Gua Bsica de Microsoft Project 2007

Cmo hacer Cronogramas, Ruta crtica, Anlisis PERT y costos en pocos minutos
10/05/2012 Universidad Nacional de Colombia Diego Salgado Castellanos

Tabla de contenido
Introduccin ........................................................................................................................................ 2 Interfaz de Microsoft Project .............................................................................................................. 3 Cronograma de Proyecto .................................................................................................................... 5 Ruta Crtica y Diagramas Resumen ................................................................................................... 12 Anlisis PERT...................................................................................................................................... 13 Recursos del Proyecto ....................................................................................................................... 15 Asignar Recursos al Proyecto ............................................................................................................ 16 Seguimiento del Proyecto ................................................................................................................. 17 Anlisis de Valor Ganado................................................................................................................... 18 Fuentes .............................................................................................................................................. 22

Introduccin

Una de las tareas ms relevante en la direccin de proyectos es sin duda alguna el desarrollo del cronograma un documento que, de ser bien estructurado, planteado y realizado, proporciona una gua certera de la direccin que debe seguir un proyecto para resultar exitoso; el cronograma es una herramienta de enorme valor para el gerente ya que puede incluir informacin sobre tiempos, requisitos de tareas, planes de contingencia, tareas crticas, costos, tiempos y recursos, siendo un resumen de los aspectos que ms lo aquejan durante su labor, por lo que su desarrollo debe ser muy concienzudo y de retroalimentacin contina.

Microsoft Project es una herramienta aplicativa generalizada del paquete Office desarrollada por Microsoft que permite realizar las tareas mencionadas anteriormente de forma efectiva y que adems permite realizar un seguimiento de los cronogramas realizados y analizar cargas de trabajo ampliamente recomendado por la comunidad del PMI (Project Management Institute). El presente documento pretende ser una gua bsica para el desarrollo de cronogramas, seguimiento, asignacin de recursos, presentacin de informes, anlisis PERT y valor ganado (Earned Value) en forma de tutoriales de cmo hacer para facilitar su comprensin.

Interfaz de Microsoft Project

Una vez haya ingresado a Microsoft Project (Inicio/Todos los programas/Microsoft Office/Microsoft Project 2007) se encontrar con una ventana similar a la que muestra la figura 1.

Figura 1: Interfaz de Entrada Microsoft Project (Agrupada por el autor)

Para facilitar la explicacin de la interfaz se agrup secciones de la interfaz dentro de recuadros de colores, estos recuadros no aparecern en la interfaz de Microsoft Project. Dentro de los recuadros se definen:

Grupo Rojo: Consta de la barra de mens (Archivo, Edicin, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Proyecto, Informe, Colaborar, Ventana y Ayuda) tpica en mucho Software con algunas opciones particulares de Microsoft Project y Barras de acceso rpido tales como Estndar, Gua de proyectos, Formato y Anlisis PERT, cuya visibilidad puede cambiar desde el Men Ver/Barras de Herramientas, las distintas barras sern explicadas posteriormente en el documento segn se requiera.

Grupo Verde: Muestra un asistente de programa, muy til para controlar casi todos los aspectos del proyecto en un solo lugar, cuenta con diversas especificaciones paso a paso, se recomienda mantenerlo siempre activo, para activarlo se debe ir al Men Ver/Activar Gua de Proyectos.

Grupo Violeta: En esta zona de la interfaz y en algunas ocasiones tomando tambin el espacio del grupo azul, se encuentran las tablas de Microsoft Project, en el cul se concentran la mayora de datos de entrada, en la Figura 1 el grupo Violeta ensea la tabla de tareas, que posteriormente ser explicada en detalle.

Grupo Azul: Este grupo aparece cada vez que se est desarrollando el cronograma, el grupo azul consta de un calendario y un espacio gris donde se muestra una representacin grfica de la duracin, precedencia y grupos de tareas definidas, acordes con los diagramas de Gantt.

Cronograma de Proyecto

Para explicar cmo desarrollar un cronograma completo de proyecto seguiremos los pasos propuestos por la gua de proyectos, las letras en azul de la gua lo dirigen a las distintas configuraciones requeridas, debe acceder a ellas mediante el clic y posteriormente seguir las instrucciones como todo asistente (Siguiente, siguiente, atrs, finalizar, etc.):

Definir Proyecto:
1. Defina la fecha de inicio del Proyecto, en caso de no contar con la gua de proyectos puede dirigirse al Men Proyecto/Informacin del proyecto y modificar la casilla Fecha de Comienzo. 2. La gua le pregunta si desea enlazarse el proyecto en la Red o con un equipo de trabajo, generalmente se responde NO. 3. Al guardar y finalizar, ya se define un proyecto con los parmetros que asign, estos parmetros pueden ser modificados desde la gua de proyectos o por informacin del proyecto

Figura 3: Pasos para definir un proyecto

Figura 2: Gua de Proyectos

Definir los Periodos laborales:

1. Seleccione cmo se organizarn las semanas laborales en su proyecto de tres opciones: Estndar, 24 horas o Turno nocturno, la distribucin de das u horas puede cambiar as que generalmente se elige Estndar. 2. Seleccione los das laborales en una semana, incluya o excluya das para acomodarse a las necesidades del su proyecto, si hace clic en la opcin Deseo ajustar las horas laborales mostradas para uno o varios das de la semana puede modificar las horas de trabajo da por da.

Figura 4: Definir periodos laborales por semana

Mientas usted configura cmo desea configurar los periodos laborales en la semana Microsoft Project genera un horario grfico:

Figura 5: Vista Previa de Semana Configurable

3. Configure los das laborales segn el calendario, agregue excepciones tales como vacaciones o das feriados, no laborales, la gua de proyectos abrir una nueva ventana llamada Cambiar calendario laboral, rellene la tabla de excepciones con una descripcin e indique la fecha de comienzo y la fecha de fin, si desea declara un da feriado, la fecha de comienzo y la fecha de fin debe ser la misma, al finalizar haga clic en Aceptar.

Figura 6: Tabla de Excepciones

4. Microsoft Project muestra las horas calculadas por semana segn su configuracin, puede cambiar estos valores pero se aconseja dejarlos como estn 5. Aqu puede definir calendarios alternos al principal, en esta gua slo se manejar un calendario, por lo que este pas se obviar.

Figura7: Resumen de Horas

Crear una lista de tareas:

1. En el panel del grupo violeta escriba las tareas de su proyecto en la columna Nombre Tarea, existen tres tipos bsicos de tarea en el cronograma Tarea, Grupo e Hito: Un grupo es un conjunto de tareas su duracin es igual a la duracin de la tarea o de la suma de dependencias de tareas ms extensa, comnmente usado para determinar iteraciones del proyecto, Un hito es una tarea que no consume tiempo en el cronograma, comnmente usado para entregas o denotar fin de iteraciones. Se recomienda NO asignar la duracin de las tareas que no sean hitos hasta agruparlas, es decir en pasos posteriores, defina los hitos de su proyecto haciendo clic en Establecer tarea seleccionada como hito o definiendo duracin de 0 das para dicha tarea.
Figura 8: Definir Hitos

Figura 9: Lista de Tareas

Fjese que se cuentan con dos hitos: Retroalimentar y Cerrar Proyecto, su duracin es de cero das y en el diagrama de Gantt se ilustran como rombos negros.

Organizar Tareas en Fases:

1. Aplique sangras para determinar los grupos de tareas en su proyecto, seleccione todas las tareas que deseen hagan parte de un grupo y haga clic en el icono con la flecha a la derecha para crear un grupo o con la flecha izquierda para disolverlo, en caso de no contar con la gua de proyectos en la barra formato del grupo rojo, encuentra las flechas para agregar o quitar sangras. 2. Digite la duracin de las tareas que no sean grupo de tareas, Microsoft Project automticamente calcular la duracin del grupo de tareas.

Figura 10: Organizar Tareas en Fases

Programar Tareas:
Muy a menudo se encontrar con diversos tipos de tareas y dependencias entre ellas, estas caractersticas especiales de las tareas condicionan los tiempos de duracin del proyecto y pueden ser de 4 tipos:

Fin a Comienzo: Esta dependencia determina que nicamente al finalizar una tarea se puede dar comienzo a la otra. Ejemplo: La tarea Instalar Equipo es fin a comienzo con Usar Equipo, ya que para poder usar un equipo necesariamente tuvo que instalarse primero.

Comienzo a Comienzo: Esta dependencia determina que dos o ms tareas pueden iniciar al tiempo. Ejemplo: La tarea Obtener permisos de construccin es comienzo a comienzo con Realizar Entrevistas de Requerimientos ya que pueden iniciar al tiempo debido a que son independientes entre si.

Fin a Fin: Esta dependencia determina que dos o ms tareas deben terminar al mismo tiempo. Ejemplo: La tarea Copiar Archivos a Disco es fin a fin con Mostrar Estado de la Copia ya que deben terminar al mismo tiempo, no tendra sentido mostrar un mensaje en pantalla de copia de archivos cuando dicha copia ya se realiz.

Figura 11: Dependencias

Fin a Comienzo: Esta dependencia determina que una tarea debe comenzar para finalizar otra. Ejemplo: La tarea Subir notas al SIA es Fin a Comienzo con Cerrar Semestre Acadmico ya que al subir las notas se finaliza el semestre acadmico.

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1. Seleccione las tareas que desee programar y elija las dependencias que se ajusten a su proyecto, si comete errores en alguna dependencia puede romper dicha relacin haciendo clic en el botn Romper vnculo entre tareas seleccionadas.

Nota: Tenga en cuenta que las nicas tareas que deben ser seleccionadas son las tareas y los hitos, NO vincule ninguna tarea a un grupo de tareas o grupos de tareas entre s. En caso de no contar con la gua de proyectos en la Barra Estndar cuenta con los vnculos de tareas necesarias, tambin puede definir dependencias en la columna precedencias de la Tabla de tareas digitando el nmero de la tarea a relacionar.

Dependencia
Fin a Comienzo Comienzo a Comienzo Fin a Fin Comienzo a Fin

Convencin
CC FF CF

Ejemplo
3 5CC 2FF 1CF

Interpretacin
La tarea 3 es Fin a Comienzo de esta tarea. La tarea 5 es Comienzo a Comienzo de esta tarea. La tarea 2 es Fin a Fin de esta tarea. La tarea 1 es Comienzo a Fin de esta tarea.

Tabla 1: Dependencias Escritas.

Otro mtodo, aunque poco recomendable es definir las fechas de inicio y fin de las tareas de modo que coincidan con las dependencias deseadas.

Figura 11: Cronograma con Dependencias

Como se puede apreciar las barras de Gantt y la duracin del proyecto se ajustan automticamente, con esto tendramos listo el cronograma, las siguientes tareas hacen parte de material complementario y personalizaciones no cubiertas en este tutorial.

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Ruta Crtica y Diagramas Resumen

Una vez finalizado todos los pasos del tutorial hasta las dependencias se le puede pedir a Microsoft Project que calcule la ruta crtica de nuestro cronograma realizando las siguientes instrucciones: 1. Dirjase al Men Formato/Asistente para Diagramas de Gantt. 2. Aparecer una ventana indicando que se inici el asistente haga clic en siguiente. 3. Elija la opcin Ruta crtica y haga clic en siguiente. 4. Elija la informacin adicional que desee ver en las barras y haga clic en siguiente. 5. Elija si desea o no ver las lneas de dependencias entre tareas, se recomienda ampliamente que responda S y haga clic en siguiente. 6. Haga clic en el botn Dar Formato. 7. Haga clic en el botn Salir del Asistente.

Ahora las barras de Gantt cambiaran y las indicadas en rojo harn parte de la ruta crtica del cronograma.

Figura 12: Diagrama de Gantt con ruta crtica.

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Microsoft Project puede generar varios informes y diagramas con los resultados recopilados durante la construccin del cronograma entre los cuales se incluye un diagrama en red el cul se obtiene dirigindose al Men Ver/Diagrama de Red, coexisten en el mismo Men otra clase de diagramas tiles, como el de seguimiento.

Anlisis PERT
El anlisis PERT es una tcnica muy usada y recomendada por el PMI, para direccin de proyectos y consiste en realizar una posible prediccin del tiempo duracin de cada tarea cuando no se posee claridad sobre este dato mediante definicin de tiempo optimista, tiempo pesimista y tiempo esperado, mediante frmula: la de la la

Para realizar un anlisis PERT en Microsoft Project debemos:

Figura 13: Barra Anlisis PERT

Figura 14: Barra Anlisis PERT con grupos (Agrupada por el autor)

1. Obtener la Barra de Anlisis PERT, mediante el Men Ver/Barra de herramientas/Anlisis PERT. 2. Haga clic en el icono marcado con el cuadro rojo para ir a la tabla de ingreso de valores. 3. Llene la tabla segn los datos que haya estimado (Optimista, Esperado, Pesimista), la columna de duracin es para el resultado, tenga en cuenta que los hitos siempre sern de duracin CERO DAS y de NO rellenar ninguna duracin en los grupos de tareas. 13

4. Una vez finalizado el paso anterior haga clic en el cono con el cuadro verde. 5. A continuacin aparece un mensaje explicativo del proceso a realizar, responda S para continuar.

Observar que se calcularn nuevos valores y las tareas en grupo se sumarn por si mismas, si regresa al cronograma inicial ver que la duracin de las tareas ha sido reemplazada por el resultado del Anlisis PERT.

Figura 15: Tabla del Anlisis PERT

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Recursos del Proyecto

La realizacin de cualquier tarea de un proyecto requiere de recursos, materiales, insumos, dineros y/o personas, es prioritario para un gerente saber en cmo y dnde estn siendo gastados los recursos del proyecto con el fin de controlar aspectos crticos de los mismos y conservar un plan de presupuesto.

Los recursos de un proyecto generalmente se clasifican dentro de dos grupos:

Recurso de Trabajo: En este grupo entra las personas, los diferentes empleados que se requieren para desarrollar el proyecto. Ejemplo: Gerente de Proyecto, Asistente de Gerente, Obrero, etc.

Recurso Material: desarrollar el proyecto. Ejemplo:

En este grupo entran los insumos necesarios para

Ladrillos, Computadores, Cemento, etc.

Para ingresar los recursos del proyecto en un mismo archivo de cronograma en Microsoft Project se debe hacer:

1. Abrir la hoja de recursos de Microsoft Project, dirigindose al Men Ver/Hoja de Recursos. 2. Llene la tabla incluyendo todos los recursos que requiera en su proyecto, ingresando el nombre del recurso, el tipo de recurso (Trabajo o Material). Para recursos de trabajo defina la capacidad de trabajo del recurso (Un porcentaje que indica la dedicacin de dicho recurso al proyecto), la tasa estndar o sueldo normal del recurso por unidad de tiempo y la tasa de horas extra como atributos necesarios. Para recursos materiales defina la tasa estndar de adquisicin de material y el costo por el uso del material.

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Figura 16: Hoja de Recursos

Asignar Recursos al Proyecto

Una vez se finaliza la definicin de recursos en el proyecto, puede asignrsele a cada tarea uno o varios recursos, con el fin de hallar los costos que requiere el proyecto, las responsabilidades de los entes relacionados y conocer la trazabilidad de los recursos con el fin de realizar seguimiento. Para asignar recursos a las tareas se debe: 1. Abrir la tabla de tareas mediante el Men Ver/ Diagrama de Gantt 2. Haga doble clic sobre la tarea a la que desee asignarle recursos, se abrir una nueva ventana llamada Informacin de la tarea, dirjase a la pestaa Recursos. 3. Seleccione los recursos que requiera para cada una de las tareas, indicando un porcentaje de dedicacin para recursos de trabajo o unidades requeridas para recursos materiales.

Figura 17: Asignacin de recursos

4. Repita el paso 3 para todas las tareas en el cronograma. 16

Seguimiento del Proyecto

Microsoft Project permite llevar un control del avance de las tareas que se definen en un cronograma, esto permite al gerente de un proyecto llevar un seguimiento del tiempo y otros elementos tales como el valor ganado. Para cambiar el avance de una tarea debe hacerse lo siguiente: 1. Abrir la tabla de tareas mediante el Men Ver/ Diagrama de Gantt 2. Haga doble clic sobre la tarea a la que desee modificarle el avance, se abrir una nueva ventana llamada Informacin de la tarea, dirjase a la pestaa General. 3. Modifique el avance de la tarea indicando el porcentaje de completitud (entre 0% y 100%). 4. Haga clic en Aceptar, podr observar un cambio en el diagrama de Gantt.

Figura 18: Modificando Avance de tarea.

Figura 19: Diagrama de Gantt Actualizado

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Anlisis de Valor Ganado

El anlisis de valor ganado, en ingls Earned Value, es un grupo de indicadores que permiten conocer de manera rpida el estado de un proyecto referente a tiempo (Tiempo Justo, Atraso, Adelanto) y presupuesto (Suficiente, Insuficiente, Sobrante), un anlisis de valor ganado tiene en cuenta los siguientes aspectos:

BAC (Budget At Completion): PV (Planned Value): AC (Actual Cost):

Presupuesto total del proyecto.

El valor del trabajo planeado en un punto especfico. El valor del trabajo completado en un punto especfico.

EV (Earned Value): Una medicin del progreso de un proyecto y la base del anlisis del costo, incluye cualquier tipo de avance.

Los anteriores valores dan lugar a los indicadores mencionados a continuacin:

SPI (Schedule Perfomance Index): Indicador de tiempo planificado respecto a lo realizado, se halla con la relacin.

del

proyecto,

lo

Valor SPI 1 <1 >1

Interpretacin El proyecto se desarrolla segn el cronograma El proyecto tiene atrasos segn el cronograma El proyecto va adelantado segn el cronograma
Tabla 2: Interpretacin SPI

SV (Schendule Variance): Indicador de costo, que determina el dinero que se obtiene del estado actual del proyecto respecto a lo planificado, se halla con la relacin.

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CPI (Cost Perfomance Index): Indicador de costo del proyecto, el presupuesto previsto respecto al valor realmente gastado, se calcula mediante la relacin.

Valor CPI Interpretacin 1 El proyecto se desarrolla segn lo previsto <1 Se predice que al proyecto le faltara dinero >1 Se predice que al proyecto le sobrar dinero
Tabla 3: Interpretacin CPI

CV (Cost Value): Indicador de costo del proyecto, determina la cantidad de dinero que se requiere para finalizar el proyecto, se halla mediante la relacin.

EAC (Estimate At Completion): Presupuesto para terminar el proyecto, un nuevo presupuesto a partir de los indicadores conocidos, se calcula mediante.

ETC (Estimate To Complete): proyecto, se calcula mediante.

Cantidad

necesaria

para

terminar

el

TCPI (To Complete Perfomance Index): Cantidad de mejora de la eficiencia para encaminar un proyecto a los costos presupuestados, se calcula mediante.

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VAC (Variance At Completion): presupuesto, se calcula mediante.

Cuota

extra

que

debe

inyectrsele

al

Para realizar un anlisis de valor ganado en Microsoft Project debe seguir los siguientes pasos: 1. Dirjase al Men Herramientas/Opciones, se abrir una ventana llamada Opciones vaya a la pestaa Clculo, haga clic en el botn Valor Acumulado, en la nueva ventada debe asegurarse que se encuentren seleccionadas las opciones % Completado y Lnea de base, si es as haga clic en Aceptar, hasta volver a las vista principal de Microsoft Project. 2. Dirjase al Men Herramientas/Seguimiento/Establecer Lnea de Base, Se abrir una nueva ventana llamada Establecer Lnea de Base, asegrese que las opciones marcadas coincidan con la de la figura 20.

Figura 20: Opciones de la ventana Establecer lnea de Base

3. Dirjase al Men Ver/Tablas: Entrada/Ms Tablas, se abrir una nueva ventana llamada Ms Tablas, seleccione Valor acumulado de la lista y haga clic en aceptar.

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Figura 21: Ventana Ms Tablas

4. Observe que en el Men Ver/Tablas: Valor acumulado, encontrar distintas tablas, para el anlisis. 5. Para generar informes de Valor acumulado dirjase al Men Informes/ Informes visuales y seleccione Informe de horas extra del valor acumulado o Men Informes/ Informes, seleccione el grupo Costos y despus el grupo valor acumulado.

Figura 22: Informe de Valor acumulado

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Fuentes
1. PMI, Project Management Institute. Gua de los fundamentos para la direccin de proyectos, Gua del PMBOK. Cuarta Edicin. 2. WIKIPEDIA, Microsoft Project, http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Project.

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