PROCEDURES PAIE

Action 1 : dclaration dembauche/DUE Responsable de laction : Service Exploitation et Service du Personnel Dlai de ralisation : 48 heures avant la prise de fonction

Documents de base : Fiche dembauche Contrat de travail Papiers didentit Carte Vitale et son attestation

Transmis par : inspecteur dsirant embaucher. Quand ? Ds la prvision de lembauche et dans tous les cas AVANT la prise de fonction du salari. Comment ? Transmission des documents papiers, lisibles et intgralement complts.

Etapes mthodologiques :

1) Rception des lments du salari 2) Vrification des informations donnes 3) DUE tablie sur le site internet de lURSSAF

Action 2 : enregistrement du salari dans les effectifs de lentreprise

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Responsable de laction : Service du Personnel Dlai de ralisation : ds lembauche

Documents de base : Contrat de travail Papiers didentit Carte Vitale et son attestation

Transmis par : inspecteur dsirant embaucher. Quand ? Ds lembauche. Comment ? Transmission des documents papiers, lisibles et intgralement complts.

Etapes mthodologiques : 1) Rception des lments du salari 2) Vrification des informations donnes 3) Vrification systmatique des papiers didentit auprs de la Prfecture 4) Cration informatique du salari (INTERSOFT) 5) Contrle et validation de la saisie 6) Enregistrement sur le Registre des Entres et Sorties du Personnel 7) Ouverture dun dossier individuel du salari 8) Classement par matricule

Action 3 : visite mdicale obligatoire Responsable de laction : Service du Personnel

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Dlai de ralisation : ds lembauche puis tous les deux ans (sauf cas particuliers des
SMR, reprise maladie + 21 jours, AT, retour cong maternit).

Documents de base : Fichier informatique de suivi des visites mdicales Modle de convocation la visite mdicale Transmis par : le service du personnel transmet la convocation au salari. Quand ? XXXXX jours avant la date de la visite. Comment ? Envoi de la lettre de convocation, complte, au salari. Etapes mthodologiques : 1) Exploitation quotidienne ( ?) du fichier informatique existant 2) Convocation des salaris 3) Information de linspecteur des visites programmes sur son secteur (mode dinformation, frquence ?) 4) Classement de la fiche daptitude dans le dossier du salari 5) Mise jour du fichier informatique 6) En cas dinaptitude ou de restriction daptitude, information immdiate de linspecteur et de la RRH pour suivi 7) En cas dabsence du salari la visite mdicale (nouvelle convocation ? avis linspecteur ?) 8) En cas de seconde absence du salari, alerte de linspecteur et de la RRH pour mise en uvre dune procdure disciplinaire. (Procdure dupliquer pour les CP, les absences etc)

Action 4 : prparation et saisie de la paie au moyen des feuilles de pointage Responsable de laction : Service Exploitation et Service du Personnel Dlai de ralisation : dernire semaine du mois selon planning dfini par la direction. Document de base : Feuille de pointage
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Transmis par : le service exploitation vers le service du personnel Quand ? Selon la date dfinie dans le planning de la direction. Comment ? Remise au service du personnel dans un classeur par inspecteur.

Etapes mthodologiques : 1) Etablissement de la feuille de pointage 2) Contrle de la conformit de la rmunration du salari par rapport au nombre dheures rellement effectues 3) Transmission des classeurs de pointages au service du personnel 4) Saisie des lments de paies aprs revue des anomalies avec les inspecteurs 5) Contrle et validation des lments saisis par le service du personnel 6) Edition des bulletins de salaire 7) Contrle et validation des lments saisis par le service exploitation 8) Modification des anomalies 9) Edition des bulletins de salaire modifis, mise sous pli ( rdiger : particularits des TS, laveurs de vitres)

Action 5 : sortie du salari, solde de tout compte Responsable de laction : Service Exploitation et Service du Personnel Dlai de ralisation : dernire semaine du mois selon planning dfini par la direction.

Document de base : Feuille de pointage

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Transmis par : le service exploitation vers le service du personnel Quand ? Selon la date dfinie pour la remise des pointages dans le planning de la direction. Comment ? Remise au service du personnel sur les pointages.

Etapes mthodologiques : 1) Etablissement de la feuille de pointage avec la mention STC 2) Remise au service du personnel des pointages selon planning dfini 3) Contrle de la conformit (licenciement, fin de contrat CDD) par le service du personnel 4) Etablissement du Solde de Tout Compte, du Certificat de Travail, de lattestation Ple Emploi 5) Comptabilisation des critures, enregistrement des chques, dition du brouillard de saisie comptable, signature des chques 6) Remise au salari contre dcharge 7) Le cas chant, aviser lorganisme de mutuelle/prvoyance du dpart du salari pour radiation et cesser le paiement des cotisations

Action 6 : dition des moyens de paiement, enregistrement comptable Responsable de laction : Service du Personnel Dlai de ralisation : aprs ldition des bulletins de paie valids.

Document de base : Bulletins de salaire rgls par chque ou virement

Etapes mthodologiques : 1) Edition des moyens de paiement : virements/chques 2) Vrification et validation

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3) Comptabilisation des critures, enregistrement des chques 4) Edition du brouillard de saisie comptable 5) Vrification de lenregistrement correct en compte de paie (compte 421) et des ordres de virement avec le Livre de Paie et les bulletins. 6) Signature des ordres de paiement 7) Traitement bancaire des ordres de paiement

Action 7 : donnes transmettre et clture mensuelle Responsable de laction : Service du Personnel Dlai de ralisation : aprs ldition des bulletins de paie dfinitifs et des moyens de paiement, selon date dfinie dans le planning de la direction.

Elments fournir la comptabilit : 1) Journal de paie individuel et cumul 2) Liste des entres et sorties du personnel 3) Liste des congs pays 4) Liste des allgements de charges (TEPA) 5) Etat de caisse 6) Liste des acomptes en chques et en virements
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7) Liste des salaires en chques et en virements 8) Liste des cartes oranges 9) Liste des tickets restaurant

Elments fournir au cabinet comptable externe : 1) Journal de paie par catgories dfinies avec rubriques primes de transport, indemnits de paniers et ventuellement indemnits kilomtriques, 2) Tableaux des tats de caisse par catgories et au global 3) Liste des provisions de CP par catgories 4) Etat brut dexploitation par catgories, dition brut (charges salariales, charges patronales, nets payer, CP, indemnits de CP) 5) Tableau Etat des congs par catgories 6) Tableau masses salariales par catgories 7) Liste congs : congs pays acquis dans le mois, congs pays antrieur M-1 dduction faite des indemnits et soldes de tout compte chargs Elments fournir la RH : 1) Rcapitulatif du journal de paie 2) Synthse des ordres de virements et des chques 3) Montant des paies ngatives 4) Etat rsum des cotisations mensuelles

Elments fournir la Direction Gnrale : 1) Bulletins de salaire des personnels staff, cadres, quipes TS, laveurs de vitre 2) Montant de la masse salariale hors staff et cadres

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Action 8 : dclaration des mouvements du personnel Responsable de laction : Service du Personnel Dlai de ralisation : avant le jour 8 du mois suivant la paie considre.

Document de base : Etat informatique ? CERFA Transmis par : le service du personnel vers les services de la DDTEFP Quand ? Le 8 du mois Comment ? dfinir ? Etapes mthodologiques : 1) Edition des informations statistiques ncessaires la rdaction du CERFA du mois considr, c'est--dire :
Effectif au dernier jour du mois prcdent Entre du mois Sortie du mois

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Effectif au dernier jour du mois de la dclaration Hommes/femmes

2) Rdaction rigoureuse du CERFA 3) Transmission du CERFA par lettre recommande A/R 4) Archivage dun double des donnes transmises

(A rdiger : traitement des cotisations sociales Bordereau de conformit Sauvegarde et clture de paie)

(Annexe 7, AT)

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Action 9 : traitement des acomptes Responsable de laction : Service du Personnel Dlai de ralisation : le xxxx du mois pour virement le xxxx du mois

Document de base : Demande crite dacompte Transmis par : le salari Quand ? Avant le xxxx du mois Comment ? Demande crite dacompte, date et signe par le salari

Etapes mthodologiques :

1) Vrification et validation de la demande. Le montant ne peut reprsenter plus de xxxx% du montant de la paie du mois puisque lacompte ne peut porter que sur la priode travaille du 1er au [date de virement de lacompte] 2) Traitement de lacompte.

Attention : vrifier la prsence effective du salari, rejeter les demandes dacomptes non signes et non dates ou demandes par tlphone. Pas dacompte automatique .

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Action 10 : traitement des avances Responsable de laction : Service du Personnel Dlai de ralisation : en temps rel

Document de base : Demande crite davance Transmis par : le salari Quand ? Ds rception Comment ? Demande crite davance, date et signe par le salari

Etapes mthodologiques :

1) Vrification et validation de la demande, conformit de lchancier. 2) Traitement de lavance.

Attention : vrifier quil ny a pas dautres avances en cours ou une sortie prvisible du salari (fin de CDD, pravis).

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