INSTITUCIN EDUCATIVA LICEO QUINDO ORDENES DE SERVICIOS DE 7 E IGUALES A 12 SALARIOS MNIMOS VIGENTES

ELABORACIN Elaborado por:

REVISIN Revisado por:

APROBACIN Aprobado por:

Diego Fernando Gonzlez Castro Cargo: Rector

Csar Augusto Londoo Cargo: Coordinador

Diego Fernando Gonzlez Castro Cargo: Rector

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TABLA DE CONTENIDO

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2. ALCANCE ......................................................................................................... 3 3. DEFINICIONES ................................................................................................. 3 4. NORMATIVIDAD ............................................................................................... 3 5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 6 6. CONTENIDO ..................................................................................................... 8 7. REGISTROS DE CALIDAD ............................................................................. 11 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................ 11 9. ANEXOS .......................................................................................................... 11

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1. OBJETO

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Este procedimiento tiene como objeto disponer los principios, competencias y los procedimientos para la elaboracin y legalizacin del contrato y en general las reglas que rigen la contratacin de rdenes de servicio Superiores a Siete Salarios Mnimos E iguales a Doce Salarios Mnimos, de las Instituciones Educativas conforme al manejo de los recursos del Fondo de Servicios Educativos. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con la actividad de definicin de las necesidades de los servicios a contratar, continua con la definicin de los recursos, el desarrollo de las etapas de contratacin y termina con el recibido a satisfaccin por parte del Interventor del servicio, pago y liquidacin del contrato.

3. DEFINICIONES 3.1 PRESUPUESTO: Es un clculo anticipado de ingresos y gastos en el desarrollo de una actividad econmica durante una vigencia. 3.2 PLAN DE COMPRAS. Es la programacin de las compras, rdenes de servicios y contratos que se ejecutaran en la vigencia siguiente por parte de la institucin educativa 3.3 PLAN ANUALIZADO DE CAJA: Permite proyectar y monitorear los ingresos y los gastos que se esperan efectuar en un periodo de tiempo, de tal forma que se observe la relacin entre lo ingresado y lo ejecutado. 3.4 SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es La consulta realizada por el ordenador del gasto al auxiliar administrativo con el objeto de verificar que si existen fondos en la actualidad para ejecutar el rubro.

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3.5 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es la respuesta del Auxiliar administrativo al ordenador del gasto donde se confirma que existen o no presupuesto para ejecutar el gasto. 3.6 SOLICITUD DEL REGISTRO: Es la confirmacin de la ejecucin del gasto. 3.7 REGISTRO PRESUPUESTAL: Ejecucin del compromiso del gasto efectuado con anterioridad. 3.8 COTIZACION: Documento por medio del cual se obtiene el valor de lo ofertado por parte de quin va a prestar el servicio. 3.9 ORDEN DE SERVICIO: Acuerdo puntual entre el prestatario de los servicios y la Institucin educativa, mediante el cual el receptor solicita servicios espordicos y la cuenta de cobro se presenta al terminar el servicio. 3.10 INFORME DE SUPERVISOR O RECIBO A SATISFACCIN: Es el documento por medio del cual el supervisor avala o no la orden de servicio realizada por la Institucin (Siendo este de suma importancia, para la posterior liquidacin del compromiso) . 3.11 CERTIFICADO DE TESORERIA: Es aval del tesorero de la institucin para confirmar que existen los recursos, para el pago del compromiso adquirido. 3.12 ORDEN DE PAGO: Documento Por medio del cual se autoriza el pago del servicio recibido. 3.13 COMPROBANTE DE EGRESO: Documento por medio del cual se realiza el pago del servicio adquirido.

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3.14 ACTA DE LIQUIDACIN:

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Documento por medio del cual las partes da por terminado la ejecucin de la orden de servicio. 3.15 ESTUDIOS PREVIOS: Es la justificacin y sustentacin de la necesidad que se requiere por parte de la Institucin Educativa de la compra que se requiere. 3.16 IDENTIFICACIN DE NECESIDADES: Proceso Concertado y Participativo para la elaboracin del Presupuesto. 3.17 PROPUESTA: Es la oferta del servicio que se quiere ofrecer. 3.18 ARCHIVO: Es el consecutivo histrico que la institucin debe llevar en la institucin a efectos de ser consultado por cualquier persona o ente que lo necesite.

4. NORMATIVIDAD Constitucin Poltica: artculo principalmente los artculos 1, 2, 29, 90, 121, 209, 354,355. Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007: (Introduce medidas para la eficiencia y transparencia en la Ley 80/1993 y se dictan disposiciones generales sobre contratacin) Ley 594 de 2000: Donde se reglamenta la Ley de Archivo a nivel Nacional Ley 715 del 21 de diciembre de 2001 por medio de la cual se dictan normas Orgnicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artculos en sus artculos 10, 11, 12, 13, 14. Ley 819 de 2003: (se dictan disposiciones en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal). Ley 1176 de 2007: (Desarrollan los artculos 356 y 357 de la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones Sistema General de Participaciones para La Educacin

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Plan Nacional de Desarrollo Vigente:(Ley 1450/2011 Plan de Desarrollo - 2010 2014) Decreto 111 de 1996: articulo 71: Actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales. Decreto No.2789 de 2004:(reglamenta el Sistema Integrado de Informacin Financiera -SIIF Nacin adems programa Anual Mensualizado de Caja y Las Ordenes de Pago) Decreto 1101 de 2007: (Inembargabilidad de Recursos) Decreto 4791 de 2008: artculo 17 donde determina lo relativo al rgimen de contratacin. Decreto 028 de 2008: (Define estrategia de monitoreo, seguimiento y control integral al gasto que se realice con el SGP) Directiva Ministerial numero 22, del 21 de julio de 2010: donde hace referencia sobre las orientaciones para el uso de los recursos de gratuidad

5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIN PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA SUBPROCESO: APOYO FINANCIERO Y CONTABLE 5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Comunidad Educativa, Alcaldas, Secretaria de Educacin Departamental, Ministerio de Educacin Nacional, Proveedores Personas Naturales y Jurdicas. CLIENTE: Comunidad Educativa, Alcaldas, Secretaria de Departamental, Ministerio de Educacin Nacional, Proveedores Naturales y Jurdicas. Educacin Personas

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5.3 RIESGOS Y CONTROLES 5.3.1 Riesgos -

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Contratar servicios que no correspondan a las necesidades de las Instituciones que sobre pase los doce salarios mnimos. Determinar servicios por encima de la capacidad financiera de la Institucin

5.3.2 Puntos de Control - Seguimiento al Plan de Compras anualizado - Anlisis previo al Presupuesto para determinar la capacidad financiera

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6. CONTENIDO
No. DESCRIPCIN PRODUCTO

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RESPONSABLE

TIEMPO

Identificacin de necesidades de la Institucin ( Proceso Concertado Documento 1 Y Participativo Remite Circular a identificacin de los Coordinadores y Docentes necesidades para la vigencia del ao siguiente Priorizar Necesidades de Acuerdo 2 Documento al presupuesto Revisin y Aprobacin de 3 Documento Proyectos Evaluar la Capacidad 4 Presupuestal para determinar las Ordenes de Servicio

Rector

3 das

Rector Rector

1 da 1 da

Rector de la Elaboracin de Institucin y 1 da presupuesto Auxiliar Administrativo Rector de la Consultar Plan de Compras para Institucin y 5 verificar que los elementos se Plan de Compras 1 da Auxiliar encuentren determinados Administrativo Consultar Plan Anualizado de Caja para determinar la forma de pago, identificar y valorar el Rector y Auxiliar 6 P.A.C. 1 da proyecto que contiene Administrativo componentes relacionados con la necesidad a satisfacer Asignar el funcionario para la elaboracin de Estudios Previos, Auxiliar 7 descripcin de la necesidad para la Estudios Previos 2 da Administrativo asignacin y elaboracin teniendo idoneidad sobre el objeto. Expedicin de Certificado de Auxiliar 8 C.D.P 1 hora Disponibilidad Presupuestal Administrativo Solicitar cotizaciones como 9 mnimo dos del Servicio que se Oficio Ofertantes 1 da va adquirir. Evaluar las cotizaciones y tomar la Auxiliar 10 cotizacin 1 hora decisin. Administrativo. Auxiliar 11 Elaboracin la Orden de Servicio Orden de compra 1 hora Administrativo

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Asignacin del supervisor, Persona Asignacin del idnea de acuerdo a la necesidad supervisor. Verificar requisitos al Contratista. Externos Precontractuales Ofertante Natural y Jurdica( (i)cedula Ciudadana (ii) RUT (iii) Documento 13 Certificado de Antecedentes revisados y Fiscales, (iv) Antecedentes evaluados Disciplinarios, (v) Pliza de cumplimiento . 12 14 Legalizar la Orden de Servicio

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Rector

1hora

Proveedores

1 hora

15 16

17 18 19 20 21 22 23 24

25 26

Documento para Auxiliar legalizar la orden Administrativo de compra. Solicitud de registro Presupuestal y Auxiliar S.R.P. Expedicin Administrativo Auxiliar Certificado de Tesorera (PAC) C.T. administrativo Notificacin al supervisor para la Nombramiento del actividad de control y vigilancia del Supervisor Supervisor Servicio. Acta de recibo a satisfaccin del informe del Supervisor supervisor supervisor Elaboracin de la cuenta de cobro Documento contratista Por parte del contratista. Cuenta de cobro Auxiliar Elaborar la orden de pago Orden de Pago Administrativo Compro-bante de Auxiliar Comprobante de Egreso egreso Administrativo Acta de liquidacin de la orden de Auxiliar Acta liquidacin Servicio Administrativo Plan institucional Auxiliar Archivo de Gestin con Archivo Administrativo Legalizar la Orden de Compra Documento para Auxiliar legalizar la orden Administrativo de compra. Solicitud de registro Presupuestal Auxiliar S.R.P. y Expedicin Administrativo Certificado de Tesorera (PAC) Auxiliar C.T. administrativo

1 hora

1 hora 1 hora 1 hora 1 hora 2 horas 1 hora 1 hora 3 horas 1hora

1 hora

1 hora 1 hora

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Notificacin al supervisor para la 27 actividad de control y vigilancia de la compra. 28 Acta de recibo a satisfaccin del supervisor Entrada al almacn e inventarios 29 30 Elaborar la orden de pago 31 Comprobante de Egreso Nombramiento del Supervisor informe del supervisor Documento de entrada Orden de Pago Documento comprobante de egreso Acta liquidacin Plan institucional con Archivo

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Supervisor Supervisor Almacenista Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo

1 hora 1 hora 2 horas 1 hora 1 hora 3 horas 1hora

32 Acta de liquidacin de la compra 33 Archivo de Gestin

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7. REGISTROS DE CALIDAD
IDENTIFICACIN Cdigo N.A. Nombre Contratos ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIN Recoleccin Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Indizacin Carpeta / Contratos Carpeta Clasificacin Alfabtico ACCESO Personal Autorizado Directivos y Auxiliar Admn Auxiliar l Administrativ o y Rector Auxiliar l Administrativ o y Rector Auxiliar l Administrativ o y Rector Auxiliar l Administrativ o y Rector

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CONSERVACIN Tiempo de Retencin 20 aos

DISPOSICIN FINAL Mtodo Conservacin Total Conservacin Total Conservacin Total Conservacin Total Conservacin Total

N.A.

Presupuesto

Alfabtica

20 aos

N.A.

Plan de Compra P.A.C.

Carpeta

Alfabtica

20 aos

N.A.

Carpeta

Alfabtica

20 aos

N.A.

Estudios Previos

Carpeta

Alfabtica

20 aos

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8. Presupuesto de la vigencia

9. ANEXOS 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 Cedula de ciudadana RUT Certificado de Antecedentes Fiscales Certificado de Antecedentes Disciplinarios Cuenta de Cobro.