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INTEGRANTES DEL EQUIPO: JOSE CARLOS VILLARREAL RAMREZ. WENDY ELIZABETH GARCIA OLMEDA. GERARDO PEREZ NARANJO. JUVENTINO TREVIO ARREDONDO.
CARRERA: LIC. EN INFORMTICA. SEMESTRE: 8 DEPENDENCIA: INSTITUTO TECNOLOGICO DE REYNOSA AREA: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ESCOLARES
INTRODUCCION
Esta investigacin preliminar se hiso en base al rea de servicios escolares del Instituto Tecnolgico de Reynosa. Dentro de esta podremos encontrar los procesos que se realizan dentro del rea y los puestos que lo conforman. El objetivo de esta investigacin previa es el recopilar la informacin y conocer el entorno, procesos, y personal que conforman este departamento, con la finalidad de crear un plan para la realizacin de la auditoria en el mismo.
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
-Estudiar y actualizar permanentemente el departamento de servicios escolares. - Apegarse a las tareas que desempean las normas, polticas, procedimientos y tcnicas de auditoria establecidas por organismos generalmente aceptados a nivel nacional e internacional. - Elaboracin del informe de auditora (debilidades y recomendaciones).
Inicio de la auditora: 14 de marzo del 2013 Inicio de redaccin del informe final: 23 de mayo del 2013
No. 1
Procedimiento Elaborar un cuestionario con las preguntas tentativas a preguntar en la entrevista. Recopilar y pedir documentos como evidencias de la auditoria.
Fecha 10/03/2013
14/03/2013
Realizar observaciones del lugar Juventino Trevio Arredondo durante la auditoria. Realizar entrevista a la encargada del depto. Gerardo Prez Naranjo
14/03/2013
14/03/2013
Elaboro _____________________
Reviso _____________________
Nombre y firma
Nombre y firma
DATOS RECOPILADOS
MISION
El instituto tecnolgico de Reynosa es una institucin pblica de Educacin Superior Tecnolgica cuya misin es formar profesionales con calidez y calidad humana, comprometidos con el quehacer cientfico, tecnolgico, visionario y emprendedor, para responder las necesidades y expectativas del entorno a travs del ejercicio laboral, a distancia, la investigacin y la vinculacin.
VISION
Ser una institucin de educacin superior tecnolgica con la visin de desarrollo social y econmico de la regin, al contar con un grupo de docentes de excelencia acadmica, con programas y herramientas actualizados y consolidados, con investigacin, posgrado, enseanza continua, adems de instalaciones y equipos modernos y su conjunto favorezcan la generacin de egresados altamente capacitados que tengan reconocimiento a nivel internacional.
POLITICA DE CALIDAD
El Instituto Tecnolgico de Reynosa establece el compromiso de implementar todos sus procesos, orientados hacia la satisfaccin de sus clientes sustentada en la Calidad de Proceso Educativo para cumplir con sus requisitos, mediante la eficacia de un Sistema de Gestin de la calidad y de mejora continua, conforme a la norma ISO 9001:2008/NMX-CC-9001IMNC-2008.
ORGANIGRAMA
GENERAL
DE
EL
DEPARTAMENTO
DE
SERVICIOS
ESCOLARES DEL ITR. Entre los documentos que nos proporcionaron en el departamento de servicios escolares destacan una clase de lineamientos de los cuales se mostraran los siguientes:
Anexo II Anlisis Acadmico de Convalidacin de Estudios. Direccin General de Educacin Superior Tecnolgica
Instituto Tecnolgico _________________________________ Divisin de Estudios Profesionales (o su equivalente) Anlisis acadmico del o la C.:___________________________________________________ De: A: Plan de Estudios: Plan de Estudios: Clave: Clave: Institucin: Institucin: Nota: En este formato se incluyen todas las asignaturas analizadas Elabor: ___________________________________________________ Fecha: _______________________ Nombre y Firma Recibo Anlisis Tcnico Acadmico y solicito la continuacin del Proceso de Convalidacin ___________________________________________________ Fecha: _______________________
Anexo III Formato de Evaluacin Nombre del Residente: _______________________________________________________ Nmero de Control: __________________________________________________________ Nombre del proyecto: __________________________________________________________________ Carrera: __________________________________________________________________ Periodo de realizacin de la Residencia Profesional: _____________________________________________
Dentro de este departamento tambin cuenta con ciertos manuales para sus procedimientos y por supuesto los sistemas que se utilizan, estos manuales no se nos pudieron proporcionar debido a que por cuestiones de privacidad del departamento, nicamente nos hablaron a grandes rasgos de ellos. Estos son los manuales con los que cuenta el depto.
2. Trmites de alumnos -Traslados -Equivalencias -Convalidaciones -Titulaciones -Movilidad estudiantil -Entre otros
Hablando en el aspecto de sistemas el departamento de servicios escolares hace uso de los siguientes sistemas: -Microsoft Office -SII Paquetes esenciales o programas que manejan: -Office, esencial
-SII: Se almacena toda la informacin general de datos socioeconmicos, de calificaciones y alumnos, se maneja va internet -Sistema para generar ttulos -Sistema en Access para toda la documentacin del acto protocolario para generar el acta de examen profesional o constancia de exencin de examen
Las capacitaciones el depto. de servicios escolares no se manejan en este depto., se le solicitan al depto. de recursos humanos.
PLAN
OPERATIVO
ANUAL
SOBRE
LA
FUNCION
INFORMATICA.
Plan operativo cada ao, antes de que inicie el ao se hace un plan de las diferentes actividades que se realizarn en el depto. Por ejemplo, cuando es la graduacin, cuando se harn las solicitudes de nuevo ingreso, exmenes globales y especiales, credenciales. Etc. Los gastos que se contemplan se les llama POA, Programacin operativo anual & el otro que se hace es el de las actividades y no tiene nombre definido.
Servicios Escolares:
Este departamento es el encargado de planear, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la prestacin de los servicios escolares a los alumnos del instituto tecnolgico, conforme a las normas y lineamientos establecidos por la Secretara de Educacin Pblica.
Para recopilar informacin acerca del departamento de escolares se llev acabo un cuestionario realizado de manera verbal a la encargada del depto. para poder obtener los datos necesarios que se necesitan para la auditoria, adems de otros mtodos que fueron entre los ms utilizados tambin la observacin.
Las preguntas se dividen en 3 secciones, administrativas, de sistemas y de seguridad tanto fsica como lgica.
ADMINISTRATIVAS
Cules son las tareas del rea de trabajo?
Controles, resguardo de la informacin de los alumnos. Tramites de alumnos: Traslados, equivalencias, convalidaciones, titulaciones, movilidad estudiantil, entre otros; Seguro social y para accidentes.
Cada cunto tiempo se renueva los procesos, planes o normas del departamento?
Cada ao escolar antes de iniciar el periodo de clases se realiza un esquema de todas las actividades que se realizaran dentro del departamento, definir las fechas para cada una de estas actividades, por ejemplo la graduacin, los exmenes globales/especiales. Tambin el cmo se manejara ciertas actividades, las titulaciones, manejo de credenciales, registros al seguro social, el gasto que se tiene contemplado dentro del departamento (llamado POA o Plan Operativo Anual). Todo esto se define antes de que inicie el periodo escolar.
Todos los procesos y reglamentos que aplican en este departamento estn basados de una autoridad superior?
Nosotros (El ITR) dependemos actualmente de la DGEST (Direccin General de Educacin Superior Tecnolgica) y de ah rigen nuestros programas y reglamentos.
SISTEMAS
Se usa algn sistema de ofimtica en especial?
Pues por lo general usamos Microsoft Office. Tambin manejamos un sistema llamado SII, que se encarga de almacenar los datos socioeconmicos y de las calificaciones del alumnado de la institucin. Otro sistema que se usa en el departamento es un sistema de creacin de ttulos (egresados) que nos lo proporciono la Direccin General de Educacin Superior Tecnolgica a travs de la Direccin de Servicios Escolares, aparte se cre un sistema original de base de datos que se encarga de administrar la documentacin del Acto Protocolario y la generacin del acta de examen profesional.
Dnde estn ubicados los manuales de usuario de los sistemas que se utilizan en el depto.?
Estn a la vista de los alumnos solo que no se encuentran ordenados, de hecho a simple vista no se puede identificar si son manuales o es otro tipo de documento, esta es una evidencia de donde estn dichos manuales:
unida con la red del departamento de R.H y por medio del SII la unin de red es generalizada en toda la institucin.
SEGURIDAD FISICA
Existe personal de vigilancia para el departamento?
La institucin cuenta con personal de vigilancia pero el departamento as directamente no tiene.
El Sii cuenta con un control de accesos para los diferentes usuarios que lo utilizan?
Si, tanto para el personal del instituto como el alumnado cuentan con sus distintas cuentas para poder accesar al sistema con diferentes privilegios.
Existen ciertas restricciones dentro del sistema para los usuarios que lo utilicen? Cuales?
Si, por ejemplo los alumnos solo pueden acceder a mirar cierta informacin acerca de su historial acadmico, horarios y dems, mientras que nosotros los jefes de departamento y catedrticos tenemos ms acceso como a subir calificaciones, modificar informacin, dar de alta nuevos alumnos y dems.
Cuenta con una seccin de ayuda en caso de que la interfaz no sea lo suficientemente dinmica y accesible para el usuario?
No
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NC. No existen salidas de emergencia ni sealizaciones en el departamento lo cual es un gran problema ya que en caso de algn desastre natural no habra por donde las personas puedan ir fuera del edificio. E. Fue una de las preguntas de la entrevista y adems en la observacin de todo el depto. no se encontr ninguna sealizacin ni salida de emergencia. R. Adquirir cmaras de vigilancia para el departamento que permitan ver lo que est ocurriendo en el mismo. NC. El departamento no cuenta con ninguna cmara de vigilancia lo cual se presta a que con facilidad alguien tanto ajeno como del mismo instituto pueda robar cualquier cosa. E. No se observ ninguna cmara de vigilancia y posteriormente en la entrevista se pregunt por las mismas y se confirm que definitivamente en el departamento no hay. R. Debe contratarse personal de vigilancia para el departamento de servicios escolares. NC. La institucin cuenta con personal de vigilancia pero no en el departamento o la unidad administrativa lo cual genera inseguridad puesto que en cualquier momento alguien podra robar algo de la escuela y nadie lo notaria. E. Dentro de la institucin si se ve personal de seguridad y vigilancia pero a la hora de entrar a la unidad administrativa y al depto. de escolares ah no hay nadie vigilando lo que ocurre. R. Tener un mdulo de ayuda en el SII NC. Todo sistema debe tener un mdulo de ayuda que permita al usuario tener un apoyo a la hora de estar utilizando y manejando el SII, y este mdulo no est en dicho sistema, lo cual puede prestarse a que aunque la interfaz sea
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muy intuitiva pero el usuario puede cometer algn error y no sabra qu hacer en caso de que esto ocurra. E. Al pedir que nos mostraran el SII se pudo observar en la interfaz que el mdulo de ayuda no est.
CONFORMIDADES
DESCRIPCION DE LA CONFORMIDAD El instituto cuenta con un plan operativo anual que se lleva a cabo en su tiempo y forma.
El departamento cuenta con los sistemas adecuados en todos los sentidos para administrar toda la informacin, desde la ofimtica hasta incluso un sistema desarrollado por la encargada del depto.
El sistema SII es bastante intuitivo y fcil de utilizar lo cual ayuda a que se puedan realizar las tareas necesarias en l.
acceder a el por medio de una conexin a internet. Mantenimiento a las computadoras del depto. Al equipo de cmputo se le realiza mantenimiento general cada semestre (6 meses), lo cual cumple con el lapso de tiempo recomendable. Uso del sistema del departamento por varios elementos del personal Seguridad en los datos El SII tiene manejo de usuarios adecuado y con distintos privilegios acorde a la tarea que requieran realizar. Los equipos de cmputo cuentan con firewalls lo cual ayuda a que estn mejor protegidos.
RECOMENDACIONES
REA Servicios escolares PROCESO Todos RECOMENDACION Actualizar el organigrama con el personal actual del depto. para evitar problemas posteriormente con alguna confusin. Todos Acomodo de los manuales y documentacin de una manera jerrquica y apropiada que permita con facilidad encontrarlos evitando confusiones y por supuesto almacenados en algn lugar donde estn libres de polvo. Seguridad fsica Adquirir extintores y capacitar al personal para que sepan
utilizarlos en caso de alguna catstrofe, adems de tambin tener sealizaciones y salidas de emergencia. Seguridad fsica Adquirir cmaras de vigilancia y ubicarlas en puntos estratgicos donde se pueda ver quien accesa al departamento y en caso de que ocurra algn robo, adems de que tambin debe de existir personal de vigilancia en la unidad administrativa para que as estn seguros todos los recursos dentro del mismo.
FORTALEZAS Se cuenta con manuales de procedimientos y lineamientos acadmicos. Los procesos y reglamentos que se realizan en el departamento estn basados en la DGEST lo cual asegura una mayor calidad. Uso de sistemas administrativos para agilizar trmites y gestionar mejor la informacin. Departamentos intercomunicados mediante el SII. Se cuenta con plan operativo anual de las actividades que se van a realizar. El sistema SII que se usa en el departamento tiene un excelente control de usuarios. OPORTUNIDADES Mejora de la seguridad fsica con la adquisicin de extintores y cmaras de vigilancia. Mejora de la seguridad lgica con la adquisicin de mejores antivirus y utileras para los equipos de cmputo y sus datos. entre s
procedimiento desorganizados. Sistema SII sin mdulo de ayuda para los usuarios. El departamento tiene un
tamao algo reducido lo cual puede ser un poco incmodo para los alumnos y el personal.
AMENAZAS Posibilidades de que ocurra un robo debido a la falta de personal o cmaras de vigilancia. Personal y alumnado expuestos a peligro debido a que no existen ni extintores ni sealizaciones ni
salidas edificio.
de
emergencia
del
No existe un control de acceso en el departamento que pueda impedir que accedan personas ajenas al instituto.
este
entrando
saliendo al mismo.
Posibilidades
de
que
algn
intruso entre al SII mediante tcnicas para burlar sistemas y dae la informacin del mismo.
AUDITOR/ES AUDITOR/
ES 4
AUDITORI N A N
AUDITORIA
FECHA
FECHA
16/MAYO/ 2013
ZACIN
DESCRIPCIN NO CONFORMIDAD
CAUSAS
FECHA
RESPONSABLE/S
01
Organigrama desactualizado
Actualizacin del organigrama del departamento. Acomodar en orden y de manera jerrquica los manuales.
14/marzo /2013
2/mayo /2013
Corregido
02
14/marzo /2013
2/mayo /2013
Corregido
03
Falta de medidas de Adquisicin de Lic. Mara de prevencin 14/marzo extintores para el los ngeles /2013 contra departamento. Rocha Snchez desastres en el depto. Ver ubicacin Falta de para construir medidas de salida de Lic. Mara de prevencin emergencia y 14/marzo los ngeles /2013 contra poner Rocha Snchez desastres en sealizaciones en el depto. puntos estratgicos.
2/mayo /2013
No corregido
04
2/mayo /2013
No corregido
05
Debido a que no hay antecedente s de robo en el departamen to por eso no se ha tomado esta medida de seguridad
Adquirir cmaras de vigilancia y personal que este Lic. Mara de encargado de 14/marzo los ngeles /2013 vigilar y cuidar Rocha Snchez que no acceden personas ajenas al instituto.
2/mayo /2013
No corregido
El formato anteriormente mostrado es con el que se estar llevando seguimiento a la auditoria y supervisando que se estn realizando las acciones correctivas que son necesarias en el departamento de servicios escolares en el instituto tecnolgico de Reynosa. Se ha programado una siguiente visita para el da 3 de junio del 2013 donde de nueva cuenta se van a supervisar si las correcciones que deban hacerse en el departamento fueron llevadas a cabo, y as llevar continuidad para que servicios escolares consiga mejorar sus procesos y brindar mayor calidad en sus servicios. En esta siguiente visita pondremos mayor hincapi en el aspecto de seguridad, pues no ha habido respuesta del departamento en cuestiones de adquirir el equipo de seguridad indicado.
entrevista, como la carencia de cmaras de vigilancia, o la falta de salidas de emergencia o extintores, demostr que definitivamente donde hubo ms incumplimientos durante la entrevista fue precisamente en la seguridad fsica del personal y alumnado, tambin por supuesto algunos documentos que no se encontraban ordenados, y que definitivamente se poda hasta notar que tenan tiempo que no se han limpiado o consultado. El organigrama desactualizado fue lo que desde el principio de la entrevista me dejo pensando pues la persona a quien se le realizo la entrevista no apareca en el organigrama como la jefa de departamento, era otra persona, sin embargo hubo otros aspectos como los sistemas que se usan ah, pude observar que est muy completo pues tienen un sistema para llevar a cabo cada proceso del departamento lo cual en cuestiones de tecnologa si esta actualizado el lugar.
Gracias a la entrevista realizada a la encargada del departamento y las observaciones llevadas a cabo en la auditoria llegamos a la conclusin de que las principales necesidades que tiene el depto. son las siguientes:
Adquirir extintores contra incendios y dar capacitacin para el uso de los mismos. Hacer ampliaciones en las instalaciones y agregar cmaras de vigilancia y salidas de emergencia. Reorganizar y archivar con un orden lgico los manuales que se encuentran en el departamento. Contar con un sistema o mecanismo de control de accesos al departamento.
Para finalizar podemos mencionar que la auditoria sirvi de mucho para conocer el desempeo, las debilidades, necesidades y por supuesto oportunidades de mejora que tiene el departamento de servicios escolares. Gracias a la aplicacin de esta auditoria se definieron que acciones deben efectuarse para que se pueda mejorar el desempeo y claro que el mismo depto. tambin colaboro hablndonos acerca de los recursos con los que no cuenta el departamento y el porqu.
Todo esto se realiz con la nica finalidad de proporcionar recomendaciones como alternativas de solucin a aquellos puntos donde se necesita reforzar al departamento para que pueda brindar sus servicios con la mejor calidad posible dentro del instituto tecnolgico de Reynosa.
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Firma
Firxma
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Firma
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