Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educacin Colegio Universitario Monseor de Talavera Extensin Puerto

Ordaz. VI Semestre. Administracin. Mencin: Personal Materia: Relaciones Publicas

Prof. Carmen Muoz

Bachilleres:

06 de Octubre del 2013

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INDICE

Contenido

Pg.

Introduccin 03 Aplicacin de las Relaciones Pblicas con los Proveedores. 04 Aplicacin de las Relaciones Pblicas con los Distribuidores... 07 Aplicacin de las Relaciones Pblicas con los Clientes. Aplicacin de las Relaciones Pblicas con Organizaciones afines.. Bibliografa. 08 11

Conclusin.. 16 17

INTRODUCCION

El presente informe representa la continuidad del informe anterior sobre las aplicaciones de las relaciones industriales, en este caso, ante los distribuidores, proveedores, clientes, y dems organizaciones afines, mostrando las formas prcticas para prevenir diferencias entre la organizacin y su agentes externos, para as mantener no solo una imagen corporativa atractiva, sino tambin, buscar los beneficios y usarlos a su favor.

APLICACIN DE LAS RELACIONES PBLICAS

Las

Relaciones

Pblicas

constituyen

una

de

las

actividades

organizacionales de estos tiempos, interpretan el entorno de una empresa y son la conciencia de la misma para la toma de decisiones relacionadas con la integracin de la empresa a la comunidad ayudando a anticipar y enfrentar la crisis organizacional. Es por esto, que la aplicacin de las relaciones pblicas con los proveedores, distribuidores y organizaciones a fines son de importancia. Aplicacin de las Relaciones Pblicas con los Proveedores Proveedor: Es la persona que surte a otras empresas con existencias necesarias para el desarrollo de la actividad. Un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece a otras empresas con existencias, los cuales sern transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta. Una ptima relacin con los proveedores evita retrasos en entregas y facilita los canales de comunicacin para que la informacin llegue ms rpida y la confirmacin sea inmediata. Impo rtancia de los Pro veedo res Ninguna organizacin podr subsistir y mucho menos desarrollarse si no mantiene relaciones armnicas con aquellas otras organizaciones que le suministren materiales, productos o servicios para el desarrollo normal de sus actividades. Habr ocasiones en que los proveedores se encuentren imposibilitados para cumplirlos pedidos de todos sus clientes. Esto se podr dar por varias razones: Escasez de materias primas. Deficiente programacin de la produccin (proveedor). Problemas laborales del proveedor. Algn desastre natural no contemplado por el proveedor. Fallas mecnicas de su

maquinaria o equipo. Cuando un proveedor se encuentre en cualquiera de estas u otras situaciones, lo ms seguro es que dar preferencia para atender no slo al cliente que le hizo el mayor pedido, sino que tomar muy en cuenta las relaciones que guarde con cada cliente y por la imagen que se haya formado de cada uno de estos. Otro aspecto importante de las relaciones pblicas con los proveedores radica en que stos no slo suministran productos y/o servicios, sino que adems pueden ser fuente de valiosa informacin que en ocasiones no podremos conseguir por otros medios, por ejemplo: - Sugerencias en precios - Crticas constructivas sobre los productos o servicios de la empresa. - Tendencias de la moda - Estadsticas y estudios de mercado. - Asesora tcnica. El hecho de mantener buenas relaciones pblicas con los proveedores es de mucha utilidad para lograr que esta informacin tan importante est siempre disponible para la organizacin. Preceptos bsicos con los Proveedores Las relaciones pblicas con los proveedores deben basarse en los siguientes preceptos: 1. Los proveedores deben ser tratados de la misma manera en que la organizacin deseara ser tratada por sus propios clientes, teniendo en cuenta que las negociaciones con ellos no slo son necesarias y benficas para los mismos, sino tambin para la organizacin. 2. Es prctica recomendable en la funcin de compras, el promover la concurrencia de diversos proveedores para un mismo producto o servicio, a fin de poder seleccionar al mejor de ellos.

3. Nunca se debe pedir a un proveedor una cotizacin o presupuesto, a menos que en realidad se piense considerar seriamente su oferta. 4. Se debe comprar al precio justo del mercado, considerando las caractersticas del producto o servicio y las condiciones ofrecidas por el proveedor; evitar la prctica de presionar al proveedor para conseguir de l un precio mucho menor a la cotizacin normal y justa del mercado. 5. Slo excepcionalmente se debe permitir al encargado de compras hacer contraofertas a los precios cotizados por los vendedores. 6. Se debe procurar la concentracin de compras de un mismo producto o servicio en un solo proveedor. As podemos lograr un mejor precio por volumen de compra. 7. Los trminos de los pedidos o contratos convenidos deben ser claros y concisos, de manera que no haya lugar a la menor duda respecto a las condiciones aceptadas por ambas partes. 8. Cuando un proveedor se encuentre en dificultades y est dentro de las posibilidades de la organizacin ayudarlo, se debe hacer. 9. Se debe evitar cancelar pedidos o devolver las mercancas sin razones bien fundadas. 10. Todos los compradores deben conocer bien tanto las polticas de su departamento como las generales de la empresa, y normar su actuacin con apego a ellas. 11. Se debe poner especial atencin en evitar el soborno a los encargados de compras de la empresa, bajo cualquiera de sus formas. La empresa debe tener en consideracin que los encargados de compras bien remunerados muy difcilmente aceptan las

situaciones de soborno. 12. Es recomendable que los encargados de las compras visiten a los proveedores de vez en cuando. Estas visitas constituyen un excelente medio de comunicacin para mejorar las relaciones con este pblico.

13. Hay que evitar la prctica de comprar a una organizacin nicamente por el hecho de que tambin es nuestro cliente. Aplicacin de las Relaciones Pblicas con los Distribuidores En trminos generales, la distribucin es una herramienta de la mercadotecnia, que en la mercadologa utilizan para lograr que los productos estn a disposicin de los clientes en las cantidades, lugares y momentos precisos. Por ello, la definicin de Distribucin, es la comercializacin y transporte de productos a los consumidores. El xito de un producto depender de la actitud y empeo que ponga el distribuidor de cara al consumidor, por lo que, tienen que ser el mayor aliado. Las Relaciones pblicas entre el distribuidor y la empresa, es que el distribuidor, intermedia entre los proveedores y las empresas que realmente venden el producto o servicio al cliente. Por tanto, las relaciones entre ambos han de ser buenas ya que uno no puede vivir sin el otro. Las empresas de distribucin de servicios se enfrentan a problemas como: 1. Disminucin o desaparicin de comisiones en billetes areos. 2. Disminucin de ingresos gracias a la bajada de precios en estos billetes. 3. Aerolneas de bajo coste (0 comisiones para las agencias de viajes). 4. Creacin de nuevos portales tursticos en Internet. Para combatir estos problemas es necesario que mediante las Relaciones pblicas se: 1. Consoliden un equipo de comerciales especializados en la atencin a distribuidores.

2. Proporcione formacin a los trabajadores. 3. Escuche y comprenda los problemas del distribuidor. 4. Proporcione servicios con calidad y un porcentaje alto de beneficios con todas las garantas. 5. Ofrezca servicios promocionales y ofertas especiales para sus clientes. 6. Facilite un rpido asesoramiento y confirmacin de los servicios solicitados. 7. Instaure unas normas justas y razonables en la gestin de cobros. 8. Ser conscientes de los problemas a los que se enfrentan las empresas de distribucin. Aplicacin de las Relaciones Pblicas con los Clientes Una de las cosas que ms influyen es la imagen que se forman los clientes actuales y potenciales de una organizacin, y que pueden influir en su decisin de compra, es lo que conocemos como buen servicio o buena atencin. La apreciacin del cliente en cuanto al buen servicio puede consistir en: Ser atendido amablemente y con esmero, aunque su presunta compra sea debajo importe. Que los productos o servicios tengan garanta. Escoger con toda libertad y sin presiones. Puntualidad de la empresa en sus entregas.

Bien atendido al solicitar crdito o al comprar por medio del mismo. Por ejemplo: Los bancos ofrecen los mismos servicios en condiciones prcticamente iguales, entonces lo que ms puede influir en la preferencia de un cliente entre un banco u otro, es la imagen que tenga del mismo, basada principalmente en el servicio o atencin que se le preste. Los centros comerciales han comprendido la importancia de prestar un buen servicio,

prestando especial cuidado a los departamentos que atraen en su mayora a las amas de casa. Info rmaci n q ue se debe ob tener d e lo s clientes Es importante que se consideren los puntos de vista de los clientes en cuanto a: a) Los productos o servicios en si. b) Su opinin o imagen de la organizacin. Para conocer lo primero se pueden utilizar diversas tcnicas de la investigacin de mercados, que indaguen sus deseos y necesidades en lo que respecta a calidad, precio, nombre o marca, tamao, presentacin, etc. Para conocer la opinin de los clientes respecto a la imagen de la empresa, se pueden emplear otros medios, los principales son: Las encuestas de opinin. Los anlisis de quejas Buzones de sugerencias para clientes.

La idea de que la investigacin de los puntos de vista de los clientes es necesariamente cara y slo para empresas con grandes recursos es completamente f a l s a . Tambin las organizaciones medianas y en muchos casos las pequeas, pueden y deben investigar las opiniones de sus clientes, aun con medios ms modestos. Ejemplo: En algunos restaurantes se incluye en la misma hoja de la cuenta unas preguntas breves al cliente acerca del servicio (atencin del mesero, rapidez), o sobre la calidad de los platillos; ofreciendo varias alternativas fciles y rpidas de contestar. En otras empresas se pide su opinin al cliente cuando est recibiendo el servicio, o justo al final, lo que trae consigo algunas ventajas: Opiniones ms veraces.

Mayor probabilidad de que el cliente conteste. Se realizan a bajo costo. Info rmaci n q ue se debe p ropo rcio nar los Clientes

La empresa se debe interesar en comunicar a los clientes no slo publicidad respecto a sus productos y servicios, sino adems, toda la informacin que le permita formarse una imagen ms completa y verdadera acerca de la organizacin, como: Informacin respecto a lo que es la organizacin. Informacin referente a la contribucin de la organizacin para el desarrollo y bienestar de la comunidad. Informacin sobre mejoras de la organizacin, por ejemplo, la adquisicin de equipo nuevo o expansin de la empresa. Med ios d e co municaci n usado s co n lo s Clientes Publicidad institucional: Esta se realiza mediante la transmisin de mensajes acerca de la organizacin en general, a travs de medios masivos como radio, prensa, televisin, cine. Abarcando en general a todos los pblicos de la organizacin Publicaciones privadas y folletos: Generalmente se emplean con otros pblicos, sin embargo se pueden hacer llegar tambin a los clientes. Visitas a la organizacin: Se programan perodos en los cuales se reciben visitas de clientes externos. Exposiciones: A travs de estas se difunden ideas o mensajes de carcter institucional, es decir, no se habla de las caractersticas del producto o servicio, sino de la organizacin en general.

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Asesora

de

las

Relacio nes

Pb licas

otras

funcio nes d e la o rg anizaci n q ue g uard en relaci n co n los Clientes Existen ciertos departamentos o divisiones de la organizacin que tienen un mayor contacto con los clientes actuales y potenciales, y cuyas actividades pueden influir en la imagen que se forme este pblico respecto de la empresa. Por ejemplo, el departamento de crdito y cobranza deber ser asesorado en el establecimiento de polticas y procedimientos referentes al trato que se debe dar a los solicitantes de crdito, dndoles las mayores facilidades para que tramiten el mismo. Tambin se puede referir al establecimiento de polticas para el cobro a clientes, as como el diseo de cartas y dems comunicaciones tendientes al mismo fin. El departamento de publicidad tambin deber mantener estrecha comunicacin con los especialistas en relaciones pblicas, debido a la influencia que pueden ejercer los mensajes publicitarios en la imagen de la empresa ante sus pblicos. Algunas otras funciones de la organizacin, como ventas, distribucin, servicio de mantenimiento o garanta a clientes, as como el departamento de atencin a clientes, quejas y devoluciones, tambin debern recibir asesora de relaciones pblicas, sobre todo en lo referente al establecimiento de sus polticas para normar las actividades que impliquen relaciones con clientes, especialmente en el trato y atencin a ellos. Aplicacin de las Relaciones Pblicas con Organizaciones a fines Con los Medios Masivos de Comunicacin Analizado los diferentes medios de comunicacin con los diferentes pblicos, es necesario recordar que tambin existe otros medios que pueden alcanzar a todos los pblicos en general, y esta caracterstica les da especial

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importancia como instrumentos participantes en la conformacin de la opinin pblica acerca de la organizacin. Actualmente los medios masivos de comunicacin tienen un papel muy importante y un gran poder de convocatoria, adems debemos reconocer que tambin ejercen una notable influencia en la opinin del pblico. Esto se observa en muchas personas que dan por cierta la informacin que reciben a travs de estos medios, y hasta nosotros hemos comentado alguna vez: Lo v en televisin, Escuch que en la radio dijeron de, Lo dice en el peridico, y escomo un testimonio escrito Adems poseen una caracterstica nica: son capaces de llegar a un gran nmero de personas en muy poco tiempo. Con la Prensa La prensa es el medio con el cual existen ms posibilidades de que un mayor nmero de organizaciones, sobre todo pequeas y medianas, tengan contactos. Desde el punto de vista de las Relaciones Pblicas, la prensa presenta un doble aspecto: a) Constituye un importante medio de relaciones pblicas. b) Al mismo tiempo es un pblico ms de la organizacin. Las buenas relaciones que se establezcan con la prensa deben iniciarse considerando a esta como un pblico y no como un instrumento, por ejemplo: 1. Prestar ayuda a los periodistas siempre que sea posible : proveer de noticias veraces, oportunas y de inters para los lectores, se propiciar un vnculo de apoyo mutuo. Incluso se puede recibir publicidad institucional gratuita. 2. No tratar de obtener publicidad gratuita de la prensa, disfrazada en forma de n o t i c i a s : A la prensa le interesa presentar noticias y reportajes de inters para sus lectores, no

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publicidad como finalidad principal. La prensa se mantiene alerta ante posibles comunicados de prensa de las organizaciones que ms bien son publicidad disfrazada, dndole a la empresa una imagen de aprovechada y engaosa. 3. Evitar invadir labores propias de la prensa: La labor de la organizacin se limita a corregir la fidelidad de los hechos, en caso de ser sujeto de una noticia a publicar; es competencia de los periodistas y editorial juzgar la forma ms conveniente de presentar un reportaje. 4. No tratar de ocultar las malas noticias: Cualquier organizacin puede ser vctima de un acontecimiento fortuito o de un error que origine noticias desfavorables a la misma. Si se trata de ocultar a la prensa u otro medio se cae en el error de que tal hecho se conozca a travs de terceras personas y puede ser que ya haya sido modificada la versin original, resultando an ms perjudicial para la empresa. Si las noticias son malas pero se cuentan con rapidez y franqueza pronto sern olvidadas. Si se retarda su aparicin la empresa queda como sospechosa o culpable, incluso en el futuro se desconfiar de ella. 5. No pedir supresiones a la prensa : La organizacin no tiene derecho a pedir a la prensa que suprima o corte un relato. Tales peticiones por lo general fracasan y slo le traen a la organizacin actitudes negativas por parte de la prensa, que incluso se pueden ver reflejadas en hechos y noticias posteriores. 6. No pedir a la prensa que enmiende errores de poca trascendencia, de p u b l i c a c i o n e s y a a p a r e c i d a s : Habr ocasiones en que la prensa cometa errores y publique datos o cifras incorrectas. Por ejemplo, en ocasiones se han equivocado al redactar el nombre de una persona, o trminos tcnicos. A menos que el error sea realmente grave como para provocar un efecto negativo en la imagen de la empresa, o incluso una prdida financiera, se debe evitar

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pedir a la prensa que se retracte o corrija la informacin presentada en sus publicaciones. 7. Propiciar que los periodistas conozcan las actividades de la organizacin que puedan llegar a ser de inters para los lectores: Conviene hacer participar a la prensa en visitas a la organizacin y que en general se les invite a todos aquellos eventos importantes para la empresa, que puedan interesarles y adems proporcionar una imagen favorable de la empresa por medio de reportajes o artculos de inters. Por ejemplo: se le pueden dar a conocer actividades de investigacin para desarrollo de productos y/o servicios, inauguraciones de nuevas sucursales, instalaciones equipo, exposiciones, aniversarios, certificaciones de calidad. Con la Sociedad Virtual Sin mencionar el caos que surge cuando se cae la red en una compaa y ninguno de los empleados puede continuar su trabajo pues todo est basado en Internet. Internet arras con todo, sin importar la edad, el gnero, la profesin, ni el lugar en el que sus usuarios se encuentren, todos tiene fcil acceso y para todos existe un nido de informacin, personalizada y selecta, segn los intereses y necesidades de los usuarios. Todo esto significa, no slo la transformacin de la vida de muchos seres humanos, sino el surgimiento de una especie de sociedad paralela, que los ciberantroplogos llaman: sociedadvirtual, cuyo territorio es el ciberespacio y su tiempo, el virtual. El surgimiento de una sociedad que pronto estar integrada por mil millones de personas, sin limitaciones geogrficas, que interactan sin distincin de horarios, en donde la velocidad para la transmisin de mensajes es caracterstica fundamental, plantea importantes retos para los

comunicadores y relacionistas pblicos, acostumbrados a determinar el

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momento en que los diferentes pblicos deben recibir la informacin que generan las empresas. Quedaron atrs los tiempos en que el corporativo de una empresa generaba una noticia y la enviaba a su agencia de relaciones pblicas, para que sta, a su vez, la tradujera y le agregara informacin referente al mercado local, para entregarla a la prensa y esperar su publicacin. A partir del uso de Internet, se modificaron dichos procedimientos, pues cualquier informacin emitida por la empresa puede ser consultada por la prensa, sin necesidad de recurrir a las agencias. El trabajo de un publirrelacionista se basa en una adecuada identificacin y segmentacin de sus pblicos y en el profundo conocimiento de stos. A partir de l, determina las necesidades de sus interlocutores en relacin con la empresa, y disea e implementa las estrategias adecuadas para satisfacerlas. Es importante destacar que Internet no sustituye a los medios tradicionales, sino que se trata de un complemento de los mismos, gracias a su versatilidad. Internet tambin ha optimizado las funciones de las agencias, incluso se ha convertido en una de las fuentes ms valiosas de informacin, sin la necesidad de reuniones semanales con los clientes, para obtener noticias, o bien de extensas sesiones de capacitacin para comprender los productos y servicios de la empresa, Internet cubre toda la informacin que sebusca y es la herramienta que permite convertirse en especialistas en la informacin generada de los clientes.

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CONCLUSION

Las Relaciones Pblicas, son dentro de las organizaciones uno de los puntos claves para el xito de la empresa, sobre todo en sus relaciones con los clientes, con los proveedores, distribuidores y organizaciones afines, que permite la funcin de la organizacin en el mercado, vinculo que permite mantener el equilibrio en la economa, es por ello, que deben ser ejecutadas en las empresas tanto con los agentes internos como externos de la organizacin , el cual, va a permitir mantenerse en el mercado y evolucionar entre sus competencias.

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BIBLIOGRAFIA

Consultas va web:

http://www.promonegocios.net/distribucion/definicion-distribucion.html http://es.wikipedia.org/wiki/Relaciones_p%C3%BAblicas http://es.scribd.com/doc/36174010/Apuntes-Relaciones-Publicas

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