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INSTITUCIÓN EDUCATIVA LICEO QUINDÍO PRESUPUESTO ANUAL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS ELABORACIÓN REVISIÓN

INSTITUCIÓN EDUCATIVA LICEO QUINDÍO

PRESUPUESTO ANUAL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS

ELABORACIÓN

REVISIÓN

APROBACIÓN

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Diego Fernando González Castro

César Augusto Londoño

Diego Fernando González Castro

Cargo: Rector

Cargo: Coordinador

Cargo: Rector

PROCEDIMIENTO Código: P-GAD.IE-14 ELABORACION Y EJECUCION DEL PRESUPUESTO ANUAL DE INGRESOS Y GASTOS Página 2

PROCEDIMIENTO

Código: P-GAD.IE-14

ELABORACION Y EJECUCION DEL PRESUPUESTO ANUAL DE INGRESOS Y GASTOS

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TABLA DE CONTENIDO

1.

OBJETO

3

2.

ALCANCE

3

3.

DEFINICIONES

3

4.

NORMATIVIDAD

5

5.

CONDICIONES GENERALES

6

6.

CONTENIDO

8

8.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

10

9.

ANEXOS

10

PROCEDIMIENTO Código: P-GAD.IE-14 ELABORACION Y EJECUCION DEL PRESUPUESTO ANUAL DE INGRESOS Y GASTOS Página 3

PROCEDIMIENTO

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1. OBJETO

Este procedimiento tiene por objeto optimizar en los establecimientos educativos los mecanismos de gestión y ejecución presupuestal de recursos,que permitan recaudar, distribuir, ejecutar y controlar de manera ágil y eficiente los recursos asignados a cada establecimiento educativo y a sus diferentes sedes, para la adecuada administración de los ingresos y para atender gastos de funcionamiento e inversión distintos a los de personal.

2. ALCANCE

Este procedimiento parte de la verificación y/o creación del Fondo de Servicios Educativos, continúa con la revisión de las normas relacionadas con presupuesto y ejecución de recursos públicos; se complementa con la definición de los recursos y la determinación de los gastos y termina con el seguimiento y presentación de informes

3.

DEFINICIONES

3.1

SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES:

El SGP es un conjunto de recursos que la nación transfiere a las entidades territoriales para financiar los servicios sociales a su cargo, por mandato de los artículos 356 y 357 de la constitución Política y reglamentado en el acato legislativo 01 de 22001 y la ley 715 de 2.001, conforme al artículo 89 los recursos SGP para educación se deberán incorporar a los presupuestos del Departamento.

3.2TRANSFERENCIAS DE RECURSOS PÚBLICOS;

Son los recursos financieros que las entidades públicas de cualquier orden y sin contraprestación alguna giran directamente al establecimiento educativo a través del Fondo de Servicios Educativos. Estos recursos en ningún caso financian la planta de personal de establecimiento o la generación de plantas paralelas, dado que de conformidad con la Ley 715 de 2001, la entidad territorial certificada asume directamente el costo de la planta con los recursos de prestación de servicios del Sistema General de Participaciones. Igualmente es la responsable de su distribución y administración.

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3.3 TRANSFERENCIAS DEPARTAMENTALES:

Participaciones o de otras fuentes de

recursos para apoyar el funcionamiento del establecimiento y su mejoramiento

continuo.

Provenientes del Sistema General de

3.4 TRANSFERENCIAS MUNICIPALES:

Son los recursos que las Alcaldías transfieren a las Instituciones Educativas para que sean ejecutados directamente desde la Institución, los cuales pueden ser propios o recursos de calidad del SGP:

3.5 TRANSFERENCIAS DE LA NACIÒN:

Corresponden a los recursos de GRATUIDAD o de proyectos específicos que transfiere la Nación a las Instituciones Educativas para su ejecución.

3.6 SISTEMA PRESUPUESTAL:

El Sistema Presupuestal es un conjunto de instrumentos que permiten programar las fuentes y alternativas de financiación de la inversión pública priorizando los recursos para el cumplimiento de la función básica del Estado frente al mejoramiento de la calidad de vida de sus pobladores, en especial de la población de menores recursos, de manera articulada con los programas de Gobierno y el Plan Nacional de Desarrollo.

3.7 PLAN FINANCIERO:

Instrumento de planificación y gestión financiera con base en operaciones efectivas que contempla, ingresos, gastos, déficit y su financiación. A nivel nacional es una herramienta de política macroeconómica y a nivel regional de programación presupuestal que define metas máximas de pagos, base para el Plan Operativo Anual de Inversiones y del Programa Anual de Caja.

3.8 PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES:

Señala los proyectos de inversión clasificados por sectores, órganos y programas, teniendo en cuenta el Plan de Desarrollo y el Plan Plurianual de Inversiones e identificando las fuentes de financiación.

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3.9 PLAN ANUAL DE CAJA: (“Flujo de caja”):

Es el instrumento que permite la programación mensual de los recaudos de ingresos que hacen parte del presupuesto y de los pagos correspondientes a los gastos del presupuesto. Adicionalmente, facilita la programación de disponibilidad de recursos en tesorería para efectuar oportunamente los pagos. Esta herramienta reviste una importancia especial teniendo en cuenta que de conformidad con el Decreto 4791 de 2008, las transferencias o giros que las Entidades Territoriales realicen al Fondo no pueden ser comprometidas hasta tanto se reciban efectivamente en el establecimiento educativo.

3.10 MODIFICACIONES PRESUPUESTALES

Son las modificaciones por adición o reducción que se realiza al presupuesto dentro de una vigencia.

4.

NORMATIVIDAD

La base legal para el manejo financiero a nivel nacional es el Estatuto Orgánico de Presupuesto General de la Nación, a nivel territorial el Estatuto Territorial de la Entidad Territorial certificada en educación, con base en su organización y reglamentación, la estructura presupuestal, las definiciones y conceptos utilizados se fundamentan en la siguiente reglamentación:

Decreto 568 de 1996 (se reglamentan las Leyes 38/1989, 179/1994 y 225/2005 - Orgánicas del Presupuesto)

Decreto 111 de 1996 (Estatuto Orgánico del Presupuesto) y reglamentación territorial existente

Ley 715 de 2001 (se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias para organizar la prestación del servicio)

Ley 819 de 2003 (se dictan disposiciones en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal)

Leyes Anuales de Presupuesto para cada vigencia fiscal

Decreto No.2789 de 2004 (reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera -SIIF - Nación)

Plan Nacional de Desarrollo vigente (Ley 1151/2007 Plan de Desarrollo 2006 - 2010)

Plan Regional de Desarrollo

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Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007 (Introduce medidas para la eficiencia y transparencia en la Ley 80/1993 y se dictan disposiciones generales sobre contratación)

Ley 1176 de 2007 (Desarrollan los artículos 356 y 357 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones - Distribución sectorial)

Decreto 1101 de 2007 (Inembargabilidad de recursos)

Decreto 028 de 2008 (Define estrategia de monitoreo, seguimiento y control integral al gasto que se realice con el SGP)

Decreto 2911 de 2008 (reglamenta parcialmente el Decreto 028/2008 en relación con las actividades de control integral y se dictan otras disposiciones)

Decreto 4791 de 2008 (se reglamentan parcialmente los artículos 11, 12, 13 y 14 de la Ley 715/2001 en relación con el Fondo de Servicios Educativos de los establecimientos educativos estatales)

GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL - MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL 12

En estricto deberán aplicarse todas aquellas normas nuevas, que modifiquen o deroguen las anteriormente descritas o las regionales que apliquen para el manejo de recursos públicos.

5.

CONDICIONES GENERALES

5.1

CLASIFICACIÓN

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

SUBPROCESO: APOYO FINANCIERO Y CONTABLE

5.2 INTERRELACIONES

PROVEEDOR: Tesoro Nacional, Instituciones Financieras, áreas de Contabilidad y Presupuesto. Información del Sistema Financiero Integrado PCT, Ministerio de Educación Nacional, Alcaldías, Secretaría de Educación, Comunidad Educativa, Entidades Públicas y Privadas, Sector Productivo.

CLIENTE: Comunidad Educativa, Secretaría de Educación, Alcaldías, Ministerio de Educación, Órganos de control, entes descentralizados del nivel departamental y municipal, entidades territoriales y entidades financieras.

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5.3 RIESGOS Y CONTROLES

5.3.1

Riesgos

Incluir en el presupuesto anual del fondo de servicios educativos ingresos operacionales cuyas transferencias al momento de ser ejecutadas no correspondan con lo presupuestado al inicio de la vigencia fiscal

Presupuestar gastos que no guarden estricta relación con el Proyecto Educativo Institucional de acuerdo a las destinaciones específicas y usos permitidos en la normatividad vigente

Percibir ingresos o presupuestar gastos adicionales no previstos en el fondo de servicios educativos sin que previamente se realice el respectivo ajuste presupuestal

5.3.2

Puntos de Control

Incorporar como insumo inicial para la elaboración del presupuesto de ingresos por gratuidad del fondo anual de servicios educativos la información de proyección de matrícula consolidada en el SIMAT y realizar un análisis estadístico comparativo del comportamiento de las vigencias anteriores.

Organizar el presupuesto de gastos de manera que pueda apoyar efectivamente el funcionamiento y mejoramiento de la institución en beneficio de la comunidad educativa y de conformidad con la normatividad vigente

Realizar adiciones presupuestales a todo nuevo ingreso que se perciba y/o efectuar traslados presupuestales dentro de un mismo grupo previa aprobación del Consejo Directivo

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PROCEDIMIENTO

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6.

CONTENIDO

 

No.

 

DESCRIPCIÓN

 

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

1

Recibir previamente la autorización de la Secretaria de Educación Departamental sobre la creación del fondo de servicios educativos

Resolución

Rector

 

Departament

1

día

al

 

2

   

Acuerdo del

   

Elaborar

y

aprobar

el

Fondo

de

Consejo

Directivo

 

Consejo

Directivo

 

Servicios

institución

Educativos

para

cada

1

día

3

Adoptar

la

creación

 

y

el

Resolución

   

funcionamiento del fondo de servicios

educativos

de Rectoría

Rector

1

día

 

Revisión de la normatividad vigente y en especial el decreto 4791 de 2009 sobre fondos de servicios educativos, reglamento del FOSE de la SED, Directivas Ministeriales y Decretos de

   

2

días

4

Gratuidad

Normas

Rector y Auxiliar Administrativo

 
 

Definición de ingresos por GRATUIDAD determinada por el MEN en cada vigencia con respecto a la matricula proyectada, trasferencia del Municipio por recursos de calidad y

Registro

de

 

2

dìas

ingresos

Rector y Auxiliar Administrativo

 

5

otros por venta de servicios

 

proyectados

 

Armonizar la propuesta de egresos con los Planes Estratégicos definidos por al Institución a Mediano y largo plazo, así

Planes

Directivos

y

 

Estratégicos

Auxiliar

2

días

6

como el PEI

 

armonizados

Administrativo

 
 

Revisión delos Planes de Mejoramiento y Proyectos transversales y diagnóstico

Plan

de

Directivos

y

 

necesidades

Auxiliar

2

días

7

de necesidades

 

revisadas

Administrativo

 
 

Obtención de la proyección de recursos de la Alcaldía recursos propios y SGP

 

Rector y Auxiliar Administrativo

1

día

8

Calidad

Documento

 
 

Elaboración de la proyección de

 

Directivos y

2

días

9

ingresos por GRATUIDAD

 

Documento

Auxiliar

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Administrativo

 
 

Proyección de los ingresos y de su

 

Rector y Auxiliar

2

días

10

respectivo flujo de caja

Documento

Administrativo

 

Proyección de los gastos de

 

Rector y Auxiliar

2

días

11

Funcionamiento

Documento

Administrativo

 
     

Directivos y

 

Proyección de Gastos por proyectos de

Auxiliar

2

días

12

inversión

Documento

Administrativo

 
     

Directivos y

 

Auxiliar

2

días

13

Proyección del Flujo de Caja de Gastos

Documento

Administrativo

 
 

Elaboración del Proyecto de

 

Rector y Auxiliar

5

días

14

Presupuesto

Documento

Administrativo

   

Presupuesto

   

Presentación del Proyecto de

analizado,

1 día

15

Presupuesto ante el Consejo Directivo

revisado

Rector

   

Presupuesto

 

1 día

16

Discusión y ajustes al proyecto

ajustado

Consejo Directivo

   

Presupuesto

 

1 día

17

Aprobación del Presupuesto

aprobado

Consejo Directivo

 

Elaboración del Acuerdo de

 

Consejo Directivo y Auxiliar

1 día

18

Presupuesto Anual

Acuerdo

Administrativo

   

Presupuesto

Rector y Auxiliar

 

11

19

Ejecución del Presupuesto

Ejecutado

Administrativo

meses

   

Presupuesto

 

Semestra

Seguimiento y análisis a la ejecución

con

Rector y Auxiliar

 

l

20

del presupuesto

seguimiento

Administrativo

 
   

Consejo

   

Directivo y

Presentación de informes de ejecución del Presupuesto al Consejo Directivo y

Comunidad

5 días

Educativa

21

comunidad Educativa

informada

Rector

   

Acto

   

Liquidación del Presupuesto de la

Administrativ

Rector y Auxiliar

1 día

22

vigencia

o

Administrativo

   

Presupuesto

Rector y Auxiliar

1 día

23

Adición del recurso del Balance

Adicionado

Administrativo

     

Auxiliar

Permane

24

Archivo de Gestión

Archivo

Administrativo

 

nte

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PROCEDIMIENTO

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7. REGISTROS DE CALIDAD

IDENTIFICACIÓN

ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN

 

CONSERVACIÓN

DISPOSICIÓN

ACCESO

FINAL

Código

Nombre

Recolección

Indización

Clasificación

Personal

Tiempo de

Método

Autorizado

Retención

N.A.

Resolución departamental de creación del FOSE

Auxiliar

Carpeta-

Cronológico

Auxiliar

20

años

Conservación

Administrativo

Reglamentos-

Administrativo

 

total

Manejo fondo de servicios educativos

Rector

N.A.

Acuerdo del

Auxiliar

Carpeta-

Cronológico

Auxiliar

20

años

Conservación

consejo

administrativo

Reglamentos-

Administrativo

 

total

Directivo

Manejo fondo de servicios educativos

Rector

adopción del

FOSE

N.A.

Resolución

Auxiliar

Carpeta-

Cronológico y

Auxiliar

20

años

Conservación

Rectoral

Administrativo

Resoluciones-

Consecutivo

Administrativo

 

total

Adopción del

Rectorales

FOSE

N.A.

Plan operativo

Auxiliar

Carpeta-

Cronológico

Auxiliar

3

años

Selección y

anual de

Administrativo

Presupuesto-Plan operativo anual de

Administrativo

 

eliminación

inversiones

inversiones

N.A.

Plan anual de caja

Auxiliar

Carpeta-Cuantas-

Cronológica y

Auxiliar

10

años

Selección y

Administrativo

Plan anual de caja

consecutivo

administrativa

 

eliminación

 

Rector

Contador

N.A.

Acuerdo

Auxiliar

Carpeta-Acuerdos-

Cronológico y

Auxiliar

20

años

Conservación

Consejo

Administrativo

Consejo Directivo

consecutivo

Administrativo

 

total

directivo

Presupuesto

vigencia fiscal

siguiente

N.A.

Acuerdo del

Auxiliar

Carpeta-Acuerdos-

Cronológico y

Auxiliar

2

años

Archivo de

consejo

Administrativo

Consejo Directivo

consecutivo

Administrativo

 

Gestión

Directivo para

adiciones y/o

traslados

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Resolución 147 del 4 de Febrero de 2011 por medio de la cual se reglamenta la creación de los fondos de servicios educativos para las instituciones educativas del departamento del Quindío

Directivas Ministeriales

9. ANEXOS

N.A.