Sistema de Gestin Documental Departamento Administrativo

MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

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Glosario. SGDOC : Sistema de Gestin Documental EToken : Dispositivo USB inteligente que permite la seguridad de los datos respecto de las firmas electrnicas avanzadas, usadas en SGDOC. Escner : Dispositivo ptico que reconoce caracteres o imgenes

Documentos de Referencia. Ley 19.799 (Sobre documentos electrnicos, firma electrnica) Ley 19.880 (Sobre las bases de los actos administrativos) Ley 20.285 (Sobre acceso a la informacin pblica) Decretos Supremos N 77, 81, 83, 93 y 100, en el contexto del sistema de Gobierno Electrnico

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PRESENTACION El presente documento tiene por objetivo explicar y entregar los conocimientos necesarios para el manejo y uso del sistema de gestin documental (SGDOC). SGDOC es una herramienta de gestin, utilizado para la generacin, seguimiento y almacenamiento de documentos electrnicos y/o imgenes digitalizadas, los cuales hacen referencia a un conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por cualquier servicio pblico, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

SGDOC abarca documentos: Oficio Ordinario Oficio Circular Oficio Reservado Memorndum Providencias Resoluciones Decretos Etc.

Estos documentos contienen las decisiones formales que emiten al interior de un servicio pblico, los cuales pueden estar vinculados entre si y que tiene por finalidad producir un acto administrativo terminal, el cual consta de las siguientes etapas: iniciacin, instruccin y finalizacin.

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Dicho acto administrativo estar dentro de un expediente electrnico en el que se asentaran los documentos presentados por los interesados incorporando las actuaciones, notificaciones y comunicaciones a que estn den a lugar.

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CONCEPTOS BASICOS Para comenzar a trabajar con SGDOC hay que tener claro algunos conceptos que estn dentro del sistema, los cuales pasaremos a detallar: Expediente Electrnico: El expediente es el conjunto de documentos asociados a un acto administrativo cada uno con distintas materias, contenidos y archivos asociados, un expediente nace al momento de crear un documento electrnico, digitalizado o papel.

Formatos de un Documento Los documentos pueden estar clasificados en tres formas: Electrnico: son todos aquellos documentos creados dentro del sistema. Digitalizado: son todos aquellos documentos en papel los cuales son escaneados y cargados al sistema. Papel: son todos aquellos documentos en formato papel que por su volumen de informacin no pueden ser digitalizados, ingresando al sistema solo la cartula de estos.

Documento Electrnico: Es un documento el cual su contenido es codificado de forma digital tan simple o tan complejo como lo estime el proceso dentro del servicio.

Firma Electrnica Simple y Avanzada: La firma electrnica es el elemento, que permite al receptor de un documento electrnico identificar al autor de un documento, se mirar como firma manuscrita para todos los efectos legales. El contenido de la firma electrnica est compuesta por: Un cdigo nico del certificado Identificacin del prestador de servicio, en este la empresa certificadora Los datos de identidad del titular Su plazo de vigencia

La firma simple es utilizada para aquellos documentos que se refieran a los actos administrativos interno, vlida que el funcionario autenticado en el sistema sea quien dice ser validando sus datos contra base de datos del personal del servicio.

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Clasificacin de los documentos El SGDOC soporta grandes volmenes de informacin por ende es necesario que la informacin ingresada sea lo ms objetiva y precisa de manera tal de no sufrir imprevistos a la hora de buscar los documentos. Es necesario organizar la documentacin, Una buena clasificacin en los documentos es fundamental. Es por ello que se recomienda, que por ejemplo en la materia de un documento no usar trminos genricos, como por ejemplo pagos de honorarios que indica lo correcto es Pagos de honorarios Srta. Andrea Silva mes de Febrero ao 2013.

Distribucin de los documentos Antes de crear un documento en el sistema hay que tener bien claro los destinatarios, la secuencia de acciones, actividades o tareas que se deben realizar para la ejecucin del o los procesos involucrados sea eficiente.

Recuperacin de los documentos Cualquier usuario del sistema tiene como privilegio bsico el poder rescatar sus documentos cuantas veces sea necesario dirigindose a los reportes del sistema

Custodia de los documentos Todos los documentos que estn dentro del sistema estn en un repositorio documental ECM con las polticas de seguridad y respaldo necesarias para no sufrir prdidas.

Seguridad de los documentos Todo documento firmado electrnicamente pasa a ser inviolable no puede ser adulterado, los documentos firmados estn codificados de manera tal de no sufrir modificaciones

Autenticacin de los documentos Los documentos al momento de ser firmados en el sistema cuentan con los requisitos necesarios que le dan la validez legal ante el gobierno y ante los privados (firma electrnica avanzada)

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INGRESO AL SISTEMA

Haga Clic en link Entrar.

CONTROL DE ACCESO Todo usuario se acredita en el sistema con un usuario y clave, hay que sealar que solo los funcionarios vigentes pueden tener acceso. Los datos de usuario y clave son entregados al momento que el funcionario es contratado por la institucin, esta informacin es confidencial e intransferible

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BIENVENIDO AL SISTEMA

CONTENIDOS DEL SISTEMA El diseo del sistema esta compuesto por la siguiente tabla contenidos: Men Principal. Contiene los elementos que permitan a los usuarios lo siguiente: Bandeja de Entrada: Contiene el listado de expedientes que se deben responder con las siguientes acciones: Responder al emisor del documento o del expediente Derivar el expediente a otro funcionario Archivar el expediente

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La bandeja de entrada est compuesta por las siguientes columnas: Ver: Es donde podemos acceder al expediente completo. Estado: Indica si el documento es urgente. Versin: Cuantas veces el expediente ha pasado por la bandeja de entrada. Nro Expediente: Identificador nico asignado por el sistema. Fecha de Ingreso: Fecha que ingresa al sistema el expediente. Remitente: El que enva el expediente. Nro Documento: Identificador del documento original del expediente. Fecha de Documento: Documentos de tipo Electrnico la fecha es asignada por el sistema al momento de que se firma. Documentos de tipo Papel o Digital la fecha es la que trae el documento impreso. Materia: El contenido global del documento, breve y explicito. Tipo de Documento: Memos, Oficios, Resoluciones, Etc. Emisor: De donde proviene el documento. Destinatario: Quien debe recibir el expediente. Formato: Electrnico: Documento creado en el sistema a travs de crear expediente. Digitalizado: Imagen de un documento en papel. Papel: Documento que por su volumen de informacin no puede ser digitalizado al sistema lo que se ingresa es la cartula de este, para su posterior seguimiento. Plazo de Respuesta: La fecha en que el documento requiere respuesta, este dato permite realizar auditoria respecto del vencimiento del documento, el plazo lo asigna quien crea el documento.

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Bandeja de Salida: Contiene toda la informacin que se despacha a otros funcionarios dentro de la institucin.

La bandeja de salida est compuesta por las siguientes columnas: Ver: Es donde podemos acceder al expediente completo. Nro Expediente: Identificador nico asignado por el sistema. Fecha de Ingreso: Del documento. Nro Documento: Identificador del documento original del expediente. Fecha de Documento: : Documentos de tipo Electrnico la fecha es asignada por el sistema al momento de que se firma. Documentos de tipo Papel o Digital la fecha es la que trae el documento impreso. Materia: El contenido global del documento, breve y explicito. Emisor: De donde proviene el documento. Destinatario: Quien debe recibir el expediente. Formato: Electrnico, Digitalizado o Papel.

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CREAR EXPEDIENTE Para crear un expediente primero debemos crear un documento, un expediente si no tiene un documento no existe en el sistema.

Los documentos que contiene un expediente esta en los tres formatos que vemos en la imagen y que han sido mencionado anteriormente, a continuacin veremos algunos ejemplos

Documento Digitalizado La gran mayora de estos documentos corresponden a otros servicios pblicos (Memorndum y Oficios por ejemplo), La oficina de partes debe escanear el documento, ingresar los datos de la cartula del documento en un formulario y cargar el archivo digitalizado completo.

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Documento Papel La gran mayora de estos documentos corresponden a otros servicios pblicos (Memorndum y Oficios por ejemplo), pero que por su volumen no pueden ser digitalizados. La oficina de partes debe escanear el documento, conductor ingresar los datos de la cartula del documento conductor en un formulario y despachar por mano el documento.

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Documento Electrnico Esta imagen muestra el workflow real de documentos que circulan a travs de los distintos centros de responsabilidad en sus distintos formatos (Digital, Papel y Electrnico). Por otro lado hace referencia a los documentos electrnicos en donde un funcionario de cualquier unidad responde un documento electrnico en el sistema y lo despacha al rea que corresponda donde existen ms derivaciones a departamentos y unidades los cuales van anexando ms informacin al expediente.

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MI PRIMER DOCUMENTO DIGITAL.

Para generar un documento digital debe seguir las siguientes instrucciones: Dirjase a Men Principal. Seleccione la opcin Crear Expediente. Selecciona tipo de documento y llene los campos obligatorios. Fecha del documento: Fecha del documento que se esta ingresando. DE: Se debe agregar de donde proviene el documento para ello hay que dar clic al botn Seleccionar Emisor. A: Se debe incorporar a quien va dirigido, debemos presionar el botn Agregar Destinatario. Plazo: Es la fecha en que el documento debe ser respondido.

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Agregar Distribucin: Son quienes van en la copia del documento, quienes se darn por enterados del acto que ocurre entre el DE y el PARA del documento, la seleccin es similar a la del dato Agregar destinatario. Agregar Antecedente: Para agregar Agregar Antecedente. antecedentes se debe presionar el botn

Guardar y Crear Expediente: Este botn documento informacin del documento.

tiene como accin guardar toda la

ESTRUCTURA DEL EXPEDIENTE

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El expediente esta formado por 5 segmentos que pasaremos a detallar: Informacin Documento Original: Nos permite visualizar el documento que dio origen al expediente.

Documentos Electrnicos: Podemos responder con un documento electrnico, que permite establecer una formalidad en el proceso.

Documentos Digitales: Se pueden agregar documentos digitales al expediente. Esto se utiliza cuando son documentos oficiales ya numerados listos para la firma. Es la nica parte del sistema donde se puede sacar minuta de despacho.

Observaciones: Nos permite tener una bitcora sobre las acciones y actividades realizadas o por realizar en el expediente, tambin es usada para responder de manera informal

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Destinatarios Expediente: Nos permite asignar a los funcionarios responsables con la documentacin que contiene el expediente.

Los expedientes pueden ser despachados como copia o directo, si la opcin es directo es destinatario debe responder si o si al requerimiento, si la opcin es copia el documento solo es informativo posterior a su lectura debe ser archivado.

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FORMATO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS Oficios: Son documentos que tiene relacin con dictmenes a nivel institucional, como dictmenes y solicitudes de carcter laboral con otros servicios pblicos

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Providencias: Son documentos que tiene relacin con agilizar la carga de trabajo de los jefes como as tambin son vistos como ordenes en que la jefatura dicta a sus subordinados.

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Resoluciones: Son documentos que tienen relacin con los actos administrativos del servicio.

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Memorndum: Son documentos que tienen relacin con las peticiones generadas entre unidades demandantes, es de uso interno.

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Solicitud das administrativos: Formulario que estandariza la manera de ingresar los das administrativos.

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Solicitud de vacaciones: Formulario que estandariza la manera de ingresar las vacaciones.

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Solicitud de adquisiciones: Formulario que estandariza la manera de ingresar las solicitudes de bienes y servicios de manera tal de tener un mejor control sobre los proyectos que ejecuta la institucin.

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Facturas: Formulario que estandariza la manera de ingresar las facturas para tener un mayor control sobre la contabilizacin y pago de estas.

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REPORTES. Cualquier usuario del sistema tiene como privilegio bsico poder rescatar sus documentos a travs de los reportes cuantas veces sea necesario.

Los reportes son: Minuta Despacho: Este reporte nos indica los documentos que hemos despachado por papel a otro usuario. Al momento de imprimir genera un nmero de minuta. Re-Imprime Minuta Despacho: En caso de extravi de la minuta de despacho esta se puede re-imprimir. Se puede buscar por nmero de minuta o por nmero de expediente para buscar la minuta que se extravi. Bsqueda de documentos en todas las bandejas de entrada: Este reporte nos muestra todos los documentos que un funcionario tiene actualmente en su bandeja de entrada. Ruta seguida por un documento: Este reporte nos indica la trazabilidad de un documento por cuantas personas ha pasado el o los documentos y en fechas se realizaron las acciones correspondientes a la recepcin, lectura, resolucin, despacho o archivo. Ruta Documento: Reporte idntico a Ruta seguida por un documento pero acotado

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solo a la ruta del documento. Consulta Documento: Reporte que muestra los resultados de la bsqueda de documentos. Se puede buscar por nmero de documento, materia o rango de fecha entre otras opciones. Observacin Expediente: Arroja todas las observaciones de un expediente. Solo busca por nmero de expediente. Expedientes Recursivos: Son expedientes que al momento de la creacin se marcan como recursivos y se puede saber cuales son los nmeros y si se encuentran archivados. Ejemplo Pagos de Luz ao 2013. Tiempo de Respuesta: corresponde al tiempo en el que esta el documento en la bandeja de entrada de otro usuario, y cuanto das se demora este en responder. Reportes por tipo de documentos: Esta opcin nos permite buscar en una determinada fecha un documento electrnico de cualquier tipo en forma generalizada. Historial de Acciones sobre documentos electrnicos: Esta opcin nos permite saber el estado de un expediente electrnico; Es decir, saber quien creo el documento y en que fecha, adems podemos saber el transcurso que ha seguido este expediente. Documentos relacionados: Esta opcin nos permite buscar todos los documentos relacionados que se adjuntan como antecedente en un documento electrnico determinado. Historial sobre mi bandeja de entrada: En esta opcin podemos buscar todo lo que ha ingresado a nuestra bandeja de entrada en una fecha estipulada; Ya sea ingresando un rango de fecha o por N de expediente. Historial sobre mi bandeja de salida: En esta opcin podemos buscar todo lo que hemos despachado y lo que ha salido de nuestra bandeja de salida en una fecha estipulada; Ya sea ingresando un rango de fecha o por N de expediente. Bsqueda expedientes archivados: En esta opcin podemos buscar en forma generalizada (es decir de todas las cuentas de usuarios), los expedientes que han sido archivados indicando N de expediente o documento, rango de fecha o materia especifica.