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GP - 2011

MANUAIS ADMINISTRATIVOS

INTRODUO
Manual todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funes, atividades, polticas, objetivos, instrues e orientaes que devem ser obedecidas e cumpridas pelos funcionrios da empresa, bem como a forma com estas sero executadas, quer seja individualmente ou em conjunto. (CHIAVENATTO, 1999, p. 234) No so consideradas divulgaes das informaes atravs de memorandos, circulares etc., que so apenas instrumentos que servem para informaes mais instveis, enquanto os manuais esto mais preocupados em divulgar pela empresa aspectos mais estveis que, normalmente, estejam relacionados com a estrutura organizacional e seus mtodos, rotinas e procedimentos administrativos bsicos.

O que analisaremos? a utilizao dos manuais administrativos pelo analista de sistemas, organizao e mtodos; as vantagens e desvantagens do uso dos manuais administrativos; os tipos mais comuns de manuais administrativos; e as fases bsicas de elaborao dos manuais administrativos.

VANTAGENS E DESVANTAGENS DO USO DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS Tanto o analista quanto o usurio do sistema, ao verificarem o manual administrativo, devem ter em mente quais so as principais vantagens e desvantagens no seu uso. Na relao a seguir, no houve preocupao em hierarquizar os vrios aspectos considerados, mas apenas apresentar as vantagens e desvantagens mais comuns, conforme salientado por profissionais da rea.

Principais vantagens do uso de manuais administrativos

As principais vantagens dos manuais administrativos podem ser resumidas em: correspondem a uma importante e constante fonte de informaes sobre os trabalhos na empresa; facilitam o processo de efetivar normas, procedimentos e funes administrativas;
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ajudam a fixar critrios e padres, bem como uniformizam a terminologia tcnica bsica do processo administrativo. Com isto, possibilitam a normatizao das atividades administrativas;

possibilitam adequao, coerncia e continuidade nas normas e nos procedimentos pelas vrias unidades organizacionais da empresa; evitam discusses e equvocos, muito frequentemente, nas empresas onde no se estabeleceu a verso oficial da empresa sobre os temas suscetveis de pontos de vista conflitantes;

possibilitam treinamento aos novos e antigos funcionrios da empresa; possibilitam efetivo crescimento na eficincia e eficcia dos trabalhos realizados; representam um instrumento efetivo de consulta, orientao e treinamento na empresa; representam uma restrio para a improvisao inadequada que aparece na empresa nas mais variadas formas; aprimoram o sistema de autoridade da empresa, pois possibilitam melhor delegao mediante instrues escritas, proporcionando ao superior controlar apenas os fatos que saem da rotina normal, ou seja, o controle por exceo;

representam um instrumento que pode elevar o moral do funcionrio, pois possibilita que o mesmo tenha melhor viso de sua representatividade na empresa; representam um elemento importante de reviso e avaliao objetivas das prticas e dos processos institucionais; aumentam a predisposio do pessoal para assumir responsabilidades, uma vez que aquilo que tem de ser feito est claramente estabelecido por escrito; e representam um legado histrico da evoluo administrativa da empresa.

Principais desvantagens do uso de manuais administrativos As principais desvantagens dos manuais administrativos podem ser resumidas em: constituem um ponto de partida, porm no a soluo para todos os problemas administrativos que possam ocorrer na empresa; sua preparao, quando malfeita ou pouco cuidadosa, traz paralelamente srios inconvenientes no desenvolvimento normal das operaes pelas vrias unidades organizacionais da empresa; o custo de preparao e de atualizao pode ser elevado, dentro de uma relao de custo-benefcio pela empresa; quando no so utilizados adequada e permanentemente, perdem rapidamente o seu valor; so, em geral, pouco flexveis;
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incluem somente os aspectos formais da empresa, deixando de lado os aspectos informais, cuja vigncia e importncia para o dia-a-dia da empresa muito grande; quando muito sintticos, tornam-se pouco teis e, por outro lado, quando muito detalhados, correm o risco de se tornarem obsoletos diante de quaisquer mudanas pequenas;

diminuem a incidncia do julgamento pessoal, tornando-se muitas vezes um freio para a iniciativa individual; e seu uso pode ficar muito prejudicado e difcil devido a uma redao pouco clara, prolixa, deficiente e inadequada.

Requisitos bsicos de utilizao de manuais administrativos

A partir da anlise das vantagens e desvantagens da utilizao dos manuais, pode-se deduzir que alguns dos requisitos aos quais eles devem atender so:

necessidade real e efetiva da empresa; ter diagramao estruturada e adequada para as suas finalidades; ter redao simples, curta, eficiente, clara e entendvel, bem como bom ndice ou sumrio; ter instrues autnticas, necessrias e suficientes; ser distribudo a todos os funcionrios que dele necessitem; ter racional, adequada e aprimorada utilizao pelos usurios do sistema; ter adequada flexibilidade; e ter um processo contnuo de reviso, atualizao e distribuio.

ROTEIRO PARA A ELABORAO DO MANUAL ADMINISTRATIVO Quando o analista elaborar um manual administrativo, poder utilizar um roteiro de trabalho correspondente a uma anlise preliminar que considere, entre outros, os seguintes aspectos:

identificao dos sistemas a serem considerados; seleo dos sistemas e subsistemas; seleo dos tpicos, assuntos ou matrias; estudo dos campos dos problemas;
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pesquisa e classificao das fontes de informaes; reconhecimento e definio dos problemas; diferenciao dos diversos elementos dos problemas; anlises esquemticas dos problemas identificados; avaliao dos critrios e padres de avaliao dos problemas; apreciao e avaliao dos fatores dos problemas; avaliao dos dados recolhidos; reunio, ordenao e anlise de registros, fatos e informaes recolhidos; ensaios de possveis solues; ordenao e sistematizao da exposio; e escolha do estilo, forma de apresentao e redao.

evidente que este conjunto de aspectos no pode esgotar o assunto inerente a um roteiro bsico para a elaborao do manual administrativo. Mas importante o analista de sistemas, organizao e mtodos ter conhecimento dos aspectos bsicos, para que possa desenvolver o seu trabalho com melhor sustentao tcnica.

A preparao de um manual deve respeitar alguns aspectos, tais como: reconhecimento da necessidade, pela Alta Administrao, de a empresa necessitar de manuais; sugesto dos ttulos e das finalidades dos manuais; fixao dos objetivos especficos de cada manual e respectivo contedo; atribuio de responsabilidades pelo preparo de cada manual; e critrio sobre o uso de cada manual e a quem se destina cada tipo.

TIPOS DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS Existem alguns tipos de manuais administrativos que atendem a diferentes tipos de necessidade da empresa, a saber: a) Manual de Organizao. b) Manual de Normas e Procedimentos. c) Manual de polticas e Diretrizes. d) Manual do Empregado. e) Manual de Instrues Especializadas.
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A seguir so analisados cada um dos tipos, abordando-se sua finalidades e contedos.

MANUAL DE ORGANIZAO Este manual tambm, denominado, em algumas empresas, Manual de Funes. Tem por finalidade enfatizar e caracterizar os aspectos formais das relaes entre os diferentes departamentos (ou unidades organizacionais) da empresa, bem como estabelecer e definir os deveres e responsabilidades relacionados a cada um dos cargos de chefia ou assessoria da empresa. Pode-se afirmar que tosa empresa, independentemente do seu tamanho, deve ter o Manual de Organizao. Somente algumas microempresas podem ter uma situao em que a falta deste manual no venha a afetar a sua eficincia, eficcia e efetividade.

FINALIDADES As principais finalidades do Manual de Organizao so: estabelecer as vrias unidades organizacionais da empresa; identificar o plano organizacional da empresa, incluindo a sua filosofia de gesto e de atuao; identificar de maneira formal e clara como a empresa est organizada; estabelecer os nveis de autoridade e as responsabilidades inerentes a cada unidade organizacional da empresa; fazer com que as informaes referentes empresa sejam elaboradas em conformidade com as polticas e os objetivos gerais da empresa; e servir como base para a avaliao do plano organizacional estabelecido para a empresa.

CONTEDO Os principais aspectos que devem fazer parte integrante do Manual de Organizao so: estabelecimento dos objetivos gerais e dos objetivos setoriais da empresa; organograma geral e organogramas parciais, por grande rea ou diviso da empresa; relao das funes principais a serem executadas pelas unidades organizacionais; relaes de linha e de assessoria; nveis hierrquicos e amplitude de controle; grau de autoridade que cada um recebe e pode delegar; aspectos de descentralizao e centralizao; interao ao sistema de comunicaes; e interao ao sistema de informaes/decises.

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MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS Geralmente, esses manuais so mais numeroso, bem como de utilizao mais acentuada na empresa. Tm como objetivo descrever as atividades que envolvem as diversas unidades organizacionais da empresa, bem como detalhar como elas devem ser desenvolvidas. Correspondem ao manual da parte dos mtodos dentro da atividade de organizao e mtodos.

FINALIDADES O Manual de Normas e Procedimentos tem as seguintes finalidades principais: veicular instrues corretas aos preparadores das informaes para serem processadas por um centro de servios; proporcionar, por intermdio de um ou mais departamentos, mtodos que possibilitem a execuo uniforme dos servios; atribuir aos departamentos competncia para definio das informaes que sero includas no manual; e coordenar as atividades dos departamentos, permitindo a consecuo racional dos propsitos da empresa.

CONTEDO Os elementos principais que fazem do Manual de Normas e Procedimentos so: a) Normas: a indicao de quem executa ou pode executar (pessoa ou unidade organizacional) os diversos trabalhos do processo administrativo. b) Procedimentos: a indicao de como so executados os trabalhos dentro do processo administrativo. c) Formulrios: a indicao dos documentos que circulam no processo administrativo, bem como da forma de manipulao . d) Fluxogramas: a indicao dos grficos representativos dos diversos procedimentos descritos. e) Anexos.

Como a parte dos anexos a nica a no ser detalhada em outras partes deste livro, apresentam-se, a seguir, os aspectos bsicos que o analista de sistema, organizao e mtodos deve considerar no seu desenvolvimento.

Os anexos podem conter: Tabelas: as que devem ser apresentadas englobando os seguintes itens: LEGENDA constituda do nmero da tabela seguido pelo seu ttulo;
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CABEALHO contendo os ttulos das colunas e/ou linhas; CORPO constitudo por colunas separadas entre si por traos verticais; e NOTAS EXPLICATIVAS numeradas e escrita abaixo do corpo da tabela, quando necessrio. Caso a tabela tenha continuao em outra pgina, ela deve ser interrompida por trao horizontal, seguido da palavra Continua entre parnteses. Na pgina seguinte, a legenda e o cabealho devem ser repetidos seguidos da palavra Continuao entre parnteses.

Figuras: as figuras devem possuir legenda colocada abaixo da mesma e constituda de nmero e ttulo. Reprodues: envolvem transcries de textos originrios de documentos estranhos empresa.

MANUAL DE POLTICAS OU DIRETRIZES Uma poltica pode ser definida como um parmetro para a tomada de deciso. Portanto, esse manual deve conter a descrio detalhada e completa das polticas que devem ser seguidas pelos executivos e funcionrios da empresa no processo de tomada de decises que levam ao alcance dos objetivos estabelecidos. As polticas devem ser bem fundamentadas e consistentes, bem como baseadas em uma explorao muito bem feita das relaes de trabalho na empresa.

FINALIDADES O Manual de Polticas tem as seguintes finalidades bsicas: padronizar, a um nvel desejvel, os procedimentos das atividades da empresa; criar condies para um adequado nvel de delegao na empresa; dar condies para que os executivos gastem tempo apenas para as decises que fujam dos padres normais da empresa; facilitar a concentrao de esforos, visando aos objetivos da empresa; e criar condies para melhor avaliao do plano organizacional.

CONTEDO O contedo bsico so as polticas dos vrios nveis e reas da empresa, tais como: polticas de marketing; polticas de tecnologia; polticas de logstica;
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polticas de recursos humanos; polticas de produo; e polticas de finanas.

MANUAL DE INSTRUES ESPECIALIZADAS aquele que agrupa normas e instrues de aplicao especfica a determinado tipo de atividade ou tarefa, como por exemplo, Manual do Vendedor ou Manual da Secretria. A apresentao deste tipo de manual pela empresa recomendvel quando o nmero de funcionrios que podero utiliz-lo suficientemente grande para justificar sua preparao.

FINALIDADES As principais finalidades do Manual de Instrues Especializadas so: possibilitar maior e melhor treinamento e capacitao a determinado grupo profissional de funcionrios; e proporcionar um guia de trabalho e consulta para o grupo profissional.

CONTEDO O Manual de Instrues Especializadas pode ter o seguinte contedo bsico: objetivos bsicos; informaes bsicas sobre o cargo/funo; relao das tarefas bsicas; interao dessas tarefas bsicas com as tarefas de outros cargos/funes da empresa; instrues bsicas para a execuo das tarefas; e instrues bsicas para a avaliao das tarefas.

MANUAL DO EMPREGADO So particularmente importantes em empresas mdias e grandes e sua utilizao aumenta muito nos nveis intermedirios e inferiores da empresa. Normalmente, o empregado recebe o manual em seu primeiro dia de trabalho na empresa. Para propiciar maior motivao no uso, deve ter boa diagramao e redao, bem com ser impresso, de preferncia, em offset.

FINALIDADES As principais finalidades do Manual do Empregado so: propiciar ao novo funcionrio seu rpido entendimento da empresa;
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propiciar bom clima entre o empregado e a empresa; explicar os deveres e direitos do empregado perante a empresa; e facilitar o posterior treinamento deste novo empregado.

CONTEDO O contedo do Manual do Empregado varia de empresa para empresa; entretanto, uma forma mais usual abordar os seguintes grandes itens: atividades desenvolvidas pela empresa; breve resumo histrico; objetivos gerais perseguidos pela Alta Administrao; explicao do sistema de autoridades; regime de incentivos; direitos e obrigaes do empregado, de forma geral; regime de sanes; formas de recorrer administrao da empresa diante de eventuais conflitos; normas de comportamento bsico e de cumprimento obrigatrio para todo o pessoal; e servios que a empresa presta a seus empregados.

MANUAL DE FINALIDADE MLTIPLA Em algumas situaes pode ser interessante fazer um nico manual, que atenda aos vrios aspectos considerados pelos tipos apresentados anteriormente. Geralmente isto ocorre devido a:

volume de atividades; nmero de empregados; e simplicidade da estrutura organizacional.

FINALIDADES As finalidades bsicas so: informar os empregados sobre os mais variados aspectos da empresa; e servir como base de treinamento e avaliao do plano organizacional da empresa.

CONTEDO Num manual deste tipo podem-se encontrar os seguintes aspectos, entre outros: ttulo;
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prefcio; ndice; histria da empresa; polticas gerais da empresa; aspectos bsicos da organizao; departamentos da empresa, funes, autoridade e responsabilidade; regulamento interno; equipamento disponvel e sua manuteno; e observaes sobre o pessoal, tais como contratao, promoes, rescises, faltas, benefcios e atividades sociais.

Foram apresentados os cinco tipos bsicos de manuais administrativos. importante e executivo decidir sobre os tipos que sua empresa adotar, bem como o nvel de detalhamento e abrangncia de distribuio que ser utilizado na empresa.

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ESTRUTURA DE UM MANUAL Um manual pode ser elaborado da forma mais completa possvel, chegando ao outro extremo de uma situao bastante simplificada. A partir desta situao, podem-se ter diferenas na estruturao de um manual. Entretanto, normalmente um manual pode conter as seguintes partes bsicas: apresentao; ndice numrico ou sumrio; instrues para uso; contedo bsico; apndice; glossrio; ndice temtico; bibliografia.

A seguir as apresentados os aspectos principais destas partes bsicas do manual. A Apresentao Nesta parte do manual enfocado o seu objetivo. Geralmente, esta parte corresponde a uma carta de apresentao assinada pelo Presidente da empresa, que deve redigi-la de forma que seja comunicada a todos os funcionrios a obrigatoriedade de respeito ao contedo do manual. B ndice numrico ou sumrio o ndice bsico com a indicao do assunto e do nmero da pgina. Deve ser suficientemente detalhado para permitir a rpida localizao da informao necessria. C Instrues para uso Esta parte dever ser suficientemente clara e objetiva para facilitar o seu uso pelos vrios funcionrios envolvidos no processo. Algumas das instrues bsicas devem ser: sobre a disposio do contedo bsico; sobre os princpios em que se baseiam os captulos; sobre o sistema de codificao utilizado; sobre a utilizao dos apndices; sobre a utilizao do glossrio; sobre a utilizao do ndice temtico; sobre a forma de atualizaes e modificaes efetuadas; e sobre a consulta de pontos no considerados ou que no estejam suficientemente explicados.

interessante que seja, colocados exemplos para melhor entendimento de cada um desses assuntos. D Contedo bsico Corresponde parte do manual que realmente possui todo o contedo principal, ou seja, a razo de ser do manual; a parte mais extensa do manual.
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E Apndice Nesta parte, normalmente, so colocados formulrios, fluxogramas, organogramas, grficos, exemplos etc. Normalmente representam documentos que no devem constar da parte de contedo bsico, para evitar possvel quebra na clareza da leitura. O apndice, quando utilizado, representado por instrumentos auxiliares para melhor entendimento do manual. F Glossrio O glossrio uma espcie de dicionrio de termos tcnicos que serve para homogeneizar a conceituao dos termos bsicos utilizados no manual. Os termos so colocados em ordem alfabtica. Como exemplo, pode-se afirmar que o manual de organizao pode conter definies de termos como: autoridade, responsabilidade, deciso, cargo, tarefa, atividade etc.; e o manual de normas e procedimentos pode conter definies de termos como: norma, procedimento, formulrio, fluxograma etc. G ndice temtico o conjunto de temas relativos ao assunto do manual e sua localizao no conjunto. H Bibliografia a indicao, em ordem alfabtica, de sobrenome dos autores citados, ttulo da obra, edio, local, editora e ano de publicao.

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FASES DA ELABORAO DO MANUAL ADMINISTRATIVO Para a elaborao de um manual administrativo, devem ser seguidas algumas fases, que podem representar um procedimento basicamente padro. A seguir apresentado um modelo de fases: definio do objetivo do manual; escolha do (s) responsvel (eis) pela preparao; anlise preliminar da empresa; planejamento; levantamento de informaes; elaborao propriamente dita; redao; diagramao; formato; codificao; impresso; encadernao; e teste-piloto; distribuio; instruo aos usurios; e acompanhamento do uso.

So apresentados, a seguir, os aspectos bsicos de cada uma das fases da elaborao do manual administrativo. Definio dos objetivos do manual administrativo a definio da razo de ser do manual. Esta a primeira e bsica das fases de elaborao, pois do estabelecimento dos objetivos a serem alcanados depende todo o trabalho que dever ser desenvolvido posteriormente. importante que os objetivos sejam estabelecidos da melhor maneira possvel. importante compreender e transmitir aos usurios que um manual no a soluo mgica de todos os problemas, mas que a soluo de muitos problemas pode ser encaminhada atravs de um manual adequado. Escolha do (s) responsvel (is) pela preparao do manual administrativo Nesta fase importante determinar o nmero de pessoas, bem como o perfil tcnicocomportamental das pessoas que vo trabalhar na elaborao do manual administrativo. Outro aspecto que deve ser decidido entre a atuao de analistas internos da empresa e/ou de consultores externos. Outro aspecto o inerente ao uso de comits ou comisses de trabalho. Anlise preliminar da empresa Esta a fase inicial de contato dos analistas internos ou externos empresa com os futuros usurios do manual. Os responsveis pela tarefa devero realizar entrevistas com o pessoal de nvel superior, visitas s instalaes da empresa, estudo de documentao, tais como organogramas, manuais preexistentes, balanos, demonstrativos de custos etc. e, em geral, todo tipo de atividades que lhe permita um conhecimento global da organizao na qual tem de desenvolver sua atividade.

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Planejamento Nesta etapa, o analista dever projetar seu trabalho no tempo, devendo para isto definir claramente a qualidade de informao a ser arrecadada, as fontes da mesma, os colaboradores de que vai necessitar e outros recursos materiais. Esta fase servir de base de sustentao para todo o desenvolvimento posterior dos trabalhos. Levantamento de informaes Como o analista neste ponto j tem conhecimento do tipo, da quantidade, da qualidade e da fonte de informao, nesta fase ele utilizar determinadas tcnicas para levantamento dessas informaes. As principais tcnicas de levantamento de informaes so: a) b) c) Entrevista, em que os analistas procuram obter, entre outras, as seguintes informaes: objetivos; polticas; estratgias; estrutura hierrquica; autoridade; descentralizao; centralizao; delegao; funes; responsabilidades; relacionamento; procedimentos; tarefas; normas; mtodos; colaborao do pessoal; e fluxo de trabalho. Observao direta, na qual os analistas procuram obter, principalmente, as seguintes informaes: cumprimento de normas; disciplina; atividades; disposio de mquinas e equipamentos; circulao de formulrios; manejo e utilizao de arquivos e registros; e maneira de trabalho. Questionrio, em que as informaes levantadas geralmente so: relaes de hierarquia; funes; tarefas; informao recebida e emitida; arquivos utilizados; mtodos de trabalho; delegao;
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d)

descentralizao; e nveis de competncia. Anlise de documentao, em que so obtidas as mais variadas informaes, atravs das seguintes fontes de informaes, entre outras: manuais utilizados anteriormente pela empresa; manuais ainda vigentes na empresa e que tenham objetivos diferentes daquele que est em preparao; manuais de outras empresas; arquivos de formulrios e comprovantes; registros diversos; boletins e circulares; organogramas; fluxogramas; e estatutos e regulamentos.

RELEVNCIA E VERACIDADE DAS INFORMAES muito importante que, ao final da fase de levantamento, o analista estabelea dois aspectos muito importantes: relevncia da informao obtida, atravs de uma anlise adequada possvel; e veracidade da informao obtida, atravs de algum processo de verificao. Somente a partir dos resultados dessas anlises que a informao obtida deve ser passada para as fases seguintes como vlida e definitiva. Elaborao propriamente dita Na fase de preparao definitiva do manual, alguns fatores devem ser considerados pelos analistas. Os principais so: redao; diagramao; formato; codificao; impresso; encadernao; e teste-piloto.

Os aspectos bsicos destes fatores so apresentados, de forma resumida, a seguir. REDAO Neste ponto, o analista deve ter em mente que um estilo de redao que seja pesado, complexo, confuso, prolixo poder levar o usurio a fugir de sua leitura e consequentemente de sua utilizao como base para seu mtodo de trabalho. Portanto, o analista deve efetivar uma redao de texto de forma clara e curta, evitar ambigidades, utilizar um tom formal, ter uniformidade de estilo, somente utilizar terminologias tcnicas quando for imprescindvel e entendvel, ser especfico e no geral, ser concreto e no abstrato, e preferir os verbos na voz ativa forma passiva. Existem diversos tipos de redao que podem ser utilizados com xito segundo o tipo de manual que se tem em mente. De acordo com Schicker (1972:79), estes so os mais importantes: de livro de cozinha;
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narrativa convencional; de estilo teatral; de ttulos e cabealhos; de matriz; e de fluxogramas.

A De livro de cozinha Este tipo de redao ideal para manuais de instrues ou para todos aqueles de cuja leitura se espera ao imediata. Caracteriza-se pela utilizao da voz ativa, modo imperativo, que guia a forma pela qual a tarefa dever ser executada. Este estilo reduz ao mnimo a possibilidade de julgamento da pessoa qual est dirigido. A ttulo de exemplo apresentam-se a seguir algumas redigidas desta forma: controle diariamente a ficha de estoque; quando o estoque chegar ao nvel de pedido, prepare uma solicitao de compra em duas vias; envie a primeira via ao departamento de compras e arquive a segunda via.

B Narrativa convencional o estilo ideal para transmitir informaes a serem levadas em conta durante as atividades do leitor, porm no incita a ao apenas atravs de sua leitura. Tem carter enunciativo. o mais adequado para manuais de polticas ou de organizao. A seguir so apresentados dos exemplos deste tipo de redao: Em um manual de polticas: poltica da empresa vender pelos preos mais baixos do mercado. Em um manual de organizao: Cada chefe executivo possui autoridade delegada suficiente e total responsabilidade pela gesto que se realiza na rea sob sua chefia. C Estilo teatral uma adaptao do estilo de redao utilizado nas obras de teatro, com a diferena de que os dilogos so substitudos por diversas tarefas a realizar e os atores por empregados, quando se est descrevendo um procedimento interno de um departamento, ou mesmo se o processo se desenvolve entre vrias unidades organizacionais. O exemplo a seguir um fragmento de um manual de procedimentos na parte relativa reposio de estoques: Seo de Almoxarifado 1. Controla a existncia fsica de mercadorias atravs da ficha de estoque. Quando esta se aproxima do nvel mnimo, prepara uma solicitao de compra em duas vias. 2. Envia a primeira via para compras e arquiva a segunda via. D Ttulos e cabealhos Este tipo de redao possibilita rpida localizao do tema procurado no manual. Dentro deste estilo, cada tema importante contido no manual fica sob um ttulo que o separa claramente do resto. Esses cabealhos permitem localizar o tema procurado, sem a necessidade de ler folhas inteiras.
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Eis um exemplo deste estilo: Departamento de Almoxarifado Localizao estrutural: depende hierarquicamente da gerncia de produo e funcionalmente da gerncia financeira de controle interno. Objetivos: promover de forma eficaz e eficiente os materiais solicitados pelo departamento de fabricao, bem como manter nveis timos de materiais em estoque, reduzindo ao mximo as perdas por danificao ou extravio. Estrutura Funes: 1. Recebimento dos materiais. 2. Controle da qualidade e quantidades dos mesmos. 3. Conservao dos estoques em perfeito estado. 4. atendimento das requisies de materiais provenientes do departamento de produo. 5. Controle de estoque atravs de sistemas de inventrio permanente. 6. Realizaes de contagens fsicas peridicas.

Os produtos em estoque devero ser classificados, de acordo com a incidncia que tenham no custo total de armazenamento, numa das seguintes categorias: 1. Categoria A: entraro nesta categoria no todos os produtos com pequena porcentagem de incidncia no volume fsico total, porm com grande porcentagem valor total do estoque. Classificao de produtos 2. Categoria B: compreender os produtos suja incidncia percentual no volume fsico e no valor do estoque esteja equilibrada.

3.Categoria C: compreender os produtos cuja incidncia percentual no volume fsico do estoque seja elevada, e cuja incidncia percentual no valor total seja baixa.

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Inventrio Permanente

O controle fsico dosestoques ser efetuado atravs de um sistema de inventrio permanente para o qual todos e cada um dos produtos devero contar com uma ficha individual na qual sero anotadas as entradas, as sadas e o saldo em existncia. Cada uma dessas fichas dever, por sua vez, conter os nveis mximos e mnimos de estoque, assim como o nvel de pedido dos respectivos produtos.

Contagens Fsicas

Sero realizados pelo menos duas vezes por ano inventrios fsicos globais dos produtos em estoque. As contagens estaro a cargo do departamento de finanas e controle interno, que enviar o pessoal necessrio para tal efeito. As contagens sero efetuadas com a mxima colaborao do pessoal do departamento de almoxarifado. Este controle dever ser complementado com comprovaes semanais dos estoques baseadas em amostras de itens retiradas das categorias A e B.

E - Matriz Este estilo algumas vezes utilizado em manuais de procedimentos para orientar atividades cuja realizao conseqncia de mltiplas variveis. Possibilita a rpida identificao das variveis s quais est sujeita a ao. Como exemplo apresenta-se uma matriz para o clculo de salrios de acordo com o cumprimento das normas sobre ausncia e pontualidade. F Fluxograma A representao grfica dos diversos procedimentos administrativos uma ferramenta imprescindvel, em que permite viso completa do fluxo do trabalho dentro e entre os diversos departamentos da empresa. Grficos deste tipo so encontrados na maioria dos manuais de procedimentos. Muitos procedimentos que, expressos em forma narrativa, parecem muito complicados, quando representados graficamente simplificam muito sua compreenso. Os fluxogramas representam a melhor forma de redao dos manuais de normas e procedimentos. Os seus smbolos devem ser entendidos no s pelo analista que o desenha, como tambm pelos usurios que devem utilizar o fluxograma como instrumento de trabalho. Cada vez mais as empresas esto procurando apresentar os manuais de normas e procedimentos com fluxogramas bem elaborados e dispensando a parte descritiva dos procedimentos administrativos. Mas isto s possvel se todos analistas e usurios conhecerem perfeitamente a tcnica de fluxogramas.

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DISTRIBUIO DOS MANUAIS ADMINISTRATIVOS O analista deve estabelecer de maneira a mais completa a relao dos destinatrios do manual. Uma distribuio reduzida poder levar a: falta de conhecimento de determinados usurios; e falhas de operao de sistema.

Uma distribuio excessiva e indiscriminada poder levar a: gastos inteis; e interferncias desnecessrias de quem no est envolvido no assunto.

Normalmente, quem recebe os manuais so os responsveis pelas unidades organizacionais, os quais determinam depois os meios de acesso aos seus subordinados. Uma ideia interessante que os responsveis pelos diversos manuais que tenham subordinados sob suas ordens mantenham um registro de consultas com finalidades estatsticas, de forma que possam contribuir para a anlise permanente da eficincia dos manuais. Instruo aos usurios Esta tarefa de responsabilidade dos analistas e dos chefes das unidades organizacionais envolvidas no processo. Em alguns casos, poder ser envolvida a rea de treinamento da empresa. Uma forma prtica e amena de cumprir esta tarefa criar situaes cujas solues dependam da utilizao do manual e mostrar, ento, aos usurios como recorrer a ele. Acompanhamento do uso Esta fase de suma importncia para verificar a eficincia e eficcia do manual. O analista dever utilizar vrias tcnicas para verificao, tais como: entrevistas, observaes, elaborao de registros estatsticos etc. O processo de acompanhamento para ter maior validade dever ser feito de forma sistemtica e contnua. PROCESSO DE ATUALIZAO DO MANUAL Nesta etapa, o analista de sistemas, organizao e mtodos dever estabelecer as medidas necessrias para manter a validade dos manuais. No obstante o carter permanente dos sistemas sobre os quais dispes o manual administrativo, a dinmica da empresa pode impor alteraes em seu contexto. Assim, as alteraes devem ocorrer por meio de: reviso; re-emisso; e cancelamento.

A seguir so analisadas as trs situaes bsicas de adequao dos manuais administrativos dinmica empresarial. A Reviso Sempre que houver alteraes que afetem parte do manual administrativo, devem ser emitidas revises para substituir as partes emendadas.
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A reviso uma nova impresso das folhas corridas. Neste caso, as folhas revistas substituem as de nmero correspondente nas publicaes existentes. A reviso do manual deve ser utilizada com a antecedncia necessria em relao a data de entrada em vigor, com o objetivo de que o pessoal tome conhecimento da mudana ocorrida. A insero de folha revisada pode ser realizada: diante ou atrs da norma a ser substituda; ou em uma seo especial do manual dedicada a normas a entrarem em vigncia em datas futuras.

Se uma reviso contiver matria adicional que no possa ser inteiramente includa na folha revista, devem ser emitidas folhas adicionais identificadas com o mesmo nmero da folha acrescido de uma letra do alfabeto. B Re-emisso A re-emisso uma nova edio completa do corpo do manual administrativo e/ou dos elementos adicionais, que substitui a publicao original e inclui todas as revises. A re-emisso de uma Norma Administrativa deve ocorrer sempre que as revises afetarem mais de 2/3 da publicao anterior. C Cancelamento O cancelamento de um manual administrativo ou parte dele pode ocorrer com a publicao da Folha de Cancelamento.

AVALIAO DOS MANUAIS ADMINISTRATIVOS Geralmente, as empresas no adotam uma poltica de avaliar periodicamente os seus manuais. Objetivando facilitar a avaliao de manuais existentes, apresentada a seguir uma lista de controle que ajudar a cumprir esta tarefa. o que pensam os usurios sobre o manual? o ttulo do manual adequado e claro para suas finalidades? de fcil leitura? (linguagem, referncias, reviso). com que freqncia consultado? a encadernao adequada? A encadernao permite leitura e insero fceis dos materiais? em quais casos so consultados? contm instrues para sua utilizao? Estas so compreensveis? Contm exemplos ilustrativos? contm ndices temticos? Est bem ordenado? Permite localizar facilmente a informao necessria? que sistema de codificao de folha utilizado? o mais adequado? os tempos do corpo principal foram distribudos de acordo com uma ordem lgica? as folhas so pr-impressas? existem ilustraes, exemplos, modelos que facilitam a compreenso? est sempre atualizado? Qual o procedimento de atualizao adotado? Quem so os responsveis pela atualizao?

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a diagramao boa? Foram observados aspectos como: formato de tipos de impresso adequados, espao suficiente entre as linhas, qualidade da impresso? foi prevista a incluso de um glossrio com a definio de termos duvidosos? O glossrio suficientemente amplo e claro? foram colocados nos apndices aqueles assuntos cuja incluso no corpo principal interrompe a fluidez da leitura? foi previsto espao em branco suficiente para permitir a anexao de novos pargrafos? existe nmero suficiente de exemplares? desde que o manual entre em vigncia, foram observadas mudanas positivas na forma de execuo das atividades? o contedo do manual fornece as solues de todas as situaes que se apresentam, ou necessrio interpretar solues por analogia? suas dimenses permitem fcil manuseio e arquivamento cmodo? as normas novas so inseridas no manual com antecedncia em relao data de incio de sua vigncia? Com que antecedncia? qual o critrio adotado para diferenciar as normas novas daquelas que sero substitudas? o que feito com as substitudas?

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