ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Administración de documentos a nivel de la oficina o de la Unidad de Administración Documental, con

referencia a la generación de información y producción de documentos.

AREAS DE GESTION EN LA ACTIVIDAD PRIVADA Y EN LA ACTIVIDAD PUBLICA

Actividad Privada.

Según el autor Nicks la oficina o la U. A. D. puede concebirse como aquellas actividades y tareas que se
realizan a través del soporte papel aunque actualmente se complementan con los soportes electrónicos
(Disquetes). De acuerdo a esto considera a la oficina como un proceso de información, en una línea de
actividades en el área de los seguros, en los bancos u otros tipos de servicios, donde le producto puede estar
representado por una póliza o por un cheque. A nivel de las plantas operativas de una fábrica, la mayor
aportación es proporcionar información entre la dirección. Podemos decir que la información se registra, se
procesa y se utiliza. Estas tres actividades constituyen el ciclo del trabajo en toda oficina y permite la
planificación, organización y control de las actividades. Se debe reconocer a la oficina como una reserva de
memoria para la organización o la empresa. La correspondencia, los registros de producción, los inventarios de
existencias, la toma de decisiones, son todos datos que se registran, procesa y utilizan dentro de la organización.

La oficina como función.

Se da en todos los niveles de actividad dentro de la empresa, ya sea en personal, contaduría, ventas, compras, en
todos ellos se maneja información, la cual, luego de ser registrada, se archiva y también se comunica.

FUNCIONES

• Preparación de registros e informes.

• Archivo de los registros y demás documentación.
• Procesamiento de la información para su utilización y comunicación.

La oficina no debe ser considerada como un lugar, sino como una función que abarca todos los niveles de una
empresa. Luego de registrar y procesar la información esta será utilizada a nivel jerárquico para poder
planificar, organizar, controlar las actividades y como fuente de información para la toma de decisiones.

LARDENT

La oficina es una función y para este caso específico es la de ofrecer servicios de organización de personas, de
gestiones y de cosas. En las oficinas se desarrollan actividades que se refieren a recibir información, procesarla
y utilizarla. También para decidir y organizar la acción siguiente.

FUNCIONES

Estas se traducen en una secuencia de decisiones que se toman a partir de la información disponible y de la cual
resulta una nueva información que permite ordenar el proceso de decisiones. Específicamente las funciones en
la oficina es la de recoger información, procesarla, registrarla y utilizarla. Los medios para realizar estas
operaciones dependerán del grado de automatización alcanzado. Se plantea el problema de el almacenamiento y
sobredimensión de información. Para solucionar este problema se deberá administrar los recursos financieros,
humanos y materiales.

SISTEMA DE INFORMACION

Es un conjunto de elementos relacionados entre sí que interactúan en forma permanente con el propósito de
alcanzar el objetivo de proporcionar datos e información. Pueden ser generales cuando se proporciona
información en forma sistemática a quienes tienen la responsabilidad de tomar decisiones y también permiten
tener una visión global de la situación de la empresa en la cual funciona el sistema.
ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Estos elementos son funcionales y a través de los cuales se pueden alcanzar los objetivos establecidos. Los
elementos son: Insumos, Unidad de procesamiento, Productos, Control, Retroalimentación.

1. Insumos:

• Recursos Humanos.
• Recursos Materiales.
• Recursos Financieros.
• Información.

En el marco de la teoría de sistemas los insumos o recursos son la materia prima de la unidad de procesamiento.

• Recursos Humanos: Constituyen un insumo básico de un sistema de información, porque permite

adecuar el diseño de un sistema de información a las necesidades o carencias de información que
puedan detectarse. Permite programar y poner en ejecución el sistema diseñado, además de permitir un
seguimiento de la implantación del mismo. Permite controlar el producto real del sistema. Además
permite realizar los ajustes necesarios que permiten alcanzar los objetivos esperados.
• Recursos Materiales: Están representados por bienes de carácter material, a través de los cuales se
diseña y pone en práctica el sistema. Esto se refiere a la instalación, los equipos y el local.
• Recursos Financieros: Son los medios que posibilitan contar con los demás elementos para poder
diseñar, hacer la implantación del sistema y controlar los Recursos Humanos.
• Información: De acuerdo al momento en que se encuentre dentro del proceso de elavoración puede ser
un insumo o entrada, o puede ser un producto o salida. Como insumo llega en forma de datos primarios
que aun no están elaborados y ahí se transforman en materia prima. Con esta información previamente
detectada como necesaria se pueden realizar informes de las ventas totales del mes basándose en datos
primarios, sobre ventas mensuales en el interior y en la capital. La información como producto puede
salir en forma de informe especial de unidades vendidas, producidas, o también informes sobre las
actividades cumplidas (Boletín estadístico o Balance anual). Los canales y portadores de información,
son los que ponen en comunicación a las distintas unidades administrativas y allí es donde se
manifiestan los distintos niveles y relaciones jerárquicas dentro de la empresa. Los portadores de esa
comunicación son los distintos tipos documentales, por ejemplo los informes, balances, y los soportes
son variados (Disquete o papel).

UNIDAD DE PROCESAMIENTO

Es un elemento que recibe los insumos en su estado original y los procesa para obtener el producto esperado. La
estructura administrativa está formada por las unidades primarias (Oficinas) en segundo nivel estarían las
unidades de administración intermedias y luego las unidades jerárquicas.

Estas unidades en las distintos niveles tienen asignadas funciones específicas, y para poder cumplirlas
desarrolla tareas como la recolección de datos, la clasificación , análisis, sistematización y elaboración y
distribución de la información. Teniendo siempre presente los requerimientos o necesidades de la institución. Es
decir, esta unidad en el nivel primario procesa datos, luego se elabora una información primaria con los datos
obtenidos (Unidad intermedia) y luego estaría la información consolidada que se llega a partir de informaciones
parciales.

PRODUCTOS

Estos representan el resultado final del tratamiento que se dio de la información como insumo o entrada y
también representa la conversión que estos reciben en la unidad de procesamiento. Se constituye así la
expresión material son los productos que se dan a corto o largo plazo. La información a corto plazo se alcanza
en forma inmediata, luego que se realizó en la unidad de procesamiento (Ej. Boletines mensuales, resoluciones,
etc.) Los productos mediatos son otros tipos documentales: Las memorias anuales, Presupuestos para
Inversiones.