Caso de Estudio 2 Este estudio de caso de los dispositivos de Gregg, Inc.

(haciendo negocios como HH Gregg) se basa en una situacin real con cambios mnimos realizados para proteger las identidades de algunos de los participantes y algunas de las organizaciones de vendedores involucrados. Este caso describe el proceso complejo y arriesgado muchas veces de hacer un cambio de plataforma de tecnologa de la informacin. El objetivo principal de este caso es el de discutir tanto los beneficios de una actualizacin de tecnologa, as como los riesgos y los costos ocultos asociados a dicho cambio. En muchos casos, el liderazgo de una organizacin carece de la experiencia de tecnologa de la informacin para evaluar adecuadamente sus necesidades y las opciones vlidas, por lo que a menudo se basan en gran medida de las representaciones de los vendedores de los diversos proveedores alternativos y / o de sus clientes de referencia. Los objetivos secundarios de este caso son: 2. Para ilustrar que, a menudo un sistema desarrollado internamente, en su lugar durante muchos aos, ha automatizado y optimizado los procesos de negocio que son especficos a las necesidades de la empresa, y que tales requisitos del proceso de negocio puede o no puede ser abordado en algn paquete de aplicacin en el futuro comprado, incluso un proveedor grande y exitosa. 3. Demostracin de la necesidad de entrar en los detalles sobre cmo funcionan los sistemas de hoy con el fin de entender cmo un nuevo sistema va a funcionar, o no trabajar, sin mejoras significativas o modificaciones, con el fin de adaptarse a las necesidades operativas de una empresa en particular. 4. Iluminacin de la situacin, ms comn de lo que no, cuando tal cambio en el sistema pone en riesgo el negocio significativo debido a problemas de integridad de datos como los datos se mueven entre los sistemas, y la posibilidad de que el nuevo sistema podra tener interrupciones significativas por perodos prolongados durante o despus de poco tiempo conversin. 5. El reconocimiento de que el costo de los cambios en el sistema va ms all de la compra de tecnologa y los costos de implementacin para incluir no slo las pruebas, capacitacin y gastos de la migracin, pero potencialmente una prdida significativa en la productividad de los empleados adaptar los procesos actuales de negocio para nuevas herramientas de automatizacin e interfaces y / o lagunas en la automatizacin. Informacin general Electrodomsticos de Gregg, Inc., haciendo negocios como HH Gregg, es una cadena de tiendas especializadas de electrnica de consumo y electrodomsticos, con sede en Indianpolis. Esta empresa familiar comenz en 1955 como una sala de exposicin de electrodomsticos de las marcas ms importantes y se expandi a los televisores y otros aparatos electrnicos de consumo. A medida que el negocio creci, la gestin de Gregg reconoci la necesidad de la automatizacin para apoyar las operaciones comerciales de la compaa y el continuo crecimiento, y un completo sistema de informacin al por menor fue comprado por menos de $ 200.000 en 1986. Este sistema incluye la compra eventual adquisicin del cdigo fuente, y la compaa fue capaz de, con un mnimo de ayuda externa, mejorar y ampliar el sistema para satisfacer las necesidades de la empresa durante veinte aos, ya que pas de 6 a ms de 60 tiendas, mientras que el anual los ingresos aumentaron a ms de $ 1 mil millones. En 2006, el sistema de Hewlett-Packard se

compone de ms de 3.600 programas, con 8 tecnologas y bases de datos por lo menos 60. No haba documentacin mnima del sistema. Por desgracia, Hewlett-Packard (HP), el proveedor que ofrezca el hardware subyacente, el sistema operativo y el sistema de gestin de bases (las cuales eran propiedad de todos los productos HP), anunci en 2003 que desista de sus ventas y soporte de la plataforma y sugiri que su clientes tendran que trasladarse a un nuevo sistema. HP no tena un camino sugerido para esta conversin. Tras este anuncio, el CIO en ese momento de Gregg, John Baxter Burns, comenz a solicitar propuestas de varias empresas de software que ofrece un sistema totalmente integrado al por menor a proponer un sustituto para el envejecimiento de HP basado en el sistema de venta. Burns le pidi a cada proveedor para decirle Gregg cmo deben manejar sus negocios y decenas de vendedores fue lo que hizo. Los miembros de los distintos departamentos participaron en un comit de seleccin con los miembros del personal de TI. Despus de revisar una gran cantidad de presentaciones y demostraciones de productos, el comit de seleccin de acuerdo en que ninguna de las soluciones presentadas fueron a la altura de modelo de negocio de Gregg o de los procesos empresariales existentes. Todo sera necesario, ya sea grandes modificaciones o cambios masivos en la forma de Gregg hizo negocios. El comit de seleccin se establecieron en dos posibles alternativas. La primera fue una nueva suite de aplicaciones de venta de Delphi, una empresa lder en la industria de aplicaciones de software, que ya estaba en uso por muchos comercios minoristas. En la aplicacin de esta solucin, de Gregg sera bsicamente la adopcin de procesos de negocio de Delphi y mover sus datos en la plataforma de Delphi. El segundo fue en realidad un entorno de desarrollo de aplicaciones para el sector minorista de la cual Sentra de Gregg sera adoptar algunas "out-of-the-box" funcionalidad, como punto de venta, junto con la reprogramacin de los procesos de negocio existentes en esta nueva plataforma. Programadores de Gregg tendra que ser reentrenados en esta plataforma de programacin. En ambas alternativas, Gregg empleados en toda la organizacin tendra que ser re-entrenada con el fin de utilizar los nuevos sistemas. Llegados a este punto en el tiempo, se produjo un cambio en el liderazgo de Gregg organizacin de TI y Nelson fue nombrado el CIO. Despus de revisar las evaluaciones de los proveedores existentes, acus al equipo con una nueva concepcin del proyecto y la bsqueda de alternativas adicionales. Haba una manera de mover los programas de aplicacin existentes a un nuevo hardware, sistema operativo y la plataforma de base de datos del sistema de gestin, manteniendo la funcionalidad de las aplicaciones existentes y la interfaz de usuario? Ellos descubrieron que la Ford Motor Company acababa de terminar un proyecto similar para su tiempo y su sistema de asistencia a todas las plantas de Ford. A travs de la investigacin de la experiencia de Ford, que vino para arriba con una tercera alternativa-que podran migrar todos los datos y aplicaciones a una plataforma UNIX de HP y Oracle de base de datos con la ayuda de la empresa que haba ayudado a Ford. Si bien la idea de que los empleados de Gregg sera capaz de hacer su trabajo sin cambios en el sistema-que iba a funcionar el mismo, e incluso las pantallas que tienen el mismo aspecto-era muy atractivo, esta aplicacin sera un cambio de la tecnologa completa para la TI-ninguno sus herramientas existentes sera el mismo. Como Gregg se acercaba el fin del soporte de su sistema actual, al mismo tiempo, ya que estaba hablando de una estrategia para crecer dramticamente la empresa a un minorista a nivel nacional, la gestin de la Junta necesitaba para tomar una decisin. Resumen detallado de lo sucedido Nelson:

 Contratado por los $ 100.000 "inmersin profunda" de la empresa de Texas para obtener un plan ms detallado de lo que la migracin iba a tomar y para identificar reas de riesgo. Con el Sentra, Nelson trat de negociar un "probarlo, entonces comprar" acuerdo para la plataforma de desarrollo y no tuvo xito. Luego trat de negociar una aplicacin piloto para una pieza de la suite de aplicaciones, y que tambin tuvo xito. Sentra atrapado en su cita original de $ 1.4 millones para licenciar la tecnologa para el desarrollo, y luego el tiempo y el material de ayuda en la construccin del nuevo sistema. Sentra retrasara requieren licencias de produccin hasta que se necesitaban. El costo total del hardware, software y servicios se estim en $ 24 millones. Con el anlisis de los requerimientos de Castillo, Nelson y el equipo de TI identific ms de 30 diferencias entre los procesos de negocio existentes y la funcionalidad de Gregg Delphi software. Delphi no pudo, o no, a gastar el esfuerzo para hacer frente a estos sin un contrato firmado para la suite de aplicaciones, a continuacin, Delphi se facturar por el tiempo dedicado a la labor de anlisis de sistemas. La aplicacin de Delphi que se presupuest para superar los $ 20 millones. La firma de Texas volvi con su plan y se estima que la migracin podra tomar entre 15 y 18 meses y costara $ 6-7 millones de dlares en servicios. Gregg ha decidido ir con la propuesta de la migracin, y la principal razn para esta decisin fue que los procesos de negocio existentes se mantienen y que los empleados no tendran que ser reconvertidos-el nuevo sistema se ven y operan el mismo que el antiguo sistema. Las principales actividades durante la migracin fueron los siguientes: Identificar cules de los 3.600 programas estaban siendo utilizados en la produccin. Las bibliotecas de produccin a cabo muchas copias de las mismas viejas versiones del programa-se haba mantenido. En algunos casos, la empresa haba invertido de nuevo a un proceso de negocio anterior, por lo que la versin anterior del programa que contena este proceso fue la versin utilizada en la produccin. Por lo tanto, era imposible confiar en la simple seleccin de las ltimas versiones. Determinacin del programa real utilizado en la produccin se llev a cabo mediante la instalacin de los programas en un sistema de ensayo nuevo y someterlas a prueba de lado a lado. Una vez que el programa real utilizado en la produccin se determin, este "cdigo de oro" era el cdigo fuente de la migracin. Una vez que el cdigo fuente se identific, el cdigo fue ledo, revisado y documentado, porque la documentacin adecuada del sistema no exista para la elaboracin de planes de prueba para cada parte del sistema. A continuacin, los planes de prueba fueron desarrollados. El equipo de TI ha desarrollado el modelo de datos en la tecnologa de nueva base de datos primero, y luego los datos a travs de. Una vez hecho esto el diccionario de datos en el nuevo "mundo" (sistema) se ha completado. El equipo de TI desarroll una metodologa para reprocesar las transacciones en las nuevas bases de datos y mantenerlos en sintona con el sistema antiguo. Las rutinas se llevaron a cabo todos los das para comprobar el nmero de filas y verificar los diferentes totales. El cdigo de la aplicacin se puso a prueba tan pronto como se ha migrado a travs del nuevo sistema. Finalmente, en abril de 2008, las pruebas de integracin se inici con el nuevo sistema corriendo de lado a lado con el viejo sistema con bases de datos sincronizadas de la prueba. Finalmente, la prueba del usuario final se inici en octubre de 2008 y, con el break-fix (roturas en las pruebas para llevar a cabo correcciones), se complet en abril de 2009. Los usuarios se

mostr sorprendido de que el nuevo sistema se vea exactamente igual que el antiguo sistema. TI ha cambiado el color de fondo de pantalla para que los usuarios seran capaces de decir que el sistema era cul. Un ciclo de prueba a travs de todos los silos de prueba dur aproximadamente seis semanas para completarse. Los puntos de venta, las transacciones se registran y se almacenan de tal manera que las transacciones de un mes se podra caer en el nuevo sistema a la vez para pruebas de carga. Se descubri que la capacidad de hardware en el nuevo sistema no fue adecuada y tuvo que ser actualizado antes de la conversin. Esto fue completado y probado justo antes de la temporada navidea de 2009, lo que la conversin se retras hasta principios de 2010. La Conversin La conversin se ha completado en un domingo a fines de febrero de 2010, despus de que las tiendas cerradas. Los datos de ambos sistemas fueron equilibrados, de nuevo, antes de las aplicaciones del nuevo sistema de procesamiento de transacciones se encendieron. Los primeros pedidos a travs del nuevo sistema fueron las ventas de Internet que lleg a principios de que el lunes por la maana. Los almacenes estaban cerrados, y No hay reposicin de las tiendas se ha ejecutado la noche del domingo, as que no hay un inventario estaba en el camino o en trnsito no hay entregas estaban programadas para el lunes Tampoco hubo ningn recibo de pedidos de los fabricantes programadas para el lunes, y los cambios en el inventario slo tena previsto que ocurrira de las ventas de los clientes sobre el lunes que se llevaron a cabo de la tienda. Las transacciones del lunes las ventas fueron procesados a travs del nuevo sistema, y en cola para su reprocesamiento en el viejo sistema en caso de que sea necesario para volver al viejo sistema. A la 1:00 pm, el nuevo sistema se detuvo, y cada tienda la mano-contaba sus recibos lunes por la maana y verificado contra el nuevo sistema para asegurarse de que todas las transacciones se contabilizan en el nuevo sistema. Con todo lo verificado, el sistema se reinicia y el negocio preparado para la reposicin de inventarios de las tiendas, la programacin de las entregas para el martes, y la apertura de los almacenes. El equipo de liderazgo de TI, responsables tcnicos y representantes de la empresa de Texas sigui reunindose todos los das a las 1:00 pm hasta mediados de junio para examinar las cuestiones pendientes y correcciones. Gregg ha completado su temporada de vacaciones por primera vez en la nueva plataforma, el apoyo a 175 tiendas y almacenes el doble de lo que tena el ao anterior, sin incidentes. HP prorrog dos veces el plazo para abandonar el apoyo en el sistema antiguo durante la migracin. Piezas para el viejo sistema todava estn disponibles en eBay.

1. Identifica el personal clave dentro del caso y sus respectivos roles/visiones.(12pts) Jerry Throgmartin, CEO and Chairman, and Mike Stout, CAO, Saba que la compaa tendra que pasar a un proceso de orden basado en computadora, el inventario, y sistema de gestin de almacenes. Uso de 3 pulgadas por 5 pulgadas de tarjetas para el seguimiento del inventario y los libros en papel no sera escalable a medida que el negocio sigui creciendo ms all de las 6 tiendas que tenan en ese momento. Dennis May, President and COO, Greggs Presidente y COO, resumi la situacin de Nelson en el camino, No vamos a cambiar los sistemas, porque queremos cambiar, tenemos que cambiar. No me gusta esta situacin nada mejor que nadie. Sin embargo, HP est tirando el apoyo de la HP 3000. Si puedo mantener nuestro viejo hardware y su software dependiente, tenemos que cambiar John Baxter Burns, comenz a solicitar propuestas de varias empresas de software que ofrece un sistema totalmente integrado al por menor a proponer un sustituto para el envejecimiento de HP basado en el sistema de venta. Burns le pidi a cada proveedor para decirle Gregg cmo deben manejar sus negocios y decenas de vendedores fue lo que hizo. Steve Nelson, CIO, Despus de revisar una gran cantidad de presentaciones y demostraciones de productos, el comit de seleccin de acuerdo en que ninguna de las soluciones presentadas fue a la altura de modelo de negocio de Gregg o de los procesos empresariales existentes. Todo sera necesario, ya sea grandes modificaciones o cambios masivos en la forma de Gregg hizo negocios. Jack McKinney, Senior Director, IT, fue la planificacin de la prxima actualizacin de hardware para la capacidad adicional cuando HP lanz la bomba el ya no la plataforma HP 3000 con el apoyo. De acuerdo con McKinney, poco tiempo, vamos a confiar en eBay por piezas de repuesto para nuestro hardware. Irene Castle, Project Manager, Por el plan del proyecto, prcticamente todos los fabricantes de software importantes de apoyo a la industria al por menor fueron la oportunidad de visitar la empresa y ofrecer una propuesta de inicio de verde campo. 2. Cul fue "la solucin" al problema presentado por parte del primer CIO? Era una solucin apropiada para la situacin mencionada? (4pts) Despus de revisar una gran cantidad de presentaciones y demostraciones de productos, el comit de seleccin de acuerdo en que ninguna de las soluciones presentadas fueron a la altura de modelo de negocio de Gregg o de los procesos empresariales existentes. Todo sera necesario, ya sea grandes modificaciones o cambios masivos en la forma de Gregg hizo negocios. Entiendo que no es una solucin porque le niega el trabajo de Gregg mas sin embargo se siguen moviendo para poder tomar una buena decisin. 3. En resumen, cules son las opciones viables para Gregg's que Nelson debe presentar a la Junta de Directores? Cuntas opciones tienen sobre la mesa? (8pts)

La primera fue una nueva suite de aplicaciones de venta de Delphi, una empresa lder en la industria de aplicaciones de software, que ya estaba en uso por muchos comercios minoristas. En la aplicacin de esta solucin, de Gregg sera bsicamente la adopcin de procesos de negocio de Delphi y mover sus datos en la plataforma de Delphi. El segundo fue en realidad un entorno de desarrollo de aplicaciones para el sector minorista de la cual Sentra de Gregg sera adoptar algunas "out-of-the-box" funcionalidad, como punto de venta, junto con la reprogramacin de los procesos de negocio existentes en esta nueva plataforma. Programadores de Gregg tendra que ser reentrenados en esta plataforma de programacin. En ambas alternativas, Gregg empleados en toda la organizacin tendra que ser re-entrenada con el fin de utilizar los nuevos sistemas.

4. Hay costos escondidos, o costos no contemplados en la migracin? Cules? Menciona al menos tres costos no mencionados y la importancia de identificarlos e incluirlos. (8pts) Identificar cules de los 3.600 programas estaban siendo utilizados en la produccin. Las bibliotecas de produccin a cabo muchas copias de las mismas viejas versiones del programa-se haba mantenido. En algunos casos, la empresa haba invertido de nuevo a un proceso de negocio anterior, por lo que la versin anterior del programa que contena este proceso fue la versin utilizada en la produccin. Por lo tanto, era imposible confiar en la simple seleccin de las ltimas versiones. Determinacin del programa real utilizado en la produccin se llev a cabo mediante la instalacin de los programas en un sistema de ensayo nuevo y someterlas a prueba de lado a lado. Una vez que el programa real utilizado en la produccin se determin, este "cdigo de oro" era el cdigo fuente de la migracin. Una vez que el cdigo fuente se identific, el cdigo fue ledo, revisado y documentado, porque la documentacin adecuada del sistema no exista para la elaboracin de planes de prueba para cada parte del sistema. A continuacin, los planes de prueba fueron desarrollados. El equipo de TI ha desarrollado el modelo de datos en la tecnologa de nueva base de datos primero, y luego los datos a travs de. Una vez hecho esto el diccionario de datos en el nuevo "mundo" (sistema) se ha completado. El equipo de TI desarroll una metodologa para reprocesar las transacciones en las nuevas bases de datos y mantenerlos en sintona con el sistema antiguo. Las rutinas se llevaron a cabo todos los das para comprobar el nmero de filas y verificar los diferentes totales. 5. Qu parte de una conversin como esta presenta grandes riesgos a la compaa? Cmo se podra afectar la misma? (6pts) No hay reposicin de las tiendas se ha ejecutado la noche del domingo, as que no hay un inventario estaba en el camino o en trnsito no hay entregas estaban programadas para el lunes Tampoco hubo ningn recibo de pedidos de los fabricantes programadas para el lunes, y

 los cambios en el inventario slo tena previsto que ocurrira de las ventas de los clientes sobre el lunes que se llevaron a cabo de la tienda.