Procesos de Planificacin 1) Identificar los procesos necesarios para desarrollar el proyecto y el grado de detalle a incluir en la planificacin. Primera fase.

- Se trata de planear todo lo que se va a hacer desde el inicio hasta la ejecucin del proyecto. 1.1.1. Reuniones. - La primera reunin fue el da 27 de abril del 2012 en la Universidad UTEPSA a horas 20:10 pm. a) en esta reunin se estableci cuando nos bamos a reunir para realizar la planificacin del proyecto. Nos reunimos el da viernes 4 de mayo del 2012 en la Universidad UTEPSA en el comedor a horas 09:00 am. a) En esta reunin se estableci las delegaciones de funciones, planeacin de los costos, elaboracin de los planes de contingencia, fecha y tiempo de ejecucin de las funciones, etc. Se va a realizar una reunin el da lunes 7 de mayo de 2012 a horas 09:30 am a) En esta reunin se va a hablar con el encargado de deporte, al cual le vamos a pedir el permiso de las utilizaciones de la cancha, si hay materiales que nos puedas prestar, etc. Se va a realizar reuniones de cierre de cada vez que se termine una funciones.

1.1.2. Delegar funciones.- Se da funciones especficas a cada personal del grupo. Interesado Diego Michael Llanos Nombre Lider Rol/Responsabilidad Dirigir, controlar, colaborar y planificar las actividades del proyecto. Dar a conocer y controlar la situacin del avance del proyecto a quien corresponda Presupuestar todos los gastos econmico, por actividad a desarrollar segn los costos limites asignados

Margarita Raldes

Comunicador a Finanzas

Rubn Gutirrez

Carlos Eduardo Lino

Arturo Gonzales Ariel Montao flores Jaime Villarroel Alberto barios bedoya Fernando Hurtado

Marketing Mensajeros

Secretario

Elaborar las convocatorias y/o invitaciones del proyecto del campeonato Hacer llegar las convocatorias, invitaciones, cartas y otros a quienes corresponda Anotar las obligaciones, deberes, responsabilidades y cargos de todo el grupo

1.1.3.

Planificacin de costos.-

RECURSOS NECESARIOS: La financiacin externa se llevara a cabo solicitando ayudas o patrocinios tanto a entidades Pblicas como a entidades Privadas, ofertndoles a estos patrocinadores y Colaboradores una imagen y reconocimiento en el transcurso del evento. Por su parte, la universidad aportara los recursos humanos necesarios a travs de sus colaboradores. Tambin, otra forma de financiacin sern los ingresos de las cuotas de inscripcin de los equipos Participantes situadas en 200 Bs. por equipo. PRESUPUESTO INVERSIN MNIMA

Publicidad (Carcelera, Dpticos) ........50 Bs. Materiales (Balones, etc.) ..................200 Bs. Premios (En metlico) .......................200 Bs. Trofeos...............................................360 Bs. Detalles para participantes100 Bs. Alquiler equipo de sonido..200 Bs. Gastos de representacin.100 Bs. Varios Organizacin ..........................200 Bs. TOTAL: 1410 Bs. EXTRAS

Arbitraje .............................................300 Bs. TOTAL: 300 Bs. PREMIOS:

Los premios que se otorgarn a los dos primeros lugares contaran con un presupuesto Aproximado de: 1 Lugar ----------------------600 Bs. (Trofeo y Medallas) 2 Lugar ----------------------400 Bs. (Trofeo y Medallas) Estos premios, en principio, son orientativos puesto que oscilarn en dependencia de las posibles subvenciones o ayudas que podamos recibir por parte de las entidades y de los Patrocinadores. Tambin se pueden aadir otra clase de premios como materiales (Equitaciones, balones, etc.) U otro tipo de regalos (Lotes de productos, etc.) donados por Establecimientos.

ARBITRAJE: El arbitraje ser realizado por medio de una persona la cual est capacitada para realizar dicha labor ya que este presentara conocimiento de la monotona referente al procedimiento que se debe realizar dependiendo de la situacin y a las normas que se debern acatar. El presupuesto que se tiene designado para el arbitraje es de 300 Bs. CATERING: Se presentara una apertura del campeonato la cual constara con un servicio de catering. La empresa contratada para elaborar las entremes sera uno particular el cual nos paso los detalles de los beneficios que incluir la adquisicin de los servicios detallados a continuacin. Se presentaran canaps, albndigas de carne, bebidas y facturas El presupuesto estimado para esta actividad sera de 200 Bs. TOTAL ESTIMADO: 2710 Bs.

1.1.4. Elaborar planes de contingencia.PLANES DE CONTINGENCIAS

Los planes de contingencias para la ejecucin del proyecto y el desarrollo del mismo, facilitara las medidas o decisiones que se tome cuando se presenten imprevistos durante la ejecucin del proyecto. CONTINGENCIAS EN LA PLANIFICACION DEL PROYECTO Durante la planificacin del proyecto y se presenta inconvenientes a la hora de realizar la planificacin para la ejecucin del proyecto se deber realizar: Cuando los miembros del equipo del proyecto no pueden asistir a las reuniones de planificacin, el lder del proyecto deber comunicarse con cada miembro del equipo y deber asignar tareas para ser desarrollada por los miembros que no pudieron asistir a la reunin de planificacin, cabe indicar que las actividades designadas por el lder del proyecto debern ser equitativas y ejecutadas por los miembros del equipo, una vez terminada la tarea designada por el lder se deber pasar un informe sobre su impedimento a la asistencia de la reunin, y su informe de la tarea que se le encomendada.

Cuando un miembro del equipo no realiza un tarea que se le fue asignada deber comunicarse inmediatamente con los miembros del equipo y el lder, para hacer conocer los inconvenientes que tiene para desarrollar la tarea asignada, cabe aclara que se debe comunicar con un tiempo razonable a la presentacin del proyecto para que otro miembro del equipo pueda cumplir con la tarea y no retrasar a todo el equipo.

CONTINGENCIAS DURANTE LA EJECUCION DEL PROYECTO

Durante la ejecucin del proyecto, debido a que es un proyecto donde se requiera la actividad fsica se deber tener planes de contingencias debido al grado de incertidumbre que se tiene en relacin a factores climatolgicos y otros factores que afectan la ejecucin del proyecto.

Si para la ejecucin del proyecto no se cuenta con la cantidad mnima de equipos que participaran en el campeonato, se deber completar la plaza de equipos mnimo con equipos fuera

de la universidad para que se puede llevar a cabo el proyecto con lo planificado y el presupuesto establecido.

Si durante la ejecucin del proyecto por factores climatolgicos se presenta una lluvia, se tomara la decisin de suspender los partidos programados para que se jueguen entre semana, y durante toda la semana llueve los partidos se jugara entre semana y en el coliseo de la universidad.

Si uno de los equipos no podr jugar su partido dentro de lo establecido y programado se proceder a cambiar la fecha de su partido siempre que sea por causa de fuerza mayor o caso fortuito no se suspender partido por falta de jugadores, y la reprogramacin deber ser dentro de 72 horas posteriores siempre que el equipo rival este de acuerdo.

Si uno o los dos equipos no tiene uniforme, se les proveer ponchillos para que los equipos se puedan distinguir y seguir con la continuidad del campeonato

Si la universidad y los equipos no tiene valones para jugar los partidos dentro del presupuesto se comprara dos valones para poder jugar el campeonato.

CONTINGENCIAS CONTRA ACCIDENTES

Durante la ejecucin del proyecto como es un campeonato de futbol de saln se ver necesario tener planes de contingencias para las lesiones o accidentes que se presenten durante la actividad fsica del proyecto.

Si durante el campeonato se presenta una lesin leve se contara con un botiqun de primeros auxilios, para poder atender las lesiones leves de cada uno de los participantes del campeonato. Y si el botiqun no es suficiente se contara con la enfermera de la universidad.

Si durante el campeonato se presenta una lesin grave se ver necesario transportar al participante hasta un centro de salud ms cerca de la universidad

Si durante el partido hay jugadores que llegan a una agresin fsica sern suspendidos definitivamente del campeonato y su equipo deber pagar una multa, tambin los equipos sern pasibles a multas cuando un jugador de otro equipo agreda verbalmente a otro jugador.

1.1.5. Planificar las adquisiciones.- Las adquisiciones son todos los materiales que son necesarios para poder realizar el Proyecto. Entre las adquisiciones estn: - La Cancha - La pelota - El arbitro - Los trofeos - Las medallas - Las Poleras o Ponchillos - Hojas - Bolgrafos - Refrigerios - Tarjetas: Amarilla y Roja - Silbato - Transporte - Tarjetas Telefnicas - Botiqun de emergencias - Alcohol - Vendas - Golpex - Curitas - Algodn - Gaza - Cinta - Talonario de Recibo - Reloj

Mesa Sillas

1.1.6 Fechas y tiempo de Planificacin del EDT.

ejecucin

de

funciones

Primera fases.- La primera fase se llevara a cabo el da 5 de mayo a horas 09.30 Reuniones.- Las reuniones se realizaran desde el dia (4 de mayo del 2012 hasta el cierre del proyecto que sera el 30 de mayo del presente ao) por los inconvenientes que se den en el trayecto del proyecto y las mejoras. Delegas Funciones.-Se delegara las funciones el da 4 de mayo del 2012 a horas 10:30 Planificacin de costo.- La planificaciones de cada objeto se llevara a cabo en el tiempo establecido que sera: Publicidad (Cartelera, Dpticos) ...50 Bs. Se lo creara y los publicara el da jueves 10 de mayo del presente mes a horas 15:00 pm. Materiales (Balones, etc.) .............200 Bs. Se los comprara en los pozos dos das antes de que empiese el campeonato. Premios (En metlico) ...................200 Bs. Le los comprar en la tienda Casa Hrcules Sport el dia martes 15 de mayo del pressente ao a horas 10:00 Am . Trofeos...........................................360 Bs.! Los trofeos sern donados por la Universidad como Ayuda al proyecto, y se lo adquirir el da jueves 17 de mayo del presente ao. Alquiler equipo de sonido ...200 Bs. Se va a alquilar un equipo de sonido el dia jueves 17 de mayo del presente ao a horas 11.00 Am. Elaborar planes de contingencias.- Los planes de contingencias se los elaborara el dia lunes 7 de mayo del presente ao a horas 15:00 Pm

Planificar las adquisiciones.-Las adquisiciones se las tendrn el da jueves 17 de mayo del presente ao a horas 15:00 Pm

1.2

Segunda fase.- Es la planificacin de la ejecucin del proyecto hasta el cierre del mismo.

Aqu tendremos los equipos, los respectivos partidos, 1.3 Tercera fase.- Es toda la planificacin del cierre y entrega del informe.

2) Describir las herramientas y tcnicas que debern ser utilizadas en cada proceso. Primera fase. HERRAMIENTAS TCNICAS DEL CIERRE EN LA ETAPA DE PLANIFICACIN.Metodologa de la ejecucin: La primera reunin se realiz el 27 de abril en la las instalaciones de UTEPSA, esta reunin se hizo para realizar la planificacin del proyecto, las herramientas que se utilizaron fueron medios de comunicacin como ser el celular, el internet correo electrnico y Facebook. La segunda reunin se realiz un viernes 4 de mayo en las instalaciones de UTEPSA para desarrollar el proyecto, las herramientas que se utilizaron fueron un computador para desarrollar el proyecto en el documento Word, una calculadora para realizar los clculos de los presupuestos, hojas y bolgrafos para apuntar algunas ideas. La tercera reunin se realiz un lunes 7 de mayo para hablar con el encargado de deporte en la cual pedimos un permiso de utilizaciones de cancha, las herramientas que utilizamos son un computador para realizar el presente carta y la convocatoria, seguidamente se utiliz una impresora y unas hojas para imprimir los presentes documentos. Sistema de informacin Los integrantes del grupo del proyecto nos comunicamos para realizar el proyecto mediante va celular y los procesos proyecto q se han realizado ha sido mediante correos electrnicos

Juicio de experto Segunda fase.Herramientas tcnicas de la segunda fase. Metodologa de la ejecucin: A travs de tareas se realiz democrticamente entre todos los

componentes del grupo realizando una actividad divididos en grupos y teniendo cargos y responsabilidad que se realiz en tres etapas que anteriormente fueron mencionadas.

Sistema de informacin: Se utiliz como en todos los procesos las siguientes formas y vas de comunicacin: Va telefnica, atreves de las llamadas por celular. Va correo electrnico para controlar y revisar toda la

documentacin. Va mensaje de texto y chat por el facebook como plan de contingencia. Juicio de experto:

Tercera fase. HERRAMIENTAS TCNICAS DEL CIERRE EN LA ETAPA DE PLANIFICACIN.Se denomina a la forma de agrupacin y realizacin de tareas y la comunicacin del grupo al realizar esta etapa. METODOLOGIA DE LA REALIZACION DEL PROYETO.

Se realiz atreves de una eleccin de tareas democrticamente entre todos los componentes del grupo realizando una actividad que nos dividimos en sub-grupos o cargos de responsabilidad que se realizo en tres etapas que anteriormente fueron mencionadas. Primero se conform en 5 grupos para la realizacin de las funciones y tareas ya mencionadas anteriormente. Luego se control todo lo planificado en las funciones segn todas las actividades ya establecidas en las reuniones. Se revis las actividades realizadas y se document en la base de datos del proyecto

SISTEMA DE INFORMACION Se utiliz como en todos los procesos las siguientes formas y vas de comunicacin: Va telefnica, atreves de las llamadas por celular.

 Va

correo

electrnico

para

controlar

revisar

toda

la

documentacin. Va mensaje de texto y chat por el face book como plan de contingencia. JUICIOS DE EXPERTOS Como desde el inicio del proyecto nos hicimos colaborar con el

encargado de deporte de la universidad que no dudo en colaborarnos y darnos algunas pautas sobre nuestra realizacin del campeonato relmpago y la orientacin del Ing. Fernando Canavire., para lo que es la documentacin escrita del proyecto en esta fase de planificacin.

Identificar las dependencias e interfaces entre procesos. -Dependemos del Ing. Fernando Canavire ya que l es nuestro docente del experto gestin de proyectos y en este estamos elaborando un proyecto real, ya que l es el encargado de revisar todos los procesos y documentos del proyecto que nuestro grupo va a realizar. -Dependemos del encargado de deportes ya que el nos va a proporcionar las canchas, coordinar tambin los horarios y los das para que se jueguen los partidos.

Definir como se deber realizar el trabajo para alcanzar Los objetivos.