Manual Projetoss

Gerncia de Programas e Projetos - GPP
SPP SUPERINTENDNCIA DE PROGRAMAS E PROJETOS
Manual de Gerenciamento de Projetos do Confea
Setembro / 2010
Negcio Defesa dos interesses sociais e humanos relacionados aos empreendimentos profissionais e preservao dos preceitos ticos pactuados. Viso Ser reconhecido pela sociedade e pelo universo profissional como uma instituio colocada a servio da qualidade de vida e do bem-estar dos brasileiros, e como tal, socialmente eficaz, organizacionalmente eficiente e eticamente responsvel. Misso Atuar eficientemente e eficazmente como a instncia superior da verificao, da fiscalizao e do aperfeioamento do exerccio e das atividades profissionais orientando seus esforos de agente pblico para a defesa da cidadania e a promoo do desenvolvimento sustentvel.
_______________________________________________________________________________________ Manual de Gerenciamento de Projetos 1
CONSELHO FEDERAL DE ENGENHARIA, ARQUITETURA E AGRONOMIA

PRESIDENTE Eng. Civ. Marcos Tlio de Melo VICE- PRESIDENTE Arq. Urb. Jos Roberto Geraldine Jnior (licenciado: 28/07 a 05/11) CONSELHEIROS FEDERAIS - TITULARES Eng. Urb. Afonso Luiz Costa Lins Jnior (AM) Arq. Ana Karine Batista de Sousa (PI) Arq. Anderson Fioreti de Menezes (ES) Eng. Civ. Etelvino de Oliveira Freitas (SE) Eng. Agr. Francisco Xavier Ribeiro do vale (IES Agronomia) Eng. Mec. Gracio Paulo Pessoa Serra (PA) Eng. Civ. Idalino Serra Hortncio (GO) Tec. Mec. Jos Ccero Rocha da Silva (AL) Eng. Eletric. Jos Clemerson Santos Batista (AP) Arq. Jos Luiz Mota Menezes (PE) Arq. Urb. Jos Roberto Geraldine Jnior (IES. Arq.) (licenciado: 28/07 a 05/11) Eng. Agr. Kleber Souza dos Santos (DF) Tec. Ind. Edif. Lino Gilberto da Silva (IES TEC.) Eng. Ind. Met. Luiz Ary Romcy (CE) Tec. Meteorol. Maria Luiza Poci Pinto (RJ) Eng. Eletric. Seg. Trab. Martinho Nobre Tomaz de Souza (PB) Eng. Txtil Eletric. Modesto Ferreira dos Santos Filho (RN) Eng. Civ. Pedro Lopes de Queirs (IES Eng.) Eng. Agr. Pedro Shigueru Katayama (SP) Eng. Agr. Petrcio Correia Ferro (TO) Eng. Eletric. Roberto da Costa e Silva (BA) CONSELHEIROS FEDERAIS - SUPLENTES Eng. Civ. Sandra Maria Lopes Raposo (AM) Arq. Urb.Sandra Selma Saraiva de Alexandria (PI) Arq. Regina Cardoso Morandi (ES) Eng. Civ. Tigernaque Pergentino Santana (SE) Eng. Agr. Jos Geraldo de Vasconcelos Baracuhy (IES Agronomia) Eng. Mec. Ronaldo Martires Coelho (PA) Tec. Eletrotec. Joo Amrico Pereira (AL) Eng. Eletric. Otvio Augusto Magalhes da Fonseca (AP) Arq.Risale Neves Alemeida (PE) Arq. Urb. Jos Antonio Lanchoti (IES. Arq.) (licenciado: 28/07 a 05/11) Eng. Agr. Mauricio Dutra Garcia (DF) Tec. Ind. Edif. Anzio Aparecido Josepetti (IES TEC.) (licenciado: 28/07 a 05/11) Eng. Mec. Adler Crispim da Silveira (CE) Tc. Meteorol. Rafael Marques de Figueiredo (RJ) Eng. Eletric. Orlando Cavalcanti Gomes Filho (PB) Eng. Minas Jlio Csar de Pontes (RN) Eng. Civ. Seg. Trab. Walter Logatti Filho (IES. Eng.) Eng. Agr. Francisco Jos Burlamaqui Faraco (SP) Eng. Agr. Geraldino Gustavo de Queiroz Teixeira (TO) Eng. Eletric. Tereza Cristina Bahiense de Sousa (BA)
SUPERINTENDNCIA DE PROJETOS SPP SUPERINTENDENTE Renato dos Santos Andrade
GERNCIA DE PROGRAMAS E PROJETOS - GPP

GERENTE Tatini Brandi Ribeiro EQUIPE TCNICA Dinismary de Oliveira Loyane Mota Fernandes
Gerncia de Programas e Projetos - GPP SUMRIO Apresentao ............................................................................................................................................ 5 1 Introduo .......................................................................................................................................... 6 1.1 Conceitos Fundamentais ............................................................................................................... 9 2 Papis e Responsabilidades................................................................................................................ 9 2.1. Superintendncia de Programas e Projetos (SPP) ........................................................................ 9 2.2. Gerncia de Programas e Projetos (GPP) .................................................................................... 9 2.3. Coordenador de Projeto ............................................................................................................... 9 2.4. Gestor de Programa.................................................................................................................... 10 2.5. Comisso Permanente Associada ou Conselho Diretor ............................................................. 10 2.6. Presidente do Confea ................................................................................................................. 10 2.7. Assessoria .................................................................................................................................. 13 2.8. Resumo de Papis e Responsabilidades ..................................................................................... 13 2.9. Regras de escalonamento ........................................................................................................... 14 3 Fase de Iniciao .............................................................................................................................. 15 3.1. Viso Geral da Fase ................................................................................................................... 15 3.2. Fluxo da Fase ............................................................................................................................. 16 3.3. Descrio de Procedimentos ...................................................................................................... 20 4 Fase de Planejamento ....................................................................................................................... 21 4.1. Viso Geral da Fase ................................................................................................................... 21 4.2. Fluxo da Fase ............................................................................................................................. 22 4.3. Descrio de Procedimentos ...................................................................................................... 30 5 - Fase de Execuo, Monitoramento e Controle ................................................................................. 31 5.1. Viso geral da fase ..................................................................................................................... 31 5.2. Fluxo da Fase ............................................................................................................................. 32 5.3. Descrio de Procedimentos ...................................................................................................... 38 6 Fase de Encerramento ...................................................................................................................... 39 6.1. Viso Geral da Fase ................................................................................................................... 39 6.2. Fluxo da fase .............................................................................................................................. 40 6.3. Descrio de Procedimentos ...................................................................................................... 43 7 Orientaes sobre Processos Internos .............................................................................................. 44 7.1. Aquisio de Produtos e Sevisos.............................................................................................. 44 7.2. Realizao de Eventos ............................................................................................................... 44 7.3. Projeto de Resoluo.................................................................................................................. 44 8 Recomendaes Diversas................................................................................................................. 45 9 APNDICES.................................................................................................................................... 46 APNDICE 1 Apresentao da Reunio de Kick-off .................................................................... 49 APNDICE 2 Termo de Abertura do Projeto................................................................................. 53 APNDICE 3 Plano do Projeto ...................................................................................................... 64 APNDICE 4 Planilha Oramentria ............................................................................................. 66 APNDICE 5 Interface entre Projetos e Unidades......................................................................... 68 APNDICE 6 Apresentao do Progresso do Projeto .................................................................... 72 APNDICE 7 Apresentao de Progresso do Programa ................................................................ 77 APNDICE 8 Solicitao de Mudana .......................................................................................... 78 APNDICE 9 Smula da Reunio ................................................................................................. 85 APNDICE 10 Cronograma Eventos_partes interessadas ............................................................. 85 APNDICE 11 Relatrio de Situao do projeto trimestral ........................................................... 85 APNDICE 12 Apresentao de Resultados do Projeto ................................................................ 89 APNDICE 13 Apresentao de Resultados do Programa ............................................................ 91 APNDICE 14 Termo de Encerramento ........................................................................................ 95
Apresentao
O Confea tem realizado um conjunto de aes com a finalidade de profissionalizar sua gesto, a adoo das prticas de Planejamento Estratgico, o gerenciamento da rotina com base na metodologia de Gerenciamento pelas Diretrizes e a implantao da Gesto por Projetos, foco de ateno deste manual. H algum tempo o Confea, como diversas outras organizaes, reconheceu a importncia que os projetos tm como instrumento de mudana e aperfeioamento de sua existncia. A partir de ento, vrios esforos foram desenvolvidos no sentido de preparar a organizao para a gesto efetiva de seus projetos. O primeiro e mais significativo esforo foi reestruturao organizacional. A mudana de uma estrutura funcional para o modelo matricial formalizou a importncia que os projetos tm para o Confea. Esta nova estruturao incluiu a criao da Superintendncia de Programas e Projetos (SPP), unidade responsvel pela execuo dos projetos. Alm da estrutura, foram propostos cargos e gratificaes especficos para a valorizao do trabalho associado aos projetos. Em 2009, ocorreu uma reestruturao Organizacional, criou a GPP Gerncia de Programas e Projetos - unidade responsvel pela execuo dos projetos do Portflio, funcionando como um escritrio de Projetos. O Manual de Gerenciamento de Projetos apresentado visa nortear organizao e as equipes de projetos sobre a metodologia de gerenciamento de projetos utilizada no Confea, fornecendo os subsdios necessrios para melhor conduo dos projetos.
1 Introduo
1.1 Conceitos Fundamentais
A seguir so apresentados os conceitos fundamentais de gerenciamento de projetos segundo PMBOK (PMI, 2004). Um projeto um esforo temporrio empreendido para criar um produto, servio ou resultado exclusivo
O projeto possui as seguintes caractersticas: 1. Possui incio e fim bem definidos; 2. Visa gerar produtos e/ou servios originais para a organizao; 3. Requer coordenao e gerenciamento; 4. Pode ser organizado em fases/etapas ou por produtos; 5. Possui uma equipe de trabalho Gerenciamento de Projetos O Gerenciamento de Projetos a aplicao de conhecimentos, habilidades, ferramentas e tcnicas s atividades dos projetos a fim de atender aos seus principais requisitos. Ciclo de vida de um projeto Fases para oferecer melhor controle gerencial com ligaes adequadas com as operaes em andamento da organizao executora, assim resultando em mais eficincia e produtividade no decorrer de um projeto. Isto , gerenciar projetos de forma eficiente requer que os projetos sejam divididos em pedaos mais gerenciveis, chamados de fases. Essas so conhecidas como o ciclo de vida do projeto. Partes interessadas no projeto Stakeholders As partes interessadas no projeto so pessoas e/ou organizaes, ativamente, envolvidas no projeto cujos interesses podem ser afetados com o resultado da execuo ou do trmino do projeto. Como tambm podem influenciar os objetivos e resultados do projeto. .
Portflio Conjunto de projetos e/ou programas e outros trabalhos agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho a fim de atender aos objetivos de negcio estratgico. As organizaes gerenciam seus portflios com base em metas especficas e normalmente os diretores assumem a responsabilidade desse gerenciamento. Programas Grupo de projetos relacionados que so gerenciados de modo coordenado para a obteno de benefcio e controle que no estariam disponveis se eles fossem gerenciados individualmente. Isto , ocorre um gerenciamento centralizado e coordenado de um grupo de projetos para atingir os objetivos e benefcios estratgicos do programa. Escritrio de Projetos Unidade organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos sob seu domnio. Como tambm, supervisiona o gerenciamento de projetos, programas ou uma combinao dos dois. Um escritrio de projetos se concentra no planejamento, priorizao, execuo, monitoramento e controle coordenados dos projetos aos objetivos gerais de negcio. No caso do Confea essa unidade a GPP Gerncia de Programas e Projetos. As prticas descritas na metodologia foram adequadas realidade do Confea pela rea de projetos e, na seqncia, desdobradas em procedimentos que detalham as aes atribudas a cada parte envolvida nas diversas fases do gerenciamento dos projetos. 1.2 Metodologia Esta seo apresenta uma viso geral da metodologia de gerenciamento de projetos prevista pelo manual. A metodologia tem como base as melhores prticas de gerenciamento de projetos previstas pelo Project Management Institute (PMI) e pelo mtodo alemo ZOPP (Zielorientierte Projektplanung) -Planejamento de Projeto Orientado por Objetivos), que esto entre os padres de maior aceitao na atualidade. A metodologia prev quatro fases de gerenciamento, cujas finalidades so: Iniciao: autorizar o projeto a iniciar conforme concepo apresentada pelo coordenador e validada pelas partes interessadas; Planejamento: analisar e detalhar o melhor caminho para se alcanar os objetivos do projeto; Execuo, Monitoramento e Controle: desenvolver as aes previstas no Plano de Projeto e gerenciar seu andamento;

Encerramento: validar e divulgar os produtos, avaliar o desempenho e arquivar a documentao do projeto. As fases de gerenciamento possuem dependncias claras e so executadas na mesma seqncia independente da rea de aplicao do projeto ou mesmo do setor da organizao. Elas se ligam umas com as outras pelos resultados que produzem, conforme apresenta a Figura 1.
Figura 1: Relacionamento entre as fases do gerenciamento de projetos no Confea
A execuo de cada fase do gerenciamento gera resultados especficos que so comuns aos diversos projetos do Confea, conforme apresentado na Figura 2. Para o alcance destes resultados as equipes de projeto contam com o apoio da GPP, por meio de instrumentos, procedimentos, orientaes e assessoria nas questes relacionadas ao gerenciamento dos projetos.
Figura 2: Fases da metodologia de gerenciamento de projetos e seus resultados
2 Papis e Responsabilidades
Este captulo relaciona os principais papis envolvidos no gerenciamento dos programas e projetos no Confea e suas responsabilidades estabelecidas nas Portarias 070/2009 e 269/2009, Estrutura Organizacional e Cargo e Funo de Livre Provimento, respectivamente. 2.1. Superintendncia de Programas e Projetos (SPP) Superintendncia que abriga a Gerncia de Programas e Projetos responsvel por: Promover o processo da formulao estratgica do Sistema Confea/Crea e da Mtua, o alinhamento estratgico e o desenvolvimento dos programas e projetos com os objetivos organizacionais, o planejamento ttico das suas unidades organizacionais, e orientar a gesto com o aporte de tecnologias modernas. 2.2. Gerncia de Programas e Projetos (GPP) Funciona como um Escritrio de Projetos e responsvel por: Organizar, elaborar, coordenar, avaliar, acompanhar integrar e apoiar as aes de gerenciamento de programas e projetos oriundos do planejamento estratgico, articular parcerias que viabilizem essas atividades, disseminar a cultura de gerenciamento de Projetos e acompanhar a incorporao rotina do Sistema dos resultados dos programas e projetos. A GPP Gerncia de Programas e Projetos funciona como um Escritrio de Projetos PMO (Project Management Office), que abriga pessoas com conhecimentos de Gerenciamento de Projetos, capazes de prestarem todo o suporte necessrio aos gerentes de projeto e sua equipe.
2.3. Coordenador de Projeto O coordenador o elemento principal na conduo de um projeto. Ele a pessoa responsvel por coordenar a equipe e os diversos recursos para o alcance dos objetivos do projeto. Suas responsabilidades perante o projeto que est coordenando so: 1. Coordenar a execuo total de projeto, liderando e facilitando o desenvolvimento do trabalho das equipes sob sua responsabilidade; 2. Trabalhar integrado com o gestor de programa em atividades como planejamento, recrutamento, negociaes de relaes humanas e do trabalho; 3. Executar e controlar o cronograma de trabalho do projeto, distribuindo trabalhos, comparando e analisando resultados, solucionando distores e verificando a qualidade; e 4. Exercer outras atribuies que lhe forem delegadas pelo Superintendente. A GPP poder interceder junto SPP e indicar outro coordenador, caso o coordenador nomeado no esteja desenvolvendo o projeto de forma esperada.
2.4. Gestor de Programa O gestor de programa desenvolve um papel fundamental como elo de ligao entre as equipes de projetos e a Comisso Permanente associada ou o Conselho Diretor. Ele assegura, por um lado, que as necessidades da comisso ou do conselho sejam levadas aos projetos associados e, por outro lado, que as informaes de andamento, mudanas, problemas e riscos dos projetos cheguem at eles. Suas responsabilidades perante o programa so: 1. Implementar programas e projetos no mbito do Confea; 2. Acompanhar a execuo completa dos trabalhos que envolvem os programas e projetos sob sua responsabilidade; 3. Promover estudos de racionalizao e controle do desempenho operacional de equipes de trabalho; 4. Prestar consultoria tcnico-administrativa a pessoas, quando solicitado; e 5. Exercer outras atribuies que lhe forem delegadas pelo Superintendente.
2.5. Comisso Permanente Associada ou Conselho Diretor Todos os projetos componentes do portflio do Confea esto associados a programas, que, por sua vez, esto sob responsabilidade de uma das Comisses Permanentes ou do Conselho Diretor. Estas instncias aprovam os Termos de Abertura, os Planos de Projeto e os resultados finais dos projetos, bem como apiam a equipe na execuo do Projeto. Programas: CEEP Programa de tica e Exerccio Profissional CEAP Programa de Educao e Atribuio Profissional CONP Programa de Organizao, Normas e Procedimentos CCSS Programa de Controle e Sustentabilidade do Sistema CAIS Programa de Articulao Institucional do Sistema CD Programa do Conselho Diretor 2.6. Presidente do Confea O Presidente do Confea tem atuao nos projetos quando as decises sobre problemas, riscos e mudanas no podem ser resolvidos nas demais instncias e so levados a ele para deciso final. Alm disso, ele homologa os Termos de Abertura, Planos de Projeto e o Encerramento dos Projetos.
2.7
Assessoria
Poder ser contratada Assessoria para trabalhar nos Projetos, podendo exercer a coordenao do projeto ou apoiar o Coordenador, nesse caso, dever exercer funes de articulao junto instituies e/ou rgos, de acordo com as recomendaes do Coordenador.
2.8 Resumo de Papis e Responsabilidades Esta seo apresenta um resumo das responsabilidades atribudas em cada fase s partes envolvidas no gerenciamento dos projetos. O detalhamento de cada procedimento apresentado nos captulos referentes s fases associadas. INICIAO
Gestor do Programa Coordenador do Projeto Apia elaborao do Termo de Abertura do Projeto Elabora Termo de Abertura do Projeto Promove reunies para validar a proposta Kick-off Indica o coordenador ou Promove Seleo SPP/GPP Apia a elaborao do Termo de Abertura do Projeto Valida Termo de Abertura do Projeto Elabora Minuta de Portaria de Designao Divulga Termo de Abertura do Projeto Comisso Permanente Associada ou Conselho Diretor Presidente Aprova Termo de Abertura do Projeto Homologa Termo de Abertura do Projeto Assina Portaria de Designao Tabela 1: Responsabilidades na fase de Iniciao.

PLANEJAMENTO
Gestor do Programa Apia elaborao do Plano de Projeto Detalha Objetivos e Produtos Elabora a EAP do projeto Elabora o Dicionrio da EAP Detalha Equipe do Projeto Elabora Matriz de Responsabilidades Analisa Interfaces Coordenador do Projeto Analisa os Riscos do projeto Elabora o Cronograma Macro Elabora o Plano de Aquisies Detalha Planilha Oramentria Consolida Plano de Projeto Realiza ajustes no Plano de Projeto Apresenta Plano de Projeto SPP/GPP Comisso Permanente Associada ou Conselho Diretor Presidente Valida EAP Valida Plano de Projeto Aprova Plano de Projeto Homologa Plano de Projeto
Tabela 2: Responsabilidades na fase de Planejamento.
EXECUO, MONITORAMENTO E CONTROLE

Gestor do Programa Apresenta relatrio de progresso Comunica diretrizes Executa Plano de Projeto Produz relatrio de progresso do projeto Elabora solicitao de mudana Ajusta Plano de Projeto Toma aes necessrias Realiza reunio de acompanhamento Analisa questes em pauta Toma decises SPP/GPP Escala Questes Analisa e aprova mudana Valida ajuste no Plano do Projeto Arquiva solicitao de mudana Analisa questes em pauta Toma decises Escala questes Aprova mudana Analisa questes em pauta Presidente Toma decises Aprova mudana
Coordenador do Projeto
Comisso Permanente Associada ou Conselho Diretor
Tabela 3: Responsabilidades na fase de Execuo, Monitoramento e Controle.
ENCERRAMENTO
Prepara comprovao dos resultados do projeto Coordenador do Projeto Apresenta resultados do projeto Conclui resultados Elabora Termo de Encerramento do Projeto Valida comprovao de resultados SPP/GPP Valida Termo de Encerramento do Projeto Realiza avaliao final do projeto Exonera equipe do projeto Comunica resultados do projeto Arquiva documentao do projeto Comisso Permanente Associada ou Conselho Diretor Conselho Diretor Presidente Aprova resultados do projeto Valida avaliao final dos projetos Aprova encerramento do projeto
Tabela 4: Responsabilidades na fase de Execuo, Monitoramento e Controle.
2.9
Regras de escalonamento
As regras de escalonamento estabelecem as aladas de deciso acerca de problemas, riscos e mudanas que impactam os projetos. Para cada parte envolvida, so apresentadas as circunstncias nas quais elas devem tomar decises. Escopo do projeto
Circunstncia
Quando riscos, problemas ou mudanas impactarem o escopo,
SPP/GPP
Presidente
mas sem comprometer o oramento e/ou prazo final e/ou objetivos Aprova do projeto. Quando riscos, problemas ou mudanas impactarem o escopo e comprometer o oramento e/ou prazo final. Quando riscos, problemas ou mudanas impactarem o escopo e comprometer o Objetivo do projeto. Aprova Aprova
Tabela 5: Regras de escalonamento - Escopo.
Cronograma do projeto
Circunstncia
Quando riscos, problemas ou mudanas impactarem a
Coordenador do Projeto
SPP/GPP
entrega dos pacotes de trabalho do projeto sem comprometer Aprova no prazo final da frente de trabalho. Quando riscos, problemas ou mudanas impactarem a entrega dos pacotes de trabalho do projeto e comprometer no prazo final da frente de trabalho. Quando riscos, problemas ou mudanas impactarem no prazo final do projeto. Tabela 6: Regras de escalonamento - Cronograma. Aprova Aprova
Oramento do projeto
Coordenador SPP/GPP do Projeto
de despesa sem Aprova
Circunstncia
Quando riscos, problemas ou mudanas impactarem o oramento dos elementos comprometer o oramento final do bimestre. Quando riscos, problemas ou mudanas impactarem o oramento do bimestre do projeto, sem
Presidente
Aprova
comprometer o oramento final do projeto. Quando riscos, problemas ou mudanas impactarem o oramento final do projeto. Quando riscos, problemas ou mudanas impactarem no remanejamento de recursos financeiros entre projetos. Tabela 7: Regras de escalonamento - Oramento. Prope Aprova Aprova
3 Fase de Iniciao
3.1. Viso Geral da Fase
A Iniciao a fase onde se desenvolve um conjunto de aes para formalizar e detalhar uma necessidade com a finalidade de subsidiar a deciso de se iniciar um projeto. Nessa fase so definidos, em linhas gerais, o objetivo, o escopo, os envolvidos, as restries e premissas e as estimativas iniciais de custo e prazo. importante ressaltar que a iniciao uma fase que exige pouco investimento, mas uma fase com alto potencial de influenciar os resultados finais do projeto, uma vez que neste momento so feitas as grandes definies com relao ao objetivo, produtos e metas. Ao final da fase de iniciao espera-se que seja alcanado um entendimento comum acerca do trabalho que ser desenvolvido pelo projeto, quanto tempo e quanto oramento sero necessrios e quem ser seu coordenador. Estas informaes estaro consolidadas no Termo de Abertura do Projeto. Aps a aprovao do Termo de Abertura do Projeto, o coordenador do projeto, o gestor do programa e os membros da equipe so designados por meio de portaria e o projeto passa a ser uma iniciativa formal no Confea.
3.2.
Fluxo da Fase
A figura seguinte (Figura 3) apresenta o fluxo de procedimentos previstos na fase de Iniciao. O fluxo relaciona as aes atribudas a cada parte envolvida, as validaes, aprovaes e tomadas de deciso previstas na fase.
Figura 3: Fluxo de Procedimentos da Fase de Iniciao _______________________________________________________________________________________ Manual de Gerenciamento de Projetos
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Gerncia de Programas e Projetos - GPP Descrio de Procedimentos

Cdigo: I01 Descrio: Com a finalidade de identificar necessidades do Sistema Confea/Crea e Mtua que possam ser atendidas por projetos e levando em consideraes projetos j existentes no portflio de anos anteriores e o planejamento estratgico, a GPP deve atuar junto s unidades organizacionais, s Comisses Permanentes, ao Conselho Diretor e ao Presidente levantando problemas e oportunidades de melhoria e analisar a continuidade de projetos. Resultado Esperado: Novos projetos ou adequaes nos projetos identificadas. Cdigo: I02 Descrio: Com a finalidade de validar a proposta do projeto constante do documento do planejamento estratgico ou em projetos de anos anteriores e GPP promove reunies junto s partes interessadas, visando validao e entendimento sobre o trabalho a ser desenvolvido pelo projeto. Em se tratando de propostas aderentes estratgia do Sistema, a GPP deve acatar e validar junto alta administrao o trabalho a ser desenvolvido pelo projeto.. Resultado Esperado: Expectativas do projeto validadas junto s partes interessadas Smulas das Reunies Cdigo: I03 Descrio: A GPP deve interagir com as demais unidades organizacionais para indicar o coordenador de cada projeto componente do Portflio. A GPP analisa tambm as alternativas externas que vo desde empregados e profissionais do Sistema Confea/Crea e Mtua at outros profissionais externos ao sistema. A GPP pode ainda promover seleo interna para escolha de coordenadores de projetos, essa seleo ser divida em etapas visando contemplar os perfis adequados para as coordenaes dos projetos. Resultado Esperado: Coordenador de projeto indicado. Cdigo: I04 Descrio: GPP promove reunio com os Coordenadores de Projeto e Gestores de Programa com a seguinte pauta: - apresentao do portflio e das diretrizes estratgicas associadas a cada projeto; - orientaes sobre a elaborao dos Termos de Abertura; - apresentao do cronograma de eventos da GPP. Resultado Esperado: Elaborao dos Termos de Abertura iniciada. Nome: Promove elaborao do Termo de Abertura do Projeto Nome: Indica Coordenador promove seleo Nome: Promove reunies de Kick-off para validar a proposta do Projeto Nome: Identifica projetos do portflio anual
Responsvel: SPP
Responsvel: GPP
Responsvel: GPP
Responsvel: GPP
Cdigo: I05 Descrio:
Nome: Elabora Termo de Abertura do Projeto
Responsvel: Coordenador do Projeto O Termo de Abertura do Projeto o documento que autoriza formalmente o incio de um projeto no Confea. Ele tem como principais funes: 1. 2. 3. 4. 5. Reconhecer e autorizar formalmente a existncia do projeto; Validar a compreenso acerca do que se espera do projeto; Dimensionar os recursos e o tempo necessrios para alcanar os objetivos; Designar a equipe, o gestor e o coordenador do projeto, concedendo a este ltimo autoridade formal para utilizar recursos organizacionais nas atividades do projeto; Dar publicidade ao projeto no mbito do Sistema Confea/Crea e Mtua. O Termo de Abertura deve ser produzido em equipe, com a finalidade de gerar um documento que tenha como base as experincias e conhecimentos dos diversos envolvidos. Resultado Esperado: Termo de Abertura do Projeto (GPP_F101_Termo de Abertura do Projeto) elaborado. Cdigo: I06 Descrio: O Gestor de Programa deve apoiar os Coordenadores dos Projetos associados a seu programa principalmente no que tange ao relacionamento com a Comisso Permanente Associada ou o Conselho Diretor. O gestor deve, principalmente: Agendar reunies para apresentao e discusso do Termo de Abertura; Levar comisso ou ao conselho as dvidas e dificuldades encontradas pelo coordenador na elaborao do documento; Assegurar que as diretrizes propostas pela comisso ou pelo conselho estejam contempladas no Termo de Abertura. Resultado Esperado: Termo de Abertura do Projeto (GPP_F101_Termo de Abertura do Projeto) elaborado segundo as diretrizes da Comisso Permanente Associada ou do Conselho Diretor. Cdigo: I07 Descrio: A GPP valida os Termos de Abertura elaborados pelas equipes, avaliando o aspecto metodolgico e a aderncia do contedo s diretrizes estratgicas. So verificados a coerncia nas informaes do documento, o correto preenchimento dos campos e a observncia das diretrizes propostas. A SPP interage com os coordenadores at que os Termos de Abertura sejam validados. Resultado Esperado: Termos de Abertura validados pela GPP. Nome: Valida Termo de Abertura do Projeto Nome: Apia elaborao do Termo de Abertura do Projeto
Responsvel: Gestor do Programa
Responsvel: GPP

Cdigo: I08 Descrio: A Comisso Permanente Associada ou o Conselho Diretor a instncia aprovadora das aes dos projetos. O Gestor de Programa responsvel por acompanhar o andamento dos projetos de seu programa e assegurar que as diretrizes da comisso ou do conselho estejam contempladas no planejamento dos projetos. Resultado Esperado: Termo de Abertura aprovado pela Comisso Permanente Associada ou Conselho Diretor. Nome: Aprova Termo de Abertura do Projeto
Responsvel: Comisso Permanente Associada ou Conselho Diretor
Cdigo: I09 Descrio:
Nome: Solicita Elaborao de Portaria de Designao
Responsvel: GPP Aps aprovao do Termo de Abertura do Projeto pela Comisso Permanente Associada ou pelo Conselho Diretor, a SPP solicita SAF/Gesto de Pessoas a elaborao da portaria que designa o Coordenador, o Gestor e os membros da equipe do projeto e anexa o Termo de Abertura aprovado. Na seqncia a portaria encaminhada para homologao e assinatura pelo Presidente. Caso o projeto passe por alteraes a pedido do presidente, a GPP deve validar a incorporao das alteraes solicitadas por parte do coordenador e, na seqncia, encaminhar SAF/Gesto de Pessoas para ajustar a portaria e encaminhar para assinatura pelo Presidente. A SAF/Gesto de Pessoas encaminha cpia da Portaria de designao para GPP para controle e arquivo. OBS: A confeco de portarias de designao pode ocorrer em outras fases do Projeto. Resultado Esperado: Portarias elaboradas e encaminhadas ao Presidente. Cdigo: I10 Descrio: Aps a aprovao do Termo de Abertura pela Comisso Permanente Associada ou pelo Conselho Diretor, o Presidente do Confea assina e homologa o documento. O termo pode ser levado para aprovao pelo presidente por uma das duas formas: No momento da recomposio do portflio e reaprovao dos projetos feita uma rodada conjunta onde cada coordenador apresenta o Termo de Abertura de seu projeto; O Termo de Abertura encaminhado como anexo minuta de portaria de designao da equipe. Resultado Esperado: Termo de Abertura homologado e assinado pelo Presidente. Nome: Homologa Termo de Abertura do Projeto
Responsvel: Presidente
Cdigo: I11 Descrio:
Nome: Assina Portaria de Designao
Responsvel: Presidente Presidente confirma indicaes de coordenadores e membros e assina a portaria de designao. O Termo de Abertura do Projeto, documento anexo portaria, tambm assinado pelo Presidente. Essa assinatura do Termo de Abertura pela alta administrao do Confea de fundamental importncia para o bom andamento do projeto. Ela representa a concordncia da organizao com a abordagem de trabalho proposta pelo coordenador e demais envolvidos. Resultado Esperado: Coordenador, Gestor e membros da equipe designados. Cdigo: I12 Descrio: Com o Termo de Abertura aprovado e assinado, a GPP arquiva cpia assinada do documento e o divulga para as partes interessadas. de extrema importncia que a organizao tome conhecimento do trabalho a ser realizado pelos projetos, desta forma, recomendvel que cada superintendncia receba cpia do documento para conhecimento. Resultado Esperado: Termo de Abertura arquivado e divulgado. Cdigo: I13 Descrio: Aps o Termo de Abertura aprovado e assinado o coordenador do projeto deve inseri-lo na rvore hiperblica e/ou no software de Gerenciamento de Projetos. Resultado Esperado: Termo de Abertura inserido na rvore e/ou software de GP. Nome: Insere o TAP na rvore hiperblica e/ou software de gerenciamento de Projetos Nome: Divulga Termo de Abertura do Projeto
Responsvel: GPP
Responsvel: Coordenador do projeto
4 Fase de Planejamento
A fase de planejamento fundamental para o sucesso do projeto. Este o momento em que a equipe deve analisar o melhor conjunto de alternativas para alcanar os objetivos propostos e detalhar as aes previstas, as datas associadas, os recursos necessrios, as responsabilidades, os riscos e as interfaces com outros projetos. O planejamento bem realizado torna a execuo do projeto mais previsvel e com menor ocorrncia de problemas e conflitos. Para isso, fundamental o envolvimento dos membros da equipe nesta fase, o que aumenta a preciso das estimativas e gera maior comprometimento para a realizao do trabalho. Os resultados das anlises e levantamentos realizados so compilados no Plano de Projeto. O plano o instrumento que detalha a estratgia da equipe, e deve ser apresentado para os principais envolvidos, de forma que todos tenham a mesma expectativa com relao sua execuo. Ele o guia para a execuo das fases seguintes, e base de referncia para anlise do desempenho do projeto.
4.2.
Fluxo da Fase
A figura seguinte (Figura 4) apresenta o fluxo de procedimentos previstos na fase de Planejamento. O fluxo relaciona as aes atribudas a cada parte envolvida, as validaes, aprovaes e tomadas de deciso previstas na fase.
Figura 4: Fluxo de Procedimentos da Fase de Planejamento
_______________________________________________________________________________________ Manual de Gerenciamento de Projetos
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4.3.
Descrio de Procedimentos
Nome: Detalha Objetivos
Cdigo: P01 Descrio:
Responsvel: Coordenador do Projeto O processo de detalhamento do trabalho previsto no Plano do Projeto pode levar a uma necessidade de ajustes nos objetivos, principalmente nos objetivos especficos, metas e datas associadas. Apesar de estas informaes terem sido aprovadas no Termo de Abertura do Projeto, no momento da elaborao do Plano do Projeto, o coordenador deve, se necessrio, ajustar as informaes associadas aos objetivos para contemplar a alternativa mais adequada para o projeto. Uma vez que o projeto na fase de planejamento est bem mais detalhado, natural que surjam necessidades de ajustes desse tipo. Os ajustes de objetivos devem ser validados, assim que possvel, pela GPP, e ao final do planejamento aprovados pelo Presidente. Resultado Esperado: Objetivos do Projeto detalhados. Cdigo: P02 Descrio: O processo de detalhamento dos Objetivos do Projeto pode levar a uma necessidade de ajustes nos produtos. Os ajustes de produtos devem ser validados, assim que possvel, pela GPP, e ao final do planejamento aprovados pelo Presidente. Os produtos devem ser detalhados com seu escopo e critrios de aceitao. Resultado Esperado: Produtos do Projeto detalhados. Cdigo: P03 Descrio: Com base no Termo de Abertura desenvolvido anteriormente, o coordenador do projeto dever desenvolver a EAP (Estrutura Analtica do Projeto). Esse instrumento de trabalho uma representao grfica detalhada de todo e somente o trabalho necessrio para atingir os objetivos do projeto. A EAP pode ser desenvolvida com o apoio de softwares como MS Visio, WBS Chart Pro ou mesmo com a ferramenta de organograma do MS Word. Mais importante do que a ferramenta, entretanto, o envolvimento da equipe na sua elaborao! Passos para o desenvolvimento de uma EAP: 1) 2) 3) 4) 5) Identificar os principais produtos ou frentes de trabalho do projeto (incluindo o gerenciamento do projeto). As frentes de trabalho muitas vezes esto associadas aos objetivos especficos; Analisar se os produtos podem ser decompostos em componentes menores e mais gerenciveis; Decidir se as estimativas de custo e durao, alocao de recursos e atribuio de responsabilidades podem ser adequadamente estabelecidas neste nvel de detalhe; Identificar resultados verificveis para cada pacote de trabalho; Refinar a EAP at que o detalhamento do escopo possa ser considerado completo; Nome: Elabora a EAP do Projeto Nome: Detalha os Produtos
Responsvel: Coordenador do Projeto
Lembrando que cada pacote de trabalho (ltimo nvel) composto por: Um cdigo de identificao nico e hierrquico; Uma entrega especfica e verificvel; Descrio do trabalho e da entrega associada; Recursos necessrios. Observaes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Toda EAP deve ser completa, ou seja, contemplar todas as aes necessrias para se alcanar o objetivo do projeto. Lembrando que COMPLETO diferente de DETALHADO; A maioria das EAPs possui de 3 a 5 nveis; 2. Nvel (Frentes de Trabalho) da EAP deve ser 7+-2 visto que o limite da capacidade gerencial humana; As frentes de trabalho da EAP no precisam ter o mesmo nmero de nveis (simetria); A durao dos pacotes de trabalho no deve ser muito maior do que 1 ms, que o ciclo de acompanhamento previsto no Confea; Modelos de estrutura analtica do projeto ou estruturas utilizadas em projetos similares podem ser utilizadas como base para elaborao de uma nova EAP; Utilize substantivos para nomear cada elemento da EAP; Envolva a equipe na elaborao da EAP, o que gera um planejamento mais preciso e maior comprometimento. Resultado Esperado: EAP elaborada. Cdigo: P04 Descrio: Uma vez que a EAP a base para o desenvolvimento dos demais elementos do Plano do Projeto, ela validada pela SPP antes da concluso do Plano. A GPP analisa a EAP verificando sua clareza, adequao metodolgica e completude. Em seguida, se rene com o coordenador e faz a validao conjunta. Caso necessrio, o coordenador realiza os ajustes e envia novamente para validao da GPP. Resultado Esperado: EAP validada. Cdigo: P05 Descrio: O dicionrio da EAP um elemento fundamental para a compreenso do trabalho e das entregas associadas. O coordenador deve descrever cada pacote de trabalho e sua entrega associada. Quando for necessrio algum tipo de detalhamento tcnico especfico, os instrumentos associados devem ser anexados ao Plano de Projeto. Ex.: projetos arquitetnicos ou de engenharia, modelos de dados, diagramas de caso de uso, etc. Observao: Como entrega (deliverable) deve ser entendido qualquer produto ou resultado verificvel gerado pela execuo dos pacotes de trabalho. Resultado Esperado: Dicionrio da EAP elaborado. Nome: Elabora o Dicionrio da EAP Nome: Valida EAP
Responsvel: GPP

Cdigo: P06 Descrio: O coordenador do projeto deve preencher o diretrio com todas as informaes sobre os membros da equipe. Os percentuais de dedicao ao projeto devem ser acordados com as reas funcionais onde os colaboradores esto lotados. Ateno: Considerar os percentuais de dedicao da equipe quando da montagem do cronograma. Resultado Esperado: Equipe do Projeto detalhada. Cdigo: P07 Descrio: O coordenador do projeto deve preencher o diretrio com todas as informaes sobre as partes interessadas e incluir a estratgia que ser adotada para lidar com as oportunidades e desafios apresentados. Ateno: A estratgia indica uma ao que dever ser feita. Resultado Esperado: Tratamento definido para as partes interessadas. Cdigo: P08 Descrio: A matriz de responsabilidades associa os envolvidos no projeto e os pacotes de trabalho previstos na EAP. Para cada envolvido deve ser informado o tipo de interao (quando ela existir) que ele possui com o trabalho associado, conforme especificado a seguir: Aprovador (A): Parte que aprova o trabalho realizado. No deve ser a mesma parte que executa (E); Responsvel (R): Parte responsvel pelo desenvolvimento do trabalho. Cada pacote de trabalho deve ter apenas 1 (um) responsvel, que quem responde pela realizao do trabalho conforme acordado; Executor (E): Parte executora do trabalho e responsvel por informar seu andamento ao Responsvel; Participante (P): Parte envolvida no desenvolvimento do trabalho. Observaes: 1. 2. 3. Uma parte envolvida pode ter mais de uma interao com um determinado trabalho. Ex.: (R/E); Todo trabalho deve ter um Responsvel (R) e um Executor (E); fundamental que todas as partes envolvidas tomem conhecimento e estejam de acordo com sua participao conforme previsto na matriz de responsabilidades Resultado Esperado: Matriz de Responsabilidades definida. Matriz de Responsabilidades elaborada. Cdigo: P09 Descrio: A anlise das interfaces existentes entre os projetos e entre as unidades administrativas tem como objetivos evitar retrabalhos e maximizar a alocao dos recursos por meio da identificao de aes ou recursos comuns entre os Nome: Analisa Interfaces Nome: Elabora Matriz de Responsabilidades Nome: Detalha Parte Interessada do Projeto Nome: Detalha Equipe do Projeto

projetos. O coordenador do projeto deve identificar, dentre os projetos em execuo no Sistema Confea/Crea e Mtua, e as interfaces existentes com o seu projeto. A interface entre as unidades administrativas deve ser articulada para entrega dos pacotes de trabalho nas datas previstas. Aps a identificao, deve ser desenvolvida uma estratgia conjunta pelos projetos e unidades para obter o melhor resultado a partir da interface. Resultado Esperado: Interfaces entre os projetos e entre unidades identificadas.
Cdigo: P10 Descrio:
Nome: Analisa os riscos do projeto
Responsvel: Coordenador do Projeto Um risco qualquer evento incerto que, se vier a ocorrer, tem impacto no projeto. A anlise dos riscos tem como principal finalidade detectar possveis problemas associados execuo do projeto e trat-los previamente. Toda a documentao do projeto deve ser analisada em busca de riscos, especialmente a EAP, as premissas e as restries. Este trabalho deve ser feito envolvendo toda a equipe e est dividido em duas fases: Fase 1 Identificao dos Riscos: Momento em que se analisa a documentao e so levantados os riscos. Cada risco deve ser associado a sua fonte geradora, que geralmente um pacote de trabalho da EAP, uma premissa ou uma restrio. Em seguida o risco deve ser numerado sequencialmente para ser referenciado na fase 2. Fase 2 Anlise e Tratamento dos Riscos: Nesta fase a criticidade de cada risco analisada. A criticidade o cruzamento entre a probabilidade de ocorrncia do risco e seu impacto no projeto, e deve ser descrita conforme a matriz de Probabilidade X Impacto contida no Plano do Projeto. Para os riscos de maior criticidade devem ser propostas aes seguindo a uma das estratgias: Mitigar (M): Desenvolver aes visando minimizar a probabilidade da ocorrncia do risco ou de seu impacto no projeto com o objetivo de tornar o risco aceitvel; Evitar (E): Mudar o plano do projeto eliminando a condio que estava expondo o projeto ao risco. uma estratgia utilizada para riscos de alta criticidade, quando no se deseja sequer correr o risco; Transferir (T): Repassar as conseqncias do risco bem como a responsabilidade de resposta para quem est mais bem preparado para lidar com o mesmo; Aceitar (A): Indicada nas situaes em que a criticidade do risco mdia ou baixa, ou quando no possvel ou no haja interesse em implementar uma ao especfica. Planos de contingncia podem ser aplicveis. Mais importante do que a estratgia, entretanto, a ao traada para abordar o risco. Para cada ao deve ser designado um responsvel e uma data limite para sua execuo. Observaes: 1. 2. Devem ser relacionados todos os riscos cuja criticidade (probabilidade X impacto) seja relevante e desconsiderar aqueles cuja probabilidade ou o impacto sejam insignificantes; As aes propostas para abordagem dos riscos devem ser realistas e acordadas entre as partes envolvidas;

3. Os trs elementos bsicos para identificao de riscos so: a. b. c. Estrutura Analtica do Projeto (EAP): Relaciona todo o trabalho a ser desenvolvido no projeto, consequentemente a principal fonte de riscos; Premissas: So suposies consideradas verdadeiras no planejamento. A toda premissa existe um risco associado, e quando sua criticidade for relevante, ele deve ser tratado pelo projeto; Restries: So fatos concretos que limitam as opes da equipe. A possibilidade de no atendimento s restries deve ser tratada pelo projeto quando sua criticidade for relevante. Resultado Esperado: Riscos identificados, analisados e tratados. Cdigo: P11 Descrio: A partir da EAP desenvolvida deve ser elaborado o cronograma macro do projeto. Esse cronograma detalha, para cada pacote de trabalho, as datas de incio e fim, o peso e os predecessores. As datas de incio e fim dos pacotes devem ser determinadas a partir de uma estimativa de durao que deve envolver pessoas com experincia no trabalho associado. Devem ser considerados tambm os percentuais de dedicao dos envolvidos no trabalho, para ser realista. O peso deve ser distribudo apenas entre os pacotes de trabalho e deve totalizar 100 pontos. Esta distribuio deve levar em considerao o esforo associado ao desenvolvimento de cada pacote. O predecessor de um pacote de trabalho o pacote que precisa ser realizado antes de sua execuo. Essa informao de extrema importncia para o clculo e reprogramao do cronograma do projeto. Observaes: 1. 2. 3. A distribuio de pesos entre os pacotes de trabalho tem como finalidade permitir uma avaliao ponderada de sua concluso; A durao dos pacotes de trabalho no deve ser muito superior a 30 dias, que o ciclo de acompanhamento dos projetos do Confea. Pacotes com durao superior a 90 dias devem ser desdobrados em elementos menores. O coordenador do Projeto deve envolver a equipe e criar o comprometimento necessrio para cumprimento do cronograma. Resultado Esperado: Cronograma Macro elaborado. Cdigo: P12 Descrio: O Plano de Aquisies lista, de forma sucinta, todos os produtos ou servios que precisaro ser adquiridos e os recursos humanos que devero ser contratados pelo projeto. Ele um insumo fundamental para a elaborao da planilha oramentria, cujos maiores montantes despendidos geralmente esto associados a aquisies. Observaes: 1. 2. No devem ser includos neste plano os itens j adquiridos, mesmo que existam contratos com parcelas por vencer; Os coordenadores devem articular com as unidades envolvidas para efetivar s aquisies, que podem ser: - Contratao de consultor ou empresa de consultoria - SAF; - Contratao de material / Equipamento /Software - SAF _______________________________________________________________________________________ Manual de Gerenciamento de Projetos 27 Nome: Elabora Plano de Aquisies Nome: Elabora o Cronograma Macro

- Contratao de palestrante - SAF; - Contratao de Treinamento - SAF; - Realizao de Eventos GRI - Contratao de Coffee-break SAF/GIE; - Aquisio de livros - SAF; - Publicao de livros e peridicos ACOM, Dentre outras. 3. Os processos de Aquisio precisam ser estabelecidos e organizados com a antecedncia devida, antes de lanar as datas no cronograma do projetos, preciso articular com as unidades responsveis. Resultado Esperado: Plano de Aquisies elaborado. Cdigo: P13 Descrio: Com o planejamento do projeto detalhado, o coordenador deve desdobrar o oramento do projeto em termos dos elementos de despesa (previstos na planilha da Gerncia Financeira) e da distribuio temporal dos custos previstos. Para cada valor associado a um elemento de despesa e um perodo deve ser registrada uma memria de clculo relacionando os itens e suas quantidades previstos. Cada Projeto possui seu centro de custos e itens de despesas especficos. A elaborao do oramento e encaminhamento unidade responsvel (GOC), bem como a aprovao do Plenrio ocorrem no exerccio anterior. O coordenador do Projeto responsvel por gerenciar o oramento do projeto. Para transferncia de recursos do mesma conta, basta encaminhar um e-mail para GOC. Caso o recurso esteja em conta diferente, preciso encaminhar um memorando GOC que ir submeter aprovao da CCSS Comisso de Controle e Sustentabilidade do Sistema e ao Plenrio do Confea. Resultado Esperado: Planilha Oramentria detalhada. Cdigo: P14 Descrio: O Gestor de Programa deve apoiar os Coordenadores dos Projetos associados a seu programa na elaborao do Plano de Projeto, principalmente no que tange ao relacionamento com a Comisso Permanente Associada ou o Conselho Diretor. O gestor deve, principalmente: Agendar reunies para apresentao e discusso do Plano de Projeto; Levar comisso ou ao conselho as dvidas e dificuldades encontradas pelo coordenador na elaborao do documento; Assegurar que as diretrizes propostas pela comisso ou pelo conselho estejam contempladas no Plano de Projeto. Resultado Esperado: Plano de Projeto (GPP_F201_Plano_de_Projeto.doc) elaborado segundo as diretrizes da Comisso Permanente Associada ou do Conselho Diretor. Nome: Apia elaborao do Plano de Projeto Nome: Detalha Planilha Oramentria

Cdigo: P15 Descrio: Aps a elaborao dos diversos elementos componentes do Plano do Projeto, o coordenador deve consolidar e revisar todos os itens, garantindo que os ajustes que tiverem sido feitos no decorrer da elaborao tenham sido refletidos em todos os elementos do plano. No decorrer da elaborao do plano e aps sua consolidao fundamental que o coordenador submeta o documento, com apoio do Gestor do Programa, Comisso Permanente Associada ou ao Conselho Diretor para apreciao. Ao final da consolidao, o coordenador deve enviar o documento para validao pela GPP. Observao: A equipe do projeto deve ser envolvida na consolidao do plano. Resultado Esperado: Plano do Projeto (GPP_F201_Plano_de_Projeto.doc) consolidado e enviado GPP. Cdigo: P16 Descrio: A GPP analisa o Plano do Projeto validando os aspectos metodolgico, oramentrio e de aderncia s diretrizes estratgicas. Caso seja necessrio, a GPP se rene com o coordenador para receber esclarecimentos e/ou solicitar ajustes. Resultado Esperado: Plano do Projeto validado pela GPP. Cdigo: P17 Descrio: Caso seja solicitado pela GPP, pela Comisso Permanente Associada ou Conselho Diretor, ou pelo Presidente, o coordenador deve realizar ajustes no Plano de Projeto e resubmet-lo para anlise da GPP. O plano no resubmetido Comisso Permanente Associada ou Conselho Diretor ou ao Presidente, ficando a GPP responsvel por aprovar os ajustes por eles solicitados. Resultado Esperado: Plano de Projeto ajustado. Cdigo: P18 Descrio: Aps validar o plano, a GPP solicita ao Gestor do Programa que o Plano de Projeto seja aprovado pela Comisso Permanente Associada ou pelo Conselho Diretor. Aps a aprovao, o gestor assina o plano e encaminha GPP. Resultado Esperado: Plano de Projeto aprovado pela Comisso Permanente Associada ou Conselho Diretor. Nome: Aprova Plano de Projeto Nome: Realiza ajustes no Plano de Projeto Nome: Valida o Plano de Projeto Nome: Consolida Plano de Projeto
Responsvel: GPP
Cdigo: P19
Nome: Apresenta Plano de Projeto

Responsvel: Coordenador do Projeto Descrio: fundamental para o bom andamento dos projetos que a estratgia proposta pela equipe - descrita no Plano de Projeto - seja comunicada e conhecida na instituio. Para isso, o plano deve ser apresentado, segundo as orientaes e padres estabelecidos pela GPP. Resultado Esperado: Plano de Projeto apresentado. Cdigo: P20 Descrio: Aps o trmite devido, o Plano de Projeto deve ser submetido para homologao e assinatura pelo Presidente do Confea. Resultado Esperado: Plano de Projeto homologado e assinado pelo Presidente. Cdigo: P21 Descrio: Aps o Plano de Projeto estar aprovado e assinado o coordenador do projeto deve inseri-lo na rvore hiperblica e/ou no software de Gerenciamento de Projetos. Resultado Esperado: Plano de Projeto inserido na rvore e/ou software de GP. Nome: Insere na rvore hiperblica e/ou software de gerenciamento de Projetos Nome: Homologa Plano de Projeto
Responsvel: Coordenador do projeto
5 - Fase de Execuo, Monitoramento e Controle

5.1. Viso geral da fase
A maior parte do oramento previsto gasto na fase de execuo. A fase envolve a coordenao das pessoas e recursos para a realizao das atividades previstas no Plano do Projeto. O coordenador deve assegurar que o projeto esteja suprido de todas as condies necessrias para sua realizao conforme estabelecido no plano. O Monitoramento do projeto compara constantemente os resultados desenvolvidos com o que foi previsto no plano. Este monitoramento contnuo permite que a equipe tenha uma viso clara do desempenho do projeto e aponta as aes que exigem ateno adicional. No caso de desvios significativos, o Controle consiste em promover os ajustes necessrios na conduo do projeto, o que muitas vezes implicar em revises no plano. As revises obedecem ao processo de gesto de mudanas estabelecido neste manual. O Monitoramento e Controle dos projetos no Confea capitaneado pela SPP. A Superintendncia convoca as reunies de acompanhamento, coordena o processo de gesto de mudanas e direciona as tomadas de deciso acerca de problemas e riscos encontrados.
5.2.
Fluxo da Fase
A figura seguinte (Figura 5) apresenta o fluxo de procedimentos previstos na fase de Execuo, Monitoramento e Controle. O fluxo relaciona as aes atribudas a cada parte envolvida, as validaes, aprovaes e tomadas de deciso previstas na fase.
Figura 6: Fluxo de Procedimentos da Fase de Execuo, Monitoramento e Controle _______________________________________________________________________________________ Manual de Gerenciamento de Projetos
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5.3.
Nome: Executa Plano de Projeto
Cdigo: X01 Descrio:
Responsvel: Coordenador do Projeto O coordenador a pessoa responsvel pela execuo das aes conforme previsto no Plano de Projeto. Durante a execuo ele deve assegurar que a equipe possui todas as condies necessrias para desenvolver seu trabalho, e se antecipar na resoluo de problemas e no levantamento de riscos em potencial. Resultado Esperado: Trabalho realizado conforme previsto no Plano de Projeto. Cdigo: X02 Descrio: O coordenador deve informar o andamento do projeto periodicamente para a GPP conforme calendrio de acompanhamento previsto pela superintendncia. Alm disso, Para isso, ele deve utilizar o instrumento GPP_A02_Relatorio_de_Progresso.ppt para apresentao ou GPP_F301_Relatorio_de_Progresso.doc quando o progresso no for apresentado. O relatrio dividido em quatro partes, conforme apresentado a seguir: Parte 1: Situao das frentes de trabalho O relatrio deve apresentar inicialmente a situao de cada frente de trabalho conforme a seguinte conveno: Concluda Em andamento No iniciada Para cada forma associada s frentes de trabalho deve ser associada uma cor, indicativa de seu status, sendo: Verde: Conforme planejado; Amarelo: Ponto de ateno: algum pacote de trabalho apresenta risco de atraso; Vermelho: Atrasado: algum pacote de trabalho est atrasado. Nome: Produz relatrio de progresso do projeto
Parte 2: Progresso do projeto Esta parte apresenta o andamento do trabalho associado ao perodo corrente e os indicadores de desempenho fsico e financeiro. O andamento do trabalho informado em uma tabela, onde o trabalho previsto para ser concludo no perodo relacionado na primeira coluna. Na segunda coluna o andamento do trabalho informado, e ele dividido entre as sees Concludo e No concludo. A terceira e ltima coluna relaciona os trabalhos previstos para concluso no perodo seguinte. Os indicadores so calculados da seguinte forma: ndice de Desempenho de Escopo (IDE): calculado a partir da soma dos pesos dos pacotes concludos dividida pela soma dos pesos dos pacotes planejados para concluir at a data atual; ndice de Desempenho de Custos (IDC): calculado a partir da soma dos valores gastos dividido pela soma dos valores previstos at a data atual. Parte 3: Principais problemas e riscos Esta parte relaciona os problemas atualmente enfrentados pelo projeto e os riscos associados ao trabalho previsto para o prximo perodo. Para cada problema ou risco deve ser traada uma ao, que deve ter um responsvel e uma data limite para execuo. _______________________________________________________________________________________ Manual de Gerenciamento de Projetos 33

Parte 4: Observaes Na ltima parte devem ser relacionadas observaes relevantes sobre o projeto no perodo atual. Observaes: 1. A interpretao dos indicadores feita da seguinte forma: a. b. c. d. e. f. 2. 3. IDE < 1.0: indica que o projeto realizou menos do que o previsto at a data; IDE = 1.0: indica que o projeto realizou tudo o que tinha previsto at a data; IDE > 1.0: indica que o projeto realizou mais do que o previsto at a data; IDC < 1.0: indica que o projeto gastou menos do que o previsto at a data; IDC = 1.0: indica que o projeto gastou tudo o que tinha previsto at a data; IDC > 1.0: indica que o projeto gastou mais do que o previsto at a data.
Caso o coordenador no consiga traar uma ao para resolver o problema ou abordar o risco, ele deve recorrer ao apoio da SPP/GPP que iro intervir conforme necessidade; O relatrio deve ser enviado em meio eletrnico para a GPP e inserido na rvore hiperblica e/ou software de GP.
Resultado Esperado: Relatrio de progresso do projeto (GPP_A02_Relatorio_de_Progresso.ppt ou SPP_F301_Relatorio_de_Progresso.doc) elaborado e inserido na rvore hiperblica e/ou software de GP. Cdigo: X03 Descrio: Quando houver alguma necessidade de mudana ou reviso do planejamento do projeto o coordenador deve elaborar a solicitao e encaminh-la para anlise da GPP. Resultado Esperado: Solicitao de mudana (GPP_F303_Solicitacao_de_Mudanca.doc) elaborada e encaminhada GPP. Cdigo: X04 Descrio: A GPP convoca, mensalmente, uma reunio com cada equipe de projeto para analisar e tomar decises acerca do andamento do projeto e eventuais solicitaes de mudana ou de alguma providncia necessria. Resultado Esperado: Reunies de acompanhamento com as equipes realizadas e providncias necessrias adotadas. Cdigo: X05 Descrio: Seja nas reunies de acompanhamento ou quando acionada pelos coordenadores, a GPP analisa solicitaes de mudana, problemas e riscos provenientes dos projetos. De acordo com as Regras de Escalonamento previstas na seo 3.7 deste manual, a superintendncia delibera sobre as questes ou as encaminha para a Comisso Permanente Associada ou Conselho Diretor ou para o Presidente. Resultado Esperado: Decises triadas. Nome: Analisa questes em pauta Nome: Realiza reunio de acompanhamento Nome: Elabora solicitao de mudana
Responsvel: GPP
Responsvel: GPP
Cdigo: X06 Descrio:
Nome: Toma decises
Responsvel: GPP Caso as questes analisadas pela GPP estejam na sua alada decisria, ela toma as devidas decises e acompanha sua implementao pelas equipes. Resultado Esperado: Decises tomadas. Cdigo: X07 Descrio: Caso as questes ultrapassem sua alada, a GPP deve encaminh-las para a instncia decisria competente. Quando se tratar de Comisso Permanente ou Conselho Diretor, a GPP solicita ao gestor o encaminhamento da questo. Quando se tratar do Presidente, a superintendncia solicita agenda. Resultado Esperado: Questes escaladas. Cdigo: X08 Descrio: Quando a questo se trata de uma mudana da alada da GPP, ela deve analisar a solicitao e ponderar acerca dos impactos decorrentes informados pelo coordenador. Uma vez que a GPP est em contato com todos os projetos do portflio, ela deve analisar se h algum impacto adicional no detectado pelo coordenador e sua equipe. Resultado Esperado: Solicitao de mudana analisada e deliberada. Cdigo: X09 Descrio: Aps a tomada de deciso acerca de questes do projeto, o coordenador toma as aes propostas. Resultado Esperado: Aes decididas implementadas. Cdigo: X10 Descrio: A aprovao de uma mudana implica em alguma alterao de rumo no projeto, o que deve estar refletido no Plano de Projeto. O coordenador deve efetuar os ajustes necessrios e enviar o plano para validao pela GPP. Sempre que o plano passar por alteraes, o histrico de revises deve ser atualizado. Toda alterao deve gerar uma nova verso, que deve ser numerada segundo o seguinte padro: Nome: Ajusta Plano de Projeto Nome: Toma aes necessrias Nome: Analisa mudana Nome: Escala questes
Responsvel: GPP
Responsvel: GPP
Responsvel: Coordenador de Projeto
V1. 1. 3
- Alteraes ortogrficas. - No altera o contedo do documento.
- Altera o contedo do documento. - No altera a base do documento com relao a Principais Produtos, Marcos e Custos. - Altera o contedo do documento com relao os itens de base: Principais Produtos, Marcos e Custos.
Ateno: Ao ajustar o plano, necessrio fazer uma anlise geral do documento, pois a mudana em uma seo pode impactar em outras sees. Resultado Esperado: Plano de Projeto Ajustado. Cdigo: X11 Descrio: A GPP recebe o plano e analisa se os ajustes efetuados esto de acordo com a mudana autorizada. Caso afirmativo, deve aprovar a nova verso do plano, que passa a ser a referncia para a execuo do trabalho. Resultado Esperado: Ajuste no Plano de Projeto validado. Cdigo: X12 Descrio: Aps a tramitao da solicitao de mudana, ela deve ser arquivada na pasta do projeto. Mesmo as solicitaes no aprovadas devem ser arquivadas com as anlises e deliberaes pertinentes. Resultado Esperado: Solicitao de mudana arquivada na pasta do projeto. Cdigo: X13 Descrio: A Comisso Permanente Associada ou Conselho Diretor analisa solicitaes de mudana, problemas e riscos encaminhados pela GPP. De acordo com as Regras de Escalonamento previstas na seo 3.7 deste manual, a comisso ou conselho delibera sobre as questes ou as encaminha para o Presidente. Resultado Esperado: Decises triadas. Nome: Analisa questes em pauta Nome: Arquiva solicitao de mudana Nome: Valida ajuste do Plano de Projeto
Responsvel: GPP
Responsvel: GPP

Cdigo: X14 Descrio: Caso as questes analisadas pela comisso ou conselho estejam na sua alada decisria, ele toma as devidas decises e a GPP acompanha sua implementao pelas equipes. Resultado Esperado: Decises tomadas. Cdigo: X15 Descrio: Caso as questes ultrapassem sua alada, a comisso ou conselho deve encaminh-las para o Presidente. Resultado Esperado: Questes escaladas para o Presidente. Cdigo: X16 Descrio: Quando a questo se trata de uma mudana da alada da comisso ou conselho, a solicitao deve ser analisada e deve ser feita uma ponderao acerca dos impactos decorrentes informados pelo coordenador. A GPP, como est em contato com todos os projetos do portflio, deve analisar se h algum impacto adicional no detectado pelo coordenador e sua equipe. Resultado Esperado: Solicitao de mudana analisada e deliberada. Cdigo: X17 Descrio: As Regras de Escalonamento previstas na seo 3.7 determinam o tipo de questo que deve ser encaminhada ao Presidente, sendo a GPP a parte responsvel pelo encaminhamento. Resultado Esperado: Questes analisadas. Cdigo: X18 Descrio: As Regras de Escalonamento previstas na seo 3.7 determinam o tipo de deciso que deve ser encaminhada ao Presidente, sendo a GPP a parte responsvel pelo encaminhamento. Resultado Esperado: Decises tomadas pelo Presidente. Nome: Toma decises Nome: Analisa questes em pauta Nome: Analisa mudana Nome: Escala questes Nome: Toma decises

Cdigo: X19 Descrio: As Regras de Escalonamento previstas na seo 3.7 determinam o tipo de deciso que deve ser encaminhada ao Presidente, sendo a GPP a parte responsvel pelo encaminhamento. Resultado Esperado: Solicitao de mudana analisada e deliberada. Cdigo: X20 Descrio: Mensalmente, o gestor do programa deve solicitar ao coordenador dos projetos de seu programa um relatrio de progresso. Este relatrio deve ser elaborado e apresentado pelo gestor comisso ou conselho. Nesse relatrio dever ser inserido observaes quanto ao andamento do programa e o apoio ou articulao desenvolvida pela gesto do programa. Resultado Esperado: Relatrio de Progresso do Projeto apresentado Comisso Permanente Associada ou ao Conselho Diretor. Cdigo: X21 Descrio: Sempre que a Comisso Permanente Associada ou Conselho Diretor ditarem diretrizes aos projetos, o gestor deve registr-las e formaliz-las junto aos coordenadores envolvidos. Resultado Esperado: Diretrizes da Comisso Permanente Associada ou do Conselho Diretor comunicadas aos coordenadores. Cdigo: X22 Descrio: Formulrio a ser preenchido pela GPP trimestralmente para verificao dos resultados parciais dos projetos. Esse relatrio ser elaborado mediante apresentao das evidncias de progresso fsico e financeiro descritas no relatrio de progresso. Resultado Esperado: Relatrio de situao do Projeto (trimestral) Cdigo: X23 Descrio: Os resultados do relatrio de situao elaborado pela GPP sero divulgados para a comisso permanente que o projeto estiver vinculado, bem como na reunio do CD. Resultado Esperado: Relatrio de situao divulgado. Nome: Divulga Resultados Nome: Elabora relatrio de situao do Projeto Trimestralmente Nome: Comunica diretrizes Nome: Elabora o relatrio de progresso do programa Nome: Analisa mudana
Responsvel: GPP
Responsvel: GPP
6 Fase de Encerramento
A ltima fase do gerenciamento dos projetos o Encerramento, e inclui todas as aes necessrias para finalizar formalmente as atividades de um projeto. Esta fase iniciada quando os objetivos do projeto foram alcanados ou quando a organizao decide por descontinu-lo. As principais aes previstas no Encerramento do projeto so: Comprovao e apresentao de resultados alcanados; Elaborao do Termo de Encerramento do Projeto e arquivamento da documentao; Avaliao final do desempenho do projeto; Desmobilizao da equipe; Comunicao dos resultados.
6.2.
Fluxo da fase
A figura seguinte (Figura 6) apresenta o fluxo de procedimentos previstos na fase de Encerramento. O fluxo relaciona as aes atribudas a cada parte envolvida, as validaes, aprovaes e tomadas de deciso previstas na fase.
Figura 7: Fluxo de Procedimentos da fase de encerramento _______________________________________________________________________________________ Manual de Gerenciamento de Projetos
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6.3.
Nome: Prepara comprovao dos resultados do projeto
Cdigo: E01 Descrio:
Responsvel: Coordenador do Projeto Aps a concluso dos produtos do projeto, o coordenador deve preparar o material comprobatrio para envio GPP. O material dever estar no processo especfico do projeto devidamente numerado. Resultado Esperado: Comprovao de resultados preparada. Cdigo: E02 Descrio: A GPP deve analisar a documentao comprobatria enviada pelo coordenador do projeto. O conjunto de produtos apresentado deve ser coincidente com o que foi relacionado no Plano de Projeto, e cada produto deve ser validado analisando sua descrio no Dicionrio da EAP. Com base nesta anlise, a GPP aceitar total ou parcialmente os produtos de cada projeto. Esse procedimento feito atravs de uma reunio de auditoria para verificao dos resultados do Projeto. Resultado Esperado: Resultados validados ou nova comprovao solicitada. Cdigo: E03 Descrio: Com a finalidade de obter a aprovao dos resultados de seu projeto, o coordenador deve desenvolver as seguintes aes: 1. 2. 3. Com o apoio do Gestor do Programa, encaminhar a documentao comprobatria validada pela GPP para os membros da Comisso Permanente Associada ou do Conselho Diretor; Preparar apresentao dos resultados, conforme modelo proposto pela GPP (GPP_F401 - Apresentacao de Resultados do Projeto.ppt); Apresentar os resultados para a comisso ou conselho e demais convidados da GPP. Resultado Esperado: Resultados do projeto apresentados. Cdigo: E04 Descrio: Com base na anlise da concluso dos produtos feitos pela GPP, a comisso ou conselho se rene e delibera acerca da aprovao total ou parcial dos resultados do projeto e da avaliao de desempenho. Resultado Esperado: Resultados do projeto aprovados total ou parcialmente. Nome: Aprova resultados do projeto Nome: Apresenta resultados do projeto Nome: Valida comprovao de resultados
Responsvel: GPP
Cdigo: E05 Descrio:
Nome: Conclui resultados
Responsvel: Coordenador do Projeto Seguindo as orientaes da Comisso Permanente Associada ou do Conselho Diretor, o coordenador do projeto deve concluir a execuo do projeto para alcanar os resultados faltantes. Resultado Esperado: Resultados do projeto concludos. Cdigo: E06 Descrio: O Termo de Encerramento do Projeto o instrumento que formaliza o final de um projeto. Ele deve ser elaborado quando o projeto conclui todo seu trabalho, quando cancelado ou quando absorvido por outro projeto. Com o objetivo de realizar uma anlise final do projeto, o coordenador deve recapitular a justificativa, os objetivos e metas do projeto. A comparao das metas com os resultados apresentados subsidiar a anlise de efetividade prevista pelo instrumento. Na seqncia devem ser fornecidas informaes acerca da documentao do projeto. Toda a documentao eletrnica relevante deve ser reunida para envio GPP. Por fim, o coordenador e o gestor tm a oportunidade de tecer consideraes finais que sejam relevantes para registro do projeto. Resultado Esperado: Termo de Encerramento do Projeto (GPP_F402 - Termo de Encerramento do Projeto) elaborado. Cdigo: E07 Descrio: A GPP recebe o Termo de Abertura do Projeto e realiza uma avaliao metodolgica. Em seguida verifica se os resultados informados esto coerentes com os resultados comprovados. Caso o termo seja validado, ela o encaminha para aprovao do encerramento pelo Presidente. Resultado Esperado: Termo de Encerramento do Projeto validado. Cdigo: E08 Responsvel: GPP Descrio: De posse dos resultados do projeto, a GPP realiza a ltima rodada de avaliao de resultados para fins de concesso de gratificaes aos membros da equipe. Recursos podero ser apresentados e devero ser respondidos para o(s) interessados com parecer da GPP e SPP. Resultado Esperado: Relatrio de Avaliao Final Nome: Realiza avaliao final do projeto Nome: Valida Termo de Encerramento do Projeto Nome: Elabora Termo de Encerramento do Projeto
Responsvel: GPP

Cdigo: E09 Descrio: O Conselho Diretor, como instncia decisria acerca das questes administrativas do Confea, analisa o Relatrio de Avaliao Final produzido pela GPP sobre o desempenho dos projetos. Resultado Esperado: Relatrio de Avaliao Final validado pelo Conselho Diretor. Cdigo: E10 Descrio: De posse do Termo de Encerramento do Projeto o Presidente aprova sua concluso. Resultado Esperado: Encerramento do projeto aprovado. Nome: Aprova encerramento do projeto Nome: Valida avaliao final dos projetos
Responsvel: Conselho Diretor
Cdigo: E11 Descrio:
Nome: Exonera Equipe do Projeto
Responsvel: GPP Ao trmino do projeto a GPP encaminha pedido SAF/ Gesto de Pessoas para que seja providenciada a portaria de exonerao de toda a equipe: gestor, coordenador e membros. A portaria , ento, enviada para assinatura pelo Presidente. Na seqncia, a Gesto de Pessoas envia uma cpia da portaria ao colaborador exonerado e outra GPP. OBS: A exonerao de participantes do projeto pode ser feita a qualquer momento por solicitao da GPP ou do Coordenador do Projeto no caso de membros de sua equipe. Resultado Esperado: Equipe do Projeto Exonerada. Cdigo: E12 Responsvel: GPP Descrio: A partir dos resultados gerados pelo projeto a GPP, em conjunto com o coordenador, deve selecionar o material do projeto a ser divulgado. Em seguida a GPP dever providenciar comunicao a comunicao dos resultados. Resultado Esperado: Resultados do projeto e do programa divulgados. Nome: Comunica resultados do projeto
Cdigo: E13 Descrio:
Nome: Arquiva documentao do projeto
Responsvel: GPP A GPP deve reunir os ltimos documentos gerados pelo projeto e arquiv-los em seu arquivo fsico, que deve agora conter toda a documentao relevante do projeto. A documentao eletrnica deve ser arquivada de forma categorizada e segura. Resultado Esperado: Documentao do projeto arquivada.
7 Orientaes sobre Processos Internos

A estrutura Organizacional do Confea est estabelecida atravs da Portaria AD 151, de 10 de maio de 2010, onde cada unidade administrativa tem a sua finalidade e suas competncias estabelecidas. Ao gerenciar um projeto o Coordenador do Projeto, muitas vezes, necessita dos servios e produtos advindos de unidades administrativas. Seguem abaixo, algumas orientaes sobre essas demandas:
7.1 Aquisio de Produtos e Servios A unidade responsvel a SAF Superintendncia administrativa financeira, que recebe o Projeto Bsico para aquisio do produto ou servio da unidade ou do projeto solicitante e, aps anlise, encaminha para os setores responsveis, que podem ser a GIE Gerncia e Infra-estrutura, no caso de compra direta ou o setor de Licitao. Vale lembrar que como Autarquia Federal, esses processo devem ocorrer conforme a Lei 8.666 Licitaes e Contratos Administrativos. A recomendao que o coordenador do projeto entre em contato com a SAF e receba as informaes de como proceder na elaborao do Projeto Bsico.
7.2 Realizao de Eventos A unidade responsvel no Confea para viabilizar a realizao do evento a GRI Gerncia de Relaes Institucionais. Portanto, o coordenador do Projeto dever encaminhar um Memorando do Projeto com a antecedncia mnima de 10 dias e solicitar providncias para a realizao do Evento. As providncias relativas lanches e translado, devem ser acordadas com a GIE Gerncia de Infraestrutura, com a maior antecedncia possvel. Existe um Sistema denominado SISPADI que cuida da emisso de dirias e passagens, importante que pelo menos uma pessoa da equipe tenha o acesso ao Sistema. Esse acesso liberado atravs da abertura de chamado pelo Confeanet na categoria Sispadi. Aps a liberao do acesso a solicitao de dirias e passagens feita atravs do Sispadi (Confeanet/Sistemas), bem como sua liberao.
7.3 Projeto de Resoluo Para propor ou alterar uma resoluo necessrio encaminhar a proposta comisso permanente a qual o projeto est vinculado, atravs de um memorando interno do projeto, entretanto, recomenda-se que o projeto articule o teor da proposta preliminarmente com a unidade GCI Gesto do Conhecimento Institucional. Outra recomendao que na decomposio da EAP Estrutura Analtica do Projeto, o trabalho do projeto chegue at ao encaminhamento da proposta comisso Permanente,
que ir deliberar e encaminhar a proposta formalmente GCI, isso porque o projeto no tem como controlar o tempo necessrio at que a proposta seja aprovada em plenrio. importante ao elaborar essas propostas, conhecer a Resoluo n 1.000 Dispe sobre os procedimentos para elaborao, aprovao e homologao de atos administrativos normativos de competncia do Sistema Confea/Crea. 7.4 Hospedagem de Arquivo na rvore do Conhecimento Os formulrios do Projeto devem estar hospedados na rvore Hiperblica para divulgao e conhecimento. Para acessar necessrio entrar na pgina do Confea Planejamento Estratgico do Sistema Profissional na rvore do Conhecimento / Confea / GPP / Programas. Essa ferramenta permite visualizar todos os documentos do Projeto. Por isso, importante que sempre o coordenador do projeto proceda a hospedagem na rvore que dever ser feita pelo Confeanet /SistemaS/rvore Hiperblica/Envio de Arquivos.
8 Recomendaes diversas
Cada Projeto dever ter anualmente o processo do projeto, onde sero anexadas toda documentao (formulrios, produtos, solicitaes, memorandos, e-mails etc...) em ordem seqencial e de maneira organizada. Cada Projeto tem seu centro de custos e a GOC Gerncia de Contabilidade, mensalmente encaminhar e-mail ao Coordenador do Projeto informando a movimentao da conta. Se houver alguma dvida ou solicitao de transposio de valores, o coordenador dever se dirigir GOC que dar as orientaes necessrias. O Coordenador de projeto dever encaminhar toda a documentao do projeto GPP. Todos os formulrios devem ser validados pela Gerncia que mantm o documento base nos arquivos. O formulrio de Plano de Projeto, quando validado, somente poder ser alterado mediante solicitao e aprovao da mudana solicitada, atravs do formulrio de Solicitao de Mudana. Cada projeto tem seu controle de documentos do Projeto, que dever estar de acordo com os padres do Manual de Comunicao do Confea.
9 APNDICES
Esta seo relaciona em apndices os instrumentos de gerenciamento de projetos previstos em cada fase do manual. Os instrumentos materializam as melhores prticas de gerenciamento e registram e comunicam as informaes dos projetos. A Tabela 8 lista os instrumentos segundo a fase de gerenciamento e os apndices onde se encontram.
FASE 1. Iniciao
INSTRUMENTO
GPP_F101_Apresentao Reunio de Kick-off GPP_F102_Termo de Abertura do Projeto GPP_F201_Plano do Projeto
FORMATO
Power Point Word Word Excel Word PowerPoint PowerPoint Word Word Excel Word PowerPoint PowerPoint Word
APNDICE
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
2. Planejamento
GPP_F202_Planilha Oramentria GPP_F203_Interface entre Projetos e unidades GPP_F301_Apresentao do Progresso do Projeto GPP_F302_Apresentao do Progresso do Programa
3. Execuo, Monitoramento e Controle
GPP_F303_Solicitao de Mudana GPP_F304_Smula de Reunio GPP_F305_Cronograma eventos_partes interessadas GPP_F306_Relatrio de situao do projeto trimestral GPP_F401_Apresentao de Resultados do Projeto
4. Encerramento
GPP_F402_Apresentao de Resultados do Programa GPP_F403_Termo de Encerramento do Projeto
Tabela 8: Instrumentos propostos segundo a fase de gerenciamento.
APNDICE 1 Reunio de Kick-off ( GPP_F101_Reunio de Kick-off )
Reunio de Kick-off
Projeto
REUNIO DE KICK-OFF
Programa
23/03/2010
GPP Gerncia de Programas e Projetos
23/03/2010
Reunio de Kick-off
Objetivo Geral
Reunio de Kick-off
Objetivos Especficos
23/03/2010
23/03/2010
Reunio de Kick-off
Oramento
Reunio de Kick-off
Produtos (caso tenha EAP inserir, pode ser inserido somente as frentes de trabalho)
23/03/2010
23/03/2010
Reunio de Kick-off
No Escopo
Reunio de Kick-off
Restries
23/03/2010
23/03/2010
Reunio de Kick-off
Premissas
Reunio de Kick-off
Perodo de Execuo
23/03/2010
23/03/2010
APNDICE 2 Termo de Abertura do Projeto ( GPP_F102_Termo de Abertura do Projeto )
TERMO DE ABERTURA DO PROJETO
Gerncia de Programas e Projetos GPP

2 Cdigo
1 Nome do Pr ojeto
3 Coordenador( a)
4 Tipo de Proj eto
5 Gestor(a)
6 Programa
7 - Histrico de Revises no Documento Data

dd/mm/aaaa
Verso
Verso Inicial
Descrio
{Descrever alteraes feitas no documento}
Autor(es)
{Informar o autor(es) das alteraes no documento}
1.0.0 {Informar sempre a nova verso do documento}
8 Objetivo do Projeto
{Informar o objetivo que o projeto quer atingir ao seu final.}
9 Justific ativa
{Descrever porque o projeto deve ser realizado, informando o problema ou a oportunidade (necessidade) que justifica seu desenvolvimento}.
10 Objetivos Es pecficos do Pr ojeto Objetivo Es pecfico

{Relacionar os objetivos especficos que, somados, levam ao alcance do objetivo do projeto.}
Indicador Associ ado

{Relacionar indicadores que demonstram a evoluo no alcance dos objetivos.}
Meta
{Quantificar a evoluo dos indicadores. }
Data alvo
{Data para alcance da meta.}
Fonte de veri ficao

{Fonte para verificao do alcance da meta.}
Meta
Data alvo
Fonte de veri ficao
11 Produtos
{Relacionar os produtos que sero desenvolvidos pelo projeto para o alcance de seus objetivos.}
12 No Escopo
{Listar as aes que esto relacionadas com o objetivo do projeto, mas que no sero feitas.}
13 Parte Interess ada

{Listar as pessoas, organizaes ou setores que podem impactar ou ser impactadas positiva ou negativamente pelo projeto.}
Repres entante
{No caso de organizaes ou setores, relacionar seu representante junto ao projeto.}
Relacionamento com o pr ojeto

{Informar o relacionamento da parte interessada com o projeto.}
14 Equipe Bsica
{Relacionar as pessoas envolvidas na concepo e no planejamento do projeto.}
Papel desempenhado
{Relacionar o papel desempenhado pelas pessoas no projeto.}
15 Oramento Previ sto

{Relacionar o valor necessrio para o alcance do objetivo do projeto.}
16 Prazo Previsto
{Relacionar o prazo necessrio para o alcance do objetivo do projeto.}
17 Restries
{Listar os fatos que no podem ser alterados e que limitam as opes da equipe do projeto.}
18 Premissas
{Listar os aspectos incertos assumidos como verdadeiros para o planejamento do projeto.}
19 Assinatur as Coor denador Assinatur a Data
Gestor
Assinatur a
Data
GPP
Assinatur a
Data
SPP
Assinatur a
Data
Presidente
Assinatur a
Data
Gerncia de Programas e Projetos - SPP
APNDICE 3 Plano do Projeto ( GPP_F201_Plano do Projeto )
54
PLANO DE PROJETO
1 Nome do Pr ojeto
2 Cdigo
3 Coordenador( a)
4 Tipo de Proj eto
5 Gestor(a)
6 Programa
7 - Histrico de Revises no Documento Data

dd/mm/aaaa
Verso
Verso Inicial
Descrio
{Descrever alteraes feitas no documento}
Autor(es)
{Informar o autor(es) das alteraes no documento}
1.0.0 {Informar sempre a nova verso do documento}
8 Objetivo
9 Justific ativa
{Descrever sucintamente o problema ou a oportunidade (necessidade) que justifica o desenvolvimento deste projeto}

{Relacionar os objetivos especficos que, somados, levam ao alcance do objetivo do projeto.}

{Relacionar indicadores que demonstram a evoluo no alcance dos objetivos.}
Meta
{Quantificar a evoluo dos objetivos. }
Data alvo
{Data para alcance da meta.}
Fonte de veri ficao

{Fonte para verificao do alcance da meta.}
55
PLANO DE PROJETO
11 Produtos
Escopo do Produto
{Relacionar as funcionalidades do detalhada.} caractersticas e produto de forma
Critrios de aceite do Produto

{Relacionar os requisitos de conformidade que o produto deve atender. Ex: segurana, confiabilidade, Produtividade, operacionalidade, eficincia...}
{Relacionar os produtos que sero desenvolvidos pelo projeto para o alcance de seus objetivos.}
12 Estrutura A nalti ca do Projeto (EAP)

{Inserir a viso grfica da EAP.}
56
PLANO DE PROJETO
13 Dicionrio da EA P Cdigo
{Cd. do item}
Item
Descrio
{Descrever de forma detalhada o trabalho associado ao item.}
Entrega
{Descrever de forma detalhada o produto/resultado gerado pelo item.}
{Relacionar o nome do item da EAP.}
57
PLANO DE PROJETO
14 Parte Interess ada
Repres entante
Relacionamento com o pr ojeto
Estratgia de Ao
{Listar as pessoas, organizaes ou setores que podem impactar ou ser impactadas positiva ou negativamente pelo projeto.}
{No caso de organizaes ou setores, relacionar seu representante junto ao projeto.}
{Informar o relacionamento da parte interessada com o projeto.}
{ Quais estratgias devem ser desenvolvidas e empregadas pela equipe do projeto para lidar com as oportunidades e desafios apresentados pelas Partes interessadas}
15 Diretrio da Equipe do Pr ojeto Nome Papel no pr ojeto

{Informar os nomes dos membros da equipe.} {Informar o papel desempenhado por cada membro no projeto.}
Dedica o
{Informar a dedicao do membro ao projeto em percentual de tempo.}
Subor dinao
{Relacionar o nome da pessoa a quem o membro est subordinado no projeto.}
E-mail
{Informar o e-mail do membro.}
Telefone
{Informar o principal telefone de contato do membro.}
58
PLANO DE PROJETO
{A matriz de responsabilidades associa os envolvidos com o projeto e os pacotes de trabalho previstos na EAP. Para cada envolvido deve ser informado o tipo de interao (quando ela existir) que ele possui com o trabalho associado, conforme especificado na legenda.}
16 Matriz de Responsabilidades
Itens da EAP / Responsveis
1.1 Frente de Trabalho 1.1.1. Pacote de Trabalho 1.1.2. Pacote de Trabalho 1.1.3. Pacote de Trabalho 1.1.4. Pacote de Trabalho 1.2 Frente de Trabalho 1.2.1. Pacote de Trabalho 1.2.2. Pacote de Trabalho 1.2.3. Pacote de Trabalho 1.3 Frente de Trabalho
A A A A
R R/E R R
E P E P
P P E
P P P
A Aprovador; R Responsvel; E Executor; P Participante.
59
PLANO DE PROJETO
17 Interfac es entre projetos Interface

{Informar a relao que o projeto tem com outros projetos do Sistema Confea/Crea e Mtua. Exemplos: produtos e servios que demanda ou oferece para outro projeto, compartilhamento de recursos, trabalho conjunto, etc.}
Projeto ou unidade administrativa

{Informar o projeto relacionado demanda.}
18 Cronogr ama Mac ro Frente de Trabal ho

{Informar os cdigos e nomes das frentes de trabalho da EAP.}
Pacote de Trabalho
{Informar os cdigos e nomes dos itens intermedirios e dos pacotes de trabalho da EAP.}
Data Incio
{Associada aos pacotes de trabalho.}
Data Fim
{Associada aos pacotes de trabalho.}
Peso
{Associado aos pacotes de trabalho.}
Predecessor es
{Pacotes predecessores deste.}
60
PLANO DE PROJETO
19 - ANLISE DOS RI SCOS DO PROJETO Passos

1. Liste os riscos identificados; 2. Qualifique-os Probabilidade, Impacto e Criticidade (Conforme Matriz de Probabilidade e Impacto) 3. Selecione uma estratgia Mitigar, Evitar, Aceitar, Transferir; 4. Desenvolva uma resposta aos Riscos; 5. Mantenha controle sobre eles.
Estratgia
A Aceitar E Evitar M Mitigar T - Transferir
Probabilidade / Impacto
MA Muito Alto(a) A Alto(a) M Mdio(a) B Baixo(a) MB Muito Baixo(a)
MATRIZ DE PROBABILIDADE X IMPACTO (CRITICIDADE) Probabilidade

muito alta alta moderada baixa muito baixa
mod baixa baixa baixa baixa
alta mod mod baixa baixa
alta mod mod mod baixa

moder.
alta alta mod mod baixa

alto
alta alta alta alta mod

muito alto
muito baixo baixo
Impacto
61
PLANO DE PROJETO
FASE 1 - I dentificao dos Riscos Id. Pacote de Trabalho / Premissa / EAP Restrio
Descrio do Risco As sociado
Nro. Risco
{Nmero seqencial para referncia.}
{Nro. do {Informar o pacote, premissa ou restrio ao qual o risco {Descrever o risco associado ao pacote de trabalho, premissa ou restrio.} pacote est associado.} na EAP}
FASE 2 - A nlise e Tratamento dos Riscos Nro. Prob. Impacto Criticidade Ao [Estr atgia] Risco
Respons vel
Data
{Conforme matriz {Descrever a ao proposta para abordar o risco. Relacionar a estratgia entre {Listar o responsvel pela {Para concluir a ao.} acima.} colchetes.} ao proposta.}
62
PLANO DE PROJETO
20 PLANO DE AQUISIES
Objeto (Produto / Servio)

{Produto ou servio que o projeto precisar adquirir externamente.}
Justificativa
Elemento de Despesa
Estimativa de Valor
Enquadramento
{Tipo de processo de aquisio a ser adotado (Informado pela SAF).}
Data de Solicitao
{Data de solicitao ao setor de aquisies.}
Data Limite para Aquisio

{Data limite para que a aquisio seja concluda e o objeto esteja disponvel.}
{Justificativa resumida para aquisio do objeto.}
{Elemento de {Estimativa de despesa ao qual o valor do objeto no objeto a ser adquirido mercado.} est associado.}
Recursos Humanos
Justificativa e Prazo
{Justificativa resumida para contratao do recurso e prazo da contratao.}
Qualificaes
{Listar resumidamente as qualificaes necessrias ao recurso.}
Estimativa de Valor
{Estimativa de valor pago ao recurso no mercado.}
Enquadramento
{Tipo de processo de aquisio a ser adotado (informado pela SAF).}
Data de Solicitao
{Data de solicitao ao setor de aquisies.}
Data Limite para Aquisio

{Data limite para que a aquisio seja concluda e o recurso esteja disponvel.}
63
PLANO DE PROJETO
20 Assinatur as Coor denador do Projeto Assinatur a Data
Gestor do Pr ograma
Assinatur a
Data
GPP
Assinatur a
Data
SPP
Assinatur a
Data
Presidente
Assinatur a
Data
21 Assinatur as das Unidades envolvidas - cincia de seu envolv imento com o Plano de Projeto Assinatur a do Unidade Env olvida Data Chefe/gerente/superi ntendente Assinatur a do Chefe/gerente/superi ntendente Assinatur a do Chefe/gerente/superi ntendente
Unidade Env olvida
Data
Unidade Env olvida
Data
64
APNDICE 4 Planilha Oramentria ( GPP_F202_Planilha Oramentria )
_____________________________________________________________________________________ Manual de Gerenciamento de Projetos v1.0 65
PLANILHA ORAMENTRIA
Elemento de Despesa
Valor Memria de Clculo Valor Memria de Clculo Valor Memria de Clculo Valor Memria de Clculo Valor Memria de Clculo Total
<ANO>
<Perodo>
R$ -
<Perodo>
R$ -
<Perodo>
R$ -
<Perodo>
R$ -
<Perodo>
R$ -
<Perodo>
R$ -
Total
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
66
APNDICE 5 Interface entre Projetos e Unidades (SPP_F203_ Interface entre Projetos e Unidades )
APNDICE 6 Apresentao do Progresso do Projeto ( SPP_F301_Apresentacao_do_Progresso_do_Projeto )
APNDICE 7 Apresentao do Progresso do Programa ( SPP_F302_Apresentao_do_Progresso_do_Programa )
APNDICE 8 Solicitao de Mudana ( GPP_F303_Solicitao_de_Mudana )
SOLICITAO DE MUDANA
1 Nome do Pr ojeto
2 Cdigo
3 Coordenador( a)
4 Tipo de Proj eto
5 Gestor(a)
6 Programa
7 Detal hamento da Mudana Cdigo

{Cd. da solicitao} {Informar o nome do solicitante da mudana.}
Solicitante
Data da solicitao
{Informar a data de solicitao da mudana.}
Descrio da Mudana
{Fazer uma breve descrio da mudana.}
Justific ativa
{Descrever o porqu desta mudana e quais benefcios que ela trar para o projeto.}
Impacto s e no implementada
{Descreva os impactos no projeto caso esta mudana no seja implementada.}
8 Anlise de impacto rea(s) impactada(s)

{Identificar a(s) rea(s) impactada(s).}
Descrio do impacto
{Descrever objetivamente o impacto da mudana, relacionando, se necessrio, as premissas assumidas nesta anlise.}
78
SOLICITAO DE MUDANA
Estimativa do impacto
{Descrever o porqu desta mudana e quais benefcios que ela trar para o projeto.}
Riscos decorr entes

{Identificar os potenciais riscos decorrentes da mudana.}
Elaborado por
{Nome do responsvel pela anlise}
Data da Anlise
{dd/mm/aaaa}
9 Resolu o Deciso final

{Descrever a deciso final em relao mudana.}
( ( (
Assinatur a Data
) Aprovada ) Aprovada com consideraes ) Reprovada
Nome/Funo
{nome/funo do primeiro aprovador}
{dd/mm/aaaa}
79
APNDICE 9 Smula de Reunio
( GPP_F304_Smula_de_Reunio )
SMULA DE REUNIO

2 Cdigo
1 Nome do Pr ojeto
3 Coordenador( a)
4 Tipo de Proj eto
5 Gestor(a)
6 Programa
7 Identi ficao da Reunio Data: Coor denador da Reuni o: Objetivo da Reuni o
Hora:
Local: Telefone:
8 Participantes Nome
Empresa/rea
E-mail
Telefone
81
SMULA DE REUNIO
9 Sntese da Reunio
10 Plano de Ao # Ao
Respons vel
Data Limite
11 Lista de Distribui o Nome
Empresa/rea
E-mail
Telefone
82
APNDICE 10 Cronograma de Eventos
( GPP_F305_Cronograma eventos_partes interessadas )
______________________________________________________________________________ Manual de Gerenciamento de Projetos v6.0 83
APNDICE 11 Relatrio de Situao do Projeto Trimestral
( GPP_F306_ Relatrio de Situao do Projeto Trimestral)
APNDICE 12 Apresentao de Resultados do Projeto ( GPP_F401_Apresentao_de_Resultados_do_Projeto )
APNDICE 13 Apresentao de Resultado do Programa ( GPP_F402_Apresentao de Resultado do Programa )
APNDICE 14 Termo de Encerramento do Projeto ( GPP_F403_Termo_de_Encerramento_do_Projeto )
TERMO DE ENCERRAMENTO DO PROJETO
1 Nome do Pr ojeto
2 Cdigo
3 Data do Doc umento
4 Coordenador( a)
5 Tipo de Proj eto
6 Gestor(a)
7 Programa
8 Status da C onclus o
( ) Co n c lu d o ( ) Can ce l ad o ( ) A b so r v id o p e lo p r o jet o : _ _ _ __ _ _ _ _ __ _ _ _ _ __ _ _ _
9 Data de C oncl uso
10 Anlise Fi nal Objetivo do Proj eto

{Informar o objetivo do projeto.}
Justific ativa do Pr ojeto

{Informar o problema ou a oportunidade (necessidade) que justificou o desenvolvimento deste projeto.}
94
Objetivos Es pecficos do Pr ojeto Objetivo Es pecfico

{Relacionar os objetivos especficos listados no Plano de Projeto, com os indicadores, metas e fonte de comprovao.}
Indicador
Meta
Resultado alcanado
{Informar o resultado alcanado.}
Fonte de comprovao
10 Anlise Fi nal Desempenho Financei ro Oramento Pr evisto para 2009 Execuo Financeir a Empenhado Pago Val or Val or %
{Informar o valor total empenhado.}
Sal do
%
{Informar o saldo remanescente.}
{Informar o oramento total previsto para o ano de 2008.}
Resultados Previstos par a 2009 Resultado

{Relacionar os resultados previstos pelo projeto para o ano.}
Peso
{Informar o peso de cada item (total 100).}
Progresso
{No iniciado / em andamento / concludo / Concluso em Dez/2008.}
Detalhamento
{Informar data de concluso ou situao do desenvolvimento do trabalho.}
Anlise de Efetividade
{Os produtos previstos no projeto foram concludos? O objetivo final do objetivo foi alcanado? O resultado alcanado est coerente com a justificativa apresentada? }
95
11 Documenta o Documentao Fsica

{Informar o nmero do processo e a localizao da documentao fsica do projeto.}
Documentao Eletr nica

{Relacionar os principais arquivos eletrnicos gerados pelo projeto e enviados para arquivamento pela SPP.}
12 Consider aes Fi nais Considera es do C oordenador

{Coordenador relacionar consideraes relevantes sobre o projeto.}
Considera es do Ges tor

{Gestor relacionar consideraes relevantes sobre o projeto.}
96
13 Assinatur as Coor denador Assinatur a Data
Gestor
Assinatur a
Data
GPP
Assinatur a
Data
SPP
Assinatur a
Data
Presidente
Assinatur a
Data
97
Superintendncia de Programas e Projetos - SPP

Manual Projetoss

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Gerncia de Programas e Projetos - GPP

SPP SUPERINTENDNCIA DE PROGRAMAS E PROJETOS

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Manual de Gerenciamento de Projetos do Confea

_______________________________________________________________________________________ Manual de Gerenciamento de Projetos 1

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CONSELHO FEDERAL DE ENGENHARIA, ARQUITETURA E AGRONOMIA

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SUPERINTENDNCIA DE PROJETOS SPP SUPERINTENDENTE Renato dos Santos Andrade

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_______________________________________________________________________________________ Manual de Gerenciamento de Projetos 3

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_______________________________________________________________________________________ Manual de Gerenciamento de Projetos 6

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Figura 1: Relacionamento entre as fases do gerenciamento de projetos no Confea

Figura 2: Fases da metodologia de gerenciamento de projetos e seus resultados

_______________________________________________________________________________________ Manual de Gerenciamento de Projetos 8

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_______________________________________________________________________________________ Manual de Gerenciamento de Projetos 10

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_______________________________________________________________________________________ Manual de Gerenciamento de Projetos 11

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Tabela 2: Responsabilidades na fase de Planejamento.

EXECUO, MONITORAMENTO E CONTROLE

Comisso Permanente Associada ou Conselho Diretor

Tabela 3: Responsabilidades na fase de Execuo, Monitoramento e Controle.

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Tabela 4: Responsabilidades na fase de Execuo, Monitoramento e Controle.

Tabela 5: Regras de escalonamento - Escopo.

_______________________________________________________________________________________ Manual de Gerenciamento de Projetos 13

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_______________________________________________________________________________________ Manual de Gerenciamento de Projetos 14

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_______________________________________________________________________________________ Manual de Gerenciamento de Projetos 15

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Figura 3: Fluxo de Procedimentos da Fase de Iniciao _______________________________________________________________________________________ Manual de Gerenciamento de Projetos

Gerncia de Programas e Projetos - GPP Descrio de Procedimentos

_______________________________________________________________________________________ Manual de Gerenciamento de Projetos 17

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Cdigo: I05 Descrio:

Nome: Elabora Termo de Abertura do Projeto

Responsvel: Gestor do Programa

_______________________________________________________________________________________ Manual de Gerenciamento de Projetos 18

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Responsvel: Comisso Permanente Associada ou Conselho Diretor

Cdigo: I09 Descrio:

Nome: Solicita Elaborao de Portaria de Designao

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Cdigo: I11 Descrio:

Nome: Assina Portaria de Designao

Responsvel: Coordenador do projeto

_______________________________________________________________________________________ Manual de Gerenciamento de Projetos 20

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Figura 4: Fluxo de Procedimentos da Fase de Planejamento

_______________________________________________________________________________________ Manual de Gerenciamento de Projetos

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Cdigo: P01 Descrio:

Responsvel: Coordenador do Projeto