RECOMENDACIONES

Ante la problemtica plasmada en la seccin anterior y de acuerdo a nuestro anlisis del caso de esta empresa (la cual consigue tener una calificacin de pyme), el grupo de investigacin recomiendo para una mejor y mas completa toma de decisiones, el uso de un software o programa informtico ERP, el cual le permitira no solo poder tener un control de nuestros consumidores y una mejor administracin de los clientes, sino que ofrece varios mecanismos que les permita poder trabajar y agilizar el proceso de produccin y de ventas; con una seguridad de informacin totalmente garantizada. Mucho ms a una empresa con un gran potencial y con cifras alentadoras al crecimiento, la incorporacin de un software como el planteado se muestra como la mejor opcin no solo de solucionar el problema con los clientes sino de darle un golpe de mayor calidad, as como el impulso de una empresa en vas de crecimiento.

ERP (Planeacin de Recursos de la Empresa).

Los ERP, es un acrnimo que viene del Ingls: "Enterprise Resource Planning" y que literalmente significa Planeacin de Recursos de la Empresa y se refiere a los sistemas informticos que cubren todos los aspectos (y recursos) de una empresa u organizacin. Estos sistemas empezaron integrando los sistemas clsicos de nmina, recursos humanos, ventas, produccin, mercadeo y suministros. Sin embargo dependiendo la complejidad de la organizacin y su especialidad (ya que no es lo mismo una organizacin nacional sin fines de lucro que una multinacional de automviles o refrescos) se ofrecen en el mercado diferentes alternativas que pueden ser arregladas a las necesidades del cliente integrando "relativamente" fcil nuevos paquetes o servicios. El paquete informtico ms conocido de este tema es el desarrollado por la empresa alemana SAP.

Propiedades La informacin se encuentra disponible en todo momento en cualquier lugar, solo es necesario tener una computadora o celular con internet. Esto significa que si un usuario de un ERP, supongamos realiza el cambio de nombre de un empleado en el modulo de RRHH automticamente ese dato se actualiza en todos los otros mdulos del sistema ERP. Esto es vital ya que la consistencia de la informacin se mantiene todo el tiempo a comparacin de manejar varios sistemas para varias cosas. Contrasea de seguridad, cada trabajador tiene su propia cuenta, a la cual puede entrar donde quiera, siempre y cuando sea necesario.

Te da una amplia gama de opciones, para relacionar todos los sectores de la empresa como inventarios, trabajadores, clientes, finanzas, ventas, todo en una sola ventana (para el administrador) y sectores especficos para cada trabajador (ventas: clientes, inventario, etc.) o Ejemplo de ventana de administrador.

Ejemplo de ventana de trabajador en ventas.

Presenta barra de opciones. Tener un ERP, te ofrece una cuenta e-mail, con la cual se puede interactuar entre compaeros puesto que cada trabajador tiene una cuenta, ofrece un instructor, el programa te ayuda a poder conectarte con toda la empresa.

Cotizaciones,

con

este

programa

podemos

hacer

cotizaciones

nuestros

consumidores, para lo que es buffets para grandes empresas. Te da la facilidad, que con un click y con unas poca informacion, el programa solo te facilita todo el proceso de calculo y en la cuestion de segundos obtenemos una cotizacion o proforma. o Ejemplo de cotizacion

Lo mismo pasa con las ordenes de pedidos, ya no hay que estar escribiendo en papeles y poder demorar en hacer papelteas, nos ahorramos mucho tiempoy brindamos un servicio de calidad. En el caso de tener varias sucursales, nos puede conectar con ellos, por ejemplo un cliente fiel, se puede darle un descuento en cualquier local porque todos estan conectados dandole un mejor servicio a dicho cliente.

Te da la opcion de poder controlar y guardar a todos los clientes, ya sean fieles o nuevos, memorizando su consumo diario y asi para poder fidelizando a los clientes. Al tener buscador de clinetes solo poniendo una letra de su apellido paterno, ya no sale su consumo regular del cliente, nos ayuda tambien para dar las boletas de ventas.

Implementacin Siempre debe llevarse a cabo en forma gradual; ya que durante la implementacin se reorganizan los esquemas de trabajo internos de la empresa, por esto es fundamental que exista un acoplamiento mutuo entre el sistema y la empresa. Es importante definir alcances y limites del sistema, el ERP da aplicaciones que brindan servicios a diferentes procesos y cada uno es diferente a otro. Lo mejor en estos casos es concientizar a todos los usuarios sobre los beneficios, escuchar sus requerimientos, organizar una adecuada capacitacin, y entender que son simples de utilizar. Esto debe ser un trabajo en conjunto ya que incluye todas las reas de una compaa siendo vital que desde el primer momento la alta direccin se encuentre involucrada en el proyecto. Dentro de los tems a tener en cuenta esta la infraestructura tecnolgica que posea la empresa, es importante consultar al momento de adquirir una herramienta informtica con que equipos se debe contar para poder aplicarla, ya que estos sern costos a enfrentar. Otro factor para asegurar el xito del proyecto es fortalecer la relacin con el proveedor del sistema y tener en cuenta el grado de experiencia de ste con empresas similares.

Costo-Beneficio Para obtener un beneficio completo la empresa debe ver ms all de un sistema y su utilizacin, debe comprender que se trata de mejorar el desempeo mediante informacin propia, confiable y actualizada. Esto les permitir anticiparse y actuar competitivamente de acuerdo a su realidad. El lema es: Disponibilidad de toda la informacin para todo el mundo durante todo el tiempo. Ventajas En sntesis, las ventajas de poder usar un ERP, son: Mayor eficiencia. Al tener todas las operaciones de la empresa contenidas en un mismo sistema, podemos obtener importantes mejoras en eficiencia automatizando tareas administrativas. Los procesos operativos de cualquier empresa llevan siempre asociados la generacin de documentos como albaranes, pedidos, facturas, etc. Adems de la necesaria ejecucin de los procedimientos que garantizan una colaboracin fluida. Un buen ERP ha de ser capaz de automatizar parte de esos procesos (ejemplo: generacin automtica de rdenes de trabajo o de pedidos compra una vez que se ha aceptado un pedido de un cliente) y ayudar a mejorar la seguridad de los mismos. Adems, evitan la insercin de datos duplicados y los errores asociados, ahorrando una gran cantidad de horas de trabajo. Por otro lado el disponer de un nico depsito

de datos fcilmente accesible reduce el esfuerzo necesario para acceder a la informacin.

Mayor capacidad operativa. Una mejora en la eficiencia puede ser utilizada para atender a ms clientes, fabricar ms productos o procesar ms facturas. Esto depende de la estrategia u orientacin de la empresa, pero es siempre un paso imprescindible para todas las organizaciones que quieren crecer. Por lo tanto, el ERP ha de estar presente en cualquier plan de expansin por parte de una empresa.

Mayor control y trazabilidad. Un ERP es bsicamente un sistema transaccional, esto significa que se encarga de recoger y reflejar una gran cantidad de los cambios que tienen lugar en la organizacin como consecuencia de su actividad. Esto nos permite tener un mayor control sobre todas las operaciones realizadas dando respuestas a preguntas del tipo: o o o o Cuando se vendi este producto a ese cliente? Que transportista se encarg de llevarlo? Cuntas unidades me quedan de este producto? Cuntas facturas no han sido pagadas este mes dentro de plazo?

Mayor rentabilidad. Si la priodad de su empresa no es el crecimiento usted puede utilizar las mejores conseguidas en eficiencia para incrementar la rentabilidad de su empresa.

Menores costes, ms competitividad. Si la competencia en precios es un factor clave en su sector, su ERP puede convertirse en su mejor aliado a la hora de ofrecer un precio ms competitivo sin distorsionar su modelo de negocio ni disminuir el valor ofrecido a sus clientes. Si usted consigue incrementar la eficiencia obtenida y reflejarla en una bajada de los precios, estar ganando una ventaja competitiva que le permitir mejorar con respecto a sus competidores.