Manual de Normas y Procedimientos de Planta Física

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Direccin de Planta Fsica de la UCLA
Gaceta Universitaria N 109

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El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro
Alvarado, reunido en su sesin N. 1890, Ordinaria, celebrada el da diecisiete
de septiembre del dos mil ocho, en uso de las atribuciones legales y
reglamentarias que le confiere la Ley de Universidades y el artculo 9 del
Reglamento de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, APROBO
Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Direccin de
Planta Fsica de la UCLA

INTRODUCCIN

El objetivo de este manual es presentar en forma ordenada y sistemtica las normas y
los procedimientos llevados en las operaciones de la Direccin de Planta Fsica, con la
finalidad de formalizar y agilizar los trmites recurrentes que se realizan en toda la
direccin y que involucra sus departamentos y unidades as como tambin ofrecer a la
Direccin un instrumento que indique la forma de hacer las actividades y facilite en un
momento determinado la verificacin de los pasos correctos a seguir para el
cumplimiento de las funciones, de igual forma se quiere garantizar la continuidad de
los procedimientos an cuando sucedan cambios.

Por otra parte, es importante tener presente la necesidad de mantener actualizado el
presente documento, a fin de que continuamente cumpla con su objetivo, para ello,
cualquiera de los departamentos que detecte la necesidad de actualizacin de algn
procedimiento o de incorporar procedimientos adicionales, deber establecer el
contacto con el departamento de Organizacin y Mtodos, unidad adscrita al
Vicerrectorado Administrativo, para llevar a cabo la actualizacin.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

BASE LEGAL

Los Procedimientos Administrativos de la Direccin tienen como fundamento legal:

Leyes / Decretos:

Decreto con Rango, Valor y Fuerza de la Ley de Contrataciones Pblicas
(Gaceta oficial 5.929 de fecha 11/03/2008)

Reglamentos:

Normativa para la Contratacin de Obras de la Planta Fsica de la UCLA.

RECEPCIN Y REGISTRO DE SOLICITUD DE SERVICIO

OBJETIVO: Describir en forma lgica y secuencial los pasos que se deben cumplir
para tramitar las diferentes solicitudes de servicio a objeto de dar respuestas
oportunas y pertinentes a las unidades acadmicas y administrativas de la
Universidad.

NORMAS

Toda Solicitud deber estar debidamente registrada y codificada.

A cada solicitud se asignar un responsable que se encargar de atender la
misma y dar la informacin tcnica necesaria a objeto de que se tome la
decisin de ejecucin de la misma.

El Consejo Tcnico de la Direccin de Planta Fsica ser quien tome la
decisin acerca del resultado de la Solicitud, en primera instancia sobre el
tipo de obra o servicio a realizar.

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CONTENIDO

PASO UNIDAD / CARGO DESCRIPCIN
01

Direccin de
Planta Fsica
Recibe el Memo de Solicitud o Solicitud verbal por
parte de las autoridades, revisa, realiza las
verificaciones correspondientes en cuanto a prioridad y
ajustes a las polticas institucionales establecidas:
De resultar procedente, enva al Departamento
correspondiente.
Si no procede, se programa para el ao siguiente y le
informa a la unidad solicitante.
02
Secretaria del
Departamento
Recibe la solicitud, registra y codifica segn el
correlativo que corresponda (coloca el nmero
correlativo en la parte superior derecha). Entrega al
Jefe del Departamento.
03 Jefe de Departamento
Recibe solicitud, define el tipo de Servicio y asigna
responsable, y se registra en control de solicitudes.
04
Funcionario Asignado
(Arquitecto/Inspector de
Obra)
Realiza inspeccin en la unidad solicitante y elabora
Informe de Evaluacin, donde indica el monto
aproximado de la obra o servicio. Firma y entrega al
Jefe del Departamento.
Revisa Informe de Evaluacin, se rene con el Consejo
Tcnico (Director, Jefe Dpto. de Mantenimiento y Jefe
Dpto. de Infraestructura) a objeto de tomar la decisin
que corresponda:
Si se requiere contratar el proyecto, va al
procedimiento PADPF 02.
Si se requiere elaborar un proyecto, emite
copia del Informe y la entrega al Funcionario
Asignado, archiva solicitud + informe
(originales). Ir al procedimiento PADPF-03.
Si ya tiene el proyecto aprobado remitirse a los
procedimientos :
Si procede Consulta de Precios hasta
1.500 Unidades Tributarias, ir al
procedimiento PADPF-04.
Si procede Consulta de Precios desde
1.500 a 20.000 Unidades Tributarias,
ir al procedimiento PADPF-05.
Si requiere Concurso Cerrado, va al
Si requiere Concurso Abierto, va al
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CONTRATACIN DE PROYECTOS

OBJETIVO: Describir en forma lgica y secuencial los pasos administrativos que se
deben cumplir para la contratacin de proyectos de ingeniera y arquitectura.

NORMAS

El presente procedimiento se regir por la normativa interna y podr utilizarse
el Manual de Contratacin de Servicios de Consultora de Ingeniera,
Arquitectura y profesiones afines del Colegio de Ingenieros de Venezuela.
Al momento de la contratacin se deber exigir en el contrato todo lo que el
proyecto requiera segn el tipo de obra servicio, tales como: Proyecto
arquitectnico, Clculos estructurales, Clculos sanitarios, Clculos elctricos,
clculos mecnicos, dibujos de planos, Cmputos mtricos, Plan de Trabajo,
Memoria descriptiva del proyecto, estudio de suelo.

CONTENIDO

PASO
UNIDAD/CARGO
DESCRIPCIN
Solicita a Proyectistas los presupuestos u oferta del
proyecto.
Recibe el Presupuesto u oferta del servicio y remite
a la Unidad de Costos y Contratos.
02
Unidad de Costos y
Contratos
Revisa las ofertas, prepara informe y entrega al
Jefe de Departamento.
03
Revisa el informe, aprueba las ofertas y solicita al
Dpto. de Administracin el Pre-Compromiso
04
Jefe de Departamento
Una vez que recibe el Pre-Compromiso, une con
informe aprobado y entrega a la Unidad de Costos y
Contratos.
05
Unidad de Costos y
Contratos
Registra el servicio en el sistema e Imprime original
del Contrato, entrega a la Secretaria.
06
Saca cuatro (04) copias del Contrato.
Forma expediente en carpeta con: Ofertas +Pre-
Compromiso + Contrato en original y 4 copias.
07
Secretaria de Direccion
Se comunica con el proyectista a objeto de que se
presente a firmar el Contrato (original y 4 copias).
08 Administrador
Emite compromiso Presupuestario del servicio y
anexa al Expediente. Enva al Director.
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09 Director de Planta Fsica
Firma el compromiso presupuestario y devuelve al
Administrador.
10
Enva a la Direccin de Finanzas el Compromiso
Presupuestario + copia del Contrato + copia del
presupuesto u ofertas + Informe Aprobado por el
departamento, a objeto de que se apruebe el
compromiso.
11
Administrador
Recibe de la Direccin de Finanzas el Compromiso
Presupuestario aprobado junto con todos los
documentos. Entrega al director de la unidad que
corresponda firmar el Contrato del Proyecto.
12
Director
Revisa que el contrato este firmado por el
contratista y la aprobacin del Compromiso. Firma
Contrato y entrega a la secretaria.
13
Entrega al proyectista una copia del Contrato
firmado para su control.
14
Remite copia del Contrato al Departamento
encargado para su control y ejecucin
15
Secretaria
Archiva Contrato en el Expediente.
Recibe el Proyecto por parte del proyectista.
Revisa que cumpla con lo establecido en el contrato.
De no estar conforme, se comunica con el proyectista y
acuerdan los detalles para que este corrija.
De estar todo correcto aprueba el Proyecto y enva al
Administrador para que procese el pago

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ELABORACIN Y APROBACIN
DE PROYECTO

para la elaboracin de proyectos y posterior presentacin para su aprobacin.

NORMAS
El Anteproyecto de la obra debe ser presentado al solicitante, a objeto de
darle el visto bueno a la propuesta.
El proyecto podr contener, entre otros: Elaboracin de Memoria Descriptiva
del Proyecto, Anteproyecto, Clculos Estructurales, Clculos Sanitarios,
Clculos Elctricos, Clculos Mecnicos, Dibujos de Plano, Cmputos Mtricos,
Anlisis de Precios Unitarios, Elaboracin de Presupuestos Base y
Estimaciones, Plan de Trabajo, Estudio de Suelo (de ser necesario).
El Consejo Tcnico esta integrado por el Director y Jefes de Departamento.

CONTENIDO
PASO
CARGO/UNIDAD
DESCRIPCIN
01
Recibe del Jefe del departamento copia del Informe.
Revisa el informe, se comunica con el solicitante y acuerda
da y hora de Inspeccin.
02
Realizar inspeccin en el sitio de la obra, con el objeto de
conocer los requerimientos del proyecto.
03

Elabora Anteproyecto de la obra y presenta al Solicitante.
Una vez aprobado por el solicitante, lo entrega al Jefe del
Departamento.
04
Jefe del
Departamento
Revisa y presenta el Anteproyecto en Consejo Tcnico
para su aprobacin.
05 Consejo Tcnico
Si no est conforme, devuelve el Anteproyecto para los
ajustes necesarios.
06
Una vez conforme, hace entrega del Anteproyecto al
funcionario asignado.
07

Elabora el Proyecto contentivo de:
Proyecto Arquitectnico
Clculos Estructurales.
Clculos Sanitarios.
Clculos Elctricos.
Clculos Mecnicos.
Dibujos de Planos.
Clculos Cmputos Mtricos.
Plan de Trabajo.
Elaboracin de Memoria Descriptiva del Proyecto.
Estudio de suelo (de ser necesario).
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08
Presenta el Proyecto al Jefe del Departamento para su
revisin.
09
Recibe Proyecto y entrega a la unidad de Costos y
Contratos los cmputos mtricos para que elabore el
Presupuesto Base
10
Jefe Del Departamento
Recibe el Presupuesto base mas los cmputos mtricos,
revisa y presenta en Consejo Tcnico para su aprobacin.
11
Secretaria
Departamento
Luego de aprobado en Consejo Tcnico, enva el Proyecto al
procedimiento que corresponda para su posterior
ejecucin:
Si procede Consulta de Precios hasta 1.500
Unidades Tributarias, ir al procedimiento
PADPF-04.
Si procede Consulta de Precios desde 1.500 a
20.000 Unidades Tributarias, ir al procedimiento
PADPF-05.
Si procede Concurso Cerrado, ir al procedimiento
PADPF-06.
Si procede Concurso Abierto, ir al procedimiento
PADPF-07.

SELECCIN DE EMPRESA POR CONSULTA DE PRECIOS HASTA 1500 U.T

OBJETIVO: Describir en forma lgica y secuencial los pasos que se deben cumplir en
la Direccin de Investigacin de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado,
para seleccionar las empresas contratistas que realizarn las obras, por la modalidad
de Consulta de Precios hasta 1500 Unidades Tributarias.

1. NORMAS
La ejecucin de este procedimiento debe hacerse tomando en cuenta lo
establecido en la Normativa para la contratacin de Obras de la Planta Fsica
de la UCLA.
Para las consultas de precios hasta por 1.500 U.T se podr seleccionar
cualquier empresa del registro Nacional de Contratistas.
Las consultas de precios hasta por 1.500 U.T no se requerirn las visitas al
sitio de la obra.
Para cualquiera de las modalidades de contratacin se deber abrir un
expediente en el cual se archiven todos los documentos generados por el
proceso.
Para iniciar cualquier modalidad de seleccin de contratista, se deber
tramitar el pre-compromiso.
Para la ejecucin de este procedimiento se deber tener el proyecto de la
obra aprobado.
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Todo proyecto debe tener el presupuesto base
La comisin podr sugerir prorrogas cuando estas sean solicitadas por los
oferentes o por el ente contratante siempre que la justificacin lo amerite y
la comisin lo considere procedente, la cual deber ser aprobado por el
Director.

CONTENIDO

01 Director
Con el Proyecto, solicita al Administrador de la Direccin de
Planta Fsica la tramitacin de la Disponibilidad Presupuestaria
o Pre-compromiso.
02
Una vez que recibe por parte del administrador la
Disponibilidad, une Proyecto con la Disponibilidad y remite a la
comisin de contrataciones
03
Revisan la disponibilidad, discuten el proyecto, de estar todos
de acuerdo, elaboran el pliego de condiciones indicando el lapso
de entrega y recepcin.
04
Revisan listado de empresas inscritas Registro interno de
contratistas o en el Registro Nacional de Contratistas.
Seleccionan al menos tres (3) empresas basado en la
especialidad de la obra y el Nivel de Contratacin.
05
Comisin de
Contrataciones
Una vez seleccionadas las empresas informan a la secretaria
para que se comunique con las empresas.
06
Secretaria de
Direccin.
Se comunica con las empresas seleccionadas a objeto de
indicarles que pueden pasar a retirar el pliego de condiciones
para presentar las ofertas.
07
Reunidos reciben las ofertas de cada empresa, segn las
condiciones del pliego a la fecha, hora y lugar pautado.
08
Se elabora un Acta de Recepcin y seleccin de las ofertas y la
firman los integrantes de la Comisin de Contrataciones de la
Direccin de Investigacin.
09

Comisin de
Contrataciones
Evala las ofertas y elabora Informe Tcnico ms el Acta
firman el informe y entregan al Director.
10 Revisa la Evaluacin de las ofertas y el Acta, de tener alguna
objecin la comunican a la Comisin de Contrataciones para que
realice los ajustes necesarios, de lo contrario firman el Acta
en seal de Autorizar y adjudicar.
11

Director
Una vez Adjudicada, entrega documentos al Administrador
para que realice el Contrato Contina en el procedimiento
PADPF-09, Contratacin de Obras y Servicios.

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SELECCIN DE EMPRESA
POR CONSULTA DE PRECIOS
DESDE 1.500 HASTA 20.000 U.T
OBJETIVO: Describir en forma lgica y secuencial, los pasos administrativos previos
a cumplir para iniciar los trmites de contratacin de Empresas para obras o servicios
por la modalidad de Consulta de Precios desde 1.500 hasta 20.000 Unidades
Tributarias.

NORMAS
establecido en el Normativa para la contratacin de Obras de la Planta
Fsica de la UCLA.
Para iniciar cualquier modalidad de seleccin de contratistas, se deber
proceso.
Para la ejecucin de este procedimiento se deber tener el proyecto de
la obra aprobado.
La comisin podr sugerir prorrogas cuando estas sean solicitadas por
los oferentes o por el ente contratante siempre que la justificacin lo
amerite y la comisin lo considere procedente, la cual deber ser
aprobado por el Vice-Rector Administrativo.
CONTENIDO

01
Solicita al Administrador de la Direccin, la tramitacin del
Pre-Compromiso.
02
Una vez que recibe por parte del administrador la
Disponibilidad o Pre-Compromiso, une con el Proyecto de la
obra o servicio y entrega a la Unidad de Costos y Contratos.
03
Elabora el presupuesto base mas el Pliego de la consulta y
Anexa soportes al pliego.
04 Realiza el Cronograma de Actividades de la consulta.
05
Unidad de Costos y
Contratos
Hace revisar el pliego por la Comisin de Contrataciones de
Obras Menores.
06 Director de Planta Fsica Revisar, ajusta y aprueba el pliego del concurso.
07
Director de Planta Fsica
Revisa listado de empresas inscritas en el registro interno
de contratistas.
Seleccionan el nmero de empresas a invitar segn la
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modalidad de contratacin.
08
Indica a la Secretaria la elaboracin de las Invitaciones a
las empresas y a la comisin de obras menores informando
sobre las empresas seleccionadas.
09 Una vez elaboradas, firma las invitaciones y entregan a la
Secretaria de la Direccin.
10
Se comunica con las empresas a objeto de indicarles que
pueden pasar a retirar la invitacin.
11
El da y hora pautado, se entrega las Invitaciones y los
pliegos, a los representantes de las empresas debidamente
Autorizados y hace firmar el Acta de Entrega de Pliegos.
12

Secretaria de Direccin.

Elabora memorando de Convocatoria para la Comisin de
Contrataciones. Hace firmar por el Director y enva a los
integrantes de la comisin.
13
Realizan visita al sitio de la obra o servicio, segn lo pautado
en el pliego y llena la Minuta de Visita. De surgir dudas, se
les indica el da que pueden pasar a recoger las aclaratorias.
14

Departamento
Infraestructura o
Mantenimiento Elabora Aclaratorias y Acta de entrega de las mismas.
Entrega las Aclaratorias el da fijado para ello, haciendo
firmar el acta.
15
Unidad De Costos y
Contratos
Prepara el Acta de Recepcin y Apertura de Ofertas + Lista
de chequeo (una por empresa invitada).
16
El da y hora pautados para la recepcin de la ofertas,
reunidos: la Comisin de Contrataciones, las Empresas
Invitadas y dems observadores, da inicio a la Recepcin y
Apertura de las ofertas.
17
Da inicio al proceso, en la fecha y hora fijada segn lo
establecido en el pliego.
18
Se procede a dar apertura sobre de la oferta de cada
empresa, chequeando los requisitos a travs de la lista.
19
Se van incluyendo los datos en el Acta, leyendo los mismos
en voz alta (monto de la oferta, validez de la propuesta y
lapso de ejecucin).
20
Se solicita la firma de cada uno de los representantes de las
empresas en el Acta.
Se entrega copia del Acta a los Representante de las
Empresas.
21

Comisin de
Contrataciones

Firman los miembros de la comisin y los observadores.
Contina en el Procedimiento PADPF-08, Anlisis de
Ofertas.

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SELECCIN DE EMPRESA
POR CONCURSO CERRADO

OBJETIVO: Describir en forma lgica y secuencial, los pasos administrativos previos a
cumplir para iniciar los trmites de contratacin de Empresas para obras o servicios por
la modalidad de Concurso Cerrado.

NORMAS
Fsica de la UCLA.
proceso.
Para la ejecucin de este procedimiento se deber tener el proyecto de la
obra aprobado.
oferentes o por el ente contratante siempre que la justificacin lo amerite
y la comisin lo considere procedente, la cual deber ser aprobado por el
Rector.

CONTENIDO

01
Solicita al Administrador de la Direccin, la tramitacin del
Pre-Compromiso.
02
Jefe de Departamento Una vez que recibe por parte del administrador la
Disponibilidad o Pre-Compromiso, une con el Presupuesto o
Proyecto de la obra o servicio y entrega a la Unidad de Costos
y Contratos.
03

Unidad de Costos y
Contratos

Elabora el Pliego del Concurso Cerrado y Anexa soportes al
pliego.
Realiza el Cronograma de Actividades del Concurso y se hace
revisar el pliego por la Comisin de Contrataciones.
04
Revisar, ajusta y aprueba el pliego del concurso.
05

Comisin de
Contrataciones
Revisan listado de empresas inscritas en el registro interno de
contratistas.
Seleccionan al menos cinco (5) empresas mediante Acto
Motivado segn lo establece el artculo 63 y 64 de la Ley de
Contrataciones Pblicas.
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06
Elabora Invitaciones a las empresas seleccionadas para ser
invitadas al proceso.
07

Comisin de
Contrataciones
El presidente de la comisin de Contrataciones firma las
invitaciones y entregan a la Secretaria de la Direccin.
08
Se comunica con las empresas a objeto de indicarles que pueden
pasar a retirar la invitacin.
09
El da y hora pautado, se entrega las Invitaciones y los pliegos, a
los representantes de las empresas debidamente Autorizados y
hace firmar el Acta de Entrega de Pliegos.
10

Secretaria de
Direccin.

Elabora memorando de Convocatoria para la Comisin de
Contrataciones. Hace firmar por el Director y enva a los
integrantes de la comisin.
11
Realizan visita al sitio de la obra o servicio, segn lo pautado en
el pliego y llena la Minuta de Visita. De surgir dudas, se les
indica el da que pueden pasar a recoger las aclaratorias.
12

Dpto. de
Infraestructura o
Mantenimiento Elabora Aclaratorias y Acta de entrega de las mismas. Entrega
las Aclaratorias el da fijado para ello, haciendo firmar el acta.
13
Unidad de Costos y
Contratos
Prepara el Acta de Recepcin y Apertura de Ofertas + Lista de
chequeo (una por empresa invitada).
14

El da y hora pautados para la recepcin de la ofertas, reunidos:
la Comisin de Contrataciones, las Empresas Invitadas y dems
observadores, da inicio a la Recepcin y Apertura de las
ofertas.
15
Da inicio al proceso, en la fecha y hora fijada segn lo
establecido en el pliego.
16

Comisin de
Contrataciones
Se procede a dar apertura sobre de la oferta de cada empresa,
chequeando los requisitos a travs de la lista.
Se van incluyendo los datos en el Acta, leyendo los mismos en
voz alta (monto de la oferta, validez de la propuesta y lapso de
ejecucin).
17
Se solicita la firma de cada uno de los representantes de las
empresas en el Acta.
Se entrega copia del Acta a los Representante de las Empresas.
18

Comisin De
Contrataciones Firman los miembros de la Comisin y los observadores. Contina
en el Procedimiento PADPF-08, Anlisis de Ofertas.

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SELECCIN DE EMPRESA
POR CONCURSO ABIERTO

OBJETIVO: Describir en forma lgica y secuencial los pasos administrativos previos
a cumplir en la Direccin de Planta Fsica para iniciar los trmites de la contratacin
de empresas por la modalidad de Concurso Abierto.

NORMAS:
Fsica de la UCLA.
tramitar el pre-compromiso
Lo que no quede claro en este procedimiento, se deber realizar como lo
establece la Ley de Contrataciones Publicas en su artculo 56.
proceso.
Para la ejecucin de este procedimiento se deber tener el proyecto de
la obra aprobado.
oferentes o por el ente contratante siempre que la justificacin lo
amerite y la comisin lo considere procedente, la cual deber ser
aprobado por la instancia que corresponda.

CONTENIDO

PASO UNIDAD/CARGO DESCRIPCIN
01
Recibe Proyecto y especificaciones de la obra o servicio a
contratar.
02

Unidad de Costos y
Contratos
Prepara informacin tcnica a solicitar a las empresas
ofertantes + Modelo de Aviso de Prensa, anexa el proyecto
mas especificaciones y entrega al Director.
03
Director de Planta
Fsica
Recibe, revisa y remite a la Comisin de Contrataciones a
objeto de que se prepare el pliego de Condiciones.
04
Elabora y aprueba el Pliego, da visto bueno al Aviso de Prensa
informando la apertura del proceso del Concurso.
05

Comisin de
Contrataciones
Enva Aviso de Prensa a la Direccin de Informacin y
Relaciones para su publicacin y a la Unidad de Costos y
Contratos el Pliego de Condiciones ms documentos anexos.
06

Unidad de Costos y
Recibe el Pliego de Condiciones, fotocopia tantas veces como
sea necesario.
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07
Contratos Prepara planilla Control de Entrega de Pliegos.
08

Unidad de Costos y
Contratos
Al presentarse cada empresa interesada en participar en el
proceso, se le hace entrega del pliego, registra los datos de la
misma en la planilla Control de Entrega de Pliegos y solicita la
firma del representante.
09
Realizan visita al sitio de la obra, segn lo pautado en el pliego
y llena la Minuta de Visita. De surgir dudas, se les indica el da
que pueden pasar a recoger las aclaratorias.
10

Departamento
Elabora Aclaratorias y Acta de entrega de las mismas. Entrega
las Aclaratorias a las empresas el da fijado para ello, haciendo
firmar el acta.
11
Unidad de Costos y
Contratos
Prepara el Acta de Recepcin y Apertura de Ofertas + Lista
de chequeo (una por empresa invitada).
12
El da y hora pautados para la recepcin de la ofertas,
reunidos: la Comisin de Contrataciones, las Empresas
Invitadas y dems observadores, da inicio al proceso de
acuerdo al mecanismo del concurso que haya sido seleccionado
para ese proceso segn lo describe el articulo 56 de la Ley de
Contrataciones Publicas.
13

Comisin de
Contrataciones
Una vez culminado el acto se levanta el acta se firma y
concluye el proceso. Contina en el Procedimiento PAI-08,
Anlisis de Ofertas.

ANALISIS DE OFERTAS

OBJETIVO: Describir en forma lgica y secuencial los pasos a seguir en la Unidad de
Costos y Contratos para realizar el anlisis tcnico de las ofertas presentadas por las
empresas participantes en el proceso seleccin de empresas para obras o servicios.

NORMAS
Este procedimiento se guiar por lo establecido en la Normativa para la
contratacin de Obras de la Planta Fsica de la UCLA.
El Anlisis de las ofertas para rangos menores a 1500 Unidades Tributarias
se deber tomara en cuenta el precio y los lapsos de las ofertas.
Para anlisis de Ofertas mayores a 1500 Unidades Tributarias, se deber
tomar en cuenta el Pliego de Condiciones establecido segn el rango de
unidades tributarias que se este analizando.
Los Anlisis de Precios se requieren cuando las ofertas superen las 1500
Unidades Tributarias.

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CONTENIDO

01 Luego de la apertura de las ofertas, se recibe de la
Comisin de Contrataciones procedimientos PADPF-05 o
PADPF-06 o PADPF-07, las OFERTAS + los documentos
que se requieran y que hayan sido solicitados en el pliego
segn el proceso ejecutado.
02
Unidad de Costos y
Contratos
Evala ofertas, de acuerdo al pliego, elabora Informe
Tcnico y entrega a la Comisin de Contrataciones.
03
Comisin de Contrataciones
Recibe las ofertas revisa y elabora Acta, entrega al
Director o a quien corresponda segn el artculo 9 de la
normativa para la contratacin de obras de la Planta
Fsica de la UCLA.
04
Director de Planta
Fsica/Vice-Rector
Administrativo o Rector
Revisa el ACTA, si tiene alguna objecin la comunica a la
Comisin de Contracciones, para que realice los ajustes
necesarios, de lo contrario firma. Envan a la Direccin de
Planta Fsica
05
Una vez firmada el Acta de Buena Pro por el Director o
Vice-Rector Administrativo o Rector, ir al procedimiento
PADPF-09, Contratacin de Obras y Servicios.

CONTRATACIN DE OBRAS Y SERVICIOS

para la emisin y firma de los contratos que se requieran celebrar, a objeto de dar
inicio a una obra o servicio.

NORMAS

Para la ejecucin de este procedimiento debe tomarse en cuenta lo establecido en la
Normativa para la contratacin de obras de la Planta Fsica de la UCLA.
Este procedimiento aplica para la contratacin de empresas para obras o servicios por
Consulta de Precios, Concurso Cerrado y Concurso Abierto.

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CONTENIDO

01
Solicita al Dpto. de Administracin codificacin
Presupuestaria de la Obra o Servicio, llena formato
con cdigo presupuestario.
02
Registra la obra en el Sistema e Imprime original del
Contrato.
03
Unidad de Costos y
Contratos
Revisa el Contrato y una vez conforme, entrega a la
Secretaria de Direccin.
04
Fotocopia el Contrato (04 copias).
Forma expediente en carpeta con: Presupuesto +
Informe + Pre-Compromiso + Contrato en original y 4
copias.
05
Secretaria
Se comunica con la empresa a objeto de que se
presente a firmar el Contrato (original y 3 copias).
Una vez firmado enva al Administrador.
06 Administrador
Emite Compromiso Presupuestario de la obra o
servicio y anexa al Expediente.
07
Si los recursos son de otras unidades, se le enva la
copia del contrato firmado por la Empresa.
Y se le solicita el compromiso presupuestario.
08
Administrador Recibe de la Unidad descentralizada el compromiso
presupuestario, debidamente firmado por el
Administrador de los Recursos. Anexa al
Expediente.
09
Enva a la Direccin de Finanzas el Compromiso
Presupuestario + Contrato firmado por el
contratista + copia del presupuesto + Acta de Buena
Pro + Pre-Compromiso a objeto de que se apruebe el
compromiso.
10
Presupuestario aprobado ms documentos soporte.
11
Administrador
Una vez aprobado el compromiso, enva documentos
mas contrato para la firma de quien corresponda
segn el monto de unidades que se estn
contratando.
12
Una vez firmado el contrato, entrega al
representante de la Empresa una copia del contrato
firmado para su control.
13
Remite copia del contrato al Departamento
encargado para su ejecucin (Mantenimiento o
Infraestructura).
14
Secretaria de la Direccin
Archiva el Expediente.

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TRAMITACIN DE PAGO DE VALUACIONES

1. OBJETIVO: Describir en forma lgica y secuencial los pasos administrativos a
cumplir en la Direccin de Planta Fsica para iniciar los trmites correspondientes
al pago de las Valuaciones.

2. NORMAS

Cuando se trate de una Valuacin donde la obra no tenga anticipo, la misma
deber contener: Acta de Inicio (solo en la primera valuacin), Factura,
Recibo, contrato, relacin de obra ejecutada, Mediciones ms todas las
actas que se requieran y todos los documentos firmados por el
representante legal de la empresa y debidamente sellados.
Cuando se trate de una Valuacin por una obra que tenga anticipo, la
valuacin deber contener todos los documentos mencionados en la norma
anterior ms la fianza de anticipo.
Cuando se trate de una Valuacin Final, la misma deber tener anexo todos
los recaudos mencionados en la primera norma de este procedimiento ms el
Acta de Terminacin, Cuadro de cierre de la obra y todas las actas que se
requieran excepto el Acta de Inicio.
La factura debe cumplir con los requisitos exigidos por el SENIAT: RIF, N
de Factura, Solvencia Laboral, domicilio fiscal y logotipo de la empresa.
Toda Valuacin tendr ocho (8) das calendario para su revisin, por parte
del Ingeniero Inspector.
Si en la valuacin se relacionan variacin de obras, deben estar aprobados
segn procedimiento de Tramitacin de variacin de presupuesto
PADPF-17

18/55

CONTENIDO
01

Secretaria Dpto.

Recibe de la empresa contratista los documentos
correspondientes para la tramitacin del pago, de acuerdo a lo
establecido en las normas de este procedimiento.
02 Revisa que la documentacin est completa.
03
Busca Expediente de la Empresa y ordena la Valuacin +
documentos de soporte en el mismo y entrega al Ingeniero
Inspector.
04
Inspector de Obra
Responsable
Revisa la Valuacin de Obra Ejecutada, corroborando con las
mediciones de obra, una vez conforme, firma la Valuacin, el
Recibo y la Factura.
Entrega al Jefe del Departamento.
05
Jefe del
Departamento
Revisa la Valuacin Ejecutada, registra la Valuacin (hoja de
Excel), coloca fecha y determina avance de obra, firma la
Valuacin, el Recibo y la Factura.
06 Secretaria Dpto.
Registra la salida de la Valuacin en control de tramite (hoja de
Excel) , coloca sellos en la Valuacin, el Recibo y la Factura y
entrega a la Administracin.
07
Recibe la Valuacin + Expediente de Obra.
Revisa que contengan las firmas correspondientes y el sello del
Departamento Respectivo.
08
Administrador
Revisa montos y detalles de la factura, saldo, partida y cdigos
Presupuestarios.
Verificando que cumpla con lo establecido en el Contrato. Una
vez conforme la entrega para su registro en el SIAD, al
administrador de la unidad descentralizada o asistente
administrativo de DPF (segn unidad que realiza el pago).
09
Recibe la Valuacin + Expediente de Obra, con la informacin de
la Factura introduce datos en el Sistema Administrativo
(SIAD), registrando la factura.
10
Administrador/
Asistente
Administrativo Emite los comprobantes de retencin IVA e ISLR y luego la
Solicitud de Pago Directo (SPD).
11
Prepara tres (03) copias de los documentos de pago y entrega
para su revisin: Expediente con original y tres copias de la
Valuacin + soportes + Comprobantes de Retencin (IVA/ISLR)
+ SPD.
12
Revisa y organiza en el Expediente del Pago una copia de los
documentos del pago.
13
Solicita firma del Director de Planta Fsica o Director de la
Unidad descentralizada (segn la unidad que realiza el pago), en
los originales y sello firma en las copias de la Valuacin, Recibo,
Factura y SPD
14
Administrador/
Asistente
Administrativo
Enva a la Direccin de Finanzas original + dos (02) copias de la
19/55
Valuacin + soportes + Comprobantes de Retencin (IVA/ ISLR)
+ SPD.
15
Recibe de la Direccin de Finanzas una copia de los documentos
de solicitud de pago firmada y sellada. Archiva.
Enva copia de la solicitud de pago aprobada a la DPF, para ser
archivada en el expediente. (si es el caso)
16
Devuelve Expediente al Dpto. de Infraestructura o
Mantenimiento (segn corresponda) para su archivo. Solo
corresponde a la Direccin de Planta Fsica.
17
Secretaria de
Departamento
Recibe expediente, enumera la valuacin y archiva expediente
segn orden establecido.

ACTA DE TERMINACIN O AMONESTACIN
POR INCUMPLIMIENTO.

OBJETIVO: Describir en forma lgica y secuencial los pasos administrativos a
cumplir en la Direccin de Planta Fsica cuando se culmina una obra o servicio segn la
fecha establecida en el contrato.

NORMAS
Para toda obra que el Ingeniero Inspector considere que se encuentra total y
satisfactoriamente terminada se deber elaborar un ACTA DE TERMINACIN.
Aquellas obras que segn el contrato deberan estar culminadas y no lo estn sin
justificacin alguna, el ingeniero inspector deber elaborar un informe y
procesar la multa correspondiente por incumplimiento.
CONTENIDO

01
Recibe de la empresa notificacin indicando la entrega de la
obra.
02
Verifica en la obra la posibilidad de culminacin, segn fecha
de contrato.
03
Ing. Inspector
Elabora informe de avance y entrega al Jefe de
Departamento.
04
Recibe Informe, revisa, analiza y decide si se trata de
culminacin de la Obra o amerita multa por retraso.
05
Si es culminacin de la obra, indica al ingeniero inspector la
ejecucin del Acta de Terminacin.
06 Ing. Inspector
Solicita a la empresa el Acta de Terminacin, recibe y hace
firmar por: Ing. Residente, Contratista, Jefe de
Departamento y va al Procedimiento PADPF-10 Tramitacin
de Pago de Valuaciones.
07 Jefe de Departamento Si amerita sancin, realiza informe de reintegro y hace
20/55
revisar por el Jefe de Departamento y entrega al Director.
08 Director
Revisa, firma e indica a la secretaria que lo envi a
Consultora Jurdica.
09 Director
Recibe de Consultora Jurdica las observaciones del caso. Si
es procedente la Sancin informa al Jefe de Departamento.
Se comunica con el Ing. Inspector para que notifique al
Contratista que realice las deducciones en la valuacin.
11 Ing. Inspector
Recibe, archiva en expediente y notifica a la empresa para
que incorpore el Acta de Terminacin en la Valuacin Final.
contina en el procedimiento PAI- 09

TRAMITACIN DE PRORROGA DE INICIO

cumplir en la Direccin de Planta Fsica para la tramitacin de prrrogas.

NORMAS
Las solicitudes de prrrogas, solo podrn ser autorizadas por el Jefe de
Departamento, siempre que existan circunstancias que lo justifiquen.

CONTENIDO

01
Recibe de la empresa contratista a travs de la secretaria la
Solicitud de prrroga de inicio.
02
Jefe de Departamento Revisa y verifica si cumple con la normativa y de estar de
acuerdo, indica al Ing. Inspector el ejectese del acta de
inicio.
03
Solicita a la Empresa el Acta de Inicio con la fecha estipulada
segn lo acordado para la prorroga.
04
Ing. Inspector
Recibe Acta de Inicio, y la firman el Ing. Residente, el
Contratista, Ing. Inspector y el Jefe de Departamento.
05 Secretaria
Archiva en expediente de la obra, el Acta de Inicio y entrega
copia al Contratista.

21/55

TRAMITACIN DE ACTA DE PARALIZACIN

cumplir en la Direccin de Planta Fsica para tramitar la paralizacin de una obra.

NORMAS
Toda obra que no cumpla con las condiciones del contrato podr ser paralizada.
La Direccin de Planta Fsica podr considerar paralizacin cuando el ente
contratante incurra en un atraso de 30 das calendario por el pago del anticipo y
60 das por el pago de valuaciones por montos superiores al 10% del monto de la
obra y en los dems casos que define la ley.

01
Realiza Informe de Avance de Obra y por otra parte recibe
informacin verbal por parte de la empresa sobre las posibles
causas de paralizacin en caso de que existan.
02
Ing. Inspector
Entrega Informe de Avance al Jefe de Departamento.
03 Jefe de Dpto.
Revisa Informe, de existir retardo en la obra o de ser
procedente una posible paralizacin, indica al Ingeniero
Inspector la elaboracin del Acta de Paralizacin con su
justificacin.
04
Indica a la Empresa que elabore el Acta y una vez realizada,
la hace firmar por el Ing. Residente, contratista e Ing.
Inspector y enva al Jefe de departamento para su
aprobacin.
05
Ing. Inspector
Una vez establecido las condiciones para dar reinicio a la
Obra, informa al Departamento a fin de aprobar el reinicio de
la obra.
06 Jefe de Dpto.
Indica al Ing. Inspector que solicite a la empresa la
elaboracin del Acta de Reinicio.
07
Acuerda fecha de reinicio con la empresa, una vez acordado,
firman el Acta: Ing. Inspector, Ing. Residente, Contratista y
08
Ing. Inspector
Entrega a la Secretaria Original del Acta para archivar en el
expediente y copia al contratista.

22/55

TRAMITACIN DE PRORROGA DE FINALIZACIN
cumplir en la Direccin de Planta Fsica para la tramitacin de las prorrogas para
finalizacin de una obra.

NORMAS
Cuando el ente contratante se retrace en los pagos de anticipo y valuaciones,
podra conceder prorrogas de finalizacin de una obra por el mismo numero de
dias de retaso en el pago de los anticipos y valuaciones.
Las prorrogas solo se acordaran cuando los causales resulten justificados.
Causales:
Haber ordenado el ente contratante la suspensin temporal de los
trabajos por causas no imputables al contratista.
Haber hallado diferencias entre los documentos del contrato, y la obra
realmente a ejecutar, siempre que esas diferencias supongan un
aumento considerable del volumen de la obra a ejecutar.
Ser necesario un mayor plazo de ejecucin como consecuencia de
modificaciones de la obra, ordenadas por el ente contratante.
Fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado.
Los causales previstos en el decreto 5.929.
Cualquier otra causa que el ente contratante considere justificada.
CONTENIDO

01
Realiza la inspeccin correspondiente y recibe por parte de la
empresa informacin verbal sobre retraso y posibles causales
de la prorroga.
02
Ing. Inspector
Verifica informacin de contratistas sobre posibles causales
del retraso de la obra, de estar correcto, le indica que
realicen la solicitud de prorroga.
03
Recibe de la empresa la Solicitud de Prorroga Mas el
cronograma de Ejecucin.
04
Recibe del Ing, inspector la Solicitud de Prorroga con sus
soportes.
05
Revisa y analiza la Solicitud.
06
Verifica que cumpla con los requisitos de la norma e indica al
Ingeniero Inspector la elaboracin del acta.
07 Ing. Inspector
Solicita a la empresa la ejecucin del acta y una vez recibida,
tramita las firmas requeridas y entrega Acta al Jefe de
Departamento para su aprobacin, una vez aprobada entrega a
la secretaria.
23/55
08 Secretaria
Archiva en expediente Acta original y entrega copia a la
empresa contratista.
ANALISIS DE VARIACION DE PRECIOS (RECONSIDERACION)

cumplir en la Direccin de Planta Fsica para aprobacin variacin de precios por
formula polinmica.

NORMAS
Las solicitudes de aprobacin por formula polinmica, solo se tramitaran si
tiene los siguientes documentos: Valuacin a reconsiderar debidamente
cancelada, Cuadro de clculo de la formula polinmica, Factores Inciales-
finales, Cuadro de coeficientes de incidencia, ndices de precios del Banco
Central de Venezuela (BCV).

CONTENIDO

01
Recibe del Departamento la solicitud de aprobacin de
variacin de precios con la hoja de ruta.
02
Registra el Trmite en Hoja de clculo.
Planifica su revisin y solicita el expediente al Departamento
para verificar los datos de la obra.
03

Unidad de Costos y
Contratos
Revisa y aprueba los coeficientes de incidencia de la obra.
Verifica los lapsos de Valuacin con los ndices del BCV.
Se verifica las cuadrillas inciales y finales
Calcula la reconsideracin de precios sobre modelo de formula
Polinmica (Hoja de Excel).
Compara con el trmite de la empresa.
04
De existir error en los Documentos elabora informe con las
observaciones encontradas.
05
Si No existe errores en el Trmite aprueba el mismo,
firmando y sellando los Cuadros de Reconsideracin.
06

Enva al Departamento correspondiente el trmite y el
expediente.
07
Departamento
Encargado
Verifica la informacin e informe de observaciones.
Entrega a las Empresa para su correccin. Ir al procedimiento
PADPF-10 Tramitacin de Pago de Valuaciones

24/55

ANALISIS DE OBRAS ADICIONALES
(OBRAS EXTRAS)

cumplir en la Direccin de Planta Fsica para aprobacin del presupuesto de Obras
Adicionales.

NORMAS
Las solicitudes de aprobacin de Obras Extras (OE) solo se tramitaran si tiene
los siguientes documentos: Presupuesto de Obras Extras, Anlisis de Precios
Unitarios, Memoria Descriptiva de las Partidas debidamente aprobada por la
Inspeccin.
El Presupuesto debe contener la siguiente informacin: Titulo de Obras Extras
(No. 1, No. 2. etc.), Nombre de la Obra, Cdigo del Contrato.
El Presupuesto debe estar enumerado desde el tem OE-01 al OE-nn, y en el caso
de siguientes Obras Extras se debe continuar con la enumeracin.
Para la aprobacin de Obras Extras se deber verificar la Disponibilidad de los
recursos.

CONTENIDO

01
Recibe del Departamento la solicitud de aprobacin por obras
adicionales, con su respectiva hoja de ruta.
02
Registra el Trmite en Hoja de clculo.
Planifica su revisin y solicita el expediente al Departamento
para verificar los datos de la obra.
03 Verifica la estructura del anlisis de precios unitario
04 Verifica la Descripcin de la Partida con la unidad de medida.
05 Se verifica la sumatoria del presupuesto de la Obra Extra.
06
Unidad de Costos y
Contratos
De existir error en los Documentos elabora informe
con las observaciones encontradas.
07
Si No existe errores en el tramite, aprueba el mismo
firmando y sellando Presupuesto y Anlisis de Precios
Unitarios.
08
Unidad de Costos y
Contratos
Enva al Departamento correspondiente el trmite y el
expediente.
09
Departamento
Encargado
Verifica la informacin e informe de observaciones.
Entrega a las Empresa para su correccin o para el trmite de
la valuacin procedimiento PADPF-10.

25/55

TRAMITACIN DE VARIACIONES
DE PRESUPUESTO

cumplir en la Direccin de Planta Fsica para iniciar los trmites correspondientes a las
variaciones de presupuesto original.

NORMAS
Cuando se trate de Variaciones de Presupuesto es aplicable este
procedimiento en los siguientes casos:
Cuando se trate Variaciones de precios.
Cuando se trate de aumentos de obras.
Cuando se trate de Obras Adicionales.
Cuando el presupuesto original se vea afectado por disminucin de
cantidades de obra que no sen compensadas por aumentos u obras
adicionales se valuara la obra ejecutada y se cerrara el contrato con un
monto inferior al original.

CONTENIDO
01

Secretaria Departamento

Recibe de la empresa contratista, el cuadro comparativo,
formula polinmica, memoria justificativa, presupuestos,
memoria descriptiva, dependiendo del tipo de la
tramitacin de una variacin de presupuesto.
Busca Expediente de la Empresa entrega al Ingeniero
Inspector.
02
Revisa la Tramitacin correspondiente:
Variaciones de Precios: Cuadro comparativo,
Formula Polinmica.
Aumentos: Memoria Justificativa.
Obras Adicionales: Presupuesto, Memoria
descriptiva.
03
Inspector de Obra
Responsable
Revisa el trmite y avala la gestin, firma y entrega al
04 Jefe del Departamento
Revisa el Trmite y enva a la Unidad de Costos y
Contratos para su revisin y aprobacin de:
Variacin de Precios. PADPF-15
Obras Adicionales. PADPF-16
Recibe de la Unidad de Costos y Contratos la aprobacin
del presupuesto, anlisis de precios o cuadros
comparativos y formula polinmica.
Se rene con el Director DPF, para su Visto Bueno.
26/55
06
Solicita al Administrador DPF o Unidad descentralizada
segn el caso, va memorando, el Compromiso
Presupuestario, relativo al aumento. Espera por
Compromiso Presupuestario.
07
Registrar en el SIAD el compromiso e imprime y enva a la
Direccin de Finanzas junto con la copia del contrato mas
la copia del presupuesto con el fin de que se apruebe el
Compromiso referente al incremento del monto del
contrato.
08
Administrador
Presupuestario aprobado y enva al director de Planta
Fsica.
09 Director
Revisa el Compromiso y aprueba el trmite, firma los
documentos originales y las copias. Sella y Firma.
Enva al Departamento el trmite aprobado para su
ejecucin.
Entrega al Inspector para que inicien el procedimiento
PADPF-10 Tramitacin de pago de valuaciones.

LIBERACIN DE FIANZA

OBJETIVO: Describir en forma lgica y secuencial los pasos administrativos que se
deben cumplir para la liberacin de la Fianza.

NORMA
Cumplido el lapso de garanta establecido en el contrato, se deber
entregar la Recepcin definitiva de la obra al contratista siempre que este
lo solicite y la inspeccin compruebe que la obra ha sido ejecutada en un
todo conforme lo estipulado en el contrato.
El ente contratante una vez conforme con la obra y cumplido con lo que
dicta la Ley de Contrataciones Publicas en sus artculos 123, 124,125 y 126
deber realizar el finiquito contable como esta lo establece.

CONTENIDO

01

Recibe por parte del Contratista la Solicitud de la
Recepcin definitiva de la obra o servicio.

02

Revisa la solicitud e indica al Ingeniero Inspector para
que realice la inspeccin general de la obra.
03
Ingeniero Inspector
Realiza la inspeccin y comprueba que todo se haya
cumplido conforme lo estipulado en el contrato.
27/55
04 Levanta el Acta de Recepcin Provisional y Definitiva,
firman Actas y entrega a la secretaria.

05

Secretaria
Fotocopia Actas, entrega original al contratista para que
libere la fianza de fiel cumplimiento ante el seguro o
introduzca en la ltima valuacin para procesar pago de
valuacin y reintegren las retenciones.
06 Archiva copia en expediente de la obra o servicio.

PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

OBJETIVO DEL MANUAL: Este Manual tiene como objetivo principal servir como
marco de referencia para el sistema de organizacin del mantenimiento y para la
ejecucin de los procedimientos que ejecuta el Departamento de Mantenimiento,
sus objetivos especficos estn enfocados a:

Normalizacin de los criterios de mantenimiento.
Optimizacin de los sistemas de informacin.
Visualizacin de procedimientos estndar administrativos.
Visualizacin de procedimientos operativos estndar.

TRABAJOS DE MANTENIMIENTO: Son las actividades a ejecutar para cumplir con
los objetivos de la organizacin dichas actividades estn agrupadas en los siguientes
procedimientos

1 Solicitud de Servicio (SS): Servicio que se presta a la comunidad universitaria,
para llevar a cabo acciones correctivas, ampliaciones y mejoras del medio
ambiente laboral

2 Orden de Trabajo: Actividad que se ejecuta para asignar al personal que
inspeccionara y ejecutara la Accin correctiva

3 Ticket Programado: Accin programada que se ejecuta y es usada cada vez que
los programas de mantenimiento indiquen la ejecucin de una instruccin
tcnica. Los Tickets Programados se utilizan para detectar fallas al momento
de la inspeccin

4 Solicitud de Trabajo: Acciones de mantenimiento que no pueden ser ejecutadas
por el Departamento de Mantenimiento, ya sea por no contar con el personal
28/55
especializado o por tratarse de un trabajo sofisticado. La manera de solventar
pudiera ser mediante Outsourcing

PROGRAMACIN DE MANTENIMIENTO

DEFINICIN: Este procedimiento permite elaborar la programacin del
mantenimiento de todos aquellos objetos de la institucin que estn sujetos a
deterioro.
Este procedimiento aplica para cualquier unidad administrativa de cualquier decanato
que pertenezca a la Universidad.

CONTENIDO

PASO REA ASIGNADA/RESPONSABLE DESCRIPCIN
01 Departamento de Mantenimiento 1. Se elabora una vez al ao o cuando se adquiere
o construye una nueva edificacin, un
inventario Tcnico de todos los objetos que
requieren mantenimiento, entre ellos
tenemos: Baos, tableros elctricos, aires,
paredes, techos, drenajes, y todo aquello
que este sujeto a deterioro.

2. Registra en el formato correspondiente por
cada tipo de objeto
3. Codifica cada objeto siguiendo las normas
establecidas por mantenimiento.
4. Introduce en el sistema automatizado las
Instrucciones Tcnicas que requiere cada
equipo
5. Se hace un equilibrio interno y externo la
cual es una programacin para determinar
las semanas bsicas donde se establecer la
fecha de inicio en la cual el objeto recibir
su inspeccin peridica de mantenimiento.
6.
7. Una vez introducida toda la codificacin e
instrucciones tcnicas, el sistema
internamente realiza bsquedas y establece
la programacin de mantenimiento del ao.
8. Se genera un listado con la programacin
anual, se revisa y se va al procedimiento de
Elaboracin de Tickets Programados.
02 Ncleo de Mantenimiento
/ Coordinador de Ncleo
FIN DE PROCESO
Revisin del proceso.
Auditoria
29/55
PROCESOS

Registro de data en le sistema SIMUCLA.
Elaboracin de Tickets Programados

DOCUMENTOS Y ARCHIVOS.

CDIGO
DE
FORMATO
NOMBRE
RESPONSABLE
LUGAR DE
ARCHIVO
RS 4 Formatos de Inventario Coordinador Ncleo

ELABORACIN DE TICKETS PROGRAMADOS

DEFINICIN: Este procedimiento permite elaborar los Tickets Programados para la
ejecucin del mantenimiento preventivo que realiza el Departamento de
mantenimiento de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, previa
planificacin y programacin del sistemas de control y automatizacin

Este procedimiento aplica para cualquier unidad administrativa de cualquier decanato
que pertenezca a la Universidad.

CONTENIDO

PASO REA
ASIGNADA/RESPONSABLE
DESCRIPCIN
01

Mantenimiento/
Operador del sistema
Con el uso del sistema SIMUCLA se lleva el
control de la informacin de los Tickets
Programados y mediante este se obtiene la
programacin semanal del mantenimiento.
1. Accesa el sistema SIMUCLA, y realiza la
codificacin de los Tickets programados
CODIFICACIN: T-X-XX-XXXX
Se codifican los TP de acuerdo a los
programas establecidos.

COD PROGRAMAS
02 Baja Tensin
04 Estructura, Herrera,
Carpintera
05 Refrigeracin
Realiza la entrada de datos iniciales en el
sistema.

30/55
Mantenimiento /
Operador del sistema
2. Imprime a travs del sistema los Tickets de la
semana
3. Entrega al Coordinador de Mantenimiento para que
asigne personal y Elabore la Orden de Trabajo, y
los une con la Orden de Trabajo. (ver
procedimiento Elaboracin de Orden de Trabajo)
02 Mantenimiento
/Coordinador de Ncleo
FIN DE PROCESO
Auditoria
Resumen de TP
Indicadores de Gestin

PROCESOS
Programacin del Mantenimiento.


NOMBRE
RESPONSABLE
LUGAR DE
ARCHIVO
TIPO
Ticket Programado Operador del
Sistema
Mantenimiento Digital

ELABORACIN DE SOLICITUD DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO

DEFINICIN: Este procedimiento le permite a las unidades administrativas
UCLA(Clientes del Departamento de mantenimiento), elaborar una Solicitud de
Servicios, previa peticin por parte de los clientes U.C.L.A, la misma es ejecutada por
la Seccin de Mantenimiento Ncleos: Central y Forneos, Tarabana, Obelisco y
Medicina, estos estn adscritos al Departamento de Mantenimiento de la Universidad
Centroccidental Lisandro Alvarado.

CONTENIDO

01 Cliente
Comunidad Universitaria.
Para solicitar un servicio de mantenimiento
el cliente debe:
1. Consultar Listado de servicios que no
requieren aprobacin del Director
Administrativo o Jefe de la Unidad.
2. Si el servicio a solicitar no requiere
de aprobacin del Director
31/55
Administrativo o Jefe de la Unidad,
realiza la solicitud al ncleo, va
telefnica o llena en original y
copia la Solicitud de Servicio (SS),
la hace firmar y sellar por el
Responsable de la unidad y la enva
al ncleo de mantenimiento que
corresponda.
3. Si el servicio a solicitar requiere
de aprobacin del Director

Administrativo o Jefe de la Unidad,
llena en original y copia la SS, la
hace firmar y sellar por el
Responsable de la unidad y la enva
al Director Administrativo.
02 Direccin Administrativa o
Coordinacin de Ncleo /Secretaria
1. Se reciben en origina y copia las SS
diarias.
2. Firma original y copia de SS como
recibida.
3. Devuelve copia al cliente va
mensajera directa o interna.
4. La Secretaria entrega SS original al
Coordinador de Ncleo si no requiere
aprobacin del Director
Administrativo para que sea
procesada (ir al paso 5) o al Director
Administrativo o al Jefe de la Unidad
para su revisin y aprobacin.
03 Direccin Administrativa o Unidad
Correspondiente

REVISA:
1. El Director o Jefe de la Unidad revisa
las solicitudes.
Si la caracterstica del servicio
requiere prioridad y tiene los
recursos, firma la SS en seal de
aprobada para que sea procesada
por el Ncleo de Mantenimiento.
requiere prioridad y no tiene
recursos, tramita con otras
unidades el pago de la misma,
haciendo firmar la SS por la
unidad a quien se le cargara el
gasto.
no requiere prioridad devuelve
32/55
solicitud a cliente, justificando la
no aprobacin del requerimiento.

04 Direccin Administrativa

1. La Secretaria revisa el estado de las
SS que se encuentran con el Director
Administrativo o Jefe de Unidad.
2. Elabora Memorandum para:
El Ncleo de Mantenimiento
correspondiente, si la SS ha sido
aprobadas para ser procesadas.
El Cliente justificando la no
aprobacin de la SS.
3. Enva documentos por va mensajera
interna.
05

Seccin de Mantenimiento/
Coordinador de Ncleo

RECEPCIN:
1. Recibe original de la SS, y revisa el
tipo de servicio requerido.
2. Si la solicitud se realizo va telefnica,
llena la OT, (ver procedimiento de
Elaboracin de Orden de Trabajo).
3. Si la solicitud se realizo por escrito,
analiza, si puede tener capacidad de
respuesta con respecto al personal y a
los equipos con que cuenta.
4. De no tener capacidad de respuesta,
elabora Memorando dirigido al
Departamento de Mantenimiento con
copia a la unidad Solicitante, donde
transfiere la Solicitud de Servicio, al
Departamento de mantenimiento para
que esta realice el Proceso de
Contratacin (si se requiere) o lo
remita a la Direccin de Planta Fsica o
al Departamento de Infraestructura.
5. De tener capacidad de respuesta se
introduce la informacin en el sistema
SIMUCLA con el cual se lleva el control
de la informacin de las SS.

33/55

CODIFICACIN: E-XXXX-XX
Se codifican las SS de acuerdo a
los programas establecidos.

COD PROGRAMAS
01 Alta Tensin
02 Baja Tensin
03 Contra Incendio
Carpintera
05 Refrigeracin
06 Hidroneumtico
07 Sanitara
08 Plomera

Realiza la entrada de datos iniciales
en el sistema.

6. Asigna en la SS original el operativo
que realizara el trabajo.
7. Firma la original de la SS y la entrega
al Operativo asignado para ser
procesada (Ver procedimiento de
Ejecucin de Solicitudes de Servicio o
Tickets Programados).
Semanalmente se imprime un resumen de
Solicitudes de Servicio, se enva al Jefe
del Departamento de Mantenimiento o al
Director Administrativo para fines
estadsticos.
SECCIN DE MANTENIMIENTO
Jefe de Seccin / Supervisor
Encargado
FIN DE PROCESO
Auditoria
Resumen de SS solicitadas, la cual
debe ser enviado a los Directores
Administrativos o Jefes de Unidades
que lo requieran.
Indicadores de Gestin

34/55

PROCESOS

Elaboracin de Orden de Trabajo.
Procedimiento de Contratacin


NOMBRE
RESPONSABLE
TIPO
Solicitud de Servicio

Memo para el Ncleo
Director
Administrativo.
Manual
Memo devolucin a la Unidad
Director
Administrativo.
Manual
Memo de Transferencia
Coordinador de
Ncleo
Manual
Resumen de SS
Coordinador de
Nucleo
Digital

ELABORACIN DE ORDEN DE TRABAJO

DEFINICIN: Este procedimiento permite elaborar una Orden de Trabajo realizada
por el Departamento de Mantenimiento o Ncleos de Mantenimiento de la Universidad
Centroccidental Lisandro Alvarado, previo requerimiento por parte del Coordinador
del Ncleo, Jefe de Departamento, o por cualquier necesidad que resultare de alguna
inspeccin, mantenimiento programado o mantenimiento correctivo en el sistema, o por
necesidad de algn cliente que realizo la Solicitud va telefnica

CONTENIDO

01 Seccin De Mantenimiento
Coordinado / Supervisor Encargado
ORDEN DE TRABAJO (OT):
1. Se crea la OT de acuerdo a: Solicitudes va
telefnica, o por Ticket Programado (TP).
Se codifican la OT de acuerdo a los
programas establecidos.
2. Asigna la OT al personal encargado para su
ejecucin.
02 Coordinacin de Mantenimiento
RECEPCIN:
35/55
Coordinador / personal de apoyo. Con el uso del sistema SIMUCLA se lleva el
control de la informacin de las OT.
CODIFICACIN: O-X-XX-XXXX

COD PROGRAMAS
02 Electricidad
Carpintera
05 Refrigeracin
1. Realiza la entrada de datos iniciales en el
sistema.
2. Elabora o genera la Orden de Trabajo.

3. Asigna en la OT el operativo que
ejecutara la actividad.
4. Anexa a la OT los Ticket Programados (TP),
si esta fue originada por TP. Cuando la Orden
de Trabajo es generada por una solicitud va
telefnica, la actividad se ejecuta solo con la
Orden de Trabajo.
5. Firma la OT y la entrega al Operativo
asignado para ser procesada (Ver
procedimiento de Ejecucin de Solicitudes
de Servicio o Tickets Programados).
Semanalmente se imprime un resumen de
Ordenes de Trabajo, se enva al Jefe del
Departamento de Mantenimiento o al
Director Administrativo para fines
estadsticos.

PROCEDIMIENTOS

Elaboracin de Tickets Programados


CDIGO DE
FORMATO
NOMBRE
RESPONSABLE
LUGAR DE
ARCHIVO
TIPO
DOC 4 Orden de Trabajo Secretaria del Ncleo Ncleo Manual
DOC 5 Solicitud de Materiales Responsable del
Almacn
Almacen Manual
RS 2 Orden de Trabajo Jefe de Seccin Ncleo Digital
RS 4 Requisicin de material y/o repuestos Secretaria del Ncleo Ncleo Digital

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EJECUCIN DE SOLICITUDES DE SERVICIO U ORDENES DE TRABAJO

DEFINICIN Este procedimiento le permite a Mantenimiento de la Direccin de
Planta Fsica UCLA, ejecutar las Solicitud de Servicios o las Ordenes de Trabajo,
previa peticin por parte de los clientes U.C.L.A, o por parte del mantenimiento
programado que planifica la unidad de Mantenimiento al inicio del ao. La ejecucin de
las Solicitudes de Servicio u Ordenes de Trabajo se lleva a cabo por la Seccin de
Mantenimiento Ncleos: Central y Forneos, Tarabana, Obelisco y Medicina, los
mismos estn adscritos al Departamento de Mantenimiento de la Universidad
Centroccidental Lisandro Alvarado.

CONTENIDO
01 Operativo Asignado RECIBE SS u OT
1. Inspecciona y revisa en el sitio de trabajo la
actividad asignada mediante una SS u OT.
2. Si la actividad solicitada no requiere de
materiales y puede ser realizada al momento,
ejecuta el trabajo.
3. Una vez ejecutado el trajo hace firmar y
sellar la SS u OT, como soporte de la
ejecucin del mismo (continua en el paso 11
de este procedimiento).
4. Si el trabajo a realizar requiere de
materiales, determina el tipo de trabajo,
materiales y cantidades a utilizar, en la
ejecucin de los mismos, y los registra en el
reverso de la SS u OT.
5. Se remite al Coordinador de Ncleo y
entrega la SS u OT para su aprobacin.
02 Mantenimiento/ Coordinador de
Ncleo
REVISN
1. Recibe del operativo asignado la SS u OT.
2. La revisa y verifica la magnitud del trabajo
solicitado, segn la inspeccin.
3. Si el trabajo a ejecutar requiere de un
Supervisor y de personal operativo, asigna un
supervisor mas el personal que trabajara
bajo su responsabilidad.
4. Si la magnitud del trabajo no requiere de
Supervisor, asigna la actividad al operativo
correspondiente de acuerdo al trabajo.
03 Mantenimiento / Coordinador de
Ncleo
APROBACIN
1. Accesa el sistema SIMUCLA, por el modulo
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de almacn y revisa la existencia de
materiales.
2. Si no existe materiales en el almacn, estima
el costo de los materiales:
Si el costo esta dentro del rango para
realizar compras a travs de la Caja
Chica, entonces realiza la compra
cumpliendo con lo que establece el
procedimiento de Manejo de Caja Chica
y le da entrada en el Almacn para el
control del mismo.
Si el costo no esta dentro del rango
para realizar compras a travs de la
Caja Chica, entonces realiza una
Requisicin de Materiales; la cual es
enviada a la administracin de la
Direccin de Planta Fsica para el
proceso de compra.
3. Archiva transitoriamente la SS y espera
hasta que estn los materiales en almacn y
contina este procedimiento.
4. Si existe materiales en el almacn,
aprueba la salida del stock, firma SS u
OT por el reverso en seal de autorizada
la salida de materiales y entrega al
Operativo asignado.
04 Almacen/ Operativo Asignado 1. Se remite al Almacn y Solicita
materiales y/o repuestos.
05 Almacn REVISA SS u OT.
1. Revisa firma y fechas de SS u OT.
2. Verifica que haya sido autorizada por el
Coordinador del Ncleo la salida de
materiales.
De encontrar alguna incongruencia
con respecto a los materiales
solicitados, se comunica con el
Coordinador o Supervisor inmediato
y resuelve la incongruencia.
5. Chequea cdigo de SS u OT y cdigo
objeto de mantenimiento.
06 Almacn INCLUYE DATOS.
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1. Mediante el sistema SIMUCLA el
operador realiza una salida de almacn
por cada material solicitado.
2. Actualiza fecha de salida.
07 Almacn ENTREGA
1. Revisa junto con el operador las
cantidades de materiales.
2. Entrega el material y firma la salida.
08 Supervisin.
Operativo Asignado

RECIBE
Mantiene los materiales y/o repuestos
necesarios para ejecutar la SS u OT.
09 Supervisin.
Operativo Asignado
COORDINA
1. Fecha adecuada para realizar el trabajo.
2. Solicita el permiso por parte del cliente.
3. Prepara orden de entrada si el trabajo
se realizara fuera del horario normal
establecido.
10 Supervisin.
Operativo Asignado
EJECUTA LA SS u OT.
El trabajo se debe realizar bajo todas
las normas de seguridad establecida.
Debe mantenerse una continua
supervisin.
El trabajo como un todo se debe
desagregar en actividades o tareas, para
un posterior control.
11 Supervisin.
Operativo Asignado
DATOS.
Una vez ejecutado el trabajo, se obtiene
datos del trabajo ejecutado como son: total
de materiales utilizados, tiempo total de
ejecucin, personal utilizado.
12 SUPERVISIN.
Operativo Asignado

REUNIN.
Se verifica la calidad del trabajo y se
aprueba.(si la actividad fue asignada a un
Supervisor mas personal operativo)
Junto con el Jefe de Seccin el
supervisor u operativo encargado, se
verifica la finalizacin de la SS u OT.
Se hace firmar por el Coordinador de la
Unidad la SS u OT para dar
conformidad de los trabajos ejecutados.
13 SUPERVISIN. REMITE SS u OT
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Operativo Asignado Entrega la SS u OT, al Coordinador del
ncleo de Mantenimiento.
14 NCLEO DE MANTENIMIENTO
/Coordinador de Ncleo
REVISA
1. Verifica el estado de la SS u OT o la
ejecucin de los trabajos:
Cuando el trabajo ejecutado haya
sido mediante una Solicitud de
Servicio, verifica la ejecucin de la
actividad a travs de una visita
tcnica o va telefnica con el
responsable de la unidad donde se
elaboro la actividad (dependiendo de
la magnitud del trabajo realizado).

2. Cuando el trabajo ejecutado haya sido
mediante rdenes de Trabajo, realiza
una visita tcnica como inspeccin.
3. Si esta de acuerdo con la ejecucin de
los trabajos, se procede a incluir la
informacin en el sistema y entrega
documentos a la secretaria para su
archivo.
4. Si no se esta de acuerdo con la ejecucin
de los trabajos, se devuelve para una
reunin con el cliente y rehace los
trabajos no adecuados si es necesario.
15 Ncleo de Mantenimiento
Secretaria / personal de apoyo.
REGISTRO
1. Introducen los datos al sistema
SIMUCLA: estado de ejecucin,
personal, tiempo de ejecucin, etc, para
efectos estadsticos sobre Indicadores
de Gestin por la ejecucin de
Solicitudes de Servici u Ordenes de
Trabajo.
16 Seccin de Mantenimiento
Secretaria / personal de apoyo.
ARCHIVO
1. Archiva la SS u OT, en las carpetas
adaptadas para este fin.

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PROCESOS
Compras.
Manejo de Caja Chica
Elaboracin de Orden de Trabajo.
Elaboracin de Solicitudes de Servicio


NOMBRE DEL FORMATO
RESPONSABLE
LUGAR DE ARCHIVO TIPO
Solicitud de Servicio
Unidad Solicitante
(Cliente)
Mantenimiento Ncleo Manual
Orden de Trabajo Coordinador Mantenimiento Ncleo Manual
Solicitud de Materiales Sup./Almacn Almacn Manual
Requisicin de material y/o
repuestos
Coordinador Mantenimiento Ncleo Manual

INGRESO DE MATERIALES AL ALMACEN

DEFINICIN Este procedimiento permite ingresar, materiales y repuestos al
almacn de mantenimiento de la UCLA, mediante el proceso de Compras por Fondo
Rotatorio, Departamento de Compras o Caja Chica, esto para mantener el stock del
almacn y solventar las necesidades segn Solicitudes de Servicio u rdenes de
Trabajo que requieren ser ejecutadas.

CONTENIDO

01 Almacn/Encargado de Almacn o
Coordinador de Ncleo

1. Realiza una Requisicin de materiales en
original y copia.
2. Enva al Coordinador de Ncleo para que
autorice la solicitud.
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02

Mantenimiento/ Coordinador de Ncleo
Recibe la Requisicin de materiales y
repuestos de mantenimiento(original y copia)
1. Accesa el sistema SIMUCLA, por el
modulo de almacn y revisa la
existencia de materiales, y los
movimientos (entrada y salida de
materiales).
2. Revisa que los materiales que se estn
solicitando sean los del movimiento
diario y que sean los que se requieren.
3. De estar todo correcto, firma

Requisicin y analiza el monto estimado
de los materiales requeridos.
4. Si el costo esta dentro del rango
para realizar compras a travs de
la Caja Chica, entonces realiza la
compra cumpliendo con lo que
establece el procedimiento de
Manejo de Caja Chica.
5. Si el costo no esta dentro del
rango para realizar compras a
travs de la Caja Chica, enva
Requisicin de materiales y
repuestos de mantenimiento a la
administracin de la Direccin de
Planta Fsica para el proceso de
compra.
Archiva transitoriamente la
copia de la Requisicin y
espera hasta que estn los
materiales en almacn y
contina este
procedimiento.
03 Almacn/Encargado de Almacn

5. Se reciben los repuestos y materiales,
con la copia de la Requisicin revisa
que los repuestos y materiales sean los
solicitados y estn en buenas
condiciones.
6. Codifica los materiales que entra al
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Almacen.
7. Registran en el sistema la entrada de
los mismos y archivan los soportes de
la adquisicin de materiales, como
soporte de lo ingresado al Almacn.
8. Si la compra se realizo por Caja Chica,
entrega al coordinador de Ncleo las
facturas para que este rinda la Caja
Chica.
04 Mantenimiento/ Coordinador de Ncleo 1. Recibe facturas y archiva
transitoriamente hasta Rendir la Caja
Chica (Procedimiento de Rendicin de
Caja Chica)

PROCESOS
Registro de data en el sistema SIMUCLA.
Compras


NOMBRE
RESPONSABLE
TIPO
Requisicin de materiales y
repuestos de mantenimiento.
Almacn. Manual
Resumen de Requisiciones
Coordinador de
Ncleo
Digital

CONTROL DE MATERIALES DEL ALMACEN

DEFINICIN Este procedimiento permite controlar las salidas de materiales y
repuestos del almacn de mantenimiento de la UCLA, mediante Solicitud de
Materiales y repuestos de mantenimiento, esto para solventar las necesidades segn
Solicitudes de Servicio u rdenes de Trabajo que requieren ser ejecutadas.

CONTENIDO

01 Coordinador de Ncleo

1. Recibe de los Ncleos Memorando de
Solicitud de Materiales y repuestos de
mantenimiento con copia de la Solicitud de
Servicio u Orden de Trabajo.
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2. Accesa el sistema SIMUCLA, por el modulo
de almacn y revisa la existencia de
materiales.
3. Busca en el sistema la Solicitud de Servicio u
Orden de Trabajo para la cual se requieren
los materiales o repuestos y registra la
asignacin de materiales del almacn.
4. Elabora una Orden de Salida en original y
copia, une con documentos recibidos y
entrega al Almacenista.
02 Almacn/Encargado de Almacn 1. Recibe documentos (Memorando de Solicitud
de Materiales y repuestos de mantenimiento,
copia de la Solicitud de Servicio u Orden de
Trabajo
mas Orden de Salida en original y copia),
accesa el sistema, revisa la existencia de los
materiales y codifica cada rengln de salida.
2. Genera una salida del sistema por Rengln,
indicando cdigo y cantidad.
3. Entrega o enva Materiales o repuestos al
Solicitante haciendo firmar original de la
Orden de Salida.
4. Archiva como soporte de la entrega de
materiales, original de Orden de Salida, mas
Memorando de Solicitud de Materiales y
repuestos de mantenimiento, copia de la
Solicitud de Servicio u Orden de Trabajo.
i. Imprime informe de salida semanal y entrega
al Coordinador para estadsticas de almacn.

PROCESOS
Registro de data en el sistema SIMUCLA.


NOMBRE
RESPONSABLE
TIPO
Orden de Salida Almacn. Manual
Memorando de Solicitud de
Materiales
Coordinador de
Ncleo
Manual
Orden de Trabajo o Solicitud de
Servicio
Coordinador de
Ncleo
Manual

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PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DE MANTENIMIENTO

M-05

Fecha:
2003

PROCEDIMIENTO

CODIGO DESCRI PCION ACTI VIDAD

M0002 LIMPIEZA Y REVISI ON DE FILTRO METALICO Mecnica

Frecuencia: Trimestral
PERSONAL INVOLUCRADO

Tiempo de ejecucin: 10 min Electromecnico Ayudante

MATERI ALES Y EQUIPOS
Destornillador de estria.
Escalera.
Pao.
J abn.

ACTIVIDADES

1.- Retirar la rejilla frontal.
2.- Desmontar el filtro metlico.
3.- Lavar el filtro con agua y jabn.
4.- Secar el filtro metlico.
5.- Limpiar la rejilla frontal.
6.- Montar el filtro metlico.
7.- Colocar la rejilla frontal.

CUIDADOS
1.- Usar equipos de seguridad.
2.- No hacer mucha presin sobre la rejilla para evitar que se rompa.
3.- El filtro se debe montar seco.

RESULTADOS ESPERADOS

1.- Evitar posible corte por baja ( presin de baja inferior a la normal ).
2.- Evitar posible corte por alta ( presin de condensacin superior a la normal ).

ACCIONES CORRECTIVAS

1.- Cambiar el filtro si se encuentra en mal estado.

UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL
"LISANDRO ALVARADO"
DIRECCION DE PLANTA FSICA
45/55

M-05

Fecha:
2003
PROCEDIMIENTO
CODI GO DESCRI PCION ACTI VIDAD

M0001 REVI SI ON Y LAVADO A PRESI ON DE EVAPORADORAS Y CONDENSADORAS Mecnica

Frecuencia: Semestral


Destornilladores de copa 5/16 y 1/4. Hidrojet.
Destornillador de pala. Manguera la 1/2".
Destornillador de estria. Abrillantador de Aluminio.
Alicate electricista Plstico protector.

ACTI VIDADES
1.- Apagar el equipo y desconectar las partes elctricas.
2.- Retirar la rejilla frontal y el filtro metlico.
3.- Desmontar las tapas de gabinetes y el blowers (turbina, caracol, y motor).
4.- Cubrir el motor y las partes elctricas del equipo con un plstico protector.
5.- Lavar el blowers y el serpentin de la evaporadora con el hidrojet.
6.- Rociar abrillantador de aluminio sobre el serpentin de la evaporadora y dejar actuar por 5 min.
7.- Lavar el serpentin de la evaporadora con el hidrojet para retirar el abrillantador de aluminio.
8.- Lavar el serpentir de la condensadora.
9.- Dejar reposar unos minutos para que escurra toda el agua.
10.- Retirar el plstico protector.
11.- Montar el blowers y las tapas de gabinetes.
12.- Colocar el filtro metlico y la rejilla frontal.
13.- Conectar las partes elctricas y encender el equipo.
14.- Verificar el buen funcionamiento del equipo. Medir amperaje.

CUI DADOS
2.- Usar la presin adecuada para evitar daos en las aletas de los serpentines.
3.- Tapar muy bien el motor y las partes elctricas para evitar daos.

1.- Mejorar el caudal de aire.
2.- Obtener las presiones adecuadas.
3.- Equipos despejados.

1.- En caso de que el motor se moje, se debe colocar dielctrico para secarlo y as evitar futuros corto
circuito.

"LISANDRO ALVARADO"
46/55

PROCEDI MIENTO

CHEQUEO GENERAL DEL FUNCIONAMIENTO DEL EQUI PO. DETECCI ON DE

M0003
VIBRACI ONES, RUIDOS Y OLORES QUE REFLEJ EN POSIBLES FALLAS
Mecnica

Frecuencia: Mensual


MATERIALES Y EQUIPOS
Destornilladores de copa 5/16 y 1/4.
Destornillador de pala.

ACTI VIDADES

1.- Desmontar las tapas de gabinetes.
2.- Verificar el buen funcionamiento del equipo tomando en cuenta los siguientes aspectos:

2.1.- Sonidos de metal con metal.
2.2.- Olores fuertes.
2.3.- Excesivo movimiento radial o axial del motor ventilador, las turbinas o el aspa.

3.- Montar las tapas de gabinetes.

CUI DADOS



1.- Prevenir futuras fallas en el equipo

1.- Cambiar el motor ventilador en caso de presentar juego radial o axial.
2.- Ajustar la polea en caso de que el aspa presente mucho movimiento o roce con el metal.
3.- Reemplazar el capacitor de marcha en caso de presentar deformacin, mal olor o manchas de aceite.
"LISANDRO ALVARADO"
Fecha:
2003
M-05
47/55

PROCEDIMIENTO

M0005 REVISI ON DE FUNCI ONAMIENTO DE EXTRACTOR Mecnica



Destornillador de pala. Aceite 3 en 1.
Alicate electricista.
Brocha

ACTI VIDADES

1.- Apagar el equipo y desconectar las partes electricas.
2.- Desmontar el extractor.
3.- Desarmar las partes del extractor.
4.- Limpiar con una brocha cada una de las partes.
5.- Lubricar la bosina con aceite 3 en 1.
6.- Armar el extractor.
7.- Montar el extractor.
8.- Conectar las partes electricas y encender el equipo
9.- Verificar el buen funcionamiento del equipo.

CUI DADOS



1.- Buen funcionamiento del equipo.
2.- Evitar que se tranque el motor por acumulacin de sucio.


1.- Sustituir el capacitor de marcha en caso de presentar daos.

"LISANDRO ALVARADO"
Fecha:
2003
M-05
48/55

M-05

Fecha:
2003
PROCEDIMIENTO

M0006 MI DA CORRI ENTE Y TENSI ON DE ALI MENTACI ON Mecnica



Pinza volti-ampermetro.

ACTI VIDADES

1.- Retirar la tapa del breacker.
2.- Ajustar el volti-ampermetro en la fucin adecuada para medir tensin.
3.- Colocar las puntas del volti-ampermetro en cada una de las fases del breaker.
4.- Tomar la lectura y verificar que se encuentre en los niveles adecuados.
5.- Ajustar el volti-ampermetro en la funcin adecuada para medir amperaje.
6.- Colocar una de las fases entre la pinza del volti-ampermetro .
8.- Colocar la tapa de breacker.

CUI DADOS
2.- En caso de que exista un cable pelado debe ser reparado antes de medir el amperaje para evitar un
corto circuito.


1.- Verificar que el equipo trabaje bajo los parmetros de funcionamiento adecuados.


1.- En caso de que la lectura de amperaje se encuentre alterada, verificar que los terminales del breacker
esten bien ajustados, para bajar el consumo de energa y evitar que se queme la unidad
.

"LISANDRO ALVARADO"
49/55

M-05
Fecha:
2003

PROCEDIMIENTO

M0007 REVISAR LA IDENTIFICACI ON DEL CI RCUI TO Mecnica

Frecuencia: Anual


Destornilladores de copa 5/16 y 1/4. Terminales
Alicate electricista

ACTI VIDADES

1.- Desmontar la tapa frontal de los controles del equipo.
2.- Verificar si hay cables sueltos o pelados.
3.- Unir los cables sueltos, y empalmar y cubrir con teipe los cables pelados.
4.- Sustituir los terminles sulfatados para eliminar puntos en caliente.
5.- Verificar si el termostto esta conectado correctamente.
6.- Girar la perilla del selector de velocidades para verificar que la conexin de los cables sea la correcta.
7.- Montar la tapa frontal de los controles del equipo.

CUI DADOS
2.- Verificar que el aislamiento del alicate este en buen estado.
3.- Al probar los puntos en caliente se debe cortar el suministro elctrico.


1.- Mejorar el rendimiento del equipo.
2.- Disminuir el amperaje luego de eliminar los puntos en caliente.

1.- Cambiar los terminales daados.
2.- Reemplazar los cables sulfatados.
3.- Cambiar el circuito en el selector cuando las velocidades estan conectadas en forma incorrecta.

"LISANDRO ALVARADO"
50/55

M-05
Fecha:
2003

PROCEDIMIENTO


M0009 REVISI ON DE TAPAS DE GABINETES Mecnica

Frecuencia: Anual


Destornilladores de copa 5/16 y 1/4. Pintura anticorrosiva.
Destornillador de pala. Brocha.
Destornillador de estria. Escalera.
Alicate electricista

ACTI VIDADES

1.- Limpiar con un pao las tapas de los gabinetes.
2.- Verificar que todas las tapas del equipo estan en su sitio y bien ajustadas.
3.- Observar si las tapas de gabinetes estan dobladas, oxidadas, o agujereadas.
4.- Pintar con anticorrosivo las partes oxidadas.
5.- Enderesar las tapas en caso de estar dobladas.
6.- Colocar todos los tornillos a las tapas.
7.- Tapar los huecos.

CUI DADOS
2.- Trabajar con el equipo apagado.

1.- Mantener el flujo de aire por el condensador.
2.- Evitar el aumento de la presin de descarga hasta dispararse el presostato de alta o pararse el
compresor por sobrecarga.


1.- Cambiar las tapas de gabinetes en caso de presentar daos irreparables.

"LISANDRO ALVARADO"
51/55
M-05

Fecha:

2003


M0010 COMPROBAR EL AISLAMIENTO DE LOS DUCTOS Mecnica

Frecuencia: Anual

Tiempo de ejecucin: 20
min
Electromecnico Ayudante

Escalera

ACTI VIDADES

1.- Hacer un recorrido visual de toda la ductera para detectar algun dao presente en el mismo.
2.- Verificar si el aislamiento est despegado en la parte externa de los ductos de suministro.
3.- Comprobar si hay fugas de aire en las juntas y cuellos de lona.
4.- Verificar que las tomas de aire esten libres de desperdicios.

CUI DADOS



1.- Asegurar la libre circulacin de aire fro por la ductera.


1.- Cambiar el manto interno cuando presente daos ( Manto de fibra).
2.- Cambiar el manto externo cuando presente daos ( Anime y petroleo ).

"LISANDRO ALVARADO"
52/55

M-05

Fecha:
2003

PROCEDIMIENTO


M0011 PROBAR TERMOSTATO Mecnica



Pinza volti-ampermetro.

ACTI VIDADES
1.- Retirar la tapa del breacker.
2.- Ajustar el volti-ampermetro en la funcin adecuada para medir amperaje.
3.- Colocar una de las fases entre la pinza del volti-ampermetro .
5.- Girar la perilla del termostato en sentido anti-horario.
6.- Observar la lectura del volti-ampermetro, esta debe bajar.
7.- Esperar aproximadamente 5 minutos para que se estabilicen las presiones.
9.- Girar nuevamente la perilla del termostato, pero esta vez en sentido horario.
10.- Verificar que encienda la unidad compresora.
11.- Colocar la tapa del breacker.

CUI DADOS
2.- Esperar que se nivelen las presiones para evitar un choque entre ellas. Si se produce un choque de
presiones se puede quemar la unidad.


1.- Bajar el consumo de energa.
2.- Mejorar el funcionamiento del equipo.


1.- Cambiar el termostto en caso de presentar daos.

"LISANDRO ALVARADO"
53/55

M-05

Fecha:
2003
PROCEDIMIENTO


M0012 VERIFICAR EL FUNCI ONAMIENTO DEL DRENAJ E - EVAPORADOR Mecnica



Destornillador de pala. Pinza volti-ampermetro.
Hidrojet.
Escalera.

ACTI VIDADES
2.- Retirar la rejilla frontal y el filtro metlico.
3.- Desmontar las tapas de gabinetes.
4.- Aplicar agua a presin por la parte frontal de la evaporadora.
5.- Verificar que el agua salga por el drenaje.
6.- Dejar reposar unos minutos para que escurra toda el agua.
7.- Montar las tapas de gabinetes.
8.- Colocar el filtro metlico y la rejilla frontal.

CUI DADOS
2.- Usar la presin adecuada para evitar daos en las aletas de los serpentines.

1.- Evitar que se derrame el agua por la parte delantera del equipo.

1.- En caso de que el drenaje est tapado, colocar agua a presin por la parte trasera del mismo para
destaparlo.

"LISANDRO ALVARADO"
54/55

M-05

Fecha:
2003

PROCEDIMIENTO


M0013 LIMPIEZA Y AJ USTE DEL CONTROL ELECTRI CO Y ALIMENTACION Mecnica



Destornillador de pala. Terminales.
Destornillador de estria. Brocha.
Alicate electricista. Escalera.
Dielctrico o SQ. Pinza volti-ampermetro.

ACTI VIDADES
2.- Desmontar la tapa frontal del control elctrico del equipo.
3.- Limpiar con una brocha el control elctrico.
4.- Verificar si hay cables sueltos o pelados.
5.- Unir los cables sueltos, y empalmar y cubrir con teipe los cables pelados.
6.- Ajustar con el alicate los terminales.
7.- Rociar con dielctrico o SQ.
8.- Montar la tapa frontal del control elctrico del equipo.

CUI DADOS
2.- Descargar los capacitores para evitar cualquier descarga.

1.- Bajar el consumo elctrico.
2.- Mejorar el rendimiento del equipo.

1.- Cambiar los terminales daados.

"LISANDRO ALVARADO"
55/55

M-05

Fecha:
2003

PROCEDIMIENTO


M0014 VERIFICAR PI NTURA DEL EQUI PO Mecnica

Frecuencia: Anual


Destornillador de pala. Pintura del color del equipo.
Destornillador de estria. Brocha.
Alicate electricista. Escalera.
Pintura anticorrosiva. Lija y esptula.

ACTI VIDADES

1.- Apagar el equipo.
2.- Limpiar con una brocha o pao la superficie de las tapas de gabinetes.
3.- Verificar si la pintura del equipo esta quemada, si la superficie esta oxidada o presenta burbujas.
4.- Lijar las superficies oxidadas o quemadas.
5.- Retirar la pintura con una esptula en las reas que presenten burbujas.
6.- Colocar una capa de pintura anticorrosiva.
7.- Colocar una capa de pintura del color del equipo.
8.- Dejar secar la pintura.
9.- Encender el equipo para comprobar el buen funcionamiento del mismo.

CUI DADOS
2.- Trabajar con el equipo apagado.

1.- Mejorar la presentacin del equipo.
2.- Alargar la vida til del equipo.

1.- Cambiar las tapas de gabinetes que presenten daos irreparables para asegurar el flujo de aire
por el condensador.

"LISANDRO ALVARADO"

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Gaceta Universitaria N 109

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