INSTITUCIN EDUCATIVA LICEO QUINDO EVALUACION DE PERIODO DE PRUEBA O DESEMPEO DOCENTES Y DIRECTIVOS DOCENTES 1278

ELABORACIN Elaborado por:

REVISIN Revisado por:

APROBACIN Aprobado por:

Diego Fernando Gonzlez Castro Cargo: Rector

Csar Augusto Londoo Cargo: Coordinador

Diego Fernando Gonzlez Castro Cargo: Rector

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TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO ............................................................................................................ 3 2. ALCANCE ......................................................................................................... 3 3. DEFINICIONES ................................................................................................. 3 4. NORMATIVIDAD ............................................................................................... 4 5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 4 6. CONTENIDO ..................................................................................................... 5 7. REGISTROS DE CALIDAD ............................................................................... 8 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................. 8 9. ANEXOS ........................................................................................................... 8

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1. OBJETO Establecer los lineamientos internos para la rendicin de informes a la Contralora General del Quindo de acuerdo con el cronograma y condiciones previstas por esa entidad.

2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la lectura y anlisis de la resolucin expedida por la Contralora General del Quindo para rendicin de cuentas de entidades pblicas, contina con la elaboracin de los formatos y anexos, revisin y termina con el cargue en el sistema establecido por la Contralora y entrega en medio fsico del informe.

3. DEFINICIONES 3.1 CUENTA: Se entiende por cuenta la informacin que deben presentar a la Contralora General de la Repblica los respectivos responsables, sobre las actuaciones legales, tcnicas, contables, financieras y de gestin, que hayan realizado en la administracin, manejo y rendimientos de los fondos, bienes o recursos pblicos. 3.2 RENDICIN DE CUENTA: Es la accin, como deber legal y tico que tiene todo funcionario o persona de responder e informar por la administracin, manejo y rendimientos de fondos, bienes o recursos pblicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido. 3.3RESPONSABLES DE RENDIR LA CUENTA CONSOLIDADA POR ENTIDAD: El jefe de entidad, el representante legal, o quien haga sus veces en los sujetos de control de la Contralora General de la Repblica, son responsables de rendir la cuenta consolidada por entidad sobre su gestin financiera, operativa, ambiental y de resultados, la cual para su presentacin deber estar firmada por el representante legal, el jefe de entidad o quien haga sus veces de la misma, conforme a lo establecido en el Ttulo II de la presente resolucin.

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3.4 RESPONSABLES MEJORAMIENTO: DE LA PRESENTACIN

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DEL

PLAN

DE

El jefe de entidad, el representante legal, o quien haga sus veces en los sujetos de control, donde la Contralora General de la Repblica haya realizado un proceso de Auditora Gubernamental con Enfoque Integral, debern suscribir y presentar un Plan de Mejoramiento Consolidado por Entidad, con base en los resultados del respectivo proceso auditor, conforme a lo establecido en el Ttulo III, de la presente resolucin. 3.5 SIA Sistema Integral de Auditoras. 3.6 SIFPED Sistema de Informacin para la formulacin, evaluacin y seguimiento a los Planes de Desarrollo. 4. NORMATIVIDAD - Constitucin Poltica de Colombia, artculos 268 y 272. - Ley 42 de 1993, Control fiscal. - Resolucin 009 de 2009, Contralora General del Quindo.

5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIN PROCESO: GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUBPROCESO: APOYO FINANCIERO Y CONTABLE 5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Dependencias de la Institucin Educativa CLIENTE: Comunidad Educativa, Contralora General del Quindo

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5.3 RIESGOS Y CONTROLES 5.3.1 Riesgos -

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Rendir informacin exacta e inconsistente por falta de controles

5.3.2 Puntos de control Establecer un filtro de autocontrol a los formatos y anexos diligenciados antes y despus del cargue de la informacin en el sistema SIA, COVI y entrega en medio fsico

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6. CONTENIDO
No. 1 DESCRIPCIN PRODUCTOS

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RESPONSABLE TIEMPO Directivos Docentes, Auxiliar Administrativo y Contador Rector

Revisar y analizar la Resolucin expedida por la CGQ, por la cual se reglamenta la rendicin electrnica de la Resolucin cuenta; y las dems que las lleguen a modificar. El Rector, despus de la revisin de la resolucin realiza la distribucin de los formatos, segn la competencia de los responsables incluido el Contador. Y se fija un cronograma Recopilar la informacin de las diferentes fuentes e instrumentos de la Institucin Educativa Distribucin de funcionarios y responsabilidades Informacin recopilada

1 da

1 da

Estructurar y consolidar informacin para Estructura el diligenciamiento de formatos y anexos informativa Realizar el proceso de cargue de la contratacin en el COVI dispuesto por la Contralora Realizar un filtro a la informacin registrada en el COVI contra los datos registros en el formato F13 y contra la ejecucin presupuestal de Egresos y Soportes contables y contractuales. Realizar ajustes en el cargue y obtener el reporte del sistema COVI alimentado Informacin filtrada

Rector, Auxiliar Administrativo y Contador Rector, Auxiliar Administrativo y Contado Auxiliar Administrativo Rector y Contador

5 das

5 das

5 das

1 da

7 8 9

COVI ajustado y reporte obtenido Realizar un autocontrol a la informacin Formatos revisados registrada en los formatos

Auxiliar Administrativo Rector y contador Directivos Docentes y Auxiliar Administrativo Directivos Docentes Rector, Auxiliar Administrativo y Contador Auxiliar Administrativo y Contador

1 da 1 da

Elaborar los documentos y formatos establecidos como anexos

10 Consolidar la cuenta con registro y control en lista de chequeo Subir la informacin al SIA 12 Generar el reporte del cargue

Documentos, formatos y anexos Lista de chequeo Informe consolidado

Informacin registrada Reporte

1 da

2 das

11

2 das

2 horas

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13 Elaborar el oficio remisorio de entrega del informe y tomar copia para el archivo Institucional en medio fsico y magntico, incluir el reporte generado del cargue del SIA y COVI Hacer la entrega del informe a la Contralora y obtener firma de recibido Archivo de gestin

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Carpeta de informe con oficio remisorio Informe entregado Archivo

Auxiliar Administrativo

2 horas

14 15

Rector Auxiliar Administrativo

1 hora 1 da

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7. REGISTROS DE CALIDAD
IDENTIFICACIN
Cdigo N.A. Nombre Informe

ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIN
Recoleccin Indizacin Clasificacin Alfabtico

ACCESO
Personal Autorizado Auxiliar Administrativo

CONSERVACIN
Tiempo de Retencin 5 aos

DISPOSICIN FINAL
Mtodo Seleccin y eliminacin

Rector y Carpeta/Info Auxiliar rme/ Administrativo Rendicin Cuenta Contralora

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 Resolucin Contralora General del Quindo

9. ANEXOS 9.1 Planes de mejoramiento suscrito con la Contralora General del Quindo 9.3 Datos Estadsticos 9.4 Autoevaluacin Institucional