ASIGNATURA: REINGENIERIA DE PROCESOS

Docente: Ing. Jos Luis Huanqui Q; M.Sc.

Arequipa, 2012
Para triunfar en la vida, no es importante llegar el primero. Para triunfar simplemente hay que llegar, levantndose cada vez que se cae en el camino...

Presentacin
Nombre y Apellido
Actividades que realiza

Proyecto personal

CONTENIDO
La asignatura de Reingeniera de Procesos busca brindar a los alumnos la posibilidad de volver ms competitiva a las organizaciones, reinventando sus procesos en base a las necesidades de los clientes. Prepara a los futuros profesionales de la administracin en darle la importancia debida a los procesos, promoviendo y aplicando la reinvencin de los procesos dentro de la organizacin para, de esta manera, mejorar el futuro tanto de los trabajadores como de los empresarios y sus respectivos negocios.

Qu ha ocurrido ltimamente ?

ERAS Era Agrcola Era Industrial Era de la Informacin/Digital

Era del Conocimiento

DECENIOS
80s : Calidad

90s : Reingeniera de Procesos 2000s : Cambio constante

REDES
Electricidad Transporte

Comunicacin
Entretenimiento

Internet

En tiempos de cambio drstico, el futuro es de los aprendices los sabios se encuentran provistos para vivir en un mundo que ya no existe ms.

Cambios de Paradigmas

Trminos que describen proyectos de cambios de procesos

(Paul Harmon - 2003)

REINGENIERIA

QUE ES REINGENIERIA?
Es la revisin Fundamental y el Rediseo radical de los Procesos para alcanzar mejoras Espectaculares en medidas Crticas y Contemporneas de rendimiento, tales como costo, calidad, servicio, competitividad , ....
[Hammer, Champy]

PALABRAS CLAVES

FUNDAMENTAL Por qu hacemos lo que hacemos? Por qu lo hacemos como lo hacemos? Qu es lo que tenemos que hacer? Cmo lo vamos a hacer? De lo que es a lo que debe ser ?

PALABRAS CLAVES RADICAL

No toma nada como dado

Se concentra en lo que debera ser Reinventa el negocio

No de mejorarlo
No de aumentarlo No de modificarlo

PALABRAS CLAVES

PROCESOS Conjunto de actividades que recibe uno o ms insumos y crea un producto de gran valor agregado para el cliente. [Hammer] Nota.- Podemos reconocer 3 tipos de actividades, las que agregan valor, las de traslado y las de control.

LOS PROCESOS EN LA ORGANIZACION

GERENCIA

Servicios

Control de deuda

Reclamos

Solicitud del usuario

Requerimiento cumplido

PALABRAS CLAVES

ESPECTACULARES Permite dar saltos gigantescos en medidas de rendimiento o de performance

CRITICAS Y CONTEMPORANEAS
Por que esta en el estado futuro de la Tecnologa

QUE NO ES REINGENIERIA?

No es automatizar procesos o tareas ya existentes No es re-estructurar ni reducir para re-acomodar mejor una demanda o tamao No es hacer menos con menos No es una re-estructura organizacional

QUE NO ES REINGENIERIA? No es fragmentar funciones para optimizar individualmente No es dividir ms para mejorar las partes No es un mejoramiento continuo o incremental, ni gestin total de la Calidad No es hacer las cosas mal dos veces

QUE SI ES REINGENIERIA? Mantener constante una clara Visin-Misin Prepara a los trabajadores para que tomen sus propias decisiones Identificar un orden natural de los procesos diseados Identificar donde el trabajo se hace ms adecuado y eficaz

QUE SI ES REINGENIERIA? Reducir verificaciones y controles Explorar mltiples versiones de los procesos

Combinar diferentes formas de operar un proceso

Minimizar la toma de decisiones

El equilibrio en la efectividad de una organizacin

Productos Y resultados Deseados.

Capacidad De produccin

DEFINICION DE REINGENIERIA

Proceso estratgico, inductivo y continuo, que la empresa desarrolla para identificar sus resultados y operaciones actuales y definir e implantar cambios e innovaciones significativas, que le permitan lograr su preservacin, equilibrio, identificacin y crecimiento en el nuevo mbito de negocios

ALCANCES

Visin, Misin y Valores de la Empresa Filosofa administrativa y Desarrollo de la Organizacin Expectativas, Estrategias y Objetivos Productos, Servicios y Mercados

ALCANCES

Procesos Bsicos
Estructura Organizacional, Humana, Financiera y Tecnolgica Facilidades, Recursos y Capacidades Insumos, Proveedores , Recursos Externos

DESAFIOS Clarificar el rumbo de la Empresa

Alta respuesta de la Organizacin

Reduccin de tiempos de ciclo de servicio y operacin Optima relacin Costo / Efectividad

Mejorar la competitividad y la Innovacin

Asimilacin y aprovechamiento de la tecnologa

DESAFIOS Orientacin al Cliente y al Servicio

Alto desempeo en el rendimiento de todos los niveles organizacionales

Calidad y Sincronizacin en las Operaciones

Establecer Bases de Competencia

Administrar el cambio

Organizaciones Basadas en Procesos y Valor Agregado

1. Las organizaciones basadas en procesos cambian la importancia de las funciones que debe cumplir el personal por los objetivos que se deben lograr. 2. Cambian el concepto de reas funcionales y estancas, por el concepto de servicio al cliente y seguimiento del proceso. Aqu se trata de ver al cliente como lo que es, lo mas importante para la empresa, y no verlo desde el punto de vista de una rea funcional. 3. Cambian el concepto de crear actividades que no agregan valor al cliente, es decir evitan aumentar costos que no benefician en nada al cliente.

Paradigmas en los patrones de pensamiento que deben cambiar

Centrado en Organizacin Empleados son el problema

Centrado en el Proceso Procesos son el Problema ayudar a que se realicen cosas Mi trabajo en el Proceso Cambiar el Proceso Desarrollar a la Persona Que hizo que el error pase Reducir la Variacin

Hacer mi trabajo comprender mi trabajo Cambiar al Empleado Controlar al Empleado Quien cometi el error Corregir errores

Impacto del rediseo de procesos

Gestin Administrativa Compras

Produccin Demasiados productos que no son apreciados por el cliente

Ventas

Servicio

Baja calidad de insumos. Ahorra recursos pero generan costos en el proceso

Bajos mrgenes de ganancia y excesivos inventarios

No hay investigacin de la causa raz de los problemas

No hay visin de proceso !

Impacto del rediseo de procesos

Gestin Administrativa
Compras

Produccin

Ventas

Servicio

Adquisicin de insumos a bajo costo

Mxima Produccin al menor costo posible

Mxima Venta. No falta producto para la venta

Solucin al 99.9% de problemas de clientes

Todos los departamentos cumplen con sus objetivos, los gerentes reciben excelentes evaluaciones, las tareas se cumplen de acuerdo a lo planeado , pero la organizacin no crece, por el contrario se va a la bancarrota.

Por qu?

Impacto del rediseo de procesos

Rediseo de procesos

Dinmico

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Complejo ENTORNO

Formalizacin Especializacin Coordinacin e Integracin

Organizacin

Impacto

Flujos de informacin y canales de comunicacin

Beneficios del Rediseo de Procesos

Elimina actividades burocrticas Disminuye costos de produccin Mejora la calidad en productos y servicios Mejora la atencin a clientes Reduce el ciclo comercial Mejora la competitividad Hace viable el cambio

LAS FUERZAS DE CAMBIO

CLIENTES: ellos deciden ahora cmo, cundo, y hasta cunto estaran dispuestos a pagar por un producto. Depender de la calidad del mismo. COMPETENCIA: las nuevas empresas surgen con nuevas reglas para operar.
CAMBIO: la globalizacin ha generado cambios al igual que la tecnologa.

IMPORTANTE
La calidad total nace en Estados Unidos y se desarrolla en Japn

Calidad total no es sinnimo de reingeniera.

Automatizacin no es reingeniera ya que slo trabaja en el rea de informtica y no en los procesos productivos. Reorganizacin no es reingeniera, dado que slo se readecuan personas o tareas y no procesos.

RECURSO HUMANO EN REINGENIERIA

Lder: alto ejecutivo que autoriza y motiva el esfuerzo de la reingeniera. Nombra a los dueos del proceso. Crea la nueva visin de la empresa. Sus caractersticas, ambicin, inquietud y curiosidad intelectual.

Dueo del proceso: ejecutivo responsable de un proceso especfico y del esfuerzo de reingeniera enfocado en l. Trabaja a nivel micro (proceso). Su trabajo no es hacer reingeniera, sino velar por que se haga. Equipo de reingeniera: grupo dedicado a redisear un proceso especfico, lo diagnostican y supervisan su reingeniera y ejecucin. Hacen la reingeniera real. Slo se puede redisear un proceso por grupo. Existirn tantos grupos como procesos queramos redisear.

Zar de reingeniera: es el responsable de desarrollar tcnicas e instrumentos de reingeniera y lograr el trabajo en armona de todos los proyectos. Ejecuta el da a da de la reingeniera. Es el jefe del equipo del lder. Capacita y apoya a los dueos y equipos. Tiene experiencia en reingenieras anteriores. Comit directivo: cuerpo formado por altos administradores que son los formuladores de polticas que desarrollan la estrategia global de la organizacin y supervisan su progreso. El rol ms importante dentro de la Reingeniera es el del LIDER.

PRINCIPIOS PARA EL XITO DE LA REINGENIERIA Escoger el proceso a redisear en base a:

Disfuncin: que procesos estn en mayores dificultades

Importancia: cuales procesos impactan ms en los clientes

Factibilidad: cuales procesos son susceptibles a reingeniera

Entender los procesos: que se hace, cmo se hace y que gobierna su desempeo.
Conocer el proceso y verlo desde el punto de vista del cliente

La meta es entender el que y el porque del proceso NO el como

Referenciar: buscar empresas que estn realizando algo en forma ptima y averiguar como la hacen para emularlas.

HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS
BENCHMARKING: proceso sistemtico y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de nuestra empresa en relacin a una empresa considerada lder en su ramo, con el propsito de realizar mejoras organizacionales.

TIPOS DE BENCHMARKING Interno: actividades similares en diferentes sitios, departamentos, unidades operativas, pases, de la empresa o corporacin. Competitivo: competidores directos que venden a la misma base de clientes.

Funcional: organizaciones acreditadas por tener lo ms avanzado en productos, servicios, procesos.

OUTSOURCING
Se le conoce como subcontratacin.
Se basa en determinar que procesos generan valor agregado a nuestro producto o servicio y cuando se localizan los que no cumplan esto se subcontrata a un tercero para que lo realice.

Su principal objetivo: que las empresas se dediquen a su funcin principal, con lo cual obtienen la satisfaccin del cliente. Logrando ser ms competitivas y obteniendo mayores utilidades.

EMPOWERMENT
Filosofa de reciente uso que delega el poder a los mandos inferiores para la toma de decisiones, logrando con ello una satisfaccin ms inmediata del cliente.
Autoridad se delega, la responsabilidad se comparte.

Las claves para su xito

Compartir la informacin con todos: compartir la informacin genera responsabilidad.

Crear autonoma por medio de fronteras: aprender nuevas formas de pensar y trabajar juntos. Hay que educarlos.
Reemplazar la jerarqua con equipos autodirigidos: crear grupos que tengan la responsabilidad de todo un proceso o producto, que realicen el proceso administrativo en miniatura. El liderazgo es rotativo.

JUST IN TIME (JUSTO A TIEMPO)

Atacar los problemas fundamentales: atacar los problemas desde su origen y no buscar un paliativo que solucione el problema, pero que no lo evitar en el futuro.
Eliminar despilfarros: cada actividad debe agregar valor al producto. El despilfarro ocurre por negligencia de los empleados o por la ineficiencia de los controles de la empresa. Buscar la simplicidad: se debe buscar la simplicidad de los procesos para tener una organizacin sencilla y fcil de manejar por medio de mecanismos simples y fciles de trabajar. Establecer sistemas para identificar problemas: los problemas no se pueden eliminar pero si prever para saber que poder hacer al surgir los mismos en el desarrollo de los procesos de la empresa.

KAIZEN

El control total de la calidad es una filosofa que debe ser aplicada a todos los niveles en una organizacin y, esto implica un proceso de Mejoramiento Continuo que no tiene final. Su importancia: contribuye a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la organizacin, logrndose ser ms productivos y competitivos en el mercado al cual pertenece la organizacin.