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1. OBJETIVO Definir las directrices para la realizacin de la evaluacin mdica ocupacional de ingreso, peridica y de retiro. 2. ALCANCE Es aplicable a todo el personal interno de la compaa y a todo aquel que se le vaya a hacer proceso de vinculacin y/o desvinculacin de la compaa. 3. RESPONSABLES Gerente General: Deben suministrar los recursos necesarios para el desarrollo del presente procedimiento. Coordinador de Recursos Humanos: Responsable de enviar al personal a la realizacin de los exmenes mdicos de ingreso, peridicos y de egreso e informar y hacer el respectivo seguimiento de las recomendaciones medicas que los resultados de los exmenes mdicos de ingreso y peridicos informan; en cuanto a los exmenes mdicos ocupacionales de egreso, se deja claro en la carta de solicitud de los mismos que es responsabilidad la realizacin de los mismos del personal que se retira y no de la compaa. El Director de HSE: debe garantizar la implementacin y seguimiento del procedimiento en toda la organizacin. 4. CONDICIONES GENERALES Toda persona que ingresa laboralmente a la compaa, con contrato a trmino indefinido o con contrato a trmino fijo inferior a un ao pero que sea igual o mayor a cuatro (4) meses est obligado a realizarse los exmenes mdicos ocupacionales de ingreso; estos exmenes estn determinados segn el cargo. La solicitud, control y seguimiento de los exmenes mdicos ocupacionales de ingreso, peridicos y de egreso, estn en custodia del rea de Recursos Humanos. Recursos Humanos responsable del manejo de la confidencialidad del personal de la compaa, y segn lo establecido por ley, har reserva absoluta de la informacin que los exmenes mdicos de ingreso, peridicos como los de egreso arrojen. El costo de los exmenes mdicos ocupacionales de ingreso, peridicos y de egreso los asume en su totalidad la compaa. La empresa tiene claro que ninguna condicin mdica especial es causa de restriccin de ingreso o continuidad del empleado.
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Para el caso que el candidato o empleado tenga una condicin mdica especial, que se le haya generado bajo el desarrollo de su labor para la cual fue contratada, se tendr en cuenta para una posicin o una reubicacin de puesto de trabajo que no arriesgue o agudice su condicin. Es responsabilidad del rea de Recursos Humanos velar por que la realizacin de los exmenes mdicos ocupacionales de ingreso, peridicos y de egreso los realice una entidad mdica certificada en Salud Ocupacional. A todo trabajador que se retire de la compaa se le dar carta para la realizacin de los exmenes mdicos ocupacionales respectivos de retiro, el nmero y el tipo de examen a realizar depender del criterio mdico del profesional evaluador. 5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 5.1. SOLICITUDES Solo se solicitaran exmenes mdicos ocupacionales de ingreso, a aquellos que pasaron por el procedimiento de seleccin de personal, y se solicitaran segn el cargo que vaya a ocupar. Solo se solicitaran exmenes mdicos ocupacionales de egreso, a aquellos que se desvincularan de la compaa, independientemente el motivo o razn del mismo, y se solicitaran segn el cargo que desempeaba al momento de su retiro. 5.2 REALIZACIN DE EXAMENES MDICOS OCUPACIONALES. BIOMAX BIOCOMBUSTIBLES S.A. ha establecido como poltica, la realizacin a toda persona que trabaje o que vaya a ingresar a la compaa, exmenes mdicos ocupacionales descritos en la matriz por tipo de trabajo de acuerdo al profesiograma y el cumplimiento queda a cargo del Coordinador de Recursos Humanos. Para la realizacin de los exmenes mdicos de ingreso, peridicos y de retiro, la empresa establecer un convenio con un proveedor local de Salud Ocupacional, quienes sern elegidos por contar con estructura tcnica, cientfica y administrativa adecuada y competente. Tanto los exmenes mdicos como los complementarios y de laboratorio, sern realizados por personal especializado en salud ocupacional y en los lugares definidos por la compaa. 5.3. EXAMEN MDICO DE INGRESO Su misin es valorar el estado de salud actual de los aspirantes al ingresar a nuestra compaa, se busca establecer un balance de salud que permita valorar la capacidad laboral para el cargo al que se aspira, para determinar as la aptitud laboral. Una vez impreso este documento de considera copia no controlada

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5.3.1 Objetivos del Examen Mdico de Ingreso

Hacer un diagnstico general de la situacin de salud de la persona aspirante. Evaluar las capacidades fsicas y mentales del aspirante para desarrollar el cargo al cual aspira. Evaluar la aptitud del candidato, de acuerdo a las caractersticas del cargo a desempear y los riesgos a los que vaya a estar expuesto en el desarrollo de su trabajo.

5.3.2 Metodologa para Adelantar el Examen Mdico de Ingreso Para BIOMAX BIOCOMBUSTIBLES S.A., el examen ocupacional de ingreso es un eslabn dentro del proceso de seleccin de aspirantes a ocupar algn cargo, por tanto el concepto de aptitud es tan importante como las dems caractersticas exigidas para desempear la tarea. Para personas que reingresen a la empresa, en un periodo no superior de tres meses despus del ultimo egreso, se le validara el examen de egreso o el ultimo peridico realizado dentro de la empresa, por lo tanto no tendr que cumplir este requisito, estos trabajadores deben ser incluidos en la base de citados a exmenes peridicos cuando cumplan 9 meses de trabajo de forma permanente. Para el cumplimiento de los objetivos anteriores, se plantea una accin conjunta de un equipo multidisciplinario, con un buen conocimiento de la empresa en general y de los diferentes puestos de trabajo en particular. Para esto se tienen en cuenta dos aspectos: Anlisis individualizado del cargo; ver profesiogramas. Examen mdico de ingreso. 5.3.3 Anlisis del Cargo En este se consideran algunas variables como son:

Especificaciones generales del cargo. Denominacin del cargo (profesin) Posicin en el organigrama Funcin, tareas y responsabilidades Condiciones de trabajo: sitio geogrfico, factores de riesgo etc.

5.3.4 Requisitos del cargo Son los requisitos fisiolgicos, psicolgicos e intelectuales, necesarios para el correcto desempeo de todas las funciones del cargo.

Psicolgicos e intelectuales Nivel de escolaridad Una vez impreso este documento de considera copia no controlada

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Experiencia Expectativas Aptitudes Requerimientos fsicos:

Se busca conocer las condiciones fisiolgicas del aspirante, para que de esta forma el mdico que practique el examen de ingreso del concepto de aptitud, aclare las restricciones y limitaciones fsicas de la persona, y sus repercusiones o no en el trabajo, en caso necesario indique si requiere una nueva valoracin, o exmenes complementarios. El conocimiento de las condiciones de trabajo, la exposicin a factores de riesgo y las medidas de control que desarrollan por parte de la compaa, permite que el resultado del examen de ingreso sea ms objetivo, y que sus recomendaciones y observaciones sean especficas para cada persona. 5.3.5 Contenido del Examen Mdico de Ingreso El Segundo paso es el examen medico de ingreso. Para este fin BIOMAX BIOCOMBUSTIBLES S.A., trabajara un formato de Historia Clnica ocupacional especfica con el proveedor de Salud Ocupacional en la cual se consignan aspectos importantes como son: Identificacin y datos generales del aspirante Perfil sociodemogrfico: Edad, sexo, estado civil, escolaridad, procedencia, EPS. Antecedentes personales Antecedentes familiares Antecedentes laborales: Exposicin anterior a factores de riesgo, uso de elementos de proteccin personal, Accidentes de trabajo, enfermedad profesional, ausentismo, incapacidades. Examen mdico completo. Resultados e interpretacin de exmenes para clnicos Clasificacin de aptitud y expedicin de certificado de aptitud (examen de ingreso). Recomendaciones. 5.3.6 Exmenes Para clnicos Complementarios Se hacen con base a la labor a realizar y la exposicin a riesgos buscando: por un lado la susceptibilidad a dao por exposicin a peligros y por otro lado establecer una lnea de base para el ingreso a los diferentes programas de vigilancia epidemiolgica. Examen de Visiometria /Optometra. Dada la alta prevaleca de problemas de agudeza visual en la poblacin colombiana y muchos de ellos sin diagnosticar, y por la alta exigencia visual que requieren algunas tareas Una vez impreso este documento de considera copia no controlada

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dentro de la compaa, como son manejo de computador, elaboracin de grficos, revisin de documentos y otras se solicitar el examen de visiometria completo a los trabajadores que realizan estas tareas. Examen de Audiometra Audiometra en cmara: Una de las patologas laborales mas frecuentes en nuestro pas es la hipoacusia neurosensorial, la cual es producida por exposicin laboral a ruido, es importante tener una valoracin auditiva de base para todo trabajador que vaya a estar expuesto a este peligro. Test de vrtigo Se practican pruebas de integridad del sistema nervioso autnomo sistema vestibular para identificar su integridad a los trabajadores que realizan trabajos a mas de 1,5 metros de altura. Exmenes adicionales Se realizan por solicitud especial Parcial de orina para todos los cargos y para el caso de manipuladores de alimentos frotis y cultivo faringeo. Ver Matriz de exmenes mdicos ocupacionales Certificado de Reporte de Aptitud El medico emitir su concepto en un certificado de aptitud, el cual ser anexado a la carpeta de hoja de vida del aspirante, que es manejada por el departamento de recursos humanos o por su delegado en obra, este resultado se har de acuerdo al siguiente criterio: APTO CONDICIONADO: Paciente que a pesar de tener alguna patologa pueden desarrollar la labor normalmente teniendo en cuenta la totalidad de las recomendaciones y precauciones emitidas por el Medico especialista evaluador, para que estas condiciones no disminuyan el rendimiento o causen lesin al trabajador o en el peor de los casos agudicen la patologa y ponga en riesgo la salud del trabajador. APTO CON RESTRICCIONES: Pacientes que tiene algn tipo de lesin orgnica que con el desempeo de la labor puede verse incrementada o agudizada, estos trabajadores por ende, deben ser cobijados por un programa de vigilancia epidemiolgica especifica y tener controles peridicos de su estado de salud. APTO. PRESENTA ALTERACION QUE NO INTERFIERE CON EL DESEMPEO: Aquellos pacientes que presentan alguna condicin o estado particular, pero que al Una vez impreso este documento de considera copia no controlada

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realizarse el anlisis de su condicin versus el cargo que va a desempear no implica ninguna interferencia en el desarrollo normal de la labor. APLAZADO: Cuando existe alguna condicin o patologa, que amerite mayor estudio, tratamiento o valoracin por parte de otros especialistas con el fin de que los pacientes despus de ser valorados por estos, retornen nuevamente a nuestra I.P.S para que el medico ocupacional pueda definir concepto laboral al cual pertenecen segn recomendaciones y condiciones dadas por los especialistas. APTO: Paciente sano o con hallazgos clnicos que no generan prdida de capacidad laboral ni limitan el normal ejercicio de su labor. NO APTO: Pacientes que por patologas, lesiones o secuelas de enfermedades o accidentes tienen limitaciones orgnicas que les hacen imposible la labor en las circunstancias en que est planteada dentro de la empresa, que por sus condiciones fsicas -aunque normales- no le permitiran el desarrollo normal de las labores o que dada la imposibilidad de la empresa para implementar o realizar las actividades que adapten el sitio de trabajo al trabajador lo descalifican. 5.4. EXAMENES MDICOS PERIODICOS: Es un examen de seguimiento que se practicar a intervalos regulares a todos nuestros trabajadores, para hacer un monitoreo de sus condiciones de salud. 5.4.1. OBJETIVOS DEL EXAMEN MEDICO PERIDICO Evaluar la efectividad de las medidas preventivas. Cualquier alteracin en el estado de salud de un trabajador con evidencia de una exposicin efectiva a un agente de riesgo, puede ser indicio de que algo est fallando en las medidas de control en Higiene Industrial. Identificar a los trabajadores con un especial grado de susceptibilidad a un factor de riesgo, con el fin de definir acciones especficas de Vigilancia epidemiolgica. Determinar en el tiempo el estado de salud de nuestros trabajadores, de acuerdo a la actividad que realicen. Definir si el estado de salud de una persona sigue siendo compatible con las condiciones de trabajo. Hacia el futuro los exmenes peridicos sern estructurados como apoyo a los diferentes programas de vigilancia epidemiolgica que se desarrollen en la empresa.

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Metodologa Estos exmenes se practicarn como mnimo una vez al ao, se convocara al personal de la compaa, se buscara lograr un cubrimiento del 95% de la poblacin que a la fecha programada tenga por lo menos nueve meses continuos en la compaa. Se utiliza un mtodo selectivo que est determinado por el perfil epidemiolgico y los diferentes factores de riesgo presentes en los sitios de trabajo. Generando una Base de datos con todos los datos de salud de los trabajadores de BIOMAX BIOCOMBUSTIBLES S.A y se realizara un informe de condiciones de salud de la empresa. Seguimiento a Recomendaciones. Los resultados de estas pruebas se la darn a conocer a cada empleado y de manera personalizada junto con las recomendaciones de forma individual, para controlar, mejorar o evitar alguna condicin mdica; las actividades a seguir por parte del Departamento de Recursos Humanos en conjunto con el Departamento de HSE serian las siguientes:

Ingresar al trabajador a alguno de los Programas de Vigilancia epidemiolgica. Remitir para valoraciones complementarias a la EPS. Reubicacin: La reubicacin de puesto de trabajo es una medida complementaria en la medicina del trabajo encaminada a la prevencin, mejoramiento y / o la recuperacin del estado de salud de nuestros trabajadores. Para esta actividad, se buscara la intervencin del equipo de medicina Laboral de la EPS a la que pertenezca el trabajador, quienes harn los reconocimientos mdicos para la reubicacin, la ARP apoyara en el anlisis del puesto de trabajo actual y el posible puesto al que puede ser reubicado, y determinar si la reubicacin es temporal o definitiva. Controles Peridicos: Se busca hacer un seguimiento de aquellos trabajadores con diagnsticos que pueden tener relacin con los riesgos presentes en el trabajo, por ejemplo: lumbalgia, alteraciones auditivas, dermatosis, sobre peso etc. Se realizaran con la frecuencia y las veces que sea necesario. Recomendaciones que surjan para implementar controles por parte de Higiene y Seguridad industrial.

5. 4 EXAMENES MDICOS DE RETIRO La compaa cumpliendo lo normalizado por la ley La empresa por el hecho de adelantar exmenes de ingreso y peridicos esta en la obligacin de ordenar el examen medico de retiro dar al trabajador una orden de examen de retiro, para que este lo practique a ms tardar cinco (5) das despus de la fecha de retiro de la empresa, en el lugar y por el mdico contratado por BIOMAX BIOCOMBUSTIBLES S.A.; pasados estos cinco (5) das hbiles se entender que el trabajador retirado acepta no tener ninguna alteracin de salud relacionada con el cargo desempeado. Bsicamente busca determinar cualquier alteracin en el estado de salud del trabajador causado por el ambiente laboral, lo cual permitir a nuestra compaa: Una vez impreso este documento de considera copia no controlada

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Sustentar posibles reclamaciones por parte del ex trabajador hacia la empresa Respaldar la defensa que la empresa debe hacer frente a las posibles reclamaciones. Evaluar la efectividad de las medidas preventivas que se hallan tomado en pro del trabajador por parte de la empresa.

5.5 CUSTODA Y MANEJO DE CONFIDENCIALIDAD Historias clnicas ocupacionales: (exmenes mdicos de ingreso, peridicos y de retiro) de acuerdo a la resolucin 1918 de 2009 se mantendr archivada como lo establece el Decreto 1995/99 en la sede del prestador de servicios de salud ocupacional. Los exmenes mdicos y la historia clnica del trabajador son confidenciales y solo puede darse a conocer por autorizacin judicial, autorizacin del trabajador. Certificados de Aptitud y otros derivados: El Departamento de Recursos Humanos guarda en carpetas bajo llave todos los resultados de los exmenes mdicos ocupacionales de ingreso, peridicos y de egreso. 5.6 COSTOS DE LOS EXAMENES OCUPACIONALES: La compaa asume en su totalidad el costo de los exmenes mdicos ocupacionales que deba practicarse todo nuevo trabajador, o que ya este trabajando, conforme al articulo 348 del C.S.T., los artculos 2 literal b), de los artculos 28, 29 y 30 del Decreto 614 de 1984 y el numeral 1 del articulo 10 de la Resolucin 1016 de 1989 y la circular 001/03 del Ministerio de la Proteccin Social. 5.7 PASOS A SEGUIR PARA EL DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 1. El Departamento de Recursos Humanos dar una carta al trabajador, dirigida al proveedor, solicitando la realizacin de los exmenes mdicos Ocupacionales registrando los datos en el formato Realizacin de exmenes mdicos de laboratorio con los siguientes datos: Nombre del trabajador Numero de cedula Cargo al que aspira Exmenes, laboratorios y pruebas a realizar. Preparacin para estos.

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2. El proveedor local de Salud Ocupacional, por medio del medico especialista, una vez realizadas los exmenes solicitados, expedir certificado de aptitud, el cual entregara al trabajador en sobre cerrado y sellado. 3. El trabajador entregara, junto con los dems documentos solicitados por la empresa para su admisin, el sobre cerrado con el certificado de aptitud. 4. El Auxiliar de Recursos Humanos archivara este documento en la carpeta laboral del trabajador. 5. La historia clnica y los registros mdicos sern archivados por el proveedor de Medicina ocupacional conforme a lo dispuesto en la resolucin 1918 de 2009. 6. Para el caso de los exmenes peridicos el responsable de salud ocupacional coordinara la fecha y citara a los trabajadores para la realizacin de estos en las diferentes sedes de la empresa, estos registros sern enviados por los proveedores en sobre sellado por correo certificado y entregados al medico asesor para levantar el diagnostico de salud y proceder al envi al proveedor en Salud Ocupacional de forma transitoria. 7. Para el examen de egreso el departamento de recursos humanos entregara la carta de solicitud al trabajador, una vez realizado el examen el medico proveedor enviara los registros de remisiones pertinentes, donde se entregaran al medico asesor quien en caso de ser necesario realizar un informe y proceder a informar al trabajador. 6. DEFINICIONES Medicina del Trabajo: Es el conjunto de actividades mdicas y paramdicas destinadas a promover y mejorar la salud del trabajador, evaluar su capacidad laboral y ubicarlo en un lugar de trabajo de acuerdo a sus condiciones psicobiolgicas. Enfermedad Profesional: Se considera Enfermedad Profesional todo estado patolgico permanente o temporal que sobrevenga como consecuencia obligada y directa de la clase de trabajo que desempea el trabajador, o del medio en que se ha visto obligado a trabajar, y que haya sido determinado como Enfermedad Profesional por legislacin. Salud ocupacional: Condiciones y factores que inciden en el bienestar de los empleados, trabajadores temporales, personal contratista, visitantes y cualquier otra persona en el sitio de trabajo. Vigilancia Epidemiolgica: Recoleccin sistemtica, el anlisis y la interpretacin de informacin de salud esencial para la planeacin, implantacin y evaluacin de la prctica de salud pblica y salud ocupacional.

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Peligro: Es una fuente o situacin con potencial de dao en trminos de lesin o enfermedad, dao a la propiedad, al ambiente de trabajo o una combinacin de stos. Riesgo: Combinacin de la probabilidad y la (s) consecuencias de que ocurra un evento peligroso especifico. Accidente: Evento no deseado que da lugar a muerte, enfermedad, lesin, dao u otra prdida. Incidente: Evento que gener un accidente o tubo potencial para llegar a ser un accidente. Morbilidad: relativo a las enfermedades caractersticas de una poblacin. Exmenes para clnicos: Pruebas que determinan la integridad de la fisiologa de los diferentes rganos y sistemas, sirven para dar fuerza al diagnostico. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ley 9 de 1979: Cdigo Sanitario Nacional, Titulo III. Resolucin 8321 / 83: Normas sobre proteccin y conservacin de la audicin. Resolucin 2013 de 1986: Examen de retiro. Resolucin 1016 / 89 Artculo 10: Establece pautas para el desarrollo del Programa de Medicina preventiva y del trabajo. Resolucin 6398 / 91: Procedimientos sobre exmenes mdicos ocupacionales. Resolucin 1075 / 92: Actividades en el sub. Programa de medicina preventiva. Decreto 12 95 de 1994: Ley 378 de 1997: Servicios de Salud en el Trabajo. Sentencia 12108, julio 22 / 99. de la Corte Suprema de Justicia, Sal. Cas. Laboral. Desaparece la obligacin de practicar examen medico de egreso. Decreto 1995/99 Manejo de historias clnicas. Circular 001/03 Obligatoriedad de la prctica de los exmenes mdicos ocupacionales para las empresas. Resolucin 1715/2005 Por el cual se modifica el artculo 15 de la resolucin 1995/99, el manejo de HC. Resolucin 2346/2007 Por la cual se regula la prctica de evaluaciones mdicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clnicas ocupacionales. Resolucin 2844 se adoptan las GATISO. Resolucin 1918 de 2009 la cual modifica la custodia de las historias clnicas ocupacionales. 8 ANEXOS Programa de Medicina Preventiva y del trabajo Programa de Seguridad Industrial Programa de Higiene Industrial Una vez impreso este documento de considera copia no controlada

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_____________________ Revis: Hernando Brmudez Cargo: Gerente de RRHH

_______________________ Reviso: Guiovanni Mahecha Cargo: Coordinador de HSEQ

____________________ Aprob: Sergio Snchez Cargo: Rep de Dir SGC Fecha: 03-08-2010

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