Instituto Politcnico de Leiria -2008/2009 Curso de Especializao Tecnolgica Prticas Administrativas e Relaes Pblicas

Contabilidade

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Ministrio das Finanas

Disciplina de Contabilidade Professor Antnio Lopes

Escriturao Comercial Peas Contabilsticas Para que os objectivos da contabilidade sejam atingidos a empresa deve possuir uma organizao contabilstica, em termos fsicos de instalaes e de pessoal e na concepo e elaborao do plano contabilstico. O plano consiste em definir as contas, os livros, os documentos e outros elementos necessrios escriturao. Documentos So elementos fundamentais devido ao facto de serem representativos e comprovativos de uma determinada operao (factura, recibo, etc). Existem documentos de movimento interno (folhas de frias, nota de lanamento, etc) e os de movimento externo (guias de depsito, factura, letras, recibos, notas de crdito, etc). Contas O Patrimnio da empresa est representado em contas em que os elementos patrimoniais com caractersticas semelhantes se agrupam. Antes da normalizao contabilstica havia vrios planos de contas de acordo com as caractersticas da empresa originando diversas interpretaes. Livros de acordo com o Cdigo Comercial Inventrio e balanos Dirio Razo Actas Copiador de Correspondncia O Plano de Contas O plano de contas uma sistematizao das vrias contas em classes e indica o contedo e os vrios modelos a seguir com a elaborao das demonstraes econmicas e financeiras. Mtodo de registo contabilstico O mtodo de registo das partidas dobradas ou digrfico, introduzido no sculo XV pelo Frade italiano Luca Pacioli, e utilizado ainda hoje em dia, implica que a um dbito corresponde sempre um ou vrios crditos de igual valor e vice-versa. O total dos valores debitados tem que ter sempre correspondncia com o total dos valores creditados, de forma a existir uma igualdade permanente entre os dbitos e os crditos aps o registo de cada facto patrimonial. Este princpio j foi respeitado aquando da observao do efeito dos factos patrimoniais na equao fundamental da contabilidade.

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Sistemas Contabilsticos Articulao das contas Integrao ou monismo A contabilidade Analtica est integrada na contabilidade geral. Existem 2 subsistemas: Monista puro ou radical: h uma integrao completa as contas das duas contabilidades so movimentadas por contrapartida uma das outras, escrituradas no mesmo razo e mencionadas no mesmo balancete; Monista moderado: a integrao parcial. Autonomia ou dualismo: separadas. Existem dois subsistemas: as duas contabilidades encontram-se

Duplo contabilstico: existem duas contabilidades digrficas processando-se em separado em que a concordncia entre as duas contabilidades feita por intermdio de contas de controle Contas reflectidas. Duplo misto: a contabilidade analtica desenvolve-se fora da digrafia. Sistema Clssico Os factos patrimoniais registam-se por ordem de datas no Dirio, Razo. Periodicamente elaboram-se balancetes mensais. Em Dezembro procede-se rectificao das contas, apuramento de resultados e elaborao do Balano e da D.Resultados Liquidos. Sistema no Dirio Razo Resulta pela substituio do Dirio e do razo por um nico livro Dirio Razo. Escriturao por decalque No inicio do sc. XX as operaes so registadas em simultneo no Drio e Razo. Sistema Centralizador So criados vrios Op.Diversas). Informatizao Actualmente utiliza-se a informtica existindo diversos tipos de software de gesto que permite registar operaes autonomamente em software
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Dirios

(Caixa,

bancos,

vendas,

compras,

como Salrios, Facturao, Imobilizado e posteriormente a integrao dessa informao no software Contabilidade. Tal trabalho composto por: Ordenao e classificao de documentos; Abertura de contas; Registo das operaes nos Dirios; Listagem de Dirios e balancetes mensais; Extracto de contas do razo; Declarao peridica do Iva; Trabalho de fim de exerccio. Livros Comerciais: Dirio e Razo Representao da conta Movimentao das contas Formas de representao dos factos patrimoniais Dirio
1 dbito = um crdito Data D Conta a debitar X N lanamento a Conta a creditar Y dois dbitos = dois crditos Data D Conta a debitar X Conta a debitar X1 N lanamento a Conta a creditar Y Conta a creditar Y1 um dbito = dois crditos Data D Conta a debitar X1 700 C 300 400 200 500 C 500 500 C

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N lanamento

a Conta a creditar Y Conta a creditar Y1 300 400

dois dbitos = um crdito Data Conta a debitar X Conta a debitar X1 N lanamento a Conta a creditar Y 700 D 500 200 C

O Balancete: O Balancete um quadro recapitulativo de todas as contas do razo onde consta a soma do dbito e do crdito de cada conta e os respectivos saldos (devedor ou credor). A soma dos totais dos dbitos e dos crditos tem que ser igual, coincidindo tambm com o total do dirio. Os balancetes so documentos que servem para verificar e conferir o trabalho contabilstico feito no dirio e no razo. Normalmente fazem-se balancetes mensais que so designados balancetes de verificao. No Balancete do razo geral verificam-se as igualdades D = C e Sd = Sc. A diferena entre o Balano e o Balancete que este ltimo para alm dos saldos compreende tambm os valores acumulados a dbito e a crdito. Resumindo, a escriturao comercial segue o percurso seguinte: Factos patrimoniais => Documentos => Dirio => Razo => Balancetes Balancete do Razo (exemplo) Ms: Fevereiro Co d. Contas 11 Caixa Ms Acumulado Saldo Dbit Crdi Deved Cred o to or or 200 50 200 50 150
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12 D.Ordem 21 Clientes Fornecedo 22 res Mercadori 32 as Imobiliza 42 es 51 Capital Total

1000 800 100 2500 5000 0 5460 0

500 800 700

100 0 100 250 0 500 00 538 00

500 700

500 600 2500 50000

5255 0 5460 0

525 5255 50 0 538 5315 00 53150 0

Tipos de lanamento Lanamentos de abertura/reabertura Lanamentos correntes Lanamentos de regularizao (rectificao de contas para apuramento de resultados) Lanamentos de apuramento de resultados Lanamentos de encerramento Contrato de compra e venda: noo; documentao comercial A compra e venda o contrato pelo qual um dos contraentes vendedor transmite a propriedade de um bem ou de um direito a outro contraente comprador - , mediante um preo previamente combinado. pois um contrato bilateral ou oneroso porque: o vendedor obriga-se a entregar uma coisa o comprador entrega o preo (dinheiro) da coisa O contrato de compra e venda pode revestir a natureza civil ou comercial. 1. ENCOMENDA FASES DA COMPRA E VENDA 2. ENTREGA 3. LIQUIDAO 4. PAGAMENTO Cada uma destas fases origina o preenchimento de documentos, representativos das relaes da empresa com o exterior. A maioria das empresas manda imprimir documentos prprios, obedecendo a normas legais (normalizao).
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Nesta fase o comprador comunica ao vendedor a quantidade, qualidade e 1. preo das mercadorias que deseja ENCOMENDA adquirir e combinem as condies da entrega e pagamento. A encomenda pode dar origem emisso de qualquer um dos seguintes documentos. Nota de encomenda: o documento onde o comprador especifica a qualidade e quantidade da mercadoria pretendida, bem como as condies de entrega e pagamento. Em regra, preenchido em duplicado, sendo o original para o vendedor e o duplicado para o comprador. Nota de venda: muitas vezes, a encomenda surge pelo contacto directo do representante do vendedor (caixeiro-viajante) com o comprador. A nota de venda semelhante nota de encomenda e preenchida em triplicado: o original para o comprador, o duplicado para o vendedor e o triplicado para o caixeiro-viajante. Deve ser assinada pelo caixeiro-viajante e rubricada pelo comprador. Requisio: este documento muito utilizado no comrcio por retalho e serve para o comprador levantar de imediato as mercadorias no armazm do vendedor. Ordem de compra: o documento utilizado pelo comprador para mandatar o seu comissrio da compra de mercadorias. Este documento preenche-se em duplicado, sendo o original enviado ao intermedirio (comissrio) e o duplicado entregue ao comprador. A fase da entrega aquela em que o vendedor envia as mercadorias, dando assim execuo encomenda feita pelo comprador.

2. ENTREGA

Nesta fase utilizam-se os seguintes documentos: Guia de Remessa Talo de recepo Este documento acompanha a mercadoria e serve para o comprador proceder conferncia dos artigos recebidos. A guia de remessa por vezes, tem um talo destacvel talo de recepo que devolvido pelo comprador ao vendedor aps a recepo das mercadorias.

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A guia de remessa preenchida em triplicado ou quadriplicado consoante tenha ou no talo de recepo. O original enviado ao comprador, acompanhado de uma ou duas cpias, em que uma delas, depois de rubricada, serve de talo de recepo e a outra para ser entregue ao SIVA (Servio de Administrao do IVA), caso seja feita a fiscalizao durante o transporte. O quadruplicado fica na posse do vendedor. Nesta fase, o vendedor indica comprador o montante em dvida: + Valor das mercadorias - Descontos + Despesas de compra + IVA = Total em dvida A factura o documento mais importante do contrato de compra e venda. este o comprovante oficial da compra. Neste documento, o vendedor indica ao comprador o valor:

ao

3. LIQUIDAO

das mercadorias dos descontos das despesas efectuadas por sua conta do IVA

A factura deve ser emitida at ao 5 dia til aps a realizao da operao, por isso pode ou no acompanhar a mercadoria. preenchida em duplicado, sendo o original para o comprador e a cpia para o vendedor. No caso de acompanhar a mercadoria deve ser preenchida em triplicado, enviando-se ao comprador o original e uma cpia que, aps a recepo das mercadorias, ser devolvida devidamente rubricada (neste caso normalmente no se imite guia de remessa). A reclamao e a devoluo Por vezes, o comprador ao verificar a mercadoria recebida constata que ela no est de acordo com a encomenda (apresenta defeito de fabrico, no igual amostra, no corresponde mercadoria descrita, etc) pelo que deve proceder reclamao num perodo de 8 dias. Esse prazo comea a contar a partir do momento em que o comprador recepciona as mercadorias. No caso de reclamao e/ou devoluo necessrio proceder rectificao da factura emitida. Os documentos utilizados so: Nota de dbito Nota de crdito
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Nota de dbito o documento que rectifica positivamente o valor da factura, quando o vendedor, por lapso, se esqueceu de mencionar alguma despesa por conta do comprador ou errou algum clculo. As causas mais vulgares que esto na origem da emisso das notas de dbito so: Incluso de descontos indevidos No incluso de despesas de transportes por conta do comprador Valor de embalagens de transporte que por lapso no foram debitadas Diferenas para menos nos preos ou nos clculos Tal como a nota de dbito, tambm a nota de crdito emitida pelo vendedor para rectificar o valor da factura, s que neste caso para menos. A emisso da nota de crdito pode dever-se a: No incluso na factura dos descontos acordados, ou sua incluso por valores inferiores. Devoluo de mercadorias ou embalagens que tenham sido debitadas. Diferenas para mais, nos preos ou nos clculos A fase do pagamento encerra o contrato de compra e venda e 4. PAGAMENTO consiste na entrega do comprador ao vendedor do valor em dvida. O pagamento de uma dvida pode ser: Imediato: quando se realiza em simultneo com o fornecimento do bem e/ou servio. Diferido: quando tem lugar num momento diferente do fornecimento do bem e/ou servio. O pagamento diferido origina transitoriamente um dbito a terceiros para a empresa pagadora e um crdito a terceiros para a que tem o direito de receber. O recibo o documento passado pelo vendedor que serve para dar quitao ao comprador.

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