez que se hace una acumulacin de estos gastos. Se carga: Cuando se pague estos gastos. Saldo: Acreedor. Acreedores varios. Son deudas que contrae la empresa con terceras personas y que no corresponden a ninguno de los conceptos anteriores. Ejemplo: compra de activo fijo al crdito. Se abona: Cada vez que la empresa incurra en una deuda de este tipo. Se carga: Por las cancelaciones parciales o totales de estas deudas. Saldo: Acreedor. Pasivo fijo: Este rubro est representado por las deudas a cargo de la empresa a una plazo mayor de un ao. 47

Documentos por pagar largo plazo. Son todos los ttulos de crdito a cargo de la empresa tales como letras de cambio y pagars a un plazo mayor de un ao. Se abona: Cada vez que la empresa expide un documento de este tipo. Se carga: Cuando la empresa pague parcial o totalmente este documento. Saldo: Acreedor. Prstamos bancarios. Son los prstamos que la empresa solicita a la instituciones bancarias y que por lo general son a un plazo mayor de un ao. Se abona: Cada vez que la empresa hace un prstamo de este tipo. Se carga: Cuando la empresa paga parcial o totalmente este tipo de deuda. Saldo: Acreedor. Hipotecas por pagar. Son documentos (contratos) a cargo de la empresa en los cuales estn involucrados bienes inmuebles (edificios, terrenos) los cuales son pagaderos a un plazo mayor de una ao. Se abona: Cuando la empresa incurre en uno de estos prstamos. Se carga: Cuando la empresa paga parcial o totalmente. Saldo: Acreedor.

Pasivo diferido: Este rubro esta formado por todos aquellos cobros que3 la empresa haya efectuado y por los cuales est obligada a prestar un servicio posterior. Este rubro tiene por caracterstica que no es una obligacin monetaria presumiblemente. Rentas cobradas por anticipado. Son el importe de una o varias rentas (alquiler) cobradas antes de su fecha de vencimiento. Se abona: Cada vez que se cobre antes de su vencimiento un alquiler. Se carga: Por la parte proporcional que se vaya devengando con el tiempo. Saldo: Acreedor. Intereses cobrados por anticipado.

48

Son los intereses a favor de la empresa cobrados antes de su fecha de vencimiento. Se abona: Cuando la empresa cobra intereses antes de la fecha de vencimiento. Se carga: Por la parte proporcional que se vaya devengando con el tiempo. Saldo: Acreedor. Capital: Representa la diferencia entre el activo y el pasivo, reflejndose en las Aportaciones de Capital, Utilidad del perodo, Utilidades acumuladas de perodos anteriores, Supervit por reevaluaciones de inventario o de activos fijos, etc. Estas cuentas son de naturaleza acreedoras. Cuentas de Resultados: Este grupo de cuentas reflejan lo que resulta de las gestiones que realiza la empresa para el sostenimiento de la misma. Incluyendo estas todos los gastos y productos de un perodo contable. Ventas. Representa el importe de las ventas que la empresa efecta al contado y al crdito. Se abona: Cuando la empresa vende mercancas a al contado y al crdito. Saldo: Acreedor. Gastos de ventas. Son los gastos que se realizan en una empresa y que tienen realizacin directa con al promocin, realizacin y desarrollo del volumen de las ventas de la misma. Su naturaliza es deudora. Se carga: En cada uno de los siguientes casos que se presenten: Impuestos municipales, comisiones de agentes vendedores, seguro social, propaganda, fletes y acarreos de la mercadera vendida, gastos de mantenimiento de vehculos de carga, consumo de empaques, envolturas y etiquetas, salarios, parte proporcional del consumo de agua, luz y telfono, alquiler, depreciacin acumulada etc. Saldo: Deudor. Gastos de administracin. Son los gastos que se realizan en una empresa y que tienen como funcin el sostenimiento de las actividades destinadas a mantener la direccin y administracin de la empresa. Su naturaleza es deudora.

49

Se carga: en cada uno de los casos siguientes que se presentan: Salarios, consumo de papelera y tiles, gastos de correos y telgrafos, seguro social, parte proporcional del consumo de agua, luz y telfono, alquiler, depreciacin acumulada, etc. Saldo: Deudor. Gastos financieros. Son prdidas que provienen de operaciones que constituyen la actividad o giro principal de la empresa. Su saldo es deudor. Se carga: por los descuentos sobre ventas, intereses pagados sobre documentos y prstamos, prdida cambiaria, etc. Productos financieros. Son utilidades que provienen de operaciones que constituyen la actividad o giro principal de la empresa. Su saldo es acreedor. Se abona: Por los descuentos sobre compras, intereses cobrados sobre documentos y prstamos, utilidad cambiaria, etc. Otros gastos. Son prdidas que provienen de operaciones que no constituyen la actividad o giro principal de la empresa. Su saldo es deudor.

Se carga: Por la prdida en venta de valores de activo fijo, prdida en venta de acciones y valores, comisiones pagadas, rentas pagadas, dividendos pagados, etc. Otros productos. Son utilidades que provienen de operaciones que no constituyen la actividad o giro principal de la empresa. Su saldo es acreedor. Se abona: Por la utilidad en venta de valores de activo fija, utilidad en venta de acciones y valores, comisiones cobradas, rentas cobradas, dividendos cobrados, etc. Prdidas y ganancias. Es una cuenta de carcter transitorio que se utiliza para determinar la ganancia o prdida de un ejercicio contable. Su naturaleza puede ser deudora o acreedora.

50

Se carga: Por el importe del saldo de la cuenta de gastos de ventas, gastos de administracin, gastos financieros, otros gastos y costo de venta. Se abona: Por el importe del saldo de la cuenta de ventas, productos financieros y otros productos. Saldo: El saldo de est cuenta puede ser deudor o acreedor, si es deudor representa una prdida del ejercicio y si es acreedor representa una utilidad o gananancia del ejercicio.

VI.

DISEO DE FORMULARIOS Y PUESTOS CON SUS RESPECTIVOS PROCEDIMIENTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

1. Entrada a bodega 2. Salida de bodega 3. Solicitud de compra 4. Orden de compra 5. Solicitud de pedido 6. Vale provisionalidad de caja chica 7. Comprobante de caja chica 8. Reembolso de caja chica 9. Solicitud de pago 10. Comprobante de pago 11. Comprobante de diario

51

12. Factura de venta

ALMACN VICTORIA S. A. COMPROBANTE DE DIARIO No. ________ FECHA:__________________ CONCEPTO:

52

CDIGO

NOMBRE DE LA CUENTA

PARCIAL

DEBE

HABER

____________________ Elaborado por

__________________ Revisado por

____________________ Autorizado por

53