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16/10/13

Fiches outils dtailles - Mouvement qubcois de la qualit

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valuation et suivi des fournisseurs


Introduction M thode

Connatre la performance des fournisseurs


La qualit des produits et des services est intimement lie celle des fournisseurs. Difficile par consquent de russir le virage qualit si on ne connat pas la performance de ces derniers. La qualit n'arrive pas seule et ne s'achte malheureusement pas. Il faut la btir et l'entretenir constamment. Voici donc un outil qualit proposant une approche dtaille et structure pour valuer les fournisseurs. C ette mthode permet de constater directement le rendement quotidien des fournisseurs, au moyen d'une valuation en profondeur des lments techniques (procds de fabrication, gestion des stocks, planification de la production, etc.) et des lments d'affaires (gestion financire, ressources humaines, service aprs-vente, etc.). C ette approche est particulirement intressante pour les services d'approvisionnement et d'assurance qualit, d'autant plus qu'elle constitue la base des programmes de certification et de partenariat avec les fournisseurs.

Les rsultats escompts Meilleure performance (approvisionnement et assurance qualit). Historique des relations avec les fournisseurs. Performance plus visible des fournisseurs. Moins de temps consacr aux audits qualit. Meilleure coordination des groupes en relation avec les fournisseurs. Intervention rapide en cas de non-conformit ou de dlais imprvus. Les conditions de succs Travailler avec une quipe multidisciplinaire (achats, qualit, production, etc.). laborer une stratgie d'entreprise bien dfinie. S'assurer l'engagement de la direction et des employs. Faire en sorte que le processus, les questionnaires et les rapports soient adapts la ralit de l'entreprise. Favoriser le partage des informations entre les services concerns.

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Introduction M thode

Trois indicateurs importants Les performances quotidiennes. Les demandes d'actions correctives faites aux fournisseurs. L'valuation priodique des fournisseurs d'un point de vue d'affaires et technique.

Tracer le portrait actuel


Nombre de fournisseurs. C atgories de fournisseurs (manufacturier, distributeur, entreprise de service, etc.). Volume et montant des achats annuels de biens et de services. Risque global (criticit) associ aux achats (fluctuation des cots, disponibilit, impact sur la scurit, etc.).

2 Dfinir une stratgie d'entreprise


Les performances quotidiennes C hoisir des indicateurs de performance qui cadrent avec les objectifs (critres de qualit, suivi des dlais, etc.). Pour chacun des indicateurs, dterminer les limites acceptables en fonction des catgories de fournisseurs. Dfinir un format standard pour les rapports. laborer un tableau de bord. Les demandes d'actions correctives Dfinir un formulaire standard. Fixer un dlai de rponse standard respecter par le fournisseur. Dfinir un format standard pour le rapport de suivi des actions correctives. L'valuation priodique des fournisseurs d'un point de vue d'affaires et technique Dfinir une frquence d'valuation en fonction des catgories de fournisseurs. C hoisir les thmes gnraux qui permettront d'laborer des points d'valuation stratgique (assurance qualit, planification de la production, gestion des stocks, ressources humaines, service aprs-vente, etc.). C onstruire les questionnaires standards l'aide d'une quipe multidisciplinaire. Dfinir un format standard de rapport d'valuation.

3 Crer un dossier pour chaque fournisseur


Le dossier doit contenir toutes les informations qui permettront de constituer l'historique d'affaires du fournisseur (suivi du fournisseur et des actions correctives). La figure cidessous prsente une srie d'informations pouvant se retrouver dans le dossier fournisseur.

4 Assigner un responsable
Il est conseill de n'avoir qu'un seul responsable par fournisseur. On cre ainsi un lien plus troit entre le donneur d'ordre et le fournisseur et on gre plus efficacement les chanciers d'valuation.

5 Suivre les activits


Suivi des performances quotidiennes des fournisseurs C olliger les donnes sur les indicateurs de performance en temps rel. Vrifier la conformit des rsultats avec les limites acceptables des indicateurs. Mettre jour les tableaux de bord. Suivi des non-conformits mettre une demande d'action corrective aux fournisseurs qui ne respectent pas les limites acceptables des indicateurs de performance. Faire le suivi des actions correctives.

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6 Raliser les valuations priodiques


Prparation en vue de la visite chez le fournisseur Planifier un chancier d'valuation des fournisseurs en fonction de la frquence d'valuation dfinie dans la stratgie d'entreprise. C ompiler les informations permettant d'identifier, sur une priode de temps donne, les fournisseurs performants et non performants. Revoir le dossier d'affaires du fournisseur, l'historique de ses performances quotidiennes, l'historique de sa capacit rpondre dans les dlais aux demandes d'actions correctives, la liste des commandes en cours, etc. Prciser les objectifs de l'valuation et dcider des thmes valuer. Rviser les questionnaires avec une quipe multidisciplinaire. Envoyer au fournisseur l'ordre du jour, les objectifs et les points qui seront valus. valuation chez le fournisseur Raliser l'valuation l'aide du questionnaire en notant toutes les observations pertinentes. C ette valuation doit tre faite par au moins deux personnes. Enregistrer les donnes recueillies. Analyse des donnes Runir l'quipe multidisciplinaire pour analyser les rponses aux questionnaires. tablir un consensus afin de rdiger le rapport standard d'valuation. Rapport d'valuation Transmettre le rapport standard d'valuation au fournisseur en identifiant les forces et les faiblesses observes. S'il y a lieu, faire des demandes d'actions prventives ou correctives. Suivi Effectuer, s'il y a lieu, le suivi des demandes d'actions prventives ou correctives. Promouvoir l'amlioration continue auprs des fournisseurs. La fiche Audit qualit et la norme ISO 10011 facilitent la ralisation de cette tape.

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