Las tablas dinmicas Crear una tabla dinmica

Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc... Para aquellos que tengan conocimientos de Access es lo ms parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con ms interactividad. Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya tenemos. Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona el Asistente para tablas y grficos dinmicos. Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacn con el nmero de referencia y el mes de compra, adems sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo. Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artculo en cada mes.

Para acceder al asistente accedemos al men Datos - Informe de tablas y grficos dinmicos. Aparece la primera pantalla de tres de las que se compone el asistente para tablas dinmicas, donde nos solicita que indiquemos la situacin de los datos a analizar y qu tipo de informe vamos a crear.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los de la Lista de Excel y que vamos a crear una Tabla dinmica. En la segunda pantalla seleccionamos el rango dnde tenemos los datos a utilizar en la tabla dinmica. Debemos seleccionar todas las celdas incluyendo las cabeceras.

A continuacin nos aparece el tercer paso del asistente...

En esta ltima pantalla debemos indicar dnde vamos a situar el resultado de la tabla dinmica. Hemos escogido situarla en una Hoja de clculo nueva. Si pulsamos sobre Diseo... accedemos a un cuadro de dilogo donde podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinmica.

En la imagen podemos apreciar que nos aparece una estructura formada por las filas, columnas, datos y adems un campo para el n de pgina. Y en el lateral derecho tenemos los campos disponibles de la tabla, los cuales podemos arrastrar a las diferentes partes del diagrama de la izquierda. Por ejemplo podramos construir una tabla dinmica con la siguiente estructura: - En el campo Fila arrastramos REF, las referencias de nuestros artculos. - En el campo Columna arrastramos MES. - Y en Datos arrastramos IMPORTE Nos quedara una estructura como podemos ver en la imagen de abajo.

Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes. Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinmica nos aparece en la hoja, la barra de herramientas Tabla dinmica:

(La podemos visualizar y ocultar con la opcin de men Ver -- Barras de Herramientas.) En esta barra nos encontramos botones tiles como el botn predefinido, y otros que veremos a lo largo del tema... para darle a la tabla un formato

Tambin aparece el cuadro Lista de campos de tabla dinmica que nos permite modificar la estructura de la tabla aadiendo campos a las distintas zonas, o bien utilizando el botn Agregar a en combinacin con el cuadro de lista que aparece al lado del botn, o simplemente arrostrando el campo sobre la zona deseada. De igual forma podemos quitar un campo de una zona arrastrndolo fuera de la tabla. Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos. Esta lista de campos se puede mostrar u ocultar con el botn de la barra Tabla dinmica.

Si arrastrsemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendramos la siguiente tabla, ms compleja pero con ms informacin:

Eliminar una tabla dinmica.

Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla supr. o con la tabla seleccionada hacer clic con el botn derecho del ratn y seleccionar Eliminar del men Pop-up. Aplicar filtros a una tabla dinmica Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es permitir filtrar los resultados y as visualizar nicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante. Los campos principales vemos que estn acompaados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable. Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del campo Mes nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificacin en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, ms una opcin para marcar todas las opciones en este caso todos los meses. Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecern de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Mostrar todo). Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba. Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado ms complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los artculos con referencia 1236 de Abril.

Obtener promedios en una tabla dinmica Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas frmulas por otras como pueden ser sacar el mximo o el mnimo, el promedio, etc. Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botn derecho del ratn, nos aparece un men Pop-up con diferentes opciones, debemos escoger la opcin Configuracin de campo... y nos aparece un cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen. En este cuadro de dilogo podemos escoger cmo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc. Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el botn de la barra Tabla dinmica.

Tablas dinmicas en tres dimensiones Crear una tabla en tres dimensiones no es ms que aadir un campo ms a la tabla de origen y luego utilizarlo como campo principal para el resumen. Por ejemplo, para continuar con nuestra simulacin aadiremos un campo ms de "Semana" y ahora podremos organizar por mes y semana. Para crear la tabla dinmica en tres dimensiones procederamos del mismo modo que hemos visto anteriormente, es decir: - Accedemos a Datos - Informe de tablas y grficos dinmicos. - Seleccionamos el rango de datos, ahora con el campo de semana. (Puede que nos pregunte si queremos utilizar los datos de la anterior tabla dinmica, contestamos que NO). - Y en la estructura de la tabla la nica diferencia es utilizar el campo Pgina para la tercera dimensin. Por ejemplo si colocamos en Pgina el campo Mes, en Columna el campo Semana, veremos los resultados de un mes en cada pgina. Grficos con tablas dinmicas Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica debemos hacer clic con el botn derecho del ratn sobre cualquier celda de la tabla, y del men Pop-up que nos aparece debemos seleccionar Grfico dinmico, nos genera un grfico de barras por defecto en una nueva hoja de grficos. Tambin podemos utilizar el botn de la barra Tabla dinmica. Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o nos convenga ms segn los datos que tenemos, debemos hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el grfico y del men Pop-up que nos aparece escoger la opcin Tipo de grfico... y escoger el grfico que ms nos convenga, la mecnica a seguir para trabajar con grficos es la misma que se vio en el tema de grficos.

Ejercicio1 Objetivo. Practicar cmo trabajar con tablas dinmicas en Excel2003.

Ejercicio paso a paso. 1 Si no tienes abierto Excel2003, brelo para realizar el ejercicio. 2 Escribe los siguientes datos:

3 Guarda el libro con el nombre clientesen tu carpeta Mis documentos. Vamos a crear una tabla dinmica para interpretar mejor estos datos. 4 Selecciona el rango A1:G15 5 Selecciona del men Datos la opcin Informe de tablas y grficos dinmicos. Se abre el asistente para tablas y grficos dinmicos. 6 Marca Lista o base de datos de Microsoft Office Excel 7 Marca Tabla dinmica. 8 Pulsa en Siguiente >. 9 En Rango: aparecer el rango que has seleccionado, sino selecciona el rango A1:G15, el rango de datos que se corresponde con la tabla completa, incluyendo la cabecera. 10 Pulsa en Siguiente >.

11 Marca Hoja de clculo nueva. 12 Presiona sobre el botn Diseo... para definir las zonas de la tabla dinmica. 13 Arrastra el campo Mes donde pone Pgina. 14 Arrastra el campo Semana donde pone Columna. 15 Arrastra el campo Cliente donde pone Fila. 16 Arrastra el campo Articulo donde pone Datos. 17 Arrastra el campo Total donde pone Datos. 18 Presiona sobre Aceptar. Volvemos a la tercera pantalla de asistente. 19 Haz clic sobre Finalizar. Nos aparece la tabla dinmica en una nueva hoja. En la zona de pgina vemos (Todas) esto significa que estamos visualizando el resumen de todos los meses. 20 Abre la lista desplegable del campo MES, selecciona Enero y pulsa Aceptar. Ahora nos aparece el resumen del mes de Enero. 21 Abre la lista desplegable del campo MES, selecciona (Todas) y pulsa Aceptar. Nos vuelve a aparecer el resumen completo. Para cada cliente y semana podemos ver la suma del campo ARTICULO y la suma del campo TOTAL. Con la suma del campo TOTAL tenemos la suma de lo que hemos vendido, pero con la suma del campo artculo no obtenemos informacin til ya que el campo ARTICULO contiene cdigos de artculos, nos sera ms interesante saber cuntas ventas hemos realizado, contando los artculos del campo ARTICULO. Para ello debemos cambiar la operacin que se efecta sobre el campo. 22 Posicinate en cualquier celda correspondiente a la suma de ARTICULO y haz clic con el botn derecho. 23 Selecciona la opcin Configuracin de campo, tambin puedes utilizar el botn dinmica. de la barra Tabla

24 En el cuadro de dilogo que se abre, selecciona la operacin Cuenta y haz clic en Aceptar. Observa el resultado.

Ahora vamos a quitar ese total de la tabla dinmica. 25 Despliega la lista Datos, desmarca el campo Cuenta de ARTICULO y haz clic en Aceptar. En la zona de datos ahora queda nicamente la suma de TOTAL. Para aadir un nuevo resumen a la zona de datos. 26 Arrastra de la lista de campos, el campo CANTIDAD y sultalo sobre la zona de datos. Es tan fcil como esto, ahora si no quieres una suma sino otra operacin, la puedes cambiar como lo hemos hecho antes con el campo ARTICULO. 27 Por ltimo cierra el libro de trabajo guardando los cambios realizados.

Si no tienes abierto Excel, brelo para realizar los ejercicios planteados a continuacin.

Ejercicio 1: Taller. 1 captura los siguientes datos: Cambia los Euros por moneda nacional

2 Crear una tabla dinmica a partir de la tabla anterior para saber de cada coche, en cada mes, cuntas horas hemos empleado en repararlo y el desembolso realizado. 3 Visualizar nicamente las reparaciones del mes de Enero. 4 Crear una grfica de la tabla dinmica. 5 Guardar los cambios realizados. Solucin ejercicio taller

El apartado 2 nos pide crear una tabla dinmica: 1 Ir al men Datos. 2 Elegir la opcin Informe de tablas y grficos dinmicos... Aparecer el asistente para tablas dinmicas. 3 Seguir las pantallas sin realizar ningn cambio pulsando sobre Siguiente hasta llegar a la tercera pantalla del asistente... 4 Presionar sobre Diseo... 5 Arrastrar el campo Mes al campo columna. 6 Arrastrar el campo N Coche al campo fila. 5 Arrastrar el campo Horas a la zona de Datos. 6 Arrastrar el campo Total a la zona de Datos. 4 Pulsar en Aceptar 4 Pulsar en Finalizar El apartado 3 nos pide visualizar nicamente las reparaciones del mes de Enero. 1 Hacer clic sobre la flecha que aparece a la derecha del campo Mes y desmarcar los meses excepto Enero. El apartado 4 nos pide hacer una grfica de la tabla. 1 Hacer clic con el botn derecho del ratn sobre una celda de la tabla dinmica. 2 Seleccionar Grfico dinmico del men Pop-Up.